Простой документооборот: Простая система документооборота

Содержание

Простая и сложная формы документов



Внимание! СЭД «Корпоративный документооборот» заменен на новый продукт СЭД «Наш документооборот» оптимизированный и переписанный «с нуля».

Перейти к описанию СЭД «Наш документооборот»

Описание на этой странице потеряло актуальность.


Корпоративный документ СЭД «Корпоративный документооборот» может быть отображен в двух режимах. В режиме простой форме и в режиме полной формы. Работа в режиме полной формы подробно рассмотрена здесь. Режим простых форм предоставляют пользователю только существенную информацию документа скрывая при этом ряд других второстепенных данных (информация о принадлежности документа, его размещении в системе, списке связанных с ним объектов и прочее).

Режим упрощенных форм может быть включен разными способами. Верхняя панель корпоративного документа содержит кнопку «Простая форма», нажатие на эту кнопку переводит документ в режим простой формы. Обратное переключение в режим полной формы производится нажатием кнопки «Полная форма» нижней панели документа. Примеры документа в полной и простой форме приведены на рисунках ниже.

1. Режим полной формы документа:

2. Режим простой формы того же документа

В случае, если в корпоративном документе присутствуют файлы, то в режиме простой формы добавляется закладка «Файлы». В случае, если в документе есть файл (или файлы), но нет текстового содержания, документ открывается в форме, содержащей только информацию о файлах. Такой режим может быть полезен для организации эффективного доступа к каким-либо отсканированным копиям, например различным свидетельствам или сертификатам предприятия.

Для удобства пользователей можно настроить автоматическое открытие документа в режиме простой формы. Для этого в режиме полной формы нужно отметить флажок «Открывать документ в простой форме» на закладке «Прочее» корпоративного документа.

Администраторы системы могут настроить режим открытия всех документов определенного вида. Для этого в справочнике «Виды документов» необходимо отметить флажок «Открывать в простом режиме все существующие документы». В таком случае, вне зависимости от настройки указанной на закладке «Прочее», документы данного вида будут открываться в простом режиме. Если необходимо определять режим открытия для каждого документа, но преобладающим режимом будет режим простых форм, то можно отметить флажок «Устанавливать режим простых форм для новых документов» и флажок «Открывать документ в простой форме» на закладке «Прочее» будет отмечен при создании очередного нового документа данного вида.

Подробнее узнать о работе корпоративных документов в режиме полных форм можно здесь

Смотрите также:

Использование в юридически значимом электронном документообороте простой электронной подписи. Synerdocs

Простая ЭП и ее значимость в подписании

Как вы уже поняли, использование электронного документооборота требует от компании знания соответствующих законов. Так, ст. 6 Закона об ЭП дает любопытное разъяснение по поводу электронного документа, подписанного ПЭП — он признается равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью. А это, как вы понимаете, условие юридически значимого электронного документооборота:

«Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия».

Ряд нормативно-правовых актов вкупе с соглашениями об использовании электронного документооборота, заключенные между организацией и ее контрагентами, признают, что электронные документы, подписанные ПЭП, равнозначны бумажным документам, подписанным собственноручной подписью. При этом должны соблюдаться требования закона. В ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ говорится:

  1. Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении, в том числе, одного из следующих условий:
    • простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
    • ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
  2. Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
    • правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
    • обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
  3. Использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается.

В соответствии с федеральными законами и НПА либо в соответствии с правилами делового взаимодействия документ бывает необходимо заверить официальной печатью организации. В случае с электронным аналогом иначе. Подписанный усиленной электронной подписью и признанный равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, он признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Согласно положениям Федеральных законов и принимаемым в соответствии с ними НПА либо в соответствии с соглашением, заключенным между участниками электронного обмена, к электронному документу могут предъявляться дополнительные требования. Делается это с целью, чтобы признать его равнозначным бумажному документу с печатью.

Отмечу также, что если вы используете электронный документооборот, юридически значимыми налоговая служба признает только те документы, которые подписаны квалифицированной ЭП (ЭЦП).

Автор статьи: Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Система электронного документооборота «Визирь» / Хабр

Эту статью надо было написать ровно 10 лет назад. Сделать это нужно было бы ради рекламы, или точнее, пиара разработанной мною системы документооборота «

Визирь

», которой на тот момент хотелось заниматься, развивать и продавать. Сейчас-то уже поздно, но мне захотелось это сделать ради того чтобы поставить для себя эту галочку (ну нравится мне всё до конца доделывать), и кроме того, возможно, это даже принесет кому-то какую-то пользу. Дальше – под катом…



Предыстория…

…достаточно банальна… Работая на одном из крупных предприятий Ярославля, я сопровождал и «допиливал» систему документооборота, которая в то время представляла из себя скорее электронный архив документов – приказов, распоряжений и т.п. Разработана она была на ASP, а база данных была MySQL, документы же хранились просто в файловой системе на сервере.

Вскоре после того, как я начал сопровождать эту систему, руководство предприятия задумалось о приобретении системы документооборота – им хотелось получить электронное согласование документов. На базе имеющегося функционала я быстренько написал дополнительный модуль визирования документов к имеющейся системе – и оказалось, что приобретать какую-то другую систему и не требуется – желания руководства были временно удовлетворены, внедрение новой фичи прошло успешно. Потом было постепенное наращивание функционала с целью снижения бумажного документооборота – больше охват по документам, меньше печатных копий, меньше передвижений самого документа, добавление новых модулей – контроль исполнения документов был последней из доработок.

А потом я сменил и работу и город. Система осталась на старой работе, но зато появилась идея разработки новой системы документооборота – на тех же самых принципах, но «быстрее, выше, сильнее»! Тем более, что предметную область я знал хорошо, разработкой и внедрением подобной системы уже занимался. Тогда я как раз начал вовсю осваивать ASP.NET (сначала чисто для саморазвития), первый проект для ознакомления был уже написан и я решил вторым проектом взять систему документооборота: есть где разгуляться и хорошенько ознакомится с технологией WebForms ASP.NET. Но проект решил делать серьезно – чтобы в случае успешной разработки можно было бы сделать из него продукт, который можно продавать.

История

Изначально была поставлена цель, определены основные задачи и инструменты. Система электронного документооборота «Визирь» должна была удовлетворять потребности любого крупного или среднего предприятия во внутреннем электронном документообороте по документам ОРД (приказы, распоряжения), договорам, актам, технической документации и регистрации корреспонденции. Сразу были определены основные модули системы — визирование документов, регистрация физической подписи, рассылка документов по подразделениям, контроль исполнения документов и архив документов с полнотекстовым поиском. Очень хотелось сделать систему простой и удобной для пользователей, да еще при всём при этом хотелось установить такие требования, чтобы стоимость её была минимальна, как для развертывания, так и для сопровождения. Т.е. сделать именно то, что так хочется всегда и всем – максимизировать отношение приносимой пользы к затратам, при соблюдении всех

необходимых и достаточных

требований.

Поскольку, как я уже упомянул, мне хотелось писать на ASP.NET, получалась клиент-серверная технология, где сервером выступала машина на серверной версии ОС Windows 2003 (или 2008, который появился чуть позже) и клиентом – любой ПК с любым браузером. В качестве СУБД был выбран MySQL – она была бесплатна для использования, плюс я уже неплохо её знал в то время. Вот тут получилось 50 на 50: да, СУБД бесплатная, зато ОС очень даже платная, да и сервер под Windows стоил подороже, чем под тот же Linux (в том числе и в аренду). Но хотелось именно ASP.NET, поскольку сама технология WebForms была мне интересна и казалось, что она даст больше выгоды при разработке ПО и его дальнейшей поддержке. Спагетти-код тогдашнего PHP (да и ASP) весьма уже поднадоел, и понятно было, что его поддержание в рабочем состоянии при доработках требовало всё больше и больше ресурсов – т.е. времени, а значит и денег.

Поддержку ЭЦП я сразу откинул – непонятно зачем именно она нужна для внутрикорпоративного ЭДО и чем она принципиально лучше обычной авторизации с помощью логина и пароля. К тому времени я уже успел поработать с ЭЦП (не как программист, а как сотрудник сопровождения) и понял, что это тупо технология ради технологии. Всё преимущество стойкого шифрования сливается в никуда обычными пользователями, которые оставляют ключи в открытом доступе и пин-коды заботливо лежащие в конвертах в верхнем ящике стола. Понятно, что ЭЦП и асимметричное шифрование необходимы для защищенного обмена документами между разными предприятиями и госструктурами, но внутри предприятия – это пятое колесо, которое ехать мешает, но денег при этом стоит приличных.

Базу документов сначала мне хотелось разместить в СУБД, однако, после размышления и поиска бесплатных решений по поиску в тексте документов, решено было всё-таки остановиться на хранении документов в файловой системе ОС. В Windows есть служба индексирования документов, которую можно настроить и использовать для полнотекстового поиска по поддерживаемым типам документов, в том числе и по офисным документам Microsoft Office и по Adobe PDF. Она, конечно, специфически работает с русскими окончаниями слов, но лучшего бесплатного решения на тот момент найти просто не удалось.

Также сразу же отказался от попытки сделать систему максимально гибкой с возможностью настройки дополнительных полей для документов, каких-то специфически настраиваемых маршрутов и т.п. функций продвинутых систем ЭДО. Это всё, конечно, хорошо, но опять-таки ведет к усложнению и удорожанию как разработки, так и внедрения, а этого, как уже упоминалось ранее, хотелось бы избежать. В итоге, дополнительные поля решено было ввести для специальных типов документов (корреспонденции), а маршрутизация в системе была предусмотрена с одной стороны линейной, но с другой – настраиваемой с возможностью пропуска определенных узлов в зависимости от типов документов и плюс к этому системой полномочий пользователей.

Систему хотелось сделать более удобной и красивой, чем та, которой я занимался до этого, для этого надо было продумать юзабилити и дизайн. Интерфейс решено было отстраивать в виде верхнего меню от полного маршрута документооборота в системе – от помещения документа в систему до перемещения документа в архив, через визирование документа, регистрацию подписи, рассылку документа и контроль исполнения. При необходимости добавляются вкладки, если пункт меню и полномочия пользователя подразумевают несколько разных действий.

Дизайн должен был стать простым и наглядным за счет неярких цветов, использованию, там где это уместно, иконок вместо текста, группировки полей и кнопок. Поскольку предполагалось использование любых браузеров, то при разработке предполагалось уделить достаточно внимания кросс-браузерной совместимости, но без фанатизма. Т.е. если какая-то дизайнерская «фишка» не так отображалась в одном из браузеров, но могла быть упрощена для него и функциональность не страдала, то она упрощалась. Если такое было невозможно, то подобная «фишка» отбрасывалась, т.е. красота всё-таки уступала перед обеспечением функциональности.

И что получилось?


Примерно два года (2007-2009) я разрабатывал эту систему. Понятно, что долго, но разработка по вечерам после работы это, к сожалению, не то же самое, что работа в полный день. Зато в итоге удалось добиться всех поставленных целей: система работала, обеспечивая потребности предприятия в электронном документообороте, требовала для своего функционирования всего лишь сервера под управлением Windows, не требовала покупки дополнительных лицензий, клиентом мог служить любой ПК с практически любым браузером (даже с IE6). Было написано руководство пользователя (также встроенное в систему), руководство по внедрению системы, руководство по установке системы на сервер под управлением Windows Server 2003 и скрипты для автоматической установки (сценарий на основе BAT-файлов) и для Windows Server 2008 (и сценарий автоматической установки на основе PowerShell). Т.е. на самом деле получился продукт, который можно и нужно продвигать и продавать. В октябре 2010 года данное ПО было зарегистрировано в Росреестре под номером №2010617259. Потом был разработан и запущен сайт-визитка для продаж – http://vizier.net.ru, развернута демонстрационная версия для того, чтобы заказчик мог сам посмотреть систему (все пароли пользователей от 1 до 6).

