Первичный документооборот: Организация первичного документооборота: как сократить затраты

«НорникельПубличное акционерное общество «Горно-металлургическая компания «Норильский никель» и его дочерние компанииПерейти к словарю» ведет непрерывное внедрение передовых технологий и практик с освоением нового опыта, рационально используя природные ресурсы. Применение электронного документооборота доказало свою эффективность на практике, позволив успешно противостоять вызовам современности.

ГруппаПубличное акционерное общество «Горно-металлургическая компания «Норильский никель» и его дочерние компанииПерейти к словарю компаний «Норильский никель» приглашает поставщиков перейти на электронный документооборот для обмена первичными учетными документами, подтверждающими факт хозяйственной жизни в рамках исполнения обязательств по договорам, документов их сопровождающих и счетов-фактур.

Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), переданные через систему оператора электронного документооборота, признаются оригиналами (являются равнозначными бумажным документам с синей подписью и печатью) и принимаются ИФНС без дублирования на бумаге.

Для работы в ЭДО «Норникель» использует следующих операторов:

Мы используем Cookies для того, чтобы сделать ваше пребывание на нашем сайте максимально комфортным. Если вы продолжаете просмотр страниц без изменения настроек, это будет означать, что вы принимаете все Cookies сайта «Норникель». Вы также можете нажать кнопку «Я принимаю», чтобы скрыть это сообщение. Конечно, вы можете изменить ваши настройки Cookies в любое время, настроив браузер соответствующим образом. Детали о Cookies доступны по ссылке подробнее

Я принимаю

Альбом форм первичных учётных и иных документов, рекомендуемых НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» для применения экономическими субъектами

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», вступившего в действие с 01.01.2013 г., руководителю экономического субъекта предоставлено право утверждения форм первичных учётных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни. Должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта, обеспечивает представление руководителю экономического субъекта указанных форм.

Каждый первичный учётный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование экономического субъекта, составившего документ, содержание факта хозяйственной жизни, величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения, наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность её оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события, подписи вышеуказанных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Руководитель экономического субъекта утверждает формы первичных учётных документов и список должностных лиц, уполномоченных их подписывать. Экономические субъекты могут применять: самостоятельно разработанные формы первичных учётных документов, формы, рекомендуемые органами негосударственного регулирования бухгалтерского учёта и др., соблюдая при этом принцип рационального ведения бухгалтерского учёта.

НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России», принимая во внимание этот принцип, а также руководствуясь статьей 24 вышеуказанного Федерального закона и своим Уставом, утвердил решением Президентского совета (протокол от 25.04.2013г. № 4/13) Альбом первичных учётных документов, рекомендуемых для применения экономическими субъектами. Формы, включенные в Альбом, используются в программе «1С: Бухгалтерия 8». Формы первичных учётных документов сформированы на основе соответствующих форм, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, утвержденных постановлениями Госкомстата Российской Федерации, и обязательных к применению экономическими субъектами до вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Все формы разделены на две группы: внутренние первичные учётные документы и учётные документы, формирующие внешний документооборот экономического субъекта.

В переходный период, связанный с реализацией «Плана мероприятий по формированию методологии систематизации и кодирования информации, а также совершенствованию и актуализации общероссийских классификаторов, реестров и информационных ресурсов», утвержденного Заместителем Председателя Правительства Российской Федерации — Руководителем Аппарата Правительства Российской Федерации В.Ю. Сурковым 22.12.2012 г. № 7125п-П10, в первичных учётных документах, формирующих внешний документооборот экономических субъектов, указываются действующие код и индекс формы по ОКУД. Применение документов, включенных в эту группу, экономическими субъектами будет содействовать сбалансированию документооборота в макроэкономическом пространстве по наиболее распространенным операциям.

Субъекты экономической деятельности, учитывая конкретные условия хозяйствования, могут уточнять, корректировать и т.д. рекомендуемые формы, соблюдая при этом законодательно установленные требования к оформлению первичных учётных документов.

