Функции документооборота: СЭД: функции систем электронного документооборота

Содержание

СЭД: функции систем электронного документооборота

28.01.2020

Электронный документ, в отличие от бумажного, представляет собой файл, типовые операции над которым можно автоматизировать. Каждая система электронного документооборота обеспечивает выполнение базовых функций, в числе которых:

  • Создание, регистрация и хранение электронных документов, создание карточки документа.
  • Движение документа по заданному маршруту, возможность его отслеживания.
  • Ведение истории изменений документа.
  • Создание и настройка уведомлений о прохождении документа и его статусе.
  • Ведение журналов, контроль сроков исполнения, создание отчётов.
  • Аналитические функции.
  • Импорт и экспорт документов, в том числе сканирование и печать бумажных документов.
  • Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации, в том числе контроль и разграничение доступа, использование цифровой подписи и т.п.

Кроме того, система электронного доументооборота может обладать дополнительными специфическими возможностями в зависимости от задач, для которых она адаптирована. Так, подсистема, выполняющая функции электронного архива имеет эффективные инструменты для сканирования и оцифровки бумажных оригиналов, в том числе поточного, оснащена средствами работы со складом документов и т.п. Системы, предназначенные для работы с проектной документацией, могут работать с графическими файлами разных типов.

Некоторые функции встроены в СЭД изначально и их нужно просто настроить для нужд конкретной организации, другие реализуются с помощью подключаемых модулей или путём интеграции с другими системами, например, с электронной бухгалтерией.

По мере усовершенствования СЭД вместе с её обновлениями появляется новый функционал.

Что мешает внедрению и использованию системы электронного документооборота

Одна из основных причин этого — человеческий фактор. Сотрудники могут просто не знать о возможностях системы и поэтому не использовать их. Здесь могут помочь инструкции по использованию СЭД, написанные специально или адаптированные для вашей организации. В них необходимо на примерах типовых задач показать возможности системы электронного документооборота. Здесь вам могут помочь консультанты компании «Этлас-Софт».

Иногда людям привычнее и проще работать по старинке, чем тратить время и силы на то, чтобы разобраться с новыми незнакомыми программами. Преодолеть это сопротивление бывает непросто. Нужно показать человеку, в чём выгода от использования современных инструментов на его уровне — например, показать, насколько проще и быстрее станет его работа. Можно организовать среди сотрудников шуточное соревнование по освоению возможностей СЭД.

Как выбрать СЭД с нужным функционалом

На рынке представлено множество систем электронного документооборота. Разобраться в этом многообразии сложно сразу по нескольким причинам.

Во-первых, каждая современная СЭД обладает весьма широкими возможностями, которые не так просто описать как раз из-за их многообразия.

Во-вторых, ещё более трудная задача стоит перед покупателем СЭД — эти широкие возможности нужно сравнить между собой и попытаться «примерить» их на свою организацию.

Как быть? — Посмотреть на функционирование системы документооборота в деле.

Подберите две-три СЭД, которые по описанию соответствуют потребностям вашей организации. Каждая из них должна отвечать нескольким требованиям:

  • у программы должна быть демо-версия или довольно продолжительный бесплатный пробный период;
  • разработчик программы оказывает помощь в её внедрении и адаптации для решения задач покупателя;
  • по окончании пробного периода должна быть возможность выгрузить накопленные данные (это позволит вам не потерять результаты проделанной работы).

Скачайте и попробуйте выбранные СЭД в своей организации. После теста вы сможете сделать обоснованный выбор на основе собственного опыта.

Документооборот — отдельный фрагмент общей картины

Дмитрий Пинаев

Генеральный директор ГК «Современные технологии управления»

Автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед ИТ-специалистами. Это обусловлено тем, что документы является самым распространенным средством поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивая фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании.

С точки зрения специалистов ИТ-службы документы представляют мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае прохождением и хранением документов занимаются специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (1С, Галактика), работа с конструкторско-технологической документацией — в PLM-системе (Лоцман:PLM, T-FLEX DOCs). Но в компании всегда есть набор документов, которые не «ложатся» в одну из существующих информационных систем (ИС). Это могут быть внутренние отчеты, организационно-распорядительная, проектная и другая документация. В этом случае, движение документов может быть автоматизировано только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow (например, OPTiMA-WorkFlow).

Методологию внедрения подобных систем, созданную на основе опыта специалистов ГК «Современные технологии управления» (biztech.ru) (г. Самара), как консультантов по управлению, и специалистов компании Upscale Soft (upscalesoft.ru), осуществляющих разработку и внередние системы «OPTiMA-WorkFlow» (optima-workflow.ru), мы и предлагаем рассмотреть в этой статье.

Формализация документооборота — способ повысить эффективность внедрения СЭД

Интерес к системам электронного документооборота (СЭД) уже давно держится на высоком уровне, но, несмотря на уже более десятилетнюю практику внедрения подобных систем, не все проекты внедрения завешаются успешно. Среди возможных причин неудачи можно выделить: неправильный выбор системы, неподготовленность технической инфраструктуры, саботирование проекта внедрения со стороны сотрудников организации, но, пожалуй, самой главной причиной остается отсутствие должного внимания к формализации документооборота.

Директор по разработке и внедрению компании UpScale Soft Ефим Старостин так комментирует сложившуюся на ситуацию: «Внедряя OPTiMA-WorkFlow в крупных организациях, мы часто сталкиваемся с проблемой недостаточного понимания важности формализации документооборота, что приводит к различным негативным последствиям, например, к частой переделке маршрутных схем движения документов… В редких случаях мы опираемся на готовые модели бизнес-процессов, созданные на базе систем бизнес- моделирования, благодаря чему резко сокращаются сроки внедрения и возрастает отдача от системы документооборота…»

Очевидно, что невозможно внедрить любую информационную систему без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае, объектом автоматизации является процесс прохождения документов через сотрудников компании. Отсутствующее или некачественно выполненное описание документооборота компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к:

  • Неправильному выбору СЭД, т. к. могут быть неучтены особенности движения документов;
  • К срыву сроков проекта из-за необходимости корректировать неправильно выполненное описание документооборота уже в момент внедрения системы;
  • К провалу проекта из-за не использования сотрудниками неправильно настроенной системы.

К сожалению, важный этап по формализации документооборота является самым «нелюбимым» у ИТ-специалистов, что проявляется в сдвиге этого этапа в середину проекта и концентрации на сугубо «технических» аспектах. Действительно, приобретение и ввод в эксплуатацию серверов, установка и настройка программного обеспечения уже не вызывает сложностей, а проведение обследования своей собственной компании еще вызывает проблемы. Это связано с незнанием формальных методологий формализации документооборота, а также с тем, что еще не каждая компания имеет в штате бизнес-аналитиков — специалистов по этому виду деятельности.

Подходы к формализации документооборота

Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ-службы и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: «от документов» и «от процессов».

Описание документооборота «от документов» исторически является наиболее распространенным и широко используется при внедрении СЭД. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: Разработка проекта документа — Согласование документа — Доработка документа -Отправка (или Сдача в архив) документа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор пока не будут устранены все замечания.

Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства — все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем (Рис. 1). Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное — чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы.

Плюсами такого подхода является минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкое понимание сотрудниками компании формализованных схем движения документа. Но, если компания планирует внедрение автоматизированных систем управления бизнес-процессами с помощью технологии Workflow, то необходимо использование уже более мощных средств описания маршрутов. В качестве такого средства можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, таких как: «выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно» или «может начать выполняться только одна из следующих функций».

Минусом применения этой нотации является то, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию по обработке документа. Чтобы выйти из этой ситуации, можно название должностей сотрудников указывать непосредственно в названии функции (Рис 2). Также, к сожалению, практика показала, что эта нотация, идеальная с точки зрения ИТ-специалистов, является слишком сложной для сотрудников предприятия. Это может привести к формальному утверждению технического задания на внедрение СЭД, но в последствии — к корректировке маршрутов движения документов уже на этапе внедрения системы.

Применение технологий бизнес-моделирования

Описанный подход позволяет внедрить СЭД и минимизировать затраты и риски проекта, проектная документация ИТ-службы при этом пополняется еще одним документом, содержащим еще один срез описания деятельности компании. Главным недостатком такого подхода при его несомненной простоте является отсутствие информации о самом бизнес-процессе, который призван поддержать рассматриваемый документ. Поэтому полученной информации, нужной и достаточной для внедрения СЭД, начинает не хватать, когда возникают задачи изменить содержание документа, оптимизировать маршрут прохождения документа или вообще отказаться от его использования. Это невозможно сделать без анализа дополнительной информации, для этого необходимо знать:

  • Какие еще документы используются в бизнес-процессе;
  • Какие функции, помимо функций обработки документа, входят в бизнес-процесс;
  • Какие сотрудники задействованы при выполнении всех функций бизнес-процесса.

Поэтому трата времени на описание только документооборота не совсем приемлема для организаций, находящихся на зрелом уровне развития, когда рассматриваются и решаются не отдельные задачи по автоматизации, а повышается эффективность деятельности компании в целом. Выходом является создание полноценной модели бизнес-процессов, содержащей описание всех выполняемых функций, а не только действий сотрудников, связанных с обработкой документов. В результате становится возможным анализ и работа не только со следствием — документооборотом, но и с причиной, которая его вызывает, т. е. с бизнес-процессами. Полученное описание бизнес-процессов можно использовать для решения целого ряда задач, стоящих перед ИТ-службой:

  • Анализ и принятие взвешенного решения о способе автоматизации бизнес-процессов компании. Возможными способами могут стать, как уже говорилось выше: автоматизация с помощью управленческой информационной системы, внедрение PLM-системы, системы документооборота или workflow или вообще отказ от автоматизации, если решить задачу можно за счет простого изменения бизнес-процесса;
  • Формирование маршрутов документооборота, на основе содержащейся в модели информации;
  • Разработка технических заданий на внедрение информационных систем с использованием диаграмм бизнес-процессов;
  • Формирование инструкций пользователя по работе с информационной системой путем дополнения бизнес-процессов функциями по работе в ИС (занесение данных в систему, получение отчета, и т. п.). В результате становится возможным получение реестра функций ИС и включение регламента работы с ИС непосредственно в должностные инструкции исполнителей.

Система бизнес-моделирования Business Studio

На сегодняшний день для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования Business Studio (businessstudio.ru) описание бизнес-процессов и документооборота происходит одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при расположении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме (Рис. 3).

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций по обработке документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами. Например, для задачи описания сквозного прохождения документа через все бизнес-процессы (и соответственно всех исполнителей) может использоваться следующий отчет.

Процесс Ответственный Требования к срокам Поступления Передача
Процесс Ответственный Процесс Ответственный
A2.1.1.8 Поставка инструмента Поставщик Согласно условиям договора A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям Менеджер по инструменту
A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям Менеджер по инструменту Согласно условиям договора A2.1.1.8 Поставка инструмента Поставщик A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик
A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик В течение 20 мин. A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям Менеджер по инструменту Бухгалтер
A2.1.2.3 Регистрация приходного ордера Бухгалтер В течение одного часа. A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик
A2.1.2.4 Прием инструмента на склад. Отметка о приеме в журнале учета движения инструмента Кладовщик Не более 20 мин. A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик

Таблица 1. Регламент прохождения документа «Гарантийный талон», сформированный в системе Business Studio

Ценность такого интегрального подхода состоит в том, что при изменении бизнес-процессов компании пропадает необходимость вносить изменения в два разных места — в модель бизнес-процессов и в описание документооборота так как вся необходимая информация хранится одной модели. Когда меняются бизнес-процессы, возможны следующие виды изменений, отражающихся на документообороте.

№  Изменения в бизнес-процессах Отражение в документообороте
1 Изменен ответственный за выполнение функции. В маршруте движения документа необходимо изменить исполнителя.
2 Изменена структура бизнес-процесса. Изменился маршрут прохождения документа.
3 Документ перестал использоваться в компании. Исключение документа из документооборота.
4 Появился новый бизнес-процесс, что повлекло за собой появление нового документа.

Разработка и ввод в действие:

  • Формы документа;
  • Маршрута документа.

Таблица 2. Изменения в бизнес-процессах и их отражение в документообороте

Все произошедшие изменения необходимо отразить в регламентных документах компании и провести настройку СЭД. Компаниям, которые изначально пошли по пути создания модели бизнес-процессов, отреагировать на такие изменения значительно проще — достаточно актуализировать модель и заново сформировать отчет о документообороте и другие регламентные документы. В случае же, когда подсистема документооборота рассматривается отдельно, необходимо спроектировать новые маршруты движения документов вручную, что обычно приводит к дополнительным затратам времени и непредсказуемому качеству результата.

Недостатками этого подхода являются более высокая трудоемкость описания, так как требуется описать все функции бизнес-процесса, а не только функции, связанные с обработкой документа, и возможность применения в условиях достаточно зрелой организации, в которой существуют устоявшиеся бизнес-процессы. Преимуществом же является получение одной связанной модели системы управления компанией, включающей бизнес-процессы, организационную структуру, документы и используемые информационные системы. Такая модель, разработанная в Business Studio, позволит более эффективно осуществить выбор и настройку СЭД, а на этапе внедрения автоматически сформировать и передать пользователям регламенты работы в информационной системе. Также полученная модель поможет ИТ-службе хорошо изучить работу своей компании, а значит и общаться с руководителями и сотрудниками других подразделений на одном языке.

Компаниям, задумывающимся о внедрении систем электронного документооборота и стремящимся формализовать работу с документами, можно порекомендовать изначально ставить задачу более широко — полностью формализовать свою деятельность, а не только документооборот. Конечно, на это потребуется больше времени, но и эффекта от такого подхода будет значительно больше: ИТ-специалисты получат описание документооборота компании для настройки СЭД, топ-менеджеры — формализованную систему управления, а сотрудники компании — актуальные регламентные документы.

Опубликовано по материалам:
Журнал «BYTE / Россия», № 6 2006

Июнь 2006 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Выделение бизнес-процессов организации: подход, основанный на результатах процессов
Как вовлечь руководителей и специалистов в работу с бизнес-процессами?
Сквозные бизнес-процессы в компании
Электронный репозиторий бизнес-процессов: инвестиция в будущее компании

Документооборот — отдельный фрагмент общей картины

Дмитрий Пинаев

Генеральный директор ГК «Современные технологии управления»

Автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед ИТ-специалистами. Это обусловлено тем, что документы является самым распространенным средством поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивая фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании.

С точки зрения специалистов ИТ-службы документы представляют мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае прохождением и хранением документов занимаются специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (1С, Галактика), работа с конструкторско-технологической документацией — в PLM-системе (Лоцман:PLM, T-FLEX DOCs). Но в компании всегда есть набор документов, которые не «ложатся» в одну из существующих информационных систем (ИС). Это могут быть внутренние отчеты, организационно-распорядительная, проектная и другая документация. В этом случае, движение документов может быть автоматизировано только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow (например, OPTiMA-WorkFlow).

Методологию внедрения подобных систем, созданную на основе опыта специалистов ГК «Современные технологии управления» (biztech.ru) (г. Самара), как консультантов по управлению, и специалистов компании Upscale Soft (upscalesoft.ru), осуществляющих разработку и внередние системы «OPTiMA-WorkFlow» (optima-workflow.ru), мы и предлагаем рассмотреть в этой статье.

Формализация документооборота — способ повысить эффективность внедрения СЭД

Интерес к системам электронного документооборота (СЭД) уже давно держится на высоком уровне, но, несмотря на уже более десятилетнюю практику внедрения подобных систем, не все проекты внедрения завешаются успешно. Среди возможных причин неудачи можно выделить: неправильный выбор системы, неподготовленность технической инфраструктуры, саботирование проекта внедрения со стороны сотрудников организации, но, пожалуй, самой главной причиной остается отсутствие должного внимания к формализации документооборота.

