Внутренний документооборот: Система внутреннего документооборота

Содержание

Система внутреннего документооборота

Внутренний документооборот компании — это движение внутренних документов между структурными подразделениями. К внутренней документации относятся: приказы, инструкции, протоколы совещаний, положение о структурных подразделениях и иные документы, предназначенные для использования сотрудниками компании и управленцами.

Внутренний документооборот организации осуществляется специалистами отдела делопроизводства, а при их отсутствии — секретарем. Обязанности по организации документооборота внутренних документов возлагаются на основе приказа руководителя. 

Система внутреннего документооборота должна быть нормированной и регулированной. Так, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагает закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах. Это позволит реалистично оценивать все этапы прохождения документов, сроки их согласования и исполнения. Использование электронной цифровой подписи для внутреннего документооборота не является необходимостью. Однако, все больше и больше организаций прописывают в своем внутреннем регламенте использование ЭЦП для ряда документов. Это особо актуально для больших компаний, имеющих разветвленную сеть филиалов по стране.

Внутренний электронный документооборот организации — это автоматизированное движение внутренней документации внутри предприятия. 
Правильно организованный внутренний электронный документооборот не менее важен, чем внешний. Он позволяет позволяет повысить эффективность бизнес-процессов за счет своевременного донесения той или иной информации. 

При внедрении электронного документооборота на предприятии можно столкнуться с такими проблемами, как консерватизм сотрудников и их нежелание постоянно работать с компьютером. Этого можно избежать, если грамотно донести преимущества СЭД непосредственно для сотрудников.

50 российских систем электронного документооборота: самый полный список

Любая компания рано или поздно задумывается об оптимизации и повышении эффективности бизнес-процессов, наладить слаженную работу которых можно с помощью систем электронного документооборота (СЭД).

СЭД позволяют решать задачи по автоматизации работы с документами предприятий различных масштабов и сфер деятельности, в том числе территориально распределённых. Программные комплексы такого класса обеспечивают организацию юридически значимого документооборота компании, ведение архива документов,  автоматизацию работы канцелярии (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде), контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров и платежей, согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов, обработку и хранение первичной бухгалтерской документации, а также автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса. Кроме того, особенностью большинства современных СЭД является поддержка мобильных устройств и возможность интеграции с существующими информационными платформами предприятия.

На российском рынке представлено огромное множество систем электронного документооборота, и чтобы компаниям было проще определиться с выбором, мы составили подборку таких решений.

Все они — исключительно отечественного производства, соответствуют законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами как российской нормативной базы, так и международным стандартам, а также требованиям IT-безопасности. Отдельно стоит отметить, что практически все перечисленные ниже продукты включены в реестр отечественного софта и рекомендованы для использования в государственных ведомствах и организациях РФ, а также в компаниях, реализующих проекты в рамках программы импортозамещения ПО.

  1. Система электронного документооборота «Диалог». Разработчик: государственное унитарное предприятие «Крымтехнологии» (при поддержке Министерства внутренней политики, информации и связи Республики Крым).
  2. Корпоративная система электронного документооборота КСЭД 3.0. Разработчик: «КРОК Регион».
  3. Система электронного документооборота «СЭД-Сириус». Разработчик: Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС).
  4. Система автоматизации процессов дорожно-строительных организаций «Эпюра» (построена на базе платформы «1С:Предприятие»).
    Разработчик: Аракелян Армен Рафикович.
  5. СЭД «Синкопа-документ». Разработчик: компания «Кубань-Информ-Холдинг-Юг».
  6. Программный комплекс «Открытая модульная система электронного документооборота и контроля исполнения поручений» (СЭДКП). Разработчик: ФГАУ ГНИИ ИТТ «Информика».
  7. Система электронного документооборота Directum. Разработчик: компания Directum.
  8. Программный продукт «СТЭК — Документооборот». Разработчик: АО «НТЦ СТЭК».
  9. «Ред Платформа Документооборота». Разработчик: компания «Ред Софт».
  10. Система «Бюрократ». Разработчик: ООО «Бюрократ»
  11. Информационная система «Электронное делопроизводство и документооборот». Разработчик: компания «Бриз Плюс».
  12. Система «Комита Курьер JE». Разработчик: акционерное общество «Комита».
  13. Модуль «Документооборот» (поставляется в составе ERP-системы «Компас»). Разработчик: компания «Компас».
  14. СЭД WSS Docs (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания WSS-Consulting.
  15. Автоматизированная система секретного делопроизводства АС СДП. Разработчик: ООО «Центр новых технологий «Импульс».
  16. Система автоматизации организационно-распорядительного документооборота (делопроизводства) предприятий «Лоцман:ОРД». Разработчик: ООО «АСКОН-Системы проектирования».
  17. Система EOS for SharePoint (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).
  18. Информационная система EtaxReport. Разработчик: компания «Электронные бизнес-системы».
  19. СЭД «Аврора:Документооборот». Разработчик: ООО «Аврора Диджитал Груп».
  20. Система электронного документооборота Comsoft Docs. Разработчик: АО «Комсофт».
  21. СЭД-система Comindware (построена на базе платформы Comindware Business Application Platform). Разработчик: компания Comindware.
  22. Система «Экспресс Документ». Разработчик: ООО «Электронный экспресс».
  23. Программный комплекс «Кодекс: Документооборот». Разработчик: консорциум «Кодекс».
  24. Автоматизированная система «Госэкспертиза». Разработчик: ООО «Экомаш инфо».
  25. Система защищённого электронного документооборота «Стэк-Траст». Разработчик: группа компаний «Стэк».
  26. СЭД OPTIMA-WorkFlow. Разработчик: группа компаний Optima.
  27. СЭД LanDocs. Разработчик: группа компаний «Ланит».
  28. Программный комплекс «Документооборот». Разработчик: Федеральное государственное унитарное предприятие «Главный научно-исследовательский вычислительный центр» Управления делами президента Российской Федерации (ФГУП «ГлавНИВЦ»).
  29. Решение СЭДО. Разработчик: ООО «АйДи — Технологии управления».
  30. Система электронного документооборота для государственных организаций и бизнеса «Практика». Разработчик: компания «Системы документооборота».
  31. СЭД DoXLogic. Разработчик: компания «БФТ».
  32. Система «Альфа Док». Разработчик: «Альфа Док».
  33. Система «Экстерн». Разработчик: «СКБ Контур».
  34. Защищённая система электронного документооборота «ИВК Бюрократъ». Разработчик: АО «Информационная внедренческая компания» (ИВК).
  35. Система оперативного управления компанией «Мотив». Разработчик: Motiware.
  36. Программный комплекс «Этлас». Разработчик: компания «Этлас-Софт».
  37. Система электронного документооборота «Дело». Разработчик: компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).
  38. Платформа «СБИС». Разработчик: компания «Тензор».
  39. Программный комплекс «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Разработчик: фирма «1С».
  40. Платформа «1С:Документооборот 8». Разработчик: фирма «1С».
  41. СЭД «КСК.Документооборот». Разработчик: «КСК Технологии»
  42. Платформа Naumen DMS. Разработчик: компания Naumen.
  43. Система Docsvision. Разработчик: ООО «ДоксВижн».
  44. СЭД «Е1 Евфрат». Разработчик: Cognitive Technologies.
  45. Система Docs on bpm’online (построена на базе платформы бизнес-приложений bpm’online от компании «Террасофт»). Разработчик: компания «Программные технологии».
  46. СЭД CompanyMedia. Разработчик: компания «ИнтерТраст».
  47. Система электронного документооборота Tessa. Разработчик: компания «Синтеллект».
  48. Система электронного документооборота Documino. Разработчик: компания «АйДи — технологии управления».
  49. СЭД «Тезис». Разработчик: ООО «Хоулмонт»
  50. СЭД «Эскадо». Разработчик: компания «Интерпроком».