Вскоре была осуществлена первая продажа – в ОАО «ЯРТИ» в г. Ярославль. Внедрение прошло без сучка и задоринки, заказчик системой остался удовлетворен, а пользователи не только не жаловались, а даже наоборот. Минус был ровно один – видимо, всё было настолько хорошо, что моя поддержка предприятию уже не требовалась – со всеми вопросами мог справиться свой собственный отдел ИТ. На данном предприятии система точно эксплуатировалась несколько лет, возможно, она и сейчас используется, я просто уже не в курсе.

Вот и всё

А дальше получилось так, как получилось. Я не стал заниматься дальнейшим продвижением и продажей системы электронного документооборота «Визирь». Хотя, казалось бы, вот оно – всё сделано, всё есть, только продавай и внедряй. Тут, конечно, можно было бы сослаться на личные обстоятельства – опять смена работы, переезд, семья, дети и т.д., но проблема скорее была психологическая – всех поставленных перед собой целей удалось добиться, а вот бросать работу и стабильный заработок, рисковать и добиваться чего-то в той сфере, в которой нет большого опыта – это уже другое. Шампанское пусть пьют другие. Возможно, это была ошибка, а может быть и нет. Данный проект занял заслуженное место в моём портфолио, как побочный эффект был неплохо освоен ASP.NET, что уже в свою очередь дало результат при разработке следующего проекта:

Hattrick Portal

– сайта по национальным и молодежным сборным командам, которым сейчас пользуются игроки – тренеры сборных всех стран, играющих в лучший футбольный онлайн-менеджер

Hattrick

. Это тоже уникальный опыт разработки и сопровождения собственного сайта, а также общения с многонациональной аудиторией по всему миру.

И всё-таки еще чуть-чуть

Поскриптум. Несмотря на то, что из меня не получилось удачного продавца системы электронного документооборота, всё-таки мне больше жаль того, что такой отличной системой пользуется всего одна компания. И я решил выложить в общий доступ дистрибутив системы электронного документооборота «Визирь» для бесплатного использования (в том числе и для коммерческих целей) Единственно, что в заголовке окна вместо названия организации будет написано — ОЗНАКОМИТЕЛЬНАЯ ВЕРСИЯ. Заходите на сайт

http://vizier.su

, читайте краткое описание, смотрите скриншоты, пробуйте тестовую версию, скачивайте, устанавливайте и эксплуатируйте на здоровье. Возможно, для кого-то это окажется отличным вариантом, а кого-то это натолкнет на поиск более продвинутой системы,

Электронный документооборот на предприятии – программа СЭД «ДЕЛО»

Система электронного документооборота «ДЕЛО» стала практически стандартом де-факто для рынка СЭД. Согласно результатам независимых исследований, СЭД «ДЕЛО» наиболее популярное и востребованное решение дляпопулярное и востребованное автоматизации документооборота. 

Возможности и преимущества:

1. Инструмент управления бизнес-процессами:

  • автоматизация бизнес-процессов любой сложности
  • автоматизация всех этапов договорной работы
  • создание разнообразных схем согласования
  • контроль за исполнением заданий руководства

2. Средство управления документами и информацией:

  • настройка любых схем и процессов обработки информации
  • интеграция с клиентами электронной почты
  • обеспечивается простой ввод бумажных документов в систему
  • предоставляется возможность использовать электронную подпись
  • реализуется ведение финансового ЭДО

3. Аналитический инструмент:

  • мощный аналитический модуль отчетов
  • возможность анализировать эффективность работы отдельных сотрудников и подразделений

4. Среда взаимодействия внутри компании:

  • эффективная работа в компаниях с территориально удаленными филиалами
  • оповещение пользователей о действиях с документами и уведомление о сроках исполнения заданий, а также пересылка документов внутри системы

5. Система для удаленной работы:

  • полноценная работа удаленного пользователя в СЭД через web-интерфейс
  • Мобильные решения: АРМ Руководителя, Портфель руководителя, iSelf и Мобильный кабинет СЭД «ДЕЛО»:

 

  • используют более 5700 компании, учреждения, организации в России и странах СНГ
  • Предоставляет возможность оказывать государственные услуги
  • занимает 61% всех внедрений в государственном секторе РФ и т.д.

 Все возможности и преимущества системы «ДЕЛО»

 

Основываясь на уникальном накопленном опыте и значительной экспертизе по автоматизации документооборота, компания ЭОС разработала систему EOS for SharePoint.

Она дополняет функциональными возможностями одну из наиболее перспективных платформ для совместной работы — Microsoft SharePoint. Среди ее основных особенностей — бесшовная интеграция с другими приложениями семейства Microsoft Office, в том числе с Word и Outlook, а также легко настраиваемые возможности по настройке сложных бизнес-процессов, позволяющие адаптировать систему к потребностям каждого заказчика.

Система EOS for SharePoint успешно применяется для организации ЭДО, как в коммерческих структурах, так и в государственных, в том числе для организации предоставления государственных услуг в электронном виде. Для многих предприятий, особенно в сфере крупного бизнеса, важна работа системы в территориально распределенной организационной структуре, простота ее внедрения и дальнейшего обслуживания, вовлечение в такую деятельность рядовых сотрудников.

Как показывает опыт, внедрение EOS for SharePoint наиболее эффективно для организаций, где нужно управление и дальнейшее развитие силами штатного системного администратора, где нужно решение других задач, кроме документооборота, где важна мультиязычная среда, где возможно использование корпоративного портала.

Подробнее на промо-сайте

Возможности и преимущества:

  • Объединение сотрудников, в том числе из удаленных подразделений, в рамках единого информационного пространства.
  • Под контролем находятся все важные задания, поскольку система отслеживает, контролирует исполнение поручений и задач.
  • Экономия времени благодаря стандартизации процедур управления документами, проектами, задачами.
  • Широкие возможности удаленной работы, в том числе с мобильных устройств.
  • Богатые возможности по бизнес-аналитике (BI) и работе с показателями (KPI), позволяющие оперативно корректировать стратегию и тактику развития компании.
  • Защита корпоративных данных от несанкционированного доступа.
  • Простота обслуживания, доработки штатным системным администратором вследствие использования функционала платформы Microsoft SharePoint.
  • Возможность интеграции с большим числом сторонних продуктов, таких как ERP, BI, CRM, Project и др.

Все возможности и преимущества EOS for SharePoint

 

Электронный документооборот: система электронного документооборота (СЭД)

Компания «ИнтерТраст», основанная в 1994 году, на сегодняшний день является одним из признанных лидеров рынка автоматизации делопроизводства, документооборота, бизнес-процессов. Высокий уровень программного обеспечения и услуг компании подтвержден многочисленными статусами и сертификатами.

Система электронного документооборота CompanyMedia

Созданная компанией «ИнтерТраст» система электронного документооборота CompanyMedia в своей актуальной версии — новаторский продукт, отражающий современные тренды развития СЭД и ЕСМ.

CompanyMedia – корпоративная система управления документами, задачами и личной продуктивностью. Автоматизация документооборота является важной, но не единственной задачей, решаемой в ходе внедрения системы. Сохраняя функции делопроизводства и контроля исполнения документов, система сфокусирована на работе руководителей и бизнес-специалистов. Этим категориям работников в рамках программы электронного документооборота (СЭД) предоставлены эффективные инструменты для решения повседневных задач, анализа и принятия управленческих решений, оценки эффективности персонала, формирования в организации лучших практик управления.

В системе электронного документооборота CompanyMedia реализованы современные методики и подходы:

  • Адаптивный кейс-менеджмент (ACM, adaptive case management) – как способ организации работы, наиболее близкий к реальным управленческим процессам
  • Методология Getting Things Done (GTD, «Доведение дел до результата») – как подход к решению индивидуальных и коллективных задач, характерных для сотрудников блока управления
  • Принцип персонализации во всех его аспектах: функционально ориентированные рабочие места, гибко настраиваемый пользовательский интерфейс, персональные коллекции электронных документов
  • Мобильные рабочие места — доступ к информации и документообороту из любой точки мира с помощью планшетных устройств iPad и Android, смартфонов BlackBerry
  • Элементы социальности – уровень горизонтального взаимодействия, средства для коллективной работы, обмена информацией, поиска экспертов
  • СЭД как сервис – подход, основанный на сочетании средств электронного документооборота с решениями, повышающими эффективность основной деятельности организации.

Работу с широким спектром бизнес-задач поддерживает развитый функционал системы CompanyMedia:

  • Модули СЭД, каждый из которых реализует специфику работы с определенным видом электронных документов
  • Бизнес-решения, гибко сочетающие возможности модулей, что позволяет обеспечить соответствие системы стилю управления, отраслевым требованиям и организационным особенностям заказчика
  • Интеграционные и системные сервисы, образующие единую инфраструктуру для работы модулей и бизнес-решений
  • Автоматизация бизнес-процессов, для которых существую четкие регламенты, на основе технологий системы Workflow
  • Инструментарий кейс-менеджмента, предназначенный для управления неструктурированными и частично структурированными процессами.
Импортонезависимость CompanyMedia:
  • CompanyMedia может быть развернута на корпоративном Java-сервере с использованием для хранения и обработки данных любой СУБД.

Архитектура системы предусматривает возможность переноса документооборота на любую технологическую платформу. В качестве основы может использоваться различное ПО системного и промежуточного уровня, распространенные ECM-платформы.

CompanyMedia обеспечивает:

  • Интеграцию с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО)
  • Обмен данными с системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ)
  • Взаимодействие с автоматизированной системой «Обращения граждан» Управления Президента РФ
  • Корпоративный электронный документооборот с обеспечением юридической значимости
  • Высокий уровень защиты данных с использованием электронной подписи и сертифицированных средств шифрования
  • Соответствие законам, стандартам и ГОСТам, ФЗ №152 «О защите персональных данных» и др.).

Услуги. Автоматизация бизнес-процессов, консалтинг, разработка.

Компания «ИнтерТраст» предлагает весь спектр услуг по оптимизации бизнес-процессов для государственных организаций и коммерческих структур:

  • Консалтинг по организации и повышению эффективности электронного документооборота и управления бизнес-процессами
  • Обеспечение защищенного электронного документооборота с применением сертифицированных криптографических средств защиты информации
  • Консалтинг в области организации юридически значимого электронного документооборота
  • Аудит бизнес-процессов и методов управления проектами, связанных с основной деятельностью организации, формирование предложений по автоматизации процессного и проектного управления
  • Консалтинг в области управления корпоративными мобильными приложениями и устройствами
  • Заказная разработка программного обеспечения
  • Внедрение типовых и заказных решений на базе системы, позволяющих организовать сквозной электронный документооборот в организации (программа СЭД)
  • Всесторонняя техническая поддержка системы CompanyMedia, программного обеспечения IBM (Notes/Domino, Tivoli, WebSphere, FileNet), Microsoft (Active Directory, MS Exchange), OpenText LiveLink, VMWare, Citrix и др.
  • Аутсорсинг консультационных и технических услуг
  • Полный спектр услуг по подготовке, переподготовке и повышению квалификации специалистов, работающих с системой электронного документооборота CompanyMedia, а также c программными продуктами корпорации IBM.
  • Выпуск и распространение методической литературы по программному обеспечению ИнтерТраст и IBM.

Компания «ИнтерТраст» имеет сертификаты и лицензии на все предоставляемые продукты и услуги, в том числе:

  • Сертификат о соответствии требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008
  • Лицензию ФСТЭК по России
  • Лицензии ФСБ России на разработку, производство, распространение и техническое обслуживание средств защиты информации.

Принципы работы

В своей работе с заказчиками компания, поставляющая систему электронного документооборота CompanyMedia, опирается на следующие принципы.

Ответственность за результат. Мы ценим доверие клиентов и всегда выполняем взятые на себя обязательства. Мы доводим проекты до намеченного результата, даже если для этого требуется больше ресурсов и усилий, чем планировалось.

