Как выставить счет на оплату: Как выставить счёт на оплату онлайн — сделать счет на оплату товаров и услуг 2022 — «Мое Дело»

Как выставить счет на оплату

Обязательно ли выставлять счет на оплату

Счет на оплату повсеместно применяют в деловом обороте. Если стороны заключили договор, в котором указаны условия оплаты (срок, платежные реквизиты, сумма платежа), то выставлять счет на оплату необязательно.

Однако часто в контракты включают условие об оплате на основании счетов. Тогда счет нужно выставить. В противном случае продавец (исполнитель) не будет иметь оснований требовать оплаты.

Первичным учетным документом счет, как правило, не является. В первую очередь это документ, содержащий предложение об оплате и платежные реквизиты. В некоторых случаях он может признаваться первичным учетным документом.

Для этого он должен (пп. «г» п. 9 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»):

1. подтверждать факт хозяйственной жизни;
2. содержать реквизиты, перечисленные в ч.  2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

По нашему мнению, счета на оплату оказанных коммунальных услуг, услуг связи, аренды за истекший период могут рассматриваться как первичные учетные документы, подтверждающие факт оказания услуг, при условии, что они содержат все обязательные реквизиты.

Вывод о том, что счета подтверждают факт оказания таких услуг для целей налогового учета, есть в письмах Минфина от 29.07.2010 № 03-03-06/1/494, от 19.01.2009 № 03-03-07/2, УФНС по городу Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@, от 17.10.2011 № 16-15/100085@.

Является ли счет на оплату договором

Счет будет являться договором при соблюдении следующих условий.

Во-первых, он представляет собой оферту, то есть содержит все существенные условия договора.

Во-вторых, контрагент совершил акцепт этой оферты одним из трех способов:

1. оплатил счет хотя бы частично (п. 3 ст. 434, п.  3 ст. 438 ГК, п. 13 постановления Пленума ВС от 25.12.2018 № 49). В этом случае все условия, указанные в счете, считаются принятыми контрагентом. В результате между сторонами заключен договор путем акцепта счета-оферты конклюдентными действиями;
2. подписал счет и передал его продавцу (п. 2 ст. 434 ГК). Обычно это бывает, если счет содержит реквизиты для подписи покупателя. В этом случае между сторонами заключен счет-договор;
3. прислал в ответ письмо, где он полностью и безоговорочно соглашается с условиями, которые указаны в счете (п. 2 ст. 434, п. 1 ст. 438 ГК). Такое письмо может быть отправлено в том числе по электронной почте, если можно будет достоверно установить, что оно исходит от покупателя. В этом случае между сторонами заключен договор путем обмена письменными документами, один из которых — счет-оферта.

Ответ о согласии заключить договор на предложенных в оферте условиях считается акцептом, если содержит уточнение реквизитов сторон, исправление опечаток и тому подобное. Ответ, содержащий иные условия, чем предложены в оферте, акцептом не признается. Он является новой офертой при условии, что соответствует требованиям ст. 435 ГК (п. 12 Постановления Пленума ВС РФ от 25.12.2018 № 49).

Что должен содержать счет на оплату

Обязательные реквизиты счета на оплату законодательно не установлены. Рекомендуем указать в документе:

• дату составления;
• номер;
• срок действия, если он не определен в договоре;
• наименования и адреса плательщика и получателя денежных средств;
• ИНН и КПП получателя денежных средств;
• банковские реквизиты получателя денежных средств, на которые следует перечислить деньги;
• наименование товаров, работ, услуг;
• количество, единицы измерения, цену и сумму по каждому наименованию товаров, работ, услуг;
• итоговую сумму;
• сумму НДС или указать на отсутствие НДС в сумме оплаты;
• наименование должности и подпись лица, составившего счет, с расшифровкой.

При выставлении счета на основании договора вместо перечня продукции можно указать:

«Оплата за товары по договору №___ от_____…».

И прописать реквизиты договора (пп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Какой датой выставлять счета на оплату

Дата выставления счета не регламентирована ни одним нормативным актом. Это объясняется тем, что он, как правило, не признается первичным документом в бухучете. Не имеет он значения и для налогового учета. Как правило, счет на предоплату выписывают текущей датой, сразу после подписания договора.

Сроки и условия выставления счета могут быть установлены в договоре. Например, его нужно сформировать и направить контрагенту одновременно с товарной накладной или актом выполненных работ (оказанных услуг).