какие функции нужны? — Сервисы на vc.ru

{"id":185940,"url":"https:\/\/vc.ru\/services\/185940-kak-vybrat-sistemu-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-krupnoy-kompanii-chast-1-kakie-funkcii-nuzhny","title":"\u041a\u0430\u043a \u0432\u044b\u0431\u0440\u0430\u0442\u044c \u0441\u0438\u0441\u0442\u0435\u043c\u0443 \u044d\u043b\u0435\u043a\u0442\u0440\u043e\u043d\u043d\u043e\u0433\u043e \u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u043e\u0431\u043e\u0440\u043e\u0442\u0430 \u0434\u043b\u044f \u043a\u0440\u0443\u043f\u043d\u043e\u0439 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438. \u0427\u0430\u0441\u0442\u044c 1: \u043a\u0430\u043a\u0438\u0435 \u0444\u0443\u043d\u043a\u0446\u0438\u0438 \u043d\u0443\u0436\u043d\u044b?","services":{"facebook":{"url":"https:\/\/www. facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https:\/\/vc.ru\/services\/185940-kak-vybrat-sistemu-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-krupnoy-kompanii-chast-1-kakie-funkcii-nuzhny","short_name":"FB","title":"Facebook","width":600,"height":450},"vkontakte":{"url":"https:\/\/vk.com\/share.php?url=https:\/\/vc.ru\/services\/185940-kak-vybrat-sistemu-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-krupnoy-kompanii-chast-1-kakie-funkcii-nuzhny&title=\u041a\u0430\u043a \u0432\u044b\u0431\u0440\u0430\u0442\u044c \u0441\u0438\u0441\u0442\u0435\u043c\u0443 \u044d\u043b\u0435\u043a\u0442\u0440\u043e\u043d\u043d\u043e\u0433\u043e \u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u043e\u0431\u043e\u0440\u043e\u0442\u0430 \u0434\u043b\u044f \u043a\u0440\u0443\u043f\u043d\u043e\u0439 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438. \u0427\u0430\u0441\u0442\u044c 1: \u043a\u0430\u043a\u0438\u0435 \u0444\u0443\u043d\u043a\u0446\u0438\u0438 \u043d\u0443\u0436\u043d\u044b?","short_name":"VK","title":"\u0412\u041a\u043e\u043d\u0442\u0430\u043a\u0442\u0435","width":600,"height":450},"twitter":{"url":"https:\/\/twitter.