Приверженность качеству. Мы стремимся быть лучшими в своем деле. Опыт и знания, накопленные компанией в ходе нескольких тысяч успешных проектов по внедрению системы, позволяют гарантировать высокое качество выполняемых работ. Наши заказчики могут быть уверены в том, что в каждом проекте участвуют только квалифицированные специалисты, чьи компетенции основаны на обширной практике и подтверждены необходимыми профессиональными сертификатами.

Ориентированность на заказчика. Искренняя заинтересованность в потребностях клиентов, внимание к их предпочтениям и пожеланиям – основа нашего общего успеха. В каждом своем проекте мы учитываем отраслевые особенности ведения документооборота, специфику существующего IT-ландшафта, а также методики управления, характерные для заказчика.

Инновационность. Компания сознательно инвестирует в освоение наиболее прогрессивных технологий, благодаря чему нам удается разрабатывать программные продукты, отвечающие сегодняшним запросам заказчиков и обладающие высоким потенциалом развития в будущем. Мы неоднократно подтверждали свое технологическое лидерство и первыми выводили на российский рынок инструменты и методики, позднее ставшие частью отраслевого стандарта в сфере электронного документооборота.

Электронный документооборот через систему СБИС – подключить ЭДО на выгодных условиях

Система СБИС обеспечивает эффективный обмен электронными документами, позволяя сэкономить время и упростить деловую коммуникацию внутри организации и за ее пределами.

Попробовать сейчас

Экономьте на бумаге – отправляйте в электронном виде

Любые первичные документы можно сформировать и отправить контрагенту через СБИС всего за несколько кликов. Заверив их при помощи ЭП, контрагент возвращает их обратно, после чего у обеих сторон оказывается полный пакет, соответствующий всем требованиям законодательства.

Вносите изменения и ставьте визу с любого устройства

Система обеспечивает возможность создания и редактирования документов в основных форматах MS Office с любого гаджета, будь то мобильный, планшет или ПК. СБИС предоставляет функцию просмотра и подписания даже в оффлайн-режиме.

Поддерживайте коммуникацию с партнерами

Если у клиента возникли вопросы относительно отправленных документов, вы можете провести обсуждение корректировок в чате, привязанном к файлу. Система поддерживает возможность обмена видео сообщениями и организации конференций. Редактировать договор можно как в редакторе системы, так и при помощи Google Docs – СБИС позаботится о сохранении всех предыдущих версий и истории корректировок, а также позволит сохранить в ленте событий результаты, полученные в ходе переговоров.

Поддержка роуминга любого оператора

Используя СБИС, вы можете не беспокоиться о том, с каким именно оператором электронного документооборота сотрудничает ваш партнер. Покрытие роуминга, обеспечиваемое системой, гарантирует стабильную и надежную связь.

В то же время есть и более простой вариант – отправка документов по электронной почте. Сомневаться в наличии e-mail сегодня не приходится. Клиент получит защищенную ссылку на документы: доступ к ней будет только у владельца ЭП. Подписание производится в один клик – и никакой роуминг вам не понадобится.

Цены для бизнеса любых размеров

3 000

Тариф представляет

В тариф включена отправка 50 комплектов документов в квартал. Цена 1 комплекта сверх лимита — 5₽

  • Ключ электронной подписи
  • Неограниченный прием документов от контрагентов и их подписание
  • Отправка 200 комплектов документов
  • Роуминг со всеми операторами
  • Модуль интеграции с 1С
  • Внутреннее согласование документов
  • Переписка с контрагентами по документам
  • Уведомления о новых документах и мобильное приложение

7 500

Тариф представляет

В тариф включена отправка 300 комплектов документов в квартал. Цена 1 комплекта сверх лимита — 5₽

  • Ключ электронной подписи
  • Неограниченный прием документов от контрагентов и их подписание
  • Отправка 1200 комплектов документов
  • Роуминг со всеми операторами
  • Модуль интеграции с 1С
  • Внутреннее согласование документов
  • Переписка с контрагентами по документам
  • Уведомления о новых документах и мобильное приложение

Универсальное решение для всех отраслей

Вне зависимости от специализации вашей компании, мы всегда готовы предложить эффективные решения и оказать помощь в построении грамотной структуры бизнес-процессов.

Ресурсоснабжающие организации

  • Мосэнергосбыт
  • Мосводоканал
  • Газпром МРГ

и другие

Производители, аптеки, дистрибьюторы

  • Катрен
  • Протек
  • Ригла

и другие

Ресурсоснабжающие организации

  • Ростелеком
  • Мегафон
  • Дом.ru Бизнес

и другие

Промышленные компании, холдинги

  • Соллерс
  • Северсталь
  • Сибирский цемент

и другие

Транспортные услуги, склады, аэропорты, авиакомпании

  • Молком
  • Алиди
  • ФЭСКО

и другие

Поставщики и торговые сети, кафе, бары, рестораны и др.

  • Бургер-Кинг
  • М-Видео
  • Лента

и другие

Финансовые компании и кредитные учреждения

  • АИЖК
  • Открытие
  • Райффайзен Банк

и другие

Финансирование на основе ТОРГ-12, реестры

  • ВТБ Факторинг

Подписывайте документы быстро и просто

Количество документов, оформляемых ежедневно, способно затянуть в водоворот бюрократии даже самых энергичных и инициативных сотрудников. Пожарный инструктаж, ТБ, заявления и приказы – любую внутреннюю документацию значительно проще подписывать квалифицированной электронной подписью, которая позволит избавиться от отвлекающих процессов.

Своевременная сверка – минимум налоговых рисков!

Налоговая служба еще с 2015 года проводит тщательные проверки документов, фиксирующих все сделки между контрагентами. Любые расхождения могут стать причиной пристального внимания ФНС. Система СБИС проводит полную проверку всей первичной документации, а также книг покупок и продаж, опережая контролирующий орган и заранее уведомляя вас о проблемных моментах, которые стоит устранить.

Электронный архив

Копить бумажную документацию сложно, накладно и неэффективно. Использование электронного архива позволяет освободить часть помещений на вашем предприятии: больше не нужно складывать коробки с пыльными бумагами. Хранение сканов документов на серверах СБИС надежнее, чем на конкретном носителе или ПК, установленном в офисе. Вы можете быть уверены, что доступ третьих лиц к важным данным будет полностью исключен. При этом, чтобы связать бумажный носитель и виртуальную копию, всегда можно воспользоваться QR-кодом, сгенерированным системой автоматически при печати документа.

Простота интеграции

Для компаний, уже использующих учетную систему, позволяющую выполнять ключевые бизнес-процессы, всегда есть возможность интегрировать СБИС – это обеспечит расширение функционала, и никак не повлияет на привычный рабочий ритм:

  • Для интеграции в наиболее распространенные системы, такие как 1С и SAP, используются специальные коннекторы – с их помощью вы сможете отслеживать и осуществлять документооборот в режиме реального времени.
  • Для индивидуальных разработок достаточно провести выгрузку документации в любой упорядоченной форме – СБИС конвертирует их в соответствии со стандартами ФНС, упростит подписание и отправку отчетности.
  • Для крупных и сложно структурированных систем предусмотрено наличие API, с помощью которых вы сможете решить любые задачи – к примеру, интегрировать модуль обработки цифровых копий документов в работающий портал компании.

Удобство и простота маркировки

Подключение СБИС позволит поддерживать все действующие системы, используемые для маркировки продукции – от ЕГАИС до Меркурия. Приемка и отправка документов на данные товары ничем не отличается от обычной – СБИС самостоятельно фиксирует все действия в системе маркировки.

Подключить от 1 500

Текстиль

Честный знак

Алкоголь

ЕГАИС

Обувь

Честный знак

Товары животного происхождения

ФГИС Меркурий

Лекарства

Честный знак

Сигареты

Честный знак

Упростите коммуникацию с государственными органами

Копии документов, размещенные в архиве СБИС, в любой момент можно предоставить по запросу контролирующих или иных организаций, как на бумаге, так и в электронном виде. Для взаимодействия с ФНС можно и вовсе обойтись отправкой по сети: просто отметьте нужные позиции, указанные в истребовании, и выберите опцию «Отправить» — остальное система сделает самостоятельно, не забыв при этом прислать уведомление о принятии.

Эффективные бизнес-решения

Электронная подпись на корпоративном сайте

Опубликуйте документацию, предназначенную для контрагентов, на веб-портале компании. Система окажет помощь в их заполнении и подписании, после чего направит вам для дальнейшей обработки.

Онлайн-сверка с контрагентами

Достаточно одного клика, чтобы система направила акты сверки каждому партнеру. Полученные данные обрабатываются и сверяются, после чего формируется отчет о расхождениях.

Портал для работы с корпоративной документацией

Оформите личные карточки персонала, выгрузите документацию в СБИС-Диск – и ваш собственный веб-портал для организации совместной корпоративной работы готов.

Автоматическая генерация и подписание

Встраивайте в определенные этапы ваших процессов автоматическое создание документов по шаблонам, визирование и передачу контрагентам или третьим лицам.

Автоматизация документооборота

Оптимизируйте бизнес-процессы, интегрировав в них функцию использования шаблонов для документации, а также автоматической подписи и отправки.

Маршруты внутреннего документооборота

В том случае, если входящий документ содержит реквизиты конкретного сотрудника, система автоматически направит его сразу по нужному адресу. Как вариант, можно закрепить ответственных по клиентам или договорам. При этом вопросы, связанные с согласованием важных операций, можно настроить в удобной форме, значительно сокращая сроки обработки документов.

Информационная безопасность

Технологии передачи данных, используемые в работе СБИС, соответствуют стандартам 54-ФЗ, и лицензированы всеми контролирующими ведомствами. Таким образом, отправляемая информация надежно защищена. Вы также можете использовать цифровую подпись для дополнительного шифрования.

Отзывы клиентов

Николай Макеев

Директор

Много месяцев мучились с сетевой версией СБиС, программа серьезно тормозила. Хочется сказать спасибо спецу из техподдержки, Солдатову Константину, который помогал нам решить эту проблему. Он написал в вышестоящую организацию и узнал (хотя это должен был сделать наш сисадмин), что у нас не хватает скорости сети. Он посвятил нашей проблеме несколько дней и смог е решить! Теперь СБиС «летает» на всех компьютерах. А сисадмина мы уже уволили.

Оставить отзыв

Олег Полунин

Программист

Неплохой функционал, но далеко не оптимальное исполнение. Да, для небольших организаций СБИС предоставляет немало нужных продуктов. К примеру, электронная отчетность в госорганы. Примечательно, что у них можно оформить и электронную подпись.
Далеко не все работает как нужно, например, проверка партнеров. Примерно в половине случаев показываются устаревшие данные, а в выдаче можно увидеть ворох самых разных компаний, поэтому приходится тщательно выискивать нужную. При том, что никакой особенной информации не выдается, вся она берется из открытых источников, например, с ЕГРЮЛ, казначействе и проч. Нередки случаи, когда у компаний даже нет контактных данных, а если они есть, то не совпадают с реальностью.
Если у вас небольшая фирма, то СБИС для вас будет идеальным вариантом, поскольку на порядок дешевле аналогов. Но если у вас большая солидная фирма, поищите предложения получше.

Оставить отзыв

Ирина Левковская

Бухгалтер

С сервисом познакомилась еще в 2009 году и сразу полюбила. Перед СБиС мы пользовались, как и многие, ПО от Контура. К их программам всегда было много вопросов, но выбора не было. Так что для нас СБиС стал настоящим спасением. Мы связались с представителями компании и нам помогли подобрать оптимальный тариф. Им стал «Уполномоченная бухгалтерия», за который мы платим всего 3000 в квартал. Мы получили отличную программу с огромным функционалом, что существенно облегчило всю бухгалтерскую работу. Еще одним приятным моментом являются постоянные обновления, где учитываются изменения текущего законодательства. Даже не могу представить, как раньше мы жили без этой программы. А времена с «Контуром» вспоминаю как жуткий кошмар.

