Этапы документооборота: 12.1. Понятие документооборота и его основные этапы

Содержание

Основные этапы документооборота — Энциклопедия по экономике

Основные этапы документооборота  [c.134]

Основные этапы документооборота  [c.142]

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА  [c.42]

Процесс движения документа от момента его составления в данной организации или получения от других организаций и предприятий до момента его исполнения и передачи в архив носит название документооборота. Основными этапами документооборота являются составление и оформление документа, передача документа в бухгалтерию, движение документа в процессе его обработки, механизированная обработка документа, передача документа в архив.  [c.31]


Основными этапами документооборота являются  [c.186]

Понятие документооборота и его основные этапы  [c.152]

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация и контроль за исполнением документов.  [c.267]

Как показывает опыт, этот процесс во многом носит творческий характер и трудно поддается методической проработке. Именно этим можно объяснить тот факт, что до настоящего времени еще не создана методика проектирования документооборота. Использование информационных моделей как основы для ее построения позволяет сформулировать основные этапы проектирования документооборота и в обобщенном виде раскрыть их содержание. В зависимости от конкретных условий, особенностей организации этой работы на конкретном предприятии они могут быть детализированы и дополнены новыми элементами.  [c.40]

Что такое документооборот и каковы его основные этапы  [c.164]


На первом этапе тщательно и всесторонне обследуют объект управления, анализируют его функционирование с целью выработки решений по его упорядочению и совершенствованию. При обследовании изучают основные технико-экономические характеристики объекта, организационную структуру и функции управления должностных лиц документооборот и делопроизводство методы планирования и систему учета на предприятии. На основе анализа разрабатывают рекомендации по улучшению управления объектом, выбирают состав автоматизированных функций и задач управления по подразделениям, а также отражающие влияние автоматизации технико-экономические показатели, необходимые технические средства для автоматизации процессов управления разрабатывают укрупненный перечень мероприятий по подготовке и внедрению АСУП определяют затраты на создание АСУП и технико-экономические показатели, которые предлагается достигнуть в результате ее создания.  [c.304]

С понятием документ тесно связано близкое ему понятие документооборот . Документы не лежат неподвижно, а все время находятся в движении. Путь, проходимый документом от момента его выписки до сдачи в архив, называется документооборотом. Все документы проходят на своем пути следующие этапы 1) составление (выписка), 2) приемка документа бухгалтерией, 3) регистрация документов в системе учетных записей, 4) передача документа в архив. Это основные вехи в жизни каждого документа.  [c.177]

Не исключено, что внедрение АИТ на первом этапе не приведет к уменьшению числа работников планово-учетных служб. В этом случае учитывают косвенную эффективность, проявляющуюся в конечных результатах хозяйственной деятельности предприятия. Ее локальными критериями могут быть сокращение сроков составления сводок, повышение качества планово-учетных и аналитических работ, сокращение документооборота, повышение культуры и производительности труда и т.д. Основным же показателем является повышение качества управления, которое, как и при прямой экономической эффективности, ведет к экономии живого и ове-340  [c.340]


Работа на этапе технического проектирования ведется на основе утвержденного технического задания. На этом этапе разрабатываются основные положения системы организации производства, принципы ее функционирования, методы сопряжения между подсистемами, принимаются решения по информационному обеспечению и системе документооборота. В ходе разработки технического проекта широко используется имитационное и математическое моделирование для выбора и обоснования принципиальных проектных решений. Здесь же дается описание специального программного обеспечения, предназначенного для реализации функций организации производства.  [c.206]

V этап — построение документооборота. Рассмотрим цель и содержание основных работ на  [c.40]

При реализации первого подхода достигается ограниченный эффект, который выражается в локальных изменениях в методологии системы учета. Система учета совершенствуется в основном в направлении удовлетворения требований автоматизации, например составления и введения кодов, упорядочения первичных документов и документооборота и т. д. Такой сугубо индивидуальный подход является классическим, особенно при механизации задач учета с использованием клавишных и перфорационных вычислительных машин, а также при частичной автоматизации отдельных этапов учетных функций на ЭВМ, в результате чего осуществляется обработка информации отдельных разрозненных участков бухгалтерского учета. А этого явно недостаточно при его автоматизации.  [c.14]

Основной задачей централизованной бухгалтерии является рациональное ведение учета для каждого обслуживаемого ею предприятия или организации. Она должна обеспечить руководство предприятий необходимыми учетными данными и отчетностью. Централизованная бухгалтерия должна внедрять прогрессивные формы и методы учета, унифицировать первичную документацию, совершенствовать документооборот. В результате повышается роль и качество учета, обеспечивается достоверность и оперативность его данных, расширяются аналитические свойства учета. В этой связи централизация учета ни в коей мере не должна ущемлять хозрасчетные функции и права обслуживаемых предприятий. Крупные отраслевые централизованные бухгалтерии, будучи самостоятельными органами, выступают как поставщики учетных услуг для предприятий и организаций. Такому типу централизованных бухгалтерий принадлежит будущее как новому этапу в организации учета в условиях применения современной электронной вычислительной техники.  [c.221]

Основное содержание дисциплины Теория бухгалтерского учета определено Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования по специальности 060500 Бухгалтерский учет, анализ и аудит (квалификация экономист ), утвержденном 17.03.2000 г. заместителем министра образования РФ Шадриковым В.Д. (номер государственной регистрации 181 ЭК/СП). Оно предусматривает изучение следующих вопросов Сущность, цели и содержание бухгалтерского учета функции и задачи историческое развитие бухгалтерского учета пользователи бухгалтерской информации в рыночной экономике основополагающие принципы объекты бухгалтерского наблюдения основные понятия активы обязательства, капитал, доходы, расходы, финансовые результаты, основные методические приемы и правила балансовое обобщение, капитальное (основное) уравнение, статические и динамические балансы, первичное наблюдение, документация, документооборот, инвентаризация, стоимостное измерение, виды оценок бухгалтерские счета и двойная запись синтетический и аналитический учет классификация счетов планы счетов модели текущего учета основных хозяйственных процессов, учетные регистры формы бухгалтерского учета, процедуры бухгалтерского учета, этапы процедуры, контрольные моменты основы бухгалтерской отчетности учетная политика и организация учета бухгалтерская профессия профессиональная этика международные и национальные профессиональные организации .  [c.6]

Заключительным этапом организационного проектирования, когда решаются основные принципиальные вопросы формирования и функционирования системы управления, является разработка структуры системы управления (этап 12). На этом этапе окончательно устанавливается организационная структура (управленческая и производственная структуры организации), определяются состав и структура высшего управленческого персонала, информационного и технического обеспечения управленческой деятельности, схемы документооборота и информационных взаимосвязей, распределения полномочий и ответственности управленческого персонала. Методика проектирования организационной структуры системы управления приводится в разд. 7.  [c.19]

Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота  [c.275]

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения автоматизированного типа, традиционного, смешанного разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние докумен-топотоки основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.  [c.70]

Становление ЕЭСК как акционерной компании дало толчок новому этапу в развитии КИС, нацеленному на автоматизацию сквозных бизнес-процессов. В этом отношении компания находится еще в начале пути, идет описание и реорганизация наиболее важных бизнес-процессов. Для их информационной поддержки модернизируются имеющиеся комплексы и внедряется система электронного документооборота на основе Do umentum 5. Завершается создание интеграционной платформы, которая обеспечит прозрачную для пользователя связь основных информационных комплексов компании и повысит доступность и достоверность большого объема накопленных данных.  [c.363]

Этапы документооборота в бухгалтерии — Студопедия

Сыктывкар 2001

 

Содержание

ВВЕДЕНИЕ…………………………3

 

1. Этапы документооборота в бухгалтерии……………5

 

1.1. Составление и оформление первичных документов……….7

1.1.1. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов….7

1.2. Проверка первичных документов ……………..10

1.2.1 Правила проверки первичных документов ……………10

1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов………….11

1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия……….12

1.2.4. Пропажа или гибель первичных документов……………14

1.3. Обработка документов…………………….15

1.3.1. Регистры бухгалтерского учета………………15

1.3.2. Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского

учета………………………..17

1.4. Хранение бухгалтерских документов………………18

1.4.1. Порядок хранения бухгалтерских документов………….18

1.5. Учетная политика предприятия в области документооборота…….21

 

1. Унифицированные формы документации………………22

 

2.1. Применение унифицированных форм документации…………22

2.2. Внесение изменений в унифицированные формы первичной учетной

документации……………………..24

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………25

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………….27

ПРИЛОЖЕНИЕ………………………28

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата

управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформ­ление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутыва­ет бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой ин­спекцией.

Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногла­сий практически всегда легко предсказать — финансовые санкции по отноше­нию к предприятию.

Создание носителей первичной учетной информации является ответст­венным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообло­жения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассо­вые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ


и т.д.) и др.

В нашей стране установлена система стандартов, в которых определе­ны

назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с приня­тыми

едиными формами документов надо подробно рас­сматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юри­дической силы документов.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы

документооборота в бухгалтерии. Для постановки цели определим следующие задачи // рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы;

исследовать проверку первичных документов; проанализировать обработку

документов; рассмотреть передачу документов в архив; выявить, что утверждает учетная политика предприятия в области документооборота; исследовать применение унифицированных форм документации и внесение изменений в них.

Этапы документооборота в бухгалтерии

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первич­ными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально- ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составля­ются сводные


учетные документы.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько ве­лик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную.

Поэтому сокращение трудоемкости учетных ра­бот путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Документооборот — это движение документов на предприятии от их созда­ния или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных доку­ментов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают ли­ца, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для

отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с ут­вержденным в организации графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить про­хождение каждым первичным документом весь путь — от оформления и провер­ки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников,

способствует усилению контрольных функций бухгалтерского уче­та, а также

повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или пе­речня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполни­телями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Этапы обработки документов в организации – База знаний 1С-КПД

Этапы обработки документов
При регламентации процессов и разработке документов необходимо учитывать обязанности сотрудников/структурных подразделений за  следующие этапы обработки документов:

Создание документов:
–    разработка документов,
–    оформление документов,
–    издание документов,
–    публикация документов.

Учет документов:
–    категоризация документов,
–    присвоение классификационных признаков и нумерации документов,
–    регистрация документов и ведение журналов регистрации,
–    ведение справочников по документам,
–    ведение номенклатуры дел подразделений,
–    введение и выведение документов из обращения.

Управление правилами работы с документами:
–    разработка нормативных и регламентных документов по управлению жизненным циклом документов,
–    внедрение процессов ДОУ в Компании,
–    разработка форм, шаблонов, бланков, образцов документов,
–    управление доступом сотрудников компании к документам,
–    защита информации, содержащейся в документах,
–    формирование и анализ статистики и отчетности по оборачиваемости документов,
–    контроль исполнения сотрудниками компании требований документов.

Обеспечение движения документов:
–    сопровождение документов по их жизненному циклу,
–    управление взаимодействием участников документооборота: владельцев документов, авторов документов, исполнителей требований документов, экспертов и иных участников, определенных жизненным циклом документа,
–    адресация и доставка документов участникам,
–    экспедиция документов в твердой копии,
–    применение средств автоматизации для повышения эффективности.

Обеспечение достоверности информации документов:
–    согласование документов,
–    организация экспертизы документов,
–    ревизия актуальности документов и информации в документах,
–    управление версиями документов.

Обеспечение сохранности документов:
–    организация мест хранения документов,
–    создание резервных копий и дубликатов документов,
–    обеспечение условий хранения документов,
–    архивирование документов,
–    восстановление документов из резервных хранилищ.

Этапы автоматизации докуметооборота

 

Предпроектное экспресс-обследование

Задача этого этапа — выяснить, как организовано делопроизводство в компании, насколько регламентирована работа с документами. Другой важный момент – техническая часть: достаточно ли мощности компьютеров и сетевого оборудования для бесперебойной работы системы «1С:Документооборот». И, наконец, нужно определиться, кто из сотрудников организации будет работать в системе, кому она действительно необходима.

Все эти аспекты сложно оценить без помощи специалистов. Поэтому мы проводим эту работу еще до заключения договора. Для этого мы встречаемся с заказчиком, проводим презентацию продукта и переговоры, уточняем требования к информационной системе. В итоге мы можем точно оценить состояние документооборота в организации, соответствие его действующим нормативным актам и определиться, какой программный продукт предложить клиенту, сколько рабочих мест необходимо автоматизировать, потребуется ли модернизация компьютерной техники и сети, сколько времени нужно на развертывание системы и обучение пользователей.

Результат предпроектного экспресс-обследования — коммерческое предложение.

Подготовительный этап

Это важнейший этап работы над проектом автоматизации документооборота, цель которого – обеспечить готовность к внедрению системы «1С:Документооборот» в методической части. От того, насколько полно и качественно проведена эта работа, зависит успешность реализации проекта в целом.

Наши специалисты не просто «фиксируют» существующее положение дел в организации, а помогают заказчику оптимизировать делопроизводство, дают методические рекомендации.

Есть важный момент, на который мы хотели бы обратить ваше внимание. Как обычно, в работе над проектом участвуют ответственные лица со стороны заказчика. Со стороны клиента проект чаще всего сопровождает IT-специалист, но для нашей работы нужен, прежде всего, сотрудник, отвечающий за ведение документооборота компании, знающий бизнес-процессы.

Чем более упорядочены в организации бизнес-процессы работы с документами, тем меньше времени займет этот этап. Как правило, консалтинг включает в себя:

  • актуализацию и доработку или, при необходимости, создание положения о документообороте
  • выявление и подробное описание всех бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать
  • выработку правил подготовки документов, унификацию их видов и форм
  • определение маршрутов движения документов
  • актуализацию и доработку номенклатуры дел

Результат подготовительного этапа — план мероприятий, необходимых для запуска системы в опытную, а затем в промышленную эксплуатацию.

Внедрение системы

После завершения предпроектных работ мы приступаем к развёртыванию системы. Автоматизировать документооборот в организации рекомендуется максимально полно. Программу необходимо установить на рабочих местах всех сотрудников, которые работают с документами – только в этом случае организация получит все преимущества, о которых мы говорили выше.

Есть несколько методик внедрения «1С:Документооборота». Мы рекомендуем своим клиентам внедрять продукт последовательно, по процессам. Как это происходит? Приведем пример.

  1. Автоматизируем работу с договорами. Сначала устанавливаем «1С:Документооборот» у специалистов, непосредственно задействованных в процессе подготовки и согласования договоров. Затем добавляем сотрудников, имеющих право визировать договор, а также ответственных за ведение архива
  2. Автоматизируем работу с входящей документацией. Регистрацией входящих занимается секретарь (делопроизводитель), далее документы поступают к исполнителям — руководителям отделов и ответственным специалистам. Возможно, у части сотрудников программа уже установлена (они работают с договорами) — осталось только подключить нужный функционал
  3. Автоматизируем работу с внутренней документацией по тому же принципу: добавляем функционал на уже существующих рабочих местах и устанавливаем программу на компьютеры специалистов, которые работают с этим видом документов, и так далее

Таким же образом автоматизируется работа с исходящей документацией и любые процессы, происходящие в организации.

Как показала практика, этот метод оптимален. Последовательное внедрение системы наиболее экономично, так как заказчик приобретает лицензии на рабочие места и не сразу, а постепенно, по мере автоматизации процессов. Благодаря тому, что переход на электронный документооборот в организации происходит постепенно, сводится к минимуму «сопротивление» сотрудников нововведениям.

Итог – автоматизированные рабочие места всех сотрудников, работающих с документами.

Методическая поддержка

Мы рекомендуем своим клиентам методическое пособие «Методика построения делопроизводства на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП». Автор пособия: ведущий эксперт по управлению документацией фирмы «1С» Ульянцева С. Э.

Издание содержит проекты нормативных документов, которые необходимы для организации делопроизводства, в том числе:

  • Положение о делопроизводстве
  • Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (6 документов)
  • Положения о работе с документацией
  • Альбом унифицированных форм документов (26 шаблонов документов и 8 бланков)

Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.

Эта книга поможет вам как на этапе подготовки к внедрению системы «1С:Документооборот», так и в дальнейшем.

Подробнее о книге >>

Обучение пользователей

Обучение пользователей работе с программой «1С:Документооборот» на рабочих местах проводят наши специалисты. Навыки работы с системой пользователи приобретают постепенно, по мере автоматизации процессов и добавления функционала.

Сопровождение и поддержка

После запуска системы в эксплуатацию мы предлагаем клиенту заключить договор комплексного обслуживания. В соответствии с договором, за организацией будет закреплен специалист, в обязанности которого входит:

  • выезд к заказчику для решения возникших вопросов (в течение суток с момента получения заявки)
  • консультации по работе с программой (в том числе удаленные и по телефону)
  • оперативное обновление программы по мере выхода новых релизов и версий продукта
  • автоматизация рабочих мест новых сотрудников
  • подключение новых бизнес-процессов
  • изменение маршрутов движения документов в случае изменения структуры организации
  • прочие работы

В зависимости от потребности заказчика, в договор включается от 2 до 32 часов работы специалиста ежемесячно.

 

По вопросам автоматизации документооборота обращайтесь в компанию КАМИН:

Калуга, ул. Кирова, д. 67 | посмотреть на карте

тел. (4842) 27-97-22 (вн.1201,1202,1203)

[email protected]

Этапы внедрения электронного архива- www.archiv.ru

Формирование электронного архива – это трудоемкий многоэтапный процесс, создать который можно как своими силами, выделив для этой цели сотрудника организации, так и делегировав задачу профильным специалистам.

Часто у владельцев предприятий складывается ошибочное мнение, что процесс оцифровки довольно прост в осуществлении и любой сотрудник предприятия с ним справится. Но на практике, при более глубоком погружении в процесс и попытке самостоятельной реализации, данная задача становится излишне трудоемкой, затратной по времени и не оправданной с экономической точки зрения. В том случае, когда стоит задача перевести в электронный архив более миллиона копий документов, самостоятельная подготовка при проектном сканировании может занять десятки месяцев. Что касается поточного сканирования, то обработка документов своими силами не гарантирует соблюдения сроков заведения скан-образов, а также высокое качество конечного результата. 

В отличие от самостоятельной подготовки, в случае с проектным сканированием решение данной задачи у профессиональной организации займет от нескольких дней до месяца, с составлением описи, обработки и подготовки ветхих документов. Что касается поточного сканирования, специализированные компании обрабатывают большое количество бумаг строго в установленные сроки, с высоким качеством на выходе. Так, компания «Делис Архив» ежедневно осуществляет обработку от 300 тыс. до 1–2 млн копий в сутки.

При внедрении электронного архива на предприятии необходимо учесть несколько основных этапов: 

1. Подготовка бумаг к оцифровке. Этот этап является фундаментом при создании электронного архива, и к нему стоит подойти особенно ответственно. Только грамотно проведенная обработка документов позволит снизить количество дублей при сканировании, исключит вероятность пропажи документов и значительно повысит скорость последующей оцифровки. Некачественно проведенная подготовка перечеркнет все усилия последующих работ на выходе. В первую очередь производится выемка документов из коробов, папок и файлов. Скрепленные документы нужно разделить на единичные листы, удалив при этом все возможные соединители: скрепки, скобы, нити, проволоки, клей, скотч, болты, папки-уголки, канцелярские зажимы для бумаг и другие механические соединения. Все документы, сложенные вдвое, вчетверо, следует разложить. Во избежание лишней работы после оцифровки и для уменьшения временных затрат на распознавание текста листы необходимо сложить в одной ориентации текста, а также отсортировать по формату, папкам и типам. После чего все обработанные документы маркируются штрихкодом. Для последующего хранения отсканированных документов подготавливаются архивные короба или упаковка в zip-пакеты. В случае если документы не подлежат хранению, то проводится подготовка к уничтожению. При необходимости также производится дополнительный разбор документов в исходное состояние, который требует немалых временных и трудовых ресурсов. Процесс обработки документов индивидуален для каждой компании и во многом зависит от потребностей и состояния архива. Окончательно ход работ определяется в процессе формирования технического задания, которое сотрудники «Делис Архив» сформируют бесплатно по факту осмотра архивохранилища заказчика.

2. Следующим этапом по созданию электронного архива является непосредственно сам процесс сканирования бумаг, после чего документы будут полностью переведены в электронный образ. Сканирование бывает двух видов – поточное и планшетное. Метод сканирования зависит от качества бумаги, а также от формата и содержания сканируемого документа. Скорость сканирования на профессиональном оборудовании составляет от 2 млн копий в сутки, при этом без потери качества конечного изображения. Разрешение при таком сканировании составит от 300 до 600 dpi, а также обеспечит отсутствие искажений (линзы, артефакты, мусор, расфокусировка, искажение в цветопередаче) в скан-образах.

3. Проверка и структурирование материала. Этот этап считается одним из самых трудоемких, требует повышенного внимания и умения работать с цифровыми копиями документов. Все отсканированные листы тщательно проверяются на наличие повреждений и проходят дополнительную обработку, такую как ориентация, обрезка, удаление мусора, конвертация в требуемый формат и т. п. При необходимости проводится процесс восстановления недостающего элемента сканированных бумаг, а также повышается общее качество изображений. На всем этапе проводятся контрольные точки высококвалифицированными сканировщиками, что обеспечивает 99% качество и не более двух ошибок на 1000 скан-образов. После проведенной обработки приступают к процессу систематизации данных. Здесь создаются разнообразные каталоги с уточняющей информацией, необходимой для дальнейшей работы с архивом и поиска нужных документов. Дополнительная информация может формироваться как для группы бумаг, так и для одного-единственного листа, в зависимости от потребности заказчика.

4. Формирование поисковой системы. Конечный вариант и сложность поисковой системы полностью зависят от требований организации. Одно из основных *преимуществ электронного архива* – это поиск нужных бумаг в кратчайшие сроки по заданным параметрам. Поиск нужной документации производится по атрибутивному или полнотекстовому методу. Атрибутивный метод используют в том случае, когда есть уточняющие данные непосредственно о самом документе, такие как название, дата и др. В том случае, когда по каким-то причинам точная дата или имя документа неизвестно, используют полнотекстовую систему поиска. Помимо создания алгоритма поиска на данном этапе может проводиться конвертация цифровой копии документов в удовлетворяющий требованиям системы хранения формат, а также проводится индексирование полей из скан-образа. Количество полей индексации позволяет сформировать гибкую файловую структуру и сокращает время поиска необходимых документов, выделить можно до 10 полей. 


Электронный архив можно интегрировать и с другими информационными базами предприятия, в том числе с электронным документооборотом и АБС банков.

На сегодняшний день компанией «Делис Архив» успешно реализовано более 100 электронных архивов в РФ и СНГ, в том числе с интеграцией в АБС различных банков на базе отечественного серверного ПО «РИО», с гарантированным качеством сканирования 99%, которое обеспечивается за счет метода двойного ввода документов.

Подробнее информацию для банков мы раскроем в следующей нашей статье.

Для персональной оценки проекта по оцифровке бумажного архива вам достаточно обратиться в «Делис Архив», заполнив следующую форму: 

Это просто! Оставьте свои контакты, и мы перезвоним Вам в течение 5 минут

Полезные материалы

отправка и получение документов — ГК ЛАД Москва, Нижний Новгород, Казань

Отправка и получение любого электронного документа в СБИС состоит из следующих этапов:

  • Продавец (отправитель) подготавливает документы в СБИС либо автоматически выгружает готовый комплект документов из своей учетной системы через специальную обработку.
  • Отправляет комплект покупателю (получателю), заверив его своей электронной подписью (ЭП).
  • Если покупатель еще не зарегистрирован в СБИС, то ему на электронную почту придет письмо-приглашение на подключение.
  • Покупатель принимает документы в личном кабинете СБИС или сразу в своей учетной системе через специальную обработку.
    В случае необходимости согласования документа с двух сторон покупатель подписывает его своей ЭП или отклоняет, с указанием причины.
  • Продавец следит за состоянием отправленного документа; за получением экземпляра, утвержденного покупателем.
  • Если комплект документов был отклонен, то продавец сможет исправить все недочеты и отправить корректирующий или выгрузить новый комплект.

В СБИС запрещено менять этапы отправки и получения документов между организациями — чтобы не возникало несогласованных действий между продавцом и покупателем. Зато можно вносить дополнения в стадии согласования документов внутри своей компании.

Регламент обмена документами с контрагентами

В СБИС есть четыре основных регламента обмена электронными документами между контрагентами. Они помогают организовать большинство бизнес-­процессов:

  • Утверждение договора
    Регламент прохождения согласования имеет стандартный вид.
    Документ утверждается двумя сторонами.
  • Утверждение счетов-­фактур и других документов реализации
    Процедура выставления и получения счетов-­фактур в электронном виде строго регламентирована. Она подробно расписана в Приказе Минфина РФ 50н. Отличия связаны с наличием дополнительных технических документов — они нужны для подтверждения даты отправки и получения счетов-­фактур.
  • Сверка взаиморасчетов с контрагентами
    Основное отличие от типового согласования состоит в том, что при обнаружении расхождения получатель сможет отправить свою редакцию акта сверки. Приняв вариант второй стороны инициатор по общим правилам исправляет документ и направляет новую версию акта сверки.
  • Обмен корреспонденцией
    Различные документы, такие как дополнения к договору, пояснительные записки, поздравительные открытки, можно отправлять и принимать без согласования.

1. Основные этапы документооборота.. Документация и документооборот

Похожие главы из других работ:

Архивная практика

§7 Этапы поиска документной информации

Данный архив относится к Администрации г. Минеральные Воды и в нем хранятся документы и дела относящиеся по вопросам собственности и пенсионному вопросу. Доступ к данным документам имеется только у работников архива, дела не даются на руки…

История развития библиографии как науки

1.1 Основные этапы становления и развития библиографии как науки

Впервые в теории отечественной библиографии на возможность получения отсутствующего в литературе знания на основе использования библиографических пособий указал В.Г. Анастасевич (1811г.), который признавал библиографией «книгоописание»…

Классификация архивных документов и дел в архивном фонде РФ

СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот — это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым…

Окрашивание волос

ГЛАВА II. СТРУКТУРА КОЖИ И ЭТАПЫ ОКРАШИВАНИЯ ВОЛОС

Окрашивание волос

2.3 Этапы окрашивания волос

Окрашивание волос включает в себя следующие этапы Гутыря Л.Г. Парикмахерское мастерство — М., 2009: — подбор красителя; — тест на восприимчивость красителя; — подготовка к окрашиванию; — нанесение краски; — выдержка; — смывание краски…

Окрашивание волос

3.2 Этапы стрижки «двойное каре»

Стрижка рекомендуется для прямых, негустых, мягких волос. Слегка вьющиеся волосы тоже хорошо смотрятся в такой стрижке. 1. Разделяем волосы горизонтальным пробором от уха до уха через середину затылочной зоны. Волосы выше пробора подколоть. 2…

Организация документооборота

2.1 Базовые понятия и основные задачи, решаемые системами документооборота

Документы — это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки задач…

Организация документооборота

2.3 Разработка пользовательского интерфейса и первоначальная настройка электронного документооборота ООО «Лазком»

Интерфейс «1С: Документооборот 8.2» настраивается под типы пользователей. Можно просмотреть список работающих в системе пользователей. На закладке «Данные предприятия» указано наименование библиотеки и руководитель…

Организация документооборота на примере конкретного предприятия

Глава 1.Понятие и развитие документооборота

Организация документооборота на примере конкретного предприятия

1.1 Развитие документооборота

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др…

Организация документооборота на примере конкретного предприятия

1.2. Понятие документооборота

Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства , определяет инстанции и скорость этого движения…

Организация и производство серийной видеопродукции в условиях киностудии

1.1 Общие этапы создания телевизионных фильмов.

Процесс создания телевизионных фильмов разных типов, в том числе и телевизионных сериалов, включает в себя ряд обязательных этапов. Создание телефильма начинается с написания сценария…

Организация и технология документационного обеспечения управления

2. Организация документооборота

Движение документов в УРРЦЭ с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот…

Составление архивных описей

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ ОБ ОПИСИ И ЭТАПЫ ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи…

Структура гипотезы

8. Построение гипотезы и этапы ее развития

В процессе построения и подтверждения гипотеза проходит несколько этапов. Эти этапы можно показать на примере построения одной из гипотез о Тунгусском метеорите. 1-й этап. Выделение группы фактов…

этапов рабочего процесса

Стадии рабочего процесса запроса, а также действия, перемещающие запрос на другую стадию, показаны на следующей диаграмме.


Запросы проходят четыре этапа: «Отправить», «Утвердить», «Зафиксировать» и «Закрыть». Утвердить и зафиксировать этапы — это необязательные этапы, которые можно включить, создав политики утверждения и фиксации. Видеть Настройка политик.

В следующей таблице описаны задачи, которые можно выполнять на каждом этапе рабочего процесса.

Стадия запроса Задача Видеть

Отправить

Создание запросов

Добавить, обновить, удалить элементы запроса

Внесение изменений с помощью запросов

Добавить комментарии и вложения

Работа с комментариями к запросу

Прикрепление файла к запросу

Назначение, совместная работа, отправка и удаление запросов

Назначение запроса

Сотрудничество по запросу

Отправка запроса

Открытие и удаление черновиков запросов

Одобрить

Утверждающим предлагается утвердить поданные запросы

Уведомления о рабочем процессе

Утвердить, дополнить, отодвинуть, отозвать (только отправитель запроса) или отклонить запросы

Утверждение запроса

Расширение запроса

Отклонение запроса

Отзыв запроса

Отклонение запроса

Добавление комментариев и вложений (будь то утверждение, отклонение или отклонение запроса)

Работа с комментариями к запросу

Прикрепление файла к запросу

Зафиксировать

Коммиттеры приглашаются для совершения утвержденных запросы

Рабочий процесс Уведомления

Фиксация, отклонение, отзыв (отправитель запроса только) или отодвинуть запросы

Отправка запроса

Отклонение Запрос

Отзыв запроса

Отталкивание Запрос

Закрыто

Посмотреть историю запросов

Проверка запросов

О периодах блокировки приложений

Владелец приложения может установить период блокировки для приложения, в течение которого запросы удерживаются и не применяются к активному просмотру, пока не закончится период блокировки.Эта блокировка период происходит непосредственно перед закрытой стадией, и все запросы удерживаются в состоянии «Заблокировано». статус, пока не закончится период блокировки. Когда период блокировки закончится, все заблокировано запросы проверяются и либо завершаются и закрываются, если нет ошибок проверки, либо возвращается в рабочий процесс, если есть ошибки проверки.

Об этапах рабочего процесса

Рабочий процесс позволяет определить процесс создания и проверки контента для вашей команды.Основная часть создания рабочего процесса — определение этапов создания контента.

Как известно, перед публикацией контент проходит несколько этапов. Стадия рабочего процесса — это не что иное, как фактическое состояние вашего контента (записей). Например, если вы определяете рабочий процесс, вы можете захотеть, чтобы ваш контент проходил через следующие этапы:

В приведенном выше примере:

  • Первый черновик : Первым этапом может быть этап написания черновика. где контент-менеджер создает первый черновик.
  • Рецензирование : Затем рецензент или редактор просмотрит черновик, чтобы внести необходимые изменения в содержание.
  • Копирование : После просмотра содержимого кто-то вычитывает его на этапе редактирования копии.
  • Теги SEO : Затем команда SEO добавит термины SEO, чтобы повысить видимость вашего контента на веб-сайте в поисковых системах.
  • Завершено : Контент помечается как завершенный и готов к публикации.
  • Утверждено : Контент окончательно одобрен для публикации.

После добавления этих этапов и включения рабочего процесса этапы будут отображаться на каждой странице входа соответствующих типов содержимого стека. Рабочий процесс помогает менеджеру контента узнать текущую стадию контента и управлять перемещением записи с одной стадии на другую. его на следующий этап и назначьте другому пользователю.Пользователь также может назначить крайний срок (дату выполнения) для завершения следующей задачи вместе с любыми специальными инструкциями, если это необходимо.

Когда запись назначается пользователю, она появляется в уведомлении Задачи , как показано на следующем снимке экрана: можно переходить на определенные этапы или редактировать на определенных этапах) и назначать суперпользователей (на которых не распространяются правила перехода и доступа к этапам) и многое другое.

Мы узнаем больше о создании и использовании рабочих процессов в следующем разделе.

Настройка этапов и шагов фонового рабочего процесса в Power Apps — Power Automate

  • Статья
  • 6 минут на чтение
  • 4 участника

Полезна ли эта страница?

Да Нет

Любая дополнительная обратная связь?

Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.Политика конфиденциальности.

Представлять на рассмотрение

В этой статье

При разработке рабочих процессов у вас есть возможность включить логику, которую вы хотите выполнить, в этапов и шагов .

Этапы упрощают чтение логики рабочего процесса и объясняют логику рабочего процесса. Однако этапы не влияют на логику или поведение рабочих процессов.Если процесс состоит из стадий, все шаги внутри процесса должны содержаться в стадии.

Шаги — это единица бизнес-логики в рабочем процессе. Шаги могут включать в себя условия, действия, другие шаги или комбинацию этих элементов.

Действия, которые могут выполнять фоновые рабочие процессы

Фоновые рабочие процессы могут выполнять действия, перечисленные в следующей таблице.

Действие Описание
Создать строку Создает новую строку для таблицы и присваивает выбранные вами значения столбцам.
Обновление строки Можно обновить строку, в которой выполняется фоновый рабочий процесс, любую из строк, связанных с этой строкой отношениями N:1, или любые строки, созданные на предыдущих шагах.
Назначить строку Можно назначить строку, в которой выполняется фоновый рабочий процесс, любую из строк, связанных с этой строкой отношением N:1, или любые строки, созданные на предыдущих шагах.
Отправить письмо Отправляет электронное письмо.Вы можете создать новое сообщение электронной почты или использовать шаблон электронной почты, настроенный для таблицы строки, в которой выполняется фоновый рабочий процесс, или любых таблиц, имеющих связь N:1 с таблицей, или таблицы для любых строк, созданных более ранние шаги.
Запуск дочернего рабочего процесса Запускает фоновый рабочий процесс, настроенный как дочерний рабочий процесс.
Изменить статус Изменяет состояние строки, в которой выполняется процесс, любой из строк, связанных с этой строкой отношением N:1, или любых строк, созданных на предыдущих шагах.
Остановить рабочий процесс Останавливает текущий рабочий процесс. Вы можете установить статус Успешно или Отменено и указать сообщение о состоянии.
Пользовательский шаг Разработчики могут создавать настраиваемые шаги фонового рабочего процесса, определяющие действия. По умолчанию настраиваемые шаги недоступны.

Установка значений строки

Когда вы создаете строку, вы можете установить для нее значения.Когда вы обновляете строку, вы можете устанавливать, добавлять, увеличивать, уменьшать, умножать или очищать значения.

При выборе Set Properties открывается диалоговое окно, показывающее форму по умолчанию для таблицы.

В нижней части диалогового окна вы можете увидеть список дополнительных столбцов, отсутствующих в форме.

Для любого столбца можно задать статическое значение, которое будет установлено рабочим процессом.

В правой части диалогового окна Form Assistant дает возможность устанавливать или добавлять динамические значения из контекста текущей строки.Сюда входят значения из связанных строк, к которым можно получить доступ из отношения N:1 (многие к одному) для таблицы.

Параметры, доступные в Form Assistant , зависят от столбца, выбранного в форме. Когда вы устанавливаете динамическое значение, вы увидите желтый заполнитель, известный как «слаг», который показывает, куда будут включены динамические данные. Если вы хотите удалить значение, просто выберите слаг и удалите его. Для текстовых столбцов можно использовать комбинацию статических и динамических данных.

При использовании динамических значений вы не знаете наверняка, имеет ли столбец или связанная таблица значение, которое вы хотите установить. На самом деле вы можете установить несколько столбцов, чтобы попытаться установить значение и отсортировать их по порядку, используя зеленые стрелки. Если в первом столбце нет данных, будет опробован второй столбец и так далее. Если ни в одном из столбцов нет данных, вы можете указать значение по умолчанию, которое будет использоваться.

Настройка условий для действий фонового рабочего процесса

Действия, которые вы будете применять, часто зависят от условий.Фоновые рабочие процессы предоставляют несколько способов задания условий и создания логики ветвления для получения желаемых результатов. Вы можете проверить значения строки, для которой выполняется фоновый рабочий процесс, любую из строк, связанных с этой строкой отношением N:1, или значения внутри самого процесса.

Тип состояния Описание
Проверить состояние Логический оператор «if then».

Вы можете проверить текущие значения для строки, в которой выполняется фоновый рабочий процесс, любой из строк, связанных с этой строкой отношениями N:1, или любых строк, созданных на предыдущих шагах. На основе этих значений вы можете определить дополнительные шаги, когда условие истинно.

В операторе if then можно использовать следующие операторы: равно , не равно , содержит данные , не содержит данных , ниже и не ниже .

Примечание: Операторы Under и Not Under являются иерархическими операторами. Их можно использовать только в таблицах, для которых определена иерархическая связь. Если вы пытаетесь использовать эти операторы в таблицах, для которых не определена иерархическая связь, вы увидите сообщение об ошибке: «Вы используете иерархический оператор для таблицы, для которой не определена иерархическая связь». . Либо сделайте таблицу иерархической (пометив связь как иерархическую), либо используйте другой оператор.»

Дополнительные сведения об иерархических отношениях см. в разделе Определение и запрос иерархически связанных данных. Снимок экрана, который следует за таблицей, является примером определения фонового рабочего процесса, в котором используются иерархические операторы Under и Not Under .

Условная ветвь Логический оператор «иначе, если тогда». Редактор использует текст «Иначе, если <условие>, то:».

Выберите условие проверки, которое вы ранее определили, и вы можете добавить условную ветвь для определения дополнительных шагов, когда условие проверки возвращает false.

Действие по умолчанию Логический оператор else. В редакторе используется текст «В противном случае:»

Выберите условие проверки, условную ветвь, условие ожидания или параллельную ветвь ожидания, которые вы определили ранее, и вы можете использовать действие по умолчанию для определения шагов для всех случаев, которые не соответствуют определенным критериям. в элементах условия или ответвления.

Условие ожидания Позволяет фоновому рабочему процессу приостанавливаться до тех пор, пока не будут выполнены критерии, определенные условием.Фоновый рабочий процесс запускается снова автоматически, когда выполняются критерии в условии ожидания.
Отделение параллельного ожидания Определяет альтернативное условие ожидания для фонового рабочего процесса с соответствующим набором дополнительных шагов, которые выполняются только при выполнении исходного критерия. Вы можете использовать параллельные ветви ожидания для ограничения времени в логике фонового рабочего процесса. Они помогают предотвратить бесконечное ожидание фонового рабочего процесса, пока не будут выполнены критерии, определенные в условии ожидания.
Пользовательский шаг Разработчики могут создавать настраиваемые шаги фонового рабочего процесса, определяющие условия. По умолчанию настраиваемые шаги недоступны.

На следующем снимке экрана показан пример определения фонового рабочего процесса с иерархическими операторами Under и Not Under . В нашем примере мы применяем две разные скидки к двум группам аккаунтов. В Добавить шаг мы выбрали Проверить условие , чтобы задать условие если-тогда , содержащее операторы Ниже или Не ниже .Первое условие if-then применяется ко всем учетным записям, которые являются Под учетной записью Alpine Ski House. Эти аккаунты получают 10-процентную скидку на приобретаемые товары и услуги. Второе условие if-then применяется ко всем учетным записям, которые являются не ниже учетной записью Alpine Ski House, и они получают 5-процентную скидку. Затем мы выбрали Обновить строку , чтобы определить действие, которое будет выполняться на основе условия.

Следующие шаги

Создание пользовательской бизнес-логики с помощью процессов
Обзор рабочих процессов
Мониторинг и управление фоновыми рабочими процессами
Передовой опыт для фоновых рабочих процессов

Настройка этапов и шагов рабочего процесса в реальном времени в Power Apps — Power Apps

  • Статья
  • 10 минут на чтение
  • 2 участника

Полезна ли эта страница?

Да Нет

Любая дополнительная обратная связь?

Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.Политика конфиденциальности.

Представлять на рассмотрение

В этой статье

При разработке рабочих процессов у вас есть возможность включить логику, которую вы хотите выполнять, в виде этапов и шагов.

Этапы
Этапы упрощают чтение логики рабочего процесса в реальном времени и объясняют логику рабочего процесса в реальном времени. Однако этапы не влияют на логику или поведение рабочих процессов.Если процесс состоит из стадий, все шаги внутри процесса должны содержаться в стадии.

Шаги
Шаги — это единица бизнес-логики в рабочем процессе. Шаги могут включать в себя условия, действия, другие шаги или комбинацию этих элементов.

Действия, которые могут выполнять рабочие процессы в реальном времени

Процессы рабочего процесса в реальном времени могут выполнять действия, перечисленные в следующей таблице.

Действие Описание
Создать строку Создает новую строку для таблицы и присваивает выбранные вами значения атрибутам.
Обновление строки Можно обновить строку, в которой выполняется рабочий процесс в реальном времени, любую из строк, связанных с этой строкой отношением N:1, или любые строки, созданные на предыдущих шагах.
Назначить ряд Можно назначить строку, в которой выполняется рабочий процесс в реальном времени, любую из строк, связанных с этой строкой отношением N:1, или любые строки, созданные на предыдущих шагах.
Отправить письмо Отправляет электронное письмо.Вы можете создать новое сообщение электронной почты или использовать шаблон электронной почты, настроенный для таблицы строки, в которой выполняется рабочий процесс в реальном времени, или любых таблиц, имеющих связь N:1 с таблицей, или таблицы для любых строк. созданные предыдущими шагами.
Запуск дочернего рабочего процесса Запускает рабочий процесс в реальном времени, настроенный как дочерний рабочий процесс.
Изменить статус Изменяет состояние строки, в которой выполняется процесс, любой из строк, связанных с этой строкой отношением N:1, или любых строк, созданных на предыдущих шагах.
Остановить рабочий процесс Останавливает текущий рабочий процесс. Вы можете установить статус Успешно или Отменено и указать сообщение о состоянии.

Если рабочие процессы в реальном времени настроены для события, остановка рабочего процесса в реальном времени со статусом «Отменено» не позволит завершить действие события. Перейдите к разделу Использование рабочих процессов в реальном времени для получения дополнительной информации.

Пользовательский шаг Разработчики могут создавать настраиваемые шаги рабочего процесса в реальном времени, определяющие действия.По умолчанию настраиваемые шаги недоступны.

Установка значений строки

Когда вы создаете строку, вы можете установить для нее значения. Когда вы обновляете строку, вы можете устанавливать, добавлять, увеличивать, уменьшать, умножать или очищать значения.

При выборе Set Properties открывается диалоговое окно, показывающее форму по умолчанию для таблицы.

В нижней части диалогового окна вы можете увидеть список дополнительных столбцов, отсутствующих в форме.

Для любого столбца можно задать статическое значение, которое будет установлено рабочим процессом.

В правой части диалогового окна Form Assistant дает возможность устанавливать или добавлять динамические значения из контекста текущей строки. Сюда входят значения из связанных строк, к которым можно получить доступ из отношения N:1 (многие к одному) для таблицы.

Параметры, доступные в Form Assistant , зависят от столбца, выбранного в форме. Когда вы устанавливаете динамическое значение, вы увидите желтый заполнитель, известный как «слаг», который показывает, куда будут включены динамические данные.Если вы хотите удалить значение, выберите слаг и удалите его. Для текстовых столбцов можно использовать комбинацию статических и динамических данных.

При использовании динамических значений вы не знаете наверняка, имеет ли столбец или связанная таблица значение, которое вы хотите установить. На самом деле вы можете установить несколько столбцов, чтобы попытаться установить значение и отсортировать их по порядку, используя зеленые стрелки. Если в первом столбце нет данных, попробуйте второй столбец и так далее. Если ни в одном из столбцов нет данных, вы можете указать значение по умолчанию, которое будет использоваться.

Настройка условий для действий рабочего процесса в реальном времени

Действия, которые вы будете применять, часто зависят от условий. Процессы рабочего процесса в реальном времени предоставляют несколько способов установки условий и создания логики ветвления для получения желаемых результатов. Вы можете проверить значения строки, с которой выполняется рабочий процесс в реальном времени, любую из строк, связанных с этой строкой отношением N:1, или значения внутри самого процесса.

Тип состояния Описание
Проверить состояние Логический оператор «if then».

Можно проверить текущие значения для строки, в которой выполняется рабочий процесс в реальном времени, любой из строк, связанных с этой строкой отношением N:1, или любых строк, созданных на предыдущих шагах. На основе этих значений вы можете определить дополнительные шаги, когда условие истинно.

В операторе if then можно использовать следующие операторы: равно , не равно , содержит данные , не содержит данных , ниже и не ниже .

Примечание: Операторы Under и Not Under являются иерархическими операторами. Их можно использовать только в таблицах, для которых определена иерархическая связь. Если вы пытаетесь использовать эти операторы в таблицах, для которых не определена иерархическая связь, вы увидите сообщение об ошибке: «Вы используете иерархический оператор для таблицы, для которой не определена иерархическая связь». . Либо сделайте таблицу иерархической (пометив связь как иерархическую), либо используйте другой оператор.»

Дополнительные сведения об иерархических отношениях см. в разделе Определение и запрос иерархически связанных данных. Снимок экрана, который следует за таблицей, является примером определения рабочего процесса в реальном времени, в котором используются иерархические операторы Under и Not Under .

Условная ветвь Логический оператор «иначе, если тогда», редактор использует текст «Иначе, если <условие>, то:». условие возвращает ложь.

Действие по умолчанию Логический оператор else. В редакторе используется текст «В противном случае:»

Выберите условие проверки, условную ветвь, условие ожидания или параллельную ветвь ожидания, которые вы определили ранее, и вы можете использовать действие по умолчанию для определения шагов для всех случаев, которые не соответствуют определенным критериям. в элементах условия или ответвления.

Условие ожидания Позволяет приостановить рабочий процесс в реальном времени до тех пор, пока не будут выполнены критерии, определенные условием.Рабочий процесс в реальном времени запускается снова автоматически, когда выполняются критерии в условии ожидания.

Рабочие процессы реального времени не могут использовать условия ожидания.

Отделение параллельного ожидания Определяет альтернативное условие ожидания для рабочего процесса в реальном времени с соответствующим набором дополнительных шагов, которые выполняются только при выполнении исходного критерия. Вы можете использовать параллельные ветви ожидания для ограничения времени в логике вашего рабочего процесса в реальном времени.Они помогают предотвратить бесконечное ожидание рабочего процесса в реальном времени, пока не будут выполнены критерии, определенные в условии ожидания.
Пользовательский шаг Разработчики могут создавать настраиваемые шаги рабочего процесса в реальном времени, определяющие условия. По умолчанию настраиваемые шаги недоступны.

На следующем снимке экрана показан пример определения рабочего процесса с иерархическими операторами Under и Not Under .В нашем примере мы применяем две разные скидки к двум группам аккаунтов. В Добавить шаг мы выбрали Проверить условие , чтобы задать условие если-тогда , содержащее операторы Ниже или Не ниже . Первое условие if-then применяется ко всем учетным записям, которые являются Под учетной записью Alpine Ski House. Эти аккаунты получают скидку 10% на приобретаемые товары и услуги. Второе условие if-then применяется ко всем учетным записям, которые являются не ниже учетной записью Alpine Ski House, и они получают скидку 5%.Затем мы выбрали Обновить строку , чтобы определить действие, которое будет выполняться на основе условия.

Запуск рабочих процессов в реальном времени до или после изменения состояния

При настройке параметров для автоматических процессов для рабочих процессов в реальном времени параметры Запуск при для события изменения состояния позволяют выбрать После или До при изменении состояния. Параметр по умолчанию — После .

Когда вы выбираете До , вы говорите, что хотите, чтобы логика в рабочем процессе в реальном времени применялась до сохранения данных, изменяющих статус.Это дает вам возможность проверить значения до того, как после операции будет применена другая логика, и предотвратить выполнение дальнейшей логики. Например, у вас может быть дополнительная логика в подключаемом модуле или пользовательском действии рабочего процесса в реальном времени, которое может инициировать действия в другой системе. Остановив дальнейшую обработку, вы можете избежать случаев, когда затрагиваются внешние системы. Применение рабочих процессов в реальном времени до этого события также означает, что другие рабочие процессы в реальном времени или действия подключаемых модулей, которые могут иметь сохраненные данные, не нужно «откатывать» при отмене операции.

Действие Начать, когда Пояснение
Строка создана После Доступно только После . У строки не будет уникального идентификатора до завершения внутреннего этапа MainOperation, поэтому это не может произойти до создания строки.
Изменения состояния строки До
После
Соответствует операции обновления, которая обеспечивает возможность применения логики рабочего процесса в реальном времени до или после изменения состояния. До соответствует предоперационному этапу. После соответствует послеоперационной стадии.
Строка назначена До
После
Соответствует операции обновления, которая обеспечивает возможность применения логики рабочего процесса в реальном времени до или после изменения состояния. До соответствует предоперационному этапу. После соответствует послеоперационной стадии.
Изменение столбцов строк До
После
Соответствует операции обновления, которая обеспечивает возможность применения логики рабочего процесса в реальном времени до или после изменения состояния. До соответствует предоперационному этапу. После соответствует послеоперационной стадии.
Строка удалена До Только Доступен до . Удаление строки соответствует этапу PreOperation. После выполнения MainOperation строка удаляется, и дальнейшее изменение состояния невозможно.

Дополнительные сведения об этапах предварительной, основной и последующей операций см. в разделе Конвейер выполнения событий.

Использование рабочих процессов в реальном времени

Вы можете настроить рабочие процессы в реальном времени, но использовать их следует с осторожностью. Обычно рекомендуются фоновые рабочие процессы, поскольку они позволяют системе применять их, когда ресурсы на сервере доступны. Это помогает сгладить работу, которую должен выполнять сервер, и помогает поддерживать наилучшую производительность для всех, кто использует систему. Недостатком является то, что действия, определенные фоновыми рабочими процессами, не выполняются немедленно. Вы не можете предугадать, когда они будут применены, но обычно это занимает несколько минут.Для автоматизации большинства бизнес-процессов это нормально, поскольку людям, использующим систему, не нужно осознавать, что процесс выполняется.

Используйте рабочие процессы в реальном времени, когда бизнес-процесс требует, чтобы кто-то немедленно увидел результаты процесса или если вам нужна возможность отменить операцию. Например, вам может потребоваться установить определенные значения по умолчанию для строки при первом ее сохранении или вы хотите убедиться, что некоторые строки не будут удалены.

Преобразование между рабочими процессами в реальном времени и фоновыми рабочими процессами

Вы можете превратить рабочий процесс в реальном времени в фоновый рабочий процесс, выбрав Преобразовать в фоновый рабочий процесс на панели инструментов.

Вы можете преобразовать фоновый рабочий процесс в рабочий процесс в реальном времени, выбрав Преобразовать в рабочий процесс в реальном времени на панели инструментов. Если фоновый рабочий процесс использует условие ожидания, оно станет недействительным, и вы не сможете активировать его, пока не удалите условие ожидания.

Запуск рабочих процессов в реальном времени до или после изменения состояния

При настройке параметров для автоматических процессов для рабочих процессов в реальном времени параметры Запуск при для события изменения состояния позволяют выбрать После или До при изменении состояния.Параметр по умолчанию — После .

Когда вы выбираете До , вы говорите, что хотите, чтобы логика в рабочем процессе в реальном времени применялась до сохранения данных, изменяющих статус. Это дает вам возможность проверять значения до того, как после операции будет применена другая логика, и предотвращает выполнение дальнейшей логики. Например, у вас может быть дополнительная логика в подключаемом модуле или пользовательском действии рабочего процесса в реальном времени, которое может инициировать действия в другой системе.Остановив дальнейшую обработку, вы можете избежать случаев, когда затрагиваются внешние системы. Применение рабочих процессов в реальном времени до этого события также означает, что другие рабочие процессы в реальном времени или действия подключаемых модулей, которые могут иметь сохраненные данные, не нужно «откатывать» при отмене операции.

Использование действия «Остановить рабочий процесс» с рабочими процессами в реальном времени

Когда вы применяете действие Остановить рабочий процесс в рабочем процессе в реальном времени, у вас есть возможность указать состояние состояния, которое может быть либо Успешно , либо Отменено .Когда вы устанавливаете статус отменено, вы предотвращаете операцию. Сообщение об ошибке, содержащее текст сообщения о статусе остановки, будет отображаться для пользователя с заголовком Ошибка бизнес-процесса .

Следующие шаги

Мониторинг и управление рабочими процессами в реальном времени
Передовой опыт для рабочих процессов в реальном времени

Этапы рабочего процесса — Legito

Этапы рабочего процесса помогают пользователям узнать, что происходит с их документами. Каждый рабочий процесс содержит как минимум один этап.То, как документ перемещается между этапами, определяется потоками. Названия стадий могут быть настроены в соответствии с деталями вашего процесса, а цвета могут быть скорректированы для более четкого различия.

Стадии рабочего процесса можно просматривать и изменять в двух областях Legito:

  1. Редактор документов
  2. Записи документов (в области управления документами)

В редакторе рабочих процессов на холсте редактора рабочих процессов появляется этап. Щелкнув по этапу, вы сможете изменить название этапа (например,g., Draft, Ready for Review и т. д.) и измените правое меню Canvas на:

  • позволяют изменять цвет рабочей области с помощью предустановленных цветов или настраиваемых цветов, которые можно сохранить.
  • активировать или деактивировать напоминания о крайнем сроке в меню «Свойства». Значок колокольчика появится с перечеркнутой линией, если напоминания о крайнем сроке деактивированы, он не появится, если активирован
  • заблокировать или разблокировать документ, чтобы разрешить редактирование, также находящееся в меню «Свойства», что не позволяет пользователям вносить изменения в документ.
  • удалить значок сцены с холста.

С этапами в редакторе рабочего процесса связаны четыре значка:

  1. Иконка «Старт» ( ) — появляется на стартовой Сцене исходной Ступени. Сцену с этим значком нельзя удалить с холста.
  2. Значок «Перо» ( ) — этот значок позволяет начать процесс подписания, когда документ достигает этой стадии.
  3. Значок «Перечеркнутый сигнал тревоги» () — указывает, что напоминания о крайнем сроке отправки не будут отправлены, когда документы достигнут этой стадии.
  4. Значок «Висячий замок» () — информирует об этом, когда документ попадает на эту стадию.

Можно настроить порядок отображения этапов (как они отображаются в раскрывающихся меню) в меню «Свойства рабочего процесса» в правой части холста.

После изменения рабочей области, чтобы разместить новую рабочую область на холсте, нажмите кнопку «плюс» под ней. Между двумя рабочими зонами автоматически появится линия. Это линия потока, которая обсуждается в статье базы знаний о потоках рабочих процессов.

Какие 8 этапов рабочего процесса? — Словарь

8: Этапы и рабочие процессы: что это такое?

  • Введение: что такое LeadSimple?
  • Добавление интереса вручную.
  • Источники и автоимпорт потенциальных клиентов.
  • Типы уведомлений.
  • Уведомления для команд.
  • Выполнение отслеживаемых вызовов.
  • Отправка отслеживаемых сообщений электронной почты.
  • Примечания и регистрация действий вручную.

Просто так Что такое пример рабочего процесса? Вот простой пример рабочего процесса, в котором участвуют несколько человек: Фрилансер создает счет и отправляет его своему клиенту . Клиент отправляет счет в свой финансовый отдел . Финансовый отдел утверждает счет и обрабатывает платеж .

Что такое план рабочего процесса на кухне? Подготовка и приготовление пищи в логическом порядке — это навык, необходимый для выполнения набора задач в течение требуемого периода времени .В индустрии гостеприимства это известно как «рабочий процесс».

также Какие существуют типы рабочих процессов? 3 распространенных типа рабочих процессов

  1. Рабочий процесс проекта. Рабочий процесс проекта идеально подходит для отслеживания сложных проектов. …
  2. Рабочий процесс дела. При планировании рабочего процесса полезно думать о проблеме, требующей решения, например о поступающем запросе в службу технической поддержки. …
  3. Рабочий процесс процесса.

Как вы используете рабочие процессы?

Что такое рабочий процесс?

  1. Определите свои ресурсы.
  2. Перечислите задачи, которые необходимо выполнить.
  3. Узнайте, кто отвечает за каждый шаг, и распределите роли.
  4. Создайте схему рабочего процесса для визуализации процесса.
  5. Протестируйте созданный вами рабочий процесс.
  6. Обучите свою команду новому рабочему процессу.
  7. Разверните новый рабочий процесс.

Как вы используете рабочий процесс в предложении? прогресс (или скорость выполнения) в выполняемой работе.

  1. Сообщается, что пользователи могут изменять рабочий процесс на лету.
  2. Но высокая стоимость систем документооборота ограничивает их привлекательность для более крупных организаций.
  3. Он также имеет собственный механизм рабочего процесса и средство Query-by-Example.

Каковы 3 основных компонента рабочего процесса?

3 компонента рабочих процессов:

  • Ввод.
  • Трансформация.
  • Выход.

Каков основной рабочий процесс в ресторане?

  • Шаг 1. Определите свой рабочий процесс, начиная с инвентаризации.Планирование рабочего процесса в ресторане должно начинаться с задней части дома. …
  • Шаг 2. Сделайте так, чтобы было легко увидеть, какие столы требуют обслуживания. …
  • Шаг 3. Точно выполняйте приказы. …
  • Отправляйте заказы в нужное место.

Что такое план рабочего процесса?

Что такое планирование рабочего процесса? … Чтобы определить рабочий процесс, найдите набор упорядоченных действий, выполнение которых может изменить ситуацию для достижения цели . Рабочий процесс является моделью и может быть автоматизирован с помощью программного обеспечения.Чтобы запустить рабочий процесс, примените его к конкретной ситуации.

Какие существуют четыре типа рабочего процесса? К ним относятся последовательные рабочие процессы , рабочие процессы конечного автомата и управляемые правилами рабочие процессы . Последовательный рабочий процесс является линейным и прогрессивным, как блок-схема. Этот рабочий процесс переходит от одной задачи или процесса к другому и не отступает в последовательности.

Каковы три этапа рабочего процесса?

Семь шагов для создания эффективного рабочего процесса разбиты на три этапа: планирование, выполнение и проверка .

Что такое рабочий рабочий процесс? Рабочие процессы операций определяют бизнес-процессы для управления учетными записями, пользователями и пользовательскими объектами деловых партнеров. … Вы создаете новые операции и используете API, правила жизненного цикла и операции рабочего процесса. Рабочие процессы операций поддерживают как входные, так и выходные параметры.

Что такое рабочий процесс проекта?

Рабочий процесс управления проектом представляет собой тщательно спланированную последовательность задач и действий, которые необходимо выполнить для завершения определенного проекта .Наличие четкого порядка задач в рабочем процессе управления проектами помогает выполнять проекты более эффективно и результативно. Они экономят время, улучшают результаты и расширяют сотрудничество.

Что такое хороший рабочий процесс?

Эффективный командный рабочий процесс может сделать следующее: Держите всех на одной странице , предотвращая недопонимание, путаницу и разочарование. Помогите командам максимально эффективно использовать свое время, устраняя узкие места. 68% сотрудников тратят время на ожидание информации от членов команды, в среднем 3 раза.5 часов в неделю.

В чем разница между процессом и рабочим процессом? Самая существенная разница между ними заключается в их назначении . Короче говоря, цель рабочего процесса — выполнить задачу. Целью процесса является достижение цели организации. Давайте посмотрим на наши определения в контексте.

Рабочий процесс состоит из одного или двух слов? Да, рабочий процесс — это слово . Существительное — поток или объем работы в офисе, отделе или сотруднике и обратно.

Каковы элементы рабочего процесса?

Обзор компонентов рабочего процесса

  • Activity — представляет один логический шаг в процессе.
  • Действие — определяет способ выполнения действия. …
  • Переход — определяет переход от одного действия к другому.
  • Разделение — определяет переход от одного действия к нескольким действиям.

Как создать рабочий процесс? шагов для создания рабочего процесса онлайн:

  1. Определите свои ресурсы.
  2. Перечислите задачи, которые необходимо выполнить.
  3. Узнайте, кто отвечает за каждый шаг, и распределите роли.
  4. Создайте схему рабочего процесса для визуализации процесса.
  5. Протестируйте созданный вами рабочий процесс.
  6. Обучите свою команду новому рабочему процессу.
  7. Разверните новый рабочий процесс.

Как меню влияет на рабочий процесс на кухне?

Количество и сложность элементов меню влияет на необходимое количество часов производства. Если у вас есть меню со многими элементами, требующими сложной технологии производства, вам потребуется больше времени на подготовку каждого элемента.Если ваше меню состоит из ограниченного количества позиций, требующих минимальной подготовки, вам потребуется меньше времени.

Как улучшить рабочий процесс на кухне? Советы по улучшению рабочего процесса на кухне во время реконструкции кухни

  1. Начните с плана этажа. …
  2. Направляйте движение в сторону от рабочей зоны. …
  3. Назначение рабочих зон. …
  4. Спрятать мусор. …
  5. Создавайте закусочные за пределами рабочей зоны.…
  6. Выберите многозадачные устройства.

Почему хороший рабочий процесс важен в ресторанном бизнесе?

Рабочие процессы могут упростить и автоматизировать повторяющиеся бизнес-задачи , сводя к минимуму возможность ошибок и повышая общую эффективность. Это, в свою очередь, значительно улучшает ваш бизнес. Менеджеры могут принимать более быстрые и разумные решения, а сотрудники получают возможность более продуктивно и гибко сотрудничать.

Что такое рабочий процесс в организации? Рабочий процесс организации состоит из набора процессов, необходимых для выполнения , набора людей или других ресурсов, доступных для выполнения этих процессов, и взаимодействия между ними.… Системы и методы, с помощью которых организации достигают определенных целей, резко различаются.

Как создать новый рабочий процесс?

Создать новый рабочий процесс

  1. Выберите «Проекты» и выберите отмеченный звездочкой или недавний проект или выберите «Просмотреть все проекты» и выберите проект.
  2. На боковой панели вашего проекта выберите Настройки проекта > Рабочие процессы.
  3. Щелкните Добавить рабочий процесс и выберите Добавить существующий.
  4. Выберите новый рабочий процесс и нажмите Далее.

Как вы используете рабочие процессы? шагов для создания рабочего процесса онлайн:

  1. Определите свои ресурсы.
  2. Перечислите задачи, которые необходимо выполнить.
  3. Узнайте, кто отвечает за каждый шаг, и распределите роли.
  4. Создайте схему рабочего процесса для визуализации процесса.
  5. Протестируйте созданный вами рабочий процесс.
  6. Обучите свою команду новому рабочему процессу.
  7. Разверните новый рабочий процесс.

Понимание этапов рабочего процесса рекрутинга | Matchr

Понимание общего обзора типичных этапов рабочего процесса рекрутинга может помочь вам улучшить некоторые этапы, которые могут быть неоптимальными.

Рекрутинговые процессы могут сильно различаться от компании к компании, но существует общий рабочий процесс, который обычно имеет место в той или иной форме в каждой компании. Понимание базового обзора типичных этапов рабочего процесса рекрутинга может помочь вам выделить каждый этап и, возможно, выяснить, как ваша компания может улучшить определенные этапы, которые могут быть не оптимальными.

Проведение маркетинговых исследований

Проведение маркетинговых исследований имеет решающее значение для успешной настройки процессов найма. У вас должно быть очень конкретное представление о том, какова средняя заработная плата и льготы, предлагаемые кандидатам в компаниях, подобных вашей, какие квалификации ваши конкуренты ищут в кандидатах, претендующих на должность или должности, на которые вы нанимаете, и какие инструменты используются. используется для поиска кандидатов в вашей отрасли. Вооружившись этими знаниями, вы можете убедиться, что ваша компания соответствует всем требованиям, и даже опередить конкурентов.

Создание общего профиля кандидата

В настоящее время тенденция в маркетинге заключается в создании профиля покупателя, чтобы понять, как лучше всего привлечь целевого покупателя и заставить его купить продукт. Эта же концепция может быть применена к потенциальным кандидатам. Выяснив определенные характеристики кандидатов в сотрудники в вашей отрасли, такие как возраст, интересы, болевые точки, уровень образования и требования к вознаграждению, вы можете выяснить, как лучше всего привлекать, приближаться и удерживать ваших идеальных сотрудников.

Сообщить о потребностях в позиции

После того, как вы выяснили, кого вы пытаетесь привлечь, и получили некоторую базовую информацию о том, что вы должны сделать, чтобы удержать их после того, как они будут наняты, пришло время составить список кандидатов. Важно искать потенциальных кандидатов в правильных местах, независимо от того, являются ли эти места цифровыми или реальными. Для достижения наилучших результатов вы можете напрямую привлекать кандидатов, которые соответствуют вашим требованиям и профилю кандидата, а не просто размещать объявления и пассивно ждать, пока кандидаты придут к вам.

Свяжитесь с квалифицированными кандидатами

После того, как вы получили несколько заявок и использовали ручные или электронные ресурсы для фильтрации и определения подходящих кандидатов, пришло время связаться с ними. Личное общение по телефону или с помощью электронных средств связи — хороший способ гуманизировать процесс найма и дать понять сотрудникам, что ваша компания ценит сотрудников и даже кандидатов как людей, а не товар. Контакт должен быть кратким и по существу.

Определить лучших кандидатов

Компании используют множество различных процессов для выявления лучших кандидатов. Личностные тесты, проверки на криминальное прошлое, проверки кредитоспособности, проверки на наркотики, проверки рекомендаций и реалистичные предварительные просмотры вакансий — это лишь некоторые из инструментов, которые можно использовать для выявления лучших кандидатов, подавших заявки. Компании часто проводят несколько собеседований, когда кандидаты в сотрудники разговаривают с разными людьми в компании и отвечают на вопросы, которые раскрывают различные элементы уровня опыта и личности кандидата, чтобы получить реальное представление о том, подходит ли сотрудник.

Потратив время на изучение этих этапов рабочего процесса, ваша компания сможет оптимизировать определенные этапы и повысить стандарты найма.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.