Кто должен подписывать счет на оплату: Как выставить счёт на оплату онлайн — сделать счет на оплату товаров и услуг 2021

Бухгалтер организации считает, что в счетах-фактурах, первичных и иных документах, представленных контрагентами (акты выполненных работ, товарные накладные, счета и т.п.), должно стоять две подписи: главного бухгалтера и директора, а принимать документы только с подписью директора организация не вправе. Прав ли бухгалтер? — Помощь

Приведенные в вопросе требования бухгалтера не основаны на законе.

С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). Частью 3 ст. 7 этого закона установлено, что руководитель экономического субъекта, за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

Пунктами 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Закона 402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события, а также подписи этих лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Перечень лиц, которые имеют право подписывать первичные учетные документы, законодательством не установлен.

Отсутствуют в нормативных актах и нормы, предусматривающие необходимость подписания таких документов главным бухгалтером. Иными словами, ни один правовой акт не содержит указания ни на минимальное количество подписей, которые должны содержаться в первичном учетном документе, ни на то, что такие документы в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером.

C 1 января 2013 года упразднена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании федеральных законов (например кассовых документов, смотрите также информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012).

Иными словами, каждая организация может самостоятельно разработать и утвердить в своей учетной политике формы первичных учетных документов, которые она будет использовать (либо установить, что в качестве первичных учетных документов будут использоваться ранее применявшиеся формы, такие, например, как ТОРГ-12 и т.п.).

При утверждении формы того или иного документа организация вправе предусмотреть и перечни должностей работников (перечни конкретных лиц), уполномоченных на подписание соответствующих документов. Отсутствие в первичном документе подписи руководителя и главного бухгалтера не может являться основанием для непринятия его к учету (разумеется, при условии соответствия первичного учетного документа содержанию хозяйственной операции и наличии в нем обязательных реквизитов, перечисленных в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Таким образом, вне зависимости от того, на кого возложены обязанности ведения бухгалтерского учета в организации (на главного бухгалтера, руководителя и т.д.), требовать от организации, чтобы все исходящие от нее первичные документы были подписаны руководителем и главным бухгалтером, ее контрагенты не вправе. Последнее в полной мере относится и к «счету на оплату». Оформление такого документа нормативными правовыми актами не предусмотрено. Счет на оплату товара (работы, услуги) не относится к документам, для которых предусмотрена унифицированная форма. Указанный документ не является подтверждением какой-либо хозяйственной операции и не может рассматриваться как первичный учетный документ.

Поэтому, как и до вступления в силу Федерального закона N 402-ФЗ, в настоящее время порядок оформления счета не регулируется какими-либо нормативными актами и определяется исключительно лицом, которое оформляет счет.

Счет не является первичным учетным документом. Он применяется только для целей главы 21 НК РФ и служит основанием для принятия покупателем предъявленных сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренным указанной главой (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Налоговым законодательством предусмотрена возможность подписания счета-фактуры не только руководителем и главным бухгалтером организации, но и иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). При этом законодательство не содержит требований о том, что в случае подписи счета-фактуры лицом, не являющимся руководителем или главным бухгалтером, вместе со счетом-фактурой покупателю должны быть предоставлены документы, подтверждающие полномочия этого лица. Отсутствие у налогоплательщика таких документов не может повлечь для него отрицательных последствий.

Не установлен и запрет на подписание счета-фактуры единственным уполномоченным лицом (смотрите, например, письмо ФНС России от 18.06.2009 N 3-1-11/425). Таким образом, счет-фактура может быть подписан одним лицом (как за руководителя, так и за главного бухгалтера), если соответствующие полномочия этого лица предоставлены ему приказом или доверенностью. Такой способ оформления счета-фактуры не противоречит закону.

Кто вправе подписывать счет-фактуру | НалогОбзор.Инфо

К оформлению счетов-фактур налоговое законодательство предъявляет жесткие требования. Это связано с тем, что от правильности оформления счетов-фактур зависит право покупателя (заказчика) на вычет по НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Одним из обязательных элементов заполненного счета-фактуры являются подписи уполномоченных лиц.

Способы выставления счетов-фактур

Счета-фактуры можно выставить на бумаге или в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Общий порядок оформления, выставления и регистрации счетов-фактур установлен постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н

Подписи ответственных лиц

Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Счет-фактуру могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Счет-фактуру, выставленный от имени предпринимателя, может подписать либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности бизнесмена. В обоих случаях в счете-фактуре должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.

Например, счет-фактуру, выставленный предпринимателем, но подписанный уполномоченным сотрудником, можно оформить так.

Счет-фактура, составленный в электронном виде, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это приказом руководителя или доверенностью организации. Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен заверить электронный счет-фактуру своей усиленной квалифицированной электронной подписью. При составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)» не формируется.

Такой порядок следует из положений пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, пункта 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, пункта 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н.

Передача права подписи

Ситуация: как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации?

Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры. Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.

Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями. При этом, заполняя реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо», они ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы. Можно поступить и по-другому: внести в счет-фактуру дополнительные строки и указать в них реальные должности уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов. И тот и другой вариант не противоречит законодательству и не может быть основанием для отказа в вычете НДС. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-07-09/11863, от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39.

Ситуация: нужно ли в счете-фактуре указать должность сотрудника, уполномоченного подписывать этот документ вместо руководителя (главного бухгалтера)?

Нет, не нужно.

Состав обязательных реквизитов счета-фактуры установлен статьей 169 Налогового кодекса РФ, поэтому их изменение недопустимо. Это касается и таких реквизитов счета-фактуры, как «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо». Таким образом, если счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, то указывать его должность в этом документе не следует. Но для идентификации лица, фактически подписавшего счет-фактуру, после подписи необходимо указать его фамилию и инициалы. Такой порядок оформления счета-фактуры, подписанного сотрудником, уполномоченным на то приказом (распоряжением) руководителя или доверенностью от имени организации, рекомендован Минфином России в письмах от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39, от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04, ФНС России в письме от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425.

Вместе с тем, если сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, указал в нем свою должность, такой документ не является составленным с нарушениями установленного порядка. Ни Налоговый кодекс РФ, ни постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 не запрещают указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), том числе и наименования должностей лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 и от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04.

Ситуация: должен ли продавец (исполнитель) представлять покупателю (заказчику) копии документов, свидетельствующих о полномочиях сотрудников (не являющихся руководителем и главным бухгалтером) подписывать счета-фактуры?

Нет, не должен.

Законодательством такая обязанность за продавцами не закреплена. Однако, проверяя правомерность применения вычетов по НДС покупателем (заказчиком), налоговая инспекция может затребовать у продавца (исполнителя) документы о его сотрудниках, уполномоченных подписывать счета-фактуры (п. 8 ст. 88, п. 12 ст. 89, ст. 93.1 НК РФ, письмо ФНС России от 9 августа 2010 г. № ШС-37-3/8664). Если окажется, что эти документы отсутствуют, счета-фактуры, подписанные неуполномоченными лицами, инспекция признает составленными с нарушением установленного порядка. По таким счетам-фактурам покупатель не сможет принять НДС к вычету (п. 2 ст. 169 НК РФ). Поэтому копии документов, подтверждающих право сотрудников подписывать счета-фактуры, контрагентам лучше представить.

Невозможность вычета входного НДС в связи с отсутствием документов, подтверждающих полномочия сотрудников подписывать счета-фактуры, признают большинство арбитражных судов (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 11 ноября 2008 г. № 9299/08, определения ВАС РФ от 16 января 2009 г. № ВАС-17445/08, от 15 января 2009 г. № ВАС-17093/08, от 16 октября 2008 г. № 13259/08, постановления ФАС Московского округа от 28 апреля 2008 г. № КА-А40/2274-08, от 26 февраля 2009 г. № КА-А40/13170-08-П, Западно-Сибирского округа от 24 сентября 2008 г. № Ф04-5092/2008(10144-А46-42), Дальневосточного округа от 4 сентября 2008 г. № Ф03-А73/08-2/3591, Волго-Вятского округа от 24 февраля 2009 г. № А28-5306/2008-148/23, от 21 ноября 2008 г. № А28-8965/2007-384/11, от 25 июля 2008 г. № А43-13960/2007-40-532, Восточно-Сибирского округа от 3 декабря 2008 г. № А19-2109/08-50-52-Ф02-5812/08, от 5 ноября 2008 г. № А19-4298/08-56-Ф02-5273/08, Северо-Кавказского округа от 16 декабря 2008 г. № Ф08-7618/2008, от 15 декабря 2008 г. № Ф08-7582/2008).

Вместе с тем, в некоторых случаях, когда налоговые инспекции не смогли представить достаточных доказательств, суды принимали решения в пользу организаций (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 16 января 2007 г. № 11871/06, определение ВАС РФ от 8 октября 2008 г. № 12951/08, постановления ФАС Северо-Западного округа от 20 января 2009 г. № А56-5037/2008, от 16 июня 2008 г. № А42-167/2007, от 11 ноября 2008 г. № А52-664/2008).

Возможность вычета НДС

Сумму входного НДС по счету-фактуре, подписанному представителями организации-продавца (исполнителя), при наличии остальных правильно заполненных реквизитов можно принять к вычету. Право на вычет сохраняется у покупателя (заказчика) и в том случае, если при проверке выяснится, что первый и второй экземпляры одного и того же счета-фактуры были подписаны разными уполномоченными лицами. Об этом сказано в письме Минфина России от 3 июля 2013 г. № 03-07-15/25437.

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС, если в счете-фактуре не расшифрованы подписи руководителя и главного бухгалтера организации-поставщика?

Нет, нельзя.

Согласно постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, продавцы должны составлять счета-фактуры по установленной форме. Формой счета-фактуры предусмотрено, что этот документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (если счет-фактура составлен в электронном виде – только руководителем) с расшифровкой их подписей. При этом полностью достаточно указать только фамилии должностных лиц, а имена и отчества можно обозначить инициалами. Это следует из приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 и писем Минфина России от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1 и от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54.

По мнению контролирующих ведомств, если в счете-фактуре, выставленном покупателю, отсутствуют расшифровки подписей, то он считается оформленным с нарушением установленных требований. Получив такой документ, покупатель не сможет зарегистрировать его в книге покупок (п. 3 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Следовательно, применение налогового вычета по НДС в этом случае будет неправомерным. Применительно к прежним правилам оформления счетов-фактур такие разъяснения содержались в письмах Минфина России от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1, от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54, УФНС России по г. Москве от 14 июня 2007 г. № 19-11/055846, от 9 марта 2005 г. № 19-11/14768.

Позицию контролирующих ведомств разделяют и некоторые арбитражные суды (см., например, определение ВАС РФ от 20 февраля 2008 г. № 2012/08, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 12 декабря 2007 г. № А19-8804/07-24-Ф02-9197/07, от 7 февраля 2007 г. № А19-11894/06-9-30-Ф02-229/07-С1, Северо-Кавказского округа от 22 марта 2007 г. № Ф08-724/07-295А, Дальневосточного округа от 4 октября 2006 г. № Ф03-А24/06-2/3260).

Совет: есть аргументы, позволяющие покупателям принимать к вычету входной НДС по счетам-фактурам, в которых не расшифрованы подписи руководителя и главного бухгалтера организации-поставщика. Они заключаются в следующем.

Счет-фактура должен быть подписан руководителем организации, главным бухгалтером (при составлении в электронном виде – только руководителем) или другими лицами, уполномоченными на то приказом руководителя или доверенностью от имени организации. Такой порядок предусмотрен пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. О том, что подписи этих лиц должны сопровождаться их расшифровками, в этом пункте не сказано. Нет таких требований и в пунктах 5–5.2 статьи 169 Налогового кодекса РФ, где приведен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать счет-фактура. Следовательно, при соблюдении остальных условий, предусмотренных статьями 171 и 172 Налогового кодекса РФ, покупатель вправе принять к вычету входной НДС по счету-фактуре, в котором не расшифрованы подписи представителей поставщика.