Оставить отзыв

Ульяна Суханицкая

Секретарь

Невозможно переоценить пользу этой программы! Спасибо разработчикам за нее. СБИС помогла нашей компании решить многие проблемы. Само ПО работает качественно и стабильно. Круглосуточная техподдержка и низкая стоимость также радуют. Если вы не так давно работаете бухгалтером, либо у вас вообще нет в штате опытного специалиста, эта программа то, что вам нужно. Тут можно освоить все азы отчетности самому!

Оставить отзыв

Елена Сакович

Бухгалтер

С этой программой работаю не первый год. Мне понравился понятный и простой интерфейс, регулярные обновления и поддержка. За время работы, наглядно видно, насколько улучшился сервис, например, сейчас, имея электронную подпись и доступ к интернету, можно отправлять бумаги из любого уголка страны. Это очень удобно, поскольку позволяет работать удаленно, либо во время отпуска. Есть и приятные сервисы, например, «Проверка контрагентов» и другие, которые также помогают в работе. Благодаря программе, мы смогли сократить расходы на почту, больше никаких конвертов и марок, все документы отправляем в электронном мире. Из всех программ, которые я видела, эта однозначно лучшая!

Оставить отзыв

Ольга Крамская

Главный бухгалтер

Шикарная программа! Простая и интуитивно понятная в работе! Отдельно хочется выделить ребят из техподдержки, которые помогали мне и девчатам освоится с СБиС. Отдельно хотелось бы сказать спасибо Максиму Королеву из техподдержки. Консультировал нас на каждом этапе и весьма понятно объяснял.

Оставить отзыв

Екатерина Юрковская

Бухгалтер

Впервые про эту программу узнала в 2013 году, придя на новое место работы. На прошлом месте работы у нас все было «по старинке», бумажный документооборот со всеми его ограничениями и очередями. В СБиС все намного проще, сделал отчет и сразу же отправил в налоговую. Кстати, не обязательно делать отчет в СБиС, можно и в любой другой программе, просто потом придется перекачать его в СБиС. Более того, помимо всех своих удобств, программа обходится не очень дорого, что также радует. Единственный обнаруженный нами минус: не получается сразу узнать, прошел отчет или нет. Уже были такие случаи, когда сдавали отчет, а его не принимали из-за ошибок.

Оставить отзыв

Мария Шумилова

Секретарь

СБиС++ Электронная отчетность – удобная программа для работы с налоговыми декларациями и составлением бухгалтерской отчетности с дальнейшей отправкой через интернет. СБиС отлично подходит не только для небольших компаний, но и для крупных организаций, операторов связи и проч. Для работы с программой нужна электронная подпись, которую можно тут же и получить. Программа обладает приятным и простым интерфейсом, что позволяет быстро освоиться и приступить к работе. Единственное, что нужно помнить – СБиС необходимо обновлять каждый квартал, в противном случае могут возникать различные ошибки и сбои в работе. Эта программа отличный помощник для любого бухгалтера, даже для человека, не имеющего профильного образования, все будет очень понятно!

Оставить отзыв

Ангелина Якименко

Бухгалтер

Хорошая программа для электронного документооборота через интернет. Долгое время пользовалась системой «КонтурЭкстерн», но в начале 2013 года пришло предложение от «Ю-Софт» взглянуть на их новую систему СБиС++. В принципе, если говорить на чистоту, то она мало чем отличается от ПО Контура, в плане функций. Зато сильно отличается по другим, немаловажным, параметрам. Например, у СБиС++ очень удобный для работы и дружественный интерфейс, особенно на фоне ужасного и громоздкого «КонтурЭкстерн». И что самое приятное – цена, она отличается почти в два раза (6800 и 10800). Причем сюда входит не только покупка ПО, но также его доставка и установка специалистом техподдержки.

Оставить отзыв

Документооборот в организации

Продукт > Персонал > Мысли дня от «Простого бизнеса» > Документооборот в организации

«Завалить работу легче всего бумагами», — Л. С. Сухоруков (мастер афоризма)

Многие офисные работники мечтают автоматизировать документооборот в организации и избавиться от стопок бумаг на столе. Ведь рабочие места всегда завалены бумагами, папками с документацией по работе над проектами. В основном мы храним бумаги, которые постоянно используем в работе. Они могут быть предназначены для передачи другим сотрудникам организации, могут пригодиться в дальнейшей работе или станут полезными, когда появится свободное время. И вся эта документация скапливается в виде огромной горы и находится на наших столах. Для того чтобы отыскать нужный документ в этом бумажном завале иногда можно потратить несколько часов. Заваленное бумагами рабочее место создает психологический дискомфорт, мешает сосредоточиться, что отражается на производительности труда. 

Для успешной и эффективной коллективной работы нужно научить сотрудников управлять временем и правильно организовать их рабочие места. Во-первых, нужно освободить рабочее место от всего, что отвлекает внимание. Это могут быть уже ненужные бумаги, записочки с напоминаниями, черновые варианты проекта. На столе не должно быть ничего лишнего кроме компьютера, телефона, канцелярского набора и наиболее важных документов. Однако навести порядок в бумагах недостаточно, его нужно еще постоянно поддерживать. Иначе в течение нескольких дней бумажные завалы на рабочем месте будут в том же виде

Научитесь не разводить лишние бумаги. Для деловой переписки и межличностных коммуникаций с клиентами и партнерами воспользуйтесь современными средствами бизнес-коммуникаций системы «Простой бизнес». Пользователи системы смогут работать с электронной почтой, осуществлять телефонные звонки как внутри и вне системы, отправлять sms-сообщения из системы, обмениваться быстрыми сообщениями.

Однако в настоящее время от бумажного документооборота в организации ее работникам уйти довольно сложно. В своей работе персонал пользуется документацией, имеющей юридическую силу. Это могут быть различные договора, бухгалтерская отчетность, акты выполненных работ, сметы затрат, скрепленные печатью и подписью руководителя. И хотя полностью избавиться от бумаг не удастся, но облегчить работу с ними довольно просто. 

Система электронного документооборота «Простой бизнес» решит многие проблемы руководителей по управлению организацией за счет автоматизации бизнес процессов и документооборота в организации. В электронном виде документацию хранить намного проще и удобнее. Система электронного документооборота «Простой бизнес» поможет избавиться от лишних полок и шкафов, заметно расширив рабочую зону сотрудников и сэкономив их рабочее время.

Автоматизация документооборота — полное руководство по потрясающим инструментам

Многие инструменты помогают командам сотрудничать, создавать документы и делиться ими. Автоматизация документооборота остается главной проблемой для многих предприятий. Есть разные этапы.

  • Создание документа
  • требуется внутреннее одобрение
  • делится с пользователями
  • подписание договора

Эти четыре шага требуют большого вмешательства человека и подвержены ошибкам.Ручной рабочий процесс для контрактов, предложений по продажам, брифов, отчетов включает в себя трудоемкие задачи. Такие задачи — идеальный выбор для автоматизации документооборота. Автоматизация рабочих процессов — это разработка рабочих процессов для назначения и выполнения задач между людьми и системой. Задачи перемещаются на основе заранее определенных бизнес-правил в этих рабочих процессах. Это помогает сократить время, затрачиваемое на ручную работу, и устранить узкие места в процессе. В этой статье рассматриваются различные способы реализации автоматизации документооборота в вашей организации.

Зачем нужна автоматизация документооборота?

Ваша команда может использовать Google Диск или электронную почту для совместной работы над созданием документов и обменом ими. Но они включают отправку, отслеживание и обновление статуса бизнес-лидерам. Результат:

  • Человеческая ошибка
  • Требует много времени
  • Пропущенные SLA
  • Плохой опыт для пользователей
  • Упущенный бизнес и продуктивность

Хороший документооборот — это более простой способ управления документами, позволяющий делать больше с меньшими затратами.

Как создать документооборот?

Существуют различные инструменты для создания рабочих процессов документооборота. В зависимости от потребностей вашего бизнеса вы можете выбрать подходящий инструмент для разработки желаемого рабочего процесса. Иногда может потребоваться интеграция платформ для создания комплексного решения.

Выберите лучшее решение, воспользовавшись бесплатным испытанием, щелкнув следующие ссылки на пробную версию:

Google

Google предлагает бесплатные инструменты для автоматизации простого документооборота.Вы можете использовать комбинацию Google Docs, Gmail, Forms, Sheets для создания этих рабочих процессов. Вот простая демонстрация того, как можно автоматизировать рабочий процесс от заказа до выставления счетов.

Тем не менее, совместная работа, развертывание и управление рабочими процессами на платформе Google может быть сложной задачей. Следовательно, это требует интеллектуальной и простой системы для создания рабочих процессов и управления ими.

Поцелуй

Kissflow — это интуитивно понятный интерфейс. Это поможет вам создать мощную автоматизацию документооборота.Функция перетаскивания позволяет пользователям, не являющимся ИТ-специалистами, создавать свои процессы. Он имеет встроенную интеграцию с Google Drive, DocuSign, DropBox для упрощения управления документами.

Деловой команде могут потребоваться сложные документы для заключения большего количества сделок.

Pandadoc

Красиво оформленные коммерческие предложения помогают брендам укрепить доверие и расширить взаимодействие с потенциальными клиентами. Pandadoc — это простой способ создавать, редактировать и подписывать сложные документы на одной платформе.Он хорошо интегрируется с вашими любимыми CRM, такими как Zoho, Hubspot, Pipedrive. Это позволяет отделам продаж обмениваться предложениями и отслеживать их.

Pandadoc имеет встроенную и простую функцию для подписания контрактов. Но иногда вам может потребоваться платформа для электронной подписи №1 для управления рабочими процессами вашего соглашения.
DocuSign

После создания проекта соглашения или контракта DocuSign помогает автоматически заполнять данные из CRM. Это позволяет вам выполнить рабочий процесс утверждения, за которым следует электронная подпись сторон.

Звучат ли они ошеломляюще? Может быть сложно решить, как эти платформы решают потребности вашего бизнеса. Вы можете подписаться на бесплатную пробную версию по ссылкам ниже.

Вы также можете написать нам для предложений или решений по интеграции.



Бесплатная пробная версия

Упростите свою работу с помощью автоматизации документооборота и создайте продуктивную команду.

Программное обеспечение для документооборота | Локатор документов

Как документооборот автоматизирует процессы и процедуры

Используя документооборот , вы можете создавать сложные или простые процедуры документооборота, которые структурируют задачи на основе документов и файлов и автоматизируют рабочие процессы.По мере того, как люди создают, получают, направляют, просматривают и утверждают документы и другие файлы, рабочий процесс документооборота направляет информацию в электронном виде и информирует всех, чтобы уменьшить количество ошибок и повысить производительность.

Что входит в документооборот

  • Возможность создавать определяемые, повторяемые, автоматизированные бизнес-процессы
  • Электронные уведомления, обзоры, согласования
  • Ведение журнала активности рабочего процесса для аудита и отчетности
  • Поддерживает управление бизнес-процессами и улучшение процессов
  • Преобразует специальные процедуры в повторяемые процедуры

Управление и автоматизация бизнес-процессов

Программное обеспечение электронного документооборота предоставляет инструменты для определения шагов бизнес-процесса и управления ими, чтобы каждое действие было оптимизировано для обеспечения согласованности и повторяемости.Этот метод автоматизации или управления бизнес-процессами снижает потребность в ручном вмешательстве или управлении отдельными этапами процесса и повышает эффективность. Исключается путаница в процессе, и время цикла процесса сокращается до завершения. Поскольку файлы хранятся в электронном виде и отслеживаются в системе, документооборот позволяет избежать неприятностей, которые часто возникают в процедурах документооборота. Рабочий процесс документооборота исключает возможность ошибок или потери файлов в процессе рабочего процесса, например, когда люди забывают выполнить действие с документом или потеряют документ, который находится в процессе рабочего процесса.Рабочий процесс документирования поддерживает продвижение процесса вперед, предупреждая людей, когда необходимо действие, и записывая журнал всей активности.

Примеры автоматизации документооборота

Существует практически столько же способов использования документооборота, сколько существует бизнес-процессов, ориентированных на документы, которые существуют в вашей компании. Ниже приведены лишь несколько примеров наиболее распространенных типов автоматизации рабочего процесса. Эти и многие другие типы бизнес-процессов можно настроить для автоматизации с помощью рабочего процесса.

Маршрутизация утверждения счетов к оплате

Снизьте затраты на обработку счетов и уменьшите количество ошибок с помощью автоматической регистрации и маршрутизации счетов. Счета регистрируются по мере их поступления по электронной почте, в бумажной форме или по факсу. После кодирования им автоматически присваиваются имена, они регистрируются и помещаются в рабочие процессы электронного утверждения. Все фиксируется и сохраняется в системе.

Контроль за изменениями документов и процедуры качества

Снижайте риски и повышайте согласованность регулируемых процедур с помощью электронного процесса управления изменениями.Весь процесс контроля изменений, от запроса на изменение до окончательной публикации, стал более эффективным и полностью контролируемым в системе контроля документов.

Кадровые процедуры

Преобразуйте бумажные ручные процедуры в полностью автоматизированные безбумажные операции в отделе кадров. Информацию, которая раньше хранилась в картотечных шкафах, теперь можно найти и мгновенно получить в системе управления документами. Электронные формы устраняют необходимость в бумажных формах (и хлопоты обработки форм вручную).

Обзоры и одобрения

Автоматизированные процессы в организации с возможностью создания определяемых, повторяемых, автоматизированных рабочих процессов. Электронные уведомления информируют людей об этапах проверки и утверждения. Ведение журнала записывает каждое действие для аудита и отчетности.

Подробнее

7 шагов для автоматизации документооборота — Cloud Workflow — Flokzu

Прежде всего, документооборот — это «организованный и повторяемый образец бизнес-деятельности, обеспечиваемый систематической организацией ресурсов в процессы, которые преобразуют материалы, предоставляют услуги или обрабатывают информацию».

Каждая организация использует документооборот для выполнения повседневных задач. Следовательно, автоматизация документооборота с помощью BPMS может дать большие преимущества. Но вы можете не знать, с чего начать…

Вкратце, в этом посте мы суммируем 7 ключевых шагов для автоматизации документооборота . Вы можете использовать их как контрольный список для внедрения и централизации ваших бизнес-процессов во Flokzu.

Если вы выполните эти шаги, вы полностью автоматизируете свой документооборот, исключив бумаги, электронные таблицы Excel и неформальное общение (электронную почту, чаты и т. Д.)).

1) Выбор первого документооборота для автоматизации

Прежде всего, уместно начать с процесса right . Выбранный рабочий процесс документооборота должен уравновешивать его сложность (поток документов, задействованные пользователи и т. Д.) И его важность для организации.

В идеале выберите процесс, который напрямую связан с ценностным предложением организации, чтобы мотивировать команду и увидеть немедленные результаты. Но его также должно быть относительно просто моделировать, поскольку это будет ваш первый автоматизированный рабочий процесс, и вы не хотите разочаровываться или разочаровываться.

2) Быстрое моделирование

Распознавайте основные этапы документооборота и не тратьте слишком много времени на детали. Главное здесь — построить простую диаграмму с использованием точных, но легко понятных обозначений.

Мы рекомендуем использовать BPMN (нотация BPM): интуитивно понятный международный стандарт. Кроме того, об этой нотации доступно много информации.

Flokzu использует BPMN, и наш мастер настройки проведет вас через процесс, когда это необходимо.Например, это рабочий процесс, смоделированный в Flokzu:

.

3) Определите участников документооборота
    • Во-первых, определите ключевых пользователей и роли, участвующие в процессе.
    • Во-вторых, определите, какой пользователь и роль работают на каждом этапе рабочего процесса.
  • Наконец, определите разрешения для пользователей и ролей. Другими словами, определите уровень доступа каждого участника: Читатель, Редактор, Исполнитель и т. Д.

Например, в Flokzu вы можете назначать User Task ролям, пользователям и даже динамически (во время выполнения):

4) Формы, связанные со ссылками
    • Определите, какие типы данных (или полей) имеют отношение к документообороту. Пример: рабочий процесс утверждения запроса на отпуск может включать форму для ввода дат, сведений о сотруднике и т. Д.
    • Определите, какие поля формы будут видимыми, редактируемыми или обязательными на каждом этапе рабочего процесса.
  • Определите, какая информация или поля должны быть доступны для поиска для фильтрации или классификации информации.

Например, это форма процесса как часть автоматизированного документооборота в Flokzu. Другими словами, вы можете определить форму и поля, которые будут заполнять исполнители:

5) Вложения в вашем документообороте
    • Определите файлы, которые можно прикрепить к документообороту.
  • Определите, нужно ли выполнять поиск по вложениям.

6) Выберите правильный инструмент и автоматизируйте
    • В зависимости от требований, указанных выше, выберите подходящий инструмент, отвечающий вашим потребностям.
    • Существуют различные типы Документоориентированных: лучше всего подходят для административного использования. Flokzu разработан для документооборота и отвечает всем ранее определенным требованиям.
    • Ориентация на производство: больше подходит для промышленных компаний с интегрированным производственным оборудованием.Не рекомендуется для документооборота.
  • Ориентация на интеграцию: подходит для меньшего количества человеческого взаимодействия и интеграции нескольких систем. Не идеально подходит для документооборота, но их можно интегрировать (например, Zapier для подключения к другим веб-приложениям)

7) Измерение выполнения документооборота

Через месяц после автоматизации документооборота (следуя вышеуказанным шагам) измерьте результаты, используя по крайней мере следующие ключевые показатели эффективности:

    • Процессы, инициированные в определенный период.
    • Среднее время, необходимое для завершения процесса
  • Время, необходимое для каждого этапа. Это позволяет обнаружить возможные узкие места.

После улучшения и оптимизации документооборота внедрите его еще раз и повторите шаг измерения через месяц.

Эти циклы улучшения должны быть выполнены быстро. Вот почему Flokzu позволяет выполнять каждый шаг, не требуя дополнительного программирования или сложных настроек.Любой сотрудник организации сможет автоматизировать документооборот без помощи ИТ или технических знаний.

Здесь вы также можете запланировать рабочий сеанс, чтобы вместе смоделировать реальный процесс в вашей организации

Создание базовой блок-схемы в Visio

Создать блок-схему

  1. Запустите Visio.

  2. Щелкните категорию Блок-схема .

  3. Дважды щелкните Базовая блок-схема.

  4. Для каждого шага документируемого процесса перетащите фигуру блок-схемы на свой рисунок.

  5. Соедините фигуры блок-схемы, удерживая указатель мыши над первой фигурой, а затем щелкнув появившуюся маленькую стрелку, указывающую на фигуру, к которой вы хотите подключиться. Если вторая фигура не находится прямо напротив первой фигуры, нажмите и удерживайте маленькую стрелку, перетащите ее на вторую фигуру и поместите соединитель в середину второй фигуры.

  6. Чтобы добавить текст к фигуре или соединителю, выберите его и введите.Когда вы закончите вводить текст, щелкните пустое место на странице.

  7. Чтобы изменить направление стрелки соединителя, выберите соединитель, а затем на вкладке Форма в группе Стили фигур щелкните Линия , укажите на Стрелки и выберите направление и стиль стрелки. что ты хочешь.

Исправить соосность и зазор

  1. Нажмите CTRL + A, чтобы выделить все на странице документа.

  2. На вкладке Home в группе Arrange щелкните Position , а затем нажмите Auto Align & Space .

Если это не помогает, нажмите Ctrl + Z, чтобы отменить это действие, а затем попробуйте другие параметры с помощью кнопок Выровнять и Положение .

Что представляют собой фигуры блок-схемы

Когда вы открываете шаблон базовой блок-схемы , открывается также набор элементов Фигуры базовой блок-схемы .Каждая фигура на трафарете представляет собой отдельный этап процесса. Однако для форм не существует стандартного универсального значения — любая форма может иметь любое значение, согласованное людьми, которые будут создавать и читать блок-схемы. Большинство блок-схем, как правило, используют только три или четыре фигуры, если нет явной деловой причины использовать больше.

При этом у фигур Visio есть имена, которые указывают на их наиболее распространенное использование. Вот некоторые из наиболее распространенных форм:

  • Начало / конец Используйте эту форму для первого и последнего шага вашего процесса.

  • Процесс Эта форма представляет собой типичный этап вашего процесса. Это наиболее часто используемая форма почти в каждом процессе.

  • Решение Эта фигура указывает точку, в которой результат решения определяет следующий шаг.Результатов может быть несколько, но часто бывает только два — да и нет.

  • Подпроцесс Используйте эту фигуру для набора шагов, которые в совокупности создают подпроцесс, определенный где-то еще, часто на другой странице того же документа. Это полезно, если диаграмма очень длинная и сложная.

  • Документ Эта фигура представляет собой шаг, который приводит к созданию документа.

  • Данные Эта форма указывает, что информация поступает в процесс извне или покидает процесс.Эта форма также может использоваться для представления материалов и иногда называется формой ввода / вывода.

  • Ссылка на страницу Этот маленький кружок указывает, что следующий (или предыдущий) шаг находится где-то еще на чертеже. Это особенно полезно для больших блок-схем, где в противном случае вам пришлось бы использовать длинный соединитель, за которым может быть трудно следить.

  • Внешняя ссылка Когда вы перетаскиваете эту фигуру на страницу документа, открывается диалоговое окно, в котором вы можете создать набор гиперссылок между двумя страницами блок-схемы или между фигурой подпроцесса и отдельной страницей блок-схемы, которая показывает шаги в этом подпроцессе.

См. Также

Видео: создание блок-схемы

Посмотреть образцы шаблонов и схем Visio в Интернете

Создавайте схемы Visio с помощью сенсорного экрана

Создать новую блок-схему

  1. Запустите Visio в Интернете.

  2. В галерее на домашней странице прокрутите вниз до категории Базовая блок-схема .

  3. Выберите вариант в этой строке, затем нажмите его кнопку Создать .

    Первый вариант дает вам шаблон со стандартными формами плюс пустой холст для начала.Другие параметры в строке предоставляют набор элементов, а также начальную диаграмму с несколькими фигурами, уже добавленными на холст.

Разработайте блок-схему

  1. Для каждого шага документируемого процесса перетащите фигуру блок-схемы на свой рисунок.

  2. Соедините фигуры блок-схемы, удерживая указатель мыши над первой фигурой, а затем щелкнув появившуюся маленькую стрелку, указывающую на фигуру, к которой вы хотите подключиться.Если вторая фигура не находится прямо напротив первой фигуры, нажмите и удерживайте маленькую стрелку, перетащите ее на вторую фигуру и поместите соединитель в середину второй фигуры.

  3. Чтобы добавить текст к фигуре или соединителю, выберите его и введите. Когда вы закончите вводить текст, нажмите клавишу Esc.

  4. Чтобы изменить направление стрелки соединителя, выберите соединитель, а затем на вкладке Форма щелкните стрелку вниз рядом с Контур фигуры .

    Появится галерея Shape Outline .

  5. Наведите указатель на стрелку , стрелку и выберите нужный стиль и направление стрелки.

См. Также

Добавить соединители между фигурами

Редактировать соединительные линии, стрелки или точки

Важно: Office 2010 больше не поддерживается .Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать где угодно с любого устройства и продолжайте получать поддержку.

Обновить сейчас

Создать блок-схему

  1. Щелкните вкладку Файл .

    Не видите вкладку Файл ?

    Если вы не видите вкладку Файл , перейдите к следующему шагу процедуры.

  2. Щелкните Новый , щелкните Блок-схема , а затем в разделе Доступные шаблоны щелкните Базовая блок-схема .

  3. Нажмите Создать .

  4. Для каждого шага документируемого процесса перетащите фигуру блок-схемы на свой рисунок.

  5. Соедините фигуры блок-схемы одним из следующих способов.

    Соедините две фигуры вместе:

    1. На вкладке Home в группе Инструменты щелкните Connector .

