Задачи документооборота: Цели и задачи систем электронного документооборота (СЭД)

Цели и задачи систем электронного документооборота (СЭД)

24.04.2020

Внедрение электронного документооборота требует перестройки деятельности организации, однако, затраты времени и ресурсов неизбежно окупаются. Системы электронного документооборота (СЭД) дают возможность решить целый комплекс технических и организационных задач и быстрее достичь поставленных целей.

Создание единой информационной среды

Хранение и обработка информации упрощаются. Благодаря этому все сотрудники организации полнее вовлекаются в работу: ускоряется выработка и согласование решений, так как появляется возможность одновременной работы с одними и теми же документами. При этом можно контролировать и фиксировать деятельность каждого сотрудника.

Информация хранится не на локальных компьютерах пользователей, а централизовано — это даёт возможность удалённой работы с документами. Гибкость и оперативность управления возрастают.

Ещё одно преимущество единой информационной среды — более высокая защищённость хранящихся в ней данных.

Стандартизация работы с документами

Системы электронного документооборота позволяют внедрить единый регламент делопроизводства. При необходимости он может быть оперативно проанализирован и скорректирован — изменения в деятельности компании сразу же отражаются и в её процедурах и бизнес-процессах. Информация об изменении стандартов и регламентов оперативно сообщается всем сотрудникам, которых это касается.

Упрощение поиска нужных документов

Системы электронного документооборота эффективно решают задачу поиска и получения необходимых документов, в том числе с использованием привычных атрибутов. Возможен поиск по содержанию документа, что при работе с бумажными документами в принципе нереализуемо.

Если в организации существуют обширные бумажные архивы, СЭД облегчают работу и с ними, для чего в систему интегрируется картотека архива.

Ещё одно преимущество электронных документов — возможность хранить различные версии и историю изменений.

Сокращение бумажного документооборота

Очевидно, что решение этой задачи системы документооборота высвобождает людские и материальные ресурсы: экономится бумага, сокращаются расходы на эксплуатацию оргтехники, экономится место, необходимое для хранения бумажных дел.

При этом получение в случае необходимости бумажной копии документа не составляет труда — нужное количество экземпляров можно распечатать в любой момент.

Обеспечение сохранности информации

Задача решается с нескольких сторон:

• для каждого документа определяется круг лиц, имеющих к нему доступ;
• все действия пользователей в системе протоколируются;
• данные хранятся централизованно, что упрощает обеспечение их сохранности;
• резервное копирование данных кардинально снижает риск их потери;
• конфиденциальность информации достигается не только контролем доступа к ней, но и средствами шифрования.

Документальное сопровождение бизнес-процессов

Оперативный и всесторонний контроль соблюдения регламентов организации, о котором говорилось выше, даёт возможность моделировать и анализировать бизнес-процессы. Быстрое и адекватное реагирование на изменения, происходящие на рынке, в правовом поле и т.д. создаёт компании конкурентные преимущества.

Высокая скорость обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции вносит дополнительный вклад в эффективность работы компании в целом.

Отслеживание взаимоотношений с контрагентами

Одна из задач, решаемых системой электронного документооборота — повышение эффективности коммуникации компании с контрагентами и контролирующими органами.

Это особенно актуально для компаний, имеющих большое число контрагентов, например, для муниципальных структур, работающих с обращениями граждан. В базе данных СЭД хранится не только переписка с контрагентами, но и вся сопутствующая информация.

Как показывает этот беглый обзор, использование электронных систем документооборота решает множество технологических и организационных задач, стоящих перед организацией.

Какие функции и задачи выполняет ЭДО

Корректно создать, систематизировать, надежно сохранить материалы – именно эта функция СЭД считается базовой.

Что делает ЭДО

Путем внедрения СЭД на предприятии достигается решение широкого спектра целей. При этом базовыми ориентирами становятся:

• Достижение лучшей управляемости фирмой. В итоге создается единое хранилище материалов и разграничение прав доступа к ним. Можно получить сведения о том, какие именно документы находятся на обработке в организации, в какие сроки это реализуется, повышается исполнительская дисциплина и пр. Можно также оперативно проконтролировать выполнение конкретных заданий. Еще один плюс – получение максимально достоверной и полной аналитической информации касательно объемов обрабатываемой документации, затраченного каждым исполнителем времени и пр.
• Рост уровня качества работы фирмы. Проявляется в уменьшении времени обработки поступающих извне запросов, сокращении числа совершаемых в ходе обработки ошибок. В итоге тратится меньше времени на поиск требуемой бумаги, ее согласование, обработку, разрабатываются шаблоны документов.
• Внедрение современного ПО для автоматизации процессов обработки. Здесь в приоритете четкость и прозрачность контроля доступа, рост эффективности применения данных, улучшение работы персонала и пр.

Компания получает множество выгод от успешной реализации основных функций СЭД. Повышается точность и скорость осуществляемой работы, что положительно сказывается и на лояльности клиентов. Достигается рост мобильности предприятий с позиции адаптации к внешней среде. Еще одно весомое преимущество внедрения СЭД – улучшение взаимодействия сотрудников в пределах компании.

Автоматизированный СЭД решает широкий спектр задач. Сюда можно отнести следующие:

• организация систематизированного хранения документации на предприятии;
• подготовка документации в соответствии с разработанными шаблонами;
• классификация материалов согласно определенным критериям;
• разбивка имеющихся дел на отдельные тома;
• подготовка проекта документации, ее согласование;
• проведение экспертизы конкретного документа;
• обеспечение исполнения документов;
• предохранение от несанкционированного доступа либо внесения корректировок в данные.

Это лишь часть решаемых задач электронного документооборота. Именно ради них устанавливается программный продукт. При этом на систему возлагается и реализация ряда дополнительных, в числе которых:

• организация оперативного обмена данными – альтернатива e-mail и интернет-пейджерам;
• мониторинг новостной ленты фирмы, изучение уже опубликованных материалов – в качестве замены веб-ресурсов;
• проведение работы с органайзером, перечнем персональных поручений – альтернативная версия ежедневников.

В этом случае электронный документооборот берет на себя все то, что раньше выполняли отдельные программные продукты.

Любую юридически значимую бумагу можно передавать в цифровом формате – ограничений нет. Внедрение СЭД позволяет успешно автоматизировать ряд направлений деятельности на предприятии:

• Подготовка новых распорядительных документов за счет применения интегрированного текстового редактора либо стороннего предложения. При этом используются стандартизированные шаблоны, чтобы документообеспечение фирмы носило максимально единый характер.
• Формирование типовой процедуры согласования и утверждения материалов.
• Цифровая рассылка документации, за счет чего в немалой степени экономятся затраты времени делопроизводителей и инициаторов создания бумаги.
• Построение структурированного хранилища данных. При этом конкретную структуру можно настроить в соответствии со спецификой процесса обмена материалами на фирме. Вся информация отправляется на хранение на один сервер.
• Разграничение прав доступа, что позволяет защититься от несанкционированного прочтения и использования материалов. Некоторые виды сведений могут быть открыты лишь для конкретного круга лиц, для всех прочих – скрыты.
• Обеспечение прослеживаемости всего пути от момента формирования и до согласования материала.
• Настраиваемый в соответствии с заданными параметрами поиск в архиве. Можно найти материал по ключевому слову или дате создания, другим характеристикам.

Многофункциональность и универсальность программного продукта делает его незаменимым на фирме, вне зависимости от ее формы собственности и направления хоздеятельности.

