Основы документооборота и делопроизводства: Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2023

Открытое образование — Делопроизводство (Документационное обеспечение)

Цель изучения дисциплины — изучение организации эффективного делопроизводства в условиях функционирования современного предприятия, формирование системы теоретических сведений и практических знаний по составлению, редактированию и последующей обработке документов с учетом требований действующего Российского законодательства.

 

Задачи дисциплины:

— изучение нормативно-методической базы делопроизводства;

— освоение и применение стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— формирование навыков работы с документами в строгом соответствии с существующими в этой области нормативно-правовыми актами;

— изучение реквизитов организационно- распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2016.

— составление распорядительных, справочно-информационных и др. документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. 

— изучение и анализ организации рациональной системы  документооборота;

— исследование методов ведения компьютерного документооборота, регламентируемого действующими нормативными документами по делопроизводству;

— изучение организации архивного хранения документов.                   

Курс «Делопроизводство (Документационное обеспечение) включает двенадцать  тем (16 лекц.),

объединенных в три раздела (модуля):

• Документирование
• Документооборот
• Архивное дело

Каждая тема включает лекционный материал, презентации, контрольные вопросы (тесты) и задания, позволяющие контролировать  полученные слушателями знания и умения.

Каждая тема начинается с видеолекции

Введение

Модуль 1. Документирование

 

Тема 1. Понятие о документах, системах документирования, носителях информации. Государственное регулирование делопроизводства.

Лекция 1. Основные системы документации. Унифицированная форма документа. Унифицированные системы документации. Классификация документов. Нормативно-методическая база делопроизводства.

 

Тема 2. Реквизиты организационно-распорядительной документации

Лекция 2. Бланки организаций. Виды бланков, их назначение и функции.

Требования к их оформлению, хранению и использованию. 

Лекция 3. Состав, расположение и воспроизведение  реквизитов на документах. Формуляр-образец. Изучение ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Лекция 4. Язык и стиль управленческого документа. Требования к тексту документа. Унификация текста. Виды унифицированного текста и методы унификации. Структура текста. Использование лексики в тексте документа.

 

 Тема 3. Требования к оформлению   распорядительных и справочно-информационных документов.

 Лекция 5. Распорядительные документы: виды, назначение, состав реквизитов.

 Лекция 6. Справочно-информационные документы: виды, назначение, состав реквизитов.

 

Тема 4. Деловые письма: классификация, оформление, работа с текстом.

Лекция 7. Служебные письма: бланк для писем и состав реквизитов.

Лекция 8. Разновидности писем. Особенности при составлении текста разных видов писем.

Особенности переписки с зарубежными партнерами.

 

Тема 5. Требования к оформлению кадровых  документов: трудовых договоров, кадровых приказов, заявлений и др.

Лекция 9. Документы по персоналу: требования и порядок оформления кадровых документов.

 

Модуль 2. Документооборот

          

 

Тема  6.  Организация документооборота в государственных и муниципальных структурах

Лекция 10. Документооборот, характеристика документопотоков, объем документооборота в организации.

Типовая инструкция по делопроизводству. Основные принципы организации документооборота в муниципальных структурах: оперативность, прямоточность, учет объема документооборота.

 

Тема 7. Порядок обработки входящих,  исходящих и внутренних документов.

Лекция 11. Обязательные и рекомендуемые этапы прохождения входящих, исходящих и внутренних документов. Централизованная и децентрализованная регистрация входящих документов.

 

Тема 8. Электронный документооборот

Лекция 12. Межведомственный и внутриорганизационный электронный документооборот: принципы формирования и нормативные акты.

 

Тема  9. Конфиденциальное делопроизводство

Лекция 13. Защита информации на всех этапах документооборота.

Сведения, отнесенные к государственной тайне.

Сведения, отнесенные к негосударственной тайне: коммерческая тайна, служебная тайна, профессиональная, персональные данные.

 

Модуль 3. Архивное дело

 

Тема 10. Основные понятия архивного дела.

Закон 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле» Типовые и ведомственные перечни управленческих документов.

Лекция 14. Документы по архивному делу.  Дело, номенклатура дел, определение сроков хранения документов в организации. Создание экспертной комиссии в организации: ее права и функции.

 

Тема 11. Составление номенклатуры дел. Формирование документов в дела, оформление дела. Опись дел.

Лекция 15. Систематизация документов и формирование дел в соответствии с Номенклатурой дел организации. Требования к систематизации документов в дела. Особенности и сроки формирования документов в дела. Оформление дел: титульный лист, внутренняя опись дела, лист — заверитель дела. Составление описи дел. Сроки и требования к проверке документов в делах.

 

Тема 12. Подготовка к архивному хранению. Хранение и уничтожение документов.

Лекция 16. Экспертиза ценности документов. Порядок уничтожения документов и оформления результатов экспертизы.  Подготовка, оформление и передача дел в архив организации. Требования к документам при передаче дел в архив организации. Организация ведомственного хранения документов и обеспечения их сохранности. Требования к документам при передаче дел на государственное хранение.

 

Итоговая аттестация.

Планируемые результаты изучения дисциплины, обеспечивающие достижение цели изучения дисциплины «Делопроизводство (Документационное обеспечение)»

— уметь осуществлять сбор, обработку и анализ информации о факторах внешней и внутренней среды организации для принятия управленческих решений;

— уметь оформлять бланки организаций, знать виды бланков и требования к их оформлению;

—  уметь анализировать реквизиты для правильного составления документов, определять структуру текста и применять способы  унификации для составления различных видов документов.

— знать разработку системы внутреннего документооборота организации;

— знать основные понятия и современные принципы работы с деловой информацией, а также иметь представление о корпоративных информационных системах и базах данных;

— владеть программным обеспечением для работы с деловой информацией и основами Интернет-технологий;

— знать основы делового общения, принципы и методы организации деловых коммуникаций;

— знать организацию архивного дела в РФ.

Способность к самоорганизации и самообразованию;

владение навыками поиска, анализа и использования нормативных и правовых документов в своей профессиональной деятельности;

способностью осуществлять деловое общение: публичные выступления, вести переговоры, совещания, осуществлять деловую переписку и поддерживать электронные коммуникации;

владение навыками работы с информационно-коммуникационными технологиями; умение применять широкий спектр способов и средств информационного взаимодействия для получения, хранения, обработки и представления информации

Курс обучения основам делопроизводства и документооборота для делопроизводителей и секретарей — «Альтернатива»

 Курс «Основы делопроизводства»

Даты и время: с 01.06.2023

Объем: 20 ак.ч./ 1 нед.

Итоговый документ: Удостоверение о повышении квалификации.

Автор и ведущий: Елена Анатольевна Пономарева. 

Результат обучения: вы сможете вести делопроизводство в соответствии с требованиями ГОСТ, организовать документооборот, разработать номенклатуру дел и оформить дела на архивное хранение.  

Стоимость:  7 200 р.  (не публичная оферта). В стоимость включено: обучение, раздаточный материал, консультации преподавателя, документ об образовании

Пройти обучение очно:

Пройти обучение дистанционно:

 

 Программа курса: 

• ПРОГРАММА КУРСА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

  Документирование деятельности: основные нормы и требования

  1. Нормативная база делопроизводства.
  2. Стадии делопроизводства.
  3. Понятие документа. Функции документа.
  4. Бланки документов.

  5. Общие требования к оформлению документов.

  Реквизиты документов

  1. Основные реквизиты документов:

  — перечень реквизитов.

  — расположение на документе.

  — правила оформления.

  Работа с текстом. Формуляры основных документов.

  1. Работа с текстом документа.
  2. Формуляры основных документов:

  — протокол.

  — приказ (распоряжение).

  — письмо.

  — акт.

  Документооборот. Контроль.

  1. Правила организации документооборота. Документопотоки.
  2. Маршруты движения документов по документопотокам.

  3. Табель документов.

  4. Контроль:

  — алгоритм контроля исполнения документов и поручений.

  — этапы контроля исполнения документов и поручений.

  — анализ исполнительской дисциплины.

  Хранение документов.

  1. Организация текущего хранения. Номенклатура дел:

  — понятие номенклатуры дел.

  — порядок оформления номенклатуры дел.

  2. Формирование дел.

  3. Порядок оформления дел:

  — частичное оформление.

  — полное оформление дел.

  4. Экспертиза ценности документов и составление описей дел.

  5. Правила уничтожения дел, с истекшим сроком хранения.

Образец удостоверения

Формы обучения

Очно: Занятие в нашей оборудованной учебной аудитории

Онлайн: Подключение к занятию дистанционно

Заочно (дистанционно): Видеолекции, учебный материал, выполнение практических заданий

ОЦ «Альтернатива» приглашает всех желающих прослушать курс «Основы делопроизводства» и овладеть навыками документационного обеспечения всех рабочих процессов на предприятии. Слушатели узнают, как оформлять документы по ГОСТам, осваивают методики современного документооборота и архивного дела.

Курс разработан в соответствии с профстандартом «Специалист по управлению документацией организации» (приказ Минтруда России от 10.05.2017 N 416н)

Результаты обучения

Прослушав курс и выполнив практическую часть программы, вы научитесь:

• грамотно составлять и оформлять организационно-распорядительные документы;
• вести контроль над исполнением управленческих решений;
• организовывать сохранность задокументированной информации;
• вести деловую переписку.

На занятиях учащиеся осваивают навыки обращения с документацией на всех стадиях ее существования: от формирования до архивации. Курс лекций знакомит слушателей с актуальными требованиями в сфере делопроизводства, соответствующим стандартам РФ.

На кого рассчитан курс

Навыки правильного обращения с документацией полезны в любой профессиональной деятельности. Курс «Основы делопроизводства» может стать стартовой ступенью в дальнейшей карьере делопроизводителя, секретаря, офис-менеджера, помощника руководителя. На занятиях мы подаем информацию в понятной, структурированной форме – от основ до важных профессиональных аспектов, без которых невозможно успешное овладение профессией. Наши программы рассчитаны как на изучающих дисциплину «с нуля», так и на специалистов, желающих повысить квалификацию.

Методы и формы обучения

Учебный курс состоит из лекций и практических занятий. Занятия проводятся в аудиториях нашего образовательного центра в Екатеринбурге, а также онлайн – в формате видеолекций и практикумов в режиме реального времени. В ходе как очного, так и дистанционного обучения преподаватель активно работает со слушателями: ведется разбор проблемных ситуаций, дискуссии, даются исчерпывающие ответы на вопросы.

 

Россия, Екатеринбург, ул. 8 Марта, д. 12а, оф. 1014 (10 этаж)

График работы администратора: 09:00-18:00 (будни)

Телефон:

+7 (343) 350 45 80

WhatsApp +7 908 63 10 770

 

 

 

Вас может заинтересовать:

— курс «Секретарь-референт»

— курс «Секретарь руководителя»

— курс «Офис-менеджер»

— курс «Помощник руководителя»

— курс «Делопроизводство (практикум)»

— курс «Кадровое делопроизводство»

— курс «MS Word»

— курс «MS Excel» 

Что это такое и как его создать?

Хотите упростить рабочий процесс за счет эффективного управления документами? Рабочий процесс управления документами помогает обеспечить беспрепятственное перемещение информации по документам. Читайте дальше…

Документы составляют огромную часть нашей повседневной трудовой жизни. Независимо от того, к какой отрасли вы относитесь — здравоохранению, технологиям, автомобилестроению, финансам или любой другой, все они ежедневно создают и используют документы.

На самом деле, для профессионала почти невозможно прожить целый день без (прямого или косвенного) взаимодействия с документом.

Это включает в себя проектные предложения, финансовые отчеты, документацию по программному обеспечению, руководства по персоналу, маркетинговые материалы, учебные пособия и многое другое.

Документы играют решающую роль в правильном рабочем процессе любого бизнеса.

Однако возникает проблема, когда нам нужно управлять этими документами и эффективно выполнять работу. Чем больше мы создаем эти документы и полагаемся на них в нашей повседневной работе, тем важнее становится наличие надежных систем для управления ими.

Это и есть рабочий процесс управления документами. Рабочий процесс управления документами обеспечивает оптимизацию всех документов на рабочем месте, чтобы каждый человек мог получить быстрый доступ к документам и без проблем выполнять свою работу.

Без настройки рабочего процесса управления документами работа становится неэффективной и повторяющейся. Как? Давайте выясним…

 

Зачем нужен документооборот?

Несмотря на то, что документы необходимы для нашей работы, они являются причиной многих неэффективностей нашего рабочего процесса.

Мы все делали это — тратили часы и часы нашего драгоценного времени на поиск документа на нашем компьютере, на наших жестких дисках, в наших облачных папках, в сообщениях чата, в наших почтовых ящиках и т. д.

Глобальный опрос рабочих и ИТ-специалистов в 2012 году IDC показала, что на проблемы с документами приходится 21,3% потерь производительности. Мы часто не можем найти нужные документы или файлы, когда они нам отчаянно нужны, или не можем получить доступ к документу из-за временных или географических барьеров.

Другой способ, которым проблемы с документами мешают нашему рабочему процессу, — это когда вам нужно что-то, одобренное другими товарищами по команде и менеджерами. Процесс подачи, рассмотрения и утверждения документов занимает гораздо больше времени, чем следовало бы. Бумажные документы часто перемещаются от стола к столу и могут быть пропущены или потеряны. Поэтому неудивительно, почему наши документы теряются в этой мешанине и замедляют нашу работу.

Именно по этой причине многие компании по всему миру принимают понятие рабочий процесс управления документами , который часто достигается с помощью системы программного обеспечения управления документами.

Подробнее: Программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое должно использовать каждое предприятие

 

Что такое программное обеспечение для управления документами (DMS) и как оно улучшает рабочий процесс управления документами?

Как следует из названия, программное обеспечение для управления документами — это инструмент, который позволяет создавать, хранить, управлять, защищать и извлекать цифровые документы.

Система управления документами — это гораздо больше, чем просто облачное хранилище для хранения ваших цифровых документов. По сути, это структура, которая оптимизирует рабочие процессы и стимулирует совместную работу, облегчая свободный поток важной информации по всей организации.

Управляя документооборотом, вы повышаете общую эффективность офиса, что в конечном итоге оказывает положительное влияние на прибыль компании.

Существует множество преимуществ рабочего процесса управления документами и перехода на программное обеспечение для управления цифровыми документами. Некоторые из них перечислены ниже:

Связано: 10 лучших бесплатных программ для управления проектами

 

Основные преимущества рабочего процесса управления документами бумаги в цифровые документы, не только избавляется неэффективности, связанной с бумажными документами, но также помогает сэкономить дополнительные эксплуатационные расходы, такие как обслуживание, печать, архивирование и хранение бумаги.

Учитывая, что средний офис тратит около 25 000 долларов на заполнение шкафа с четырьмя ящиками и 2 000 долларов в год на его обслуживание, цифровые документы кажутся выгодной сделкой.

Согласно отчету Registeredrep.com , компании с годовой выручкой от 500 тысяч до 1 миллиона долларов могут сэкономить около 40 тысяч долларов в год, перейдя на цифровое управление документами. В то время как служба управления контентом , Laserfiche оценивает экономию времени в 20 % за счет повышения эффективности хранения и поиска, устранения неправильных файлов и повышения эффективности рабочего процесса.

Переход на цифровые технологии также означает, что вы помогаете окружающей среде, сокращая количество бумажных отходов, образующихся в вашем офисе!

 

3. Значительно повышает эффективность работы офиса

В нашем быстро меняющемся мире, где каждый день появляются новые конкуренты, вы не можете тратить драгоценное время на поиск информации на своем компьютере.

Поскольку большая часть нашего времени уходит на сбор информации, неудивительно, что целых 68% сотрудников считают, что им не хватает часов в сутках для выполнения своих задач.

Отличный способ высвободить рабочее время — использовать система управления документами для простого создания, совместного использования, редактирования и утверждения ваших документов. Таким образом, бизнес-процессы значительно ускоряются, и сотрудники могут тратить время на работу, для которой они были наняты!

 

4. Надежность и точность

Цифровые документы более надежны и точны по сравнению с бумажными аналогами, особенно потому, что вносить изменения в цифровой документ намного проще. Отличная система управления документами поставляется со всеми инструментами, необходимыми для создания, редактирования и совместной работы над документами для оптимизации рабочего процесса.

Такие функции, как контроль версий, гарантируют, что вы можете видеть всю временную шкалу документа и то, как он появился. При необходимости пользователи могут вернуться к более старой версии, чего нельзя сделать с помощью бумажных документов.

Подробнее: Инструмент для создания документов: как выбрать лучший?

 

5. Ищите!

Мы все согласны с тем, что поиск документа в картотеке — не лучшее использование времени, верно? Даже если вы ищете цифровой документ , поиск нужного облачного приложения, нужного почтового ящика или нужной папки может занять часы и часы вашего времени.

Рабочий процесс управления документами обеспечивает быстрый поиск всех ваших документов и файлов, поэтому вы тратите больше времени на выполнение работы, чем на ее поиск. Независимо от того, насколько велик ваш каталог документов , рабочий процесс управления документами может помочь вам найти файл за считанные секунды.

 

6. Экономичность

По оценкам Gartner , компания может сэкономить до 40 % расходов, связанных с документами, если развернет систему управления документами.

Как? Ну, стоимость создания, хранения и управления бумажными документами может быть довольно высокой, особенно по мере роста вашей компании. Складские помещения, шкафы, стоимость бумаги, типографии, офисных помещений, хранения и найма сотрудников, которые управляют всем этим, могут составить довольно дорогую сделку.

Перейдя на систему управления документами, вы можете избавиться от всех этих бумажных файлов, уменьшить место для хранения, сэкономить деньги на печати, чернилах и других канцелярских товарах, а также на найме новых сотрудников для управления этими документами.

 

7. Гораздо безопаснее

Все мы знаем, как сложно добраться до , надежно защитив бумажных документов, а затем запомнить, где находится каждый документ. Система управления документами сохраняет все ваши файлы в целости и сохранности. Благодаря таким функциям, как отслеживание документов, контроль версий паролей, уведомления в режиме реального времени, защита паролем и т.  д., вы всегда будете в курсе жизненного цикла документа: кто его просматривал, когда, из какого места и какие изменения в него вносили.

 

8. Весы для вашей компании

Количество документов, которые вы подготавливаете, напрямую связано с количеством ваших сотрудников или размером вашего предприятия. По мере того, как ваша компания растет и становится успешной, количество документов, которые вы создаете, также увеличивается. Большее количество документов приведет к большему беспорядку, что в конечном итоге приведет к потере производительности .

Система управления документами не наказывает за создание успешной компании, так как легко масштабируется. Просто получите больше облачного хранилища и продолжайте свою работу без сбоев.

Подробнее: Система управления документами: определение и важность!

 

Готовы начать?

Хотите установить программное обеспечение для управления документами для своего бизнеса? Мы вас прикрыли!

Трудно найти простую в использовании систему управления документами, предоставляющую все инструменты, необходимые для хранения, управления и извлечения данных в любой точке, обладающую потрясающими возможностями поиска и масштабируемую.

Вот почему мы придумали Bit , лучший инструмент для управления документами и совместной работы на планете.

Bit — это новая эра облачного инструмента для совместной работы, который помогает командам создавать документы, управлять ими и отслеживать их.

Bit позволяет командам создавать рабочие документы, такие как проектные предложения, презентации, практические руководства, политики компании, учебные документы, технологическую документацию, наборы средств массовой информации, тематические исследования и т. д., а также обеспечивает безопасное и надежное место для хранения эти документы. Если вы хотите отправить эти документы внешним партнерам, клиентам, покупателям или потенциальным клиентам, вы даже можете отслеживать их, чтобы получить интеллектуальную информацию о взаимодействии.

Помимо документов, Bit также предоставляет потрясающие возможности управления контентом . У Bit есть библиотека контента, в которой вы можете сохранить все активы бренда вашей компании, изображения, видео, файлы и другие мультимедийные файлы для быстрого доступа.

Функция совместной работы Bit в режиме реального времени позволяет вашей команде легко попасть под одну виртуальную крышу, поделиться своими отзывами и предложениями, добавить комментарии и обсудить работу вместе. Дополнительные функции включают в себя совместное использование документов в реальном времени, отслеживание документов, истечение срока действия документов и уведомления в режиме реального времени, индивидуальное брендирование документов и многое другое!

Сегодня документы должны быть многомерными. И поскольку данные вокруг нас продолжают развиваться, нам нужны мощные инструменты, такие как Bit, которые могут адаптироваться к нашим потребностям!

 

Final Words

Возможность оптимизировать все ваши рабочие документы и обеспечить бесперебойный рабочий процесс управления документами может творить чудеса для вашего бизнеса. Наличие нужной информации в нужное время позволит вашим сотрудникам эффективно выполнять свою работу, тем самым предоставив вам конкурентное преимущество перед вашими конкурентами, которые все еще используют старые системы хранения документов.

Дополнительная информация:

• Список лучших систем управления документами 2022
• Как использовать шаблоны документов в Bit.ai?
• Лучшее программное обеспечение для совместного редактирования документов
• Инструменты для рабочего процесса и приложения для более плавных процессов!
• 4 причины, по которым ваш документ не работает, и как это исправить!
• Что такое смарт-документы и почему они упростят вашу работу
• Четыре лучших системы отслеживания документов, которые должна попробовать каждая компания
• Автоматизация рабочих процессов и все, что вам нужно знать!

Не хотите забыть эту информацию?


Закрепите его для дальнейшего использования!

Рабочий процесс управления документами [Повышение эффективности и совместной работы]

Мировой рынок виртуальных комнат данных достигнет 3,66 долларов США к 2027 году и 5,87 миллиардов долларов США к 2029 году, показав почти трехкратный рост по сравнению с 1,9 долларами США. Объем рынка в 6 миллиардов долларов в 2021 году. 

Такой выдающийся рост неудивителен, поскольку компании по всему миру переходят на безбумажные документы, видя многочисленные преимущества для бизнеса и эксплуатации в использовании виртуальных комнат данных для управления документооборотом. Цена на такие инструменты сильно различается в зависимости от функций виртуальной комнаты данных, модели ценообразования продукта (постраничная, по количеству пользователей, фиксированная плата и т. д.) или торговой марки.

Как понять, какая система электронного документооборота лучше всего подходит для вашей организации по функционалу и цене? На что обратить внимание при выборе правильного решения? Как организовать и внедрить эффективный документооборот? Ответы вы найдете в статье ниже.

Что такое рабочий процесс управления документами?

Рабочий процесс управления документами — это набор процессов для захвата, сбора, хранения, категоризации, редактирования, утверждения, извлечения и удаления документов, связанных с бизнес-процессами в организации.

Блок-схема процесса управления документами направлена ​​на предоставление четких указаний по выполнению всех задач, связанных с документами, улучшение управления информацией, сокращение или полное устранение бумажной работы и ускорение бизнес-операций.

Такой рабочий процесс описывает все типы документов, роли их пользователей и процессы, выполняемые с данными в организации. Как правило, для эффективного управления документами требуются интеллектуальные программные инструменты, которые помогают создать безопасный репозиторий для распространения и хранения документов и использовать автоматизацию рабочих процессов.

Важность рабочих процессов управления документами для бизнеса

Согласно отчету Fortune Business Insights, поддержание высокой производительности труда в гибридном режиме работы стало общей тенденцией в бизнес-операциях после пандемии.

Независимо от того, работает ли сотрудник удаленно или на месте, очень важно, чтобы все необходимые документы были доступны и надлежащим образом управлялись. С бумажными документами это невозможно. Однако безбумажные офисы и системы управления документами повышают производительность труда и помогают компаниям стать более экологичными.

Использование электронных документов устраняет перечисленные выше проблемы использования бумажных документов и помогает компаниям сэкономить значительные средства. Например, компании с годовым доходом от 500 до 1000 тысяч долларов могут сэкономить около 40 тысяч долларов в год, внедрив рабочий процесс системы управления цифровыми документами. Это необходимо для оптимизации операционных расходов.

При этом эффективность работы офиса напрямую зависит от качества документооборота. Трата рабочего времени или поиск необходимого документа, ожидание необходимых подписей, устранение нарушений безопасности документов или простая потеря бумажных документов крадут огромное количество времени, которое можно было бы потратить на решение других задач на работе.

Преимущества эффективного рабочего процесса для системы управления документами

В наши дни ручные картотеки, управление бумажными записями, набор текста и перевязывание ушли в прошлое. Современные технологии и доступные системы документооборота позволяют сделать работу с документами значительно удобнее и надежнее.

Для любого конкурентоспособного и успешного бизнеса крайне важно развертывание экономичного рабочего процесса для управления документами. Вот ключевые бизнес-преимущества использования правильного инструмента для цифрового управления рабочим процессом:

• Повышение производительности . Программное обеспечение для документооборота помогает сэкономить время на создании и утверждении документов. Такие решения, как виртуальные комнаты данных, содержат инструменты для совместной работы, которые упрощают совместное использование документов и их обработку в группах, а также предлагают удобные функции поиска, которые значительно сокращают время, затрачиваемое на навигацию по документам и другие ручные задачи.
  
• Улучшенное сотрудничество . Программное обеспечение для управления документами обеспечивает общую среду, в которой все заинтересованные стороны могут совместно работать над документами. Нет необходимости пересылать файлы туда и обратно для каждого редактирования и утверждения разными участниками процесса.
  
• Повышенная безопасность . Все документы находятся в безопасном хранилище данных с несколькими механизмами защиты, включая контроль доступа, резервное копирование и восстановление, шифрование, контроль версий и многое другое. Таким образом, нет необходимости обмениваться конфиденциальными документами по незащищенным каналам, подвергая коммерческие данные внешним угрозам.
  
• Автоматизация документооборота . Эффективное управление документами с помощью виртуальных комнат данных экономит время и снижает затраты на ручной труд благодаря надежной автоматизации рабочих процессов. Создание типовых документов, отслеживание изменений, редактирование и совместное использование значительно упрощены.
  
• Лучшее обслуживание клиентов . Надлежащий документооборот обеспечивает быструю и точную доставку документов клиентам и позволяет автоматически отслеживать все изменения, улучшая обслуживание клиентов.
  
• Экономия затрат . Оптимизация документооборота помогает компаниям экономить деньги на оплате труда, бумаге и физических шкафах, а также минимизировать финансовые потери из-за человеческих ошибок.
  
• Улучшенное соответствие . Организация безопасной и надежной среды для всего документооборота помогает соблюдать необходимые нормативные требования и отраслевые стандарты. Он также предоставляет контрольные журналы — журналы действий, таких как попытки входа в систему, редактирование документов, изменения разрешений пользователей и т. д., что обеспечивает лучший контроль над корпоративной документацией.
  
• Уменьшение количества ошибок . Автоматизация обработки, хранения и ведения документации снижает риск человеческих ошибок, что повышает точность и безопасность.

Как видите, управление документооборотом является неотъемлемой частью управления бизнес-процессами, которое предоставляет многочисленные возможности для оптимизации затрат и усилий и повышения качества обслуживания клиентов. Указанные преимущества актуальны для бизнеса любого масштаба и любой отрасли деятельности.

Основные этапы рабочего процесса управления документами

Понимание ключевых процессов, связанных с документами, помогает внедрить подходящий рабочий процесс для системы управления документами. Как правило, рабочий процесс управления документами включает шаги, перечисленные ниже.

1. Создание документа

Рабочий процесс начинается с создания цифровых документов. Это могут быть как физические (бумажные), так и цифровые документы в различных форматах, таких как DOC или PDF. В безбумажном офисе сотрудники создают только цифровые документы, сводя к минимуму использование печатных копий или исключая обмен физическими документами.

В зависимости от специфики бизнеса и структуры компании определенные группы сотрудников могут иметь права на создание определенных типов и категорий документов. Надлежащие права пользователя настраиваются в программном обеспечении для документооборота. После создания документ сохраняется в хранилище данных.

2. Хранение документа

Созданный документ необходимо надежно хранить. Чтобы обеспечить эффективную категоризацию документов и организовать хранилище документов с возможностью поиска, системы управления документооборотом ведут учет каждого типа документа, версии, даты и других критериев. В облачных системах управления документами документы хранятся в облаке, что делает их безопасным доступом из любого места и даже с любого устройства, авторизованного в системе.

3. Распространение документов

После того, как документ создан и сохранен в системе, им можно поделиться с другими сотрудниками или сторонними агентами, такими как клиенты, партнеры и другие. Крайне важно иметь возможность назначать определенные разрешения на просмотр, редактирование, рецензирование, печать и другие действия каждому авторизованному пользователю документа или группе пользователей, чтобы ограничить использование каждого документа в соответствии с операционными потребностями.

4. Утверждение документов

Часто документы должны быть одобрены для дальнейшего использования менеджером или другими заинтересованными лицами. Иногда это подразумевает проставление подписей. В цифровом документообороте широко используются электронные подписи, аналогичные ручным. Электронные подписи обладают полной силой и эффектом ручных. Процесс утверждения документов можно автоматизировать, что упрощает получение необходимых согласований и дальнейшее продвижение процесса.

5. Хранение документов

Хранение документов означает их хранение для будущего доступа и использования. Для эффективной совместной работы над документами в системе должны быть обеспечены безопасность, доступность, удобный поиск и удобный интерфейс.

Рабочий процесс управления документами содержит рекомендации для всех вышеуказанных действий и процессов. В зависимости от специфики организации в этот рабочий процесс могут быть включены и другие шаги, например, дополнительные меры защиты или отдельные правила для обмена документами с третьими лицами.

Соответствующее программное обеспечение для документооборота — это только инструмент, помогающий организовать его. Этот процесс требует глубокого анализа и тщательной подготовки с адекватной проработкой всех аспектов обработки документов. Существуют полезные методы разработки и реализации эффективного рабочего процесса управления документами.

1. Проанализируйте свои цели и разработайте ключевые показатели

Будьте конкретны в постановке целей, чтобы понять, какие проблемы необходимо решить вашему будущему рабочему процессу.

• Например, , вы хотите сократить время поиска документов в системе, снизить затраты на хранение, улучшить взаимодействие между отделами и командами компании или заменить ручные процессы автоматизацией.

В каждом случае учитывайте ключевые показатели эффективности (KPI) для измерения успеха:

• Пример : вы хотите сократить время обработки счетов с 30 до 2 минут или сократить потребление бумаги на 90 % за 3 месяца, внедрив решение для управления цифровыми документами.
2. Создание автоматизированных рабочих процессов

Автоматизированное управление документооборотом — одно из ключевых преимуществ цифровой обработки документов. Сопоставьте процессы, которые вы хотите автоматизировать, и желаемые результаты.

• Например, вы можете отправлять автоматические уведомления при создании нового документа. Автоматизированный рабочий процесс управления документами значительно улучшает рабочий процесс и оптимизирует время и усилия для многочисленных бизнес-процессов.
3. Определить меры безопасности

Нельзя недооценивать безопасность при работе с документами. Вот почему при обработке документов необходимо учитывать множество аспектов.

Например, начать со следующих функций в качестве необходимых компонентов управления документами:

• Права доступа. Определенные разрешения для разных групп пользователей в соответствии с ролями и обязанностями сотрудников.
  
• Управление версиями документа. Поскольку документы часто используются несколькими сторонами, соответствующий контроль версий помогает обеспечить целостность данных и возможность восстановить правильный документ в случае ошибок или одновременного редактирования разными пользователями.
  
• Шифрование документов. В зависимости от конфиденциальности данных вашим документам может потребоваться шифрование при передаче или хранении. Подумайте, безопасно ли отправлять важные документы по электронной почте или другим каналам для вашего бизнеса? Если вашими коммерческими данными необходимо поделиться в Интернете с клиентами, партнерами и другими внешними сторонами, шифрование является обязательным.
  
• Резервное копирование и восстановление данных. Поскольку документы используются и обрабатываются людьми, высок риск ошибок, удаления или другого неправильного использования. Вы должны внедрить соответствующие механизмы резервного копирования и восстановления, чтобы обеспечить возможность восстановления документов в случае сбоя.
4. Обеспечьте соответствие

Изучите отраслевые нормативы в отношении обработки документов, чтобы обеспечить надлежащее соответствие в рамках нового рабочего процесса управления документами.  

• Например , в финансовой сфере нормативные требования подразумевают хранение определенных записей в течение семи лет. Вы должны интегрировать эти правила в свою систему.
5. Настройте унифицированное имя и индексацию файлов

Учитывая, что ваши сотрудники имеют дело с тысячами документов, единые имена и теги файлов имеют решающее значение для простого и быстрого поиска и надлежащего доступа к документам в системе. Вот почему вы должны настроить подробные политики того, как документы должны быть категоризированы и сохранены в зависимости от их типа и содержания.

Исходя из всех вышеперечисленных соображений, будет проще выбрать подходящую для вашего рабочего процесса систему управления документами и обеспечить максимальную рентабельность инвестиций от ее внедрения.

Как правильно выбрать систему управления документами для вашей организации

После того, как вы определите цели модернизации вашего документооборота и определите функциональные и технические требования, выбор подходящей системы управления документами станет проще.

Компании, которые постоянно взаимодействуют с внешними организациями и предоставляют услуги клиентам, выбирают виртуальные комнаты данных для бизнеса как комплексное решение для внутреннего документооборота и внешнего взаимодействия с третьими лицами.

При выборе виртуальной комнаты данных для вашей организации убедитесь, что она обеспечивает следующее:

• Мощные возможности управления данными . Настраиваемая структура папок, автоматическое индексирование, полнотекстовый поиск, метки документов, распознавание отсканированного текста — все эти функции необходимы для будущего документооборота.
  
• Варианты совместной работы и отчетности . Выбирайте инструменты с многоуровневым доступом к документам, подробным журналом аудита с правильно зарегистрированными действиями пользователей, встроенными средствами связи, автоматически генерируемыми отчетами об активности и автоматическими уведомлениями по электронной почте.
  
• Надежная защита . Убедитесь, что инструмент предоставляет возможность выполнять все изменения документов в системе, не подвергая данные внешним угрозам. Крайне важно иметь двухфакторную аутентификацию, шифрование данных, ограничение по IP, эффективное управление ролями пользователей и группами, а также возможности восстановления и резервного копирования данных.
  
• Соответствие . Убедитесь, что выбранный инструмент соответствует правилам и стандартам безопасности, применимым к вашей отрасли и региону работы (ISO 27001, GDPR, HIPAA, PCI DSS и т. д.).
  
• Гибкая ценовая политика . Цену лучше скорректировать под свои нужды. Например, поставщик комнат данных должен предлагать различные планы подписки в зависимости от необходимых вам функций, необходимого места для хранения данных, дополнительных интеграций и количества необходимых комнат данных.

Исходя из этих параметров, вы сможете выбрать подходящую систему управления документами, которая будет полностью отвечать потребностям вашего бизнеса.

Будущее рабочих процессов управления документами

Пандемия COVID упростила внедрение цифрового управления документами и безбумажных офисов из-за необходимости поддерживать удаленные бизнес-операции. Компании оценили преимущества «безбумажной» работы и доступа ко всей бизнес-информации независимо от местоположения и режима работы.

Именно поэтому рынок решений для документооборота в цифровом формате неуклонно растет:

Источник: marketresearchfuture.com


В то время как бизнес проходит стремительную цифровую трансформацию, лица, принимающие решения, стремятся оптимизировать расходы и сократить количество используемых программных инструментов чтобы покрыть все потребности.

По этой причине компании выбирают виртуальные комнаты данных, которые могут заниматься управлением документами, сотрудничеством с клиентами и партнерами, юридической экспертизой, рабочими процессами сделок M&A и любыми другими действиями, предполагающими безопасный обмен документами.

Это способствует росту рыночной ниши VDR, которая становится значительной частью рынка программного обеспечения для управления рабочими процессами, достигая примерно одной трети всех решений, используемых для этой цели.

Основные выводы

Эффективное управление документами является ключом к производительности сотрудников, превосходному обслуживанию клиентов и общему успеху в бизнесе. Успешное внедрение управления документооборотом состоит из четырех столпов:

1. Постановка четких целей
2. Разработка комплексного документооборота охватывающего все потребности компании
3. Выбор функционально подходящего, надежного и экономичного программного решения
4. 9000 5 Обеспечение постоянного контроля над производительностью новой системы для поддержания высокой производительности и улучшения системы в долгосрочной перспективе

Современные цифровые решения значительно помогают преобразовать документооборот в цифровую форму и вывести бизнес-операции на новый уровень. Виртуальные комнаты данных удовлетворяют потребности организаций в управлении документами независимо от масштаба и отрасли.

Выберите решение в соответствии с потребностями вашего бизнеса и доступным бюджетом, чтобы воспользоваться преимуществами существующих технологий и повысить ценность вашего бизнеса.

Часто задаваемые вопросы

Что такое рабочий процесс управления документами?

Рабочий процесс управления документами — это набор процедур и руководств по созданию, хранению и совместному использованию документов в требуемых форматах. Он также включает процессы для совместной работы над документами между различными сторонами и обеспечения безопасного обмена бизнес-данными.

Как я могу создать эффективный рабочий процесс управления документами для моей организации?

Вам следует определить четкие цели и ключевые показатели эффективности (KPI) и выстроить соответствующую стратегию.