Документооборот и его организация: Документооборот – роль, порядок и принципы организации

Содержание

06.12.16 Как правильно и качественно организовать документооборот в компании

Документооборот — чрезвычайно важная составляющая в организации любого бизнеса. По своей сути, документооборот — это движение документов, неких объектов — материальных или электронных, с зафиксированной на них информацией. Движение может быть разным — от руководителя к исполнителям и наоборот, это могут быть документы разного рода, однако, именно этим аспектом успешного ведения бизнеса многие руководители пренебрегают и совершенно зря: несмотря на то, что документооборот вторичен по отношению к целям и задачам организации, правильная его организация, регулирование, доступ к любому элементу в любой момент, упорядоченность и нормированность, существенно облегчают жизнь. Еще более прогрессивный вариант — использование разного рода автоматизированных, электронных систем организации и функционирования документооборота.

Что нужно для организации успешного документооборота?

осуществление приема и первичной обработки поступающих в организацию документов;
грамотное рассмотрение и последующее распределение документов;
регистрация;
хранение;
контроль;
поиск;
разного рода информационно-справочная работа;
их исполнение;
отправка и выдача заданий;

При этом, традиционная, “бумажная” организация документооборота в современных условиях совсем перестала быть эффективной, позиции сдают и электронные варианты, с использованием простейших программ вроде установленных практически на каждом компьютере, по умолчанию, Word и Excel. Будущее — за специальным ПО, которое позволяет решать задачи чуть более широкие, чем просто хранение.

Это — основные аспекты, на которые необходимо ориентироваться. Чтобы оптимизировать этот процесс, также необходимо учитывать ряд факторов и внедрить их. Что нужно сделать?

Максимально сократить инстанции прохождения документов;

Ограничить или исключить обратные движения документов;
Соблюсти максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Почему стоит обращать внимание на правильную организацию документооборота и, в частности, на различные автоматизированные решения?

Консалтинг-специалисты рекомендуют первым же делом обращать внимание на организацию документооборота в компаниях, именно это как нельзя лучше способствует упорядоченному, слаженному и, в итоге, успешному функционированию бизнеса. Естественно, это чрезвычайно удобно для любого руководителя, а также специалистов по отчетности: гораздо лучше сохранять все в наглядном состоянии постоянно, чем заниматься упорядочиванием от случая к случаю, теряя при этом производительность и, попросту, время.

От теории — к практике. Какие сегодня существуют прогрессивные способы организации документооборота в компании?

Технический прогресс позволяет максимально автоматизировать этот процесс. На сегодняшний момент IT-рынок предоставляет огромное количество различного ПО для удобной организации документооборота. Один из ведущих и наиболее успешных, оцененных специалистами продуктов такого рода — система DocsVision.

Что дает DocsVision?

Система разрабатывалась лишь для одной цели — максимальной эффективности результатов при максимальной простоте использования. На самом деле, система дает не только возможность эффективно организовать документооборот и удобно хранить все документы в доступных архивах, но и выполнять множество текущих задач, таких, как формирование заказов, обработка заявок клиентов, наглядные решения для разработки и запуска новой продукции и многое другое. Многие аналоговые системы, обладающие хорошими характеристиками, обладают одной, но негативной — полной автономностью. В DocsVision такого нет: система может взаимодействовать с множеством других, внешних систем.

Никаких сложностей с DocsVision — достаточно простой, интуитивно понятный интерфейс, отсутствие необходимости использовать программирование (чем грешат другие системы из этой “оперы”), мощная техподдержка, полная безопасность: в DocsVision встроены передовые средства защиты информации, то есть, о безопасности данных можно не беспокоиться. Как бонус — наличие готовых решений по управлению документами и бизнес-процессами, своего рода кейсы, возможность масштабирования решений, а также гибкий интерфейс, позволяющий настроить все необходимые нюансы без особых сложностей и специальных навыков.

ФБ Консалт предлагает вам ознакомиться с преимуществами такой системы и убедиться в том, что именно такая организация документооборота позволяет максимально оптимизировать множество бизнес-процессов.

график и порядок его составления

Движение документов в бухгалтерском учете

Началом движения первичных документов в бухгалтерском учете является непосредственно их создание в организации, или их получение от иных организаций. Продолжением движения является обработка бумаг и принятие к учету. Концом этого процесса, называемого документооборотом, является передача документов в архив.

Определение 1

Документооборот – это движение различных документов в организации, начиная с момента их создания и апробации, до завершения их действия и передачи в архив.

Составлением графика документооборота на предприятии занимается главный бухгалтер предприятия. Первым этапом является то, что он узнает, какие именно первичные документы будет использовать предприятие. Все формы первичных документов, основания подписи данных документов должностными лицами организации и график движения таковых документов – это элементы учетной политики, и они регулируются на основании положений ПБУ 1/2008. Это означает, что они должны представляться в приложениях, прилагаемых к учетной политике организации, и подписываться непосредственно руководителем предприятия. Первичные документы, которые были подтверждены к применению, перечисляются в соответствии с их номерами, закрепленными за каждым в альбоме унифицированных документов. Если предприятие само разрабатывает первичный документ, в обязательном порядке должна предоставляться форма с его необходимыми реквизитами. Отражения графика документооборота можно найти в приложении к учетной политике, оформленного в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке или обработке документов, соответствующие отражению хозяйственной операции на счете бухгалтерского учета, который выполняется каждым отделением предприятия и всеми исполняющими, указывая их взаимосвязь и сроки выполнения работы.

Определение 2

Организация документооборота на предприятии и его регулирование дает возможность установить, сколько необходимых документов потребуется, и какое количество рационального числа сотрудников, обращающихся с документами, за минимальный срок их нахождения в каждом отделе.

График документооборота

Пример графика документооборота представлен на рисунке:

В отделе “Создание документа” находятся следующие колонки:

Количество единиц представленных документов.
Человек, который ответственен за выписку документа.
Отвечающий за оформление документа.
Отвечающие за исполнение документа.
Сроки исполнения документа.

В отделе “Проверка документа”:

Человек, отвечающий за проверку.
Сотрудник, предоставляющий на проверку.
Порядок представления.
Сроки представления документа.

В отделе “Обработка документа”:

Кто выполняет обработку документа.
Срок выполнения.

В отделе “Передача в архив”:

Кем выполняется.
Срок выполнения.

Составляя график документооборота, необходимо соблюдать следующие требования:

Первичные учетные документы, которые принимаются в бухгалтерии, должны иметь все необходимые реквизиты.
Принимая документы, сотрудник обязан проверить правильность арифметических вычислений.
Необходимо следить, чтобы оформление документов происходило в соответствии с требованиями, которые установлены в законодательных и нормативных актах.
Все изменения в документах обязательно должны заверяться подписями лиц, которые ответственны за их составление. указав дату самого исправления.
Все правки должны быть исполнены только теми приемами, которые разрешены (корректурная и дополнительная бухгалтерская запись, красное сторно).
Необходимо предоставить все требуемые документы по сделкам (договор и его дополнения, накладные или акты исполнения, счета–фактуры, платежные поручения).

Порядок составления графика документооборота

В начале того, как главный бухгалтер составляет график документооборота, он устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами, это, например, служащие отдела снабжения, лица, которые ответственны за реализацию – маркетологи). В официальном порядке до них доносится информация о правилах оформления первичных документов, и в какие сроки они обязаны предоставить данные документы в бухгалтерию.

Для этих целей, каждый исполнитель может получить выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к деятельности того, кто исполняет документ, в какой срок необходимо их предоставить и в какие именно подразделения предприятия. В приказе, выдаваемом руководителем организации, устанавливается ответственность за то, если сотрудник вовремя не предоставит документ в бухгалтерию.

Лица, которые создали и подписали данный документ, несут ответственность за то, чтобы соблюдался график документооборота, за то, чтобы документы оформлялись согласно всем требованиям, чтобы сотрудники в срок передавали их в бухгалтерию, для отражения в отчетности, и также за то, чтобы документы были оформлены достоверно.

Необходимо контролировать и правильность выполнения различных операций на счетах бухгалтерского учета, для чего нужно установить контроль за верностью оформления первичных учетных документов, на основании которых отражаются хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер должен периодически заниматься оптимизацией документооборота. Для этого необходимо установить систему:

Перечень необходимых документов, которые применяются на предприятии.
Кто именно их сотрудников может подписывать такие документы и будет нести ответственность, за правильность оформления и за то, чтобы в срок доставить их в бухгалтерию.
Рабочая схема, где указаны все действующие отделы организации.
Порядок, по которому документ перемещается между различными отделами организации, когда наступает крайний срок для того, чтобы предоставить документ бухгалтерии.
График, по которому документ движется внутри бухгалтерии, и который дает возможность организовать выплату налогов и составить бухгалтерскую отчетность в срок.

Посредством графика документооборота улучшается контроль бухгалтерии за все работой организации, повышается эффективность всей работы предприятия. Составляя график документооборота, учитываются требования, которые предъявляются к рациональной организации документооборота, например, самый короткий путь движения документации, указываются определенные исполнители и самые короткие сроки прохождения документа по всем отделам.

Вывод

Грамотная организация документооборота улучшает контрольную функцию учета, а также ускоряет срок выполнения бухгалтерского отчета, повышает его оперативность, которая так необходима при управлении учреждением.

Документы и управление рабочими процессами — Addvise

Несмотря на растущую цифровизацию нашего общества, на самом деле это не привело к уменьшению количества физических документов. Доступность информации именно благодаря оцифровке привела к созданию большего количества документов. Для многих организаций становится все более важным, как они могут контролировать поток документов и информации. Организация тратит много времени и, следовательно, денег на распечатку, распространение и архивирование документов. Крупные организации тратят примерно три процента своего годового оборота на внешнюю обработку документов. Это включает в себя создание, производство, распространение и хранение документации.

Это заключение исследования, проведенного RS Consulting с участием 250 компаний ЕС по заказу Xerox.

Знаете ли вы, что в вашей организации каждый день 35-50% времени уходит на поиск и хранение документов и только 5-15% на собственно чтение информации? (Исследование Reuters) Более эффективное использование может значительно сэкономить деньги для каждой организации. Для достижения наилучшего результата необходимо проводить различие между документооборотом и управлением рабочим процессом.

Документооборот.
Это включает в себя автоматизацию секционных документов, таких как жилищные ассоциации, включая договоры аренды, заявки на субсидии, жалобы и т. д., которые должны быть легко доступны. В автоматизированных системах процессов на практике возникают проблемы с неструктурированной информацией, которая не принадлежит одному уникальному процессу. Подумайте о законодательстве, руководствах, памятках и электронной почте. Это приводит к увеличению количества копий для различных отделов и заинтересованных сторон.

Однако эти документы могут стать доступными для заинтересованных сторон в цифровом виде с помощью системы управления документами. Бумажные документы сканируются с использованием оптического распознавания символов (OCR), что делает их читаемыми и доступными на компьютере. Документы печатаются только там, где они нужны. Это позволяет избежать того, что документы постоянно нуждаются в физическом распространении. Это также значительно повышает скорость распространения. Данные одновременно доступны всем заинтересованным сторонам.

Преимущество этого подхода также в том, что по почте необходимо рассылать гораздо меньше документов. В почтовой системе находится большое количество документов в виде вложений, часто хранящихся в нескольких почтовых ящиках. Это заполнило множество почтовых серверов одной и той же информацией.

Еще одна проблема с цифровым архивированием документов связана со структурой хранения. Часто организации работают с определенными структурами каталогов, но, скорее всего, перестанут иметь значение при изменении организационной структуры. Поэтому для содержания таких складских структур требуется много времени. Лучшим решением является работа с реляционными структурами. Затем документы сохраняются на центральном [сервере], и каждому документу назначаются теги для идентификации документа и его отношения. Это может быть дата счета-фактуры, номер контракта или другие конкретные типологии.

Media Logistics, компания может похвастаться экономией 52 000 часов в год благодаря эффективному управлению документами. [ссылка] Таким образом, компании могут с помощью управления документами значительно сократить бумажный поток.

Управление рабочими процессами

Управление рабочими процессами – это эффективное и действенное консультирование, распространение и утверждение документов. Таким образом, это рабочий процесс ваших документов. Ваши процессы, через которые потоки информации могут быть организованы по цифровому пути. Помимо эффективного управления потоком документов, это также позволяет организациям самостоятельно распределять внутреннюю документацию.

Важно быть уверенным, что у вас есть последняя версия каждого документа. Кроме того, вы можете легко дополнить цифровую документацию ссылками и другими связями с другими соответствующими документами. Наконец, эти параметры также позволяют выполнять поиск и навигацию, что позволяет быстро понять основной вопрос. Эффективный контроль цифровой документации улучшает возможность фактического сокращения общего количества документов, как цифровых, так и физических.

Пример:
Заявка на получение гранта получена по почте. Это сканируется и присваивается разделу обработки. Присутствующий отдел/лицо получит сигнал от WFS о том, что документ поступил в обработку. Без распечатки документ обрабатывается и готов к выставлению следующего раздела, в котором рассматривается и утверждается заявка, о чем заявитель информируется по почте, уведомляя о его запросе.

Это позволяет документообороту всей организации без вывода на печать. Большим преимуществом является не только экономия на бумаге. Время применения значительно сокращается. Кроме того, организация в режиме реального времени получает представление о том, где находится документ. Это также дает организации возможность участвовать в общем процессе для оценки эффективности. На каждом шаге процесса можно увидеть, какие операции выполняются и сколько времени на это уходит.

Таким образом, особенно для таких организаций, как государственные учреждения, управление документами и рабочими процессами — это очевидная возможность значительно сэкономить. Это сокращает временные рамки, прозрачность потока информации и удовлетворенность клиентов будут увеличиваться за счет сокращения времени подачи заявок и всегда известного статуса их заявок.

Источники:

http://www.logistiek.nl/nieuws/nid7064-efficinter-documentenbeheer-levert-media-logistics-forse-besparing-op-.html

AAA снижает затраты на печать с помощью программного обеспечения для управления документами (web2.sys-con.com)

Информационная безопасность документооборота

С тех пор системы электронного документооборота перестали быть инновацией в большинстве компаний и банков. Они реализованы как самостоятельный программный продукт или модуль в системе управления предприятием (ERP). Вопрос информационной безопасности систем документооборота наиболее остро встает тогда, когда участники обмена документами разнесены территориально и данные циркулируют не только в пределах одной локальной сети. Вопрос защиты коммерческой тайны и персональных данных становится особенно актуальным при размещении системы ЭДО в облаке.

Потребность в системах электронного документооборота

Системы электронного документооборота экономят человеческие и временные ресурсы, упрощают контроль документов, сохраняют историю согласований, что позволяет понять ответственность каждого сотрудника за оформление документов. При этом они бюджетны, не создают существенной нагрузки на информационную систему, просты в обслуживании.

С точки зрения бизнес-логики электронный документооборот необходим, если:

объем документов компании, количество согласующих отделов и исполнителей достаточно велико, чтобы обрабатывать информационные потоки вручную;
с контрагентами компании заключен договор, который предполагает электронный формат обмена документами.

Внедрение документооборота с нуля в компании требует предварительного решения двух задач, связанных с реализацией стратегии сохранения целостности и конфиденциальности данных:

защита объектов информации, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну;
защита персональных данных в соответствии с требованиями законодательства и рекомендациями регулятора, ФСТЭК РФ.

Это поможет определиться с выбором типа программы рабочего процесса:

отдельная программа, приобретенная по лицензии. На рынке представлено несколько десятков решений отечественных и зарубежных производителей;
модуль в одной из программ управления предприятием, например, «1С:Документооборот» с возможностью переноса документов из модуля в модуль, например, из «1С:Предприятие» в «1С:Документооборот»;
часть общей программы автоматизированного управления предприятием, ERP.

В каждом из этих случаев могут быть реализованы определенные требования безопасности, но и в первом, и во втором они будут ограничены возможностями, заложенными разработчиком, в третьем программное обеспечение может быть модифицировано с учетом потребностей компании. Самостоятельным решением станет разработка отдельной программы, параметры защиты которой будут настроены под задачи компании.

Основные проблемы защиты СЭД

СЭД как часть общей информационной системы предприятия часто не вызывает сомнений в безопасности, если защищена сама ИС. Также это дает дополнительную гарантию, так как работа ведется не с файлами, а только с графическими изображениями документов, которые сложно скопировать или внести в них изменения. Комментарии вводятся в поля документа и могут быть скопированы только вручную. Но в этих случаях возникают сложности, защита данных может оказаться под угрозой из-за неверных настроек системы, отсутствия контроля доступа, использования самописных программ. Требования к защите персональных данных часто несовместимы с параметрами защиты, которые задаются в СЭД, если именно в ней они обрабатываются полностью или на определенном этапе.

Если принято решение о внедрении системы электронного документооборота, созданной применительно к задачам конкретного предприятия, в которой есть возможность реализовать все современные требования информационной безопасности, то разработчикам необходимо инвестировать в СЭД:

разработка системы организационных мероприятий, ранжирующих доступ пользователей к документам. Стандартные средства разграничения могут лишь разделить пользователей на две группы — доверенных и всех остальных. Для того, чтобы создать систему ранжирования пользователей на нескольких уровнях, функционала обычной программы документооборота недостаточно;
построение в рамках программы ЭДО отдельных маршрутов для документов, уровень конфиденциальности которых повышен;
использование электронной цифровой подписи;
использование двухфакторной аутентификации;
шифрование документов. При большом потоке документов шифрование может значительно замедлить работу системы, специалисты советуют использовать аппаратные средства — потоковые шифраторы, снижающие нагрузку на архитектуру системы.

Каждая компания может выбрать свой набор решений, не всегда целесообразно использовать весь набор.

Шифрование документов

По возможности СЭД следует использовать только в пределах защищаемого информационного периметра, ЛВС — Локальная сеть. Шифрование электронной подписи защищает наиболее важные документы, оставляя вопрос о том, какие из них следует шифровать, чтобы не создавать лишней нагрузки на бизнес.

Задача решается в несколько этапов:

определяется перечень документов, шифрование которых обязательно;
определяется перечень лиц, в обязанности которых входит шифрование и загрузка конфиденциальных документов в ЭДО;
внутри системы разработаны маршруты для прохождения конфиденциальных зашифрованных документов.

Некоторые уже представленные на рынке программы ЭДО имеют встроенные алгоритмы шифрования, которые можно адаптировать под нужды конкретной компании, но большинство готовых решений устарели и уже не соответствуют современному состоянию информационных угроз. Для защиты персональных данных используются сертифицированные средства криптографической защиты, а в большинстве программ на рынке это неосуществимо.

Защита каналов связи

В компании с большим количеством филиалов и обособленных подразделений при установке системы ЭДО возникает дополнительный уровень обеспечения информационной безопасности документооборота — защита каналов связи. Встречается еще в двух случаях:

при подключении удаленных сотрудников к корпоративной программе электронного документооборота;
при использовании беспроводных локальных сетей (WLAN — Wireless Local Area Network).

Угрозы безопасности информации в этих ситуациях:

несанкционированное подключение к каналам связи;
перехват информации;
подмена переданных документов.

Решение по защите данных должно быть не только эффективным, но и производительным, в большинстве случаев результат достигается сочетанием шифрования и защищенных протоколов связи. Но использование VPN-сервисов допустимо не для всех компаний, большинство провайдеров данного вида услуг — зарубежные сервисы, а организации, работающие с персональными данными или с информацией высокого уровня конфиденциальности, предпочитают настраивать передачу данных самостоятельно. систему с использованием безопасных протоколов. Для организаций, работающих с документами высокого уровня конфиденциальности, должна быть исключена возможность их передачи за пределы охраняемого срока; работать с ними рекомендуется только на рабочих станциях.

Безопасность EDF, новые технологии и среда виртуализации

Желание большинства компаний создать распределенную архитектуру системы управления, в том числе перенести архив в облако, побуждает к покупке программного обеспечения для организации электронного документооборота, при котором движение и хранение документов происходит за пределами защищенного периметра локальной сети. . Это не всегда безопасно, хакеры успешно взламывают облачные хранилища данных, даже Hewlett Packard не избежала этого риска. Дополнительный риск несет организация, принявшая решение вести архив документов со всеми комментариями, правками, замечаниями, позволяющими оценить качество человеческих ресурсов и наличие скрытых внутренних конфликтов в компании. Такая внутренняя переписка, возникающая в процессе обсуждения и согласования документов, становится самостоятельным активом для конкурентов, желающих изучить внутреннюю политику компании. Защита облачного хранилища зависит только от организации, предоставляющей услугу, и необходимо уделить самое пристальное внимание надежности серверов.

Помимо этого риска изменение концепции управления информационными потоками в сторону их децентрализации заставляет решать следующие задачи:

доступность СЭД с мобильных устройств;
защита каналов передачи данных;
защита всего информационного периметра межсетевыми экранами с функцией глубокого анализа.

Системы документооборота, в которых базы данных находятся в облаке, снижают нагрузку на сетевую инфраструктуру клиента, но не решают проблемы защиты данных. В большинстве случаев безопасные VPN-туннели используются для защиты при передаче информации с компьютера клиента в облако, но этого недостаточно. Облачная инфраструктура не сбалансирована и может дать сбой при разной нагрузке от разных клиентов. Кроме того, владельцы облачных сервисов признают, что они не устойчивы к внешним атакам.

Поэтому при выборе поставщика услуг облачного хостинга для системы электронного документооборота необходимо убедиться, что его инфраструктура соответствует требованиям недавно вышедшего ГОСТа, охватывающего вопросы защиты данных в среде виртуализации. Но если владелец дата-центра оборудовал облачное хранилище по всем современным требованиям, стоимость его услуг становится слишком высокой для малого и среднего бизнеса. Поэтому вопросами безопасности при размещении систем ЭДО в облачных хранилищах часто пренебрегают, отдавая предпочтение удобству, простоте и дешевизне. Риск выхода из строя облачной системы хранения с ненастроенной системой резервного копирования иногда очень высок, даже если он только предсказуем.

Качественный облачный сервис, на котором размещается программа EDM, должен соответствовать требованиям безопасности на трех уровнях:

Физический. Предполагается, что серверы с информацией находятся под физической защитой, к ним не проникнет посторонний, они не пострадают от внешних неблагоприятных воздействий. Сотрудники самого провайдера получают доступ только после двухфакторной идентификации; все уязвимости системы постоянно отслеживаются.
Инфраструктура. Серверы с информацией о клиенте должны содержать только ее.