    2. Перетащите от точки соединения на первой фигуре к точке соединения на второй фигуре. Конечные точки соединителя становятся красными, когда фигуры соединяются.

    Соедините одну форму со многими из одной точки соединения:

    По умолчанию для соединителей установлено значение Прямоугольный , так что если вы соедините одну точку одной фигуры с тремя другими фигурами, она будет выглядеть, как на рисунке ниже.

    Чтобы каждый соединитель исходил прямо от центральной точки первой формы к точкам на каждой из других форм, вам необходимо установить соединители на Прямой соединитель , как показано на следующем рисунке.

    1. На вкладке Home в группе Инструменты щелкните Connector .

    2. Для каждой формы, к которой вы хотите подключиться, перетащите от той же точки соединения на первой фигуре к точке соединения на каждой из других фигур.

    3. Щелкните правой кнопкой мыши каждый соединитель и выберите Прямой соединитель .

  6. Чтобы вернуться к нормальному редактированию, на вкладке Home в группе Tool щелкните Pointer Tool .

  7. Чтобы добавить текст к фигуре или соединителю, выберите его и введите. Когда вы закончите вводить текст, щелкните пустое место на странице.

  8. Чтобы изменить направление стрелки соединителя, выберите соединение, а затем в группе Форма щелкните стрелку справа от линии , укажите на Стрелки и выберите нужное направление стрелки.

Верх страницы

Распечатать большую блок-схему

Самый простой способ распечатать блок-схему, размер которой превышает размер бумаги для принтера, — это распечатать ее на нескольких листах бумаги, а затем склеить их вместе.

Перед началом печати важно убедиться, что страница документа, как она отображается в Visio, содержит всю блок-схему.Фигуры, выступающие за край страницы документа Visio, не печатаются.

Чтобы распечатать большую блок-схему, выполните следующие действия:

  1. Открыв блок-схему, на вкладке Design в группе Page Setup щелкните Size и выберите Fit to Drawing .

  2. Щелкните вкладку Файл .

    Не видите вкладку Файл ?

    Если вы не видите вкладку Файл , перейдите к следующему шагу процедуры.

  3. Щелкните Печать , а затем щелкните Предварительный просмотр .

  4. Чтобы распечатать блок-схему на нескольких листах бумаги, выполните следующие действия:

    1. В окне предварительного просмотра в группе Печать щелкните Параметры страницы .

    2. На вкладке Настройка печати в поле Бумага для принтера выберите нужный размер бумаги, если он еще не выбран.

    3. Нажмите ОК .

    4. В группе Preview щелкните Single Tile , чтобы увидеть, как ваш рисунок будет печататься на каждом листе.(Вы можете переключаться между страницами, нажимая Следующая плитка или Предыдущая плитка .)

    5. Когда вы будете удовлетворены тем, как выглядит ваш рисунок, в группе Печать щелкните Печать .

    6. После того, как рисунок напечатан, можно обрезать поля, перекрыть страницы и склеить их вместе.

  5. Чтобы распечатать блок-схему на одном листе бумаги, выполните следующие действия:

    1. В окне предварительного просмотра в группе Печать щелкните Параметры страницы .

    2. На вкладке Настройка печати в поле Бумага для принтера выберите нужный размер бумаги, если он еще не выбран.

    3. В разделе Масштаб печати выберите По размеру .

    4. Справа от По размеру введите 1 в поле рядом с листами по и введите 1 в поле рядом с листами по .

    5. Нажмите ОК .

    6. В группе Печать щелкните Печать .

Что представляют собой фигуры блок-схемы

Когда вы открываете шаблон базовой блок-схемы, также открывается набор элементов форм базовой блок-схемы. Каждая фигура на трафарете представляет собой отдельный этап процесса.

Visio 2010 включает множество других специализированных наборов элементов и фигур, которые вы можете использовать в своей блок-схеме. Дополнительные сведения о том, как найти другие фигуры, см. В разделе Использование окна «Фигуры» для упорядочивания и поиска фигур.

  • Начало / конец Используйте эту форму для первого и последнего шага вашего процесса.

  • Процесс Эта фигура представляет собой этап вашего процесса.

  • Подпроцесс Используйте эту фигуру для набора шагов, которые объединяются для создания подпроцесса, который определен в другом месте, часто на другой странице того же чертежа.

  • Документ Эта фигура представляет собой шаг, который приводит к созданию документа.

  • Данные Эта форма указывает, что информация поступает в процесс извне или покидает процесс. Эта форма также может использоваться для представления материалов и иногда называется формой ввода / вывода.

  • Ссылка на страницу Этот маленький кружок указывает, что следующий (или предыдущий) шаг находится где-то еще на чертеже.Это особенно полезно для больших блок-схем, где в противном случае вам пришлось бы использовать длинный соединитель, за которым может быть трудно следить.

  • Внешняя ссылка Когда вы перетаскиваете эту фигуру на страницу документа, открывается диалоговое окно, в котором вы можете создать набор гиперссылок между двумя страницами блок-схемы или между фигурой подпроцесса и отдельной страницей блок-схемы, которая показывает шаги в этом подпроцессе.

Важно: Office 2007 больше не поддерживается . Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать где угодно с любого устройства и продолжайте получать поддержку.

Обновить сейчас

Создать блок-схему

  1. В меню Файл укажите на Новый , укажите на Блок-схема , а затем нажмите Базовая блок-схема .

  2. Для каждого шага документируемого процесса перетащите фигуру блок-схемы на свой рисунок.

  3. Соедините фигуры блок-схемы одним из следующих способов.

    Соедините две фигуры вместе

    1. Щелкните инструмент Connector на панели инструментов Standard .

    2. Перетащите от точки соединения на первой фигуре к точке соединения на второй фигуре. Конечные точки соединителя становятся красными, когда фигуры соединяются.

    Соединение одной формы со многими из одной точки соединения

    По умолчанию для соединителей установлено значение Прямоугольный , так что если вы соедините одну точку одной фигуры с тремя другими фигурами, она будет выглядеть, как на рисунке ниже.

    Чтобы каждый соединитель исходил прямо от центральной точки первой формы к точкам на каждой из других форм, вам необходимо установить соединители на Прямой соединитель , как показано на следующем рисунке.

    1. Щелкните инструмент Connector на панели инструментов Standard .

    2. Для каждой формы, к которой вы хотите подключиться, перетащите от той же точки соединения на первой фигуре к точке соединения на каждой из других фигур.

    3. Щелкните правой кнопкой мыши каждый соединитель и выберите Прямой соединитель .

  4. Щелкните инструмент Указатель на панели инструментов Standard , чтобы вернуться к нормальному редактированию.

  5. Чтобы добавить текст к фигуре или соединителю, выберите его и введите. Когда вы закончите вводить текст, щелкните пустое место на странице.

  6. Чтобы изменить направление стрелки соединителя, выберите соединение, а затем в меню Форма укажите на Операции и щелкните Обратные концы .

Что представляют собой фигуры блок-схемы

Когда вы открываете шаблон базовой блок-схемы, также открывается набор фигур базовой блок-схемы. Каждая фигура на трафарете представляет собой отдельный этап процесса.

Из всех фигур на трафарете «Фигуры базовой блок-схемы» обычно используются лишь некоторые. Эти часто используемые формы описаны здесь.Для получения дополнительной информации о менее часто используемых фигурах откройте расширяемую ссылку (Реже используемые фигуры блок-схемы) в конце этого раздела.

  • Терминатор Используйте эту форму для первого и последнего шага вашего процесса.

  • Процесс Эта фигура представляет собой этап вашего процесса.

  • Предопределенный процесс Используйте эту фигуру для набора шагов, которые объединяются для создания подпроцесса, определенного в другом месте, часто на другой странице того же чертежа.

  • Решение Эта фигура указывает точку, в которой результат решения определяет следующий шаг.Результатов может быть несколько, но часто бывает только два — «да» и «нет».

  • Документ Эта фигура представляет собой шаг, который приводит к созданию документа.

  • Данные Эта форма указывает, что информация поступает в процесс извне или покидает процесс.Эта форма также может использоваться для представления материалов и иногда называется формой ввода / вывода.

  • Фигуры блок-схемы Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши на этой мультифигуре, чтобы установить любую из следующих фигур: Процесс, Решение, Документ или Данные. Любой текст, который вы вводите на фигуру, или информация, которую вы добавляете к ее данным фигуры, остается с фигурой.

    Так выглядит фигура на трафарете:

    Это то, что вы видите, когда перетаскиваете фигуру на страницу документа и щелкаете ее правой кнопкой мыши:

  • Сохраненные данные Используйте эту форму для шага, который приводит к сохранению информации.

  • Ссылка на страницу Этот маленький кружок указывает, что следующий (или предыдущий) шаг находится где-то еще на чертеже. Это особенно полезно для больших блок-схем, где в противном случае вам пришлось бы использовать длинный соединитель, за которым может быть трудно следить.

  • Внешняя ссылка Когда вы перетаскиваете эту фигуру на страницу документа, открывается диалоговое окно, в котором вы можете создать набор гиперссылок между двумя страницами блок-схемы или между фигурой подпроцесса и отдельной страницей блок-схемы, которая показывает шаги в этом подпроцессе.

Менее используемые формы блок-схем

  • Динамический соединитель Этот соединитель рисует путь вокруг фигур, с которыми он сталкивается.

  • Соединитель «линия-кривизна» Этот соединитель имеет регулируемую кривизну.

  • Поле с автоматической высотой Это текстовое поле с рамкой, которое регулируется в соответствии с объемом вводимого текста. Вы можете установить ширину, перетаскивая стороны фигуры. Хотя эта фигура не представляет собой шаг в процессе, это удобный способ добавить текстовое поле в блок-схему.

  • Аннотация Это текстовое поле в квадратных скобках регулируется в соответствии с объемом вводимого текста. Вы можете установить ширину, перетаскивая стороны фигуры. Как и форма прямоугольника с автоматической высотой, эта форма не представляет собой шаг в процессе. Используйте это, чтобы добавить комментарии к фигурам блок-схемы.

  • Ручной ввод Это этап, на котором человек предоставляет информацию процессу.

  • Ручное управление Это шаг, который должен быть выполнен человеком.

  • Внутренняя память Эта фигура представляет информацию, хранящуюся на компьютере.

  • Прямые данные Эта фигура представляет информацию, хранящуюся так, что к любой отдельной записи можно получить прямой доступ.Это показывает, как жесткий диск компьютера хранит данные.

  • Последовательные данные Эта форма представляет информацию, хранящуюся последовательно, например рекламные данные на магнитной ленте. Когда данные хранятся последовательно, их нужно извлекать последовательно. Например, чтобы получить доступ к записи 7, вам нужно сначала просмотреть записи с 1 по 6.

  • Карточка и бумажная лента Эта форма представляет собой физическую карточку или бумажную ленту. Ранние компьютерные системы использовали систему перфокарт и бумажной ленты для хранения и извлечения данных, а также для хранения и запуска программ.

  • Дисплей Эта форма представляет информацию, которая отображается человеку, обычно на экране компьютера.

  • Подготовка Эта форма указывает, где переменные инициализируются при подготовке к процедуре.

  • Параллельный режим Эта фигура показывает, где два разных процесса могут работать одновременно.

  • Предел цикла Эта фигура отмечает максимальное количество раз, которое цикл может выполняться, прежде чем он должен перейти к следующему шагу.

  • Передача управления Эта форма указывает шаг, который переходит к шагу, отличному от типичного следующего шага, когда выполняются определенные условия.

Печать больших блок-схем

Самый простой способ распечатать блок-схему, размер которой превышает размер бумаги для принтера, — это распечатать ее на нескольких листах бумаги, а затем склеить их вместе.

Однако перед началом печати важно убедиться, что страница документа, как она отображается в Visio, содержит всю блок-схему.Фигуры, выступающие за край страницы документа Visio, не печатаются. Вы можете увидеть, достаточно ли велика страница чертежа для блок-схемы, проверив предварительный просмотр в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл , Параметры страницы , вкладка Параметры печати ).

1. Блок-схема слишком велика для страницы документа Visio.

2.Блок-схема, которая соответствует странице документа Visio.

Сделайте страницу документа Visio подходящей для блок-схемы
  1. Открыв блок-схему, в меню Файл щелкните Параметры страницы .

  2. Щелкните вкладку Размер страницы .

  3. Менее Размер страницы щелкните Размер для соответствия содержимому чертежа .

Чтобы увидеть, как будет распечатана блок-схема, посмотрите на Предварительный просмотр , который находится в меню Файл . На рисунке ниже показана блок-схема, которая печатается на четырех листах бумаги формата Letter.

Распечатать большую блок-схему на нескольких листах бумаги
  1. В меню Файл щелкните Параметры страницы .

  2. На вкладке Настройка печати в поле Бумага для принтера выберите нужный размер бумаги, если он еще не выбран. Пока не нажимайте ОК .

  3. На вкладке Размер страницы щелкните Размер, чтобы соответствовать содержимому чертежа . Предварительный просмотр теперь показывает разницу между новой страницей и бумагой для принтера.

  4. Нажмите ОК .

  5. В меню Файл щелкните Предварительный просмотр , чтобы увидеть, как будет распечатана блок-схема.

    Примечание: Если между страницами есть затемненные поля, они отмечают области, которые печатаются на обоих листах бумаги, чтобы при сборке частей на блок-схеме не оставалось пробелов.

  6. После того, как рисунок напечатан, можно обрезать поля, перекрыть страницы и склеить их вместе.

Объяснение рабочего процесса цифрового документа | Воздействие на сети

Определение рабочего процесса цифрового документа: Смысл управления документами и оцифровки в основном относится к методам и процессам, используемым для создания рабочих процессов документооборота в рамках бизнеса, которые полагаются исключительно на цифровые средства.Обычно это включает облачные технологии и автоматизацию для повышения эффективности процессов, связанных с документами.

Цифровой документооборот является одной из целей малого и среднего бизнеса.

Причины этого стали более очевидными, поскольку организации начинают видеть преимущества цифровой трансформации своих рабочих процессов.

В настоящее время существует обширный список цифровых решений и технологий, которые ИТ-директора пытаются включить в свои стратегии, чтобы воспользоваться конкурентными преимуществами, которые дает оцифровка.

Три четверти малых и средних предприятий согласны с тем, что цифровые технологии меняют бизнес-ландшафт, и 48% ищут дополнительные способы добавить преобразующие меры в сферу своего бизнеса

Преобразование рабочих процессов — важная цифровая тенденция, которая имеет уникальный приоритет в Северной Америке.

Связанный пример: Новая процедура управления документами помогает страховой компании реорганизовать AP и претензии

Предприятия в регионе потребляют почти вдвое больше бумаги, чем их европейские коллеги.

Хотя цифровое преобразование рабочих процессов — это не просто замена бумажных процессов, нет никаких сомнений в том, что время и деньги, потраченные на устаревшие рабочие процессы, являются ключевым движущим фактором для бизнеса.

Сегодня мы собираемся взглянуть на то, что ваша компания может получить от качественного документооборота в цифровом формате, и на то, какую выгоду можно ожидать.

Управление документами и оцифровка Значение

Управление документами и оцифровка означает: Управление документами и оцифровка относятся к тем же процессам, которые составляют рабочий процесс цифрового документа.

Управление документами и оцифровку можно рассматривать как решение, используемое организациями для сбора, отслеживания и хранения документов — будь то PDF-файлы или бумажные файлы.

Когда мы говорим о рабочих процессах цифровых документов, мы можем думать об управлении документами и оцифровке как об основных компонентах в этом процессе.

Проблемы плохого цифрового документооборота

Сотрудники тратят слишком много времени на доступ к информации

Как всегда, когда дело касается цифровой трансформации, ключевым вопросом является производительность.

Будь то производство или гостиничный бизнес, предприятия каждой отрасли используют стратегии цифровой трансформации, чтобы оптимизировать свои бизнес-операции и повысить свою производительность.

Сотрудники тратят в среднем 1,8 часа каждый день на поиск и сбор данных — это 9 часов в неделю, которые в противном случае можно было бы потратить на что-то более ценное.

Если учесть, сколько данных существует сегодня на предприятиях, решающее значение имеет улучшение средств их обработки и обмена.Для сравнения: 90% всех данных в мире было создано за последние два года.

Итак, количество информации, которую сотрудникам постоянно приходится анализировать, постоянно увеличивается. В организации, которая еще не использовала цифровые решения, это означает, что сотрудники тратят много времени на то, чтобы найти то, что им нужно.

Информация недоступна для сотрудников

Эти проблемы усугубляются тем, что во многих малых и средних предприятиях сотрудники изо всех сил пытаются получить доступ к данным, которые не доступны им немедленно, при надлежащем документообороте.

Это может быть по разным причинам, но чаще всего это связано с тем, что отделы компании имеют разные системы управления данными — обычно устаревшие системы, которые отрезаны от остальной части компании.

Это означает, что для кого-либо в одном отделе может быть практически невозможно получить данные из другого из-за отсутствия доступа.

У организаций, управляемых данными, в 23 раза больше шансов привлечь клиентов, в 6 раз больше шансов удержать клиентов и в 19 раз выше вероятность получения прибыли

Это называется хранилищем данных, и они являются основным фактором неэффективности бизнеса.

Это проблема, связанная с производительностью, и оценки показывают, что ИТ-отделы тратят 80% своего времени на работу над проблемами, прямо или косвенно вызванными разрозненными хранилищами данных.

Опыт работы с клиентами: программные роботы повышают производительность производственного офиса

Неудовлетворенность постоянным выполнением черных дел

Исследование показало, что 22% времени служащий тратит на повторяющиеся задачи. Вы можете себе представить, сколько денег тратится в течение года, когда рабочие тратят время на ручные задачи, которые теперь можно автоматизировать

Рутинные ручные задачи — обычное дело для предприятий, которым еще только предстоит внедрить цифровую трансформацию своих рабочих процессов с документами.

Эти задачи обычно связаны с вводом данных или повседневной обработкой данных.

Например, вы можете обнаружить, что сотрудник отдела кадров вручную вводит данные о вознаграждениях сотрудникам, или вы можете вручную вводить все свои счета-фактуры и квитанции клиентов.

Это примеры, в которых компании привыкли принимать эти второстепенные задачи как просто часть их деловых операций.

Электронная книга по теме: 5 причин, по которым ваша компания должна использовать автоматизацию бизнес-процессов

Однако правда в том, что их часто можно полностью избежать из-за цифрового документооборота.

Конечный результат состоит в том, что сотрудники разочарованы тем, что их рабочий процесс цифрового документооборота (или его отсутствие) не способствует их производительности.

Они эффективно выполняют работу, которую можно оцифровать, и в этом случае им будет предоставлена ​​возможность сосредоточить свою энергию на том, что требует человеческого вмешательства, например на запросах клиентов.

Нестандартные рабочие процессы с цифровыми документами стоят денег вашему бизнесу и времени ваших сотрудников.

Причины плохого цифрового документооборота

Бункеры данных

Разрозненные хранилища данных — это группы данных, которые фактически отрезаны от остальной части бизнеса, потому что они существуют в отключенных цифровых местоположениях.

Это может быть преднамеренным, но почти всегда непреднамеренным, часто в результате того, что разные отделы переключают системы в течение длительного периода времени.

Конечным результатом этого является то, что данные компании неструктурированы и их трудно использовать, что крайне важно для современного малого и среднего бизнеса.

87% организаций имеют низкую зрелость аналитики и бизнес-аналитики, что означает, что данные не используются

Цифровая трансформация живет и умирает благодаря непрерывному потоку информации, и это то, что необходимо решать, если бизнес отстает в своей способности управлять своими рабочими процессами с документами.

Связанное сообщение: Разборка разрозненных хранилищ данных: унификация бизнес-данных

Любая компания, допускающая разрозненность данных, снижает свою производительность.

Вот лишь несколько примеров проблем с разрозненными данными, которые возникают из-за плохого рабочего процесса цифрового документооборота:

  • Анализ данных: Разрозненные хранилища означают, что информация хранится в разных местах, часто в несовместимых форматах файлов. Это значительно усложняет анализ бизнес-решений.
  • Доступ: Разрешения и проблемы с доступом типичны для разрозненных хранилищ.Конечным результатом является то, что сотрудники не могут получать нужные им данные достаточно быстро, что значительно замедляет рабочие процессы.
  • Ненужная работа: Ограниченная видимость в рамках всего бизнеса часто означает, что разные команды в конечном итоге выполняют одну и ту же работу в тандеме, когда совместный доступ и устранение разрозненных структур сэкономят время и энергию.

Плохая связь

Низкая коммуникация внутри организации и отсутствие цифрового документооборота идут рука об руку.

Связанное сообщение: Почему межведомственная коммуникация важна для вашего DX

Когда рабочие процессы цифровых документов используются недостаточно, вы обычно можете обнаружить, что не только данные распределяются по размеру, но и культура.

Подразделения внутри бизнеса начинают работать независимо, со своими данными и процессами.

Мы в Impact неоднократно видели, насколько важно для цифровой трансформации иметь сильную культуру, обеспечивающую успех как у наших клиентов, так и у нас самих.

Пренебрегая документооборотом, очень легко попасть в ловушку, в которой культура несовместима, а подразделения действуют слишком автономно.

Трудоемкий бумажный документооборот

Мы говорили о том, что сотрудникам часто мешает выполнять черную ручную работу.

Это часто связано с ручным вводом данных, но бумажные процессы являются еще одним распространенным нарушителем.

Как и утомительный ввод данных, требующий больших затрат труда, бумага — это двойной удар.

В компаниях, которые преимущественно работают с бумажными документами, персоналу приходится тратить драгоценное время на работу с бумажными документами.

Это в дополнение к большим суммам, потраченным на саму бумагу.

Средний офисный работник просматривает 10 000 листов бумаги в год

Такие компании часто работают за счет большого цифрового документооборота, что экономит время и деньги.

Сколько стоит плохой документооборот?

Как мы уже отметили, в отношении некоторых из проблем выше, возникающих из-за плохого управления документами, многие из них можно охарактеризовать как «скрытые» расходы, многие из которых в основном остаются незамеченными предприятиями, поскольку они склонны соглашаться их как константу.

Лучшим примером этого является потребление бумаги, когда типография среднего сотрудника обходится компаниям в 725 долларов в год.

Инфографика по теме: Сколько стоит бумага для вашего бизнеса?

Если учесть, что использование бумаги растет в среднем на 22% в год, стоимость бумаги удваивается примерно каждые 3,3 года.

Для большинства предприятий такие расходы становятся все менее и менее целесообразными, особенно когда есть легко доступные цифровые альтернативы, которые могут резко снизить затраты только на потребление бумаги.

Если также учесть влияние плохого документооборота на затраты на рабочую силу, а именно то, что сотрудники тратят гораздо больше времени, чем они должны, на поиск необходимых документов и доступ к ним, то аргумент в пользу системы управления цифровыми документами становится намного более очевидным.

Документооборот: печать статистики затрат, которую вы должны знать

Помните об этой статистике печати, когда решаете, нужно ли вам внедрять технологию для управления документами.

Печать — это обычная утечка ресурсов компании, усугубляемая тем фактом, что значительная часть — почти пятая часть печатных материалов остается непрочитанной и неиспользованной сотрудниками.

  • 90% компаний не отслеживают расходы на печать
  • Компании, которые используют догадки для определения своих затрат на печать, в среднем недооценивают на 40%
  • ИТ-отделы тратят в среднем 15% своего времени на устранение проблем, связанных с печатью
  • За последние 20 лет потребление бумаги в США выросло с 92 миллионов тонн до 208 миллионов тонн
  • 17% распечатанных документов остаются непрочитанными

Источник

Решение плохого цифрового документооборота

Автоматизация

Использование роботов для автоматизации процессов стремительно растет среди предприятий любого типа.