Альбом первичных документов. Внешний документооборот. Архив в формате .ZIP (164 Кб)

Альбом первичных документов. Внутренний документооборот. Архив в формате .ZIP (594 Кб)

Поделиться

Семинар Первичный Документ Киев | Украина

В программе семинара

​

1. Первичные документы предприятия: главные правила:

— какие обязательные реквизиты должны быть в каждом первичном документе?

— обязательно ли использовать типовые формы первичных документов?

— когда составляется первичный документ: до, во время или после хозяйственной операции?

— сколько требуется хранить составленные и полученные первичные документы?

— можно ли  их уничтожить по окончании срока хранения?

2. Первичные документы как подтверждение факта совершения операции:

— Первичные документы являются основанием для ведения бухучета. На какую дату признаются доходы и расходы, приходуются и списываются активы на основании первичных документов?

— Всегда ли это делается датой такого документа? А что делать, если операция произошла, а первичные документы контрагент не предоставил?

— Первичные документы как основа для составления налоговой отчетности. Сколько их нужно хранить для налоговых проверок, и какие документы проверяют налоговики?

3. Электронный документооборот на предприятии:

— как организовать создание и использование электронных документов внутри предприятия  и с его контрагентами?

— если электронный документ распечатать, будет ли он иметь ту же силу?

— электронный документооборот с контролирующими органами и государственными фондами – уже реальность. Как подавать отчетность и вести переписку с налоговиками в электронном виде?

-программное обеспечение и сертификаты ключей подписей – правила бухгалтерского и налогового учета

— сроки и правила хранения электронных документов

— как электронные документы проверяются контролерами? Можно ли предоставить им бумажные копии (распечатки) электронных документов?

4. Первичный документооборот на различных участках бухгалтерского учета:

— первичные документы при начислении доходов физлицам (зарплаты, больничных и отпускных, декретных выплат, а также выплат не работникам)

— первичные документы при работе с наличностью (документы для внутреннего учета  и те, которые кассир обязан выдавать). Подотчетные суммы – правила оформления и сроки отчета.

— командировки на предприятии – как их правильно оформить документально? Что будет, если по окончании командировки работник не предоставил документов?

— документы для приходования и списания запасов и необоротных активов. Ремонты и улучшения, передача и получение в аренду – как оформить правильно?

​​

Связь 1С:Документооборот и учетных систем « ООО «Интелсофтдирект»

Заказчик ведет активную торговую деятельность с множеством контрагентов. В качестве контрагентов выступают как поставщики, так и покупатели. Объем выполняемых операций в день в рамках группы компаний достигает 1000 документов.

• Систематизация хранения и обработки первичных документов
• Снижение рисков потери первичных документов
• Упрощение поиска и получения оперативного доступа к первичным документам
• Возможность сравнения данных в учетных системах и входящих и исходящих документов

В системе 1С:Документооборот должна сохраняться информация:

• О подписанных исходящих документах (договоры, накладные, счета-фактуры и т.д.)
• О входящих документах

Ключевой функционал разработанной системы – возможность выполнить сверку данных оперативной системы и данных системы 1С:Документооборот на предмет выявления расхождений. Сверка данных учетной системы и 1С:Документооборот предполагает сравнение операций в разрезе:

• Номер документа
• Дата документа
• Тип документа
• Организация (по данным ИНН и КПП)
• Контрагент (по данным ИНН и КПП)
• Сумма

В случае нахождения расхождений в данных первичных документов и учетных систем пользователь должен внести соответствующие корректировки и повторить сверку. Наличие сверки гарантирует, что к каждой операции учетной системы существует подтверждающий операцию первичный документ. И к каждому первичному документу существует операция в учетной системе.

Для выполнения указанной проверки все входящие и исходящие документы должны быть занесены в информационные системы по утвержденным схемам.

