Правила делопроизводства и документооборота: ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2023. Оформление документации по ГОСТ р 7.0.97-2016

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2023. Оформление документации по ГОСТ р 7.0.97-2016

Гончарова Алина Юрист

13 мая 2021

167079

Распечатать

Поделиться

Размер шрифта:

ГОСТ по оформлению документов в 2023 году — это свод правил, на основании которых составляют организационно-распорядительные бумаги. 

Содержание

Порядок оформления деловой документации утвержден отдельным Госстандартом России: статус ГОСТа р 7.0.97-2016 на 2023 год не изменился, он продолжает действовать и в этом отчетном периоде. К базовому нормативу Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по его применению. Обратите внимание, что 24.12.2020 Росархив утвердил новые методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в госорганах и органах местного самоуправления.

Об обновленном стандарте документооборота

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2018 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2023 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ссылается на два документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» Р 7.0.8 от 17.10.2013 и «Управление документами» Р ИСО 15489-1-2019. Кроме обновленных правил работы с документацией, новые требования к делопроизводству с 2021 г. включают приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

С 2020 года действуют новые сроки хранения организационной документации. Они утверждены приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. В нормативе приводится перечень типовых документов по направлениям деятельности в организации и период их хранения. Данная информация будет крайне актуальна при формировании новой номенклатуры.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Основные новшества

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2023 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Стандарт отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Порядок оформления документов

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2023 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2023 году:

1. Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
2. Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см (Приказ 244-ст от 14.05.2018).
3. Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Например, оформление приказа по ГОСТу в 2023 г. выглядит так:

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2023 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

• надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа;
• ФИО его владельца;
• срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Какие реквизиты поменялись

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Управление делопроизводством на предприятии

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: типовой инструкцией по делопроизводству, правилами хранения документации и ведения архива, номенклатурой дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

---

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать образец положения о документообороте в организации

Скачать образец оформления приказа по ГОСТу в 2023 году

Скачать образец оформления заявления по ГОСТу в 2023 году

Скачать образец инструкции по кадровому делопроизводству в 2023 году по новому ГОСТу

‘;}

Распечатать

Поделиться

Гончарова Алина Юрист

Юрист сайта «Правовед.

ру», автор научных статей по юриспруденции.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях

Подписаться

Правила делопроизводства для федеральных органов и не только. Электронные технологии

Автор: С.Л. Кузнецов, к. и. н.

• Нормативно-правовая основа перехода к электронным документам
• Изменения в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
• Мероприятия в рамках Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот

В 2009 г., с выходом Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», мы впервые получили документ, определяющий порядок делопроизводства и принятый на таком высоком уровне. Ранее порядок делопроизводства определялся Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России.

А с 2009 г. порядок делопроизводства стал определяться постановлением правительства, что говорит о повышении внимания государства к этому вопросу.

Кроме того, в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ было закреплено положение, что «Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти» (ст.11 п.2). Таким образом, закон автоматически распространяет правила, устанавливаемые для федеральных органов исполнительной власти на все государственные организации и органы местного самоуправления. Хотя негосударственные, коммерческие организации не обязаны руководствоваться правилами, установленными для государственных органов, как и государственными стандартами, носящими рекомендательный характер.

Но традиционно большинство крупных и средних организаций и предприятий ориентируется в постановке делопроизводства на устанавливаемые государством правила.

В 2009 г. в Правилах делопроизводства появился отдельный раздел, посвященный работе с электронными документами – «Раздел VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». Но в связи с поставленной руководством страны задачей перехода к электронному делопроизводству и документообороту в государственном масштабе в Плане мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот, утвержденному распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, первым же пунктом было предусмотрено «Внесение изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (срок – апрель 2011 г.).

В соответствии с указанным распоряжением Федеральным архивным агентством были подготовлены согласованные с Минэкономразвития России и Минкомсвязи России предложения по внесению изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и, наконец, 7 сентября 2011 г. появляется Постановление Правительства РФ № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Почти все изменения, вносимые этим Постановлением Правительства РФ в Правила делопроизводства, связаны с переходом к электронным документам.

