Документооборот что это такое – Документооборот — это … Что такое документооборот: его организация, учет объема

• Актуально
• Анонсы
• Архивное хранение
• Больничные
• Бухгалтерия в кадрах
• Военнослужащие
• Воинский учет
• Гарантии и компенсации
• Госслужба
• Делопроизводство
• Договоры
• Документооборот
• Должностные инструкции
• Законодательство
• Инвалиды
• Иностранные работники
• Инструкции по охране труда
• Интервью
• Кадровики советуют
• Командировки
• Конфиденциальность
• Материальная ответственность
• Медосмотры
• Обучение и переподготовка
• Оплата труда
• Отпуска
• Отчетность
• Охрана труда
• Оценка персонала
• Персональные данные
• Подбор персонала
• Прием на работу

clubtk.ru

Документооборот — это… Что такое Документооборот?

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Этапы

В бухгалтерском учете существует пять основных этапов документооборота:

1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции.
2. Передача документа в бухгалтерию.
3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка.
4. Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:
   1. таксировку (расценку)
   2. группировку
   3. контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов)
5. Сдача документов на хранение в архив

Электронный документооборот

Основная статья: EDI

Как правило, на сервере создается база данных, где и хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структурой подразделения организации. Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право только владелец документов.

График документооборота

График документооборота — это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации.

См. также

Ссылки

dic.academic.ru

Документооборот — это… Что такое Документооборот?

Документооборот

движение документов между их составителями и исполнителями, а также теми, кто должен быть ознакомлен с документами.

Словарь бизнес-терминов. Академик.ру. 2001.

• Документоведение
• Документы Бортовые

Смотреть что такое «Документооборот» в других словарях:

• документооборот — документооборот …   Орфографический словарь-справочник

• Документооборот — Документооборот  движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Содержание 1 Этапы 2 Электронный документооборот …   Википедия

• Документооборот — движение документов в органе, организации, учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Источник …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• документооборот — сущ., кол во синонимов: 1 • оборот (43) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 …   Словарь синонимов

• ДОКУМЕНТООБОРОТ — движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. Райзберг Б.А.,… …   Экономический словарь

• Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;… Источник: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти… …   Официальная терминология

• Документооборот — (flow of documents) движение документов в организации (компании, предприятии) с момента их создания или получения вплоть до отправления или завершения работы с ними внутри организации …   Экономико-математический словарь

• документооборот — Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное делоэкономика Обобщающие термины организация работы с документами …   Справочник технического переводчика

• ДОКУМЕНТООБОРОТ — процесс движения документов в организации, включающий составление (получение), обработку, систематизацию и сдачу в архив …   Энциклопедический словарь экономики и права

• документооборот — документообор от, а …   Русский орфографический словарь

dic.academic.ru

ДОКУМЕНТООБОРОТ — это… Что такое ДОКУМЕНТООБОРОТ?

ДОКУМЕНТООБОРОТ

ДОКУМЕНТООБОРОТ

движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. — 2-е изд., испр. М.: ИНФРА-М. 479 с.. 1999.

Экономический словарь. 2000.

• ДОКУМЕНТАРНЫЙ АККРЕДИТИВ
• ДОЛГ

Смотреть что такое «ДОКУМЕНТООБОРОТ» в других словарях:

• документооборот — документооборот …   Орфографический словарь-справочник

• Документооборот — Документооборот  движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Содержание 1 Этапы 2 Электронный документооборот …   Википедия

• Документооборот — движение документов в органе, организации, учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Источник …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• Документооборот — движение документов между их составителями и исполнителями, а также теми, кто должен быть ознакомлен с документами. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 …   Словарь бизнес-терминов

• документооборот — сущ., кол во синонимов: 1 • оборот (43) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 …   Словарь синонимов

• Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;… Источник: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти… …   Официальная терминология

• Документооборот — (flow of documents) движение документов в организации (компании, предприятии) с момента их создания или получения вплоть до отправления или завершения работы с ними внутри организации …   Экономико-математический словарь

• документооборот — Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное делоэкономика Обобщающие термины организация работы с документами …   Справочник технического переводчика

• ДОКУМЕНТООБОРОТ — процесс движения документов в организации, включающий составление (получение), обработку, систематизацию и сдачу в архив …   Энциклопедический словарь экономики и права

• документооборот — документообор от, а …   Русский орфографический словарь

dic.academic.ru

Что такое документооборот? Объем документооборота, движение, учет и хранение документов

На каждом предприятии действует свой документооборот. При правильной его организации организация будет успешно развиваться. Причем это касается бумажного и электронного документооборота. Объем документооборота на предприятиях обычно большой, поэтому для соблюдения всех норм за данную сферу назначаются ответственные лица.