• Операция отражается в учетной информационной системе
• Каждой операции присваивается уникальный штрихкод
• На основании данных о проведенной операции учетная система вызывала WEB-сервис на стороне 1С:Документооборот для создания карточки документа
• В системе 1С:Документооборот создается карточка документа, с заполненными полями:
  • Номер документа
  • Дата документа
  • Штрихкод документа
  • Тип документа
  • Организация
  • Контрагент
  • Сумма
• На основании операции в учетной системе печатаются соответствующие формы документа. Эти формы подписываются с двух сторон
• После подписания документа он сканируется и загружается в систему 1С:Документооборот
• В момент загрузки данных образ скана документа распознается при помощи системы ABBY FlexiCapture. В момент сканирования распознаются поля Номер, Дата, Штрихкод, Организация, Контрагент, Сумма
• В случае, если в системе 1С:Документооборот не был найден соответствующий по штрихкоду электронный документ, то создается карточка нового документа. Если карточка электронного документа найдена, то система сравнивает значения распознанных полей документа и данных электронного документа
  • В случае наличия расхождения система помечает электронный документ как подозрительный

Выполнение операций по указанной схеме позволяет сравнить данные операций учетной системы и данные исходящих первичных документов. По каждой операции система сравнит данные ключевых полей с данными печатных документов. По каждому печатному документу система позволит определить корректно ли оформлена операция.

• Все входящие документы загружаются из внешней системы документооборота
• На основании переданных подписанных документов в системе 1С:Документооборот создаются карточки электронных документов с заполненными полями:
  • Номер документа
  • Дата документа
  • Штрихкод документа
  • Тип документа
  • Организация
  • Контрагент
  • Сумма
• На основании полученных входящих документов в учетной системе ответственные сотрудники должны внести соответствующие операции в учетной системе

Выполнение операций по указанной схеме позволяет сравнить данные операций учетной системы и данные входящих первичных документов. По каждой операции система сравнит данные ключевых полей с данными печатных документов. По каждому печатному документу система позволит определить корректно ли оформлена операция.

• На 20% сократить время подготовки отчетности
• Повысило качество предоставляемых отчетных данных

Информация о внедрении на сайте 1С: Взаимодействие 1С:Документооборот и учетных систем

Что такое документооборот?

Определение

Документооборот — это расположение элементов страницы, как определено операторами позиционирования CSS, и порядок элементов HTML. это означает, как каждое Определение занимает место и как другие элементы позиционируют себя соответственно.

Итак, что именно это означает? Что ж, давайте разберемся с этим. Элементы можно расположить тремя основными способами:

• Типы отображения
• Поплавки
• Выбор позиции

Типы отображения

HTML-элементы изначально позиционируются по своему типу отображения .Этот тип отображения определяет такие вещи, как то, могут ли другие элементы располагаться рядом с ними, и как на это влияют отступы, поля и другие свойства CSS. Двумя наиболее важными типами отображения являются:

Есть много других, о которых вы можете узнать больше в спецификации W3 для CSS Display Property.

Блок

В контексте форматирования блока блоки располагаются один за другим по вертикали, начиная с верхней части содержащего блока. Расстояние по вертикали между двумя одноуровневыми полями определяется свойствами поля.Вертикальные поля между соседними блоками уровня блока в контексте форматирования блока сжимаются. — W3 Spec

Понятно? И я нет. По сути, рядом с блоком нельзя ставить вещи. Элементы блока, размещенные друг за другом, отображаются вертикально один за другим. Даже если для блочного элемента задано свойство CSS ширины, элементы, определенные после него, будут помещены под ним, а элементы, определенные до него, будут размещены над ним.

Встроенный

В контексте встроенного форматирования блоки располагаются горизонтально, один за другим, начиная с верхней части содержащего блока.Между этими полями соблюдаются горизонтальные поля, границы и отступы. Блоки могут быть выровнены по вертикали по-разному: их нижняя или верхняя часть может быть выровнена, или базовые линии текста внутри них могут быть выровнены. — W3 Spec

Это немного легче усвоить. Встроенные блоки уважают своих братьев и сестер и позволяют им сидеть горизонтально. Они настолько широки, насколько и их содержание. Их также можно выровнять по вертикали с помощью свойства vertical-align, в отличие от блочных элементов, которые этого не могут.Однако, в отличие от блочного элемента, они ограничены во многих свойствах CSS, которые они могут использовать.