В соответствии с п. 4 «Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот» все федеральные органы исполнительной власти в шестимесячный срок с момента выхода новой редакции правил, т.е. до 7 марта 2012 г., должны привести свои Инструкции по делопроизводству в соответствие с новой редакцией Правил, а в соответствии со ст. 11 (п.2) Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» то же самое должны сделать и другие государственные организации, и органы местного самоуправления.

Итак, какие же изменения произошли в правилах делопроизводства?

Переход к электронным документам только начинается и значительная часть документов, циркулирующих в системах электронного делопроизводства и документооборота (СЭД) – это электронные образы (копии) документов, полученные в результате сканирования оригиналов на бумаге.

И если в Правилах 2009 г. речь шла только об электронных документах, то в новой редакции появляется понятие электронного образа документа. Пункт 37 Правил гласит, что «в федеральном органе исполнительной власти создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота».

• Соответственно, появляются новые понятия:
• Сканирование документа – «получение электронного образа документа»
• Электронный образ документа – «электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе».

Современные системы автоматизации делопроизводства принято называть системами электронного документооборота. Это не совсем корректно, т.к. документооборот – более узкое понятие, охватывающее только процесс движения документа, с момента поступления в организацию или создания и до отправки или исполнения и помещения документа в дело, а системы СЭД автоматизируют и другие делопроизводственные операции, включая регистрацию документов, контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение.

Но производителями систем СЭД традиционно используется термин «системы электронного документооборота». Поэтому в Правила добавляются еще два понятия:

— «электронный документооборот» — документооборот с применением информационной системы и

— «система электронного документооборота» — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

В Правилах отсутствует ключевое понятие – «электронный документ», но дана отсылка, что другие понятия, используемые в Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве. Это значит, что мы можем воспользоваться определением понятия «электронный документ», внесенном Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ в уже упоминавшийся Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

«электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Обратите внимание, что понятие «электронный документ» не подразумевает обязательность использования электронной подписи.

Официальные документы печатаются на бланках, и документы, готовящиеся на компьютере, как правило, предусматривали, что при их выводе на печать будут использоваться типографски отпечатанные бланки, в документах предусматривались соответствующие отступы. Новая редакция Правил предусматривает, что бланки хранятся в компьютерных системах и выводятся на печать вместе с документом. Но в автоматизированных системах используются не только бланки в электронной форме, но и шаблоны для типовых управленческих ситуаций, то есть бланки с включенным в них типовым (трафаретным) текстом с пропусками для внесения переменной информации. В связи с требованием к федеральным органам исполнительной власти перейти на электронный документооборот в Правила вносится положение, что «При подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов».

Формы бланков утверждаются руководителем организации. При использовании электронных шаблонов их тоже должен утвердить руководитель. Поэтому в пункт 8 Правил были добавлены слова об электронных шаблонах: «Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов федерального органа исполнительной власти утверждаются руководителем этого федерального органа исполнительной власти».

В Правилах, принятых в 2009 г., много нареканий вызывали наименования отдельных реквизитов, не соответствовавшие устоявшимся названиям реквизитов, закрепленных в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», тем более, что эти же реквизиты были и в предыдущих версиях стандарта¹. Поэтому в новой редакции Правил делопроизводства названия некоторых реквизитов были откорректированы. Так, вместо реквизита «должность лица, подписавшего документ», появился реквизит «должность лица — автора документа». Тут надо понимать, что суть реквизита не изменилась. Автором документа считается лицо, подписавшее документ, а не исполнитель, который готовил текст документа и указанный в соответствующем реквизите.

В реквизит «наименование документа» добавлено понятие аннотации. Теперь реквизит звучит так: «л) наименование либо аннотация документа». Соответственно, изменилось наименование реквизита в приложении к Правилам. Тут под наименованием документа понимается привычный реквизит «заголовок к тексту» — реквизит 18 по ГОСТ Р 6.30-2003. Но в Правилах его назвали «наименованием», что часто путает работников службы ДОУ. А так как теперь речь идет об автоматизированных системах, и данный реквизит не столько заголовок в самом документе, сколько поле в регистрационной карточке, которое может содержать как привычный заголовок документа, так и его краткую аннотацию, то соответствующее изменение было внесено в Правила.