Определение

Что же такое документооборот, объем документооборота? Данный процесс предполагает составление, согласование, прием, передачу отправку документации. Также он определяется как движение от составления до получения или перемещения в архив документов.

Сами документы бывают:

1. Входящими – поступают от других учреждений.

2. Исходящими – отправляются за пределы фирмы.

3. Внутренними – создаются и остаются внутри компании.

Эти категории устанавливают документопотоки, обладающие разной направленностью – горизонтальной и вертикальной. Первая значит, что бумаги и электронные файлы осуществляют перемещение между подразделениями 1 уровня. Вторая соединяет подразделения различных уровней.

Нюансы документооборота и объем документооборота на предприятиях могут отличаться. В современных условиях бумажные носители были заменены электронными файлами. Но все же большинство компаний работают по смешанной системе.

Формы

Основным правилом, относящимся к организации документооборота, объема документооборота, считается оптимизация. Важно уменьшить промежуточные «остановки» для обеспечения оперативности движения бумаг.

Существует 3 формы организации документооборота:

1. Централизованная. Бумаги находятся в одном месте. Обычно для этого применяется секретариат или канцелярия. Данные отделы выполняют множество обязанностей, касающихся регистрации, обработки, хранения бумаг.

2. Децентрализованная. Бумаги сосредоточены в нескольких подразделениях, где выполняются нужные операции. Данная форма приемлема в той компании, в которой присутствует ни одно подразделение, и которые находятся на удаленном расстоянии.

3. Смешанная. Имеет характеристики прошлых видов.

Форму выбирают по размеру и структуре фирмы. К примеру, для маленькой компании нужна централизованная, где данной работой занимается секретарь-референт. В больших фирмах при смешанной форме создаются специальные службы, занимающиеся делопроизводством. Децентрализация актуальна там, где есть несколько офисов доя хранения бумаг.

Принципы

О неправильном выполнении документооборота свидетельствуют задержки, несоответствующая доставка бумаг. Это приводит к нарушению работы предприятия. Поэтому важно, чтобы процесс документооборота имеет следующие принципы:

1. Четкость. Означает, что у бумаг должно быть четкое направление без препятствий. Поэтому в компаниях нужно следовать определенной схеме движения.

2. Непрерывность. Должны обеспечиваться условия для постоянного движения документопотока.

3. Ритмичность. Без установления сроков обработки бумаг не будет бесперебойной работы фирмы. Регламент позволяет регулировать данную сферу.

4. Параллельность. Без этого принципа не будет оперативной и слаженной работы. Один и тот же процесс не выполняется несколькими участниками.

Хоть принципы являются самостоятельными, они взаимосвязаны друг с другом. Если даже один из них будет нарушен, происходит разлад системы.

Этапы

Порядок документооборота предполагает соблюдение всех его этапов. Их прохождение обеспечивает правильную работу любой организации. На предприятии должны действовать схемы документооборота. К этапам обработки относят:

1. Составление и проверку документации ответственным лицом.

2. Согласование сведений.

3. Подписание бумаг.

4. Регистрацию.

5. Выполнение заданий.

6. Оформление.

7. Уничтожение и отправку в архив.

Внешние бумаги имеют 2 потока: исходящий и входящий. Исходящая документация проходит:

1. Составление и проверку.

2. Согласование и подписание.

3. Регистрацию и снятие ксерокопий.

4. Отправку.

У входящей документации следующая схема документооборота:

1. Поступление, прием.

2. Рассмотрение, регистрация.

3. Направление на рассмотрение.

4. Исполнение.

5. Оформление отчета.

6. Перемещение в архив.

Организация

Для правильной организации документооборота созданы правила, выполнение которых позволит выполнять следующие принципы:

1. Минимизация числа служб, через которые проходят бумаги.

2. Уменьшение количества возвратов, то есть необходимо придерживаться последовательности обработки документов.

3. Перемещение и обработка по единым правилам.

С выполнением данных правил получится добиться основной цели делопроизводства – оперативности и эффективности. При беспорядке в этой сфере работа предприятия не будет качественной.

