Ведение документооборота это: Ведение делопроизводства и документооборота

как организовать порядок ведения документов?

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначение ответственного за контроль первичных документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Предварительная оценка входящего документооборота

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.  

Правило 2. Порядок в документах с помощью одного рег. номера

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Организация порядка согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть –  от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

 

Правила организации документооборота и делопроизводства в управляющей организации — АСУ «Жилищный стандарт»

        С работой любого, даже небольшого юридического лица, связано наличие в организации системы документооборота и делопроизводства. Система управления документами управляющей домом организации должна быть интуитивно понятной, структурной и предполагать возможность хранения информации как на бумажном, так и на электронном носителе.

 

        Понятие документооборота и делопроизводства

 

        Стремление к единым стандартам ведения документооборота и делопроизводства путем упорядочения данных процессов является правильной мерой, в больше степени необходимой самой организации. Культура обращения с документами, документальным и архивным фондом компании – важный признак добросовестности и серьезности участника рынка ЖКХ-услуг.

 

        Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26.03.2019 г.№ 101-ст был утвержден и введен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Информация и документация. Управление документами», который содержит ряд важных понятий и формирует общие принципы документооборота и делопроизводства в организации.

 

        В силу закона правила документооборота по системе стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом, за исключением публичного заявления о соответствии национальному стандарту (п. 1 и 3 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

 

        Документом (records) является документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции.

 

        Управление документами (recordsmanagement) это область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) в виде документов (п. 3.14 и 3.15 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).

 

        ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 устанавливает ряд принципов организации документооборота и делопроизводства исходя из целостности этих процессов, их эргономичности и адаптивности к целям и задачам организации.

 

        Все документы, образующиеся в деятельности организации, составляют ее документальный фонд. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (п.

2.1 и 2.2 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526).

 

        Часть документального фонда, включая документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения – постепенно формирует архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве такой организации(п. 2.3 Правил № 526).

 

        Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд. В случае реорганизации компании с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней (п. 2.6 и 2.7 Правил № 526). Такой подход обеспечивает сохранность документации, что имеет значение при ее восстановлении.

 

        Состав документации, находящейся в документообороте управляющей организации

 

        Несмотря на то, что сфера ЖКХ налагает определенную специфику на состав документов, в целом, для управляющей организации (или ТСЖ) набор документов является типичным как для любой другой организации.

 

        1.Внутренние организационно-распорядительные документы (уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.).

 

        На порядок ведения этих документов распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 г. № 2004-ст.

 

        ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения данного стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

 

        Стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 имеет ряд полезных и информативных описаний культуры внутреннего и внешнего диалога: визирование документов, проставление входящих отметок, этики деловой переписки, схем расположения реквизитов организации, требований к фирменным бланкам, товарным обозначениям и пр. компонентам делового документооборота.

 

2. Локальные кадровые документы. Сюда относятся трудовые договоры, личные дела (карточки) сотрудников, трудовые книжки, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, должностные инструкции и иные документы. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется ТК РФ, а также отдельными приказами и положениями о кадрах.
3. Финансовые документы. Они включают бухгалтерскую (финансовую) отчетность о фактах хозяйственной жизни организации, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность, авансовые отчеты и иные документы.

 

        Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

 

        Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 3 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

 

4. Техническая документация на многоквартирный дом, в которой отражаются сведения о составе и состоянии общего имущества многоквартирного дома, управления которым осуществляется организацией. Ответственные лица обязаны в установленном законодательством порядке принимать, хранить и передавать техническую документацию на многоквартирный дом и иные связанные с управлением таким многоквартирным домом документы, ключи от помещений, входящих в состав общего имущества, электронные коды доступа к оборудованию, входящему в состав общего имущества, и иные технические средства и оборудование, необходимые для эксплуатации многоквартирного дома и управления им, вносить в такие документы необходимые изменения, связанные с управлением общим имуществом (п. 24 и 27 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 13.08.2006 № 491 (далее – Правила № 491).

 

        Цифровизация документооборота управляющей организации

 

        Законодательство идет по пути постепенной оцифровки отдельных элементов технической документации (например, свидетельство о поверках приборов учета отражаются в информационной системе «Аршин»https://fgis.gost.ru/fundmetrology/registry, данные о праве собственности есть в открытом доступе на сайте Росреестра, данные по земельному участку приведены на сайте Публичной кадастровой карты Публичной кадастровой картыhttps://pkk.rosreestr.ru/

 

        Управляющие организации как субъекты малого предпринимательства и ТСЖ как некоммерческие организации имеют право на упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, которая чаще всего делается и полностью ведется в электронном виде с подачей в уполномоченные органы на основании электронной цифровой подписи (пп. 4 ст. 6 Федерального закона от 06.12.

2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

 

        Кроме того, в части внутренних организационно-распорядительных документов п. 38 Порядка осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 15.05.2013 № 416 устанавливает, что управляющая организация, товарищество или кооператив обязаны хранить запрос (обращение) и копию ответа на него в течение 3 лет со дня его регистрации. Такая информация обычно переводится в электронный вариант, что обеспечивает простоту ее восстановления при необходимости.

 

        С учетом положения п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» о том, что управляющая домом организация вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов – стоит оценить реальную возможность хранения такого архива в облаке в оцифрованном виде, т.к. это надежно, безопасно и восстановимо.

 

        Электронный документооборот не может быть полным, однако даже в части он упрощает процессы управления, способствует наведению порядка во всей внутренней документации, обеспечивает хранение архива, и сокращает время на прием документов и постановку задач сотрудникам, ответов жителям.

 

        В интересах управляющей домом организации выстроить современную эко-систему документооборота и делопроизводства, поскольку это позволит не только избежать административной ответственности (ст. 13.20 КоАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»), но и повысит внутреннюю эффективность бизнес-процессов, улучшит взаимодействие с жителями и заинтересованными лицами.

 

        Автор: Павел Кузнецов, управляющий многоквартирными домами, автор книги «Управление многоквартирным домом: настольная книга управдома», преподаватель Русской школы управления, член экспертного совета Ассоциации «Р1», кандидат наук

https://pavelkuznetzov. ru/

Что такое управление документами? | IBM

Что такое документооборот?

Сбор, хранение и управление электронными документами

Подпишитесь на информационный бюллетень IBM Прочитать руководство покупателя (1 МБ)

Управление документами определено

Управление документами — это система или процесс, используемый для захвата, отслеживания и хранения электронных документов, таких как файлы PDF, текстовые файлы и цифровые изображения бумажного контента.

Управление документами поможет вам сэкономить время и деньги. Он обеспечивает безопасность документов, контроль доступа, централизованное хранилище, контрольные журналы и оптимизированный поиск и извлечение.

Управление делами IBM

Автоматизировать больше
Узнайте, как автоматизация улучшает процесс возмещения убытков. В этом примере мы будем использовать бот RPA с API для захвата документов и бизнес-правилами, чтобы завершить процесс быстрее и с меньшим количеством ошибок.

Основы

Меньше бумаги, больше функциональности

Управление документами выросло из оцифрованной бумаги и теперь включает в себя безопасность, аудит и многое другое.

Больше места для хранения

Емкость сервера больше, чем у физической картотеки или склада.

Общие атрибуты

Системы различаются по объему, но имеют общие атрибуты, такие как индексирование, контроль версий и многое другое.

Лучшее обслуживание клиентов

Сократите расходы и улучшите отношения
Узнайте, как Turkcell Global Bilgi реализовал ввод документов в работу. Используя решение, которое может считывать рукописный текст, формы и цифры, они сократили эксплуатационные расходы и повысили удовлетворенность клиентов.

Управление документами — это важно

Для хранения бумаги может потребоваться значительное физическое пространство. Платформа управления документами может интегрировать разрозненные документы для большего контроля, доступа и эффективности процессов. Он предлагает преимущества с точки зрения поиска информации, безопасности, управления и более низкой стоимости операций. Более того, надлежащее ведение документации становится юридическим императивом.

Решение типичных задач управления документами

Шаблоны для новых типов документов

Службы захвата с поддержкой ИИ устраняют необходимость в шаблонах.

Дополнительные средства для развертывания серверов

Облачная обработка снижает затраты на развертывание и управление.

Управление конфиденциальными данными

Инструменты могут помечать защищенные данные как подлежащие редактированию или перенаправлению.

Отсутствие аналитики

Многие решения предлагают ценные стратегии извлечения данных.

Ресурсы управления документами

Решения для управления документами

IBM Cloud Pak® для автоматизации бизнеса

Добейтесь повышения производительности, применяя интеллектуальную автоматизацию для преобразования основных операций.

IBM® Content Manager по требованию

Собирайте и храните большие объемы документов, включая наборы данных XML, исходящие отчеты и многое другое.

IBM Datacap в облаке

Оптимизируйте сбор, распознавание и классификацию документов для пользователей и приложений.

Службы образов IBM FileNet®

Управляйте большими объемами фиксированной информации с помощью быстрого и безопасного доступа к корпоративному контенту.

IBM FileNet Content Manager

Используйте инструменты и возможности с минимальным кодом, чтобы создавать значимые бизнес-приложения в любом облаке.

Что такое система управления документами (DMS)?

Сегодня организации создают огромное количество документов и данных, когда они работают и поддерживают связь с клиентами, партнерами и другими заинтересованными сторонами. Несмотря на то, что многие рассматривают возможность отказа от бумаги, они продолжают создавать, получать и обмениваться документами в своих многочисленных рабочих процессах и системах.

Создание и составление документов сравнительно просто. Организация и хранение их таким образом, чтобы они были доступными и безопасными, — это то, где большинство команд сталкиваются с проблемами. В этой статье рассказывается обо всем, что вам нужно знать для безопасного управления документами в вашей организации. Мы рассмотрим, как внедрить систему управления документами, проблемы, с которыми вы можете столкнуться, и основные функции, на которые следует обращать внимание в системе управления документами.

Что такое документооборот?

Управление документами — это то, как организация использует, управляет и хранит документы в бизнесе. Эти документы могут иметь различные форматы, например PDF-файлы, изображения, видео, аудио, электронные таблицы, пакеты кода и т. д. 

Большинство систем управления документами сосредоточены на цифровых файлах, в то время как другие хранят физические элементы или и то, и другое. Системы управления документами служат единым источником достоверной информации для всей информации и архивов вашей компании. Когда кому-то с правом доступа что-то нужно, он знает, где искать.

Использование программного обеспечения для управления документами помогает значительно упростить процесс управления жизненным циклом документов. Вы можете настроить автоматизированные рабочие процессы и процессы для управления, обновления и хранения документов, совместно используемых и используемых в компании. Управление документами также помогает поддерживать: 

• Конфиденциальность с командами, клиентами и партнерами
• Эффективность рабочих процессов и систем
• Соответствие отраслевым стандартам и регулирующим органам 

Какова цель плана действий?

При внедрении новой системы управления документами или обновлении существующей вам следует сначала спланировать процесс. Вы хотите иметь четкое представление о том, как информация добавляется, организуется, хранится и извлекается.

Поделитесь своим планом действий со своими командами, чтобы убедиться, что все следуют рекомендациям в будущем. Ваш план действий должен учитывать управление существующими и новыми документами, цифровыми и физическими копиями. Убедитесь, что вы протестировали новую систему в небольшом масштабе, прежде чем внедрять ее во всей организации.

Как работает система управления документами

Система управления документами упорядочивает ваши документы различными способами, например, по типу файла, типу данных, безопасности или уровню приоритета. Когда новые документы получены или созданы, они фиксируются и перемещаются в систему.

В этот момент система управления документами может автоматически добавить в файл дополнительную информацию, например, внутренние теги, метки и метаданные, например, кто создал или загрузил документ и когда.

Системы управления документами затем сортируют и сохраняют новый документ или данные на основе ранее установленных правил. Вы можете ограничивать разрешения и редактировать информацию в конфиденциальных документах, чтобы только утвержденные пользователи могли просматривать их или вносить изменения.

Что такое хранилище документов?

Репозиторий документов — это ветвь хранения системы управления документами. Хотя его основная функция — хранение документов, это больше, чем просто картотечный шкаф. Хранилища документов защищают и ограничивают доступ к внутренним документам компании, предоставляя многоуровневые уровни разрешений на основе критериев каждого из них.

Когда группы работают с хранилищем документов, они сводят к минимуму противоречивые данные, сбои связи и дезинформацию внутри организации. Это особенно полезно при работе с внешними сторонами и соавторами, такими как сторонние поставщики. Современные репозитории документов автоматически очищают и обновляют вашу базу данных, удаляя повторяющиеся записи и избыточность.

Зачем компаниям нужно программное обеспечение для систем управления документами?

В сегодняшней бизнес-среде, с продолжающимся воздействием COVID-19 и переходом на гибридную или удаленную работу, инновационные владельцы бизнеса и менеджеры уже давно не используют специальные системы для управления, хранения и обмена документами.

Компании внедряют системы управления документами, чтобы получить контроль и понимание документов и данных, входящих и исходящих из организации. Независимо от того, работаете ли вы удаленно или в офисе, вы хотите убедиться, что все сотрудники используют самые последние и актуальные версии документов, с которыми они работают, без особых хлопот или переписки по электронной почте.

Члены команды могут легко добавлять комментарии, предложения и аннотации в программное обеспечение системы управления документами, что упрощает совместную работу, общение, проверку и утверждение работы.

Программное обеспечение системы управления документами также решает проблемы безопасности и аудита данных, создавая следы жизненного цикла документа от создания до изменения и распространения. Это полезно для внутренней подотчетности или запроса на внешний аудит со стороны отраслевых органов.

Каковы преимущества систем управления документами?

Преимущества внедрения систем управления документами значительны и быстро увеличиваются — прогнозируется, что рыночная стоимость отрасли систем управления документами вырастет до 6,78 млрд долларов США к 2023 году. Ключевые преимущества внедрения системы управления документами включают: 

• Улучшение совместной работы и работа в команде: Системы управления документами гарантируют, что члены команды всегда имеют доступ к самой последней версии документа.
• Повышенная безопасность: Системы управления документами обеспечивают безопасность документов, входящих и исходящих из вашей организации, и надежно хранят их на центральной доступной платформе, доступной для всех групп.
• Соответствие и аудиты: Системы управления документами помогают отслеживать историю документа от создания до редактирования и загрузки. Эта информация имеет решающее значение для практики соблюдения отраслевых требований и для проверяемых предприятий.
• Простота доступа к информации: Системы управления документами обычно имеют надежные функции поиска, что позволяет группам легко находить нужные документы, когда они им нужны.
• Повышение производительности: Использование системы управления документами означает, что сотрудники не тратят время на поиск файлов на нескольких компьютерах, в приложениях или облачных платформах. Любой, у кого есть права доступа, может быстро и легко найти нужные документы с помощью панели поиска.

Каковы проблемы управления документами?

Несмотря на все преимущества управления документами, существуют некоторые проблемы, на которые следует обратить внимание. К ним относятся: 

• Ошибки идентификации: Идентификация и разделение документов с конфиденциальной информацией может быть сложной задачей. Конфиденциальный документ, поступающий в организацию, не может быть мгновенно распознан и, таким образом, открыт для общего доступа. При настройке системы убедитесь, что существуют четкие политики для разных уровней безопасности для разных типов документов.
• Изменение форматов: Меняющееся пространство форматов документов может стать проблемой для старых систем управления документами. Системы могут быть не приспособлены для работы с новыми форматами документов. Представьте, что вы пытаетесь сохранить ZIP-файл или аудиофайл в физической картотеке. Это невозможно. Это может создать проблемы совместимости, поскольку системы управления документами должны иметь возможность обновляться, чтобы принимать новые форматы файлов.
• Длительное время адаптации: В зависимости от выбранной вами системы, вы можете столкнуться с длительным временем адаптации при обучении своих команд работе с системой. Система управления документами, которой никто не пользуется, в первую очередь противоречит цели ее создания.

Фото Максима Кагарлицкого на Unsplash

Как внедрить систему документооборота

Внедрение системы документооборота — простой процесс. Чтобы начать, выполните следующие действия.

1. Просмотрите свой текущий процесс управления документами

Первым шагом является рассмотрение того, чего не хватает вашей организации в существующей системе управления документами. Рассмотрите каждый шаг в жизненном цикле документа: какие члены команды создают или получают эти документы? Как они распределяются и используются? Кто имеет доступ и может вносить изменения? Какие изменения они могут внести?

Уточнение того, как каждый член команды может использовать документы компании, управлять ими и взаимодействовать с ними, поможет определить, как будет работать ваша система управления документами.

2. Протестируйте и выберите систему управления документами в соответствии с вашими потребностями

Прочтите отзывы клиентов и протестируйте системы управления документами в небольшом масштабе перед запуском в масштабах всей организации. Такой подход гарантирует, что вы не инвестируете в систему, которая не соответствует вашим потребностям. Вопросы, которые следует задать, чтобы оценить, подходит ли вам система управления документами, включают: 

• Можно ли ее интегрировать с вашим программным обеспечением для управления проектами?
• Поддерживает ли он все типы файлов, которые использует ваша организация?
• Облегчает ли доступ к документам и их просмотр?
• Существует ли несколько способов представления информации, например список, сетка, диаграммы и библиотеки эскизов?
• Могут ли члены группы комментировать файлы и документы?
• Соответствует ли система управления документами требованиям соблюдения нормативных требований и безопасности?
• Есть ли у него хорошая функция поиска?
• Могут ли пользователи загружать необходимые им документы из любого места?
• Сколько времени обычно занимает процесс адаптации работодателя?

Когда вы найдете систему, которая вам подходит, вызовите ИТ-команду для ее проверки перед настройкой.

3. Настройте правила управления документами 

Следующим шагом будет создание процедур для каждого действия, которое может быть выполнено в системе управления документами. Это включает в себя все, от загрузки и добавления метаданных до внесения изменений, загрузки и извлечения архивной информации. Как только ваши процедуры и политики будут готовы, загрузите и отсортируйте существующие документы в системе и позвольте своим командам начать использовать систему.

Продолжайте тестировать новую систему в течение первых нескольких недель или месяцев. Настройте обзорные сеансы с руководителями и членами команды, чтобы собрать отзывы и убедиться, что система работает должным образом. Просмотрите весь рабочий процесс управления документами, включая автоматизированные аспекты и точки ввода данных вручную.

Функции, которые следует искать в службах управления документами

Правильная система управления документами для вас во многом зависит от потребностей вашей организации. Пробелы, которые вы заметили в вашей текущей системе, должны определить наиболее важные функции для вашей новой системы. Основные функции, которые следует искать в системах управления документами, включают: 

• В облаке: Документы компании должны быть доступны сотрудникам независимо от того, работают они в офисе или нет. Облачные системы управления документами позволяют любому, у кого есть правильные ключи доступа, легко войти в систему и получить доступ к необходимой информации.
• Возможности автоматизации: Автоматизация в системах управления документами гарантирует оптимизированные и взаимосвязанные рабочие процессы в соответствии с установленными вами правилами. Это помогает сократить количество ручного ввода данных и других малозначительных задач, таких как обновление метаданных и тегов контроля версий.
• Надежные возможности поиска: Правильная система управления документами упрощает быстрый поиск файлов и документов. Он обеспечивает безопасный и доступный способ копать глубже и извлекать необходимую информацию.
• Уровень разрешений: Системы управления документами должны иметь разные уровни разрешений, чтобы администраторы и менеджеры могли устанавливать определенные разрешения для разных файлов и сотрудников.
• Контроль версий: Системы управления документами должны иметь четкий и понятный контроль версий, позволяющий пользователям знать, когда документ обновляется и кем.

Сколько стоит система управления документами?

Как и в случае с любым типом программного обеспечения, цены на системы управления документами различаются. Вы можете использовать услуги по подписке или купить бессрочную лицензию. Цены зависят от функциональности, объема и размера документов, количества членов команды и того, как/где размещается программное обеспечение.

Подписка на услуги управления документами варьируется от 15 долларов в месяц на пользователя до примерно 200 долларов. Некоторые системы имеют бесплатный или условно-бесплатный план, но этого часто недостаточно для удовлетворения долгосрочных потребностей бизнеса. Большинство программных решений для систем управления документами размещены в облаке, но некоторые из них предлагают возможность установки на месте.

Кто отвечает за системы управления документами?

В крупных компаниях может быть назначено лицо, ответственное за надзор за деятельностью в системе управления документами. Этот человек может быть менеджером по записи или администратором контроля документов. На малых предприятиях ответственность может нести офис-менеджер или владелец бизнеса.

Многие компании находятся где-то посередине, когда системой управляет назначенный член команды, обычно это руководитель отдела ИТ или отдела кадров. Сотрудники на этих должностях умеют использовать программное обеспечение для управления для выполнения своей работы и высоко ценят безопасность данных и соответствие нормативным требованиям.

Кому будет полезна система управления документами?

Использование мощной системы управления документами выгодно как крупным, так и малым предприятиям. Это идеальное решение для компаний, в которых документы, файлы и данные постоянно принимаются, создаются и передаются.

Преимущество для пользователей систем управления документами — сотрудники могут легко выполнять свою работу независимо от того, где они работают, и все знают, когда документ был изменен.

Как использовать Wrike в качестве системы управления документами

Имеет смысл объединить вашу систему управления документами и программное обеспечение для управления проектами в одну синхронизированную платформу, чтобы упростить работу команд, где бы они ни находились.

Решение Wrike для совместного управления проектами позволяет сотрудникам легко и безопасно обмениваться файлами, связанными с проектом, улучшая совместную работу и общение, поскольку каждый член команды всегда в курсе любых изменений проекта.