Плавающие

Плавающие — это прямоугольник, который смещается влево или вправо в текущей строке. Наиболее интересной характеристикой плавающего блока (или «плавающего» или «плавающего» бокса) является то, что контент может течь вдоль его стороны (или это может быть запрещено свойством «clear»). Контент течет вниз по правой стороне всплывающего влево бокса и вниз по левой стороне всплывающего вправо бокса. — W3 Spec

Floats — это свойство CSS, которое вы можете применить к элементу уровня блока, чтобы сдвинуть его либо к левой, либо к правой границе его родительского блока.Это очень полезно, так как позволяет вам использовать все преимущества того, что может предложить элемент блочного уровня, в то же время обойдя главное ограничение, заключающееся в невозможности размещать элементы блочного уровня горизонтально друг к другу. Однако есть компромисс с использованием поплавков.

Плавающие элементы исключаются из нормального документооборота. Хорошо известная проблема — это когда несколько дочерних элементов перемещаются, что приводит к потере высоты для родительского элемента. Обычно высота и ширина родительского элемента растягиваются, чтобы соответствовать содержимому, однако с плавающим содержимым это не так.Высота и ширина родительского контейнера не будут изменены плавающими элементами. К счастью, это хорошо известная проблема, в которой есть много исправлений, например clearfix. Чтобы узнать больше о clearfix, вы можете прочитать об этом здесь. Многие сеточные системы разрабатываются с использованием плавающих элементов, которые являются архитектурной основой веб-сайта.

Позиционирование

Есть несколько значений позиционирования, которые могут быть применены к элементам. Начальное значение, применяемое ко всем элементам, — «статический», входящий тип, о котором мы поговорим позже.

Значения позиции

• Значение: статическое | родственник | абсолютный | фиксированный | унаследовать
• Начальный: статический

Свойства смещения позиции

• Свойства: вверх | право | внизу | осталось

Есть две группы свойств позиционирования:

В потоке

Есть два значения положения в потоке: статическое и относительное .

Static Как упоминалось ранее, элементы по умолчанию используют значение входящего потока «static».Это означает, что они ведут себя нормально в соответствии с макетом их типа отображения. Они также не взаимодействуют с неконтролируемыми элементами. На них не влияют свойства смещения позиции (вверху, справа, внизу, слева).

Относительное положение очень похоже на статическое, но главное отличие состоит в том, что они могут взаимодействовать с непроточными элементами. Относительно позиционированный элемент может использоваться как контейнер для дочерних элементов вне потока. Позиционированные элементы вне потока будут соблюдать границы блока относительно позиционированного элемента.Круто, правда? Относительно позиционированные элементы, в отличие от статических, также могут использовать свойства смещения позиции для их перемещения. При использовании этих свойств блок относительно позиционированного элемента по-прежнему будет занимать пространство своего исходного положения, но содержимое будет смещено вне потока.

Выходной

Имеется два значения положения выхода: абсолютное и фиксированное.

Абсолютный

В модели абсолютного позиционирования блок полностью удаляется из нормального потока (он не влияет на более поздних родственников) и ему назначается позиция по отношению к содержащему блоку.- W3 Spec

Абсолютно позиционированные элементы вводят концепцию слоев. Представьте, что элементы — это просто разные листы бумаги. Вы можете сложить эти листы бумаги друг на друга так, чтобы один лист перекрывал другой. Та же концепция применима к элементам HTML. Используя свойство, известное как z-index, вы можете контролировать, какие элементы перекрывают другие. В спецификации W3 также упоминается, что он учитывает содержащий блок. Этот блок не является его прямым родителем. Как упоминалось ранее, все элементы HTML, которые позиционируются статически, не влияют на элементы вне потока.По умолчанию этот содержащий блок является тегом тела. Если вы хотите сделать HTML-элемент содержащим блоком, он должен иметь любую позицию, кроме статической (фиксированной, относительной или абсолютной).