К дате счета может быть привязана последующая оплата товаров покупателем, услуг и работ заказчиком. Например, стороны могут предусмотреть условие о том, что оплата счета производится в течение пяти банковских (календарных, рабочих) дней с момента выставления счета.

Если счет признается первичным документом, при указании даты составления нужно руководствоваться пп. «а», «б» п. 8 ФСБУ 27/2021. То есть на счете необходимо ставить дату его подписания уполномоченным лицом. Помимо этой даты нужно указать и дату совершения факта хозяйственной жизни, если они различаются.

Скачать образец счета на оплату товара.

Скачать образец счета на оплату услуг.

Как самозанятому выставить счет на оплату юрлицу

В договоре между самозанятым и юрлицом может быть предусмотрена обязанность самозанятого выставить счет. О том, как это сделать правильно, рассказывается в нашей статье. Там же можно скачать образец документа.

Как ИП составить счет на оплату

Индивидуальные предприниматели составляют счет на оплату по общим правилам, приведенным выше, с учетом следующих особенностей:

• в графе «Поставщик» («Исполнитель») необходимо прописать фамилию имя отчество предпринимателя полностью, а также указать, что он является ИП. Например, «Индивидуальный предприниматель Осипов Михаил Яковлевич»;
• у предпринимателей в отличие от компаний нет КПП, поэтому они указывают только свой ИНН;
• если счет от юрлица, как правило, подписывает генеральный директор и главный бухгалтер, то предприниматель ставит одну свою подпись;
• ИП зачастую работают без печати, поэтому и счет, выставленный таким предпринимателем, будет без печати.

Как выставить счет контрагенту

Как выставить счет контрагенту?

Выставить счет контрагенту можно через мобильное приложение или личный кабинет Тинькофф Бизнеса.

В приложении:

1. Зайдите в раздел «Платежи» → «Выставить счет».

2. Выберите, что хотите сделать: выставить счет по реквизитам или для оплаты картой.

3. Заполните форму и отправьте счет контрагенту.

В личном кабинете:

1. На главной выберите «Выставить счет» или зайдите в раздел «Выставление счета» и нажмите «Создать».

2. Выберите оплату по реквизитам или картой.

   Оплату по реквизитам выбирайте, если выставляете счет юридическому лицу или ИП, а оплата картой удобна, если выставляете счет физлицу.

   При выставлении счета на оплату онлайн по реквизитам сформируется PDF‑документ, который можно отправить клиенту по электронной почте или в СМС.

   При выставлении счета с оплатой картой сгенерируется ссылка, которую можно отправить в СМС, на почту, в мессенджере. Чтобы отправить деньги, нужно просто ввести данные карты по ссылке.

3. Заполните форму и отправьте счет контрагенту.

Как правильно заполнить форму выставления счета?

В форме выставления счета нужно указать номер счета, срок действия, тип и реквизиты плательщика, счет зачисления, информацию о товарах и услугах. Дата выставления счета заполнится автоматически.

Если у ваших товаров есть уникальные номера, которые помогают ориентироваться в изделиях, внесите их в поле «Артикул».

Проверить номер счета. Это поле заполняется автоматически, но вы можете сами изменить его на любой. Регламентов нет, но вести взаиморасчеты удобнее, если у нумерации есть логика. Например, 1 января каждого года вы выставляете счет № 1, а 31 декабря — последний за этот год.

Выбрать срок действия счета. В графе «Оплатить до» можно ограничить срок действия счета, чтобы контрагент помнил, до какого числа нужна оплата. Когда он истечет, контрагенту нужно будет запросить у вас новый счет.

Указать тип плательщика: кому выставляете счет, физическому лицу, юридическому или ИП.

Выбрать счет зачисления, если у вас несколько счетов. Деньги придут на тот, который укажете. По умолчанию в графе указан основной рублевый счет.

Заполнить данные плательщика: если счет выставляете физлицу, достаточно будет указать фамилию, имя и отчество. Если юрлицу или ИП, укажите название компании или данные ИП, его ИНН и КПП. Если вы уже выставляли счет этому контрагенту, начните вводить название или ИНН, и данные заполнятся автоматически. Укажите юридический адрес.

Добавить товары и услуги, которые нужно оплатить, и указать их стоимость. Самые часто используемые товары и услуги можно заранее добавить во вкладке «Товары и услуги». Это помогает сэкономить время при выставлении счетов. В дальнейшем вам не придется заполнять данные товаров вручную, можно будет выбрать из каталога.

Добавить изображения подписи и печати во вкладке «Дополнительно». Они появятся на бланке счета.

Отправить счет на e‑mail или в СМС в формате PDF.

Что будет, когда контрагент оплатит счет?

Если у вас несколько счетов, деньги придут на тот, что вы указали при выставлении счета. Когда сумма поступит на счет, вы увидите ее в истории операций. Если у вас подключены оповещения о пополнениях счета, придет уведомление на телефон.

Как посмотреть детали входящего платежа?

Это можно сделать в приложении Тинькофф Бизнеса или в личном кабинете:

Как повторить выставленный счет?

Повторить выставленный счет можно в личном кабинете или в мобильном приложении Тинькофф Бизнеса:

По клику откроется форма выставления счета с заполненными данными

Можно ли выставить счет физическому лицу?

Да, можно.

Чтобы выставить счет на физлицо, вам достаточно указать фамилию, имя и отчество. Поля «ИНН» и «КПП» оставьте пустыми.

Как подписать счет или поставить печать?

Это можно сделать в приложении или личном кабинете при выставлении счета. Для этого во вкладке «Дополнительно» нужно выбрать изображения подписи и печати из загруженных или добавить нового подписанта.

Добавить нового подписанта можно заранее в личном кабинете или при выставлении счета в приложении или личном кабинете:

Укажите фамилию и инициалы, должность и добавьте изображения подписи и печати. Можно загрузить изображения подписи и печати в форматах JPG, PNG, BMP, SVG, PDF размером до 10 МБ.

Обратите внимание, что изображения подписи и печати не имеют юридической силы. Если с партнером есть договор, подписывать счет вообще не обязательно. Если счет заменяет договор и в этом случае является офертой, партнер может запросить оригинал документа.

Как поменять статус счета в приложении?

В разделе «Платежи» выберите «Исходящие счета» → выберите счет в разделе «Ожидают» → нажмите «Оплачен».

Как поменять статус счета в приложении для iOSКак поменять статус счета в приложении для Android

Что такое «Каталог товаров и услуг» и зачем он нужен?

В разделе собираются товары и услуги, за которые вы чаще всего расчитываетесь с контрагентами. Это помогает сэкономить время при выставлении счетов:

1. В личном кабинете нажмите «Выставление счета».

2. В правом верхнем углу нажмите «Создать».

3. Заполните реквизиты контрагента и нажмите «Дальше».

4. Выберите товары и услуги из каталога, это быстрее, чем писать их вручную. Нажмите «Дальше».

5. Укажите e‑mail и номер телефона, на которые хотите отправить счет, и нажмите «Выставить счет».

Готово! Счет появится в «Исходящих».

Как выставить счет контрагенту с помощью «Каталога товаров и услуг»

Как добавить новый товар в «Каталог товаров и услуг»?

Когда вы выставляете счет и описываете товар, указываете наименование, цену и НДС — мы автоматически добавляем его в каталог:

1. В личном кабинете нажмите «Выставление счета».

2. В правом верхнем углу нажмите «Создать», выберите «Счет на оплату по реквизитам» и нажмите «Дальше».

3. Укажите новый товар.

Готово! Новый товар сохранится в каталоге.

Как автоматически добавить новый товар в «Каталог товаров и услуг» при выставлении счета

Вы можете добавить товар в каталог вручную:

1. В личном кабинете нажмите «Выставление счета».

2. Выберите «Товары и услуги».

3. Укажите все данные товара или услуги и нажмите «Добавить».

Готово! Новый товар появится в каталоге.

Как добавить новый товар в «Каталог товаров и услуг» при выставлении счета вручную

Как отправить счет — Forbes Advisor

Обновлено: 31 декабря 2022 г., 14:10

Примечание редактора. Мы получаем комиссию за партнерские ссылки на Forbes Advisor. Комиссии не влияют на мнения или оценки наших редакторов.

Гетти

Содержание

• Пошаговая инструкция по отправке счета
• способов отправить счет
• Что включать в счет-фактуру
• советов, как быстрее получать деньги
• Подведение итогов
• Часто задаваемые вопросы

Подробнее

Счета являются важной частью ведения бизнеса, и изучение того, как правильно создавать и отправлять счета, поможет вам повысить эффективность и быстрее получать платежи. Для начала вам необходимо создать счет-фактуру, указав свое имя и контактную информацию, имя и контактную информацию вашего клиента, даты, номер счета-фактуры, оказанные услуги, общую стоимость и условия оплаты. Когда вы будете готовы, отправьте его по электронной почте, почте или через программное обеспечение для выставления счетов и получите оплату за свою работу.

Пошаговая инструкция по отправке счета

После того как вы выполнили заказ — будь то продукт или услуга — пришло время создать счет и отправить его как можно скорее. Конечно, между ними есть несколько шагов: от того, будете ли вы использовать программное обеспечение для выставления счетов и выбора способа отправки счета, до отправки напоминаний об оплате и / или настройки запланированных платежей.

Вот краткий обзор того, как создать и отправить счет-фактуру:

• Обозначьте вверху, что это счет-фактура
• Добавить номер счета
• Добавьте дату отправки счета
• Укажите свое имя, адрес и контактные данные
• Добавьте имя вашего клиента, адрес и контактные данные
• Включить краткое описание оказываемых услуг
• Добавить дату оказания услуг
• Добавьте общую сумму (включая любые сборы и налоги)
• Включить условия оплаты
• Выберите способ доставки (например, по электронной почте) и отправьте счет своему клиенту
• Отслеживайте свой счет, настраивайте напоминания об оплате (при необходимости) и получайте оплату

Имейте в виду, что в дополнение к перечисленным выше обязательным реквизитам для счетов у вашего бизнеса могут быть свои уникальные обязательные реквизиты, поэтому вам следует настроить свой счет в соответствии с вашими потребностями и потребностями вашего клиента.

---

Способы отправки счета-фактуры

Еще одно решение, которое необходимо принять, — определить, как вы хотите отправлять счета-фактуры. Для некоторых компаний ответ на этот вопрос прост, но для других это не так просто. Фактически, в некоторых случаях вы можете захотеть использовать их комбинацию, чтобы убедиться, что ваш счет получен.

Вот три наиболее распространенных способа отправки счета:

• Почта. Если ваш клиент не использует электронную почту или онлайн-выставление счетов, распечатайте счет и отправьте его по почте. Это медленный процесс, но об этом следует подумать перед началом проекта.
• Электронная почта. Это самый популярный и быстрый способ отправить счет. Если вы создали счет-фактуру в текстовом редакторе или программе для проектирования, преобразуйте его в PDF-файл для повышения безопасности. Упомяните, что вы отправляете счет в строке темы, и напишите короткое сообщение в теле.
• Программное обеспечение для выставления счетов. Существует множество программ для выставления счетов, таких как PayPal, которые можно использовать для составления счета. Преимущество использования программного обеспечения для выставления счетов заключается в том, что существует множество шаблонов на выбор, а брендинг очень прост. Клиенты имеют легкий доступ к платежным ссылкам, что облегчает им оплату.

Большинство малых предприятий сочтут программное обеспечение для выставления счетов лучшим вариантом. Существуют не только бесплатные и простые в использовании программные решения для выставления счетов, которые упрощают создание и отправку счетов, но они также обычно включают другие полезные функции, такие как возможность планировать счета, автоматизировать напоминания об оплате и позволяют легко принимать платежи. онлайн-платежи.

---

Что включать в счет-фактуру

Хотя счета-фактуры могут сильно различаться, существует ряд стандартных элементов, которые должен включать почти каждый счет-фактура. Не забудьте включить их, чтобы убедиться, что ваш счет содержит правильную информацию и настраивает вас на получение оплаты.

Вот что должен включать каждый счет:

• Номер счета
• Название компании и контактная информация
• Имя получателя и контактная информация
• Описание оказываемых услуг (постатейный перечень услуг необязателен)
• Общая стоимость (включая любые дополнительные сборы, если применимо)
• Ключевые даты (например, дата оказания услуг, дата выставления счета и срок оплаты)
• Условия оплаты

Как правило, вам потребуется создать собственный настраиваемый шаблон счета-фактуры, который вы сможете использовать для простого создания счетов-фактур в будущем. Если вы не знаете, с чего начать, стоит обратиться к одной из лучших компаний по разработке программного обеспечения для выставления счетов, такой как Square Invoices или Zoho Invoices, которые бесплатны и позволяют вам легко создавать профессиональные счета, которые вы можете легко отправлять клиентам. и получайте оплату за свои услуги онлайн.

---

Советы для более быстрого получения оплаты

Излишне говорить, что вы хотите получить оплату как можно скорее. Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять с самого начала, чтобы получить оплату быстрее:

• Обсудите выставление счетов до того, как вы решите предоставить продукт или услугу.
• Всегда спрашивайте, нужна ли им конкретная информация в счете-фактуре или есть ли у них шаблон, который они используют для всех своих поставщиков.
• Спросите, есть ли у них заказ на покупку предоставленной вами услуги. Если он у них есть, включите его в счет-фактуру, а также используйте его для последующих действий, если это необходимо.
• Если вы используете программное обеспечение для выставления счетов, вы можете добавить кнопку «Оплатить сейчас» и сразу же получить оплату.
  Прием оплаты несколькими способами (например, наличными, чеком, кредитной картой)
• Настройте напоминания о платежах, чтобы покупатели и клиенты получали электронное письмо с уведомлением о приближающемся крайнем сроке платежа до наступления срока платежа.

В тех случаях, когда вы не получили платеж к установленному сроку, начните с отправки дополнительного счета. Возможно, стоит попробовать другой способ доставки (например, по почте или по электронной почте), если исходный счет не был получен.

---

Подведение итогов

Обсуждение того, как отправить счет, было бы неполным без обсуждения следующих шагов. Получение денег — это еще не конец.

После получения платежа поблагодарите клиента, независимо от того, был ли это разовый платеж или регулярный. Если это был регулярный платеж, вам, очевидно, нужно поддерживать хорошие отношения с клиентом. Но даже если это был разовый платеж, вы должны начать строить отношения, чтобы создать возможность на будущее.

В зависимости от продукта или услуги, которые вы предоставили, вы также можете запросить отзывы или отзывы. Это также говорит клиенту, что вы заинтересованы в продолжении отношений, и это может иметь большое значение для повышения узнаваемости бренда и лояльности.

---

Часто задаваемые вопросы

Как написать счет по электронной почте?

Электронное письмо со счетом-фактурой состоит из трех частей: строки темы, текста сообщения и самого счета-фактуры. Сначала прикрепите счет к электронному письму, чтобы не забыть его, прежде чем нажать «Отправить». В теме письма укажите проект, за который вы отправляете счет. Сохраняйте основное сообщение электронной почты коротким и вежливым.

Какое лучшее бесплатное программное обеспечение для выставления счетов для малого бизнеса?

Лучшим бесплатным программным обеспечением для выставления счетов для малого бизнеса являются Zoho Invoices, Square Invoices и PayPal Invoicing. Все три имеют ключевые функции, необходимые предприятиям для простого создания, отправки и получения счетов, а также оценок.

Какие преимущества программного обеспечения для выставления счетов?

Использование программного обеспечения для выставления счетов помогает устранить некоторые или все возможные человеческие ошибки за счет автоматизации нескольких процессов, которые обычно выполняются вручную. Это также экономит время. Автоматизированное выставление счетов, выставление счетов и другие процессы также помогают улучшить управление проектами и клиентами. Ваши процессы выставления счетов и выставления счетов также более оптимизированы, а счета обрабатываются и отправляются своевременно.

Как отправить кому-нибудь счет?

Электронная почта является наиболее часто используемым и самым быстрым способом отправки счета кому-либо. Если вы используете программное обеспечение для выставления счетов для создания счета, вы можете поделиться ссылкой прямо с платформы. Если ваш клиент не использует электронную почту или программное обеспечение для выставления счетов, вам необходимо сделать распечатку и отправить счет по почте.

Безопасно ли программное обеспечение для выставления счетов?

Как и большинство типов программного обеспечения, лучшие программы для выставления счетов предлагают несколько уровней безопасности. Выбирая этот тип программного обеспечения, вы должны обратить внимание на функции безопасности, такие как двухфакторная аутентификация (2FA) или многофакторная аутентификация (MFA), документацию, которая показывает частые обновления и исправления безопасности, обнаружение вторжений, мониторинг действий пользователя, шифрование данных и защита конфиденциальности.

Была ли эта статья полезна?

Оцените эту статью

★ ★ ★ ★ ★

Пожалуйста, оцените статью

Пожалуйста, введите действительный адрес электронной почты

Комментарии

Мы будем рады услышать от вас, пожалуйста, оставьте свой комментарий.

Неверный адрес электронной почты

Спасибо за отзыв!

Что-то пошло не так. Пожалуйста, повторите попытку позже.

Еще от

Информация, представленная на Forbes Advisor, предназначена только для образовательных целей. Ваше финансовое положение уникально, и продукты и услуги, которые мы рассматриваем, могут не подходить для ваших обстоятельств. Мы не предлагаем финансовые советы, консультационные или брокерские услуги, а также не рекомендуем и не советуем отдельным лицам покупать или продавать определенные акции или ценные бумаги. Информация о производительности могла измениться с момента публикации. Прошлые показатели не свидетельствуют о будущих результатах.

Forbes Advisor придерживается строгих стандартов редакционной честности. Насколько нам известно, весь контент является точным на дату публикации, хотя содержащиеся здесь предложения могут быть недоступны. Высказанные мнения принадлежат только автору и не были предоставлены, одобрены или иным образом одобрены нашими партнерами.

Светлана — автор и писатель-фрилансер. Она пишет о технологиях и малом бизнесе. Ее статьи также появлялись в NewsWeek и Huffington Post.

Келли — редактор SMB, специализирующийся на запуске и маркетинге новых предприятий. Прежде чем присоединиться к команде, она была контент-продюсером в Fit Small Business, где работала редактором и стратегом, занимаясь маркетинговым контентом для малого бизнеса. Она бывший предприниматель Google Tech и имеет степень магистра международного маркетинга Эдинбургского университета Нейпир. Кроме того, она ведет колонку в журнале Inc.

Редакция Forbes Advisor независима и объективна. Чтобы поддержать нашу отчетную работу и продолжать предоставлять этот контент бесплатно нашим читателям, мы получаем компенсацию от компаний, размещающих рекламу на сайте Forbes Advisor. Эта компенсация происходит из двух основных источников. Во-первых, , мы предоставляем рекламодателям платные места для представления своих предложений. Компенсация, которую мы получаем за эти места размещения, влияет на то, как и где предложения рекламодателей появляются на сайте. Этот сайт не включает все компании или продукты, доступные на рынке. Во-вторых, мы также включаем ссылки на предложения рекламодателей в некоторые наши статьи; эти «партнерские ссылки» могут приносить доход нашему сайту, когда вы нажимаете на них. Вознаграждение, которое мы получаем от рекламодателей, не влияет на рекомендации или советы, которые наша редакционная команда дает в наших статьях, или иным образом влияет на какой-либо редакционный контент в Forbes Advisor. Несмотря на то, что мы прилагаем все усилия, чтобы предоставить точную и актуальную информацию, которая, по нашему мнению, будет для вас актуальной, Forbes Advisor не гарантирует и не может гарантировать, что любая предоставленная информация является полной, и не делает никаких заявлений или гарантий в связи с ней, а также ее точностью или применимостью. . Вот список наших партнеров, которые предлагают продукты, на которые у нас есть партнерские ссылки.

Вы уверены, что хотите оставить свой выбор?

Как отправить счет | Руководство по выставлению счетов

Как отправить счет, который быстро оплачивается

Некоторые компании выставляют счета каждую неделю или каждые две недели. Некоторые делают это только раз в месяц. Но правда в том, что лучше всего отправить счет, как только работа будет выполнена.

Точно так же, как вы обсуждаете цены перед заключением сделки с клиентами, вы также должны обсуждать выставление счетов. Укажите условия оплаты, объяснив, когда вы будете выставлять счет (еженедельно, ежемесячно или по завершении работы) и как долго им придется платить. Клиент должен знать, когда ему нужно будет расстаться со своими деньгами.

Когда отправлять счет-фактуру

Лучше всего отправлять счет-фактуру, как только заказ выполнен или работа выполнена, особенно если вы выполняете разовые проекты и разовые работы.

Если вы работаете над большим проектом, вы можете отправлять промежуточные счета каждые две-четыре недели. А если вы продаете подписки или членство или у вас есть аванс, вы можете регулярно отправлять регулярные счета.

Счета могут быть отправлены тремя способами

Когда дело доходит до передачи счета клиенту, у вас есть несколько вариантов. Давайте посмотрим на плюсы и минусы почты, электронной почты и онлайн-выставления счетов.

По почте

Почта по-прежнему лучше всего подходит для клиентов, которые пропускают счета, отправленные по электронной почте, или вообще не используют электронную почту. Но по сравнению с другими методами, почта медленная, менее безопасная и трудная для правильного доступа (адреса часто меняются).

По электронной почте

Адреса электронной почты легче ввести правильно, а счета приходят быстрее. Кроме того, счет-фактура не может быть потерян. Просто дважды проверьте, отправляете ли вы его нужному человеку или в нужный отдел.

С помощью онлайн-выставления счетов

Вы можете создать счет-фактуру онлайн и отправить клиенту безопасную ссылку на него. Для них это красиво и просто, и вы можете видеть, когда они его открыли. Более того, онлайн-счета позволяют включать кнопку «оплатить сейчас». Клиенты просто нажимают на кнопку, чтобы немедленно оплатить с помощью кредитной карты, дебетовой карты или автоматических клиринговых палат (например, PayPal). Узнайте больше о приеме онлайн-платежей.

Самый важный совет – немедленно отправить счет. Доставьте его вашему клиенту как можно быстрее — электронная почта идеально подходит для этого. Еще лучше, приложение, которое позволяет вам выставлять счета, пока вы находитесь в помещении клиента!

Шарон Покок, золотой партнер Xero, Kinder Pocock

Обычно вы отправляете короткое электронное сообщение со своим счетом. Самая важная часть электронного письма со счетом — это строка темы. Клиент может заплатить быстрее, если вы дадите ему ссылку, например номер заказа на покупку. Вы можете спросить отдел кредиторской задолженности вашего клиента, что они хотели бы видеть в качестве темы электронного письма.

Вам не нужно подробное сообщение в теле письма. Достаточно приветствия и однострочного сообщения. Сам счет-фактура содержит все остальное, что нужно знать клиенту.

После отправки счета

Чтобы повысить вероятность своевременной оплаты:

• позвоните после выставления первого счета новому клиенту: Убедитесь, что он получен нужным человеком, что они понять, для чего это нужно, и что им не нужно больше никаких подробностей от вас.

• отправить напоминание: Если вы даете клиентам долгое время для оплаты, было бы неплохо отправить мягкое напоминание по мере приближения срока оплаты.

Что отправить до истечения срока

Если вы даете клиентам 14 или более дней для оплаты счета, рекомендуется напомнить им, когда приближается срок оплаты. Пишите коротко, тепло и по делу.

Руководство по выставлению счетов

Нужна помощь в составлении и отправке счетов и получении их оплаты? Ознакомьтесь с этими советами по искусству выставления счетов.

1. Что такое счет-фактура?

   Что такое счет-фактура? Что он делает и каковы основные строительные блоки, из которых он состоит? Давайте взглянем.

2. Как составить счет, к которому будут относиться серьезно

   Вы выполнили работу; теперь пришло время платить. Давайте пройдемся по процессу создания счета-фактуры.

3. Как отправить счет-фактуру

   То, как вы отправляете счета-фактуры, может сильно повлиять на скорость получения вами оплаты. Давайте рассмотрим некоторые основы.

4. Прием платежей

   Чем проще вы сделаете это для клиентов, тем быстрее вам заплатят. Мы покажем вам варианты приема платежей.

5. Отправка запросов на оплату

   Отслеживание просроченных платежей — работа, которую никто не любит, но она имеет решающее значение для здоровья бизнеса. Давайте посмотрим, как это сделать.

6. Как улучшить процесс выставления счетов

   Ознакомьтесь с нашими советами, как упростить процесс выставления счетов, чтобы он занимал меньше времени и деньги поступали быстрее.

7. Контрольные списки для выставления счетов

   Независимо от того, выбираете ли вы программное обеспечение для выставления счетов, быстро получаете оплату или избегаете ошибок, эти контрольные списки помогут вам не сбиться с пути.

8. Инструменты и руководства для вашего бизнеса

   Ведение бизнеса требует много тяжелой работы. У Xero есть ресурсы и решения, чтобы помочь.

Загрузить руководство по выставлению счетов

Узнайте, как создавать и отправлять счета, которые открываются, понимаются и оплачиваются.