Как организовать документооборот в организации: Организация документооборота на предприятии и в организациях

Содержание

Организация документооборота на предприятии — Doczilla

От эффективности документооборота зависят финансовые показатели организации. Даже, казалось бы, незначительная оптимизация работы с бумажными документами может увеличить прибыль бизнеса: помочь обслуживать больше клиентов, сэкономить на фонде оплаты труда, избавиться от ошибок и опечаток в договорах, оптимизировать бизнес-процессы. Расскажем, как организовать эффективный документооборот на предприятии. Если хотите увидеть практические примеры автоматизации работы с документами, читайте кейсы Doczilla Pro →

Эффективный документооборот на предприятии

Документооборот — это движение документов от их появления в организации до исполнения. Обычно под исполнением подразумевают передачу на хранение или отправку внешнему адресату. Как именно устроен документооборот в отделе — решает руководитель департамента. Из-за такой «свободы воли» в компании часто нет единых стандартов работы с документами.

По классической схеме документооборот осуществляется вручную, и за каждую операцию отвечает сотрудник, который помимо основной работы занимается еще и перекладыванием документов. Такой способ организации документооборота неэффективен, влечет за собой рутину и риски. Альтернативный вариант — это настроенные процессы по передаче данных от одного пользователя другому. Например, готовые и удобные для использования интерактивные шаблоны, благодаря которым не нужно заполнять документы В идеальной картине мира эффективный документооборот соответствует следующим критериям:

Настроенная маршрутизация. Четкие схемы движения документации по отделам и вплоть до лиц, принимающих решения.
Непрерывность движения. Документы не задерживаются неделями на столах — сотрудники принимают документ и перенаправляют его дальше.
Регламентация всех процедур.
Каждое действие сотрудника (вычитка, анализ, подпись) прописана на уровне корпоративной документации.
Избегание дублей. Маршруты прорабатываются так, чтобы не создавались повторные документы. Например, если сотрудник отправил договор, не получил ответа и отправил еще один.

Помимо перечисленных характеристик есть и другие принципы, по которым организации разделяют разные потоки документов, настраивают маршрутизацию и обработку. Обычно структура выглядит следующим образом:

Входящие	Исходящие	Внутренние
Поступают извне по различным каналам. Это может быть электронная почта, мессенджеры, телефон и другие способы связи.	Документы созданные организацией, в том числе и на основе входящих данных, но отправляемые внешним пользователям.	Создаваемые для использования внутри организации: распрядительные документы, инструкции, приказы.

Для каждого типа документов — своя маршрутизация, поэтому договоры могут идти до стола руководителя разными путями. Как правило, чем сложнее и запутаннее эти процессы, и чем их больше, тем выше риск возникновения проблем.

Как составляются документы на крупных предприятиях

В разных организациях процессы могут иметь свои особенности. В частности, может использоваться одна из следующих схем.

Децентрализованная. В этом случае все документы распределяются по структурным подразделениям, где они создаются, обрабатываются и передаются в работу другим отделам по мере необходимости.
Централизованная. Есть один отдел, отвечающий за документооборот. Все процессы должны быть проведены через него.

Смешанный. Есть централизованный отдел, но часть документации обрабатывается в отделах и подразделениях.

Схема выстраивается в зависимости от особенностей компании. Нужно смотреть, какие документы чаще приходится обрабатывать, и где их лучше создавать и проводить. Если у вас нет ответственного сотрудника, который навел бы порядок с документооборотом, или если вы не знаете, с чего начать оптимизацию, позвоните нам по телефону 8 (800) 700-08-16 — проведем аудит и подскажем решения. На многих предприятиях сейчас используют электронный документооборот (ЭДО). Это позволяет упростить передачу документов, сделать взаимодействие отделов быстрее. Также можно четче контролировать процессы, но сам по себе ЭДО не панацея. Даже если движение документов по предприятию происходит стандартно, беспорядок возможен даже в самой технически продвинутой системе. Например, если ЭДО интегрировали, а документы забыли унифицировать.

Оптимизация документооборота

Основной целью автоматизации можно считать сокращение затрат на обслуживание документооборота, но есть и не менее важные задачи: ускорение согласования документов между отделами и подразделениями, ликвидация человеческого фактора, упрощение работы с договорами. В некоторых случаях оптимизация может стать следствием изменений в законодательстве, например, при внедрении обязательных для работы форм документации.

Способы автоматизации зависят от особенностей предприятия. Иногда достаточно просто наладить правильную маршрутизацию, а в других ситуациях может потребоваться полная проработка документации, создание шаблонов и настройка взаимодействия подразделений. В любом случае сначала проводится аудит, выявляющий проблемные места.

В результате оптимизации компания должна получить ускорение всех процессов, связанных с документооборотом. Документы становятся стандартизированы, а юристы не тратят лишнее время на вычитывание одних и тех же текстов, потому что документы полностью соответствуют требованиям законодательства.

Некоторые компании пытаются провести самостоятельно организовать документооборот, но в итоге теряют время и деньги. Обычно сотрудники внутри компании не сильно заинтересованы в автоматизации, ведь это приведет к смене устоявшихся правил и маршрутов в работе. К тому же, у сотрудников часто нет достаточного опыта в поиске узких мест, а также в их устранении. Поэтому попытки оптимизировать работу с документами своими силами редко бывают успешными.

Привлечение сторонней компании в этом случае выглядит более выигрышно. Уже при проведении аудита, можно выявить значительное количество проблем. Просто за счет опыта работы на других аналогичных проектах. У компании Doczilla накоплен достаточный опыт аудита и оптимизации документооборота на предприятиях. Это позволяет ускорить процесс цифровизации, избежав многих стандартных проблем.

Узнать больше про аудит процессов по подготовке и согласованию документов →

Кейс: как мы автоматизировали документооборот в «Почте России»

Наглядным примером оптимизации работы с электронными документами является наше недавнее сотрудничество с АО «Почта России». Это крупная организация, где ежедневно создаются сотни документов.

Основной проблемой «Почты России» было отсутствие стандартизированных форм для первичных документов. Это приводило к затягиванию сроков при переходе данных из одного отдела в другой. Также тратится время сотрудников на лишние действия, которые можно эффективно оптимизировать, проработав все необходимые формы и бланки Несмотря на все усилия и попытки, привести процессы к единообразию не удавалось: внутренние приказы и регламенты не работали. Тогда «Почта России» обратилась к нам с задачей оптимизировать создание документов.

Мы создали готовые шаблоны документов в электронном виде, которые упростили их составление и ускорили проверку отделами. Чтобы в документах не появлялись ошибки, мы запретили их редактирование на техническом уровне. Параллельно мы настроили гибкую маршрутизацию согласования документов по отделам — в результате получилось ускорить согласование в 2−4 раза.

Другие результаты смотрите в полном тексте кейса →

Руководителям предприятий необходимо уделять внимание оптимизации документооборота. Это позволит эффективнее тратить ресурсы компании, уменьшать нагрузку на сотрудников. Также во многих случаях ускоряются процессы в организации, что дает дополнительное конкурентное преимущество.

Больше кейсов →

Документооборот компании. Как его организовать правильно

Любое предприятие имеет свою документацию. Это может быть налоговая отчетность, бухгалтерские документы, договора, письма, должностные инструкции. От того, насколько правильный документооборот, зависит эффективность работы и управления компанией в целом.

Разберемся в понятиях

Документооборотом в компании принято считать все стадии жизни деловой бумаги — от ее создания до перемещения в архив.Также из самого понятия становится ясно, что подразумевается ее движение внутри предприятия и за его пределы. Соответственно его эффективность будет заключаться в слаженной работе всех подразделений и создании общих правил для каждого этапа, которых следует неукоснительно придерживаться.

Требования к ведению четко регламентируют всю работу с существующей документацией. К ним можно отнести правила оформления, процесс ознакомления, хранение и утилизацию. Сумма всех требований, которые предъявляются к ведению документооборота представляет собой его основу. Так, например, единые требования к оформлению будут определять начальный этап правильного ведения движения документов. Ведь именно на этом этапе обычная бумажка приобретает юридическую силу и становится основой для принятия решений приказов и резолюций в компании. Поэтому очень важно на данном шаге не допускать ошибок.

В целом есть несколько принципов и этапов движения документации. Как правило, движение происходит сверху вниз. Таким образом, руководитель предприятия сам получает документы, а затем распределяет их по подразделениям и принимает решение, кто и за что будет отвечать. Но есть и другой путь, который будет не только более эффективен, но и сэкономит время. Однако, он актуален тогда, когда между отделами компании есть четкое и отлаженное взаимодействие, а также делегирование различных задач. В данном случае основной объем бумаг попадает непосредственно к исполнителям. Весь процесс подписания и согласования будет зависеть от установленных в компании правил (о чем мы поговорим немного позже).

Этапы перемещения документов:

получение или создание документации;
первичная обработка;
изучение и сортировка;
введение в базу;
контроль исполнения;
реализация, оформление, корректировка;
отправка или приобщение к делу.

Также существуют потоки документации. Их делят на два основных типа:

Внешний поток. Здесь подразумеваются все документы, которые уходят за пределы компании, например, клиентам, контрагентам или контролирующим органам. Соответственно бывает входящий и исходящий.
Внутренний поток. Это не только внутренняя номенклатура, инструкции и приказы, но и еще входящие письма и различные договора, поступающие в компанию.

А теперь поговорим обо всем более подробно.

Почему важно установить четкий регламент оборота документации?

Не имеет значения, Вы владелец небольшого продуктового магазина или крупного холдинга — документооборот в любом случае будет и там, и там. По непонятным причинам не все предприятия уделяют особое внимание такому фактору, как регламентация документооборота. Хотя время рано или поздно показывает, что учесть это прямая необходимость. Скорей всего, сотрудники долго будут привыкать к регламенту, но так или иначе со временем станет понятно, что определенный порядок действий существенно сэкономит их время и увеличит эффективность работы компании.

Любое предприятие по мере его роста и развития встречается с тем, что начинается активный поток неструктурированной информации. Это связано с тем, что, как правило при расширении растет не только количество работников, но и контрагентов. Если оборот документов не имеет правильных установок, то есть происходит без четкой системы, хаотично, то рано или поздно начинаются проблемы — теряются важные договора, отчеты, не прослеживается взаимосвязь с теми или иными бумагами, тяжело вести структурированную управленческую отчетность. Быстрый доступ к сделкам и их истории также не будет прослеживаться.

Кроме того, важно отметить, что установка такого регламента полезна еще с точки зрения дисциплинированности команды и каждого отдельного сотрудника. К примеру, рассмотрим вариант, когда простые продавцы или менеджерский состав среднего звена — это люди, которые приехали из регионов, и они только начинают постигать компьютеризированную систему работы, также правильное оформление бумаг. Когда сотрудник уже начинает владеть подобными навыками, он становится более дисциплинированным, обращает внимание на малейшие детали, а этот фактор напрямую приводит к повышенной эффективности работы любой компании, как маленькой, так и большой. Так документы своевременно направляются в головной офис, а значит вести контроль за работой становится гораздо легче.

Хочется добавить, что без регламентации не получится перейти на электронный документооборот и на полную автоматизацию, а в современных реалиях это становится просто необходимым.

С чего стоит начать?

Есть ряд основных моментов, которые стоит учесть, чтобы наладить правильный оборот документации.

Первое, с чего стоит начать, это разработка первичных форм документации.
Далее очень важно минимизировать этапы согласования. Для этого за каждым существующим на предприятии отделом закрепляется определенный список документов, с которым они должны работать. Так, например, тот же договор на покупку какого-либо оборудования не будет проходить через рекламный отдел, а будет направляться сразу в финансовый, что значительно сократит время согласования.

Итак, как все происходит в целом. Особенно это касается уже устоявшихся компаний, в которых с движением документации наблюдаются некоторые проблемы.

Первоначально стоит рассортировать все имеющиеся бумаги по категориям. Важно, чтобы в любой момент можно было без труда найти необходимый документ. Классификацию нужно в идеале проводить по некоторым основным моментам — тематика, дата поступления и назначение.
Разработка системы хранения и регистрационный журнал. Конечно, с одной стороны это прошлый век. Мы имеем в виду сортировку вручную. В идеале — внедрение CRM-системы, такой как ИнстаДок, которая поможет все быстро систематизировать, и электронного документооборота.
Жесткий контроль. Опять-таки, в данном вопросе именно CRM-система может быть идеальным помощником.

Для того, чтобы работа в компании осуществлялась по единому принципу создается инструкция.

Что должна содержать в себе инструкция по делопроизводству?

указания по взаимодействию с документацией.
правила внесения в общую базу;
сроки хранения и уничтожения;
критерии оформления и написания дел;
последовательность ликвидации после изучения актов и их описи;
тайминг отправки и список ответственных за это лиц;
предписания, по которым информирует руководство об этапах работы с конкретным документом;
шаблоны и образцы.

Количество правил, которыми следует руководствоваться.

Логично, что каждая компания очень индивидуальна, соответственно и правила по ведению документооборота тоже будут определяться ее особенностями — например, количеством отделов и сферой деятельности. Но есть основные моменты, которые актуальны для любого бизнеса.

Мы уже говорили выше, что время обработки любого документа должно быть максимально сокращено. И это негласное правило, благодаря которому напрямую повышается эффективность работы предприятия. Таким образом, с момента создания задачи и до ее завершения, в которой был создан определенный договор или инструкция, должно пройти как можно меньше времени. Например, если в компании создана новая инструкция, то ее согласование, утверждение и внедрение должно быть осуществимо как можно быстрее. В данном случае правильность и эффективность этого процесса определяется именно временными затратами.

Так какие же есть основные регламенты движения деловых бумаг?

Максимально сокращение прохождения различных подразделений и инстанций. Таким образом путь из одного пункта в другой должен быть по возможности без промежуточных остановок отделах, которые лишь будут тормозить оборот.
Необходимо исключить возможные возвраты на исходную позиции. В данном случае имеется в виду вероятность допущенных ошибок, которые помешают подписанию и утверждению.
В высокой степени единообразное прохождение и процесс обработки основных категорий номенклатур, основываясь на том, что любое перемещение должно быть исключительно оправданным.

Такой регламент позволит создать правильную циркуляцию, которая полностью исключит вероятность задержки той или иной бумаги на чьем-нибудь столе.

Более того, соблюдение такого порядка поможет обеспечить значительное улучшение документационного обеспечения аппарата управления, а также службы, которая занимается делопроизводством за счет:

направление движения документов будет прямоточным, исключающим повторения и дубли при подготовке и обработке;
в движении наблюдается ритмичность, что обеспечивает равномерное поступление и способствует распределению нагрузки на сотрудников.

Возможные нарушения и как их избежать

Нарушения могут возникнуть как на этапе создания бумаг, так и непосредственном их перемещении. Чтобы полностью исключить возможные ошибки, следует позаботиться о том, чтобы создать специальные инструкции, по которым будут совершаться все действия с документами. А лучше всего, если в организации будет действовать специальная служба, которая будет контролировать весь документооборот, или хотябы ответственный — менеджер проекта, заниматься его организацией и ведением, а также исключать возможные ошибки.

Правильная организация документооборота позволит осуществить его ритмичную и схематическую циркуляцию. Как правило, чем больше компания, тем больше в ней документов, поэтому имеет смысл перейти на электронный документооборот, который поможет избежать большинства проблем и ошибок.

Стоит заметить, что такая мера по большей части эффективна именно в крупных организациях. На маленьких предприятиях всеми вопросами занимается собственник или директор, поэтому именно он и отвечает за правильность и надежность оформления документов.

Подводя итоги, можно сказать следующее — правильный документооборот один из важнейших аспектов успешной деятельности компании.

В современном мире, чтобы повысить эффективность работы, нужно совершенствовать взаимодействие с документацией, а также принципы ее движения, поскольку любое успешное управленческое решение основывается именно на своевременности и актуальности полученной информации. Также организованность в работе с документами напрямую влияет на качество управления, организацию и культуру труда в компании.

Правильное ведение документации также важно еще по двум причинам:

Без четкой организации невозможно сформировать своевременный бухгалтерский отчет.
Поскольку различного рода споры с проверяющими органами все еще актуальны, то без упорядоченного документооборота доказать свою правоту в той или иной ситуации может быть очень сложно.

Идеальным решением для задачи, о которой мы сегодня говорили, все-таки, будут современные технологии. Например, переход на систему электронного документооборота. Это поможет значительно упростить моменты с оформлением, движением и систематизацией деловых бумаг.

Компания “ИнстакоДок” поможет Вам правильно организовать работу с документацией, что значительно повысит не только эффективность компании, но и эффективность личную. Многолетний опыт и ответственный подход к решению даже самых сложных задач позволил нам помочь множеству организаций. Мы обеспечим Вам всестороннюю поддержку и гарантируем, что значительно облегчим работу с бумагами.

Обращайтесь к нам уже сейчас. Наши специалисты ответят на все Ваши вопросы.

Дата публикации: 16.07.2020

Повышение эффективности рабочего процесса с организацией документов

При правильном управлении документы позволяют и поддерживают способность организации выполнять свою работу и выполнять свою миссию. Однако по мере того, как документы передаются от человека к человеку, они имеют тенденцию теряться и неправильно управляться. В конце концов, документы пропадут, а задачи не будут выполнены, что приведет к остановке рабочего процесса организации. Кроме того, неэффективное управление документами может поставить организацию в противоречие с государственными и федеральными законами и правилами.

Внедрение и поддержание общекорпоративного процесса организации документов повысит эффективность рабочего процесса и сделает вашу организацию более эффективной. Достижение этого начинается с организации ваших документов.

1. Наметьте свои основные цели и задачи

При организации документов вам необходимо учитывать ваши цели и задачи. Четко определенная цель облегчит вам разработку политики управления документами. Он также служит контрольным списком при организации ваших документов. Вы можете сравнить свой процесс с целями, чтобы увидеть, выполняете ли вы то, что нужно сделать.

Некоторые основные цели организации документов:

Четкое определение и классификация бумажных и электронных документов для получения контроля над этими активами в рамках всей организации.
Применение политик хранения записей ко всем документам в целях обеспечения соответствия.
Защита документов от несанкционированного доступа.

Когда вы начнете систематизировать свои документы, вы можете подумать о том, что вы надеетесь получить от этого процесса, который не указан в целях. Каждая организация имеет свой набор целей, которые они надеются достичь. Заблаговременное обдумывание некоторых из этих целей может изменить способ обработки ваших документов по сравнению с другими задачами в вашем рабочем процессе.

Вот некоторые общие цели:

Создать понятный план подачи документов для всей организации.
Быстрый поиск и извлечение необходимых документов.
Простое и эффективное соблюдение требований соответствия.
Устранение дублирования документов.
Снижение риска потери документов.

2. Подготовьте свою организацию

Получение контроля и управление документами вашей организации не является задачей одного человека. Для сбора, каталогизации и хранения найденных документов требуются совместные усилия сотрудников и отделов организации.

Прежде чем приступить к этой работе, вам необходимо провести внутреннюю дискуссию с ключевыми людьми в вашей организации, чтобы определить, как вы собираетесь выполнять этот процесс. Цель состоит в том, чтобы подробно описать жизненный цикл вашего текущего процесса управления документами и определить, что может остаться прежним, а что необходимо изменить.

После того, как вы ответите на эти вопросы, они послужат планом организации ваших документов. Если вопрос не относится к вашей организации, пропустите его.

Вопросы для ответа:

С какими документами мы работаем? Перечислите типы документов, с которыми вы работаете (например, контракты, счета-фактуры, чеки, служебные записки, письма, планы и т. д.).
Какие документы хранятся на ваших столах, картотеках, компьютерах и серверах?
Есть ли у вас документы, хранящиеся в хранилище документов (как они туда попадают, как долго они там хранятся и как их извлекают)?
Как узнать, какая версия документа является последней?
Как вы защищаете эти документы от несанкционированного доступа?
У вас есть резервная копия документов?
Есть ли у вас система принятия решения о том, куда подать документ?
Есть ли у вас особый способ именования папок?
Есть ли у вас особый способ именования документов?
Вы когда-нибудь удаляли или уничтожали документы?
Как узнать, когда нужно удалить или уничтожить эти документы?
Кто утверждает чистку документов?
Как часто вы печатаете документы?
Как часто вы копируете бумажные документы?
Что вы делаете со старыми копиями документов?

Когда ваши бизнес-процессы протекают неэффективно, вы открываете шлюзы для высоких затрат, неэффективных процессов, узких мест, отнимающих время, ошибок, проблем с отчетностью, несоблюдения нормативных требований и препятствий для отношений с клиентами. Это руководство открывает вам глаза на семь способов, которыми программное обеспечение для рабочих процессов и инструменты улучшения процессов меняют игру для вашей организации, улучшая поток информации, сокращая расходы, устраняя узкие места и уменьшая количество ошибок, связанных с человеческим фактором.

Краткое руководство по рабочему процессу управления документами

Потребность в рабочем процессе управления документами

Рабочий процесс управления документами — это система, облегчающая поток документов в организации. Он помогает управлять процессом создания, утверждения и распространения документов.

Основной целью управления документами является обеспечение того, чтобы вся необходимая информация была доступна сотрудникам для использования под рукой. Сюда входят соответствующие данные о клиентах, продуктах и услугах, а также юридические контракты между компаниями или отдельными лицами, участвующими в деловых операциях (например, поставщиками).

Шаги для начала работы с рабочим процессом управления документами

Начало работы с рабочим процессом управления документами может быть ошеломляющим. Чтобы упростить этот процесс, вот несколько шагов, которые следует учитывать при внедрении документооборота в вашем бизнесе.

Сбор требований

Первым шагом к началу работы с документооборотом является определение конкретных требований вашего бизнеса. Рассмотрите наиболее важные документы для вашей организации и то, как с ними следует обращаться. Задокументируйте рабочие процессы, которые необходимо внедрить, чтобы обеспечить правильное управление документами и их мониторинг.

Определение процессов рабочего процесса

После того как вы определили требования к рабочему процессу документа, пришло время определить рабочие процессы. Подумайте, как документы должны отправляться, храниться и извлекаться. Определите конкретные задачи, которые необходимо выполнить с каждым документом, включая утверждения, уведомления и другие действия.

Определение потенциальных программных решений

После того, как вы определили процессы для документооборота, пришло время найти правильное программное решение. Ищите систему управления документами, которая предлагает такие функции, как автоматизация документов, безопасное хранение, контрольные журналы и другие функции, которые помогут вам эффективно управлять документами.

Внедрение системы

После того, как вы выбрали правильную систему управления документами, пришло время ее внедрить. Ищите систему, которая предлагает простые в использовании инструменты, облегчающие создание документов и управление ими, а также автоматизацию задач и мониторинг потока документов.

Выполнив следующие действия, вы сможете быстро приступить к работе с документами и обеспечить эффективное и безопасное управление всеми документами.

Передовой опыт для рабочего процесса управления документами

Когда дело доходит до рабочего процесса управления документами, компаниям необходимо установить процесс, который позволит им более эффективно организовывать свои документы и управлять ими. Эффективный рабочий процесс управления документами должен быть разработан с целью сокращения административных расходов и повышения качества управления документами.

Создание процесса управления документами

Первым шагом в организации успешного рабочего процесса управления документами является создание эффективного процесса управления документами. Этот процесс должен быть адаптирован к потребностям вашей организации и должен включать необходимые типы документов, управление документами и этапы рабочего процесса, необходимые для управления каждым типом документов. Кроме того, у вас должен быть план регулярного обслуживания и версии документов.

Использование системы электронного документооборота

После того, как вы наладили процесс управления документами, следующим шагом будет настройка системы электронного документооборота. Эта система должна быть адаптирована к потребностям вашей организации и должна поддерживать как документооборот, так и безопасность документов. Хорошая система электронного документооборота также должна иметь функции, позволяющие пользователям получать доступ к документам эффективным и безопасным образом.

Создание автоматизированных рабочих процессов

Автоматизированный рабочий процесс — один из наиболее важных компонентов успешной системы управления документами. Автоматизированные рабочие процессы позволяют обрабатывать документы быстро и эффективно с минимальным ручным вмешательством. Автоматизированные рабочие процессы должны быть разработаны с прицелом на простоту и масштабируемость и должны быть адаптированы к потребностям вашей организации.

Воспользуйтесь преимуществами расширенных функций безопасности

Расширенные функции безопасности необходимы для обеспечения безопасности и актуальности ваших документов. Эти функции должны включать шифрование, контроль доступа и сохранение данных. Кроме того, рассмотрите возможность использования безопасной облачной системы управления документами, которая может обеспечить дополнительный уровень безопасности.

Разработка политик и процедур

Чтобы обеспечить безопасность и эффективность вашей системы управления документами, вам также следует разработать политики и процедуры. Эти политики и процедуры должны определять, как документы хранятся, защищаются и доступны, а также когда и как документы следует изменять или удалять. Кроме того, политики и процедуры следует регулярно обновлять, чтобы не отставать от технологических изменений и потребностей вашей организации.

Вовлечение заинтересованных сторон в процесс планирования

При планировании внедрения системы управления документами важно вовлекать заинтересованные стороны из всех областей вашей организации. Сюда входят ИТ-персонал, специалисты по управлению документами и другие подразделения вашей организации, на которые система повлияет. Это гарантирует, что система адаптирована к потребностям вашей организации и что все заинтересованные стороны знают о возможностях системы.

Обучение персонала

Когда у вас есть система управления документами, важно обучить персонал тому, как ее использовать. Кроме того, персонал должен быть обучен политикам и процедурам системы, а также безопасному доступу к документам. Это обучение должно быть постоянным по мере внедрения новых технологий и процессов.

Мониторинг вашей системы

Наконец, важно регулярно контролировать вашу систему, чтобы убедиться, что она работает правильно и документы обрабатываются правильно. Это должно включать регулярные аудиты системы, а также тестирование ее функций безопасности. Кроме того, у вас должен быть план реагирования на любые инциденты безопасности, которые могут произойти.

Преимущества документооборота

Документооборот предлагает множество преимуществ для бизнеса. Эти ключевые преимущества документооборота, от повышения безопасности до повышения эффективности, помогут вам извлечь максимальную пользу из ваших документов.

Автоматизация документооборота: обработка документов может сэкономить время и снизить затраты на ручной труд. Программное обеспечение для документооборота может автоматизировать создание, утверждение и управление документами, оптимизируя процесс и обеспечивая быстрое создание, отслеживание и утверждение документов.
Улучшенная совместная работа: программное обеспечение для документооборота может предоставить общую платформу, на которой все заинтересованные стороны могут совместно работать над документами. Это может позволить компаниям работать над документами более эффективно и быстро.
Повышенная безопасность. Используя программное обеспечение для документооборота, предприятия могут обеспечить надежное хранение документов и их защиту от злонамеренных действий.
Расширенное управление документами и контроль: Контроль и управление документами необходимы для любого бизнеса. Программное обеспечение для документооборота может помочь предприятиям эффективно управлять документами и отслеживать изменения, внесенные в документы.
Повышение производительности. Программное обеспечение для документооборота может помочь компаниям сэкономить время и ресурсы за счет автоматизации процессов создания и утверждения документов. Это может помочь предприятиям повысить свою производительность и сократить расходы.
Улучшенное обслуживание клиентов: программное обеспечение для документооборота может помочь предприятиям обеспечить быструю и точную доставку документов клиентам. Это может помочь улучшить обслуживание клиентов и гарантировать, что клиенты получат документы, которые им нужны, когда они им нужны.
Эффективность документооборота. Программное обеспечение для документооборота может помочь предприятиям улучшить документооборот. Предприятия могут отслеживать ход документов, устраняя необходимость ручного вмешательства.
Экономия средств. Программное обеспечение для документооборота может помочь компаниям сэкономить деньги за счет снижения затрат на ручной труд. Автоматизация документооборота может помочь предприятиям сократить расходы, связанные с обработкой документов.
Уменьшение количества ошибок. Автоматизируя рабочие процессы с документами, предприятия могут снизить вероятность возникновения ошибок в процессе. Это может привести к повышению точности и лучшему принятию решений.
Улучшенное соответствие требованиям. Программное обеспечение для документооборота может помочь предприятиям соблюдать нормативные требования и обеспечивать их соответствие отраслевым стандартам. Это может помочь компаниям убедиться, что они работают в безопасной и надежной среде.

Варианты использования автоматизированного рабочего процесса управления документами

Давайте рассмотрим некоторые реальные варианты использования автоматизированного рабочего процесса управления документами в различных отраслях. Предприятия любого размера могут извлечь выгоду из этого типа автоматизации рабочего процесса.

В сфере здравоохранения

Отрасль здравоохранения является одним из наиболее важных пользователей документооборота. С помощью программного обеспечения для управления документами и рабочими процессами поставщики медицинских услуг могут легко управлять картами пациентов и медицинской информацией, оптимизируя процесс ухода за пациентами. Автоматизированное управление документооборотом также помогает поставщикам медицинских услуг соблюдать нормативные требования, обеспечивая правильное хранение и отслеживание всех документов в целях соблюдения требований.

В юридическом отделе

Автоматизированный документооборот также важен для юридической отрасли. Автоматизация документооборота помогает юристам управлять большими объемами юридических документов, от договоров и счетов до судебных документов. Автоматизируя документооборот, юристы могут быстро выполнять такие задачи, как составление документов, их хранение и архивирование. Это позволяет им сосредоточить свое внимание на более важных вещах, например, на выработке стратегии.

В финансовом секторе

Финансовая отрасль также использует автоматизированный документооборот для обработки документов.