Фиксированное

Фиксированное позиционирование — это подкатегория абсолютного позиционирования. Единственное отличие состоит в том, что для фиксированного блока, содержащий блок устанавливается окном просмотра. — W3 Spec

Довольно просто! Область просмотра — это окно браузера. То есть, маловероятно, что абсолютно позиционированные элементы, элемент с фиксированной позицией не будет учитывать никакие родительские контейнеры с фиксированным / абсолютным / относительным позиционированием.Единственный родитель, который он уважает, — это само окно браузера. Это отлично подходит, когда вы хотите, чтобы что-то оставалось на странице, так как все фиксированные элементы останутся на странице во время прокрутки.

Заключение

И это завершает объяснение модели документа! Это сообщение в блоге всегда будет корректироваться, чтобы включать информативные изображения, примеры и некоторые упражнения (когда меня это беспокоит).

In Flow и Out of Flow — CSS: Каскадные таблицы стилей

В предыдущем руководстве я объяснил блочную и встроенную компоновку в обычном потоке.Все элементы, которые находятся в потоке, будут выложены с помощью этого метода.

В следующем примере у меня есть заголовок, абзац, список и последний абзац, который содержит сильный элемент . Заголовок и абзацы являются блочными, элемент strong встроен. Список отображается с помощью flexbox, чтобы упорядочить элементы в строку, однако он также участвует в блочной и встроенной компоновке — контейнер имеет внешний вид display типа block .

Можно сказать, что все элементы находятся в потоке. Отображаются на странице в том порядке, в котором они находятся в источнике.

Все элементы проточные, кроме:

• размещенные позиции
Элементы
• с положением : абсолютное (включая положение : фиксированное , которое действует таким же образом)
• корневой элемент ( html )

Элементы вне потока создают новый контекст форматирования блока (BFC), и поэтому все внутри них можно рассматривать как мини-макет, отдельный от остальной части страницы.Таким образом, корневой элемент находится вне потока, поскольку является контейнером для всего в нашем документе и устанавливает контекст форматирования блока для документа.

Плавающие элементы

В этом примере у меня есть div , а затем два абзаца. Я добавил цвет фона к абзацам, а затем переместил div влево. Блок div вышел из строя.

Как поплавок, он сначала размещается в соответствии с тем местом, где он будет в нормальном потоке, затем вынимается из потока и перемещается влево как можно дальше.

Вы можете видеть цвет фона следующего абзаца, идущего внизу, это только строчные поля этого абзаца, которые были сокращены, чтобы вызвать эффект обтекания содержимого вокруг поплавка. Поле нашего абзаца по-прежнему отображается в соответствии с правилами обычного потока. Вот почему, чтобы освободить пространство вокруг плавающего элемента, вы должны добавить к нему поле, чтобы отодвинуть от него строковые блоки. Вы не можете ничего применить к следующему текущему контенту, чтобы достичь этого.

Абсолютное позиционирование

Присвоение позиции элемента : абсолютное положение или : фиксированное удаляет его из потока, а любое пространство, которое оно могло бы занять, удаляется. В следующем примере у меня есть три элемента абзаца, второй элемент имеет позицию абсолютное , со значениями смещения сверху: 30 пикселей и справа: 30 пикселей . Он был удален из документооборота.

Использование позиции : фиксировано. также удаляет элемент из потока, однако смещения основаны на области просмотра, а не на содержащем блоке.

При исключении элемента из потока с помощью позиционирования вам нужно будет управлять возможностью перекрытия контента. По сути, отсутствие потока означает, что другие элементы на вашей странице больше не знают, что элемент существует, поэтому не будут на него реагировать.

Относительное позиционирование и поток

Если вы задаете относительное позиционирование элемента с position: relative , он остается в потоке, однако затем вы можете использовать значения смещения для его перемещения. Однако пространство, которое он поместил бы в обычном потоке, зарезервировано, как вы можете видеть в примере ниже.

Когда вы делаете что-либо для удаления или перемещения элемента с того места, где он должен был быть размещен в обычном потоке, вы можете ожидать, что вам потребуется некоторое управление содержимым и содержимым вокруг него, чтобы предотвратить перекрытия. Независимо от того, включает ли это очистку поплавков или обеспечение того, чтобы элемент с положением position: absolute не располагался поверх какого-либо другого содержимого. По этой причине методы, которые удаляют элементы из потока, должны использоваться с пониманием того эффекта, который они оказывают.

Строка документооборота · Codejig

Строка потока документов — это инструмент для создания документов процесса продаж на основе предшествующих документов в потоке.Он расположен вверху каждого документа процесса продажи. Строка потока документов представляет собой типичный процесс продаж, который состоит из пяти последовательных шагов, которые включают создание следующего процесса продаж и связанных с продажей документов:

Коммерческое предложение ⇒ Заказ на продажу ⇒ Доставка ⇒ Счет-фактура ⇒ Получение платежа

Примечание: Строка документооборота — это вспомогательный инструмент для управления торговыми документами. Его основная цель — представить процесс продаж более прозрачным и последовательным образом.Однако это не основной инструмент для создания документов процесса продаж. Например, строка потока документов позволяет создать только один документ определенного типа на основе предшествующих торговых документов. Таким образом, если вы хотите создать несколько заказов на продажу на основе одного коммерческого предложения, вы должны использовать стандартные функции копирования, но не строку потока документов.

Навигация по строке документооборота

Строка документооборота также помогает ориентироваться в процессе продаж и связанных с продажами документах.Строка дает вам информацию о том, где находится конкретный документ процесса продажи в потоке, основан ли он на других документах процесса продаж, какие документы могут или не могут быть созданы непосредственно из данного документа.

В строке потока документов текущий документ процесса продажи выделен темно-синим цветом.

Последующие документы в потоке, которые вы можете создать на основе данного документа, выделены голубым цветом, также рядом с именами документов отображается значок «Плюс».

Если документ основан на предыдущих торговых документах, а не на общих именах торговых документов, вы увидите серийный номер конкретных торговых документов, на основе которых был создан данный документ.Вы можете перейти к таким документам, щелкнув их в строке потока документов.

Документы, которые невозможно создать из данного документа, отключены в строке и отображаются серым цветом.

Создание документа по строке документооборота

Например, если вы начинаете процесс продаж с добавления коммерческого предложения, вы можете создать на его основе все последующие документы процесса продаж, в частности, вы можете создать заказ на продажу, поставку или счет-фактуру непосредственно из коммерческого предложения.

Примечание: Невозможно создать документ приема платежа из коммерческого предложения или любых других документов процесса продажи, кроме счета-фактуры. Приемные платежные документы могут быть созданы только как отдельные документы или на основе счетов-фактур.

Чтобы создать документ из потока, вы должны, прежде всего, сохранить коммерческое предложение, а затем щелкнуть документ в строке, которую вы собираетесь создать. Затем система скопирует информацию из предложения по продажам и перенесет их во вновь созданный документ процесса продаж, заполнив его поля значениями, скопированными из полей предложения по продажам.

Вы можете создать любой из последующих документов процесса продажи из коммерческого предложения, за исключением документа получения платежа, который может быть создан только на основе счетов-фактур.

Вы можете следовать типичному процессу продаж и создавать все документы из потока в последовательном порядке или можете пропустить определенные документы и, например, создать документ поставки непосредственно из коммерческого предложения. Если вы пропускаете определенные документы из потока продаж и сразу же создаете документы более высокого уровня, вы можете вернуться к первому документу в потоке и создать пропущенные документы.Например, вы можете создать заказ на продажу на основе коммерческого предложения, на основе которого уже была создана поставка. Тогда созданный заказ на продажу также будет отображаться в строке Документооборот. Однако, если перед поставкой нет коммерческого предложения, вы не сможете создавать заказы на продажу, поскольку процесс продаж в Codejig ERP — это односторонний процесс, который движется только вперед, но не в обратном направлении. Таким образом, настоятельно рекомендуется начинать цикл продаж с создания первого документа в потоке, поскольку это позволит вам создавать все документы из потока в любое время.