В 2009 г. в Правила не был включен реквизит 29 по ГОСТ Р 6.30-2003 – «отметка о поступлении документа в организацию». В новой редакции этот реквизит добавлен: «отметка о поступлении документа».

Регистрация поступивших документов должна осуществляться службой ДОУ в день поступления документа. Однако в Правила 2009 г. были добавлены слова «как правило», допускающие нарушение этого положения. В новой редакции Правил эти слова убрали и теперь, как и раньше, документ должен быть зарегистрирован в день поступления, без каких-либо исключений.

Добавлена ссылка на утверждаемый руководителем регламент по работе с обращениями граждан, который должен быть в каждом федеральном органе исполнительной власти. Именно указанный документ определяет порядок работы с обращениями граждан, включая их регистрацию и формирование в дела.

Наиболее кардинальной правке подвергся, как и можно было предположить, раздел VI, посвященный работе с электронными документами. Что тут представляет наибольший интерес?

Во-первых, закреплено положение, что работа с электронными документами ведется по тем же правилам, которые установлены для документов на бумажном носителе.

Во-вторых, зафиксировано разделение на две категории документов, циркулирующих в системах электронного документооборота – электронные документы и электронные образы документов.

Предусмотрен порядок заверения отправляемых в электронном виде документов электронной подписью. Т.е. если раньше электронная подпись всегда была у конкретного физического (должностного) лица, то теперь, с принятием Федерального закона «Об электронной подписи», возникает понятие подписи организации, отправляющей документ. Эта подпись проставляется автоматически системой электронного делопроизводства (СЭД) и заверяет подлинность отправляемого документа. Для получателя электронного документа наличие такой подписи дает уверенность, что документ получен именно от той организации, которая указана как отправитель документа.

Пункт 39 правил позволяет не использовать электронную подпись при внутреннем документообороте – например, при согласовании документов. Это существенно упрощает развертывание систем СЭД, т. к. в этом случае электронная подпись должна быть только у руководящих сотрудников, подписывающих исходящие из организации документы, а рядовые сотрудники используют упрощенные методы идентификации – например, ввод пароля.

В соответствии с распоряжениями Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р и от 17.03.2011 № 442-р Федеральным архивным агентством были выпущены «Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов». И последние месяцы активно идет процесс согласования Росархивом соответствующих Перечней, подготовленных федеральными органами. Эта работа нашла свое отражение в п. 40 новых Правил.

Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 02.09.2011 № 221 утверждены «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен» (зарегистрированы Минюстом РФ 15. 11.2011). Другими словами, это общие требования к работе ведомственных СЭД. Теперь в Правила включена отсылка на указанные Требования (п. 41).

Поступающие в организацию документы на бумаге сканируются службой ДОУ для использования в системе СЭД. При этом в новых Правилах на службу ДОУ возлагается обязанность по сличению отсканированного образа с оригиналом документа. На первый взгляд, это кажется излишним – отсканированный образ идентичен оригиналу. Однако в отдельных, хотя и довольно редких случаях могут быть проблемы: например, неравномерно напечатанный текст плохо отсканировался, страницы в многостраничном документе слиплись и т.п.

Хотя, в принципе, электронные документы могут и в перспективе обязательно будут иметь сроки ведомственного хранения, отличные от традиционных бумажных документов, но поскольку этот вопрос еще не решен, то Правила предусматривают сроки хранения электронных документов в соответствии со сроками, установленными «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 25. 08.2010 № 558.

Задача перехода на электронным документы решается во всем мире, это показал и опубликованный 28 ноября 2011 г. меморандум Президента США Барака Обамы «Управление государственным документами»², адресованный руководителям федеральных органов исполнительной власти и посвященный необходимости перехода к электронным документам.

Новая редакция Правил делопроизводства направлена на решение тех же задач и с учетом внимания, уделяемого вопросам автоматизации работы госаппарата руководством страны можно ожидать, что наступивший 2012 г. станет годом существенных подвижек в переходе к электронному документообороту и автоматизации делопроизводства в масштабах страны.

________________________________________

1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3. ГОСТ 6.39-72 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4.  http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2011/11/28/presidential-memorandum-managing-government-records

Как долго вы должны хранить документы?

Старт

Все, что вам нужно знать, чтобы начать свой собственный бизнес. От бизнес-идей до изучения конкурентов.

• Бизнес-идеи
• Стратегия
• Запускать

Развитие

Наш лучший экспертный совет о том, как развивать свой бизнес — от привлечения новых клиентов до поддержания удовлетворенности существующих клиентов и наличия капитала для этого.

• Продажи
• Клиенты
• Маркетинг
• Процветать

Старт » Стратегии

Вы понимаете правила хранения деловой документации? Вот что вам нужно знать.

Автор: Джессика Эллиотт , Автор

Пока не уничтожайте эти документы! Во многих федеральных законах и законах штатов указаны конкретные сроки хранения записей. — Getty Images/dpVUE.images

Как владелец бизнеса, вы, вероятно, храните различные документы, такие как налоговые декларации, кадровые записи и банковские выписки. К сожалению, не существует постоянного правила хранения, применимого ко всем типам записей, а это означает, что вам необходимо классифицировать файлы и создать политику хранения документов (DRP).

После того, как вы узнали, какие типы записей у вас есть, пришло время выяснить, как долго хранить налоговые декларации, отчеты и другие документы. Ниже мы рассмотрим юридические требования и рекомендации по хранению документов, не подпадающие под действие федеральных законов или законов штата.

Федеральные правила хранения документации: Кто регулирует ведение документации?

Некоторые федеральные агентства предъявляют требования к хранению документов. Рекомендации могут различаться в зависимости от вашей отрасли и обстоятельств. Важно понимать, какие категории относятся к вашей компании, чтобы знать, какие документы нужно хранить.

Как правило, следующие законы, акты и агентства требуют хранения документации:

• Налоговая служба (IRS).
• Федеральный закон о страховых взносах (FICA).
• Закон об американцах с ограниченными возможностями (ADA).
• Закон о дискриминации по возрасту при приеме на работу (ADEA).
• Закон о безопасности и гигиене труда (OSHA).
• Закон о пенсионном обеспечении и гарантированном доходе работников (ERISA).
• Закон о гражданских правах 1964 года.
• Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA).
• Закон об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA).
• Комиссия по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве (EEOC).
• Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA).
• Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA).

Правительство вашего штата и местного самоуправления могут иметь более строгие правила. Некоторые внешние агентства, такие как Совет по стандартам безопасности индустрии платежных карт (PCI SSC), требуют от компаний хранить документы для соответствия требованиям PCI.

Как долго я должен хранить деловые документы?

Правила хранения документов обычно требуют, чтобы предприятия хранили записи в течение одного, трех или семи лет. В некоторых случаях вам нужно будет хранить записи вечно. Если вы не знаете, что оставить, а что уничтожить, ваш бухгалтер, юрист и государственный учетный орган могут дать рекомендации.

Некоторые федеральные агентства предъявляют требования к хранению документов. рекомендации могут различаться в зависимости от вашей отрасли и обстоятельств.

Используйте следующую информацию для определения политики хранения документов:

• Юридические документы: записи, дела, патенты и регистрации товарных знаков, имущество оценки, документы о продаже и другие записи о праве собственности на неопределенный срок.
• Федеральные налоговые декларации: По данным IRS, налоговые декларации должны храниться от трех до семи лет, в зависимости от ситуация. Но, если вы не подаете декларацию, IRS рекомендует сохранить «запись на неопределенный срок». Сохраняйте федеральные налоговые декларации, включая налог на заработную плату записей, в течение семи лет, чтобы оставаться в безопасности.
• Личные записи: См. федеральные правила хранения документации для точной разбивки требований. Например, документы относительно воздействия вредных агентов должны храниться в течение 30 лет после занятость заканчивается. Напротив, вы должны хранить формы несчастных случаев OSHA для через пять лет после инцидента.
• Информация о заработной плате: FLSA требует от работодателей вести учет заработной платы «не менее трех лет». Кроме того, все компании, на которые распространяется федеральное антидискриминационное законодательство должны сохранять записи, отражающие ваши доводы в пользу «выплаты различной заработной платы». работникам противоположного пола в одном и том же учреждении».
• Бухгалтерские документы: Сохраняйте все бухгалтерские документы малого бизнеса, применимые к вашим налогам, включая графики амортизации и финансовые отчеты на конец года, в течение как минимум семи лет. Ваш дипломированный бухгалтер (CPA) может порекомендовать хранить бухгалтерские записи на неопределенный срок.
• Страхование, разрешения и лицензии: Сохраняйте все разрешения, лицензии и страховые полисы до тех пор, пока не получите замену просроченным.
• Банковские выписки: Все коммерческие банковские операции, кредитные карты и инвестиционные отчеты, а также погашенные чеки должны храниться в течение семи дней. лет, возможно, дольше, в зависимости от вашего бизнеса или налоговых обстоятельств.
• Записи о приеме на работу: Храните объявления о вакансиях, заявления и резюме не менее одного года.

[Подробнее: Краткое руководство по управлению, защите и хранению данных ]

Каковы передовые методы хранения документов?

После того, как вы ознакомились с федеральными правилами и графиком хранения документов вашего штата, у вас могут остаться записи, в которых вы не уверены. В этом случае хорошим ориентиром является Единый закон о сохранении личных деловых записей (UPPBRA).

Некоторые штаты, в том числе Техас, Иллинойс и Северная Дакота, приняли этот стандарт. В нем говорится, что предприятия должны хранить записи, на которые не распространяются установленные законом сроки хранения, не менее трех лет.

Следующие шаги: создание политики хранения документов

Организация физического и облачного хранилища наряду с разработкой DRP — лучший способ обеспечить соответствие вашей организации стандартам ведения документации. Внимательно изучите все рекомендации и составьте план, который легко реализовать и придерживаться.

CO— стремится вдохновить вас от ведущих уважаемые специалисты. Однако, прежде чем принимать какое-либо деловое решение, вы следует проконсультироваться со специалистом, который может дать вам совет на основе вашего индивидуальная ситуация.

Подпишитесь на нас в Instagram, чтобы узнать больше советов экспертов и историй владельцев бизнеса.

Чтобы быть в курсе всех новостей, влияющих на ваш малый бизнес, перейдите сюда для всех наших последних новостей и обновлений малого бизнеса.

CO — стремится помочь вам начать, управлять и развивать свой малый бизнес. Узнайте больше о преимуществах членства малого бизнеса в Торговой палате США здесь.

Подпишитесь на нашу рассылку, Midnight Oil

Деловые советы экспертов, новости и тенденции, доставляемые еженедельно

Регистрируясь, вы соглашаетесь с CO— Политика конфиденциальности. Вы можете отказаться в любое время.

Опубликовано 7 октября 2021 г.

Дополнительные бизнес-стратегии

Продолжая пользоваться нашим веб-сайтом, вы соглашаетесь на использование нами файлов cookie для статистических целей и целей персонализации. Узнать больше

Файлы и другие общие часто задаваемые вопросы

Перейти к основному содержанию

ГОССЕКРЕТАРЬ ТЕХАСА БУДЕТ ЗАКРЫТ В ПЯТНИЦУ, 7 АПРЕЛЯ, В СВЯЗИ С ПЯТНИЦЕЙ. ДЕТАЛИ ЗАКРЫТИЯ ПРАЗДНИКА.

Уведомление о выборах: 6 апреля 2023 г. — последний день регистрации для участия в Единых выборах 6 мая 2023 г.

Найдите это:

• Создание компаний в Техасе
• Поправки и исправления
• Заявки на имя
• Слияния и преобразования
• Прекращение и восстановление
• Иностранные или находящиеся за пределами штата организации
• Некоммерческие организации
• Управление и собственность
• Зарегистрированные агенты
• Ассоциация владельцев домов или собственности.
• Код коммерческих организаций
• Регистрация и другие общие вопросы
• SOSDirect
• Товарные знаки
• Служба технологической информации

Ответы на часто задаваемые вопросы предоставляются в информационных целях и не предназначены для предоставления юридической консультации или замены консультации адвоката. Если у вас есть конкретные юридические вопросы, проконсультируйтесь с вашим адвокатом.

• Подписание документов
• Подача документов
• Сборы и оплата
• Копии и сертификаты

Подписание документов

1. Кто может подписать документ, поданный секретарю штата в соответствии с Кодексом деловых организаций Техаса (BOC)?
2. Как должны быть подписаны мои документы? Имеет ли значение форма подписи?
3. Нужно ли нотариально заверять подпись на моем документе?

1. Кто может подписать документ, поданный государственному секретарю в соответствии с Кодексом деловых организаций Техаса (BOC)?

   Кто может подписывать документ, поданный государственному секретарю, зависит от типа юридического лица, будь то внутреннее или иностранное юридическое лицо, а также от типа документа. Для юридических лиц Техаса используйте таблицу ниже. Для других типов юридических лиц см. информацию после таблицы внутренних юридических лиц.

   Уполномоченные лица, подписывающие документы для местных организаций подачи заявок.   Инструкции для таблицы: выберите тип объекта вверху и тип документа слева. Ячейка, в которой совпадают два варианта, содержит ответ на вопрос, кто может подписать документ. Например, свидетельство о создании некоммерческой корпорации должно быть подписано каждым организатором.

   		Внутреннее юридическое лицо
   		Корпорация (коммерческий, некоммерческий, профессиональный)	Товарищество с ограниченной ответственностью	ООО/АОО	Профессиональная ассоциация	Кооперативное объединение
   	Формирование	Каждый органайзер (БК § 3. 004)	Каждый генеральный партнер (БК § 3.004)	Каждый органайзер (БК § 3.004)	Каждый член (BOC § 3.015(a)(1))	Каждый органайзер (БК § 3.004)
   	Исправление (BOC § 4.101)	Лицо, уполномоченное подписывать исправляемый документ
   	Amendment Change of registered agent by entity Merger * Conversion Termination Reinstatement after termination for non-tax reasons	Офицер (BOC §§ 20. 001, 303.001)	Генеральный партнер(ы)  (BOC §§ 153.052, 153.553)	Уполномоченный сотрудник, менеджер или член (BOC § 101.0515)	Офицер (BOC §§ 302.001, 20.001)	Уполномоченный сотрудник (BOC §§ 251.002, 251.052, 20.001)
   	Восстановление на работе после конфискации налогов (Налоговый кодекс § 171.313)	Акционер, директор или должностное лицо на момент конфискации	Любой партнер на момент конфискации	Сотрудник, менеджер или участник на момент конфискации	Член, должностное лицо или директор на момент конфискации	Н/Д

   * Сертификат о слиянии может потребовать подписи представителя каждой стороны слияния.

   Регистрация товарищества с ограниченной ответственностью и другие документы LLP. Должно быть подписано большинством участников или по крайней мере одним партнером, уполномоченным большинством участников, за исключением того, что заявление товарищества с ограниченной ответственностью о преобразовании в товарищество с ограниченной ответственностью или отзыве регистрации должно быть подписано хотя бы одним генеральным партнером. BOC §§ 152.802, 152.905, 153.352.

   Заявления зарегистрированного агента , включая изменение зарегистрированного агента, поданное зарегистрированным агентом, отказ в назначении в качестве зарегистрированного агента или отставка зарегистрированного агента. Должен быть подписан лицом, указанным в качестве зарегистрированного агента. BOC §§ 4.001, 5.203, 5.205.

   Уполномоченные лица, подписывающие документы иностранных организаций (кроме LLP). Уполномоченные подписывающие лица определяются в соответствии с законодательством юрисдикции образования.

2. Как должны быть подписаны мои документы? Имеет ли значение форма подписи?

   Канцелярия государственного секретаря является регистрационным отделом министерства и не может помочь вам определить подходящий формат подписи для вашей ситуации, но следующая общая информация может оказаться полезной. Лицо, подписывающее от своего имени, например, индивидуальный предприниматель, может просто поставить свою подпись и ввести или написать свое имя ниже:

   Подписание от имени объекта требует большей осторожности. Физические лица несут личную ответственность за контракты в зависимости от того, как они их подписали. Блок подписи должен четко указывать, в каком качестве лицо подписывает. В формах государственного секретаря при подписании от имени организации укажите название организации в поле «Кем».

3. Нужно ли нотариально заверять подпись на моем документе?

   В большинстве случаев документы, представляемые секретарю штата для подачи, не требуют нотариального заверения. Кодекс коммерческих организаций (BOC) не требует нотариального заверения подписей на документах для подачи документов. Однако документы, регулируемые кодексами или законами, отличными от BOC, могут нуждаться в нотариальном заверении. Например, каждый организатор юридического лица, созданного в соответствии с определенными частями Кодекса местного самоуправления, должен подписать и проверить учредительный документ. Верификация — это формальная клятва или подтверждение истинности заявлений в документе перед нотариусом или другим лицом, уполномоченным приводить к присяге. Если вы подаете документ для организации, созданной в соответствии с кодексом или законом, отличным от BOC, вам следует проверить требования этого кодекса или закона, чтобы определить, требуется ли нотариальное заверение документа.

   Также обратите внимание, что хотя сертификаты вымышленного имени, подаваемые секретарю округа, должны быть нотариально заверены, сертификаты вымышленного имени, подаваемые секретарю штата, не требуют нотариального заверения.

Подача документов

1. Как подать документы государственному секретарю для подачи?
2. Требует ли госсекретарь «оригинал» документа, содержащего подпись мокрыми чернилами?
3. Каково нормальное время обработки документов? Доступно ли ускоренное обслуживание?
4. Могу ли я подать сейчас и сделать мою регистрацию в силе в более поздние дату и/или время?

1. Как подать документы государственному секретарю для подачи?

   Заявки могут быть поданы следующими способами. Если заявка подается с дополнительной копией, после подачи дополнительная копия будет проштампована и возвращена заявителю с подтверждением подачи. Не забудьте приложить к документам оплату.

2. Требуется ли госсекретарю «оригинал» документа, содержащего подпись мокрыми чернилами?

   Подпись влажными чернилами не требуется. Принимаются копии и документы с электронной подписью.

3. Каково обычное время обработки документов? Доступно ли ускоренное обслуживание?

   Офис обычно обрабатывает неотправленные документы в течение 5-7 рабочих дней. Ускоренное обслуживание доступно за дополнительную плату в размере 25 долларов США за документ, и ускоренные документы обычно обрабатываются в конце рабочего дня в первый рабочий день после даты получения. Обратите внимание, что эти временные рамки являются приблизительными и могут быть изменены в зависимости от персонала, ресурсов и рабочей нагрузки. ПРИМЕЧАНИЕ. В связи с повышенным спросом на услуги SOS неотправленные по почте или факсу документы обрабатываются в течение 70-72 рабочих дней. Ускоренные документы, отправленные по почте или факсу, обрабатываются в течение 12-14 рабочих дней. Электронные документы, отправленные через SOSUpload, обрабатываются в течение 13-15 рабочих дней. Электронные документы, отправленные через SOSDirect, обрабатываются в течение 10-12 рабочих дней .

4. Могу ли я подать сейчас и сделать мою регистрацию в силе в более поздние дату и/или время?

   Некоторые документы могут вступить в силу на дату и/или время после даты получения. Отложенная дата вступления в силу может быть не более (90) дней с даты подписания документа. Время также может быть указано вместе с отсроченной датой вступления в силу; однако время не может быть указано как полночь, полдень, 00:00 или 12:00. Предоставленное время всегда будет вводиться в нашу компьютерную систему с использованием центрального времени, даже если в документе указано время из другого часового пояса.

   Там, где это разрешено, формы госсекретаря объясняют отсрочку вступления в силу более подробно. Положение об отсрочке вступления в силу должно быть указано в документе; инструкций, касающихся эффективности в сопроводительном письме, недостаточно.

   Отложенное вступление в силу не разрешено для:

   1. резервирование имени,
   2. регистрация имени,
   3. заявление о событии или регистрация фактов, или
   4. свидетельство о ликвидации.

   Кроме того, в Главе 71 Торгово-промышленного кодекса отсутствует положение об отсрочке вступления в силу сертификатов на вымышленное имя или об отказе от сертификата на вымышленное имя.

Сборы и платежи

1. Какова плата за подачу моей заявки?
2. Какие способы оплаты доступны? Кому я выписываю свой чек?
3. Могу ли я попросить вас выставить мне счет за регистрационные пошлины или оплатить в рассрочку?

1. Какова плата за подачу моей заявки?

   Кодекс деловых организаций Техаса устанавливает обязательные сборы за подачу документов. Сборы за подачу документов государственному секретарю можно увидеть в нашей таблице сборов.

2. Какие способы оплаты доступны? Кому я выписываю свой чек?

   Взносы могут быть оплачены:
   • Чек или денежный перевод на имя государственного секретаря через американский банк или финансовое учреждение
   • Кредитная карта (American Express, Discover, MasterCard или Visa. При оплате кредитной картой взимается дополнительная установленная законом плата за удобство в размере 2,7% от взимаемой суммы.)
   • Дебетовая карта LegalEaseSM
   • Клиентский счет с предоплатой
   • Наличные (только для подачи документов лично)

3. Могу ли я попросить вас выставить мне счет за регистрационные пошлины или оплатить в рассрочку?

   Нет. Ни один из этих вариантов недоступен, поскольку Кодекс деловых организаций Техаса требует оплаты всех сборов в качестве условия подачи. Мы не можем подать документ, пока не оплачены все сборы.

Копии и сертификаты

1. Как заказать копии или сертификаты у государственного секретаря?
2. Как мне получить сертификат, подтверждающий статус моей компании?
3. Когда я получу свой заказ?
4. Могу ли я получить сертификат в цвете вместо черно-белого?

1. Как заказать копии или сертификаты у государственного секретаря?

   
   Копии поданных документов или справки о фактах можно заказать:
   • Онлайн через SOSDirect
     Инструкция по заказу через SOSDirect
   • По телефону: (512) 463-5578
   • По электронной почте: corpcert@sos. texas.gov
   • По почте:
     Группа сертификации
     Государственный секретарь
     Почтовый ящик 13697
     Остин, Техас 78711-3697
     

2. Как мне получить сертификат, показывающий статус моей компании?

   Наш офис может выдать свидетельство о фактическом статусе, эквивалентное свидетельству о хорошем состоянии или свидетельству о существовании. Для получения информации о заказе Свидетельства о фактах — статус см. FAQ № 1 выше.

   Статус налогового счета франшизы можно получить у Контролера государственных счетов штата Техас. Вы также можете обратиться за помощью к контролеру по телефону (800) 252-1381.

3. Когда я получу свой заказ?

   Заказы SOSDirect: сертификаты фактов и заверенные копии документов с изображениями отправляются по электронной почте в течение двух часов. Вы можете распечатать простые копии документов с изображениями сразу на SOSDirect. Копии документов без изображений могут занять до трех рабочих дней. Инструкции по заказу на SOSDirect см. в FAQ №1. Мы не взимаем плату за ускорение заказов SOSDirect.

   Заказы, не размещенные на SOSDirect: Сертификаты фактов обрабатываются в течение одного рабочего дня для обычной обработки или двух часов для ускоренной обработки. Копии документов с изображениями обрабатываются в течение одного рабочего дня при обычной обработке или двух часов при ускоренной обработке. Копии документов без изображений могут занять до трех рабочих дней. Существует плата в размере 10 долларов США за ускоренную обработку каждого запроса сертификата факта или заверенной копии для заказов, размещенных не на SOSDirect.

4. Могу ли я получить сертификат в цвете вместо черно-белого?

   Нет. Оригиналы сертификатов, выданных государственным секретарем, генерируются в электронном виде. Следовательно, такие оригиналы сертификатов должны быть черно-белыми, без золотых или выпуклых печатей, и на них стоит электронная подпись указанного государственного секретаря.