Простой документооборот: Простая система документооборота

Содержание

Виды электронного документооборота — Диадок

Электронный документооборот (ЭДО) — это система для безопасного и быстрого обмена электронными документами. В зависимости от сферы применения различают разные виды ЭДО. В статье рассмотрим самые распространенные из них.

Содержание

Классификация электронного документооборота
Внутренний электронный документооборот
Внешний электронный документооборот
ЭДО с государственными органами
Виды ЭДО по предназначению
Какие виды ЭДО есть в Диадоке

Расскажем обо всех возможностях электронного документооборота и подберем решение

Оставить заявку

Электронный документооборот становится все более выгодным для российского бизнеса. Ведь электронные документы при корректном оформлении обладают полной юридической значимостью, как и бумажные аналоги. При этом ЭДО упрощает работу компании, делает ее эффективнее:

Обмен информацией с контрагентами происходит почти мгновенно, поскольку данные отправляются онлайн.
Сокращаются расходы на печать, бумагу, курьерские, почтовые услуги.
Электронную документацию легко обрабатывать, согласовывать и подписывать.
Цифровые архивы не занимают места, а сохранность файлов в них выше, чем в физических хранилищах.
Поиск нужных документов занимает пару минут за счет фильтров, тегов, ключевых слов.
Каждый файл отслеживается в системе, так что руководитель контролирует процесс на всех этапах.
Обмен информацией по защищенным каналам связи гарантирует безопасность данных.

Электронный документооборот имеет обширную классификацию. Так, есть юридически значимый документооборот. Он ведется через оператора электронного документооборота с применением средств криптографической защиты. Документы приравниваются к бумажным и обладают юридической силой.

Выделяют виды ЭДО по типу правовых отношений между участниками:

внутренний — организация делопроизводства внутри компании,

внешний — обмен документацией с контрагентами,
ЭДО с государственными органами — сдача электронной отчетности в контролирующие ведомства, например ФНС, ФСС, ПФР, Росстат.

Также виды ЭДО отличаются по характеру передаваемых документов:

бухгалтерский,
управленческий,
кадровый,
складской,
производственный,
архивный.

Выделяют технологический, секретный, конфиденциальный, другие виды ЭДО. Рассмотрим основные типы электронного делопроизводства.

Настройте быстрый и удобный электронный документооборот с контрагентами в Диадоке

Подключиться

Внутренний ЭДО предназначен для ведения делопроизводства внутри компании. В нем участвуют только сотрудники и руководство предприятия, которые обмениваются внутрикорпоративными приказами, заявлениями, служебными записками, протоколами совещаний.

Для организации внутреннего ЭДО в компаниях используют СЭД — системы электронного документооборота. В них проходят практически все процессы предприятия. Например, к ним относятся Корус, Directum, Docsvision, ТЕЗИС и другие системы. СЭД позволяют:

повысить скорость обмена данными между работниками, подразделениями, филиалами,
своевременно знакомить сотрудников с локальными нормативными актами, положениями, приказами,
отслеживать статусы, изменения документации, контролировать ее исполнение,
вести учет действий работников, оценивать производительность труда.

Внутренний документооборот почти не регламентируется законодательством. В компаниях могут быть свои особенности, правила его использования. При этом на российском рынке СЭД достаточно разработок, которые различаются по нескольким признакам. Чаще всего называют следующие разновидности СЭД:

Универсальные, или «коробочные». Имеют основную функциональность, легко устанавливаются и настраиваются, понятны в использовании, но могут не соответствовать задачам компании.
Индивидуально разрабатываемые. Требуют сложного внедрения и обучения сотрудников, но персонифицированы.
Комбинированные. Сочетают качества предыдущих типов: имеют базовую функциональность и быстро устанавливаются, при этом могут быть адаптированы под конкретные запросы и интегрированы с офисными приложениями.

В других классификациях выделяют такие СЭД, как электронные архивы, Workflow-системы, системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний, системы для совместной работы и другие.

Внешний ЭДО — это электронный документооборот с контрагентами, к которым относятся партнеры, клиенты, поставщики. В рамках этого типа ЭДО компании направляют друг другу договоры, счета, накладные, акты. Так, через систему электронного документооборота Контур.Диадок можно обмениваться любыми видами документов:

Формализованными (то есть имеющими утвержденный или рекомендованный ФНС формат): счетами-фактурами, универсальными передаточными документами, их корректировками, актами приемки-сдачи работ или услуг, товарными накладными, ТОРГ-2.
Неформализованными: письмами, договорами, накладными, ведомостями, протоколами разногласий и другими.

Системы ЭДО обеспечивают внешнюю связь предприятий. А благодаря использованию электронной подписи (ЭП) передаваемая документация имеет юридическую значимость. Но с оговоркой: простая и неквалифицированная ЭП дают юридическую силу только при заключении дополнительного соглашения.

Квалифицированная ЭП равнозначна собственноручной и применяется без подобных ограничений.

С помощью сервисов ЭДО компании автоматизируют бизнес-процессы, выстраивают эффективное управление, экономят на непроизводственных расходах. Благодаря ускорению формирования, доставки, обработки документов и своевременному выполнению обязательств улучшается репутация организации.

Оптимизировать документооборот с контрагентами помогают такие инструменты, как:

маршруты согласования — документы могут автоматически переходить между сотрудниками по заданным шагам,
теги — позволяют быстрее находить нужные файлы в архиве,
шаблоны — упрощают обмен документацией при работе по агентской схеме при наличии удаленных представителей, партнеров,
автоматическая проверка формата и срока действия сертификата ЭП — некорректный документ будет возвращен на доработку,
кастомные веб-формы — нужны для следования корпоративному стилю компании,

открытие доступа к файлам только с конкретного перечня IP-адресов,
роуминг — помогает настроить документооборот даже с клиентами других операторов ЭДО.

Все эти и другие функции есть в Диадоке. Также сервис предлагает несколько вариантов интеграции с учетной системой компании — модуль для 1С, облачное решение Диадок.Коннектор, ключ API. Пользоваться опциями Диадока можно и с помощью веб-версии.

Ответим на вопросы и поможем подключиться к ЭДО

Подключиться

Документооборот вида B2G — бизнес-государство — развивается последние 10 лет. Большинство ведомств и госорганов уже принимают электронную документацию, подписанную квалифицированной электронной подписью. В ряде случаев ЭДО — обязательное условие. Так, он необходим для:

сдачи электронной отчетности в контролирующие государственные органы — ЭДО обязателен для сдачи декларации НДС и годовой бухгалтерской отчетности для субъектов малого и среднего предпринимательства,

представления документов в ФНС по требованию,
участия в закупках и торгах,
работы с прослеживаемыми и маркируемыми товарами.

B2G-ЭДО позволяет предпринимателям и юридическим лицам оперативно взаимодействовать с госорганами. При этом передаваемые данные конфиденциальны, не теряются в потоке документации, а обнаруженные ошибки легко исправить. При отправке отчетов онлайн бухгалтеру не нужно посещать территориальные органы ФНС, ФСС или ПФР, информацию о результатах приема отчетности он получает в электронном виде.

Для ответа на требования ФНС электронные документы можно выгрузить из системы ЭДО. Пользователям системы отчетности Контур.Экстерн достаточно выбрать нужные из Диадока.

Виды ЭДО зависят и от характера или назначения передаваемых документов. Причем некоторые типы пересекаются друг с другом. Можно выделить ключевые, с которыми компании работают чаще всего.

Бухгалтерский ЭДО. Бухгалтерия есть на предприятиях любой отрасли и масштаба. Этот отдел больше всего загружен бумагами, поэтому автоматизация процессов в нем приносит ощутимые положительные изменения. Согласования и подписания происходят быстрее, поиск файлов занимает секунды, а отчеты в контролирующие органы сдаются без ошибок и вовремя.
В электронном виде можно составлять, получать и передавать первичную документацию, счета-фактуры, справки, отчетность. Документы не нужно дублировать на бумаге, а электронная подпись гарантирует им юридическую значимость. Интеграция сервиса ЭДО с 1С позволяет выгружать данные напрямую из учетной системы, что еще больше упрощает работу сотрудникам бухгалтерии.
Кадровый ЭДО. Электронный документооборот в области трудовых отношений предназначен для создания, подписания, хранения электронных кадровых документов. Сегодня перевести в цифровой формат можно 99 % из них, в том числе трудовые договоры. В бумажном виде должны оставаться только акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журналы инструктажей по охране труда.
Управленческий ЭДО. Работа любой компании регламентируется множеством документов: приказами, распоряжениями, регламентами, уставами и положениями. Они касаются учета кадров, подготовки отчетов, производственной деятельности. В электронной форме их создание, обработка, подписание, хранение ведутся в системе управленческого ЭДО. Это позволяет контролировать исполнение, вести архив, сохранять историю бизнес-процессов компании.

Оптимизируйте работу своей компании и укрепите позиции среди конкурентов. ЭДО помогает экономить и ускорить работу

Оставить заявку

Складской ЭДО. Товары на складах не только хранятся — их принимают, перемещают, списывают, отпускают. Это хорошо знакомо тем, кто работает с маркетплейсами, такими как Wildberries. Каждая процедура должна оформляться соответствующим образом и отражаться в складском учете. Как правило, это предполагает немалый объем документооборота. Складской ЭДО оптимизирует этот процесс, устраняет ошибки, повышает скорость обработки. Его можно использовать для ведения учета по приходно-расходной документации, внутрискладского учета, а также учетных регистров. А с логистическими цепочками поможет EDI-система.
Архивный ЭДО. Архивный электронный документооборот сегодня, по сути, включен практически во все системы ЭДО, поскольку работа с документами напрямую связана с их хранением. Цифровые архивы удобнее бумажных: для них не нужно выделять место и нести расходы на аренду или обслуживание, папки не исчезают, а в поиске нужного файла помогают реквизиты и категории папок.
Международный ЭДО. Трансграничный электронный документооборот позволяет обмениваться документами контрагентам из разных стран. Это решает распространенные проблемы: дорогую, долгую доставку, длительные согласования и подписания, потери в результате простоев машин с товаром, штрафы в случае ошибок. Международный ЭДО обеспечивает документации конфиденциальность, возможность оперативных корректировок, юридическую значимость.

Система электронного документооборота Диадок позволяет клиентам обмениваться друг с другом практически любыми документами. Благодаря удобным инструментам делопроизводства компании решают свои задачи, повышают эффективность работы. При этом ЭДО в Диадоке имеет разные направления — одни включены в стандартный набор опций, другие внедряются в виде отдельных модулей.

Бухгалтерский ЭДО

Подключение к Диадоку заметно облегчает жизнь бухгалтерам. Они могут согласовывать, подписывать акты и накладные, обмениваться документами с контрагентами без личных встреч и визитов на почту, находить в цифровом архиве и выгружать нужную документацию для представления в контролирующие госорганы. Это дает эффекты:

сокращает расходы на копировальное оборудование, канцелярию, отправку документов,
экономит время на обработку и ожидание доставки документации, что особенно актуально при работе с партнерами из других регионов,
гарантирует сохранность данных, ведь доступ к ним ограничен, а электронное хранение надежнее бумажных архивов.

С ЭДО от Диадока бухгалтер, а значит и руководитель компании, будут уверены, что все документы на месте. Снижение человеческого фактора, скорость операций, возможность оперативно внести корректировки упрощают взаимодействие с контрагентами и уменьшают количество расхождений с ними.

Клиенты Диадока отмечают, что скорость операций с ЭДО возрастает в разы. Цикл документооборота в среднем сокращается в 10 раз.

Сравнение длительности цикла документооборота

Электронные документы сэкономят ваши деньги и освободят время сотрудников для важных задач

Подключиться

Кадровый ЭДО

С помощью специального модуля в Диадоке вы сможете перевести в онлайн обмен кадровыми документами. Приказы, заявления, инструкции, регламенты, распоряжения можно формировать и подписывать в электронном виде. Если сбор подписей, особенно с удаленных работников, может вызывать затруднения, то с ЭДО на это уходит несколько минут.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в Диадоке позволяет:

мгновенно отправлять и получать документы,
видеть статусы подписания в режиме реального времени,
использовать гибкие маршруты согласования,
добавлять в путь согласования документа неограниченное число участников,
беспроблемно хранить документацию в течение срока, установленного законом,
соблюдать сроки подписания и избегать судебных споров, жалоб в контролирующие органы, штрафов.

Сервис поддерживает все изменения трудового законодательства — об этом заботятся эксперты Контура. Проектная команда КЭДО участвует в законотворческих группах Минтруда.

С КЭДО от Диадока сотрудники смогут отправлять документы в отдел кадров через мобильную или веб-версию, а кадровые специалисты — обмениваться документами, не покидая свою учетную систему.

Как работает модуль КЭДО

Для начала работы нужно разработать локальные нормативные акты о переводе на электронные документы и подписать их с сотрудниками. Команда Контура предоставит шаблоны этих документов и проведет обучение для вашей компании. Для быстрого запуска есть готовые технические решения, а для перехода на КЭДО крупных организаций возможна проработка сложных сценариев интеграции.

Управленческий ЭДО

Система электронного документооборота Диадок выполняет функции управленческого ЭДО в части работы с документами. Так, в сервисе доступно:

согласование, подписание документов, а также пересылка другим сотрудникам на согласование или подпись,
онлайн-контроль статуса документов,
сохранение истории действий,
разграничение доступа сотрудников к системе и файлам,
понятная навигация по базе документации, поиск файлов по запросу с помощью фильтров и тегов,
безлимитное по объему хранение данных в сервисе, возможность создания структурированного локального архива на стороне клиента.

Перечисленные опции оптимизируют управление документооборотом организации. Использование системы ЭДО дает руководителю круглосуточный доступ к документам, повышает прозрачность процессов и конфиденциальность. Кроме того, повышается производительность работников, растут экономические показатели и лояльность клиентов.

Архивный ЭДО

Система ЭДО Диадок в автоматическом режиме сохраняет входящие и исходящие документы. В дальнейшем они хранятся на серверном оборудовании разработчика сервиса — Контура. Серверы расположены в одном из крупнейших дата-центров России. При этом для гарантии сохранности каждый файл копируется, а копии размещаются на разных устройствах.

Если компания пользуется ЭДО от Диадока:

найти нужный файл будет делом пары секунд, поскольку предусмотрен простой и расширенный поиск,
доступно скачивание реестра документов, который сохранится в формате xlsx,
файлы хранятся в ящике вашей организации, также их можно выгрузить в локальное хранилище на компьютер или сервер. Во втором случае доступна настройка структуры папок, куда будут автоматически распределяться документы.

С электронным архивом вы сократите расходы на содержание бумажного, исключите случаи, когда работники путают места хранения и при налоговой проверке бухгалтерия ночует в архиве. ЭДО упрощает поиск документов и гарантирует, что они не потеряют читаемый вид с годами, в отличие от бумажных. Надежность хранения в Диадоке подтверждена сертификатом, выданным по результатам внешнего аудита.

Международный ЭДО

Контур реализовал международный электронный документооборот (МЭДО) первым в России еще в начале 2018 года. Теперь МЭДО — одна из функциональностей Диадока, которую может выбрать любая компания, ведущая внешнеэкономическую деятельность.

Трансграничный ЭДО позволяет контрагентам из России и почти 30 стран обмениваться инвойсами, спецификациями, договорами, контрактами, заказами, актами, доверенностями. Все документы после подписания имеют юридическую значимость, при этом у предприятий нет расходов на формирование, хранение и международную экспресс-доставку бумажной документации.

Современный МЭДО предлагает клиентам такие преимущества:

ускоренное согласование за счет обмена документами онлайн,
мгновенное подписание документов,
быстрое получение нового комплекта документов, если обнаружатся недочеты или опечатки.

С МЭДО документы не задержатся на почте, их не потеряют иностранный контрагент или служба доставки. Период сделки сокращается до минимума, а получение оплаты — ускоряется. Соблюдение сроков и корректность документооборота обезопасят от внимания контролирующих органов, защитят от штрафов и других санкций. Система ЭДО исключает и мошеннические действия, поскольку гарантирует, что документ с обеих сторон подписан уполномоченными лицами и не изменялся после визирования.

С какими странами можно работать в Диадоке

Внедрение того или иного вида электронного документооборота в работу компании зависит от целей и задач, стоящих перед бизнесом. Эксперты Диадока помогут с подбором решения и при необходимости подключат дополнительные модули. Переход на электронные документы облегчит и сделает более эффективной работу сотрудников бухгалтерии, отдела кадров, отделов закупа, продаж и склада. Руководители благодаря ЭДО отметят, что издержек стало меньше, а расчеты по сделкам происходят быстрее.

Подключитесь к Диадоку и воспользуйтесь всеми возможностями электронного документооборота

Оставить заявку

Виды электронного документооборота — Диадок

Содержание

Классификация электронного документооборота
Внутренний электронный документооборот
Внешний электронный документооборот
ЭДО с государственными органами
Виды ЭДО по предназначению
Какие виды ЭДО есть в Диадоке

Расскажем обо всех возможностях электронного документооборота и подберем решение

Оставить заявку

Обмен информацией с контрагентами происходит почти мгновенно, поскольку данные отправляются онлайн.
Сокращаются расходы на печать, бумагу, курьерские, почтовые услуги.
Электронную документацию легко обрабатывать, согласовывать и подписывать.
Цифровые архивы не занимают места, а сохранность файлов в них выше, чем в физических хранилищах.
Поиск нужных документов занимает пару минут за счет фильтров, тегов, ключевых слов.
Каждый файл отслеживается в системе, так что руководитель контролирует процесс на всех этапах.
Обмен информацией по защищенным каналам связи гарантирует безопасность данных.

Выделяют виды ЭДО по типу правовых отношений между участниками:

внутренний — организация делопроизводства внутри компании,
внешний — обмен документацией с контрагентами,
ЭДО с государственными органами — сдача электронной отчетности в контролирующие ведомства, например ФНС, ФСС, ПФР, Росстат.

Также виды ЭДО отличаются по характеру передаваемых документов:

бухгалтерский,
управленческий,
кадровый,
складской,
производственный,
архивный.

Настройте быстрый и удобный электронный документооборот с контрагентами в Диадоке

Подключиться

повысить скорость обмена данными между работниками, подразделениями, филиалами,
своевременно знакомить сотрудников с локальными нормативными актами, положениями, приказами,
отслеживать статусы, изменения документации, контролировать ее исполнение,
вести учет действий работников, оценивать производительность труда.

Универсальные, или «коробочные». Имеют основную функциональность, легко устанавливаются и настраиваются, понятны в использовании, но могут не соответствовать задачам компании.
Индивидуально разрабатываемые. Требуют сложного внедрения и обучения сотрудников, но персонифицированы.
Комбинированные. Сочетают качества предыдущих типов: имеют базовую функциональность и быстро устанавливаются, при этом могут быть адаптированы под конкретные запросы и интегрированы с офисными приложениями.

Формализованными (то есть имеющими утвержденный или рекомендованный ФНС формат): счетами-фактурами, универсальными передаточными документами, их корректировками, актами приемки-сдачи работ или услуг, товарными накладными, ТОРГ-2.
Неформализованными: письмами, договорами, накладными, ведомостями, протоколами разногласий и другими.

Оптимизировать документооборот с контрагентами помогают такие инструменты, как:

маршруты согласования — документы могут автоматически переходить между сотрудниками по заданным шагам,
теги — позволяют быстрее находить нужные файлы в архиве,
шаблоны — упрощают обмен документацией при работе по агентской схеме при наличии удаленных представителей, партнеров,
автоматическая проверка формата и срока действия сертификата ЭП — некорректный документ будет возвращен на доработку,
кастомные веб-формы — нужны для следования корпоративному стилю компании,
открытие доступа к файлам только с конкретного перечня IP-адресов,
роуминг — помогает настроить документооборот даже с клиентами других операторов ЭДО.

Ответим на вопросы и поможем подключиться к ЭДО

Подключиться

сдачи электронной отчетности в контролирующие государственные органы — ЭДО обязателен для сдачи декларации НДС и годовой бухгалтерской отчетности для субъектов малого и среднего предпринимательства,
представления документов в ФНС по требованию,
участия в закупках и торгах,
работы с прослеживаемыми и маркируемыми товарами.

Бухгалтерский ЭДО. Бухгалтерия есть на предприятиях любой отрасли и масштаба. Этот отдел больше всего загружен бумагами, поэтому автоматизация процессов в нем приносит ощутимые положительные изменения. Согласования и подписания происходят быстрее, поиск файлов занимает секунды, а отчеты в контролирующие органы сдаются без ошибок и вовремя.
В электронном виде можно составлять, получать и передавать первичную документацию, счета-фактуры, справки, отчетность. Документы не нужно дублировать на бумаге, а электронная подпись гарантирует им юридическую значимость. Интеграция сервиса ЭДО с 1С позволяет выгружать данные напрямую из учетной системы, что еще больше упрощает работу сотрудникам бухгалтерии.
Кадровый ЭДО. Электронный документооборот в области трудовых отношений предназначен для создания, подписания, хранения электронных кадровых документов. Сегодня перевести в цифровой формат можно 99 % из них, в том числе трудовые договоры. В бумажном виде должны оставаться только акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журналы инструктажей по охране труда.
Управленческий ЭДО. Работа любой компании регламентируется множеством документов: приказами, распоряжениями, регламентами, уставами и положениями. Они касаются учета кадров, подготовки отчетов, производственной деятельности. В электронной форме их создание, обработка, подписание, хранение ведутся в системе управленческого ЭДО. Это позволяет контролировать исполнение, вести архив, сохранять историю бизнес-процессов компании.

Оставить заявку

Складской ЭДО. Товары на складах не только хранятся — их принимают, перемещают, списывают, отпускают. Это хорошо знакомо тем, кто работает с маркетплейсами, такими как Wildberries. Каждая процедура должна оформляться соответствующим образом и отражаться в складском учете. Как правило, это предполагает немалый объем документооборота. Складской ЭДО оптимизирует этот процесс, устраняет ошибки, повышает скорость обработки. Его можно использовать для ведения учета по приходно-расходной документации, внутрискладского учета, а также учетных регистров. А с логистическими цепочками поможет EDI-система.
Архивный ЭДО. Архивный электронный документооборот сегодня, по сути, включен практически во все системы ЭДО, поскольку работа с документами напрямую связана с их хранением. Цифровые архивы удобнее бумажных: для них не нужно выделять место и нести расходы на аренду или обслуживание, папки не исчезают, а в поиске нужного файла помогают реквизиты и категории папок.
Международный ЭДО. Трансграничный электронный документооборот позволяет обмениваться документами контрагентам из разных стран. Это решает распространенные проблемы: дорогую, долгую доставку, длительные согласования и подписания, потери в результате простоев машин с товаром, штрафы в случае ошибок. Международный ЭДО обеспечивает документации конфиденциальность, возможность оперативных корректировок, юридическую значимость.