Классификация систем электронного документооборота

По сути ЭДО представляет собой информпоток в виде совокупности документации, представленной в цифровом формате. Система ЭДО – целый комплекс, базирующийся на смарт-технологиях. При этом работа построена на принципах одноразовой идентификации, непрерывности, множественности источников доступа к одному и тому же материалу, высокого уровня прозрачности, согласованности функционирования всех компонентов схемы.

В общем виде все системы цифрового обмена информацией делятся на типы:

• С развитыми опциями workflow.
• Смарт-системы.
• Продукт для совместного взаимодействия нескольких участников.
• С дополнительными опциями.
• С развивающимися инструментами поиска и вместительными хранилищами информации.

Установка 1С-ЭДО позволит организовать работу в привычном интерфейсе. Можно обмениваться материалами с контрагентами, которые подключены к другим операторам ЭДО. На протяжении 3 месяцев возможности программы предлагается протестировать совершенно бесплатно. Астрал.ЭДО – еще один вариант организовать работу. В этом случае обмениваться материалами с контрагентами можно из любой точки земного шара. Операции осуществляются удаленно, без необходимости установки. Веб-система позволяет сразу же приступить к плодотворной работе, не затрачивая время на утомительное изучение инструкций. Подключение к Астрал.ЭДО бесплатно!

При обмене электронными сведениями для контрагентов в приоритете безопасность передаваемой информации. Им нужно быть полностью уверенным в том, что все данные будут применены по назначению. В соответствии с этим принципом выделяют следующие функции электронного документооборота:

• Гарантия безопасности. Все передаваемые данные должны быть надлежащим образом защищены. При этом могут использоваться различные методы – наиболее эффективным считается ЭЦП. Право на ее применение предоставляется сертификационными центрами, прошедшими аккредитацию.
• Обеспечение версионности. Каждый документ находится в системе в значительном числе тиражей и форматов.
• Ускоренный поиск. Современные системы могут за считанные секунды найти любой материал – для этого надлежит знать лишь его малую часть.
• Оперативное формирование уведомлений. Вспомогательные модули своевременно готовят отчеты по совершенным операциям.
• Наличие маршрутизаторов, пользовательских заданий.
• Обеспечение интеграции с электронной почтой. Эти инструменты позволяют без проблем осуществлять переход от внутреннего потока к внешнему.
• Рациональное формирование хранилищ и баз данных. Архивы в цифровом формате встроены практически во все системы.
• Организация сканирования и распознавания материалов. Таким образом бумажный документ преобразуется в электронный.
• Обеспечение информподдержки на каждом из уровней работы.

Имеющийся у СЭД функционал ориентирован на развитие и улучшение организационных процессов компании. Формирование атрибутных карточек товарных позиций, сохранение образа в формате ms word, pdf, ведение журналов бумаг, классификаторов, поиск карточек материалов – это лишь часть выполняемых программой задач. Общесистемные функции СЭД охватывают возможность работать с документацией удаленно через Глобальную Сеть, организовать персональную аутентификацию пользователей, сформировать ролевую модель управления доступом, обеспечить информбезопасность на предприятии.

Функциональные возможности ЭДО

Конкретные функции электронного документооборота во многом обусловлены его типом и формой.

С учетом этого все имеющееся программные продукты могут быть разделены на:

• Универсальные. Так называемые коробочные варианты. Система стандартизированного типа с ограниченным функционалом. При этом минусом является неадаптированность под специфику компании. Зато преимуществом можно назвать простоту установки и внедрения. Также это решение считается наиболее приемлемым с позиции стоимости.
• СЭД индразработки. Предназначены для удовлетворения запросов конкретного клиента. Этот продукт максимально персонифицирован, в связи с чем понадобится затратить средства на переобучение персонала и покупку нужного оснащения. В итоге стоимость системы получается довольно высокой.
• Комбинированные. Суть заключается в том, что на базе уже готового решения делаются индивидуальные надстройки. Благодаря внедрению данного типа продукта можно сократить расходы на разработку и введение в эксплуатацию, затраты времени на освоение и обучение персонала. Клиенту предоставляется полное право на программу.

С учетом конкретной комплектации функции СЭД позволяют автоматизировать различные сферы производственной деятельности предприятия, включая делопроизводство, архивирование, управление проектами и пр.

Примеры СЭД

Современный рынок РФ насыщен различными вариантами подобных программ. Наиболее яркими примерами электронного документооборота являются:

• «Практика». С 2012 года данный вариант позиционировался Минкомсвязи в качестве основного. Охват составил порядка 4 тысяч клиентов. Именно эту систему применяют многие госучреждения Москвы и по сей день. При этом есть два варианта: серверная и облачная версии. Преимуществом является приемлемая стоимость абонплаты. За каждого дополнительного пользователя понадобится доплатить.
• Director. Здесь приоритет отдан принципам коллективного взаимодействия. Достоинством является удобство схемы построения баз материалов.
• «Дело». Этот пример СЭД также популярен на отечественном рынке. Именно им пользуются многие крупные компании: Сбербанк, Центробанк РФ, Ростелеком и пр.
• Naumen DMS. Данный продукт разработан на базе NauDoc, однако сюда внесены многочисленные дополнения и усовершенствования.
• CompanyMedia. Продукт, ориентированный на персонификацию. Эта система позволяет формировать персональные рабочие места с последующей поддержкой их функционирования.

При выборе подходящего варианта нужно учитывать параметры зрелости исходной схемы документооборота на предприятии, цели внедрения системы, имеющиеся резервы, требуемые ресурсы. Нужно понимать возможности дальнейшего развития и стоимость установки, последующего использования решения. При этом второй параметр измеряется как с позиции времени, так и денежных средств. Важно брать во внимание стоимость ПО и непосредственно владения им. Из дополнительных расходов следует выделить последующий апгрейд, переобучение персонала и пр. Многие современные продукты поддерживают мобильные устройства и могут быть интегрированы с уже существующими информплатформами компании.

Все описанные примеры систем электронного документооборота в полной мере отвечают законодательным и нормативно-методическим требованиям. При этом большинство из них включено в реестр отечественного софта, что делает их рекомендованным для применения в госведомствах и организациях РФ.

задачи и функции отдела документационного обеспечения организационного управления

Выдержка из положения об отделе документационного обеспечения организационного управления аппарата

Законодательного Собрания Иркутской области

Основные задачи отдела

1. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности постоянных комитетов, постоянных комиссий, структурных подразделений аппарата по вопросам делопроизводства.

2. Организация и сопровождение документационного обеспечения Законодательного Собрания, обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в Законодательном Собрания с использованием САДЭД «Дело», САЗД «Электронный парламент».

3. Первичное рассмотрение входящей корреспонденции с распределением документопотока по полномочиям.

3. Обеспечение контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов.

4. Обеспечение режима доступа и использования документной информации.

5. Разработка  инструкции по делопроизводству в Законодательном Собрании и внесение в нее изменений.

6. Организация работы служащих отдела, обеспечивающих административно-распорядительную деятельность председателя, заместителей председателя, председателей постоянных комитетов, постоянных комиссий, руководителя аппарата Законодательного Собрания.

7. Ежегодное формирование Номенклатуры дел Законодательного Собрания.

8.  Заверение  копий документов по месту требования.

Основные функции отдела

1. Формирование и совершенствование системы делопроизводства в Законодательном Собрании.

2. Соблюдение установленного действующей Инструкцией по делопроизводству в Законодательном Собрании Иркутской области правил оформления документов и порядка документооборота.

3. Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании САДЭД «Дело».

