Правила делопроизводства и документооборота: Страница не найдена \ КонсультантПлюс

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2021. Оформление документации по ГОСТ р 7.0.97-2016

Гончарова Алина Юрист

13 мая 2021

156296

Распечатать

Поделиться

Размер шрифта:

ГОСТ по оформлению документов в 2021 году — это свод правил, на основании которых составляют организационно-распорядительные бумаги. 

Содержание

Порядок оформления деловой документации утвержден отдельным Госстандартом России: статус ГОСТа р 7.0.97-2016 на 2022 год не изменился, он продолжает действовать и в этом отчетном периоде. К базовому нормативу Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по его применению. Обратите внимание, что 24.12.2020 Росархив утвердил новые методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в госорганах и органах местного самоуправления.

Об обновленном стандарте документооборота

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2018 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2022 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ссылается на два документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» Р 7.0.8 от 17.10.2013 и «Управление документами» Р ИСО 15489-1-2019. Кроме обновленных правил работы с документацией, новые требования к делопроизводству с 2021 г. включают приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

С 2020 года действуют новые сроки хранения организационной документации. Они утверждены приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. В нормативе приводится перечень типовых документов по направлениям деятельности в организации и период их хранения. Данная информация будет крайне актуальна при формировании новой номенклатуры.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Основные новшества

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2022 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Стандарт отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Порядок оформления документов

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2022 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2022 году:

1. Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
2. Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см (Приказ 244-ст от 14.05.2018).
3. Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Например, оформление приказа по ГОСТу в 2022 г. выглядит так:

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2022 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

• надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа;
• ФИО его владельца;
• срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Какие реквизиты поменялись

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Управление делопроизводством на предприятии

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: типовой инструкцией по делопроизводству, правилами хранения документации и ведения архива, номенклатурой дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

---

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать образец положения о документообороте в организации

Скачать образец оформления приказа по ГОСТу в 2022 году

Скачать образец оформления заявления по ГОСТу в 2022 году

Скачать образец инструкции по кадровому делопроизводству в 2022 году по новому ГОСТу

‘;}

Распечатать

Поделиться

Гончарова Алина Юрист

Юрист сайта «Правовед. ру», автор научных статей по юриспруденции.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Подписаться

Инструкция по делопроизводству в организации — образец

Инструкция по делопроизводству — что это и зачем нужна

Инструкция по делопроизводству — это внутренний локальный акт (положение) организации, который регламентирует единый порядок ведения документооборота. Именно такое положение обеспечивает единый стиль оформления документов на предприятии, устанавливает сроки их подготовки и передачи между отделами, регламентирует порядок списания в архив и многие другие «бумажные» вопросы, с которыми ежедневно сталкиваются ваши работники.

В государственных организациях инструкция по делопроизводству применяется обязательно, но коммерческие предприятия вправе не заводить такое положение. Однако все же заводят, потому как польза от него очевидна.

С инструкцией обязан ознакомиться каждый работник, принятый в организацию или переведенный на новую должность. Изучив положение, работник должен расписаться в листе ознакомления. С этого момента он несет ответственность за каждую бумагу, с которой будет работать. В дальнейшем, если компания пострадает по вине работника, нарушившего порядок делопроизводства, то сможет применить к нему дисциплинарное наказание (ст. 192 ТК). Большинство работников, поставив свою подпись в инструкции, все же начинают бережно относиться к бумагам — боятся испортить или потерять.

И, напротив, когда не закреплены правила документооборота, внутри компании начинается бумажный хаос — теряется корреспонденция, нарушаются сроки ее регистрации, пропадают приказы, в оформлении допускаются серьезные ошибки, которые оборачиваются неприятностями для компании. Помните, если работник не ознакомился с инструкцией, то привлечь его к ответственности будет непросто.

Рассмотрим ситуацию, когда отсутствие инструкции повлекло халатное отношение кадровика к документам и впоследствии обернулось для компании приличными затратами.

Смирнов Д. В. обратился в Трудовую инспекцию с просьбой привлечь бывшего работодателя за незаконное увольнение. По словам мужчины, его уволили «по статье» за однократное опоздание, тогда как это становится возможным после предварительного дисциплинарного взыскания (п. 5 ст. 81 ТК). Во время проверки инспекторы допросили директора фирмы — он утверждал, что ранее Смирнову уже объявили выговор за опоздание, но он не исправился и продолжал приходить на час позже. И только после этого директор решил расторгнуть с ним договор.

Чтобы убедиться в этом, инспектор запросил приказ о применении дисциплинарного наказания к Смирнову (с его подписью в знак ознакомления), но такого документа в компании не оказалось. В журнале регистрации приказов о нем запись есть, но самой бумаги фактически нет. Сделать ее «задним числом» теперь невозможно, потому как не получится повторно взять подпись Смирнова и не вызвать подозрений. Стало быть, руководителю нечем подтвердить свои слова. Выходит, он уволил Смирнова незаконно.

Инспекция инициировала судебное разбирательство, по итогам которого директора обязали восстановить Смирнова в занимаемой должности, выплатить ему компенсацию за вынужденный прогул и 30 тыс. штрафа в пользу государства за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП).

А ведь юридически директор все сделал грамотно, но не смог доказать свою правоту из-за кадрового отдела, потерявшего приказ. Если бы на предприятии была инструкция по делопроизводству, то кадровики бы знали свою ответственность и не теряли бы документы. Ведь в противном случае директор мог и к ним применить «дисциплинарку».

Аналогичные ситуации могут произойти с бухгалтерами, старшими продавцами, кладовщиками, шеф-поварами, главврачами и иным персоналом, имеющим дело с документами, которые могут быть затребованы надзорными органами — налоговой службой, Роспотребнадзором, прокуратурой и т. п.

Именно поэтому многие руководители коммерческих предприятий предпочитают разработать инструкцию по делопроизводству и довести ее до персонала, так они смогут не только избежать серьезных неприятностей в компании, но и обезопасить себя.

О правилах ведения делопроизводства подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демодоступ к системе КонсультантПлюс и бесплатно переходите в готовое решение.

Как составить инструкцию по делопроизводству?

Инструкция по ведению делопроизводства в организации должна содержать весь процесс обработки документов  — от разработки типовых бланков до порядка передачи в архив. Если компания крупная, то можно делопроизводство по личному составу оформить отдельной инструкцией. Однако в небольших фирмах все оформляется в одной.

Шаг 1. Издайте приказ о разработке инструкции

Директор компании — первое лицо, которому важна такая инструкция. Обычно он и приходит к мысли о необходимости разработать положение и внедрить его на предприятии. Однако простой его просьбы к секретарю мало. Свое решение он должен оформить соответствующим приказом, в котором определит сроки разработки документа и ответственных лиц, которые будут воплощать инструкцию в жизнь.

Выбирая ответственных лиц, важно понимать их уровень юридической и делопроизводственной грамотности. Работники должны хорошо ориентироваться в нормативных актах, уметь отбрасывать лишнее. Обычно такую работу поручают юристам, кадровикам, делопроизводителям-секретарям. Если юриста в компании нет, то лучше нанять его со стороны или хотя бы получить консультацию в государственном архивном учреждении. 

 Скачать образец приказа о разработке инструкции по делопроизводству

Шаг 2. Изучите отобранные материалы 

Работнику, которому поручили разработку положения, сначала нужно проанализировать деятельность предприятия, его структуру, специфику работы отделов и перечень контролирующих органов, которым может потребоваться документация. Далее придется подыскать нормативные акты, которые станут основой при разработке инструкции по делопроизводству в коммерческой организации.

Для понимания основ оформления документов вам нужно ознакомиться с правилами делопроизводства:

• примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11. 04.2018 № 44;
• национальные стандарты — ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

Однако это далеко не все. Чтобы грамотно составить инструкцию, по которой будет работать все предприятие, нужно найти нормативку для каждого включаемого раздела. Текст положения не должен противоречить законодательству.

Например, в разделе о бухгалтерских документах нужно учитывать, что там есть не только свободные бланки типа внутренних справок для руководства, но и первичная документация, содержащая обязательные реквизиты, определенные ст. 9 НК. В разделе о передаче в архив нужно учитывать сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов, которые четко определены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Проще говоря, вы не вправе придумывать свои правила, если они уже закреплены законодательством.

Вся отобранная нормативка показывается вышестоящим и более компетентным лицам, например, ответственному за разработку инструкции, начальникам отделов и директору.

Каждый из них оценит актуальность нормы по своему профилю, поможет внести ясность и исключить ненужные документы.

После согласования нормативки переходите к разработке проекта положения. Обращаем внимание, что типовой инструкции по делопроизводству в организации не существует. Она разрабатывается под каждое предприятие индивидуально, с учетом его особенностей. Бессмысленно скачивать из интернета первый попавшийся вариант, но если скачали — готовьтесь внимательно перечитывать и дорабатывать.

Шаг 3. Подготовьте проект инструкции по делопроизводству

Чтобы облегчить себе задачу, поищите в сети самую свежую примерную инструкцию по делопроизводству, уже принятую в государственных организациях или органах местного самоуправления (администрациях, департаментах и т. п.). Уж они-то точно учитывали актуальное законодательство и грамотно оформили свои положения. На их основе вы легко построите свой документ, подберете подходящие пункты, заголовки и т. п.

Далее рассмотрим несколько разделов, которые встречаются практически в каждой инструкции.  

 Общие положения

С этого раздела начинается любой локальный акт предприятия. Здесь указывают, зачем создана данная инструкция, что она регулирует и на какие документы распространяется. Напишите, кто отвечает за делопроизводство в отделах, в какие сроки нужно ознакомить поступивших работников, кому сдаются бумаги при увольнении.

Нелишним будет сразу напомнить работникам об их ответственности за нарушение принятых правил, утерю документов, совершение ошибок. Даже если работник в момент ознакомления прочитает всего один раздел, он явно обратит внимание на меры наказания.

Оформление документа

В этот раздел можно включить все, что связано с визуальным оформлением документов и применением обязательных реквизитов — виз, подписей, печатей и т. д. Какой формат бумаги использовать, каким шрифтом печатать, какой размер установить для полей и отступов, где располагать реквизиты, как заверить копию — все это желательно описать в инструкции, если хотите единообразия в документах.

Порядок изложения текста, правила употребления сокращений, числительных, инициалов и другие важные для вас нюансы тоже полезно закрепить в инструкции. Например, в докладной записке работник не должен допускать разговорной или жаргонной речи — стиль должен быть официальным.

Регистрация входящих и исходящих документов

Корреспонденцию отправляют и получают практически все организации, потому очень важно ее вовремя регистрировать во внутренних журналах и передавать в отдел по назначению. Этот раздел требует особой внимательности, т. к. должен максимально подробно описать порядок действий лица, ответственного за прием (отправку) писем. Последствия могут быть неприятными.

Например, ваш покупатель отправил вам досудебную претензию о плохом качестве товара заказным письмом с уведомлением о вручении. В письме он просит решить вопрос мирно — просто вернуть ему деньги как можно быстрее. Секретарь получила извещение, расписалась в уведомлении, забрала письмо с почты, зарегистрировала его в журнале входящей корреспонденции, но потеряла и директору не сообщила.

Тем временем разъяренный покупатель, не дождавшись ответа, подал судебный иск на магазин с требованием уже не только вернуть деньги, но и возместить моральный ущерб. Суд он выиграл, а директору пришлось платить трижды — вернуть деньги за непригодный товар, компенсировать услуги юриста, оказанные покупателю в рамках этого дела, понести судебные издержки и возместить моральный ущерб. Получи он претензию вовремя, то, разумеется, согласился бы вернуть деньги за товар и не доводить до суда. Однако теперь, по вине секретаря, он понес лишние расходы и подпортил репутацию магазина. И оправдаться, что претензия не дошла, не получится, ведь письмо было с уведомлением.   

К инструкции по делопроизводству в организации можно приложить образец журналов регистрации входящей (исходящей) корреспонденции, а также нужно подробно описать, кем, где и каким образом регистрируется поступившая корреспонденция, в какие сроки она должна быть передана по назначению. А также следует указать, что нужно регистрировать, а что нет. Например, входящее письмо от контрагента требует регистрации, а рекламный журнал — нет.

 Порядок отправки исходящей корреспонденции тоже важно закрепить, иначе работники канцелярии и секретари могут забыть о поручении. Например, директор написал срочное письмо партнеру, отдал в канцелярию для отправки, а сотрудницы отнесли конверт на почту только через месяц.

Помимо этого, важно отметить, чтобы секретарь проверял содержимое письма, которое ему принесли на отправку. Ведь к письму на столе могли прикрепиться другие документы, денежные купюры и прочие бумаги. 

Передача документов в архив

 Документы, которые могут в дальнейшем понадобиться персоналу, надзорным органам или в судебных разбирательствах, не уничтожают, а хранят в архиве. Для каждого типа документов предусмотрен свой срок хранения, установленный законодательством. Здесь ничего придумывать не нужно, стоит просто обратиться к инструкции Росархива, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 20. 12.2019 № 236.

Однако порядок подготовки документов к передаче в архив предусмотреть придется — кто будет следить за сроками, где располагается архив предприятия, каким образом документы отправятся туда и можно ли их в дальнейшем брать для работы.

 Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения тоже следует продумать. Кто принимает решение об утилизации бумаг, каким образом они будут уничтожены и кто должен контролировать процесс —  все эти нюансы следует предусмотреть и закрепить в инструкции.

Инструкция по делопроизводству в организации может содержать примеры заявлений (служебных записок, докладных), схемы, иллюстрации — образцы печатей и штампов, фирменных бланков, учетных форм и прочие вспомогательные материалы.

Шаг 4. Согласуйте проект с руководством

Готовый проект инструкции по делопроизводству нужно согласовать со всеми руководителями отделов и служб, которые так или иначе связаны с документами. Если документ получил одобрение, то можно показывать и директору предприятия. Он также знакомится с новым положением и может дополнять содержание. Однако если замечаний нет, то остается утвердить инструкцию и ввести ее в действие на предприятии отдельным приказом.

Скачать образец приказа для утверждения инструкции по делопроизводству.

Подводим итоги

Назначение инструкции по ведению делопроизводства в организации заключается в грамотной организации оформления и движения документов внутри предприятия. Именно эта инструкция прививает работникам чувство ответственности за документы компании, результатом которого является минимизация нарушений и слаженная работа подразделений.

Формы и информация о сборах | Государственный секретарь штата Небраска

Все платные онлайн-услуги можно оплатить с помощью кредитной карты.

См. применимые законы штата Небраска, относящиеся к коммерческим организациям.

Форма/документы со ссылкой на электронную доставку могут быть поданы онлайн https://www.

nebraska.gov/apps-sos-edocs
Важно: у вас должен быть подписанный PDF-файл формы/документа для загрузки в служба электронной доставки.

Для существующих бумажных форм название заявки будет содержать ссылку на версию формы в формате PDF. Если указанная форма не требует обращения в канцелярию государственного секретаря, версия формы в формате PDF недоступна или форма недоступна для подачи в Интернете, отправитель может создать форму для отправки.

ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы заполнить электронную подпись, необходимо загрузить и сохранить форму, чтобы активировать функцию цифровой подписи.

Корпорации, Деловые, Профессиональные, NE Benefit; Кооператив (внутренний)

..

Имя подачи	Плата	Онлайн-подача
Учредительный договор	110 долларов США (в офисе) / 100 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Страховые компании: учредительный договор и учредительный договор	$300
Заявка на зарезервированное имя	$30
Уведомление о передаче зарезервированного имени	$30
Смена зарегистрированного агента/офиса	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Заявление агента об изменении зарегистрированного офиса	30 долларов США за объект — максимум 1000 долларов США
Заявление агента об увольнении	Без комиссии
Статьи поправок	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Изменение устава с внесением изменений в устав	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Поправка или исправление к двухгодичному отчету	$30
Устав о слиянии или обмене акциями	$30
Исправления	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Изделия переработки	$30
Статья Устава Сдача	$30
Заявление об отказе	$30
Устав о ликвидации	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Статьи об отзыве роспуска	$30
Заявление о восстановлении на работе	$30	Из-за большого количества звонков отправьте электронное письмо по адресу sos. [email protected], и форма будет отправлена ​​по электронной почте, или, при необходимости, позвоните по телефону (402) 471-4079
Заявление о позднем восстановлении	500 долларов	Из-за большого количества звонков отправьте электронное письмо по адресу [email protected], и форма будет отправлена ​​по электронной почте, или, при необходимости, позвоните по телефону (402) 471-4079
Сертификат экзаменационной комиссии	$30
Заявление на электронный доступ к записям	$55
Любой другой документ, требуемый или разрешенный к подаче	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)
Аффидевит/доказательство публикации	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Годовой отчет о доходах	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка

Корпорации, Бизнес, Профессиональные (Иностранные)

..

Имя подачи	Плата	Онлайн-подача
Заявление о выдаче сертификата о полномочиях на ведение бизнеса	110 долларов США (в офисе) / 100 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Страховая компания приручения	300 долларов
Заявка на зарезервированное имя	$30
Регистрация или обновление фирменного наименования	$30
Уведомление о передаче зарезервированного имени	$30
Смена зарегистрированного агента/офиса	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Заявление агента об изменении зарегистрированного офиса	30 долл. США за объект — макс. 1000 долл. США
Заявление агента об увольнении	Без комиссии
Доверенность с поправками	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Исправления	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Поправка или исправление к двухгодичному отчету	$30
Устав о слиянии или обмене акциями	$30
Изделия переработки	$30
Свидетельство об отзыве	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Заявление о передаче полномочий	$30
Заявление о восстановлении на работе	$30	Из-за большого количества звонков отправьте электронное письмо по адресу sos. [email protected], и форма будет отправлена ​​по электронной почте, или, при необходимости, позвоните по телефону (402) 471-4079
Заявление о позднем восстановлении	500 долларов	Из-за большого количества звонков отправьте электронное письмо по адресу [email protected], и форма будет отправлена ​​по электронной почте, или, при необходимости, позвоните по телефону (402) 471-4079
Сертификат экзаменационной комиссии	$30
Заявление на электронный доступ к записям	$55
Любой другой документ, требуемый или разрешенный к подаче	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)

Корпорации, некоммерческие; Нескладочный кооператив (внутренний)

.

Имя подачи	Плата	Онлайн-подача
Устав	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Заявка на зарезервированное имя	$30
Уведомление о передаче зарезервированного имени	$30
Смена зарегистрированного агента/офиса	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Заявление агента об изменении зарегистрированного офиса	25 долл.  США за единицу – не более 1 000 долл. США
Статьи поправок	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Исправления	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Устав о слиянии или объединении	$30
Заявление о восстановлении на работе	$30	Из-за большого количества звонков отправьте электронное письмо по адресу [email protected], и форма будет отправлена ​​по электронной почте или, при необходимости, позвоните по телефону (402) 471-4079.
Заявление о позднем восстановлении	500 долларов	Из-за большого количества звонков отправьте электронное письмо по адресу [email protected], и форма будет отправлена ​​по электронной почте, или, при необходимости, позвоните по телефону (402) 471-4079
Заявление ассоциации домовладельцев о позднем восстановлении	100 долларов	Звоните (402) 471-4079
Устав о ликвидации	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Любой другой документ, требуемый или разрешенный к подаче	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)
Аффидевит/доказательство публикации	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Поправка или исправление к двухгодичному отчету	$30

Корпорации, некоммерческие (иностранные)

.

Имя подачи	Плата	Онлайн-подача
Заявление на получение сертификата о полномочиях на ведение бизнеса	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Заявка на зарезервированное имя	$30
Уведомление о передаче зарезервированного имени	$30
Регистрация или обновление фирменного наименования	$30
Смена зарегистрированного агента/офиса	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Заявление агента об изменении зарегистрированного офиса	25 долл.  США за единицу – не более 1 000 долл. США
Доверенность с поправками	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Исправления	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (на	электронная доставка
Устав о слиянии или объединении	$30
Заявление о восстановлении на работе	$30	Из-за большого количества звонков отправьте электронное письмо по адресу [email protected], и форма будет отправлена ​​по электронной почте, или, при необходимости, позвоните по телефону (402) 471-4079
Заявление о позднем восстановлении	500 долларов	Из-за большого количества звонков отправьте электронное письмо по адресу [email protected], и форма будет отправлена ​​​​по электронной почте или, если необходимо, позвоните по телефону (402) 471-4079.
Свидетельство об отзыве	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Любой другой документ, требуемый или разрешенный к подаче	$30
Поправка или исправление к двухгодичному отчету	$30

Общества с ограниченной ответственностью (отечественные)

..

Имя подачи	Плата	Онлайн-подача
Сертификат организации	110 долларов США (в офисе) / 100 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Сертификат организации (профессиональная служба)	110 долларов США (в офисе) / 100 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Заявка на зарезервированное имя	$30
Перенос зарезервированного имени	$30
Заявление агента об увольнении	$30
Заявление об изменении (назначенный офис, зарегистрированный агент/офис)	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Заявление агента об изменении адреса	$30
Заявление о полномочиях	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Поправка к заявлению о полномочиях	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Аннулирование заявления о полномочиях	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Заявление об аннулировании	$30
Заявление об отказе	$30
Заявление о расторжении договора	$30
Сертификат организации с поправками	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Заявление об исправлении	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Изделия переработки	$30
Предметы домашнего обихода	$30
Устав слияния	$30
Сертификат экзаменационной комиссии	$30
Заявление на электронный доступ к записям	$55
Заявление о сдаче сертификата организации	$30
Заявление о ликвидации	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Отмена добровольного роспуска	$30
Заявление о восстановлении на работе	$30	Из-за большого количества звонков отправьте электронное письмо по адресу sos. [email protected], и форма будет отправлена ​​по электронной почте, или, при необходимости, позвоните по телефону (402) 471-4079
Заявление о позднем восстановлении	500 долларов	Из-за большого количества звонков отправьте электронное письмо по адресу [email protected], и форма будет отправлена ​​по электронной почте, или, при необходимости, позвоните по телефону (402) 471-4079
Аффидевит/доказательство публикации	30 долларов США (в офисе) / 25 долларов США (онлайн)	электронная доставка
Поправка или исправление к двухгодичному отчету	$30
Обозначение защищенной серии	110 долл. США за учреждение

 

Компании с ограниченной ответственностью (иностранные)

Серия

Компании с ограниченной ответственностью (отечественные)

Защищенные серии (иностранные)

Полные товарищества

027

Плата	Онлайн-подача
Заявление о партнерстве	110 долларов США (в офисе) / 100 долларов США (онлайн)
Любой другой документ, требуемый или разрешенный к подаче	$30

Товарищества с ограниченной ответственностью (отечественное)

Имя подачи	Плата	Онлайн-подача
Сертификат местного товарищества с ограниченной ответственностью	110 долларов США (в офисе) / 100 долларов США (онлайн)
Заявка на зарезервированное имя	$30
Изменение местного зарегистрированного агента/офиса	$30
Заявление агента об увольнении	$30
Свидетельство об изменении	$30
Устав слияния	$30
Продукты преобразования	$30
Свидетельство об аннулировании	$30

Товарищества с ограниченной ответственностью (иностранные)

Имя подачи	Плата	Онлайн-подача
Регистрация иностранного коммандитного товарищества	Сертификат на 110 долларов + 10 долларов
Заявка на зарезервированное имя	$30
Смена иностранного зарегистрированного агента/офиса	$30
Заявление агента об увольнении	$30
Свидетельство об изменении	$30
Устав слияния	$30
Продукты преобразования	$30
Свидетельство об аннулировании	$30

Товарищества с ограниченной ответственностью (отечественные и иностранные)

Кооперативные ассоциации с ограниченной ответственностью (коммерческие, внутренние)

Наименование документа	Плата	Онлайн-подача
Устав	110 долларов США (в офисе) / 100 долларов США (онлайн)
Заявка на зарезервированное имя	$30
Смена зарегистрированного агента/офиса	$30
Заявление агента об изменении зарегистрированного офиса	30 долл. США за объект — макс. 1000 долл. США
Отставка зарегистрированного агента	Без комиссии
Устав с поправками	$30
Исправления	$30
Устав слияния	$30
Устав консолидации	$30
Изделия переработки	$30
Устав о ликвидации	$30
Заявление о восстановлении на работе	$30	Звоните (402) 471-4079
Заявление о позднем восстановлении	500 долларов	Звоните (402) 471-4079
Поправка или исправление к двухгодичному отчету	$30

Кооперативные ассоциации с ограниченной ответственностью (коммерческие, иностранные)

Кооперативные ассоциации с ограниченной ответственностью (некоммерческие, местные)

Название подачи	Плата	Онлайн-подача
Устав	$30
Заявка на зарезервированное имя	$30
Смена зарегистрированного агента/офиса	$30
Заявление агента об изменении зарегистрированного офиса	25 долл.  США за единицу – не более 1 000 долл. США
Отставка зарегистрированного агента	Без комиссии
Устав с поправками	$30
Исправления	$30
Устав слияния	$30
Устав консолидации	$30
Изделия переработки	$30
Устав	$30
Заявление о восстановлении на работе	$30	Звоните (402) 471-4079
Заявление о позднем восстановлении	500 долларов	Звоните (402) 471-4079
Поправка или исправление к двухгодичному отчету	$30

Кооперативные ассоциации с ограниченной ответственностью (некоммерческие, иностранные)

Торговые наименования, товарные знаки и знаки обслуживания

Государственный секретарь

	Плата
Копий записей на страницу	$1
Сертификаты с печатью на сертификат	10 долларов

Согласие на использование обманчиво похожего имени

Как долго вы должны хранить деловые записи?

Вам захочется хранить некоторые записи и документы дольше, чем другие.

Все зависит от документа и вашего бизнеса.

За исключением нескольких указаний от государственных органов, вы не найдете много жестких правил о том, как долго хранить вашу деловую документацию. Но вы можете составить план хранения записей, подумав о цели документа и будущих ситуациях, которые могут возникнуть.

Причины для сохранения деловых записей

Когда вы думаете о сохранении записей и документов, первое, что, вероятно, приходит на ум, это аудит IRS. Хотя вам необходимо представить налоговые декларации и подтверждающие документы, если вас проверяют или вы хотите внести поправки в предыдущую налоговую декларацию, существует множество причин для сохранения других типов документов и записей. Вот некоторые из них:

• Кредиторы, к которым вы обращаетесь за финансированием, могут потребовать доходы, историю продаж и другие документы.
• Когда вы ведете переговоры с арендодателями, страховщиками и другими поставщиками, наличие четкой письменной истории предыдущих договоров аренды, страховых полисов и других договоров может укрепить вашу позицию.
• Если вы решите продать свой бизнес, потенциальные покупатели захотят просмотреть исторические записи в рамках своей комплексной проверки.
• Если вы оказались вовлечены в спор или судебный процесс, вам могут понадобиться протоколы собраний и письменные соглашения, подтверждающие вашу позицию.

Какие записи следует вести?

Записи и документы, которые должны быть у предприятий, если им необходимо разрешить большинство ситуаций, включают:

• документы о создании бизнеса
• налоговые декларации и подтверждающие документы
• трудовая книжка
• товарные чеки
• записи бизнес-активов
• бухгалтерские книги и реестры
• документы об аренде или ипотеке
• протокол собрания акционеров
• выписки по банковским и кредитным картам
• лицензии и разрешения
• страховые полисы и отчеты и
• кредитных документов.

Как долго вы должны хранить налоговую отчетность?

Храните декларации по налогу на прибыль и подтверждающие документы в течение не менее семи лет с налогового года, когда была подана декларация. IRS может проверить вашу декларацию, и вы можете внести поправки в свою декларацию, чтобы потребовать дополнительные кредиты на период, который варьируется от трех до семи лет с даты, когда вы впервые подали. (Эти временные рамки известны как «периоды давности».) Но рекомендуется использовать семь лет в качестве ориентира для хранения этих документов.

Если вы вообще не подадите налоговую декларацию, Налоговое управление США может в любое время заняться вашим бизнесом.

Примеры подтверждающих документов включают:

• отчеты о прибылях и убытках (P&L)
• финансовая отчетность
• контрольные регистры
• гроссбухи
• товарные чеки
• отчеты о расходах и
• накладная.

Как долго вы должны хранить налоговую отчетность?

Налоговое управление США предлагает хранить данные о налоге на заработную плату как минимум в течение четырех лет после того, как налог подлежит уплате или был уплачен, в зависимости от того, что наступит позже. Отчеты по налогу на работу включают:

• имена сотрудников, адреса, номера социального страхования, даты работы и род занятий
• заработная плата, аннуитеты и пенсии, выплачиваемые работникам с датами выплаты
• удержанный налог, включая FICA и Medicare
• записи о выплаченных чаевых и дополнительных льготах, если это применимо к вашему бизнесу, и
• 1099 документов для независимых подрядчиков.

Как долго следует хранить записи о бизнес-активах?

Владельцы бизнеса обычно вычитают стоимость имущества и оборудования, которые используются для бизнеса, что уменьшает их налоговые счета. Владельцы также могут требовать вычетов на амортизацию имущества или оборудования или амортизировать такие расходы, как плата за франшизу. (Амортизация — это расчет снижения стоимости материального актива с течением времени. Амортизация относится к аналогичному расчету, когда актив не является материальным.) Поскольку эти типы записей обычно являются частью вашей налоговой декларации, вы должны следовать тем же правилам для налоговые декларации, считая год, когда вы распорядились имуществом, началом срока исковой давности. В этих записях храните документы на собственность и право собственности на транспортные средства.

Когда вы продаете одну коммерческую недвижимость и покупаете другую на бирже, например, на бирже 1031, вы захотите сохранить записи о собственности, которую вы продали, а также о собственности, которую вы приобрели, до тех пор, пока не истечет срок исковой давности для новой собственности. .

Как долго следует хранить файлы отдела кадров?

В зависимости от вашего бизнеса и штата, в котором вы находитесь, у вас может быть много типов кадровых документов, подпадающих под юрисдикцию различных государственных органов.

Как правило, вам необходимо хранить наиболее распространенные типы форм и документов, таких как записи о приеме на работу и заявлении о приеме на работу, документы об отпуске по семейным обстоятельствам, аттестации и документы о выборах пособий, в течение трех-пяти лет, в зависимости от записи и штата. где находится ваш бизнес.

Сведения о компенсации работникам. Требования и законы в отношении хранения записей о сотрудниках, получивших травмы на рабочем месте, различаются в зависимости от штата, и вам следует обратиться в ответственное государственное учреждение за инструкциями по ведению этих записей. На федеральном уровне Управление по охране труда и технике безопасности (OSHA) требует, чтобы предприятия хранили записи о производственных травмах в течение пяти лет.

Заявления о дискриминации. Требования к заявлениям о дискриминации также различаются в зависимости от штата и типа дискриминации (возраст, пол, раса, инвалидность и т. д.). Федеральные агентства, включая Комиссию по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) и Министерство труда США, также имеют Требования к ведению учета заявлений о дискриминации.

Пенсионные и пенсионные планы работников. Пенсионные и пенсионные планы могут подпадать под действие правил IRS и Закона о пенсионном обеспечении сотрудников (ERISA). Вы можете захотеть вести постоянный учет сотрудников, получающих пенсионные выплаты или пособия по пенсионному плану в рамках плана вашей компании, чтобы защитить себя, если сотрудник подаст заявление через много лет после выхода на пенсию.

Какие записи следует хранить постоянно?

В дополнение к документам о пенсионном и пенсионном планах постоянно храните документы о создании бизнеса, корпоративные уставы, годовые отчеты, протоколы собраний акционеров, лицензии и разрешения на ведение бизнеса, чтобы помочь объяснить потенциальным покупателям, кредиторам и другим лицам действия и решения, которые вы принимаете. сделано во время ведения вашего бизнеса.

Ваш идентификационный номер работодателя (EIN) или идентификационный номер налогоплательщика подобен номеру социального страхования. Он никогда не может быть передан другому бизнесу, и вы должны сохранить его навсегда, даже если вы больше не ведете свой бизнес.

Если у вас есть страховой полис, основанный на происшествии, вы захотите сохранить его на неопределенный срок. Полисы, основанные на происшествии, обеспечивают страхование до тех пор, пока полис действовал на дату, когда произошло событие, послужившее основанием для претензии. Если вы обнаружите ущерб или другие убытки после того, как отказались от полиса или изменили его, страховое покрытие остается в силе. (В отличие от этого, полис «подана заявка» распространяется на вас только в том случае, если полис действует на момент подачи претензии.)

Какие еще документы вы должны хранить?

Среди прочих документов у вас также могут быть договоры об аренде коммерческих помещений, страховые полисы и отчеты о бизнес-кредитах. Арендные и страховые полисы могут быть использованы, чтобы помочь вашей позиции на переговорах, когда придет время продлевать контракт, и вы захотите сохранить их до тех пор, пока они не будут заменены.

Вы должны сохранить документы об аренде и бизнес-кредите, которые относятся к налоговым вычетам за семилетний период, описанный ранее. Ведите учет удовлетворенных кредитов также в течение семи лет.

Вам не нужно хранить выписки по банковским счетам и кредитным картам дольше года, если только они не содержат записей, которые вы используете для подачи налоговой декларации. Если они это сделают, следуйте правилам для налоговых документов, которые обсуждались ранее.

Что насчет электронных записей?

В сегодняшнюю цифровую эпоху как бумажные, так и электронные записи являются приемлемыми формами документации. Однако убедитесь, что записи, которые вы отсканировали в компьютерные файлы, разборчивы.

Налоговое управление США рекомендует создавать резервные копии бумажных документов в электронном виде на случай наводнения, пожара или другого стихийного бедствия. Выберите метод электронного хранения — на вашем компьютере, в облаке, на флэш-накопителе или внешнем жестком диске — который обеспечивает максимальную безопасность и защиту от кражи личных данных. Убедитесь, что ваш компьютер защищен паролем, и рассмотрите возможность использования программы шифрования, такой как Microsoft BitLocker, Apple FileVault или сторонней программы.