com\/intent\/tweet?url=https:\/\/vc.ru\/services\/185940-kak-vybrat-sistemu-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-krupnoy-kompanii-chast-1-kakie-funkcii-nuzhny&text=\u041a\u0430\u043a \u0432\u044b\u0431\u0440\u0430\u0442\u044c \u0441\u0438\u0441\u0442\u0435\u043c\u0443 \u044d\u043b\u0435\u043a\u0442\u0440\u043e\u043d\u043d\u043e\u0433\u043e \u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u043e\u0431\u043e\u0440\u043e\u0442\u0430 \u0434\u043b\u044f \u043a\u0440\u0443\u043f\u043d\u043e\u0439 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438. \u0427\u0430\u0441\u0442\u044c 1: \u043a\u0430\u043a\u0438\u0435 \u0444\u0443\u043d\u043a\u0446\u0438\u0438 \u043d\u0443\u0436\u043d\u044b?","short_name":"TW","title":"Twitter","width":600,"height":450},"telegram":{"url":"tg:\/\/msg_url?url=https:\/\/vc.ru\/services\/185940-kak-vybrat-sistemu-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-krupnoy-kompanii-chast-1-kakie-funkcii-nuzhny&text=\u041a\u0430\u043a \u0432\u044b\u0431\u0440\u0430\u0442\u044c \u0441\u0438\u0441\u0442\u0435\u043c\u0443 \u044d\u043b\u0435\u043a\u0442\u0440\u043e\u043d\u043d\u043e\u0433\u043e \u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u043e\u0431\u043e\u0440\u043e\u0442\u0430 \u0434\u043b\u044f \u043a\u0440\u0443\u043f\u043d\u043e\u0439 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438.
\u0427\u0430\u0441\u0442\u044c 1: \u043a\u0430\u043a\u0438\u0435 \u0444\u0443\u043d\u043a\u0446\u0438\u0438 \u043d\u0443\u0436\u043d\u044b?","short_name":"TG","title":"Telegram","width":600,"height":450},"odnoklassniki":{"url":"http:\/\/connect.ok.ru\/dk?st.cmd=WidgetSharePreview&service=odnoklassniki&st.shareUrl=https:\/\/vc.ru\/services\/185940-kak-vybrat-sistemu-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-krupnoy-kompanii-chast-1-kakie-funkcii-nuzhny","short_name":"OK","title":"\u041e\u0434\u043d\u043e\u043a\u043b\u0430\u0441\u0441\u043d\u0438\u043a\u0438","width":600,"height":450},"email":{"url":"mailto:?subject=\u041a\u0430\u043a \u0432\u044b\u0431\u0440\u0430\u0442\u044c \u0441\u0438\u0441\u0442\u0435\u043c\u0443 \u044d\u043b\u0435\u043a\u0442\u0440\u043e\u043d\u043d\u043e\u0433\u043e \u0434\u043e\u043a\u0443\u043c\u0435\u043d\u0442\u043e\u043e\u0431\u043e\u0440\u043e\u0442\u0430 \u0434\u043b\u044f \u043a\u0440\u0443\u043f\u043d\u043e\u0439 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438. \u0427\u0430\u0441\u0442\u044c 1: \u043a\u0430\u043a\u0438\u0435 \u0444\u0443\u043d\u043a\u0446\u0438\u0438 \u043d\u0443\u0436\u043d\u044b?&body=https:\/\/vc.ru\/services\/185940-kak-vybrat-sistemu-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-krupnoy-kompanii-chast-1-kakie-funkcii-nuzhny","short_name":"Email","title":"\u041e\u0442\u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u0442\u044c \u043d\u0430 \u043f\u043e\u0447\u0442\u0443","width":600,"height":450}},"isFavorited":false}

его основные правила и этапы, цели и порядок действий

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот – это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

  • Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
  • Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
  • Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
  • Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

  • Срок исполнения – он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
  • Контролирующее лицо – его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

  • список исполнителей, то есть составителей;
  • срок исполнения;
  • перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

  • список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
  • срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
  • основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

  • Первичная обработка. На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
    • обратный адрес есть только на нём;
    • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
    • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
    • на конверте имеются пометки отправителя.

    Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

  • Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
  • Регистрация. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
    • внутренняя;
    • входящая;
    • исходящая;
    • конфиденциальная;
    • коммерческая.

    Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

    • для внутренних и коммерческих — порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
    • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
  • Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
    • фамилия и должность исполнителя;
    • сроки выполнения.

    Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

  • Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
  • Контроль выполнения. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
    • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
    • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
    • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

    Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

  • Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
    В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.

Электронный документооборот

Технологии позволяют значительно сократить процесс приёма, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организации вводят электронный документооборот.

Чтобы воспользоваться этой возможностью, предприятие должно приобрести специальное программное обеспечение, а также ЭЦП.

Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП.

Он должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
  • может быть представлен в бумажной форме;
  • содержит все обязательные атрибуты;
  • имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

Рабочий процесс управления документами - понимание рабочего процесса DMS

Организации, которая занимается любой формой документации, нужна система для управления ею. Для каждого документа, проходящего через канал, существует процесс утверждения и жизненный цикл. В сегодняшних условиях бизнеса для этого требуется цифровое решение. Один из способов добиться этого - автоматизировать рабочий процесс с помощью электронного документооборота.

Что такое Рабочий процесс управления документами ?

Документооборот представляет собой проблему во всех отраслях, от здравоохранения до производства и розничной торговли.Рабочий процесс управления документами используется в самых разных аспектах: от утверждения командировочных расходов до годовых отчетов и множества других бизнес-операций. Лучшие системы управления документами используются для отслеживания, управления и хранения важных документов в режиме реального времени при значительном сокращении использования бумаги.

Эффективное управление документами обычно осуществляется с помощью интеллектуальной программной системы, которая действует как репозиторий документов. Большинство из них способны создавать несколько итераций одного и того же документа (управления версиями), который изменяется пользователями.Эти системы обычно обеспечивают рабочий процесс для таких задач, как:

  • Версии
  • Хранилище
  • Безопасность
  • Индексирование
  • Извлечение
  • Метаданные

Программное обеспечение документооборота частично совпадает с другими концепциями, такими как системы управления контентом. Дополнительные системы, относящиеся к управлению бизнес-процессами (BPM), включают:

  • Создание изображений документов
  • Управление корпоративными документами
  • Системы рабочего процесса
  • Системы управления записями
  • Управление корпоративным контентом

Программное обеспечение работает с помощью технологии, называемой оптическим распознаванием символов (OCR).Он имеет встроенный сканер, который считывает документ и преобразует его в редактируемый формат. Наиболее частая причина использования решения для управления документами - это оптимизация рабочего процесса. Он превращает всю бумажную работу в цифровые документы, которые легко найти в виртуальном пространстве.

Элементы DMS Рабочий процесс

Понимание рабочего процесса документа - первый шаг в автоматизации бизнес-процессов. Конкретная функция будет зависеть от вашей отрасли, типа документа и любых применимых нормативных требований.Вообще говоря, рабочий процесс DMS состоит из нескольких простых шагов:

  1. Создание, изменение и архивирование нового документа.
  2. Управление версиями документов.
  3. Обмен документами и сотрудничество.
  4. Создание отчетности.
  5. Включение возможности поиска.

Правильная программа может помочь вам постоянно оптимизировать этот рабочий процесс и оптимизировать операции.

Используется для рабочего процесса управления документами

Существует бесчисленное множество способов адаптации рабочего процесса утверждения документов. Вот несколько примеров того, как контроль документов приносит пользу бизнесу:

  • Финансы и администрация: Интеллектуальное прогнозирование требует правильной «документации» для обеспечения точности бюджетного процесса.
  • Поставка и логистика: Это обеспечивает своевременное управление запасами и получение материалов в нужных количествах в нужное время. Это также гарантирует быстрое одобрение запросов.
  • Соответствие и политика: Помогает организации соблюдать отраслевые и правительственные постановления.При необходимости бизнес может лучше подготовиться к аудиту.
  • Управление персоналом: Документооборот помогает отслеживать рекомендации и ожидания сотрудников по продвижению. Это гарантирует, что все будут учтены.
  • Культура компании: Его можно использовать для повышения морального духа на работе, которая поддерживает вовлеченность сотрудников.
  • Маркетинг и продажи: Это позволяет этим отделам получать доступ к важным документам для запуска и автоматизации нужных кампаний.
  • Отдел кадров : Вместо того, чтобы хранить данные о сотрудниках в файле Excel, система управления документами позволяет отделу кадров хранить их в цифровом репозитории.

Интегрированное управление документами состоит из технологий, инструментов и методов, которые используются для обработки документов на предприятии. Сюда входят такие действия, как:

  • Захват
  • Управление
  • Магазин
  • Сохранить
  • Доставить
  • Удалить

Эти документы действуют больше как файлы и содержат множество данных, таких как изображения, офисные документы, контракты, графика и чертежи. Они также содержат электронные объекты, такие как электронная почта, веб-страницы, мгновенные сообщения и видео.

Программное обеспечение

для управления документами, интегрированное с несколькими технологиями, является наиболее успешным решением для корпоративного бизнеса. Это позволяет вам централизовать и оптимизировать усилия в каждом отделе.

Типы Системы управления документами

Существует четыре основных типа систем управления документами. Это:

  • На базе сервера - включает такие платформы, как локально установленные системы каталогизации библиотек.
  • База данных - это такие программы, как MySQL, которые могут хранить и управлять различными типами файлов.
  • Облачно - информация в этих системах выгружается и хранится удаленно.
  • На основе Интернета - Данные создаются и сохраняются с помощью веб-браузера.

