Как не оформлять работника ип: Как ИП принять на работу сотрудника?

Как ИП принять на работу сотрудника?

⚡ Все статьи / ⚡ Сотрудники

Оля Воропаева

Если ваш бизнес растёт, и вести его в одиночку уже сложно, подумайте о найме работников. Прежде чем принять решение, взвесьте все «за» и «против». Работники — это дополнительные затраты и новые обязанности перед государством. 

Содержание

• Какой договор заключить
• Оформите кадровые документы при найме по трудовому договору

Итак, вы приняли решение и нанимаете первого сотрудника. Последовательность действий будет такой:

1. Заключить договор: трудовой или гражданско-правовой.
2. Оформить кадровые документы о приёме сотрудника, если заключён трудовой договор. Подробнее о них читайте в статье Какие документы оформить при найме сотрудника.

Если нанимаете иностранного сотрудника, нужно учитывать ещё несколько нюансов. Читайте о них в статье.

И в любом случае придётся сдавать за работников отчётность. Зарегистрируйтесь в Эльбе, чтобы справляться с отчётами в несколько кликов — первые 30 дней будут бесплатными.

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Начать учиться

Какой договор заключить

Вы можете заключить трудовой или гражданско-правовой договор в зависимости от того, какие задачи собираетесь поручить работнику. Определиться с выбором поможет таблица.

Что сравнивается	Трудовой договор	Гражданский договор
В каких случаях заключают	Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер).	Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д.
Организация работы	Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи.	Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы.
Какими законами регулируется	Трудовым кодексом.	Гражданским кодексом.
Запись в трудовой книжке	Есть.	Нет.
Какие взносы платить (без учёта льгот)	Единые взносы в налоговую на пенсионное, медицинское страхование и нетрудоспособность 30%: Взносы в СФР на травматизм по тарифу, установленному для вас в СФР.	Единые взносы в налоговую на пенсионное, медицинское страхование и нетрудоспособность 30%: Взносы в СФР на травматизм по тарифу, установленному для вас в СФР.
Какие соц. гарантии обязательно предоставлять сотруднику	Регулярная выплата заработной платы. Месячная зарплата не ниже МРОТ. Предоставление оплачиваемых отпусков. Выплата больничных и пособий. Компенсации при увольнении.	Только те, о которых договорились с работником при заключении договора.

!

Фактически взносы в обоих случаях будут меньше, потому что для всего малого бизнеса действует льготный тариф по страховым взносам. Подробнее читайте в статье «Кто может сэкономить на взносах за сотрудников».

Не нужно оформлять гражданско-правовой договор только для того, чтобы сэкономить и сократить обязательства перед работником. Если по всем признакам ваши отношения с работником похожи на трудовые — заключайте трудовой договор.

Замена одного договора на другой может привести к неприятым последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому при выборе договора отталкивайтесь от роли работника в вашем бизнесе: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы. Определившись с этим, вы правильно выберете тип договора.

Статья: как сотрудничать с самозанятыми и не нарушить закон

Статья: как принять сотрудника на удалённую работу

Оформите кадровые документы при найме по трудовому договору

Подробно об оформлении кадровых документов мы написали в отдельной статье.

Шаг 1. Получите от сотрудника документы:  

• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
• Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки, её можно получить у бывшего работодателя или на портале государственных услуг).
• Свидетельство государственного пенсионного страхования — СНИЛС или форму АДИ-РЕГ, которую выдают вместо СНИЛС с 1 апреля 2019 года.
• Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
• Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — если работа требует специальных знаний или подготовки.  Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, оформите для него страховое свидетельство. Для этого подайте анкету в местное отделение СФР.

Медицинский полис ОМС сотрудник оформляет самостоятельно в соответствии с законом № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации».

Шаг 2. Попросите заявление о приёме на работу. Это не обязательно, но на практике используется почти всегда. 

Шаблон заявления

Шаг 3. Оформите и подпишите трудовой договор. При его составлении сверяйтесь со статьёй 57 Трудового кодекса или используйте типовую форму. Трудовой договор оформите в двух экземплярах: один остаётся у работника, второй — у вас.  В конце договора сделайте запись: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/».