Директор по разработке и внедрению компании UpScale Soft Ефим Старостин так комментирует сложившуюся на ситуацию: «Внедряя OPTiMA-WorkFlow в крупных организациях, мы часто сталкиваемся с проблемой недостаточного понимания важности формализации документооборота, что приводит к различным негативным последствиям, например, к частой переделке маршрутных схем движения документов… В редких случаях мы опираемся на готовые модели бизнес-процессов, созданные на базе систем бизнес- моделирования, благодаря чему резко сокращаются сроки внедрения и возрастает отдача от системы документооборота…»

Очевидно, что невозможно внедрить любую информационную систему без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае, объектом автоматизации является процесс прохождения документов через сотрудников компании. Отсутствующее или некачественно выполненное описание документооборота компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к:

  • Неправильному выбору СЭД, т. к. могут быть неучтены особенности движения документов;
  • К срыву сроков проекта из-за необходимости корректировать неправильно выполненное описание документооборота уже в момент внедрения системы;
  • К провалу проекта из-за не использования сотрудниками неправильно настроенной системы.

К сожалению, важный этап по формализации документооборота является самым «нелюбимым» у ИТ-специалистов, что проявляется в сдвиге этого этапа в середину проекта и концентрации на сугубо «технических» аспектах. Действительно, приобретение и ввод в эксплуатацию серверов, установка и настройка программного обеспечения уже не вызывает сложностей, а проведение обследования своей собственной компании еще вызывает проблемы. Это связано с незнанием формальных методологий формализации документооборота, а также с тем, что еще не каждая компания имеет в штате бизнес-аналитиков — специалистов по этому виду деятельности.

Подходы к формализации документооборота

Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ-службы и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: «от документов» и «от процессов».

Описание документооборота «от документов» исторически является наиболее распространенным и широко используется при внедрении СЭД. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: Разработка проекта документа — Согласование документа — Доработка документа -Отправка (или Сдача в архив) документа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор пока не будут устранены все замечания.

Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства — все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем (Рис. 1). Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное — чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы.

Плюсами такого подхода является минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкое понимание сотрудниками компании формализованных схем движения документа. Но, если компания планирует внедрение автоматизированных систем управления бизнес-процессами с помощью технологии Workflow, то необходимо использование уже более мощных средств описания маршрутов. В качестве такого средства можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, таких как: «выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно» или «может начать выполняться только одна из следующих функций».

Минусом применения этой нотации является то, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию по обработке документа. Чтобы выйти из этой ситуации, можно название должностей сотрудников указывать непосредственно в названии функции (Рис 2). Также, к сожалению, практика показала, что эта нотация, идеальная с точки зрения ИТ-специалистов, является слишком сложной для сотрудников предприятия. Это может привести к формальному утверждению технического задания на внедрение СЭД, но в последствии — к корректировке маршрутов движения документов уже на этапе внедрения системы.

Применение технологий бизнес-моделирования

Описанный подход позволяет внедрить СЭД и минимизировать затраты и риски проекта, проектная документация ИТ-службы при этом пополняется еще одним документом, содержащим еще один срез описания деятельности компании. Главным недостатком такого подхода при его несомненной простоте является отсутствие информации о самом бизнес-процессе, который призван поддержать рассматриваемый документ. Поэтому полученной информации, нужной и достаточной для внедрения СЭД, начинает не хватать, когда возникают задачи изменить содержание документа, оптимизировать маршрут прохождения документа или вообще отказаться от его использования. Это невозможно сделать без анализа дополнительной информации, для этого необходимо знать:

  • Какие еще документы используются в бизнес-процессе;
  • Какие функции, помимо функций обработки документа, входят в бизнес-процесс;
  • Какие сотрудники задействованы при выполнении всех функций бизнес-процесса.

Поэтому трата времени на описание только документооборота не совсем приемлема для организаций, находящихся на зрелом уровне развития, когда рассматриваются и решаются не отдельные задачи по автоматизации, а повышается эффективность деятельности компании в целом. Выходом является создание полноценной модели бизнес-процессов, содержащей описание всех выполняемых функций, а не только действий сотрудников, связанных с обработкой документов. В результате становится возможным анализ и работа не только со следствием — документооборотом, но и с причиной, которая его вызывает, т. е. с бизнес-процессами. Полученное описание бизнес-процессов можно использовать для решения целого ряда задач, стоящих перед ИТ-службой:

  • Анализ и принятие взвешенного решения о способе автоматизации бизнес-процессов компании. Возможными способами могут стать, как уже говорилось выше: автоматизация с помощью управленческой информационной системы, внедрение PLM-системы, системы документооборота или workflow или вообще отказ от автоматизации, если решить задачу можно за счет простого изменения бизнес-процесса;
  • Формирование маршрутов документооборота, на основе содержащейся в модели информации;
  • Разработка технических заданий на внедрение информационных систем с использованием диаграмм бизнес-процессов;
  • Формирование инструкций пользователя по работе с информационной системой путем дополнения бизнес-процессов функциями по работе в ИС (занесение данных в систему, получение отчета, и т. п.). В результате становится возможным получение реестра функций ИС и включение регламента работы с ИС непосредственно в должностные инструкции исполнителей.

Система бизнес-моделирования Business Studio

На сегодняшний день для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования Business Studio (businessstudio.ru) описание бизнес-процессов и документооборота происходит одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при расположении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме (Рис. 3).

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций по обработке документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами. Например, для задачи описания сквозного прохождения документа через все бизнес-процессы (и соответственно всех исполнителей) может использоваться следующий отчет.

Процесс Ответственный Требования к срокам Поступления Передача
Процесс Ответственный Процесс Ответственный
A2.1.1.8 Поставка инструмента Поставщик Согласно условиям договора A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям Менеджер по инструменту
A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям Менеджер по инструменту Согласно условиям договора A2.1.1.8 Поставка инструмента Поставщик A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик
A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик В течение 20 мин. A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям Менеджер по инструменту Бухгалтер
A2.1.2.3 Регистрация приходного ордера Бухгалтер В течение одного часа. A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик
A2.1.2.4 Прием инструмента на склад. Отметка о приеме в журнале учета движения инструмента Кладовщик Не более 20 мин. A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик

Таблица 1. Регламент прохождения документа «Гарантийный талон», сформированный в системе Business Studio

Ценность такого интегрального подхода состоит в том, что при изменении бизнес-процессов компании пропадает необходимость вносить изменения в два разных места — в модель бизнес-процессов и в описание документооборота так как вся необходимая информация хранится одной модели. Когда меняются бизнес-процессы, возможны следующие виды изменений, отражающихся на документообороте.

№  Изменения в бизнес-процессах Отражение в документообороте
1 Изменен ответственный за выполнение функции. В маршруте движения документа необходимо изменить исполнителя.
2 Изменена структура бизнес-процесса. Изменился маршрут прохождения документа.
3 Документ перестал использоваться в компании. Исключение документа из документооборота.
4 Появился новый бизнес-процесс, что повлекло за собой появление нового документа.

Разработка и ввод в действие:

  • Формы документа;
  • Маршрута документа.

Таблица 2. Изменения в бизнес-процессах и их отражение в документообороте

Все произошедшие изменения необходимо отразить в регламентных документах компании и провести настройку СЭД. Компаниям, которые изначально пошли по пути создания модели бизнес-процессов, отреагировать на такие изменения значительно проще — достаточно актуализировать модель и заново сформировать отчет о документообороте и другие регламентные документы. В случае же, когда подсистема документооборота рассматривается отдельно, необходимо спроектировать новые маршруты движения документов вручную, что обычно приводит к дополнительным затратам времени и непредсказуемому качеству результата.

Недостатками этого подхода являются более высокая трудоемкость описания, так как требуется описать все функции бизнес-процесса, а не только функции, связанные с обработкой документа, и возможность применения в условиях достаточно зрелой организации, в которой существуют устоявшиеся бизнес-процессы. Преимуществом же является получение одной связанной модели системы управления компанией, включающей бизнес-процессы, организационную структуру, документы и используемые информационные системы. Такая модель, разработанная в Business Studio, позволит более эффективно осуществить выбор и настройку СЭД, а на этапе внедрения автоматически сформировать и передать пользователям регламенты работы в информационной системе. Также полученная модель поможет ИТ-службе хорошо изучить работу своей компании, а значит и общаться с руководителями и сотрудниками других подразделений на одном языке.

Компаниям, задумывающимся о внедрении систем электронного документооборота и стремящимся формализовать работу с документами, можно порекомендовать изначально ставить задачу более широко — полностью формализовать свою деятельность, а не только документооборот. Конечно, на это потребуется больше времени, но и эффекта от такого подхода будет значительно больше: ИТ-специалисты получат описание документооборота компании для настройки СЭД, топ-менеджеры — формализованную систему управления, а сотрудники компании — актуальные регламентные документы.

Опубликовано по материалам:
Журнал «BYTE / Россия», № 6 2006

Июнь 2006 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Выделение бизнес-процессов организации: подход, основанный на результатах процессов
Как вовлечь руководителей и специалистов в работу с бизнес-процессами?
Сквозные бизнес-процессы в компании
Электронный репозиторий бизнес-процессов: инвестиция в будущее компании

Документооборот — отдельный фрагмент общей картины

Дмитрий Пинаев

Генеральный директор ГК «Современные технологии управления»

Автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед ИТ-специалистами. Это обусловлено тем, что документы является самым распространенным средством поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивая фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании.

С точки зрения специалистов ИТ-службы документы представляют мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае прохождением и хранением документов занимаются специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (1С, Галактика), работа с конструкторско-технологической документацией — в PLM-системе (Лоцман:PLM, T-FLEX DOCs). Но в компании всегда есть набор документов, которые не «ложатся» в одну из существующих информационных систем (ИС). Это могут быть внутренние отчеты, организационно-распорядительная, проектная и другая документация. В этом случае, движение документов может быть автоматизировано только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow (например, OPTiMA-WorkFlow).

Методологию внедрения подобных систем, созданную на основе опыта специалистов ГК «Современные технологии управления» (biztech.ru) (г. Самара), как консультантов по управлению, и специалистов компании Upscale Soft (upscalesoft.ru), осуществляющих разработку и внередние системы «OPTiMA-WorkFlow» (optima-workflow.ru), мы и предлагаем рассмотреть в этой статье.

Формализация документооборота — способ повысить эффективность внедрения СЭД

Интерес к системам электронного документооборота (СЭД) уже давно держится на высоком уровне, но, несмотря на уже более десятилетнюю практику внедрения подобных систем, не все проекты внедрения завешаются успешно. Среди возможных причин неудачи можно выделить: неправильный выбор системы, неподготовленность технической инфраструктуры, саботирование проекта внедрения со стороны сотрудников организации, но, пожалуй, самой главной причиной остается отсутствие должного внимания к формализации документооборота.

Директор по разработке и внедрению компании UpScale Soft Ефим Старостин так комментирует сложившуюся на ситуацию: «Внедряя OPTiMA-WorkFlow в крупных организациях, мы часто сталкиваемся с проблемой недостаточного понимания важности формализации документооборота, что приводит к различным негативным последствиям, например, к частой переделке маршрутных схем движения документов… В редких случаях мы опираемся на готовые модели бизнес-процессов, созданные на базе систем бизнес- моделирования, благодаря чему резко сокращаются сроки внедрения и возрастает отдача от системы документооборота…»

Очевидно, что невозможно внедрить любую информационную систему без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае, объектом автоматизации является процесс прохождения документов через сотрудников компании. Отсутствующее или некачественно выполненное описание документооборота компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к:

  • Неправильному выбору СЭД, т. к. могут быть неучтены особенности движения документов;
  • К срыву сроков проекта из-за необходимости корректировать неправильно выполненное описание документооборота уже в момент внедрения системы;
  • К провалу проекта из-за не использования сотрудниками неправильно настроенной системы.

К сожалению, важный этап по формализации документооборота является самым «нелюбимым» у ИТ-специалистов, что проявляется в сдвиге этого этапа в середину проекта и концентрации на сугубо «технических» аспектах. Действительно, приобретение и ввод в эксплуатацию серверов, установка и настройка программного обеспечения уже не вызывает сложностей, а проведение обследования своей собственной компании еще вызывает проблемы. Это связано с незнанием формальных методологий формализации документооборота, а также с тем, что еще не каждая компания имеет в штате бизнес-аналитиков — специалистов по этому виду деятельности.

Подходы к формализации документооборота

Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ-службы и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: «от документов» и «от процессов».

Описание документооборота «от документов» исторически является наиболее распространенным и широко используется при внедрении СЭД. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: Разработка проекта документа — Согласование документа — Доработка документа -Отправка (или Сдача в архив) документа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор пока не будут устранены все замечания.

Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства — все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем (Рис. 1). Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное — чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы.

Плюсами такого подхода является минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкое понимание сотрудниками компании формализованных схем движения документа. Но, если компания планирует внедрение автоматизированных систем управления бизнес-процессами с помощью технологии Workflow, то необходимо использование уже более мощных средств описания маршрутов. В качестве такого средства можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, таких как: «выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно» или «может начать выполняться только одна из следующих функций».

Минусом применения этой нотации является то, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию по обработке документа. Чтобы выйти из этой ситуации, можно название должностей сотрудников указывать непосредственно в названии функции (Рис 2). Также, к сожалению, практика показала, что эта нотация, идеальная с точки зрения ИТ-специалистов, является слишком сложной для сотрудников предприятия. Это может привести к формальному утверждению технического задания на внедрение СЭД, но в последствии — к корректировке маршрутов движения документов уже на этапе внедрения системы.

Применение технологий бизнес-моделирования

Описанный подход позволяет внедрить СЭД и минимизировать затраты и риски проекта, проектная документация ИТ-службы при этом пополняется еще одним документом, содержащим еще один срез описания деятельности компании. Главным недостатком такого подхода при его несомненной простоте является отсутствие информации о самом бизнес-процессе, который призван поддержать рассматриваемый документ. Поэтому полученной информации, нужной и достаточной для внедрения СЭД, начинает не хватать, когда возникают задачи изменить содержание документа, оптимизировать маршрут прохождения документа или вообще отказаться от его использования. Это невозможно сделать без анализа дополнительной информации, для этого необходимо знать:

  • Какие еще документы используются в бизнес-процессе;
  • Какие функции, помимо функций обработки документа, входят в бизнес-процесс;
  • Какие сотрудники задействованы при выполнении всех функций бизнес-процесса.

Поэтому трата времени на описание только документооборота не совсем приемлема для организаций, находящихся на зрелом уровне развития, когда рассматриваются и решаются не отдельные задачи по автоматизации, а повышается эффективность деятельности компании в целом. Выходом является создание полноценной модели бизнес-процессов, содержащей описание всех выполняемых функций, а не только действий сотрудников, связанных с обработкой документов. В результате становится возможным анализ и работа не только со следствием — документооборотом, но и с причиной, которая его вызывает, т. е. с бизнес-процессами. Полученное описание бизнес-процессов можно использовать для решения целого ряда задач, стоящих перед ИТ-службой:

  • Анализ и принятие взвешенного решения о способе автоматизации бизнес-процессов компании. Возможными способами могут стать, как уже говорилось выше: автоматизация с помощью управленческой информационной системы, внедрение PLM-системы, системы документооборота или workflow или вообще отказ от автоматизации, если решить задачу можно за счет простого изменения бизнес-процесса;
  • Формирование маршрутов документооборота, на основе содержащейся в модели информации;
  • Разработка технических заданий на внедрение информационных систем с использованием диаграмм бизнес-процессов;
  • Формирование инструкций пользователя по работе с информационной системой путем дополнения бизнес-процессов функциями по работе в ИС (занесение данных в систему, получение отчета, и т. п.). В результате становится возможным получение реестра функций ИС и включение регламента работы с ИС непосредственно в должностные инструкции исполнителей.

Система бизнес-моделирования Business Studio

На сегодняшний день для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования Business Studio (businessstudio.ru) описание бизнес-процессов и документооборота происходит одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при расположении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме (Рис. 3).

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций по обработке документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами. Например, для задачи описания сквозного прохождения документа через все бизнес-процессы (и соответственно всех исполнителей) может использоваться следующий отчет.

Процесс Ответственный Требования к срокам Поступления Передача
Процесс Ответственный Процесс Ответственный
A2.1.1.8 Поставка инструмента Поставщик Согласно условиям договора A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям Менеджер по инструменту
A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям Менеджер по инструменту Согласно условиям договора A2.1.1.8 Поставка инструмента Поставщик A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик
A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик В течение 20 мин. A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям Менеджер по инструменту Бухгалтер
A2.1.2.3 Регистрация приходного ордера Бухгалтер В течение одного часа. A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик
A2.1.2.4 Прием инструмента на склад. Отметка о приеме в журнале учета движения инструмента Кладовщик Не более 20 мин. A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик

Таблица 1. Регламент прохождения документа «Гарантийный талон», сформированный в системе Business Studio

Ценность такого интегрального подхода состоит в том, что при изменении бизнес-процессов компании пропадает необходимость вносить изменения в два разных места — в модель бизнес-процессов и в описание документооборота так как вся необходимая информация хранится одной модели. Когда меняются бизнес-процессы, возможны следующие виды изменений, отражающихся на документообороте.

№  Изменения в бизнес-процессах Отражение в документообороте
1 Изменен ответственный за выполнение функции. В маршруте движения документа необходимо изменить исполнителя.
2 Изменена структура бизнес-процесса. Изменился маршрут прохождения документа.
3 Документ перестал использоваться в компании. Исключение документа из документооборота.
4 Появился новый бизнес-процесс, что повлекло за собой появление нового документа.

Разработка и ввод в действие:

  • Формы документа;
  • Маршрута документа.

Таблица 2. Изменения в бизнес-процессах и их отражение в документообороте

Все произошедшие изменения необходимо отразить в регламентных документах компании и провести настройку СЭД. Компаниям, которые изначально пошли по пути создания модели бизнес-процессов, отреагировать на такие изменения значительно проще — достаточно актуализировать модель и заново сформировать отчет о документообороте и другие регламентные документы. В случае же, когда подсистема документооборота рассматривается отдельно, необходимо спроектировать новые маршруты движения документов вручную, что обычно приводит к дополнительным затратам времени и непредсказуемому качеству результата.

Недостатками этого подхода являются более высокая трудоемкость описания, так как требуется описать все функции бизнес-процесса, а не только функции, связанные с обработкой документа, и возможность применения в условиях достаточно зрелой организации, в которой существуют устоявшиеся бизнес-процессы. Преимуществом же является получение одной связанной модели системы управления компанией, включающей бизнес-процессы, организационную структуру, документы и используемые информационные системы. Такая модель, разработанная в Business Studio, позволит более эффективно осуществить выбор и настройку СЭД, а на этапе внедрения автоматически сформировать и передать пользователям регламенты работы в информационной системе. Также полученная модель поможет ИТ-службе хорошо изучить работу своей компании, а значит и общаться с руководителями и сотрудниками других подразделений на одном языке.

Компаниям, задумывающимся о внедрении систем электронного документооборота и стремящимся формализовать работу с документами, можно порекомендовать изначально ставить задачу более широко — полностью формализовать свою деятельность, а не только документооборот. Конечно, на это потребуется больше времени, но и эффекта от такого подхода будет значительно больше: ИТ-специалисты получат описание документооборота компании для настройки СЭД, топ-менеджеры — формализованную систему управления, а сотрудники компании — актуальные регламентные документы.

Опубликовано по материалам:
Журнал «BYTE / Россия», № 6 2006

Июнь 2006 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Выделение бизнес-процессов организации: подход, основанный на результатах процессов
Как вовлечь руководителей и специалистов в работу с бизнес-процессами?
Сквозные бизнес-процессы в компании
Электронный репозиторий бизнес-процессов: инвестиция в будущее компании

Функции операторов электронного документооборота — Диадок

Можно выделить несколько основных функций оператора электронного документооборота:

  1. Оператор гарантирует достоверность информации об организациях в системе. Очень важно знать, что на другом конце «провода» находится реальная организация. Оператор сам проверяет организацию при регистрации в системе, следит за актуальностью информации о ней.
  2. Оператор гарантирует юридическую значимость всех документов в системе. Это очень сложный организационный процесс, так как область электронных документов строго регулируется большим количеством федеральных законов и подзаконных актов. Для того, чтобы обеспечить юридическую силу электронных документов, требуются соответствующие лицензии на работу с криптографией, телематикой и др. То есть в случае, если бы процесс обмена электронными счетами-фактурами строился без участия операторов, компаниям бы пришлось самостоятельно озаботиться обеспечением юридической значимости документов и получением всех необходимых лицензий, а также отслеживать все изменения законодательства и в соответствии с ними перенастраивать используемые системы.
  3. Оператор независимо фиксирует все действия со счетом-фактурой как со стороны покупателя, так и со стороны продавца. При возникновении спорных ситуаций (когда один контрагент подает на другого в суд, или когда у налоговой возникают вопросы по конкретному документу) именно свидетельство оператора является решающим.
  4. Оператор обеспечивает хранение электронных документов в соответствии с требованиями законодательства (счет-фактура должен, например, хранится 5 лет, а сертификат ЭЦП действует только в течение 1 года).
  5. Оператор предоставляют пользователям круглосуточную и профессиональную техподдержку. В случае возникновения у организаций вопросов по работе с электронными документами они всегда могут обратиться в центры технической поддержки (пользователи Диадока, например, могут звонить по федеральному номеру горячей линии круглосуточно).
  6. Оператор гарантирует безопасность передачи документов, качество и бесперебойность работы самых систем. При этом, поскольку на рынке действует несколько операторов, предприятие может в любой момент «проголосовать рублем», то есть выбрать себе в качестве оператора наиболее качественного и доступного по цене поставщика услуг электронного документооборота. 

В Европе сейчас действует более 470 операторов электронного документооборота, и их количество ежегодно увеличивается  на 25-30%. Высокая конкуренция на этом рынке обеспечивает, с одной стороны, быстрый прирост новых пользователей, подключившихся к глобальному электронному документообороту (что хорошо для государства), а с другой — постоянное функциональное развитие и снижение стоимости самих систем (что хорошо для предприятий).

В этом плане рынок обмена электронными документами можно сравнить с рынком сотовой связи. Сначала возможность общаться по сотовому телефону была уделом избранных и стоила огромных денег, сейчас это одна из наиболее массовых и доступных  услуг. В нашем случае речь о дорогих услугах изначально не идёт. Позволить себе пользоваться электронными документами может каждый, так как они дешевле бумаги, которая в ходу сейчас.

Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО

Дата публикации: 01/10/2019

Актуально на Март 2022

В статье узнаем, что такое электронный документооборот (ЭДО). Разберемся, кому он подойдет. Также перечислим виды ЭДО.

Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты. Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет. Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.

Что такое электронный документооборот

Если говорить простыми словами, электронный документооборот – это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.

ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.

Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК. В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства. С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ.

Виды электронных документов

Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.

Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы – письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.

К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ – документ, который создан  по формату ФНС, например, акт приемки работы.  Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

Функции системы электронного документооборота

Система электронного документооборота выполняет следующие функции:

  • регистрация документа;
  • контроль исполнения документов;
  • создание справочников;
  • контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
  • создание и редактирование реквизитов документов;
  • формирование отчетов по документообороту предприятия;
  • импорт документов из файловой системы и Интернета;
  • создание документа прямо из системы с помощью шаблона;
  • работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
  • электронное распространение документов;
  • работа с документами в папках;
  • получение документов с помощью сканирования и распознавания;
  • уменьшение затрат на доступ к данным и обработка документов.

Варианты ЭДО

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.

Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот – это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.

Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

  • самое простое – снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
  • экономится время – сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
  • повышается прозрачность внутренней работы компании – система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
  • ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов – в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
  • оперативно составляются отчеты организации;
  • повышается безопасность данных.

Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы,  которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.

Примерный алгоритм действий:

  • разрабатывается техническое задание;
  • выбирается IT-решение;
  • описываются бизнес-процессы;
  • составляются сметы, графики, списки необходимых ресурсов и общего плана работ;
  • внедряется ЭДО;
  • тестируется программа;
  • запускается система электронного документооборота;
  • контролируется использование системы.

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.

  1. Электронный архив – это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.
  2. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow – обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом “работа”. К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.
  3.  Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым – работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.
  4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы – такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО – обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.
  5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример – сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

Список выгодных банков для открытия счёта

Посмотреть список

Электронный документооборот: применение, функции, операторы

Бумажная волокита во всех её проявлениях – один из обязательных спутников любой управленческой системы старой школы, сегодня можно с уверенностью сказать, что в рамках любой организации она проявляется как один из рисков для эффективности менеджмента.

Работа с документами отнимает огромное время, и все сопутствующие операции, такие как согласование, визирование, архивация и многое другое требуют немалых ресурсов на исполнение.

Когда-то обойтись без всего этого было просто невозможно, но теперь существует электронный документооборот, позволяющий упростить все эти процедуры, а некоторые даже автоматизировать.

Ряд организаций, особенно государственных, до сих пор пытается сопротивляться переходу на компьютерные системы учёта и обработки документов, однако, рано или поздно все бумажные носители будут вытеснены из этой сферы как неэффективные.

Одна из основных сложностей перехода – в том, что система электронного документооборота требует определённых алгоритмов работы и навыков пользователя, не всегда имеющихся у рядового сотрудника типичной организации.

В противовес этому моменту сегодня делается очень многое, чтобы кардинально упростить все пользовательские интерфейсы, сделав их доступными даже для «чайника», и это, безусловно, уже приносит свои плоды.

Применение

Современные условия ведения бизнеса, равно как и некоммерческой деятельности, предполагают высокую скорость обмена информацией между субъектами взаимодействий, а также огромный объём этой информации, представляемый в самых разных форматах.

Эффективность коммуникативного процесса – один из непременных факторов успешного развития, именно поэтому электронный документооборот становится необходимостью в силу своей главной особенности – высокой скорости.

Ни одна фирма сегодня не работает без интернета, поскольку только так можно обеспечить нормальную прямую и обратную связь: схема вполне очевидна, всё, что можно оцифровать в этом контексте – подлежит оцифровке.

Создание единой формы отчетной документации и специализированный рабочий софт создают все условия для сдачи отчетности в ПФР без проблем.

Перед тем как составить и отправить отчет в Пенсионный фонд, необходимо обязательно произвести сверку фамилий, имен и отчеств работников компании и их индивидуальных страховых номеров. О том, как правильно подготовить отчет в ПФР читайте тут.

Содержание документооборота может быть самым разным в зависимости от организации, но общие преимущества вполне очевидны.

Снижение расходов на печать. Обслуживание собственных, нещадно эксплуатируемых принтеров, и это не секрет для любого руководителя, всегда отнимает некоторое время и чревато периодическими сбоями оборудования, а из-за них нередко приходится терять время и деньги.

Снижение временных затрат. Не нужно ничего искать по каталогам в огромных стеллажах, поскольку существует быстрый компьютерный поиск, в том числе со сложными логическими выражениями, которые физическим классификаторам недоступны.

Защита информации. Обмен электронными документами гарантирует существенную безопасность и конфиденциальность данных, особенно при применении собственных серверов компании.

Экономия физического пространства. Три шкафа с отчётами несут в себе примерно столько же информации, сколько вполне влезет на стандартный внешний жёсткий диск. Отметим, что размеры диска, очевидно, меньше в тысячи раз. В конечном счёте, это позволяет более эффективно использовать площадь офиса, за каждый метр которой приходится платить аренду.

Усиление прозрачности. Потрясающее преимущество для любого руководителя, ориентированного на сильную команду. Любой документ из системы можно вызвать, запросить статус, проверить, просмотреть, кто имел к нему доступ, кто редактировал и так далее.

Снижение рисков потери данных. Электронный архив документов в отличие от бумажного несложно продублировать в виде резервной копии, зашифровать или переформатировать, исходя из актуальных задач.

Снятие физических ограничений. Когда документы реализуются в виде системы файлов, доступ и обработка могут производиться удалённо, что, опять же, нередко помогает выиграть время.

Функции системы электронного документооборота

Переход на цифровые документы повышает уровень формализации между различными сотрудниками: все уровни управления включаются в эту систему, как правило, они начинают общаться на языке технических заданий.

Таким образом, любая задача документируется, что позволяет устанавливать определённый стандарт качества для всех сотрудников.

Среди функций электронного документооборота:

  • Протоколирование ключевых позиций деятельности предприятия, наиболее крупных стратегических совещаний.
  • Оптимизация бизнес-процессов, сопровождаемых комментариями в виде документов различного плана.
  • Накопление знаний, технологий, опыта, баз данных, которые могут использоваться в дальнейшей деятельности. Возможность обобщения информации на основе содержания архива.
  • Удешевление расходов на документооборот.
  • Упрощение доступа к информации.

Юридически значимый электронный документооборот

С каждым годом юридическая сила цифровых данных становится всё более ощутимой: письма в электронной почте могут применяться как доказательства в суде, а заявление, опубликованное на том или ином сайте без соответствующего пояснения – рассматриваться как публичная оферта.

Юридически значимый электронный документооборот – достаточно сложная задача, стоящая перед каждой современной фирмой. К сожалению, в российском законодательстве нет даже понятия «электронный документ», поэтому некоторые вопросы в этой сфере остаются довольно туманными.

Естественно, наиболее простой формой электронного документооборота может считаться общение сотрудников по электронной почте в процессе потока работ, сейчас его нередко называют англоязычным термином workflow.

Но полноценная система включает в себя несколько существенных элементов, которые должны быть рассмотрены отдельно.

Операторы электронных документооборотов

Оператор электронного документооборота – это организация, имеющая соответствующий опыт, технологии и полномочия. Сегодня в России этим может похвастаться редкая фирма, поэтому такие посредники представляют огромный интерес для компаний.

Этим требованиям отвечают и госструктуры, такие как ФНС, Росстат или ПФР, впрочем, по понятным причинам, коммерческий сектор предпочитает не зависеть от подобных медиаторов.

Типичный оператор является узкоспециализированной организацией, сосредоточенной на обработке и хранении информации.

Благодаря использованию технологий шифрования и систем защиты конфиденциальность данных и санкционирование доступа здесь закрепляется технически и документально целым комплексом всевозможных условий.

Цифровая подпись

Электронная цифровая подпись представляет собой наиболее знакомый российским фирмам способ защиты информации. Конкретный человек на должности получает сертификат, чаще всего это флэш-накопитель с ключом.

Ключ содержит информацию, удостоверяющую личность и полномочия человека, например, его право и обязанность формировать годовой отчёт компании.

При пересылке файл зашифровывается с помощью ключа, перевести его в оригинальный вид может только целевая принимающая сторона, поэтому хищение информации невозможно даже при утечке данных.

ЭЦП имеет беспрецедентную надёжность, но предъявляет существенные требования по компьютерной компетенции к владельцу.