4. Упорядочение состава документов, оптимизация документопотоков и документооборота в целом.

5. Регистрация, хранение подлинников распоряжений председателя Законодательного Собрания по основной и административно-хозяйственной деятельности.

6. Экспедиционная  обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведение справочной работы по ней.

7. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

8. Контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства Законодательного Собрания, анализ состояния исполнительской дисциплины.

9. Разработка и внедрение в практическую деятельность нормативно-методических документов в области документационного обеспечения.

10. Подготовка сводной номенклатуры дел постоянных комитетов, комиссий, структурных подразделений аппарата Законодательного Собрания.

11. Формирование дел отдела и контроль за формированием дел в постоянных комитетах, постоянных комиссиях, структурных подразделениях аппарата Законодательного Собрания.

12. Организация работы с документами для служебного пользования (ДСП) в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Законодательном Собрании Иркутской области.

13. Организация работы служащих отдела, обеспечивающих административно-распорядительную деятельность председателя, заместителей председателя, председателей постоянных комитетов (комиссий), руководителя аппарата Законодательного Собрания.

14. Оказание методической и консультативной помощи структурным подразделениям аппарата Законодательного Собрания по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

15. Осуществление в пределах своей компетенции иных функций в соответствии с целями и задачами Законодательного Собрания.

16. Составление актов  уничтожения  документов структурных подразделений  аппарата, постоянных комитетов и комиссий, руководства Законодательного Собрания.

17. Ведение делопроизводства экспертной комиссии Законодательного Собрания.

18. Подготовка документов в суд, а также по месту требования, заверение копий документов.

Зачем нужна система электронного документооборота?

О.Г. Подолина, независимый консультант
П.Н. Кочеткова, менеджер по работе с клиентами, компания «ИнтерТраст»

Сейчас делопроизводство все чаще называют документационным обеспечением управления. Почему? Документы необходимы для управления, а не просто ценны сами по себе, – в этом состоит принцип документирования деятельности: вся необходимая информация должна быть отражена в документах; документы должны храниться так, чтобы они не были утеряны и их легко можно было найти; все принятые решения должны быть исполнены.
Кроме того, работа с документами должна быть построена так, чтобы не тормозить основную деятельность организации. Как обеспечить сохранность и доступность документов с одновременным быстрым выполнением всех действий по их обработке и распространению? Для достижения этой цели и был разработан электронный документооборот. Посмотрим, как он облегчает работу разным группам сотрудников компании, и оценим ту роль, которая принадлежит в его внедрении руководителю и сотрудникам службы ДОУ организации.

Основная задача службы ДОУ – обеспечение такого состояния работы с документами, при котором каждый специалист (как руководитель компании, так и рядовой ее сотрудник) может в любой момент времени без больших трудозатрат получить необходимые документы и нужную информацию. При традиционном бумажном документообороте, когда объем обрабатываемых документов насчитывает несколько тысяч, достичь такого состояния дел невозможно. На помощь приходят современные информационные технологии, организующие электронный документооборот согласно ГОСТам и принятым в компании правилам и нормам.

Контроль исполнения заданий и поручений – еще одна задача службы ДОУ. Если принятые решения не выполняются, самые лучшие технологии управления перестают работать.

Другая немаловажная задача службы ДОУ – внедрение в организации передовых методов работы с документами. Поэтому инициатива по внедрению электронного документооборота должна исходить от руководителя именно этой службы. Перед ним возникает цель обосновать руководителю организации необходимость внедрения электронного документооборота.

Какие доводы помогут руководителю службы ДОУ убедить генерального директора во внедрении электронного документооборота? Выгоды, которые получают от этого разные службы компании.

Электронный документооборот для руководителя компании

Для руководителя всю работу с документами можно разделить на две большие группы:
• принятие решений;
• контроль исполнения решений.

При принятии решений главная беда руководителя заключается в нехватке времени на сбор необходимой информации и ее анализ.

Система электронного документооборота позволяет собрать необходимую информацию гораздо быстрее. Для этого предусматриваются различные системы ее классификации и поиска.

СЭД также упрощает процедуру контроля исполнения документов и поручений по ним, автоматизируя данный процесс, формируя напоминания о приближении срока исполнения или извещения, если срок исполнения просрочен. Система позволяет оперативно составлять отчеты о состоянии исполнительской дисциплины.

Иногда важнее не срок исполнения, а качество сделанного. Обеспечить его можно, используя заранее сформированные в СЭД подборки документов (так называемые базы знаний) по определенному вопросу.

Выигрыш для руководителя: возможность оперативного получения информации, необходимой для принятия решения, оперативного контроля исполнительской дисциплины. При этом специально для руководителей в современных системах электронного документооборота разработано «автоматизированное рабочее место руководителя» (АРМ), интерфейс и функционал которого соответствуют задачам и потребностям управленца, а также могут настраиваться под конкретные задачи данного пользователя системы.

Электронный документооборот для секретаря

Организация работы с документами занимает большую часть рабочего времени секретаря. Именно на секретарей, как правило, ложится нелегкая работа по оформлению документов, их регистрации, контролю исполнения. Все эти операции трудоемки, поиск документов сложен, неоднозначен и занимает много времени.

Что дает секретарям внедрение системы электронного документооборота (СЭД)? Главное преимущество, по отзывам секретарей, поработавших с подобного рода системами, – возможность легко и быстро найти любой документ и получить ответы на вопросы «Исполнен ли он?», «Отправлен ли ответ по документу?», «Когда ответ был отправлен?», «Приходил ли ответ?», «Кому был отправлен на рассмотрение?» и пр.

При бумажном документообороте нужно переворошить кучу папок, проверить не одну страницу журналов регистрации.

Первый выигрыш секретаря: снижается трудоемкость поиска необходимых документов с одновременным повышением качества подборки необходимых материалов.

Второй выигрыш секретаря: облегчается контроль исполнительской дисциплины и подготовка различных мероприятий.

Третий выигрыш секретаря: снижается время подготовки, согласования и утврждения итоговых документов, контроля исполнения решений.

Электронный документооборот для финансово-бухгалтерских служб

Все чаще СЭД функционируют совместно с системами упраления ресурсами и финансово-бухгалтерскими учетными системами. Различия между ними основываются на методах обработки данных. В учетных системах данные хранятся и обрабатываются как структурированные, условно представляемые в виде связанных таблиц предопределенной структуры. В СЭД работают с неструктурированными данными, текстами и разнообразными видами файлов, причем часть информации (реквизиты) может храниться в структурированном, подобном табличному виде. Основное деление потока информации происходит по признаку, какие именно данные нужны для бизнес-процесса – структурированные или неструктурированные. Работу со структурированными данными выполняют учетные системы, в том числе ERP, с неструктурированными – СЭД или, по зарубежной классификации, системы управления корпоративным контентом (ECM – Enterprise Content Management).

Выигрыш для финансово-бухгалтерских служб. СЭД позволяет повысить скорость движения документов, например из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов.

Выигрыш для организации в целом. Снижение трудоемкости работы с документами позволит финансово-бухгалтерским службам сосредоточиться на повышении качества учета и подготовке отчетности.

Электронный документооборот для конструкторских и технологических служб

Разработка конструкторской документации все чаще ведется с использованием специализированных программ. Чертежи – не просто листы ватмана, это файлы. Когда наработан большой архив проектной документации, гораздо легче дорабатывать уже имеющееся документы, нежели делать все заново. Но для этого необходима четкая структура хранения информации, чтобы нужные документы можно было легко найти. Для реализации этих задач в СЭД может быть реализован архив конструкторско-технологической документации.

Выигрыш для инженеров, конструкторов и организации в целом. Необходимые документы легко найти, а также сделать нужные копии. Трудоемкость разработки измененных документов снижается в десятки раз, как следствие – у специалистов появляется больше возможностей повысить качество разрабатываемых документов.

Электронный документооборот для юристов

Задачи юриста организации многообразны и многоплановы. Ему нужно следить за законодательством, изучать все изменения и вносить соответствующие предложения о необходимых изменениях в деятельности компании. Юрист готовит и согласовывает договоры, занимается получением лицензий и разрешений, отслеживает сроки окончания лицензий, чтобы вовремя получить новые. На юридическую службу может возлагаться задача подготовки комплектов документов для участия в конкурсах и тендерах. Все это – работа с документами.

Чтобы выполнять ее еще более четко и качественно, электронный документооборот предлагает различные инструменты для ускорения работы и возможности выполнять ее быстрее и качественнее. СЭД позволяет:
• создать шаблоны договоров, которые будут храниться в месте общего доступа и гарантированно обновляться;
• согласовать документы в электронном виде, исключив долгое «блуждание» документов;
• наладить автоматический контроль срока действия лицензий и разрешений;
• обеспечить хранение электронных образов подборок документов для облегчения формирования комплектов документов.

Кроме работы с договорами на юридические службы часто возлагают обязанности по получению лицензий и разрешений. При проведении этой работы необходимо отслеживать сроки действия лицензий и разрешений, вести большую переписку.

Претензионная работа тоже связана с большим количеством документов, контролем за соблюдением сроков их исполнения.

Еще одно направление работы юридических служб – ведение библиотек нормативно-правовых актов и внутренних регламентных документов. Гораздо проще ориентироваться среди этих документов, искать нужные, когда они организованы в электронную библиотеку.

Выигрыш для юридической службы при внедрении СЭД. Юристы могут снизить трудоемкость работы по подготовке договоров, контролю сроков, поиску необходимых нормативных документов.

Коротко о главном

Организация рациональной работы с документами – основная задача службы ДОУ. Руководители и специалисты различных подразделений могут не знать и даже не догадываться о том, что их работа может быть организована иначе и лучше. И задача руководителя делопроизводственной службы – организовать внедрение системы электронного документооборота. Особенно важно провести пропаганду новых методов работы, так как понимание преимуществ СЭД приходит не сразу.

Одной из основных проблем успешного внедрения новых систем является сопротивление персонала. Люди боятся, что они станут ненужными или что им придется работать более интенсивно. Подобные соображения не высказываются открыто, поэтому сопротивление выражается в скрытых формах.

Как показывает опыт, понимание важности электронного документооборота приходит не сразу. Можно выделить несколько уровней развития организации, характеризующихся разной степенью внедрения электронного документооборота.

Пройдя все ступени развития, электронный документооборот становится частью корпоративной культуры. Как показывает практика, для достижения полного внедрения СЭД необходимо пройти все стадии, перепрыгнуть по ступенькам не удастся.

Оценка эффективности внедрения СЭД

Итак, мы рассмотрели выгоды от внедрения СЭД для разных отделов компании, но только качественные выгоды. Возможно ли как-то количественно оценить экономический эффект от внедрения СЭД?

Существуют две противоположные точки зрения на этот счет. Сторонники первой считают, что оценивать эффективность внедрения СЭД можно и нужно. А их противники придерживаются мнения, что эта затея пустая, поскольку дать однозначную оценку в деньгах полученным результатам очень сложно, если вообще возможно.

В основном это объясняется тем, что все положительные изменения происходят на качественном уровне, который плохо поддается количественной оценке.

Некоторые количественные оценки результатов внедрения СЭД все же возможны, но это становится реальным только тогда, когда организация достигнет достаточно высокого уровня развития автоматизации процессов документооборота – на 4-й и 5-й стадиях развития (согласно классификации «Уровни развития организации»).

От внедрения СЭД получают выигрыш не только отдельные службы, но вся организация в целом. Если СЭД внедрена и используется, это приводит к переходу работы на качественно иной уровень.

Отделу ДОУ представляется редкая возможность повлиять на эффективность работы своей организации в целом. Для этого требуется наладить пропаганду новых методов работы и добиться понимания необходимости внедрения СЭД, участия в этом первых лиц. В свою очередь, руководство и другие сотрудники компании не преминут отметить высокий профессионализм служб ДОУ и их вклад в организацию эффективной работы с документами.

Руководители службы ДОУ наряду с сотрудниками IT-подразделений могут принять участие в составлении технического задания на разработку СЭД, выборе и внедрении СЭД, обучении сотрудников, подготовке локальных нормативных документов по электронному документообороту и во многих других процессах. В этом вы сможете убедиться, читая материалы специалистов, которые хотят поделиться с вами на страницах журнала своим уникальным опытом.

Источник: Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота», №1, 2011

Задачи и функции отдела делопроизводства

Анализ письменных обращений показал, что из вышестоящих инстанций для рассмотрения в соответствии с компетенцией в Администрацию городского округа город Рыбинск направлено 478 заявлений граждан, от депутатов всех уровней — 256, от иных организаций -120. Непосредственно от граждан поступило 929 заявлений. Из общего количества обращений коллективными были 493, повторными -196.

По видам обращения разделены следующим образом: жалоб-250, заявлений- 1648, предложений-11. Относительно социального статуса обратившихся: от многодетных семей поступило 39 обращений, от индивидуальных предпринимателей — 36, безработных -10, участников ВОВ — 15, пенсионеров -202 ( в данном случае результаты посчитаны согласно данным, которые были предоставлены гражданами в заявлениях). Из общего количества обращений с выходом на место рассмотрено 160 обращений, комисиионно-81.

Традиционно основная масса вопросов касается двух тематик – «Жилище» (44, 6% от общего количества) и « Хозяйственная деятельность» (27% от общего количества). Из всех вопросов по тематике «Жилище» 18,2% решены положительно, по 79,7% даны разъяснения, 2,1 %  вопросов из данной тематики перенаправлено для рассмотрения в соответствии с компетенцией, либо дан отказ.

Второе место по количеству вопросов занимает тематика « Хозяйственная деятельность»- 27 % от общего количества вопросов (к ним относятся такие важные вопросы организации жизнедеятельности города как транспорт, строительство, архитектура, благоустройство, содержание и эксплуатация дорог, газификация). Много обращений касается содержания улично-дорожной сети, множество просьб о включении дворовых территорий в план благоустройства на последующие годы. Поступали жалобы на точечную застройку и на неудобства для жителей при организации строительных работ. Продолжают поступать коллективные обращения о газификации частного сектора (в основном от микрорайона Заволжье-1). Из всех вопросов по тематике «Хозяйственная деятельность» 12, 6% решено положительно; по 84,6 % даны разъяснения; 2,8 % вопросов из данной тематики перенаправлено для рассмотрения в соответствии с компетенцией, либо дан отказ.

По вопросам социального обеспечения и социального страхования поступило 7, 1% от общего количества вопросов (больше по сравнению с 2012 годом на 0,5%). По вопросам социального обеспечения и социального страхования удовлетворено 29, 6% вопросов, разъяснения даны по 55% вопросов, по 15,4 % — дан отказ.

Относительно обращений по другим тематикам. Вопросы безопасности и охраны правопорядка составляют 2, 4 % от общего количества вопросов. В основном такие заявления рассмотрены комиссионно, с выездами на место. По вопросам данной тематики 10, 8 % обращений удовлетворены, по 86,9 % даны разъяснения.

