Виды документооборота в организации: Документооборот организации

Содержание

Электронный документооборот на предприятии: виды, системы, организация


Внедрение ЭДО дает возможность:
  • контролировать сроки действия договоров;
  • ускорить согласование документов;
  • создать единую базу данных;
  • отказаться от бумажных носителей.
Выбрать систему автоматизации...

Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Подробнее...


Услуги консалтинговой компании могут помочь:

  • повысить производительность бизнес-процессов;
  • оптимизировать расходы;
  • повысить прибыль.
Подробнее об услугах...



Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.

Узнать больше...

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Это интересно
Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

  • однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
  • параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
  • непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  • единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
  • результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
  • эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

  • производственный ЭДО;
  • управленческий ЭДО;
  • архивное дело;
  • кадровый ЭДО;
  • бухгалтерский ЭДО;
  • складской ЭДО;
  • технологический ЭДО;
  • секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

  • создание электронной версии документа;
  • создание атрибутной карточки документа;
  • формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
  • поиск карточек документов;
  • формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
  • сохранение документов в различных форматах;
  • создание маршрутов документа и управление его движением;
  • ведение журналов, классификаторов и справочников;
  • регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
  • рассылка напоминаний и уведомлений;
  • согласование документов;
  • формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

  • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
  • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

  • рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
  • снижение рисков потери документов;
  • увеличение скорости согласования и утверждения документов;
  • повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

  1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
  2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
  3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
  4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
  5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

  1. Хранение и поиск документов.
  2. Поддержка делопроизводства.
  3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
  4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
  5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

  1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
  2. Соответствие стандарту отрасли организации.
  3. Соответствие целям и задачам компании.
  4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
  5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
  6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
  7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
  8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
  9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

  • провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
  • оценить стоимость владения той или иной программой;
  • изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
  • ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
  • изучить демонстрационные видеоматериалы;
  • установить демо-версию программы;
  • изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

  • Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
  • Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
  • Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
  • Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Важно
Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

  1. Разработка технического задания.
  2. Выбор IT-решения.
  3. Описание бизнес-процессов.
  4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
  5. Внедрение электронного документооборота.
  6. Тестирование программы.
  7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
  8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

  • консервативность сотрудников;
  • недостаточная компьютерная грамотность работников;
  • отсутствие регламентов на основные процессы;
  • слабое техническое оснащение;
  • отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Виды электронного документооборота

Электронные документы можно создавать, редактировать, подписывать электронной подписью, отправлять и получать, архивировать и хранить — то есть, делать всё то же самое, что и с бумажными документами, но в электронном виде. Вся совокупность действий с электронными документами и их оборот на предприятии называется электронным документооборотом или ЭДО.

Функции электронного документооборота

Электронный документооборот решает множество задач, которые стоят перед бизнесом.

ЭДО обеспечивает оперативный обмен информацией. Документ формируется в электронном виде и отправляется по интернету или корпоративной локальной сети. Адресат получает его сразу после отправки и получает уведомление о входящем документе. Благодаря ЭДО сокращается время на обработку, согласование и подписание документов.

ЭДО автоматизирует создание и учёт документов. С помощью сервиса ЭДО можно обмениваться формализованными электронными документами, то есть такими, форма которых утверждена законом или оговорена участниками электронного документооборота. Также можно создать шаблоны для документов, которые используются чаще всего. Такие шаблоны заполняются вручную или автоматически — если сервис интегрирован, например, с системой бухучёта или базами данных.

Созданные, отправленные и полученные документы хранятся в сервисе — в «облаке» на сервере или в памяти компьютера. Их можно найти по различным параметрам: по названию, адресату, дате создания или изменения.

ЭДО обеспечивает прослеживаемость движения документов. Не всегда документ отправляется адресату сразу после создания. Иногда его нужно согласовать и подписать у нескольких ответственных лиц. Сервисы ЭДО могут отправлять документы по заданным маршрутам и отображать статус движения документа и действия, которые с ним производятся.

ЭДО обеспечивает безопасность обмена информацией. Обмен происходит по зашифрованным каналам связи, поэтому документы надёжно защищены от взлома и перехвата.

Виды электронного документооборота

Электронный документооборот, который происходит через оператора ЭДО с использованием средств криптографической защиты, называется юридически значимым. Это значит, что такой документ может быть полноценным аргументом при доказательстве прав компании или ИП, в том числе в суде.

Помимо этого, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:

  • по сфере правовых отношений между участниками;
  • по характеру передаваемых документов.
  • По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды ЭДО:

  • внутренний ЭДО;
  • внешний ЭДО;
  • ЭДО с государственными органами.

Внутренний ЭДО также называют внутрикорпоративным. Он затрагивает в основном отношения между работниками и руководством компании. Внутренний ЭДО слабо регламентируется законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила.

С помощью внутреннего ЭДО можно ускорить обмен информацией между сотрудниками, а также упростить доведение до них сведений о приказах, локальных нормативных актах и прочих распорядительных документах.

Благодаря различным статусам документа руководство может контролировать работу подчинённых и оценивать её эффективность: просматривать время, затраченное на обработку документа, и произведённые действия.

Внешний ЭДО, или межкорпоративный — это обмен электронными документами с контрагентами. Большая часть таких документов стандартизирована, то есть формируется по определённым шаблонам. Маршруты следования документов также строятся по одной схеме. Поэтому в сервисах ЭДО можно настроить распределение разных типов документов по сотрудникам или отделам, которые их обрабатывают. Если контрагенты работают с разными операторами ЭДО, необходимо подключать роуминг или договариваться об использовании общей системы.

Юридически значимый документооборот обладает правовой силой благодаря законодательству. Документы приравнены к подписанным бумажным и несут правовые последствия.

ЭДО с государственными органами обычно подразумевает сдачу отчётности в контролирующие органы — ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и другие, в зависимости от вида деятельности компании. Для этого существуют специальные сервисы с актуальными формами, которые делают заполнение отчётов быстрее и проще.

По назначению электронных документов выделяются следующие виды ЭДО:

  • бухгалтерский — счета-фактуры, справки, выписки;
  • управленческий — распорядительные документы, локальные нормативные акты, регламенты;
  • кадровый— личные дела работников, приказы об отпусках;
  • складской — накладные, акты;
  • производственный — наряды, отчёты, инструкции;
  • архивный — каталоги и другие классификаторы документов.
Особенности электронного документооборота

Электронные документы могут содержать коммерческую или государственную тайну. Поэтому необходимо обеспечить им надёжную защиту при передаче по интернету. Для этого нужны:

Отправка документов происходит через оператора ЭДО. Он отвечает за достоверность сведений обо всех участниках электронного документооборота, фиксирует все действия, происходящие с электронным документом, и хранит архив документов в течение срока, установленного законом.

Сертификат электронной подписи необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись. ЭП бывает нескольких видов:

  • простая электронная подпись с самым низким уровнем защиты;
  • неквалифицированная электронная подпись может иметь юридическую силу, если соответствует государственным стандартам;
  • квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.

Система электронного документооборота, или СЭД, служит для автоматизации работы с документами и для их хранения. Сертификат электронной подписи подключается к СЭД, и после этого можно создавать, подписывать и отправлять документы.

ГК «Астрал» поможет организовать внутренний и внешний электронный документооборот компании, а также отправку отчётности в контролирующие органы. Мы предлагаем несколько решений для цифровизации документооборота. Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами.

Академия 1С:Документооборот | Лушников и партнеры: Классификация видов внутренних документов

Как классифицировать виды внутренних документов в 1С Документооборот?

В программе 1С Документооборот внутренние документы можно вести по видам. От вида внутреннего документа зависят настройки, которые влияют на карточку документа. Поэтому очень важно правильно классифицировать все виды внутренних документов, которые используются в организации.


Классификация документов в 1С:Документооборот подробно рассмотрена в видео-курсе, заказать который можно по ссылке http://video.doc-lvv.ru/

В новом ГОСТе 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" исключено определение внутреннего документа. Хотя в предыдущем ГОСТе Р 51141-98 написано, что "внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации". Хотя, как мы увидим далее, мы к внутренним документам будет относить в том числе документы, которые выходят за пределы организации, например, договоры.
Обычно внутренних документов очень много. И для того, чтобы работать с документами системно, целесообразно разделить их на группы. В делопроизводственной практике принято делить внутренние документы на следующие категории:

  • организационно-правовые,
  • распорядительные,
  • информационно-справочные,
  • договоры,
  • документы по основной деятельности (производство, строительство и т.д.),
  • финансово-бухгалтерские документы;
  • документация по трудовым отношениям,
  • личные документы.
В настройках программы по делопроизводству в 1С надо установить флажок "Использовать виды внутренних документов".

Тогда будет доступен справочник "Виды внутренних документов" в разделе НСИ.

В 1С Документообороте рекомендуется в справочнике "Виды внутренних документов" создать группы в соответствии с категориями, на которые мы решили классифицировать наши внутренние документы.

Далее в каждой группе нужно создавать конкретные виды внутренних документов. Рассмотрим эти группы подробнее.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Можно привести следующие примеры организационно-правовых документов:

  • Устав,
  • Положение об организации,
  • Положение о структурном подразделении,
  • Штатное расписание,
  • Правила внутреннего трудового распорядка,
  • Должностная инструкция и проч.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Обычно эти документы действуют сверху-вниз. Примеры распорядительных документов:
  • Приказ,
  • Распоряжение,
  • Указание,
  • Решение,
  • Постановление.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Обычно эти документы действуют снизу-вверх или по-горизонтали. Примеры информационно-справочных документов:
  • Служебная записка,
  • Докладная записка,
  • Объяснительная записка,
  • Предложение,
  • Заявление,
  • Протокол,
  • Акт,
  • Справка,
  • Заключение и прочие.