Шаг 4. Ознакомьте работника с локальными актами, если они есть.

Это должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положения об охране труда, коммерческой тайне и другие акты. Можете отказаться от оформления актов и включить всё в трудовой договор по типовой форме.

Шаг 5. Оформите приказ о приёме на работу. Дата приказа не может быть раньше даты заключения трудового договора. С приказом ознакомьте работника под роспись. 

Шаблон приказа

Шаг 6. Отправить отчёт СЗВ-ТД в СФР — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме. Если сотрудник у прошлого работодателя решил оставить бумажную трудовую книжку, внесите в неё запись в течение недели со дня приёма на работу. Если работник устраивается впервые, заводить бумажную трудовую книжку не нужно.

Шаг 7. Оформите личную карточку работника. Удобнее распечатать её на тонком картоне или плотной бумаге. 

Шаблон личной карточки

Шаг 8. Отправьте в СФР сведения о застрахованном лице.

 С 2022 года фонд собирает сведения и необходимые документы для назначения пособия сразу же, как медицинская организация открывает ЭЛН или из ЗАГСа приходят данные о рождении ребёнка. Чтобы такие проактивные выплаты работали, как положено, работодатель должен запросить при трудоустройстве у сотрудника сведения о застрахованном лице (СоЗЛ) и в течение 3 рабочих дней отправить их в СФР.

Из Эльбы отправить СоЗЛ нельзя, но это можно сделать через Экстерн. Для этого надо выполнить задачу в Эльбе в разделе «Отчетность» → Актуальные задачи/Архив задач → «Отправить сведения о сотрудниках в СФР», из задачи вы будете перенаправлены в в Экстерн. В Частых вопросах мы оставили подробную инструкцию.

Если какие-то данные работника меняются — работодатель также обязан отправить новые СозЛ в СФР в течение 3 рабочих дней.

🎁

Отчитывайтесь за сотрудников в Эльбе

Эльба рассчитает зарплату, НДФЛ и взносы. Получите 30 дней в подарок при регистрации.

Хочу попробовать

Не забывайте платить налоги и взносы с зарплаты и сдавать отчёты 

Вы оформили сотрудника к себе на работу. Теперь вам нужно вести учёт отработанных дней, платить зарплату, рассчитывать налоги и взносы и помнить о сроках сдачи отчётов.

Например, отчёт СЗВ-ТД в составе ЕФС-1 нужно сдавать не позже, чем на следующий рабочий день после приёма и увольнения сотрудника. Эльба поможет вам легко вести всех сотрудников, рассчитывать налоги и взносы, напоминать о сроках сдачи отчётов.

Отчитаться за сотрудников в Эльбе

Статья актуальна на  07.02.2023

Продолжайте читать

Все статьи

Районный коэффициент и северная надбавка: где найти и как считать

Как изменилось пособие по беременности и родам в 2023 году?

Калькулятор отпускных в 2023 году

Ещё больше полезного

Рассылка для бизнеса

Дайджест о законах, налогах, отчётах два раза в месяц

Успех! Мы выслали подтверждение на адрес указанной вами электронной почты.

Подписаться

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур

Соцсети

Новости и видео — простыми словами, с заботой о бизнесе

Как правильно ИП принять на работу сотрудника?

Не каждый предприниматель успевает вести дела в одиночку. Однажды ИП заключает договор с работником, и это выводит его на новый уровень обязанностей и затрат. Многое зависит от типа договора, который определяет отношения между предпринимателем и сотрудником. Расскажем об этом.

При найме первого работника предприниматель совершает такие действия:

• Подписывает с сотрудником трудовой договор или один из вариантов гражданско-правового соглашения.
• Оформляет работника и выпускает необходимые инструкции и приказ — если выбрали трудовой договор.
• Регистрируется во внебюджетных фондах как работодатель.

Отличие гражданско-правового договора от трудового договора

Какой договор выгоднее заключить предпринимателю с работником? Это зависит от целей и продолжительности сотрудничества.

Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник входит в штат предприятия и с этих пор выполняет конкретную работу, попадая под действие правил внутреннего распорядка. Работодатель фиксирует штатные перемещения работника в электронной трудовой книжке и бумажной при наличии, издает приказы и должностные инструкции для него. Переводит НДФЛ в бюджет, уплачивает взносы в ФНС и ФСС. Работодатель гарантирует работнику  зарплату два раза в календарный месяц, больничные, отпускные и другие блага по ТК РФ.

ИП-субъект малого предпринимательства может заключить с сотрудником срочный трудовой договор, если он на это согласится. Обычно для этого нужно дополнительно учитывать характер работы и условия ее выполнения, но от малого бизнеса такого не требуют (ч.  2 ст. 58, ч. 2 ст. 59 ТК РФ). Это право есть у ИП с численностью сотрудников меньше 35 человек включительно, а у бизнесменов из розницы и бытового обслуживания — до 20 человек.

Плюс срочного трудового для работодателя в том, что сотрудника гораздо проще уволить и при этом не нужно будет платить компенсации.

По гражданско-правовому договору физлицо самостоятельно выполняет работу или услугу и не вступает в штат предприятия. Порядок выплаты гонорара определяется соглашением сторон. Договор нацелен на результат работы и заканчивает действие, когда работа выполнена и стороны подписали акт приемки. Регулирование отношений происходит в рамках Гражданского кодекса. ИП может заключить с работником договор:

• подряда;
• агентирования;
• поручения;
• комиссии;
• возмездного оказания услуг.

Прием сотрудника и оформление документов

При зачислении сотрудника в штат выполните такие действия.

1. Запросите у работника список документов:

• Паспорт.
• Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (справку СТД-Р) от прошлого работодателя.
• Страховое свидетельство — СНИЛС.
• Документы воинского учета.
• Диплом, сертификат, лицензию или другое свидетельство об образовании и профподготовке.

2. Помогите сотруднику написать заявление о приеме на работу.

Заявление пишут от руки либо заполняют стандартную форму. 

3. Подпишите с работником трудовой договор

Правила заполнения трудового договора содержатся в ст. 57 ТК РФ. Составьте договор в двух экземплярах и зафиксируйте в нем условия оплаты труда. Сообщите обязанности сотрудника или предоставьте должностную инструкцию. Ознакомьте работника с нормативными актами предприятия: инструкцией по охране труда, штатным расписанием, положениями о коммерческой тайне — при её наличии. Затем работник письменно подтверждает, что ознакомился с этими материалами.  

Один экземпляр трудового договора предприниматель хранит у себя, другой забирает работник. Внизу договора, который предназначен ИП, перед подписью, работник пишет от руки: «Экземпляр трудового договора мною получен».

4. Оформите приказ о приеме сотрудника на работу (по желанию)

Приказ составляется по специальной форме, утвержденной ст. 57 ТК РФ. Согласуйте даты: сначала заключите договор и только затем издайте приказ. 

С ноября 2021 года приказ оформлять не обязательно (ст. 68 ТК РФ). Его заменяет трудовой договор. Знакомить сотрудника с приказом под подпись тоже больше не придется.

5. Заполните личную карточку работника по форме Т-2

Рекомендуется оформлять работнику личную карточку Т-2. Ведение карточки помогает разрешать возможные конфликты между сотрудником и ИП. В Контур.Бухгалтерии карточка заполняется в разделе «Сотрудники».

6. Сделайте запись в трудовой книжке

Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку, внесите в нее сведения о приеме на работу в течение недели. В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование ИП. В табличной части в графе 2 — дата приема на работу, и в графе 1 — порядковый номер записи. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу и назначении на должность, а в графе 4 укажите дату документа-основания: трудового договора или приказа.

Если сотрудник прежде нигде не оформлялся по трудовому договору, то предприниматель не заводит ему бумажную трудовую книжку, а просто подает в ПФР форму СЗВ-ТД. Аналогично с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых книжек еще у прошлого работодателя.

7. Подайте форму СЗВ-ТД о трудоустройстве

Подайте в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудника (СЗВ-ТД). Это нужно сделать и для тех, кто сохранил бумажную трудовую книжку, и для тех, кто полностью перешел на электронный формат.

Отправьте форму не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора или оформления приказа (распоряжения) о приеме. Документ будет ждать ПФР по месту регистрации ИП.

Оформление завершено. Теперь учитывайте отработанные дни, начисляйте зарплату, рассчитывайте налоговые отчисления и взносы в фонды, и сдавайте отчеты по сотрудникам.

Регистрация нового работодателя в ФСС 

Когда ИП принимает сотрудника по трудовому договору, он автоматически становится работодателем и должен в течение 30 дней зарегистрироваться в ФСС. С работниками на ГПХ регистрация нужна только в случае, если вы платите за сотрудника взносы на травматизм. Важно уложиться в установленные законодательством сроки, чтобы избежать штрафов.

Для регистрации в ФСС понадобятся:

• Заявление о постановке на учет.
• Копия вашего паспорта.
• Сведения о трудовой деятельности, копию бумажной трудовой книжки или договора первого принятого сотрудника (если ранее вы подали СЗВ-ТД о приеме в ПФР, то достаточно будет отразить это в п. 7.1 заявления).

Если ИП опоздает с регистрацией на 90 дней, ему грозит штраф 5 000 ₽, если больше трех месяцев — 10 000 ₽.

Теперь вы сделаете все правильно, и сотрудники помогут вывести бизнес на новый уровень!

Наем вашего первого сотрудника: 13 шагов, которые вы должны предпринять

Если вы нанимаете своего первого сотрудника, вы должны подать документы в различные государственные учреждения и заплатить налоги.

Если вы нанимаете своего первого сотрудника, поздравляем! Важно начать с правильной ноги как работодатель, убедившись, что вы соблюдаете все юридические правила, которые теперь применяются к вам. От налоговых форм до государственных регистраций, страховых требований и т. д. Работа работодателя влечет за собой ряд новых обязательств. Ниже вы найдете наш список дел для новых работодателей.

1. Получите идентификационный номер работодателя.
2. Зарегистрируйтесь в отделе труда вашего штата.
3. Получите компенсационное страхование рабочих.
4. Настройте систему расчета заработной платы для удержания налогов.
5. Попросите каждого сотрудника заполнить форму IRS W-4, Свидетельство об удержании налогов.
6. Заполните форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» для каждого нового сотрудника.
7. Сообщайте о каждом новом сотруднике в агентство по найму в вашем штате.
8. Опубликовать необходимые уведомления.
9. Ежегодно заполняйте форму IRS 940.
10. Принять меры безопасности на рабочем месте.
11. Создать справочник сотрудника.
12. Настроить личные дела.
13. Настройка льгот для сотрудников.

1. Получите идентификационный номер работодателя.

Когда вы нанимаете сотрудников, вы должны получить идентификационный номер работодателя (EIN) для использования в налоговых декларациях и других документах, которые вы подаете в IRS. Чтобы получить EIN, вы должны заполнить форму IRS SS-4. Вы можете загрузить форму с веб-сайта IRS по адресу www.irs.gov.

2. Зарегистрируйтесь в отделе труда вашего штата.

После того, как вы наймете сотрудников, вам придется платить государственные налоги на пособие по безработице. Эти выплаты поступают в фонд компенсации по безработице вашего штата, который оказывает краткосрочную помощь работникам, потерявшим работу. Перейдите на веб-сайт Министерства труда, чтобы ознакомиться со списком государственных налоговых агентств по страхованию от безработицы.

3. Получите страховку компенсации работникам.

Вы должны иметь страховое покрытие для работников, чтобы защитить работников, которые могут получить производственные травмы. Компенсационное страхование работников требуется в подавляющем большинстве штатов, хотя некоторые делают исключения для очень мелких работодателей. Дополнительную информацию о законах о компенсации работникам см. в разделе 9.0053 Юридический справочник менеджера , Лиза Герин и Эми ДельПо (Ноло).

4. Настройте систему расчета заработной платы для удержания налогов.

Вам нужно будет удерживать часть дохода каждого работника и вносить ее в IRS, а также уплачивать налог на социальное обеспечение и Medicare в IRS. Для получения дополнительной информации получите Публикацию IRS 15, Циркуляр E, Руководство работодателя по налогам на веб-сайте IRS по адресу www.irs.gov. (Возможно, вам также придется удерживать налоги для вашего штата. Для получения дополнительной информации обратитесь в налоговое агентство вашего штата; вы можете найти ссылки на агентства каждого штата на веб-сайте Федерации налоговых администраторов по адресу www.taxadmin.org/state-tax. -агентства.)

5. Попросите каждого сотрудника заполнить форму IRS W-4, Свидетельство об удержании налогов.

В форме W-4 сотрудники сообщают вам, сколько пособий они запрашивают для целей налогообложения, чтобы вы могли удержать правильную сумму налога из их зарплаты. (Вам не нужно подавать форму в IRS.) Вы можете найти эту форму на сайте www.irs.gov. Вы должны просить сотрудников заполнять новую форму W-4 каждый год, если они хотят изменить размер своих пособий.

6. Заполните форму I-9, Проверка права на трудоустройство для каждого нового сотрудника.

Служба гражданства и иммиграции США (USCIS, ранее известная как INS) требует от работодателей использовать эту форму, чтобы убедиться, что каждый нанятый ими сотрудник имеет право работать в Соединенных Штатах. (Вам не нужно подавать эту форму в USCIS, но вы должны хранить ее в своих файлах в течение трех лет и сделать ее доступной для проверки сотрудниками иммиграционной и таможенной службы, известной как ICE.) Вы можете получить форму онлайн. на www.uscis.gov. Обратите внимание, что эти заполненные формы должны храниться в отдельной папке I-9.папка для всех сотрудников, а не в личном деле каждого сотрудника.

7. Сообщайте о каждом новом сотруднике в новое агентство по найму вашего штата.

Новая программа отчетности о найме требует от работодателей сообщать информацию обо всех новых сотрудниках с целью выявления родителей, которые должны алименты. В каждом штате есть разные агентства по отчетности о новом найме. Чтобы найти название и адрес нового агентства по найму в вашем штате, посетите страницу State New Hire Reporting на веб-сайте Администрации по делам детей и семей (www. acf.hhs.gov).

8. Разместите необходимые объявления.

Некоторые государственные учреждения требуют от работодателей размещать объявления с информацией о правах своих сотрудников. Для получения информации о необходимых федеральных плакатах посетите веб-сайт Министерства труда по адресу www.dol.gov/elaws/posters.htm. «Советник по плакатам» DOL поможет вам определить, какие плакаты вы должны разместить на своем рабочем месте. Кроме того, вы должны соблюдать требования к плакатам вашего государственного департамента труда. Список государственных департаментов труда размещен на веб-сайте федерального департамента труда.

9. Ежегодно заполняйте форму IRS 940.

Вы должны подать форму IRS 940, чтобы указать свой федеральный налог на безработицу за любой год, в котором вы выплачивали заработную плату в размере 1500 долларов США или более, в любом квартале или за любой год, в котором сотрудник работал на вас в течение любых 20 или более различных недель текущего периода. год. Форму можно найти на сайте www.irs.gov.

10. Принять меры безопасности на рабочем месте.

Практически каждый работодатель должен соблюдать требования Закона о безопасности и гигиене труда (OSHA), в том числе обеспечивать безопасное рабочее место, обучать сотрудников безопасному выполнению своей работы, уведомлять государственных администраторов о серьезных несчастных случаях на производстве. , а также ведение подробных записей по технике безопасности. Для получения информации об этих правилах посетите веб-сайт Управления по охране труда и здоровья по адресу www.osha.gov.

11. Создайте справочник сотрудника.

Хотя это и не обязательно, было бы неплохо иметь руководство, описывающее политику вашего предприятия в отношении сотрудников и разъясняющее, что прием на работу осуществляется по желанию, если только сотрудник не подписал письменный трудовой договор. Отличным ресурсом является «Создание собственного справочника сотрудников: юридическое и практическое руководство » Лизы Герин и Эми ДельПо (Ноло).

12. Настроить личные дела.

Для каждого нанятого вами сотрудника создайте файл, в котором будут храниться документы, связанные с работой, такие как заявления о приеме на работу, предложения о приеме на работу, форма IRS W-4, оценки эффективности и регистрационные формы для получения вознаграждений работникам. Медицинские записи должны храниться в отдельном конфиденциальном файле в запираемом шкафу. И вы должны хранить I-9Формы, подтверждающие иммиграционный статус сотрудника, также в отдельном файле. Для получения дополнительной информации о разработке системы хранения и ведения кадрового учета, включая правила штата о доступе сотрудников к своим файлам, см. The Employer’s Legal Handbook Фреда Стайнгольда (Ноло).

13. Настройка льгот для сотрудников.

Если в вашей компании действуют программы льгот для сотрудников, такие как медицинское страхование или план 401(k), вам потребуется процедура регистрации, чтобы сотрудники могли зарегистрироваться, назвать своих иждивенцев и выбрать варианты.

Иностранные сотрудники: регистрация и налоговые требования

• ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ БЕСПЛАТНО

• Трудовое право

8 минут чтения

Действительно, возможность нанимать сотрудников за пределами штата и позволять людям работать удаленно — это огромный инструмент для найма. Но это также огромный HR-кошмар. Все специфические для штата требования, которые компании должны соблюдать при найме за пределами штата, могут вызвать головокружение даже у самого опытного HR-специалиста.

В первой части этой серии из трех частей мы рассмотрели ограничения за пределами штата, Федеральный закон о достоверной кредитной отчетности и прозрачность заработной платы. Теперь, во второй части, мы рассмотрим самую большую проблему, которая возникает у большинства людей после того, как они решают нанять сотрудника в новом штате: налоговые последствия!

В опросе, проведенном во время недавнего вебинара HR Morning, «Сотрудники, работающие в новых штатах — готовы ли вы к этой задаче?» 62% участников сказали, что налоговые последствия были их самой большой проблемой, когда они решили нанять сотрудника из другого штата. Другими проблемами были регистрационные требования (54%), оплачиваемый отпуск и правила руководства (46%), вопросы заработной платы (46%) и трудовые договоры (15%).

Вне штата

Регистрационные требования

Однако, прежде чем мы перейдем к основной проблеме налогов, сначала необходимо рассмотреть регистрационные требования.

Почему?

Поскольку, как только компания решила нанять сотрудника в новом штате, ей необходимо зарегистрироваться , чтобы вести там бизнес.

«Почти в каждом штате есть закон, в котором говорится, что если вы являетесь иностранным юридическим лицом, что означает, что вы не зарегистрированы или не учреждены в этом штате, вам необходимо получить свидетельство о полномочиях в этом штате, чтобы вести там бизнес, Эдриенн Джек , Вице-президент по юридическим продуктам SixFifty, сказал во время вебинара. «И это означает, что если вы являетесь работодателем из Колорадо и планируете нанять сотрудника в Юте, вам необходимо зарегистрироваться для ведения бизнеса в Юте, потому что вы не были зарегистрированы в этом штате».

Тенденция удаленной работы относительно новая в истории трудового права. И штаты конкретно не уточнили, является ли наличие удаленного сотрудника в штате ведением или ведением бизнеса в соответствии с законами штата. Но сейчас самый безопасный подход — зарегистрироваться для ведения бизнеса в этом штате.

«Часто компаниям необходимо получить зарегистрированного агента в этом штате или найти третью сторону, которая готова сделать это для вашей компании», — объяснил Джек. «Но регистрация для ведения бизнеса часто является первым шагом в этом процессе и контрольным пунктом для многих других регистрационных требований, которые должны выполнять компании».

Налоговые требования за пределами штата

После того, как компания зарегистрирована для ведения бизнеса в качестве иностранного работодателя, следующим шагом являются требования к налоговой регистрации. Существуют требования по удержанию подоходного налога, а также последствия налога с продаж и использования для наемного работника в штате.

До 2018 года компании должны были платить налог с продаж только в штатах, где они имели физическое присутствие — офис или сотрудника. Но в 2018 году Верховный суд США в решении под названием «Южная Дакота против Wayfair» открыл двери для наличия связи в штате, который требует, чтобы компании платили там налог с продаж.

«После этого решения Верховный суд США постановил, что не только физическое присутствие, но и экономическое присутствие или наличие определенного количества продаж или доходов в этом штате достаточно, чтобы вызвать требование о сборе и перечислении налога с продаж. в таком состоянии, — сказал Джек. «Таким образом, это уже не просто требование физического присутствия, но и требование экономической взаимосвязи. Таким образом, любого из них достаточно, чтобы вызвать обязательства по налогу с продаж в штате».

Экономическая связь может быть вызвана определенной суммой продаж в определенном штате или количеством транзакций.

Это может быть важным вопросом для многих компаний. Таким образом, если компания еще не имеет экономического присутствия в определенном штате и еще не собирает там налог с продаж, наличие удаленного сотрудника в штате вызывает требование физического присутствия для сбора и перечисления налога с продаж в этом штате.

«Для небольших компаний это может иметь значительное финансовое влияние на прибыль компании», — сказал Джек. «Дело не только в стоимости найма сотрудника. Это также может быть дополнительными издержками, связанными с налогом с продаж в этом штате».

И есть определенные виды продаж, освобожденные от уплаты налога с продаж. Некоторые штаты освобождают услуги от уплаты налога с продаж. Но закон каждого штата индивидуален, и компании должны знать об этом и изучить его, прежде чем разрешать сотруднику находиться в новом штате.

Могут быть и другие налоговые требования на уровне штата, округа или даже на местном уровне. Это определенно может быть подавляющим.

Удержание заработной платы за пределами штата

В большинстве штатов существует личный подоходный налог. Поэтому работодатели должны удерживать подоходный налог с работника, работающего в этом штате. Выполняется ли это требование, зависит от штата.

Например, работодатель, у которого есть удаленный сотрудник, работающий в Индиане, почти всегда должен будет взимать подоходный налог с этого сотрудника.

«В настоящее время в восьми штатах существует требование об удержании налога за рабочий день, связанное с количеством дней, проведенных в этом штате», — сказал Джек. «Например, в Аризоне компании должны удерживать доход для сотрудников, если сотрудник находится там более 60 дней в календарном году. Так что, если у вас есть сотрудник, который переезжает в несколько штатов в течение года, это становится очень сложным».

Шесть штатов требуют удержания заработной платы или дохода. Это означает, что как только сотрудник получает определенную сумму дохода или дохода в этом штате, компания обязана удерживать доход.

Примером является Айдахо. Если сотрудник зарабатывает не менее 1000 долларов в штате, компания обязана удержать подоходный налог с этого сотрудника. В двух других штатах есть сочетание требований, основанных на времени, а также требования, основанные на доходе. А в 22 других штатах нет порога для удержания подоходного налога. Это означает, что это требование первого дня. Компании должны быть готовы собирать или удерживать подоходный налог с этого сотрудника, возможно, с первого дня, когда он находится в этом штате.

Вот почему так важно знать, где работают ваши сотрудники, и иметь четкие правила на случай, если сотрудник переедет в новый штат. Компании должны быть в курсе ситуации задолго до того, как им потребуется соблюдать новые законы штата.

«Также могут быть взаимные налоговые соглашения между несколькими штатами, которые позволяют компаниям не удерживать налог в этом штате, если вы удерживаете налог в соседнем штате или штате, в котором действует такое соглашение», — сказал Джек. «Просто имейте в виду, что это требование может быть запущено очень легко и становится очень сложным».

Регистрация по месту работы

Другим следствием наличия работника в другом штате является регистрация по месту работы. Для этого необходимо сообщить о новом найме в штат, которым часто является Министерство труда.

Закон о согласовании личной ответственности и возможностей для работы — это федеральный закон, реализуемый федеральными агентствами и агентствами штата. Этот закон требует, чтобы компании сообщали о своем новом найме в течение определенного количества дней, что часто составляет 20 дней с момента приема на работу в этом штате. Это позволяет штатам отслеживать, где находятся сотрудники, чтобы помочь обеспечить выплату алиментов и предотвратить мошенничество с компенсациями работникам и страхованием по безработице.

Это может показаться не таким уж сложным, однако в каждом штате компания сообщает об этом по-разному. Лучше всего обратиться в Государственный департамент.

Компании также должны удостовериться, что компенсационное покрытие работников включает их новых сотрудников, чтобы убедиться, что оно применимо в этом штате, а также зарегистрироваться для страхования по безработице.

Также могут быть требования о регистрации в соответствии с Законом о семейном отпуске и отпуске по болезни.

В некоторых штатах предусмотрен оплачиваемый отпуск по FMLA, поэтому компаниям может потребоваться зарегистрироваться и удержать из дохода работника определенные суммы, чтобы иметь возможность соблюдать этот закон в штате.

Во всех штатах, кроме Монтаны, есть свободные рабочие места. Таким образом, компании, у которых есть сотрудники в Монтане, должны убедиться, что они соблюдают испытательный срок и увольняют сотрудников только по уважительной причине.

Существуют также различия в минимальной заработной плате в каждом штате, которые необходимо учитывать, а также частота выплат, которая может различаться в зависимости от округа и города. Частота оплаты может показаться не такой уж большой проблемой, но она может повлиять на систему расчета заработной платы компании. Допустим, ваша компания платит сотрудникам раз в месяц, но у вас есть удаленный сотрудник, чей город требует оплаты чаще. Как вы справитесь с этим? Если вы нанимаете сотрудника или разрешаете сотруднику переехать, вам необходимо знать, каковы требования к частоте оплаты, чтобы убедиться, что она работает с вашей системой расчета заработной платы, или, возможно, быть готовым к запуску отдельного периода расчета заработной платы для этого конкретного сотрудника. .

Итак, почему компании все еще предпочитают нанимать сотрудников в новых штатах, когда им приходится сталкиваться со всеми этими препятствиями?

«Одна из главных причин заключается в том, что плюсы перевешивают минусы», — сказал Джек. «Преимущества такого уровня таланта и удержания высококвалифицированных сотрудников перевешивают административные препятствия, связанные с введением этих регистрационных требований и соблюдением закона».

Оставайтесь с нами в третьей части этой серии, где мы поговорим о трудовых договорах и справочниках для сотрудников.

Рене Кокки

Рене Кокки стремится учиться и помогать другим специалистам выполнять свою работу более эффективно и продуктивно. Она получила степень магистра в Университете Дрекселя и последние несколько десятилетий работала писателем и редактором в издательском бизнесе. Ее опыт охватывает широкий спектр областей: от льгот и компенсаций в области управления персоналом до медицины, безопасности и управления бизнесом. Ее опыт охватывает торговые публикации, новостные журналы, информационные бюллетени B2B и веб-сайты. Когда она не работает, она проводит свободное время, просто отдыхая со своей семьей и работая волонтером в местном приюте для собак. Ее цель в жизни — помочь всем собакам из приюта найти счастливые и любящие дома!

Зачем нам нужна ваша кредитная карта для бесплатной пробной версии?

Мы просим предоставить вашу кредитную карту для продления вашей подписки, если вы решите сохранить свое членство по истечении бесплатного пробного периода. Это предотвращает прерывание доступа к контенту.

В течение 21-дневного бесплатного пробного периода с вашей карты не будут списаны средства.