По вопросам образования, науки и культуры поступило 1, 9 % от общего количества вопросов (меньше на 2,4 % по сравнению с 2012 годом). Резко сократилось количество обращений относительно предоставления мест в детских дошкольных учреждениях, т.к. Администрацией города проведена большая работа по введению в строй новых детских садов и открытию дополнительных групп в уже существующих детских дошкольных учреждениях.

По тематике « Конституционный строй» поступило 4, 9 % от общего количества вопросов (это вопросы, касающиеся местного самоуправления, выборов, избирательной системы, религиозных и общественных объединений, праздников и юбилейных дат, увековечения памяти выдающихся людей и исторических событий), по тематике «Основы государственного управления»- 6, 5% от общего количества вопросов (к ним относятся: государственная служба в Российской Федерации, работа органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, качество государственных услуг, оказываемых органами исполнительной власти, административные правонарушения и административная ответственность).

Автоматизация документооборота в вопросах и ответах

Автоматизация документооборота – не просто средство оптимизации внутренних процессов, это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.

В этой статье рассмотрим вопросы, с которыми неизбежно сталкиваются компании при принятии решения о внедрении электронного документооборота.

Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?

Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

• документы постоянно теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
• часто нарушается конфиденциальность – информация попадает в чужие руки;
• тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
• создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование тратится немало средств;
• подготовка и согласование документов отнимают много времени.

Внедрение системы автоматизации электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

• обеспечивается слаженная работа всех подразделений;
• повышается производительность труда сотрудников за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов;
• повышается оперативность доступа к информации;
• настраивается разграничение доступа к документам.

Автоматизированная система документооборота повысит эффективность процессов любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

Какое решение выбрать для автоматизации документооборота?

Каждый производитель систем автоматизации электронного документооборота, говорит, что его продукты самые функциональные, удобные и эффективные. Тем не менее, нужно обратить внимание на основные решаемые задачи:

• автоматизация делопроизводства – решается лишь определенный класс задач, и, как правило, полноценной маршрутизации потоков работ не предусматривается;
• управление потоками работ – обеспечивается автоматизацию бизнес-процессов, управление последовательностью действий в рамках процесса;
• организация и управление архивами документов – это структурированное хранение и управление документами, причем как электронными, так и бумажными;
• электронное управление документами (системы электронного документооборота (СЭД)) – объединяются возможности управления документами и процессами, при этом закрываются различные направления документооборота: делопроизводство, договоры, проекты и т.д.
• управление ресурсами предприятия (системы класса ERP) – бытует ошибочное мнение, что ERP-решения закрывают все проблемы документооборота на предприятии, однако это не так. ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение – интеграция ERP и системы автоматизации документооборота.

Часто заказчик приходит с определенной проблемой, выслушав ее, производитель предлагает свою суперсистему, которая решит эту и все другие задачи. В результате компания тратит деньги, зачастую немалые, на автоматизацию документооборота, но не получает того, что в действительности нужно. Программный продукт может быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Постараемся дать несколько рекомендаций, которые помогут избежать типичных ошибок на этапе выбора.

Автоматизированные системы документооборота: советы по выбору

1. Определитесь, решение каких задач вы хотите поручить системе автоматизации документооборота. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс программного продукта, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на сайтах сообществ ИТ-специалистов.
2. Изучите по возможности все предложения поставщиков. Обращайте внимание не только на наличие требуемой функциональности, но и на масштабируемость – чтобы в дальнейшем модно было расширить возможности и охват сотрудников.
3. Проанализируйте с консультацией технического специалиста возможности программно-аппаратной платформы: какие СУБД поддерживаются, есть ли возможность организовать распределенную работу, насколько легко система будет интегрироваться в ИТ-окружение компании.
4. Выбирайте решения, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.
5. Проверьте систему автоматизации документооборота в действии. Наверняка, у производителя есть демоверсия или вариант поставки с оценочными лицензиями – установите ее у себя и проверьте в действии до того, как будете покупать.
6. Необязательно сразу приобретать мощную дорогую СЭД. Процесс организации электронного документооборота может происходить поэтапно – сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Внедрение системы для автоматизации документооборота: этапы, сроки, деньги

Сроки проекта автоматизации документооборота зависят от множества факторов:

• Класс системы.

  Решение для автоматизации делопроизводства, состоящее из одного рабочего места секретаря, можно внедрить за неделю. Внедрение системы класса ERP может занять целый год, причем необязательно, что число рабочих мест будет большим.

• Масштаб внедрения.

  Срок внедрения системы автоматизации электронного документооборота, естественно, зависит от числа пользователей и серверов. Всех будущих пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах – установить и настроить программное обеспечение.

• Удобство настройки и адаптации.

  Адаптация решения в соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможна двумя способами – простая настройка и изменение программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Процесс организации документооборота на любом предприятии состоит из нескольких этапов:

• Исследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
• Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
• Адаптация автоматизированной системы документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
• Установка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
• Окончательная настройка электронного документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
• Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на обучение персонала – не следует экономить на этом этапе, так как в случае неподготовленности пользователей даже самая совершенная система документооборота будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных факторов автоматизация документооборота может занять от 2 недель до полугода.

Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость электронного документооборота.

Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.

Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО – к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения – заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.

Экономическая эффективность – миф или реальность?

Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

• Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.
• Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
• Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы – все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.

Существуют и другие выгоды, которые дает система автоматизации докуменооборота. Они не всегда явные, но, безусловно, так же влияют на эффективность деятельности организации в целом. Речь о том, что повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Программа электронного документооборота на предприятии СЭД ТЕЗИС

СЭД ТЕЗИС — программа для электронного документооборота, то есть, для цифровизации работы с документами в организациях различного масштаба: крупных, средних, малых. Электронный документооборот позволяет избавиться от массивных шкафов для хранения документов, освободить пыльный архив и ускорить работу сотрудников с документами во много раз по сравнению с традиционным документооборотом на бумаге.

В возможности программ электронного документооборота входит ввод, учет и хранение входящих и исходящих документов, коллективная работа над документами, их согласование, утверждение, а также исполнение — в системах традиционно присутствует функциональность постановки задач сотрудникам на основании обрабатываемых документов. СЭД ТЕЗИС умеет все это, и даже больше.

Основные возможности программы для электронного документооборота ТЕЗИС

Главная задача СЭД ТЕЗИС — организация полного цикла работы с документацией компании в электронном виде. Для этого система обладает возможностями учета документов, постановки задач, настройки бизнес-процессов для исполнения регламентов работы с документацией, свойственных конкретной компании.

Управление задачами

Как поставить задачу сотруднику, кроме как сказать о ней лично? А если сотрудников много и работу каждого нужно проконтролировать? Не устанавливать же сложные системы таск-менеджмента, как это делают программисты.

Программа для электронного документооборота ТЕЗИС имеет возможность:

• постановки задач одному или нескольким сотрудникам, а также целым отделам;
• просмотра статистики о загруженности каждого сотрудника;
• назначения исполнителей задачи, сроков исполнения, ответственных за контроль результатов;
• создания задач на основании документа — об этом далее.

Управление документами

Входящие, исходящие и внутренние документы компании — главное «сырье», которое обрабатывает система электронного документооборота. Для исходящих и внутренних документов предусмотрены:

• шаблоны заполнения;
• возможности совместной работы над документом;
• согласование, возврат на доработку;
• утверждение, наложение резолюций;
• контроль и откат версий.

Для входящих документов доступны:

• автоматизированный ввод со сканера, если документ поступил в бумажном виде;
• загрузка из электронной почты, если он был по ней прислан;
• процедура ознакомления для ответственных лиц.

Кроме того, для всех видов документов предусмотрен учет, и об этом ниже.

Управление канцелярией и электронным архивом

В любой организации ведется учет и хранение документов, а программа для электронного документооборота позволяет перевести все это на цифровые рельсы. Все документы, создаваемые или вводимые в систему, автоматически получают номера в соответствии с правилами нумерации, принятыми в конкретной компании. Доступна возможность разделения документов на дела и тома в соответствии с периодами работы организации, а также полнотекстовый поиск документов по архиву — в разы более быстрый, чем привычное, но утомительное перелистывание папок с бумагами.

Управление бизнес-процессами

Разработка или ознакомление с документами, исполнение и контроль результатов, передача документов в архив и извлечение их из архива — все это в конкретной организации проводится по установленному, уникальному для данной компании сценарию. Программа для документооборота дает возможность настроить себя так, чтобы документы автоматически двигались по этому сценарию, который называется бизнес-процессом. В этом помогают стандартные процессы, встроенные в систему, а также графический конструктор бизнес-процессов, который позволяет настраивать сценарии работы с документами без привлечения средств программирования.

Основными возможностями функциональность СЭД ТЕЗИС, разумеется, не ограничивается. Программа не только обладает массой функций для облегчения работы (вроде автозаполнения полей документа на основе справочников), но представляет собой гибкий расширяемый продукт, где найдется место любым изменениям.

Редакции программы СЭД ТЕЗИС

Логично предположить, что малой фирме требуется гораздо более скромная программа для электронного документооборота, чем огромному холдингу. В связи с этим, система ТЕЗИС имеет три редакции — Базовую, Стандартную и Расширенную. Они различаются и широтой возможностей, и ценой. Возможности, входящие в каждую редакцию, представлены в таблице ниже.

Редакции системы различаются по стоимости, которая также зависит от количества пользователей. Чтобы не запутаться, существует калькулятор внедрения программы для электронного документооборота.

Особые модули системы ТЕЗИС

Любая программа для электронного документооборота имеет свои особые «фишки», которые отличают ее от остальных, и ТЕЗИС — не исключение. Система имеет несколько полноценных дополнительных модулей, которые пригодятся отдельным организациям.

Модуль «Единый холдинг»

Если система устанавливается на нескольких предприятиях, входящих в холдинговую структуру, этот модуль позволяет создать единую базу данных, хранящую документы всего холдинга. При этом сотрудники разных предприятий не будут иметь доступа к документам других предприятий. Однако, если такая необходимость возникнет — например, у администраторов системы, делопроизводителей или руководства холдинга — гибкая система прав доступа позволяет организовать для них возможность просмотра абсолютно любых документов.

Модуль «Управление совещаниями»

Данный модуль программы для электронного документооборота ТЕЗИС позволяет планировать совещания, задавать их повестку, дату, время и место проведения, выбирать участников, рассылать им уведомления о предстоящем заседании и формировать протокол по его итогам. Более того, на основании протокола затем можно поставить задачи сотрудникам и проконтролировать их исполнение.

Модуль «Обращения граждан»

Этот модуль предназначен специально для государственных организаций — он интегрируется с сайтом организации и позволяет автоматически вводить в систему запросы граждан. После этого каждый запрос направляется по заданному маршруту к ответственным лицам, которые обрабатывают его и формируют для заявителя результирующий документ— справки, выписки, уведомления, официальные письма и другие документы.

Корпоративный портал INCOMAND

Портал Incomand объединяет функциональность системы ТЕЗИС с инструментами корпоративного портала, такими как обмен и совместная работа с документами, размещение корпоративных новостей и объявлений, обмен сообщениями между сотрудниками, ведение корпоративного форума и блога. Это помогает повысить информированность сотрудников о процессах, происходящих в организации, а также обеспечить единую точку доступа к внутренней информации компании и наиболее важным функциям системы ТЕЗИС.

Простой и продуманный интерфейс, обширная функциональность, доступная цена, квалифицированная техническая поддержка, возможность бесконечного расширения возможностей системы — все это делает программу для электронного документооборота ТЕЗИС отличным решением для цифровизации документооборота в организациях. Кроме того, ТЕЗИС — полностью российская разработка, сертифицированная органами безопасности Российской Федерации и входящая в реестр рекомендованного ПО для государственных организаций в России. Выбирая систему ТЕЗИС, вы выбираете надежность и инновации.

Завершение задачи рабочего процесса

В зависимости от рабочего процесса, для которого вам была назначена задача, могут быть предложены различные задачи, и есть несколько способов, которыми вы можете выполнить эти задачи рабочего процесса.

Примечание. рабочих процессов SharePoint 2010 были удалены с 1 августа 2020 года для новых клиентов и удалены из существующих клиентов 1 ноября 2020 года. Если вы используете рабочие процессы SharePoint 2010, мы рекомендуем перейти на Power Automate или другие поддерживаемые решения.Дополнительные сведения см. В разделе Вывод рабочего процесса SharePoint 2010 из эксплуатации.

Что ты хочешь сделать?

Подробнее о выполнении задач рабочего процесса

Действие, которое вы выполняете, или информация, которую вы предоставляете для выполнения задачи рабочего процесса, зависит от того, для чего предназначен рабочий процесс и как он был настроен при добавлении в список, библиотеку или тип контента для элемента. Например:

• Рабочий процесс утверждения может попросить вас утвердить или отклонить элемент.

• Рабочий процесс сбора отзывов может попросить вас просмотреть документ.

• Рабочий процесс сбора подписей может попросить вас подписать документ

Другие рабочие процессы могут попросить вас выполнить другие задачи. У вас также может быть возможность переназначить задачу или запросить изменения в элементе рабочего процесса. Наконец, в некоторых случаях завершение задачи рабочего процесса может даже создать другую задачу в рабочем процессе.

Примечание: Задача может быть назначена настраиваемым рабочим процессом или настраиваемой версией одного из стандартных рабочих процессов. При необходимости проконсультируйтесь с человеком, который запустил или создал рабочий процесс, чтобы узнать, как действовать дальше.

Для получения дополнительной информации о том, как выполнить задачу рабочего процесса для одного из предопределенных рабочих процессов, см. Ссылки в разделе См. Также .

Верх страницы

Выполнить задачу рабочего процесса

1. Найдите соответствующую задачу рабочего процесса.Для этого есть несколько способов:

   • В списке задач Откройте список Задачи для сайта, а затем щелкните вкладку Список на ленте. В группе Управление представлениями выберите Мои задачи в поле Текущее представление .

     Примечание: Если рабочий процесс не использует список задач по умолчанию , ваша задача рабочего процесса может не отображаться в списке Задачи .Чтобы найти задачу рабочего процесса, перейдите в список или библиотеку, где сохранен элемент рабочего процесса. Наведите указатель мыши на имя задачи, которую вы хотите выполнить, щелкните появившуюся стрелку, а затем щелкните Рабочие процессы . На странице «Состояние рабочего процесса» в разделе Выполняемые рабочие процессы щелкните имя рабочего процесса, участником которого вы являетесь. В разделе Задачи найдите задачу рабочего процесса.

   • В сообщении электронной почты с уведомлением о задаче Например:

   • В документе Word на панели сообщений Например:

   • На странице «Состояние рабочего процесса» в списке задач Например:

2. Наведите указатель мыши на заголовок задачи, которую нужно выполнить, пока текст не станет подчеркнутым, а затем щелкните заголовок.

3. В появившейся форме введите или выберите информацию, которая требуется для выполнения задачи.

4. Наконец, нажмите Утвердить , Отклонить , Отправить отзыв или ОК в зависимости от ситуации.

Верх страницы

Список моих задач — просмотр задач рабочего процесса

Список всех задач рабочего процесса, назначенных конкретному пользователю, доступен им через систему управления документами, выбрав Просмотр и одобрение> Мои задачи в области Мой FileHold.

FileHold поддерживает три типа действий: действие утверждения документа, действие отправки для внешней подписи и действие проверки документа. В списке «Мои задачи» отображаются все активные задачи проверки или утверждения, назначенные или делегированные пользователю. Ранее выполненные или отмененные задачи не отображаются в списке. После запуска рабочего процесса пользователю будет отправлено электронное письмо (если настроено) с уведомлением о задаче рабочего процесса. Выбранная задача в списке «Мои задачи» остается выбранной до тех пор, пока список не будет обновлен и выбранная задача больше не будет в списке.

Список «Мои задачи рабочего процесса» можно отфильтровать по имени шаблона рабочего процесса.

При просмотре или утверждении документов можно использовать новый интерфейс (FileHold 16.2) для более понятного и удобного взаимодействия, предоставляющего пользователю более подробную информацию о рабочем процессе. Например, сведения о задаче, заголовок действия и предыдущие действия рабочего процесса, комментарии и действия можно увидеть на одном экране. В качестве альтернативы можно по-прежнему использовать старый интерфейс. Пользователю может быть предложено выбрать тип интерфейса в зависимости от настроек администратора.Вариант использования старого или нового интерфейса можно выбрать на экране «Мои задачи». См. Дополнительные сведения в разделе «Настройки рабочего процесса».

Из списка «Мои задачи» вы можете:

• Отправить отзыв или одобрение.
• Отправьте документ на подпись с помощью Adobe Sign.
• Отменить рабочий процесс.
• Передать задачу другому пользователю.
• Зарезервировать или отменить резервирование для задачи. Задачи, которые можно зарезервировать, отмечены звездочкой *.
• Просмотрите документы, которые являются частью рабочего процесса (ссылка «Показать документы»).
• Получите локальную копию документа, находящегося на рассмотрении или утверждении (на панели «Документы, связанные с именем рабочего процесса»).
• Просмотр отчета о состоянии задачи (Просмотр рабочих процессов).
• Извлечь документ (на панели «Документы, связанные с именем рабочего процесса»).
• Отключить автоматическое обновление списка

Веб-часть «Мои задачи рабочего процесса»

Веб-часть My Workflow Tasks используется для отображения списка задач, связанных с рабочим процессом, которые были назначены пользователю, который в данный момент вошел в систему.Веб-часть используется на странице сайта.

Примечание. Задачи, которые больше не действительны из-за отсутствия информации, будут отображать ссылку для удаления записи из веб-части.

Для использования веб-части «Мои задачи рабочего процесса»:

• Перейдите на страницу сайта, на которую вы хотите добавить веб-часть.
• Щелкните значок настроек в правом верхнем углу.Щелкните Edit Page .

• Щелкните в области Rich Content , куда должна быть вставлена ​​веб-часть.
• На ленте щелкните вкладку Insert , затем щелкните веб-часть .

• В разделе «Категории» щелкните Nintex Workflow 2013 .
• В разделе Веб-части щелкните Мои задачи рабочего процесса .
• Нажмите кнопку Добавить .

• Страница будет перезагружена с установленной веб-частью.

• Отобразятся настройки веб-части по умолчанию:
• Позиция : Название позиции.
• Рабочий процесс : имя рабочего процесса.
• Статус : статус задачи, связанной с рабочим процессом (относительно «ожидаемой продолжительности», установленной во время построения рабочего процесса).
• Ожидание с : сколько времени текущая задача была необходимой и не была завершена.
• Текущее действие : действие, которого ожидает выполняющийся рабочий процесс.
• Если вы хотите использовать веб-часть с настройками по умолчанию, нажмите Остановить редактирование .

• Измените параметры веб-части, щелкните значок, чтобы активировать меню веб-части, затем щелкните Изменить веб-часть .

• Справа от страницы будет показан ряд параметров, относящихся к данной веб-части.

Настройки веб-части: мои задачи рабочего процесса

• Показать задачи с: Установите для отображения рабочих процессов с текущего сайта или со всех сайтов в семействе сайтов. Организациям, имеющим лицензию на версию Nintex Workflow Enterprise, будет предоставлена ​​дополнительная возможность выбрать всю ферму.
• Пейджинг: Установите количество элементов, отображаемых на странице веб-частью.
• Дисплей:
• Предпочитать имена файлов: По умолчанию заголовки документов отображаются в веб-части. Если заголовок документа не задан, отображается имя файла документа.
• Показать задачи для всех пользователей: Показывает задачи только для текущего пользователя (по умолчанию) или для всех пользователей (добавляется еще один столбец).
• Показать столбец состояния: Индикатор состояния имеет три состояния: «Новый», оранжевый кружок и красный кружок. Установка интервала здесь определяет, сколько времени до «Ожидаемой продолжительности» отображается красный кружок. Такой же интервал используется для двух других состояний. Например, если интервал индикатора состояния установлен на 8 часов, тогда красный индикатор будет отображаться за 8 часов до достижения «ожидаемой продолжительности», оранжевый индикатор будет отображаться за 8 часов до отображения красного индикатора и все время до этого. , индикатор состояния будет «Новый».
• Показать время, прошедшее с момента создания элемента: Показывает время, прошедшее с момента создания элемента.
• Отображает пользователя, инициировавшего рабочий процесс: Отображает пользователя, который инициировал рабочий процесс.
• Имя элемента URL-адрес : Указывает, куда пользователь переходит, когда щелкает имя элемента списка в веб-части.
• Форма отображения задачи : Переход на страницу просмотра элемента задачи. Обратите внимание: форма просмотра по умолчанию для «Запросить утверждение», «Запросить проверку» и «Назначить задачу Flexi» имеет то же поведение, что и форма редактирования.
• Форма редактирования задачи: Переход на страницу редактирования задачи.
• Отображаемый URL-адрес элемента: Указывает на элемент, с которым связана задача.
• Пользовательский: Укажите настраиваемую страницу для перехода. В строку запроса можно добавить следующие заполнители:
• {TaskListID}: GUID списка задач.
• {TaskID}: Идентификатор элемента задачи в списке задач.
• {ListID}: GUID списка, в котором выполняется рабочий процесс, связанный с задачей.
• {ItemID}: Идентификатор элемента, для которого выполняется рабочий процесс, связанный с задачей.
• Сортировка по умолчанию: Определяет порядок, в котором отображаются записи.

Автоматизируйте задачи на основе другой задачи с помощью правил рабочего процесса — The Marks Group | Консультации по малому бизнесу

Один из способов автоматизации бизнес-процессов — это правила рабочего процесса.Если вы планируете задачи после того, как другая задача завершена или запланирована, правила — это то, что вам нужно! Рабочие процессы позволяют запускать как события, так и задачи. Если критерии для триггера соблюдены, выполняется действие.

Одно из доступных действий — запланировать задачу. Задача может быть назначена пользователю, роли или владельцу записи. Можно настроить тему, срок, комментарии, статус и приоритет.

Задачи можно использовать для планирования задач по подготовке собрания перед событием.Они также могут запускать друг друга, создавая набор связанных задач. Например, когда задача подготовки собрания завершена, создается задача, которую должен просмотреть представитель. Когда представитель завершит задачу проверки, для администратора планируется создать повестку дня.

В этом примере мы создадим задачу для конкретного пользователя, когда запланировано событие для подготовки к встрече.

Есть 3 шага для создания правила рабочего процесса:

• Выберите объект для срабатывания — Объект события / поле темы
• Сконфигурируйте критерии правила — Когда создается только запись, а тема содержит «Встреча нового клиента»
• Настройте действие, которое будет выполняться при соблюдении правила — Задача для пользователя за 14 дней до события «Новый клиент».

1. Перейдите к Setup (значок шестеренки) и введите «Правила рабочего процесса» в Быстрый поиск Щелкните Правила рабочего процесса .

2. Нажмите на новое правило
3. Выберите объект, который вы хотите «активировать». В этом примере мы хотим активировать поле «Тема события», чтобы было выбрано «Событие». Нажмите Далее .

4. Затем дайте правилу имя и настройте критерии.Для этого примера критерии будут:

Критерии оценки : Создано. Это означает, что он будет проверять значение поля «Тема» только тогда, когда запись о событии создается в соответствии с критериями правила.

Критерии правила : Событие: Тема содержит «Встреча нового клиента. Это означает, что поле «Тема» события должно содержать «Встреча нового клиента» для выполнения действия.

** Используйте логику фильтра, чтобы добавить операторы И / ИЛИ к критериям правила для большей гибкости.

5. Нажмите Сохранить и продолжить
6. Щелкните раскрывающийся список Добавить действие рабочего процесса и выберите Новая задача .
7. Настройте задачу, которая будет планироваться, когда в поле «Активная учетная запись» установлено значение «Да». Для этого примера критерии будут:

Назначен владельцу счета

Тема = Приветственный звонок и встреча

Срок выполнения = 1 день после срабатывания правила рабочего процесса

Статус = Не запущен

Приоритет = высокий

Комментарии = Дополнительные примечания / указания

8. Нажмите Сохранить Новое правило рабочего процесса создано.Нажмите кнопку Готово .
9. Прежде чем вы сможете протестировать ИЛИ агрегат, вы должны нажать кнопку Активировать вверху страницы.
10. Протестируйте правило и внесите необходимые изменения, пока оно не заработает правильно.

11. Чтобы внести изменения в правило рабочего процесса, нажмите кнопку Изменить в разделе «Сведения о правиле рабочего процесса».
12. Чтобы внести изменения в задачу, нажмите кнопку Изменить в разделе «Действие рабочего процесса».

Задачи рабочего процесса | Онлайн-справка

Задачи рабочего процесса позволяют автоматически делегировать важные обязанности различным сотрудникам в рамках организации конечных пользователей.

Чтобы создать задачу рабочего процесса

1. Войдите в консоль Zoho Developer и щелкните Extensions for Zoho CRM .
2. Выберите расширение, которое вы хотите изменить, и нажмите Edit.
3. Щелкните Automate на левой панели страницы Extension Details и щелкните Workflow.
4. S выбрать Вкладка «Задачи» вверху страницы.
5. На странице New Task выполните следующие действия:
   
   • Выберите модуль Module из раскрывающегося списка.
   • Введите Тема для задачи.
     
   • Укажите срок оплаты .
   • Выберите Статус задачи из раскрывающегося списка.
   • Выберите задачу Приоритет из раскрывающегося списка.
   • Выберите пользователя из справочного списка Назначено , чтобы назначить задачу.
     
   • Если вы хотите уведомить получателя задачи по электронной почте, установите флажок с надписью Уведомить исполнителя.
   • Если вы хотите отправить напоминание получателю задачи, установите флажок с надписью Напомнить исполнителю.
   • Выберите день и время для отправки напоминания.
   • Выберите тип напоминания:
     
     • Уведомление по электронной почте — электронное письмо с напоминанием будет отправлено владельцу задачи в указанное время.
     • Оповещение через всплывающее окно — всплывающее напоминание будет инициировано для владельца задачи в указанное время.
   • Введите задачу Описание .
6. Нажмите Сохранить .
   Теперь будет доступна новая задача рабочего процесса.

Примечание

• Задачи рабочего процесса не могут быть созданы для записей, которые не поддерживают задачи в Zoho CRM.
• Задачи рабочего процесса не могут быть связаны с правилом рабочего процесса, если критерий выполнения, выбранный для правила, — «Удалить».
• Если поле Assigned To оставлено пустым, система автоматически назначит Задачу владельцу записи.

Задача рабочего процесса

Вернуться к администрированию рабочего процесса

Форма задачи рабочего процесса

Эта форма позволяет пользователям настраивать задачи рабочего процесса, определять группы пользователей и устанавливать сроки выполнения действий рабочего процесса.Настройка задачи рабочего процесса такая же, как и для поля со списком в отчете об администрировании рабочего процесса на панели управления статусом рабочего процесса .

На изображении ниже показаны форма задачи рабочего процесса и блок-схема (которая изменяется в зависимости от выбранного типа рабочего процесса).

Поля ввода и параметры для формы и диаграммы задачи рабочего процесса описаны ниже:

Столбцы, отображаемые в таблице назначений, показаны ниже:

Ниже приведены описания столбцов в форме «Задача рабочего процесса»:

Форма назначения рабочего процесса

Эта форма позволяет владельцам процессов назначать шаги рабочего процесса группам пользователей.

Поля и параметры описаны ниже:

Создание кубов рабочего процесса для измерения шага

На изображении ниже показано меню задач рабочего процесса и блок-схема, когда кубы для измерения шага должны быть созданы, нажав кнопку Создать кубы рабочего процесса для измерения шага .

Предварительный просмотр изменений (открывается в новом окне)

Появляется, когда выбирается ранее неиспользованный размер шага. Он создает новые кубы _WF Status () и _WF Task Assignment () для ранее неиспользованного измерения шага.

Например, если в качестве измерения шага рабочего процесса выбрано Юридическое лицо , будут созданы два куба: _WF Status (Legal Entity) и Task Assignment (Legal Entity) куб.

На изображении ниже показаны новые кубы, которые были созданы при нажатии кнопки Create Workflow Cubes for Step Dimension .

Примечания:

• Модель МВЗ поддерживает только шаг измерения МВЗ в отчетах "Бюджет", "Прогноз" и "Среднесрочное планирование".
• Модель «Продажи» будет поддерживать только измерения шага Клиент и Статья в отчетах «Среднесрочное планирование продаж», «Валовая прибыль от продаж», «Валовой доход от продаж», «Комиссия с продаж», «Затраты на продажу и маржа взносов». При изменении измерения шага рабочего процесса с Клиент на Статья отчеты планирования продаж работают до тех пор, пока назначенный элемент Article выбран в разделе POC.Если выбран элемент выше или ниже назначенного шага рабочего процесса, отчеты будут защищены (не позволит вводить значения).
• Модель управления персоналом будет поддерживать только шаговое измерение Центр затрат в отчетах «Численность персонала», «Заработная плата и оклады», «Затраты на оплату труда без оплаты труда» и «Среднесрочное планирование».
• Если измерения, не перечисленные выше, определены как измерения шага, отчеты модели не будут работать должным образом.
• Вес агрегирования в измерении шага рабочего процесса должен быть 1. Части рабочего процесса не будут работать с другими весами (такими как 0 или -1).

Управление задачами рабочего процесса