Рассматривая споры, возникающие в связи с недостатками в оформлении счетов-фактур, многие суды исходят из того, что расшифровки подписей необходимы, чтобы установить факт подписания счетов-фактур надлежащими лицами. Однако само по себе отсутствие таких расшифровок не может служить безусловным основанием для отказа в вычете НДС. Такие выводы содержатся, например, в определении ВАС РФ от 25 августа 2008 г. № 10415/08, в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 25 октября 2012 г. № А26-9024/2011, от 22 января 2008 г. № А05-6472/2007, Северо-Кавказского округа от 15 апреля 2011 г. № А20-939/2010, от 15 апреля 2008 г. № Ф08-1829/2008, Волго-Вятского округа от 12 января 2011 г. № А17-3520/2009, Уральского округа от 19 июня 2008 г. № Ф09-4099/08-С2, от 25 марта 2008 г. № Ф09-1788/08-С2, Московского округа от 4 марта 2008 г. № КА-А40/14690-08, от 10 августа 2007 г. № КА-А40/7741-07, от 3 августа 2006 г. № КА-А41/7230-06-п, Западно-Сибирского округа от 7 мая 2008 г. № Ф04-2804/2008(4613-А81-42), Поволжского округа от 8 ноября 2007 г. № А55-15706/06, Центрального округа от 30 августа 2007 г. № А48-4323/06-2.

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре, если в нем не заполнены строки «Индивидуальный предприниматель» и «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя» – при получении его от организации и строки «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» – при получении его от индивидуального предпринимателя?

Да, можно.

Счет-фактуру подписывает:

• либо руководитель, главный бухгалтер или другие уполномоченные сотрудники организации;

• либо предприниматель или его уполномоченный представитель, действующий на основании доверенности. При этом в счете-фактуре указываются реквизиты свидетельства о государственной регистрации предпринимателя.

Об этом сказано в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, один и тот же счет-фактура не может быть подписан одновременно руководителем и главным бухгалтером организации и предпринимателем (его представителем).

Поэтому отсутствие на бланке счета-фактуры, выставляемого организацией, реквизитов «Индивидуальный предприниматель» и «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя», а в счете-фактуре, выставляемом предпринимателем, – реквизитов «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» не является нарушением. Такой счет-фактура может служить основанием для вычета (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Аналогичная точка зрения приведена в письме Минфина России от 26 июля 2006 г. № 03-04-11/127.

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью?

Нет, нельзя.

В пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ сказано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации (либо уполномоченным лицом). Счета-фактуры, оформленные с нарушением указанного требования, не могут служить основанием для вычета НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). По мнению контролирующих ведомств, нормы законодательства подразумевают наличие на счетах-фактурах именно собственноручных подписей уполномоченных должностных лиц. Факсимиле же представляет собой воспроизведение собственноручных подписей техническими средствами. Счета-фактуры, оформленные с использованием факсимильных подписей, не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны руководителем и главным бухгалтером лично. Поэтому принимать НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью, нельзя. Об этом сказано в письмах Минфина России от 27 августа 2015 г. № 03-07-09/49478, от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, ФНС России от 17 мая 2005 г. № ММ-6-03/404, от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11.

Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11.

Ставится ли печать на счете на оплату

Счет на оплату – документ, предъявляемый покупателю поставщиком. Он включает список товаров и предоставляемых услуг, а также другие обязательные реквизиты. Ставить ли печать на счете на оплату, довольно часто интересует бухгалтеров организаций. Однако, жестких правил относительно печати на счетах законом не установлено.

Общая информация о счетах

Счет на оплату обязательно включает реквизиты, по которым осуществляется перевод денег заказчиком поставщику за товары или услуги. Продавец выставляет счет, а покупатель должен его оплатить.

Этот документ важен для обоих участников сделки. Им подтверждается обоснованность совершения операции. Также счет является оправдательным документом списания денег с банковского счета покупателя. Он может оформляться на сделки:

• поставка;
• покупка;
• оказание услуги;
• и т. п.

Обычно, счет выставляется для совершения предоплаты.

У данного типа документации нет строгой унифицированной формы. Счета оформляются согласно учетной политике организации.

Если бы при выставлении счетов происходило изменение балансовых позиций или финансового результата, информацию в нем был бы смысл регламентировать.

Обязательные реквизиты

П. 1 ст. 9 ФЗ № 409 от 18.07.2017 г. «О бухгалтерском учете» утверждает, что все проводимые в организации хозяйственные операции должны сопровождаться оправдательными документами, на основании которых ведется бухучет на предприятии.

Согласно п. 2 того же нормативного акта обязательными реквизитами такой документации выступают:

1. Название документа.
2. Дата составления.
3. Название предприятия, которое составляет документ.
4. Содержание хоз. операции.
5. Единицы измерения хоз. операции.
6. Название должностей лиц, ответственных за операцию.
7. Подписи ответственных лиц.

Как видно из предоставленного законом перечня, печать не входит в состав обязательных реквизитов. Соответственно, ее нельзя отнести к обязательному реквизиту.

Обязательна ли печать на счете на оплату

Счет по оплате – бумага, не имеющая специальной унифицированной формы. Соответственно, в этот документ обязательно включаются исключительно пункты, перечисленные в ст. 9 ФЗ № 409. Печать не обозначена в данном списке. Поэтому, ее наличие на счете не считается обязательным.

Соответственно, мнение о том, что отсутствие печати делает счет недействительным, ошибка. Печать на счете на оплату обязательна только по обычаям делового документооборота. Если в организации действует правило обязательного присутствия такого реквизита, его придется включить в документ. Но надо помнить, что не все организации и ИП имеют печать, т.к. это разрешено законом. Так что отсутствие печати на счете вполне объяснимо.

Когда применяются печати

По ФЗ № 82 от 06.04.2015 г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ», использование круглых печатей не является обязательным. Исключение составляют ограниченный перечень документов. Унифицированные бланки, не имеющие аббревиатуру «МП» не обязательно заверять печатью.

Поэтому, когда возникает вопрос, ставится ли печать на счете на оплату, ответ однозначный – это не обязательно.

Однако, необходимо помнить о деловом документообороте каждого предприятия в отдельности. Кроме того, покупатель более доверительно может относиться к документации с присутствием печати. Ведь печать – это часть имиджа предприятия. Если организации привыкли работать с документацией, имеющей печати, требование зачастую распространяется и на счет.

Поэтому, нужна ли печать на счете на оплату, зависит от поставленного документооборота предприятия. На законодательном уровне такой обязанности у хозяйствующих субъектов нет.

Что должно быть в счёте на оплату, чего быть не должно и что дико бесит

Мы уже разбирали “Одностраничный устав ООО с двумя директорами электронно и открытие счёта в банке дистанционно” и “Хороший договор — короткий договор”, теперь поговорим про счёт.

Счёт на оплату очень простой основной документ, но он же и доставляет много боли и лишних трудозатрат, если составлен криво или по нему криво платят. 

Попробуем выкинуть всё лишнее и сделать понятно и красиво. Здесь в основном речь пойдёт о России, но и заграничные счета бывают запутанными. Немного скажу и про Европейский Союз.

Счета, которые взрывают мозг

Не заставляйте клиента думать и суетиться!

1. Счёт в формате картинки или сканированный в pdf. Убейтесь, сволочи, об стену, кто так делает. Всегда требуем прислать в формате, где можно легко копипастить реквизиты.

2. В счёте два банковских счёта. АААА… на какой платить?! 

3. Нет назначения платежа. Бухгалтер начинает думать и пишет дичь, из которой потом невозможно понять за что платили.

4. НДС указан мелким шрифтом не на самом видном месте. Ой… опять оплатили сумму без НДС.

5. Не сказано, что НДС не облагается. Ой… а в платёжку автоматом подставилось: “включая НДС”.

6. Полно лишней информации.

7. Нет телефона и email кому задавать вопросы.

8. Реквизиты не совпадают с теми, что подставляются по ИНН и БИК.

Факты о счёте

1. Счёт — необязательный документ. Платить можно без счёта, по договору, по акту, на основании счёта-фактуры, УПД, товарной накладной и т. п.

2. Счёт — это просто приглашение к платежу. Сам по себе он не порождает обязательств оплаты.

3. Никто не обязан выставлять счёт, если только это не прописано в договоре.

4. Счёт не является первичным учётным документом согласно ст. 9 402-ФЗ, т.к. не отражает факта хозяйственной деятельности в общем случае. Следовательно, нет требований закона что там должно быть.

5. Счёт может быть совмещён с договором или актом. А может быть всё в одном: договор-счёт-акт.

6. Счета не нужны для постпоплаты. Постоплату правильнее производить по акту выполненных работ или счёту-фактуре, или УПД, тем самым, сразу понятно, что это постоплата.

7. В отличии от счёта-фактуры, УПД, акта, у счёта нет утверждённого правительством XML-формата. Но есть XML-форматы у отдельных программ, например, у 1С. Но реально никто ими не пользуется, во всяком случае, среди наших контрагентов.

8. Оплата счёта может означать акцепт договора, согласие со стоимостью, принятие услуг, если это написано в счёте или следует из назначения платежа.

9. В ЕС, например, в Словении, счёт соответствует нашему счёт-фактуре, а нашему счёту соответствует предварительный счёт. Однако, нередко бывает присылают на предоплату именно счёт-фактуру.

Минимальный набор что должно быть в счёте

Для оплаты по безналу плательщику нужно:

1. ИНН получателя.

2. Расчётный счёт получателя в банке и БИК этого банка.

3. Назначение платежа.

4. Сумма с указанием без НДС или с НДС и суммой НДС.

Этих данных достаточно для заполнения платёжного поручения. Жаль, минимализм не все любят. А то было бы прикольно выставлять такие счета в одну строку:

7730588444 40702810201500019616 044525999 За услуги дата-центра 1000р. без НДС.

Такой формат счёта можно обернуть в XML-тэги и делать де-юре или де-факто стандартом обмена для ЭДО.

Если оплата картой, то счёт может содержать только URL страницы оплаты. Хорошо, если ещё и QR-код рядом будет.

Если оплата наличными, то можете, хоть на салфетке написать сумму.

В Словении для перевода внутри страны достаточно IBAN, по нему подставляются все реквизиты в банке автоматически. Конечно, сумма и назначение перевода ещё потребуются. Есть ещё пара опциональных параметров.

При переводе денег в Revolut или из него нужно указать наименование получателя, IBAN и BIC (SWIFT) и адрес. ИНН не указывается. Платежи доходят и с ошибкой в наименовании. То есть ключевыми являются только IBAN и BIC (SWIFT), а остальные просто как описание.

Назначение платежа

Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть. При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.  

Ещё назначение платежа может содержать слова: “за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар”, тем самым фиксируется факт отгрузки.

Самая большая боль — непонятное назначение платежа. Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка. А могут и к блокировке счёта привести.

В счёте не помешает указать

Счётом пользуется бухгалтер плательщика, когда отправляет деньги, сотрудники плательщика, которые получают товар или услугу. У бухгалтера потом возникают вопросы, и он начинает создавать нагрузку на своих сотрудников, а они — на сотрудников получателя денег. Поэтому следует сократить трудозатраты. Стоит указать в счёте:

1. Номер и дату счёта. Они нужны, чтобы ссылаться и искать счёт в базе.

2. Фактический адрес, если к вам приезжают.

3. Наименование плательщика без его реквизитов.

4. Логотип для красоты и солидности.

5. Адрес ЛК получателя, где доступны все копии документов в электронном виде, включая акт сверки, который так любят запрашивать, отвлекая нашего бухгалтера от работы.

6. Телефон и email, чтобы они всегда были под рукой.

7. Почтовый адрес, куда не перешедшие на ЭДО динозавры должны отправлять свою макулатуру, губя природу.

8. QR-код для загрузки реквизитов в мобильное приложение банка, чтобы не копипастить реквизиты. Пока такая фишка есть только в мобильных приложениях банков физлиц, но, надеюсь, когда-нибудь появится и у юрлиц.

9. Прочую реально полезную информацию.

Делать ли детальную расшифровку суммы в счёте по позициям?

Если счёт одновременно и договор, то да. Счёт является одновременно сметой или детализацией заказа. Закон этого не обязывает, но это общепринято, что нужно объяснить из чего получилась сумма. 

Если есть договор со сметой или каким-то иным документом, где уже есть детализация, то смысла дублировать информацию нет.

Чего в счёте быть точно не должно

Поскольку бухгалтеры, юристы и прочие бюрократы любят из простого делать сложное и плодить сущности без необходимости, то захламляют счёт ненужной информацией:

1. Реквизиты плательщика помимо его наименования.

2. Реквизиты получателя из ЕГРЮЛ помимо ИНН. КПП указывать нужно только, если есть филиалы с разными КПП.

3. Корреспондентский счёт банка получателя и наименование банка, так как по БИК это автоматически подставляется.

4. Подписи руководителя предприятия и главбуха — куда ж без них, они же ещё бывает и настоящие подписи и печати шлёпают на бумажный счёт, не создавая при этом никакой добавочной стоимости. Если уж так хочется печать и подпись иметь для красоты, то руководителя организации там достаточно, но лучше и его убрать. Сканированные подпись и печать ничего не дают. Если уж так нужна подпись, то нужно подписывать файл счёта усиленной квалифицированной ЭЦП.

Итог, пример нашего счёта

---

Дата-центр ITSOFT — размещение и аренда серверов и стоек в двух дата-центрах в Москве. За последние годы UPTIME 100%. Размещение GPU-ферм и ASIC-майнеров, аренда GPU-серверов, лицензии связи, SSL-сертификаты, администрирование серверов и поддержка сайтов.

Кто подпишет счет-фактуру? Соблюдайте требования налоговых органов – Пресс-центр

Материал опубликован в издании «Практическая бухгалтерия»

Подписать счет-фактуру могут не только директор и главный бухгалтер, но и другие лица, уполномоченные на то приказом или иным распорядительным документом по организации или доверенностью от ее имени. Вроде бы ничего сложного. Однако проверяющие органы искусно находят к чему придраться при проверке правильности заполнения счетов-фактур.

Кто подпишет счет-фактуру? Соблюдайте требования налоговых органов

Все услуги по этой теме:

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

При расчетах по НДС используется унифицированная форма счет-фактуры, утвержденная постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 № 914.

Соблюдайте требования

Налоговые органы все чаще отказывают организациям в принятии НДС к вычету, ссылаясь на отсутствие в счете-фактуре необходимых реквизитов, на допущенные в нем опечатки, помарки, отсутствие расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера.

Позицию налоговых органов поддерживает Минфин России разъясняя, что счета-фактуры, в которых неверно заполнены или не отражены необходимые реквизиты, рассматриваются как составленные с нарушением требований НК РФ, и суммы НДС по этим счетам-фактурам вычету не подлежат (письмо УФНС от 25 мая 2007 г. № 19-11/048795).

Если НДС на основании таких счетов-фактур налогоплательщиком уже принят к вычету, то налоговые органы требуют его восстановить и уплатить в бюджет, применяя штрафные санкции ( п. 1 ст. 122 НК РФ). Кроме того налогоплательщик будет обязан уплатить пеню за каждый календарный день просрочки с неуплаченного НДС. Процентная ставка пени принимается равной 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации ( п.4 ст .75) и уплачивается одновременно с уплатой сумм налога и сбора или после уплаты таких сумм в полном объеме (п.5 ст.75).

Внимание

Полную ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ О бухгалтерском учете).

Статья 169 НК РФ приводит только общие требования по составлению счетов-фактур. В п. 5 данной статьи просто перечислены обязательные к заполнению реквизиты. При этом как именно их заполнять, НК РФ не разъясняет. Налоговые же инспекторы с особой тщательностью проверяют, как оформлены счета-фактуры и правомерно ли налогоплательщик предъявил НДС к вычету.

Условия для принятия НДС к вычету установлены гл. 21 НК РФ. Во-первых, товары (работы, услуги), имущественные права должны быть приобретены для операций, облагаемых НДС. Во-вторых, приняты к учету. В-третьих, налогоплательщик должен иметь должным образом оформленный счет-фактуру поставщика, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой.

Бухгалтерам следует обратить внимание на важные моменты, связанные с подписанием счетов-фактур. У налоговых органов вызовет подозрение, если:

• на счете-фактуре отсутствуют расшифровки подписей;
• счет-фактура подписан одним лицом как за руководителя, так и за главного бухгалтера;
• в счете-фактуре, выставленном налогоплательщиком-организацией, отсутствует строка Индивидуальный предприниматель (подпись) (ф.и.о.) (реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя).

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных лиц, уполномоченных на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Уполномочен подписать

Руководитель и главный бухгалтер организации вправе передать полномочия по подписанию счетов-фактур другим сотрудникам организации. Уполномоченные лица действуют либо на основании приказа директора, либо на основании доверенности, составленной от имени организации.

Учитывая , что указанные лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, в счете-фактуре вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации после подписи рекомендуется указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру. Если в нем присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то такой документ не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Налогового кодекса.

Налоговый кодекс и Правила учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, далее — Правила) изменений и дополнений реквизитов формы счета-фактуры не предусматривают. Соответственно, вносить в него сведения о должности уполномоченного лица организации и реквизиты соответствующей доверенности не обязательно. В то же время если в счете-фактуре присутствуют дополнительные реквизиты для лиц, уполномоченных подписывать счет-фактуру (например, указана должность), то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Налогового кодекса.

Некоторые организации заключают договоры на оказание бухгалтерских услуг со специализированной фирмой или специалистом — физическим лицом. Это разрешено п. 2 ст. 6 Федерального закона О бухгалтерском учете от 21.11.1996 N 129-ФЗ. В этом случае подпись в счете-фактуре вместо главного бухгалтера ставит тот, на кого возложены обязанности главного бухгалтера – руководитель организации, бухгалтер-специалист, с которым заключен гражданско-правовой договор, либо уполномоченный представитель специализированной фирмы, ведущей в организации бухучет.

Нередко счета-фактуры за руководителей и главных бухгалтеров подписывают иные лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью. Если при проведении налоговой проверки у вашего поставщика будут выявлены такие счета-фактуры, то принять НДС к вычету вы будете не вправе.

Руководитель-главбух

Если в штате организации отсутствует должность главного бухгалтера, то его функции может выполнять руководитель организации. Соответственно он будет подписывать счета-фактуры вместо главного бухгалтера одинаковой подписью в полях подпись руководителя и главного бухгалтера. Это возможно на основании соответствующего приказа следующего содержания: Я, генеральный директор «Название организации» возлагаю на себя обязанности главного бухгалтера….

Согласно п. 2 г ст. 6 Федерального закона О бухгалтерском учете руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы вести бухгалтерский учет лично. Данная норма предполагает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и за главного бухгалтера.Руководитель-главбух.

Счет-фактуру подписывает ИП

Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель, то он подписывает документ с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. При этом он не ставит подпись вместо главного бухгалтера — строка остается пустой. Ведь согласно законодательству ИП сам отвечает за ведение бухгалтерского учета.

Глава 21 Налогового кодекса не содержит запрета на подписание счета-фактуры от имени предпринимателя уполномоченным им лицом. Налогоплательщик может участвовать в отношениях, которые регулируются законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом (п. 1 ст. 26 НК РФ). Уполномоченный представитель налогоплательщика — физического лица будет осуществлять свои полномочия на основании нотариально удостоверенной доверенности или доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной в соответствии с гражданским законодательством (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Факсимильная и электронно-цифровая подпись

Многих по-прежнему интересует вопрос, можно ли визировать счета-фактуры электронной цифровой подписью (ЭЦП) или факсимиле. Он особенно актуален для организаций с большим документооборотом. Между тем финансисты традиционно запрещают использовать факсимиле и ЭЦП.

Счета-фактуры, подписанные факсимиле, ЭЦП либо подписями, воспроизведенными с помощью электронных печатных устройств, считаются составленными и выставленными с нарушением порядка и не могут являться основанием для принятия НДС к вычету (возмещению). Такое мнение высказывает Минфина России в письмах от 22.01.2009 N 03-07-11/17 и от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383.

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Согласно позиции некоторых арбитражных судов наличие на счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи руководителя и бухгалтера организации-поставщика не может являться основанием для отказа в возмещении НДС, который уплачен поставщикам продукции (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 29 сентября 2008 г. № Ф08-5786/2008, от 22 сентября 2008 г. № Ф08-5128/2008, от 20 августа 2008 г. № Ф08-4547/2008, ФАС Московского округа от 15 мая 2006 г. № КА-А40/2894-06, ФАС Поволжского округа от 30 октября 2008 г. № А57-253/08, ФАС Уральского округа от 18 ноября 2008 г. № Ф09-8604/08-С2, от 19 апреля 2007 г. № Ф09-2754/07-С2).

В то же время существуют судебные решения, которые поддерживают налоговиков в их требованиях (постановления ФАС Дальневосточного округа от 28 июля 2008 г. № Ф03-А37/08-2/2876, от 07 апреля 2008 г. № Ф03-А73/08-2/918, ФАС Поволжского округа от 19 июля 2007 г. № А65-3666/2006, от 21 июня 2007 г. № А57-4833/06-33, от 03 мая 2007 г. № А57-4249/06).

Высший Арбитражный суд в одном из определений указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных статьей 169 Налогового кодекса. Подробнее о позиции ВАС РФ читайте в «ПБ» за май на стр. 70.

Бератор «НДС от А до Я»

Если счет-фактуру за руководителя или главного бухгалтера подписывают иные лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью, то принять НДС к вычету на основании такого документа вы не вправе. Если вы все же хотите избежать споров при проверке – заверяйте счет-фактуру настоящей подписью. При этом вы также избежите претензий заказчиков, которые, зная требования налоговиков, зачастую отказываются принимать документы с факсимиле вместо подписи.

Исправляем ошибки

Ошибочно проставленную подпись в счете-фактуре, как и другие ошибки в этом документе можно исправить. Порядок внесения изменений в счета-фактуры регламентирован п. 29 Правил. Такие исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправлений.

При этом учтите, своевременное исправление выявленных нарушений в оформлении счетов-фактур не может служить основанием для отказа в применении налоговых вычетов по НДС при условии добросовестности действий налогоплательщика. Такое мнение придерживаются многие арбитражные суды.

образец, лично или онлайн, обязательные реквизиты, физическому лицу, кто подписывает и прочее

Для получения оплаты товаров и услуг индивидуальному предпринимателю по безналичному расчёту требуется выставлять счета своим клиентам. Для этого нужно знать, как составить этот документ, что следует в нём указать, кто должен подписать счёт и какими способами его предоставить плательщику.

Общие правила выставления счетов

Выписываются счета на оплату как на основании договоров, так и без них. Готовый документ можно переслать по электронной почте либо вручить лично покупателю. У счёта документа нет узаконенного формата, то есть вы его разрабатываете самостоятельно в любом текстовом редакторе с таблицами.

Для его оформления можете использовать фирменный бланк или пустой лист, это тоже нигде не регламентировано. И также можно воспользоваться онлайн-порталами (например, сервисами «Моё дело» или «Эльбой») либо бухгалтерскими программами, которые упрощают данный процесс. Самым распространённым из них является программное обеспечение компании 1С.

Видео: способ выставления счёта с помощью приложения

Обязательные элементы счёта на оплату

Чтобы ваш контрагент смог оплатить счёт, в нём должны быть указаны следующие данные:

• Название ИП.
• ИНН предпринимателя.
• Реквизиты банковского счёта (номер счёта, номер корреспондентского счёта, БИК, ИНН, КПП, форма собственности и название банка).
• Форма собственности и название или Ф. И. О. заказчика (в зависимости от того, это юридическое или физическое лицо).
• Порядковый номер счёта (по нарастанию в журнале регистрации) и дата его выставления.
• Наименование товаров/услуг, на поставку/выполнение которых выставляется счёт.
• Количество товаров или услуг.
• Цена за единицу и общая стоимость.
• Выделенный НДС (если ИП работает на общих основаниях) либо указание на его отсутствие.
• Подпись ИП и печать (при наличии).

Так может выглядеть ваш счёт на оплату, хотя полные реквизиты покупателя совершенно необязательны

Скачать бланки счетов можно по ссылкам: .docx, .xlsx.

Некоторые нюансы для счетов от ИП

Клиентами предпринимателя могут быть как организации, так и частные лица. Компании и ИП оплату выставленных счетов производят либо со своего расчётного счёта, либо наличными средствами через кассу. Для индивидуальных предпринимателей возможен также вариант оплаты со своих личных/карточных счетов.

Есть ещё особенности, которые следует знать при выставлении счетов:

• Предприниматель имеет право работать без печати, поэтому достаточно только лично расписаться либо поставить факсимиле.
• Подпись главного бухгалтера не нужна, если его нет в штате.
• Юридические адреса прописывать нет надобности, так как они не участвуют в платёжной операции.
• Если предприниматель использует специальные налоговые режимы, например, УСН, то после общей суммы следует указать «Без НДС», в противном случае НДС должен быть посчитан и вписан в счёт отдельной строкой.

В наше время очень просто создавать счета на оплату от ИП даже новичку. Для этого не нужно получать какое-то специальное образование или иметь опыт бухгалтера — нужен лишь компьютер (смартфон) и интернет под рукой.

---

Остались вопросы? Спросите у юриста, это бесплатно

Подписывать или быть уволенным?

Дорогие помогите решить проблему:
1. имеется ООО, менеджеры отдела развития заключают договора на аренду площадей.
2. от арендодателей приходят счета, которые с недавних дней стали заставлять визировать (издали приказ): подпись и полная расшифровка, а также визировать
акты выполненных работ и Договора на аренду….

Насколько законно требование визировать счета? Если оно противоречит законам, то каким?. Можно ли выдвинуть в качестве контраргумента тезис о противоречии этих действий трудовому законодательству?
Можно ли как-то обойти подписание приказа? Не подписывать совсем нельзя, но и подписать нельзя просто так. С какой формулировкой это лучше сделать, чтобы не быть обязанным к исполнению, «ознакомлен» или как? Написать – «отказываюсь» — значит попасть под увольнение за невыполнение распоряжения гендиректора.

В должностных обязанностях, прописанных в трудовом договоре, данная деятельность – сверка счетов и их подписание – не прописана. Договора о материальной ответственности не подписывался.

---

Комментарии

нет никаких указаний ни в каких законах. Как руководсто решит организовать документооборот, так и будет. Кака правило, в НЕ микроскопических организациях, договоры и документы на оплату визируются, и даже у нескольких лиц…

Варяг точно написала, только наоборот надо: правило — кака)))

про тК, договор мат.ответственности — это Вы вообще бред несете… Вам просто неохота выполнять вполне нормальное и необходимое, при наличии в организации структуры, требование, которое обусловлено необходимостью разграничить зоны ответсвенности различных работников…. видимо, раньше Вы работали только в компаниях, организованных по принципу дружеской туссовки….учитесь работать нормально.

фиксирую полное соответствие нику. это я о вас (с маленькой буквы). в переписку не вступлю, я себя уважаю

а я Вас уже нет… хотя только пять минут назад относилась нейтрально…

Визировать на предмет принятия счёта или его оплаты?? Если принятия, так ЭТО нормально, это для так сказать отчётности, чтоб знать когда и каким числом вошёл документ, и кто его принял. А если на предмет оплаты, то здесь вопрос, кто за это отвечает.

Так кто за оплату отвечает?? Вобще-то это ВЫ должны выставлять счета арендодателям на оплату, и контролировать своевременную оплату и поступление денег. Арендодатели ВАМ на, что счета выставляют??

Они ж Датели:)) вот и счета выставляют нам — для оплаты арендованной у них (Дателей) площади:)))) Ане дают — мы платим за то, что дают:)

Оплату оформляет бух-я. Вот и возник вопрос ЗАЧЕМ моя подпись на чужем счете — я не бухгалтер, а менеджер. Заключаю договора, от которых не получаю %%.

Варяг «Насколько законно требование визировать счета?» — на 100%. «Можно ли как-то обойти подписание приказа?» — можно уволиться и поставить в этой последнюю подпись под приказом. Пишите: Принял, число, подпись, ФИО. В чём проблема то?

Варяг принял, получил — документ от арендодателя. всё. По моему Вы делаете из мухи слона.

у Вас продолжение темы…………теперь Ваше руководство решило это все (право подписи) документов офиц. подкрепить..

И снова здрасте:))) Перешли в атаку:((можно сказать. Приказ издали…бухи мозги прогрызли… Хочется кричать — Я НЕ БУХГЕЛТЕР!

добрый вечер! только не понимаю, раз Вы менеджер, что Вам мешает визировать все эти документы?

Почему??? менеджер (НЕ получающий %% от договора) должен визировать счета? А если, бухгалтер ошибется в нулеке? Кто будет отвечать? Кто подписывал? вот и я об этом ж…

я тоже работала менеджером без %% и тоже занималась первичкой. Ну вот бух 0 не допишет, а Вы как человек, который курирующий сделку, этот 0 увидите.

Тогда поворот дела: объем моей работы, согласно штатке и должн. обязанностям возростает. Так? Почему никто об увеличении з/п не говорит?

У Вас больше ответственности возрастает. Тут я согласная. Значит вопрос о повышении з/п поднимать.

Варяг предагаю провести фотографию рабочего дня, дабы зафиксировать на сколько увеличись на вас нагрузка и вот уже с её результатами к начальству за добавкой!) тока смотрите. могут по результатам и ещё обязанностей накинуть)))

Варяг работа с первичными документами не есть прерогатива бухгалтерии! дерзайте!

Бухгалтерские первичные документы — НЕ прерогатива бухгалтерии??? о-О!!!!!! Вы не маханули?

ну не только она, еще может секретарь выписывать или менеджер, что в данном случае и пытается привить Вам начальство.

Прививка странна, т.к. есть должность и на должносте сотрудник…. дочь гл.буха:((((отсюда ноги и р….

Варяг нет, бухгалтерия это учёт, а создание, приёмка, подпись этих документов ведётся весьма различными категориями сотрудников.

есть должность и на должносте сотрудник…. дочь гл.буха

намекаю: делать за нее работу:) и отвечать:((

Варяг и что? повод нашли бузу устроить из за пустякового вопроса? это не ваша компетенция, забудьте, нервы целее будут.

«для тех кто в танке»: визирование счета — это подтверждение его правильности (сумма, срок и т.д.) и подтверждение, что счет этот следует оплатить. Счет может быть выставлен не верным (в любом параметре). Проверку Правильности имеет возможность провести только фин.отдел, в котором и сама бух-я — Все Договора у них. Если я, как менеджер технич. отдела, буду еще и проверки — сверки устраивать, пострадает моя ОСНОВНАЯ работа. Надеюсь, что теперь понятно. Вы кем работаете?

Варяг Я работаю директором. Более 10 лет руковожу такими, как Вы. Конечно через интернет всей вашей картины на предпариятии не видно, но по опыту знаю, что ничего страшного в такой работе нет. Я уже предлогал Вам мотивировать свою позицию в виде отчёта — сколько времени в день у вас это занимет по факту. Сколько счетов носят в день, сколько на один Вам надо времени его проверить. Как Вы выполняете основную работу. Заодно можно посмотреть сколько времени тратится на покурить, на кофе. на поболтать с коллегами и т.д. Вот мне просто непонятно с моим опытом, почему в своё вроемя, я и мои менеджеры, инженеры СЦ, без проблем работали с первичкой, при этом шёл рост объёмов продаж и услуг. Работал и работаю в компаниях федерального уровня и тут вся первичка на рядовом составе. А вам это вредит… непонятно.

Алё, директор! Учите русский язык: п р е д л А г а л — пишется через «А». (Ваш вариант написания: «Я уже предлогал Вам мотивировать »

ОРМ Не очень понятно, от чего Вы так «воспротивились» требованию визировать счета и другие документы? Виза на документе, означает лишь, что данное должностное лицо проверило конкретный документ в рамках своей компетенции. Если по своей производственной деятельности Вы участвуете в процедуре исполнения договоров аренды, то вполне логично, что руководство хочет видеть Вашу визу на соответствующих документах. Ваша виза на акте будут означать, что Вы лично подтверждаете изложенные в нем факты, на счете — то, что счет выставлен своевременно, на нужную сумму, в соответствии с договором и т.п. Разве, что Ваша работа совершенно не связана с данными документами?

Вот именно, «Разве, что Ваша работа совершенно не связана с данными документами» Моя работа — поиск клиента и «уговорить» на договор. В Д/О — «проверка счета » и любые др. с ним действия — это к бухгалтерии. Я НЕ финансист. Я — Переговорщик.

мне кажется Вы сами себе проблему создали. Многие менеджеры по продажам выписывают первичку. А виза, как тут правильно было сказано, что Вы лично подтверждаете изложенные в счете факты.

ОРМ Но ведь работа с договором не заканчивается его подписанием. Кто кроме Вас общается с контрагентами? Кто-то должен решать, например, спорные вопросы по ходу исполнения договора? И если руководство решило прописать определенную процедуру работы с документами, то у сотрудников только два выхода: исполнять или увольняться. От ознакомления с приказом отвертеться не удастся (не будете же Вы прятаться), придется написать «Ознакомлен, подпись, расшифровка, дата», с этой даты обязаны исполнять. Увы.

Варяг В моём понимании Вы или тунеядец или возомнили себя «Звездой» «Моя работа — поиск клиента и «уговорить» на договор.» — ваша работа, то что решит ваш работодатель. Ваш вопрос даже не причина для трудового спора — это внутренняя организация документооборота в компании.

Варяг а то! просто примите уже — руководство право и исполняйте, желательно лучше всех.

а что если на счетах писать: получила такого-то числа?

Варяг предлагал, уже создаётся впечатление, что автар писать не умеет ручкой — тока по клаве щёлкать и языком)))

не принимают-с:(писала…..

Ni-KA Желающих работать на улице толпы.. И умеющих кроме переговоров и с документами работать там тоже предостаточно. А с такой психологией Вам карьеры не сделать.

«не знание закона не снимает ответственность…»(с):))))

Натаlie Питерская Не освобождает. А вообще: ответственность — вершина профессионализма! (мне так каццо)

Если ответственность — вершина, то ее оплата должна быть ОГО-ГО! ПыСы: Ответственность бывает и уголовной:))) Тоже профессионализм:))))))))))))))

на Этой работе слово «карьера» отсутствует. (( т.е. карьерить некуда:(50 сотрудников, из них 6 замоф, остальные — технари ((

Про «толпы»: предыдущий руководитель говорил по другому «в Москве 14 млн. -как Грязи..свистни — набегут…»:)))))))))

В счет выставлен: — не соответствует срокам (у одного сотрудника уже было, бухи проморгали, оплатили, два раза…) — 1 раз в месяц, 1 раз в квартал и т.д. — не верная сумма ….. много что может быть. У каждого менеджера от 30 до 60 договоров закреплено. — сотрудник «по сверке счетов» перекладывает свои обязанности на других (( У меня своя загрузка — по самую макушку:( Сейчас это, а потом отчеты писать в налоговую заставят? о_О

Т.е. по Вашему, косячить можно, но инкогнито, в поставить свою подпись под своим косяком не хотите… Что касается последнего пункта… Вы мне глаза открыли… Что правда нужно держать отдельного сотрудника, который проверяет счета, выставляемые менеджерами? Во всех нормальных конторах менеджеры сами следят за своими счетами, контролируют оплату и доставку по ним и пр. и пр. и пр. И полтора-три счета в день совершенно не впечатляет… и за повторную подачу счета в оплату везде бьют по башке…

Натаlie Питерская + мну.

Первое: Счета НАМ выставляют на оплату. Второе: Контроль и «чтоб было все в порядке» — это из другой песни. Не следует смешивать все в одну мешанину:(

Есть поговорка: Грамотный сотрудник всегда перекладывает свою работу на других, а сам в то время, пока за него работают мельтишит перед глазами руководства, что бы те увидели как он перерабатывает (с)

Натаlie Питерская Договор — договора вор -вора запор — запора….

извините, Вы это к чему? (тихо и удивленно о_О) у Вас запор? и Вы хотите об этом поговорить?

А вы один такой бунтующий менеджер или всем коллективом видите какой то подвох в этом приказе. Мне, кажется все равно придется делать, как скажет руководство. Так что лучше побыстрее привыкнуть к новым обязанностям.

Нужно ли подписывать счета?

Узнайте, почему может быть хорошей идеей требовать подписи на счетах и ​​как упростить этот процесс.

Официально счета не нужно подписывать. Однако есть несколько веских причин, по которым вы можете требовать подписи на счетах, чтобы защитить себя и своих клиентов от недопонимания.

Счета как юридические документы.

Счета без подписи не являются юридическими документами; это просто список продуктов и услуг, отправленный клиенту для запроса оплаты.И в большинстве случаев клиенты без проблем оплачивают неподписанные счета.

Итак, если вы хотите, чтобы это были юридические документы, нужно ли подписывать счета? Да, все юридические документы должны иметь подпись, чтобы быть официальными. Это единственный способ доказать, что обе стороны поняли счет и согласились соблюдать его условия.

Почему требовать подписи — это хорошая идея.

Подпись показывает, что кто-то прочитал, понял и согласился с условиями документа. В мире выставления счетов наличие окончательного подтверждения подтверждения и согласия клиента значительно упрощает процесс оплаты.

Если что-то пойдет не так, будет проще получить оплату по подписанному счету. Поскольку заказчик уже согласился с условиями, не будет никаких споров — он юридически обязан оплатить счет, без каких-либо вопросов.

Подписи

также могут помочь, если вы предоставляете товары или услуги до получения оплаты. Подписанный счет не только устанавливает юридическое обязательство клиента произвести оплату после завершения транзакции, но также снижает риск неплатежа в целом.

Самый простой способ подписывать счета.

Несмотря на то, что требование подписи на счетах, безусловно, имеет свои преимущества, это может нарушить ваш рабочий процесс, добавив этапов в процесс продажи, когда обе стороны будут иметь дело со сканерами, принтерами, оригиналами и копиями.

Вы можете упростить процесс с помощью онлайн-подписей. С помощью программного обеспечения для электронной подписи, такого как Adobe Sign, и заказчик, и поставщик могут юридически подписывать счета удаленно одним нажатием кнопки. Узнайте, что еще вы можете сделать с Adobe Sign , чтобы упростить сбор подписей.

Что такое счет-фактура и это юридический документ?

Бытовые клиенты, как правило, больше всего страдают от расплывчатых формулировок в счетах.

Бухгалтеры и юристы любят всестороннее обсуждение счетов-фактур и заказов на поставку, потому что оба документа содержат числа и юридические последствия. Но существует множество неправильных представлений о счетах-фактурах, которые владельцы бизнеса должны понимать, прежде чем они начнут указывать на свои счета как на юридические документы. Вопрос о том, является ли счет-фактура юридическим документом, всегда имеет несколько сторонников, но на самом деле есть только один правильный ответ.

‍

Чтобы начать это обсуждение, давайте определим, что на самом деле представляет собой счет-фактура. Счет-фактура — это список продуктов или услуг, предоставляемых поставщиком покупателю. В счете-фактуре также будут показаны другие элементы транзакции, такие как налог с продаж, доставка, обработка и другие сборы. В конце счета будет указана полная сумма затрат, понесенных клиентом за приобретенные продукты или услуги.

‍

У большинства компаний также есть много юридического жаргона в своих счетах, в котором излагается политика компании по сбору платежей, а также номера телефонов, по которым клиент может связаться с компанией, чтобы договориться о платежах.В счете также будут указаны все приемлемые варианты оплаты, из которых клиент может выбрать.

‍

Если клиент использовал заказ на покупку для выполнения транзакции, то в счете-фактуре также будет указан этот номер заказа на поставку. Большинство счетов имеют свой индивидуальный идентификационный номер, и все счета имеют дату. Главное помнить, что дата в счете — это дата его создания. Это не всегда дата транзакции.Это становится важным, когда дело доходит до определения фактического срока оплаты счета для клиентов с кредитными условиями.

‍

Является ли счет-фактура юридическим документом? Сам по себе счет-фактура не является юридически обязательным соглашением. Если счет-фактура сам по себе является юридически обязательным документом, то поставщики могут создавать поддельные счета-фактуры, а затем заставлять своих клиентов их оплачивать. Если обе стороны не согласны со счетом, он не имеет юридической силы.

‍

Незначительный юридический статус счета-фактуры является той самой причиной, по которой поставщики требуют подписи от клиента или какой-либо другой обязательной формы принятия перед отправкой продукта.Подотчетность работает в обоих направлениях для счета-фактуры. Клиенты могли заказывать продукты, а затем отрицать, что они когда-либо размещали заказ. Для продавцов расходных материалов такая практика может оказаться чрезвычайно дорогой.

‍

Если вы планируете заложить свои счета-фактуры в качестве обеспечения кредитору, например факторинговой компании, то вам необходимо убедиться, что счет-фактура удовлетворен, чтобы стать активом бизнеса. Неполный счет — это просто лист бумаги, не имеющий ценности до тех пор, пока клиент не примет поставку услуг или продукта, и даже в этом случае на него распространяются условия договора купли-продажи, которые могут быть упомянуты в соглашении с поставщиком.

‍

После того, как обе стороны соглашаются выставить счет, он становится юридическим долгом и соглашением. Заказчик не обязан оплачивать счет до тех пор, пока поставщик не удовлетворит все элементы счета. В большинстве случаев покупатель излагает свои условия сделки в заказе на покупку.

‍

Бытовые клиенты, как правило, больше всего страдают от расплывчатых формулировок в счетах. Прежде чем согласиться на выставление счета, частный покупатель должен настоять на том, чтобы все условия сделки были прописаны в счете.Как только обе стороны соглашаются на счет, он становится обязывающим контрактом. Это означает, что покупатель должен оплатить счет, но только после того, как поставщик выполнит все условия, указанные в счете.

‍

Вот как бытовые потребители могут защитить себя, имея дело с подрядчиками, которые работают на дому. Убедитесь, что все прописано в счете, прежде чем соглашаться с ним, и тогда вы будете защищены.

‍

Дополнительные связанные темы, предоставленные 1-м коммерческим кредитом:

Ставки финансирования к получению на

0.От 69% до 1,59%

18 лет в бизнесе и более 3200 привлеченных клиентов

Низкий кредитный рейтинг

Нет авансовых платежей за установку

25 ошибок при выставлении счетов, которых следует избегать в малом бизнесе

Как владелец бизнеса, выставление счетов может показаться утомительной и простой задачей, не требующей полного внимания. Но это абсолютно важно, если вы хотите, чтобы ваш бизнес поддерживал положительный денежный поток.

Даже если вы понимаете этот факт, просто отправлять своим клиентам или покупателям счет-фактуру, информирующий их о том, что они должны вам определенную сумму денег, неэффективно и непрофессионально.Но это, наряду со следующими 25 ошибками, случается часто.

Чтобы своевременно получать компенсацию за товары или услуги, вам необходимо предотвращать эти ошибки.

1. Забываете выставить счет.

Очевидно? Конечно. Но выставление счетов-фактур иногда может ускользнуть от внимания деловых людей, потому что они очень заняты. Бывают даже обстоятельства, когда владелец бизнеса не выставляет счет.

Может быть, у них есть сделка с клиентом или покупателем, поэтому они предполагают, что клиент автоматически компенсирует им их продукты или услуги.

Помните, ваша ответственность — отправить счет. Сделайте выставление счетов приоритетом, чтобы ничего не забыть.

2. Промедление.

Лучшее время для отправки счета — сразу после завершения проекта или продажи. Если у вас нет других финансовых договоренностей с вашими клиентами или покупателями, вы не можете позволить себе ждать, чтобы отправить счет-фактуру.

На самом деле мы обнаружили, что когда вы выставляете счет в тот же день, когда работа завершена (в отличие от ожидания двух с лишним недель для платежного цикла), вы почти равняетесь 1.В 5 раз больше шансов получить деньги!

3. Непросмотр неоплаченных счетов.

Даже если вы сделали выставление счетов приоритетом и отправляли их немедленно или часто, будут случаи, когда клиент пропустит срок оплаты, потому что он потерял счет, просто забыл об этом или просто бездельник.

Как и отправка счетов в первую очередь, это ваша ответственность за отслеживание неоплаченных счетов. Немедленно свяжитесь с клиентом, чтобы узнать, что происходит, и используйте программное обеспечение для выставления счетов, которое рассылает автоматические напоминания.

Если клиент не отвечает, вам, возможно, придется принять меры, например направить его в суд мелких тяжб или поручить коллекторскому агентству погоню за вами выплатить.

4. Неясные условия.

Избегайте нечетких формулировок при выписывании счета. Если вы хотите, чтобы клиент быстро оплатил счет, убедитесь, что вы включили четко сформулированные описания товаров, цены и количество. Избегайте двусмысленных формулировок или описаний.

Если вашим клиентам также необходимо четко понимать, когда должен быть произведен платеж, используя «Дни» вместо «Нетто», а также последствия нарушения этих условий.

5. Не подписывать договор.

Вот несколько убийственных мудрых слов сэра Ричарда Брэнсона: «В идеальном мире рукопожатие было бы всем, что нужно предпринимателю или руководителю, чтобы заключить сделку с деловым партнером». Однако, поскольку условия ведения бизнеса нередко меняются из-за экономики или вкусов потребителей, в ваших интересах иметь подписанный контракт, который защитит вас от того, чтобы вас играли, вместо того, чтобы получать деньги.

Если ваши клиенты подписывают простой контракт, это гарантирует, что обе стороны защищены и находятся на одной странице, когда дело касается платежей.Как отмечает Брэнсон: «Обязательно пожмите руку при заключении сделки, но затем обязательно попросите своих юристов записать детали. Это может быть лучший счет, который вы когда-либо оплачивали! »

6. Отправка счетов не тому лицу или отделу.

Тот факт, что вы согласовали проект, условия продажи и оплаты с физическим лицом, не означает, что они будут нести ответственность за оплату счета.

В конце концов, у них мог быть совершенно другой отдел или нанять стороннюю организацию для обработки счетов.Еще хуже? Выставление счета не тому клиенту. Это неловко, непрофессионально и может разрушить отношения с этим клиентом.

Перед отправкой счета всегда убедитесь, что вы отправляете его нужному человеку или физическому лицу, чтобы вы могли выставить счет им напрямую.

7. Неверные или отсутствующие данные.

Во избежание недоразумений ваш счет всегда должен включать следующую информацию:

Всегда указывайте следующие данные в любом счете, который вы отправляете:

• Юридическое название и номер компании
• Адрес офиса
• Имя и адрес клиента
• Номер счета
• Дата выставления счета
• Срок погашения
• Любые налоговые номера, требуемые местным законодательством.
• Условия оплаты
• Подробный список продуктов или услуг, которые вы предоставили

8.Неспособность перечислить.

Говоря о детализации, каждый из ваших счетов должен включать объяснение каждого платежа, такого как почасовая ставка, расходы или фиксированная плата за проект.

То, как вы детализируете свои счета-фактуры, будет зависеть от вашего бизнеса, но это важный компонент выставления счетов, если вы хотите получать оплату вовремя, поскольку это позволит вашим клиентам точно знать, за что они платят.

9. Без системы нумерации.

Система нумерации упрощает отслеживание и управление вашими счетами-фактурами, например, какие счета были оплачены, а какие еще не обработаны, и предотвращает отправку дубликатов.

Кроме того, система нумерации упрощает поиск счета, если у вас когда-нибудь случится неудачный случай проверки.

10. Отсутствие резервной копии счета в облаке.

Что произойдет, если ваш компьютер выйдет из строя или поврежден, и вы не сделали резервную копию всех его данных? Вы, мягко говоря, в маринаде.

Как и все ваши другие важные документы, убедитесь, что ваши счета-фактуры созданы и хранятся в облаке, чтобы их можно было легко получить.К счастью, большинство систем выставления счетов делают это автоматически.

11. Необъяснимые сборы.

Не все сюрпризы приятны. Фактически, одна из самых серьезных ошибок при выставлении счетов, которую вы могли совершить, — это отправка клиенту счета-фактуры, в котором указаны нерассмотренные или дополнительные сборы. Это может вызвать замешательство или даже недоверие.

Объясните клиентам все расходы до начала проекта, чтобы они не удивились, просмотрев счет.

12. Нет штрафов за просрочку платежа.

Задержка по уплате процентов может вызвать у ваших клиентов ощущение срочности, поскольку это уведомляет их о том, что если счет не будет оплачен в установленный срок, это будет иметь последствия.

Убедитесь, что это обсуждено заранее и включено в ваши условия оплаты.

13. Отсутствие поощрений.

В то же время вы должны поощрять своих клиентов оплачивать счета вовремя или, что еще лучше, досрочно.

Это можно сделать, предложив им скидку, если они оплатят счет раньше срока.Другими стимулами могут быть подарочные карты или кредиты или досрочная оплата.

14. Плохое форматирование или редактирование.

Орфографические ошибки, неправильные суммы в долларах и общее форматирование могут сделать ваш бизнес небрежным и непрофессиональным. Как будто этого было недостаточно, это также может помешать вам получить правильный платеж вовремя.

Всегда дважды проверяйте свои счета, чтобы выявлять ошибки до их отправки.

15. Не предлагает несколько вариантов оплаты.

Если вы хотите получать деньги вовремя, вам нужно сделать так, чтобы вашим клиентам и покупателям было как можно проще платить вам. Рассмотрите возможность использования различных способов оплаты — от обработки кредитных карт до банковских вкладов и чеков.

К счастью, открывается еще больше возможностей, таких как криптовалюты, такие как биткойн, чтобы платежи были безопасными, быстрыми и эффективными как для вас, так и для ваших клиентов.

16. Отсутствие клеймения на счетах.

Знаете ли вы, что у вас в 3 раза больше шансов получить деньги, если вы добавите логотип компании в свой счет? Это потому, что логотип делает вашу компанию профессиональным и авторитетным брендом и отличает вас от других счетов, которые получает ваш клиент.Это также хорошая возможность для брендинга.

Убедитесь, что помимо вашего логотипа вы используете цвета, шрифты и шаблоны, которые отражают ваш бренд.

17. Неспособность использовать счет в качестве маркетингового инструмента.

Хотя основная цель ваших счетов — получение оплаты, их также можно использовать в качестве маркетингового инструмента, который может увеличить ваш доход.

При отправке счета не бойтесь включать в него маркетинговые материалы, такие как листовки или информационные бюллетени по электронной почте.Скидки на будущую работу или продукты и реферальные стимулы работают хорошо.

Запрос отзывов или рекомендаций или показ краткого отзыва в счете-фактуре — хорошая реклама.

18. Плохие манеры.

Вежливость, например, добавление фраз типа «пожалуйста, оплатите счет в течение 21 дня» или «спасибо за ваш бизнес», может увеличить процент оплаты ваших счетов более чем на 5 процентов!

Может показаться, что это не такая уж большая проблема, но потенциально это может равняться тысячам долларов в год на вашем банковском счете.

Вежливость также может улучшить имидж вашего бренда.

19. При длительных сроках оплаты.

Если вы даете клиентам слишком много времени для совершения платежа, очевидно, что вам потребуется больше времени, чтобы получить компенсацию.

Например, если вы даете клиенту 45 дней на оплату счета, и этот клиент платит вам через две недели после истечения срока, это означает, что вы ждали два месяца, чтобы получить этот платеж.

Обычно срок платежа составляет 30 дней или меньше, однако убедитесь, что вы изучили отраслевые стандарты выставления счетов, а также спросите клиента, когда закончится его платежный цикл, чтобы определить условия оплаты.

20. Незнание платежного цикла вашего клиента.

Говоря о платежном цикле вашего клиента, ваши клиенты установили свои собственные платежные процедуры. Например, они могут оплачивать свои счета только первого числа каждого месяца, а это означает, что даже если вы отправляете им еженедельные счета, они не будут оплачивать эти счета до первого числа.

Спросите своих клиентов, когда у них платежный цикл, чтобы вы могли синхронизировать их цикл со своим собственным, чтобы знать, когда им выставлять счет.

21. Не проявлять гибкости.

Хотя вы установили условия оплаты, и вам нужно их придерживаться. Затем, при необходимости, вы можете предложить немного места для маневра.

Например, вы можете установить ежемесячный план оплаты вместо того, чтобы запрашивать оплату в полном объеме, если у клиента нет денег, чтобы оплатить полную сумму счета к установленному сроку.

22. Отсутствие гарантий или гарантий.

Предоставление гарантий и гарантий помогает сделать ваш бизнес более законным и авторитетным.Это также дает клиенту душевное спокойствие.

Если вы предлагаете гарантию или гарантию, убедитесь, что это четко указано в ваших условиях.

Вам также следует обсудить любые возможные ситуации, когда клиент / покупатель теряет эту гарантию или гарантию.

23. Хранение номеров кредитных карт.

Это большой запрет. Фактически, хранение номеров кредитных карт вашего клиента нарушает правила PCI-DSS. Работа с надежным и уважаемым поставщиком услуг по обработке платежей избавляет от этого соблазна.

24. Непонимание факторинга счетов.

Вам быстро нужны наличные? Тогда факторинг счетов — популярный вариант, когда вы продаете неоплаченные счета факторинговой компании в обмен на наличные.

В большинстве случаев вы получите 80 процентов суммы счета немедленно и 20 процентов (за вычетом комиссионных), когда счет будет оплачен полностью.

Хотя это может быть спасительным вариантом, когда у вас нехватка денежных средств, многие компании не могут полностью понять факторинг счетов.

Перед тем, как пойти по этому пути, убедитесь, что вы знаете о сборах, которые вам придется заплатить, о несоблюдении минимальных требований, о подаче плохой заявки и попытках выставить счета от клиентов, которые обычно опаздывают с оплатой.

25. Использование бумажной системы.

Наконец, больше нет оправдания использованию системы выставления счетов на бумажных носителях. Переход на облачную систему сэкономит вам деньги на почтовых услугах, бумаге и чернилах — это быстрее и сэкономит одно или два дерева.

Кроме того, это ускорит процесс оплаты, поскольку счета-фактуры отправляются и принимаются в электронном виде, и вам будет проще отслеживать и управлять своими счетами.

Все еще не уверены? Облачные системы выставления счетов автоматизируют процесс выставления счетов, позволяя настраивать повторяющиеся платежи, отправлять напоминания об оплате и создавать резервные копии ваших счетов в облаке.

Когда выставлять счет клиенту

6 мин. Прочитать

1. Ступица
2. Выставление счетов
3. Когда выставлять счет клиенту | Лучшие методы выставления счетов для малого бизнеса

Счет-фактура выставляется после того, как компания выполнила заказ клиента.Это может быть продукт или услуга (или и то, и другое). Для компании, поставляющей продукт, это после того, как доставка была завершена. В бизнесе, ориентированном на обслуживание, счет создается после того, как услуга была предоставлена.

Вот что мы расскажем:

Что такое счет-фактура?

Как отправить счет?

Ошибки при выставлении счетов

Каковы условия оплаты?

Как следить за счетами

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это счет, выставленный поставщиком.Это список продуктов или услуг, которые поставщик предоставил клиенту, и связанных с ними сборов.

Клиент использует счет в качестве первого шага при обработке платежа.

Часто номер счета-фактуры ссылается на номер заказа на поставку. Заказ на покупку действует как официальное соглашение между покупателем и продавцом, в котором излагаются детали продажи, и выдается клиентом в самом начале процесса транзакции.

Завершенный и подписанный заказ на поставку ускоряет платеж, поскольку бухгалтерия клиента знает, что транзакция, по которой поставщик выставляет счет, уже была предварительно одобрена.

Для получения подробного списка того, что должно быть включено в счет, щелкните здесь.

Как отправить счет?

Счет можно отправить любым количеством способов:

Выставление счетов по почте

Отправка счетов по почте — самый медленный и ненадежный метод, поскольку счет может не дойти до места назначения.

Выставление счетов по электронной почте

Электронная почта — очень надежный и простой способ отслеживания. Это также удобно, если необходимо получить счет позже.

Выставление счетов через бухгалтерскую программу

Большинство современных бухгалтерских программ (или приложений), которые вы найдете в Интернете, имеют внутреннюю систему доставки электронной почты, где вы просто нажимаете на соответствующий клиент, и вам отправляется электронное письмо. Они также будут отслеживать и сообщать вам, когда платеж просрочен.

Ошибки при выставлении счетов

Ошибки при выставлении счетов довольно распространены. Вот чего следует избегать:

Неверные даты

Дата в верхней части счета-фактуры должна совпадать с датой создания счета-фактуры.Даты под «описанием» должны указывать на то, когда товар был доставлен или была оказана услуга.

Неполная информация о получателе платежа

Клиенту требуется полная контактная информация поставщика, включая имя контакта, название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Многие более крупные компании имеют политику, которая не позволяет им обрабатывать платежи, если у них нет всей этой информации.

Если поставщик предлагает альтернативные способы оплаты, например, с помощью кредитных карт, он также должен включить эту информацию в счет.Это может означать, что им будут платить быстрее.

Отсутствует номер заказа на поставку

Это важно. Номер заказа на поставку показывает бухгалтерии клиента, что эта транзакция была предварительно одобрена. Бухгалтерия может просто вытащить заказ на покупку и оплатить счет. Но если числа нет, процесс оплаты останавливается, так как бухгалтерскому учету может потребоваться дополнительное согласование.

Всего неверно

Суммируется ли счет? Это обычная проблема для счетов, созданных с помощью Microsoft Word.Обычно это означает, что поставщику необходимо найти время, чтобы повторить и повторно отправить счет-фактуру, поскольку клиент не может настроить его самостоятельно.

Расплывчатые детали

Компании должны быть очень точными в том, что они предоставили и когда они это предоставили. Это помогает клиенту сразу понять, для чего предназначен счет, и помогает позже, если поставщику или клиенту потребуется провести аудит своей бухгалтерской отчетности.

Не заполняется строка темы в электронном письме

Это проблема при отправке счета по электронной почте.Некоторые малые предприятия очень небрежно подходят к выставлению счетов-фактур, часто смешивая его с другим несвязанным содержанием в электронном письме.

Например, Джек отправляет электронное письмо Брайану, своему клиенту. Он спрашивает, как у него сегодня день, и предоставляет дополнительную информацию по теме, которую они обсуждали несколькими днями ранее. Внизу электронного письма Джек пишет: «… и прилагаю мой счет». Брайан говорит себе, что вернется к нему позже, но, проверяя электронную почту на следующей неделе, он полностью упускает его, потому что в строке темы не указано, что счет-фактура прикреплен.Все, что потребовалось, — это чтобы Джек нашел время, чтобы написать в теме письма: «Счет-фактура прилагается — JS Services».

Каковы условия оплаты?

Условия оплаты определяются продавцом продукта или услуги и обычно указываются в конце счета.

Популярные условия оплаты: «30 дней нетто», «60», «90» и «срок при получении».

Важно, чтобы поставщик обсудил условия оплаты с клиентом задолго до выставления счета.Это так, чтобы ожидания совпадали. Счет-фактура с пометкой «подлежит оплате при получении» может быть проблемой для крупных компаний, у которых есть свои собственные платежные системы.

Например, допустим, что политика компании заключается в том, чтобы выписывать чеки только 15 и 30 числа каждого месяца. Однако, если поставщик ожидает немедленной оплаты и выставляет счет-фактуру 1-го числа, то ему придется долго ждать.

Как следить за счетами

Часто многие компании не отслеживают свои счета после того, как они должны были быть оплачены.Несвоевременное отслеживание может расстроить клиента, даже если он виноват в том, что не заплатил. Это связано с тем, что клиент, возможно, закрыл проект или сейчас находится в бюджете на новый финансовый год.

Если оплата по счету задерживается, не стоит сразу предполагать, что счет утерян. Сначала попробуйте следующие методы отслеживания:

Отправить электронное письмо

Отправьте клиенту вежливое электронное письмо и приложите оригинал счета. Попросите «обновить статус», когда у клиента будет несколько минут, чтобы изучить его.Если платеж не является срочным (например, если сумма серьезная и у вас есть продавцы, ожидающие своих чеков), не отмечайте его как срочное. Вы не хотите повлиять на возможность будущей работы.

Попробуйте позвонить по телефону

Телефонные звонки — это всегда приятно, потому что в наши дни они очень редки, и они добавляют индивидуальности. Держите счет перед собой, чтобы вы могли указать его номер и сумму. А еще лучше прикрепите его к черновику электронного письма, чтобы вы могли сказать, что отправите его после завершения разговора.Клиент это оценит, так как ему не придется самому искать счет.

---

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

7 основных вещей, которые нужно знать о счете-фактуре

Одна из самых важных вещей, когда люди начинают бизнес для себя, будь то предприниматель или фрилансер, — это заботиться о своих финансах. Для большинства это может быть ошеломляющим процессом, и это правильно.

Как правило, владельцы малого бизнеса, как правило, решают многие бизнес-задачи самостоятельно.Хотя это позволяет им лучше контролировать свой бизнес, это также означает, что есть много информации, которую им нужно наверстать. Это включает в себя работу над самым важным документом для увеличения денежного потока — счетами.

Чтобы помочь решить эту проблему, сегодня мы рассмотрим некоторые из самых важных вещей, которые вам нужно знать о счете-фактуре.

# 1 Четко укажите, что такое счет-фактура

Самое важное, что нужно знать о счетах, — это четко понимать, что такое счет.

Счета-фактуры — это документы, отправляемые продавцом покупателю после доставки товаров или услуг. Он идентифицирует продавца, покупателя и проданные продукты или услуги, включая их количество и цены.

Это имеет обязательную юридическую силу после того, как обе стороны согласились с условиями, а также не подлежит обсуждению. Любые изменения, запрошенные покупателем, должны быть заранее подготовлены (в ваших условиях) или добавлены за дополнительную плату.

Однако покупатели не должны вести переговоры о более низких ценах или о большем количестве товаров по той же цене, если товары или услуги уже доставлены.

В одном счете-фактуре есть два разных условия в зависимости от того, являетесь ли вы продавцом или покупателем. Для продавца это счет-фактура продажи, в то время как покупатель называет его счетом-фактурой покупки. Однако оба счета-фактуры представляют собой один и тот же документ, и разница заключается только в целях регистрации.

Счет-фактура продажи направляется в счет к оплате, а счета-фактуры по закупке — в счет дебиторской задолженности.

# 2 А счет-фактура не

Есть две важные вещи, которых нет в счете.

В первую очередь, это не квитанция.Квитанция — это запись о том, что уже было оплачено, а счет — это запись о том, что еще необходимо оплатить. Более того, счета-фактуры намного более подробны, чем квитанции (где в некоторых квитанциях может быть только общая оплаченная сумма, дата и информация о магазине).

Важно, когда поставщик запрашивает счет-фактуру, не предъявлять ему квитанцию, и наоборот.

Во-вторых, счет-фактура также не является заказом на поставку.

На самом деле, вы можете смотреть на них как на противоположности. Если продавец отправляет покупателю счет-фактуру для просроченного платежа после доставки товаров, заказ на поставку отправляется покупателем продавцу до того, как что-либо будет куплено.

Заказ на поставку включает условия соглашения, включая продукты / услуги, количество и согласованную цену. Это важный документ, помогающий защититься от неожиданностей при изменении отношений. Например, если продавец изменит свои цены, покупатель может быть удивлен, когда получит счет.

Заказ на поставку помогает избежать этого. Вы можете просмотреть приведенную ниже сводку, чтобы понять разницу между заказами на покупку и счетами-фактурами.

# 3 Избегайте путаницы, создавая четкие политики

Одна из самых важных вещей, которую нужно иметь предпринимателю, владельцу малого бизнеса или фрилансеру — это четкая общая политика.

Эти положения и условия будут способствовать разъяснению ожиданий и правил ведения бизнеса с вами. Они похожи на описанный выше заказ на поставку, за исключением того, что они применимы не только к одной ситуации. Они также носят более общий характер и применяются ко всем аспектам выставления счетов.

В ваших условиях вы должны решить:

• , собираетесь ли вы вносить аванс, и если да, то какой процент
• сколько времени вы дадите для доставки платежа
• каковы будут штрафы за просрочку платежа в виде фиксированной платы или процента от общей суммы счета
• какие формы оплаты вы будете принимать

Создав эти условия, вы сможете избежать путаницы и задержек в выставлении счетов.

# 4 В разных регионах разные требования

Выставление счетов может быть довольно простым делом в вашей стране. Однако когда вы начинаете продавать товары людям по всему миру, это может быть немного сложнее.

В разных регионах мира существуют разные требования к выставлению счетов.

В США, например, вам может потребоваться или не потребоваться отправлять счета своим клиентам. Также к вашим счетам будут применяться различные виды налога с продаж, и всегда лучше поговорить с опытным бухгалтером, чтобы убедиться, что вы соблюдаете их.

Например, в Канаде и Австралии вам нужно будет применить GST (налог на товары и услуги) в зависимости от суммы счета. В Австралии есть аналогичные требования в отношении налога на товары и услуги, особенно для международного бизнеса, продающего жителям Австралии.

Великобритания требует, чтобы компании использовали счет-фактуру НДС для тех предприятий, у которых более 83 000 фунтов стерлингов за любой 12-месячный период. ЕС также требует НДС, но его процесс выставления счетов намного сложнее, поскольку вам нужно будет уточнить у клиента в конкретном государстве-члене ЕС и определить, сколько НДС необходимо взимать.

Когда вы продаете товары или услуги клиентам на международном уровне, лучше всего обращаться в соответствующие государственные органы или работать с бухгалтером или налоговым юристом, специализирующимся на международном бизнесе.

# 5 В инвойсе

есть необходимые детали.

Хотя счета-фактуры обычно различаются в разных регионах мира, в них есть некоторые необходимые части.

Это:

• Имя и контактная информация продавца, включая логотип, адрес, адрес электронной почты и номер телефона
• Слово «счет» выделено на видном месте, чтобы избежать путаницы.
• Уникальный номер счета и дата счета, которые помогут вам вести учет
• Имя и контактная информация покупателя
• Описание продуктов / услуг, включая дату их предоставления, количество и цену за единицу
• Общая сумма, взимаемая в счете-фактуре (и вам может потребоваться включить сюда налог)
• Дата, когда должен быть произведен платеж. Оптимально установить 14 дней, а не 30 дней, чтобы увеличить скорость платежа.

# 6 Можно использовать как маркетинговый инструмент

Ваш счет-фактура не обязательно должен быть статическим документом, в котором просто перечисляются поставленные товары и цена. Вы также можете использовать его как маркетинговый инструмент.

Одна из самых сложных задач для маркетологов при рассылке электронных писем своим подписчикам — получить адекватные показатели открытия. Отношения просты: чем больше людей читают ваши электронные письма или маркетинговые материалы, тем больше у вас клиентов.

Один из аспектов счетов-фактур, на который не обращают внимания, заключается в том, что у них очень высокий процент открытий. Когда ваш покупатель получит его, он или она откроет его (надеюсь). В документе много места, и вы можете использовать его для многих маркетинговых мероприятий. К ним относятся:

• реферальные поощрения, когда вы предлагаете своим клиентам вознаграждение, если лицо, которого они направили, становится клиентом
• отзывов клиентов, где вы можете попросить клиентов предоставить отзыв, когда они наиболее счастливы (в момент получения продукта или услуги)
• запрос обратной связи, который похож на отзыв, за исключением того, что вы хотите знать части вашего бизнеса, которые можно улучшить
Код скидки
• , который полезен для того, чтобы ваши клиенты возвращались, а также для поощрения постоянных клиентов

# 7 Вы можете автоматизировать

Одна из сложностей финансовых документов в целом, не говоря уже о счетах-фактурах, заключается в том, что их составление может занимать довольно много времени.

Например, если вы составляете счета-фактуры с нуля или загружаете один из множества шаблонов счетов-фактур в Интернете, вам все равно необходимо вводить информацию вручную.

Обычно это означает просмотр ваших записей или, что более реалистично, электронных писем, чтобы найти сведения о вашем клиенте. Это также означает, что у вас должна быть хорошая система регистрации счетов-фактур, чтобы вы могли помнить, какой уникальный номер счета-фактуры должен быть в следующем документе.

Конечно, в современном мире этого не должно быть.Вы действительно можете сэкономить много времени и энергии, автоматизируя весь процесс с помощью программного обеспечения для онлайн-выставления счетов. Онлайн-часть здесь важна по очень веской причине — поскольку все хранится в облаке, это означает, что вы можете быть где угодно и при этом выставлять счета.

Это облачное программное обеспечение для выставления счетов — отличный инструмент для многих владельцев малого бизнеса и фрилансеров, которые часто могут отправить счет за несколько минут, а не за полчаса на документ.

Эта информация о выставлении счетов может позволить вам получить то, что нужно деловым людям: больше времени.Больше энергии. Больше свободы, чтобы сосредоточиться на своем основном бизнесе и увеличивать свой доход, вместо того, чтобы напрягаться и тратить много времени на дополнительные финансовые документы.

При наличии надлежащих систем выставления счетов и соответствующих знаний вы увидите, насколько это может быть легко и прибыльно.

Биография автора : Бернард Мейер (Bernard Meyer) — руководитель отдела маркетинга InvoiceBerry, программного обеспечения для онлайн-выставления счетов, предназначенного для того, чтобы помочь владельцам малого бизнеса и фрилансерам быстро и эффективно создавать профессиональные, простые счета.

Как создавать и подписывать счета-фактуры онлайн с PandaDoc

Значение выставления счетов

Выставление счетов — один из наиболее важных аспектов вашего процесса продаж и операций в целом. Владельцы малого бизнеса полагаются на точное и своевременное выставление счетов для движения денежных средств в своей организации.

Выставление счетов — зачастую утомительный процесс, обычно требующий активного контроля и напоминаний о платеже по истечении установленного срока. Даже при регулярном контроле неоплаченные счета могут накапливаться и стать настоящей проблемой.Таким образом, владельцы малого бизнеса должны начать улучшать процесс выставления счетов и оплаты, прежде чем это произойдет.

Электронные шаблоны счетов-фактур обеспечивают удобство и безопасность

Электронные счета-фактуры являются сегодня нормой в бизнесе, и большинство предприятий поддерживают шаблоны счетов-фактур, которые позволяют им быстро выставлять новые счета-фактуры и обеспечивать точность изложенных условий. Возможность выставлять электронные счета, собирать цифровые подписи, автоматизировать напоминания об оплате и отслеживать, как клиент взаимодействует со счетом в режиме реального времени, дает владельцам малого бизнеса душевное спокойствие.

Важно настроить шаблон счета в соответствии с вашими конкретными потребностями как компании. Выставление счетов неразрывно связано с процессом оплаты вашей организации, и многие компании предпочитают указывать приемлемые варианты оплаты (например, PayPal, кредитную карту, номер банковского счета) в своих счетах. Работа с шаблоном особенно полезна, когда ввод неверной информации в счет-фактуру может привести к заключению плохой договоренности в вашей организации.

К счастью, PandaDoc предлагает своим пользователям возможность загружать свой собственный шаблон через пользовательскую панель управления, которую они затем могут изменять и взаимодействовать с помощью надежных пользовательских инструментов PandaDoc.

После того, как вы создали шаблон счета, функция PandaDoc «Перенести данные в» позволяет вам переносить потенциально повторяющуюся информацию между документами. Это включает в себя информацию о компании, имя получателя счета, адрес, контактную информацию и многое другое, которые могут быть автоматически перенесены во все новые документы, вместо того, чтобы требовать от вас вводить существующие данные без необходимости.

Вы также можете использовать функции «Блокировка содержимого», «Утверждения» и «Передать данные в», чтобы предотвратить внесение неутвержденными изменениями представителями, чтобы обеспечить соблюдение надлежащих рабочих процессов утверждения и минимизировать риск ошибок вручную и неправильного ввода. данные.

PandaDoc помогает пользователям создавать новые электронные счета, отслеживать сроки оплаты и собирать цифровые подписи на договорах купли-продажи в облачном пользовательском интерфейсе. С помощью надежного и настраиваемого шаблона счета-фактуры вы можете перейти от получения заказа на покупку к выдаче следующего номера счета-фактуры в режиме реального времени, что поможет вам гораздо быстрее генерировать положительный денежный поток через свой бизнес.

PandaDoc также предлагает пользователям готовые шаблоны счетов-фактур, которые помогут им быстро начать работу.

Чтобы загрузить свой собственный шаблон счета-фактуры с домашней страницы панели управления пользователя, нажмите зеленую кнопку «СОЗДАТЬ» в правом верхнем углу окна браузера.Если вы хотите сразу же приступить к тестированию существующего шаблона счета-фактуры PandaDoc для фрилансеров, щелкните здесь.

Примечание: Кроме того, вы можете создать новый шаблон счета прямо в PandaDoc, начав с пустого документа. Такой подход дает вам максимальную возможность изменять и взаимодействовать с каждым элементом вашего документа.

Шаг 2. Заполните стандартизованные текстовые параметры соответствующей информацией.

Заказ на поставку указывает на то, что сделка была сделана, и может включать онлайн-продажу, утвержденное предложение или подписанное соглашение.Чем быстрее вы сможете оформить счет после получения заказа на покупку, тем выше вероятность того, что ваш клиент заплатит вам до установленного срока.

Более быстрое выставление счетов означает меньшее количество неоплаченных счетов, что в конечном итоге означает улучшение денежных потоков и спокойствие владельцев малого бизнеса. PandaDoc помогает сэкономить время пользователей, оптимизируя процесс изменения динамических деталей вашего счета, таких как имя клиента, название компании, город и любые другие детали, которые меняются от клиента к клиенту.

Шаблон счета-фактуры PandaDoc содержит различные текстовые параметры, выделенные желтым цветом, которые позволяют быстро вводить данные, которые затем стандартизируются по всему документу. Загрузив шаблон счета PandaDoc на экран, щелкните любой выделенный желтым цветом текст, например «[Client.FirstName]» в документе. Появится поле, в котором вы можете ввести любое значение для этого макроса, которое затем будет автоматически заполняться по всей остальной части документа.

Вы можете создавать такие виды изменяемых макросов в собственном шаблоне, следуя формату, который вы видите в шаблоне счета-фактуры PandaDoc.Например, если вы предлагаете своим клиентам услуги онлайн-маркетинга с оплатой за показ, вы можете включить плату за CPI в свой счет, включив макрос, такой как «[CPI.rate]», который затем можно будет автоматически заполнить в PandaDoc.

Вот несколько полей, которые можно автоматически заполнить текстовым макросом:

• Срок оплаты
• Идентификационный номер
• Номер счета
• Название компании
• Номер телефона

Шаг 3. Добавьте элементы в ваш счет-фактура

Чем проще взаимодействовать со счетом-фактурой, тем больше вероятность, что он будет оплачен в установленный срок.Помимо блоков, которые позволяют вставлять текстовые поля и цифровые подписи, вы также найдете инструменты для вставки изображений и раскрывающихся меню в шаблон счета, чтобы сделать его более функциональным для вашего бизнеса.

Зачем просто писать название вашей компании в верхней части счета, если вы можете вставить свой логотип?

Клиенты хорошо реагируют на гибкие варианты оплаты, поэтому предоставление им возможности выбрать предпочтительный способ оплаты в вашем счете может принести пользу вашему бизнесу.

Например, вы можете дать своим клиентам возможность выбирать способ оплаты (например,грамм. кредитная карта, PayPal или банковский счет) из раскрывающегося меню.

Чтобы создать раскрывающееся меню в счете-фактуре:

• Нажмите кнопку «DROPDOWN» в разделе «FIELDS» в правой части окна браузера и перетащите его в свой документ.
• Щелкните внутри нового раскрывающегося меню, затем щелкните кнопку свойств, которая появляется во всплывающем окне над ним.
• Перейдите к раскрывающемуся меню, которое появляется в правой части окна браузера, затем добавьте любые варианты оплаты, такие как PayPal, которые вы хотите включить в нижнюю часть, где вы видите «ВЫПАДАЮЩИЕ ЭЛЕМЕНТЫ.”

Примечание: Если вы ведете бизнес на международном уровне, возможно, стоит проверить международные соглашения о выставлении счетов на европейских или азиатских территориях. Там может быть стандартная информация о счете, уникальная для ваших клиентов из Германии, например, налоговый идентификационный номер для конкретного региона, который вашим клиентам из Ливана не нужен.

Шаг 4. Заполните или назначьте любые поля для подписи в вашем счете-фактуре

Хотя многие счета-фактуры не требуют подписей, некоторые фрилансеры и владельцы малого бизнеса используют их.PandaDoc предоставляет пользователям и их клиентам возможность немедленно подписывать электронные счета цифровой подписью. Вы можете создать место для цифровой подписи, перетащив блок «ПОДПИСЬ» в соответствующее место в документе.

Прикрепите свою собственную электронную подпись там, где это необходимо, дважды щелкнув поле подписи и введя свою подпись, затем щелкните любое поле подписи, которое вы хотите назначить получателю, и нажмите кнопку «НАЗНАЧИТЬ» в поле, которое всплывает.Введите адрес электронной почты получателя, которого хотите подписать. Получатель вашего счета будет направлен подписать указанное вами место.

Шаг 5. Заполните счет-фактуру

Тщательно проверьте документ на точность всей информации. Дата родов правильная? Вы указали номер телефона, по которому с вами можно связаться? Если вы используете поле цифровой подписи, правильно ли вы его настроили?

Убедившись, что счет не содержит ошибок, нажмите зеленую кнопку «Завершить» в правой части окна браузера.Это позволит проверить документ на наличие неполных или неназначенных полей.

Если программное обеспечение PandaDoc не обнаружит незавершенных полей, оно изменит зеленую кнопку «Завершить» на зеленую кнопку «Отправить», которую вы можете нажать, чтобы отправить документ счета указанному получателю (получателям) для завершения.

Готово! Готовы составить счет и начать платить?

Чтобы составить свой первый счет-фактуру, создайте учетную запись PandaDoc, затем заполните и отправьте счет-фактуру онлайн.Чем раньше вы отправите его своему клиенту, тем быстрее вам заплатят!

Традиционное программное обеспечение для выставления счетов громоздко в настройке, а также в использовании и обслуживании. Воспользовавшись преимуществом автоматического создания счетов PandaDoc, ваши данные о клиентах, информация о компании и сведения о продуктах автоматически добавляются к счетам, которые вы создаете, и позволяют обрабатывать безопасные платежи по кредитной карте и ACH непосредственно в ваших счетах, как только ваш получатель подпишет. Вы контролируете, кто и сколько платит.

Намного больше, чем счета-фактуры

Вы можете использовать PandaDoc не только для счетов-фактур. Многие компании используют платформу для всех своих деловых документов, включая контракты, предложения, презентации и цитаты.

PandaDoc получит любой нужный документ, подписанный быстрее. Сквозная интеграция со сторонними приложениями означает удобную и точно задокументированную информацию, доступную в любой момент, когда она вам нужна.

Что такое счет-фактура? Руководство, примеры и что включить

Счета-фактуры иногда путают с заказами на поставку, но эти документы служат для разных целей.

Как правило, продавцы выставляют счета, а покупатели оформляют заказы на покупку (ЗП). Заказ на покупку — это договор купли-продажи между покупателем и продавцом.

Например, местная кофейня хочет купить пять ящиков эспрессо у своего любимого дистрибьютора. Владелец кофейни может подписать заказ на покупку при покупке продукта. Дистрибьютор выставит счет при получении кофе.

3. Предлагайте варианты оплаты через Интернет

Чтобы упростить процесс выставления счетов, упростите процесс оплаты.Предоставьте клиентам простой способ оплаты вашего счета, чтобы стимулировать своевременные платежи и улучшить их взаимодействие с вашей компанией. Используя QuickBooks, вы можете создавать электронные счета и принимать платежи из одного места, улучшая общую транзакцию для вашей команды и ваших клиентов.

Когда следует выставлять счета?

Создайте и отправьте счет, как только вы выполните заказ или услугу. Неспособность быстро выставить счета клиентам может привести к задержкам платежей, а своевременное выставление счетов может помочь вам улучшить денежный поток.Использование таких показателей, как количество дней непогашенных продаж (DSO) и коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, может помочь вам отслеживать скорость платежей и эффективность вашей дебиторской задолженности.

Как долго вы должны дать кому-то оплатить счет?

Определите четкие условия оплаты, в которых указано, как долго клиенты должны оплачивать свои счета в процессе продажи. Чистые 30, или 30 дней, — это обычное время, отводимое на оплату счетов, но выбирайте условия оплаты, которые имеют смысл для вашего бизнеса, вашего клиента и транзакции.Варианты варьируются от требования предоплаты до условий чистых 90, которые дают клиентам 90 дней на оплату неоплаченных счетов. Стоимость и сложность проекта могут повлиять на выбранные вами условия оплаты.

Являются ли счета-фактуры юридическими документами?

Нет, счета-фактуры сами по себе не являются юридически обязательными документами. Счета-фактуры не содержат доказательств того, что предприятие и его клиент согласовали условия оплаты, указанные в счете-фактуре. Чтобы уменьшить вероятность оспаривания счета-фактуры, предприятия могут заключать контракты, в которых излагаются детали транзакции.Контракты, подписанные обеими сторонами, могут выступать в качестве юридических документов, уменьшать вероятность недопонимания относительно транзакций и могут помочь ускорить процесс оплаты.

Что происходит, когда покупатель отказывается оплачивать счет?

Иногда клиенты могут не согласиться с выставленным им счетом. Когда это произойдет, вам нужно будет начать процесс разрешения спора по счету. Это начинается с разговора между вами и клиентом, чтобы определить, с какими элементами счета-фактуры клиент не согласен.Некоторые споры можно разрешить путем обсуждения, но вам может потребоваться перейти к возбуждению судебного иска для сбора платежей, если вы и ваш клиент не можете прийти к соглашению по оспариваемым элементам счета.

В других случаях у клиентов может не быть проблем со счетом, а скорее всего, они просто не оплатили счет в соответствии с согласованными условиями оплаты. В этой ситуации как можно скорее свяжитесь со своим клиентом по поводу неоплаченного счета. Если ваши попытки получить платеж не увенчались успехом, у вас есть несколько вариантов, например факторинг счетов или обращение в суд.Уведомление клиентов о том, что вы предлагаете скидки за досрочные платежи или взимаете штрафы за просроченные счета, может побудить их совершать своевременные платежи.

Использование бухгалтерского программного обеспечения для автоматизации выставления счетов и приема платежей

QuickBooks Payments позволяет легко создавать профессиональные счета и принимать платежи в одном месте, улучшая общий процесс транзакций для вашей команды и ваших клиентов.