Договоры – соглашения между двумя или более лицами (физическими или юридическими) в соответствии со статьей 420 ГК РФ. Примеры договоров:

  • Договор строительства,
  • Договор аренды,
  • Договор субподряда,
  • Договор поставки,
  • Договор оказания услуг,
  • Лицензионный договор,
  • Дополнительное соглашение и прочие.

Финансово-бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета и составления налоговой, бухгалтерской и статистической отчетностей. Примеры финансово-бухгалтерских документов:
  • главная книга,
  • годовые отчеты,
  • бухгалтерские балансы,
  • акты ревизий, инвентаризаций,
  • первичные бухгалтерские документы,
  • кассовые книги и прочие.

Документация по трудовым отношениям связана с отношениями между работодателем и работниками. Примеры документов по трудовым отношениям:
  • приказы по личному составу,
  • трудовые контракты,
  • личные дела,
  • личные карточки формы Т-2,
  • лицевые счета по заработной плате,
  • трудовые книжки,
  • графики отпусков и прочие.

Личные документы относятся к физическим лицам. Например:
  • резюме;
  • автобиографии;
  • расписки;
  • личные доверенности и прочие.

Организация определяет перечень и классификацию документов в зависимости от специфики своей деятельности. От того, насколько корректно будут определены виды документов, зависит успешность внедрения сэд 1с документооборот.
Приведем факторы, которые влияют на разделение или укрупнение по виду документа.
В зависимости от вида внутреннего документа маршрут движения документа может отличаться. Привязка маршрута движения документа указывается в настройках шаблонов процессов.

К виду документа привязывается шаблон автозаполняемого файла.

По виду документа можно задать настройки (флаги), которые будут влиять на функционал карточки документа:
  • Использовать срок исполнения - с помощью данной настройки в карточке документа данного вида станет видимым поле Срок  исполнения.
  • Вести учет по номенклатуре дел - если установлен, то в карточке документа данного вида появится реквизит Номенклатура дел. В нумераторы включена возможность использовать индекс по номенклатуре дел в регистрационном номере документа. Индекс по номенклатуре дел выбирается из реквизита Номенклатура дел карточки документа данного вида, поэтому для использования индекса по номенклатуре дел должна быть включена данная настройка.
  • Необходима печать штрихкода при создании документа - если установлен, то при закрытии карточки только что созданного внутреннего документа данного вида будет осуществляться проверка того, был ли напечатан штрихкод созданного документа (любым из возможных вариантов). Если штрихкод не был напечатан, то система выдаст предупреждение с запросом подтвердить закрытие формы. 
  • Вести учет по корреспондентам - если установлен, то в карточке документа данного вида будут доступны поля учета данных о корреспонденте, контактном лице корреспондента и подписавшем со стороны корреспондента.
  • Вести учет по адресатам – если установлен, то настройка позволит указать в карточке поле Адресат. Это актуально для вида внутреннего документа «Служебная записка» или «Заявление».
  • Учитывать срок действия - если установлен то в карточке документа данного вида появятся поля для указания срока действия документа и порядка продления документа. 
  • Учитывать сумму документа - если установлен, то для документов данного вида можно будет указать сумму и валюту документа.
  • Вести учет по статьям ДДС - данная настройка делает доступным заполнение списка статей ДДС и сумм в карточке документа. Это актуально для вида внутреннего документа "Заявка на расходование денежных средств".
  • Учитывать недействующие документы - если установлен, то документы данного вида могут быть отменены или расторгнуты. При установке в карточке документа данного вида появляется флаг Не действует и ссылка на документ, который делает его не действующим.
  • Является договором - данный признак означает, что документы с этим видом являются договорами. При установке данного признака автоматически устанавливаются признаки Вести учет по корреспондентам, Учитывать срок действия, Учитывать сумму документа, Учитывать недействующие документы и сбрасывается признак Является комплектом документов.
  • Является комплектом документов - данный признак означает, что документы с этим видом являются комплектами других документов и файлов. Установить данный признак можно при условии что не установлен ни один из признаков: Является договором, Вести учет по номенклатуре дел, Учитывать срок действия, Учитывать недействующие документы.
  • Обязателен файл скан-копии оригинала – если документ с таким флажком зарегистрирован, а файл с признаком Оригинал отсутствует, то в карточке документа будет выводиться предупреждение о необходимости добавить скан-копию.
  • Обязательно указание ответственного – если настройка установлена, то новый документ этого вида нельзя будет создать с незаполненным полем Ответственный.
  • Использовать этапы обработки документа – настройка позволяет учитывать этапы обработки для документа. Если настройка установлена, то в карточке вида документа доступна закладка Этапы, где можно указать этапы обработки для текущего вида внутреннего документа.
  • Автоматически вести состав участников рабочей группы - для документов данного вида в рабочую группу будут автоматически добавляться новые участники рабочих процессов по документу.
  • Для документов этого вида заполнение рабочей группы является обязательным - для документа данного вида контролируется заполнение рабочей группы.
  • Подписывать резолюции электронной подписью - если флажок установлен, то для документов данного вида утверждение каждой резолюции ЭП будет обязательным.
  • Запретить создание документа не по шаблону – если флаг установлен, то пользователи смогут создавать документы данного вида только по заранее подготовленному шаблону.

К виду документа можно задать набор дополнительных реквизитов и сведений.

И к виду документа привязывается нумератор. Как видим, если приведенные выше характеристики отличаются, то целесообразно разделять виды документов на более мелкие. А если отличий нет, то объективных причин, чтобы дробить виды внутренних документов нет.

После классификации видов документов в 1С Документооборот надо переходить к организации папок внутренних документов.

Классификация документов в 1С:Документооборот подробно рассмотрена в видео-курсе, заказать который можно по ссылке http://video.doc-lvv.ru/

Электронный документооборот на предприятии | Такском


Внедрение электронного документооборота на предприятии невозможно без СЭД — системы, позволяющей автоматизировать основное делопроизводство компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.

СЭД решает следующие задачи:

  • отказ от бумажного документооборота или его сокращение;
  • создание единой информационной базы компании;
  • снижение риска утери документа;
  • повышение дисциплины сотрудников благодаря прозрачности деятельности исполнителя конкретного документа;
  • повышение эффективности компании.
Чтобы понять, нужна ли компании СЭД, ответьте на несколько вопросов:
  • Есть ли возможность быстро найти нужный документ?
  • Всегда ли вы знаете, какие поручения уже выполнены, а какие нет?
  • Как быстро вы согласуете документы, не вредит ли скорость имиджу компании?
  • Есть ли возможность в любой момент отследить местонахождение документа, переданного на согласование?
Если вы ответили «нет» на два или более вопроса, стоит задуматься над необходимостью внедрения СЭД.

Виды систем электронного документооборота

Существуют несколько видов систем электронного документооборота.

Системы делопроизводства. Их используют в компаниях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.

При помощи таких систем можно упорядочить работу с корреспонденцией, организовать движение внутренних документов в компании, наладить работу с обращениями клиентов, организовать внутренний электронный архив документов.

Электронные архивы. Эти системы позволяют структурировать хранение документов, обеспечивают разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск.

Основные функции архива — оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск.

Workflow-системы обеспечивают автоматизацию бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow — «поток работ». Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет.

Сотруднику не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить — все уже закреплено в системе.

Workflow-системы устанавливают в компаниях с массовым документооборотом.

Недостатком таких систем является сложность и длительность внедрения.

Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.

ЕСМ-системы на первый взгляд выполняют те же функции, что и Workflow. Однако, существенное отличие ЕСМ-систем от своих Workflow в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал.

По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями.

Как выбрать СЭД для предприятия?

Внедрение системы электронного документооборота — важный шаг для компании, особенно для небольшой, где любые траты заметно сказываются на жизнедеятельности.

Основные принципы выбора системы электронного документооборота:

  • обращайте внимание на продукты российских разработчиков — зарубежные системы часто не работают с вертикально направленным документооборотом;
  • поинтересуйтесь, есть ли у выбранной вами системы продукт «на вырост», чтобы не пришлось при расширении компании заново покупать СЭД;
  • перед покупкой посмотрите систему на практике, в идеале — у клиента поставщика;
  • убедитесь в том, что ваши сотрудники готовы переходить на систему, легко ли им будет с ней работать.

Организация электронного документооборота с контрагентами. Synerdocs

Начинаем работать с ЭДО

Рассмотрим более подробно процедуру обмена с помощью оператора ЭДО СФ. Для правильной работы необходимо выполнить три простых действия:

  • Купить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ).
  • Подключиться к интересующему вас оператору.
  • Пригласить к обмену контрагентов, с которыми вы работаете регулярно.

Прочие организационные вопросы уладят специалисты оператора ЭДО. Их главная задача — обеспечить пользователям комфортные условия работы.

За 7 минут вы узнаете все про систему внешнего электронного документооборота в организации на примере сервиса Synerdocs. Видеоролик расскажет про порядок обмена в веб-клиенте: как загружать их из локального хранилища и создавать в сервисе, как приглашать контрагентов и т.д.

Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.

Подключаемся к сервису обмена. Порядок действий

Чтобы запустить ЭДО, вам необходимо связаться с представителями оператора и обсудить два момента:

  1. сколько стоит подключение;
  2. в какие сроки оно будет выполнено.

Только после этого с оператором заключается соглашение, и вы присоединяетесь к регламенту обмена, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.

Получение сертификата ЭП и СКЗИ

Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко сами операторы ЭДО СФ выполняют функции подобных центров и выдают сертификаты через свою партнерскую сеть.

Несколько слов об электронной подписи. Она представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что электронный документ (ЭД), который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному с реальной подписью. Однако простой ЭП может быть недостаточно для базового ведения электронного документооборота между организациями.

Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически значимыми исключительно те ЭД, которые подписаны квалифицированным сертификатом.

Для создания и проверки ЭП в сервисах обмена используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.

О подключении контрагентов

Перевести межкорпоративный документооборот в цифровое «поле» можно только с теми контрагентами, кто уже подключен к оператору ЭДО. Конечно, таких наберется не больше половины. Часто контрагентам требуется дополнительная мотивация, чтобы принять решение в пользу перехода на новый формат взаимодействия. Со своей стороны, оператор готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена на определенный период. Он же помогает решать все вопросы по подключению контрагентов, поскольку напрямую заинтересован в квалифицированной поддержке текущих абонентов и присоединении новых.

Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете обмениваться с ним с помощью технологии роуминга. Также организовать взаимодействие с контрагентами можно другими способами.

Один из вариантов — подключиться сразу к нескольким сервисам (системам) обмена. Такой способ электронного документооборота между организациями называется мультиоператорностью. Вы можете выбрать его для себя или предложить партнеру (если это уместно).

Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять его? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагаете им настроить обмен друг с другом.

Выбор системы документооборота: список требований к системе

Любая система документооборота, независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе. Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор.

На текущий момент руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭД), которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными. Определиться с тем, сможет ли система решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы. В ходе эксплуатации неудачного приобретения может оказаться, что купленный продукт не поддерживает расширение функциональности, больших объемов данных, имеет детерминированную логику или проблемы с безопасностью.

Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы электронного документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор. В классическом понимании требование – это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя. Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками СЭД на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на группы:

  • бизнес-требования
  • требования к программному обеспечению

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам.

Бизнес-требования включают в себя следующие разделы:

  • пользователи системы
  • хранилище данных
  • работа с документами
  • работа с бизнес-логикой

Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования. Рассмотрим каждый из разделов более подробно. 

Идентификация пользователей и работа в системе документооборота

Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – аутентификацию и авторизацию. Аутентификация – это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.

В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. Естественным желанием будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей.

На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы – аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей.

В случае если система документооборота используют свой механизм аутентификации, необходимо выяснить какой протокол обеспечивает защиту канала данных (SSL, TLS, другой), возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу данных. Большим плюсом системы будет возможность использования системы аутентификации третьей стороны – LDAP, Kerberos, Novell Netware , PAM, winbind и т.п. Это позволит применять централизованный механизм идентификации пользователей в организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными системами.

К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие. Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам. С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом. Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие. Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю. 

Организация хранилища документов в системе

Организация хранилища (электронного архива) документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных. Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных – это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка. В качестве аналогии можно привести пример с файловой системой. Достаточно представить, что все файлы складываются в один определенный каталог всеми пользователями системы. При наличии в каталоге большого количества файлов порядка нескольких тысяч, работа с файлами начинает вызывать неудобства.

Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности. Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т.д.

Рассмотрим следующий пример. Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40%. Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов – договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание. В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года документы за прошедший год отправляются в архив. Итого в год имеем следующее количество документов: за основные месяцы (количество месяцев * количество сделок * количество документов на сделку * количество дней в месяце) - 9*5*3*30 = 4050 документов, за летние 3*5*3*3*30 = 4050. Получаем 8100 документов в год, с учетом планируемого увеличения рынка сбыта – 11340 документов. Таким образом, система документооборота должна обеспечивать постоянную производительность при количестве документов до 12000.

Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей одновременно. Для этого в дополнение к предыдущему исследованию необходимо проследить количество пользователей, работающих с документами. В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы. Но это частный случай и вероятнее всего окажется, что для решения повседневных задач нет необходимости всем пользователям системы работать с ней одновременно.

Таким образом, получив прогнозируемые нагрузки на сервер, можно представить себе какую максимальную нагрузку по количеству документов и одновременно работающих пользователей должна выдерживать система.

Другой важный фактор, без наличия которого система документооборота не имеет смысла – это поиск документов в хранилище. Для того, чтобы определиться какого вида поиск требуется, необходимо рассмотреть типичные операции по поиску документов в бумажном архиве или картотеке. Важно отметить по каким критериям идет поиск. Например, в рассматриваемой организации очень часто производится поиск по названию организации-партнера, в редких случаях поиск проводится по наименованию предоставленной услуги. Следовательно, система поиска должна обеспечивать поиск документа по полям документа, в данном конкретном случае по реквизитам заказчика и условию сделки. Может оказаться необходимым контекстный поиск по вложенным файлам. Например, когда к документу присоединен файл в формат MS Office Word и необходимо отыскать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл. Также необходимо выяснить производительность поиска документов при увеличении количества документов, хранимых в базе данных.

К вопросу об объеме данных относится и архивация документов. Если документопоток в организации довольно велик и (или) положение о документообороте предусматривает архивацию документов, то необходимо предъявить требования к системе электронного документооборота для проведения таких операций. Существует несколько возможных способов проведения архивации – запись на сменные носители, перемещение в отдельную БД и т.д. Если в организации предусмотрены операции по работе с архивными документами – упрощенный поиск, чтение и т.п., то естественно и в электронном варианте данные операции должны проводится. Для рассматриваемых систем документооборота нужно выяснить возможность и простоту проведения подобных операций.

Следует также выяснить, как будет вести себя хранилище в случае сбоя базы данных. Например, сбои в электропитании или канале связи. Будет ли при этом в экстренном случае нарушена целостность всей базы или испорченным окажется только документ, над которым проводилась работа в момент сбоя. Необходимо выяснить у поставщиков проводились ли испытания подобного рода и узнать их результаты.

Последний фактор, рассматриваемый в данном разделе, интересен для крупных организаций имеющих распределенную структуру. Это – репликация данных. Данный механизм позволяет получать доступ к одинаковым данным на нескольких серверах сразу, что позволяет снизить нагрузку на сервера данных и каналы связи. Простейший пример проведения репликации – это хранилище законодательной базы. Например, столичный сервер организации содержит законодательную базу государства. Филиалы в области реплицируют данную базу на свои сервера и пользователи из областей обращаются к своим региональным хранилищам документов. Таким образом, относительно законодательной базы передача данных между столицей и областями идет из центра в регионы – пополнение баз данных, а чтение документов происходит на региональных серверах. В данном случае снижается нагрузка на центральный сервер и каналы данных к центру. В некоторых случаях может потребоваться возможность изменения документов в регионах с сохранением изменений для всей организации. В этом случае система репликации должна поддерживать механизм изменения и синхронизации документов. Опять же требуется выяснить наличие потребности в таких операциях в деятельности организации и соответственно сформулировать требования к системе документооборота. 

Работа с документами

Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково. Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов. Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с помощью различных полей, создание и редактирование самих полей. Очень полезными оказываются подстановочные поля, содержащие справочную информацию. Например, для ввода документа типа Накладная требуется внесение реквизитов заказчика. Имея справочную базу деловых партнеров, можно выбрать необходимого партнера и его реквизиты будут автоматически занесены в документ.

Также необходимо рассмотреть типичные операции с документами, проводимые в организации и выяснить возможность их проведения в СЭД. После чего выяснить удобство использования данных операций (см. Удобство использования). Наиболее частыми операциями являются создание, поиск и редактирование документа.

При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертации документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище.

Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась та или иная операция. Например, журнал может иметь следующий вид:

Пользователь Дата Операция Комментарий
Иванов 10.10.02 Создание Документ создан
Сидоров 12.10.02 Создание копии По приказу №5.783.3
Петров  15.10.02 Создание резолюции Вместо Сидорова

Еще одним полезным механизмом работы с документами является отслеживание версий документов. Это может оказаться полезным при наличии большого количества исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может редактировать документ. Исполнитель, работая над документом, редактирует его и создает свою версию документа. Ответственный за документ сотрудник собирает версии документа, выбрав от каждого исполнителя его часть работы, и получает окончательный вариант документа. Например, в аналитический отдел на доработку поступил документ, состоящий из трех частей: анализ проблемы, предложение решения и оценка будущих результатов. Проработка каждой из частей документа была поручена сотрудникам А, Б и В соответственно. Каждый из них внес поправки в свою часть и создал свою версию документа. После этого начальник отдела сделал новую версию документа, собрав ее из частей документов подготовленных исполнителями – часть “анализ” от А, “предложение решения” от Б и “оценка результатов” от В. Система документооборота позволяет отслеживать подобные операции и при совместной работе с документами упростить создание конечных версий.

Возможность электронной подписи документа позволить проводить рецензирование и проверку подлинности документа. Такая подпись должна гарантировать подлинность личности, подписавшей документ, и времени, когда эта подпись была проведена. Проверка подлинности подписи может осуществляться с помощью общедоступных открытых ключей, в то время как подписать документ может только владелец закрытого ключа. Получив информацию о механизме реализующем подписи, необходимо выяснить устойчивость алгоритмов шифрования и возможность доступа к закрытым ключам.

Работа с бизнес-логикой

Электронное делопроизводство подразумевает не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода действия над документами – рецензирование, работу над документами, различные процессы, порождающие и использующие в своей деятельности эти документы. Невозможно создать программный комплекс, автоматизирующий деловодство и подходящий под процессы делопроизводства всех предприятий. С другой стороны подстраивание существующих процессов под внедряемую программу может провалиться из-за многих факторов – от невозможности перестроить процесс под электронный документооборот до саботажа сотрудниками автоматизации их процессов в связи с нарушением их привычной работы.

Следовательно, система электронного документооборота должна обладать механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраиваться.

Одной из наиболее распространенных функций систем электронного документооборота является работа с маршрутом документа. Это необходимо для организаций имеющих положение о делопроизводстве, в котором регламентируется работа с различными видами документов. Например, заявка от клиента поступает в канцелярию, затем начальнику отдела по работе с клиентами, он в свою очередь назначает сотрудника для выполнения данного задания. После выполнения работы сотрудник составляет отчет и направляет документ обратно в канцелярию. На каждом из этапов возможны какие-то дополнительные задачи для лица, работающего с документом. СЭДО должна поддерживать проведение подобных операций. Редактирование подобных действий должно вызывать как можно меньше затруднений (дополнительно см. разделы Удобство сопровождения и Удобство использования). Если предлагаемый продукт содержит возможность создания собственных маршрутов и редактирование (создание) пользовательских задач и действий с помощью встроенных скриптовых языков, то это предоставляет широкие возможности по расширению функциональности системы в будущем.

Требования к ресурсам системы документооборота

Требования данного вида состоят из требования к аппаратному и программному обеспечению. Требования к аппаратному обеспечению непосредственно исходят из требований к программным продуктам, входящим в состав системы электронного документооборота и дополнительных программных продуктов.

Первый вопрос, который следует задавать в данном контексте поставщикам программного продукта – насколько самодостаточной является поставляемая система, т.е. необходимо выяснить какие дополнительные программные продукты требуются и (или) могут понадобиться для работы с системой и вопросы их покупки и лицензирования.

Главным программным требованием является требование к операционной системе, которое наиболее вероятно будет отличаться для серверной и клиентской части. Здесь необходимо выяснить будет ли работать данный продукт на уже имеющихся на предприятии версиях операционных систем.

Наиболее частым продуктом третьей стороны, требуемым для работы внедряемой системы документооборота, является СУБД для хранилища данных. Нормальная работа клиентского места может потребовать наличие какого-либо из офисных пакетов. В данном случае также необходимо уделить внимание вопросам совместимости документов из уже применяемых офисных пакетов с теми, с которыми работает клиентское место.

Аппаратная часть должна обеспечивать требуемую максимальную производительность, как на клиентском месте, так и на серверной части. Например, если на клиентском месте один сотрудник вводит в день сто документов, а другой два документа, то естественно, что первому необходимо более производительное рабочее место.

Стоимость продукта и его внедрения

Конечная стоимость внедрения системы электронного документооборота на предприятии может очень сильно отличаться от стоимости этой системы в прайс-листе. В большинстве случаев дополнительная стоимость определяется предыдущим пунктом – это стоимость программных продуктов и аппаратной части.

Требования к операционной системе могут повлечь закупку необходимых версий операционной системы для клиентской и серверной части. При использовании СУБД стороннего разработчика его в большинстве случаев придется покупать отдельно (если СУБД не была куплена ранее). Зависимость клиентского места от офисных пакетов подразумевает их наличие и, следовательно, в некоторых случаях приобретение, что может существенно увеличить стоимость продукта на цену одного офисного пакета на одно клиентское место. Это наиболее вероятные зависимости. Однако могут быть и другие. Поэтому необходимо для поставленных бизнес-требований к системе электронного документооборота провести анализ зависимости от стороннего программного обеспечения.

Например, система может потребовать стороннего коммерческого программного продукта для аутентификации пользователей или для конвертации документов для различных офисных пакетов.

После выяснения требований к программному обеспечению следует определиться, удовлетворяет ли текущая аппаратная база для решения данных задач. Неприятным сюрпризом может оказаться, что старые компьютеры окажутся недостаточно производительными для этого.

В стоимость программного продукта может входить техническая поддержка. В некоторых случаях поддержка может поставляться за отдельную плату. Также следует выяснить входит ли в стоимость системы настройка под конкретную организацию или это поставляется за отдельную плату. Может оказаться, что продается “голая” система, стоимость настройки и подготовки решения на месте может быть сопоставима со стоимостью самой системы.

Еще одним разделом затрат является обучение сотрудников для работы с новой системой. Для этого может потребоваться приглашение специалистов поставщика программного продукта, организация внутренних семинаров для своих сотрудников, закупка дополнительных обучающих материалов.

Просуммировав стоимость всех вторичных затрат можно таким образом получить сумму наиболее полно отражающую стоимость внедрения электронного документооборота.

Удобство сопровождения системы документооборота

Технически удобство сопровождения системы определяется наличием системы помощи, сложностью настройки системы под конкретную предметную область, возможностью ее расширения и необходимость привлечения стороннего персонала для расширения или настройки системы. Здесь необходимо выяснить, как производиться расширение системы, насколько этот вопрос отражен в документации, и нужно ли для этого привлекать сотрудников организации, предоставившей систему. Относительно документации к системе, следует проверить соответствие справочной информации текущей версии системы, потому что справка может быть составлена для предыдущей версии продукта. Следует также прямо задать вопрос о том, существуют ли такие аспекты системы, которые не отражены в документации и как разрешается данный вопрос. Большим плюсом будет наличие электронного обучающего курса по работе с системой, как демонстрационного, так и интерактивного.

С организационной стороны, сопровождение – это получение технической поддержки со стороны поставщиков внедряемой системы. Здесь необходимо выяснить каким образом  будет предоставляться подобная поддержка – по телефону, e-mail, ICQ и т.п. Важный вопрос для начала использования системы – это подготовка готового решения и обучение персонала. Первое означает, что покупается не чистая система, а уже подготовленное для данного предприятия решение с документами, типами пользователей, задачами и т.п., характерными для данного предприятия. Наиболее вероятными действиями в данном случае являются выезд специалиста исполнителя для изучения предметной области и подготовки решения либо приглашение эксперта предметной области для получения от него необходимой информации.

Удобство в использовании

Удобство в использовании – это удобство работы с системой для конечного пользователя. Наиболее простой путь для определения этого состоит в рассмотрении сложности выполнения пользователями типичных операций с документами. Например, что нужно сделать пользователю, чтобы создать документ в электронном виде – сколько пунктов меню пройти, сколько движений мышью сделать, что ввести с клавиатуры. Критерием простоты служит количество и доступность последовательных операций. Это можно выяснить, только поработав с системой или ее демонстрационной версией.

Например, есть два варианта создания нового документа.

  1. Нажатие кнопки с соответствующей иконки на панели инструментов. 
  2. Выбор меню Сервис -> Операции над документами -> Создание нового документа -> Накладная  

Получается, что первый вариант требует меньшего количества операций для создания документа. При одиночном выполнении операции такое сравнение может показаться не совсем уместным, однако если рассмотреть ежедневное выполнение порядка 100-200 таких операций, то разница сразу станет весомой.

Обобщенный список требований

Ниже представлено краткое резюме по рассмотренным требованиям к корпоративной системе документооборота.

1. Бизнес-требования

Идентификация пользователей

1. Аутентификация

  • защищенность протокола связи
  • интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей

 

2. Авторизация

  • возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей
  • организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей

 

3. Разграничение прав доступа к документам

  • возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей
  • делегирование прав доступа к документу от одного лица другому

Хранилище документов

1. Производительность хранилища данных

  • зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей

 

2. Поиск документов

  • поиск по полям документа
  • контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам

 

3. Архивация документов

  • вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

 

4. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных

5. Репликация данных

  • только для чтения
  • с возможностью сохранения изменений

 

Работа с документами

1. Работа с типами документов

  • создание новых типов
  • наличие конструктора форм
  • справочные (подстановочные) поля
  • история документа
  • отслеживание версий документов

 

2. Конвертация документов

  • сканирование
  • импорт из других форматов файлов

 

3. Электронная подпись

Работа с бизнес-логикой

1. Маршруты движения документов

2. Задания (задачи) для пользователей

3. Работа с пользовательскими сценариями

2. Требования к программному обеспечению

Требования к ресурсам

1. Операционная система

2. СУБД

  • необходимость приобретения сторонней СУБД

 

3. Зависимость от сторонних продуктов

  • наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы

 

4. Аппаратная часть

  • производительность компьютеров

Стоимость продукта

 

1. Стоимость дополнительного программного обеспечения

  • СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение

2. Закупка нового оборудования

3. Затраты на обучение персонала

4. Затраты на подготовку готового решения

Удобство сопровождения

1. Документация

  • соответствие документации текущей версии продукта
  • наличие электронных обучающих материалов
  • освещенность вопросов расширения системы

2. Возможности расширения системы

3. Техническая поддержка системы

Удобство использования

1. Простота выполнения базовых операций пользователя

  • доступность управляющих элементов
  • количество элементарных операций для выполнения действий
Опубликовано на интернет-сайте "Независимого ресурса  Всероссийского Сообщества CIO" 11 марта 2003 г.

возможности, преимущества, внедрение в компании

  • 1 ноября 2020
  • Статьи
 

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоёмкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать её.

Использование специализированных систем, в частности внедрение электронного документооборота, актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций), включающая правильно подобранные сервисы электронного документооборота, поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

  • обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
  • обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
  • упрощает контроль над документопотоками;
  • помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием – комплексом сервисов электронного документооборота - для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда её называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

В процессе собственной эволюции СЭД постепенно «научились» сопровождать и обеспечивать бизнес-логику всего жизненного цикла документа, а потом – автоматизировать сквозные бизнес-процессы, связанные с документооборотом, частично принимая на себя функции BPM-систем (Business Process Management).

С 2017 года развивается концепция CSP (Content Service Platform), для которой характерен отказ от монолитной архитектуры систем прежних поколений в пользу платформы, которая поставляется в виде набора сервисов. Современные СЭД, включая Docsvision, представляют собой CSP-платформы, которые объединяют и поддерживают работу сервисов, необходимых для конкретной компании на данном этапе её жизненного цикла и с учётом специфических задач. При этом платформа оставляет возможность в любой момент добавить новый сервис, обновить или доработать отдельный модуль. Это позволяет одновременно и эксплуатировать систему, и развивать её без необходимости ставить на паузу производственные и бизнес-процессы.

Выбрать оптимальную по набору сервисов редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

  • обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
  • повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
  • сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
  • защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
  • основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
  • легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
  • даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

  • федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
  • отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
  • постановления федерального и региональных правительств;
  • стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся требования к работе с электронными подписями, что критически важно для сохранения юридической значимости электронного документооборота. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Всё это нужно предусмотреть при принятии решения, какую систему электронного документооборота внедрять для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Задачи системы электронного документооборота сегодня уже вышли далеко за контур «классического делопроизводства», и это значительно повышает требования даже к базовой функциональности СЭД. Подробно об этом можно прочитать в буклете «Актуальные задачи современной СЭД», а кратко можно сформулировать, что система должна обеспечивать все следующие функции:

  • управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
  • связь с бумажным документооборотом;
  • организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
  • отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
  • поддержка должного уровня информационной безопасности;
  • простой и интуитивно понятный для конечных пользователей интерфейс программы.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удалённых друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить её на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка её эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные сервисы электронного документооборота для решения задач по организации и поддержке электронной работы с документами. Наше отличие — комплексный подход: вместе с самим программным продуктом мы предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД. Внедрение электронного документооборота на предприятии — важный этап, на нём происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка её под прикладные задачи заказчика. Обычно внедрение состоит из:

  • исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
  • перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
  • тестирование работоспособности настроенного продукта;
  • обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
  • эксплуатация и корректировки в её процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна также быть бизнес-эффективной и окупить вложения в неё. Для такой оценки можно использовать методики расчёта возврата инвестиций в IT-проекты и, в общем смысле, в любые нематериальные активы. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчёт эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение обработки документов (и снижение риска штрафов за несоблюдение сроков ответа на запросы), более простое принятие оперативных решений благодаря доступу к любому срезу информации. Примеры оценки бизнес-эффекта внедрения СЭД можно посмотреть в кейсах реализованных проектов наших клиентов. Рассматривать эффективность СЭД необходимо в комплексе, вместе с процессами и бизнес-выгодой от их автоматизации.

Помимо общего функционала платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота, договорного документооборота, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.

Готовые решения СЭД →

различных типов блок-схем и блок-схем использует

Документирование процесса в функциональных группах | Что такое схема плавания

У предприятий часто есть внутренние или внешние требования к документации процесса. Блок-схемы - отличный инструмент для этих целей. От отчетности по стандартам до соблюдения государственных постановлений использование блок-схемы может быть гораздо более эффективным, чем письменное описание.

Вот несколько примеров внешнего давления, для которых требуется документация по процессу:

  • Автоматизация BPM: Документирование процессов является необходимым условием для автоматизированного BPM (управления бизнес-процессами).
  • ERP: Документирование процессов требуется как часть внедрения системы планирования ресурсов предприятия.
  • Продажа компании: Документирование процессов является важной подготовкой при позиционировании компании для возможной продажи.
  • Соответствие: различные законодательные и регулирующие органы, такие как Закон Сарбейнса-Оксли и Совместная комиссия, например, часто требуют обширной технологической документации.
  • Клиенты: Некоторым клиентам могут потребоваться сертификаты качества ISO или другие сертификаты качества в качестве предварительного условия для ведения бизнеса.

Также могут быть внутренние причины для использования потоковых диаграмм для документирования процессов.

  • Гибкость: как новые, так и существующие сотрудники могут сразу научиться правильно выполнять любую работу.
  • Качество: Если все в команде каждый раз выполняют работу одинаково, результат будет предсказуемым и стабильным.
  • Видимость: руководство может точно видеть, как должна выполняться каждая работа.
  • Улучшение процессов: вы не сможете улучшить то, как ваша организация выполняет свою работу, если не знаете, как это делается сейчас.

Для документирования процесса часто бывает достаточно простой блок-схемы. Однако в случаях, когда процессы состоят из нескольких этапов, работают в разных отделах или имеют другие разделенные категории, лучше всего подойдет блок-схема зоны ответственности или многофункциональная блок-схема. Он визуально разделяет процесс на отдельные категории.

✏️ 4 наиболее распространенных типа блок-схем + шаблоны | Gliffy

Хотите сразу погрузиться в создание диаграмм? Вы можете запустить бесплатную пробную версию Gliffy Online и узнать, как создать блок-схему всего за несколько кликов.В противном случае перейдите к одному из следующих разделов или прочтите, чтобы узнать больше об общих типах блок-схем:

Что такое блок-схема?

Блок-схема - это диаграмма, которая показывает каждый шаг или последовательность выполнения процесса. Линии обозначают направленный поток, и есть стандартный набор символов, которые помогают описать пошаговые процедуры.

Хорошо составленную блок-схему можно использовать, чтобы разбить большие идеи на маленькие, небольшие кусочки, которые выражаются визуально, поэтому знание того, как воплотить идею в жизнь, похоже на владение универсальным языком.Блок-схема позволяет общаться с любым заинтересованным лицом или аудиторией, потому что визуальные элементы обычно легче понять, чем слова. По этой причине блок-схемы являются ценным типом бизнес-диаграмм, но также могут использоваться в других технических областях, таких как производство или разработка программного обеспечения.

4 Наиболее распространенные типы блок-схем

Хотя варианты и версии блок-схем бесконечны, существует четыре типа блок-схем, которые особенно популярны и очень универсальны.Эти четыре общие диаграммы отлично подходят для описания бизнес-процессов, производственных или административных процессов, просмотра того, как функционирует организация или как разные отделы работают вместе.

1. Блок-схема процесса

Проиллюстрируйте, как работает процесс, или спланируйте проект с помощью блок-схемы

Блок-схема процесса или блок-схема процесса, вероятно, является наиболее универсальной из четырех обычно используемых типов блок-схем, поскольку ее можно применять практически к что-нибудь. Иногда в этих типах блок-схем используется стандартный язык или нотация, например моделирование бизнес-процессов и нотация.Используйте блок-схему процесса, чтобы:

  • Определить роли и обязанности в организации, чтобы получить ясность.
  • Опишите производственный процесс или исходные данные, необходимые для создания готовой продукции.
  • Составьте предложение для нового процесса или проекта, чтобы понять его объем и этапы.
  • Покажите, как вы просыпаетесь утром, как показано ниже.

Узнайте больше о схемах технологических процессов в нашем блоге >>

2.Диаграмма рабочего процесса или диаграмма рабочего процесса

Поймите, как данные и документы перемещаются в вашей организации

Диаграмма рабочего процесса показывает, как работает бизнес или процесс. В приведенном ниже примере показаны шаги, необходимые потенциальному клиенту для продления политики через веб-сайт компании. Этот тип диаграммы рабочего процесса может использоваться для:

  • обучения новых сотрудников
  • выявления потенциальных проблемных областей
  • создания или организации вашей команды в соответствии с новой стандартной рабочей процедурой
  • разъяснения бизнес-операций путем демонстрации общего обзора

3.Блок-схема дорожки

Опишите, как взаимодействуют отдельные отделы, процессы или сотрудники

Блок-схема дорожки пригодится, когда вам нужно показать несколько потоков информации рядом. Диаграммы Swimlane могут показаться действительно похожими на диаграмму рабочего процесса, но главное здесь то, что они позволяют создавать различные категории, в которых происходит активность.

Блок-схема или диаграмма зоны ответственности отлично подходят для документирования всего процесса, который взаимодействует с различными сегментами организации или требует сотрудничества между разными командами.В приведенном ниже примере показано, как отделы, работающие внутри компании, работают параллельно с отделами, работающими снаружи, и в какие моменты процесса они взаимодействуют друг с другом.

Более сложные диаграммы могут включать пять, шесть или даже больше дорожек, например, для каждого отдела в организации или каждой роли в кросс-функциональной команде. Однако цель дорожек - прояснить и упростить блок-схему, поэтому не добавляйте слишком много полос и сохраняйте простоту!

Узнайте больше о схемах дорожек из наших видеороликов, что такое диаграмма дорожек? и Как сделать диаграмму дорожек.

4. Блок-схема данных

См., Где потоки данных входят в информационную систему и исходят из нее, с помощью диаграммы потока данных

Блок-схема данных или диаграмма потоков данных показывают способ обработки данных. Это удобно, когда вы хотите спроектировать или проанализировать систему. Хотя чаще всего он используется для разработки и проектирования программного обеспечения, его можно использовать для анализа любого типа информационного потока, например того, как информация перемещается в бизнесе. В приведенном ниже примере показана типичная воронка продаж.В данном случае «данные» - это поведение потребителей.

Для чего используется блок-схема?

Все четыре наиболее распространенных типа блок-схем, перечисленных выше - и другие варианты блок-схем - действительно хорошо справляются с одной задачей: визуально фиксируют пошаговый процесс. В любой области блок-схемы или блок-схемы документируют процесс и дают пользователям возможность анализировать или оптимизировать этот процесс. Они также облегчают новым сотрудникам или пользователям понимание процесса в процессе обучения.

Блок-схемы для продаж и маркетинга

В продажах блок-схемы могут использоваться для:

  • Показать процесс продаж и составить график движения возможностей в этом процессе
  • Помогать определять возможности на основе данных
  • Руководить решениями торговых представителей по ценообразованию пакеты или предложения для клиентов
  • Документирование политик или коммуникационных планов

Блок-схемы в производстве

Блок-схемы чрезвычайно важны в производстве, где важны стандартизация и единообразие.В производстве они используются, чтобы:

  • Показать ингредиенты, химические вещества или другие входные данные, которые используются при создании продукта
  • Ясно проиллюстрировать производственный процесс, показать зависимости и узкие места
  • Создать согласованный контроль или оценку качества process

Блок-схемы для бизнес-операций

Визуализация ваших операций поможет вашей команде работать стабильно. Блок-схема может:

  • Помочь сотрудникам на борту, описывая задачи или процедуры
  • Документировать процессы заказа и выполнения
  • Описывать проект и определять этапы его завершения

Блок-схемы для разработки программного обеспечения или программирования

Эти диаграммы могут техническая информация в более понятной форме.Во время кодирования или работы в программном обеспечении диаграммы могут:

  • Показывать, как пользователи перемещаются по странице или используют приложение
  • Описывать, как структурирован или организован код
  • Объяснять поток данных через систему или программу
  • Визуализировать алгоритм

Попробуйте Gliffy, чтобы создать свои собственные блок-схемы

Поскольку блок-схемы работают для выражения очень многих различных типов информации, вы можете поспорить, что эти четыре общие блок-схемы - лишь верхушка айсберга.Хорошие новости: с Gliffy вы получаете доступ к более чем 200 шаблонам блок-схем, поэтому построить диаграмму намного проще, чем начинать с нуля. Для получения дополнительной помощи ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге о том, как создать блок-схему.

Если вы заинтересованы в использовании блок-схем или других типов диаграмм для улучшения своей работы, посетите наш веб-семинар по запросу «Как наметить свой путь к лучшей работе».

Начните бесплатную пробную версию Gliffy прямо сейчас и узнайте, как создать собственную блок-схему.

Попробовать онлайн Попробовать в Confluence

Что такое документация процесса | Lucidchart

1.Определите объем документа и определите свой процесс. Будет ли он охватывать одну задачу в цепочке операций или всю процедуру для завода-производителя? Лучше всего, чтобы каждый документ охватывал как можно меньший процесс.

2. Учитывайте аудиторию, для которой вы пишете. Что они уже знают о предмете? Где и как они используют продукт? Каковы их демографические данные?

3. Напишите заголовок и введение, описывающие, что это за процесс, почему и когда пользователям нужно его делать, и как он вписывается в общую картину организации.Объясните, почему этот процесс важен.

4. Опишите лиц, которые будут вовлечены в процесс, и определите их роли. Обязательно используйте названия должностей, а не отдельные имена.

5. Определите границы процесса или начальную и конечную точки.

6. Определите выходы процесса или то, что производится.

7. Определите входы процесса или ресурсы, необходимые для его выполнения.

8. Проведите мозговой штурм по всем действиям, необходимым для завершения процесса.Эта стратегия подготовки к записи называется «листингом».

9. Организуйте элементы из вашего списка в последовательные шаги. Будьте осторожны при разделении шагов. Действия, которые логически взаимосвязаны, следует хранить вместе. Как правило, если шаг включает более одного глагола или слова «и», его, вероятно, следует разбить на два шага. Ограничьте количество шагов - используйте подзаголовки для более длинных задач и перезапустите нумерацию под каждым подзаголовком. Используйте слои - дайте пользователям дополнительную информацию в менее заметном тексте под основным этапом.

10. Расширьте свои действия, чтобы включить всю необходимую информацию, такую ​​как потенциальные опасности, советы по устранению неполадок или примеры.

11. Постройте блок-схему процесса для визуального представления шагов.

12. Добавьте скриншоты или рисунки, обеспечивающие наглядность.

13. Отформатируйте информацию так, чтобы ее было легко сканировать, читать и понимать. Используйте маркеры, таблицы, заголовки и т. Д. Четко укажите, как процессы связаны друг с другом. Например, в нижней части документа «Организация информационного бюллетеня» направьте читателей к документу «Редактирование информационного бюллетеня».

14. Протестируйте процесс. Посмотрите, как его использует кто-то другой.

15. Попросите коллег просмотреть ваш документ и оставить отзыв.

16. Помните, что ваша документация - это живой документ, который необходимо постоянно обновлять

Что такое блок-схема и какие существуют типы блок-схем?

Блок-схема - это «формализованное графическое представление», которое иллюстрирует рабочий процесс или процесс или решение данной проблемы. Современная блок-схема - это, по сути, бизнес-инструмент, который описывает несколько этапов в линейной прогрессии.Каждый шаг продвигается к фиксированной цели. Блоки представляют каждый этап блок-схемы со стрелками, соединяющими каждый последующий этап. Блок-схемы могут использоваться для представления логической последовательности, производственного процесса или организационной схемы. Общая цель создания блок-схемы - объяснить аудитории различные этапы процесса или бизнес-проекта. Компании могут создать блок-схему для решения бизнес-проблем и изучить возможные решения. Шаблон блок-схемы может помочь аналитикам и бизнес-организациям представить различные процессы в виде диаграмм.Мы рассмотрим различные типы блок-схем и их использование в следующих абзацах.

Блок-схемам могут быть присвоены специализированные имена в соответствии с их использованием в различных отраслях промышленности. Различные типы блок-схем служат разным целям. Некоторые из этих блок-схем включают блок-схему процесса, карту процесса, функциональную блок-схему, отображение бизнес-процессов, моделирование и нотацию бизнес-процессов (BPMN) и блок-схемы процессов (PFD). Другие формы блок-схем включают диаграммы потоков данных (DFD) и диаграммы действий на унифицированном языке моделирования (UML).

Различные типы блок-схем используются для документирования и анализа бизнес-процессов и производственных процессов. Это позволяет предприятиям лучше понять пресловутые «гайки и болты» бизнес-процесса или промышленной операции. Коммерческие организации могут развернуть различные типы блок-схем, чтобы выявить потенциальные недостатки при оценке различных этапов таких процессов в блок-схеме. Кроме того, данные, изображенные на блок-схемах, могут помочь стандартизировать различные этапы процесса для повышения эффективности и качества.Этот аспект полезен в обрабатывающих отраслях, поскольку стандартизация может помочь снизить производственные затраты, указать точки потери ресурсов, выявить узкие места и выявить возможности для увеличения инвестиций. Кроме того, графическая информация, изображенная на блок-схеме, может помочь предприятиям передать процесс обучения в целях обучения различным компонентам организации.

В области образования различные типы блок-схем позволяют ученым планировать курсовую работу и другие академические требования.Схематическое представление различных типов блок-схем позволяет преподавателям и школьным администраторам создавать планы уроков для разных классов школы. Блок-схемы также помогают классным руководителям организовать групповой проект и распределить индивидуальные обязанности между учениками. Это помогает учащимся координировать свои усилия и труд для достижения общей цели. Учителя и инструкторы по биологии животных могут развернуть блок-схемы для отслеживания различных этапов процесса пищеварения. Профессора медицины могут создавать различные типы блок-схем, которые позволяют студентам-медикам отображать симптомы различных заболеваний и расстройств.Студенты, изучающие естественные науки, могут совместно создавать блок-схемы, анализирующие различные научные явления и их влияние на физический мир. В свете вышесказанного мы можем констатировать, что блок-схемы являются важным инструментом, который способствует образованию и академическим исследованиям.

Блок-схемы документов - Эти блок-схемы отображают поток бумажных и электронных документов между различными подразделениями бизнеса. Эти блок-схемы представляют собой мощный инструмент, который помогает аналитикам понимать, анализировать, документировать и улучшать различные рабочие процессы внутри организации.Мы отмечаем, что среди различных типов блок-схем, блок-схемы документов необходимо читать слева направо, потому что они показывают поток документов через различные бизнес-единицы. Пользователи могут построить блок-схему документа, разделив указанную диаграмму на столбцы и отделы, которые работают внутри организации. Среди различных типов блок-схем идеальная блок-схема документооборота позволяет работникам и менеджерам легко определять размещение средств внутреннего контроля внутри организации. Бизнес-организации могут использовать блок-схемы документов, чтобы информировать управленческий персонал о фактах, которые не зависят от предположений и прогнозов.Эти устройства также предлагают четкое представление о бизнес-процессах и позволяют бизнесу достигать бизнес-целей.

Блок-схемы данных - Эти блок-схемы, также известные как диаграмма потоков данных (DFD), представляют собой графическое представление «потока» данных внутри информационной системы. Мы отмечаем, что DFD - это предварительный шаг, который помогает создать обзор системы, не раскрывая каких-либо графических деталей. Типичная блок-схема данных в первую очередь выделяет каналы, по которым данные передаются в системе.Современные DFD появились в 1970-х годах в области разработки программного обеспечения. В современных диаграммах потоков данных используются два различных класса нотаций. Эти обозначения обозначают процессы, хранилища данных, потоки данных и внешние сущности. В модели Юрдона и Коада для представления процессов используются круги. DFD, основанные на системе Гейна и Сарсона, изображают процессы в виде квадратов с закругленными углами.

Блок-схемы системы - Эти визуальные представления показывают, как данные проходят внутри системы, и выполнение решений по управлению событиями.Системные блок-схемы обычно используют символы, которые связаны, чтобы проиллюстрировать, что происходит с различными точками данных внутри системы. Например, разработчики программного обеспечения могут использовать разные типы блок-схем. Однако блок-схема системы является оптимальной для демонстрации потока данных посредством таких операций, как ввод данных, программное обеспечение, носители данных, микропроцессоры и микроконтроллеры, а также сети связи. Блок-схема системы может отображать механизм круиз-контроля в современном автомобиле, отображая такие входные данные, как поток топлива в двигатель, работу датчиков скорости, то, как система реагирует, когда автомобиль набирает обороты, и т. Д.Кроме того, системные блок-схемы помогают нам понять процессы, которые оживляют управление самолетом, механизмы центрального отопления и автоматические стиральные машины.

Блок-схемы программы - Эти диаграммы созданы с использованием стандартных графических символов, которые представляют последовательность закодированных инструкций. Эти блок-схемы обычно используются для иллюстрации внутренней работы современной компьютеризированной системы. Четыре основных символа используются для построения современной блок-схемы программы. К ним относятся начало, процесс, решение и конец.Блок-схемы программ помогают разработчикам и архитекторам программного обеспечения находить ошибки в частях компьютерного кода. Эти устройства помогают повысить эффективность кодирования и передать основную логику системы рецензентам и разработчикам.

Блок-схемы процесса - Эти визуальные устройства, также известные как блок-схема процесса, освещают важные взаимосвязи между основными компонентами промышленного предприятия. Эти диаграммы обычно используются в химической и технологической промышленности для улучшения процесса или создания новых процессов.В современных схемах технологического процесса используется ряд символов и обозначений для визуального описания производственного процесса. Схема процесса помогает документировать производственные процессы с целью содействия лучшему пониманию, укреплению механизмов контроля качества и обучению новых сотрудников. Компании могут использовать эти устройства для достижения оптимальной эффективности и повторяемости бизнес-процессов. Хорошо построенная блок-схема процесса помогает выявить узкие места и выявить неэффективность процесса.

Модель и нотация бизнес-процесса (BPMN) - это метод блок-схемы, который моделирует множество шагов внутри запланированного бизнес-процесса.Это устройство отображает подробную последовательность бизнес-операций и информационных потоков, необходимых для выполнения государственных и частных бизнес-процессов. Изначально BPMN была задумана, чтобы помочь закрыть коммуникационные пробелы, которые могут возникать между различными отделами внутри организации. Эта модель блок-схемы предназначена для того, чтобы заинтересованные стороны могли глубже понять определенный процесс. Изучение BPMN позволяет разработчикам процессов достичь точной реализации процесса.Его обычно используют бизнес-аналитики, участники процессов, менеджеры, консультанты и технические разработчики.

Документация по процессу: примеры, шаблоны и советы

По мере роста вашего бизнеса все неизбежно усложняется. Есть больше людей, больше задач и больше шагов, и все это нужно организовать наиболее эффективным образом. Предполагая, что все естественным образом встанет на свои места и процедуры будут работать сами по себе, многие стартапы и компании теряют импульс, как только они расширяют свою команду.

Ведение точной и хорошо организованной документации процессов считается одним из лучших способов избежать хаоса и сохранить эффективность и согласованность.

Давайте подробнее рассмотрим, что такое документация процесса и почему вам это должно быть небезразлично.

Что такое технологическая документация?

Документация по процессу - это пошаговое описание того, как выполнить процесс от начала до конца. Процессы могут быть задокументированы в виде политик, контрольных списков, руководств, форм, снимков экрана и т. Д. - всего, что описывает, как должен выполняться процесс.

Думайте о документации процесса как о кулинарной книге вашей команды. Рецепты записываются, потому что это самый простой способ воспроизвести проверенный процесс. Точно так же любая задача, которая выполняется более одного раза или выполняется несколькими людьми, должна быть задокументирована.

Примеры документации процесса

Типичным примером документации процесса является стандартная рабочая процедура (СОП). Вот пример СОП, созданный в Nuclino, инструменте совместной документации для команд - создайте учетную запись, чтобы начать документировать свои внутренние процессы:

Пример СОП (созданный в Nuclino)

Другие примеры бизнес-процессов, которые обычно документируются, включают:

  • Анализ производительности

  • Процесс рассмотрения жалоб клиентов

  • Процедуры осмотра и обслуживания оборудования

  • Процесс предоставления услуг

  • Процесс выставления счетов и сборов

  • Процесс адаптации нового сотрудника

документация

Посмотрим правде в глаза - документирование процесса звучит утомительно и скучно.Некоторые компании делают это только потому, что думают, что это то, что они «должны» делать. Другие полностью избегают документирования процесса, считая это пустой тратой времени и денег. Большинство компаний ощущают толчок между попытками делать правильные вещи, документируя, и попытками не тратить впустую ресурсы путем документирования.

Причины, по которым многие компании оправдывают отказ от документации, бесчисленны:

  • «Сейчас слишком многое меняется». Вы бы не хотели тратить драгоценное время на документирование и стандартизацию вещей, которые могут измениться в ближайшем будущем.

  • «Процедуры ограничительные». Чтобы добиться успеха, нужно проявлять гибкость. Стандартизация только подавит вашу способность к инновациям.

  • «На это некогда». Кажется, не является приоритетом документирование вещей, которые у вас, возможно, едва есть время, чтобы завершить в первую очередь.

  • «Это слишком корпоративно и бюрократично». Вы хотите сохранить более неформальную, личную корпоративную культуру и не хотите перенимать то, что кажется практикой, наиболее подходящей для крупных корпораций.

Знакомо? Если так, то вы точно не одиноки. Чтобы понять, почему документирование процессов стоит вашего времени, полезно оглянуться на один из самых влиятельных в мире примеров улучшения бизнес-процессов.

Рабочие на конвейере завода Ford Motor в Лонг-Бич (21 апреля 1930 г.)

Генри Форд не изобрел машину - он изобрел процесс. Его новаторский подход к производству позволил ему создать первый серийный доступный автомобиль в Америке, преобразив автомобильную промышленность и мир бизнеса в том виде, в каком мы его знаем.

Идея была проста: вместо того, чтобы один мастер создавал продукт в одиночку, каждый был обучен выполнять одну из 84 простых повторяющихся работ. Введение сборочной линии сократило время производства Model T с 12,5 часов до 2,5 часов!

В конце концов, любой бизнес - это, по сути, группа взаимосвязанных и часто повторяющихся задач и процессов. Но только когда вы их формализуете, вы вынуждены думать о рабочем процессе, думая о продуктивности.

Документирование процессов может помочь вам достичь пяти ключевых целей:

  • Оптимизация процессов. Выявление узких мест и неэффективности путем документирования точных процессов. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

  • Автоматизация процессов. Документация процесса помогает обнаружить задачи, которые можно легко автоматизировать, экономя время и ресурсы.

  • Обучение новых сотрудников. Внутренняя документация помогает новым сотрудникам понять свои должностные роли и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.

  • Обмен и сохранение знаний в компании. Документация хранит записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Без него, когда сотрудник увольняется, любые знания о процессе уходят с ним.

  • Оперативная согласованность. Если вы не документируете процесс, по сути, его кто-то заново изобретает каждый раз, когда он повторяется.

Таким образом, самая большая ценность документации процесса - это стандартизация и масштабирование того, что уже работает для вас, определение способов оптимизации того, что не работает, и обмен этой информацией с другими членами вашей команды. Это основная часть управления бизнес-процессами.

Конечно, стандартизация эффективна только в том случае, если вы проверили процессы стандартизации. Это означает, что если вы стартап, который еще не заложил прочный фундамент, документация будет пустой тратой времени.Однако, как только ваш бизнес начинает развиваться, тщательная документация процессов начинает играть решающую роль.

Как создать документацию по процессу

Предположим, что в вашей организации нет документации по процессу, и вы начинаете с чистого листа. Вы должны пройти так называемое обнаружение процесса . Постарайтесь привлечь всех, кто участвует в процессе, и выполните следующие шаги:

Шаг 1: Определите процесс и его объем

Решите, какой процесс вы собираетесь задокументировать.Определите его цель и объем - почему и как процесс принесет пользу организации. Определите, каким должен быть желаемый результат процесса, и перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов.

Шаг 2: Организуйте шаги

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца и определите начальную точку или то, что запускает процесс. После того, как вы это установили, остальное остается просто задавать вопросы. Что произойдет дальше? Кто это делает? И как узнать, когда это будет сделано?

Шаг 3: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет нести ответственность за задачи процесса.Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Шаг 4. Запишите исключения из обычного потока процессов

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам. Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.

Шаг 5: Добавьте контрольные точки

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь контролировать процесс. Установите измерения, чтобы определить его эффективность и, возможно, улучшить ее.

Шаг 6: Просмотрите и протестируйте процесс

Соберите всех участников и просмотрите процесс, который вы задокументировали. После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Шаблон документации процесса

Важно, чтобы ваша документация была единообразной по стилю, формату и уровню детализации. Большинство компаний используют один и тот же шаблон документации по процессу для каждого документируемого рабочего процесса. Вот пример того, как может выглядеть такой шаблон - скопируйте и настройте его под свои нужды.

Шаблон документации процесса (созданный в Nuclino)

Документацию по процессу люди действительно будут читать

Отчасти документация по процессу кажется такой разочаровывающей, потому что готовые документы никогда не читаются и не обновляются, становясь пережитком давно забытого решения собрания . Есть несколько способов гарантировать, что время, которое вы вкладываете в документирование процессов, не будет потрачено зря и принесет реальную пользу вашему бизнесу.

  • Сделайте документацию доступной и удобной для поиска. Одна из основных целей документации - делиться знаниями и управлять ими. Когда доступ к документам ограничен или доступен только по запросу, он отправляет сообщение о том, что информация актуальна только для определенных людей, и отговаривает вашу команду от ее использования. Документацию по процессу необходимо опубликовать на платформе, где ваша команда будет видеть ее ежедневно. Одним из примеров такой платформы является Nuclino, инструмент для совместной документации и обмена знаниями.

  • Упростите редактирование. Процессы динамические. Они меняются со временем - менеджеры перераспределяют задачи, люди присоединяются и покидают компанию, меняются роли. Обратная связь и новые комментарии важны для того, чтобы документация по процессу была эффективной, поэтому вклад должен быть как можно более легким. В Nuclino каждый документ можно редактировать совместно в режиме реального времени, а история версий фиксирует изменения и позволяет легко восстанавливать более ранние версии при необходимости.

  • Будьте лаконичны. Не отвлекайте читателей чрезмерным объемом информации. Предоставляйте столько рекомендаций, сколько необходимо, не вдаваясь в ненужные детали. Будьте ясны, кратки и по делу.

  • Инвестируйте в визуальное отображение процессов. Картинка часто стоит тысячи слов документации. Таким образом, вместо того, чтобы буквально описывать каждый шаг бизнес-процесса, помогите читателям усвоить информацию, представив ее в виде диаграммы или блок-схемы. В Nuclino вы можете вставлять живые диаграммы, просто вставляя общую ссылку из draw.io, Gliffy или Lucidchart. Эти инструменты также предоставляют возможность документировать процессы в нотации моделирования бизнес-процессов (BPMN).

Документация процесса может быть утомительной и утомительной работой. Это также может быть отличным способом дать вашей команде возможность делать больше и быстрее - если все сделано правильно. Если документы вашей компании недоступны, устарели или сбивают с толку, они могут стать источником разочарования, если их вообще прочитают. С другой стороны, если они лаконичны, информативны и актуальны, они могут позволить вашим сотрудникам быть эффективными и независимыми и помочь создать культуру прозрачности в вашей компании.

Если вы решили потратить время на документирование процесса, рассчитывайте свое время и усилия и относитесь к ним как к активу, а не к рутинной работе, которую нужно вычеркнуть из списка дел.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino - это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и сотрудничать более вдумчиво.

  • Создавайте документов для совместной работы в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

  • Общайтесь с помощью вдумчивых подробных рецензий и тратьте меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

  • Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, проекты и другие файлы, сохраняя доступность и синхронизацию всех ресурсов проекта.

  • Создайте центральную базу знаний , чтобы обеспечить прозрачность всей вашей команды по всему, что имеет значение, и положить конец повторяющимся вопросам.

Попробовать сейчас

5 примеров блок-схем процессов, которые должен иметь каждый бизнес

Управление бизнесом с помощью хорошо спроектированных и постоянно контролируемых процессов дает ряд бизнес-преимуществ: эффективность, результативность, надежная информация, простота сбора данных и KPI, а также помогает принимать тактические и стратегические решения гибко и уверенно.

В настоящее время, с появлением программного обеспечения BPM Low Code , использование этой формы управления стало гораздо более практичным и простым для внедрения в компаниях.

И если вам нужны примеры схем бизнес-процессов, чтобы вдохновиться, когда дело доходит до создания собственных, сохраняйте спокойствие: мы выделили 5 наиболее важных из них, чтобы вы могли сразу их скачать и отредактировать. Просто зарегистрируйтесь на нашей бесплатной платформе BPM.

Узнайте больше: 10 вопросов, которые следует задать при выборе кода BPM Low для вашего бизнеса

5 Примеры готовых технологических схем

1- Примеры технологической схемы: постоянное улучшение

Один из важнейших процессов в компании - постоянное совершенствование.

Это одна из основ BPM, и правильное управление этим процессом очень важно.

В этом процессе любой сотрудник компании может внести предложение по улучшению, которое будет изучено аналитиками процесса и, в случае принятия, передано в Комитет по изменениям.

В случае утверждения вам необходимо будет задокументировать, запросить изменения в ИТ (при необходимости), а затем оценить улучшения после того, как новый процесс будет введен в действие.

Получите этот процесс улучшения здесь:

Подробнее: Контрольная диаграмма для непрерывного улучшения процесса

2- Примеры технологической схемы: Продажи

Каждая коммерческая организация доминирует над определенным процессом продаж.

Сегодня, особенно когда речь идет о продажах B2B, процесс продаж носит рекомендательный характер и направлен на то, чтобы помочь клиенту осознать ценность решения их компании для решения проблемы, потребности или желания в ней.

В нашем примере блок-схемы процесса продаж рассматриваются 4 этапа: идентификация лида; квалификация; предложение и доказательство концепции; и переговоры. Так что не стесняйтесь проверять:

Дополнительная информация: Блок-схема процесса продаж: закрывайте больше бизнеса!

3- Примеры технологической схемы: прием на работу

Еще один ключевой процесс в компании - наем сотрудников.В конце концов, без людей компания не сможет функционировать.

Этот процесс включает запрос от тех, кто нуждается в новом сотруднике, выбор учебных программ HR, объявления о вакансиях, тесты и собеседования как HR, так и соискателем, а также утверждение менеджера отдела о приеме на работу.

Получите этот процесс найма здесь:

Подробнее об этом процессе: Процессы найма и отбора: привлечь больше талантов в компанию

4- Примеры технологической схемы: служба поддержки ITIL

Удовлетворенность обслуживанием клиентов и послепродажная поддержка стали ключевыми процессами для лояльности и удержания клиентов.

Секрет этого типа процесса заключается не только в быстром решении запросов клиентов, но и в создании банка знаний, чтобы обслуживающий персонал мог разрешать вызовы с большей напористостью и гибкостью.

Получить этот Пример блок-схемы процесса ITIL Service Desk :

Щелкните здесь, чтобы узнать больше: Ознакомьтесь с подробностями рабочего процесса ITIL Service Desk

5- Примеры блок-схемы процесса: управление изменениями ITIL

Деловая среда становится все более нестабильной и нестабильной.Новые технологии и рынки возникают постоянно, поэтому готовность к изменениям является обязательной для любого менеджера.

Вот как это сделать с помощью лучших практик ITIL в процессах изменений:

Присмотритесь: Управление изменениями ITIL: используйте лучшие практики

Итак, были ли вам полезны эти примеры потоков процессов? Насколько хорошо вы разбираетесь в нотации BPMN? Пройди тест прямо сейчас и узнай!

Как сделать один из шести простых шагов

Блок-схема бизнес-процесса - один из традиционных графических инструментов, используемых профессионалами BPM.

Причина очень проста: когда он разработан с должной тщательностью, он интуитивно понятен в интерпретации и практичен, когда подготовлен и представлен на различных уровнях организации.

Не то чтобы это простая и тривиальная задача. Напротив, разработка соответствующей блок-схемы бизнес-процесса, полезной для понимания, отображения и последующего улучшения процесса , требует большого внимания и опыта.

Фактически, блок-схема бизнес-процесса - это артефакт, сгенерированный в процессе сканирования.И это вызывает большую путаницу у некоторых профессионалов: существует разница между блок-схемой бизнес-процесса (потоком процессов) и моделью процесса .

Чтобы помочь вам лучше понять эту разницу, мы представляем определения этих важных концепций BPM , а затем покажем наше пошаговое руководство по построению блок-схемы процесса.

Определение блок-схемы бизнес-процесса

Блок-схема бизнес-процесса - это самое простое и основное представление процессов.Он служит для инициирования дальнейшего и более сложного понимания процесса. Обычно он не показывает исключения или «проблемы», которые могут возникнуть во время выполнения процесса.

Определение модели процесса

Гораздо более исчерпывающее и полное определение, представление должно содержать всю информацию, необходимую для выполнения процесса, такую ​​как условия начала и завершения процесса, действия и данные, правила, документы, участники процесса, клиенты и другие важные факторы.

Обратите внимание, что блок-схема бизнес-процесса - это предыдущий шаг к модели процесса, используемый для помощи в ее определении в процессе проверки. Промежуточный этап между блок-схемой бизнес-процесса и моделью называется картой процесса .

Подробнее: CASE: пример отображения процесса компании

6 шагов к созданию блок-схемы бизнес-процесса

1. Определите основные компоненты процесса.

Этот шаг необходим, чтобы прояснить, каковы входы и выходы процесса, а также их действия.

Отъезд: Картирование и методы оптимизации процессов

Записи также называются входами и могут быть ресурсами, информацией и другими элементами, которые «подпитывают» процесс.

Аналогичным образом, выходы - это продукты процесса, которые могут быть информацией, решениями, разрешениями, входами для других процессов, частями продуктов, компонентами, услугами, конечными продуктами и т. Д.

2. Заказать мероприятия

Блок-схема бизнес-процесса представляет собой (согласно своему названию) поток, поэтому вам необходимо упорядочить эти действия.Составьте список в хронологическом порядке.

3. Выберите правильные символы для каждого действия

Существуют различные обозначения, используемые для построения блок-схем технологического процесса. Таким образом, правильное обозначение каждого типа деятельности с использованием правильных символов значительно упростит любому, кто знаком с символами, быстрое понимание потока.

Сложности варьируются от самых простых до самых сложных, например, нотация BPMN 2.0 . Если вы новичок, выбирайте простые обозначения, но если вы хотите вникнуть в предмет и выполнить более тщательную работу, используйте BPMN 2.0.

Выписка: 23 значения символов блок-схемы процесса

4. Установите связь между действиями

Для этого используются разъемы. Обычно стрелки и линии, пунктирные или нет. Их значение описано в посте выше. Проверьте это!

Хотите узнать больше о нотации BPMN 2.0? Отъезд: http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/

5. Укажите начало и конец процесса

Это может показаться тривиальным, но многие люди иногда забывают показать, когда процесс начинается и когда он заканчивается.И это важная информация, используемая для установления ограничений для владельцев процесса, менеджеров и контролеров.

6. Просмотрите схему бизнес-процесса

Закончили рисовать блок-схему бизнес-процесса? Теперь будет легче понять, так ли это! Пересмотрите, повторно изучите и убедитесь, что ваше графическое представление процесса даже соответствует.

Разве это не пошагово просто?

Итак, смотрите видео ниже. Это один из уроков обучения HEFLO BPMN, и в нем объясняется, как шаг за шагом создать вашу первую диаграмму BPMN.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *