Структура клининговой компании схема: Организационная структура компании

Организационная структура компании

Компания «МАКС КЛИНИНГ» состоит из разных подразделений, выполняющих разные функции и задачи, организационная структура компании «МАКС КЛИНИНГ» представлена на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4.- Структура организации

Генеральный директор и его заместитель осуществляют руководство над компанией «МАКС-КЛИНИНГ», которая состоит из следующих отделов:

Сфера деятельности отдела по работе с клиентами компании «МАКС-КЛИНИНГ» обширна: основной ее задачей является долгосрочное сотрудничество и обслуживание юридических лиц, осуществление анализа их потребностей, уровня и направленности. Проведение переговоров с компаниями-клиентами, ознакомление с условиями продажи услуг, предоставляемых «МАКС-КЛИНИНГ», контроль над выполнением работ – все это является неотъемлемой частью работы данного отдела.

Компания-клиент может обратиться в «МАКС-КЛИНИНГ» и заключить договор по уборке помещения.

Договор может быть одного из двух типов:

При заключении договора менеджер компании обязан выяснить всю необходимую информацию по клиенту и по его помещению. В случае если клиент нуждается в уборке нескольких помещений, договор заключается на каждое из них.

В зависимости от типа помещения (производственное, торговое, промышленное, склад и другие), выбирается класс уборки. Компания «МАКС-КЛИНИНГ» предоставляет следующие классы уборки:

1. Генеральная разовая;

2. Эконом-разовая;

3. Ежемесячная;

4. Еженедельная;

5. Квартальная.

возможны ли разные классы уборки

Менеджер поможет согласовать класс и сроки работ по уборке помещения в случае заключения договора на длительное обслуживание или разового заказа. При уборке помещения клиент вправе выбрать комбинацию из разных классов, предоставляемых компанией «МАКС-КЛИНИНГ».

От выбранного класса уборки и размера помещения зависит стоимость договора.

После заключения договора планирование и контроль над выполнением уборки перейдет в отдел работ, функцией которого является своевременное и качественное предоставления (выполнение) клининговых услуг.

старшего бригадира и уборщиков (в схеме не так), По-моему запутался с бригадирами и старшими бригадирами и просто уборщиками.

Отдел работ включает в себя начальника склада, водителя, а также старшего бригадира и уборщиков образующих отдельные рабочие бригады. При получении данных по уборке старший бригадир, назначает бригаду и распределяет работы между уборщиками, входящими в нее, в соответствии с существующими нормативами по выбранному классу уборки. Выполнение уборки помещения клиента осуществляется в установленные сроки, прописанные в оформленном ранее договоре.

Контроль над качеством выполняемых услуг осуществляется страшим бригадиром, который проверяет выполнение задания каждым уборщиком бригады и оценивает его по пяти-бальной системе. В результате им формируется оценка работы целой бригады. Отчет о выполнении работы и ее оценка старший бригадир предоставляет менеджеру по работе с клиентами.

После чего, клиент принимает работу и, по желанию, может оценить качество работы также по пятибалльной системе. Оценка клиента фиксируется менеджером компании. Работа считается принятой при оценке «5», при оценке «4-3» старший бригадир направляет бригаду для исправления недочетов, премия не выплачивается, при оценки «2 и ниже» бригады переделывают работу полностью и переформировываются.

В ходе проведенного анализа деятельности по контролю над выполнением работ по договорам компании «МАКС-КЛИНИНГ», была построена схема бизнес-процесса, представленная на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5.- Схема бизнес-процесса отдела по работе с клиентами и отдела работ

Клининг. Составление и согласование договора

Составление и согласование договора, 

краеугольные моменты.

Договор на оказание клининговых услуг – это договор, согласно которому одна сторона (Исполнитель) обязуется оказать другой стороне (Заказчику) услуги по очистке помещений за определенное денежное вознаграждение. Очень важным моментом ещё на этапе выбора клининговой компании является Техническое задание, качество подготовки которого может сильно повлиять как на результаты тендера, так и на процесс оформления и подписания договора.  В Техническом задании должны быть описаны объект, перечень работ, сроки и время их исполнения, требования к стандартам качества и чистоты, а также другие моменты важные для Заказчика. Составление ТЗ это уже начало составления договора. Впоследствии, составленное ТЗ, может стать неотъемлемой частью договора.

Базовая структура договора выглядит следующим образом:

1.  Преамбула

2.  Предмет договора

3.  Права и обязанности сторон

4.  Цены и порядок расчетов

5. Ответственность сторон

6. Срок действия договора /. Изменение и расторжение договора

7. Обстоятельства непреодолимой силы 

8. Прочие условия

9. Реквизиты и подписи сторон

Структуру договора определяет его предмет, поэтому количество разделов может быть гораздо больше и более детализировано.

Особого внимания при подписании договора на оказание клининговых услуг требуют следующие разделы:

—  ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

—  ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

—  ЦЕНЫ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

Исходя из предмета договора:

—  ПОРЯДОК СДАЧИ-ПРИЕМА РАБОТ

—  ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

Раздел, который очень многие не считают важным и крайне редко его используют в обычных хозяйственных договорах:

—  КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

ПРИЛОЖЕНИЯ. Именно здесь отражают моменты, которые в силу каких либо обстоятельств не могут быть изложены в самом теле договора.

 ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА.

Это основной раздел договора, который является существенным условием любого договора. Без определения того, что является предметом договора, невозможно заключить ни один договор.

Как правило, при заключении договора на оказание клининговых услуг Предмет договора определяется, как выполнение комплекса работ по уборке, либо как оказание услуги по комплексной уборке.

Сформулировав, какие услуги оказываются, далее отражается общая площадь помещений или территорий, которые подлежат обслуживанию клининговой компанией.  Также, конечно, необходимо определить, где находятся указанные помещения и территории, по какому адресу. Но в договоре должна быть чётко зафиксирована не только общая площадь обслуживания, а также и перечень обслуживаемых помещений. Это делается крайне редко, но это очень важный момент. Обязательно понадобится Приложение, где будет зафиксирован поэтажный план и на нём обозначены границы обслуживаемых территорий. По сути, данная информация может быть скопирована из договора аренды.

Далее определяется перечень тех работ, которые должны быть выполнены клининговой компанией, их периодичность. Для максимального удобства и простоты понимания самое лучшее избрать для изложения данных формат таблицы. Здесь необходимо наиболее четко и детализировано отразить, какие именно работы должна выполнять клининговая компания в рамках основной ежедневной уборки, комплексной уборки и генеральной уборки, а также уборки прилегающей территории.

Ремарка: существуют некоторые разночтения в определении видов уборки как таковой. Согласно Госстандарту РФ Р 51870-2002 по периодичности услуги подразделяют следующим образом:

— первоначальная комплексная уборка;

— ежедневная комплексная уборка и уход;

— еженедельная комплексная уборка и уход;

— генеральная уборка и уход.

Однако, в части формулировок предлагаемых услуг, клининговые компании не имеют единого формата определения уборки. Это могут быть варианты:

— комплексная уборка и генеральная уборка;

— ежедневная уборка, поддерживающая уборка и комплексная уборка, а комплекс работ подходящих под генеральную уборку может идти каждый как отдельная услуга.

Встречаются и другие комбинации. В данном случае не стоит зацикливаться на определениях, главное четко понимать, какие именно работы они в себя включают.

Разные по назначению помещения требуют разный формат, периодичность и объем обслуживания.  В таблице с перечнем желательно определить группы помещений с одинаковым набором работ и периодичностью обслуживания: кабинеты, санузлы, коридоры, входные группы. И для каждой из групп сделать свой перечень. После того, как четко определено, ЧТО клининговая компания будет делать, необходимо определить КАК ЧАСТО она всё это будет делать, т.е. периодичность. Здесь есть несколько вариантов отражения данного момента. Можно сделать таблицу, где будут соответствующие столбцы: ежедневно, еженедельно и т.д., и нужный пункт отмечать, либо иметь один столбец – периодичность, и напротив соответствующих работ писать сколько раз в определённый период или как часто необходимо производить эти работы. Можно использовать любой вариант наиболее комфортный для Заказчика и Исполнителя.

Очень важно сделать акцент на периодичности некоторых видов работ в привязке ко времени года. Понятно, что есть периоды, такие как осень-зима-начало весны, когда потребуется увеличение интенсивности уборки. Главное, определить зоны, где эта интенсивность увеличивается и виды работ, которые необходимо проводить чаще.

Далее определяется КОГДА перечисленные работы должны проводиться. Здесь также можно сделать дополнительный столбец и напротив каждого вида работ зафиксировать время их проведения. Либо, если это не очень большой разброс в сутках, то зафиксировать в теле договора или в приложении ниже таблиц.

Существенным моментом является фиксация того ЧЕМ и посредством ЧЕГО клининговая компания будет реализовывать поставленные задачи. Данный вопрос можно разделить на две группы: материалы и оборудование.

Особое внимание необходимо уделить вопросу расходных материалов, который может возникнуть при подписании договора. Кто именно, в каком объёме, с какой периодичностью будет покупать расходные материалы. Здесь может быть три варианта:

1.           Все закупки полностью осуществляет клининговая компания;

2.           Все закупки осуществляет Заказчик;

3.           Заказчик совместно с клининговой компанией осуществляют закупки, определив каждый свой перечень.

У каждого варианта есть свои нюансы.

В первом случае, основным критичным моментом для Заказчика может быть цена на материалы. Очень часто у клининговых компаний на некоторые расходные материалы она может быть завышена. 

Во втором случае, клининговая компания может использовать специальное оборудование для обслуживания офиса, Заказчику придется закупать средства только в соответствии с её требованиями. Это, как правило, специальные химические составы. В противном случае, клининговая компания имеет все основания отказать в обслуживании с использованием спецоборудования, а это уже отражается на качестве услуги и, в принципе, на перечне работ.

Тритий вариант имеет смысл для Заказчика, если он действительно получает экономию при самостоятельной закупке. Но в данном случае очень важно четко определить, кто за что отвечает. Стоит довериться клининговой компании в части расходных материалов для оборудования и моющих средств для этого оборудования. Заказчик отвечает за «бумажную» составляющую. Это туалетная бумага, полотенца, салфетки, возможно мыло. 

Конечно, представление о вариантах и марках используемых клининговой компанией моющих средств Заказчик должен иметь еще до подписания договора. Четко понимать уровень их безопасности, экологичности и эффективности. В договоре можно выбрать несколько вариантов отражения используемых материалов: либо просто обозначить, что клининговая компания в рамках исполнения обязательств по договору использует моющие средства и расходные материалы определенных марок, либо оформляется еще одно приложение, где также в табличной форме отражается марка моющего средства, его характеристики и назначение. Такой же формат отражения можно использовать для перечня инвентаря и  оборудования.

Еще один очень важный момент – это вывоз мусора. Если задача клининговой компании состоит в том, чтобы собрать мусор из корзин и вынести в специально отведенное и оборудованное контейнерами место, здесь всё достаточно просто. Однако, если обязанность по вывозу мусора лежит на Заказчике в силу условий договора аренды или потому, что компания является собственником помещений, то ситуация обстоит иначе. Во-первых, решается вопрос кто будет организовывать вывоз мусора, и, следовательно, заключать контракт с полигонами. Если Заказчик сам, то здесь для клининговой компании действует та же схема, что изложена выше. Если же вывоз мусора осуществляет клининговая компания, помимо того, что это фиксируется в договоре, должна быть также отражена ссылка на договор, который заключен между клининговой компанией и полигоном. И в этом договоре должен быть отражен механизм, как мусор от Заказчика попадет на полигон. То ли это будет машина, которая по указанному адресу будет забирать мусор в определенные дни, то ли это контейнер (каким объемом (куб.м) и какое количество в месяц), который будет установлен в отведенном месте. Кроме того, должна быть предоставлена копия лицензии на осуществление деятельности по сбору, использованию, обезвреживанию, размещению отходов соответствующего полигона. Поэтому, если функция по вывозу мусора возложена на клининговую компанию, последняя обязана предоставить копии всех документов касающихся данного вопроса. Эти копии также можно сделать Приложением к договору.

Пункты, касающиеся определения периодичности, времени, а также материалов и оборудования вместо раздела ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА могут быть отражены в разделе ПРАВА и ОБЯЗАННОСТИ.

 ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

Здесь содержатся базисные условия исполнения договора, переход рисков, распределение расходов, уведомления, доказательства исполнения сделки. По сути, в данном раздела фиксируется, что стороны обязаны делать, чтобы другой стороне было хорошо, и что стороны могут себе позволить в рамках исполнения договора.

Обязанности Исполнителя

Понятно, что Исполнитель обязан обеспечить качественное выполнение работ, в объеме и сроки, предусмотренные Договором, и по факту выполнения этих работ обязан предоставить АКТ выполненных работ. Необходимо четко зафиксировать периодичность предоставления данного акта, срок его предоставления, и что данный акт должен предоставляться и соответственно подписываться сторонами по истечении отчетного периода.

Далее фиксируется уровень подготовки персонала. Исполнитель обязан обеспечить необходимый профессиональный уровень персонала, организовать обучение работе на уборочной технике (если это требуется), обеспечить его соответствие квалификационными требованиями и требованиям к категориям по электробезопасности при работе с электрооборудованием, а так же, в случае необходимости, предоставление соответствующих подтверждающих документов.

Исполнитель обязан нести ответственность за соблюдение его персоналом правил техники безопасности, пожарной безопасности и правил внутреннего распорядка на территории Заказчика и проводить соответствующие инструктажи. В свою очередь Заказчик обязан предоставить данные правила.

Очень важный момент — присутствие на Объекте ответственного представителя с доверенностью от клининговой компании, его функции, права и обязанности, особенно в части приёмки работ, а также фиксация в договоре, что он имеет мобильную связь. Не лишним будет чётко обозначить в договоре контактных лиц клининговой компании вне Объекта на случай возникновения вопросов, которые невозможно решить с представителем на Объекте, их должности и контактные телефоны.  Список контактных лиц должен быть указан и со стороны Заказчика.

Не менее важный момент — обеспечение сохранности имущества компании Заказчика. Основной вопрос заключается в том, чем и как клининговая компания будет обеспечивать данное обязательство. Очень часто в договорах встречается такая общая фраза: «Исполнитель обязан Бережно относиться к имуществу Заказчика при оказании услуг…и Гарантирует полное возмещение ущерба, связанного с порчей имущества Заказчика, нанесенного во время оказания услуг по вине работников Исполнителя». Однако нет понимания механизма данного возмещения.

Некоторые клининговые компании готовы предоставить договор страхования гражданской ответственности. Еще на этапе тендера стоит уточнить о возможности заключения договора страхования гражданской ответственности и на какую сумму компания готова его заключить. В момент заключения договора на оказание клининговых услуг в договоре желательно закрепить не только сам факт страхования гражданской ответственности, но и то, что срок его действия должен покрывать срок действия договора на клининговые услуги.

Еще один вариант застраховать свою компанию от возможных потерь – депозит, который перечисляет клининговая компания на расчетный счет клиента.

Однозначно сказать, какой из вышеуказанных вариантов лучше – сложно. Здесь нужно учитывать много факторов: и размеры компании Заказчика, и возможности самой клининговой компании, и масштабы, в принципе, оказываемых услуг. Также возможен смешанный вариант, когда часть имущественных обязательств клининговая компания страхует, часть обеспечивает депозитом.

В обязанности Исполнителя так же можно вменить незамедлительное уведомление о риске возникновения аварийной ситуации (где-то течет труба).

Далее, момент, который Заказчик должен четко определить со Службой безопасности еще до заключения договора: что им потребуется от клининговой компании для того, чтобы сотрудники последней могли зайти на объект и спокойно работать, и эти пожелания зафиксировать в договоре в виде обязательств. В любом случае, если сотрудникам СБ необходима информация по персоналу, включая профессиональные и биографические данные, или потребуется провести собеседование с сотрудниками клининговой компании, которые будут работать в вашем офисе, об этом следует договориться с контрагентом и зафиксировать это в договоре.   В итоге, Исполнитель должен обеспечить Заказчика сотрудниками согласованными с ним. Также желательно зафиксировать обязанность замены персонала в случае объективной необходимости в ходе исполнения договора.

Имеет смысл отразить в договоре возможность передачи обязательств третьим лицам. Допустимо ли это вообще и, если допустимо, то на каких условиях (с согласия Заказчика или оно не требуется). Следует четко обозначить финансовые обязательства: кто и в каком формате будет оплачивать эти услуги.  И конечно же ответственность Исполнителя за действия третьих лиц перед Заказчиком.

Ну и напоследок, в части обязательств Исполнителя — экономия.  То есть обязанность клининговой компании экономно использовать предоставляемые Заказчиком электроэнергию, воду и другие ресурсы.

Обязанности Заказчика.

Помимо того, что Заказчик обязан за предоставленные услуги заплатить, у него еще есть ряд очень важных обязательств. Необходимо обратить особое внимание на процедуру  и сроки подписания АКТА выполненных работ или предоставления мотивированного отказа от его подписания.

Заказчик должен быть готов  к тому, что в договоре потребуется обязать его компанию предоставить возможность пользования водой, электроэнергией и иными ресурсами для оказания услуг клининга, а также организовать место складирования мусора. Кроме того, одним из важнейших обязательств Заказчика является обеспечение подсобными помещениями как для хранения уборочного оборудования, инвентаря, моющих средств и расходных материалов, так и для персонала клининговой компании. Очень часто при устройстве офисного пространства этот момент упускается из виду и, либо вообще забывают про помещения такого назначения, либо делают их такого размера, что в них невозможно хранение в должном объеме, и тем более нахождение там людей. Это должны быть раздельные помещения, так как люди и химические вещества не могут находиться в одном месте.

Обязав Исполнителя нести ответственность за соблюдение его персоналом правил техники безопасности, пожарной безопасности и правил внутреннего распорядка на территории Заказчика, последний обязан передать представителям клининговой компании все необходимые инструкции и правила.

И последнее, что хотелось бы отметить в обязанностях Заказчика, это алгоритм доступа сотрудников клининговой компании на объект. Заказчик обязан обеспечить в установленное время вход-выход сотрудников клининговой компании в офис,  организовать беспрепятственный доступ во все помещения и на все территории, где должны проводится работы согласно договора, а также обеспечить беспрепятственный  ввоз оборудования, инвентаря и материалов и вывоз оборудования в случае необходимости, соответственно определив алгоритм, как это будет осуществляться.

Изложенный перечень обязательств не является исчерпывающим.

Что касается прав, единственное, на что хотелось бы обратить внимание, это право Заказчика в любое время проверять качество оказываемых услуг.

 ЦЕНЫ И ПОРЯДОК РАСЧЁТОВ

В договоре на оказание клининговых услуг, как правило, существует два формата отражения стоимости. Либо это фиксированная сумма, сформированная четко определенным объемом услуг и стоимостью каждого вида работ. Либо в договоре фиксируется, что сумма подлежащая оплате определяется протоколом согласования договорной цены. Может быть предусмотрен и смешанный вариант оплаты, в случае, если часть услуг чётко определена и зафиксирована, а часть может иметь эпизодический или несистематический характер, т.е. эти работы могут рассматриваться как дополнительные услуги. Важно отразить процедуру оформления заявки на предоставление данных дополнительных услуг (сроки, форма документа).

Сама стоимость каждой услуги или квадратного метра, конечно же, должна быть зафиксирована  в Приложении. Это очень важный момент! Никаких ссылок на сайты компании, на прайсы действующие на момент заключения договора быть не должно! Понимание, как формируется стоимость оказываемых услуг, должно вытекать из договора.

Очень важно отразить в договоре, что стоимость расходных материалов и моющих средств, которые предоставляет Исполнитель, входит в указанную сумму или в стоимость услуги. Понятно, что это не относится к туалетной бумаге, полотенцам, салфеткам, мылу, т. е. тем материалам, которые не используются непосредственно в уборке.  

Следующие моменты важны не только для договоров клининга, а в принципе для всех договоров. Это сроки или даты расчетов, и что именно является фактом оплаты (списание с р/с платильщика, зачисление на р/с получателя, платежное поручение и т.п). Также форма расчётов: наличный или безналичный. Очень важный момент, это отражение НДС. Очень часто про него забывают совсем. Если при расчётах НДС не считается, необходимо указать основание.

Для потребителя очень важно не допустить повышения стоимости услуг. Здесь можно обозначить в договоре, что в течение определенного срока стоимость услуг не может быть увеличена. Если заключается договор с пролонгацией или вообще допускается индексация стоимости, желательно зафиксировать верхнюю планку возможного повышения.

 ПОРЯДОК СДАЧИ-ПРИЕМА РАБОТ

Как говорилось ранее, именно предмет договора определяет его структуру. Поэтому в договорах на оказание клининговых услуг часто встречается такой раздел как порядок сдачи-приемки работ. Он может носить и другие названия, но смысл остается тот же. В принципе, пункты, которые отражаются в данном разделе, могут быть размещены и в других разделах (права и обязанности), поэтому наличие или отсутствие данного раздела зависит от клининговой компании и предложенной ею формы договора. В любом случае, наличие данного раздела дает возможность локально сформулировать процесс оценки и контроля качества предоставляемых услуг, и формат фиксации результата этой оценки.

Здесь обязательно нужно отразить, что в случае обнаружения некачественного предоставления услуг, данный факт должен быть зафиксирован в письменной форме и обязательно совместно с уполномоченным представителем клининговой компании. Неплохо было бы определить форму данного документа и сделать его бланк частью договора, т.е. Приложением. 

Имеет смысл настоять на определённом и вполне материальном факте компенсации фиксированных нарушений условий договора в части оказания услуг.  Либо принять за основу бальную систему, либо учитывать количество оформленных документов с фиксацией некачественного оказания услуг, либо рассмотреть еще какие-либо критерии, и привязать всё это к финансовой составляющей в виде конкретных штрафов в процентном соотношении к общей сумме вознаграждения.

 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

Здесь хотелось бы обратить внимание только на один аспект. Это возможные штрафы от контролирующих органов (не соблюдение требований по уборке прилегающей территории, состояния зданий, вред экологии) и травмы людей в результате некачественно оказанных услуг клининговой компанией.  То есть в данном разделе необходимо зафиксировать, что все вышеуказанные издержки Заказчика, возникшие по вине Исполнителя, будут компенсированы последним.

 КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

В принципе вопрос конфиденциальности можно зафиксировать в разделе «Права и Обязанности». Важно отразить, что в процессе оказания услуг Исполнитель гарантирует строгое соблюдение всеми сотрудниками, имеющими непосредственное отношение к исполнению обязательств по договору, принципа конфиденциальности, нераспространение любой информации касающейся Заказчика и его сотрудников, а также что Стороны обязуются соблюдать принцип конфиденциальности и после прекращения действия договора.

Моменты, на которые имеет смысл также обратить внимание при заключении договора на оказание клининговых услуг.

1.    Дефектная ведомость. Документ, который должен быть обязательно оформлен на момент заключения договора и подписан обеими сторонами. В нем отражаются все повреждения и дефекты на момент вхождения клининговой компании на Объект Заказчика. По усмотрению сторон это может остаться отдельным документом, а может стать неотъемлемой частью договора.

2.    Любые условные названия должны быть раскрыты. Если Стороны договорились использовать какие-либо условные обозначения, они обязательно должны быть расшифрованы.

3.    Вопрос, который часто поднимается, когда речь заходит о клининге и для многих он имеет большое значение. Это  гражданство сотрудников, которые будут работать на Объекте.  Если это принципиальный момент, он должен быть зафиксирован в договоре.

4.    Спецодежда. В чём сотрудники клининговой компании будут работать? Этот момент также важно обозначить еще на стадии переговоров. Если Заказчик хочет иметь нестандартную форму одежды, вместо принятой клининговой компанией, важно определить, кто будет нести финансовые издержки.

5.    Важно ли, каким количеством сотрудников будет выполнять клининговая компания взятые на себя обязательства?

Изложенный перечень, конечно, не является исчерпывающим, и законом провозглашается свобода договора, что дает право отразить в договоре малейшие нюансы. Также, хотелось бы обратить внимание, что здесь не рассмотрены положения, рекомендуемые для всех видов договоров.

Структура управления Коммерческая уборка | Диаграмма

 

Я думаю, что большинство предприятий сферы услуг начинают именно так, включая меня и всех, кто когда-либо испытывал трудности, могу узнать этот образ. Такой способ ведения бизнеса в конечном итоге приведет к выгоранию, вместо этого мы хотим создать новый слой, поэтому мы имеем дело не напрямую с 10 или 20 людьми, а с 2 или 3 менеджерами/супервайзерами.

 

 

Создание лучшей структуры управления

Второй пример больше похож на традиционную организационную схему коммерческой службы уборки, службы уборки. На этом слайде мы показываем 3 отдела: операции, продажи и администрация. В этой структуре сразу видна большая разница, вместо того, чтобы каждый сотрудник отчитывался непосредственно перед вами, теперь они отчитываются перед менеджерами, а руководитель отчитывается перед вами.

Это всего лишь отправная точка, и у каждого бизнеса будут свои маленькие хитрости.

Менеджер по эксплуатации должен иметь всех супервайзеров, руководителей групп, техников, специальных уборщиков и персонал по уборке, подчиняющихся непосредственно ему.

У продавца может быть 1-2 помощника, которые назначают встречи, отправляют прямую почтовую рассылку, электронные письма и т. д. Часто это могут быть сотрудники, работающие неполный рабочий день, которые либо работают в рамках назначения встреч по продажам по телефону, либо вне отдела продаж/сетевого работника. двери и посещение мероприятий.

Офис-менеджер или администратор может иметь бухгалтера и 1-2 офисных помощника, помогающих с собеседованиями с сотрудниками, кадрами, проверкой фактов и т. д. Обратите внимание, что некоторые владельцы предпочитают, чтобы бухгалтер/финансовый персонал находился рядом с ними и подчинялся непосредственно владельцу. и не под админом.

 

 

Таблица управления операциями

Этот слайд предназначен специально для операционного менеджера по уборке помещений, хотя его можно применить и к крупнейшим службам чистки ковров. Эти услуги очень трудоемки и часто имеют большое количество сотрудников, поэтому обычно возникают поломки.

В этом примере у супервайзеров есть несколько зданий, которыми они будут управлять с ответственностью за весь персонал, оборудование и расходные материалы, необходимые для завершения обслуживания. Руководители групп в основном отвечают за одно здание или одну недвижимость, обычно это крупные клиенты, но иногда это происходит потому, что здание требует специальных знаний.

Специализированная бригада по уборке, в состав которой входят чистка ковров, плитки, демонтаж VCT, нанесение воска и т. д., также каждую ночь отчитывалась перед операционным менеджером за инструкциями.

Дело в том, что вместо того, чтобы десятки сотрудников связывались с менеджером каждый день, они отчитываются перед супервайзерами, а супервайзеры отчитываются перед операционным менеджером. Вместо того, чтобы иметь дело с 20 людьми, теперь может быть 4 или 5, очень управляемое число.

 

 

Структура управления коммерческой чисткой ковров

Этот последний слайд посвящен специализированному подразделению по чистке, но может относиться и к специализированному коммерческому предприятию по чистке ковров или плитки. Здесь у нас есть операционный менеджер, а затем ему подчиняются все руководители групп.

Размер команды зависит от типа предоставляемых вами услуг и размера зданий. Некоторым командам может потребоваться только один технический специалист, обеспечивающий очистку с низким содержанием влаги для небольших и средних клиентов, тогда как другим командам может потребоваться 3, 4, 6 технических специалистов для крупных комплексов и трудоемких услуг, таких как VCT.

Цель состоит в том, чтобы вместо того, чтобы 6-8 техников подчинялись вам плюс другие ваши обязанности, они отчитывались перед менеджером, а менеджер отчитывался перед вами. Гораздо легче иметь дело с одним человеком каждый день, чем с 8.

В заключение приведем несколько примеров организационных схем и структур управления для различных служб уборки. Я бы не беспокоился о том, чтобы точно следовать какой-либо структуре, но иметь такую ​​структуру, чтобы каждое решение не ложилось на ваши плечи.

Создание схемы управления для вашего клинингового предприятия

Какова цель создания схемы управления для вашего клинингового предприятия? Это легко решить.

Чтобы создать «дорожную карту» того, где вы хотите, чтобы ваша клининговая компания была в какой-то момент в будущем, и должности, которые вам нужно будет заполнить, чтобы достичь этого.

Это не так уж и сложно.

Создание управленческой диаграммы поможет вам иметь в виду «общую картину» при построении вашего клинингового бизнеса.

Вы хотите представить, где вы хотите, чтобы ваша компания была в заданный момент времени. Ради аргументов скажем, что через три года.

Приступим к процессу:

Шаг первый – Обязанности руководства

Вам нужно продумать, сколько людей вам понадобится и что каждый из них будет делать для вас. Чтобы упростить эту задачу, вы можете создать в своей клининговой компании несколько «подразделений», основанных на здравом смысле. Я могу помочь вам с этим, чтобы донести мысль до вас.

В следующем примере показаны четыре «подразделения» и рабочие «должности», соответствующие каждому из них в средней клининговой компании. Как видите, это не сложно.

• Администрация

1. Менеджмент
2. Персонал

• Маркетинг

1. Реклама
2. Продажи

• Операции

1. Производство
2. Служба
3. Объекты

• Финансы

1. Дебиторская задолженность
   • Биллинг
   • Коллекции
2. Кредиторская задолженность
   • Закупки
   • Расчет заработной платы

Теперь имейте в виду : Возможно, вы не собираетесь когда-либо расширять свою компанию, чтобы она стала настолько большой, что вам нужны разные люди на КАЖДОЙ должности. Все в порядке. Дело в том, что о каждой должности (и связанных с ней обязанностях) должен кто-то заботиться. Даже если это означает, что вы делаете все это сначала.

Но в дальнейшем вы могли бы заниматься только тремя или четырьмя областями, а ваши сотрудники могли бы позаботиться обо всем остальном. Опять же, вам не нужно превращаться в компанию-монстра, если вы этого не хотите. Вы можете остаться небольшим и продолжать делать все самостоятельно или привлечь несколько человек и соответствующим образом разделить обязанности. Выбор ваш.

Шаг 2 — Определение ролей на каждой должности

Мы разделили компанию на 4 подразделения (Администрирование, Маркетинг, Операции и Финансы), затем мы добавили две или более должностей в каждое подразделение, чтобы помочь понять, что необходимо удавшийся. Теперь вам нужно разделить все обязанности и сгруппировать их по количеству людей, которых вы планируете нанять на себя.

Другими словами, у вас может быть 100 вещей (от выставления счетов до найма и всего, что между ними), которые необходимо выполнить для управления компанией.

Если вы планируете иметь десять сотрудников, вы распределяете обязанности между десятью людьми. Это становится, так сказать, их «должностной инструкцией».

Затем вам нужно присвоить этой должности название. Как правило, это офис-менеджер, помощник офис-менеджера, бухгалтер и многие другие. Для тех из вас, кому нужна помощь в описании вакансий, нажмите здесь.

Шаг 3 – Наметьте это

Нам нужно создать визуальное представление этой части работы, чтобы мы могли концептуализировать проект. Как говорится, картинка стоит тысячи слов. В данном случае это как нельзя более верно.

Позвольте мне добавить несколько мыслей, прежде чем вы начнете.

Во-первых, не тратьте бесчисленное количество часов на создание какой-нибудь причудливой компьютерной диаграммы. При необходимости это можно сделать на листе бумаги. Важной частью этого шага является сама «концепция». Во-вторых, создайте диаграмму, чтобы вы знали, кто перед кем отчитывается, логическим образом.

Оставьте пробелы пустыми и создайте кучу копий.

Приведенная ниже диаграмма представляет собой то, что вы можете ожидать увидеть на данном этапе. Имейте в виду, что не все диаграммы будут выглядеть одинаково. Каждый человек, начинающий клининговый бизнес, имеет свое видение того, каким он хочет его видеть.

Шаг 4 – Начните заполнять пробелы

Когда вы только начинаете, ваше имя будет в большинстве слотов, если у вас еще нет сотрудников. Это нормально, большему благу служит наличие плана на будущее. А, как известно, наличие плана — это полдела.

Некоторые вещи, о которых следует помнить.

• Теперь, когда у вас есть таблица, спросите себя. Если у вас уже есть сотрудники, подумайте, не являются ли один или несколько из них кандидатами на должности, указанные в таблице. Просто постарайтесь никого не ставить выше головы.

• Помните, что если люди не видят возможности для продвижения по службе, они скоро покинут вас в поисках более зеленых пастбищ.