Контроль рабочего времени персонала позволяет не только следить чтобы сотрудник приходил вовремя на работу, но и занимался рабочими делами в течение дня, так как на практике очень часто работники пренебрегают рабочим временем и отвлекаются на свои дела.

Организация кадрового учета ИП ненадлежащим образом грозит ИП привлечением к ответственности, в том числе вплоть до уголовной. О том, как правильно вести кадровый учет предпринимателям читайте в этой статье.

Следует отметить, что переход на электронные документы должен быть постепенным и учитывать внешние связи компании. Несмотря на действие закона об электронной подписи далеко не все подрядчики и соисполнители доверяют подобном подходу.

Основы криптографии и работы с ЭЦП требуют некоторого пользовательского опыта, в этой ситуации не будет лишним проведение специальных семинаров и тренингов, а также оформление пошаговых инструкций по работе с такими нововведениями.

Эффект от введения полноценной системы электронного документооборота может быть замедленным, но практически всегда очевидно положительное влияние на качество менеджмента в системе, управление персоналом становится более прозрачным, а задачи более чёткими и ясными.

Читайте так же:

  • Сдача алкогольной декларации Согласно закону Российской Федерации от 18 июля 2011 года, номер 218 ФЗ, с января 2012 года, организации, индивидуальные предприниматели, а также частные лица, осуществляющие розничную […]
  • Корректировка алкогольной декларации Алкогольной декларацией принято называть документ, подаваемый юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка по […]

5 функций, которые должны быть в жизненном цикле управления документами

Если принять во внимание то, как люди часто обращаются с деловыми документами, может показаться, что их принято рассматривать как статические элементы, выполняющие определенную задачу только в один момент времени. В качестве примера возьмем контракты: несмотря на то, что на переговоры уходит много усилий, после того, как соглашение подписано, слишком часто его откладывают в архив и никогда больше к нему не возвращаются. Другими словами, многие рассматривают разработку контракта как основную цель, в то время как управлению документом постфактум уделяется мало внимания.

Но на самом деле документы — это динамичные, жизненно важные активы организации, с которыми следует обращаться соответствующим образом. Хотя не все документы одинаковы, большинство из них имеют общий жизненный цикл, удовлетворяя определенные потребности и требуя различных функций и подходов на каждом отдельном этапе.

Каковы этапы жизненного цикла документа?

Чтобы понять, какие функции имеют решающее значение для управления документами, важно сначала определить сквозной жизненный цикл документа и цели каждого этапа.

Жизненный цикл управления документами начинается с момента создания документа и развивается до момента его архивирования или уничтожения. Промежуточные этапы состоят из:

  1. Классификация/категоризация — определение и маркировка содержимого документа для его надлежащего хранения;

  2. Хранилище — перенос документа в безопасное хранилище, из которого его можно извлечь по мере необходимости;

  3. Производительность — выполнение любых задач и действий, необходимых для обеспечения того, чтобы документ выполнял свое предназначение;

  4. Архивирование и/или уничтожение — для уменьшения беспорядка и управления рисками, такими как требования по защите информации, позволяющей установить личность (PII), и других конфиденциальных данных, крайне важно обеспечить архивирование или надлежащее уничтожение неактивных и/или просроченных документов.

5 ключевых функций для успешного управления жизненным циклом документа

Как только вы поймете цели каждого этапа жизненного цикла управления документами, функции, необходимые для администрирования каждого начального этапа, станут более понятными. И независимо от того, состоят ли ваши документы из контрактов, записей о клиентах или других типов данных, эксперты согласны с тем, что некоторые общие функции упрощают навигацию по этим этапам. К ним относятся:

Оптическое распознавание символов. Хотя мы часто используем слово «документ» как единый термин, на самом деле документы могут существовать в различных форматах, включая текст, изображения, диаграммы и другие типы носителей.Это может создать проблемы для управления документами, и в частности для управления электронными документами, поскольку одни форматы легче читаются компьютерами, чем другие. И если ваш компьютер не может прочитать содержимое вашего документа, он не сможет выполнять поиск в нем или выполнять задачи с поддержкой ИИ, такие как автоматизация. Оптическое распознавание символов (OCR) решает эту проблему, преобразовывая изображения и другие форматы, которые трудно считываются компьютерами, в текст, который затем можно искать или подвергать процессам на основе ИИ.

Тегирование. Прежде чем вы сможете эффективно хранить свои документы, вам нужно знать, что в них находится, чтобы вы могли правильно организовать их. Маркировка позволяет добавлять к каждому документу простую метку или ряд меток, указывающих важную информацию о его содержимом и о том, как с ним следует обращаться. Эффективная маркировка может помочь вам легче находить сохраненные документы и определять, какие задачи должны быть выполнены и когда. Теги также могут предоставить ценную информацию о вашем портфеле документов в целом, например обзор типов документов, которые у вас есть, или документов, связанных с конкретными видами деятельности или бизнес-направлениями.Маркировка может быть сделана вручную, когда человек должен получить доступ к каждому документу и назначить соответствующие теги, или автоматически, когда компьютер просматривает содержимое документа и автоматически предлагает теги на основе ключевых слов и другой информации.

Безопасное хранилище. Наличие места для безопасного и организованного хранения документов является одним из основных требований для эффективного управления документами. Традиционно документы хранились в картотеках и других физических местах; все больше предприятий переходят на онлайн-репозитории документов, которые могут решить проблемы с доступом и безопасностью, а также упростить и ускорить поиск информации.Где бы вы ни хранили свои документы, конфиденциальный характер содержащейся в них информации делает безопасность ключевым фактором. Если ваше решение находится в облаке, обратите внимание на лучшие в своем классе меры защиты, такие как шифрование и безопасность локального центра обработки данных.

Средства организации:  Возможность упорядочивать документы — еще одна фундаментальная функция, необходимая для эффективного управления документами. Организованный репозиторий, который включает отдельные разделы для активных и архивных документов, способствует лучшему просмотру ваших документов, уменьшает беспорядок и упрощает и ускоряет доступ.Хотя организационные функции могут различаться, они наиболее полезны, когда они знакомы и интуитивно понятны, например инструменты, основанные на общих структурах папок.

Контроль доступа. Многим заинтересованным сторонам — в разных командах и на разных должностях — нередко требуется доступ к определенным документам в течение их жизненного цикла. Таким образом, метод оптимизации доступа является еще одной важной функцией. Роли на основе разрешений позволяют администратору настраивать безопасный самостоятельный доступ к отдельным документам для назначенных пользователей, устраняя узкие места и гарантируя, что нужные люди могут получить доступ к важной информации по запросу.

Система управления документами — преимущества, функции, советы


 

Сегодняшние предприятия сталкиваются с большим количеством проблем, чем когда-либо в прошлом. Поскольку технологии оказывают такое огромное влияние практически на все аспекты современного бизнеса, организации практически в каждой отрасли пытаются найти лучший подход к рабочему дню. Одно из самых больших последствий, которое современные технологии оказали на бизнес-операции, связано с отказом от бумажных документов благодаря внедрению программного обеспечения для управления документами в вашу организацию.

Бумага дорога, расточительна, далека от безопасности и очень мало места в будущем бизнеса. Хотя некоторые компании считают, что им не нужно отказываться от бумаги, начало этой практики никогда не было столь важным. Знать, как осуществить переход от бумажных документов к цифровым, может быть сложно… и нет лучшего способа сдвинуться с мертвой точки, чем внедрить хорошо спроектированную систему управления документами .

Что такое система управления документами?

Проще говоря, термин «система управления документами» относится к программному обеспечению, позволяющему хранить и отслеживать электронные документы.Хотя это самая основная функция любой системы управления документами, те, которые разработаны с учетом функциональности, обычно имеют множество функций.

Системы управления документами бывают разных форм и размеров. Некоторые из них автономны… это означает, что это программы, разработанные с единственной целью помочь пользователям управлять файлами и документами. Другие входят в состав более надежного пакета, который включает в себя ряд других инструментов, связанных с бизнесом… включая календари, обмен сообщениями, ведение блогов, вики и отслеживание дел, и это лишь некоторые из них.Эти наборы, обычно называемые программным обеспечением для социального бизнеса, программным обеспечением для социальной интрасети или инструментами для совместной работы, идеально подходят для предприятий, которые ищут единое средство для выполнения повседневных операций, и Communifire прочно входит в эту категорию.

7 основных функций управления документами, которые вам нужны сегодня.

Как и следовало ожидать, не все системы управления документами одинаковы. Есть много вещей, которые отличают их друг от друга… и понимание того, что делает хорошо спроектированную платформу, важно для современного бизнеса — малого, среднего и крупного.

При покупке системы управления документами обратите внимание на ее функции и убедитесь, что она соответствует следующим стандартам:

1. Доступ к облаку.

В наши дни практически все в бизнесе происходит онлайн. Поскольку сотрудникам необходимо загружать и скачивать документы в любое время и в любом месте, им необходим облачный доступ. В то время как веб-системы управления документами быстро становятся стандартом в отрасли, все еще существует ряд вариантов, которые не имеют веб-интеграции… и этих вариантов следует избегать.

2. Интеллектуальная организация.

Жонглирование большим количеством документов может быстро стать проблематичным. Особенно это актуально для растущих предприятий. Чем крупнее становится компания, тем больше вероятность того, что у нее будет все больше и больше документов для систематизации. Организационная иерархия — одна из наиболее важных характеристик, которую следует учитывать при выборе системы управления документами. Категоризация, маркировка и рейтинг помогут вам найти нужные файлы как можно быстрее.

3. Привлекательный пользовательский интерфейс.

Ваши сотрудники будут ежедневно использовать вашу систему управления документами, поэтому вам нужно убедиться, что программное обеспечение имеет привлекательный пользовательский интерфейс или пользовательский интерфейс. Это то, что вы и ваши сотрудники видите, когда входите в систему, что по понятным причинам является одной из самых важных частей головоломки. Если ваша система управления документами утомительна для глаз, никто не захочет переходить на нее.

4. Надежная функция поиска.

По мере того, как ваша база знаний становится все более полной, поиск определенных документов и файлов может становиться все труднее. Крайне важно, чтобы ваша команда могла выполнять поиск по всему вашему контенту, однако во многих системах управления документами отсутствует эта важная функция. Надежная поисковая система, которая поможет вам точно просматривать базу знаний вашей компании, будет полезна на регулярной основе, экономя вам и вашим сотрудникам много времени в долгосрочной перспективе.

5.Контроль версий.

Поскольку загруженные документы постоянно обновляются, каждая компания должна иметь систему управления документами, в которой есть обновления и разные версии файлов. Каждый был в ситуации, когда вернуться к предыдущему документу невозможно… и когда допущены непростительные ошибки, часто приходится начинать с нуля. Лучшие системы управления документами сохраняют каждую версию документа при его загрузке, позволяя вам вернуться к его истории до того, как были внесены важные изменения, и сохранить то, что в противном случае могло бы стать бесполезным документом.

6. Разрешения.

Если у вас большой штат сотрудников, иногда может быть сложно контролировать социальное сообщество. Разрешения действительно необходимы в этом отношении, так как они позволяют вам выбирать, у кого есть возможность удалять или изменять файлы и документы, а у кого нет. Лучшие системы управления документами позволяют администраторам устанавливать определенные разрешения для каждого сотрудника, помогая контролировать и защищать важные документы от изменения.

7.Поддержка универсального формата.

Любой, кто наблюдал за развитием технологий за последние несколько десятилетий, знает, что форматы файлов постоянно меняются. Сегодня распространенные расширения, такие как .pdf и .docx, могут доминировать в профессиональном мире, но это не означает, что нет других регулярно используемых форматов файлов… и в будущем всегда будут появляться новые форматы файлов. Чем больше форматов поддерживает ваша система управления документами, тем лучше. Это гарантирует, что вы не столкнетесь с какими-либо проблемами в будущем.

11 основных преимуществ системы управления документами.

Преимущества, связанные с использованием системы управления документами для обработки цифровых файлов, часто более впечатляющие, чем вы можете себе представить. Цифровая документация — это волна будущего, и чем раньше вы сможете осуществить переход, тем лучше.

Вот лишь некоторые из наиболее заметных преимуществ внедрения системы управления документами:

1. Уменьшение объема физического хранилища.

Если ваш офис по-прежнему использует бумажную документацию, вы, вероятно, можете подтвердить, что для работы с горами бумаги необходимы обширные решения для хранения.Поскольку офисные помещения со временем становятся все дороже, об оплате места для хранения бумажных документов не может быть и речи. Переход на систему управления документами означает, что вы можете сканировать и загружать бумагу, которая занимает офисное пространство, что позволяет вам уничтожить эти документы и освободить место.

2. Снижение затрат.

Создание бизнеса может быть трудным процессом, особенно когда речь идет о финансовых обязательствах. Современные владельцы бизнеса должны делать все возможное, чтобы снизить расходы, и один из самых эффективных способов сделать это — перестать полагаться на бумагу.Бумага может стоить целое состояние в течение года, особенно если она используется в качестве средства распространения информации среди сотрудников. Система управления документами не только лучше справляется с этой и другими задачами, но и впечатляет суммой денег, которую можно сэкономить, сделав переход.

3. Экономия времени – мгновенный доступ к документам.

В сегодняшней профессиональной среде растет потребность во всем, что происходит мгновенно. Игнорирование этой потребности — самый быстрый способ отстать. Когда документы свалены в картотечные шкафы, найти что-то на лету может быть исключительно сложно.Одной из основных особенностей и преимуществ системы управления документами является то, что вы и ваши сотрудники можете мгновенно получить доступ к любым документам, которые могут вам понадобиться, независимо от того, где вы находитесь.

4. Преимущество перед другими предприятиями.

К сожалению, многие стартапы терпят неудачу в течение первых пяти лет работы. Как и следовало ожидать, получение конкурентного преимущества перед другими предприятиями в современном мире не только полезно, но и необходимо. Хотя не всегда легко определить способы одержать верх над конкурентами, внедрение системы управления документами — отличный способ начать.Компании, которые не сделают этого шага, неизбежно отстанут, оставив процветать тем, кто хорошо подготовлен к будущему.

5. Надежное индексирование документации.

Независимо от того, насколько хорошо организована ваша файловая система, вероятность ошибок при работе с физическими документами слишком велика. Система управления документами предоставит вам и вашим сотрудникам надежные возможности индексирования, позволяя вам всегда точно знать, где что находится. Даже если вы завалены файлами, уделите время правильной организации — это все, что нужно, чтобы оставаться в курсе событий.

6. Быстрое развертывание.

Если есть что-то, что часто заставляет генеральных директоров и менеджеров сомневаться в необходимости внедрения программного обеспечения для управления документами, так это то, что они не хотят отставать в процессе. Переход на совершенно новый метод управления файлами и документами может вызвать беспокойство, но часто по неправильным причинам. Развертывание системы управления документами, такой как Communifire, намного проще, чем вы можете себе представить, поэтому не нужно беспокоиться о потере драгоценного времени во время перехода.

7. Улучшение обслуживания клиентов.

Удовлетворение клиентов и сосредоточение внимания на обслуживании клиентов имеют важное значение для любого бизнеса. Поскольку система управления документами может использоваться как программное обеспечение для управления знаниями, вы предоставляете своим клиентам мгновенный доступ к любой информации, советам по устранению неполадок или документам, которые вы выберете. Это может решить проблемы гораздо проще, чем если бы вы пробирались через океан бумажной документации.


8. Простой процесс обновления.

Поскольку природа программного обеспечения постоянно меняется, важно, чтобы обновления выполнялись как можно быстрее и проще.Программное обеспечение для управления документами, такое как Communifire, является идеальным решением для тех, кто больше не заинтересован в самостоятельном обновлении программного обеспечения. Обновления происходят в фоновом режиме, гарантируя, что драгоценное время не будет потрачено впустую.

9. Более высокий уровень производительности.

Повышение уровня производительности может быть довольно сложной задачей, поскольку не всегда легко определить проблемы, стоящие на пути. Важно предпринять все необходимые шаги, чтобы поднять уровень производительности на новый уровень, и оптимизация бизнес-процессов полностью соответствует этому.Когда вы и ваши сотрудники используете систему управления документами для управления и организации файлов, уровень производительности в вашей компании, несомненно, возрастет.

10. Герметичная защита.

Даже если вы считаете, что ваши документы надежно защищены, невозможно быть уверенным, что проблем не возникнет. Безопасность всегда будет подвергаться сомнению, когда документы попадают в организацию и выходят из нее, а тот факт, что бумагу можно легко украсть или уничтожить, означает, что важные документы могут быть скомпрометированы в любое время.Безопасность может быть улучшена только при переходе на систему управления документами, поскольку управление версиями гарантирует, что вы никогда не потеряете исходный файл.

11. Зеленая деловая практика.

«Забота об окружающей среде» — это не только популярная тенденция, но и необходимость для растущего мира. Люди повсюду предпринимают шаги по снижению своего воздействия на окружающую среду, и эта философия распространяется и на мир бизнеса. Вести экологически чистый бизнес не всегда легко, но один из лучших способов внести долгосрочные изменения — перейти к использованию системы управления документами.Сделав этот шаг, можно сэкономить тысячи листов бумаги в месяц, что означает не только более экологичную бизнес-модель, но и снижение затрат.

6 советов по внедрению новой системы управления документами.

Вне зависимости от сценария, переход на новый метод повседневного ведения бизнеса может оказаться сложным для некоторых компаний. К счастью, внедрение системы управления документами, такой как Communifire, обычно является простым процессом, который не приводит к каким-либо серьезным проблемам.При этом есть также вещи, которые можно сделать, чтобы упростить работу вашего персонала.

При подготовке к внедрению системы управления документами обязательно помните о следующих советах:

1. Объясните важность перехода.

Когда вы решите перейти на систему управления документами, такую ​​как Communifire, всегда есть вероятность, что некоторые сотрудники будут сомневаться в причинах этого. Если кто-то настроен по-своему, ему может потребоваться некоторое убеждение, чтобы попробовать что-то новое.Предоставление вашим сотрудникам информации о преимуществах внедрения системы управления документами — отличный способ начать процесс, рассеяв любые любопытства или опасения, которые могут у них возникнуть по поводу перехода. Обязательно отвечайте на вопросы своих сотрудников в полной мере, так как чем раньше вы сможете решить любые потенциальные проблемы, тем лучше.

2. Запланируйте сеанс обучения для конечных пользователей.

Несмотря на то, что программное обеспечение для управления документами, такое как Communifire, исключительно простое в использовании, важно, чтобы ваши сотрудники хорошо разбирались в том, как получить максимальную отдачу от системы.Каждая система управления документами содержит определенное количество советов и приемов, и обмен ими с вашим персоналом гарантирует, что уровень производительности в конечном итоге будет максимально высоким. Учебная сессия не должна занимать много времени, и при необходимости вы даже можете провести ее виртуально. Обязательно запланируйте свое обучение до фактического использования системы, чтобы избежать возможных ошибок пользователя.

3. Отсканируйте бумажные документы, оцифруйте их.

Первое, что вы должны сделать после внедрения системы управления документами, — это принять меры по отказу от бумаги.Это означает сканирование документов и загрузку их цифровых версий в вашу систему управления документами. Хотя это может занять много времени, свобода, которая приходит вместе с отказом от бумаги, более чем стоит дополнительных усилий, и этот процесс также дает вам возможность выбирать, какие документы вы храните, а какие можно удалить. .

4. Настройте систему управления документами.

Одним из преимуществ использования Communifire в качестве системы управления документами является то, что ее можно полностью настроить.В отличие от универсального программного обеспечения, внешний вид, функции и функциональность Communifire могут быть изменены в зависимости от того, как вы и ваши сотрудники собираетесь его использовать. Как только вы уделите время дальнейшей настройке своего программного обеспечения, истинная природа Communifire может быть раскрыта, чтобы наилучшим образом удовлетворить потребности вашей организации.

5. Воспользуйтесь поддержкой клиентов вашего поставщика.

Независимо от того, насколько хорошо вы и ваши сотрудники разбираетесь в использовании программного обеспечения для управления документами, при необходимости важно полагаться на поддержку клиентов.В Axero мы с гордостью предлагаем высококачественную поддержку каждому пользователю, столкнувшемуся с проблемой. В конце концов, нет ничего плохого в том, чтобы время от времени просить о небольшой помощи, и ваша организация от этого только выиграет.

6. Регулярно связывайтесь со своим персоналом.

Многие руководители и менеджеры ошибочно полагают, что только потому, что их сотрудники хорошо отнеслись к процессу внедрения, проблем в будущем не возникнет. После внедрения вашей новой системы управления документами всегда полезно проверить своих сотрудников, так как это гарантирует, что никто не отстанет.Чем крупнее организация, тем больше вероятность того, что у некоторых людей могут возникнуть проблемы, что делает периодические проверки еще более важными.

В заключение.

Функции и преимущества , связанные с внедрением хорошо спроектированной системы управления документами, могут повлиять на каждую часть организации, и их игнорирование в сегодняшней конкурентной деловой среде является не чем иным, как безответственностью. Отложите бумагу — пришло время перейти на следующий уровень.


Руководство по системам управления документами

Проще говоря, система управления документами (DMS) — это любая система, которую организация использует для отслеживания, совместного использования и хранения документов.Системы управления документами часто интегрируются в рабочий процесс компании или процесс управления проектами, чтобы перемещать документы через циклы проверки и хранить их вместе с соответствующими активами, одновременно читая их для публикации или распространения.

Система управления документами может быть интегрирована с системой управления контентом компании, которая обычно представляет собой инструмент или платформу для создания и публикации копий и мультимедиа на веб-сайте. Но системы управления документами также могут существовать вне систем управления контентом — например, если документы должны быть доставлены клиенту или партнеру, который затем опубликует или распространит их с помощью своей собственной системы.

До 1970-х управление документами не было настолько автоматизированным или доступным. Например, большинство газет использовали эту систему для управления документами: репортер печатал статью на бумаге, которая склеивалась в один длинный документ. Редактор использовал карандаш, чтобы внести изменения в этот документ, а также написать заголовки и подзаголовки. Затем редактор отнес документ в комнату для набора, где печатник прочитал этот документ и кропотливо отлил из горячего металла отдельные символы, чтобы построить слова, предложения, абзацы и, в конечном итоге, целую газетную страницу.

К счастью, системы управления документами теперь намного более эффективны и масштабируемы. Сегодня более 90 процентов решений DMS основаны на облаке, что означает, что они более безопасны, глобальны и доступны. Эти облачные решения обычно платные, хотя есть и бесплатные варианты с открытым исходным кодом. Все системы управления документами спроектированы таким образом, чтобы человек мог создавать, изменять, просматривать и хранить документы. Пользователи также могут обмениваться документами с коллегами, руководителями и клиентами и устанавливать разрешения, чтобы только определенные люди могли выполнять определенные функции над документом или изменять их.

Некоторые компании используют термин система управления файлами взаимозаменяемо с системой управления документами. По мере роста использования цифровых активов компании перешли к использованию большего количества файлов, таких как изображения, электронные письма, видео и другие форматы. Компаниям нужна система, которая может работать как с традиционными документами (Word, PDF, Excel, PowerPoint и т. д.), так и с более широким разнообразием файлов, особенно если они публикуют свой контент в Интернете и на мобильных платформах.

Управление документами предназначено не только для крупных компаний.Отдельные лица также создают формальные или неформальные системы управления документами, сохраняя документы и файлы, которые они создают, на своих ПК, Mac или мобильных устройствах. Некоторые небольшие компании используют свои собственные проприетарные или устаревшие системы управления документами, но все чаще эти варианты имеют явные недостатки, поскольку ими нельзя делиться с внешними участниками и их возможности интеграции с другими инструментами ограничены.

Надежная система управления документами для организации любого размера не должна нуждаться в каких-либо неуклюжих или ненадежных обходных путях, таких как необходимость отправлять файл или документ по электронной почте для получения обратной связи.

 

Специалисты, работающие с документами каждый день, согласны. «Контроль версий необходим для системы управления документами, — говорит автор и редактор из Сиэтла Анна Кац. «При обмене электронными письмами между множеством разных людей легко потерять самую последнюю версию, что может привести к путанице, избыточности и напрасной трате усилий. Но когда все обращаются к одной и той же системе управления и могут легко видеть, кто и когда делал последнее обновление, гораздо проще контролировать процесс и экономить время, затрачиваемое на консолидацию черновиков, на что-то более продуктивное.

13 преимуществ системы управления документами [функции+типы]

Многие опросы и исследования, проведенные Mckinsey, IDC и другими известными организациями, показывают, что сотрудники тратят ценное количество времени на поиск информации, решая тривиальные вопросы из-за плохой расстановки приоритетов; тратить кучу времени на туманные обсуждения и многое другое. Таблица иллюстрирует ненужную трату времени организациями по всему миру. Все из-за неэффективной DMS или системы управления документами.

 

 

Основные факторы потери времени разнообразны и варьируются от организации к организации. Но мы проиллюстрировали некоторые из тех факторов, которые являются общими для большинства компаний.

 

Теперь, если вы действительно не подсчитали, как тратится время в вашей компании. Вот интересное занятие, которое мы предлагаем вам. Обратите внимание на временной круг ниже. Вы можете увидеть различные классификации. Разделите организацию на группы и создайте дополнительные блоки распределения времени, если таковые имеются.Затем поощряйте сотрудников к участию в этой деятельности с гарантией анонимности. Упражнение включает в себя сознательное отмечание в течение одной недели количества часов, которые они тратят на каждое из этих занятий. Подсчитайте время, потраченное впустую, по сравнению с общим временем, которое они тратят на реальную работу. Вы получите процент потраченного времени. Теперь сопоставьте его, чтобы увидеть, насколько он связан с обработкой документов.

 

 

Руководителям, менеджерам или специалистам в каждой организации приходится обрабатывать множество документов каждый день.Система хранения документов кабинетного типа больше не может удовлетворять потребности надежных организаций. Просто потому, что они неэффективны, и еще одна причина в том, что у нас есть лучшие решения проблемы. Интеллектуальная система управления файлами — это ответ на беспорядочный поиск информации. А сегодня разведка — это интернет.

 

Что такое система управления документами

Система управления документами (DMS) — это компьютерное программное обеспечение, которое позволяет пользователям хранить, упорядочивать и отслеживать электронные документы.Он контролирует все процессы, связанные с документами в организации.

Система управления документами может быть разного размера и масштаба. Он может быть предназначен для одной функции, такой как управление файлами, или для нескольких функций, таких как совместная работа, отслеживание и т. д. 

Надежная система управления документами может автоматизировать управление файлами и записями в вашей организации. Это поможет вам расставить приоритеты задач в соответствии с вашей личной логикой. Это делается с помощью рабочих процессов.

 

Но что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс — это последовательность предварительно разработанной работы. Он определяет работу с ее начальной точки и продвигает работу в заданном потоке. Например, рабочий процесс, связанный с написанием статьи, будет включать следующее:

.

 

 

Программное обеспечение для управления документами позволяет создавать такие настраиваемые рабочие процессы для любого процесса. Таким образом, отслеживание и хранение документов происходит само по себе, и вы можете сэкономить драгоценное рабочее время.

 

Типы систем управления документами (DMS)

Вы не можете напрямую перейти в любую систему управления файлами. Выбор вашей DMS во многом зависит от типа бизнеса, которым вы занимаетесь. Поэтому решение должно быть осознанным.

 

 

Вообще говоря, существует две классификации систем управления документами. В зависимости от процессов управления эффективностью, которые вы используете для оценки своей работы и сотрудников, вы можете выбрать один из следующих типов систем управления документами :

 

1.Локальная DMS — локальное управление документами может подойти вам, если ваша организация обрабатывает большой объем данных. Под большим объемом мы подразумеваем документы в терабайтах количества. Если вы используете локальную DMS, вы можете передавать гигабайты данных за считанные секунды. Если ваша компания уже вложила много средств в ИТ-экспертизу, то локальная среда — ваш правильный выбор. Загляните в таблицу, чтобы взглянуть на вещи с высоты птичьего полета.

2. Удаленная DMS . С другой стороны, если вы управляете компанией, которой нужно управлять большим количеством пользователей, и ваши инвестиции в ИТ неубедительны, вам нужно перейти на облако или удаленную работу. ДМС.Для работы на дому и вне офиса требуется наличие облачной сети для подключения их к общему рабочему пространству. Сравнительная таблица поможет вам лучше видеть.

 

Возможности DMS, повышающие ценность вашей компании

 

 

DMS — это не только рабочие процессы. Это важный шаг к безбумажной и беспроблемной организационной культуре. Важность системы управления документами можно понять по качествам, которые она придает фирме.Некоторые из замечательных особенностей DMS:

 

Категоризация содержимого — программное обеспечение DMS автоматически индексирует различные документы в зависимости от типа содержимого. Если содержание связано с управлением, то файловая система будет искать такие слова. Он отображает весь физический поток документа от его создания до истечения срока его действия.

 

Библиотеки документов — еще одна фантастическая функция — библиотека документов. Библиотека документов — это хранилище всех документов.Это позволяет создать единое пространство для чтения, записи и хранения документов всеми. Здесь вы можете создавать типы документов, портал записей или даже привлекательную интрасеть, как это подходит вашей организации.

 

 

Управление метаданными. В традиционной системе управления файлами в шкафу есть стойки, названные в честь типа файла. Иногда файл может находиться на двух полках, что создает путаницу. Но онлайн-система управления документами делает это с помощью метаданных.Метаданные — это набор данных, которые предоставляют информацию о других данных. Проще говоря, метаданные подобны тегу, который вы ставите на онлайн-документ. DMS позволяет создавать библиотеку метаданных, которая помогает другим пользователям с уже существующими тегами, что предотвращает дублирование работы и экономит время поиска.

 

 

 

 

Мониторинг хода работы с версиями — Управление версиями — это еще одна особенность SharePoint, которая гарантирует, что каждое изменение, которое вы вносите в документ, сохраняется с нумерацией версий.Функция утверждения управления также является ее частью. Он позволяет лицам с необходимым контролем публиковать документы. Функция извлечения и возврата позволяет комментировать изменения в тексте и даже для отдельных версий.

 

 

Информационная политика Frame Sound . Информационная политика устанавливает правила для документов в вашей организации. Он определяет, кто может получить доступ к информации в вашей организации, как долго они могут хранить ее, какие изменения они могут вносить и т. д.Он определяет жизненный цикл и потоки для различных документов.


Функциональность совместного редактирования . Совместное редактирование — замечательная функция DMS на основе Sharepoint, позволяющая вашим сотрудникам одновременно работать над одним и тем же документом, не мешая работе друг друга. Он запоминает изменения, которые каждый пользователь вносит со своей точки зрения. Это экономит драгоценное время, которое часто теряется при обработке и обработке документов. Это делает работу мобильной и удобной.

 

Как работает система управления документами

Система управления документами управляет документом, начиная с его начальной стадии.Он играет заметную роль в полном жизненном цикле документа. Давайте посмотрим, как работает система управления документами, от создания документов до хранения документов, поиска и распространения документов.

