Аутсорсом: Аутсорс: что это такое

Содержание

Аутсорс в контексте информационной безопасности

Интернет-портал CYBER MEDIA.ru
Экспертный комментарий Максима Степченкова, совладельца компании RuSIEM

Услуги аутсорсинга достаточно развиты в ИТ-сфере, поскольку огромное количество компаний вообще не имеют в своем штате ИТ-специалистов, но используют в работе разные цифровые продукты, нуждаются в людях, которые смогут их развивать и поддерживать.

Аутсорсинг – это делегирование одного или нескольких бизнес-процессов сторонней компании, которая специализируется на конкретных услугах. Применительно к ИТ – это разработка, развитие и доработка цифровых продуктов, их интеграция в инфраструктуру компании.

Максим Степченков

Совладелец компании RuSIEM

При разговоре про аутсорсинг надо смотреть на текущую ситуацию, которая складывается из некоторых факторов.

Во-первых, это катастрофическая нехватка на рынке линейных профильников и, соответственно, невозможность получить качественные сервисы inhouse.

Во-вторых, это дефицит высококвалифицированных специалистов, которые смогли бы оценивать комплексный сервис (так как профильники редко растут по вертикали, предпочитая специализироваться на чем-то одном).

В-третьих, это вероятность ухода сотрудников, особенно в связи с частичной мобилизацией (хотя сотрудники аккредитованных в Минцифре России ИТ компаний обладают особым статусом).

В информационной безопасности значительное количество продуктов также развивается и продвигается через аутсорс-модель. Например, настройка межсетевых экранов, интеграция решений open-source, аудит безопасности и многие другие опции.

В этой статье будут рассмотрены риски аутсорса в ИТ, целесообразность привлечения сторонних компаний в разных направлениях, а также специфика аутсорса в контексте информационной безопасности.

Возможности и риски аутсорса в ИТ

Главное преимущество аутсорсинга в ИТ – это возможность получить продукт, выполненный профильными специалистами, при этом не нанимая их в штат компании.

Найти на рынке профессионала, предложить ему конкурентные условия труда, сформировать команду таких специалистов, может себе позволить далеко не каждая компания, учитывая что рынок ИТ-специалистов далеко не избыточен. Помимо этого, далеко не у каждой компании есть достаточный набор задач для такой команды. Соответственно, нет и смысла набирать в штат команду разработчиков.

Юрий Шабалин

Генеральный директор и один из основателей Стингрей Технолоджис

По нашему мнению, идеальным является сочетание внешних и внутренних специалистов для решения масштабных задач. Конечно, руководить процессом и контролировать его должен внутренний менеджер. Помимо всего прочего, он еще и хорошо знаком со спецификой компании, и знает всех основных сотрудников, – проблем с коммуникациями не будет.

Хорошо, если внешняя компания совместно с внутренним драйвером сможет более точно определить цели и задачи проекта, описать концепцию, верхнеуровневые бизнес-процессы. Также будет составлен план найма людей в команду (как формирование с нуля, так и расширение текущей, если она уже есть).

И все дальнейшие работы должны вестись совместно.

Удачный пример из нашей практики – когда приглашенные эксперты становятся менторами для внутренних специалистов. Таким образом получается работать максимально эффективно. Кроме того, компания-заказчик получает бонус в виде роста и развития своей команды, которая впоследствии сможет выйти на новый уровень.

С точки зрения информационной безопасности делегирование процесса разработки целого продукта или его части сторонней команде специалистов – это риск, у которого есть два аспекта:

Утечка данных по вине контрагента. ИБ-специалист компании не может контролировать качество безопасности компании-подрядчика. Подобные ситуации случались, например, с маркетплейсом Joom и компание X5 Group.

Потребность в контроле. Система аутсорсинга устроена так, что если нет экспертизы – нет и представления о том, насколько безопасен конечный продукт, который будет интегрирован в структуру компании и может стать «точкой входа» для злоумышленников.

Наиболее остро риск привлечения аутсорс-компаний стоит для крупных организаций. Поскольку в таком случае уровень безопасности их инфраструктуры будет частично обусловлен уровнем безопасности инфраструктуры подрядчика. Ввиду того, что такие компании наиболее привлекательны для высококвалифицированных злоумышленников, которые организуют целевые атаки, им следует просчитывать и эти риски И список аутсорс-компаний, которые они могут привлечь к работе над своими продуктами, существенно сужается.

Аутсорсинг информационной безопасности

В рамках услуг аутсорсинга ИБ большое значение имеют два термина:

Managed Security Service Provider (MSSP). Фактически, это компания-провайдер ИБ-услуг. Такая компания делегировано управляет средствами информационной защиты одной или нескольких компаний.
Security As A Service (SecaaS). Безопасность «по подписке» – это предоставление одного или нескольких ИБ-инструментов за ежегодную плату. В дальнейшем, компания может сама обрабатывать результаты систем или делегировать этот процесс другой компании.

Также, уместно упомянуть о таком явлении, как аутстаф, когда компания нанимает внешнюю команду в свой штат на определенный срок, под реализацию конкретных целей или задач. Такой вид взаимодействия встречается не так часто, как аутсорс, но все еще имеет место быть.

Иван Чернов

Менеджер по развитию UserGate

Существенные выгоды – экономия человеческих и финансовых ресурсов, возможность привлечь к работе профессионала, не предусмотренного штатным расписанием.

К недостаткам относится не погруженность внешних специалистов в контекст бизнеса: если «безопасник» не общается с другими департаментами и лицами, принимающими решения, то он не может осуществлять свою деятельность максимально полно и эффективно для безопасности бизнес-процессов.

Мой вывод: аутсорс – это эффективный инструмент в руках грамотного руководителя направления информационной безопасности, но не его альтернатива.

В контексте кибербезопасности актуальны те же преимущества и недостатки, что и для ИТ в целом. Но есть и ряд специфических отличий, среди которых можно выделить:

Еще больший дефицит кадров на рынке. Важно отметить и неравномерное распределение имеющихся специалистов по регионам.
Наличие чувствительных элементов инфраструктуры, к которым не хотелось бы допускать сторонних подрядчиков.

Правовые ограничения и риски. Законы и регламенты не всегда предполагают возможность привлечения аутсорс-компаний или провайдеров к работе с инструментами безопасности или некоторыми ИБ-процессами.

Павел Яшин

Руководитель службы информационной безопасности iiii Tech

Основным недостатком ИБ на аутсорсе можно назвать увеличивающуюся бюрократическую нагрузку на смежные отделы. Зачастую может хромать обратная связь, скорость выполнения запросов ИБ-аутсорсеров локальными специалистами – также может быть увеличена. Время реакции на поднятые инциденты, скорость обработки запросов – все в конечном итоге ложится на специалистов на местах, и соответственно очень сильно зависит от имеющихся SLA, культуры команды.

Также стоит помнить о такой вещи как Доверие – если Аутсорсер будет постоянно загружать специалистов ложноположительными случаями и не будет вносить соответствующих исключений в свои системы (очень часто автоматические и настроенные в основном по единым правилам) – доверие к сообщениям достаточно быстро упадет, и ситуация, когда будет необходима быстрая реакция специалиста на месте – для предотвращения уже реальной угрозы, но специалист не отработает с достаточной скоростью – из-за предыдущего опыта большого количества ложнопозитивных обращений – достаточно велика.

Риск столкнуться с некачественными услугами в контексте ИБ стоит не так остро, как в других сферах ИТ. В первую очередь, потому что компаний, которые работают и предоставляют услуги по аутсорс-модели, достаточно немного. Однако «внимание» аутсорс-компании к своему клиенту может варьироваться, в зависимости от выстроенных коммуникаций и загруженности ИБ-специалистов.

«Обязательный» аутсорсинг ИБ

Егор Леднев

Директор по сервисам RooX

В сегменте систем управления доступом есть две точки, когда может быть целесообразно действовать самостоятельно. Первая — вы делаете MVP нового сервиса, вам нужна стандартная функциональность и вы готовы воспользоваться коробкой или облачным сервисом без изменений. Вторая — вы крупная корпорация и можете себе позволить держать собственную квалифицированную команду разработки.

Между этими точками – риски отсутствия достаточной экспертизы у внутренней команды, связанные со стандартами безопасности, нормативными документами и другими факторами. Оценить эти риски помогут следующие вопросы: какие должны быть ключевые требования к системе и что изменилось в требованиях за последнее время, какие нормативные документы и стандарты регулируют тему.

Егор Леднев

Директор по сервисам RooX

Ряд процессов информационной безопасности по своей структуре устроены так, что компания не может провести их силами собственных специалистов. К ним можно отнести, например, пентест или аудит безопасности, деятельность Red team и ряд других процессов, которые связаны с тестированием систем.

Второй процесс, где привлечение аутсорс-команд если не обязательно, то крайне желательно – это аналитика. При условии, что компания-подрядчик пользуется доверием со стороны компании, всегда полезно узнать мнение специалистов «со стороны» относительно тех или иных вопросов ИБ.

Александр Осипов

Директор по облачным платформам и инфраструктурным решениям МегаФона

Преимущества аутсорсинга информационной безопасности очевидны – доступ к экспертизе, которая является дефицитной на рынке, высокая скорость реализации решений за счет опыта и стандартизации процессов у провайдера, оптимизация финансовых вложений за счет сервисной модели, прозрачность ответственности и критериев качества.

Вместе с тем недостатки вытекают как раз из преимуществ. Так, стандартизация процессов не всегда дает возможность провайдеру гибко подойти именно к вашему кейсу и выйти за рамки привычной модели.

А суммарные затраты на длительных отрезках, например, за 5 лет, будут выше, чем покупка собственного железа и ПО. Но есть и исключения, например, консалтинг и его вариации (аудит, проектирование и т.д.) безусловно обойдутся дешевле, чем содержание собственной команды.

И третий процесс, где аутсорсинг безопасности нужен и полезен – это консалтинг. В зависимости от специфики и размеров компаний вопросы могут быть самые разные, от технических рекомендаций по настройке ИС до правовых вопросов, от тренингов по цифровой гигиене для сотрудников до программ развития профильных компетенций для ИБ-специалистов.

Итоги

Аутсорс информационной безопасности – это возможность привлечь дефицитных, высококвалифицированных специалистов с опытом, для решения задач компании. На данный момент система предоставления услуг в ИБ достаточно развита, чтобы предложить несколько моделей взаимодействия с компанией.

В то же время, для взаимодействия с внешними специалистами потребуются высококлассные внутренние эксперты, которые смогут выстроить эффективное взаимодействие с компанией-поставщиком услуг.

Процентное соотношение между аутсорсом ИБ и самостоятельной работой, а также модель взаимодействия между компаниями, во многом обусловлена размером компании, которая заказывает услуги.

Александр Герасимов

Основатель Awillix

Вопрос о целесообразности аутсорса лучше рассматривать отдельно для маленьких и средних компаний, и отдельно для крупных. Средним компаниям выгоднее не иметь ИБ-специалистов в штате совсем, полностью отдавая все задачи на аутсорс.

Для защиты внешней и внутренней ИТ-инфраструктуры нужны высококвалифицированные специалисты по тестам на проникновение. Учитывая кадровый дефицит, по-настоящему хорошего специалиста не получится взять в штат, а посредственного бессмысленно. Привлекая сторонних пентестеров время от времени, можно улучшать процесс безопасности внутри компании, силами сисадминов или ИТ-специалистов, которые смогут выполнять их рекомендации.

Внутренние ИТ-специалисты обычно покрывают 10% проблем безопасности, когда работают самостоятельно. Профессионалы, которые работают в ИБ-компаниях, отслеживают тренды, непрерывно актуализируют знания, находятся на острие ножа, используют специальное оборудование и инструменты, поэтому могут покрыть 100% проблем и зачастую дать гарантии в зоне своей ответственности.

У крупных компаний ИТ-ландшафт настолько широкий и объем задач настолько большой, что уже нельзя справиться силами внутренних ИТ-специалистов или просто аутсорсом. Не обойтись без CISO (англ. Chief Information Security Officer), в чьей компетенции будет выстраивание глобального процесса безопасности, и пары специалистов по ИБ широкого профиля. Они также могут, и должны обращаться к аутсорсу, но их главная задача — управлять процессами, грамотно их администрировать, привлекать правильных исполнителей под разные задачи.

Несмотря на достаточное количество тонкостей и проблемных областей, рынок аутсорсинга безопасности будет только расти. Причин масса, среди которых можно выделить популяризацию модели «as-a-service» и многолетний дефицит высококвалифицированных кадров как по всему миру, так и в России.

Что общего между каршерингом и аутсорсом и почему аутсорс полезен большим компаниям — Михаил Ткаченко на vc.ru

{«id»:13888,»url»:»\/distributions\/13888\/click?bit=1&hash=b9ef1acfaff33313e209ff706cdc085257b1aa0628eda8cd82c15ab939b88cb6″,»title»:»\u0414\u0435\u043b\u0430\u0442\u044c \u043f\u0440\u0435\u0434\u0441\u043a\u0430\u0437\u0430\u043d\u0438\u044f \u0434\u043b\u044f \u0431\u0438\u0437\u043d\u0435\u0441\u0430 \u0431\u0435\u0437 \u0442\u0430\u0440\u043e»,»buttonText»:»\u041d\u0430\u0443\u0447\u0438\u0442\u044c\u0441\u044f»,»imageUuid»:»5a8d05f2-0e2c-5a89-8e96-98d923aa05a2″,»isPaidAndBannersEnabled»:false}

Привет! Я – Миша, пару лет назад мы с моим другом Артемием открыли Цифровой интегратор О – компанию, которая помогает бизнесам создавать IT-продукты.

372 просмотров

Этот материал будет посвящен вопросу делегирования разработки внутренних продуктов компании внешним студиям разработки. Вы – крупная компания в отрасли, которая делает свой продукт. Например, банк или страховая компания. У вас есть штат программистов, которые заняты своими задачами в проекте, а размер бэклога составляет несколько лет.

Внезапно на горизонте появляется небольшая задачка, которую можно отдать своим ребятам, но они противятся, говоря что тогда все рухнет, мир исчезнет, и они точно не хотят брать это в работу.

Как раз в этот момент из-за угла появляемся мы – “внешний отдел карманных суетологов”.

Мы — своего рода такси или каршеринг в мире IT-разработки. Хочешь проектную команду — бери такси. Довезем куда нужно, сделаем все как надо, и за свою машину (отдел разработки) платить не нужно! Аутсорс сотрудников или команд — это каршеринг в нашей терминологии. Команду можно арендовать на месяц, два и более.

Дальше по тексту мы будем говорить про два варианта для компании-заказчика: собрать свою команду разработки под новую задачу или обратиться в аутсорс для аренды команды. Для компании-заказчика аутсорс и аутстафф выгодны по нескольким причинам.

Главным преимуществом является возможность расторгнуть договор быстрее, чем при найме в штат. Разойтись с командой на аутсорсе или сотрудником на аутстаффе куда дешевле и проще, чем заниматься сокращением сотрудников в штате. Все риски общения с трудовой инспекцией на себя берет компания-исполнитель.

Команда на аутсорсе снижает нагрузку на отделы компании (кадровый и не только) и снижает налоговую нагрузку. Премии, отпуска, трудовые договоры и решения конфликтов с сотрудниками – всю эту головную боль компания-исполнитель решает сама. Также многие аутсорс-компании активно используют налоговые льготы, понижая стоимость сотрудника для внешнего заказчика. Иногда получается удивительный парадокс – отдать разработку внешней команде дешевле, чем собирать собственную!

Проектные команды зачастую делают много проектов вместе, и поэтому каждый знает свою роль внутри проекта.

Это — очень важное преимущество перед штатной командой новобранцев, которые мало того, что накладывают обязательства на компанию-заказчика, так еще и требуют время на онбординг и слаживание. Каким бы крутым ни был разработчик, ему все равно требуется время на адаптацию внутри команды и компании, а это — время и деньги.

Когда требуется смастерить MVP для того, чтобы обкатать идею и проверить ее жизнеспособность, аутсорс-команды тут как тут. Мы помогаем бизнесам там, где сделать самим — муторно и долго, привлечь внешних исполнителей гораздо быстрее. Если гипотеза окажется нежизнеспособной, то можно просто разойтись с командой и заняться анализом ошибок. Трудовой договор «день в день» не расторгнуть, только если сам сотрудники этого не захотят.

В комплекте с командой идет опыт в разработке продуктов и всяческие лайфхаки, как можно ускорить процесс и увеличить шансы на успех гипотезы. Мы, например, делимся нашим опытом в разработке с клиентами, чтобы конечный результат был максимально крутым и подходил под все требования. Проектным командам задачи ставятся на бизнес-языке, и команда уже внутри разбирается с тем, как это реализовать.

Команда внешних исполнителей может иметь в своем штате сотрудников с навыком в редких стеках. Наша практика показывает, что пока HR-отдел заказчика будет собеседовать, утверждать и онбордить нового сотрудника для решения задачи на редком стеке технологий, внешние ребята уже смело закончат задачу.

Не могу не отметить страх многих наших клиентов о том, что скилл аутсорс-команды сложно оценить, и качество конечного продукта может быть сильно хуже, чем если бы разработкой занималась команда штатных разработчиков. В таких случаях мы обычно отвечаем так: пока не попробуешь, не узнаешь. Обезопасить себя от забагованного продукта может собеседование команды внешней разработки штатными программистами и грамотная архитектура проекта.

Конечно, в статье я покрыл далеко не все плюсы и минусы. Милости прошу в комментарии или в телеграм, если есть, чем дополнить!

Плюсы, минусы и проекты, которые следует учитывать при найме третьей стороны

Вам знакомо чувство блаженства, которое вы испытываете, когда вы достигаете нуля в папке «Входящие» или вычеркиваете последний пункт из своего списка дел? Да и большинство из нас тоже. Из-за этого многие компании обращаются к аутсорсингу как к инструменту для небольших или перегруженных команд.

На этом все не заканчивается — другие компании полагаются на аутсорсинг, чтобы восполнить пробелы в знаниях или навыках, для которых у них еще нет штата сотрудников или бюджета для внутреннего найма, включая платную рекламу, производство видео и расчет заработной платы.

Думаете, вам может понадобиться передать некоторые проекты на аутсорсинг? Здесь мы рассмотрим плюсы и минусы аутсорсинга, рассмотрим его в действии на нескольких примерах и изучим, какие задачи предприятия обычно отдают на аутсорсинг.

Что такое аутсорсинг?

Аутсорсинг — это практика найма внешних специалистов или специалистов широкого профиля для выполнения определенных задач, которые традиционно выполняются собственными силами. Часто это включает в себя делегирование трудоемких или утомительных задач нескольким отделам — от отдела кадров и бухгалтерского учета до административного обслуживания и обслуживания клиентов.

В конечном счете, цель состоит в том, чтобы высвободить время для вашей команды, чтобы сосредоточиться на более прибыльных задачах.

Согласно недавнему исследованию Deloitte, основной причиной, по которой компании используют аутсорсинг, является сокращение операционных расходов. В условиях пандемии это имеет смысл — для многих такая экономическая неопределенность снова переключила внимание на цифры. Кроме того, гораздо проще измерить стоимость, чем сформулировать преимущества, скажем, маневренности или гибкости.

Компании также выбирают аутсорсинг, чтобы улучшить методы ведения бизнеса, стать более гибкими и повысить общую скорость выхода на рынок.

Давайте посмотрим, как две компании, Slack и WhatsApp, используют аутсорсинг для достижения бизнес-целей.

Пример 1: Slack

Источник изображения

Slack, инструмент для общения на рабочем месте, стал одним из самых популярных корпоративных чатов. Трудно поверить, что своим успехом он во многом обязан аутсорсингу.

Когда Slack был всего лишь грубым прототипом, компания наняла канадскую команду дизайнеров MetaLab для разработки приложения с нуля, а также бренда и веб-сайта.

Используя опыт MetaLab в дизайне интерфейсов, команда Slack переработала свою модель, добавив в нее яркие цвета и интерактивные элементы.

С момента официального запуска в 2013 году Slack стал самым быстрорастущим бизнес-приложением всех времен. Это также яркий пример того, почему аутсорсинг является таким мощным инструментом для роста и масштабирования бизнеса. Это также говорит о том, как аутсорсинг может играть роль даже в самых важных частях компании, таких как ее внешний вид.

Пример 2: WhatsApp

Источник изображения

WhatsApp — это приложение для обмена сообщениями, используемое миллионами людей по всему миру для отправки текстов, изображений и аудио. В 2012 году в калифорнийской штаб-квартире этого лоскутного стартапа работало всего 30 штатных сотрудников и несколько человек, занятых неполный рабочий день.

Чтобы масштабировать компанию при одновременном снижении затрат, она решила передать большую часть своей разработки группе разработчиков приложений в России. При этом его калифорнийская команда могла бы сосредоточиться на других операционных функциях и функциях поддержки клиентов.

С помощью аутсорсинга WhatsApp смог открыть доступ к глобальным талантам со значительно меньшими затратами, облегчив при этом рабочую нагрузку своей команде в Калифорнии.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Плюсы: Дешевле, чем штатный персонал
Pro: более быстрый оборот
Pro: специализация
Pro: доступ к большему количеству талантов
Pro: может предотвратить выгорание штатных сотрудников
Con: Они не знают вашего бизнеса
Против: Проблемы с общением
Против: трудности с контролем качества
Против: может сильно сказаться на моральном духе команды
Против: медленное время отклика

1.

Pro: Дешевле, чем полный рабочий день

Аутсорсинг некоторых задач, таких как написание контента или бухгалтерский учет, может быть дешевле, чем наем штатного сотрудника. Вы сэкономите на адаптационных расходах, медицинском страховании и компенсациях.

2. Плюсы: более быстрое выполнение работ

В зависимости от задачи человек, которого вы отдаете на аутсорсинг, может одновременно заниматься только одним проектом. Наличие одного человека, преданного вашей работе, позволяет сделать ее быстрее. Предварительная установка временной шкалы позволяет легко указать, когда вам нужно закончить работу. Поскольку у фрилансера нет других требований, предъявляемых к штатной должности, вы можете установить жесткие (но реалистичные) сроки.

3. Pro: Специализация

Нужно нанять дизайнера, специализирующегося на покадровой графике? Аутсорсинг позволяет легко нанять агентство или фрилансера, который является экспертом в покадровой анимации, вместо универсального дизайнера, работающего полный рабочий день, который может не иметь опыта покадровой анимации, но будет более реалистичным выбором для повседневных нужд. .

4. Pro: доступ к большему количеству талантов

Аутсорсинг позволяет вам нанимать лучших из лучших в вашей области. Вы не проверяете и не нанимаете штатного сотрудника, который соответствует длинному списку требований. Вместо этого вы можете сузить область поиска до тех, кто специализируется в определенной области. Например: рекрутеры с опытом помощи стартапам в создании разнообразной базовой команды.

5. Плюсы: может предотвратить выгорание штатных сотрудников

Аутсорсинг может спасти ситуацию, если у вас нет бюджета для найма на полную ставку, но вам нужно немного облегчить существующую команду. Выполняя простые задачи или трудоемкие проекты, вы можете сделать своих наемных сотрудников счастливыми и избежать дорогостоящего выгорания и текучести кадров.

6. Против: они не знают вашего бизнеса

Хотя хороший фрилансер сделает все возможное, чтобы изучить цели, бренд и стиль вашей компании, нереалистично ожидать, что он будет понимать ваш бизнес как штатный сотрудник. делает.

7. Против: Проблемы с общением

Вы можете нанять фрилансера, даже не встретившись лично. Нет ничего необычного в том, чтобы вести с ними дела исключительно онлайн, по телефону или видеосвязи. В то время как сегодняшнее цифровое рабочее место делает это все более простым, трудности с общением неизбежно возникают из-за работы в разных часовых поясах, воспроизведения телефонных тегов или проблем с общением по электронной почте.

8. Против: трудности с контролем качества

Убедитесь, что вы проверяете их прогресс в течение всего периода действия контракта. Нет ничего более разрушительного для обеих сторон, чем получить готовый продукт и обнаружить, что ваш фрилансер промахнулся.

9. Минусы: может негативно сказаться на моральном духе команды

Если вы передадите «теплый» контакт другой торговой организации, ваш отдел продаж может нервничать из-за того, что вы переходите к программе продаж, полностью переданной на аутсорсинг. Если вы используете аутсорсинг, убедитесь, что вы четко изложили причины и цели аутсорсинга. Например, « Мы привлекаем аутсорсинг к аутсорсингу, чтобы дать нашему существующему отделу продаж больше времени для заключения более выгодных сделок. »

10. Против: медленное время отклика

Помните, что вы можете быть не единственным клиентом фрилансера. В отличие от наемного работника, вы не можете сказать подрядчику, чтобы он отдавал приоритет определенному проекту. Уважайте их время, но

Как понять, следует ли отдать задачу на аутсорсинг

Когда вы работаете в небольшой команде или в растущем бизнесе, трудно выделить бюджет для других людей для выполнения задач, которые обычно возлагаются на вас или вашу внутреннюю команду. Вместо того, чтобы думать о дополнительных деньгах, которые вы потратите, подумайте об этом как об инвестициях в рост и производительность вашей команды.

И прежде чем передать задачу или проект на аутсорсинг, подготовьте контрольный список вопросов, которые вы задаете себе:

Является ли задача основной услугой или преимуществом вашего бизнеса? Если да, подумайте о том, чтобы нанять кого-то из внутренних сотрудников, чтобы ответственно масштабировать рост компании. Если нет, то эту задачу стоит передать на аутсорсинг.
Выделит ли аутсорсинг эту задачу время для развития вашего основного бизнеса или продукта? Если да, отдайте это на аутсорсинг.
Будет ли дешевле передать эту задачу на аутсорсинг, чем нанять кого-то нового или решить эту задачу самостоятельно? Если да, отдайте это на аутсорсинг.
Может ли кто-то другой выполнить эту задачу лучше и быстрее, чем ваша внутренняя команда? Если да, то вы должны аутсорсинг.
Это редкая или одноразовая необходимость? Если да, то пришло время аутсорсинга.
Даст ли вам конкурентное преимущество выполнение этой задачи собственными силами? Если это так, попробуйте нанять персонал или завершить этот проект самостоятельно, чтобы избежать аутсорсинга.

Важно знать, когда пора прибегать к аутсорсингу, а когда взять себя в руки и развивать самодисциплину, чтобы выполнять задачи внутри компании.

Используя этот список вопросов в качестве ориентира при выборе того, стоит ли отдавать задачу на аутсорсинг, вы будете уверены, что ваше решение о аутсорсинге всегда будет правильным. Эти вопросы помогут вам оставаться честными, а ваш бизнес неуклонно расти. Этот список лучших инструментов продаж для малого бизнеса также может быть полезен. Малым предприятиям часто дешевле передать эти задачи на аутсорсинг, чем нанимать помощника на полный рабочий день.

Аутсорсинг маркетинга и дизайна

Малым предприятиям часто не нужен такой объем работы по содержанию и дизайну, который требует оплачиваемой должности. Нанимая внештатных писателей и дизайнеров, предприятия могут вместо этого платить за пост в блоге или творческий проект.

Создание контента для социальных сетей
Управление социальными сетями
Дизайн логотипа
Дизайн WordPress
Создание информационного бюллетеня
Талант озвучивания
Управление вебинарами
Управление электронной почтой
Управление данными и отчетность
Создание электронной книги
Вычитка
Создание изображения Canva
Управление кампаниями PPC
Письмо и ведение блога
Исследования
Конкурентные и отраслевые исследования
Обслуживание сети
Графический дизайн
Подготовка к презентации
Материалы конференции
Охват гостевого блога
Модерация комментариев в блоге
Производство видео
Дизайн электронной почты
Подкастинг
Фотошоп
Монтаж видео
Написание пресс-релиза
Связи с общественностью
SEO-оптимизация
SEO-аудит сайта
Создание ссылок
Разработка приложений
Маркетинг влияния
Фотография
Редактирование фотографий
Управление редакционным календарем
Создание инфографики
Исследование рынка
Брендинг

Аутсорсинг административных задач

Если вы запускаете свой бизнес и вам нужно посвятить свое время или время вашей команды дорогостоящим проектам, отдайте административные задачи на аутсорсинг. Если кто-то управляет вашим календарем, бездумно вводит данные или расшифровывает протоколы совещаний, это может вернуть вам дополнительные минуты в течение дня.

Календарное планирование
Протокол собрания
Путешествие
Отправка поздравительной открытки
Управление файлами
Транскрипция
Услуги напоминаний
Ввод данных
Выставление счета клиенту
Проверка голосовой почты

Аутсорсинг продаж и поддержки

Точно так же много административной работы приходится на продажи и поддержку. Если вам нужны ваши представители, посвященные исключительно работе с клиентами и демонстрациям, а не вводу данных, возможно, пришло время отдать их на аутсорсинг.

Лидогенерация
Служба поддержки клиентов
Создание отчета о расходах
Обновление CRM
Разведка
Исследование перед встречей

Аутсорсинг кадров и операций

У вас нет времени или опыта, чтобы позаботиться о налогах или найме вашей компании? Это лишь некоторые из работ, которые вы можете отдать на аутсорсинг. Это сокращает количество дорогостоящих ошибок и позволяет использовать опыт других.

Обучение
Налоги
Расчет заработной платы
Вербовка
Вакансия
Последующее наблюдение за кандидатом
Отборочные тесты кандидатов
Проверка биографических данных
Управление контрактами
Адаптация
Управление проектами
Выполнение заказа
Управление запасами
ИТ-поддержка

Аутсорсинг личных задач

Иногда на работе все идет хорошо, но из-за этого страдает личная жизнь. В этом случае наймите помощников для таких задач, как стирка, уборка дома или покупка продуктов, чтобы улучшить баланс между работой и личной жизнью.

Личные поручения
Доставка из школы в школу
Приготовление пищи
Магазин продуктов
Запись на прием к врачу
Получение и выдача почты

Аутсорсинг — это форма бизнес-делегирования, которая может сэкономить ваше время, деньги и энергию, которые можно потратить на развитие вашей команды или бизнеса. Рассмотрите возможность аутсорсинга там, где это наиболее целесообразно для вашей компании, и создайте более здоровую рабочую среду и лучшие результаты.

Как использовать аутсорсинг для развития вашего бизнеса

Малые предприятия имеют много веских причин для аутсорсинга, включая экономию денег, повышение производительности, избавление от головной боли с рекрутингом и многое другое. Несмотря на очевидные преимущества, многие компании не знают, с чего начать работу с аутсорсингом, и могут колебаться.

Однако, выбрав правильного партнера по аутсорсингу, вы сможете оптимизировать свои бизнес-процессы и работать более эффективно. Аутсорсинг также может предоставить вашей компании персонал со специальными навыками, которые было бы слишком дорого поддерживать с помощью штатного сотрудника.

Мы изучим, как работает аутсорсинг и как можно успешно передать на аутсорсинг определенные функции, чтобы вы могли сосредоточиться на привлечении клиентов и развитии своего бизнеса.

По данным Clutch, более трети (37%) малых предприятий передают на аутсорсинг по крайней мере один бизнес-процесс, помогая решать задачи бухгалтерского учета, ИТ-услуги, цифровой маркетинг и многое другое.

Как работает аутсорсинг?

Аутсорсинг предполагает наем сторонней компании или независимого подрядчика для выполнения задач, которые в противном случае выполнял бы штатный сотрудник.

Как правило, успешно переданные на аутсорсинг задачи малоэффективны и воспроизводимы, но при этом требуют значительного времени и ресурсов, например: отдать на аутсорсинг более важные задачи, включая управление персоналом, обслуживание клиентов, расчет заработной платы и ИТ.

Если вы планируете начать процесс аутсорсинга, выполните следующие пять шагов:

1. Решите, какие задачи передать на аутсорсинг.

Ваш первый шаг — решить, какие рабочие процессы передать на аутсорсинг, а какие оставить собственными силами. Компании обычно рассматривают следующее:

Аутсорсинг бэк-офисных задач . Многие компании отдают на аутсорсинг бэк-офисные задачи, которые имеют решающее значение для работы, но не помогают вашему бизнесу расти. Хотя вы не можете пренебрегать бухгалтерией, кадрами, расчетом заработной платы и другими функциями поддержки, эти функции не приносят новых клиентов и доходов. Рутинные задачи, хотя и необходимые, будут отвлекать время и внимание внутренней команды.
Аутсорсинговые задачи для конкретных навыков . Компании также отдают на аутсорсинг задачи, требующие таланта или навыков, которых у них нет внутри компании. Часто эти переданные на аутсорсинг задачи имеют четкие даты начала и окончания и могут включать незначительное техническое обслуживание. Например, владельцы бизнеса могут выбрать аутсорсинг дизайна и разработки веб-сайтов вместо того, чтобы выделять сотрудника или добавлять его к задачам ИТ-команды.

Аутсорсинг работает лучше всего, когда у вас есть конкретные цели и структурированные процессы, и вы точно знаете, какие функции вы хотите разгрузить. Потратьте время на подготовку, чтобы партнерство было успешным.

Аутсорсинг HR сопряжен с проблемами, включая отсутствие связи с персоналом и меньшую гибкость. Подумайте о том, чтобы такие функции, как найм, увольнение и управление эффективностью сотрудников, оставались внутри компании.

2. Напишите описание работы или проекта функции, переданной на аутсорсинг.

Составьте подробное описание точных функций, которые вы хотите, чтобы аутсорсинговая компания или независимый подрядчик выполняли. Это описание проекта поможет вам:

Установить и прояснить ожидания . Подробный отчет поможет вам прояснить свои внутренние ожидания, чтобы вы знали, соответствует ли аутсорсинговый ресурс вашим ожиданиям во время ваших отношений.
Установить параметры задания . Будьте конкретны в том, что вам нужно от вашего партнера по аутсорсингу и когда вам это нужно. Например, если аутсорсинговая компания находится в другом часовом поясе и вам нужно выполнить работу в рабочее время по местному времени, укажите это в описании вакансии.
Найдите партнера с нужным набором навыков . Должностная инструкция вашей аутсорсинговой функции сузит список кандидатов до наиболее квалифицированных кандидатов. Подумайте о качествах, талантах, знаниях и навыках, которыми должен обладать ваш идеальный партнер по аутсорсингу, и четко изложите эти ожидания в описании работы или проекта. Например, вы можете указать, что ваш провайдер должен понимать GAAP (общепринятые принципы бухгалтерского учета). Для задач, связанных с устным или письменным общением, таких как ведение блога или обслуживание клиентов, вы можете указать, что ваш провайдер должен в совершенстве владеть английским языком.

Разместите описание своей работы или проекта на сайтах для фрилансеров, таких как Upwork, Outsourcely или Fiverr, или создайте запрос предложения (RFP) и отправьте его выбранным компаниям. Когда вы включаете все свои ожидания и требования в описание вакансии, многие менее квалифицированные компании не будут претендовать на вас, что сэкономит ваше время на сортировке и оценке заявок.

3. Оцените своих кандидатов на аутсорсинг.

Как только вы опубликуете описание своей работы или распространите запрос предложений, вы начнете получать ответы. Ответы могут быть такими же простыми, как отправка кандидатом Fiverr описания своих возможностей и цен, или такими же подробными, как индивидуальное предложение от известной компании.

При оценке ваших ответов учитывайте следующие факторы:

Насколько близко возможности компании соответствуют требованиям должностной инструкции?
Как долго компания работает?
Насколько опытна компания в выполнении такого рода задач?
Какие сертификаты, обзоры или другие социальные доказательства необходимы компании для подтверждения ее авторитета?
Насколько реакция компании показывает, что они понимают работу или проект?
Как осуществляется связь компании? Ясно, понятно и без ошибок?
Какова цена по сравнению с другими аутсорсинговыми компаниями? Ценность, которую они предлагают, больше или меньше, чем у конкурентов?

Изучив заявки и предложения, выберите компанию, которая, по вашему мнению, подходит лучше всего.

При оценке вашего партнера по аутсорсингу ищите навыки решения проблем, опыт работы в отрасли и надежные рекомендации.

4. Управляйте внешним ресурсом и общайтесь с ним.

Назначьте координатора для взаимодействия с внешним ресурсом. Сначала это будет включать установление ожиданий и ознакомление ресурса с людьми и процессами компании.

В зависимости от поставленной задачи вам может потребоваться предоставить аутсорсинговой компании доступ к частям вашей компьютерной сети. Если это так, настройте ограниченные имена пользователей в вашей сети из соображений безопасности. Другим аутсорсинговым партнерам может потребоваться только отправить свою работу по электронной почте или связать свою телефонную систему с вашей системой обслуживания клиентов.

5. Отслеживайте задачи и расходы вашего партнера по аутсорсингу.

Чтобы быть в курсе сроков и стоимости проекта, попросите аутсорсинговые компании использовать программное обеспечение для отслеживания времени, к которому у вас есть доступ. Они должны отслеживать свое время для каждой конкретной задачи, чтобы дать вам представление об эффективности их времени и денег.

Отслеживание задач и расходов может помочь вам понять, когда требуется больше общения и работает ли аутсорсинг с этой конкретной компанией.

Рассмотрите возможность использования одного из лучших программных решений учета рабочего времени для мониторинга и отслеживания эффективности вашего партнера по аутсорсингу.

Как аутсорсинг помогает развитию вашего бизнеса?

Аутсорсинг позволяет компаниям сосредоточиться на своих клиентах и использовать внутренние ресурсы для роста. Вот несколько способов, которыми аутсорсинг может помочь развитию вашего бизнеса:

Аутсорсинг сокращает расходы на персонал . Аутсорсинг значительно сокращает расходы на персонал, включая расходы на подбор персонала, заработную плату и льготы (поскольку аутсорсинговым компаниям не нужны пакеты льгот для сотрудников). Не нужно платить налоги на заработную плату, а аутсорсинговые сотрудники обычно имеют свои собственные компьютеры, офисные помещения и другие накладные расходы, о которых уже позаботились.
Аутсорсинг позволяет назначать начисление заработной платы производителям доходов . Аутсорсинг напрямую ведет к повышению эффективности, поскольку позволяет компаниям нанимать лучших специалистов в своих важнейших областях, приносящих доход, включая продажи, маркетинг и основные операции. В то же время компании экономят деньги на рутинных, но необходимых задачах, таких как бухгалтерия, обслуживание клиентов и ввод данных. Поскольку деньги высвобождаются для сотрудников, приносящих доход, компания может привлекать лучших специалистов в тех областях, где крайне важна отличная оплата труда; эти люди с большей вероятностью останутся в вашей компании на длительный срок.
Аутсорсинг приносит больше пользы за ваш доллар. Высококвалифицированные партнеры по аутсорсингу, использующие иностранные кадры, часто могут обеспечить исключительных результатов по более низкой цене. Аутсорсинг также означает, что вам не нужно беспокоиться о найме, обучении или удержании сотрудников, потому что партнер по аутсорсингу выполняет эти функции.
Аутсорсинг предлагает более низкие ставки на повторяющиеся задачи . Внешняя компания или фрилансер часто могут выполнять такие задачи, как ввод данных и выставление счетов, по более низким ставкам, чем вы платите своим штатным сотрудникам. Меньшее количество сотрудников также может сэкономить деньги на аренде офисных помещений.
Аутсорсинг поможет вам сэкономить на оборудовании и технологиях . Многие компании нуждаются в поддержке клиентов, но создание собственного колл-центра было бы пустой тратой ресурсов. Возможно, имеет смысл обратиться к компании поддержки клиентов, работающей по телефону, с инфраструктурой, обучением, протоколами найма и процессом управления.

Лучшие службы колл-центра не только отвечают на звонки. Найдите партнера со службами онлайн-чата, который также может отслеживать электронные письма и запросы в социальных сетях и отвечать на них.

6 ключей к эффективному аутсорсингу

Каждая компания использует аутсорсинг по-своему. Используйте эти шесть советов, чтобы настроить свою стратегию.

Установите четкие цели эффективности . «Рост» и «повышение эффективности» — очень широкие цели. Будьте конкретны в своих намерениях: пытаетесь ли вы сократить определенные расходы, создать определенную команду или высвободить ресурсы для конкретной инициативы? Подумайте, как аутсорсинг рабочих нагрузок в одной области может высвободить ресурсы и энергию, чтобы сосредоточиться на другой. Как это поможет вашей компании повысить ценность для клиентов? Какой бы ни была цель, она должна указывать, где, когда, почему и как вы выбираете аутсорсинг.
План изменений . Аутсорсинг коренным образом изменит структуру вашей компании. Это захватывающая возможность, но она требует планирования. Начните готовить свой персонал, рабочие процессы и структуру компании, чтобы облегчить выполнение плана. Вам нужно будет наметить процессы вокруг задач, которые останутся внутри компании, и определить, как изменится рабочий процесс вашей команды.
Заручитесь поддержкой важнейших заинтересованных сторон . Очень важно заручиться поддержкой ключевых членов вашей организации, включая руководителей отделов и членов правления. Прежде чем представить аутсорсинг в качестве стратегии, убедитесь, что вы знаете ответы на некоторые сложные вопросы: Кто возглавит стратегию? Как это повлияет на нашу нынешнюю команду? Где мы будем использовать экономию средств? Сколько времени займет процесс от начала до конца?
Выберите подходящего партнера по аутсорсингу . Аутсорсинговые услуги настолько хороши, насколько хорош партнер, который их предоставляет. Вам нужен гибкий партнер, который готов интегрироваться в вашу команду. Чтобы узнать, подойдет ли поставщик, прочитайте отзывы и попросите рекомендации. Качественные поставщики с радостью вступят в беседу один на один и предоставят подробные предложения. Если применимо, поставщик должен попросить вас посетить его учреждение. Не двигайтесь вперед, пока не будете уверены, что нашли подходящего партнера по аутсорсингу.
Определите, что означает успех аутсорсинга . Отличные партнеры по аутсорсингу придерживаются определенных стандартов производительности, но вы должны определить их. Решите, какие показатели и ориентиры имеют значение. Ваши ключевые показатели эффективности (KPI) будут различаться в зависимости от услуги, которую вы передаете на аутсорсинг. Например, если вы отдаете творческий талант на аутсорсинг, вы можете использовать заранее определенный показатель качества. При выставлении счетов время обработки может быть ключевым показателем. Кроме того, попросите поставщика определить свои собственные KPI. Договоритесь о том, как часто партнер будет информировать вас о результатах. Возлагайте на своего поставщика услуг еженедельную, ежемесячную или ежеквартальную ответственность, в зависимости от ваших потребностей.
Медленно начинайте аутсорсинг . Вместо того, чтобы отдавать на аутсорсинг целый отдел, начните с пилотного проекта, требующего меньших первоначальных инвестиций.

Аутсорсом: Аутсорс: что это такое | Блог Roistat