Учет

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших на предприятие и созданных ею за определенный период. Под данным термином предполагается число подлинников бумаг и обращений за конкретное время. Учитываются и копии документов, изготовленных техническими средствами.

Результаты подсчета оформляют в сводку, справку. Разработкой их форм занимается организация. Например, на каждом предприятии может действовать своя периодичность подсчета документооборота: за каждый месяц, неделю, год, квартал. Итоги объема используются в установке штатной численности и структуры делопроизводственной службы. Так выполняется учет документооборота.

Исполнение

Когда документ поступил в предприятие, должна быть поставлена соответствующая отметка. Ему присваивается порядковый номер и дата. Это может быть штамп. Потом бумаги, которые требуется зарегистрировать, вносят в специальную форму, например журнал.

Благодаря информационно-справочной система можно отыскивать документы по разным показателям. Поскольку там регистрируется срок, можно найти их по времени исполнения. Именно по этой информации осуществляется контроль исполнения бумаг. Выполняется это ответственным лицами, а в небольших компаниях – секретарем.

Ответственность за решение вопросов, указанных в документации, лежит на руководстве структурных подразделений. Контроль за сроками предполагает:

1. Фиксацию при регистрации документов.

2. Проверку бумаг.

3. Наполнение исполнителям об истечении сроков выполнения работ.

4. Внесение информации.

5. Информирование ответственных лиц.

6. Внесение данных об исполнении.

7. Оформление справок по контролю за исполнением.

Обязательно контролируются бумаги, которые требуют ответа и исполнения. Поскольку в распорядительной документации предметом контроля считаются находящиеся в ней решения, должен контролироваться каждый пункт.

Хранение

В процессе деятельности любого предприятия оформляются документы, которые имеют научное, практическое значение. Многие из них включают сведения, нужные в решении определенной задачи. После того как информация использована, бумаги теряют свое значение. А некоторые могут сохранять значение много лет.

В зависимости от ценности информации бумаги хранятся:

1. Временно – до 10 лет.

2. Временно – от 10 лет.

3. Постоянно.

Второй и третий тип хранится 2 года в подразделениях. Потом они переходят в архив документов. Срок хранения не определяется от формы: электронной или бумажной. Обычный и электронный архив работают по единому принципу.

Электронный документооборот

В некоторых фирмах действует электронная обработка документов и обмена между получателями. Для этого создается на сервере база данных, где и находится вся информация. Доступ осуществляется с помощью браузера. Допускается доступ через интернет и по локальной сети.

Документацию загружают или сохраняют в конкретные папки, которые распределяются на основе иерархии. На создание, модифицирование, удаление имеют право лица, наделенные такими обязанностями. В остальных случаях это будут незаконные действия. Электронный архив создан для хранения электронных бумаг.

Организация работы с документацией является серьезной сферой на любом предприятии. Важно, чтобы она работала организованно и на основе установленных законом принципах. Только тогда обеспечивается слаженная деятельность фирмы.

fb.ru

понятие, применение, функции :: BusinessMan.ru

В ходе ответа на вопрос: «Что такое ЭДО?» дан краткий экскурс в историю документооборота, определены виды и назначение внутреннего и внешнего оборота документов организации. Раскрыты факторы успеха внедрения систем ЭДО на предприятии и роль электронного документооборота как средства оптимизации закупок. Электронная подпись, удостоверяющие центры и операторы рассмотрены в качестве ключевых компонентов ЭДО. Организация документооборота с государственными органами представлена как средство снижения затрат времени и издержек. Система ЭДО Правительства Москвы приведена в качестве примера внедрения безбумажного документооборота в масштабах мегаполиса.

Что такое ЭДО

Документооборот — движение документов организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Понятие электронного документооборота зафиксировано в государственном стандарте. Он дает строгое, но узкое определение:

Электронный документооборот (ЭДО) — это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

(ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Документооборот: от глиняных табличек к Индустрии 4.0

Первые системы документооборота появились с изобретением письменности, а точнее — знакового письма. Глава семейства отмечал резами на деревянной бирке число собранных мешков зерна и родившихся ягнят. Это можно считать началом внутреннего документооборота масштаба предприятия.

Ассирийские жрецы и чиновники древних китайских царств, получив письменность от изобретателей, немедленно приспособили ее к делу государственного управления — сбору налогов, кодификации законов, посылке приказов наместникам и дипломатии. Такой документооборот был более или менее формализован.

Это уже был внутригосударственный и даже межгосударственный документооборот.

С развитием цивилизации правила обмена информацией, записанной на носителе, усложнялись. Первая революция в документообороте произошла с изобретением доступной бумаги. Писцы, записывающие самое важное на свитках пергамента, умножились числом и образовали массы чиновников низшего ранга — не принимающих решения, а переписывающих чужие документы, снимающих копии, выдающих справки, пишущих запросы, учитывающих плодящиеся документы в журналы и доставляющих важные бумаги в другой департамент.

И в ту же минуту по улицам курьеры, курьеры, курьеры… можете представить себе, тридцать пять тысяч одних курьеров!

А. Грибоедов

Бюрократия как технология управления получила в свои руки инструмент огромной силы. Временами она подминала под себя и государство, и экономику, и общество.

Вторая революция произошла с изобретением пишущих машинок. Технология управления не изменилась, возросла производительность труда бюрократов и их власть.

Третья — с приходом компьютеров и электронной почты. На первом этапе, заканчивающемся в наши дни, изменились технологии производства и доставки документов. Технологии управления остались практически без изменений. Бюрократия переварила и эту революцию. Именно на этом этапе и появилось понятие ЭДО. Электронный документооборот вначале скрупулезно воспроизводил все управленческие процессы, процедуры и маршруты традиционного оборота документов.

Четвертая — грядет и стучится в дверь. Суть ее в том, что программы и устройства начинают обмениваться данными и принимать решения без участия человека. Холодильник заказывает доставку продуктов, система класса RTE (предприятие реального времени) получает заказы, закупает сырье, перенастраивает производственную линию и отгружает продукцию клиенту. На этом этапе человечество получает шанс избавиться от армий клерков, не принимающих решения и не производящих добавленной стоимости. Передовые предприятия и государства уже делают это.

Место систем ЭДО среди информационных систем

В зависимости от степени зрелости информационной системы на предприятии или в учреждении, система ЭДО может представлять собой:

• Отдельно внедренный программный продукт, эпизодически обменивается данными с остальными подсистемами через интерфейсы или вручную.
• Отдельное ПО, глубоко интегрированное с системой управления предприятием, обмен данных организован в режиме онлайн или по наступлении заданного события.
• Модуль большой системы управления предприятием (класса ERP или PLM).

Среди систем, представленных на мировом рынке, системы ЭДО занимают место между системами организации потоков информации (Workflow systems) и системами управления записями (Record Management systems).

Прямое внедрение электронного документооборота на базе западных систем на российском предприятии (организации) редко бывает успешным. Слишком велики мировоззренческие и этические различия между бизнес-моделями и моделями услуг. Серьезное препятствие представляет также трогательная российская любовь к бюрократии не как к технологии и средству, а как к самодостаточной цели клерка или чиновника.

Электронный документооборот: виды и назначение

Оборот документов предприятия или организации подразделяется на два основных вида — внешний и внутренний. Исторически сначала развивалась автоматизация внутреннего документооборота.

В хорошо построенной информационной среде предприятия или организации все подсистемы документооборота взаимосвязаны, обмениваются данными между собой и снабжены системой перекрестных ссылок. Так, например, окончательно согласованный текст договора доступен логистике для формирования заявок на оплату, финансистам для контроля, технологам и конструкторам — в части технического задания и т. п.

Основное назначение системы внутреннего ЭДО — предоставить участникам системы информацию, необходимую для их работы и принятия управленческих, технических, финансовых и кадровых решений. Организовать контроль исполнения принятых решений — также одна из важнейших функций ЭДО. Электронный документооборот также является средством организации электронного архива.

На внешнем ЭДО лежат дополнительные функции — он позволяет организациям обмениваться по каналам связи юридически и финансово значимыми документами. Важную роль здесь играет электронная подпись, позволяющая идентифицировать отправителя даже надежнее, чем привычные подписи и печати на традиционных документах.

Автоматизация документооборота внутри предприятия

К моменту принятия решения об автоматизации на предприятии существует система бумажного документооборота. Сотрудники создают документы в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Она обладает определенным уровнем зрелости и отражена в нормативной документации: регламентах, инструкциях, положениях.

Команда, которой предстоит заниматься автоматизацией, должна обязательно изучить комплекс этих документов, понять, насколько они отражают реально сложившиеся в организации бизнес-процессы. В системе электронного документооборота каждый информационный поток должен отражать реальный поток:

• материальный;
• финансовый;
• трудовой.

