Проведение тендерных процедур: Пошаговая схема участия в коммерческих тендерах

схема проведения в 2021 году

Стандартная тендерная процедура подразумевает под собой проведение конкурсного мероприятия. Сам термин «тендер» обозначает процесс обратного аукциона, где присутствует покупатель на определенный товар, работу или услуги. В торгах могут принимать непосредственное участие сразу несколько продавцов.

Законодательство Российской Федерации позволяет использовать следующие варианты проведения торгов:

• открытые,
• закрытые,
• специализированные закрытые,
• двухэтапные,
• запрос котировок,
• закупки у одного источника.

Главный способ государственной закупки – это тендер. Он представляет собой определенный способ выдачи заказа на поставку товара, проведение разнообразных работ или предоставление конкретных услуг. Все эти работы должны быть заранее объявлены с учетом конкурсной документации, где прописаны все условия, в том числе и окончательные сроки, построенные по принципу состязательности, эффективности и справедливости.

Все государственные контракты составляются и подписываются с победителем тендера или участником, который подал предложение. Оно должно соответствовать всем требованиям конкурсных документов, в которых содержатся оптимальные и приемлемые условия.

Схема проведения тендера

Она представляет собой несложную процедуру. Во время проведения торгов участник должен объявить стартовую цену на объект и объем увеличения цены. Когда участники повышают стартовую цену объекта, то они не могут поставить меньшую цену, нежели та, что заявил участник. Тот человек, кто предложит наивысшую цену, объявляется при помощи аукциониста. Он должен три раза громко огласить последнюю поставленную наивысшую цену, и если за это время никто не предложил другие варианты, объявляет победителя. Тендер считается закрытым, если хотя бы два участника поднимали свои ставки.

Закупочная процедура тендера проводится согласно действующему законодательству Российской Федерации. Ее можно проводить в нескольких основных формах. Всю ответственность за применение и выбор берет на себя член тендерного комитета со стороны заказчика.

Процедура проведения тендера играет основную роль в открытых торгах. Название такого конкурса говорит о том, что подавать заявки на участие может абсолютно любой человек.

Прием и обработка поступивших предложений начинается с момента выхода официального печатного издания. В нем публикуется вся необходимая информация о заказчике, краткие характеристики предмета закупки, указание места, а также срок выдачи тендерной документации. Тут же могут быть обозначены дата и место раскрытия всех заявок. Все предложения принимаются специально созданной комиссией в письменной форме. В случае необходимости заявки могут сопровождаться документами, где представлены банковские обеспечения.

Процедура предварительной документации может понадобиться в случае, когда требуется определить уровень соответствия всех участников в торгах на квалификационные требования.

принципы участия, процедура подготовки, порядок проведения

Содержание статьи:

Говоря простыми словами, тендерная система подразумевает конкретную задачу и предложения по ее решению, из которых заказчик выбирает наиболее подходящее. Закупки на конкурсной основе могут проводиться по различным мотивам. Один из наиболее распространенных – выбор поставщика или подрядчика, способного предложить товар или услугу необходимого качества по минимальной стоимости. Также целью проведения тендера может быть изучение рынка через анализ предварительных заявок. Государственные компании и муниципальные учреждения обязаны отбирать исполнителей по конкурентному принципу. Такие госзакупки призваны минимизировать возможность коррупции и проводятся в соответствии с пунктами федерального законодательства.

Разновидности процедуры торгов

В целом торги подразделяются на две группы. В первую входят ценовые закупки, типичными представителями которых выступают аукционы. Во вторую – конкурсы, которые подразумевают наличие нескольких критериев, установленных заказчиком. Это актуально, в частности, для исполнения масштабных проектов или поставок сложной продукции. Предъявление требований к конкурсантам – то, чем тендер отличается от аукциона, основным, если не единственным, критерием которого является наиболее низкая цена.

По принципу организации конкурентные торги подразделяются на открытые, закрытые и специализированные. В открытых тендерах могут принять участие все желающие. Такой подход имеет два главных преимущества:

• Претенденты на исполнение заказа имеют возможность ознакомиться с нюансами конкурсной борьбы и объективно оценить свои шансы на победу.
• Заказчик получает доступ к огромному количеству предложений, из которых может выбрать наиболее подходящее.

Как правило, тендеры открытого типа применяются в госзакупках. Они позитивно влияют на рынок, поскольку хорошо мотивируют потенциальных исполнителей и провоцируют конкуренцию, но в то же время весьма трудоемки в плане организации.

Закрытые тендеры характеризуются главным образом тем, что их участники приглашаются непосредственно организатором торгов в индивидуальном порядке. Количество претендентов в данном случае сильно ограничено, что значительно сокращает организационные расходы. Обычно в закрытых тендерах принимают участие четыре-пять компаний, чей рейтинг, репутация и прочие показатели удовлетворяют выдвинутым требованиям. Список участников разглашению не подлежит.

К разновидности закрытых торгов относятся специализированные тендеры с ограниченным участием. Здесь нет четко установленного количества претендентов, оно может варьироваться. Ограничения же касаются конкретных критериев, обусловленных заказчиком. Это может быть обязательное гражданство страны, в которой проводится конкурс, персональное приглашение или что-то еще.

Финансирование на исполнение госконтрактов до 50% от стоимости

Во сколько этапов проходят торги?

С точки зрения возможности изменения конкурсных требований тендеры классифицируются как одноэтапные и двухэтапные. Первый вариант не предполагает каких-либо переговоров, все делается в один заход, включая подачу документов на участие и победу. Во втором случае на первом этапе разрабатывается черновой вариант техзадания, на основе которого участники готовят свои предложения. На втором этапе согласуются детали и проводятся переговоры.

Кто может принимать участие в тендерах?

Как видно из вышеприведенной типологии торгов, требования к претендентам во многом зависят от разновидности конкурса. Принять участие в открытом тендере может любая компания, чья деятельность имеет отношение к его тематике. Для молодых, развивающихся бизнесов это хороший шанс получить опыт и ответить на ряд вопросов: с чего начать и как участвовать в торгах, что значит выиграть тендер и что это дает в перспективе.

Условия и требования, согласно которым подбираются участники закрытых коммерческих конкурсов, гораздо более жесткие. Здесь все решает организатор мероприятия, и в список приглашенных новичку не попасть. Обычными участниками таких тендеров являются крупные компании с крепкой репутацией, высоким рейтингом и большим опытом выполнения подобных заказов.

Порядок проведения тендеров

Организация торгов начинается с создания перечня проектных задач, которые подлежат выполнению после выбора победителя. На этой стадии также устанавливается тип компаний-участников и определяется вид мероприятия (конкурс или аукцион). Далее составляется бриф, включающий в себя основные требования к участникам тендера и цели его проведения. Перечень ключевых моментов брифа выглядит следующим образом:

• сфера деятельности организатора торгов;
• цели, преследуемые заказчиком;
• требования к претендентам;
• ожидаемый от победителя результат;
• необходимые для участия в тендере документы;
• оценочные критерии определения победителя;
• сроки, отведенные на проведение соревнования.

На завершающем этапе определяется состав участников, рассылаются приглашения компаниям, пожелавшим выступить в роли претендента на исполнение заказа. Непосредственно конкурс проходит по следующей схеме:

• Предварительный отбор – кандидаты информируют организатора, каким образом они намерены решать поставленные заказчиком задачи. По результатам анализа предложений выбираются лучшие участники.
• Презентация проектов – кандидаты стараются представить свой товар или услугу в наиболее выгодном свете, чтобы убедить заказчика в своей эффективности. На презентациях выступают представители руководства компаний.
• Окончательный отбор – по результатам рассмотрения проектов на их соответствие требованиям и целям заказчика выбирается конкретный исполнитель. Данное решение принимается в ходе совещания тендерной комиссии.
• Объявление результатов – выполняется оповещение участников конкурса о том, какая компания победила в торгах. Это делается лично, через сайт или СМИ.

Как повысить шансы на победу в тендере?

Прежде всего потенциальным участникам торгов следует позаботиться о том, чтобы необходимая документация была правильно оформлена и передана организаторам вовремя. Состав пакета бумаг может варьироваться в зависимости от характера тендера. Рекомендуется работу с документами доверить специалисту. Также большое значение имеют профессионализм и репутация участника, умение выгодно презентовать себя и свою компанию. Новичкам поможет тендерное юридическое сопровождение.

Обеспечение контракта

По закону для участия в тендерах требуется финансовое обеспечение выполнения контрактных обязательств победителем конкурса. Выполнить данное условие можно двумя способами: внести наличные средства на счет заказчика или воспользоваться банковской гарантией. Второй вариант удобнее – не нужно тратить собственные деньги и выводить их из оборота компании.

Действия после победы в тендере

Выигравший в торгах должен подписать контракт. В течение пяти дней после размещения на электронной площадке ЕИС протокола о признании победителя заказчик публикует проект контракта. В нем есть указание на цену и характер товара/услуги, но еще нет подписей. За следующие пять дней поставщик проверяет проект и либо подписывает контракт, либо составляет протокол разногласий с замечаниями, а проект возвращается на доработку.

В качестве резюме можно сказать, что если случается возможность участия тендере, ей следует пользоваться. Даже если нет опыта. Все, что нужно для участия в торгах, можно узнать из открытых источников, а инструкции специалистов повысят шансы на победу.

Организация тендеров на закупку. Проведение торгов

Результатом проведения коммерческого тендера является выбор поставщика, который лучше других подходит для вашей закупки. Чтобы процесс выбора был максимально эффективным, важно вначале выработать четкие критерии выбора победителя. Единых критериев для победы в тендере не существует. Все зависит от конкретной закупки:

Наша задача в рамках оказания услуг по проведению тендеров на закупку – помочь вам определить нужные критерии и не допустить ошибки в выборе поставщиков, от которых в конечном счете зависит возможности вашего склада обрабатывать определенный объем товара и отвечать требованиям покупателей по срокам поставки товаров.

Эффективность расходов на закупку техники/оборудования/систему управления складом или оплату услуг 3PL оператора определяется качеством подготовки технического задания. Отсутствие контроля на данном этапе может привести, например, к подгонке технического задания под конкретного поставщика и в дальнейшем – к ценовым манипуляциям с его стороны, или получению нескольких совершенно разных технических предложений, которые не корректно сравнивать по цене. Поэтому так важно организовать независимый аудит для определения технических требований к предмету тендера.

Сфера коммерческих тендеров, в отличие от государственных закупок, не имеет жесткого законодательного регулирования, поэтому основное минимальное требование к документации – не  противоречить действующему законодательству. Остальное – зона ответственности организации, которая производит закупки, и здесь мы поможем помимо формирования или аудита технического задания на предмет соответствия бизнес и функциональным требованиями сформировать или проверить:

Для того, чтобы привлечь как можно больше поставщиков в коммерческий тендер, важно четко указывать всю необходимую информацию

Перед началом организации тендеров на закупку мы проведем с вами интервью, чтобы выяснить следующие аспекты:

После размещения заявки мы организуем встречу с участниками, которые будут иметь возможность убедить вас в том, что их предложение является лучшим. В ходе проведения таких встреч мы дополнительно сможем верифицировать те обещания, которые транслируют потенциальные поставщики или операторы услуг.

Последний этап – это окончательные отбор и решение, когда вы, представитель заказчика, коллегиально или единолично будет принимать решение о выборе того или иного поставщика. Мы поможем вам «сверить часы» с мнением внутренних заказчиков, если необходимо разработаем рейтинговую таблицу, где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определим итоговый бал каждого участника тендера.

Привлечение профессиональных консультантов для организации тендера на закупку позволит исключить ошибки в ходе проведения процедур, а именно:

Кроме того, правильное проведение тендеров на закупку – это прямой экономический эффект, который может достигать до 30% от плановых расходов на запуск, развитие или модернизацию склада. Экономия ресурсов позволяет перенаправить денежные средства на другие потребности бизнеса, обеспечив тем самым устойчивое и более интенсивное развитие.

Меморандум АКОС о проведении тендеров на закупку PR-услуг

Меморандум АКОС о проведении тендеров на закупку PR-услуг направлен на повышение эффективности тендерных закупок в сфере PR в интересах коммерческих организаций — корпоративных тендеров на PR-услуги, а также на формирование отраслевых стандартов, позволяющих компаниям-заказчикам достигать наилучших результатов при проведении тендеров.  

Выбирая PR-агентство для дальнейшего сотрудничества, компании часто сталкиваются со сложностью оценки квалификации агентства и предоставляемых им услуг. Для цивилизованного и рационально обоснованного выбора агентства-партнера как на отдельный проект, так и для долгосрочного сотрудничества во всем мире используются тендеры. Однако в повсеместной практике проведения таких конкурсов в России нет четко определенных правил и подходов. В результате отсутствия общепринятых стандартов проведения тендеров увеличиваются экономические потери и самих заказчиков, и агентств — участников рынка профессиональных услуг в сфере PR.  

Меморандум о проведении тендеров на закупку PR-услуг был представлен 17 сентября 2010 года на круглом столе АКОС в рамках форума The Baltic PR-Weekend 2010, где участники обсудили актуальные вопросы закупки профессиональных услуг коммерческими организациями, проблематику оценки квалификации агентства и предоставляемых им услуг при выборе PR-партнера.  

За 10 лет рынок PR-услуг существенно изменился. Поэтому в 2020 году АКОС обновила Меморандум и представила актуализированные шаблоны документов: список профессиональных услуг и специализаций агентств был пересмотрен в соответствии с текущей классификацией PR-деятельности в России по АКОС. 

Предлагаемые стандарты обобщают международный опыт, лучшие практики членов АКОС и рекомендации специалистов и руководителей департаментов по закупкам компаний из различных отраслей экономики, принявших участие в проекте.  

 

Меморандум АКОС о проведении тендеров на закупку PR-услуг: полная версия 2020 Скачать

Тендерное соглашение: рекомендуемые рамочные нормы Скачать

Рамочное положение об участии агентств-членов АКОС в тендерах коммерческих компаний: рекомендации агентствам Скачать

Рекомендованная форма сбора первичной информации об агентствах-участниках тендеров Скачать

Рекомендованная форма брифа Скачать

 

Правила проведения тендеров компании «АльфаСтрахование»

1. Основные понятия и термины

• Закупки — приобретение товаров, наем подрядчиков для выполнения работ и исполнителей для оказания услуг для обеспечения основной деятельности Страховой Группы «АльфаСтрахование» (далее по тексту — «Группа»).
• Договор закупки — договор, предметом которого является закупка.
• Конкурс — способ выявления поставщика (подрядчика, исполнителя), обеспечивающего наилучшие условия предполагаемого к заключению договора закупки.
• Организатор конкурса — тендерная комиссия Группы в лице рабочей группы, включающей представителей подразделения Группы, обеспечивающего конкретную закупку в силу возложенных на него задач, и членов тендерной Комиссии.
• Конкурсная документация — комплект документов, содержащих сведения об условиях конкурса, в т. ч. о порядке, времени и месте его проведения, о требованиях к участникам, об основных условиях заключаемого с победителем конкурса договора закупки, о критерии определения победителя и т. д.
• Претендент — потенциальный поставщик, подрядчик или исполнитель, тем или иным способом изъявивший желание принять участие в открытом конкурсе (в частности, запросивший конкурсную документацию, проходящий процедуру предварительного отбора), или определенный организатором конкурса для участия в закрытом конкурсе.
• Участник — претендент, передавший в соответствии с правилами проведения конкурса свое конкурсное предложение.
• Конкурсное предложение — документ, содержащий предлагаемые участником условия заключения договора закупки, составленный и переданный в соответствии с требованиями конкурсной документации организатору конкурса для осуществления процедуры определения победителя.
• Комплексная оценка — количественная характеристика конкурсного предложения, полученная в результате применения к нему установленного критерия определения победителя.

2. Общие положения

• Настоящий Порядок регулирует отношения, возникающие между организатором конкурса, с одной стороны, и претендентами и участниками, с другой стороны, в процессе подготовки и проведения конкурса.
• Особенности проведения конкурсов, связанных с отдельными видами закупок, могут определяться решениями Тендерной Комиссии.
• Общий контроль, координация и методическое руководство за подготовкой и проведением конкурсов осуществляются тендерной комиссией Группы.
• Затраты на подготовку конкурсных предложений участникам не возмещаются, если иное не предусмотрено условиями конкурса.
• Плата за получение конкурсной документации не взимается, если иное не предусмотрено условиями конкурса.

3. Требования к участникам конкурса

• Участником конкурса может быть только поставщик (подрядчик, исполнитель), имеющий необходимые ресурсы и соответствующий опыт деятельности.
• Организатор конкурса вправе устанавливать дополнительные требования к участникам.
• Организатор конкурса вправе требовать от претендентов предоставления сведений об их соответствии требованиям, установленным организатором конкурса для его участников.
• Организатор конкурса обязан отстранить претендента (участника) конкурса от участия в конкурсе на любом этапе его проведения в случае предоставления последним недостоверных сведений о его соответствии установленным организатором конкурса требованиям к участникам.

4. Обмен сведениями

• Обмен сведениями между организатором конкурса и претендентами (участниками) конкурса осуществляется в той форме и тем способом, которые установлены конкурсной документацией и (или) объявлением о проведении открытого конкурса.
• Обмен сведениями между организатором конкурса и претендентами (участниками) конкурса может осуществляться в электронной форме с помощью соответствующих каналов связи.

5. Виды конкурсов

• Организатор конкурса осуществляет его проведение в форме открытого конкурса и закрытого конкурса. Наиболее предпочтительной формой конкурса является открытый конкурс.
• В случае проведения открытого конкурса организатор открытого конкурса вправе проводить предварительный отбор участников открытого конкурса (далее — предварительный отбор) в целях выявления тех претендентов, которые соответствуют установленным требованиям к участникам.

6. Протокол проведения конкурса

При проведении конкурса организатор конкурса обязан вести протокол проведения конкурса, в котором содержатся:

• Сведения о виде проводимого конкурса.
• Наименования поставляемых товаров (работ, услуг).
• Наименования и адреса участников конкурса, краткое содержание их конкурсных предложений и комплексные оценки, полученные их конкурсными предложениями в соответствии с установленным критерием определения победителя.
• Перечень претендентов конкурса, которые не прошли предварительный отбор (в случае проведения такого отбора).
• Сведения о принятых организатором конкурса решениях об отклонении конкурсных предложений в соответствии с настоящим Порядком.

7. Предварительный отбор участников открытого конкурса 8. Проведение открытого конкурса 9. Разъяснение положений конкурсной документации

• Претенденты вправе потребовать от организатора открытого конкурса разъяснения положений конкурсной документации.
• Организатор открытого конкурса обязан ответить на запрос претендента в части разъяснения положений конкурсной документации, полученный заблаговременно, до окончания срока подачи конкурсных предложений.
• Организатор открытого конкурса должен направить претендентам разъяснения положений конкурсной документации в сроки, позволяющие им своевременно подать конкурсные предложения. Любые разъяснения доводятся до всех претендентов одновременно.

10. Подача конкурсных предложений

• Срок подачи конкурсных предложений не может составлять менее пяти дней со дня размещения объявления о проведении открытого конкурса, если иное не определено условиями конкурса.
• До наступления срока подачи конкурсных предложений организатор открытого конкурса может доводить до сведения претендентов разъяснения положений конкурсной документации или проводить с ними обсуждение конкурсной документации. В этом случае срок подачи конкурсных предложений может быть продлен с соответствующим уведомлением, рассылаемым немедленно по завершении таких разъяснений (обсуждений) всем претендентам одновременно.
• Конкурсное предложение подается тем способом и в том порядке, которые предусмотрены Организатором открытого конкурса в конкурсной документации. Организатор открытого конкурса выдает подтверждение о получении конкурсного предложения от участника.

11. Срок действия, изменение и отзыв конкурсных предложений

• Конкурсные предложения действительны в течение срока, установленного конкурсной документацией
• В случае, если конкурсной документацией не предусмотрено иное, участник открытого конкурса вправе изменить или отозвать своё предложение до истечения срока его подачи.
• Извещение об изменении конкурсного предложения или его отзыве должно быть направлено организатору открытого конкурса до истечения установленного срока его подачи.

12. Рассмотрение, оценка и сопоставление конкурсных предложений

• Организатор открытого конкурса осуществляет рассмотрение, оценку и сопоставление конкурсных предложений в целях определения победителя открытого конкурса в соответствии с требованиями конкурсной документации.
• Организатор открытого конкурса вправе потребовать от участников разъяснения положений конкурсных предложений.
• Организатор открытого конкурса вправе отклонить конкурсное предложение, если:
  • участник открытого конкурса не соответствует требованиям, установленным организатором открытого конкурса;
  • участник открытого конкурса отказался дать разъяснение положений своего конкурсного предложения;
  • конкурсное предложение не отвечает требованиям, предусмотренным конкурсной документацией.

13. Определение победителя открытого конкурса

• Победителем открытого конкурса признается участник открытого конкурса, в предложении которого содержатся лучшие условия закупок по комплексу показателей, в том числе по ценам, срокам, качеству, платежным условиям, гарантийным, сервисным обязательствам и другим оцениваемым параметрам, предусмотренным критерием определения победителя.
• Если после объявления победителя станут известны факты несоответствия победителя открытого конкурса требованиям к участникам открытого конкурса, которые ранее невозможно было установить, конкурсное предложение победителя может быть отклонено и новый победитель открытого конкурса определяется в соответствии с пунктом 13.1 настоящего Порядка из числа остальных участников открытого конкурса.
• Если победитель открытого конкурса отказался от подписания договора закупки, тендерная комиссия определяет нового победителя в соответствии с пунктом 13.1 настоящего Порядка из числа остальных участников открытого конкурса.
• В трехдневный срок с даты принятия тендерной комиссией Группы решения об определении победителя открытого конкурса объявление об итогах конкурса должно быть опубликовано тем же способом, которым было опубликовано объявление о его проведении.

14. Особенности проведения закрытого конкурса

• Организатор конкурса вправе проводить закрытые конкурсы в соответствии с настоящим Порядком в случаях, если предметом договора закупки являются поставки товаров (выполнение работ, оказание услуг), связанные с обеспечением безопасности Группы и ее подразделений, технически сложные товары (работы, услуги), поставляемые ограниченным числом претендентов, а также если информация о приобретении Группой некоторых товаров, работ или услуг является коммерческой тайной.
• При проведении закрытого конкурса приглашение принять участие в закрытом конкурсе направляется каждому претенденту в отдельности и всем из них одновременно.
• К проведению закрытых конкурсов применяются положения предыдущих разделов Порядка, если они не противоречат положениям настоящего раздела.

Полный текст Антикоррупционной Политики АО «АльфаСтрахование» размещен в свободном доступе на корпоративном сайте в сети Интернет — в соответствии с положениями п.8.16 Политики.

Информирование о фактах нарушений, спорных ситуациях, предвзятом отношении, иных обстоятельствах, позволяющих предположить наличие коррупционной составляющей или коррупционных проявлений, реализуется с помощью направления обращений с описанием ситуации на адрес электронной почты: [email protected]

Проведение тендеров, тендеры и закупки, тендерные услуги

Современные мероприятия по выбору наиболее выгодного предложения, проводимые в нашей стране и за рубежом, имеют давние корни. На Руси подобные торги осуществлялись еще в 17 веке. Проведение тендеров в таком виде, как они проходят сейчас, было разработано в конце прошлого века. И хотя в обиходе этот термин звучит постоянно, как и производные словосочетания с ним, в официальных документах чаще всего употребляется слово «конкурс».

Хорошая организация торгов — половина успеха

Основная задача компании «ГенКонтракт» заключается в грамотном проведении и сопровождении тендеров в СПб, приводящем к выполнению тех задач, которые сформулировал заказчик. Для этого нашими специалистами разрабатывается план организации торгов с учетом всех требований клиентов. Так определяется наиболее адекватный путь решения стоящих задач. Правила и порядок организованных конкурсов соответствуют всем законодательным требованиям, а сами тендеры и закупки — абсолютно прозрачные.

Основные этапы проведения:

• определение задач, выносимых на торги;
• создание брифа;
• выбор участников;
• презентация предложений;
• отбор лучших вариантов;
• объявление победителя.

Для участия в конкурсе необходимо подать заявку, на основе требований, выдвигаемых заказчиком. К ней прилагаются тендерное предложение и другие документы. Конкурсная комиссия принимает заявки в течение оговоренного заранее промежутка времени.

Требования к документации — четкость и ничего лишнего

Тендерные услуги компании «ГенКонтракт» включают не только выработку правил участия в конкурсе, но и контроль за строгим их выполнением. Важным моментом является разработка документации. Только профессионалам под силу оформить бумаги с подробным перечнем условия торгов и разработать качественный контракт.

В список документации входят:

• условия договора;
• приглашение к участию;
• информационная карта о подаче заявок;
• требования к услуге или продукции;
• банковские гарантии.

Этот блок документов получают все участники.

Тендеры и закупки проводятся по правилам, которые предполагают обязательное наличие документации у всех участвующих. Стандартный набор представляемых материалов включает:

• копии уставных документов;
• свидетельство о государственной регистрации;
• положительный баланс на момент проведения конкурса;
• справки, подтверждающие отсутствие задолженности по налогам;
• копии лицензий и патентов.

В оказываемые нашей компанией тендерные услуги входит внимательное изучение всех полученных предложений и тщательный отбор победителей торгов.

Почему наши предложения так востребованы?

Сегодня такие конкурсы распространены по всем регионам Российской Федерации. Это в корне изменило традиционный подход к закупкам. В зарубежных странах тендеры пользуются большим уважением, у нас они также уже заняли достойное место. Но чтобы торги принесли необходимый результат и желаемую пользу, следует обращаться к профессиональным компаниям, оказывающим услуги в этой сфере, таким как «ГенКонтракт».

Автоматизация бизнес-процесса проведения тендера

Бизнес-процесс проведения тендера — один из первостепенных, когда речь заходит об автоматизации закупочной деятельности предприятия. Действительно, от этого процесса зависит стоимость закупаемых ценностей или услуг, а в последствии, уровень рентабельности товаров или услуг, своевременное заключение сделок с контрагентами и, вследствие, сроки исполнения обязательств перед заказчиками. В условиях экономического кризиса задача выбора правильного поставщика становится еще более актуальной для бизнеса. Таким образом, сейчас очень важно обеспечить высокую скорость и эффективность процесса проведения тендеров.

---

Как выглядит проблема?

Полный цикл проведения тендера, от заявки до заключения договора с победителем конкурса — целая эпопея. Вне зависимости от того, открытый тендер проводится или закрытый, тендерная комиссия вынуждена обрабатывать массу информации по всем участникам. При этом, контролировать доступность и своевременность получения информации участниками процесса сложно, поскольку коммуникации между сотрудниками отдела закупок, экспертами, и участниками тендера, как правило, проходят по электронной почте. Более того, ответственному за тендер специалисту бывает затруднительно координировать одновременную работу привлеченных экспертов и контролировать сроки получения экспертных заключений. В такой ситуации обновления документации и информации по тендеру не наглядны и жизненный цикл тендера не прозрачен, что приводит к ошибкам, замедлению процесса проведения тендера и, как следствие, к потерям для компании.

---

Как ускорить выбор подходящего поставщика?

Зачастую, в компаниях для каждого нового тендера изобретают процесс заново, часто наступая на одни и те же “грабли”. В итоге, соблюдение заявленных сроков тендера обеспечивается за счет перехода в авральный режим работы или личных сверхусилий сотрудников. Переход от “творческого” процесса к регламентированному и предсказуемому процессу помогает не только снять излишнюю нагрузку, но и повысить прозрачность процесса проведения тендера и обеспечить соблюдение регламентных сроков. Сделать это можно путем автоматизации бизнес-процесса проведения тендера и минимизации задержек при переходе от одного этапа тендера к другому и обновлении документации, причем, желательно, сохранив комментарии по предложениям претендентов, историю их обновлений и другой бизнес-контекст процесса.

Дальше мы рассмотрим пример создания решения по проведению тендера на базе Comindware Business Application Platform, Low-code платформы для максимально быстрого старта построения цифровых решений для основных функций компании. Для начала цифровизации бизнес-процесса вам понадобится 2-3 часа свободного времени и один человек, который понимает все шаги процесса проведения тендера и знает, какие данные должны быть доступны каждому участнику процесса для выполнения его задач.

---

Этот и 10+ других заготовленных бизнес-процессов для быстрой автоматизации предприятия доступны в библиотеке бизнес-процессов “Comindware шаблоны”.

Подробнее

---

Создаем формы

Начнем с создания справочников, которые будут использоваться в формах процесса, и заполним их данными. В случае решения для проведения тендера это могут быть сотрудники, типы тендеров, поставщики, этапы и любые другие бизнес-объекты, с учетом специфики функционирования вашего отдела закупок. Если это не первое приложение, которое вы создаете на базе платформы Comindware, то, скорее всего, у вас уже есть какие-то заполненные справочники, которые можно будет повторно использовать.

Далее, создаем стартовую форму процесса — ее нужно будет заполнить для запуска тендерной процедуры. Добавляем поля “Наименование тендера”, “Ответственный за тендер”, “Инициатор тендера” и отмечаем их как обязательные. Справочник сотрудников позволит использовать выпадающие списки в форме и, при необходимости, находить все тендеры, за которые отвечал определенный сотрудник. Помимо полей для ввода информации, можно добавить простое текстовое поле с подсказками для сотрудника, заполняющего форму, как это сделано в нашем примере.

---

---

Следующим шагом создаем форму для оформления тендера — её будут видеть сотрудники отдела закупок при получении соответствующей задачи в рамках процесса. Обычно эта форма включает в себя информацию стартовой формы и поля с дополнительной информацией для исполнителей. Используем конфигуратор форм для создания полей нужного типа и перетаскиваем их в форму. Добавим поля “Наименование тендера” и вкладки для дополнительной информации — например, “Поставщики”, “Приглашение — Этап 1”, “Общая информация”. Во вкладке “Поставщики” добавляем возможность формирования списка поставщиков (если он не создан ранее), которые будут приглашены на тендер. Для наглядности в форму можно сразу вывести список контактных лиц приглашенных поставщиков.

---

---

Для процесса можно создать неограниченное количество форм — например, разные формы для каждого шага процесса. Также можно гибко и динамически настраивать созданную форму:

• Динамические поля, которые отображаются или прячутся в зависимости от значений в других полях.
• Запрет или разрешение редактирования определенных полей в зависимости от уровня доступа сотрудника.

Как видно из примера формы для шага проведения тендера, редактор форм предоставляет широкие возможности по самостоятельному конфигурированию и настройке.

---

---

Создаем схему бизнес-процесса

Шаги процесса добавляются путём перетаскивания подходящих элементов. Существенно упростить запуск тендера можно настроив прием заявок через email или API — в этом случае достаточно отправить письмо или запрос на определенный email-адрес, а система автоматически сформирует заявку и запустит процесс.

Добавляем шаги “Предзаполнение данных по тендеру”, “Оформить и запустить тендер” и шаг-действие “Приглашение поставщикам”, на котором система автоматически отправит сформированные на предыдущем шаге процесса приглашения.

Вслед добавляем шаг “Провести тендер” и свяжем его с трехсторонней развилкой, в зависимости от статуса тендера:

• Завершение. Для этого варианта статуса добавьте шаг “Подготовить данные по итогам тендера” и другие шаги, которые необходимы в вашей компании. Финализируйте эту ветку процесса завершающим шагом.
• Отмена. Для этого варианта статуса добавьте завершающий шаг с указанием статуса “Тендер отменен” и необходимые шаги по уведомлению заинтересованных лиц и повторному запуску тендера, в случае отмены тендера с отметкой о необходимости его перезапуска.
• Новый этап. Для этого варианта добавьте шаги, обеспечивающие оформление одного или сразу нескольких этапов тендера, а также автоматическую отправку приглашений указанным поставщикам.

Ветки процесса, созданные для вариантов отмены тендера с перезапуском и запуска нового этапа тендера, свяжите с шагом “Провести тендер”.

---

---

Мы рекомендуем начать с создания простого бизнес-процесса и постепенно совершенствовать как процесс, так и формы, а также обеспечить автоматическое заполнение и консолидацию форм оценки тендерных предложений для уменьшения количества ручных операций.

---

Самое время взять процессы под контроль. Попробуйте и убедитесь, что это просто!

Получить доступ

Тендеры и торги — Тендеры обычно проводятся в четыре этапа: …

Предварительная квалификация

Предварительный квалификационный отбор — это средство выявления подрядчиков, которые указывают, что они обладают квалификацией и будут заинтересованы в участии в тендере по потенциальному проекту. Предварительный квалификационный отбор не является торгами; он не всегда используется, и не всегда необходимо его использовать. Большинство контрактов публично объявляются для участия в торгах без необходимости предварительного отбора. Предварительный квалификационный отбор в основном применяется для крупных и сложных проектов, требующих специальных технических знаний.Предварительный квалификационный отбор также позволяет «вовлечение подрядчиков на раннем этапе» (ECI) обеспечивает эффективные средства проектирования и планирования инфраструктурных проектов в рентабельной, более эффективной и менее состязательной структуре, в которой квалифицированные подрядчики могут предложить свой опыт до начала проекта.

Преимущества предварительной квалификации

Предварительный квалификационный отбор экономит время и деньги владельца проекта, устраняя неквалифицированных подрядчиков с самого начала. В нем краткий список подрядчиков, которые обладают необходимой компетенцией для соблюдения условий контракта, а также финансовыми и техническими возможностями для выполнения работ.
В случае использования предварительного квалификационного отбора только подрядчики, прошедшие предварительный квалификационный отбор, имеют право участвовать в торгах по контракту. Руководство по подходящим формам для предварительного квалификационного отбора дает FIDIC.

Выдача тендерной документации

Независимо от типа используемой тендерной процедуры, владельцы проектов должны понимать, что самая низкая тендерная заявка или цена не обязательно могут быть наиболее выгодными. Также важны методы работы, включая воздействие на окружающую среду и оценка рисков.
В целом, торги по контрактам на дноуглубительные работы идентичны торгам по контрактам на гражданское строительство, то есть в форме конкурентных торгов на основе тендерных документов, предоставленных потенциальным работодателем и составленных работодателем или инженерами-консультантами, назначенными работодатель.

Тендерная документация

В тендерной документации обычно подробно излагаются различные условия, применимые к самой тендерной процедуре, и условия контракта, которые будут регулировать отношения между работодателем и победителем тендера в отношении выполнения работ, которые являются предметом тендерной процедуры. .В результате проектирования необходимо предоставить достаточную информацию, чтобы четко описать элементы работ и представить участникам тендера данные и информацию, необходимые для подготовки ответственного тендера.

Оценка риска

Вообще говоря, чем более подробная техническая информация доступна и указана, тем меньше риска, который подрядчик должен включить в цену для выполнения работы. Это может привести к снижению стоимости проекта за счет перекладывания рисков и первоначальных инженерных затрат на клиента или владельца.При запуске тендерных процедур работодатели и инженеры-консультанты должны знать, что чем меньше деталей приводится и чем более расплывчаты спецификации и информация, содержащиеся в приглашении для потенциальных участников тендера, тем выше риск участия безответственных участников тендера. Чем меньше риск, который несет подрядчик, тем лучше может быть проведено сравнение различных участников торгов.

Прием, рассмотрение и награждение тендеров

Процедура получения и рассмотрения тендерных заявок будет соответствовать строгим срокам и руководящим принципам политики, установленным работодателем.Эти методы должны быть определены, задокументированы и понятны всем сторонам. Работодатель рассмотрит тендеры и решит, какой подрядчик имеет возможности и ресурсы для выполнения установленных требований.
В этом обзоре будут рассмотрены риски и распределение рисков, включая экологические риски. Работодатели должны опасаться, что, если риски трудно оценить, некоторые подрядчики с невысокой квалификацией могут предложить более низкие цены, поскольку они не предвидели некоторых рисков. Однако, если эти риски материализуются, подрядчик может оказаться не в состоянии их нести, что может привести к непредвиденным убыткам для работодателя.
В этом контексте сбор наиболее обширной и полной информации о почвенных условиях может быть дорогостоящим, но он окупается и часто приводит к наиболее экономичной цене контракта с наименьшим количеством неожиданностей и рисков.
Поскольку дноуглубительные работы подвержены влиянию внешних факторов, таких как климатические условия или навигационные требования, которые могут препятствовать непрерывному использованию дноуглубительного оборудования, предусмотрены положения о простоях и простоях (см. Синюю книгу FIDIC).Затраты на простой из-за погодных условий обычно включаются в расходы на дноуглубительные работы как риск подрядчика.

Присуждение контракта

Мы надеемся, что при присуждении тендера конкретному подрядчику будет учтена оценка и распределение рисков. Мы надеемся, что награда также будет направлена ​​на заключение контракта с лучшей стоимостью. Такой контракт может быть дороже в краткосрочной перспективе, но даст лучший результат в долгосрочной перспективе. При рассмотрении контракта с наилучшей стоимостью принимаются во внимание такие факторы, как качество, возможности и стимулы, текущее обслуживание и / или более длительный срок реализации проекта, а не только самая низкая цена.

Тендерный процесс | 11 этапов, разбитых Hudson Succeed

Наш управляющий директор Джилл уже более десяти лет пишет и выигрывает заявки в процессе торгов. Ее часто спрашивают, что делает ее такой успешной. Важно понимать, что, когда она впервые начала торги, она также сделала типичные ошибки, которые допускали все. Вскоре она поняла, что должна создать процесс и придерживаться его.

Она разработала свой 11-этапный тендерный процесс, которым она пользуется и по сей день.Вот и…

1. Составьте контрольный список

Не думайте, что каждый проект подходит для вашего бизнеса. Если вы цепляетесь за соломинку в поисках подходящего опыта, вероятно, это не для вас. Составьте контрольный список из 5-10 вопросов, который нужно задать себе при принятии решения о подаче заявки на участие в проекте. Отметьте эти вопросы от 10 до 20% в зависимости от количества разработанных вопросов.

2. Поиск подходящих тендеров

Поиск подходящих тендеров требует времени и усилий.Знаете ли вы, что мы ежедневно обрабатываем более 1000 веб-сайтов, чтобы заполнить наши тендерные порталы подходящими возможностями для государственного и частного секторов? Очень немногие компании имеют для этого ресурсы или время. Поиск тендеров имеет решающее значение для роста бизнеса и является отличным источником новой работы. Сделайте эту часть тендерного процесса максимально упрощенной.

3. Сравните свой контрольный список

После того, как вы найдете подходящие тендеры, сравните их со своим контрольным списком.Если вы не набрали 80% или выше, не участвуйте в тендере, направьте свои усилия по продажам на другие виды деятельности.

4. Роли и обязанности

Для тендеров, набравших 80% или выше, согласовать роли, обязанности и сроки между отделом продаж. Убедитесь, что вы не откладываете дела до последней минуты.

5. Исследования

Исследования действительно важны, когда дело доходит до торгов. Вам необходимо разобраться в бизнесе тендерных организаций.Посмотрите, что они делали в прошлом. Прочтите тендерный документ от корки до корки и составьте полное представление о том, чего они пытаются достичь, кто их ключевые покупатели / аудитория и с кем они конкурируют.

6. Завершить проект одного тендера

Проект первого имеет решающее значение. Речь идет о том, чтобы записать все свои мысли на бумагу. Важно воспринимать это как первый черновик, поскольку в процессе написания вы обязательно будете думать о дополнительных знаниях и опыте.Убедитесь, что на этом этапе тендерного процесса вы отвечаете на запрашиваемую информацию. Убедитесь, что он на 100% релевантен компании, для которой вы предлагаете цену.

7. Исправить, отредактировать, просмотреть

Процесс проверки должен занять некоторое время. На этом этапе речь идет не о корректуре, а о том, чтобы убедиться, что вы отвечаете на правильные вопросы. Убедитесь, что ответ был правильно сопоставлен с оценочными критериями тендера и что вы довольны сообщением, которое ответ тендера дает о вашей компании.

8. Засыпьте на нем

После того, как вы отредактировали ответ, засыпайте его. Мы все были там, когда отправляли наш тендерный ответ, и сразу подумали: «Мне следовало включить XYZ». Важно заранее спланировать свое время, чтобы избежать этого важного времени простоя до того, как наступит срок реагирования. Прочтите наш блог о хронометрировании Bid Management.

9. Корректура

Только после этого вы должны вычитать свой ответ на предмет орфографических и грамматических ошибок. На этом этапе вам также следует убедиться, что вы придерживаетесь любого количества слов или шрифтов, предложенных в документе «Приглашение к участию в тендере».Когда вы будете довольны ответом, попросите кого-нибудь прочитать его. Трудно увидеть ошибки в собственном контенте, если вы читали его так много раз раньше.

10. Отправить

Заключительным этапом тендерного процесса со стороны поставщика является отправка вашего ответа. Дайте себе достаточно времени до истечения срока. Подумайте, сколько времени это может занять при использовании онлайн-платформ для проведения тендеров в государственном секторе. Они не всегда так просты, как могут показаться на первый взгляд.Это часто упускается из виду в стратегии управления ставками.

11. Процесс оценки

Итак, вы написали тендер и ждете присуждения контракта. Но знаете ли вы, как покупатель оценивает поданные вами тендеры?

Согласно CIPS (Сертифицированный институт закупок и поставок), основная цель тендерного процесса состоит в следующем:

«обеспечить выбор« наиболее подходящего »поставщика для поставки товаров и / или услуг клиенту, который предлагает лучшее соотношение цены и качества.Такой поставщик, вероятно, будет устойчивым с коммерческой точки зрения, технически компетентным, финансово устойчивым и будет восприниматься как лучший для выполнения поставленной задачи ».

Это означает, что покупатель проводит конкурентную процедуру оценки тендера, чтобы убедиться, что он получает лучшую услугу или продукт от лучшей из возможных компаний.

Поддержка заявки — Разбор вопроса

Если вы не знаете, о чем идет речь — это ваше первое препятствие. Чтобы преодолеть это препятствие, внимательно изучите, что это за вопрос.

Несмотря на то, что существуют сотни вариантов вопросов, мы показываем вам способ ответа на каждый полученный вопрос с помощью очень простой техники разбивки.

Изучение вопроса

Есть ли в вопросе (как кажется) 10 вопросов в одном? Выглядит ли это примерно так:

Пример 1: Пожалуйста, объясните ваши процедуры управления рисками. Включая , какие риски вы считаете жизненно важными для преодоления в рамках этого контракта, а также , отслеживающий и подходы к снижению , которые вы бы использовали.Укажите , кто будет управлять указанными рисками. и приведите примеры того, где вы преодолели аналогичные риски.

Этот вопрос требует много информации, и первый шаг, чтобы преодолеть это препятствие, — это решать его постепенно. Мы разбиваем этот вопрос на более управляемые блоки, что позволяет четко сфокусироваться на каждом аспекте вопроса, облегчая для оценщика возможность выставить нас по своим критериям оценки. Мы определили их и, как часть нашей поддержки заявок, всегда рекомендуем вам записывать подзаголовков , чтобы эффективно управлять этим.Например:

Общие процедуры управления рисками

Риски, связанные с контрактом

• Риски
• Мониторинг
• Снижение риска

Управление рисками

Управление рисками , вы можете начать писать свой контент.

Иногда, однако, вопрос не так просто разбить, и, возможно, он намного меньше, что усложняет весь сценарий управляемых фрагментов.

Требуется ли в вопросе пояснение, описание или подробное описание процесса и / или ситуации? Если да, то это полезный способ покупателя увидеть, насколько хорошо вы реагируете на это и как вы реагируете на его требования.

Открытый опрос позволяет покупателю запросить много информации с помощью короткого вопроса.

Пример 2: Опишите, как вы управляете рисками?

Этот вопрос состоит из 5 слов; тем не менее, ваш предел ответа может превышать 5000 слов, в зависимости от вашего предложения и сектора.

Управление рисками может иметь кучу информации. Важно разбить это на более мелких подзаголовков и дополнительно опросить .

Руководство по оценке

Иногда покупатель может достаточно подробно рассказать о своих рекомендациях по оценке, и, исходя из этого, вы можете уже подготовить для вас свои подзаголовки, в зависимости от того, что покупатель ищет / маркирует на этапе оценки.

Если руководство по оценке не содержит подробностей — посмотрите на спецификацию и убедитесь, что вы полностью понимаете , что ищет клиент, , чтобы вы могли начать разбивать свой ответ на вопросы для дальнейшего обсуждения.

Например: Ваши подзаголовки в приведенном выше примере могут быть;

• Распознавание рисков — с подробным описанием того, как вы выявляете / оцениваете риски?
• Мониторинг рисков — какую систему вы используете для отслеживания этих рисков?
• Ответственность за риски — Кто несет ответственность за управление рисками?
• Снижение рисков — что вы делаете для снижения указанных рисков?
• Анализ рисков — как часто вы просматриваете их, чтобы адаптироваться к изменениям?
• Контрактные риски — какие, по вашему мнению, основные риски для этого конкретного контракта?
• Соответствие — каким национальным стандартам / передовой практике вы соблюдаете?

Это всего лишь семь подзаголовков, о которых вы можете написать при составлении ответа.

В зависимости от , каков контракт на и , в спецификацию включены — , может быть целая куча различных пунктов, которые необходимо обсудить .

Это всего лишь небольшой шаг при рассмотрении нежного ответа, но очень важный. Мы ни в коем случае не учителя английского языка, но когда дело доходит до , разрабатывающего ответ для удовлетворения потребностей и требований покупателя, мы знаем, о чем говорим!

Модель DAPCAS

Поддержка составления заявок может быть разнообразной и противоречивой — вот почему мы изобрели модель DAPCAS, чтобы свести процесс торгов к его наиболее упрощенной формуле.Вот краткое описание параметров модели.

D для Decipher

Перед тем, как начать торги, вам нужно расшифровать возможности, которые вы хотите использовать.

Не используйте любую возможность в надежде на успех. Это не только пустая трата времени и денег, но и ослабляет ваш общий подход к торгам.

При открытии любого дела вы должны задать себе несколько вопросов, чтобы понять свое место на рынке и поставить определенные цели, чтобы добиться успеха в тендерах.

Для начала задайте себе три простых вопроса; Какие услуги вы в идеале хотите предоставлять? Где вы хотите предоставлять эти услуги? и кто ваш идеальный покупатель?

После того, как вы получите ответ на эти вопросы, вам нужно будет найти соответствующие возможности. Вы можете сделать это, подписавшись на наш отраслевой портал , где вы можете получать ежедневные тендерные предложения, относящиеся к вашим услугам. Наш сервис направит вас прямо к клиенту / покупателю с помощью опубликованных уведомлений на тысячах веб-сайтов и порталов, которые остаются только в Великобритании.

A для оценки

Делать ставки или не делать ставки. Вот в чем вопрос!

После того, как вы определили, что вы хотите начать торги, и нашли возможность, вам нужно провести оценку , чтобы убедиться, что она на 100% окупается. Помните, что название контракта не говорит вам всего!

Несколько вопросов, на которые стоит попытаться ответить, чтобы оценить осуществимость заявки; Вы раньше делали такие работы? Согласуются ли результаты возможностей с вашей долгосрочной стратегией? Насколько это выгодно с финансовой точки зрения? Каково ваше УТП в рыночном секторе?

P для Plan

Одним из факторов, определяющих, будет ли ваша заявка успешной, является планирование всего тендерного процесса.

Каждый тендер отличается, и, в свою очередь, планирование должно развиваться, чтобы соответствовать спецификации. Вы должны определить четкие вехи того, что необходимо предпринять, когда и кто будет отвечать за результаты.

Объем ITT может составлять от половины страницы до 100 страниц и содержать соответствующую информацию, которую необходимо учитывать. Наши специалисты по поддержке составления заявок рекомендуют читать каждый документ один за другим, учитывая следующие аспекты;

• Чтение инструкции. Вам следует выделить больше времени на этот шаг, поскольку инструкции должны содержать все, от практических аспектов, таких как место подачи тендера, до требований к дизайну в отношении количества слов, размера и стиля шрифта.
• Крайний срок подачи — Очевидно, это важный аспект, поскольку сроки подачи заявок очень строгие, задержка подачи на одну минуту может привести к отклонению вашей заявки.
• Крайний срок уточнения — Некоторые аспекты могут быть неясными или отсутствовать в спецификации, это ваш шанс задать вопросы, поэтому также запишите этот срок.

C для Compose

Владельцы бизнеса могут не иметь времени, навыков или ресурсов для составления высококачественного предложения, которое является кратким, подробным и превышает ожидания покупателя.Писать — занятие не для всех, особенно если у вас полноценный бизнес.

Следовательно, существует причина, по которой существует поддержка в написании заявок, и наши предложения консультантов по тендерам пользуются большим спросом.

Однако, если вы хотите выполнить процесс записи самостоятельно, существует один безотказный процесс, обеспечивающий получение высококачественных результатов. Метод ПЭЭ;

• P мазь — Здесь вы указываете, что вы собираетесь делать или что вы уже делаете. Это должно быть ясно и кратко.
• E vidence — Бесполезно говорить о достижении чего-либо, если вы не можете подтвердить тот факт, что вы уже чего-то достигли, чтобы продемонстрировать, что вы достойный победитель.
• E xplain — Как написано на банке, объясните, как вы собираетесь достичь желаемого результата.

A для анализа

Этот шаг остается абсолютной необходимостью на протяжении всего тендерного процесса. Мы советуем вам создать несколько черновиков и передать их на рассмотрение нескольким коллегам или быть еще более тщательным и попросить нового сотрудника прочитать документ, чтобы убедиться, что внутреннюю работу вашей компании может понять кто-то, мало знакомый с вашей структурой. и функция.

Никогда не предполагайте, что читатель обладает такими же глубокими знаниями о вашей компании, как и вы.

S для отправки

Каким бы простым ни казался этот шаг, для нежного новичка он может быть очень пугающим. Вы должны принять все меры предосторожности, чтобы ваша заявка была подана в установленные сроки.

Если заявка должна быть подана в 13:00, а вы отправляете ее в 13:01 — вы выбываете!

После того, как вы успешно отправили заявку, вы всегда должны получать подтверждение того, что предложение было получено, чаще всего это делается по электронной почте или через онлайн-портал.

МЯСО

Самый экономически выгодный тендер (МЯСО) — это обычный процесс оценки, который покупатели используют в качестве процедуры выбора для контрактов с государственными закупками. Это позволяет договаривающейся стороне присуждать контракт на основе других аспектов тендерного предложения, а не только цены.

МЯСО было введено Европейским парламентом как часть правил государственных закупок, которые применяются к любым контрактам на государственные расходы сверх минимальных значений.В Великобритании они известны как Правила государственных контрактов.

Оценка МЯСА означает, что покупатель оценивает другие аспекты предоставляемой услуги, а также ее стоимость. К ним могут относиться:

• Качество
• Технические возможности
• Предлагаемый дизайн
• Доступность
• Социальные характеристики
• Экологические преимущества
• Инновации
• Обслуживание клиентов или постоянная поддержка
• Возможность своевременной доставки.

Каждый отдельный аспект может быть оценен Клиентом отдельно или в сочетании с другими соображениями.

4 шага для получения МЯСА

На основе МЯСА покупатель вступит в рабочие отношения с конкурирующим поставщиком, который более чем способен выполнить установленные требования. Этот путь выглядит следующим образом:

Шаг 1: Установите требования — тестирование мягкого рынка

Здесь покупатель начинает процесс закупок и разрабатывает всю документацию, чтобы гарантировать, что их конкретные требования и потребности четко изложены для поставщиков. применять.

Если бы покупатели знали, как предоставлять услугу внутри компании, и имели для этого все ресурсы, им не нужно было бы закупать эту услугу на стороне. Итак, помните, что иногда покупатель не знает всех тонкостей своих требований. У них может быть конечная цель, но они не знают всех результатов, необходимых для ее достижения.

Именно здесь можно провести тестирование мягкого рынка и привлечь поставщиков. По сути, это упражнение, в ходе которого покупатель узнает информацию о своих усилиях по закупке конкретной услуги, товара или отрасли.Поставщики будут предоставлять информацию (бесплатно) покупателю, чтобы поддержать его в разработке тендера, делясь ясностью о своих услугах и о том, как работает их рынок. Это облегчает покупателям закупки в определенном секторе.

Шаг 2: Деблокирование инструкций по торгам

Документы покупателя теперь выпускаются обычно через электронный портал. Здесь покупатель раскрывает всю информацию, касающуюся , что им требуется, и , как они хотят получить это обычно через ITT.

Это может быть много разных этапов отбора, включая отправку PQQ. Затем, ожидая ITT или непосредственно отвечая на запрос предложения (RFP), или, что становится все более распространенным, является подача предложения непосредственно клиенту.

Каким бы ни был процесс — это будет четко указано в Инструкциях, предоставленных покупателем.

Шаг 3. Срок ответа

После того, как вы усвоили всю информацию о покупателе, вы перейдете на этап тендерного процесса, чтобы начать разработку своего ответа.Это может быть большой или очень короткий ответ. Все зависит от услуг, на которые вы предлагаете цену, и от того, как покупатель управляет их закупкой.

Вы обнаружите, что типичный график тендера длится около 4 недель с даты публикации до момента подачи заявки, но опять же — это может варьироваться в зависимости от потребностей покупателя.

Шаг 4: Оценка и присуждение

Здесь покупатель оценивает ваш ответ на его конкретные потребности и впоследствии заключает контракт с поставщиком, получившим наивысшую оценку.Если это так, то вам — поздравляю. Если не вы — посмотрите отзывы и двигайтесь дальше. Вы не выиграете каждый тендер, если не будете придерживаться стратегического подхода к процессу принятия решений о ставках.

Если у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь с нашими Тендерные консультанты сегодня.

Подсчет баллов

Когда вы пишете заявки, вы должны знать о ITT, которая позволит вам узнать, как будет оцениваться ваша заявка.

Обычно каждый вопрос оценивается индивидуально и получает балл от 0 до 10 в зависимости от того, насколько ответ соответствует ожиданиям покупателя.

Имейте в виду, что покупатель может оставить за собой право отклонить вашу заявку, если вы не соблюдаете минимальные стандарты оценки на протяжении всего процесса выставления оценок.

Обычно оценка менее 5/10 означает, что ваша тендерная заявка немедленно отклоняется. Этот метод оценки используется, чтобы быстро составить список покупателя.

Обязательные ответы

То же самое можно сказать и о любых «обязательных» требованиях, которые могут быть у покупателя. Перед тем, как подать заявку, вы должны убедиться, что ответили на все обязательные вопросы в тендерной документации.В противном случае покупатель может отклонить вашу заявку, не оценивая ее.

Критерии оценки

Критерии оценки будут разными для каждого предложения. Он будет меняться в зависимости от характера реализуемого проекта, покупателя и его приоритетов.

Каждому критерию оценки присваивается вес в зависимости от того, насколько важно это соображение для покупателя.

После подачи каждое предложение может быть оценено более чем одним человеком в группе.В качестве альтернативы, каждый член комиссии может выставить оценку каждому поданному предложению по одному критерию оценки.

Общий балл за подачу материала можно рассчитать, умножив балл на его оценочный вес и сложив или усреднив результаты для каждого оценщика. Если члены комиссии набрали разные баллы, будет проведено собрание для принятия согласованного решения.

Предварительная квалификация

Возможно, вам пришлось пройти процесс PQQ, прежде чем вы перейдете на этот этап.

Часто используется для сложных проектов. Это помогает покупателю отобрать тех, кто заинтересован в заключении контракта, среди тех, кто может его доставить.

Способ, которым оценивается этот первый этап, обычно основан на наборе вопросов типа «прошел» или «не прошел».

Примеры этого включают:

• Страхование сверх минимального лимита
• Экологическая политика
• Признанная аккредитация качества (например, аккредитация ISO 9001 или CHAS)

Часто этот первый этап оценки будет довольно простым для завершения .Часто существуют меньшие ограничения на количество слов, чем на втором этапе оценки, и информация, которую вы должны предоставить, имеет отношение к работам, которые должны быть завершены.

Используется покупателем для оценки вашей компании и проверки того, можете ли вы поставить работы.

Инструменты оценки

Если покупатель оценивает тендер и не уверен в определенной части ответа, он может задать уточняющие вопросы. Это означает, что они могут запросить у вас дополнительную информацию относительно любой части вашей ставки.

Другие процессы оценки

Лучшее соотношение цены и качества

Иногда покупатель хочет оценить полученные тендеры, чтобы определить, какой подрядчик может обеспечить наилучшее соотношение цены и качества на протяжении всего срока реализации проекта. Потенциальные клиенты оцениваются по заранее определенному набору критериев. К ним относятся:

• Стоимость завершения работ
• Предыдущий опыт выполнения аналогичных работ
• Устойчивое развитие компании
• Системы управления

То, как покупатель устанавливает баллы и оценивает каждый ответ на тендер, дает им точное представление о том, как каждый участник торгов предоставляет стоимость всей жизни.Затем может быть выбран поставщик, набравший наибольшее количество баллов.

Теория аукционов

Этот процесс оценки тендеров с помощью ряда заявок в стиле аукциона, включая:

• Запечатанные заявки первой цены
• Запечатанные заявки второй цены
• Открытые восходящие заявки
• Открытые нисходящие заявки

9000 Исторически теория приобрела плохую репутацию. Подрядчик рискует установить цену для своего тендера таким образом, чтобы он получил небольшую прибыль или не получил ее вообще, потому что покупатель может намеренно снизить цену.

Сбалансированная система показателей

Эта часть тендерного процесса требует оценки стоимости с учетом более сложных характеристик предложения, таких как социально-экономические соображения. Это процесс, который правительственные ведомства поощряют использовать при проектировании крупных работ стоимостью более 10 миллионов фунтов стерлингов.

Вот некоторые примеры этого:

• Олимпийское агентство доставки в Лондоне 2012
• HS2 Rail
• Терминал 5 аэропорта Хитроу

Как это оценивается следующим образом.Все покупатели должны:

• При оценке учитывать все критические факторы успеха и стратегические темы, чтобы убедиться, что они учли все требования.
• Составьте специальную оценочную карту, чтобы все участники торгов были осведомлены обо всех требованиях проекта

Помните; Как бы то ни было, покупатель решает организовать процесс закупок и оценки, он всегда преследует одно и то же.

Лучший поставщик, предлагающий лучшие работы или услуги по лучшей цене.

Бонусные подсказки от наших составителей заявок

Цены… дешевле — значит лучше?

Все ли покупатели ищут самую дешевую цену? Да. И… Нет. На самом деле ответ немного сложнее, чем прямое «да» или «нет». В этой статье я расскажу, почему это так, и попытаюсь развенчать старые добрые мифы о некоторых распространенных заблуждениях, связанных с процессом закупок и торгов в Великобритании. Если вы читали какой-либо из наших прошлых блогов, вы не удивитесь, что с государственными закупками редко бывает так просто.

На самом деле, один из наших главных советов по составлению предложений не следует откладывать из-за того, что вы слышите о государственных государственных тендерах. Они обеспечивают отличный, устойчивый и надежный источник дохода, помогающий предприятиям управлять своими доходами и расходами; точно спроектировать денежный поток; нанимать и в конечном итоге расширяться.

Ценообразование — что это?

Ценообразование при государственных закупках — это оценка покупателем графика ставок или предложения, которое поставщик предоставляет в качестве платы за поставку товаров и услуг, запрошенных на тендере.

Совет по ценообразованию № 1

Ценообразование может проявляться во многих проявлениях, и большинство тендеров обычно включают какую-либо форму элемента ценообразования, будь то:

• Подтверждение соблюдения бюджета.
• Расценки на работы в виде общей суммы.
• График ставок.
• Почасовая или дневная оплата для отдельных специалистов.

Да, это правда, что покупатели будут внимательно следить за ценообразованием. Кто хочет платить больше, чем нужно? Покупатели хотят быть уверены, что они получают лучшее соотношение цены и качества.И кто может обвинить их? Цена является ключевым фактором при оценке тендерных предложений, но важно понимать, что это не единственный фактор. Вместо этого покупатели смотрят на соотношение цены и качества и используют пропорционально взвешенные баллы, присваиваемые каждому элементу, для определения МЯСА.

Совет по ценообразованию № 2

Ценообразование важно, но есть много случаев, когда они фактически учитываются как меньший элемент при оценке. Следовательно, важно не упускать из виду качественный аспект вашей заявки.Не торопитесь с качеством, покупайте дешево и надейтесь на лучшее — это редко срабатывает!

Совет по ценообразованию № 3

Покупатели, хотите верьте, хотите нет, готовы заплатить немного больше денег за поставщика, которому они действительно уверены в выполнении контракта. И единственный способ вселить это доверие в покупателя — это составить действительно потрясающе качественное предложение! Если вам нужна помощь в вопросах качества вашей ставки, вам нужна вторая пара глаз, у вас есть вопросы, вам нужно руководство или вам нужен кто-то, чтобы полностью избавить вас от всего процесса написания, управления ставками и подачи заявок, свяжитесь с нами сегодня.Независимо от ваших проблем, запросов или уровня знакомства с процессом тендера, у Hudson Succeed есть услуга для вас.

Каждый покупатель имеет право делать свою собственную оценку цены, и каждый ограничен различными правилами, правда, в большинстве случаев тендерное предложение с самой низкой ценой получит наибольшее количество баллов по ценовому аспекту предложения.

Лучшие советы

Не обращайте внимания на цены. Убедитесь, что предоставляемые вами ставки / общая сумма / предложение максимально конкурентоспособны.

• Урегулируйте свои цены в зависимости от того, где вы находитесь в стране.

Вы не можете назначать цену за работу в сельской Камбрии и ожидать, что вам сойдет с рук взимание, например, лондонских ставок. Следовательно, лучший совет по составлению заявки — это не только знать свой бизнес, но и знать область, в которой вы будете поставлять работы, и соответствующую цену. Изучите местность, где вы предлагаете выполнение работ. Это может быть утомительно, но поможет вам установить более точную и адекватную цену, и, как говорил мой старый руководитель шестой формы, «Ничего достойного не бывает просто».”

Не совершайте ошибку, думая, что если вы оцените работу по чрезвычайно низкой цене, то вы выиграете контракт. Прежде всего, если вы выиграете контракт, вы обязаны доставить работы по этой цене, даже если это может быть невыгодно для вас. Во-вторых, покупатели чувствуют запах подлости за милю. Многие тендеры включают пункты, которые позволяют покупателям оставлять за собой право отклонять тендеры с аномально низкими ставками из-за углов, которые необходимо сократить с точки зрения качества, чтобы реально выполнить работы по такой низкой цене.

• Используйте своих выпускников и стажеров

Наняв их на работу, они не только получат ценный опыт, который они могут вернуть в компанию, но и позволят вам взимать гораздо более низкую дневную ставку.

Если можете, узнайте, сколько ваши конкуренты берут за аналогичные работы, и определите соответствующие цены. Стоит провести как можно больше исследований, чтобы убедиться, что вы не получите неприятного сюрприза после оценки, когда вы обнаружите, что большинство ваших конкурентов были дешевле.

Это может показаться очевидным, но важно понимать особенности выполняемой работы и соответственно оценивать ее. Не совершайте ошибку, не принимая во внимание несколько важных аспектов работы, таких как дорожные расходы, накладные расходы и расходы на персонал, и в конечном итоге окажетесь вне своего кармана.

Это зависит от типа тендера.

В случае тендеров, таких как запрос цен, покупатель может просто сразу заключить контракт с поставщиком с самым низким предложением / самым дешевым тарифом.В SQ, например, цена может даже не быть фактором, вместо этого у поставщиков будет список минимальных критериев, которым они должны соответствовать, и если они это сделают, они перейдут в следующий раунд. Важно убедиться, что вы осведомлены о том, чего от вас ждут в отношении отправляемой заявки, и соответствующим образом отреагировать.

Не упускайте из виду качество

Если есть элемент качества, никогда не упускайте его из виду, какой бы дешевой ни была ваша компания. Это оценка прошлого опыта, технических и профессиональных способностей потенциальных поставщиков, которая может включать вопросы о компетентности, вопросы о навыках и квалификации, а также вопросы, основанные на сценариях.

Совет по написанию лучших предложений

Дешево не обязательно означает эффективность. Например, в государственном секторе особенно важно, чтобы государственные деньги, потраченные на товары и услуги, расходовались эффективно. Следовательно, для покупателей обычно важнее найти компетентных поставщиков с наиболее подходящими навыками, опытом и квалификацией, чем для них найти самое дешевое предложение.

Хотя эффективное ценообразование поможет, это не заменит надежного аспекта качества.Если вы изо всех сил пытаетесь продемонстрировать свои навыки, опыт и способность работать так, как вам хотелось бы, свяжитесь с нашей командой в Hudson Succeed сегодня для получения специальной индивидуальной поддержки, которая поможет вам добиться успеха в ваших тендерах и усилиях по закупкам. .

Конечно, если тендер оценивается на основе 100% цены, но все же включает аспект качества, вам, вероятно, не придется изнурять себя, тратя все свое время на написание подробных качественных ответов. Вместо этого в этом примере вам лучше сосредоточиться на том, чтобы ваши цены были как можно более конкурентоспособными, чтобы максимизировать ваши шансы на успех.И наоборот. Как правило, это миф, что самый дешевый поставщик гарантированно выиграет. При оценке тендерных предложений существует множество факторов, и всегда важно не игнорировать полностью другие аспекты в пользу одного.

Теперь давайте посмотрим на процесс коммерческого тендера.

Коммерческий тендер представляет собой торговое соглашение. Обычно они публикуются правительствами или частными компаниями (покупателями), что позволяет поставщикам участвовать в торгах на проекты.Затем покупатель присуждает лучшее торговое соглашение или контракт. Это, в свою очередь, позволит этому поставщику получать прибыль.

Терминология закупочной деятельности на первый взгляд может показаться сложной. Для одного и того же процесса могут быть разные названия или сокращения. Например, PQQ и SQ — это, по сути, один и тот же процесс «предварительной квалификации».

Точно так же некоторые могут назвать процесс торгов просто «процессом торгов», но это также может называться взаимозаменяемо:

• Процесс торгов
• Предложение
• Процесс закупок
• Процесс коммерческих торгов

Если вы вас это немного сбивает с толку, не волнуйтесь, вы не единственный! Иногда бывает трудно угнаться за этим.Надеюсь, этот блог позволит вам немного больше понять терминологию, сокращения и процесс коммерческих тендеров в целом.

Типы тендеров

В рамках коммерческого тендера существует ряд различных процессов. К ним относятся открытые, закрытые, публичные и частные тендеры, и это лишь некоторые из них.

Тендеры в государственном секторе

Большинство коммерческих предложений публикуются департаментами государственного сектора.Это потому, что государственный сектор должен тратить свои деньги справедливо и разумно. Это обеспечивает справедливые и равные условия, позволяющие потенциальным поставщикам конкурировать за контракты.

Тендеры в частном секторе

Тендеры в частном секторе позволяют частным организациям выбирать тип тендерного процесса. Это позволяет им передавать на аутсорсинг необходимые им товары или услуги. Они не связаны теми же правилами, что и государственный сектор. Нет никаких правил, запрещающих бизнесу выбирать любого поставщика, который соответствует их потребностям.Они могли выбрать один просто потому, что он самый дешевый или он их знает.

Также существует меньше правил относительно оплаты. Частным организациям не нужно публиковать свои возможности для участия в торгах. Это может затруднить поиск частных тендеров.

Процедура открытых торгов

В государственном секторе существует множество различных типов процедур торгов, и открытые торги — лишь один из них. Он используется, когда необходимые товары или услуги считаются «простыми».Когда вводится процедура открытых торгов, они дают любому бизнесу возможность участвовать в торгах по своему контракту.

Первый шаг — выпустить их ITT. После этого любой потенциальный поставщик может ответить на спецификацию, указав, почему он лучше всего подходит для этой работы. После оценки всех предложений покупатель заключает контракт. Присужденный контракт обычно переходит в МЯСО.

Ограниченная процедура

Ограниченная процедура будет использоваться покупателем, если он хочет приобрести более сложные услуги или товары.Это позволит покупателям составить короткий список участников торгов, исключив поставщиков, не отвечающих необходимым требованиям. Возможности участника торгов будут оценены до того, как ему будет предложено подать окончательный тендер. Это когда PQQ будет выпущен первым. После PQQ, ITT. После того, как покупатель оценит каждую ITT, он присуждает контракт.

В процессе коммерческого тендера вас могут попросить подать RFP, RFQ или даже RFI. Хотя они могут казаться похожими, важно понимать разницу между ними.

RFP

RFP — это запрос предложений. Это требует чего-то совершенно другого, чем RFQ (запрос коммерческого предложения). По нашему опыту, разные секторы также могут отдавать предпочтение разным подходам к своим запросам. RFP обычно можно найти в технологических, творческих и строительных отраслях. Часто они намного длиннее и сложнее, чем запросы предложений и запросы предложений.

Обычно они включают в себя весь проект. Компании должны будут давать длинные и сложные ответы.Следовательно, стать успешным составителем RFP в процессе коммерческого тендера может быть непросто.

Некоторые запросы часто включают в себя техническое задание, включающее все задачи, которые должны быть выполнены. При этом необходимо будет указать конкретные сроки завершения проекта. Вы должны убедиться, что понимаете закупочную организацию и отражаете это в своем предложении. Вас также могут попросить указать конкретный формат, который ищет покупатель. В том числе это принесет вам оценки в рамках вашего предложения.

RFQ

Запрос цен — это способ для организаций и предприятий попросить поставщиков предоставить им ценовое предложение. Это может быть стоимость конкретного товара, конкретного проекта, продукта или услуги. Покупатели обычно предоставляют список услуг или продуктов, стоимость которых им требуется. Поставщики должны отвечать на эти цитаты соответственно. Примерами отраслей, использующих запросы предложений, являются логистика и гостиничный бизнес.

RFI

Запрос информации (RFI) обычно состоит из документа, который рассылается покупателями для сбора информации от потенциальных поставщиков.Это также можно назвать «Тестированием мягкого рынка». Обычно он рассылается на ранних этапах разработки, что позволяет покупателям собрать информацию о возможностях поставщика. Это позволяет им лучше уточнить процесс закупок и закупок. Вы можете думать об этом как о покупателе, у которого есть потребность. Вы, как поставщик, помогаете определить эту потребность в дальнейшем.

Запрос на RFI может быть запрошен в различных отраслях, таких как технологии, строительство и оборудование, и это лишь некоторые из них.Ответ на RFI может стать отличным способом начать работу и помочь сформировать тендерный процесс. Чтобы стать успешным писателем RFI, нужно показать, что у вас есть полный подход к решениям покупателя. Это нельзя упускать из виду.

Почему все больше предприятий обращаются к процессу коммерческих торгов

Воздействие COVID-19

После пандемии мы стали свидетелями увеличения числа предприятий, обращающихся к процессу коммерческих торгов. В 2020 году мы работали с более чем 240 новыми клиентами.Это почти один новый клиент каждый день. Пандемия изменила способ ведения бизнеса многими организациями из-за социального дистанцирования и работы из дома. Конкурс на работу обычно не требует личных встреч, что позволяет заключать новые контракты удаленно.

Раньше многие компании в значительной степени полагались на создание сетей и планирование встреч с потенциальными клиентами. Из-за изоляции и социального дистанцирования они не так надежны, как раньше для бизнеса. Коммерческий тендер — отличный способ для роста вашего бизнеса и безопасного заключения контрактов.

Повышенная безопасность

Процесс коммерческого тендера может позволить как поставщикам, так и покупателям повысить безопасность. С точки зрения покупателя устранение единственных источников поставки обеспечивает большую безопасность. Это было особенно очевидно в прошлом году, когда правительство пыталось быстро закупить большое количество СИЗ. Это стало очевидным с введением 5G и отказом от Huawei в качестве единого провайдера. Это смягчение последствий дополнительно устраняет логистический риск трансграничной зависимости, что особенно актуально в связи с Brexit.

Расширение местных цепочек поставок способствует здоровой конкуренции, что идеально подходит для инноваций. Это также устраняет зависимость от одного поставщика в случае возникновения проблем с доставкой их товаров или услуг. Это защищает цепочку поставок с обеих сторон. Это хорошая новость для МСП, поскольку как частный, так и государственный сектор расширяют свой бизнес с МСП.

Пандемия COVID-19, безусловно, повлияла на малый и средний бизнес. Это еще одна причина, по которой сейчас идеальное время для того, чтобы расширить свой кругозор в процессе коммерческих тендеров.Он может помочь вам обеспечить стабильный поток работы и имеет ряд преимуществ, таких как:

• Гарантированная оплата (государственный сектор)

Если вы заключите контракт с государственным сектором, вы получите гарантированную оплату . В отличие от частного сектора, государственные организации по контракту обязаны платить награжденному поставщику.

Кроме того, коммерческая служба Crown (CCS) должна соблюдать Кодекс срочной оплаты (2008 г.). Это означает, что они должны заплатить своим подрядчикам в течение 60 дней с момента выставления счета.Если вы стали победителем впервые, это обязательно даст вам душевное спокойствие.

Правительство Великобритании активно ищет возможности заключать контракты с МСП. У них даже есть конкретная цель, к которой они стремятся. Они стремятся к тому, чтобы не менее 1 фунта стерлингов из трех было потрачено на МСП. Это означает, что сейчас самое время для малых и средних предприятий начать участие в процессе коммерческих тендеров.

Как упоминалось выше, предприятия государственного сектора активно стремятся заключить контракты с малыми предприятиями.Это отличный способ накопить некоторый опыт. Это еще более важная причина, по которой сейчас идеальное время для участия в коммерческом тендере. Если вам не хватает опыта, торги — отличная отправная точка для создания вашего портфолио.

Больше опыта позволяет продвигаться вперед и заключать более крупные контракты. Это связано с тем, что для более крупных контрактов потребуются соответствующие тематические исследования, демонстрирующие ваш опыт. Чем больше у вас опыта, тем больше богатств и тематических исследований вы сможете использовать.Это позволяет вам продемонстрировать более релевантные тематические исследования для имеющейся спецификации. Тендеры на разработку фреймворков или динамических систем закупок (DPS) — эффективные способы повышения вашего опыта.

Дополнительная поддержка в процессе тендера

Если вам нужна дополнительная поддержка в процессе тендера или написании выигравших заявок, пожалуйста, свяжитесь с нашими консультантами для получения консультации специалиста. Вы также можете посетить нашу бесплатную виртуальную среду обучения Tender VLE.

Основные этапы тендерного процесса

Ежегодно федеральные органы власти, правительства штатов и местные органы власти приглашают частный сектор подавать конкурсные заявки на поставку товаров и услуг.Государственные тендерные заявки привлекают малый, средний и крупный бизнес в широком спектре секторов — от канцелярских товаров до крупных строительных проектов.

Тендерные процессы в государственном секторе имеют много общих элементов. Ниже приводится обзор основных шагов, которые необходимо предпринять для подготовки тендера.

Зарегистрируйте свою долю

Следуйте инструкциям в тендерной документации, чтобы зарегистрировать свою долю в закупочном агентстве. Этот важный шаг поможет держать вас в курсе любых информационных сессий о тендерах.

Посещайте информационные сессии по тендерам

Если вы зарегистрировались через тендерный веб-сайт, следите за обновлениями сайта о тендере.

Посещайте любые предлагаемые тендерные информационные сессии. Это ценные возможности задать вопросы и связаться с агентством. Они также могут дать вам возможность встретиться с потенциальными субподрядчиками или установить контакты, которые могут участвовать в консорциуме. Государственные учреждения также обычно не обязаны предоставлять копии информации, презентаций и т. Д. Иным образом., который может быть предоставлен на информационном сеансе.

Разработайте свою стратегию реагирования на тендер.

Если вы участвуете в тендере с высокой стоимостью, тщательно спланируйте свой тендер и рассмотрите требования и задействованные ресурсы. Например, спросите себя:

• Сколько будет стоить подготовка тендера?
• Какую информацию нам нужно собрать?
• Какие ресурсы нам понадобятся для выполнения контракта?
• Кто будет руководить тендерным проектом?
• Как мы будем планировать рабочую нагрузку, назначать требуемую работу, назначать встречи?
• Кто наши конкуренты и каковы наши шансы на победу?
• Каков наш план по маркетингу наших продуктов и услуг и продвижению нашего бизнеса?

Подробнее об анализе тендерных заявок.

Изучите недавно заключенные контракты.

Если вам неясны какие-либо требования в тендерной заявке, свяжитесь с координатором тендера для получения разъяснений. Кроме того, просмотрите ранее заключенные контракты с помощью Справочника контрактов Квинсленда. Подробная информация о недавних государственных контрактах на сумму более 10 000 долларов США указана на веб-сайтах тендеров.

Изучите своего покупателя. Какие компании выиграли аналогичные тендеры в прошлом? Что ищет подрядное агентство? Что вы можете сделать, чтобы оправдать их ожидания?

Напишите убедительное предложение

Подготовьте ваше тендерное предложение.Это включает в себя планирование, разработку и уточнение.

Обязательно используйте предоставленные формы ответов и ответьте на все вопросы. Придерживайтесь любых ограничений на количество слов / страниц, которые могут быть, и (как правило) не меняйте такие вещи, как шрифты, размеры и нумерацию шрифтов, если это явно не разрешено.

Четко изложите свою структуру и предложения. Определитесь с несколькими ключевыми предложениями, которые вы можете использовать, чтобы выделить свой тендер среди других. Ознакомьтесь с критериями оценки, чтобы лучше понять, что конкретно интересует государственное учреждение и с чем будет оценивать ваше предложение.Если вы не являетесь сильным писателем, подумайте о привлечении профессионала (ряд предприятий предлагают услуги по составлению тендерных заявок).

Ознакомьтесь с условиями оплаты

При составлении тендерной заявки убедитесь, что вам известен указанный график платежей. График государственных платежей будет отличаться от агентства к агентству и от закупок к закупкам.

Вам могут не заплатить, как только работа будет завершена или товары доставлены. Если вам требуется оплата, отличная от указанной, вы должны указать это в своем предложении.

Найдите рефери

Найдите рефери, которые знают ваш бизнес и могут подтвердить вашу работу.

Дайте вашим судьям четкую информацию о тендерном запросе, чтобы они знали, на что следует обратить внимание в своей ссылке. Если вы ранее поставляли товары или услуги государственному учреждению, попросите у них рекомендации.

Проверьте и отправьте свое предложение

Убедитесь, что вы внимательно проверили свое предложение, прежде чем отправлять его. Используйте контрольный список, чтобы убедиться, что ваша заявка соответствует всем требованиям (некоторые тендеры будут включать контрольный список, который вы также можете использовать).

Представьте ваше предложение

Тендерные комиссии, ответственные за контракты на большие суммы, могут запросить у участников тендера официальную презентацию. Если вам нужно представить свое предложение оценочной комиссии, сосредоточьтесь на ключевых сообщениях вашего предложения. Самое главное, подготовиться. Тщательно спланируйте презентацию, репетируйте и, если вы не чувствуете себя сильным докладчиком, научитесь навыкам презентации.

Запросить отчет

Вы всегда должны запрашивать отчет о тендере после его завершения, особенно если ваше предложение не прошло успешно.Отзывы оценочной комиссии могут быть чрезвычайно полезны для понимания того, как можно улучшить ваше предложение, и могут помочь вам в подготовке к следующему тендеру. Найдите способы повысить вашу следующую ставку.

Примечание. Разбор полетов не дает возможности подавать жалобы; используйте вместо этого установленный процесс рассмотрения жалоб. Вы также не должны обсуждать предложения других поставщиков.

Решение проблем и жалоб

Если у вас есть вопросы или жалобы по поводу тендерного процесса, выполните следующие действия:

1. Соберите доказательства, подтверждающие ваши опасения.
2. Свяжитесь с соответствующим агентством и расскажите о своих проблемах разумно и профессионально.
3. Если вы участник тендера, которого беспокоит сделанное вами предложение, воспользуйтесь процедурой рассмотрения тендерных жалоб в соответствующем агентстве.
4. Если ваша проблема не решена, вы можете подать жалобу в правительственный отдел соблюдения политики закупок Квинсленда (QPP Compliance Unit). Отдел соблюдения требований QPP также может направить вашу жалобу в соответствующее закупочное агентство от вашего имени.Подразделение может помочь с рядом проблем, которые могут у вас возникнуть в отношении
   • поведения поставщика или агентства
   • решения агентства (например, не покупать местные)
   • несоблюдение Политики закупок Квинсленда и нашего подхода к закупкам в Квинсленде
5. Электронная почта Соответствие требованиям QPPC @ hpw.qld.gov.au или позвоните по телефону 1300 105030 с 8:30 до 17:00 с понедельника по пятницу.

Также рассмотрите …

Тендерный процесс

Обзор тендерного процесса в строительной отрасли.

В строительстве тендеры — это процесс поиска подрядчика и согласования цены. Тендеры — это процесс, с помощью которого заказчик или работодатель приглашает подрядчиков подать заявку на выполнение работ по строительному проекту. Тендерные предложения подрядчиков основываются на тендерной документации, предоставленной заказчиком. Победивший участник тендера становится «подрядчиком» и «стороной» контракта с «клиентом». Тендерная документация имеет обязательную юридическую силу и подписывается всеми участвующими сторонами. Заполненная тендерная документация становится частью контрактной документации.Два основных результата, которые клиент ожидает от тендерного процесса:

• Правильный подрядчик
• Правильная цена

Тендерный процесс важен как для клиента, так и для подрядчика: это способ, которым клиент распределяет работы и способ, которым подрядчики продолжают свою деятельность. Процесс торгов связан с рядом терминов, которые имеют конкретное юридическое определение: Приглашение к участию: с юридической точки зрения, приглашение к участию в торгах — это «приглашение к участию в торгах», которое является приглашением к участию в торгах. другая сторона делает предложение.Итак, тендер — это один из способов сделать оферту. Предложение: Возвращенная тендерная заявка подрядчика известна как «оферта». Заказчик может принять или отклонить предложение подрядчика. Тендеры могут быть получены двумя способами:

• Одноэтапный тендерный процесс, включающий открытые торги (где проект рекламируется, и любой, кто соответствует критериям, может подать заявку на выполнение работ. ), выборочные торги (где клиенты могут выбирать из списка предварительно утвержденных подрядчиков) и торги на основе переговоров (где у подрядчика есть только один вариант и поэтому цена оговаривается) и т. д.
• Двухэтапный тендерный процесс, состоящий из заявок Этапа 1 и Этапа 2. Это позволяет оценивать заявки, не связанные с затратами, на первом этапе, а затем согласовывать заявки на основе затрат на втором этапе.

Метод подачи и получения тендерных заявок должен быть четко изложен в инструкции к документации участника тендера. Это должно включать время, дату, имя человека и адрес, по которому должны быть отправлены отчеты о тендерах. Клиенты часто запрашивают бумажные копии деклараций о тендерах даже при проведении онлайн-торгов для открытия.

Ваша задача

Поразмышляйте над собственной практикой: что значит найти подходящего подрядчика и правильную цену?

Потратьте около 30 минут, чтобы провести дополнительное исследование тендерного процесса и найти несколько примеров строительных проектов, которые были закуплены с использованием тендерного процесса. Возможно, вы работали над проектом, на который были приглашены подрядчики?

Обсудите процесс тендера на примере одного из исследованных вами строительных проектов.Какой тендерный процесс вы бы посоветовали по этому проекту и почему?

Дополнительная литература

Если вы хотите узнать больше о процессе торгов, вы можете прочитать следующую статью в журнале: Holt, G., and Olomolaiye, P., and Harris, F., ‘A Review of Практика выбора подрядчиков в строительной отрасли, строительстве и окружающей среде Великобритании »Vol. 30 Issue 4 October 1995, 553-561, или в этой исследовательской статье: Larya, S. «Процесс торгов и анализ эффективности проекта общественного строительства в Гане», Школа управления строительством и инженерии, Университет Рединга, Великобритания.Представлено на конференции по строительству и строительству Королевского института картографических геодезистов (COBRA) в сентябре 2008 г.

© Университет Ковентри. CC BY-NC 4.0

Оценка тендера — Designing Buildings Wiki

Тендер — это предложение, сделанное потенциальным поставщиком в ответ на приглашение к участию в тендере. Делает предложение на поставку товаров или услуг. Приглашение к участию в торгах может быть направлено по ряду контрактов, включая: поставка оборудования, основной контракт на строительство (возможно, включая проектирование подрядчиком), снос, вспомогательные работы и т. д.

Приглашение к участию в тендере может последовать за заполнением предквалификационной анкеты (PQQ) в ответ на объявление, размещенное клиентом, и, возможно, предварительное интервью. Целью предквалификационной анкеты и предтендерного интервью является предоставление клиенту возможности составить короткий список поставщиков, которые, вероятно, будут наиболее подходящими для их конкретного проекта, которые затем будут приглашены к участию в тендере. Это помогает снизить неэффективность и потерю усилий в процессе тендера.

В ответ на приглашение к участию в тендере приглашенные участники тендера представят тендер, в котором будет указана их цена за поставку товаров или услуг, а также предложения о том, как будут удовлетворены требования клиентов, если они будут запрошены.Могут быть проведены собеседования в середине тендера, чтобы уточнить вопросы, которые в противном случае могли бы привести к подаче неточной тендерной заявки. Они также могут дать клиенту представление о потенциальных проблемах или возможностях проекта, как это описано в тендерной документации.

После получения тендерных предложений необходимо провести тщательную оценку для определения предпочтительного участника торгов. Это известно как тендерная оценка (или иногда, тендерная оценка).

Исторически сложилось так, что оценка тендеров могла просто определить предложение, соответствующее самой низкой цене. Это может по-прежнему подходить для очень простых контрактов на поставку, однако для контрактов на строительство это может не привести к выбору наиболее выгодного тендера. При таких системах участники тендера обычно предлагают низкие цены, а затем находят способы взимать более высокую плату после заключения контракта.

Оценки, которые определяют тендер, который лучше всего отвечает потребностям клиента и предлагает лучшее соотношение цены и качества, могут быть более выгодными в долгосрочной перспективе.Иногда это называют методом «наиболее экономически выгодного тендера» (МЯСО) в отличие от подхода с наименьшей ценой.

Потребности, приоритеты и определение ценности клиента будут уникальными для каждого проекта, поэтому критерии оценки будут отличаться от проекта к проекту. Во время предквалификационного процесса критерии оценки называются «критериями отбора», тогда как во время тендерного процесса они называются «критериями присуждения».

Обычно при оценке могут учитываться некоторые из следующих критериев:

NB: Возможно, будет целесообразно, чтобы некоторые из этих критериев оценивались на предквалификационной стадии, а не на тендерной оценке.

Обычно выбирают не более пяти критериев. Важно тщательно продумать выбранные критерии, чтобы они соответствовали приоритетам проекта и чтобы их можно было должным образом оценить на основе информации, представленной в тендерах. Если собеседования должны проводиться и оцениваться одновременно с подачей тендерного предложения, это должно быть включено в критерии присуждения контракта.

Затем критерии взвешиваются, чтобы отразить их важность для клиента.Обычно весовой коэффициент цены составляет не менее 60%, а оставшийся процент относится к другим критериям, что в сумме дает 100%. Хорошая практика — сообщить участникам тендера критерии и весовые коэффициенты в приглашении к участию в тендере.

Затем каждому тендеру присваивается балл по каждому критерию, часто 0 — самый низкий балл, а 10 — наилучший из возможных баллов. Тендеры могут оцениваться несколькими оценщиками, или разные оценщики могут оценивать разные критерии.

Баллы могут быть присвоены ценам тендера несколькими способами, но один из наиболее распространенных методов:

Оценка = 10 x наименьшая соответствующая цена / цена участника тендера

Это дает оценку из 10.

В наиболее простых оценках общий балл тендера может быть рассчитан путем умножения балла по каждому критерию на его вес и затем сложения или усреднения результатов для каждого оценщика. Если оценщики выставили очень разные оценки, может быть проведено собрание для определения причин.

Более сложные оценки могут включать дополнительные тесты. Например, могут быть определенные критерии, которые представляют собой прямую проблему «прошел / не прошел».Например, несоблюдение определенного аспекта приглашения к участию в торгах. Также могут быть критерии, для которых очень низкая оценка неприемлема (например, оценка менее 3 из 10 по методологии), независимо от оценок по другим критериям.

См. Также: Комплексная проверка при выборе подрядчиков или субподрядчиков.

После того, как клиент определил предпочтительного участника торгов, он может начать с ним переговоры. Эти переговоры дают возможность согласовать или прояснить любые вопросы, касающиеся цен и качества предлагаемых работ, условий контракта и программы, и могут привести к дальнейшим корректировкам тендерной документации и представлению пересмотренного тендера.Это последний шанс, что клиенту и команде консультантов придется вести переговоры с участниками тендера, пока они все еще находятся под давлением конкуренции. Заказчик может вступить в тендерные переговоры с двумя предпочтительными участниками торгов до выбора выигравшего предложения.

Обычно администратор контракта координирует переговоры с участниками торгов, но переговоры могут вестись на разных этапах консультантом по стоимости, администратором контракта, ведущим дизайнером или архитектором или представителем клиента, например менеджером проекта.

Важно вести полный контрольный журнал всего тендерного процесса. См. Отчет о тендере для получения дополнительной информации. Любые достигнутые договоренности должны быть тщательно составлены и подписаны обеими сторонами, поскольку они станут частью контрактных документов.

NB: Государственные проекты или проекты, субсидируемые государством, могут подпадать под процедуры закупок OJEU. Для этого необходимо, чтобы контракты рекламировались в Официальном журнале ЕС (OJEU), а торги должны проводиться в рамках открытой процедуры, процедуры с ограничениями, процедуры конкурентного диалога или процедуры конкурентных переговоров.См. Дополнительную информацию в OJEU.

NB: Двухэтапный тендер используется для раннего назначения подрядчика до завершения всей информации, необходимой для того, чтобы он мог предложить фиксированную цену. На первом этапе согласовывается ограниченное назначение, позволяющее подрядчику начать работу, а на втором этапе согласовывается фиксированная цена контракта. Его можно использовать для раннего назначения главного подрядчика или в качестве механизма для раннего назначения специального подрядчика, такого как подрядчик по облицовке.

Двухэтапный тендерный процесс может также применяться в отношении проекта проектирования и строительства, если требования работодателя недостаточно хорошо разработаны, чтобы подрядчик мог рассчитать реалистичную цену. В этом случае подрядчик предложит плату за проектирование здания вместе с графиком ставок, который может быть использован для определения стоимости строительства для второго этапа конкурса.

Подготовка и проведение тендерного процесса для поставщика электроэнергии — Energy Solution

Подготовка и проведение тендерного процесса для поставщика электроэнергии заключается в разработке документации, требуемой процедурой государственных закупок в соответствии с Законом о государственных закупках, и предоставлении консультационных услуг во время процедуры .Подготовив тендерную и контрактную документацию, можно также вести дела от имени Заказчика.

При подготовке тендера на выбор поставщика электроэнергии разрабатываются следующие документы:

• техническое задание, включая предпосылки и критерии оценки предложений;
• подробное описание предмета заказа;
• ценовой бланк и бланк оферты;
• бланка деклараций, поданных подрядчиками;
• образец договора на поставку электроэнергии, составленный в соответствии с положениями Закона о государственных закупках, Закона об энергетике и Гражданского кодекса;
• оценочная стоимость заказа.

В рамках подготовительных работ и перед объявлением тендера проводится анализ цен на электроэнергию на рынке, цель которого — выбрать подходящий момент для начала тендерного процесса и вскрытия заявок.

Мы предполагаем следующие формы сотрудничества при проведении тендера на поставку электроэнергии:

1. оказание консультационных услуг в ходе разбирательства, т.е.

• Сопровождение при оформлении приглашения к участию в торгах;
• помощь в подготовке ответов на запросы подрядчиков;
• необходимые изменения тендерной документации;
• участие в работе конкурсной комиссии;
Оценка
• заявок на основании их формальных, технических и финансовых достоинств;
• разработка предлагаемой процедуры присуждения контракта, включая исключение участников торгов и отклонение заявок или отмену производства.

2. ведение разбирательства от имени Заказчика, т. Е.

• подготовка приглашения к участию в тендере и размещение его в Бюллетене государственных закупок или отправка в Отдел публикаций Европейского Союза от имени Заказчика;
• отвечает на запросы подрядчиков;
• необходимых изменения тендерной документации;
• назначение конкурсной комиссии или участие в работе конкурсной комиссии;
Оценка
• заявок на основании их формальных, технических и финансовых достоинств;
• присуждение контракта, включая исключение участников торгов и отклонение заявок или отмену производства.

В результате выбирается лучшее предложение с учетом критериев оценки предложений, указанных в техническом задании конкурса, и между Заказчиком и выбранным поставщиком электроэнергии заключается договор.

После заключения контракта мы предлагаем помощь в области:

• подготовка уведомления о присуждении контракта,
• подготовка и размещение уведомления о присуждении контракта в Бюллетене государственных закупок,
• отправляет уведомление о присуждении контракта в Отдел публикаций Европейского Союза от имени Заказчика.

При необходимости мы также оказываем необходимую помощь в расторжении существующих соглашений или проводим этот процесс от имени Заказчика. Заключительный этап — мониторинг процесса смены поставщика.

Открытые торги — Комната закупок

Открытые торги являются предпочтительным конкурентным методом государственных закупок, используемым для приобретения товаров, услуг и инфраструктурных работ. Он осуществляется в соответствии с установленными процедурами, изложенными в руководстве по закупкам и подробно описанными в стандартных тендерных документах.

Открытые торги также известны как открытые конкурсные торги, открытые конкурсы или открытые торги, а объявления о закупках, используемые для объявления заявок на участие в этих требованиях, обозначаются как: Приглашение к участию в торгах или Приглашение к участию в торгах.