Примечание : Вы можете изменять торговые документы, созданные на основе предыдущих документов в потоке. Вы можете изменить данные в любых полях, добавить новые элементы, удалить переданные элементы или изменить сведения об элементе. Кроме того, вы можете редактировать или удалять документы, на основе которых были созданы последующие документы, не затрагивая эти документы более высокого уровня и не вызывая в них каких-либо изменений. Также вы можете создавать новые документы вместо удаленных, и такие документы будут отображаться в строке Документооборота.Однако, если вы удалите первый документ в потоке, вы не сможете создавать из него новые документы в потоке.

1.7 Поток информации — LIB 160: Информационная грамотность

Фактор, который вы, возможно, не учли, когда начинали свое исследование, — это время. Когда что-то происходит, важно знать , потому что это может помочь вам определить, сколько и какой тип информации может существовать по вашей теме. Чем ближе к фактической дате чего-то, тем меньше информации по этой теме.Точно так же, чем на дальше от события во времени, тем больше вероятность того, что на больше информации, и публикаций может быть доступно. Это понятие называется потоком информации.

Первичные источники

Первая доступная информация о конкретном событии обычно пытается описать или сообщить о событии в тот же день или очень скоро после того, как оно произошло. Эти типы источников информации часто называют первичными источниками , потому что они являются первыми источниками и часто предоставляют очевидцев точек зрения.(Обратите внимание, что некоторые научные дисциплины определяют первоисточники как публикации, описывающие оригинальные исследования.)

Общие типы первичных источников включают статьи в Интернете и газетах о времени события, дневники, стенограммы новостей, фотографии и видео граждан.

Вот пример:

12 июня 2009 г. в Иране начались предвыборные акции протеста. Наблюдатели со всего мира отметили, что протестующие широко использовали Twitter, Facebook и YouTube, чтобы сообщить о происходящем.

Сразу же началось освещение событий в теленовостях.

14 июня 2009 года анонимные пользователи в Википедии создали запись о протестах.

Газета New York Times опубликовала статью и фотографию на эту тему 15 июня 2009 года.

В Твиттере тысячи твитов #IranElection задокументировали развивающуюся ситуацию. Все это примеры первоисточников, произведенные в то время, когда протесты действительно происходили.

В целом, вы можете ожидать найти информацию в Интернете, телевизионных новостях и социальных сетях в первые несколько дней после события, заслуживающего освещения в печати.По прошествии нескольких недель начинают появляться другие источники информации, добавляющие новые точки зрения и информацию по теме. Статьи в новостных журналах и популярных журналах для потребителей (таких как Time, The New Yorker, Newsweek, People Magazine, Smithsonian, The Economist и т. Д.) — типы журналов, которые вы можете легко найти в супермаркетах, таких супермаркетах, как Walmart и Target, и в большинстве других. книжные магазины — появляются рядом.

В нашем примере 27 июля 2009 г. Newsweek опубликовал короткую статью о протестах на выборах и использовании средств массовой информации в Иране; Примерно в это же время The Economist и другие популярные потребительские журналы также начали публиковать короткие статьи и обзоры.Таким образом, через несколько месяцев начали публиковаться дополнительные источники информации, присоединившись к смеси первоисточников, о которых говорилось ранее.

Вторичные источники

По мере того, как проходит больше времени, появляется больше информации и научных исследований по знаменательным событиям. Часто этот новый материал направлен на то, чтобы понять или проанализировать событие или поместить его в исторический контекст, сравнивая его с другими проблемами, тенденциями или движениями.

Эти типы аналитических , по факту , источники информации называются вторичными источниками .Обычно они оглядываются назад во времени и анализируют исходное событие в гораздо большей глубине и в контексте. Общие типы вторичных источников включают книги, исследовательские статьи и статьи энциклопедии. (Некоторые дисциплины могут определять вторичные источники в основном как книги и статьи энциклопедии.)

Вернемся к примеру протестов против выборов 2009 года в Иране.

В 2010 году одна из первых рецензируемых журнальных статей по этой теме появилась в Международном журнале новых технологий в обществе (iJETS).Многие другие рецензируемые журналы публиковали исследовательские статьи по этой теме с 2012 года по настоящее время. Также в 2010 году начали публиковаться главы научных книг о протестах, а в 2011 году краткие упоминания о мероприятии стали появляться в некоторых энциклопедиях (таких как Энциклопедия средств массовой информации социальных движений).

Проверьте свое понимание

Системы документооборота> Национальная конференция законодательных собраний штатов

Автор: Крис Сьюэлл (Висконсин)

Бюро законодательных технологических услуг в прошлом году приложило дополнительные усилия, чтобы помочь различным законодательным группам разобраться в своих процессах, основанных на документах.

Для нас стало совершенно очевидно, что традиционные общие сетевые диски могут быть очень ограничены, когда клиенты хотят более динамично обмениваться файлами и редактировать их. В небольшом офисе с небольшой командой довольно просто работать с бумажным документом. Документ передается между коллегами, размечается, редактируется, дорабатывается и архивируется. Попытка сделать то же самое, когда есть несколько уровней сложности, физические препятствия, сроки, утверждения, строгие парламентские процедуры и так далее — это может быть чрезвычайно сложно.

Применение того же типа рабочего процесса к цифровому документу в традиционном файловом хранилище также является обременительным. Сотрудники должны согласовать организационную структуру файлов, соглашения об именах, рабочие задания и другие соображения. Отправка документов по электронной почте создает больше возможностей для аудита, но также позволяет создавать несколько версий документов, хранящихся в разных местах. Также нет гарантии, что персонал запомнит CC всем, кто может быть заинтересован в документе.

Многие группы, которые поддерживает Бюро законодательных технологических услуг, предприняли попытки повысить эффективность и контроль процесса создания документов и предложили несколько новаторских решений. К ним относятся системы наклеек, этикеток, наличие сотрудников, основной функцией которых является контроль физического документооборота — ни одна из этих концепций не является очень эффективной.

Давным-давно, пытаясь повысить эффективность и улучшить организацию, мы создали приложение для одной очень конкретной цели: составление и публикация законопроектов.Приложение превратилось в очень сложный инструмент, который очень хорошо выполняет одну конкретную задачу. Что происходит, когда небольшая группа в Законодательном собрании хочет перевести свой процесс управления документами, не относящимся к законопроектам, в цифровую форму, которую LTSB может поддерживать и поддерживать? Мы не можем выделить разные версии системы составления законопроектов для удовлетворения потребностей каждой подгруппы — потребности Бюро законодательного аудита сильно отличаются от потребностей Объединенного комитета по финансам. К сожалению, у нас нет возможности создавать новые системы на заказ для удовлетворения каждой конкретной потребности.

Из-за этого Бюро законодательных технологических услуг потратило много часов на изучение систем электронного документооборота и остановилось на одной, которая показалась наиболее подходящей.

M-Files — это усовершенствованная система управления документами на основе метаданных и рабочих процессов с широкими возможностями настройки, которая может быть быстро и легко адаптирована для небольших подгрупп законодательного собрания. На данный момент мы смогли оцифровать широкий спектр документооборота, который включает в себя: систему кредиторской задолженности и выставления счетов, рабочий процесс запроса бюджета для нескольких офисов, систему назначения работы для учета и документирования командировок для аудиторов, персонал отдела кадров. файл и рабочий процесс оценки сотрудников.У нас есть еще несколько конкретных процессов, которые мы планируем автоматизировать и модернизировать. M-Files чрезвычайно гибок, и нам еще не приходилось сталкиваться с документооборотом, который мы не могли бы смоделировать в приложении