Планирование бюджета организации: «Бюджетирование в компании и его использование при финансовом планировании» — Тренинговый Центр Галины на vc.ru

«Бюджетирование в компании и его использование при финансовом планировании» — Тренинговый Центр Галины на vc.ru

556 просмотров

1. Бюджетирование в компании

Бюджетирование – это процесс финансового планирования, подразумевающий создание общего бюджета предприятия с последующим распределением его на целевые нужды.

Невозможна слаженная работа организации, если в ней нет системы распределения финансов. Грамотно управлять ресурсами позволяет на предприятии бюджетирование, оценивая затраты и прибыль в каждой из отраслей.

Бюджетирование, это реальный документ – финансовый план организации. С учетом особенностей бизнеса и имеющихся финансовых активов, для каждого проекта составляется он индивидуально.

Задачи бюджетирования:

ﾷ выявить прибыльные и убыточные направления деятельности;

ﾷ оптимизировать расходы компании;

ﾷ поставить количественные цели работы;

ﾷ составить экономический прогноз;

ﾷ проанализировать показатели доходности на предприятии;

ﾷ выявить необходимость структурных изменений;

ﾷ проследить за эффективностью отделов и сотрудников.

Цель внедрения системы финансового планирования – оптимизация затрат. Предприятие с четким планом бюджета имеет возможность составить прогноз развития, предусмотреть возможные взлеты и падения. Политика компании становится более гибкой, а у руководства заранее готовы ответные действия на возможные экономические изменения.

1) Виды и функции бюджета

Обязательная характеристика бюджета – привязка к определенному периоду времени. По срокам финансовое планирование делится на виды:

ﾷ долгосрочное – постановка целей и распределение ресурсов организации на 5 лет;

ﾷ среднесрочное – формируется на срок от 1 до 5 лет;

ﾷ краткосрочное – управление бюджетом в текущий момент времени.

Базовые функции бюджетирования:

1. Планирование – поиск наиболее прибыльных путей распределения финансов;

2. Контроль за выполнением показателей. Анализ эффективности выбранного пути развития путем сравнения поставленных и достигнутых целей;

3. Оценка работы. Сопоставление планов и результатов по сегментам, отделам, сотрудникам;

4. Мотивация персонала. В плане бюджета прописаны показатели, к которым должны стремиться сотрудники, чтобы получить материальное вознаграждение;

5. Координация между отделами. Информационные потоки любой организации делятся на восходящие и нисходящие. Нисходящие – это сведения, которые руководство доводит до подразделений и сотрудников. Восходящие – данные, передаваемые от сотрудников низшего звена к вышестоящим структурным объединениям. Бюджетирование помогает наладить взаимодействие между подразделениями разного уровня.

6. Обучение сотрудников. Внедрение системы бюджетирования влечет за собой изменения в работе менеджеров. Для достижения целей сотрудникам необходимо тщательно изучить работу собственного подразделения, приобрести новые навыки и знания.

2) Достоинства и недостатки системы

Чтобы оценить перспективы развития компании после внедрения системы финансового планирования, стоит изучить ее плюсы и минусы.

Преимущества бюджетирования:

ﾷ служит инструментом контроля за выполнением планов;

ﾷ позволяет своевременно корректировать стратегию развития фирмы;

ﾷ дополнительно мотивирует персонал;

ﾷ позволяет анализировать эффективные и неэффективные управленческие решения прошлых периодов;

ﾷ способствует координации между подразделениями и сотрудниками.

Недостатки:

ﾷ высокие затраты при внедрении системы;

ﾷ невозможность предвидеть многие финансовые изменения;

ﾷ неподготовленность персонала;

ﾷ недостаточная мотивация сотрудников, ведущая к низкой производительности.

Эффективная система бюджетирования требует крупных временных и материальных затрат. Недостаточная квалификация сотрудников, ответственных за планирование, ведет к неверной расстановке целей. Как заниженные, так и завышенные плановые показатели демотивируют менеджеров.

3) Внедрение системы бюджетирования: этапы

Необходимо определиться в первую очередь с типом бюджетирования, который подойдет вашему предприятию. По типу решаемых задач бюджет делится на операционный и финансовый.

Операционный отражает движение средств по определенному направлению деятельности компании. Подразделяется на бюджет продаж, производства, материальных и трудовых затрат, хозяйственных, коммерческих и прочих расходов.

Финансовый бюджет составляется с учетом всех возможных источников прибыли компании и путей их последующего распределения.

Организация системы бюджетирования в крупной компании – многоступенчатый процесс. Внедрение финансового планирования включает в себя несколько этапов.

Формирование структуры

Для составления бюджетов и контроля их исполнения в организации образуют несколько центров финансовой ответственности (ЦФО). За каждым центром закрепляются определенные задачи и обязанности. Совокупность финансовых планов всех ЦФО образует общий бюджет предприятия. При необходимости ресурсы ЦФО могут быть объединены без дополнительных затрат на адаптацию средств.

В крупных компаниях назначают один ЦФО на каждый отдел, в мелких один центр может быть назначен основным для нескольких подразделений.

Примеры центров ответственности:

ﾷ Центр прибыли – контролирует баланс организации. Основная задача: проследить за тем, чтобы прибыль организации была выше, чем затраты на ее содержание;

ﾷ Центр реального дохода несет ответственность за прибыль от каждого подразделения фирмы;

ﾷ Центр контроля следит за соответствием реальных и планируемых показателей производительности, дохода и других;

ﾷ Центр логистики – создает оптимальную цепочку перемещения сотрудников, техники, продуктов компании;

ﾷ Центр инвестиций – распределение финансов между проектами. Одна из задач центра: повышение производительности отдела на основе вложенных средств.

Отдельная структурная единица – центр финансового учета (ЦФУ). Отдел следит за основными показателями расходов и доходов, выявляет причины, по которым компании пришлось понести затраты. Работа ЦФУ необходима для планирования будущих бюджетов организации с учетом возможных финансовых потерь.

Финансовая политика

Политика организации строится на основе финансово-экономического состояния компании. Если спланирована грамотно деятельность управляющих органов, все внутренние процессы компании способствуют достижению материальных и стратегических целей. Согласно выбранной политической схеме решаются вопросы финансового, налогового, управленческого учета.

Управленческие решения в большинстве современных компаний принимаются в ответ на какие-либо негативные изменения. Задача руководителя предприятия – разработать иную систему управления, основанную на анализе экономического состояния компании. Любые организационные действия должны соответствовать стратегическим целям предприятия, сформулированным в бюджетах.

Финансовая политика разрабатывается с целью решения задач:

ﾷ увеличение прибыли;

ﾷ обеспечение финансовой стабильности предприятия;

ﾷ поиск инвесторов;

ﾷ обеспечение прозрачности системы финансового учета как для собственников, так и для инвесторов.

Также компании необходима слаженная система учета по каждому из направлений деятельности. Производственная, оперативная и бухгалтерская документация должна соответствовать нормам, принятым при составлении бюджетов.

Подготовка информационной базы

На основе анализа реальных финансовых показателей составляется бюджеты и учетная документация. Чтобы составить представление о возможных затратах, нужно принять во внимание состояние рынка: емкость, соотношение предложения и спроса, покупательскую способность.

Источники для сбора актуальных данных:

ﾷ бухгалтерские отчеты;

ﾷ статистические данные;

ﾷ отчеты об аудиторских проверках;

ﾷ финансовые исследования экспертов;

ﾷ законодательные изменения в экономической сфере;

ﾷ опубликованные отчеты компаний-конкурентов.

Чтобы была эффективной система бюджетирования, необходимо брать за основу только данные из достоверных источников.

Составление бюджетов

Составление регламентов — завершающих этап подготовки к внедрению системы бюджетирования.

При составлении плана работы, специалисты приступают к составлению операционного и финансового бюджета на определенный срок. Как правило вы понимаете финансовое планирование на один календарный год вперед.

4) Подходы к составлению бюджета

Существует несколько методов финансового планирования.

«Снизу-вверх» – способ составления бюджета, при котором планирование начинается с меньших структурных элементов предприятия и заканчивается самыми крупными. Сначала составляется план бюджета для отдела, после – для подразделения, цеха, отрасли производства и всей компании.

Важно скоординировать работу при использовании подхода «снизу-вверх» между отделами так, чтобы каждый из них следовал тактическим целям компании. Недостаток способа: возможное занижение планов среди мелких подразделений. Руководители средних звеньев выставляют необъективные цели, чтобы создать ложное ощущение высокой производительности и получить вознаграждение.

«Сверху вниз» – подход, при котором бюджет составляет руководство компании, сводя к минимуму участие сотрудников низших звеньев. Этот метод проще, так как не требует согласования планов между уровнями. Недостаток: слабая мотивация сотрудников среднего и низшего звена.

Оптимальным способом финансового планирования является подход «снизу-вверх/сверху вниз», когда руководство устанавливает обобщенные планы развития, а подразделения готовят соответствующие бюджеты.

5) Автоматизация системы бюджетирования

Система бюджетирования, при которой финансовые планы предприятия представлены в электронном виде и связаны между собой, называется автоматизированной. Программное обеспечение в сжатые сроки составляет бюджеты, анализируя исходные данные. Достоинства автоматизированного планирования:

ﾷ исключает «человеческий фактор» – возможность случайной или намеренной ошибки при расчете целевых показателей;

ﾷ вычисления производятся на единой информационной платформе;

ﾷ стандартизация систем учета и управления;

ﾷ сокращение сроков формирования бюджетов;

ﾷ соблюдение структуры ЦФО.

Заранее нужно найти источник инвестиций для автоматизации бизнес-процессов, найти спонсора или ключевого клиента. При осуществлении проекта любые разногласия могут привести к увеличению сроков реализации или ее полному прекращению.

Выбор программного обеспечения и интеграция с уже действующими системами учета – задача IT-отдела. Чаще всего для расчетов используют программы на базе 1С или Microsoft Excel. При покупке техники компании ориентируется на финансовые возможности и совместимость с уже установленным оборудованием.

6) Как сделать систему эффективной

Лучший способ повысить производительность каждого структурного подразделения и снизить общие расходы –бюджетирование на предприятии.

Советы по оптимизации финансового планирования:

ﾷ обратитесь к профессионалам. Если на предприятии нет специалистов с необходимой квалификацией, воспользуйтесь услугами консалтинговых компаний;

ﾷ используйте программы автоматизации, чтоб сэкономить человеческие ресурсы компании и повысить точность расчетов;

ﾷ усовершенствуйте систему мотивации. При реализации схемы финансового планирования нельзя забывать о стимуляции персонала.

Управление финансами – непрерывный процесс, требующий постоянного контроля. Завершение одного бюджетного периода становится начальным этапом следующего. Система окажется эффективной только в том случае, если правильно спланирована и реализована.

ВЫВОД:

Финансовая структура раскрывает формирование прибыли предприятия. В ней определяются механизм формирования стоимости продукции, структура денежных потоков, логика получения результата. В организационной структуре отражены иерархия подразделений и порядок их подчиненности. Довольно часто она выстраивается исторически и искажает истинное положение дел в компании (бизнесе).

Когда разрабатывается финансовое бюджетирование, необходимо прежде всего брать за ориентир бизнес-модель компании. Сначала надо разобраться в цепочке формирования стоимости и бизнес-процессах, осуществляемых на предприятии. Определившись с этим, можно будет сформировать финансовую структуру, которая отобразит виды деятельности компании и определит центры, отвечающие за результативность показателей.

На больших предприятиях оперативный контроль осуществляется казначейством. В его обязанности входит контролировать финансовое бюджетирование, отслеживать заявки и затраты, принимать решения относительно запросов структурных подразделений. Если организация небольшая, то этим может заниматься менеджер по финансам. Формальным критерием распределения финансовых средств могут стать установленные лимиты.

При применение системы распределения финансов возможно слажена работа организации.

Применяйте бюджетирование в компании, управляйте ресурсами грамотно оцените затраты и прибыль в каждой из отраслей!

Обзор бюджетного планирования — Finance | Dynamics 365

• Статья
• 03/08/2023

В этой статье описывается планирование бюджета. В нем приводятся сведения, которые могут помочь конфигурации бюджетного планирования и настройке процессов бюджетного планирования.

Обзор планирования бюджета

Организации могут конфигурировать планирование бюджета, а затем настроить процессы планирования бюджета в соответствии с политиками, процедурами и требованиями по подготовке бюджета, принятыми в их организации. Понимая принципы и терминологию, которые использованы в Microsoft Dynamics 365 Finance, вы сможете легче и эффективнее реализовать планирование бюджета в вашей организации.

Ключевые термины

• Процессы планирования бюджета — Процессы планирования бюджета определяют, как бюджетные планы можно обновить, направить, просмотреть и утвердить в иерархии бюджетной организации. Процесс планирования бюджета связан с бюджетным циклом и организацией через юридическое лицо.
• Бюджетные планы — бюджетные планы содержат бюджетные данные для бюджетного цикла. Вы можете иметь много бюджетных планов, которые используются для различных целей. Например, бюджетные планы можно использовать для создания сумм бюджета для различных подразделений. Их можно также использовать для сравнения и принятия обоснованных решений.
• Сценарии бюджетного плана — Сценарии бюджетного плана определяют категории данных для бюджетных планов. Вы определяете сценарии бюджетного плана для поддержки денежных классов и других классов единиц измерения, например количеств. Примеры сценариев бюджетного плана с использованием денежных единиц включают «Отдел в прошлом году» и «Запросы отдела». Примеры сценариев бюджетного плана, использующих численные показатели, — «Вызовы в поддержку в прошлом году» и «Число эквивалентов полной занятости».
• Стадии планирования бюджета — стадии планирования бюджета определяют шаги, которым план бюджета следует от своего начала до окончательного утверждения. Этапы бюджетного планирования организованы в workflow-процессы бюджетного планирования.
• Workflow-процессы планирования бюджета — Workflow-процессы планирования бюджета состоят из и определяют стадии планирования бюджета. Рабочие процессы планирования бюджета связаны с рабочими процессами бюджетирования. Workflow-процессы бюджетирования — это автоматизированные и ручные процессы, перемещающие бюджетные планы по этапам бюджетного планирования.

Типичные задачи

Бюджетное планирование можно использовать для выполнения следующих задач:

• Создайте бюджетные планы для того, чтобы определить предполагаемый доход и расходы для бюджетного цикла.
• Анализ и обновление бюджетных планов для нескольких сценариев.
• Автоматическое направление бюджетных планов, вместе с листами, документами обоснований и другими вложениями на рассмотрение и утверждение.
• Консолидация нескольких бюджетных планов с нижнего уровня организации в единый родительский бюджетный план на более высоком уровне. Можно создать единый бюджетный план на более высоком уровне организации и распределить этот бюджет на нижние уровни.

Планирование бюджета интегрировано с другими модулями. Поэтому можно включить сведения из предыдущих бюджетов, фактические затраты, основные средства и сведения о персонале. Поскольку планирование бюджета также интегрируется с Microsoft Excel и Microsoft Word, можно использовать эти программы для работы с данными о планировании бюджета. Например, менеджер бюджета может экспортировать запрос бюджета отдела в лист Excel из сценария бюджетного плана. Данные можно затем проанализировать, обновить и представить в виде таблицы на листе, а затем опубликовать обратно в строки бюджетного плана.

Настройка планирования бюджета

Функциональность, введенная в Dynamics 365 Finance версии 10.0.9 (апрель 2020), включает функцию, которая помогает повысить производительность при использовании кнопки Опубликовать для обновления существующих записей в Excel и последующее их публикации обратно в клиент. Эта функция ускоряет процесс обновления и также позволяет снизить вероятность того, что обновление будет заблокировано при одновременном обновлении множества записей. Чтобы сделать эту функциональность доступной, перейдите в рабочую область Управление функциями и включите функцию Оптимизация запросов планирования бюджета для производительности в разделе Бюджетирование. Рекомендуется включить эту функцию.

Страница Конфигурация бюджетного планирования содержит большую часть настроек, которые требуются для того, чтобы настроить планирование бюджета. Следующие разделы описывают некоторые факторы, которые вы должны рассматривать при настройке планирования бюджета. После того как вы завершите конфигурацию, вы можете настроить процессы бюджетного планирования.

Схема планирования бюджета (необязательно)

Необязательный, но рекомендованный первый шаг — создать схему, которая показывает процедуру организации для формулирования бюджета. Вы можете использовать любой метод, какой хотите, чтобы создать эту схему.

Следующая иллюстрация показывает общий пример, где отдельные workflow-процессы бюджетного планирования создаются для различных уровней организации. Стадии определены в пределах каждого рабочего процесса, и специфические сценарии заданы к каждой стадии для того, чтобы держать бюджетные данные. Задачи завершаются, чтобы передвинуть данные с одного этапа на следующий. Например, количества можно размещать или агрегировать на различные счета, утверждения, или другие рассмотрения. На этом рисунке текст курсивом показывает сценарий, который не может быть изменен на этом стадии, или данные, которые исторические или были одобрены на более ранней стадии и поэтому не должны быть изменены.

На следующем рисунке показан пример, в котором центральный офис оценивает базовые суммы для начального бюджета и распределяет их по подразделениям продаж. Подразделения продаж после этого оценивают и представляют свои прогнозы обратно центральному офису, где менеджер бюджета агрегирует и корректирует прогноз. Наконец, менеджер бюджета посылает откорректированные суммы бюджета финансовому директору (CFO) на обзор, окончательную корректировку и утверждение.

Иерархия организации для планирования бюджета

На странице Организационная иерархия, вы можете указать организационную иерархию как иерархию планирования бюджета для каждого процесса бюджетного планирования. Иерархия планирования бюджета не обязательно должна соответствовать стандартной организационной иерархия, которая использована для других целей. Так как эта иерархия использована для того, чтобы агрегировать и распределить данные, вы можете хотеть, чтобы она имела другую структуру. В примере схемы, подразделения продаж — под уровнем центрального офиса, который включает подразделения бюджета и финансов. Эта структура, вероятно, отличается от структуры, которая использована для того, чтобы управлять деятельностью подразделений продаж. Только одну организационную иерархию можно назначить каждому процессу бюджетного планирования.

Дополнительные сведения см. в разделе Организации и организационные иерархии.

Безопасность пользователя

Планирование бюджета может следовать одной из двух моделей безопасности, чтобы определить разрешения пользователя. Чтобы определить модель безопасности, вы задаете параметр планирования бюджета на странице Конфигурация планирования бюджета.

Стадии workflow-процессов бюджетного планирования

Рабочие процессы бюджетного планирования используются вместе с рабочими процессами бюджетирования для управления созданием и развитием бюджетных планов.

Workflow-процесс планирования бюджета состоит из упорядоченного набора этапов, которые проходит бюджетный план. Каждый рабочий процесс планирования бюджета связан с рабочим процессом бюджетирования. Workflow-процессы бюджетирования — одни из типов workflow-процессов, которые использованы в Dynamics 365 Finance. Они направляют бюджетные планы вместе с листами, обоснованиями и вложениями на рассмотрение и утверждение в вашей организации.

Вы создаете рабочий процесс бюджетирования в разделе Стадии рабочего процесса страницы Конфигурация бюджетного планирования. Там, вы можете выбрать стадии и рабочий процесс бюджетирования, который будет использован, и устанавливаете дополнительные установки.

Хорошая практика — создать workflow-процесс планирования бюджета для каждого уровня иерархии бюджетирования. Вы после этого задаете рабочий процесс бюджетирования, который содержит элементы, которые соответствуют стадиям в рабочем процессе планирования бюджета. В примере схемы, приведенном ранее в настоящей статье, один workflow-процесс планирования бюджета будет создаваться для отделов продаж, а другой — для центрального офиса. Рабочий процесс бюджетирования перемещает бюджетные планы по стадиям.

Вы создаете рабочий процесс бюджетирования для планирования бюджета на странице Рабочие процессы бюджетирования. Процесс напоминает процесс создания других рабочих процессов. Следующая иллюстрация показывает пример рабочего процесса для центрального офиса.

Рабочий процесс содержит следующие элементы.

• Распределение по отделам продаж и агрегирование их отправок
• Проверка менеджером бюджета
• Утверждение финансовым директором
• Промежуточные переходы между всеми этапами рабочего процесса планирования бюджета

Вы назначаете рабочий процесс бюджетирования каждому рабочему процессу планирования бюджета в разделе Стадии рабочего процесса страницы Конфигурация бюджетного планирования.

Параметры, сценарии, и этапы

Начальные установки на странице Конфигурация бюджетного планирования позволяет вам создать некоторые строительные блоки для последующих шагов конфигурации:

• Параметры — параметры определяют правила безопасности, которые вы хотите применить к планам бюджета и финансовые аналитики по умолчанию, которые должны быть использованы, когда пользователи детализируют суммы в сценариях бюджетного плана.
• Сценарии — сценарии включают категории данных, которые вы хотите для бюджетных планов. Вы определяете сценарии бюджетного плана для поддержки денежных классов и других классов единиц измерения, например количество. В бюджетном плане, сценарии представляют одну версию данных планирования бюджета. Примеры сценариев бюджетного плана с использованием денежных единиц включают «Продажи в прошлом году» и «Подписанные контракты». Примеры сценариев, использующих численные показатели, — «Количество звонков по продажам» и «Число эквивалентов полной занятости».
• Стадии — стадии определяют шаги, которые проходит бюджетный план с момента начала до утверждения. Примеры стадий планирования бюджета включают «Свертка в центральном офисе», «Проверка финансовым директором», и «Окончание».

Графики распределения

В планировании бюджета, вы можете размещать суммы или количества по линиям бюджетных планов от одного сценария к другому сценарию, или даже к тому же сценарию. Например, вы можете разместить суммы или количества такому же сценарию, если вы хотите применить изменения к финансовым аналитикам или датам сумм в том сценарии. Распределение можно сделать в пределах бюджетного плана или от одного бюджетного плана к другому.

Графики распределения используются для автоматического распределения строк бюджетного плана в ходе обработки workflow-процессов. Можно выполнить распределения, используя следующие методы в списке Метод распределения:

• Распределять по нескольким периодам — Используется ключ распределения по периодам, чтобы распределить строки бюджетного плана из исходного сценария бюджетного плана по периодам конечного сценария.

  Примечание

  Прежде чем вы можете распределять по периодам, вы должны настроить ключи распределения по периодам на странице Категории распределения периода.

• Распределить по аналитикам — строки бюджетного плана распределяются из исходного сценария бюджетного плана по финансовым аналитикам в конечном сценарии.

  Примечание

  Прежде чем вы можете распределять к аналитикам, вы должны настроить условия распределения бюджета на странице Условия распределения бюджета.

• Агрегировано — строки бюджетного плана агрегируются из исходного сценария бюджетного плана в связанных бюджетных планах в конечный сценарий родительского бюджетного плана.

• Распределить — строки бюджетного плана распределяются из исходного сценария бюджетного плана в родительском бюджетном плане и перенесите их в конечный сценарий сопутствующих бюджетных планов.

• Использовать правила распределения ГК — Строки бюджетного плана распределяются из исходного сценария бюджетного плана в конечный сценарий бюджетного плана согласно выбранному правилу распределения главной книги.

• Копирование из бюджетного плана — вы можете выбрать другой план бюджета для использования как источник распределения.

Распределения этапа

Распределения этапов используются для автоматического распределения строк бюджетного плана в ходе обработки workflow-процессов. Когда распределения стадий используются, строки бюджетного плана в конечном сценарии можно создать и изменять без участия лица, который подготовил бюджетный план, или проверяющего.

При настройке распределения этапов workflow-процесс и этап бюджетного планирования связывается с графиком распределений. Рабочий процесс бюджетного планирования должен быть связан с рабочим процессом бюджетирования, использующим автоматизированную задачу рабочего процесса Распределение этапа планирования бюджета. Когда workflow-процесс достигает определенного этапа, распределение осуществляется автоматически. Эта автоматизированная задача может использоваться для создания строк бюджетного плана в новом сценарии.

В примере схемы, приведенном ранее в настоящей статье, выполнено распределение для перемещения сумм из плана бюджета и сценариев в «базовой» стадии для центрального офиса в другой план бюджета и сценарии на стадии «оценки» для отделов продаж. Следующая иллюстрация показывает соответствующий раздел примера схемы.

Дополнительно, в примере схемы, агрегирование выполняется из бюджетных планов и сценариев на стадии «Отправлено» для подразделения продаж в родительский план на стадии «Свертка» для центрального офиса. Следующая иллюстрация показывает соответствующий раздел примера схемы.

Приоритеты

Дополнительно можно использовать приоритеты бюджетного плана, чтобы определить категории и цели для настроенных бюджетных планов. Приоритеты можно также использовать для организации, классификации и оценки нескольких бюджетных планов. Например, можно создать приоритет планирования бюджета для здоровья и безопасности, а затем оценить бюджетные планы, которые назначены данному приоритету. Можно также назначить номер бюджетным планам, чтобы указать рейтинг.

Столбцы и макеты

В плане бюджета цифры бюджета отображаются в строках и столбцах. Вы сначала определяете столбцы, и после этого вы можете создать макет для того, чтобы определить представление этих столбцов.

Для того, чтобы определить столбец, выберите сценарий бюджетного плана. Суммы строк из того сценария показаны в плане бюджета. Вы можете выбрать период для того, чтобы фильтровать количество, и вы можете также приложить фильтры, которые основаны на счете учета.

Когда вы определяете макет, выберите набор аналитик учета, чтобы создать строки плана бюджета которые вы хотите показать, и выберите столбцы как элементы макета. Вы можете создать множественные макеты, чтобы бюджетный план показывал требуемые данные на различных стадиях процесса бюджетного планирования.

В дополнение к столбцам для сумм бюджета, вы можете определить столбцы для проекта, предложенного проекта, актива, и предложенные поля актива из бюджетного плана. Вы можете также определить столбец для бюджетированных позиций. Этот вариант полезен, когда вы должны проанализировать бюджеты персонала.

В примере схемы может понадобиться создать столбцы для сценариев «Продажи за прошлый год», «Контракты» и «Прогноз». (Следующая иллюстрация показывает соответствующий раздел схемы.) После этого вы можете разбить один или все из этих сценариев в отдельные столбцы для каждого квартала финансового года, чтобы менеджер подразделения продаж смог точно вписать количества по прогнозу на каждый период.

Вы также указываете, является ли каждый элемент макета (столбец) редактируемым, и доступен ли он в любом шаблоне листа, который создан для того макета. Для примера схемы, в макете, который использован для стадии «Оценка», столбцы «Прогноз» редактируемые, но столбцы «Продажи за прошлый год» и «Контракты» доступны только для чтения.

Примечание

По умолчанию вы ограничены 36 столбцами, если только вы не расширили планирование бюджета с помощью шагов из раздела Расширение макета бюджетного планирования.

Шаблоны

В разделе Макеты страницы Конфигурация бюджетного планирования вы можете создать, просмотреть или загрузить шаблон Excel для каждого макета. Эти шаблоны — книги, которые подсоединены к каждому плану бюджета для того, чтобы обеспечить дополнительные анализ, схемы, и возможности ввода данных.

Когда шаблон произведен, макет зафиксирован и не может быть отредактирован. Эта блокировка помогает обеспечить, чтобы формат шаблона соответствовал макету плана бюджета и включал те же данные. После того как шаблон произведен, его можно осмотреть и отредактировать. Например, вы можете добавить диаграммы к шаблону или еще настроить его внешний вид.

Примечание

Шаблон должен быть сохранен в расположение, к которому есть доступ у пользователя чтобы его можно быть отправить в макет после завершения редактирования. Таким образом, шаблон будет использован с планами бюджета, которые используют макет.

Описания

В разделе Макеты можно задать описания, чтобы показывать имя финансовой аналитики, которая включена в макет. Например, организация может захочет отобразить имя счета ГК рядом с номером счета ГК в бюджетном плане. Однако может возникнуть необходимость опустить имена других финансовых аналитик, чтобы избежать загромождения экрана.

Настройка процессов планирования бюджета

После того, как вы закончили настраивать бюджетного планирование, вы можете настроить процессы бюджетного планирования на странице Процесс бюджетного планирования. Процессы планирования бюджета — наборы правил, которые определяют, как бюджетные планы можно обновить, направить, просмотреть и утвердить в иерархии бюджетной организации.

Для каждого процесса планирования бюджета сначала нужно выбрать бюджетный цикл и книгу. Каждый процесс бюджетного планирования относится только к одному бюджетному циклу и одной книге учета. Затем выберите организационной иерархии бюджета на экспресс-вкладке Администрирование процесса планирования бюджета и назначьте workflow-процесс бюджетного планирования для всех центров ответственности в организации, отображаемых в сетке.

Чтобы назначить или изменить workflow-процесс бюджетного планирования для схожих центров ответственности, выберите Назначить workflow-процесс и затем выберите тип целевой организации и workflow-процесс бюджетного планирования, который требуется использовать. Код рабочего процесса бюджетирования, связанный с каждым рабочим процессом планирования бюджета, автоматически добавляется в сетку.

При определении правил этапов и шаблонов на экспресс-вкладке Правила и макеты стадий бюджетного планирования можно определить другой набор правил и макеты по умолчанию для каждого этапа бюджетного планирования. Например, стадия «Оценка» для подразделений продаж может позволить потребителям изменять линии в бюджетном плане, но запретить пользователям добавлять линии. Стадия «Отправлено» может позволить пользователям смотреть линии, но не добавить или изменять их, потому что работа на этой стадии выполнена, и изменения бюджетных планов необходимо предотвратить. Чтобы Выбрать макеты, которые доступны для планов бюджета, выберите Альтернативные макеты.

Вы можете дополнительно выбрать приоритеты бюджетного планирования на экспресс-вкладке Ограничения приоритета бюджетного плана. Затем можно выбрать приоритеты по бюджетным планам.

Заключительным шагом является активация процесса планирования бюджета с помощью меню Действия. Процесс планирования бюджета не может использоваться до тех пор, пока он не будет активирован.

Можно также использовать меню Действия, чтобы создать новый процесс путем копирования существующего процесса. Эта функция полезна для организаций, которые следуют одинаковой схеме процесса каждый бюджетный цикл, и не делает много изменений или не делают никаких изменений.

Другая полезная команда в меню Действия — Просмотр статуса процесса бюджета. Эта команда графически показывает бюджетные планы в процессе, вместе с соответствующими данными, такими как состояние рабочего процесса планов, сводки по суммам и по единицам и навигацией одним щелчком к самим бюджетным планам.

Как подготовить бюджет для организации: 4 шага

Бюджет организации определяет, как она использует капитал для достижения целей. По этой причине способность составлять бюджет является одним из самых важных навыков для любого бизнес-лидера, будь то действующий или начинающий предприниматель, руководитель, функциональный руководитель или менеджер.

Перед подготовкой вашего первого организационного бюджета важно понять, что входит в бюджет и основные этапы его создания.

Что такое бюджет?

Бюджет — это документ, который предприятия используют для достаточно подробного отслеживания доходов и расходов для принятия оперативных решений.

Бюджеты обычно ориентированы на будущее. Доход основан на прогнозах и оценках за периоды, которые они охватывают, как и расходы. По этой причине организации часто создают как краткосрочные (ежемесячные или квартальные), так и долгосрочные (годовые) бюджеты, где краткосрочный бюджет регулярно корректируется, чтобы обеспечить соблюдение долгосрочного бюджета.

---

Бесплатная электронная книга: руководство для менеджера по финансам и бухгалтерскому учету

Получите доступ к бесплатной электронной книге уже сегодня.

СКАЧАТЬ СЕЙЧАС

---

Большинство организаций также готовят так называемый «фактический бюджет» или «фактический отчет» для сравнения оценок с реальностью после периода, охватываемого бюджетом. Это позволяет организации понять, где что-то пошло не так в процессе составления бюджета, и скорректировать оценки в будущем.

Бюджет и отчет о движении денежных средств

Если приведенное выше определение похоже на отчет о движении денежных средств, вы правы: бюджет вашей организации и отчет о движении денежных средств схожи в том, что они отслеживают движение денег в вашу организацию и из бизнес. Тем не менее, они различаются по ключевым параметрам.

Во-первых, в бюджете обычно содержится более подробная информация о расходовании денег, чем в отчете о движении денежных средств. Это обеспечивает более широкий контекст для принятия тактических бизнес-решений, таких как рассмотрение вопроса о том, где сократить бизнес-расходы.

Связанный: Руководство для начинающих по чтению и пониманию финансовых отчетов

Во-вторых, бюджет — это буквально инструмент, используемый для управления работой, выполняемой внутри организации. Отчет о движении денежных средств играет другую роль, предлагая обзор более высокого уровня того, как деньги перемещаются в организацию, по всему миру и из нее.

Вместо того чтобы рассматривать эти два документа как конкурирующие, рассматривайте их как взаимодополняющие, каждый из которых играет роль в повышении эффективности вашего бизнеса.

Шаги по подготовке бюджета для вашей организации

Следующие шаги можно выполнить при создании бюджета для проекта, инициативы, отдела или всей организации.

1. Понимание целей вашей организации

Прежде чем составлять свой бюджет, важно иметь четкое представление о целях, над достижением которых работает ваша организация в период, охватываемый им. Понимая эти цели, вы можете подготовить бюджет, который соответствует им и облегчает их.

Связанный: Преимущества принятия решений на основе данных

Например, рассмотрим бизнес, который регулярно испытывает годовой рост доходов, который компенсируется ростом расходов. Эта организация могла бы извлечь выгоду, сосредоточив усилия на более эффективном контроле расходов в процессе составления бюджета.

В качестве альтернативы рассмотрим компанию, запускающую новый продукт или услугу. Компания может вкладывать больше средств в зарождающееся направление бизнеса, чтобы развивать его. С этой целью компании может потребоваться урезать расходы или инициативы по росту в других частях своего бюджета.

2. Оцените свой доход за период, охватываемый бюджетом

Чтобы выделить средства на коммерческие расходы, вам сначала необходимо максимально точно определить свой доход и движение денежных средств за период.

В зависимости от характера вашей организации это может быть простой или сложный процесс. Например, бизнесу, который продает товары или услуги известным клиентам, связанным контрактами, скорее всего, будет легче оценить доход, чем бизнесу, который зависит от активной деятельности по продажам. Во втором случае было бы важно ссылаться на исторические данные о продажах и маркетинге, чтобы понять, меняется ли рынок таким образом, что вы можете пропустить или превзойти исторические тенденции.

Связанный: Как читать и понимать отчет о прибылях и убытках

Помимо дохода от продаж, вы должны включить другие источники дохода, такие как прибыль от инвестиций, продажа активов и размещение облигаций или акций.

3. Определите свои расходы

После того, как вы поймете свой прогнозируемый доход за период, вам необходимо оценить свои расходы. Этот процесс включает в себя три основные категории: постоянные расходы, переменные расходы и единовременные расходы.

Постоянные затраты — это любые расходы, которые остаются постоянными во времени и не сильно меняются от недели к неделе или от месяца к месяцу. Во многих случаях эти расходы фиксируются той или иной формой контракта, что упрощает их прогнозирование и учет. В эту категорию обычно входят накладные расходы, такие как арендная плата и коммунальные услуги. Подписка на телефон, данные и программное обеспечение также может попасть в эту категорию, наряду с выплатой долга. Любые расходы, которые являются регулярными и ожидаемыми, должны быть включены.

Связанный: 6 Советы по составлению бюджета для менеджеров

Переменные расходы — это расходы вашего бизнеса, которые со временем меняются в зависимости от нескольких факторов, включая деятельность по продажам. Например, ваши расходы на доставку и распространение, вероятно, будут выше в период, когда вы продаете больше продукта, чем в период, когда вы продаете меньше продукта. Точно так же коммунальные услуги, такие как вода, газ и электричество, будут выше в периоды повышенного использования. Особенно это касается предприятий, которые производят собственную продукцию. Комиссионные с продаж, затраты на материалы и затраты на рабочую силу являются другими примерами переменных расходов.

Как постоянные, так и переменные расходы носят периодический характер, что облегчает их учет (даже если необходимо прогнозировать переменные расходы). Одноразовые расходы , также называемые «одноразовыми расходами», не повторяются и случаются реже. Покупка оборудования или объектов, разработка нового продукта или услуги, наем консультанта и устранение нарушений безопасности — все это примеры единовременных расходов. Понимание основных инициатив и того, что потребуется для их реализации, а также того, сколько вы потратили в предыдущие годы на аналогичные расходы, может помочь учесть их в вашем бюджете, даже если вы не уверены в их точных значениях.

4. Определите профицит или дефицит бюджета

После того, как вы подсчитали все свои доходы и расходы, вы можете применить их к своему бюджету. Здесь вы определяете, достаточно ли у вас прогнозируемого дохода, чтобы покрыть все ваши расходы.

Если у вас более чем достаточно доходов для покрытия расходов, у вас профицит бюджета. Зная это, вы должны определить, как лучше использовать дополнительные средства. Вы можете, например, перевести деньги в фонд на черный день, к которому вы сможете получить доступ, если ваш фактический доход не соответствует прогнозам. Кроме того, вы можете использовать средства для развития своего бизнеса.

С другой стороны, если ваши расходы превышают ваши доходы, у вас дефицит бюджета. На этом этапе вы должны определить лучший путь вперед, чтобы закрыть разрыв. Можете ли вы привлечь дополнительные средства, продавая более агрессивно? Можете ли вы снизить свои постоянные или переменные расходы? Вы бы рассмотрели возможность продажи облигаций или акций компании, чтобы наполнить бизнес дополнительным капиталом?

Важный финансовый отчет

Лицо, ответственное за формирование бюджета, зависит от характера организации и ее бюджетных целей. Например, предприниматель или владелец малого бизнеса, скорее всего, самостоятельно подготовит организационный бюджет. Между тем, более крупная организация может полагаться на члена бухгалтерского отдела для составления бюджета для всего бизнеса. Отдельные руководители отделов или функциональные руководители также могут быть приглашены для представления бюджетных предложений для своих команд.

Имея это в виду, любой, кто стремится начать свой собственный бизнес или занять руководящую должность в организации, может извлечь пользу из обучения составлению бюджета.

Вы хотите вывести свою карьеру на новый уровень? Подумайте о том, чтобы записаться на наш восьминедельный курс финансового учета. Курс или программа Credential of Readiness (CORe), состоящая из трех курсов, для изучения финансовых концепций, которые могут позволить вам получить важные сведения о производительности и потенциале бизнеса. Не уверены, какой курс подходит именно вам? Загрузите нашу бесплатную блок-схему.

Бюджетирование некоммерческих организаций: понимание основ

Четверг, 27 августа 2020 г.

Управление некоммерческими организациями Финансовая отчетность Основы бухгалтерского учета Управление фонда Исполнительным директорам Для членов правления Для бухгалтеров некоммерческих организаций

Загрузите бесплатный шаблон бюджета некоммерческой организации.

Получи это сейчас!

Скорее всего, вы уже составляли бюджет для своей семьи. Вы усреднили свои расходы, подсчитали свой доход и определили, сколько вы можете сэкономить ежемесячно или ежегодно. Составление бюджета для некоммерческих организаций требует аналогичного процесса.

Некоммерческие бюджеты являются основой эффективных стратегий управления финансами, позволяя вашей организации оценивать различные источники дохода и планировать свои расходы, чтобы составить план роста и развития.

Вы также, наверное, замечали, что даже составление личного бюджета может вызывать стресс. Некоммерческие организации должны учитывать гораздо больше элементов, от нескольких источников дохода до сочетания накладных и программных расходов, что еще больше усложняет процесс составления бюджета. Вот почему мы создали это руководство — как полезный ресурс для некоммерческих организаций, пытающихся узнать больше о составлении бюджета и узнать о передовых методах финансового планирования.

Мы расскажем обо всем, от основ до профессиональных советов, которые помогут вам максимально увеличить бюджет некоммерческой организации.

Содержание

1. Что такое некоммерческий бюджет?
2. Особенности эффективных бюджетов
3. Компоненты бюджета
4. Шаблон бюджета некоммерческой организации
5. Обзоры бюджета

Бюджетирование является ключевым элементом бухгалтерского учета некоммерческой организации. Хотя вы, вероятно, пришли в некоммерческую отрасль не для того, чтобы стать экспертом в области бухгалтерского учета, понимание того, как эффективно управлять своими деньгами, приведет к росту, расширению и лучшему выполнению вашей миссии. Присоединяйтесь к другим историям успеха некоммерческих организаций, внедрив рекомендации по составлению бюджета, описанные в этом руководстве. Давайте начнем.

Что такое некоммерческий бюджет?

Некоммерческий бюджет — это плановый документ, используемый для прогнозирования расходов и распределения ресурсов для вашей организации. В нем подробно описаны как расходы, которые понесет ваша организация, так и доход, который вы ожидаете получить за определенный период времени.

Как правило, когда некоммерческие организации обдумывают свой бюджет, они сразу же думают о годовом бюджетном плане, который они завершают в период с декабря предыдущего года по январь текущего. Хотя это основной финансовый план, которому некоммерческая организация будет следовать в течение года, это не единственный бюджет, о котором должны знать некоммерческие организации.

Некоммерческие организации, желающие узнать больше о составлении точного и полезного бюджета, всегда могут задать вопросы своим специалистам по бухгалтерскому учету. Вы также можете подробно ознакомиться с этими документами с помощью онлайн-ресурсов, таких как курс некоммерческого бюджетирования Jitasa.

Типы некоммерческих бюджетов

Существует множество типов бюджета, которые может использовать ваша некоммерческая организация. Конечно, вы создадите свой годовой бюджет или 90 149 операционный бюджет 90 150, как и все некоммерческие организации. Это бюджет, который разбивает ваш годовой прогнозируемый доход и расходы для организации. Он классифицирует ваши доходы по различным источникам финансирования и ваши операционные расходы по программам и накладным расходам.

В зависимости от операций и планов вашей организации также может быть полезно создать бюджеты, ориентированные на конкретные аспекты вашей организации, чтобы убедиться, что все в порядке. Например, вы можете создать следующие бюджеты:

• Бюджет капиталовложений: В этом бюджете прогнозируются расходы и доходы, связанные с многолетними долгосрочными проектами. Он, как правило, покрывает капитальные кампании вашей некоммерческой организации и другие кампании с крупными расходами.
• Программный бюджет: Если ваша организация запускает новый проект или программу, вы можете создать отдельный бюджет, покрывающий конкретный доход, который вам понадобится, и расходы, которые вы ожидаете понести при запуске программы. Обязательно учитывайте как разовые расходы, связанные с запуском программы, так и те, которые вам нужно будет включать в свой операционный бюджет из года в год, чтобы поддерживать ее.
• Бюджет заявки на грант: Когда вы подаете заявку на грант, вам может потребоваться разработать бюджет, описывающий, как вы будете использовать средства гранта для продвижения миссии вашей организации.

В течение года вы будете регулярно просматривать эти бюджеты, чтобы следить за ходом ваших различных проектов, вашим успехом в сборе средств и вашим общим финансовым положением. Это означает, что ваш бюджет — это не то, что вы создаете, но никогда не просматриваете снова. Наоборот, это живой документ, который должен быть в центре финансовой деятельности вашей организации.

Особенности эффективных бюджетов некоммерческих организаций

Если у вашей некоммерческой организации никогда не было эффективного бюджета в прошлом, или вы опытный ветеран, пытающийся усовершенствовать свои навыки составления бюджета, просмотрев свои бюджеты за последние несколько лет, вы можете сделать свой финансовый план более эффективным. Просмотрите бюджеты, которые вы составляли в периоды экономического подъема, а также бюджеты, созданные в годы пандемии и вызванного ею экономического спада. Что прошло хорошо? Какие возможности можно было бы улучшить?

Вы также можете ознакомиться с прошлыми финансовыми аудитами вашей организации. Если какие-либо замечания или сомнения по поводу вашей стратегии составления бюджета были сняты, вы можете реализовать их, чтобы создать более эффективный бюджет в будущем.

Новички в составлении бюджета или новые организации могут не иметь доступа к этим ресурсам. К счастью, в этом разделе мы рассмотрим некоторые особенности эффективных бюджетов некоммерческих организаций, чтобы каждый мог улучшить свое финансовое планирование. Давайте углубимся в каждую из этих функций.

Определенные виды деятельности

Бюджет вашей некоммерческой организации и ваш стратегический план должны идти рука об руку. Каждый аспект вашего бюджета должен быть напрямую связан с конкретной деятельностью, которую вы хотите выполнить в данном году.

Кроме того, для каждого из этих видов деятельности должен быть определен отдельный бюджет. Когда вы разработаете программный бюджет для каждого из этих мероприятий, вы затем будете использовать эту информацию в своем более крупном операционном бюджете.

Например, ваша некоммерческая организация может поставить перед собой цель собрать 15 000 долларов на строительство компьютерного класса в городской школе.

Вам нужно будет составить бюджет, в котором запланированы все необходимые расходы для создания такой компьютерной лаборатории. Например, вы должны оценить затраты, которые потребуются для покупки компьютеров, инвестиций в эффективный Wi-Fi и приобретения различного оборудования (например, страховки), необходимого для таких инвестиций. Все эти элементы будут прописаны в бюджете вашей программы или проекта, определяя, какие из этих расходов будут разовыми или повторяющимися в течение многих лет.

Затем в свой операционный бюджет на год вы включите расходы на программу компьютерного класса в размере 15 000 долларов США. Вам также необходимо определить, как вы будете собирать это финансирование и какие источники дохода помогут вам финансировать проект.

Конкретный период времени

Когда ваша некоммерческая организация устанавливает цели для стратегического плана или плана развития вашей организации, вы должны убедиться, что эти цели являются конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и привязанными ко времени (или SMART). Мера, которую мы хотим подчеркнуть здесь, это по времени аспект. Ваша некоммерческая организация должна очень внимательно относиться к времени при составлении бюджета.

Некоммерческие организации обычно разрабатывают операционный бюджет на один год. Однако важно учитывать, когда ваша организация рассчитывает получить доход, чтобы определить, когда вы хотите завершить действия, описанные в документе. Например, если вы знаете, что #GivingTuesday и пожертвования в конце года являются основными источниками дохода для вашей некоммерческой организации, вы можете решить завершить более крупный проект сразу после этих кампаний.

Еще одна причина, по которой время важно? Утверждение бюджета и настройка проверок для вашей команды. Прежде чем вы даже начнете процесс составления бюджета, вы должны установить день и время, когда вы хотите, чтобы ваш совет некоммерческой организации утвердил документ. Это возлагает на вас ответственность, указывая дату выполнения плана.

Наконец, время является важным компонентом, если вы разрабатываете капитальный бюджет. В то время как операционные бюджеты охватывают период года, ваш капитальный бюджет расширяется за пределы этого периода. Эти бюджеты охватывают инициативы роста, на реализацию которых уходит несколько лет, например, капитальные кампании или планы строительства.

Реалистичные и измеримые показатели

Идея определения реалистичных и измеримых показателей неразрывно связана с категоризацией деятельности в бюджете вашей организации. Каждое из ваших действий должно быть связано с определенной суммой в долларах для каждого источника расходов и доходов.

Это особенно важно, когда ваша организация разрабатывает доходную часть своего бюджета. Ваша некоммерческая организация получает разные суммы из различных источников дохода, каждый из которых должен быть четко определен в вашем бюджете.

Например, если вы ожидаете получить 100 000 долларов США от индивидуальных сборов средств в этом году, вы можете определить, что 50 000 долларов США поступит от крупных доноров, 20 000 долларов – от одноранговых кампаний, 20 000 долларов – со страницы онлайн-пожертвований и 10 000 долларов – от прямой почтовой рассылки. сбор средств.

Принимая эти решения, помните, что каждый показатель финансирования должен быть реалистичным для вашей команды. Проанализируйте свои прошлые успехи в сборе средств, чтобы оценить свой доход на предстоящие годы или инициативы. Однако вы также можете выбрать более амбициозную цель, чтобы подтолкнуть свою команду к увеличению сбора. Только не устанавливайте слишком высокое значение, чтобы не разочаровывать свою команду. Найдите баланс между расширением возможностей вашей команды по сбору средств и постановкой реалистичных целей, которых вы сможете достичь.

Компоненты бюджета некоммерческой организации

При составлении личного бюджета вы, скорее всего, уделяете больше внимания расходам, чем доходам. Большинство людей имеют лишь несколько источников дохода, которые остаются довольно постоянными из месяца в месяц. Однако, поскольку некоммерческие организации имеют много видов доходов, важно, чтобы их бюджет в равной степени фокусировался как на доходах, так и на расходах.

Таким образом, ожидаемые доходы и расходы вашей некоммерческой организации являются двумя основными компонентами бюджета вашей организации. Давайте углубимся в каждый из них.

Ожидаемый доход

Ваш ожидаемый доход должен быть разделен и распределен по каждому источнику сбора средств. Используйте прошлые данные вашей команды разработчиков, чтобы лучше понять и предсказать, сколько вы получите из каждого источника. Это должно включать ваш доход от сбора средств, грантовые средства, пожертвования в натуральной форме, корпоративное спонсорство и другие доходы.

Существует два метода прогнозирования, которые можно использовать для прогнозирования будущих доходов вашей некоммерческой организации. Каждый из этих методов прогнозирования обеспечивает некоторую гибкость в бюджете, поэтому ваша организация с большей вероятностью будет достигать поставленных целей в течение всего года. Эти два метода называются методом дисконтирования и методом отсечки:

• Метод скидки : Используя этот метод, ваша команда определяет сумму в долларах, которую вы ожидаете получить из каждого источника сбора средств, а затем умножает эту сумму в долларах на процент вероятности сбора средств. Например, если вы подаете заявку на грант в размере 10 000 долларов США и вероятность его получения составляет 75 %, вы должны обновить прогнозируемый доход до 7 500 долларов США.
• Метод отсечения : Используя этот метод, ваша команда определяет общую сумму прогнозируемого дохода от сбора средств, а затем умножает это число на общую оценку вероятности. Если бы у вас был успешный опыт в сборе средств и вы ожидали 80-процентный шанс на успех в получении прогнозируемых 100 000 долларов дохода, вы прогнозировали бы 80 000 долларов.

Какой бы метод вы ни выбрали, знайте, что может быть опасно предсказывать, что вы добьетесь 100% успеха со всем ожидаемым доходом. Лучше быть осторожным при планировании заранее, чтобы быть более уверенным в том, что у вас будет финансирование, необходимое для достижения ваших целей, независимо от внешних обстоятельств.

Бухгалтер некоммерческой организации поможет вашей команде решить, какой метод прогнозирования лучше всего подходит для вашего бюджета. Кроме того, они смогут работать с вами, чтобы определить коэффициенты вероятности для вашего прогноза.

Некоммерческие расходы

Вторым компонентом эффективного бюджета некоммерческой организации являются ваши расходы. Вы будете использовать этот раздел для определения и прогнозирования расходов, которые понесет ваша некоммерческая организация при финансировании различных проектов, программ и кампаний.

Расходы обычно делятся на сбор средств, административные и программные категории. Сочетание ваших расходов на сбор средств и административных расходов составляет накладные расходы вашей некоммерческой организации. Хотя бюджет расходов каждой некоммерческой организации будет выглядеть немного по-разному, Better Business Bureau рекомендует, чтобы организации не тратили более 35% своего финансирования на накладные расходы и тратили не менее 65% на свои программы.

Однако, как мы уже упоминали, точная разбивка будет выглядеть по-разному для каждой некоммерческой организации. Важно обсудить уникальные расходы вашей организации с бухгалтером, имеющим опыт работы с некоммерческими организациями, так как он может помочь контролировать ваши расходы.

Как мы упоминали ранее, ваши расходы будут подпадать под следующие категории:

• Расходы на сбор средств можно классифицировать по затратам на маркетинговую кампанию, месту проведения мероприятия по сбору средств или инвестициям в виртуальное программное обеспечение, а также затратам на технологии сбора средств.
• Административные расходы можно разбить на такие элементы, как вознаграждение сотрудников, инвестиции, которые вы делаете для организации данных, арендная плата за ваше офисное помещение и счета, которые вы оплачиваете для своей организации.
• Расходы по программе — это те расходы, которые необходимы для выполнения вашей работы в сообществе. Например, организация, которая поощряет музыкальное образование для детей из неблагополучных семей, может инвестировать в учебные помещения, инструменты и музыкальные книги для своей программы.

Лучший способ оценить, каковы будут расходы вашей некоммерческой организации, — это изучить, сколько вы потратили в прошлом, и собрав котировки для новых расходов. Подумайте, какие из этих периодических расходов являются постоянными, а какие переменными.

Постоянные расходы — это расходы, которые остаются постоянными из года в год, например, арендная плата за офис вашей организации. Вы можете рассчитывать на то, что это будет одинаковая цена из года в год благодаря договору, заключенному с вашей управляющей компанией. Между тем, переменные расходы — это те, которые меняются из года в год. Например, ваши расходы на сбор средств могут варьироваться в зависимости от проводимых вами кампаний.

Существует много неправильных представлений о некоммерческих расходах. Люди склонны думать, что сотрудники некоммерческих организаций не должны получать большие зарплаты и что накладные расходы по своей сути плохи. Однако это мышление не является точным. Расходная часть вашего бюджета должна обеспечивать здоровый финансовый баланс вашей организации.

Шаблон бюджета некоммерческой организации + пример

Мы рекомендуем обратиться к обученному бухгалтеру некоммерческой организации для составления ваших бюджетов из года в год. Бухгалтер поможет вести вас в правильном направлении, когда дело доходит до обнаружения возможностей сократить различные расходы и увеличить доход от сбора средств.

Вы можете попробовать создать собственный бюджет своей организации с помощью правильных шаблонов и ресурсов. Jitasa создала бесплатный шаблон бюджета, который вы можете использовать для начала работы.

Загрузите бесплатный шаблон бюджета некоммерческой организации.

Получи это сейчас!

После того, как вы составите свой бюджет на год, в нем будет информация о ваших различных потоках доходов, а также представление ваших расходов по категориям. Эти данные могут выглядеть примерно так:

После того, как вы составили годовой бюджет некоммерческой организации, вам необходимо отправить его на утверждение совету директоров. Убедитесь, что человек, который представляет ваш бюджет совету, достаточно хорошо понимает элементы бюджета, чтобы ответить на любые возникающие вопросы по этому поводу.

Просмотрите свой некоммерческий бюджет

Dummies.com объясняет: «Хороший бюджет скомкан, запачкан кофе и подвергается тщательной проверке. Хороший бюджет направляет и предсказывает». Это означает, что ваша некоммерческая организация должна часто проверять ваш бюджет, чтобы отслеживать ваш прогресс в течение года. Вместо того, чтобы ваш бюджет стал просто еще одним пунктом в вашем списке дел, он должен быть полезным документом, на который вы часто ссылаетесь и используете для принятия решений.

Регулярно проводите проверки бюджета некоммерческой организации. Многие эксперты рекомендуют пересматривать свой бюджет ежегодно, ежеквартально и ежемесячно, чтобы убедиться, что ваша организация находится на правильном пути.

• Годовой обзор бюджета вашей некоммерческой организации обычно происходит, когда вы составляете бюджет на следующий год. Вы (и ваш бухгалтер) проанализируете бюджетные финансы за прошлый год и определите, где бюджет остался в курсе, а где ваши финансы отклонились от курса. Затем вы будете использовать эту информацию для прогнозирования доходов и расходов на следующий финансовый год.
• Когда ваша команда собирается ежеквартально на для проверки вашего бюджета, вы должны сравнить запланированные в бюджете доходы и расходы за этот квартал и сравнить эту информацию с фактическими суммами. Вам также следует просмотреть свои бюджеты грантов и определить, какие средства были выиграны, использованы, неиспользованы и т. д. Наконец, просмотрите весь бюджет и найдите любые расхождения. Лучше поймать их заранее и записать их для будущих бюджетов.
• Ежемесячные обзоры бюджета позволяют вашей команде часто и регулярно собираться вместе, чтобы просматривать ваши финансы за месяц и определять бюджетные и фактические расходы и доходы для отдельных проектов. Вы также можете просмотреть балансовые отчеты на предмет любых расхождений и заглянуть вперед, чтобы убедиться, что будущие статьи бюджета соответствуют.

Обученный бухгалтер поможет вам убедиться, что все в порядке во время любой из этих проверок бюджета. Обратитесь к бухгалтерам Jitasa, чтобы узнать, как их квалифицированные специалисты по финансам могут помочь вашей некоммерческой организации проанализировать и составить лучший бюджет, который поможет вам добиться успеха.

Прелесть вашего некоммерческого бюджета в том, что он позволяет вашей некоммерческой организации оставаться прозрачной для вашей команды, членов вашего правления и ваших сторонников. Прозрачность в финансах является ключом к вселению доверия и уверенности во всех, кто связан с организацией.

Если вы заинтересованы в сотрудничестве с некоммерческим бухгалтером, который поможет вашей организации обеспечить прозрачность и подотчетность финансов, проведите исследование. Вот некоторые дополнительные ресурсы, которые вы можете изучить для получения дополнительных рекомендаций:

• Работа с некоммерческим бухгалтером: чего ожидать. Работа с бухгалтером может помочь вашей организации разработать эффективный бюджет. Узнайте больше о том, что бухгалтер может сделать для вас в этой всеобъемлющей статье.
• Бухгалтерский аутсорсинг для некоммерческих организаций: ведущие фирмы. Готовы начать сотрудничество с некоммерческой бухгалтерской фирмой, чтобы укрепить свой бюджет? Ознакомьтесь с нашими любимыми некоммерческими бухгалтерскими фирмами с экспертами, которые будут более чем рады помочь.
• Финансовые показатели некоммерческих организаций: определения и расчеты.