1. Создание и ввод документов

Это первый этап документа, который включает в себя его захват из любого источника. Захват документа необходим для сохранения документа и его хранения. Существует несколько способов захвата документов, например захват бумажных документов, корпоративных приложений, таких как CRM и ERP, отчеты, созданные системой, и сообщения электронной почты.

На этом этапе система управления документами также выполняет операцию, называемую индексированием. Индексация упрощает поиск документов, классифицируя их на основе таких параметров, как метаданные, уникальные идентификаторы и т. д. Когда документ захвачен и проиндексирован, его можно получить простыми действиями, когда это необходимо.

2. Хранение документов

Центральное хранилище документов является основой системы управления документами. Документы, полученные из всех источников, хранятся централизованно.Это повышает доступность и простоту управления документами.

Системы управления документами обычно используют облачное хранилище для обеспечения централизованного доступа. Это гарантирует, что пользователи DMS могут получить доступ к документам из любого места и в любое время. Централизованное хранилище также позволяет реализовать такие функции, как совместное редактирование, множественный доступ и т. д.

DMS управляет безопасностью, реализуя контроль доступа, т. е. определение прав пользователей на создание, редактирование и управление документами, а также контроль версий, т. е. отслеживание изменений, внесенных в документы.

3. Поиск и распространение документов

Другой важной частью работы системы управления документами является поиск и распространение документов. DMS значительно упрощает этот процесс. В результате организация может сэкономить время, усилия, повысить производительность и эффективность за счет внедрения системы управления документами.

Индексирование документов упрощает и ускоряет поиск — не нужно тратить часы на поиск нужных документов, когда они нужны.Простой поиск по ключевому слову даст всю информацию в одно мгновение.

Система управления документами также очень упрощает распространение документов. Он позволяет обмениваться документами несколькими способами, такими как электронная почта, корпоративное программное обеспечение и т. д. 

Система управления документами делает работу организации легкой, эффективной и беззаботной. Это улучшает способ выполнения процессов в организации и создает пространство для большего количества возможностей.

 

13 основных преимуществ системы управления документами

Современное рабочее место стремится к большей оптимизации и производительности.Вы можете быть обеспокоены дивидендами, которые ваша организация может получить от новых инвестиций. Вот некоторые из преимуществ системы управления документами , которые могут вас вдохновить:

1. Безопасность

Больше не нужно беспокоиться о краже данных из шкафчиков. Ваши патенты, проекты и планы теперь в безопасности в облаке, а с появлением блокчейна кража данных теперь невозможна.

2.Меньше физической памяти

Для хранения бумажных документов требуется много места. Сегодня, когда стоимость офисных площадей увеличивается, DMS позволяет освободить имеющиеся офисные площади и использовать их для других целей.

3. Лучшее резервное копирование

Мы слышали много случаев, когда компании теряли важные документы из-за стихийных бедствий, пожаров и т. д. Благодаря таким функциям, как централизованное хранение, оцифровка, архивирование и т. д., DMS обеспечивает лучшее резервное копирование и восстановление документов в случае каких-либо беспрецедентных инцидентов.

4. Простые обновления

Документы часто обновляются при изменении бизнес-процессов или целей. Обновление бумажных документов занимает много времени и может вызвать некоторую путаницу. DMS гарантирует простоту, эффективность и быстроту выполнения обновлений.

5. Расширенное сотрудничество

DMS расширяет возможности совместного использования, повышает наглядность и доступность. Таким образом, это лучше облегчает сотрудничество как внутри организации, так и снаружи с заинтересованными сторонами.

6. Экономит ваши деньги

«Время – деньги». А DMS экономит вам почти миллион рабочих часов ежегодно. Кроме того, вы экономите на закупке канцтоваров и файловых систем.

7. Прозрачная пленка

Прозрачный офис вызывает доверие. Он также предоставляет широкие возможности для признания отличной работы.

8. Зеленый офис

Зеленый это слово. Посадка деревьев – это то, что приносит пользу будущему.Но спасение выросшего дерева оказывает более существенное влияние. DMS делает ваш офис экологичным, снижая потребность в бумаге. С DMS вы спасаете почти 3 триллиона деревьев в год. Зеленый офис – это рабочее место для будущих поколений.

 

9. Легкое извлечение

Быстро добраться до документов со своего стола. Вам не нужно искать отчеты с одной полки на другую. Просто найдите его в строке поиска, и вы сможете воспользоваться расширенным поиском, чтобы мгновенно найти нужный документ.

10. Гибкое индексирование  

DMS позволяет индексировать документы в соответствии с вашей логикой. Он использует метаданные для объединения нескольких тегов и обозначений, чтобы реализовать «легкий» подход к индексации файлов.

11. Молниеносный поиск

В DMS поиск идет молниеносно. Вам нужно найти файл, ввести слово или фразу в строку поиска, и он у вас перед экраном. Множественные категории помогут вам складывать файлы в стопку, не добавляя новые полки в вашу картотеку.

12. Цифровое архивирование

Суть управления контентом заключается в том, чтобы сохранить то, что вы делаете, и отказаться от того, что вы не делаете. Срок действия документа может быть установлен в вашей информационной политике, и конкретный рабочий процесс в дальнейшем будет решать, следует ли сохранить запись или срок ее действия истек.

13. Соответствие требованиям соответствия Сертификаты соответствия

требуют соблюдения нескольких правил, что является сложной задачей в бумажной системе. С помощью DMS можно представить аудиторам точный бизнес-процесс и убедить их в соблюдении стандартов безопасности вашей системы.

Все это и многое другое ждет вашу компанию, когда вы сделаете необходимый переход на программное обеспечение для управления документами. Так что будьте готовы летать на крыльях опытного разработчика программного обеспечения DMS и вывести свою организацию на новый уровень производительности.

 

5 основных шагов по внедрению успешной системы управления документами

Теперь вам должно быть ясно, как наличие системы управления документами приносит пользу организации и помогает оптимизировать бизнес-процессы.Итак, если вы готовы внедрить программное обеспечение для управления документами в своей организации, какие шаги вам следует предпринять?

1. Информировать соответствующих лиц

Это может показаться незначительным шагом, но очень важно сообщить всем заинтересованным сторонам о вашем решении внедрить DMS. Потому что для успеха DMS требуется поддержка ваших сотрудников и заинтересованных сторон.

Часто процессы оцифровки вызывают у сотрудников стресс, поскольку они чувствуют себя несущественными и боятся потерять работу.Важно, чтобы вы развеяли их опасения и рассказали им о преимуществах наличия DMS и о том, как это уменьшит их рабочую нагрузку и сделает их работу более приятной.

Вы должны проинформировать всех участников о плане развития, который у вас есть для организации, и о долгосрочных выгодах, которых вы ожидаете достичь. Сделав их частью общей картины, вы обеспечите лояльное и преданное обслуживание с их стороны.

2. Определите свои требования и цели

Как мы видели ранее, DMS-решения обширны и имеют разные области применения.В зависимости от потребностей вашей организации, вы должны выбрать лучшее решение, которое вам подходит. Спросите себя, какие области вы хотите оптимизировать, какие процессы необходимо улучшить, чего вы ожидаете от внедрения DMS.

Изложите все свои требования как можно четче. Важно не только выбрать лучшую DMS, но и использовать весь потенциал внедряемой системы. При выполнении этого шага будет полезно, если вы также вовлечете в обсуждение сотрудников или заинтересованных лиц.Это поможет сделать ваше решение более комплексным и улучшит командный дух.

3. Составьте список функций

Когда вы четко определите свои требования, будет полезно записать функции, которые вы хотите получить от системы управления документами. Будьте как можно более конкретными и четко перечислите их.

Например, вам нужна опция поиска, поддержка плагинов, является ли масштабируемость фактором для вашей организации и т. д. Список всех функций упрощает выбор системы управления документами.Расставьте приоритеты для функций и рассмотрите потенциальное программное обеспечение DMS с учетом этих функций.

4. Найдите поставщика DMS

Для успешного внедрения системы управления документами найдите надежного поставщика DMS. Есть несколько поставщиков DMS, которые предлагают различные услуги с различными функциями. В зависимости от требований, которые вы создали, и функций, которые вы выбрали, найдите наиболее подходящего поставщика для вас.

Определившись с поставщиком, вы можете подробно обсудить с ним процесс внедрения.Они позволят вам осуществить внедрение максимально быстро и гладко. Хорошая компания также сможет предоставить вам больше информации из своего опыта в этой области, что может принести огромную пользу вашей организации.

5. Поддержка после внедрения

Предоставление хорошей поддержки сотрудникам после внедрения DMS так же важно, как установка и внедрение. Сотрудникам потребуется некоторое время, чтобы адаптироваться к изменениям, и они могут даже скептически относиться к новой системе.Чтобы сделать их переход легким и плавным и побудить их использовать систему, необходимо обеспечить правильное руководство.

Обучая сотрудников использованию нового программного обеспечения, организуя демонстрацию функций, предоставляя советы экспертов и т. д., они могут чувствовать себя комфортно в новой системе. Это побудит их попрактиковаться в использовании новой системы. В противном случае они могут чувствовать себя недостаточно комфортно, чтобы пользоваться системой.

 

Как выбрать лучшую систему управления документами для вашей организации

Выбор лучшей системы управления документами для вашей организации — сложный и запутанный процесс.Доступно так много вариантов с различными функциями, что сузить до одного не так просто.

Чтобы помочь вам в этом, мы рассмотрим четыре основных фактора, которые необходимо учитывать при выборе DMS, которая лучше всего подходит для вашей организации.

1. Безопасность

Безопасность — это один из факторов, которому следует уделить первостепенное внимание при выборе системы управления документами. Подробно узнать об используемых процедурах безопасности, политиках шифрования и управлении доступом.Знайте о проверках безопасности, которые можно выполнить, и, если возможно, проведите тесты, чтобы выявить слабые места в безопасности системы.

2. Масштабируемость

Поскольку внедрение DMS для вашей организации является постоянным шагом, вы должны рассмотреть аспекты масштабируемости, прежде чем делать окончательный выбор. Вы должны подумать о том, как по мере роста вашей организации вы сможете масштабировать DMS вместе с ней. Сможет ли он по-прежнему соответствовать вашим требованиям, будет ли он актуален — такие вопросы должны быть решены.

3. Простота использования

Выбранная вами DMS должна быть простой в использовании и понятной для сотрудников. Даже если сотрудник не очень разбирается в технологиях, он должен уметь использовать DMS для выполнения своих задач. Сотрудникам не потребуется много времени и усилий, чтобы понять, как работает DMS. Лучшая DMS — та, у которой наименьшая кривая обучения.

4. Надежность

Надежна ли компания, создавшая программное обеспечение DMS? Посмотрите на их портфолио, а также отзывы предыдущих клиентов.Посмотрите, были ли их услуги удовлетворительными — насколько эффективно они внедрили систему, как их обслуживание клиентов — исследуйте все эти аспекты. Проверьте, предоставляют ли они обновления, поддерживают ли они гарантию качества и т. д.

Перед завершением работы над системой управления документами необходимо убедиться в четырех общих вещах. В зависимости от потребностей вашей организации вам потребуется учитывать и другие факторы. Однако ни в коем случае не идите на компромисс в отношении вышеперечисленных четырех!

 

Почему стоит выбрать нас для внедрения DMS 

Благодаря более чем 16-летнему опыту работы с проектами на базе SharePoint мы получили Золотой статус Microsoft.Наша энергичная команда готова принять любой вызов. Обладая более чем 16-летним опытом и мастерством в управлении проектами SharePoint, Aufait Technologies может стать вашим верным проводником к изменениям и процветанию.

Наш DMS — это то, с чего вам стоит начать. DMS Aufait предлагает вам четкие решения проблем с документооборотом, с которыми сталкивается ваша компания. От управления электронными формами до перевода вашего офиса в онлайн через интранет-порталы — у нас есть многолетний опыт.

Некоторые из уникальных особенностей нашей системы управления документами на базе Sharepoint:

  • Библиотеки документов , которые создают уникальное пространство для совместной работы ваших сотрудников, совместного использования и совместной работы в любом месте в любое время.
  • Smart Document Organization с таксономией, метаданными, поиском документов и т. д.
  • Интеграция с одним диском для объединения рабочих файлов и информации

Зарегистрируйтесь, чтобы получить бесплатную демоверсию, и начните революцию в своем рабочем месте.

Компания Aufait Technologies имеет более чем 16-летний опыт разработки продуктов на базе SharePoint. Репутация Aufait в предоставлении инновационных решений для управления документами хорошо известна среди ее клиентов.

В чем разница между системами управления документами и записями?

Большинство систем управления документами можно считать системами управления записями, но не все. Таким образом, надежная DMS может настроить вашу организацию на успех. Читайте дальше, чтобы понять, почему знание различий между основными понятиями управления документами и записями может помочь вам сделать правильный выбор при выборе программного обеспечения для вашей организации.

Ниже приведены определения каждого термина, за которыми следуют три ключевые характеристики, отличающие эти практики друг от друга.

Что такое система управления документами?

Система управления документами включает сбор, хранение, изменение и обмен физическими файлами внутри организации.

Вообще говоря, практика документооборота дает следующие возможности:

  • Сократить количество потерянных и неправильно заполненных документов.
  • Обеспечивает более быстрый поиск и извлечение документов.
  • Помогите лучше упорядочить существующие документы.
  • Улучшение бизнес-процессов и организационной эффективности.
  • Уменьшите объем физического пространства, используемого для хранения документов, например картотеки, ящики и стеллажи.

Некоторые решения для управления документами, такие как Laserfiche, даже предлагают готовые рабочие процессы для обработки контрактов, оформления документов и многого другого!

Хотите узнать больше? Загрузите руководство покупателя программного обеспечения для управления документами.

Что такое система управления документами?

Системы управления записями устанавливают политики и стандарты для ведения различных типов записей.Некоторые, но не все документы внутри организации становятся записями.

Управление записями можно рассматривать как подмножество управления документами , которое также может поддерживать усилия по:

  • Отличию незаписанного содержимого от записей.
  • Применение требуемых сроков хранения к записям.
  • Определение владельцев записей.
  • Определите, что для каждой записи существует цепочка поставок и надлежащий контрольный журнал.
  • Помощь в решении вопросов, связанных с обнаружением электронных данных, и при необходимости применение юридических запретов на хранение записей.
  • Управление надлежащим и своевременным размещением записей.
  • Разработка и администрирование политики и процедур для электронных и бумажных записей.
  • Сохранение записей на протяжении всего их жизненного цикла.

Хотите копнуть глубже? Узнайте больше об управлении записями здесь.

Что отличает системы управления документами и записями?

Хотя вы можете использовать одну и ту же систему для управления документами и записями, эти типы контента управляются по-разному.Эти различия в методах управления включают: цель, или цель каждой практики, информацию или содержание, связанное с каждой практикой, методологию, или способ выполнения каждой практики.

1. Цель

Целью документооборота является эффективность. Ускорение утверждения документов, сокращение ручного ввода данных и автоматизация повторяющихся задач — вот некоторые из многих функций управления документами, которые работают для достижения этой цели.

Целью управления записями является соответствие требованиям. Надлежащая система управления записями помогает организациям избежать штрафов при проверках со стороны регулирующих органов, аудиторов и других руководящих органов.

Управление документооборотом и управление записями имеют общую цель обеспечения непрерывности бизнеса. Недостатки в любом из них могут привести к проблемам в масштабах всей организации. Однако, когда и документация, и управление записями работают на достижение своих целей (эффективность и соответствие требованиям), отказоустойчивость организации становится в пределах вашей досягаемости.

2. Информация

Информация управления документами состоит из временного содержания. Счета подписываются, а затем отправляются следующему утверждающему, старые черновики заменяются исправленными, формы передаются от отправителя к рецензенту и так далее.

Информация управления записями состоит из исторического содержания. Статус документа определяется различными фазами жизненного цикла записей , как показано ниже:

Различные фазы жизненного цикла записей

3.Методология

Методология управления документами основана на содержании. Как упоминалось выше, контент является катализатором всей деятельности, связанной с документами. Поэтому репозитории документов обычно организуются с учетом потребностей обычных пользователей: поиск документов по ключевому слову или названию, хранение всех документов вместе по сотруднику или проекту и т. д.

В отличие от этого методология управления документами зависит от контекста. Руководители документации больше заботятся о типах документов (страховые записи, заявления о приеме на работу и т. д.).), чем слова, написанные на реальных документах. В результате графики хранения являются катализатором деятельности, связанной с записями, поскольку разные типы записей должны храниться в течение разного периода времени и в разных условиях.

Чтобы узнать, как управление документами может помочь вашей организации оптимизировать операции, посмотрите наш веб-семинар ECM 101: Введение в функции управления документами.

Узнайте, как подготовиться к аудиту, защитить конфиденциальные записи на предприятии и многое другое в нашей электронной книге The Ultimate Guide to Electronic Record Management.

Роли системы управления документами

Менеджеры веб-сайтов должны назначить следующие роли системы управления документами для обмена документами на веб-сайте — пользователи, рецензенты и администраторы. После создания структурированный рабочий процесс системы управления документами или DMS делает каждую из этих ролей подотчетной и ответственной за окончательную доработку документов. В конце концов, именно роли системы управления документами предоставляют уникальный контент для веб-сайтов, помимо того, что может сделать простая система управления контентом (CMS), такая как WordPress.

Поколение назад существовали системы электронного документооборота (EDM), которые задавали расширения документов на основе собственной номенклатуры. Но для сегодняшних ролей системы управления документами нет ограничений на то, какие типы файлов эти участники загружают и управляют. Статических веб-сайтов уже недостаточно, поскольку веб-сайты быстро становятся местами для экспертной оценки всех типов контента на соответствие требованиям, юридическим или групповым проверкам.

Для отслеживания, утверждения и хранения электронных документов на веб-сайте система управления документами предоставляет библиотеку PDF-файлов, электронных таблиц и других файлов, которые делают веб-сайты полезными для посетителей, ищущих библиотеки для совместной работы, где можно легко получить полезную информацию.

Обзор ролей системы управления документами :

  • Отправка документа пользователем — обычный пользователь может загрузить документ с конкретным названием и сопровождающей его сводной информацией. После загрузки пользователь также может удалить или заменить документ. Пользователи могут выбирать или не выбирать определенные категории при отправке, но пользователи обычно не имеют возможности видеть отправки других пользователей. Их документ может быть одобрен или отклонен администратором в любое время.
  • Автоматические оповещения по электронной почте . Всякий раз, когда пользователь предпринимает какое-либо действие, администратор получает оповещение по электронной почте. Этот параметр также может быть распространен на рецензентов. Отметки времени также помогают сохранять обновления для всех ролей.
  • Администратор утверждает документ . Эта роль обычно уникальна и назначается сотруднику офиса, ответственному за утверждение документов. Поскольку некоторые отправленные материалы могут быть плохого качества или неприемлемыми по иным причинам, администратор может принять, отклонить или отложить отправленный документ в соответствии с предопределенными параметрами.
  • Автоматическая электронная почта рецензентам . После утверждения документа администратором всем рецензентам отправляется оповещение по электронной почте, которым предлагается войти в систему и выполнить действие над документом.
  • Рецензенты Загрузка документов — (Рецензенты назначаются администратором.) После входа в DMS рецензент увидит список утвержденных документов и соответствующие названия, сведения и пользователей, которые их представили.
  • Документы с оценками и комментариями рецензентов . Написав собственные комментарии рецензента и обновив статус каждого документа на «Принять», «Отклонить» или «Отложить», он или она предоставляет отзыв на форуме для просмотра другими рецензентами.
  • Обсуждение рецензента — Администраторы могут запускать отчеты для объединения всех комментариев и подсчета голосов за принятие, отклонение или отсрочку документа.
  • Отклонить, принять или отложить документ — Текущий подсчет суммируется для администратора, чтобы окончательно определить статус документа. Поскольку параметры того, как документ отклоняется, принимается или откладывается, могут различаться, этот субъективный шаг может потребовать автономной обработки и дальнейшего обсуждения.
  • Библиотека утвержденных документов . Как только документ считается «утвержденным» администратором, этот документ будет храниться в общедоступном или частном каталоге с комментариями рецензента или без них. Для каждого документа существует полный контрольный журнал.

Назначая соответствующие роли в системе управления документами, менеджеры веб-сайтов создают контент для библиотеки утвержденных документов веб-сайта, соблюдая сроки и сохраняя отчетность. Хотя DMS является единственным компонентом для создания веб-сайта, это мощный инструмент рабочего процесса в системе управления контентом.

Более того, менеджер веб-сайта, делегирующий эти роли в системе управления документами, больше не зависит от публикации и управления документами от имени всех; вместо этого решение рабочего процесса DMS является самодостаточным. Эти три роли несут ответственность за размещение и управление файлами на одном веб-сайте, поэтому менеджер веб-сайта может сидеть сложа руки и наблюдать за созданием сайта.

Что такое программное обеспечение для управления документами? Анализ возможностей, преимуществ и цен

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами

— это решение для создания, обмена, организации и архивирования документов.Решение оптимизирует эти процессы, чтобы повысить продуктивность вашего бизнеса при управлении файлами в цифровом виде. Его центральное электронное расположение упрощает поиск документов и информации, что экономит ваше время и позволяет управлять большим количеством основных операций вашей компании.

Компании понимают, что перевод некоторых жизненно важных операций в цифровую автоматизированную систему является практичным решением. Один из них включает в себя то, как они управляют своими документами. Бумажные файлы должны быть распечатаны и подшиты вручную, что отнимает много времени и средств.Достать их тоже непросто. В то же время цифровыми файлами трудно управлять, обмениваться ими и архивировать без центральной системы. Использование программного обеспечения для управления документами решает эту проблему. Это даже считается важным событием в корпоративном мире.

В этой статье мы подробно обсудим определение программного обеспечения для управления документами. Мы рассмотрим следующие темы, чтобы помочь вам получить представление о возможностях программного обеспечения, его компонентах и ​​о том, нужна ли эта система вашему бизнесу:

Почему вам следует автоматизировать управление документами?

Современная быстро развивающаяся цифровая среда оставит ваш бизнес вне конкуренции, если вы не адаптируетесь к техническим инновациям.По данным Business.com, 21,3% производительности снижается из-за проблем с документами. Такие мелочи, как трудности с поиском или открытием документа, могут привести к большой потере производительности, поскольку в долгосрочной перспективе они накапливаются. Плохое хранение документов занимает в среднем 18 минут для поиска, что эквивалентно потере 50% времени, потраченного только на поиск документа. Дошло до того, что внедрение DMS перестало быть просто роскошью, а стало необходимой необходимостью для оптимизации бизнес-операций, связанных с документами.

Источник: Ademero

Еще одна область, требующая значительного количества времени, — создание версий документа. До 83% времени работники умственного труда тратят на отслеживание этих версий и обеспечение того, чтобы каждый получил самую последнюю версию документа. Это важно, особенно если учесть, что 92% работников умственного труда совместно работают над документами по электронной почте.

Что можно сделать? Организации, использующие программное обеспечение, показывают, что оцифровка этих операций повышает их производительность и эффективность.Согласно Ademero, электронная подпись сокращает время обработки документа до 80%. Цифровые рабочие процессы обеспечивают бесперебойную и безопасную передачу, хранение и маршрутизацию файлов. Кроме того, вы можете сэкономить около 20 долларов США на подаче и хранении одного документа и до 120 долларов США на поиске и/или замене неправильно заполненных документов.

Каковы преимущества программного обеспечения для управления документами?

Зачем использовать программное обеспечение для управления документами? Использование DMS дает множество бесценных преимуществ для вашего бизнеса, сотрудников и клиентов.Если вы подумываете о покупке программного обеспечения, вам может быть интересно узнать о преимуществах программного обеспечения для управления документами. Вот некоторые из них:

  1. Централизация документооборота. Что такое программное обеспечение для управления документами, если оно не упрощает управление всеми вашими документами. Прошло то время, когда вам приходилось хранить стопку документов в офисе, хранить их в разных шкафах для хранения и следить за тем, чтобы они были четко помечены, пока вам не придется их забирать.Этот метод грязный и его трудно поддерживать. Наличие DMS позволяет легко организовать ваш файл с помощью тегов и меток. При поиске определенного файла вы можете легко найти его и отфильтровать результаты. Это сокращает весь процесс с пары минут (а иногда и часов) до нескольких секунд.
  2. Улучшение сотрудничества. Сотрудничество между командами — одна из основных функций DMS. Возможность просматривать и редактировать документ одновременно с вашими товарищами по команде сокращает время пересылки и обеспечивает обновление в режиме реального времени для всех.Несколько версий документа показывают каждому участнику последнюю версию и все внесенные изменения, чтобы привести всех в соответствие с самым последним файлом, которым можно поделиться в любое время. Он также автоматизирует процесс обновления некоторых документов, обычно в течение определенного периода времени, по мере необходимости. Установка крайних сроков и получение напоминаний экономит время и улучшает ежегодные процессы аудита.
  3. Повышение безопасности данных. Документы всегда должны быть защищены. Многие программы делают это, реализуя управление доступом на основе ролей, которое разрешает доступ к документу только определенным пользователям.Менеджер может предоставить им доступ и одобрить действия, которые они могут выполнять, такие как просмотр, редактирование и совместное использование документа. Кроме того, вы будете знать, кто просматривал документ и кто внес все изменения в историю файла. Документы также защищены от стихийных бедствий, пожаров и наводнений, поскольку они надежно хранятся в системе.
  4. Ускорение поиска файла. Около 7,5% документов теряются, а 3% из них — из-за плохого хранения. Профессионалы тратят 5-15% своего времени на чтение информации, чтобы понять ее содержание и тратят до 50% времени на поиск документов.Следовательно, оптимизация процесса помогает ускорить архивирование и поиск этих файлов. Просто используйте ключевое слово или ключевую фразу для поиска определенного файла вместо того, чтобы рыться в большой стопке бумаги, сложенной в картотеке. Это также позволяет использовать программное обеспечение удаленно, даже если вы находитесь практически в любой точке мира, поэтому, если вам нужно немедленно получить файл, вы можете сделать это без пота.
  5. Соблюдение нормативных требований. 21 CFR Часть 11 и Приложение 11 требуют, чтобы записи были доступными, безопасными и ALCOA (атрибутивными, разборчивыми, одновременными, оригинальными и точными), что подкрепляется техническими средствами контроля.Делать это вручную сложно. Тем не менее, программное обеспечение для управления документами позволяет без проблем использовать журналы аудита, безопасность и резервные копии для обеспечения соответствия требованиям.
  6. Сокращение углеродного следа. Безбумажный вариант — более экологичный вариант. Операция сводит к минимуму отходы бумаги, чернил и несколько машин для печати, сканирования и отправки по факсу ваших документов, поскольку об этом позаботится единая система. В последнее время забота об окружающей среде становится одной из важнейших задач многих организаций и потребителей.Следовательно, вы можете принять участие в повышении осведомленности о снижении загрязнения и документировании отходов на своем рабочем месте.

Пользовательский интерфейс Proofhub на различных устройствах.

Каковы функции программного обеспечения для управления документами?

Что делает программное обеспечение для управления документами? Знакомство с его основными функциями может помочь вам понять, что программное обеспечение может сделать для вашего бизнеса. Ознакомьтесь с некоторыми из приведенных ниже примеров:

  1. Хранение документов. Архивируйте свои файлы в одном хранилище для удобного поиска, хранения и совместного использования для будущего использования.Централизация этого процесса обеспечивает немедленный доступ к соответствующей информации, когда это необходимо.
  2. Безопасность и контроль доступа. Избегайте несанкционированного доступа, реализуя разрешения на основе ролей для записи файлов. Некоторые программы также ограничивают IP-адреса. Это гарантирует, что только нужные люди смогут открывать, просматривать и изменять определенные файлы.
  3. Контроль версий. Сохраняйте контроль над версиями вашего документа без необходимости поддерживать несколько копий одного документа.Он позволяет вам видеть все созданные версии и предупреждает каждого участника о самой последней версии.
  4. Индексация и классификация. Систематически индексируйте файлы для быстрого и легкого поиска позже по ключу файла.
  5. Массовая загрузка. В большинстве случаев документы приходят в большом количестве. Загрузка их по одному занимает много времени. С помощью программного обеспечения вы можете загружать все за один раз более эффективно.
  6. Редактор PDF-документов. внесение корректировок и изменений в PDF-файл стало проще.Добавьте текст, текстовое поле, дату и галочку для настройки. Вы также можете делать заметки и устранять опечатки с помощью онлайн-проверки орфографии.
  7. Белая маркировка. Определите фирменный стиль вашей компании, настроив его цвет, тему и логотип, чтобы они эффективно передавали внешний вид вашего бренда. Это делает вашу компанию более профессиональной.
  8. Мобильные приложения. Получите доступ к своим файлам, даже если вы используете планшет или мобильное устройство. Это также упрощает захват изображений документов и быструю загрузку.
  9. Синхронизация файлов. Синхронизируйте онлайн-файлы с копиями документов, хранящихся в вашей системе. Это необходимо для обновления вашей команды последними документами.
  10. Контрольный журнал. Ссылаясь на путь документа в его жизненном цикле, эта функция позволяет пользователям получать подробные отчеты о пути, по которому следовал файл. Он содержит имя пользователя, дату и время доступа к файлу, тип выполненного действия и сохраняет комментарии от пользователя.

Какие существуют типы программного обеспечения для управления документами?

Как работает программное обеспечение для управления документами? Это один из первых вопросов, на который вы должны ответить, так как он может определить, какой тип программного обеспечения вам нужен.Факторы, которые вам придется учитывать, — это то, как вы хотите использовать систему и как спроектирована структура вашей ИТ-сети. Вот два распространенных типа, которые вы должны учитывать:

  1. Облачные. Программное обеспечение размещено у вашего провайдера и доступно в Интернете. Вход в систему возможен с любого устройства, если вы подключены к Интернету. Плата за услугу, которая обычно зависит от объема хранилища, количества пользователей и включенных функций, взимается в виде ежемесячной платы и в большинстве случаев выставляется вручную.Провайдер также позаботится об обслуживании и обновлении программного обеспечения без каких-либо дополнительных затрат. Некоторые факторы, которые следует учитывать перед выбором облачного программного обеспечения, — это ваша зависимость от вашего интернет-соединения и провайдера, когда речь идет о центре обработки данных. Между тем, его преимущество заключается в том, что для установки и поддержания его правильной работы не требуется ИТ-команда. Подключаться к системе также можно в любом месте и в любое время, а файлы автоматически сохраняются в облаке, что снижает потребность в регулярном резервном копировании.
  2. Самостоятельное размещение. В этой настройке система управления документами хранится на серверах вашей компании. Вы можете хранить столько файлов, сколько позволяет ваш сервер. Его тарифный план обычно предусматривает единовременную плату (которая может зависеть от количества пользователей в вашей организации). Большинство самостоятельных систем имеют диапазон цен не менее нескольких тысяч долларов. Некоторые системы взимают плату за установку и начальную плату за программное обеспечение. Также могут взиматься дополнительные лицензионные сборы за каждого пользователя. За текущую поддержку и обновления с вас могут взиматься необязательные ежегодные платежи.Его проблемы возникают при регулярном резервном копировании файлов вручную. Не все эти системы совместимы с компьютерами Mac и Windows, поэтому вам необходимо еще раз проверить и спросить, совместим ли интересующий вас сервис с вашими устройствами. Между тем, он подходит для пользователей, которые ценят контроль над своей собственной системой, не полагаясь на других, чтобы поддерживать ее работу.

Ни один тип не лучше другого. Ключом к выбору того, какой из них подходит для вашего бизнеса, является понимание ваших требований и знание ваших приоритетов и доступных ресурсов.

Панель инструментов eFileCabinet.

Каковы факторы при покупке программного обеспечения для управления документами?

Инвестирование в DMS требует тщательного рассмотрения. Чтобы помочь вам выбрать тот, который соответствует потребностям вашей организации, важно знать определение и назначение программного обеспечения для управления документами. Стоит обратить внимание на следующие факторы покупки:

  1. Эффективность времени и затрат. В бизнесе экономия времени означает экономию денег. Добейтесь этого, повысив производительность сотрудников с помощью эффективной системы, которая сокращает время выполнения задач, связанных с файлами.
  2. Центральное хранилище файлов. Ищите систему, которая предоставляет центральный архив для всех ваших файлов, чтобы вы могли быстро и легко получать доступ, просматривать, изменять и делиться своими документами с вашими коллегами и клиентами.
  3. Доступность. При совместной работе над проектами с членами вашей команды очень важно иметь доступ к своим файлам в любом месте и в любое время. Проверьте, совместима ли система с любым устройством, включая планшеты и смартфоны, чтобы вы и ваша команда могли открывать документ удаленно или в пути.
  4. Безопасный контент. Убедитесь, что только авторизованным пользователям разрешено открывать, просматривать и вносить изменения в файл с помощью RBAC (управление доступом на основе ролей). Это предотвращает потенциальные риски попадания конфиденциальной и важной информации в чужие руки.
  5. Интеграция со сторонним программным обеспечением. Система, имеющая отличную возможность интеграции со сторонними приложениями, ценна. Если это целесообразно для вашей системы, выберите DMS с надежной интеграцией.
  6. Систематическая организация. Одним из жизненно важных факторов, на которые следует обращать внимание при выборе системы, является ее эффективность, позволяющая беспрепятственно упорядочивать, находить и извлекать документы для использования в будущем. Они могут быть зарегистрированы с использованием тегов, категорий, подкатегорий и метаданных.
  7. Общий доступ к документам. Независимо от местонахождения члена вашей команды очень важно быстро обмениваться с ним файлами. Пользователи могут предоставлять ссылки, защищенные паролем файлы и опубликованные в Интернете документы, а также отслеживать, кто открывал, просматривал и редактировал документ.

Какие примеры программного обеспечения для управления документами? Системы

DM существуют уже довольно давно. По мере того, как они становятся все более популярными, они также становятся более продвинутыми и доступными. Если вы хотите ознакомиться с некоторыми продуктами, вот примеры программного обеспечения для управления документами:

PandaDocПОСЕТИТЕ ВЕБ-САЙТ

PandaDoc — это веб-решение для управления документами, которое позволяет пользователям создавать, доставлять и обмениваться документами в Интернете, а также ставить свои подписи, имеющие обязательную юридическую силу. для более быстрых безбумажных транзакций и процессов.Система поддерживает различные формы документов, включая PDF-файлы, документы и другие ранее существовавшие цифровые документы. Он хорошо работает с котировками, контрактами, соглашениями и другим обеспечением продаж.

Juro ПОСЕТИТЕ ВЕБ-САЙТ

Juro — это прежде всего программное обеспечение для автоматизации контрактов, но оно также предлагает надежные инструменты управления документами. Он позволяет пользователям создавать и редактировать документы на платформе, а также автоматизировать рабочие процессы утверждения документов. Платформа даже поставляется с управлением метаданными, контролем версий и отслеживанием завершения для универсального управления документами.И последнее, но не менее важное: программное обеспечение имеет возможности оптического распознавания символов, поэтому сделать PDF-документы редактируемыми стало проще.

PDFfiller

PDFfiller – это онлайн-инструмент, позволяющий легко редактировать, подписывать файлы и делиться ими с помощью функции перетаскивания. Он поддерживает форматы файлов PDF, Word, Text и PowerPoint. Файлы также можно импортировать с вашего компьютера, учетных записей Dropbox, Google Drive, Box и Cloud Storage. Система оснащена такими инструментами, как картотечный шкаф, сканер и факсимильный аппарат. Внесение изменений в файл PDF, таких как форматирование документа, добавление информации и настройка содержимого, осуществляется с помощью редактора документов PDF.

Он автоматизирует заполнение форм, создает новые формы и документы, конвертирует PDF-файлы, размещает заполняемые формы, поддерживает мобильные приложения (как iOS, так и Android) и, среди прочего, включает API. Его хранилище документов защищено двухфакторной аутентификацией, проверкой подписи, контрольным журналом и зашифрованными папками.

Proofhub

Proofhub – это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое предвосхищает потребности в совместной работе и совместном использовании между командами и клиентами посредством организации и централизации файлов и документов.Он использует папки для обеспечения простого и быстрого поиска файлов. Чтобы не создавать множество копий одного файла, Proofhub создает несколько версий для удобной группировки и отслеживания последней копии. Он также имеет встроенную «Проверку» для ускорения процесса проверки файлов и документов. Это загружает файлы, делится отзывами, отправляет приглашения клиентам и добавляет соавторов. Кроме того, он оснащен различными инструментами управления работой, что устраняет необходимость в различных услугах по управлению и реализации проекта.Некоторые примеры включают управление задачами, интеграции и шаблоны проектов.

eFileCabinet

eFileCabinet — это простая и надежная DMS, доступная в облаке и в вариантах локального развертывания, чтобы удовлетворить потребности вашего бизнеса в управлении файлами. Оба они предлагают интуитивно понятный пользовательский интерфейс, который устраняет кривую обучения, поэтому пользователи могут сразу приступить к работе. Настольный компьютер eFileCabinet обеспечивает автоматическое резервное копирование файлов, позволяет интегрировать электронные подписи, использует экспорт CSV и включает возможности веб-портала.Он также легко сканирует, управляет и обменивается информацией о клиентах. В то же время облачное решение eFileCabinet обеспечивает максимальную интеграцию с Salesforce, инструменты соответствия и разрешения на основе ролей.

Имеет бесплатные мобильные приложения для пользователей смартфонов и планшетов. Совместимость с Mac OS позволяет пользователям Apple легко печатать и сканировать файлы без дополнительных подключаемых модулей. Те, кто являются фрилансерами и независимыми консультантами, получают специальный вариант подписки с eFileCabinet Express, поэтому пользователь не будет платить за дополнительные функции, интеграции и расходы, которые не нужны независимому пользователю.

Samepage

Samepage нацелена на повышение производительности. Samepage — это программное обеспечение для совместной работы, оснащенное важнейшими функциями для эффективного управления документами. Его инструмент управления файлами упорядочивает все ваши файлы в одном месте, чтобы их было легко найти. Интеграция с облачными файлами централизует ваши документы без миграции. Вы можете добавлять файлы с помощью Dropbox, Egnyte, Box, OneDrive и Google Drive. Общий доступ к файлам позволяет пользователям загружать и хранить документы в системе, где ваша команда может получить к ним доступ в любое время.Он синхронизирует онлайн-файлы с копиями на вашем жестком диске, чтобы обеспечить их обновление. Это необходимо для автономного доступа и обновления локально сохраненных файлов команды.

С помощью настольного приложения прямое редактирование файлов позволяет настраивать и сохранять файлы напрямую. Вы также можете отслеживать любые внесенные изменения и тех, кто их внес, поскольку он показывает историю изменений файла.

Templafy

Templafy — это система динамических шаблонов для организаций, которые ежедневно создают тысячи документов, электронных писем и презентаций.Он объединяет жизненно важные офисные пакеты и решения, ежедневно используемые предприятиями, для повышения эффективности и производительности. Одним из его основных элементов является корпоративная и продуктивная документальная культура. Это позволяет автоматизировать работу с документами, чтобы исключить трудоемкий процесс создания сложных документов. Он следует строгому уровню обеспечения качества и управления для этих сложных файлов, обеспечивая при этом актуальность содержимого. Он имеет библиотеки активов, базовые шаблоны, интуитивно понятный веб-интерфейс, управление контентом и интеграции.Поскольку он основан на облаке, пользователи могут получить доступ к своим файлам для глобальных организаций с любого устройства, включая смартфоны и планшеты.

Synergize

Synergize — это надежное программное обеспечение для управления документами, разработанное для сектора грузоперевозок, которое позволяет предприятиям в этой конкретной области легко и эффективно управлять, систематизировать и получать доступ к своим важным документам. Благодаря Synergize пользователи могут собирать, хранить и распространять документы и данные, не беспокоясь о безопасности данных и не выполняя ручную работу.

MetaDocs

MetaDocs — это надстройка для полного управления документами, которая позволяет пользователям сканировать и отправлять документы непосредственно в Dynamics NAV. Программное обеспечение имеет функцию перетаскивания, которая позволяет пользователям упорядочивать свои файлы внутри NAV или из нескольких мест в целевом программном обеспечении.

Source by IC Thrive

Source by IC Thrive — это набор интранет-решений, разработанных специально для предприятий и организаций в сфере финансов, здравоохранения и других отраслей.Эти интранет-продукты созданы для того, чтобы помочь пользователям упростить и ускорить обмен данными внутри организации, улучшить совместную работу, повысить эффективность и контроль, автоматизировать задачи и процессы, а также, среди прочего, создать и внедрить лучшие стратегии обучения и удержания.

Панель инструментов PDFfiller для загрузки файлов.

Каковы цены на программное обеспечение для управления документами?

Какова стоимость программного обеспечения для управления документами? Стоимость получения DMS варьируется для каждого поставщика.Они также основывают его на таких факторах, как функции, пользователи и хранилище. Вот примеры стоимости некоторых ведущих решений для управления документами:

  1. PDF Filler. Предлагается в трех ценовых пакетах, пользователи могут начать с базового персонального плана. Это стоит 6 долларов в месяц и оплачивается ежегодно по 72 доллара за одного пользователя. Компании, которым нужны расширенные функции и у которых больше пользователей, могут предпочесть планы Professional и Business. Они предлагают круглосуточную поддержку и 180-дневную гарантию возврата денег, чтобы обеспечить удовлетворенность клиентов.
  2. Пробная втулка. Реализуя простые тарифные планы, он доступен в двух пакетах, стоимость которых начинается с 45 долларов США в месяц при ежегодной оплате и уже содержит основные функции и неограниченное количество пользователей. Более высокий план поставляется с дополнительными предложениями, такими как неограниченное количество проектов, большая емкость хранилища и расширенные функции.
  3. eFileCabinet. Предлагается широкий выбор ценовых вариантов для конкретных требований DMS. Фрилансеры и независимые пользователи могут выбрать Express, который стоит 9 долларов.95 в месяц оплачивается ежегодно. Его функции специально предназначены для этих типов пользователей. Между тем, предприятия могут выбирать между несколькими планами, основанными на подписке для локального и облачного развертывания. Цены доступны только по запросу.
  4. Та же страница. Что отличает Samepage от других систем, так это то, что она предлагает полностью бесплатный тарифный план, в который включены основные функции управления документами. Компании, которым нужны более продвинутые функции (например, неограниченное количество команд, подгрупп и страниц) и большая емкость хранилища (1 ТБ по сравнению с 1 ГБ в бесплатном плане), могут перейти на план Pro.
  5. Шаблоны. Цены доступны только по запросу. Он будет зависеть от количества пользователей, функций и надстроек, которые вы будете использовать, чтобы гарантировать, что вы платите только за то, что вы действительно используете. Им придется запросить механизмы и требования вашего бизнеса, чтобы определить ваши потребности в производительности и соответствии требованиям.

Каковы потенциальные проблемы с программным обеспечением для управления документами?

Внедрение нового программного обеспечения в вашем бизнесе может оказаться не совсем гладким.Бывают случаи, когда вы и ваша команда можете столкнуться с потенциальными проблемами, хотя в некоторых случаях это не вина программного обеспечения. Прежде чем инвестировать в систему управления документами, ознакомьтесь со следующими потенциальными проблемами, с которыми вы можете столкнуться:

  1. Крутая кривая обучения. Как и в случае с любой новой технологией, существует определенный уровень прогресса пользователя в обучении использованию программного обеспечения. Переход от ручного процесса к цифровому может занять некоторое время, чтобы привыкнуть, но большинство систем управления документами имеют удобный интерфейс и доступную системную поддержку.
  2. Высокие затраты. За покупку услуги взимается плата. Кроме того, за определенные функции, которые вам нужны, может взиматься дополнительная плата. Однако знание системы, которую вы внедряете, может смягчить эту проблему. Большинство из них предлагают бесплатную пробную версию, чтобы вы могли проверить, соответствует ли она потребностям вашего бизнеса или нет. У других также есть гарантия возврата денег, если вы обнаружите, что система не работает с вашей организацией. Вы также можете настроить свой план, чтобы убедиться, что вы платите только за те функции, которые вы действительно будете использовать.
  3. Работники поневоле. Будут некоторые сотрудники, которые не захотят радикально изменить свои методы, особенно процессы, к которым они уже привыкли. Поначалу использование нового программного обеспечения может не понравиться вашей команде. Если это произойдет, вы можете инициировать открытое общение с ними, чтобы дать им понять преимущества и удобство, которые может предоставить система. Обсудите, как это повысит их эффективность и производительность и сэкономит время при выполнении задач. Предоставление им поддержки и помощи в обучении использованию системы также важно, если они не разбираются в технологиях.

Каковы последние тенденции программного обеспечения для управления документами?

Теперь, когда вы знаете, что такое программное обеспечение для управления документами, вы готовы изучить последние тенденции в этой области. С годами DMS превратилась в более эффективную и продвинутую систему. Поскольку все больше и больше компаний используют эту систему, ожидается, что ее цифровой ландшафт только улучшится. Вот несколько примеров:

  1. Мобильность. Современные люди всегда в пути. Устройство, которое позволяет им оставаться на связи, — это их планшеты и смартфоны.Многие решения для управления документами адаптировались к этой схеме, будучи доступными на многих устройствах в виде приложений, поэтому они могут получать доступ к своим файлам, где бы они ни находились.
  2. Доступность облака. Большинство систем теперь доступны в виде веб-программного обеспечения, поскольку многие бизнес-операции происходят (и могут быть выполнены) в Интернете. Просто имея доступ в Интернет, который широко доступен, вы можете получить доступ к своему файлу, не ограничиваясь одним компьютером. Онлайн-решения также обеспечивают повышенную безопасность и простоту использования.
  3. Клиентские порталы. Как неотъемлемая часть вашего бизнеса важно предоставить портал для ваших клиентов. Предоставление им доступа к необходимым документам и возможности реагировать и оставлять отзывы о вашем продукте и услуге повышает ценность вашего бизнеса. Эта функция обычно позволяет клиентам входить в систему, получать доступ к файлам, отправлять запросы, комментировать документы и загружать свои файлы.
Стефани Сеймур

Стефани Сеймур — старший бизнес-аналитик и один из ключевых членов исследовательской группы FinancesOnline.Она является ведущим экспертом в области бизнес-аналитики и науки о данных. Она специализируется на обнаружении визуальных данных, облачных решениях бизнес-аналитики и аналитике больших данных. Она очарована тем, как компании, работающие с большими данными, все чаще используют облачную бизнес-аналитику. В своих обзорах программного обеспечения она всегда фокусируется на тех аспектах, которые позволяют пользователям делиться аналитикой и улучшать результаты с учетом контекста.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.