Счет на оплату что это за документ: Что такое счет в общем понимании

Счет-договор на поставку товара и оказание услуг: образец бланка для бесплатного скачивания в Excel, PDF

Счет-договор – это документ, объединяющий счет и договор в одной письменной форме.
Основным плюсом счета-договора является простота и краткость содержания, при которых вы экономите время и деньги на согласовании и документообороте. Такая форма наиболее востребована при разовых покупках или оказаниях услуг с небольшими материальными рисками. Этот документ не является первичным, в то же время имеет полную юридическую силу.
Если же оказание услуг или товарные поставки будут носить постоянный характер, тогда целесообразно составлять полноценный договор с прописыванием всей ответственности сторон.

Счет-договор чаще всего подписывается исполнителем в единственном числе, но может быть подписан и двумя сторонами.

Данный формат документа особенно популярен у представителей малого и среднего бизнеса.

Как заполнять счет-договор.

 В документе необходимо отразить следующую информацию:

 В части счета необходимо указать:

• Номер и дата счета-договора
• Наименование, ИНН, КПП (при наличии), юридический адрес, банковские реквизиты поставщика
• Наименование или ФИО, адрес и другие реквизиты заказчика
• Информация о товарах / услугах
• НДС

 В части договора необходимо указать:

• Предмет и время действия договора
• Порядок и сроки оплаты счета
• Порядок и сроки поставки товаров или оказания услуг
• Порядок сдачи и приёмки товаров / услуг
• Порядок предоставления первичных документов
• Подпись генерального директора и главного бухгалтера поставщика и печать

 

Передумали заморачиваться со скачкой шаблонов документов онлайн?

С сервисом КУБ вы можете сэкономить 29 минут на выставление документов без единой ошибки, и это далеко не всё. Получите КУБ — онлайн сервис по автоматизации выставления счетов и других

документов.

Образец бланка счета-договора 2020 года

Предлагаем бесплатно скачать образец счета-договора на оказание услуг / поставку товаров.

• Бланк счета-договора поставки товара в Excel.
• Бланк счета-договора поставки товара в PDF.
• Бланк счета-договора оказания услуг в Excel.
• Бланк счета-договора оказания услуг в PDF.

Заполняйте счет-договор и другие документы быстро и без ошибок – начните пользоваться сервисом КУБ.

Передумали заморачиваться со скачкой шаблонов документов онлайн?

С сервисом КУБ вы можете сэкономить 29 минут на выставление документов без единой ошибки, и это далеко не всё. Получите КУБ — онлайн сервис по автоматизации выставления счетов и других
документов.

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета

Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН

Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу

Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета

Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета

Выгоды

Подготовка счета за 20 секунд

Отсутствие ошибок в счетах

Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес

Увеличение скорости оплаты счетов

Автоматизация
отправки счета

Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет

Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет

Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании

Отправка счета на e-mail покупателя

Выгоды

Отправка счета в 2 клика

Красивые и профессиональные счета

Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона

Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн

Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю

Контроль задолженности по каждому покупателю

Управленческая отчетность

Упорядоченное хранение всех ваших документов

Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера

 

Передумали заморачиваться со скачкой шаблонов документов онлайн?

С сервисом КУБ вы можете сэкономить 29 минут на выставление документов без единой ошибки, и это далеко не всё. Получите КУБ — онлайн сервис по автоматизации выставления счетов и других документов.

Нужна помощь по заполнению документов или консультация?

Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов

НАПИШИТЕ ЭКСПЕРТУ

Загрузка…

образец, лично или онлайн, обязательные реквизиты, физическому лицу, кто подписывает и прочее

Для получения оплаты товаров и услуг индивидуальному предпринимателю по безналичному расчёту требуется выставлять счета своим клиентам. Для этого нужно знать, как составить этот документ, что следует в нём указать, кто должен подписать счёт и какими способами его предоставить плательщику.

Общие правила выставления счетов

Выписываются счета на оплату как на основании договоров, так и без них. Готовый документ можно переслать по электронной почте либо вручить лично покупателю. У счёта документа нет узаконенного формата, то есть вы его разрабатываете самостоятельно в любом текстовом редакторе с таблицами.

Для его оформления можете использовать фирменный бланк или пустой лист, это тоже нигде не регламентировано. И также можно воспользоваться онлайн-порталами (например, сервисами «Моё дело» или «Эльбой») либо бухгалтерскими программами, которые упрощают данный процесс. Самым распространённым из них является программное обеспечение компании 1С.

Видео: способ выставления счёта с помощью приложения

Обязательные элементы счёта на оплату

Чтобы ваш контрагент смог оплатить счёт, в нём должны быть указаны следующие данные:

• Название ИП.
• ИНН предпринимателя.
• Реквизиты банковского счёта (номер счёта, номер корреспондентского счёта, БИК, ИНН, КПП, форма собственности и название банка).
• Форма собственности и название или Ф. И. О. заказчика (в зависимости от того, это юридическое или физическое лицо).
• Порядковый номер счёта (по нарастанию в журнале регистрации) и дата его выставления.
• Наименование товаров/услуг, на поставку/выполнение которых выставляется счёт.
• Количество товаров или услуг.
• Цена за единицу и общая стоимость.
• Выделенный НДС (если ИП работает на общих основаниях) либо указание на его отсутствие.
• Подпись ИП и печать (при наличии).

Так может выглядеть ваш счёт на оплату, хотя полные реквизиты покупателя совершенно необязательны

Скачать бланки счетов можно по ссылкам: .docx, .xlsx.

Некоторые нюансы для счетов от ИП

Клиентами предпринимателя могут быть как организации, так и частные лица. Компании и ИП оплату выставленных счетов производят либо со своего расчётного счёта, либо наличными средствами через кассу. Для индивидуальных предпринимателей возможен также вариант оплаты со своих личных/карточных счетов.

Есть ещё особенности, которые следует знать при выставлении счетов:

• Предприниматель имеет право работать без печати, поэтому достаточно только лично расписаться либо поставить факсимиле.
• Подпись главного бухгалтера не нужна, если его нет в штате.
• Юридические адреса прописывать нет надобности, так как они не участвуют в платёжной операции.
• Если предприниматель использует специальные налоговые режимы, например, УСН, то после общей суммы следует указать «Без НДС», в противном случае НДС должен быть посчитан и вписан в счёт отдельной строкой.

В наше время очень просто создавать счета на оплату от ИП даже новичку. Для этого не нужно получать какое-то специальное образование или иметь опыт бухгалтера — нужен лишь компьютер (смартфон) и интернет под рукой.

Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

Нужен ли оригинал счета для бухгалтерии – обязательно ли выставлять счет на оплату

«Учет.Налоги.Право», N 21, 2004

СЧЕТ НА ОПЛАТУ — ИЗЛИШЕСТВО ИЛИ НЕОБХОДИМОСТЬ?

«…Наша бухгалтерия не выставляет счета на оплату. Такая уж у нас сложилась практика. Но есть покупатели, которые не оплачивают товар без счета (они составляют платежки только на основании счетов). И в таких ситуациях руководство предъявляет нам претензии — дескать, товар не оплачен из-за того, что вы счет не выставили, а должны были. Так обязаны мы все-таки выдавать счета на оплату или нет?..»

Это, как вы уже поняли, выдержка из письма в редакцию. Причем далеко не единственного, посвященного оформлению счетов. Вопросам-то на самом деле нет числа. Бухгалтеры спрашивают: можно ли на основании счета учесть расходы? Можно ли выписывать счета в условных единицах? Ответы на некоторые, наиболее актуальные вопросы, касающиеся счетов, мы собрали на этой странице.

Бесполезный документ

Редкого бухгалтера не посещала мысль, что счет на оплату товаров или работ, который продавец (исполнитель) выставляет своему контрагенту (покупателю, заказчику), — самый лишний среди первичных документов. Действительно, если платежное поручение подтверждает перечисление денежных средств, накладная — передачу ТМЦ, акт сдачи-приемки работ (услуг) — факт оказания работы (услуги), то счет ничего не подтверждает. Ни то, что товар передан либо будет передан продавцом, ни то, что этот товар впоследствии будет оплачен покупателем.

Обязанность продавца выставить счет не закреплена в нормативных документах по бухгалтерскому учету.

Так должен ли он вообще выписывать этот документ? Чтобы ответить на этот вопрос, изучим арбитражную практику.

Достаточно и договора

Если выставление счета договором не предусмотрено, его смело можно не выставлять. На возникновение обязанности оплатить товар (работу) это не повлияет.

В арбитражной практике был такой случай (Постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 19.02.2003 по делу N Ф04/639-2020/А45-2002). Получая арендную плату неполно и несвоевременно, арендодатель обратился в суд с иском о взыскании с арендатора неуплаченной арендной платы и процентов за пользование денежными средствами. Арендатор в свое оправдание ссылался на то, что арендодатель выставлял счета на оплату с задержкой. Следовательно, его вины в несвоевременной оплате нет.

Но суд такие доводы отклонил из-за того, что договором аренды установлена обязанность арендатора вносить арендные платежи ежемесячно до 15-го числа и что обязанность выставления арендодателем счетов на оплату договором не установлена.

Когда договором установлена цена товара, а также определено, что основанием возникновения у покупателя обязательства по оплате является передача ему товара, то счет можно не выставлять даже в том случае, если обязанность его выставления предусмотрена договором. Такой вывод сделал Федеральный арбитражный суд Московского округа (Постановление от 29.01.2001 по делу N КГ-А41/6530-00) в следующей ситуации.

По договору поставки, в котором была определена цена товара и предусмотрена обязанность продавца выставлять счета, продавец отгрузил товар, но счет на оплату не выставил. Покупатель стоимость товара не оплатил. Продавец обратился в суд.

Покупатель настаивал на том, что раз по договору продавец обязан выставлять счета на оплату, а он их не выставил, то пени за просрочку оплаты товара начислению и взысканию не подлежат. Однако судьи сочли этот довод несостоятельным и постановили взыскать с покупателя долг за товар и пени за несвоевременную оплату. По условиям договора товар подлежит оплате в течение пяти дней с момента поставки, цена поставляемого товара ответчику была известна. Поэтому оплатить полученный товар он был обязан в установленный договором срок. Продавец свои обязательства исполнил, а покупатель нет.

Акт заменит договор

Если нет договора, но есть подписанный акт сдачи-приемки работ, то и здесь счет может быть лишним документом. Поскольку в данном случае денежное обязательство возникает на основании выполнения работ и подписанного сторонами акта их сдачи-приемки. И при несвоевременной оплате с заказчика помимо основного долга будут взысканы пени. Ссылки на непредставление либо несвоевременное представление счета и в этом случае суды отклоняют (Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 10.05.2001 по делу N А55-17594/00-18).

Без счета не обойтись

Но не всегда исполнитель имеет возможность подписать с заказчиком акт сдачи-приемки работ (услуг). Например, в договорах оказания услуг связи стандартная формулировка звучит так: «Оплата услуг связи производится ежемесячно на основании выставляемых счетов не позднее даты, указанной в счете».

Как заказать счет на оплату

Поэтому в случае несвоевременной оплаты счета и подачи в суд иска о взыскании пеней за просрочку оплаты оператору связи необходимо будет доказать надлежащее исполнение выставления счетов.

Сделать это, по мнению суда (Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 07.05.2002 по делу N КГ-А40/2705-02), можно с помощью:

— копий вручения почтовых отправлений счетов;

— соответствующих записей в листах курьерской доставки счетов.

Подведем итоги

Таким образом, если денежное обязательство оплатить товар, работу в соответствии с заключенным договором возникает, то счет можно не выставлять.

Причем даже в том случае, когда цена товара договором не определена. Покупатель все равно должен оплатить товар по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары (п.3 ст.424 ГК РФ).

Но будет ли это удобным для продавца? Покупатель будет ломать голову, какую сумму ему необходимо заплатить. А продавец, возможно, столкнется с тем, что полученная сумма его не устроит. Поэтому в ряде случаев счет все же лучше выставить. В нем продавец укажет конкретную сумму, которая подлежит оплате, правильные реквизиты, которые с момента заключения договора до момента выставления счета могли измениться.

А.А.Матиташвили

Ведущий консультант

департамента аудиторских услуг

ЗАО БДО Юникон

Подписано в печать

31.05.2004

—————————————————————————————————————————————————————————————————— ———————————————————— ——

(C) Fin-Buh.ru. Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних.

Порядок и дата выставления документов на оплату

ВОПРОС:

В договоре на поставку товара (выполнение работ/оказание услуг) следующая формулировка: «Все расчеты по договору производятся в безналичном порядке, путем перечисления денежных средств на указанный Поставщиком (Подрядчиком, Исполнителем) расчетный счет после подписания товарной накладной (акта выполненных работ, оказанных услуг) в течение 30 календарных дней». Это означает, что оплата производится после исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязанностей по передаче товара (выполнению работы, оказанию услуги). В каком порядке должны быть выставлены документы на оплату? Счет может быть позже или одной датой с товарной накладной (актом выполненных работ, оказанных услуг)? Или счет может выставляться вне зависимости от порядка оплаты? Т.е. правильно ли будет, если контрактом предусмотрена оплата по факту, а счет выставляется раньше товарной накладной (акта выполненных работ, оказанных услуг), но заказчик дожидается даты акта и только потом оплачивает?

ОТВЕТ:

Стороны вправе определить порядок оплаты в договоре. Момент выставления счета не имеет значения, если в договоре содержатся платежные реквизиты и указан срок для оплаты с момента поставки.

 Срок оплаты полученного товара может устанавливаться определенной календарной датой или истечением определенного периода времени с момента передачи покупателю товара.

———————————
Пример формулировки условия:

«Покупатель обязан оплатить товар в течение 20 дней с момента получения товара от поставщика».

———————————
Если срок оплаты товара, проданного в кредит, не согласован

В этом случае согласно п. 1 ст. 488, п. 2 ст. 314 ГК РФ покупатель по общему правилу должен будет оплатить товар в течение семи дней с момента предъявления поставщиком соответствующего требования.

Источник — Путеводитель по договорной работе. Поставка. Рекомендации по заключению договора {КонсультантПлюс}

Для согласования порядка расчетов сторонам рекомендуется установить в договоре следующее:

• срок оплаты товара;
• момент исполнения покупателем обязанности по оплате (момент оплаты) товара;
• возможность оплаты товара получателем (плательщиком).

 7.2.1. Срок оплаты товара по договору поставки

Покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи товара, если иное не предусмотрено законом, другими правовыми актами или договором и не вытекает из существа обязательства (п. 1 ст. 486 ГК РФ).

договором может быть предусмотрена оплата товара через определенное время после его передачи покупателю, т.е. продажа товара в кредит (п. 1 ст. 488 ГК РФ), оплата товара в рассрочку (абз. 1 п. 1 ст. 489 ГК РФ).

Путеводитель по договорной работе. Поставка. Рекомендации по заключению договора {КонсультантПлюс}

Для согласования условия о форме расчетов денежными средствами в безналичном порядке стороны должны указать в договоре:

• конкретную форму расчетов из числа предусмотренных ст. 862 ГК РФ;
• сведения (реквизиты), необходимые для осуществления платежа.

Перечень реквизитов и формы расчетных документов определяются в соответствии с п. п. 1.10, 1.11 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П). Для каждой формы безналичных расчетов установлено разное содержание расчетных документов. В тексте договора стороны могут указать платежные реквизиты либо порядок их сообщения по каждому сроку платежа. В первом случае реквизиты вносятся, как правило, в специальный раздел договора либо оформляются приложением к нему. Сообщить реквизиты платежа после заключения договора сторона может путем выставления счета, счета-фактуры или направления письменного уведомления (письма, телеграммы и т.п.).

 ———————————
Пример формулировки условия:

«Расчеты по договору поставки осуществляются в безналичном порядке путем перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика на основании платежного поручения покупателя. Денежные средства перечисляются по реквизитам, указанным в разделе 7 «Адреса и реквизиты сторон» настоящего договора, если иные реквизиты не указаны в выставленном поставщиком счете на оплату».

———————————
 Если в договоре не указано, какую форму безналичных расчетов денежными средствами выбрали стороны

В этом случае покупатель должен будет оплатить товар в безналичном порядке платежным поручением (п. 1 ст. 516 ГК РФ) и не вправе будет использовать иную форму расчетов.

Обзор подготовлен специалистами Линии Консультирования ГК «Земля-СЕРВИС»

Счета и платежи объяснены | business.gov.au

перейти к содержанию перейти к навигации бизнес .gov.au

Переключить навигацию

Как попросить о просрочке платежей профессионально

Как фрилансер или владелец бизнеса, вы много работаете, чтобы угодить своим клиентам.Вы делаете все возможное, чтобы гарантировать, что они получат лучший продукт или услугу.

В конце концов, на кону стоит ваша репутация, и все, что меньше, будет иметь перспективы и клиентов, бегущих к вашим конкурентам.

Печальная новость заключается в том, что независимо от того, насколько усердно вы работаете или насколько хорошо вы выполняете свою работу, найдутся клиенты, которые не заплатят вовремя.

Просроченные платежи более чем раздражают — они наносят вред, особенно малому бизнесу. 82% малых предприятий терпят неудачу из-за плохого управления денежными потоками.

И чем это вызвано? Клиенты не оплачивают счета своевременно.

Неоплаченные счета владельцам малого бизнеса в США составляют примерно 825 миллиардов долларов. Это примерно 84 000 долларов на одно малое предприятие. Эти деньги могут пойти на оборудование, расходные материалы, маркетинг и зарплату сотрудников.

Вместо этого их бизнесу и средствам к существованию угрожают поздние плательщики. Вот посмотрите, как просроченные платежи влияют на малый бизнес:

• 79% владельцев не могут платить свою зарплату
• 23% не могут позволить себе нанять больше сотрудников
• 20% прекратить маркетинговые кампании
• 18% отказаться от повышения сотрудников и бонусов
• 23% не могут позволить себе новое оборудование
• 17% не могут позволить себе дополнительные запасы

При своевременных выплатах малые и средние предприятия смогут нанять удивительных 2.1 миллион сотрудников.

Так как же предотвратить это с вашим бизнесом? Что ж, есть профессиональный способ отправить клиентам напоминание об оплате.

Давайте посмотрим, что вы можете сделать.

Первый — не пугайтесь при отправке напоминаний о платеже

Это проблема, которая широко распространена, особенно среди новых владельцев бизнеса. Они не хотят приставать к покупателю из-за страха, что он никогда не вернется. Но если вы позволите клиентам уйти с опозданием или вообще не платить, то что помешает им сделать это снова в будущем?

У вас хороший бизнес, и вы заслуживаете хороших клиентов.Просроченные платежи — это красный флаг для плохих клиентов.

Но не позволяйте этому удерживать вас от попыток наладить отношения на профессиональной основе.

Профилактика — лучшая форма медицины

Вот поговорка, которую можно применить в любой сфере своей жизни или бизнеса. Если вы хотите предотвратить просрочку платежей, сделайте что-нибудь заранее.

Вы можете сделать это, заранее установив свои условия. Таким образом, ваши клиенты знают, чего ожидать, когда они вступят с вами в деловые отношения.

Составьте прилагаемый к контракту документ, в котором подробно описаны условия оплаты проекта или продукта. Например, это может включать, как долго клиент должен оплатить счет (7, 15, 30 дней) и что произойдет, если платеж не будет получен до установленного срока.

Тогда, когда придет время задержки платежа, вы не почувствуете себя неловко, отправив напоминание о платеже, в котором повторяется, что в ваших правилах и условиях.

Другой вариант — запросить процент вперед.Это зависит от вашей отрасли и от того, что вы предлагаете.

Люди платят за продукты все время авансом, и вы также найдете тех, кто платит авансом 50% за проекты.

Авансовый платеж — отличный способ компенсировать часть ущерба, причиненного просрочкой платежа.

Уведомить клиентов о любых просроченных платежах

У вас есть право на своевременную оплату. И вы имеете право взимать комиссию за просрочку платежа. Если вы решите пойти по этому пути, не забудьте заранее уведомить клиентов.

Сначала определите, сколько вы будете заряжать и после чего. Например, вы можете взимать плату за просрочку в размере 3% через 30–90 дней. Некоторые даже идут дальше, взимая дополнительную плату за 30-дневный период до получения платежа.

Помните о ваших деловых отношениях с клиентами. Вы же не хотите разрабатывать политику, которая отпугнет потенциальных клиентов, прежде чем вы получите возможность продемонстрировать им свои качества.

Создание шаблонов напоминаний о платеже для клиентов

Теперь пришло время принять упреждающий подход к просроченным платежам.Вы можете создать шаблон, который сможете использовать снова и снова, подстраивая детали под ситуацию.

Далее давайте посмотрим, как вы можете создавать напоминания о просрочке платежа для своих клиентов.

До срока оплаты счета

Вам не нужно ждать, пока платеж будет просрочен или просрочен, чтобы связаться с вашими клиентами. Если вы отправите им письмо в день оплаты, вы только покажетесь отчаявшимся и непрофессиональным.

И ожидание, пока не будет отправлено ваше первое электронное письмо, не поможет в своевременных платежах.Цель состоит в том, чтобы отправить ваше первое электронное письмо примерно за неделю до установленной даты, чтобы оплата поступила вовремя.

Это полезно для клиентов, у которых есть послужной список просроченных платежей. Для новых клиентов или клиентов, которые регулярно платят вовремя, этот шаг может не понадобиться.

Вот краткий контрольный список того, что должно быть включено в ваше первое электронное письмо с напоминанием о платеже:

1. Четкая строка темы с подробным описанием того, о чем идет речь в письме
2. Начальная строка, которая теплая
3. Укажите цель электронного письма в не- оскорбительный тон (включая сумму задолженности, номер счета и дату платежа)
4. Спросите о продвижении счета
5. Включите копию или ссылку на счет для своевременной оплаты

Вот пример электронного письма, которое вы можете отправить до срок оплаты вашего счета:

Тема:

{Название компании}: Счет №XXXX за {Продукт / Услугу}

Тело:

Привет, {Имя клиента}

Надеюсь, с последнего раза все в порядке мы говорили.

Просто хотел связаться с вами по поводу незавершенного счета-фактуры на {сумма счета}, который подлежит оплате {срок оплаты}.

Мы будем очень признательны, если вы подтвердите, что все в порядке для оплаты. Кроме того, мы хотели убедиться, что вы избежите комиссии за просрочку платежа в размере {штраф за просрочку платежа}, которая вступает в силу после {date}.

Я приложил к счету приложение / ссылку для вашего ознакомления.

Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы или проблемы.

Спасибо!

{Ваше имя}

В этом письме вы хотите убедиться, что оно легкое и понятное, но в то же время четкое и краткое.Таким образом, ваш ответ не будет ошибочным.

Это должно дать вам ответ, касающийся ваших опасений по поводу своевременной оплаты. В этот раз они либо скажут «да», платеж будет авторизован соответствующим образом. Или что есть проблема, которую нужно решить, прежде чем это произойдет.

Когда счет-фактура опаздывает на несколько дней

Как только ваш счет просрочен на пару дней, пора отправить электронное письмо, которое будет немного более твердым (но все же профессиональным).

Подумайте о письме, которое вы получите от своей кабельной компании, если забудете вовремя оплатить счет.Убедительно просим вас немедленно отправить платеж, чтобы избежать перебоев в предоставлении ваших услуг в будущем.

Это не выглядит грубым и зажигает огонь под вами, чтобы действовать быстро, прежде чем вы потеряете свой драгоценный Интернет и кабельное телевидение.

Вы хотите сделать то же самое в своем последующем письме. В этой переписке вы должны указать:

1. Все из первого письма
2. Запросить расчетное время прибытия для платежа
3. Ссылка или приложение на

Заказы на поставку и счета-фактуры: в чем разница?

Поначалу может немного сбить с толку понимание всех документов, которые вам нужно подать для вашего нового бизнеса.А если ваша компания занимается инвентаризацией, вы, вероятно, будете манипулировать и заказами на покупку, и счетами-фактурами — но в чем именно разница между ними?

Заказы на покупку (ЗП) и счета-фактуры — это часто путаемые финансовые термины, касающиеся как обмена информацией, так и условий платежных соглашений. Эти формы можно распечатать и отправить по почте, но чаще современные предприятия отправляют эти формы в цифровом виде.

Загрузите бесплатные шаблоны счетов-фактур для любой отрасли

В этом посте мы объясним, как используется каждый документ, различия между ними и как они могут помочь вашему бизнесу.

Заказ на поставку (ЗП) — это документ, в котором указаны типы и количество продуктов, закупаемых вашим клиентом. Он также включает цены на каждый товар, способ оплаты, дату доставки заказа и другие условия.

Если у вас есть постоянные клиенты, которые часто заказывают одни и те же продукты, они могут создать так называемый «постоянный заказ на поставку». Постоянный заказ на покупку позволяет этому клиенту заказывать одни и те же продукты или услуги несколько раз в течение периода времени, используя один и тот же номер заказа.

Заказы на закупку также иногда путают с заявками. Заявки на закупку, также называемые формами заявок на закупку, обрабатываются внутри компании для утверждения предлагаемых расходов. Эти формы часто используются в крупных компаниях с финансовыми отделами, но не всегда нужны малому бизнесу.

ЗП обычно включает:

• Дата заказа
• Номер ЗП
• Подробная информация о заказанных продуктах
• Имя и адрес покупателя
• Имя и адрес продавца
• Условия использования
• Подпись органа, выдавшего сертификат

Как используются заказы на покупку?

Целью заказа на поставку является управление платежами поставщикам, отслеживание статуса заказа и уточнение условий.

ЗП сообщают поставщику, сколько продукта нужно доставить покупателю и когда покупатель заплатит за полученные товары. При эффективном управлении ваша база данных заказов на поставку поможет вам отслеживать, сколько запасов вы продали каждому из своих клиентов, когда должны быть выставлены счета от этих клиентов и когда вам нужно переупорядочить запасы у вашего собственного поставщика или производителя.

Ваша история заказов на покупку также поможет предотвратить затоваривание запасов, предотвратить перепутывание заказов и гарантировать, что ваши клиенты получат свои заказы вовремя.

Счета-фактуры используются вместе с заказами на покупку, чтобы указать, сколько денег покупатель должен продавцу. Счета-фактуры также обычно называют «счетами», «выписками» или «счетами-фактурами».

Счет-фактура обычно описывает продукты, которые были доставлены клиенту, цену этих продуктов и условия оплаты. Большинство современных предприятий используют онлайн-инструмент для выставления счетов (например, ZipBooks) для отправки счетов и получения платежей от клиентов.

Счета-фактуры создаются в ответ на заказ на поставку (формально обработанный или неформально рассчитанный).Другими словами, заказы на покупку обычно предшествуют счетам.

Клиент также может запросить смету , прежде чем решит, хотят ли они нанять бизнес. Оценка — это своего рода предварительный просмотр предстоящего счета-фактуры (предоставляемого продавцом), который покупатель может использовать для составления точного заказа на поставку.

Счет-фактура обычно включает:

• Дата выставления
• Номер счета
• Номер заказа
• Количество заказанных товаров
• Цена каждого приобретенного товара
• Скидки (если применимо)
• Налоги (если применимо)
• Общая сумма к оплате
• Имя и адрес покупателя
• Имя и адрес продавца
• Подпись продавца или уполномоченного агента

Как используются счета-фактуры?

При правильном использовании счета-фактуры могут помочь малым предприятиям отслеживать доходы и расходы, а также предоставлять письменные записи о товарах и услугах, предоставленных вашим клиентам, и о том, сколько заплатил каждый клиент, что упрощает определение счетов, заполненных и оплаченных, и на каких счетах еще есть непогашенные остатки.

Ведение точной базы данных счетов-фактур также упрощает уплату налогов для вашей компании, поскольку она точно показывает, сколько доходов вы собрали в течение налогового года.

Интеллектуальная онлайн-система выставления счетов также может планировать напоминания об оплате для ваших клиентов и уведомлять вас о получении платежей, чтобы вам не приходилось отправлять неудобные электронные письма, когда пришло время забирать деньги.

• Заказ на покупку готовится покупателем при заказе товаров или услуг, в то время как счет-фактура создается продавцом для запроса оплаты за проданные товары.
• ЗП отправляется продавцу, а счет-фактура отправляется покупателю.
• В заказе на покупку указаны детали заказа и дата доставки заказа, а в счете-фактуре указана цена заказа, сроки и условия платежа и срок платежа.
• ЗП создается, когда клиент размещает заказ, а счет-фактура создается после того, как заказ завершен.
• Заказ на покупку содержит подробные сведения о договоре купли-продажи, а счет-фактуру подтверждает продажу.
• Покупатели используют заказы на поставку для отслеживания кредиторской задолженности, а продавцы используют счета-фактуры для отслеживания дебиторской задолженности (в своих бухгалтерских записях).
• И ЗП, и счет-фактура содержат подробные сведения о заказе и особенностях доставки, но счет-фактура также включает номер счета-фактуры, дату доставки и номер ЗП.
• Как заказ на покупку, так и счет являются юридически обязательными документами.

Если ваш бизнес страдает от медленно платящих клиентов, вы составляете большинство. Один опрос, проведенный PaySimple, показал, что 80% малых предприятий получают платежи с просрочкой платежа.

Вы можете сделать выставление счетов более эффективным и ускорить платежи от клиентов, воспользовавшись преимуществами цифровых решений для выставления счетов и следуя определенным передовым методам:

Автоматизация периодического выставления счетов

Если у вас есть клиенты, которые делают одну и ту же покупку каждый месяц, не тратьте зря ваше время переписывает тот же счет.Настройте регулярное выставление счетов с безопасным хранением информации о кредитной карте и автоматической оплатой. Затем отправьте автоматические квитанции, как только счет будет заполнен.

Повысьте показатель качества счета

Знаете ли вы, что клиенты на 15% чаще совершают обратную покупку у компаний, которые включают логотип в свои счета? ZipBooks встраивает эти данные — и многое другое — в «Показатель качества счета», который обновляется в режиме реального времени, когда вы редактируете счет.

Эти полезные аналитические данные основаны на миллионах точек данных, чтобы помочь вам внести небольшие улучшения, дающие огромные результаты.Такие вещи, как определение условий оплаты и добавление подробных описаний, помогают гарантировать, что не возникнет путаницы, когда ваш клиент получит свой счет.

Автоматическое напоминание о просрочке платежа

Используйте автоматическое напоминание о просрочке платежа, чтобы клиенты не уходили слишком далеко от срока платежа и забыли о покупке. Свяжитесь с нами на следующий день после срока оплаты и запланируйте дополнительные напоминания.

Используйте понятный язык

Используйте ясный и легкий для понимания язык.Одно исследование показало, что «дни» вместо «нетто» приводят к более ранним выплатам, а слова «пожалуйста» или «спасибо» увеличивают процент оплаченных счетов более чем на 5%.

Такие вещи, как определение условий платежа и добавление подробных описаний, помогают гарантировать, что не возникнет путаницы, когда ваш клиент получит свой счет. Счет-фактура, которую они получают, должен точно соответствовать подписанному ими контракту, чтобы не было никаких сюрпризов.

Цифровые шаблоны счетов-фактур

Рассмотрите возможность использования шаблона счета-фактуры с сохраненными позициями, чтобы помочь вам создавать и отправлять запросы на оплату за считанные секунды.Электронное выставление счетов (обязательное в наше время) обеспечивает прямую ссылку на ваши любимые платежные системы. Например, с помощью ZipBooks вы можете принимать платежи с Square, Stripe, PayPal или кредитной карты — сразу же в счете.

Попробуйте пряник, а не кнут

Некоторые могут предложить ускорить циклы выставления счетов за счет штрафов за просрочку платежа. Это не всегда работает. Клиенты, которые не спешат оплачивать ваш счет, вряд ли будут спешить платить вам за просрочку платежа. Фактически, иногда штрафы за просрочку платежа оправдывают еще большую задержку платежа, поскольку они уже понесли расходы.

Вместо этого попробуйте стимулировать досрочные выплаты. Рассмотрите возможность предоставления скидки при досрочном платеже или оплате в тот же день. Рекламируйте эти скидки в первоначальных контрактах и ​​счетах, чтобы клиенты знали свои варианты и были рады заплатить раньше.

Если вы не можете позволить себе такую ​​стоимость заранее, подумайте о предложении скидки на будущую покупку или, возможно, предложите план оплаты.

Без регулярного денежного потока финансовое здоровье вашего бизнеса находится под угрозой. Владельцы малого бизнеса должны найти способы автоматизировать выставление счетов, чтобы их выставление счетов укрепляло их чистую прибыль, а не ослабляло ее.

Бесплатное онлайн-приложение для выставления счетов ZipBooks упрощает выставление счетов вашим клиентам за товары или услуги. Всего за несколько щелчков мышью вы можете отправлять индивидуальные счета своим клиентам, получать оплату с помощью кредитной карты, PayPal или Stripe и получать уведомления, когда ваш клиент оплачивает свой баланс.

---

О Рэйчел

Рэйчел Коттам — автор контента в ZipBooks и бывшая учительница английского языка в средней школе. Ее написание и редактирование публиковались как в научных журналах, так и на технических сайтах.

Просроченный счет? Легкий сбор неоплаченных счетов

Поверьте, я знаю, как создавать свои собственные счета.

На заре моей внештатной работы я даже не пользовался счетами. Мой «счет-фактура» обычно представлял собой обмен по электронной почте, в котором была указана цена; нет соглашения или официальной документации. Оглядываясь назад, я оглядываюсь на довольно рискованный способ ведения бизнеса.

Помимо отсутствия процесса выставления счетов, у меня не было единого метода приема платежей.

Я взял Venmo, Cash App или что угодно, что хотел использовать клиент.Ни один из них не был эффективным или особенно подходящим для деловых целей. И я не чувствовал себя профессионалом в их использовании.

Мой бизнес рос, и по мере того, как у меня появлялись новые клиенты, я начал получать электронные письма, в которых говорилось: «Просто отправьте счет за этот месяц».

Угу.

Я буквально начал гуглить, «что ставить на счет-фактуру». Я понятия не имел, что делаю. И я определенно не думал, что делать с неоплаченным счетом.

Итак, я покопался в Документах Google и поместил большую часть необходимой информации в свои счета.Они были некрасивыми, но свое дело сделали.

Создавалось долго. Я рисовал таблицы, форматировал текст, чтобы все выглядело профессионально. Начав с нового бизнеса, я не хотел, чтобы клиенты считали меня новичком (притворяйтесь, пока не добьетесь успеха, я прав?).

Не было «платежа в течение 30 дней» или чего-то подобного. Я просто надеялся, что клиент заплатит мне вовремя.

Я никогда не думал, как обращаться с просроченным счетом.Или что делать, если кто-то не платил долгое время. Я понятия не имел, как неоплаченные счета могут повлиять на мой бизнес.

Я стоял на тонком льду и даже не подозревал об этом.

Когда я переключился и начал использовать LessAccounting, я первым делом заметил, сколько времени я сэкономил. Я мог создать и отправить от трех до четырех счетов за то же время, которое мне потребовалось, чтобы создать один или два в Google Docs. Я мог отправить его прямо с платформы и интегрировать свою систему онлайн-платежей (я продвинулся в мире и начал использовать Stripe).

Что-то, что меня беспокоило, когда я создавал счета с нуля, было правильным указанием контактной информации и адреса клиента.

В LessAccounting я могу создать контакт и добавить его в счет, используя раскрывающийся список. Это так просто. Счет готов к оплате в несколько щелчков мыши.

Мой процесс полностью изменился с тех пор, как я начал работать фрилансером. Клиенты чувствуют себя более уверенно в моих услугах, потому что процесс выставления счетов профессиональный и эффективный.И я могу оставаться на вершине своих доходов, мгновенно просматривая клиентов, которые заплатили мне, и тех, кто отстает.

От счета клиента до сбора платежей — документация Odoo 13.0

Odoo поддерживает несколько рабочих процессов выставления счетов и платежей, поэтому вы можете выберите и используйте те, которые соответствуют потребностям вашего бизнеса. Хотите ли вы принять разовый платеж по единому счету или обработать платеж охватывая несколько счетов и принимая скидки за досрочные платежи, вы может сделать это эффективно и точно.

От проекта счета-фактуры к прибыли и убыткам

Если мы возьмем в конце типичного сценария «перевод денег» после товар отправлен, Вам необходимо: выставить счет-фактуру; Получать оплата; внести этот платеж в банк; убедитесь, что Заказчик Счет-фактура закрывается; следить, если клиенты опаздывают; и наконец представить ваш доход в отчете о прибылях и убытках и покажите уменьшение Активы в бухгалтерском балансе.

Выставление счетов в большинстве стран происходит при выполнении договорных обязательств.Если вы отправляете коробку покупателю, вы выполнили условия контракта. и может выставить им счет. Если ваш поставщик отправляет вам партию, они встретились условия этого контракта и можем выставить вам счет. Таким образом, условия договор считается выполненным, когда ящик перемещается в грузовик или из него. На это точка, Odoo поддерживает создание так называемого черновика счета-фактуры Персонал склада.

Создание счета-фактуры

Черновики счетов-фактур могут быть созданы вручную из других документов, таких как Заказы на продажу, заказы на закупку и т. Д.Хотя можно создать черновик выставьте счет напрямую, если хотите.

Заказчику должен быть предоставлен счет с необходимыми информация для оплаты заказанных товаров и услуг и доставлен. Он также должен включать другую информацию, необходимую для оплаты своевременно и точно выставлять счет.

Черновики счетов-фактур

Система генерирует счет-фактуру, для которого изначально установлено состояние Черновик. Хотя эти счета-фактуры

остаются не подтвержденными, они не влияют на учет в системе.Ничто не мешает пользователям создавать собственные черновики счетов.

Давайте создадим счет клиента со следующей информацией:

• Клиент: Agrolait
• Продукт: iMac
• Количество: 1
• Цена за единицу: 100
• Налоги: Налог 15%

Документ состоит из трех частей :

• верхняя часть счета-фактуры с информацией о клиенте,
• основная часть счета-фактуры с подробными строками счета-фактуры,
• нижняя часть страницы с подробным описанием налогов и итогов.

Открытые или предварительные счета-фактуры

Счет-фактура обычно включает количество и цену товаров и / или услуги, дата, все участвующие стороны, уникальный счет-фактура номер и любую налоговую информацию.

«Подтвердите» счет, когда будете готовы его утвердить. Счет затем переходит из состояния «Черновик» в состояние «Открыто».

Когда вы подтвердили счет, Odoo присваивает ему уникальный номер из определенная и изменяемая последовательность.

Бухгалтерские проводки, соответствующие этому счету-фактуре, автоматически создается при проверке счета-фактуры.Вы можете увидеть подробности по щелкнув по записи в поле «Запись журнала» в разделе «Другая информация» таб.

Отправьте счет клиенту

После проверки счета-фактуры вы можете напрямую отправить его клиент с помощью функции «Отправить по электронной почте».

Типичная запись журнала, созданная на основе подтвержденного счета, будет выглядеть как показано ниже:

4 90счет 904 2015

Счет	Партнер	Срок оплаты	Дебет	Кредит	Кредит
115
Налоги	Agrolait			15
Продажи				100

Inice Оплата

9000 будет принята, когда будет произведена соответствующая оплата. бухгалтерская проводка согласована с платежными проводками.Если там не было сверки, счет останется в открытом состоянии пока вы не введете платеж.

Типичная запись в журнале, созданная по платежу, будет выглядеть так: следующие:

33 9033

Счет	Партнер	Срок платежа	Дебет	Кредит
		Дебиторская задолженность	Agrolait			115

Получение частичного платежа через выписку по счету

Вы можете вручную ввести свои банковские выписки в Odoo или импортировать их из файла csv или из нескольких других предопределенных форматов согласно вашей бухгалтерской локализации.

Создайте выписку по счету из панели управления бухгалтерского учета с соответствующими журнал и введите сумму 100 долларов.

Сверка

А теперь помиримся!

Теперь вы можете пройти каждую транзакцию и согласовать их, или вы можете массово согласовать с инструкциями внизу.

После согласования позиций на листе соответствующий счет-фактура теперь будет display «У вас есть невыплаченные платежи для этого клиента. Вы можете сверить их, чтобы оплатить этот счет. «

Применить платеж.Ниже вы можете увидеть, что платеж был добавлен в счет.

Отслеживание платежей

Растет тенденция к тому, что клиенты оплачивают счета все позже и позже. Поэтому коллекционерам необходимо приложить максимум усилий, чтобы собрать деньги и собирай быстрее.

Odoo поможет вам определить стратегию последующих действий. Напомнить клиентам чтобы оплатить неоплаченные счета, вы можете определить различные действия в зависимости от того, насколько сильно просрочен заказчик. Эти действия объединены в дополнительные уровни, которые активируются при наступлении срока счет-фактура прошел определенное количество дней.Если есть другие просроченные счета на одного и того же клиента, действия самого просроченного счета будет выполнен.

Перейдя к записи клиента и погрузившись в «Просроченные платежи» вы увидите последующее сообщение и все просроченные счета.

Отчет о старении клиентов:

Отчет о старении клиентов будет дополнительным ключевым инструментом для коллектор, чтобы понять проблемы с кредитами клиентов и расставить приоритеты их работа.

Используйте отчет о старении, чтобы определить, какие клиенты просрочены и начинают ваши усилия по сбору.

Прибыль и убыток

Отчет о прибылях и убытках отображает сведения о ваших доходах и расходах. В конечном итоге это дает вам четкое представление о вашей чистой прибыли и убытках. Это иногда называют «Отчетом о доходах» или «Отчетом о доходах». Доходы и расходы ».

Бухгалтерский баланс

В балансе суммируются обязательства вашей компании, активы и капитал в определенный момент времени.

Например, если вы управляете своими запасами, используя бессрочный учет метода следует ожидать уменьшения счета «Текущие активы» один раз материал отправлен заказчику.

Как отправить счет по электронной почте и получить оплату

Выставление счета по электронной почте — самый быстрый способ получить оплату. Если вы обсуждаете, как отправить счет, лучше всего выбрать отправку по электронной почте, где это возможно. Бумажные счета-фактуры могут потеряться по почте, и бывает трудно предсказать, когда клиент их получит. С другой стороны, счета-фактуры, отправленные по электронной почте, принимаются мгновенно, и, гипотетически, ваш клиент может сразу же начать обработку платежа. Если они этого не сделают, отправив счет по электронной почте, будет проще отслеживать, когда пришло время отправить электронное письмо о сборе.

Электронное письмо со счетом-фактурой — это электронное письмо, которое содержит счет-фактуру, обычно в виде вложения, и краткое примечание для клиента. (© AdobeStock)

Что такое электронное письмо со счетом?

Электронное письмо со счетом — это электронное письмо, которое содержит счет, обычно в виде вложения, и краткое примечание для клиента. Счета-фактуры никогда не должны быть сюрпризом, поэтому ваше электронное письмо может быть простым дружеским уведомлением о том, что их счет-фактура прикреплен, и благодарностью за их бизнес.

Электронное письмо со счетом должно звучать примерно так:

Привет [имя получателя],

Надеюсь, это электронное письмо тебя хорошо нашло! См. Прикрепленный номер счета [X] для [продукта или услуги].Не стесняйтесь обращаться, если у вас есть какие-либо вопросы.

Спасибо за ваш бизнес!

С уважением,

[Имя отправителя]

Убедитесь, что вы обсудили, куда ваш клиент хотел бы отправить свои счета-фактуры, прежде чем отправлять их — часто в более крупных компаниях есть отдельные бухгалтерские отделы, и даже внештатные сотрудники могут нанимать бухгалтеров, которые делают за них свои документы.

5 советов по написанию счета по электронной почте

1.Включите сам счет как вложение, а не в тело письма

Счета-фактуры никогда не следует вводить в текст сообщения электронной почты; их всегда следует отправлять в виде вложения в формате PDF, чтобы мошенники не могли их перехватить и отредактировать. Отправка вложения в формате PDF также упрощает для получателя счета возможность распечатать его, если он пожелает, или сохранить чистую копию вашего счета, где бы они ни были.

2. Используйте шаблон электронной почты для счета

Вы можете обнаружить, что выставляете много счетов, и если это так, гораздо эффективнее использовать шаблон электронной почты, чем писать отдельное электронное письмо каждый раз, когда выставляете счет.Вы можете использовать бухгалтерское программное обеспечение, чтобы сохранять шаблоны электронных писем на тот момент, когда пора их отправлять; Таким образом, ваш счет будет всего в нескольких кликах от отправки. Единственное исключение из этого правила — если ваш счет-фактура сложный или вам нужно добавить конкретное напоминание для определенного клиента, но даже в этом случае проще добавить необходимую информацию в существующий шаблон, чем писать электронное письмо с нуля.

3. Укажите номер счета в строке темы

Если вам нужно будет найти отправленный счет позже, ваш поиск будет идти намного быстрее, если вы запланировали заранее и включили номер счета в строку темы вашего электронного письма.Таким образом, любой ответ клиента на счет-фактуру, вероятно, также будет включать номер счета-фактуры в строку темы, что позволяет легко идентифицировать записи разговоров о конкретных счетах-фактурах. Это также упрощает для клиента поиск в своих записях электронной почты.

4. Вести учет неоплаченных счетов

Ключом к тому, чтобы клиенты платили вовремя, является отслеживание дебиторской задолженности. Сроки между отправкой счета-фактуры и последующей обработкой платежа будут зависеть от ваших условий оплаты — часто те, кто придерживается 30-дневной политики, в конечном итоге отправляют дополнительное электронное письмо, если платеж не был получен в течение 45–60 дней.Важно помнить, что клиенты с большими бухгалтерскими отделами могут иметь более медленный оборот по своей природе, поэтому будьте мягкими в тоне, когда будете следить за ними.

5. Имейте шаблон для электронных писем коллекций

Помимо шаблона электронной почты для счета , также должен иметь шаблон электронной почты для просроченного счета. Это экономит время на коллекциях, которые нужно составлять деликатно. С одной стороны, вы хотите передать срочность ситуации, но не хотите оттолкнуть клиента грубыми или резкими заявлениями о взысканиях.Ключом к написанию эффективного электронного письма о сборе средств является предположение, что платеж был просто пропущен, как, например, в примере ниже:

Привет [имя получателя],

Надеюсь, это электронное письмо тебя хорошо нашло! Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату по счету-фактуре [X] для [продукта или услуги].

Сообщите нам, когда мы можем ожидать получения оплаты по этому счету, и не стесняйтесь обращаться с любыми вопросами или проблемами.

Спасибо за ваш бизнес!

С уважением,
[Имя отправителя]

Полезно приложить копии неоплаченных счетов-фактур, а также выписку, если неоплаченных счетов-фактур больше одного.Это облегчает клиенту оплату в случае, если он не видит исходное электронное письмо с прикрепленным счетом. В последующих электронных письмах может потребоваться как можно скорее организовать оплату, но лучше сначала использовать более мягкий подход.

Продолжение коллекций

Отслеживание коллекций может быть непростым делом, и если кажется, что ваши электронные письма не работают, вы можете воспользоваться несколькими подходами.

• Во-первых, вы можете позвонить своему клиенту, чтобы убедиться, что ваши электронные письма будут отправлены нужному человеку — даже если это так, это послужит напоминанием о том, что его счета все еще не оплачены.
• Во-вторых, вы можете решить отправить неоплаченный счет-фактуру. Поскольку некоторые клиенты могут предпочесть бумагу, физическая выписка может иметь для них больше веса, чем вложение электронной почты.
• Наконец, и в крайнем случае, вам может потребоваться сообщить, что потребуется предпринять юридические действия, если платеж не был получен в течение определенного периода времени. Достигать этого никогда не бывает весело, но помните, что не нужно принимать это на свой счет.