Бизнес схема: Схема бизнес процесса - краткий алгоритм создания

Содержание

Схема бизнес процесса — краткий алгоритм создания

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему само по себе не очень сложно. Достаточно понимать, на какие вопросы должна отвечать схема, а далее придерживаться алгоритма создания. Если вам не терпится приступить к созданию моделей или вы не знаете, с чего начать – эта статья для вас.

Хочу напомнить, что до начала описания бизнес процессов необходимо установить их границы. Список всех бизнес процессов компании – платформа, с которой необходимо начинать.

Алгоритм, который я здесь привожу, будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес процессы. Для тех, кто проходил у меня обучение, статья будет отличным повторением пройденного))))

1 – Задайте границы процесса

Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать – обозначить события начала и окончания.

2 – Нарисуйте основные блоки процесса

Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес процесса в том порядке, в котором они выполняются.

Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идельно.

3 – Добавьте развилки и другие события

А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варианты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.

4 – Обозначьте роли участников процесса

В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие “роль”. Один сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.

По необходимости добавляйте недостающие операции.

5 – Разместите на схеме документы

Документ – это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами документ – это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС – все это документы.

Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.

6 – Добавьте используемые программы и базы данных

Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.

7 – Расположите инструменты и материалы

Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант – составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес процессе.

8 – Определите показатели эффективности в бизнес процессе

Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.

9 – Свяжите полученную схему с другими процессами

Каждый бизнес процесс – это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем-то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание: необходимо указать процессы, с которыми связан текущий процесс, а также то, чем они обмениваются.

Связь бизнес процесса с другими процессами

10 – Проверьте полученную модель бизнес процесса

В принципе, схема готова. Схема бизнес процесса должна отвечать на следующие вопросы:

С чего начинается и чем заканчивается бизнес процесс?
С какими процессами он связан? Чем обменивается?
Какие операции выполняются? В каком порядке?
Кто выполняет операции в процессе?
Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операциях эти документы используются/появляются?
Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?
Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес процессе?

В качестве нотации моделирования я рекомендую использовать BPMN. Практические рекомендации, по использованию нотации, с примерами и иллюстрациями, можно найти здесь.

Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна.
Схема бизнес процесса должна быть понятна «человеку с улицы».
Схема бизнес процесса на этапе описания должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.

Данный алгоритм позволит вам довольно просто и быстро описать необходимые бизнес процессы. Далее я буду подробно рассказывать об описании бизнес процессов. Оставайтесь на связи.

Где рисовать процессы? — bpmn2.ru

Нотации – инструмент для отображения бизнес-процессов.

Как молоток и пяльцы, они полезны в умелых руках и бесполезны для тех, кто не знает их назначения. Рисовать или не рисовать схемы бизнес-процессов? – вопрос, вызывающий немало дискуссий. Однако мы уверены в том, что схемы действительно необходимы при определенных условиях.

Для тех, кто торопится

Я разработал бесплатный облачный сервис для рисования и обсуждения диаграмм с коллегами. Он очень экономит время и делает обсуждение удобным. Регистрируйтесь!

Количество убивает качество

Когда ваша компания состоит из нескольких человек, когда вы знаете каждого поимённо, схемы вам вряд ли пригодятся.

Но как только бизнес разрастается, а большинство сотрудников превращаются в незнакомцев, нужно фиксировать и отображать рабочие процессы. Иначе – компанию ждет крах

Возможно, есть простой способ улучшить работу компании, но вы не знаете о нём, потому что представляете работу предприятия только в общих чертах, без подробностей.

В каких случаях нужно рисовать схемы?

если участились жалобы клиентов и вы не можете понять, на каком именно этапе возникли проблемы. Иногда достаточно разбить весь рабочий процесс на отдельные этапы, чтобы понять, в чём проблема, почему вы срываете сроки и не соблюдаете договорённости;
если вам нужны подробные технологические описания для исполнителей. Вашим программистам, например, необходимо точно описать процесс и его работу, представив понятный алгоритм. Иначе на выходе получится полная ерунда.

Как пользоваться нотациями

Нотации используют как новички, так и те, кто на описании бизнес-процессов собаку съел. Разобраться в нотациях просто. Например, BPMN предлагает

шесть основных элементов схемы:

Действие. Этот элемент отражает определенную часть работы.
Событие. Показывает, когда что-то «случилось»: например, пришел заказ.
Шлюзы. Они соединяют или разделяют другие элементы схемы.
Артефакты. Задача этого элемента – улучшить читаемость схемы, дать дополнительную информацию.
Потоки. Отображают последовательность работы.
Дорожки и пулы. Разделяют ответственность между задачами.

На схеме процесс можно отобразить через последовательность событий, шлюзов и действий, соединенных потоками.

Схема процесса

Все их будут объединять пулы, отражающие сферу ответственности. Так, заявка от клиента – это событие. Через поток работа передаётся в действие, причём вы можете указать артефакт, чтобы читателю было проще понять, что нужно на этом этапе. Если есть два варианта действия, например, вы заказали товар, а он на складе либо есть, либо нет, используйте шлюз, который приведет к действиям.

Схема процесса без исполнителей

Замкнуться схема должна новым событием, например выдачей товара покупателю. Все это будет обернуто пулом с названием бизнес-процесса. Чего не хватает на схеме? Исполнителей. Их можно добавить с помощью дорожек.

Схема процесса с исполнителями

Допустим, вы составили приблизительную схему, как описано выше, а причины задержек в отгрузке товара остаются тайной, покрытой мраком. Уточните схему, введя в нее задачи – конкретные действия, порученные конкретным людям. Если действий слишком много, можно использовать подпроцессы – эти элементы сокращают процессы, делая слишком подробную схему простой для понимания.

Подпроцессы отображаются в виде свёрнутых элементов

Сравнение разных инструментов для нотации BPMN

Мы описали основные элементы BPMN. Рисовать процессы в этой нотации можно в разных инструментах. Сравнение их возможностей – в таблице ниже.

	bizagi	visio
Стоимость	Бесплатная	Платная
Удобство	Тяжело работать со сложными схемами	Подходит для описания бизнес-процессов, но может понадобиться дополнительная библиотека элементов
Верификация схем	Есть	Нет
Возможность выгрузки	Поддерживает выгрузку в отдельных форматах	Поддерживает выгрузку в картинки

Как пользоваться бесплатной программой

Воспользоваться BPMN вы можете бесплатно, просто перейдите по ссылке http://storm.bpmn2.ru/ – и перед вами откроется рабочая область, процессник. Нотация работает прямо из браузера, ничего скачивать и устанавливать на компьютер не нужно.

Слева вы увидите значки, отображающие разные типы бизнес-процессов: событие, действие и т.д. Выбирайте их с помощью курсора и рисуйте схему. Справа вы увидите кнопку со знаком вопроса. Там вы найдёте короткую справочную информацию о том, как работать с программой. Нажав на кнопку поддержки и выбрав соответствующий раздел в меню, вы скачаете подробный мануал, описывающий все тонкости использования нотации. Как и сама нотация, справочник-мануал бесплатный. Вы также можете подписаться на образовательную рассылку, посвящённую BPMN.

Так выглядит рабочее окно программы

Как нарисовать регламент бизнес-процесса

определите проблему, которую нужно решить. Например, задерживается отправка готовых заказов;

определите начало и конец процесса. Процесс не может заканчиваться передачей задачи в другой отдел компании, он всегда должен завершаться передачей товара или услуги клиенту, иначе он не имеет смысла. Вход – это точно определенная потребность клиента. Вход и выход в процесснике маркируются как «событие»;

опишите всё, что нужно сделать, чтобы товар или услуга дошли до клиента. Для начала обозначьте только порядок действий, но не уточняйте, кто этим должен заняться;
укажите последовательность действий, расположив элементы схемы в нужном порядке;
укажите исполнителей, выполняющих действия. Если какие-то действия совершает один и тот же человек, их можно объединить в один пункт для экономии времени;
детализируйте схему, расписав, как нужно совершать каждый отдельный шаг. Это самый трудоемкий из всех этапов;
продумайте контроль за исполнением проработанной схемы. Нельзя ли ее автоматизировать?
предусмотрите исключительные случаи.

Как видите, рисование схемы – только часть аналитической работы, верхушка процесса. Большой пласт работы совершается вне процессника, когда вы продумываете, как наладить последовательность задач, на какие этапы их разбить, какие экстренные случаи могут возникнуть.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

9 программ для моделирования бизнес процессов

4. Camunda https://camunda.com/products/modeler/
Это BPM-движок для автоматизации бизнес-процессов.
— Открытые исходники позволяют однозначно понимать как работает софт, а отличная документация позволяет очень быстро разобраться, как интегрировать движок в свою инфраструктуру.
— Camunda поддерживает последнюю версию Java, или вообще любой JVM-язык.
— Отличная архитектура внутри — движок делает то, что от него ожидается самым очевидным и ожидаемым способом. Нет никаких лишних абстракций, которые необходимо изучать.
— Удобство разработки, тестирования и встраивания в CI\CD за счёт того, что Camunda можно использовать просто как библиотеку в Java-приложении. Camunda не ограничивает разработчика какими-то своими условиями. Используйте любые удобные инструменты — статистические анализаторы, тестовые фрейморвки, средства сборки, средства контроля версий.
Camunda — это также набор приложений Modeler, Task List, BPMN Engine, DMN Engine, Cockpit, Admin,Optimize.
Modeler — это приложение для создания моделей BPMN процессов. Эти модели нужны для других частей системы.
Task list — это веб-приложение, в котором исполнители выполняют задачи, поставленные на них бизнес-процессом.
BPMN Engine — это непосредственно движок, которые отвечает за интерпритацию BPMN в объекты JAVA, сохранение объектов в базе и реализацию других вещей (типа листенеров активностей), которые крутятся вокруг процессов.
DMN Engine — аналогично BPMN Engine, только для DMN (Decision Model and Notation)
Cockpit — это веб-приложение для просмотра состояния процессов. В бесплатной версии он сильно обрезан по функционалу.
Admin — это веб-приложение для управления правами пользователей и пользователями.
Optimize — это веб-приложение для анализа бизнес-процессов. Оно платное.

5. AllFusion Process Modeler http://www.ca.com/ru/default.aspx
Позволяет проводить описание, анализ и моделирование модели данных, построитель мета-моделей данных. Занимает одно из лидирующих мест в своём сегменте рынка.
Включает три стандартные методологии: IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ).

Схемы процессов в Visio — Служба поддержки Office

Схемы процессов — это визуализации любого пошагового процесса. Обычно они создаются как фигуры с фигурами, которые представляют этапы процесса, соединенные стрелками, которые указывают на следующий шаг.

Visio много шаблонов схем процессов, но их можно поместить в одну из двух категорий:

Общие схемы процессов

Если вы хотите составления схемы процесса, но не хотите использовать конкретную методологию, один из этих трех шаблонов должен работать хорошо. Эти схемы поддерживаются вVisio стандартный,Visio профессиональный и версиях Visio.

Простая блок-схема
Функциональная flowchart
Схема рабочего процесса

Чтобы найти эти шаблоны:

Откройте вкладку Файл.
Щелкните Создать.
Выберите Блок-схема.

Простая блок-схема

Шаблон Простая flowchart полезен для широкого круга бизнес-процессов, где каждый шаг можно представить с помощью простых геометрических фигур.

Функциональная flowchart

Функциональная flowchart — это то же самое, что и базовая, но с дополнительным элементом структуры: контейнеры под названием «плавающие пути», которые представляют людей или отделы, отвечающие за каждый шаг. На самом деле в шаблоне «Функциональная flowchart» используется тот же самую фигуру, что и в шаблоне «Базовая flowchart». Основное различие заключается в том, что на страницу добавлены некоторые плавания, с помощью которые можно начать с.

Схема рабочего процесса

Схема Flow трудоемких работ — это общая схема. Она имеет фигуры для многих отделов, объектов и этапов бизнеса. Ее можно использовать вместо простой flowchart, чтобы более демонстрировать способ перемещения процесса по различным стадиям.

К началу страницы

Схемы процессов для конкретных методологий

Схемы процессов, основанные на методологии, имеют более структурную структуру, чем схемы общего назначения, и могут передавать более подробные сведения. Они часто используют символы, которые имеют определенное значение, или требуют, чтобы определенные типы данных сопровождали определенные фигуры для полной реализации процесса. Эти правила или рекомендации обычно формально описываются в спецификациях, большинство из которых доступны в Интернете. Эти схемы поддерживаются только вVisio профессиональный и Visio, план 2.

Чтобы найти эти шаблоны:

Откройте вкладку Файл.
Щелкните Создать.
Нажмите кнопку Flowchart (Бизнес) или Flowchart (Бизнес).

Некоторые шаблоны, включенные в Visio для поддержки определенных схем методологии процессов, включают:

Схема нотации моделирования бизнес-процессов
Диаграмма «Дерево ошибок»
Схема IDEF0
Схема ITIL
Рабочий SharePoint Microsoft
SDL Diagram
Six Sigma Diagram
Схема TQM
Схема потока создания стоимости

Схема BPMN

Вы можете создавать на их примере flowcharts (BPMN), которые следуют за стандартом BPMN 1.2. Дополнительные сведения см. в теме Создание процессов, совместимых с BPMN.

Диаграмма «Дерево ошибок»

С помощью дерева ошибок можно документировать бизнес-процессы, включая шесть сигм и процессов ISO 9000. Дополнительные сведения см. в этойтеме.

Схема IDEF0

Создавайте иерархические схемы для управления конфигурацией моделей, анализа потребностей и преимуществ, определений требований и моделей непрерывного улучшения с помощью моделей диаграмм iDEF0. Дополнительные сведения см. в теме Создание схем IDEF0.

Схема ITIL

Документ: методики управления процессами обслуживания информационных технологий на основе стандарта библиотека инфраструктуры информационных технологий. Дополнительные сведения см. в статью Создание схемы ITIL.

Рабочий SharePoint Microsoft

Вы можете создать в SharePoint 2010 схемы с примечаными Visio, а затем экспортировать их для настройки в SharePoint Designer.

SDL Diagram

Нарисуйте объектно-ориентированные схемы для коммуникационных и телекоммуникационных систем и сетей на языке спецификации и описания.

Six Sigma Diagram

Используйте этот шаблон для создания схем шести сигм или схем с качеством. Дополнительные сведения см. в дополнительныхсведениях в этой теме.

Схема TQM

Создавайте схемы управления качеством всего качества, включая схемы бизнес-процессов с причинно-техническими, сверху вниз и функциональными схемами процессов для повторной разработки бизнес-процессов и непрерывного улучшения.

Схема потока создания стоимости

Иллюстрирует потоки материалов и информации в производственном процессе с использованием карт потока создания стоимости. Дополнительные сведения см. в теме Создание карты потока создания стоимости.

См. также

Создание схем Visio с помощью сенсорного экрана

Что такое бизнес-процесс? Основые понятия и описание процессов.

Существует несколько определений бизнес-процесса, мы считаем наиболее корректным:

Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Простыми словами, можно сказать — бизнес-процессом считается любая логическая последовательность действий, которая регулярно повторяется и приводит к бизнес-результату, который индивидуален для каждого вида деятельности. Стоит отметить, что бизнес-процесс не обязательно должен быть коммерческим

Стоит отметить, что бизнес-процесс используется не только для достижения коммерческого результата. Например, процессы взаимодействия персонала внутри компании (различные заявки от сотрудников, приём/увольнение с работы, отпуск, перевод и др.) также считаются бизнес-процессами.

Описание бизнес-процесса

Самым популярным способом для описания Б-П считается блок-схема, реже используют текстовое или табличное описание последовательности шагов для выполнения. Рассмотрим все 3 способа на одном примере.

Блок-схемное описание бизнес-процесса оформления заказа в интернет-магазине после обращения клиента:

Текстовое описание аналогичного бизнес-процесса (сокр. Б-П):

Старт Б-П после звонка клиента, поиск клиента по базе, если клиента нет в базе – регистрация нового, если есть – переход к следующему этапу.
Проверка наличия товара.
Если нет в наличии уточнение — готов ли клиент ждать, если да – перевод в ожидание, если нет – закрываем Б-П.
Если товар в наличии, проводим презентацию товара и переходим к этапу продажи.
Клиент готов заказать – оформляем заказ и передаём в службу доставки.
Если во время презентации клиента не устраивают характеристики/стоимость/другие параметры.
Клиент готов подумать и просит связаться позже, переводим клиента на стадию взращивания (повторное взаимодействие и предложение выгодных условий покупки) до момента готовности к заказу.
Если клиент категорически отказывается, закрываем Б-П.

Табличное описание аналогичного бизнес-процесса:

Какой тип описания использовать? Каждая компания решает самостоятельно, однако, наиболее популярным считается описание с помощью блок-схемы. Блок-схемы используются и в тематических BPM-системах для возможности быстрого изменения и масштабирования.

Виды бизнес-процессов

Определяют 3 вида Б-П:

Управляющие	Операционные	Поддерживающие
Процессы, связанные с управлением функционированием системы — риск-менеджмент, стратегический менеджмент, корпоративное управление.	Процессы, связанные с: продажами, маркетингом, сервисом, снабжением, производством и другие Б-П, которые формируют основной бизнес компании.	Процессы, связанные с поддержанием деятельности компании — бухгалтерия, подбор и работа с персоналом, административная часть, техническая поддержка и др.

Бизнес-процесс — основные характеристики

Существуют три основные характеристики бизнес-процесса – стоимость, длительность, уровень удовлетворенности потребителя продуктом.

Длительность	Стоимость	Удовлетворенность
Чем выше скорость выполнения процесса — тем лучше продуктивность компании. Однако, стоит не забывать, что качество результата не должно снизиться за счет сокращения времени. Для снижения срока выполнения процесса используют различные технические и ИТ-решения, способные ускорять бизнес.	Стоимость выполнения бизнес-процесса всегда должна стремиться к минимальным показателям. Данный подход относится и к производственному процессу, и к предоставлению услуг. Компания, которая оптимизирует и снижает стоимость зарабатывает больше, а значит -развивается быстрее.	Результат бизнес-процесса = продукт. От качества итогового результата во многом зависит успех компании и лояльность клиентов. Крайне важно собирать обратную связь от клиентов для улучшения процессов, также собственный контроль качества будет несомненным преимуществом компании.

Управление бизнес-процессами — BPM

Для создания, настройки и работы с бизнес-процессами созданы специализированные BPMS (Business Process Management System, система управления бизнес-процессами). В удобном графическом интерфейсе вы можете работать с Б-П компании, описание производится в блок-схемном типе.

Что такое BPMN?

BPMN (англ. Business Process Model and Notation, нотация и модель бизнес-процессов) – нотация или система условных обозначений для моделирования бизнес-процессов в различных системах. Данная нотация используется ведущими разработчиками тематических решений и систем для стандартизации обозначений, которые будут понятны всем пользователям. Другими словами, BPM-система, построенная на нотациях BPMN, имеет аналогичное отображение структурных обозначений бизнес-процесса. Человек, который единожды пользовался такой системой может без проблем перейти на другую.

Примеры бизнес-процессов

Приведем несколько примеров популярных бизнес-процессов, которые присущи большинству крупных компаний.

Блок-схемы в системе bpm’online:

Выход сотрудника на работу Увольнение сотрудника

Закрытие продажи

Блок-схемы в системе в elma:

Поиск сотрудника Регистрация обращения

Больше примеров вы найдете в наших статьях и обзорных материалах!

Схема Бизнес процесса закупки в Битрикс24

В данной статье я опишу внедрение автоматизированного бизнес-процесса на платформе Битрикс24, который выполняется во всех, более-менее крупных организациях. Не все, конечно же, используют для этого систему Битрикс24. Но я вижу высокую эффективность и гибкость этого программного обеспечения для решения такой задачи. Я применю в этой работе немного другой приём, по сравнению с тем, который я описывал в предыдущей статье.

Заявки на снабжение в службу информационных технологий поступают как угодно. Начиная от устного «мне (ему) надо поменять клавиатуру», звонка по телефону, письма по электронной почты, заканчивая официальной внутренней бумагой с «большими» визами руководства и резолюцией «срочно». Обратная связь со складом в данном случае отсутствует. Текущее состояние склада, хотя и известно, но не понятно, каковы будущие потребности и состояние заказов на снабжение.

1.2 Что должно быть

Внедрённая автоматизированная система учета заявок на снабжение, со складской системой и системой документооборота по данной тематике. Сопутствующие задачи я описывать не стану в данной статье, так как они, хотя и решались на практике, не входят в рамки статьи.

2 Схематизация бизнес-процесса закупки

В процессе документооборота заявки на снабжение зафиксированы роли.

Регистратор первого и второго уровня. Это аналог специалиста первого и второго уровня технической поддержки службы информационных технологий.
Согласующие. В процессе обработки заявок могут быть из разных подразделений организации, в зависимости от типа заявки.
Координатор (ответственное подразделение). Фактически – роль утверждающего заявку.
Заявитель. Автор-инициатор заявки.
Исполнитель.

Представители всех ролей являются пользователями системы. В случае, если у Заявителя нет аккаунта в системе, его роль выполняет Регистратор первого уровня. Типы заявок.

Сервисная Заявка. Это любая заявка, поступающая в службу технической поддержки организации. Может не подразумевать поставку оборудования и/или комплектующих.
Родительская Заявка на снабжение. Содержит от одной позиции, требуемой к поставке со склада. При отсутствии на складе решается вопрос о закупке.
Дочерняя Заявка на снабжение. Заявка, формируемая от от родительской, и содержащая всего одну позицию (наименование) оборудования или комплектующей, необходимой для поставки или установки.

Для определения жизненного цикла сущностей Заявок в системе я применяю диаграммы состояний (StateChart) в нотации UML.

2.1 Описание схемы бизнес-процесса

Ниже я привожу разработанную схему бизнес-процесса в нотации BPMN (1). Итак, глядя на схему, читаем бизнес-процесс.

Заявка в Битрикс24 возникает в результате её создания любым пользователем системы или Регистратором первого уровня по телефонному звонку, сообщению по электронной почте или по бумажной заявке.
Сервисные Заявки не предусматривают поставку оборудования и служат для решения вопросов службой технической поддержки пользователей. Однако, их ведение в нашей системе необходимо, так как позволяет регистрировать первоначальную причину возникновения потребности в снабжении.
Родительская Заявка на снабжение возникает как связанная с Сервисной Заявкой или как самостоятельная сущность системы. Она может содержать несколько позиций, запрашиваемых Заявителем для поставки и/или установки.
Рисунок 1. Схема бизнес-процесса без привязки к системе.

Поскольку каждая из позиций заявки может иметь собственный маршрут согласования и утверждения, то к каждой Родительской Заявке на снабжение, имеющей более одной позиции в заказе, создаётся соответствующее количество Дочерних Заявок на снабжение. Этот процесс не подлежит формализации, поэтому он выполняется квалифицированным Регистратором первого или второго уровня.

Постоянный набор полей Заявки выглядит следующим образом.

Фамилия, Имя, Отчество Заявителя.
Тип заявки.
Должность и/или VIP-флаг (булевское значение).
Подразделение.
Отдел.
Описание.
Связанный номер родительской Заявки, при наличии таковой.

Справочник типов заявок состоит из следующих значений и может расширяться.

IT-техника.
Телефония.
Программное обеспечение.
Мебель.
Бытовая техника.

Далее, если требуется согласование, Регистратор устанавливает согласующего и отправляет документ на согласование.

Следующим этапом Заявка отправляется на утверждение Координатору. В случае, если позиция в Заявке на снабжение присутствует на складе и может быть выдана, Заявка передается Регистратору второго уровня, который назначает исполнителя. Иначе, Заявка на снабжение передается в закупки, что является отдельным бизнес-процессом и выполняется в организации на основании регламента Государственных Закупок (ГЗ).

После назначения Исполнителя, Заявка поступает ему. Исполнитель определяет из складской системы конкретную единицу, которая будет выдаваться со склада по Заявке и формирует соответствующие складские документы.

3 Имплементация

Для начала работы необходимо развернуть у себя в организации саму систему Битрикс24
в какой-либо редакции, включить поддержку бизнес-процессов и модуль CRM.

Далее, нужно пригласить пользователей в настроенную штатную структуру организации в системе и в группы, определяющие функциональность сотрудников, которые в такие группы входят. Иными словами, группы должны соответствовать тем группам, которые описаны в бизнес-процессе закупки в Битрикс24.

3.2 Создание диаграмм состояний сущностей системы

Я считаю одной из самых полезных активностей при создании Технического Задания и описания бизнес-процесса разработку диаграмм состояний сущностей жизненного цикла. Такие UML диаграммы я создал для всех типов заявок, они приведены ниже (2, 3, 4).

Рисунок 2. Диаграмма состояний Сервисной Заявки

Рисунок 3. Диаграмма состояний Родительской Заявки на снабжение.

Рисунок 4. Диаграмма состояний Дочерней Заявки на снабжение.

В системе я реализую имплементацию бизнес-процесса. Статусы будут определяться с помощью определённого мной поля «Статус» задачи и использоваться в шаблоне последовательного бизнес-процесса.

3.3 Создание шаблона последовательного бизнес-процесса

Полное описание всех особенностей создания бизнес-процессов в Битрикс24 не является целью данной статьи.

В своей предыдущей статье, опубликованной на сайте компании Пинол, я описывал создание и исполнение бизнес-процесса в документообороте небольшой организации.

По созданному Техническому Заданию с описанием бизнес-процессов (которое практически полностью приведено в данной статье), включая схемы, я создаю рабочий процесс в системе для сущности «Задача» CRM Битрикс24.

Категории: Бизнес-процесс в Живой ленте

array(6) { [«ID»]=> string(3) «226» [«IS_RED»]=> string(1) «N» [«LINK»]=> string(68) «/wiki/Category:Бизнес-процесс в Живой ленте/» [«TITLE»]=> string(52) «Бизнес-процесс в Живой ленте» [«NAME»]=> string(52) «Бизнес-процесс в Живой ленте» [«IS_SERVICE»]=> string(1) «N» }

Создание бизнес-процессов на предприятии: как не наделать ошибок?

Из этого материала вы узнаете:

Как создание бизнес-процессов может помочь в деле развития крупной компании или небольшой фирмы? Что вообще подразумевается под этим термином? Если особо не усложнять, то бизнес-процессы – это определенная последовательность действий, приводящая к конкретному, заранее запланированному результату.

К сожалению, многие руководители предприятий до сих пор не вполне понимают, что такое процессный менеджмент и как его использовать на практике. Одно дело – вставлять время от времени модную формулировку в деловой разговор, и совсем другое – грамотно разработать бизнес-процессы, а затем использовать их в организации повседневной работы предприятия. Давайте разберемся, как это можно осуществить, не наделав по ходу процесса досадных ошибок.

Что такое бизнес-процесс

Бизнес-процесс – это набор определенных действий, процедур, операций, которые тесно взаимосвязаны между собой и повторяются с заданной регулярностью. При этом в ход идут существующие внешние ресурсы, а результатом становится некий ценный продукт, необходимый потребителю. Как правило, управляющим и ответственным лицом за создание системы бизнес-процессов является единый менеджер.

Продукт может создаваться для внешнего потребителя (который не является частью компании-производителя) либо для внутреннего (того, что входит в состав организации).

При создании бизнес-процессов важно заранее знать, кто будет потребителем. Ведь именно от последнего зависит (прямо или косвенно), каким будет этот процесс, и вообще, есть ли в нем необходимость.

[expert]

К примеру, пусть речь идет о компании, выпускающей шины. Основным бизнес-процессом здесь как раз и является производство этих шин. Тут налажено последовательное выполнение ряда операций, используются необходимые ресурсы в виде непосредственно сырья, а так же рабочей силы, электроэнергии и прочее. На выходе потребитель получает нужные ему шины. Кто потребитель? Это оптовые фирмы (одна или больше), скупающие товар и распространяющие его по торговым точкам, где его и приобретают все желающие.

Теперь еще один пример: предприятие закупает сырьевые ресурсы, необходимые для выпуска этих самых шин. Тут тоже выполнены все процедуры, характерные для создания бизнес-процессов, однако речь уже идет о внутреннем потребителе, а именно – о собственных производственных цехах этой же компании, где подготавливается резиновое сырье, выполняется обрезинивание металлокорда и прочее.

Важным показателем любого бизнес-процесса является именно конечный результат. Если его нет, то какой тогда вообще смысл что-то делать? Причем результат должен быть именно тот, которого ожидает потребитель. А вот расходы на сам процесс будут зависеть от того, насколько грамотно он построен.

Разновидности бизнес-процессов

Существующие современные бизнес-процессы различаются по своему назначению и бывают следующими:

Имеются в виду те процессы, ради которых и создаются предприятия. Главная задача при этом – производство необходимого товара (услуги) и получение прибыли. Если речь, к примеру, идет о заводе древесно-стружечных плит (и сопутствующих деталей), то здесь в качестве основного бизнес-процесса выступает именно производство этих самых ламинированных древесно-стружечных плит.

• Сопутствующие

Имеются в виду процессы, которые формируются наряду с основным производством и как бы закономерно вытекают из него, принося при этом дополнительную прибыль. К примеру, автотранспортная компания может на своих ремонтных базах оказывать платные услуги по ремонту любых авто, это как раз и будет сопутствующим процессом.

• Вспомогательные

Это процессы, благодаря которым становится возможным создание и реализация основных бизнес-процессов. Например, организация службы по обеспечению работоспособности необходимого оборудования (проще говоря, это ремонтные работы) является вспомогательным процессом для ТЭС и ГЭС.

• Обеспечивающие

Те, от которых зависит жизнеобеспечение других процессов, а также поддержание их универсальных особенностей. Вне зависимости от сферы деятельности, к обеспечивающим бизнес-процессам относится финансирование, работа с кадрами и инженерно-технической базой и т. д.

• Связанные с управлением

Они затрагивают все управленческие функции, как в отдельно взятых бизнес-процессах, так и целиком во всей системе. К этой категории относится планирование (все его разновидности, текущее, стратегическое, оперативное), а также организация и реализация любых действий, касающихся управления структурой.

• Развивающие бизнес-процессы

Те, которые способствуют улучшению конечного продукта производства (его разновидностей), оптимизируют технологические процессы, совершенствуют оборудование. В машиностроении, например, это может быть организация специальных исследований, опытов, так называемых НИОКР (научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ). А в электроэнергетике – это процесс обновления технической базы.

Описание, создание и управление бизнес-процессами

На этапе запуска небольшого нового бизнеса многие предприниматели не уделяют достаточного внимания описанию бизнес-процессов, и напрасно. Со временем компания разрастается, увеличиваются производственные мощности, координировать слаженную работу всех отделов становится достаточно трудно. А между тем, именно от этого зависит успешность и эффективность всего бизнеса, и объем доходов от него.

И тут одни руководители принимают решение работать как раньше, боясь новых методов, а другие приступают к созданию и описанию системы бизнес-процессов, чтобы не позволить более продвинутым конкурентам обойти себя.

Описание бизнес-процесса представляет собой глубокое изучение всех производственных процессов, их грамотная квалификация и последовательное расположение в логическом порядке.

Все эти действия необходимо начинать выполнять на самых ранних этапах формирования бизнеса, но подобные меры могут понадобиться и в процессе работы, если:

Компания расширяется, мощности растут.
Производственный процесс достаточно сложен.
Планируется продажа франшизы.
Поднимается вопрос о снижении затрат.
Компания ориентирована на активное развитие.

По сути, формирование бизнес-процессов представляет собой выработку определенных стандартов и действий, благодаря которым в бизнесе будут достигнуты намеченные цели. И многим предпринимателям, возможно, такая задача покажется «не по зубам». Для упрощения процедуры создания бизнес-процессов можно порекомендовать поэтапную разработку:

Действия. Сначала обдумайте, а затем назовите перечень конкретных действий, которые должны стать частью вашего бизнес процесса.
Последовательность. Продумайте каждый шаг предстоящего процесса, наметьте, в каком порядке будут выполняться действия, необходимые для выполнения поставленных задач.
Результат. Пропишите точные результаты, к достижению которых вы идете.
Управление. Наметьте перечень мероприятий, с помощью которых вы собираетесь контролировать, анализировать и улучшать все протекающие в организации процессы.

Помните, что управлять – это не значит лишь контролировать. Цель создания и реализации бизнес-процессов – постоянное совершенствование, внесение изменений, оптимизация всех процессов. Необходимо определить критерии качества, в соответствии с которыми должны выполняться работы, без нарушения их последовательности и отведенных временных границ.

Создание схемы бизнес-процесса

Под схемой бизнес-процесса (ее еще называют картой) понимается отображение на бумаге или в электронном виде всех предстоящих к выполнению шагов в заданном порядке. Это особенно необходимо для сложного бизнеса, включающего в себя несколько взаимодействующих друг с другом структур и множество производственных процессов.

Перед началом формирования карты БП следует продумать, какие предстоит выполнять операции, в каком порядке, с какой частотой и что должно стать конечным результатом. Ниже приведена примерная схема, которой можно следовать при создании бизнес-процессов:

Наметьте границы бизнес-процесса. Но не общие для всего проекта, а для отдельных мини-процессов. К примеру, «клиент оставил заявку» — это начало, а «заявка отправлена на обработку в службу доставки» — конец (такова и была поставленная цель).
Пропишите, в каком порядке должны выполняться операции, чтобы получить намеченный результат. Сделайте это для каждого процесса.
Рассмотрите несколько вариантов. Если на БП есть воздействие извне, необходимо продумать, как может реагировать клиент в том или ином случае. Тут можно использовать статистические данные, либо пофантазировать самостоятельно.
Распределите роли. Человек может быть активным участником определенного бизнес-процесса, или вообще никак на него не влиять, вне зависимости от его должности в компании.
Определите конкретные стандарты, по которым будет оцениваться эффективность каждого из этапов.
Обязательно документируйте выполнение всех операций. Можете считать, что вы ничего не делаете, если у вас нет описаний процессов.
Позаботьтесь о программном обеспечении. Подумайте, что вы будете использовать, из того что у вас уже есть, и какие еще программы учета придется подключить для того, чтобы обеспечить автоматическое выполнение процессов.
Определите показатели эффективности, которые так или иначе будут использоваться в процессе работы, и разместите их на схеме.
Подумайте, как составленная схема будет совмещаться с другими текущими процессами в вашем бизнесе.

Создание схемы бизнес-процессов является необходимостью, если вы рассчитываете контролировать каждый этап и все операции, выполняемые в процессе работы.

Создание карты бизнес-процессов на конкретном примере

Процесс создания схемы бизнес-процессов на небольшом предприятии может состоять буквально из семи несложных шагов. Ниже приведен простой пример, как это сделать в очень маленькой компании, где всего один человек занимается изготовлением свечей и продает их мелкими оптовыми партиями.

1. Определите, кто будет у вас покупать

Это определенная категория людей, либо какие-то фирмы, или сразу целая отрасль? Не то чтобы это должно быть детальное описание каждого покупателя, следует лишь выявить группы, в целом. У взятого в качестве примера свечного мини-завода потребителем будут сети розничных магазинов вроде «Товары для дома».

2. Что будет вашим основным продуктом

Что конкретно вы собираетесь продавать? В приведенном примере это свечи, изготовленные из воска. Подробно детализировать не нужно.

3. Поймите, чего ожидают от вас клиенты

Если вы производитель свечей, у потребителя есть свои запросы в отношении качества продукта, возможности выбора и прочее. Но вы еще и поставщик, и от вас ждут, к примеру, качественной упаковки и соблюдения сроков.

4. Продумайте цепочку создания продукта и формирования его ценности

Составьте перечень всех основных операций, которые необходимо будет выполнить, чтобы в результате покупатель получил ожидаемое и остался доволен. При этом на первое место ставьте потребности клиентов, а затем уже думайте о продукте.

Главный ваш процесс – это производство, именно от него будет зависеть качество выпускаемых свечей, их цена и ассортиментный перечень.
Далее – упаковка, это ваш второй основной процесс.
Третий – логистика, то есть схема и способ доставки товара потребителю. Для небольшого свечного предприятия можно использовать маленький фургон.

Создание карты основных бизнес-процессов подразумевает указание лишь главных операций и порядок их выполнения.

5. Выявите, какие будут внутренние продукты в схеме производства

В вашей схеме от одного основного бизнес-процесса к следующему проведите стрелки, на которых будет обозначено, какой продукт стал результатом проведенной операции и перешел на следующий этап. Тогда станут ясны границы каждого их процессов. В рассматриваемом примере производство заканчивается готовым продуктом, это «Свечи», а вот завершение процедуры упаковки дает на выходе «Свечи, готовые к отгрузке».

6. Определите вспомогательные процессы

Итак, какие еще понадобятся дополнительные действия для организации вашего производства? Возвращаясь к примеру, чтобы изготавливать свечи, нужно сырье, специальное оборудование и инструментарий. Заводик небольшой, работает лишь один человек, значит, о персонале речь не идет. Далее, во что-то нужно упаковывать, а это – еще материалы. Для осуществления доставки есть авто, следует лишь следить за его техническим состоянием.

Следующий шаг – определиться, какие конкретно вспомогательные процессы придется осуществить, чтобы получить все вышеназванное. Понятно, что понадобится закупка необходимых для процесса производства (и упаковки) материалов и инструмента.

Тут получится всего два вспомогательных процесса: закупки и техническое обслуживание (чтобы машина и используемый инструмент всегда были исправны).

7. Спланируйте процессы управления

Создание бизнес-процессов предполагает определение действий по управлению предприятием. Если речь идет об изготовлении свечей, то здесь, к примеру, вы управляете составлением рецептуры и самой технологией производства. Выпускать более качественную продукцию можно за счет поиска и использования новых рецептов. Опять же, ваша задача –спланировать расход ресурсов, плюс ведение учета и отчетной документации. Итак, получилось три процесса управления: отслеживание показателей качества и забота об их повышении, планирование процесса производства и поставок, ведение документов.

Таким образом, вы завершили создание схемы бизнес-процессов для небольшого предприятия. Самое важное тут — правильно определить, из каких составляющих складывается ценность выпускаемого продукта.

2 отличных онлайн-сервиса для создания схем бизнес-процессов

Функциональные возможности платных инструментов моделирования, конечно, гораздо шире, чем у сервисов, находящихся в свободном доступе в онлайне. Тем не менее, последние не так уж плохи, и ими вполне успешно можно пользоваться. Ниже приведены описания двух схожих между собой систем Diagram.ly и yWorks.

По сути, в Diagram.ly есть практически те же функциональные возможности, что и у популярных десктопных сервисов. Вот что доступно пользователям Diagram.ly:

большой список стенсилов, отлично подходящих для работы;
инструменты для форматирования текстов;
несколько способов изображения стрелок. Можно выбирать изгиб линий, сделать их сплошными или пунктирными, толще или тоньше;
кликом по правой кнопке мыши вызывается специальное контекстное меню.

Как только пользователь начинает использовать сервис, ему предоставляются для просмотра справочные материалы, так называемые tips and tricks, хотя, в принципе, можно обойтись и без них. С помощью технологии drag-n-drop можно располагать на доске выбранные объекты. В качестве инструмента для перемещения выступает специальная стрелка, которая возникает при наведении курсора на нужный элемент. Плюс правой кнопкой мыши открывается контекстное меню (на случай, если панель инструментов вверху экрана осталась незамеченной).

Данная программа для создания схем бизнес-процессов позволяет осуществлять предпросмотр. Картинка, которая у вас получается, все время видна слева внизу в отдельном окошке (его масштаб можно менять). Кроме того, есть кнопка «Просмотр» (на панели инструментов), с помощью которой открывается соседняя вкладка с текущим вариантом схемы (можно сразу бросить на печать).

В возможностях yWorks заложен минимальный комплект стенсилов и инструментария для их использования.

Панель инструментов тут гораздо скромнее и позволяет выполнять лишь самые необходимые операции вроде отмены или повтора действия, открытия, сохранения, печати получившейся схемы. Доступно изменение масштаба и общего вида, использование буфера обмена.

Здесь для работы не предлагается большой набор блоков, однако их вполне хватает, чтобы выстроить UML-, ER- диаграмму, создать схему бизнес-процессов. Есть возможность вставлять кастомные блоки.

Тут предусмотрен особый формат работы с загружаемыми объектами, а именно – они должны иметь расширение .Graphml. Сохранение созданных графиков возможно без расширения, система его и не предлагает. Можно экспортировать файлы в виде растовых изображений (формат PNG). При этом доступна настройка параметров экспорта.

Предпросмотр расположен слева вверху, и прямо тут можно внести изменения в части схемы, которые вы видите в текущий момент времени.

Хорошо еще и то, что здесь есть примеры готовых схем. Это отлично помогает тем, кто ни разу не пользовался подобным инструментом, или привык в работе опираться на уже существующий образец.

Большое достоинство данного сервиса состоит в том, что широкий ряд свойств блоков можно менять на свое усмотрение. Это тип блока, его размер и местоположение на схеме (с пиксельной точностью), текст, границы фона, его цвет. В качестве фона можно даже использовать загруженное изображение.

Создание модели бизнес-процесса на предприятии

Под созданием модели бизнес-процесса понимают моделирование схемы, в которой отражены основные этапы и характеристики деятельности предприятия. Модель может быть представлена в виде диаграммы, графического рисунка либо просто текстового документа.

Для построения модели важны следующие моменты:

какой ожидается результат от планируемого бизнес-процесса;
как между участниками процесса распределены действия;
в каком порядке они должны выполняться;
какой документацией будет сопровождаться процесс;
насколько он (процесс) надежен;
каковы перспективы на расширение либо видоизменения деятельности.

Процесс моделирования любого бизнес-процесса можно представить в виде пяти последовательных шагов.

Первый шаг. Описание уже действующих процессов и выстраивание текущей модели, существующей на данный момент. Это позволит наглядно понять, какие можно внести улучшения в бизнес. Тут необходимо определить границы процесса, выделить его основные этапы и рабочие показатели.

Второй шаг. Изучение деталей этой текущей модели. Здесь необходимо:

посмотреть, какие действия необоснованно дублируются, есть ли противоречия в системе;
выявить, какие существуют ограничения в процессе;
определить сложившиеся взаимосвязи;
наметить изменения, если в них есть необходимость.

Третий шаг. Создание обновленной модели бизнес-процесса. Тут необходимо разработать изменения, благодаря которым удастся улучшить процесс и прописать, каким он должен стать в результате.

Четвертый шаг. Испытание обновленной модели. Вы проверяете, как она работает, и корректируете в нужных местах, если это необходимо.

Пятый шаг. Постоянная работа над улучшением новой модели. Все протекающие процессы обязательно необходимо отслеживать, изменять, доводить до совершенства. Помните, кстати, что результаты каждого бизнес-процесса во многом зависят от работающих на предприятии людей.

Платные и бесплатные программы для создания модели бизнес-процесса

1. Программа Bizagi Process Modeler

Инструмент, за который не нужно платить. Отлично подходит для использования в небольших фирмах. С его помощью выстраиваются диаграммы с отражением распределения приоритетов. Функциональные возможности достаточно обширны. Можно запускать проверку созданной схемы, менять атрибутику составляющих частей, вставлять собственные блоки, запускать на печать. Сопутствующая документация генерируется на автомате. Есть русскоязычный вариант программы и возможность одновременного участия нескольких пользователей в создании схемы бизнес-процессов.

2. Программа Visual Paradigm

Это платный инструмент. Тут можно выстроить сразу общую карту всех бизнес-схем предприятия, где составляющие ее части будут взаимосвязаны между собой. Доступно тестирование, формирование описаний для заданных блоков. Можно запрограммировать бизнес-правила для поведения каждого объекта схемы.

Платный софт. Работу созданной с его помощью схемы можно отслеживать в реальном времени. Есть возможность распределения задач по выполнению отдельных бизнес-процессов между сотрудниками предприятия. Доступна работа с документацией, внедрение 1С.

Программа для создания карты бизнес-процессов с возможностью составления планов. Позволяет осуществлять контроль выполнения намеченных задач (какая часть сделана и насколько качественно), оценивать, эффективность отдельных задачи и в целом процесса работы (который тоже можно заранее смоделировать).

Бесплатный софт, с помощью которого можно строить и модели, и карты. Доступно использование инструмента Smart Design, когда вы заполняете таблицу нужными данными, а программа на автомате выдает готовую схему. Есть минус – созданные отдельные модели нельзя объединить в одну общую схему.

Продукт российских разработчиков, созданный в 2004 году. Дает возможность осуществлять контроль выполнения задач, взаимодействует с другими сервисами. На автомате генерирует сопутствующую документацию.

Порядок внедрения бизнес-процессов на предприятии

Под внедрением бизнес-процессов понимают перестройку производственных процессов предприятия с внедрением более продуктивных алгоритмов работы для сотрудников. Создание бизнес-процессов – это лишь часть важной задачи, необходимо еще и грамотно внедрить разработанную схему. Это особенно актуальная задача для давно работающих предприятий, где все процессы выполняются сотрудниками, что называется «по накатанной колее».

По сути, внедрение бизнес-процессов – это тоже самостоятельный процесс, состоящий из определенных последовательных этапов:

Знакомство. Расскажите сотрудникам о предстоящей новой системе работы.
Привлечение. Опишите все достоинства нового алгоритма.
Проверка. В виде теста запустите новую программу на каком-либо участке производства (или испытайте на отдельном работнике).
Учеба. Получив результаты тестирования, изложите всем сотрудникам новые правила, обязанности, расскажите, какие появляются функциональные возможности.
Внедрение новой схемы. Когда обучение выполнено, можно внедрять новый алгоритм.
Осуществление контроля. Обязательно контролируйте, как сотрудники справляются с новыми обязанностями и работают ли в рамках установленных стандартов.

Необходимо донести до членов коллектива, что новая схема теперь обязательна для всех. А ответственный подход к ее реализации позволит не только упростить выполнение каждодневных задач, но и увеличить доход предприятия, а значит, и заработок каждого работника.

Пример удачного внедрения бизнес-процессов

Ниже приведены примеры того, как создание и внедрение бизнес-процессов позволяет оптимизировать работу коллектива.

Предположим, на предприятии в отделе продаж трудится восемь человек. Их задача – реализовывать товар. Они самостоятельно распределяют свое рабочее время между телефонными переговорами в офисе и выходом в поля. Проблема обозначилась в том, что менеджеры жаловались на чрезмерную перегруженность, а уровень продаж, между тем, был низок и отставал от средних рыночных показателей. Кроме того, уволенные сотрудники «перетаскивали» за собой клиентов в другие фирмы. Руководство изучило обстановку и, с целью повышения эффективности работы, приняло решение о внедрении следующих мер:

Всех менеджеров поделили на две группы, двоих оставили в офисе, а шестерых назначили на полевые работы.
Для каждой из групп создали бизнес-процессы, с описанием требуемых стандартов по общению с клиентами:
• для тех, кто работает в офисе – скрипты телефонных переговоров, готовые алгоритмы взаимодействия, бизнес-процессы, касающиеся оформления и движения документации;
• для тех, кто выходит в поля – своя территория у каждого, план встреч, стандартные схемы взаимодействия с заказчиками.
Назначили Старшего менеджера (новая сформированная должность). Поставили ему задачу – отслеживать работу менеджеров в полях, не допускать нарушения ими принятых стандартов.

В результате внедренных преобразований объемы продаж за полгода возросли вдвое.

Оптимизация бизнес-процессов на предприятии

Экономическая среда, в которой приходится работать современным компаниям, меняется очень стремительно. Имеются в виду законы, финансовая обстановка, показатели спроса, активность конкурентов, ресурсы и проч. И тут важно уметь быстро перестраиваться, оперативно корректировать управление бизнес-процессами.

Оптимизация БП подразумевает совершенствование как организационных, так и управленческих мер в работе компании. Это обеспечит предприятию необходимую гибкость и успешность в условиях изменчивой внешней и внутренней среды существования.

И тут есть возможность не только использовать существующие современные методики организации и ведения бизнеса, но и вырабатывать свои собственные. Выработанная система управления со временем устаревает и уже не приносит должных результатов. Почему? Производство развивается, ассортиментный перечень растет, меняется сама структура компании и т.д. Наступает необходимость в оптимизации используемых подходов к работе.

Итак, бизнес-процессы требуют оптимизации, если:

Производство растет.
Необходимо повысить качество продукта (обслуживания).
Есть отдельные процессы, требующие улучшения.
Вы сокращаете штат и не хотите, чтобы это повлияло на качество производства.
Уменьшается объем производственных мощностей.
Конкуренция стала жестче.

Тут перечислен далеко не полный перечень обстоятельств, при которых может понадобиться пересмотр и оптимизация существующих бизнес-процессов.

Чем реинжиниринг бизнес-процессов отличается от оптимизации

Реинжиниринг означает кардинальный пересмотр и преобразование всех протекающих бизнес-процессов с целью получения большего дохода и преимуществ перед конкурентами.

Реинжиниринг бизнес-процесса становится необходимым, если в компании намечается полное реформирование, упрощение всех существующих процессов, принятие новых стандартов. Оптимизация подразумевает изменение буквально в паре бизнес-процессов, в одной-двух сферах. К примеру, нужно пересмотреть схему доставки, или сократить слишком объемный документооборот. Бывает, что работа над одной проблемой вскрывает и целый ряд нерешенных других. И тогда реинжиниринг становится необходим.

Реинжиниринг бизнес-процессов дает следующие результаты:

Эффективность работы предприятия растет за счет четкой постановки задач и выявления уже непригодных, малоэффективных бизнес-процессов.
Уменьшаются затраты. Это достигается благодаря оптимизации производства, а не за счет снижения объемов работ или увольнений.
Каждый член коллектива максимально вовлекается в процесс производства.
Сокращаются сроки реализации бизнес-процессов.
Бизнес в целом растет, улучшается и укрепляет свои позиции на рынке. Все эти изменения возможны лишь при полной перестройке работы компании, небольшие изменение локального характера глобальных результатов не дадут.

Реинжиниринг бизнес-процессов: пошаговая инструкция

Стоит отметить, что единой схемы абсолютно для всех нет. Каждая компания сама по себе уникальна, имеет свои задачи и проблемы, способы работы с клиентами и т.д. В качестве примера реинжиниринга бизнес-процессов можно рассмотреть работу магазина.

Первый шаг: выявить назревшие потребности, причины для проведения реинжиниринга

Важно разобраться, что идет не так в бизнес-процессах, почему понадобились изменения. Следует проанализировать потребности и определить направление движения для всех заинтересованных сторон. Если речь идет о магазине, то изложите сотрудникам суть проблем: за последние шесть месяцев объемы выручки снизились почти вдвое, магазины конкурентов торгуют успешнее и т.д. В противном случае перемены будут вызывать у работников беспокойство, им будет казаться, что преобразования повлекут за собой увольнения, иные неприятности и трудности. Многие, возможно, будут противиться переменам, а для реинжениринга очень важна сплоченность всех участников.

Второй шаг: подготовить команду

Это могут быть и работники предприятия, и приглашенные извне специалисты. Тут все зависит от объема предстоящих перемен, сопутствующих обстоятельств. Подбирая состав группы, ориентируйтесь на такие моменты:

В команду должны входить лишь люди с управленческим опытом, или необходимы разные сотрудники, непосредственно исполнители бизнес-процессов?
Сколько людей следует включить в состав группы?
Требуется ли тесное взаимодействие в команде, или предпочтительнее автономные действия?

Если весь коллектив магазина 15-20 человек, то реинжинирингом могут заниматься 5-6. Если предприятие больше, то можно включить в группу и до 10 членов. Хорошо, если это будут не только начальники, но и рядовые сотрудники.

Третий шаг: наметить бизнес-процессы

Тут требуется скрупулезный подход, выявление назревших проблем, определение целей и задач предприятия, понимание потребностей клиентов и степени их удовлетворения. Возвращаясь к примеру с магазином, здесь создание бизнес-процессов представляет собой организацию двух основных действий: закупка товаров и их реализация. Если торговый объект крупный, то добавятся еще операции на складе (нанесение маркировок, переучеты) и работа по проведению переоценок, применению скидок. Таким образом, рабочая группа изучает состояние данных процессов на текущий момент, ищет проблемные места.

Четвертый шаг: изменить подход к созданию и реализации бизнес-процессов

Здесь нет каких-то четких указаний или правил. Команда творит, генерирует идеи, меняет подход, ищет новые технологии для выполнения сформированных бизнес-процессов. Перед командой стоит задача не просто улучшить работу старой схемы, но, если понадобится, то и целиком поменять способы ее реализации.

Пятый шаг: подключить всех членов коллектива. Теперь самое время протестировать, каковы будут результаты работы после реинжиниринга и получить обратную связь от непосредственных исполнителей операций.

Назначение оптимизации и реинжиниринга – получить более высокие результаты в работе предприятия. Оба метода относятся к категории управленческих. Однако именно реинжиниринг инициируется руководством и действуя сверху вниз, затрагивает все, даже самые мелкие рабочие процессы в компании. В этом его преимущество перед другими подходами, когда преобразования проводятся локально, исправляя одну-две проблемы по мере их назревания.

Схема бизнес-процесса

: что это такое и примеры

Что такое диаграмма бизнес-процесса?

Диаграмма бизнес-процесса — это визуальное представление одного из ваших основных бизнес-процессов. Он показывает на экране, что происходит при передаче данных от одной задачи к другой, пока она не будет завершена.

Зачем вам нужно схематизировать бизнес-процесс?

Практически у каждого есть ответ на вопрос: «Как должен работать этот процесс?». Но если ваше объяснение основано только на словах или тексте, вы многое упускаете.

Создавая визуальную блок-схему бизнес-процесса, вы разблокируете свой разум, чтобы увидеть невидимую дорогу, по которой перемещаются ваши данные.

Пример диаграммы бизнес-процесса — обратите внимание на разницу между вводом этого процесса:

> Заполните форму запроса PTO
> Получите одобрение от менеджера
> Отправьте в отдел кадров для ведения учета
> Отправьте в расчет заработной платы для документации
> Добавьте выходные дни в общий календарь

И увидев этот визуал:

Диаграмма бизнес-процесса может быстро показать последовательность задач, если они условны, выполняются ли они одновременно, являются ли они системными задачами или назначены человеку.

4 шага для создания схемы бизнес-процесса

Сделайте набросок на бумаге Часто бывает полезно начать с легко редактируемого изображения того, как, по вашему мнению, должна выглядеть диаграмма бизнес-процесса.
Получите информацию от заинтересованных сторон Каждый, кто участвует в процессе, сможет поделиться своим мнением.
Оцифровка процесса Введите информацию в инструмент BPM, чтобы показать взаимосвязь между задачами.
Назначьте роли и условия Кто должен выполнять каждую задачу? Это должен быть человек или система? Должны ли задачи выполняться каждый раз?

Как создать диаграмму бизнес-процесса

Создание диаграммы бизнес-процесса может быть простым или сложным в зависимости от того, какой инструмент вы используете. Если вы используете программное обеспечение, использующее BPMN 2.0, вам нужно будет выучить все символы и знаки, которые показывают, как данные должны передаваться от задачи к задаче.

Однако, если вы используете что-то более простое, например Kissflow, вы можете сделать диаграмму бизнес-процесса интуитивно понятной без какого-либо обучения.Просто добавляйте новые задачи и меняйте их порядок с помощью интерфейса перетаскивания. Вы также можете воспользоваться этими функциями:

Ограничить людей, которые могут инициировать процесс
Назначение задач группам, а не отдельным лицам
Динамически назначать задачи менеджеру или начальнику отдела
Добавить крайние сроки и SLA на основе формул
Создать условия для определения момента возникновения задачи
Создание уведомлений для отправки другим
Создание параллельных ветвей для одновременных задач
Создание двух или более потоков для элемента, на который следует подписаться
Добавить системные действия, такие как веб-перехватчики или обновления данных
Начать новый процесс на основе условия
Переход к элементам вперед или назад на основе данных
… и многое другое!

Использование Kissflow для диаграмм бизнес-процессов

Существует множество вариантов, но нет ничего более простого в использовании, а также содержит все лучшие функции, как Kissflow Process.Попробуйте это сегодня, чтобы проверить блок-схемы своих бизнес-процессов и увидеть, насколько это весело!

9 лучших моделей бизнес-анализа

Время чтения: около 7 минут

Автор: Lucid Content Team

Роль бизнес-аналитика (BA) требует не только тщательного анализа данных, но и эффективного моделирования данных. Правильная визуальная модель упрощает данные и позволяет заинтересованным сторонам на каждом уровне определять и понимать стратегии, отношения и обязанности проекта.

В прошлом моделирование данных означало выписывание процессов в виде обычного текста или рисование базовой диаграммы.

К счастью, те времена прошли.

Сегодня хороший BA вооружен разнообразным набором стратегий и техник визуального моделирования, которые помогают им добиваться успешных результатов проекта.

По мере того, как вы читаете больше о моделях бизнес-анализа, помните, что Lucidchart помогает вам создавать элегантные диаграммы с помощью интуитивно понятных дизайнерских решений, готовых библиотек форм для согласованной записи, а также четкого связывания и форматирования данных для динамического моделирования и совместного использования данных.

Выберите один из множества шаблонов бизнес-анализа, чтобы приступить к следующему проекту уже сегодня. (Обратите внимание, что некоторые шаблоны содержат расширенные функции, для которых требуется платная подписка на Lucidchart.)

Что такое модель бизнес-анализа?

Проще говоря, модель бизнес-анализа описывает шаги, предпринимаемые бизнесом для завершения определенного процесса, например, заказ продукта или прием на работу нового сотрудника. Моделирование (или отображение) процессов является ключом к повышению эффективности процессов, обучению и даже соблюдению отраслевых норм.

Поскольку в рамках бизнеса существует множество различных видов процессов, организаций и функций, бизнес-аналитики используют различные визуальные модели для отображения и анализа данных.

Взгляните на эти девять основных моделей бизнес-анализа, которые нужно включить в свой набор инструментов.

1. Диаграммы действий

Диаграммы действий — это тип диаграммы поведения UML, который описывает, что должно происходить в системе. Они особенно полезны для передачи информации о процессе и процедуре заинтересованным сторонам как из бизнес-команды, так и из группы разработчиков.

BA может использовать инструмент диаграммы UML, такой как Lucidchart, для создания диаграммы действий, чтобы отобразить процесс входа на веб-сайт или завершения транзакции, такой как снятие или внесение денег.

Диаграмма деятельности для банкомата (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

2. Ментальные карты характеристик

Бизнес-диаграммы предназначены не только для анализа или документирования на поздних стадиях. Они также полезны на начальном этапе мозгового штурма проекта. Ментальные карты функций помогают БА организовать иногда беспорядочный процесс мозгового штурма, чтобы идеи, проблемы и запросы были четко зафиксированы и распределены по категориям.

Этот визуальный элемент гарантирует, что начальные детали и идеи не пропадут без проблем, поэтому вы сможете принимать обоснованные решения о направлении, целях и масштабах проекта в дальнейшем.

Базовая интеллектуальная карта (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

3. Дорожные карты продукта

Дорожная карта продукта (или функции) описывает разработку и запуск продукта и его функций. Они представляют собой целенаправленный анализ развития продукта, который помогает разработчикам и другим заинтересованным сторонам сосредоточиться на инициативах, которые приносят непосредственную пользу пользователю.

Прелесть дорожных карт продуктов заключается в их гибкости и разнообразии приложений. BA могут создавать различные дорожные карты продукта, чтобы проиллюстрировать различную информацию, в том числе:

Обслуживание и исправления ошибок
Выпуски функций
Высокоуровневые стратегические цели продукта

Хотя дорожные карты продукта обычно используются командами разработчиков внутри компании, они также полезны ресурсы для других групп, таких как продажи.

Определенный план продукта и график помогают продажам оставаться на той же странице, что и разработчики, поэтому они могут предоставлять точную и обновленную информацию своим потенциальным клиентам и клиентам.Из-за своей универсальности и широкого применения в командах и организациях дорожные карты продуктов являются основной частью набора инструментов аналитика.

В Lucidchart вы можете связать данные и установить условное форматирование в дорожной карте вашего продукта, чтобы быстро отслеживать ваш прогресс. Ознакомьтесь с шаблоном ниже!

Пример дорожной карты продукта (Щелкните изображение, чтобы увеличить его в Lucidchart)

4. Организационные диаграммы

Организационная диаграмма очерчивает иерархию бизнеса или одного из его отделов или команд.Это особенно полезные справочные таблицы для сотрудников, которые позволяют быстро понять, как организована компания, и определить ключевые заинтересованные стороны и точки соприкосновения для проектов или запросов.

Кроме того, организационные диаграммы полезны для анализа заинтересованных сторон и моделирования новых групп и команд после организационных изменений.

Пример маркетинговой организационной диаграммы (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

5. SWOT-анализ

SWOT-анализ — это фундаментальный инструмент в арсенале BA.SWOT означает сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. SWOT-анализ оценивает сильные и слабые стороны бизнеса и выявляет любые возможности или угрозы для этого бизнеса.

SWOT-анализ помогает заинтересованным сторонам принимать стратегические решения в отношении своего бизнеса. Цель состоит в том, чтобы извлечь выгоду из сильных сторон и возможностей при одновременном снижении воздействия внутренних или внешних угроз и слабостей.

С точки зрения визуального моделирования SWOT-анализ довольно прост.Типичная модель будет иметь четыре блока или квадранта — по одному для каждой категории — с маркированными списками, в которых указаны соответствующие результаты.

SWOT-анализ (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

6. Каркас пользовательского интерфейса

Еще одна важная бизнес-диаграмма — это каркас пользовательского интерфейса. Команды разработчиков программного обеспечения используют каркасы (также называемые макетами или прототипами), чтобы визуально обрисовать и спроектировать макет для конкретного экрана. Другими словами, каркасы — это чертежи веб-сайта или программного обеспечения.Они помогают заинтересованным сторонам оценить навигационные потребности и опыт для успешного практического применения.

Уровень детализации прототипов варьируется от низкого до высокоточного. Каркасные кадры с низкой точностью представляют собой самые простые контуры, отображающие только скелетную структуру экрана. Каркасные модели с высокой точностью обычно визуализируются на более поздних этапах планирования и включают определенные элементы пользовательского интерфейса (например, кнопки, раскрывающиеся строки, текстовые поля и т. Д.) И представляют, как окончательная реализация должна выглядеть на экране.

Каркас базовой домашней страницы (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

7. Блок-схема процесса

Блок-схема процесса (PFD) обычно используется в химической и технологической инженерии для определения основного потока производственных процессов, но ее также можно использовать в других областях, чтобы помочь заинтересованным сторонам понять, как работает их организация.

PFD лучше всего использовать для:

Документирования процесса.
Изучите процесс, чтобы внести изменения или улучшения.
Улучшение понимания и коммуникации между заинтересованными сторонами.

Эти диаграммы сфокусированы на общих высокоуровневых системах, а не на аннотации второстепенных деталей процесса.

Диаграмма бизнес-процессов (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

8. Анализ PESTLE

Анализ PESTLE часто идет рука об руку с SWOT-анализом. PESTLE оценивает внешние факторы, которые могут повлиять на эффективность бизнеса. Этот акроним обозначает шесть элементов, влияющих на бизнес: политический, экономический, технологический, экологический, правовой и социологический.

Анализ PESTLE оценивает возможные факторы в каждой категории, а также их потенциальное воздействие, продолжительность воздействия, тип воздействия (т.д., отрицательный или положительный) и уровень важности.

Этот тип бизнес-анализа помогает заинтересованным сторонам управлять рисками, стратегически планировать и анализировать бизнес-цели и производительность и потенциально получить преимущество перед конкурентами.

Диаграмма анализа PESTLE (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

9. Диаграмма сущность-взаимосвязь

Диаграмма сущность-взаимосвязь (диаграмма ER) показывает, как сущности (например, люди, объекты или концепции) связаны друг с другом в системе . Например, логическая ER-диаграмма наглядно показывает, как термины в бизнес-глоссарии организации соотносятся друг с другом.Диаграммы

ER состоят из трех основных частей:

Сущности
Отношения
Атрибуты

Атрибуты применяются к сущностям, описывая более подробную информацию о концепции. Отношения — это то место, где возникают ключевые идеи из диаграмм ER. В визуальной модели отношения между объектами проиллюстрированы либо численно, либо с помощью нотации «гусиные лапки».

Эти диаграммы чаще всего используются для моделирования структур баз данных в программной инженерии и системах бизнес-информации и являются особенно ценными инструментами для BA в этих областях.

П.С. В Lucidchart вы можете автоматически создавать ERD при импорте баз данных и схем. Следуйте этому руководству, чтобы попробовать его, или вручную создайте ERD с помощью шаблона ниже!

Пример диаграммы «сущность-взаимосвязь» (нотация UML), (щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Начать визуальное моделирование с помощью Lucidchart

Существует множество вариантов визуального моделирования. Лучшие бизнес-аналитики будут иметь разнообразный набор диаграмм бизнес-анализа, чтобы они могли сопоставить правильные модели с каждым сценарием, будь то простая организационная схема для новых сотрудников или углубленный SWOT-анализ и PESTLE-анализ для руководителей и заинтересованных сторон высокого уровня.

Lucidchart упрощает вашу работу, предоставляя гибкие готовые шаблоны, функции динамического дизайна и несколько вариантов совместного использования, чтобы ваша команда могла оставаться в курсе событий, и вам не нужно было упускать момент. От простых блок-схем до сложных визуальных моделей со связыванием данных и условным форматированием — Lucidchart является незаменимым ресурсом для опытного бизнес-аналитика.

Выберите модель бизнес-анализа, которая подходит именно вам, и начните строить диаграммы в Lucidchart уже сегодня!

Начало работы

Как построить диаграмму бизнес-процесса [Шаблоны диаграмм процессов]

Все мы знаем, что визуальные элементы, такие как диаграммы и блок-схемы, являются лучшим способом упростить и передать сложную информацию, такую как потоки решений.

Но что следует учитывать при составлении схемы бизнес-процесса?

Какие типы диаграмм лучше всего подходят для каких процессов?

Как создать диаграмму процесса, которая будет удобна для понимания и вовлекает?

Это то, над чем мы будем работать сегодня.

В этом руководстве я попытаюсь прояснить некоторые из техник диаграмм процессов. Мы отточим основы создания красивых визуальных элементов, которые эффективно передают ваши процессы.

Покажем (нажмите, чтобы прыгнуть вперед):

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Что такое отображение бизнес-процессов?

Отображение бизнес-процессов — это упражнение по анализу и документированию процесса, который выполняется в вашей организации.

Mapping может фокусироваться на высокоуровневом представлении основных движущихся частей или описывать мельчайшие детали конкретного рабочего процесса.

Результатом действия по отображению процесса является диаграмма процесса.

Диаграмма бизнес-процесса использует визуальные элементы для представления серии шагов, значимых для вашего бизнеса, например, это руководство по оценке потенциальных кандидатов на вакансию:

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Диаграммы бизнес-процессов — это традиционно блок-схемы, но тип диаграммы бизнес-процессов, которую вы создаете, следует выбирать на основе:

Информация , которую необходимо сопоставить (которая может включать шаги, людей, системы, данные, входы, выходы, решения или действия, которые участвуют в процессе)
Назначение схемы
Аудитория , с которой вы общаетесь

Типы диаграмм бизнес-процессов включают:

Но не будем забегать вперед.Зачем предприятия создают диаграммы процессов?

Для чего нужны технологические схемы?

Бизнесы строятся вокруг людей с разным опытом, ролями и обязанностями, работающих вместе над общими процессами. Диаграммы процессов действительно могут помочь в формировании общего понимания этих важных процессов.

Диаграммы процессов могут помочь гарантировать, что задача выполняется одинаково с течением времени и в рамках всей команды. Они могут способствовать прозрачности и способствовать укреплению согласованности в организации.

Диаграммы процессов

могут быть руководством высокого уровня, как эта интеллектуальная карта маркетинговой стратегии, используемая для согласования между командой маркетинга и командой продукта:

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Или они могут выступать в качестве пошагового плана, который помогает сотруднику выполнять конкретную задачу, например, это руководство по устранению неполадок ИТ:

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Диаграмма процессов может сыграть роль в оптимизации и информировании о любом внутреннем процессе, особенно для процессов, которые являются сложными, которые часто меняются или в которых участвует несколько человек.Некоторые примеры включают:

Выстраивание организации в новых стратегических направлениях
Обучение сотрудников сложным процессам для обеспечения соответствия и точности
Прием на работу новых сотрудников
Планирование рабочих процессов для новых проектов
Оптимизация существующих рабочих процессов и сокращение избыточности

Диаграммы процессов также помогают улучшить внешнюю коммуникацию. Их можно использовать, чтобы предоставить потенциальным клиентам обзор ваших услуг, помочь клиентам пройти через сложную систему и сделать техническую информацию более доступной для нетехнической аудитории.

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Проще говоря: компании используют диаграммы процессов для поддержания и повышения качества и эффективности работы — для анализа, оптимизации и обмена информацией о действующих процессах.

Типы бизнес-процессов (+ примеры и шаблоны схем процессов)

Давайте рассмотрим некоторые типы бизнес-процессов, которые следует учитывать для оптимизации и документирования.

Бизнес-процессы делятся на 3 типа:

Операционные процессы: эти процессы напрямую приносят пользу клиентам и составляют основу бизнес-предложения (примеры: разработка продукта, закупки)
Вспомогательные процессы: эти процессы не приносят напрямую дохода, но поддерживают операционные процессы (примеры: найм, начисление заработной платы)
Процессы управления: эти процессы сосредоточены на мониторинге и повышении эффективности операционных и вспомогательных процессов (примеры: стратегическое планирование, оценка эффективности сотрудников)

Эти процессы можно разбить по ролям.Вот краткий список (читайте примеры и шаблоны):

Человеческие ресурсы: процесс адаптации сотрудников, процесс найма, дисциплинарный процесс сотрудников, руководящие принципы отбора резюме, процесс собеседования
Финансы: планирование, бюджетирование, прогнозирование, отчетность
(Для подобных шаблонов начните с Venngage for Finance. Все необходимые визуальные ресурсы и простой редактор для настройки ваших дизайнов).
Менеджмент: стратегическое планирование, оценка эффективности, корпоративное управление
Продажи: Поиск продаж, квалификация потенциальных клиентов, выращивание потенциальных клиентов, закрытие
Обслуживание и поддержка клиентов: процессы самообслуживания клиентов, устранение неполадок, управление сообществом
Производство и деятельность: Управление закупками и поставками

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Блок-схемы управления процессами персонала

Документация процессов является неотъемлемой частью профессии HR.При выполнении таких обязанностей, как соблюдение нормативных требований, прием на работу и увольнение, очень важно соблюдать соответствующие процессы.

Документация по процессу может помочь специалистам по персоналу:

Распространение информации о политиках и процессах компании в рамках всей организации
Быстрая и эффективная работа с сотрудниками
Обеспечьте справедливый и последовательный процесс приема на работу
Усиление обучения для обучения сотрудников и развития навыков

Интеллектуальная карта, подобная приведенной ниже, например, может быть простым способом прояснить и сообщить политику и процессы компании в нескольких отделах.

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Блок-схемы

также могут помочь в процессе приема на работу, чтобы убедиться, что прием на работу является справедливым и последовательным. Специалист по персоналу может задокументировать отдельные процессы до, во время и после собеседования с кандидатом или предоставить все в едином резюме, как эта инфографика процесса найма:

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Точно так же стандартизация (и информирование) вашего процесса проверки эффективности поможет определить ожидания сотрудников, поэтому не будет сюрпризов, когда придет время для ежегодных проверок.

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

При приеме на работу новых сотрудников наличие набора документированных процессов, которым необходимо следовать, может помочь слушателям не сбиться с пути и мотивировать их при освоении организационных процессов. Рассмотрите возможность отслеживания завершения каждого этапа адаптации с помощью контрольного списка процесса адаптации:

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Разбивка каждого основного процесса, который сотрудник должен изучить, на конкретные шаги в сводной инфографике (например, приведенной ниже) также снизит нагрузку на других сотрудников, у которых будет больше времени для решения задач, требующих практического подхода.

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Эти учебные документы могут также использоваться в качестве справочника существующими сотрудниками, которым также необходимо обновить свои навыки.

Подробнее: Venngage для команд обучения и развития

Блок-схемы медицинских процессов и карты поездок пациентов

Как и специалисты по персоналу, поставщики медицинских услуг в значительной степени полагаются на процессы для обеспечения бесперебойной работы организаций.

Диаграмма процесса

может помочь специалистам в области здравоохранения с:

Связь с пациентом: помогает пациентам понять их возможности и принять обоснованные решения
Соответствие сотрудников: помогает практикам придерживаться передовых методов
Улучшение качества: анализ потока людей, услуг и информации через центр здравоохранения

Блок-схемы могут быть простым и надежным способом, позволяющим пациентам принимать информированные решения о своем здоровье, не требуя практической помощи.

В приведенной ниже блок-схеме здравоохранения читатели получают указания по возможным результатам и получают инструкции, основанные на различных результатах. Подобная блок-схема может помочь пользователям быстро получить доступ к нужным им службам.

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Блок-схемы

и инфографика процессов могут быть столь же полезны для медицинских работников, как и для пациентов.

Подробнее: Venngage для организаций здравоохранения

Инфографика процесса от Американской ассоциации тиннитуса ниже, например, описывает шаги приема, необходимые для пациентов с тиннитусом.

Источник

Этот тип инфографики процесса помогает убедиться, что пациенты получают доступ к необходимым им услугам, без чрезмерной нагрузки на поставщика медицинских услуг.

Карта путешествий пациента для улучшения качества

Картирование процессов также играет центральную роль во многих инициативах по повышению качества здравоохранения, которые включают анализ и оптимизацию внутренних процессов для повышения качества обслуживания пациентов.

Например, нанесение на карту потока людей, информации и услуг на пути к пациенту может выявить области, требующие улучшения, как показано на схеме здравоохранения ниже.

Источник

Это может показать, что процедура регистрации занимает слишком много времени или что информация о пациенте должна пройти через несколько систем, чтобы попасть туда, куда она должна попасть.

Вы можете начать строить свою собственную карту пути пациента с простой блок-схемы, подобной приведенной ниже:

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Примеры процессов управления

Большая часть лидерства и управления включает в себя надзор и мониторинг процессов, а также корректировку курса сотрудников, которые не согласованы.

Руководители и менеджеры

могут использовать интеллектуальные карты, подобные приведенной ниже, для планирования, а затем передачи стратегии того, как организация стремится к достижению долгосрочных целей.

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

В то время как менеджер может представить такую стратегию на общем собрании, передача диаграммы процесса или графика, подобного приведенному ниже (с большим количеством деталей, чем может быть освещено на коротком собрании), может помочь удержать сотрудников в курсе событий долгое время.

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Затем, когда приходит время проанализировать эффективность компании и сотрудников, эта документация процесса позволяет легко сравнить шаги, которые были выполнены на самом деле , с теми, которые были изначально запланированы.Если есть расхождения, решения могут быть включены в стратегию на следующий год.

Блок-схемы управления

Менеджер, который делегирует принятие некоторых решений своим непосредственным подчиненным, может беспокоиться о снижении качества принятия решений.

Предоставление сотрудникам диаграмм дерева решений может облегчить это беспокойство, в то же время заставляя сотрудников чувствовать себя уверенно в своей работе.

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Блок-схемы

также могут помочь менеджерам спланировать новые процессы перед их внедрением в своей организации.Картирование процессов может помочь менеджерам понять и подготовиться к зависимостям такого изменения.

Начните планировать свои процессы с простой блок-схемы или шаблона дерева решений, такого как этот:

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Пример схемы рабочего процесса Диаграммы рабочего процесса

, которые похожи на блок-схемы, но показывают действия одного человека, идеально подходят для отображения пользовательских потоков.

Эта диаграмма рабочего процесса, например, показывает путь клиента, обрабатывающего платеж на веб-сайте.

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Диаграммы

, подобные этой, могут помочь группам поддержки клиентов понять, как помочь клиентам, которые сталкиваются с проблемами в процессе, помогая обеспечить быстрое и эффективное решение проблем клиентов.

Вы также можете использовать диаграмму рабочего процесса, чтобы построить карту веб-сайта, которой может легко следовать группа маркетинга и дизайна. Эта интеллектуальная карта чиста и точна и включает в себя интеллектуальные узлы, которые можно настроить одним нажатием кнопки.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН Диаграммы рабочего процесса

также помогают руководителям проектов отслеживать основные этапы проекта и результаты, чтобы гарантировать своевременное выполнение проекта. Графики проекта — еще один вариант.

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Подробнее: 20+ шаблонов блок-схем, советы по дизайну и примеры

Как отобразить бизнес-процесс: символы диаграммы процесса

Существует ряд различных стандартов обозначений, которые может использовать , которые определяют значения символов, используемых для схематических процессов, в том числе:

Unified Modeling Language (UML): набор символов, используемых при разработке программного обеспечения для визуализации дизайна системы
Модель и нотация бизнес-процессов (BPMN) : набор символов, предназначенный для визуализации бизнес-процессов
Блок-схема Международной организации по стандартизации (ISO): набор символов для блок-схем с условными обозначениями для конкретных типов блок-схем, включая блок-схемы данных, системы и программы

Проблема с этими системами в том, что они полагаются на вашу аудиторию, чтобы понять эти конкретные стандарты.

Поскольку цель построения диаграмм обычно состоит в том, чтобы помочь в общении между группами людей с разными базами знаний, часто лучше придерживаться лишь нескольких наиболее распространенных форм, которые будет легко понять большинству аудитории.

Вот наиболее распространенные формы, используемые в наиболее распространенном и полезном типе диаграммы процесса, блок-схеме:

Прямоугольник (действие): используется для представления шага, задачи или действия, выполняемого человеком
Ромб (решение): используется для обозначения точки принятия решения, где поток разветвляется на два или более путей
Стрелка (поток): используется для указания порядка событий
Таблетка (начало / конец): используется для представления триггера, который запускает или завершает процесс

Давайте посмотрим, как можно использовать эти четыре символа для визуализации сложных процессов для любой аудитории.

Как составить карту бизнес-процесса: лучшие практики и советы по проектированию

Соберите информацию и выберите тип технологической схемы

Прежде чем приступить к разработке окончательного документа, который вы ожидаете представить своей команде, вашему клиенту или вашему заказчику, потратьте некоторое время на размышления о том, что вы хотите показать, независимо от того, почему.

Подумайте, какую информацию вы хотите передать:

Вы хотите указать роли или персонал, ответственный за конкретные задачи?
Вы хотите предоставить общий обзор процесса, который послужит отправной точкой для нового сотрудника?
Вы хотите сообщить, сколько времени должна занять каждая часть процесса?
Вы хотите выделить критические точки в процессе или каковы входы и выходы?
Хотите помочь сотруднику выполнить конкретную задачу?

Интеллектуальная карта, подобная приведенной ниже, может быть лучше всего для передачи высокоуровневой стратегии:

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Временные шкалы могут отображать аналогичную информацию, но смещают акцент на промежутки времени или даты:

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Блок-схемы

— это наиболее гибкий вариант, а зачастую и самый удобный, поскольку они широко понятны.

Они являются золотым стандартом, когда речь идет о взаимодействии процессов с несколькими путями, и легко настраиваются для соответствия уровню детализации, необходимому для любого процесса.

Легко добавить дополнительные уровни информации, такие как люди, ответственные за данный набор задач, или время, которое может занять набор задач.

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Используйте одинаковые стили, размеры и формы для чистого и профессионального вида

Диаграммы процессов

могут быстро стать беспорядочными и трудными для понимания, особенно те, в которых много шагов и точек принятия решений.

Вы можете сохранить свою диаграмму чистой с помощью:

Сохранение единообразия форм по размеру и выравнивания друг с другом
Использование соединителей, которые начинаются и заканчиваются в одном и том же месте на фигуре для каждого шага
Использование постоянного интервала (если вы не хотите указывать группировки, как в примере ниже)
Последовательно упорядочивайте потоки из точек принятия решения (т.е. нет слева, да справа)
Уменьшение количества изгибов и углов в соединительных линиях

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Если вы будете следовать этим рекомендациям, даже сложная схема процесса может выглядеть профессионально, и ей будет легко следовать.

Используйте цвета и значки, чтобы выделить ключевую информацию

Один из важнейших принципов визуальной коммуникации — использовать цвет и визуальные эффекты для определенной цели, а не только для украшения.

Это особенно важно для диаграммы процесса, на которую будут регулярно ссылаться и которую нужно понимать с первого взгляда.

Рассмотрите возможность использования контрастных цветов, таких как красный и зеленый или оранжевый и синий, чтобы различать положительные и отрицательные потоки (и показывать регулярные шаги нейтральным цветом), как показано на диаграмме решений ниже:

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Вы также можете добавить значки, чтобы прояснить или привлечь внимание к ключевым этапам или сделать дизайн более привлекательным, как в этом примере инфографики:

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Используйте границы, формы и временные шкалы для увеличения плотности информации

Базовый шаблон блок-схемы может стать отличной отправной точкой для вашего окончательного дизайна, но он может не включать элементы для всего, что вам нужно для общения.

Вы можете использовать такие элементы, как границы, фигуры и временные шкалы, чтобы преобразовать любую базовую блок-схему в диаграммы, которые визуализируют более сложную информацию.

Например, добавляя границы или вспомогательные формы к блок-схеме, вы можете создать диаграмму дорожек, как в примере ниже, который разъясняет обязанности различных групп в рамках одного процесса.

Источник

Точно так же, добавляя что-то вроде временной шкалы (которую вы можете извлечь из шаблона временной шкалы) в блок-схему, вы можете повысить полезность своей схемы и избавить себя от необходимости создавать и публиковать отдельный документ.

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Включите метки или легенду в вашу схему процесса

Если вы используете какие-либо символы, которые не являются стандартными или не требуют пояснений, не забудьте добавить ярлыки или включить легенду для ваших читателей.

Хотя ваши читатели наверняка могут сделать выводы на основе содержания, ваша блок-схема будет более удобной (и более быстрой для понимания), если вы будете откровенны, когда это возможно.

Это означает маркировку любых потоков, выходящих из точек принятия решения, если они у вас есть, например, метки «высокий» и «низкий» на этой блок-схеме:

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Или добавление легенды, чтобы прояснить значение любых цветов или форм, как на этой схеме маркетингового процесса:

ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Как создать диаграмму бизнес-процесса с Venngage

Venngage — это онлайн-инструмент для визуальной коммуникации, который предлагает огромное количество шаблонов схем процессов.Это не просто обычные блок-схемы.

Чтобы создать диаграмму бизнес-процесса в Venngage, начните с создания бесплатной учетной записи Venngage. Это даст вам доступ к нашим шаблонам и нашему редактору.

Просмотрите нашу страницу шаблонов и найдите шаблон схемы процесса, который соответствует вашим потребностям. У нас есть тысячи шаблонов на выбор, поэтому начните с ознакомления с нашими главными категориями диаграмм:

Найдите шаблон, который соответствует структуре вашего процесса и тому, что вы хотите донести.

Затем в редакторе поменяйте местами текст и добавьте визуальные эффекты, чтобы реализовать ключевые идеи.

Наша функция замены значков позволяет легко экспериментировать с различными изображениями и значками. Щелкните любой значок в своем дизайне и нажмите «Заменить», чтобы заменить его. Вы можете выполнить поиск в нашей библиотеке или профессиональных значках по ключевым словам, чтобы найти значки, которые вам подходят.

Вы также можете найти фигуры, линии и границы в разделе «Значки» на левой панели. Не забывайте использовать их для добавления дополнительных слоев информации к вашему дизайну, например, используя границы для обозначения группировок или используя формы и линии для добавления временной шкалы.

Если у вас есть рекомендации по бренду, с которыми нужно работать, используйте My Brand Kit, чтобы быстро применить цвета вашего бренда. Просто нажмите, чтобы применить, и перемешивайте, пока не будете довольны! Помните, старайтесь использовать более яркие цвета, чтобы привлечь внимание к более важной информации.

Наконец, поделитесь своей диаграммой со своей командой! Venngage упрощает хранение ваших диаграмм и возможность делиться ими с важными людьми.

Закончив редактирование, скопируйте ссылку, чтобы поделиться ею напрямую с коллегой или клиентом.Перейдите на бизнес-аккаунт, чтобы загрузить блок-схему или активировать командные функции, такие как совместное использование и совместная работа.

Заключение

Если вы сталкиваетесь с проблемами слаженности команды, хотите повысить эффективность работы или готовитесь к привлечению новых сотрудников, отображение бизнес-процессов может помочь.

Начните создавать свою библиотеку документации по процессам с помощью диаграмм процессов, таких как блок-схемы, интеллектуальные карты и инфографика процессов, которые помогут вам и вашей команде оставаться на одной странице (независимо от того, насколько велик или мал ваш бизнес).

С Venngage начать работу проще простого. Начните улучшать свои процессы сегодня!

СОЗДАТЬ РАСХОДОМЕР С МЕСТОРОЖДЕНИЕМ

Бизнес-диаграммы: что это такое и зачем их использовать

Время чтения: 6 минут

Автор: Эмили Финли

Люди — существа визуальные. Понимать рабочие процессы или применять данные для принятия решений становится проще, когда вы видите упрощенную форму информации, с которой работаете.Особенно это касается построения диаграмм бизнес-процессов.

Эти визуализации данных разбивают ваши операции на более мелкие, более понятные фрагменты информации. Затем вы можете использовать эти диаграммы и графики для изучения сильных и слабых сторон ваших процессов. Вы также можете более эффективно работать со своей командой над поиском решений, когда все находятся на одной волне.

Но какую бизнес-диаграмму следует использовать для достижения наилучших результатов?

В этом руководстве мы познакомим вас с типами бизнес-диаграмм, их использованием и преимуществами, которые они предлагают.

Что такое бизнес-диаграммы?

Бизнес-диаграммы наглядно представляют ваши бизнес-процессы. Эти инструменты, также называемые картированием бизнес-процессов, показывают этапы выполнения ваших процедур. Бизнес-диаграммы, используемые для чего угодно, от производственных процессов до адаптации сотрудников, четко отображают все, что связано с вашими операциями.

Поскольку у каждой отрасли и компании свой собственный подход, существует множество вариантов создания бизнес-диаграммы. В следующем разделе мы рассмотрим каждый из визуальных элементов, которые вы можете использовать для отображения своих процессов.

Типы диаграмм бизнес-моделей

Блок-схемы

Блок-схемы используются для визуализации процессов или систем. На этих диаграммах используются различные формы, такие как овалы, прямоугольники и ромбы, для изображения различных этапов или частей этих процессов. Используя стрелки, показывающие, как каждый этап переходит в следующий, вы можете лучше понять и проанализировать последовательность ваших систем.

Интеллектуальные карты

Интеллектуальные карты помогают организовать данные вокруг центральной идеи.Например, если вы хотите отобразить свой процесс обеспечения качества, вы можете использовать интеллектуальную карту, чтобы наметить различные действия, которые вы предпринимаете для обеспечения качества на протяжении всего производственного процесса.

Создание интеллект-карты начинается с большой фигуры в центре, представляющей основную тему. Затем вы можете использовать линии или стрелки, чтобы переместить пользователей к шагам или идеям, включенным в эту центральную идею. Вы также можете добавить дополнительные уровни или изображения и текст для дальнейшего объяснения этих шагов.

Организационные диаграммы

Организационные диаграммы отображают структуру вашей организации или команды.Большой прямоугольник вверху показывает лидера, либо босса, либо менеджера команды. Затем строки ведут вниз к прямоугольникам, которые показывают следующий уровень лидерства, и повторяются до тех пор, пока организация не будет полностью обозначена. Эти диаграммы помогают зрителям понять структуру персонала. Их также можно использовать для иллюстрации вашей цепочки подчинения и иерархии принятия решений.

Карты процессов

Для диаграмм, требующих большого количества текста, карта процесса — отличный выбор.Эти графические изображения используют комбинацию текста и визуальных элементов, чтобы направлять читателей через процесс. Если вы хотите изобразить путь клиента через вашу компанию, вы можете использовать инфографику с блок-схемой. Включение блоков текста для объяснения каждого этапа и руководства пользователя предлагает больше информации, чем стандартная блок-схема, также полагаясь на визуальные эффекты, чтобы прояснить концепции.

Схемы дорожек

Когда процессы охватывают несколько отделов, диаграммы дорожек четко отображают эти процессы для облегчения понимания.Помещенные в горизонтальные или вертикальные ряды (каждый из которых представляет разные отделы), фигуры и стрелки обозначают этапы ваших процедур. Диаграммы дорожек показывают, как ваши процессы проходят через каждую область и за какие шаги отвечает каждый отдел. Эти диаграммы могут улучшить как общение, так и сотрудничество.

Диаграммы рабочего процесса

Диаграммы рабочего процесса похожи на блок-схемы, но они сосредоточены исключительно на конкретной задаче или процессе, используемом одним человеком.Используя различные формы и стрелки, вы можете использовать этот рисунок для обозначения необходимых шагов. Диаграммы рабочего процесса — отличный способ показать новым сотрудникам, как выполнять задачи. Их также можно использовать для поиска слабых мест в ваших процессах.

Как я могу использовать бизнес-диаграммы?

Бизнес-диаграммы призваны помочь вам и вашей команде улучшить и понять ваши процессы. Хотя вы можете подумать, что ваши процедуры оптимизированы и эффективны, эти визуальные эффекты раскрывают области, которые могут нуждаться в улучшении.Они также дают вам идеи, необходимые для согласования ваших процессов с вашими основными целями.

Описание процедур позволяет вашей команде работать более эффективно и результативно во всем, что они делают. Вместо того, чтобы сохранять статус-кво, вы можете найти способы сэкономить на затратах и времени, оптимизируя каждый процесс.

Примеры использования блок-схемы бизнес-процессов

Во многих ситуациях бизнес-диаграммы являются ценными активами. В этом разделе мы расскажем вам о некоторых способах использования визуализации данных для развития вашего бизнеса и превышения ожиданий клиентов.

Внутренний аудит

Есть много причин для проведения аудита внутри вашего бизнеса. Возможно, вы получили жалобу на свой продукт или хотите проверить соответствие отраслевым нормам. Независимо от причины, первым шагом должно быть построение диаграмм ваших процессов.

При планировании этапов вы можете четко увидеть области, которые могут замедлять производство или влиять на качество. Вы также можете использовать диаграмму, чтобы убедиться, что сотрудники соблюдают надлежащие процедуры.Вооружившись своим гидом, вы не пропустите ни одной проблемы, которая может существовать.

Прием на работу новых сотрудников

Схема, на которой показаны шаги, необходимые для выполнения задачи вашим новым сотрудникам, расширяет возможности их работы и экономит ваше время. Вам не нужно будет проводить их через весь процесс или направлять их соответствующим соавторам. Вместо этого они могут быстро понять выполняемую работу и приспособиться к ней.

Подготовка к запуску

Независимо от того, запускаете ли вы новый продукт или открываете новое место, блок-схема вашего бизнес-процесса будет обеспечивать бесперебойную работу.Ваша команда будет подготовлена заранее и готова выполнять свои обязанности. Если что-то пойдет не так, вы можете использовать свою диаграмму, чтобы найти лучший путь вперед. Вы можете сосредоточиться на том, чтобы удивить своих клиентов, будучи уверенными в своем плане.

Преимущества использования диаграммы бизнес-анализа

Когда бизнес использует диаграмму процесса, он может получить доступ к своим данным по-новому. От встреч до улучшения продаж — есть бесконечные способы извлечь выгоду из этих визуальных эффектов. Чтобы помочь вам понять, как бизнес-диаграммы могут помочь вашему бизнесу, ознакомьтесь с преимуществами, которые они предлагают ниже.

1. Улучшение коммуникации

Нечеткие коммуникативные процессы — один из самых простых способов создать хаос в команде и организации. Если ваши сотрудники не знают, к кому обратиться, ни один из ваших проектов не пойдет гладко. Вместо этого несколько человек получат одну и ту же информацию, и она может никогда не добраться до людей, которые в ней больше всего нуждаются.

Описание ваших процессов показывает, как вы ожидаете, что сотрудники будут передавать данные. Вы не рискуете упустить ключевую информацию, и ваша команда сможет двигаться вперед быстрее.Это также укрепляет ваши процедуры для будущих проектов. Ваша команда может сделать больше за меньшее время, если будет работать вместе более эффективно.

2. Оптимизация процессов

Регулярный анализ процессов помогает вашей команде работать лучше с течением времени. Когда вы впервые создаете процедуру, построение диаграмм поможет вам найти наилучшие способы ее выполнения. Со временем вы сможете использовать свои диаграммы, чтобы определять новые способы улучшения.

Это также усиливает вашу реакцию на изменения.Независимо от сдвига, вы можете определить идеальные повороты для поддержания и развития вашего бизнеса.

3. Поддерживайте последовательность

Людям нравятся выкройки. Построение этапов процедур создает надежный ритм и рутинную работу, которую вы выполняете. Подобно хорошо работающей машине, вы можете установить процессы, способствующие повышению производительности. Последовательность также гарантирует, что ваша команда сможет обеспечить одинаковый уровень качества во всем, что они делают. Все будут точно знать, чего от них ждут и что им нужно сделать, чтобы добиться успеха, чтобы ваши результаты были надежными и исключительными.

4. Соблюдайте нормативные требования

Когда компании нарушают правила, это часто происходит из-за отклонений от политики, которые не улавливаются руководством. Диаграмма бизнес-процесса сводит к минимуму этот риск, четко показывая, что требуется для выполнения каждой задачи. Даже когда к вашей команде присоединяются новые сотрудники, вы можете быть уверены, что они точно будут следовать вашим шагам, чтобы ваш бизнес работал в рамках нормативных требований.

5. Победи конкурентов

Бизнес, который хорошо работает внутри страны, также будет лучше работать в своей отрасли.Вы не потеряете деньги из-за неэффективности, что даст вам больше ресурсов для расширения. Объединение вашей команды с помощью отличных коммуникационных стратегий и четких ролей даст им возможность работать с максимальной отдачей. Ваш бизнес будет работать так, как задумано, сверху донизу, что позволит вам предлагать своим клиентам лучшие в отрасли результаты.

Самое главное, улучшения будут внесены в каждую область ваших бизнес-процессов. Ваша организация всегда будет сосредоточена на том, чтобы делать лучше и делать больше, одновременно помогая вашим клиентам добиться успеха.Постоянно работая над улучшением своих процессов, вы продемонстрируете рынку, что вы лучший из имеющихся вариантов.

Как построить диаграмму бизнес-процесса

Бизнес-процесс — это набор действий или задач, которые достигают определенной цели организации. Благодаря автоматизации бизнес-процессов с помощью Laserfiche Workflow организации по всему миру повысили производительность и сократили расходы. Однако прежде чем приступить к реализации рабочего процесса, жизненно важно составить схему бизнес-процессов, чтобы убедиться, что они максимально просты, логичны и согласованы.

Зачем мне составлять схему бизнес-процесса?

Диаграмма бизнес-процесса — это дорожная карта для реализации — она описывает ожидаемый результат и дает конкретные основания для построения.

Диаграмма бизнес-процесса:

Дает возможность взглянуть на общую картину и учесть все типы потенциальных сценариев.
Помогает исследовать и досконально понять ваш процесс, чтобы вы могли увидеть, как его можно изменить или улучшить при автоматизации.
Создает наглядное пособие, с которым может согласиться каждый, гарантируя, что все находятся на одной странице.
Помогает сократить количество ошибок на начальном этапе и предотвратить ненужные изменения в будущем.

Как составить схему бизнес-процесса?

Есть три шага для построения диаграммы бизнес-процесса:

Создайте начальную диаграмму на основе предварительного обнаружения.
Соберите дополнительные требования.
Включите эти требования в диаграмму.

При необходимости повторяйте шаги 2 и 3, пока все не будут удовлетворены конечным результатом.

Создайте начальную диаграмму на основе предварительного обнаружения.

Начальная диаграмма — это общий обзор того, как заинтересованные стороны думают, как выглядит бизнес-процесс. Это общая диаграмма, которую вы будете «детализировать» на протяжении всего процесса построения диаграмм. Прежде чем составлять эту диаграмму, сядьте вместе с заинтересованными сторонами, чтобы придумать начальные общие этапы бизнес-процесса.

Вот пример начальной схемы процесса создания заказа на поставку:

Соберите дополнительные требования.

Сбор требований состоит из получения информации о бизнес-процессе от людей, участвующих на каждом этапе, таких как конечные пользователи, заинтересованные стороны, помощники по административным вопросам и руководители отделов.

На этапе сбора требований вы можете обнаружить, что сотрудники больше не соблюдают установленные процедуры или что текущий рабочий процесс в офисе вызывает крайнее разочарование.Вы также можете узнать, как фактически выполняются задачи, а не как они должны выполняться.

Ответьте на эти вопросы во время сбора требований:

Какова общая цель бизнес-процесса?
Что запускает процесс?
Что сигнализирует об окончании процесса?
Каковы действия на каждом этапе и кто участвует в каждом из них?
Есть ли альтернативные маршруты в процессе?

Обязательно используйте определенную терминологию при опросе пользователей и попросите их объяснить неоднозначные фразы.

Примеры:

«Файл» может означать отдельный документ или пакет отдельных документов.
«Отправка» документа может означать его отправку по электронной почте, сохранение в сетевой папке или транспортировку бумажной копии.

Некоторые другие термины, которые часто неправильно понимают и неправильно используют, включают:

Принесите / храните.
Может / не может получить доступ.
Обзор.
Принять.
Уведомить.
Процесс.

Диаграммы бизнес-процессов — прекрасная возможность улучшить то, как дела идут в вашей организации.

Спросите себя:

Есть ли в процессе какие-либо шаги, которые кажутся излишними?
Есть ли какая-то часть процесса, которую можно перенастроить для повышения эффективности?

Не бойтесь вносить изменения в текущий процесс и включать их в свою схему.

Включите эти требования в диаграмму.

После того, как вы собрали требования, включите их в свою диаграмму, конкретизируя каждый шаг.Не делайте предположений даже в отношении таких мелочей, как формат поля даты — диаграмма бесполезна, если она не является подробной, правильной и исчерпывающей.

Покажите эту диаграмму заинтересованным сторонам и конечным пользователям, чтобы убедиться, что они удовлетворены завершенным процессом. Пересматривайте диаграмму, пока все не останутся довольны окончательной версией, но убедитесь, что вы все время помните о цели процесса. Помните, что эта диаграмма должна быть завершена, когда она показывает процесс, который достигает этой цели, а не обязательно, когда выполняется желание каждого пользователя или отдела.

Окончательная схема процесса создания заказа на поставку намного более детализирована, чем первоначальная:

Переосмыслить текущий процесс

Закупка Laserfiche дает прекрасную возможность усовершенствовать и оптимизировать существующие процессы, чтобы сделать их максимально плавными и эффективными. возможно. Если у вас будет подробная схема, будет намного проще перевести бизнес-процессы в Laserfiche Workflow, потому что вы убедились, что они эффективны, понятны и подходят для всех участников.

Автоматизация бизнес-процессов — лишь одна из функций такой системы управления документами, как Laserfiche. Получите помощь в исследовании многих полезных функций управления документами с нашим бесплатным руководством сегодня!

Диаграмма бизнес-процессов — обзор

В двух словах: Введение в BPMN

BPMN утверждает, что ее легко понять — мы будем использовать пример, чтобы передать основные концепции BPMN, чтобы вы могли убедиться в этом сами если это правда. Затем вы можете перейти непосредственно к деталям.BPD состоит из действий, событий и шлюзов, которые поток последовательности помещает в последовательность потока. Действия, события и шлюзы обобщаются под термином объект потока .

Рисунок 6.1 описывает в BPMN, как компания по аренде автомобилей SpeedyCar составляет ежемесячный отчет для клиента, который включает все арендные платежи клиента.

Рисунок 6.1. Ежемесячный отчет

Чтобы назвать отдельные элементы BPMN на диаграмме, мы использовали множество комментариев.Комментарии обозначаются открытой квадратной скобкой в BPMN и могут быть связаны с другими элементами модели с помощью ломаной линии, ассоциации.

Начальное событие отмечает начальную точку потока. События в BPMN могут иметь тип, указывающий на обстоятельства, при которых происходит событие, триггер. В этом примере процесс начинается с начала события конца месяца типа таймера. Как только наступает конец месяца, входящее событие запускает процесс Создание ежемесячной выписки для клиента.

Временное событие запускается в конкретный момент времени, например, 02.08.2008, 02:08 утра, или повторяющимся временным событием, например, в конце месяца. Сообщение — это еще один тип события. Например, входящий телефонный звонок или входящее электронное письмо типа сообщения может запустить процесс.

Как только процесс вызывается, стартовое событие получает маркер. Токен — это своего рода виртуальный шарик, который катится по процессу и, таким образом, имитирует рабочий процесс. В отличие от настоящего мрамора, жетон может размножаться или разрушаться.Процесс завершается, когда разрешается последний токен.

На рисунке 6.1 токен запускается от начального события к задачам «Определение клиента, которому должен быть выставлен счет-фактура», «Создание счета-фактуры» и «Разноска счета-фактуры» через последовательность операций. После задачи разноски счета поток последовательности входит в параллельный шлюз. Шлюз разделяет поток последовательности на две параллельные линии, что удваивает токен. Каждый поток последовательности получает токен.

BPMN предлагает два варианта для иллюстрации параллельных потоков: явный с использованием параллельного шлюза или неявный с использованием нескольких потоков последовательности, которые покидают действие.В обоих случаях каждый исходящий поток последовательности получает токен, и запускаются обе задачи «Отправить счет» и «Собрать прямой дебет» (см. Рисунок 6.2).

Рисунок 6.2. Ветвление в параллельных рабочих процессах

Параллельный шлюз может разделять или синхронизировать параллельные рабочие процессы. При синхронизации несколько потоков последовательности ведут в шлюз и только один ведет наружу (см. Рисунок 6.3). Шлюз ожидает, пока токен не станет доступным в каждом входящем потоке. Только после этого токены соединяются, и поток продолжается.

Рисунок 6.3. Объединение параллельных потоков

В этом примере параллельные операции «Отправить счет» и «Сбор прямого дебетования» синхронизируются в параллельном шлюзе. Только когда две задачи будут выполнены, поток продолжается.

На рис. 6.1 токен затем переходит к конечному событию, которое отмечает конец процесса и уничтожает ровно один токен. Поскольку ни один другой токен не активен, создание ежемесячного отчета для процесса клиента завершено.

Теперь давайте усовершенствуем процесс: помимо оплаты прямым дебетом мы также включим оплату кредитной картой (см. Рисунок 6.4).

Рисунок 6.4. Ежемесячный отчет

Чтобы выразить, что может быть выбрана ровно одна альтернатива, мы используем эксклюзивный шлюз. Клиент платит либо кредитной картой, либо дебетовой, но не обоими способами.

В эксклюзивном шлюзе маркер проходит по потоку последовательности, условие которого выполняется первым. Как уже следует из названия шлюза, выбирается только один поток последовательности.

После получения прямого дебетования или списания с кредитной карты поток последовательности снова объединяется с эксклюзивным шлюзом.Как только одна из двух задач будет завершена, токен мигрирует на шлюз и передает его без каких-либо задержек.

В качестве альтернативы эксклюзивному шлюзу поток последовательности также может быть объединен в действие. Если несколько потоков последовательности завершаются одним действием, каждый входящий токен запускает действие.

Например, как только будет выполнено получение прямого дебетования или списания с кредитной карты, запускается действие типа «Просмотр счета-фактуры» (см. Рисунок 6.5).

Рисунок 6.5.Объединение альтернативных потоков

Вместо использования эксклюзивного шлюза вы также можете смоделировать это поведение с помощью потока условной последовательности. Он обозначен маленьким ромбиком прямо на месте действия. Поведение двух обозначений идентично, если связанные условия исключают друг друга. Например, если клиент запрашивает доставку электронной почты, выполняется действие Создать электронное письмо со счетом (см. Рисунок 6.6).

Рисунок 6.6. Условный поток последовательности

Однако, если выполняется несколько условий, все связанные потоки последовательности получают маркер.Таким образом, поток может быть распараллелен в зависимости от условий. Это было бы так, если бы клиент выбрал доставку по электронной почте или по почте.

В случае монопольного шлюза или потока условной последовательности вы можете указать поток по умолчанию. Он получает токен, если ни одно из указанных условий не выполняется. Вы можете использовать поток по умолчанию, чтобы предотвратить остановку потока, если выполняется одно из требуемых условий (см. Рисунок 6.7).

Рисунок 6.7. Поток по умолчанию

Чтобы избежать моделирования сложного процесса по всем стенам (в буквальном смысле), вы можете разделить процесс на несколько процессов.На рисунке 6.8 отправка счета-фактуры показана как подпроцесс. Знак «+» означает, что детализация отправки счета перенесена на отдельную схему.

Рисунок 6.8. Подпроцесс с детализацией

Процессы и бизнес-объекты тесно взаимосвязаны в бизнес-процессах. Процесс работает с бизнес-объектами; то есть он может создавать, изменять или уничтожать их. В BPMN бизнес-объекты моделируются как объекты данных и не влияют на поток последовательности.

На рисунке 6.9, объект данных счета связан с действием создания счета. Ненаправленная связь не указывает, входит ли счет в операцию или выходит из нее.

Рисунок 6.9. Примеры объекта данных

Во втором примере это отличается: если объект данных счета-фактуры имеет состояние «создано», он включается в действие «Отправить счет-фактуру», которое указывается с помощью направленной связи. Действие изменяет объект данных, устанавливая состояние «Отправлено».

Бизнес-процессы часто вовлекают участников.Пулы используются для разделения процесса в зависимости от участвующих организаций. Примеры включают клиентов, предприятия или поставщиков. Рисунок 6.10, Отчет о повреждениях процесса, включает три пула: водитель, SpeedyCar и лицо, ответственное за бронирование. Если поток в пуле не имеет значения, пул может отображаться в виде черного ящика — как для лица, ответственного за бронирование. Внутренний поток в этом случае скрыт.

Рисунок 6.10. Отчет о повреждении процесса

Каждый пул отвечает за свой собственный процесс и может взаимодействовать с другими пулами через потоки сообщений.Водитель отправляет SpeedyCar сообщение о повреждении. Входящее сообщение запускает процесс в пуле SpeedyCar.

С дорожками вы можете структурировать организацию по-разному; например, по группам или ролям. В этом примере SpeedyCar включает в себя автомобильный пул и полосы агента колл-центра. Дорожки взаимодействуют с другими дорожками в том же пуле, используя потоки последовательности.

Наш краткий вводный пример завершен. Давайте теперь углубимся в BPMN.

Полное руководство по созданию диаграммы бизнес-процессов в 2021 году

Отображение эффективных бизнес-процессов с помощью диаграмм бизнес-процессов

Бизнес-процессы — это стержень любого бизнеса.Оптимизированные бизнес-процессы означают операционное превосходство. Когда бизнес работает на оптимальном уровне, производительность и экономия средств высоки. Инновации в предложениях продуктов и услуг — это цель каждого бизнеса, и оптимизация бизнес-процессов — первый шаг к этой цели.

Оптимизация бизнес-процессов означает устранение избыточных и повторяющихся шагов. Для оптимизации рабочего процесса необходимо всестороннее понимание бизнес-процесса. Визуальное представление в виде диаграммы бизнес-процесса помогает понять, что, как, кто и почему относится к процессу.

Создание диаграмм бизнес-процессов

Диаграмма бизнес-процесса — это первичное представление бизнес-процесса. Это упрощает сложность процесса для лучшего понимания его потока. На схеме процесса изображен весь поток бизнес-процесса.

Рис. Пример схемы бизнес-процесса

Первым шагом в создании диаграммы процесса является определение различных задач в процессе, их последовательности и их взаимосвязи.После создания списка задач необходимо определить задачи, требующие вмешательства человека. Системные задачи — это те, которые не требуют вмешательства человека. Эти задачи можно легко автоматизировать, чтобы уменьшить человеческие усилия. Сбор данных, отправка электронных писем, копирование данных и т. Д. Считаются системными задачами. После завершения задач необходимо определить их взаимосвязь и последовательность действий.

Шаги по созданию блок-схемы бизнес-процесса следующие:

1) Определите основные задачи в процессе

Этот шаг определяет различные входы и выходы в процессе.Ресурсы, информация и любые другие элементы считаются входными. Продукты процесса, такие как решения, разрешения и информация, считаются выходами.

2) Определить последовательность выполнения задачи

Упорядочивание действий в процессе важно для выявления повторяющихся или повторяющихся шагов.

3) Назначьте правильный символ для каждого действия

На блок-схемах

символы используются для обозначения решений, входов, выходов, начала и конечных точек процесса.Использование правильных символов помогает правильно понять процесс.

4) Определите взаимосвязь между задачами

Соединители, обычно в виде стрелок, линий или пунктирных линий, используются для соединения двух задач.

5) Уточните начало и конец процесса

Важно указать, когда процесс начинается и когда заканчивается. Это может показаться очевидным шагом, но некоторые ведомства забывают об этом упомянуть.

6) Просмотрите бизнес-диаграмму

Просмотр блок-схемы процесса гарантирует правильность представления.

Диаграммы бизнес-процессов используются в качестве справочного материала для автоматизации процесса. Правильность и ясность схемы технологического процесса имеют решающее значение для успешной автоматизации.

Добавление стоимости диаграмм бизнес-процессов

Визуальное представление рабочего процесса важно для простой и быстрой автоматизации.

Рис. Пример схемы рабочего процесса

Какая добавочная стоимость дает использование диаграммы рабочего процесса?

Лучшая ясность и прозрачность:
Блок-схема помогает лучше визуализировать процесс.Эти диаграммы помогут вам понять: производительность процесса, требуемый уровень ручного мониторинга и области, в которых можно улучшить.
Повышает продуктивность:
Диаграммы рабочих процессов можно использовать для визуализации потока процессов в различных сценариях. Рабочий процесс процесса можно настроить для достижения оптимальных результатов при различных сценариях, используя диаграмму в качестве справочной.
Соответствие и безопасность:
Подробное отображение каждой задачи в рабочем процессе эффективно выполняется на диаграмме рабочего процесса.Записи данных и документация могут быть сопоставлены с задачами для обеспечения соответствия и безопасности данных.

Четкое понимание рабочего процесса процесса может быть получено из хорошо разработанной диаграммы рабочего процесса.