И обслуживать конкретный бизнес-процесс.

Созданная на базе такого анализа бизнес-модель должна быть не только реализована в информационной системе, но и получить свое отражение в актуализированной нормативной документации.

Сотрудники организации создают большую часть документов в электронном виде в различных программах, рассылают их друг другу по электронной почте. Форма документов регламентирована, однако правила таких рассылок, сроки и содержание реакции мало формализованы. Это уже можно назвать системой ЭДО на зачаточном уровне развития. Теперь можно говорить об автоматизации электронного документооборота — построении системы создания, заполнения, обработки, маршрутизации ЭД. Важным дополнением к системе будет подсистема контроля исполнения и отчетности.

Если зрелость процессов на предприятии достаточная, есть все шансы, что переход на электронный документооборот пройдет успешно. Главный фактор успеха при внедрении — это сотрудники предприятия. Они же составляют и главный риск.

В ходе организации систем электронного документооборота команде внедрения приходится корректировать не только бланки документов и стандартные маршруты согласований, но зачастую — и базовую логику функционирования системы. Иначе невозможно удовлетворить требования заказчика, убежденного в том, что исторически сложившиеся в их организации бизнес-процессы не подлежат улучшению и трогать их ни в коем случае нельзя.

Такой компромисс ведет к удорожанию как самого внедрения, так и поддержки системы — каждая установка обновлений от вендора превращается во внедрение в миниатюре. Качество системы при этом снижается.

Как показали исследования Gartner Group, действительно уникальных бизнес- процессов, таких, которые дают предприятию конкурентные преимущества, даже на предприятиях-лидерах отраслей бывает не более 1-5 %. Остальные процессы без ущерба для организации могут (и должны) быть заменены на стандартные, из базовой конфигурации системы.

Собственно, базовая конфигурация и представляет собой обобщенный опыт наиболее успешных предприятий отрасли. Переход на стандартные бизнес-процессы ведет к снижению операционных издержек и росту общей эффективности бизнеса. Управление электронным документооборотом станет легким и удобным. Это полностью окупит одноразовые усилия по организационным изменениям, корректировке нормативной документации и обучению сотрудников. В ходе обучения необходимо терпеливо и последовательно разъяснять пользователям, что такое ЭДО, как он изменит их жизнь и жизнь всего предприятия к лучшему.

ЭДО между предприятиями. Экосистемы документооборота

Системы EDI (Electronic Data Interchange) появились на Западе в 70-е годы XX века.

Они осуществляли электронный документооборот между организациями, позволяли предприятиям размещать и получать заказы на рынке, оформлять отгрузку выпущенной продукции заказчику и формировать соответствующие логистические и финансовые документы в электронном виде.

Бумажные документы при необходимости оформлялись в конце месяца или квартала, их формирование, доставка, акцептование, доставка обратно не тормозила коммерческий и производственный процесс. Тогда же сформировался и стандарт обмена данными EDI, доживший до внедрения XML.

Подключение к электронному документообороту системы EDI позволило намного ускорить коммерческую и производственную деятельность предприятий.

ЭДО с государственными органами

Также зародился на Западе. Субъекты финансово-хозяйственной деятельности получили возможность подавать декларацию о доходах в электронном виде в конце прошлого века. В ХХ столетии такую возможность получили и российские субъекты. В последние годы подача информации в налоговую инспекцию, пенсионный фонд (ПФР), инспекцию по труду в электронном виде стала обязательной, сначала для крупных, потом для средних, и на последних этапах — и для мелких предприятий и организаций.

Предприятия обязаны заключить соглашение с ПФР об электронном документообороте. Граждане также получили возможность перевести свое общение с налоговой инспекцией в электронный формат. С каждым годом популярность таких услуг растет среди населения.

Элементы систем внешнего ЭДО

Клиент — организация или частное лицо, принимающая участие в ЭДО и имеющая электронную подпись. Оператор ЭДО предоставляет своим клиентам платформу для обмена документами.

Электронная подпись (ЭП) — специальным образом сформированный набор данных, позволяющий однозначно идентифицировать участника ЭДО. Этот набор присоединяется к электронному документу и свидетельствует его подлинность.

Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения подписывающего информацию.(Федеральный закон от 06 апреля 2011 года №63-ФЗ «Об электронной подписи»)

В РФ приняты три класса электронной подписи. Они различаются уровнем защиты и назначением.

• Простая подпись – удостоверяет, что документ отправлен конкретным лицом — владельцем этой подписи. Применяется для подтверждения личности отправителя e-mail в адрес официальных учреждений различного уровня или конкретных должностных лиц.
• Усиленная неквалифицированная подпись – удостоверяет как отправление электронного документа конкретным лицом, так и то, что в документ не вносились изменения с момента подписания. Применяется при удостоверении документов, для которых необязательна печать. Эта подпись формируется с применением средств шифрования, допускаются сертификаты, выпущенные и неаккредитованным удостоверяющим центром.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) – формируется с применением программных средств шифрования, сертифицированных ФСБ. КЭП использует сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра, выступающего гарантом подлинности подписи. ЭД, подписанный КЭП, имеет равные права с документом на бумаге, заверенном личной подписью. Опротестовать КЭП можно только по решению суда. КЭП применяется для взаимодействия госорганов с использованием государственных информационных систем

Удостоверяющий центр (УЦ) — государственная или общественная организация, выдающая электронные подписи (сертификаты).

Репутация УЦ принимается неоспоримой всеми участниками оборота электронных документов. УЦ выпускает сертификаты для организаций и частных лиц — участников оборота. В ходе транзакций УЦ подтверждает подлинность той или иной электронной подписи.

Аккредитованный удостоверяющий центр находится в договорных отношениях с корневым УЦ и обязан выполнять все требования законодательства страны нахождения.

Оператор ЭДО — коммерческая организация, предоставляющая участникам технологическую платформу для осуществления ЭДО. Предоставление осуществляется на коммерческой основе с заключением договора. Оператор ЭДО проходит обязательную сертификацию в государственных органах

Электронная торговая площадка (ЭТП) — это комплекс коммуникационных каналов, программных и аппаратных средств, предназначенный для организации торговли между коммерческими и государственными организациями, а также частными лицами.

Электронная торговая площадка объединяет в единой информационной среде продавцов и покупателей различных продуктов и сервисов, предоставляя им ряд сопутствующих услуг. Множество ресурсов глобальной сети предлагают услуги по сведению вместе поставщиков и потребителей, помогают им заключить сделку и выступают в большей или меньшей степени гарантом такой сделки.

Чтобы минимизировать свои затраты, покупатели могут организовывать электронные торги в виде прямых и обратных аукционов, конкурсных закупок, запросы котировок и предложений, — оптимизируя затраты. Продавцы получают легкий, оперативный и удобный доступ к рынку и удобную площадку для продвижения своих продуктов.

• ЭТП для размещения государственного заказа— это ЭТП, отобранные Минэкономразвития РФ и ФАС РФ для открытых аукционов в электронной форме.
• ЭТП по продаже имущества должников (банкротов). Ими стали все электронные площадки, проводящие государственные закупки.
• ЭТП для размещения заказов по 223-ФЗ.
• ЭТП для коммерческих заказчиков — здесь осуществляют торги коммерческие предприятия по более гибким правилам.
• Коммерческие специализированные ЭТП, созданные для конкретной корпорации. Например: площадка Газпрома по продаже нефтепродуктов.
• Коммерческие многопрофильные электронные торговые площадки с универсальным набором продуктов и сервисов.

Широко известны такие ЭТП, как Aliexpress и E-bay.

На них права потребителя защищаются как правилами функционирования площадок, так и системой рейтинга — каждый покупатель оценивает продавца.

Госуслуги

Сайт «Госуслуги» интегрирует интернет-порталы множества государственных учреждений и служб в единый сводный портал. Был создан в развитие государственной концепции «Одного окна» с целью упростить для граждан общение с государственными инстанциями. Авторизовавшись единожды с помощью квалифицированной электронной подписи, гражданин РФ может получить сведения о своих:

• Имуществе.
• Налогах.
• Образованию.
• Пенсионному обеспечению.
• Транспорту.
• Документам.

И многим другим важным моментам.

Можно проверить и оплатить налоги, штрафы и государственные сборы. Гражданин также имеет возможность запросить выпуск любого официального документа, справки, паспорта, визы, свидетельства и т. п. Для этого ему не нужно ехать ни в само учреждение, ни даже в многофункциональный центр — заявление подается в электронном виде, в таком же виде предоставляются копии необходимых документов.

После подготовки запрошенного документа достаточно одного визита в МФЦ, где будет проведена сверка документов, запись биометрических параметров (если необходимо) и выдача требуемого документа. Такой вид электронного документооборота экономит много времени как гражданам, так и сотрудникам учреждений — им не надо тратить время на первичный прием граждан и документов, для дополнений и исправлений также не требуется личное присутствие.

Система электронного документооборота Правительства г. Москвы

В столице сформирована и с 2011 года успешно действует система МосЭДО. Электронный документооборот с ее помощью проводят между собой государственные органы, службы, коммерческие и общественные организации. Система хорошо зарекомендовала себя и пользуется заслуженным признанием среди москвичей.

Система внедрена и поддерживается ОАО «Электронная Москва» и объединяет более 78 000 пользователей из 3 000 организаций. Делопроизводство, организационно-распорядительный и управленческий документооборот Правительства Москвы полностью переведены на систему МосЭДО. Электронный документооборот правительства крупнейшего города является отличным доказательством перспективности и состоятельности систем ЭДО в органах государственной власти.

С развитием технологий электронный документооборот будет вытеснять традиционный в течение ближайших лет. Главные доводы в пользу ЭДО — это обеспечиваемые им:

• Скорость.
• Низкие затраты.
• Удобство для всех участников.
• Высокая защищенность.
• Эффективный контроль.

Уже сейчас большая часть закупок в стране проводится с использованием ЭДО. Традиционная документация оформляется вслед совершенным сделкам. Вскоре бумажные документы будут издаваться только в самых важных, исключительных случаях, и вопрос «Что такое ЭДО?» окончательно потеряет свою актуальность.

businessman.ru

Документооборот | Глоссарий ПитерСофт

Документооборот — это один из инструментов управления предприятием, служащий для обмена электронной информацией как внутри предприятия (между сотрудниками предприятия), так и с внешними контрагентами.

Существует также такое понятие, как «делопроизводство», которое часто используют как синоним термина «документооборот», однако, их следует разделять. Делопроизводство — это комплекс мероприятий в организации по документационному обеспечению управления. А термином «документооборот», как правило, описывается движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

Документооборот в организации может быть как централизованным, так и представленным на уровне конкретных подразделений. В централизованном документообороте рассматривают три основных типа документов: входящие (от внешних контрагентов), исходящие (из подразделений) и внутренние (для рассылки внутри организации).

Выделяют ряд основных этапов документооборота:

• Составление документа (при совершении хозяйственной операции)
• Передача в бухгалтерию
• Проверка принятых документов бухгалтером
• Таксировка, группировка и контировка документа в бухгалтерии
• Сдача на хранение в архив (последняя стадия жизненного цикла документа в рамках документооборота)

Основной коммуникативной проблемой предприятия среднего уровня является проблема, связанная с документооборотом. Документооборот может быть некачественным, недостоверным, неформализованным и т.д. Эти проблемы являются источником потери информации, непроизводительных затрат ресурсов предприятия, которые выражаются в конечном счете в финансовых потерях. Средством регуляции (нормализации) взаимодействия на таком предприятии является оптимизация документооборота и его последующая автоматизация, т.е. создание системы электронного документооборота (или СЭД). При этом часто автоматизация документооборота происходит параллельно с постановкой и автоматизацией учета на предприятии.

Системы автоматизации документооборота вошли в широкий обиход за рубежом раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области электронного документооборота. Существует целый класс продуктов для автоматизации документооборота, так называемые системы электронного документооборота, или СЭД.

На самой распространенной в России платформе «1С:Предприятие 8» примером системы электронного документооборота является «ПитерСофт: Управление процессами». Полноценный документооборот на 1С появился вместе с созданием платформы «1С:Предприятие 8», когда распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Программные продукты на платформе 1С традиционно сильны в сфере учета и управления. В связи с этим документооборот на 1С от ПитерСофт обладает рядом дополнительных преимуществ, отсутствующих в других системах электронного документооборота. К числу таких преимуществ можно отнести полноценную интеграцию с учетными данными — документами и справочниками, без чего невозможно построить систему комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Существует ряд стандартных применений системы электронного документооборота на 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с программой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами» может работать в единой базе с продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада), и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку). Функционал программных продуктов, решающий задачи взаимодействия, также является стандартным для систем электронного документооборота.

Контроль ресурсов предприятия, управление и организация правильной работы подразделений, оптимизация и совершенствование работы предприятия решаются с помощью применения системы электронного документооборота.

piter-soft.ru