Например, Deloitte сообщила, что почти две трети организаций инвестируют в RPA, чтобы отреагировать на устаревшие процессы, вызванные пандемией.

Причины этого совершенно ясны: автоматизация позволяет сэкономить время и ресурсы.

Вот некоторые из задач, для которых можно использовать RPA:

  • Извлечение данных: Можно анализировать большие объемы данных, чтобы легко найти то, что вам нужно
  • Управление данными: Агрегирование и обработка данных
  • Операционная деятельность: Материально-техническое обеспечение и оперативное обеспечение
  • От закупки до оплаты: Обработка счетов и отчетность
  • Инвентаризация и цепочка поставок: Категоризация и управление

Короче говоря, компании, которые используют автоматизацию даже в небольшой степени, могут увидеть радикальные улучшения в своих рабочих процессах цифровых документов.

Облако

Объединение данных вашей компании в облаке — важный шаг в цифровых стратегиях многих организаций.

В прошлом году мировой рынок общедоступных облачных сервисов составлял 182 миллиарда долларов, к 2022 году он достигнет 331 миллиарда долларов

Использование облака для оптимизации рабочих процессов с цифровыми документами и улучшения доступа во всех подразделениях вашего бизнеса — это относительно простой и эффективный способ обновления процессов.

Исторические опасения по поводу безопасности облачных серверов в последние годы исчезли.

Это в основном из-за значительного улучшения, которое произошло в центрах обработки данных.

В частности, центры обработки данных уровня 4 уровня

настолько же безопасны или даже безопаснее, чем локальные серверы.

Преимущества рабочих процессов оцифровки документации

Как мы отмечали в этом сообщении блога, существует ряд проблем, возникающих из-за плохой обработки цифровых документов для информации и данных.

Исправление этих проблем в первую очередь начинается с понимания того, что создание документов — это ключевая бизнес-функция, и то, как создается этот документ — с точки зрения ввода, хранения и рабочего процесса — имеет решающее значение для реализации преимуществ и преимуществ цифровой документации.

Вот несколько из этих преимуществ:

Снижение зависимости от бумажных документов

Мы не игнорируем тот факт, что отказ от бумажных документов может стать большим изменением для компании.

Однако для многих это необходимое изменение, чтобы в какой-то степени охватить рабочие процессы цифрового документооборота.

Использование системы управления корпоративным контентом (ECM) может значительно повысить производительность ваших рабочих процессов.

Это сэкономит ваше время и материалы по сравнению с бумажными эквивалентами.

Это также даст вам гораздо больший обзор и контроль над документами и данными, которые проходят через вашу компанию, позволяя вам диктовать свой рабочий процесс, а не наоборот.

Время лучше потрачено

С меньшими затратами времени на поиск, хранение и обработку данных и информации сотрудники могут более эффективно использовать свое время, когда применяются процедуры автоматизации документооборота и управления качеством.

Это дает преимущества для компании и сотрудников — сотрудники тратят меньше времени, в то время как работодатель не платит сотрудникам за то, что они тратят чрезмерное количество времени на поиск документов, к которым у них теперь есть мгновенный доступ.

Подготовка к соблюдению требований

Нравится вам это или нет, но сегодня соблюдение требований является серьезной проблемой для бизнеса.

С такими законами, как CCPA, SHIELD, и отраслевыми законами, такими как HIPAA, для организаций быстро становится настоятельной необходимостью организовать информацию, которую они хранят, таким образом, чтобы они могли оставаться в соответствии с появляющимся множеством нормативных актов, вступающих в силу.

Для предприятий, которые хранят важную информацию о клиентах, в частности конфиденциальные или идентифицирующие данные, создание рабочего процесса оцифровки документов, который надежно и эффективно хранит информацию, является разумным вложением.

Выводы:
  • Плохие рабочие процессы цифрового документооборота приводят к эффективности и неудовлетворенности
  • Это вызвано разрозненными данными, плохой связью и трудоемкой бумажной обработкой
  • Автоматизация, облако и сокращение использования бумажных документов в вашей организации могут значительно улучшить ваши операционные процессы и повысить эффективность.

Подпишитесь на наш блог, чтобы получать больше информации о бизнес-технологиях и быть в курсе новостей и тенденций в области маркетинга, кибербезопасности и других технологий (не волнуйтесь, мы не будем приставать к вам).

Важные особенности систем управления документооборотом

Ведение делопроизводства долгое время было дорогой и трудоемкой частью ведения бизнеса. У каждой компании есть набор документов, которые нужно систематизировать и хранить. Отрасли с жестким регулированием сталкиваются с еще большим бременем, чем компании аналогичного размера в других сферах деятельности. Электронные документы быстро вытесняют бумажные, что решает ряд проблем, включая физическое пространство для хранения, доступ и поиск.Однако без тщательного планирования даже электронные документы могут быть потеряны или недоступны по иным причинам. К счастью, были разработаны усовершенствованные системы управления документооборотом для обработки электронных документов на всех этапах их жизненного цикла, от создания до их окончательного уничтожения.

Что такое система управления документооборотом?

Практически в каждой компании уже есть методы управления документами, хотя некоторые из них более формальны, чем другие. Организации, не имеющие стандартизированного процесса, часто обнаруживают, что каждый сотрудник или отдел разрабатывает индивидуальные методы хранения записей, например, сохраняет их на отдельных рабочих станциях, распечатывает и хранит их или хранит на общем сетевом диске.
Эти неформальные процессы могут привести к проблемам при попытке доступа к сохраненным документам, а полноценный поиск информации практически невозможен. Формальная система управления документооборотом гарантирует, что уполномоченные лица могут найти то, что им нужно, когда они в этом нуждаются, не тратя на проект излишних времени и ресурсов. Усовершенствованные системы управления документооборотом обладают специализированными функциями, которые позволяют автоматически организовывать, архивировать и поддерживать все документы компании, независимо от формата, с минимальными усилиями.

Облачное хранилище

и локальное хранилище

Высококачественные системы управления документооборотом предлагают два метода хранения документов: в облаке или локально. Если вы выберете облачную систему, документы будут децентрализованы. Это позволяет любому сотруднику в любом месте мгновенно получить доступ к необходимым документам. Пользователи имеют доступ к функции поиска системы, и все записи доступны через Интернет. Сотрудники могут получать определенные предметы с помощью любого устройства с доступом в Интернет.

Локальные системы по-прежнему предлагают функции децентрализации, и сотрудники могут искать документы из любого места и с любого устройства с доступом в Интернет. Однако может быть невозможно просмотреть некоторые бизнес-записи через Интернет, а это означает, что этот вариант не всегда подходит для бизнес-нужд.

Переход от бумажных документов к цифровому учету

Хотя многие документы начинают свой жизненный цикл как электронные записи, многие все еще создаются на бумаге.Эффективное хранение, поиск и извлечение требуют, чтобы все документы со временем были переведены в цифровой формат. Усовершенствованные системы управления документооборотом делают этот процесс плавным и безошибочным, предлагая инструменты импорта, контроль версий и многое другое. Физические документы сканируются и классифицируются в системе вместе с факсами и электронной почтой, где они организованы таким образом, чтобы сделать их легко доступными для будущих потребностей доступа.
Существует два популярных метода оцифровки записей:

  • Оптическое распознавание символов (OCR) — эта технология позволяет сканировать и интерпретировать данные на бумаге и передавать их в цифровую систему.Метаданные можно индексировать и делать доступными для поиска. Формы можно сканировать и сохранять в полезных цифровых форматах, таких как JSON, XML, базы данных и т. Д.
  • Интеллектуальное распознавание символов (ICR) — основным недостатком OCR является невозможность распознавания рукописных символов. ICR был разработан для решения этой проблемы. Хотя технология все еще несовершенна, она расширяет возможности вашей компании по сканированию.

Системы управления документооборотом обычно предназначены для создания цифровых документов, например файлов PDF или DOC, путем сбора метаданных в системе документооборота.Это полезно для множества бизнес-приложений, например для отправки документов на подпись при интеграции с программным обеспечением для цифровой подписи или для создания записей с отметками времени. Обычно используются заказы на продажу, заказы на покупку, контракты и счета-фактуры.

Повышение эффективности вашей системы управления документооборотом

При планировании создания и реализации формального процесса документооборота в первую очередь следует обращать внимание на простоту. Разработайте систему, которая классифицирует документы, чтобы их можно было найти, заархивировать и выбросить при необходимости.

Нужны идеи? Подробнее Примеры автоматизации рабочих процессов и программное обеспечение

Ваш выбор системы управления документооборотом существенно повлияет на эффективность и результативность вашего процесса ведения документации. Выберите программное обеспечение, которое предлагает следующие ключевые функции:

  • Возможность назначать пользователю права на просмотр и / или редактирование различных документов. Это позволяет защитить конфиденциальную информацию, ограничивая доступ по служебной необходимости.
  • Удобный и интуитивно понятный, с достаточной гибкостью, чтобы меняться по мере изменения потребностей вашей компании.
  • Комплексный план резервного копирования данных, который гарантирует безопасность ваших документов в случае сбоя системы или другого происшествия.
  • Включает функции, обеспечивающие как ввод, так и вывод, что позволяет включать внешние документы в систему для будущего доступа, а также дает возможность отправлять документы, созданные в системе, внешним пользователям.
  • Мощные возможности поиска, которые позволяют использовать подробные фильтры поиска, чтобы пользователи могли легко найти именно тот документ, который им нужен.

В конечном итоге любой бизнес может получить выгоду от высококачественной системы управления документооборотом. Универсальные преимущества включают внедрение системы автоматизации офиса для безбумажного офиса, снижение потребности в файловом пространстве, мгновенный децентрализованный поиск документов, защищенную конфиденциальную информацию, резервное копирование для предотвращения потери данных, контрольные журналы, управление версиями документов для отслеживания изменений и автоматически создаваемые документы.

Программное обеспечение для управления документооборотом

ProcessMaker обеспечивает безопасный и простой в управлении способ автоматизации процессов документирования.Это включает в себя функции, которые позволяют пользователям импортировать внешние документы и автоматически создавать внутренние документы, которые могут быть заархивированы для использования в будущем или отправлены внешним сторонам.

Попробуйте нашу отмеченную наградами платформу автоматизации рабочих процессов

Что такое технологическая блок-схема

Наиболее распространенные символы PFD, используемые сегодня, поступают от таких агентств, как Международная организация по стандартизации (ISO 10628 — Блок-схемы технологических установок, Общие правила), Немецкий институт стандартизации (DIN) и Американский национальный институт стандартов (ANSI.) Однако многие компании используют свои собственные символы, которые часто похожи, но меняются по мере того, как они становятся более детализированными.

Вы можете найти исчерпывающий список стандартизированных символов в нашем справочнике по символам PFD.

Типичный PFD для единичного процесса будет включать следующие элементы:

  • Основное оборудование: Включая имена и идентификационные номера. Примеры включают компрессоры, смесители, сосуды, насосы, котлы и охладители.
  • Технологический трубопровод: Перемещает продукт, обычно жидкости, между частями оборудования.
  • Направление технологического потока
  • Регулирующие клапаны и критически важные для процесса клапаны
  • Основные системы байпаса и рециркуляции
  • Эксплуатационные данные: Такие как давление, температура, плотность, массовый расход и массово-энергетический баланс . Значения часто включают минимальное, нормальное и максимальное.
  • Состав жидкостей
  • Имена технологических потоков
  • Соединения с другими системами

Что исключать в PFD

Обычно эти более подробные элементы опускаются:

  • Классы труб и номера трубопроводов
  • Приборы для управления технологическим процессом
  • Незначительные значения байпаса
  • Запорные и запорные клапаны
  • Отводы и дренажные отверстия для техобслуживания
  • Предохранительные клапаны и предохранительные клапаны
  • Информация о кодовом классе

Другие типы PFD

Когда Диаграмма должна отображать несколько единичных процессов на заводе, она становится более общим обзором, содержащим меньше деталей.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *