Цель документооборота в организации: V. Организация документооборота \ КонсультантПлюс

новые задачи и новые возможности

Каковы основные направления анализа документооборота организации в условиях внедрения и применения СЭД? Какие показатели можно использовать для оценки применения технологий электронного документооборота в организации? Какие статистические данные о документообороте соответствуют типовым информационным потребностям?

В связи с применением систем электронного документооборота (далее – СЭД) основные методические подходы к анализу документооборота, являющегося традиционной функцией делопроизводственной службы, заслуживают специального рассмотрения. С одной стороны, проведение многоаспектного анализа документооборота организации является одним из непременных условий подготовки к внедрению СЭД в организации, а с другой – вместе с СЭД появляются принципиально новые возможности получения информации.

Анализ документооборота должен рассматриваться как одна из главных задач управления документами в организации.

Структура (состав), направленность и объем представляют собой ключевые характеристики документооборота и объекты проведения его анализа.

В условиях применения СЭД результаты анализа документооборота находят отражение в классификаторах (справочниках) системы. В сущности, справочники СЭД вместе с внесенной в них информацией представляют собой информационную модель организации в рамках корпоративной СЭД, отражают степень структурированности информационной среды и процессов работы с документами.

Особую роль играет справочник групп или видов документов в СЭД. Как известно, документооборот организации охватывает входящие, исходящие и внутренние документы. Поэтому данный справочник в качестве своих основных разделов может включать эти классификационные группы с их последующей детализацией по видам и разновидностям документов. В соответствии с этим справочником для определенных групп документов устанавливается порядок индексации, используемый при их регистрации.

Данная задача решается как при внедрении СЭД, так и при дальнейшей актуализации справочника в ходе развития системы.

Входящие документы представляют собой, как правило, корреспонденцию, поступающую от вышестоящего органа управления или от подчиненных организаций, от органов государственной власти и местного самоуправления и от организаций, с которыми существует регулярное взаимодействие, а также другую служебную корреспонденцию и обращения граждан.

К исходящим документам относятся письма в адрес организаций и граждан, а также другие виды документов, издаваемые организацией в соответствии со своими задачами и функциями, установленными в учредительных документах.

К внутренним относятся документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации: распорядительные документы, протоколы коллегиальных органов, служебные записки, планы работы, акты, а также другие виды документов, используемых внутри организации в процессе взаимодействия подразделений и должностных лиц.

Распорядительные документы организации (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу) могут иметь двойственный характер. Если данная организация имеет подведомственные структуры, которым рассылаются названные распорядительные документы, эти документы можно относить к исходящим. Если же организация не имеет таковых структур, то распорядительные документы можно рассматривать как внутренние.

Детализация позиций справочника групп или видов документов, выделение видов и разновидностей документов, значимых для данной организации, возможна именно на основе анализа структуры документооборота. Практика показывает, что при ведении данного справочника целесообразно выделять группы документов по номинальному признаку

(то есть по конкретным видам документов, образующихся в деятельности организации), а не по корреспондентскому или другим признакам, поскольку возможности для систематизации и поиска документов создаются и другими справочниками, используемыми в большинстве современных СЭД (например, справочники корреспондентов, структуры организации, номенклатура дел и др. ). Это связано, в частности, с тем, что классификация документов по номинальному признаку имеет более стабильный…

Документооборот и делопроизводство | Статьи разработчика систем электронного документооборота (СЭД) Docsvision

• Владимир Андреев
• 16 декабря 2016
• Статьи

Говоря о внедрении корпоративной системы автоматизации документооборота очень часто понятия «документооборот» и «делопроизводство» не разделяются, то есть под внедрением СЭД в широком смысле понимают установку программного обеспечения для автоматизации процессов документационного обеспечения управления (ДОУ), иными словами, делопроизводства. Однако на практике задачи документооборота организации выходят далеко за границы сферы делопроизводства.

Запись вебинара об особенностях электронного делопроизводства
для работы в дистанционном или гибридном режиме организации

Задачи автоматизации делопроизводства

В контур задач классического делопроизводства входят следующие процессы:

• Ведение номенклатуры дел компании.
• Регистрация официальных документов организации (входящих, исходящих и организационно-распорядительных), присвоение им номеров,  отнесение к делу, формирование реестров документов и пр.
• Ведение журналов передач документов между подразделениями организации и регистрация копий бумажных документов.
• Фиксация информации о распоряжениях руководителей (резолюции) по отношению к конкретным документам и фиксация информации о состоянии исполнения документов.
• Контроль исполнительской дисциплины путём построения отчётов, агрегирующих информацию о состоянии обработки документов;
• Расследование инцидентов по обработке документов путём анализа журналов исполнения.

Появление систем автоматизации документооборота стало смещать и трансформировать процессы в сторону электронных документов. Для ускорения работы делопроизводителей и секретарей разрабатывались средства автоматизации процесса подготовки содержимого документа. Таким образом система наполнялась

шаблонами с автозаполнением полей из справочников в зависимости от типа документа или сценария, то есть рабочей задачей, которая поставлена пользователю. Дополнительно обеспечивалась поддержка потокового ввода бумажных документов в СЭД ​и автоматического перевода их в электронный вид, включая механизмы распознавания текста и даже рукописных документов.

Недостаточно подготовить и отправить исходящее письмо, его ещё необходимо сохранить. Таким образом в СЭД начали появляться средства ведения архива электронных копий документов, а в последствии – и хранилища цифровых оригиналов, созданных и заверенных в системе, у которых никогда не было бумажного экземпляра с «мокрой» печатью.

Удобный архив тот, в котором нужны документ можно найти быстро даже при минимуме исходных данных для поиска. Это стимулирует развитие

сервисов поиска: интеллектуального полнотекстового, атрибутивного, фасетного и др.

По мере развития функций СЭД расширялись и возможности включения конечных исполнителей в процессы делопроизводства: рассылка документов и резолюций исполнителям, автоматическое получение информации о состоянии обработки, различные виды контроля, автоматической маршрутизации документа в зависимости от нештатных ситуаций, использование разных видов электронной подписи для заверения и действий с документом и пр.

Дашборд с перечнем заданий сотрудника в интерфейсе СЭД Docsvision

Однако перечисленные задачи отнюдь не покрывают всех возможных контекстов использования корпоративной СЭД для автоматизации процессов обработки документов.

Задачи автоматизации документооборота в компании

Современная система электронного документооборота, в дополнение к вышеописанным направлениям поддержки делопроизводства, также решает следующие задачи:

• Организация корпоративного архива документов и всего цифрового контента , единой ECM-системы, объединяющей различные функциональные хранилища, в которой работают все сотрудники компании.
• Автоматизация широкой номенклатуры общеадминистративных бизнес-процессов обработки документов в различных функциональных подразделениях организации, автоматизация кадрового документооборота, движения финансовых документов и материалов корпоративной системы менеджмента качества.
• Обмен документами с контрагентами, включая документы хозяйственной деятельности.
• Автоматизация управления проектами.
• Автоматизация широкой номенклатуры задач, специфичных для конкретных бизнес-процессов организации с учетом отраслевых особенностей и бизнес-правил обработки документов в контексте конкретного бизнес-процесса.

Более подробно об актуальных задачах СЭД

мы рассказали в специальном материале.

Платформа Docsvision предоставляет базовые инструменты и набор готовых приложений для автоматизации всех перечисленных типов процессов обработки документов. Широкие возможности кастомизации приложений позволяют настроить приложения с учётом потребностей конкретной организации. Полный набор средств разработки и техническая поддержка от вендора платформы поддерживают реализацию любых дополнительных приложений на базе Docsvision.

Готовые решения для бизнес-задач →

Автоматизация делопроизводства

Владимир Андреев

Президент компании «ДоксВижн»

Что такое документооборот: полное руководство

Распространяйте любовь

Прежде чем мы перейдем к нашей теме документооборота, мы хотели бы, чтобы вы уделили минутку и рассмотрели все ориентированные на документы рабочие процессы, с которыми вы ежедневно сталкиваетесь в своей организации. операции. Счета-фактуры, запросы на отпуск, заказы на покупку, претензии, начисление заработной платы, предложения и другие процедуры с большим объемом документов могут привести к череде задержек в бизнес-операциях, если они не будут эффективными.

Документооборот – это процесс полной регламентации документооборота внутри организации по определенному бизнес-процессу. Он касается создания, отслеживания, редактирования, хранения и управления документами, относящимися к бизнес-процессу.

Цифровой документооборот может помочь повысить производительность и перейти к более компактным рабочим процедурам с меньшим объемом бумажных документов. Большинство организаций в значительной степени полагаются на документы, и то, как они обращаются с этими документами, влияет на производительность, прибыльность и операционные расходы.

Управление электронным потоком документов между отделами или географическими регионами для утверждения, подписи и изменений окажет значительное влияние на успех вашей компании.

В этом посте мы дадим определение документообороту, объясним, почему это важно, и предоставим основные рекомендации по оптимизации операций вашей компании.

Бизнес-вектор создано vectorjuice – www.freepik.com

Что такое документооборот?

Документооборот — это процесс создания, отслеживания, редактирования, хранения и управления документами, относящимися к бизнес-процессу. Это относится к оцифровке процессов внутри бизнеса с использованием технологий и автоматизации для повышения эффективности корпоративных операций.

Системы управления документооборотом были созданы для работы с электронными документами на каждом этапе их жизненного цикла, от создания до уничтожения.

Управление документооборотом и оцифровка являются двумя наиболее важными компонентами или предпосылками для успешного внедрения цифрового документооборота.

Большинство предприятий полагаются на сотни, если не тысячи документов для осуществления своей деятельности. Эти документы обычно рассылаются между отделами, работниками, пациентами и поставщиками для утверждения, подписи и модификации.

Преобразование ручных бумажных процессов в цифровые рабочие процессы в настоящее время является огромной тенденцией, особенно после пандемии COVID19, поскольку это помогает предприятиям быстрее и правильнее выполнять бизнес-операции даже перед лицом разрушительных происшествий.

Почему важен документооборот?

Бумажные документы и ручная обработка могут привести к человеческим ошибкам, задержкам, снижению производительности и увеличению затрат.

Организации могут получить значительные финансовые и операционные выгоды за счет модернизации процессов, ориентированных на документооборот, и процесса утверждения документов.

Давайте рассмотрим некоторые преимущества управления документооборотом.

1- Снижение затрат

Ручные процессы обработки документов слишком дороги в эксплуатации и обслуживании. Они требуют большего количества персонала, что приводит к увеличению затрат на рабочую силу, более высокому уровню ошибок, затратам на печать и распространение документов и так далее.

Автоматизация этого процесса с оцифрованными документами, несомненно, сократит ваши операционные расходы, расходы на хранение, расходы на печать и подачу документов, а также упростит отслеживание статуса процедуры.

Вы можете положиться на электронные подписи, чтобы завершить весь цикл онлайн для утверждения документов и подписей. Я опубликовал статью о мокрых подписях и о том, почему мы все должны перейти на цифровые подписи, чтобы идти в ногу с нашим постоянно расширяющимся цифровым миром.

Почему я ненавижу мокрую подпись? – The Number One IM Blog (theecmconsultant.com)

2- Повышение производительности за счет ускорения процессов

Устранение повторяющихся операций, связанных с документами, администрирование, физическое хранение и ручное распространение бумажных документов в пользу цифрового документооборота сэкономит время сотрудников, устранит бюрократию и позволит им выполнять свою работу вовремя.

Сотрудники могут использовать время, сэкономленное за счет сокращения утомительных обязанностей, для приобретения новых навыков, инноваций и личного и профессионального роста.

3- Улучшает сотрудничество

Организации, которые полагались на ручные процедуры документирования, не могли функционировать во время эпидемии COVID19. Организации, которые уже встали на путь цифровой трансформации, смогли вести бизнес, работая из дома.

Цифровой документооборот улучшает взаимодействие между сотрудниками внутри одной фирмы или из внешних источников, обеспечивая совместную работу в режиме реального времени над такими документами, как обновления, утверждения, отклонения и т. д.

4- Повышение прозрачности и соответствия требованиям

Для всех процессов документооборота организации могут контролировать и отслеживать каждую фазу или этап процесса.

Это способствует прозрачности среди сотрудников и руководства, помогает обнаружить узкие места и может помочь в улучшении или оптимизации процесса.

Кроме того, автоматизация всего жизненного цикла документов, цифровых документов и автоматизированных процедур может обеспечить соответствие вашей компании различным стандартам и нормам.

Каковы шаги для документирования рабочего процесса?

Чтобы управлять документооборотом внутри организации, необходимо выполнить 8 ключевых шагов: пересмотреть имеющиеся в настоящее время процессы, установить цели и ключевые показатели эффективности, обеспечить поддержку заинтересованных сторон, спланировать задержки и узкие места, смоделировать новый процесс, задокументировать каждый шаг. рабочего процесса, использовать современные методы и отслеживать производительность.

Документирование рабочего процесса состоит из 8 шагов:

1- Пересмотреть процессы

Недостаточно преобразовать процесс как таковой из ручного в автоматизированный. Критически изучив существующие рабочие процессы, вы сможете обнаружить методы повышения их эффективности и результативности при минимальных затратах усилий.

В большинстве случаев «простой вопрос, зачем нам нужен этот шаг», приводит к обнаружению решений для устранения процессов, сокращая время, необходимое для завершения процесса.

2- Постановка целей и разработка ключевых показателей

Крайне важно определить цель каждого рабочего процесса цифрового документа и создать показатели и ключевые показатели эффективности, которые будут использоваться для определения того, выполнил ли запланированный процесс то, что предполагалось. сделать.

Рабочий процесс в настройках управления документами относится к перемещению документов между отдельными лицами или группами лиц. Как правило, бизнес-процедуры предполагают такое делегирование, когда несколько человек отвечают за составление, обновление, оценку и утверждение документов.

3- Обеспечьте поддержку заинтересованных сторон

В любом проекте автоматизации, будь то документооборот или другой сложный рабочий процесс, вам необходимо убедиться, что все участники процесса понимают дополнительные преимущества автоматизации документооборота.

Это критически важный этап снижения риска неудачной цифровой трансформации вашей компании.

Изучить, как они взаимодействуют с системами. Соберите их предложения для возможных улучшений. Создайте блок-схему, с которой все согласятся, а затем протестируйте новый дизайн.

4- Планирование сбоев, задержек и узких мест

  Любой процесс, как ручной, так и автоматический, замедляется из-за узких мест. Крайне важно обнаружить узкие места, если они существуют, такие как перегруженный сотрудник или услуга, которая занимает много времени, и попытаться их обойти.

Эффективность ваших внутренних процедур обеспечивает бесперебойную работу вашей компании. Крайне важно выявлять сбои процессов и причины задержек, чтобы улучшить и ускорить операции.

5- Моделирование нового процесса

Когда вы определили этапы документооборота, пришло время визуально смоделировать процесс и тщательно пересмотреть его среди различных участников, чтобы убедиться, что результат этого процесса принят. всеми членами.

Здесь должно быть указано, что будет происходить на каждом этапе рабочего процесса, в том числе куда будут направляться документы, какая документация должна быть заполнена и кто должен утверждать или подписывать.

Как правило, бизнес-процедуры предполагают такое делегирование, когда несколько человек отвечают за составление, обновление, оценку и утверждение документов.

6- Документирование документооборота

После моделирования процесса также важно создать документацию с подробным описанием каждого шага процесса и результатов каждого шага.

Кроме того, рекомендуется подробно указать ниже

• Кто является участниками
• Кому следует передать документ(ы) по номеру
• Что делать в случае задержки? Уведомления, эскалация и так далее.
• Что такое утверждения и сколько циклов утверждения необходимо?
• Где хранить документы
• Кто имеет доступ к записям после их сохранения
• С какими системами следует интегрировать этот рабочий процесс?
• и т. д.

7- Использование современных методов

Различные методы, такие как реинжиниринг бизнес-процессов, методы бережливого производства и шесть сигм, позволяют значительно улучшить рабочие процессы.

Используйте эти подходы, чтобы улучшить свои таланты.

8-Track Performance

Чтобы развиваться, процесс должен быть проанализирован и тщательно изучен, чтобы достичь идеального состояния.

Отслеживание производительности всего процесса, например, сколько времени потребовалось для завершения по сравнению с тем, сколько времени это занимало в ручном режиме, время, необходимое для завершения каждого шага, и т. д., может дать существенные преимущества.

Пример рабочего процесса с документами

Существует множество рабочих процессов, включающих документы, которые необходимо передать разным сторонам для утверждения, просмотра или анализа.

Методы документирования вручную снижают производительность вашей команды. Вместо того, чтобы сосредоточиться на своих основных обязанностях, ваши сотрудники должны заниматься административной деятельностью.

Давайте рассмотрим примеры, в которых вы можете автоматизировать рабочие процессы документов в своем рабочем пространстве.

1- Справки о заработной плате или с работы

Большинство ваших работников потребуют справки о заработной плате или с работы для использования в банках, посольствах, пунктах сдачи в аренду, приемных школах или университетах и ​​т.д.

Ручная обработка этих сертификатов требует значительного количества времени и усилий. Процесс может быть следующим:

1- Сотрудник заполнит форму для получения справки о заработной плате, указав причину запроса.

2- Форма передается администратору отдела кадров.

3- Чтобы продолжить, администратор отдела кадров должен получить согласие менеджера по персоналу.

4- После принятия администратор отдела кадров должен получить доступ к системе для получения всей информации о сотруднике, такой как полное имя, номер паспорта, национальность, информация о заработной плате и семейном положении, среди прочего, и заполнить установленный шаблон для получения запрос.

5- После создания сертификата его необходимо вручную установить для директора по персоналу для мокрой подписи.

6- Директор подпишет его и вернет администратору отдела кадров для передачи сотруднику.

Документооборот такого типа можно легко автоматизировать, предоставив сотруднику возможность войти на портал и отправить запрос в электронной форме. Администратор отдела кадров получит запрос и определит, следует ли его обрабатывать; если это так, он будет отправлен менеджеру для цифровой подписи перед отправкой по электронной почте сотруднику.

12 вещей, которые нужно знать о документообороте | Узнать

У всех предприятий есть рабочие процессы. Вы должны продавать то, что вы продаете, доставлять по полученным заказам и получать наличные за поставки. Каждый из них включает рабочий процесс, определяемый как последовательность действий, следующих определенным шаблонам. Критически взглянув на существующие рабочие процессы, вы сможете найти способы сделать их более эффективными и продуктивными, сократив при этом объем прилагаемых усилий.

1. Рабочий процесс — это графическое представление процессов и последовательностей, связанных с выполнением работы. Процессами могут быть потребление ресурсов, физическое преобразование, поток информации или действие человека. Работа предназначена для достижения конкретной цели и может выполняться одним человеком, группой или целой организацией.
2. Представления рабочего процесса помогают нам понять связанные с этим проблемы и взаимосвязи в простой для понимания форме. Это четкое понимание помогает выявить проблемы и недостатки, что приводит к моделированию возможных улучшений.
3. Рабочий процесс отличается от процесса тем, что он более общий и обычно охватывает несколько процессов. Процесс имеет определенные входные данные, алгоритм обработки и выходные данные. Рабочий процесс может охватывать весь земной шар, в то время как процессы выполняются в одном месте.
4. Хорошо спроектированный информационный поток может помочь повысить эффективность и результативность рабочих процессов. Например, методы повышения производительности, такие как своевременный заказ, в значительной степени зависят от информации о потребностях в материалах в ближайшем будущем и текущей доступности материалов.
5. В контексте управления документами рабочий процесс означает поток документов между людьми или группами людей. Бизнес-процессы обычно включают в себя такое распределение с разными лицами, ответственными за создание, обновление, проверку и утверждение документов. Распространение документов также может быть необходимо для предоставления информации для поддержки принятия решений до начала действий.
6. Компьютерное программное обеспечение может улучшить рабочие процессы за счет автоматизации маршрутизации и обработки документов. Это также может помочь, предоставляя интерфейсы между различными приложениями, интегрируя рабочий процесс.
7. Современные методы, такие как реинжиниринг бизнес-процессов, методы бережливого производства, всеобщее управление качеством и метод «шесть сигм», позволили достичь значительных улучшений в рабочих процессах.
8. Кампании по улучшению рабочего процесса начинаются с четкого понимания бизнеса, задействованных процессов и людей, которые участвуют в рабочем процессе. Вид возможных улучшений в организации зависит от уровня подготовки и квалификации сотрудников.
9. Привлеките участников рабочего процесса к кампании по улучшению. Наблюдайте за их взаимодействием с системами. Получите их идеи для возможных улучшений. Разработайте блок-схему, с которой они согласны, и протестируйте новый дизайн.
10. Заинтересуйте участников, внося улучшения, упрощающие их задачи. Например, с помощью новой технологии существующая задача может быть разработана таким образом, чтобы она требовала минимум действий. Имейте в виду, что новый дизайн, как правило, предполагает выполнение задач по-новому, и упростите процесс обучения, сделав его как можно более интуитивным.
11. Не пренебрегайте задачей подробного документирования проекта. Это часто отвлекает, но это может оказаться разницей между успешной реализацией и катастрофой, если позже возникнут непредвиденные проблемы.