У каждого типа системы есть свои преимущества и недостатки. Некоторые программы сочетают в себе характеристики всех четырех типов. Одно из основных преимуществ, которое они разделяют, заключается в том, что при цифровом управлении рабочим процессом все становится безбумажным.

Общие сведения DMS Рабочий процесс

Программное обеспечение для управления документооборотом разработано, чтобы помочь вам оптимизировать рабочие процессы, которые обеспечивают успех вашего бизнеса. Выберите решение, позволяющее централизованно создавать документы с возможностью управления, изменения, совместного использования, поиска и архивирования. Для эффективного управления документами требуется несколько шагов, поэтому вам нужна надежная система, способная справиться со всем этим.

На рынке DMS представлено множество торговых марок.SharePoint - популярная платформа, которая интегрируется с MS Office. Его легко настраивать для различных целей. Вы можете управлять своими документами, хранить, делиться ими и получать к ним доступ с любого устройства (включая мобильное).

Вы должны требовать, чтобы ваше программное обеспечение DMS имело интуитивно понятный пользовательский интерфейс, поэтому время обучения будет небольшим. Некоторые компании используют эту технологию для документирования обсуждений и управления версиями, в то время как другие используют ее для управления данными с помощью настраиваемых веб-форм или разрешения авторизованного доступа. Поэтому перед покупкой решения важно учитывать свои основные потребности.

Когда документы управляются в электронном виде, рабочие процессы более прозрачны и выполняются в более быстром темпе. Требуется исправлять меньше ошибок и меньше времени тратится на поиск документов. Ручная передача дел по цепочке команд уходит в прошлое. Пора отказаться от бумажных документов и начать думать с цифровой точки зрения. Это не только снижает затраты, но и спасает нашу планету.

Программное обеспечение для документооборота значительно упрощает администрирование. Это избавляет от хлопот по отслеживанию документов, когда задействовано несколько сторон.Прошли те времена, когда документ терялся на столе в ожидании подписи.

Наиболее важным аспектом этой технологии является то, как она облегчает совместную работу. Когда управление документами прозрачно, каждый участник жизненного цикла чувствует себя вовлеченным. Это создает ответственность, которая ведет к более высокому моральному духу и более глубокому доверию к вашему бизнесу.

Электронный документооборот для брокеров - ARQA Technologies

Назначение и применение

Электронный документооборот (EDF) позволяет участнику торгов (брокеру) оптимизировать и автоматизировать значительную часть своих бизнес-процессов, связанных с подготовкой и обработкой документов, используемых как клиентами, так и сотрудниками. Помимо прочего, EDF позволяет сократить время заполнения документов и количество ошибок в них.

Выполняемых задач:
  • для получения личных данных клиентов,
  • для ведения реестра документов клиентов,
  • для приема и обработки неторговых поручений от клиентов и сотрудников брокера,
  • для предоставления клиентам отчетов,
  • отправлять файлы и отчеты, подписанные электронной цифровой подписью.

Используемые модули и сервисы

Регистрация клиентов в QUIK с помощью модуля формирования анкеты клиентов

Эта процедура обычно происходит, когда брокер подписывает договор с клиентом и регистрирует его / ее в системе учета брокера.

Для регистрации нового клиента брокеру необходимо получить персональные данные клиента, зарегистрировать его во внутренней системе учета, подписать пакет документов, а также выдать ключи доступа и сертификаты безопасности.

Модуль формирования анкеты клиента позволяет существенно упростить процесс регистрации нового клиента:

  • Дистрибутив Рабочего места QUIK, содержащий модуль формирования клиентской анкеты, доступен для скачивания на сайте брокера или другом общедоступном ресурсе. Пакет загружает новый клиент.
  • При первом запуске QUIK клиента просят заполнить форму персональных данных (содержание формы персональных данных можно настроить под требования брокера).
  • После того, как клиент введет все необходимые личные данные, форма отправляется брокеру (на веб-сервер модуля) вместе с запросом сертификатов.
  • Серверная часть модуля формирования анкеты клиента периодически проверяет наличие новых входящих данных и, как только они обнаруживаются, отправляет запрос цифрового сертификата в центр сертификации брокера.
  • На основании полученных персональных данных и запроса сертификата система формирует пакет документов для клиента, создающего учетную запись в Администраторе QUIK, и выдает цифровой сертификат.
  • После посещения брокером офиса и подписания документов клиент получает доступ к системе QUIK.
Таким образом, модуль формирования анкеты клиента существенно сокращает время регистрации клиента, сводя процесс к одному визиту клиента в офис брокера, который не должен длиться долго, поскольку все необходимые документы готовы к подписанию к моменту визит.

Если брокер использует программное обеспечение бэк-офиса backQORT , персональные данные из формы могут быть автоматически импортированы в backQORT и использованы для создания учетной записи QUIK для клиента.Таким образом, модуль максимально упростит и автоматизирует процедуру регистрации нового клиента в QUIK. Брокер сам настраивает шаблон права доступа для нового клиента. Шаблон предусматривает права для всех рынков, но новому клиенту предоставляются права только на те рынки, на которых у клиента есть торговые счета в backQORT.

Использование бэк-офиса backQORT для ведения реестра клиентских документов

Пока клиенты регистрируются и им предоставляются услуги, необходимо подготовить и хранить различные документы, в том числе:

  • договоры на обслуживание,
  • доверенности,
  • приказы на открытие и закрытие счетов,
  • приказы об изменении тарифных планов.

В бэк-офисной системе backQORT реализован ряд автоматизированных процедур, которые упрощают ведение вышеупомянутых и других клиентских документов, таких как:

  • автоматический импорт данных из заполненной анкеты в систему бэк-офиса и создание учетной записи в QUIK,
  • подготовка пакета документов по заранее заданному шаблону,
  • контроль срока действия документов и отправка уведомлений.

Использование модуля неторговых инструкций для приема и обработки неторговых приказов

При торговле на финансовых рынках клиентам необходимо отдавать различные неторговые приказы, такие как:

  • приказы о снятии средств (как наличных, так и безналичных),
  • поручения на внесение дополнительных денежных средств и ценных бумаг на брокерский счет,
  • приказы перемещать активы между торговыми площадками и конвертировать их.
Модуль неторговых инструкций позволяет брокерам принимать подписанные неторговые приказы от клиентов, использующих терминалы QUIK, оценивают и контролируют связанные риски и управляют связанная маршрутизация заказов во внутренних отделах.

Стандартная схема маршрутизации неторговых заявок от их регистрации до исполнения

Использование модуля формирования отчетов для предоставления отчетов клиентам

С помощью модуля формирования отчетов клиенты брокеров могут просматривать собственные операции, балансы, лимиты и заявки на любой торговый день в виде отдельного отчета.Это избавляет клиентов от необходимости разрабатывать собственную систему ведения брокерской отчетности.

С функциональной точки зрения модуль состоит из шлюза, который принимает запросы и генерирует отчеты, базы данных, в которой хранится вся необходимая информация, и модуля экспорта данных Exchange, который загружает информацию из биржи в базу данных.

Процесс формирования отчета инициируется клиентом, выбирающим определенный пункт меню на Рабочем месте QUIK. На данный момент доступны следующие типы отчетов:

  • все транзакции клиента,
  • все заказы клиента,
  • все стоп-приказы клиента,
  • все неторговые заявки клиента,
  • портфель клиентов,
  • позиций клиентов на срочном рынке Московской Биржи,
  • одна неторговая заявка,
  • все сделки всех клиентов,
  • адресных заказов клиента,
  • Клиенту отправлено
  • файлов.

Все отчеты могут быть подписаны электронной цифровой подписью брокера. Шаблоны отчетов могут быть изменены и добавлены новые в зависимости от требований брокера.

Помимо создания и отправки отчетов, модуль создания отчетов поддерживает различные форматы файлов (отчеты и документы в форматах Word, Excel, PDF, html и т. Д.). Все передаваемые файлы также могут быть подписаны цифровой подписью брокера.

Система бэк-офиса backQORT также может автоматически формировать ежедневные клиентские отчеты и делать их доступными в терминалах QUIK через Модуль создания отчетов.Тот же механизм может также использоваться для отправки ежемесячных отчетов клиентам и их подписания цифровой подписью клиента.

Консультации

Для получения консультации заполните форму или позвоните напрямую +7 (383) 219–1619.

Документирование потоков: Node-RED

В любом языке программирования жизненно важной частью создания простого в сопровождении кода является обеспечение его хорошей документации.

Хорошая документация служит нескольким целям:

  1. Хотя все может казаться очевидным, пока вы строите поток, ваше будущее я поблагодарит вас за предоставление некоторого описания деталей, когда вы вернетесь к нему позже.
  2. Если вы делитесь потоком с другими, это поможет им понять, что он делает и как работает.
  3. Если поток предоставляет внешний API, вы захотите задокументировать, как этот API следует использовать - какие свойства или параметры ожидаются.
  4. Когда вы пишете документацию, процесс записи поведения может помочь вам определить части, которые можно улучшить.

В среде визуального программирования, такой как Node-RED, документация может принимать различные формы.

  • Потоки можно прочитать в рабочей области, чтобы увидеть логический поток событий. Вы должны убедиться, что назначение каждого узла легко идентифицировать и что они хорошо расположены, чтобы минимизировать пересечение проводов друг с другом.
  • Группы могут использоваться для идентификации дискретных участков потоков.
  • Перемещение часто используемых частей в подпотоки может помочь снизить визуальную сложность потока.
  • Более полная документация может быть добавлена ​​на уровне узла, группы или вкладки

Разметка потоков

В разделе о структуре потоков этого руководства рассматривается, как организовать логические компоненты ваших потоков.В этом разделе рассматривается внешний вид схемы потока.

Цель состоит в том, чтобы упростить отслеживание потока без необходимости прыгать по рабочему пространству или следовать нескольким проводам, которые пересекаются друг с другом и кажутся запутанными.

Подход, обеспечивающий максимальную читаемость, заключается в том, чтобы по возможности держать каждую единицу обработки на одной горизонтальной линии. Привязка узлов к сетке на вкладке по умолчанию в редакторе помогает поддерживать их выравнивание.

Выравнивание потоков в горизонтальных рядах

Если есть узел с более чем одним выходным портом, выравнивание разветвленного потока по вертикали упрощает сравнение и сопоставление потоков.

Согласование разветвленных потоков

Когда поток становится слишком длинным, можно использовать вертикальное расположение некоторых узлов. На следующем рисунке некоторые узлы расположены вертикально, что подразумевает связь между ними. Природу всего потока легче понять, если визуально очевидно, из каких меньших участков он состоит и как они соотносятся друг с другом.

Вертикальное выравнивание логических сегментов длинного потока

В некоторых случаях эти меньшие секции могут быть кандидатами на перемещение в подпотоки, что снизит визуальную сложность потока.Это особенно верно, если эта меньшая часть может быть повторно использована где-нибудь в потоках.

Именование узлов

Большинство узлов имеют свойство name , которое можно использовать для настройки метки, отображаемой в рабочей области. Это следует использовать для правильной маркировки ключевых точек потока.

Например, если узел Change имеет одно правило, устанавливающее msg. payload на текущее время, его метка по умолчанию будет set msg.payload . Это отчасти помогает, но не раскрывает полного предназначения узла.Имя Получить текущее время было бы намного понятнее.

Здесь необходимо учитывать баланс. Чем длиннее этикетка, тем больше места ей требуется в потоке. Чем короче этикетка, тем меньше информации она может предоставить.

Для некоторых узлов может оказаться целесообразным полностью скрыть метку, чтобы минимизировать горизонтальное пространство, которое она использует в потоке, что дает больше места для других узлов.

Наряду с меткой узлы также могут иметь настраиваемый значок. Например, если у вас есть несколько узлов MQTT In для различных типов устройств, настройка значка в соответствии с типом устройства может быть полезной.Это следует использовать с осторожностью, так как значок является одним из основных способов определения типа конкретного узла

Выбор хороших имен для вещей в той же мере относится к используемым вкладкам и подпотокам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *