Внутренний документооборот организации: Внутренний ЭДО для каждой организации

Внутренний электронный документооборот. Что это и как работает — Сервисы на vc.ru

По моим наблюдениям, рынок электронного документооборота в нашей стране за последние несколько лет усложнился: особенно способствовала ситуация с пандемией, да и само государство стимулирует предпринимателей переходить на цифровое ведение бумаг.

948 просмотров

Внутренний электронный оборот, что это

Электронный документооборот – один из методов оптимизации бизнес-процессов. Благодаря ЭДО мы создаем, согласуем, заверяем, храним, обмениваемся бумагами внутри организации и между контрагентами.

У меня есть опыт внедрения таких инструментов в собственные проекты. Для разных задач я пользовался Directum, LanDocs, БОСС-Референтом, “Диадоком”, А2Б и “Делом”. На данный момент остановились на системе А2Б.

Сразу скажу, что все сервисы по-своему хороши, и универсального программного решения не существует. Выбирайте подходящее для конкретного проекта.

Существует внешний и внутренний документооборот.

Сегодня поговорим о втором. Инструмент помогает обмениваться данными внутри организации, контролировать поток документов, сокращать количество рутины, экономить время. С использованием квалифицированной электронной подписи бумаги становятся юридически значимыми, что необходимо при обмене за пределами организации. Внутри компании достаточно неквалифицированной. В обоих случаях документы защищены от подделывания.

Какими бумагами обмениваются внутри организации:

• приказами;
• положениями о структурных подразделениях;
• протоколами совещаний;
• инструкциями;
• техническими документами;
• уставами;
• заявлениями;
• служебными записками.

“Минимум”, который обеспечивает СЭД:

• удобный поиск документов;
• контроль всех этапов работы над задачей;
• возможность распределять роли, определять уровни доступа;
• редактирование содержания и согласование в соответствии с ролями;
• безопасное хранение данных.

Порядок в бумагах нужен не только при взаимодействии с контрагентами, но и между сотрудниками. Это залог четкой, эффективной, быстрой, слаженной работы. Внедрение системы электронного документооборота внутри компании позволяет организовать полностью контролируемое пространство. Взаимодействуют между собой департаменты, филиалы в разных городах, отдельно взятые сотрудники.

От чего избавляет СЭД:

• утеря документов;
• дублирование;
• длительное время согласования, необходимость ходить по кабинетам;
• отсутствие возможности быстро отслеживать, на каком этапе согласования пребывает документ.
  

Расскажу из своего опыта кратко, как переходят на ЭДО.

Для начала отбирают приоритетные потоки документов для перевода в новый формат. Также определяют группу контрагентов, с которыми предстоит начать работу в первую очередь. Обычно это документы, с которыми связано наибольшее количество затрат.

Компания заключает договор с оператором, подписывает план проекта с ключевыми точками контроля и этапами запуска электронного документооборота, которые необходимо контролировать.

Далее выбирают интеграционное решение. Если речь о стандартном модуле, то уйдет около недели, если же о собственном решении на основе API, то сроки увеличиваются – все очень индивидуально.

В большинстве случаев организации предпочитают работать в привычной среде и обмениваться документами при помощи модуля 1С. Интеграция налажена, и теперь администрация и бухгалтерия могут обмениваться бумагами.

Далее переходят к подключению контрагентов. Перед полным переходом стоит протестировать механизм на более лояльных партнерах.

План интеграции может быть другим – я предложил наиболее логичный и распространенный.

Как это работает

Системы позволяют настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в привычной среде.

Воссоздается иерархия обработки документов, существующая в организации, но уже в электронном виде. Вы не разрушаете, а сохраняете налаженные схемы работы, распределяете права доступа.

Для одних и тех же документов возможно создание цепочек согласования. Работник использует квалифицированную электронную подпись для заверки бумаги и завершения документооборота, либо подписания и последующей отправки.

Маршруты согласования, предусмотренные системами электронного документооборота, помогают заранее задать путь файла. Например, если документы согласуются несколько дней и более, в компании осуществляются сложные продажи, за которые ответственно не одно подразделение. Или, к примеру, генеральный директор массово визирует документы, и необходимо предварительное согласование ответственных.

Зачем использовать электронный документооборот

Переход на ЭДО необходим не всем компаниям, но с каждым годом их число сокращается. Чтобы определить, нужен ли вашей организации электронный документооборот, проверьте себя по чек-листу:

1. В случае срочной необходимости можете ли вы быстро найти карточку документа, подписанные оригиналы, сканы с физических носителей?
2. Доступна ли вам вся цепочка согласования бумаг? Можете ли за пару кликов получить информацию о том, на каком этапе сейчас задача, кто ее задерживает?
3. Видите ли вы, какие из файлов завизированы контрагентами?
4. Если придет запрос – внутренний от руководителя или внешний от ФНС, сможете ли быстро найти и отправить информацию по тому или иному контрагенту за указанный период времени?
5. Удобно ли вам вести историю файлов?
6. Можете ли вы, как руководитель, сориентироваться, как работают сотрудники, кто и когда внес те или иные правки и т. п.?
7. Есть ли возможность работать одновременной целой командой над одним файлом?

Учитываем и безопасность информации: руководитель распределяет зоны ответственности, и доступ к тем или иным документам получают только выбранные сотрудники.

Преимущества использования системы электронного документооборота

Что получит компания, перейдя на СЭД:

1. Сохранение юридической силы бумаг. Заверение электронной подписью.
2. Прозрачная работа с документами. Все этапы, действия (и бездействие) – как на ладони. В пару кликов вы узнаете, кто тормозит работу. Складывается полная картина о загруженности сотрудников, что помогает эффективнее распределять силы в рабочей группе.
3. Меньше рутины, ошибок. Менеджеры освобождены от монотонной работы, реже допускают неточности, могут больше времени посвящать более интеллектуальным задачам.
4. С электронным документооборотом данные не теряются.
5. Информация передается по защищенным каналам связи, не попадает в руки третьих лиц.
6. Снижение расходов на печать, бумагу, канцелярию, почтовую отправку документов (например, если филиалы находятся в разных городах), содержание архива.
7. Единое информационное пространство. Адресат мгновенно получает информацию.

Руководитель оценивает скорость, производительность работы сотрудников, получает объективные данные о занятости.

Каким компаниям подходит СЭД

Система необходима тем, кто работает со внутренней документацией – отделу кадров, руководителям, бухгалтерии, юристам, разработчикам, менеджерам.

Порядок должен быть не только “снаружи”, при работе с партнерами и государственными органами, но и “внутри”. Оптимизированный документооборот помогает повысить эффективность работы, ввести дисциплину.

Для крупных предприятий со сложными и уникальными бизнес-процессами разработчики предлагают доработку продукта под конкретные требования.

За индивидуальной разработкой лучше обращаться к компании-производителю, а не к подрядчикам, если в штате нет программиста с соответствующей специализацией.

Учитываем и необходимость внешнего документооборота, особенно если речь о крупном предприятии. Обмен сотнями и тысячами бумаг ежемесячно обходился бы дорого. Электронная альтернатива позволяет не только экономить средства на печать и пересылку, но и сократить риски утери документов, допущения ошибок.

В СЭД нуждаются не только крупные организации: средний и даже малый бизнес тоже. Оборот документов без бумаг ускоряет получение оплаты за товары или услуги в день выставления счета. Чем быстрее адресат получает документы, тем быстрее оплатит их. Предприниматели могут заключать всего 2-3 контракта в месяц, но это пока – далее появятся более крупные заказчики. Тогда придется подключиться к ЭДО, адаптироваться к новой системе “находу”. Не говоря уже о том, что отказ от автоматизации тормозит развитие компании, косвенно сдерживает выход на новый уровень.

В качестве заключения

Универсального программного решения нет. Посоветуйтесь с партнерами, внедрившими систему. Выберите несколько сервисов и протестируйте – крупные разработчики предоставляют пробные версии. Недели достаточно, чтобы определиться. Подключайте сотрудников на этапе внедрения – донесите, почему они должны осваивать новый сервис. Работник, знающий, что нововведение призвано упрощать его жизнь, а не усложнять, быстрее и позитивнее адаптируется к инструменту.

Предлагаю небольшой чек-лист по выбору программного инструмента для организации ЭДО:

• возможность вести архив с удобным поиском по фильтрам;
• назначение ответственных, разграничение прав доступа;
• интеграция с сервисами, которые компания уже использует;
• активная техподдержка;
• возможность работать в системе с мобильных устройств.

Уточняйте, что входит в стоимость подписки или коробки, сколько придется доплачивать за какие-либо опции. Дешевле всего обойдется СЭД в комплекте с другими инструментами автоматизации – CRM, системами управления проектами и прочими модулями.

Через 5-10 лет руководителям, закрывающимся от новых инструментов, придется сложнее остальных. Чем дольше откладываете цифровизацию, тем труднее будет становиться с каждым годом.

Используйте инструменты автоматизации – не отдавайте это конкурентное преимущество другим.

Внутренний электронный документооборот БП 3.0

Главная

Самоучитель 1С

1С: Бухгалтерия

ЭДО в 1С Бухгалтерия

Внутренний электронный документооборот БП 3.0

Бесплатная книга по зарплатному учету!

Получите бесплатную книгу по зарплатному учету в 1С в нашем Telegram-канале

Получить

Загрузка

К списку статей

ЭДО в 1С Бухгалтерия

25 февраля 2023 

Анна Михайленко

Руководитель 1С Консалтинга

С релиза 3. 0.92 в версии КОРП добавлена возможность организации внутреннего электронного документооборота. Теперь можно оформить в электронном виде и подписать простой электронной подписью или усиленной квалифицированной подписью следующие виды документов: 
— Авансовый отчет
— Акт инвентаризации расчетов
— Инвентаризация товаров
— Операция
— Перемещение товаров
— Путевой лист
— Расход материалов (Требование-накладная)
Для включения данной возможности перейдите в раздел Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами и проверьте установленный флажок на «Использовать внутренние электронные документы».

Настроить внутренний ЭДО можно из печатных форм документов, для этого в печатной форме перейдите по гиперссылке над документом «Хотите экономить на бумаге? Оформите документ в электронном виде»
В открывшемся окне выберите тип электронной подписи: простая или усиленная квалифицированная.

Настройка также доступна из раздела Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами – Настройки ЭДО – Внутренние документы. Настройки здесь расширены и можно выбрать типы документов, которые вы будете оформлять и подписывать электронно, печатную форму и маршрут подписания.

Для создания маршрута подписания нажмите кнопку Создать и в открывшемся окне присвойте маршруту название и определите состав маршрута кнопкой Добавить подписанта. Можно задать условия: подписывать кто-то из списка, подписывают все из списка или подписывают все по порядку.

Для того, чтобы подписать электронный документ нажмите кнопку ЭДО – Подписать электронный документ.

При отправке документа на подпись сотруднику, он (сотрудник) во внутреннем чате в 1С получит сообщение о том, что имеется документ к подписанию. Из сообщения по гиперссылке он сможет перейти в документ и подписать его. После подписания состояние ЭДО по данному документу изменится на «Завершен» и кликнув по нему откроется подписанный ЭЦП документ.

Если в настройках Внутреннего ЭДО для данного вида документа маршрут подписания выбран «Указывать при создании документа», то при отправке на подпись необходимо будет указать, кто должен подписать документ.

(Рейтинг: 5 ,  Голосов: 2 )

Поделиться

Как в 1С БП 3.0 списать кредиторскую и дебиторскую задолженности

Расчеты с покупателями и поставщиками

20 декабря 2022 г.

Изменение ФНС организации в БП 3.0

Общие вопросы по 1С: Бухгалтерии

25 февраля 2023 г.

Дивиденды в БП 3.0

Зарплата и кадры в 1С Бухгалтерии

17 февраля 2022 г.

Как улучшить документооборот в вашей компании?

Как улучшить документооборот компании?

Одним из ключевых бизнес-процессов является подготовка и сдача документов компании, таких как формы, договора, счета-фактуры, внешние и внутренние документы, отчеты. Эффективное управление формальностями влияет на функционирование организации. Неправильная организация документооборота может привести к задержке выполнения проекта и другим трудностям. Рекомендуется указать путь для отправки и утверждения документов. Отлаженный документооборот особенно важен на предприятиях, имеющих несколько филиалов, работающих над множеством проектов или работающих удаленно. Если вы хотите улучшить документооборот в компании, вы должны определить проблемы в компании и требования команды. Затем можно приступить к выбору программы, которая позволит наладить и организовать документооборот в компании.

Принимая решение о внедрении электронного документооборота в своей компании, следует помнить о нескольких важных моментах:

 

безопасность данных приведение потока электронных документов к уже существующим процедурам и применять в компании

 надлежащая категоризация и маркировка документов

 существующие бизнес-процессы

Надлежащее управление документооборотом в организации включает такие процессы, как регистрация, структурирование, классификация и надлежащее архивирование внутренних и внешних документов. Чтобы не тормозить развитие компании внедрением неэффективных процессов, естественным шагом является организация электронного документооборота. Также стоит обратить внимание на интуитивность программы и возможность легкого внесения модификаций, исходя из меняющихся во времени потребностей компании. По этой причине в так называемые коробочные решения вносились необходимые изменения, особенно те, которые нельзя было предсказать до внедрения или запуска продукта, что может оказаться невозможным или очень дорогим. Кроме того, проприетарные, индивидуально закодированные решения несут аналогичные риски и, безусловно, много неизвестных, когда речь идет о дальнейшем обслуживании, разработке, интеграции с другими системами или текущих модификациях уже работающих рабочих процессов.

Документы, которые могут быть распространены:

 

счета-фактуры, бухгалтерские справки

контракты

90 004

заказы

входящая корреспонденция

другие документы

В чем преимущества электронного документооборота?

Электронный документооборот исключает многие процедуры, которые излишне вносят хаос, а также требуют дополнительных задач по обработке документооборота. По мере роста их числа растет и количество таких процессов, как проверка, разделение и утверждение. Эти действия выполняются многими сотрудниками, что, в свою очередь, приводит к увеличению количества ошибок, потере документов или невыполнению обязательств. Эффективно организованный электронный документооборот позволяет:

• ускорить выполнение заданий,
• повысить эффективность работы команды,
• систематизировать круг обязанностей,
• избежать беспорядка в документах компании,
• улучшает поток информации,
• для электронного архивирования документов,
• для полного контроля над формальными вопросами.

 

Система управления документами – почему это того стоит?

 

Система DMS поддерживает следующие типы документов:

• счета-фактуры
• стоимость заказов
• журнал корреспонденции
• оставить запросы

Система управления документами позволяет поддерживать документацию вашей компании в порядке. Это значительно облегчает работу бухгалтерии, отдела кадров и прочего. Он позволяет проектировать документооборот по компании, задавать доступ к конкретным людям, а также диапазон доступов согласно занимаемой должности в компании.

В соответствии с вашими бизнес-предпочтениями вы также можете разработать форму приема документов. Порядок также будет поддерживаться оповещениями, информирующими о датах передачи дела в следующий отдел, задолженностях, датах оплаты или выставления счета.

Если вам нужна информация о системе, вы можете найти здесь

Как оптимизация документооборота поддерживает ваши внутренние команды

16 сентября 2021 г.

Независимо от вашей отрасли или размера, ваша компания, скорее всего, обрабатывает множество документов каждый день. Это могут быть цифровые файлы, печатные материалы или сочетание того и другого. И процесс, который ваши команды используют для их создания, оцифровки, совместного использования и обслуживания, называется рабочим процессом документа.

Независимо от того, официально они созданы или нет, ваши команды следуют документообороту, чтобы доставить свои материалы из точки А в точку Б. У них есть специальная система для ведения бизнеса и обмена ресурсами с внутренними или внешними командами.

Однако, если ваш документооборот не является преднамеренным или даже задокументирован вообще, это, вероятно, вызывает некоторые повседневные проблемы или даже сдерживает вас от вашего полного потенциала.

В этом посте мы расскажем о четырех способах управления документооборотом, которые могут повысить эффективность, поддержать ваши команды и увеличить прибыль.

 

Стандартизируйте ключевые процессы

Каждый документооборот, который вы внедряете, буквально документирует стандартные процессы и передовой опыт создания, совместного использования и управления бизнес-документацией вашей организации.

Поскольку каждый отдел использует физические и цифровые документы по-разному, каждый из них имеет свои собственные рабочие процессы. Во многих случаях эти рабочие процессы официально не документированы и не зарегистрированы, что означает, что они руководствуются институциональными знаниями.

Несмотря на то, что кажется простым позволить вашему сотруднику-ветерану обучать новый персонал или оставаться единственным оператором вашей системы управления документами, этот хорошо отлаженный процесс исчезнет вместе с ним, если он перейдет из вашей организации.

Документирование каждого основного процесса и его оптимизация с помощью программного решения помогает держать ваши команды на одной волне и обучает новых сотрудников следовать передовым методам с первого дня.

Например, сотрудники всегда должны хранить журналы вызовов службы поддержки на диске X, в папке X с правами доступа X, Y, Z, а не на своем локальном устройстве.

Когда вы ищете способы создания оптимальной системы управления документооборотом, спросите своих нынешних сотрудников, какие процессы они уже используют. Оттуда вы, вероятно, сможете определить консенсус и исключить любые утомительные или дорогостоящие дополнительные шаги — например, распечатать файл в одном офисе, а затем отправить его по коридору, чтобы другой отдел мог отсканировать его на облачный диск.

Повышение квалификации сотрудников

Установленные процессы в рамках каждого документооборота не просто стандартизируют работу ваших команд. Они также помогают устранить неэффективность и автоматизировать многочисленные задачи в вашей организации.

Автоматизация обычно освобождает сотрудников от задач по исправлению положения , оставляя им больше времени, чтобы сосредоточиться на инициативах более высокого уровня или управлении процессами, а не на выполнении. Для работодателей это означает большую ценность заработной платы каждого члена команды и меньше потенциального рабочего времени, затрачиваемого на утомительные задачи, с которыми может легко справиться программное решение. Кроме того, это значительно снижает риск человеческой ошибки , связанной с ручной транскрипцией, организацией файлов и многим другим.

 

Эффективное управление документооборотом может максимизировать эффективность команды и сократить ручной труд, но его преимущества также распространяются на несколько уровней вашей организации. Заинтересованные стороны, менеджеры и руководящие группы могут использовать рабочие процессы документирования для установления базового уровня, а затем измерять производительность как команды, так и процесса по нему.

С помощью прозрачных процессов менеджеры и руководители могут определить, когда команды не следуют заранее определенному документообороту или когда сам рабочий процесс недостаточно оптимизирован . Затем они могут использовать эту информацию для исправления любых ошибок или устранения препятствий, связанных как с персоналом, так и с процессами.

 

Оптимизируйте свой денежный поток

Счета, счета-фактуры и другие активы, связанные с бухгалтерским учетом, являются одними из наиболее важных документов, которые проходят через вашу организацию. Это означает, что процессы, которым вы следуете для управления этими документами, могут значительно повлиять на ваш денежный поток. Размышляя о своем текущем рабочем процессе с бухгалтерскими документами и своем идеальном состоянии, рассмотрите такие вопросы, как:

• Регулярно ли мы отправляем исходящие счета нашим клиентам? По последовательному каналу? Как часто мы проверяем оплату?
• Как мы обеспечиваем оплату входящих счетов до того, как мы внесем их в наши записи? Как часто нам взимаются штрафы за просрочку платежа из-за недостаточного контроля?
• Каков наш график хранения документов? Соответствует ли он бухгалтерскому учету и лучшим отраслевым практикам?

Вы можете опросить свои бухгалтерские группы и, возможно, даже одного или двух клиентов, чтобы получить четкое представление о ваших текущих рабочих процессах с бухгалтерскими документами и оценить любые пробелы. При правильной реализации управление документооборотом может сократить цикл движения денежных средств и помочь вам избежать штрафов за просрочку платежа или других подобных финансовых штрафов на ваши деловые расходы.

Кроме того, внедрение четко определенного комплексного процесса поможет предотвратить попадание счетов, выписок и другой важной информации в чужие руки.

 

Содействовать долгосрочной масштабируемости

Легче всего расширять процессы и системы, которые в первую очередь хорошо отлажены и хорошо задокументированы. Технологические рабочие процессы документооборота помогают создать воспроизводимую масштабируемую структуру для критически важных функций вашей организации.

Они позволяют вам расширять свою команду, когда это необходимо, но позволяют вам оставаться гибкими и использовать мощь технологий для обеспечения бесперебойной работы. При наличии надлежащих рабочих процессов вы сможете расширять свои операции, даже если вы не готовы увеличить численность персонала или ввести новые переменные в свою операционную структуру.

Кроме того, оптимизированные рабочие процессы открывают путь к более обоснованному стратегическому планированию и постановке целей, позволяя руководителям планировать предстоящие изменения, устранять неэффективность и со временем способствовать росту всей организации.

—

Мы в UBEO знаем, что не существует универсального подхода к управлению рабочим процессом. Вот почему мы проводим глубокое исследование вашей организации, чтобы определить лучшие технологии и процессы для поддержки ваших целей и расширения возможностей ваших команд для отличной работы.

Независимо от того, работаете ли вы с неформальным процессом или хотите обновить свое устаревшее решение для управления документами, наша команда может помочь вам определить наиболее подходящее решение и открыть новые возможности для оптимизации.

 

Тег(и): Стандартизация принтеров , Офисная эффективность , контроль за уровнем издержек , решения для управления документами , документооборот

Я увлечен обеспечением отличного обслуживания клиентов, построением отношений, основанных на доверии, и достижением результатов, которые приносят пользу клиенту и бизнесу в целом.

Другие сообщения, которые могут вас заинтересовать

18 июня 2015 г. Снижение затрат

Ищете способы снижения затрат на своем рабочем месте?

Фото: Andy14darock Сколько раз вы проходили мимо принтера только для того, чтобы заметить, что там есть документы…

26 августа 2021 г. Информационные технологии

Как система управления корпоративным контентом (ECM) может помочь вашим командам

Последнее, что вы хотите, это чтобы ваш бизнес потерял важные документы. Вы могли испытать…

24 августа 2021 г. Приобретения

UBEO приобретает Digitech Office Machines, второе предприятие в Луизиане

UBEO Business Services (UBEO), одна из самых быстрорастущих компаний в области бизнес-технологий и управляемых услуг.