Правила ведения документооборота: что и как нужно внедрить

что и как нужно внедрить

От документооборота в организации зависят многие рабочие процессы. Его правильная организация даст больше возможностей для скорости работы и прозрачности бизнес–процессов. Как сделать его удобнее?

Почему это важно

В зависимости от масштаба организации количество документов может быть разным. В любом случае, контролировать процесс их обработки не так сложно, как кажется на первый взгляд.

Регламентация документооборота – первый шаг к его контролю. В новых и небольших организациях такой потребности может и не быть, но со временем, когда количество документов станет в разы больше, внедрить такую технологию контроля все равно придется. Если вести документооборот правильно с самого начала, в будущем это откликнется отсутствием путаницы и просроченных документов.

Путаница

Рост числа контрагентов заставляет сотрудников организации сталкиваться с большим потоком неструктурированной информации, которую они получают в виде документов. Это ведет к путанице в отделах, срыве сделок и поставок, отсутствии согласования важных документов в срок и еще много других негативных последствий.

Инструкция по ведению документооборота поможет создать единую систему обработки информации и четкое распределение документов между конечными получателями.

Дисциплина

Очевидно, что отсутствие регламента работы порождает и отсутствие дисциплины в коллективе. Если каждый сотрудник будет работать с документами так, как считает нужным, процесс их обработки может затянуться надолго. Это происходит из-за несогласованности действий, то в дальнейшем приведет к потере документами своей актуальности.

Важно

Обучение сотрудников ведению документооборота поможет исключить риск неверного оформления документов и обеспечить корректную работу внутри организации.

Автоматизация не пройдет

Отсутствие регламента ведения документооборота не позволяет провести его автоматизацию. Если организация большая, то существенный минус для ее успешности.

Проблемы с законом

Неисполнение должностных обязанностей, связанных с согласованием документов, грозит организации штрафами или даже лишением права на работу. Регламент будет главной инструкцией сотрудников, на которую они смогут ориентироваться и тем самым обрабатывать документы в срок.

Бизнес под контролем

Любая законная деятельность сопровождается официальными документами. Контролируя их ведение от начала до конца, сотрудник контролирует и связанный с ним бизнес–процесс.

Как создать регламент ведения документооборота

Ряд экспертов выделяет определенные этапы создания регламента:

1. разработка форм первичных документов;
2. создание рабочих групп для контроля документооборота;
3. формы и регламенты, позволяющие оперативно согласовывать документы.
4. закрепление списков документов за отделами;

Важный пункт – частью регламента должны стать методы, которые помогут каким-либо образом ускорить ведение документооборота. Так сотрудники экономят рабочее время.

Регламентов моет быть несколько, если бизнес масштабный. К примеру, если конкретный отдел постоянно получает какие-либо документы, он может ввести свой регламент работы с ними. Важно, чтобы с этим регламентом ознакомились все сотрудники отдела и смежных отделов, имеющие отношение к этим документам.

Важно

Регламент одного отдела ни в коем случае не должен противоречить такому же документу другого отдела. Чтобы избежать такой ошибки, изменения регламентов нужно обязательно обсуждать со всеми ответственными сотрудниками.

Один из часто используемых регламентов – регламент договорной работы. Здесь указывают инициатора контракта, работы, которые нужно провести в рамках договора, какие документы требуются от контрагента, срок их согласования и ответственных сотрудников.

Другой вид регламентов для контроля документооборота ¬– планово-бюджетные. Они включают порядок и сроки формирования бюджетов организации, состав сотрудников, работающих с данными бюджетами, их функции, ответственность, а также способы корректировки бюджетов и контроль исполнения.

Обратите внимание

Составить регламент недостаточно. Нужно также позаботиться о его использовании внутри организации. Если какой-то пункт регламента неактуален, его нужно оперативно убрать и оповестить об этом сотрудников. Также поступайте и с нововведениями.

Другие инструменты для контроля документооборота

В некоторых организациях для успешного ведения документооборота внедряют и другие инструменты контроля. К ним относятся:

• Отметки на документах. Для ускорения процессов согласования документов секретарь ставит отметки на те документы, которые нужно обработать в первую очередь. Так руководитель точно знает, какие документы важно подписать в ближайшее время
• Бланк идентификации документов. Этот инструмент контроля помогает быстрее определить, кто должен получить документ и когда. На специальном бланке сотрудник указывает что это за документ, кто его составил, к какому проекту он относится и прочая необходимая информация. Данный бланк переедают вместе с документом ответственному сотруднику.
• Критерии согласования. Сотрудники заранее составляют критерии, по которым далее оценивают полученные или отправляемые документы. В качестве критериев может выступать время обработки документа, дата согласования или его состав.
• Реестр передачи документов. Если документооборот масштабный, данный инструмент поможет его упорядочить и проще контролировать. В реестре отмечаются документы и этап согласования на данный момент. Создать реестр можно как в электронном, так и в бумажном виде. Реестр позволяет собрать определенную статистику для дальнейших правок в регламент ведения документооборота.

Важные правила для контроля документооборота

Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.

Правило 1

Ответственность – главным спутник при работе с документами. Без соблюдения этого пункта есть большая вероятность совершить ошибку и потратит на ее исправление много рабочего времени.

Чтобы такой ситуации не произошло, лучше назначить ответственного за ведения документооборота сотрудника или несколько сотрудников. Это касается всех документов, которые попадают в организацию. Такое решение обеспечит контроль входящего и исходящего документооборота.

Кроме минимизации рисков данный шаг освобождает от ведения документооборот остальных работников организации. Ответственные сотрудники отвечают за регистрацию и учет документов, их проверку и переадресацию, маркировку и прочие рутинные задачи, которые отнимают рабочее время других работников.

Правило 2

Предварительная оценка входящей документации поможет сократить рабочее время, которое вы планировали потратить на ее обработку. Для этого нужно заранее выделить типы документов для конкретного получателя: руководителя, бухгалтера или других сотрудников. Так документы сразу попадут к тому, кто должен его согласовать, минуя заместителей.

Грамотное распределение входящего потока документооборота поможет избежать путаницы и обеспечить быстрое попадание документов непосредственно к получателю.

Правило 3

Залог успешного дела – порядок. Поэтому стоит соблюдать его и при ведении документооборота в организации. Для этого любой документ – входящий и исходящий, нужно регистрировать в ответственном за него подразделении не больше 1 раза – когда он только поступил в организацию. Не занимайтесь регистрацией повторно, если нужно отдать документ на дополнительное рассмотрение специалистам.

Правило 4

Согласование документов нередко занимают большую часть времени, отведенного на их обработку. Поэтому к принятым в организации правилам ведения документообороте важно добавить регламент по согласованию документов. Он включает сроки согласования документов, а также ответственных за этот процесс сотрудников.

Таким образов документы не теряют свою актуальность из-за очень долгого согласования.

Правило 5

Если на почту организации приходит много рекламных и прочих материалов, не требующих регистрации, отведите им минимум времени. Как правило, такие письма можно сразу отдавать получателю без лишних этапов согласования.

Правило 6

Когда подписать документы может лишь руководитель, это очень замедляет документооборот в организации. Делегирование данного право заместителям значительно ускорить процессы согласования.

Обратите внимание

Это правило также поможет освободить больше рабочего времени руководителя организации для других, не менее важных задач.

Правило 7

Если делить документацию на потоки, обработать ее получится быстрее и проще. Они идут по одному маршруту и всегда попадают к нужному получателю.

Как правило, в организациях выделяют 3 вида потоков документооборота – входящие, исходящие и для использования внутри компании. Здесь распределяют документы в зависимости от структуры предприятия: к примеру, если есть какие-либо филиалы, нужно дополнить регламент ведения документооборота потоком «для филиалов».

Все материалы будет идти по определенному регламентированному маршруту. Это упростит процесс передачи документов и также не допустить путаницы в них.

Указанные правила помогут сделать документооборот в организации проще, за счет сокращения времени, потраченного на обработку входящего и исходящего потока.

Контролировать ведение документооборота важно, чтобы обрабатывать их в срок и своевременно доставлять их адресатам. Используя указанные рекомендации, организация сделает документооборот проще, быстрее и удобнее для своих сотрудников.

Правила ведения делопроизводства и документооборота в 2022

Представить себе организацию без документооборота невозможно. И коммерческие, и государственные структуры не могут обойтись без налаженной системы делопроизводства: общего, кадрового, по воинскому учету, а иногда и секретного. Разберемся с особенностями некоторых видов ведения дел.

Содержание

Существуют ли правила ведения делопроизводства

Обычно разрабатывают собственные правила документооборота государственные структуры, в которых ведется строгий учет бумаг и контроль их передвижений. В каждом ведомстве могут быть разработаны свои собственные регламенты по этому вопросу. Но и коммерческие организации часто самостоятельно устанавливают ряд требований к ведению дел. Такие правила пишутся на основании уже допущенных ошибок при ведении делопроизводства и документооборота. Если объем бумаг большой, имеет смысл разработать правила, которые не имеют строгой формы, но должны учитывать все стадии существования документов:

• Создание (поступление)
• Регистрация
• Передача по назначению
• Контроль перемещения
• Контроль исполнения или возврата
• Архивирование.

Также следует учесть и регламентировать сроки каждой стадии с целью установления порядка и дисциплины исполнителей.

Делопроизводство и архивоведение

Эти понятия неотделимы друг от друга, невозможно представить существование лишь одного из них. Прошедшие свой путь документы попадают в архив. Организовать грамотное хранение бумаг в архиве – значит обеспечить быстрый и легкий поиск документов при необходимости.

Каждому делу нужно присвоить номер по номенклатуре дел. Дела в архиве сортируются отдельно по годам и номерам. В журнале регистрации документов делается пометка с номером дела, в который вшито письмо или приказ.

На каждом деле указывается срок его хранения. Ежегодно нужно проводить уничтожение дел с истекшим сроком хранения. Существуют дела с постоянным сроком хранения, например, по личному составу. Уничтожать архивные дела самостоятельно не следует, сжигание их запрещено. Лучше обратиться в специализированные организации, уничтожающие отжившие свой век бумаги в соответствии с требованиями экологии.

Важно подобрать подходящее помещение для архива, в нем не должно быть повышенной влажности и опасности возгорания – старой проводки, деревянных стен и потолков. Оно также должно быть ограждено от посторонних лиц, запираться на замок, а ключ от него выдается только лицам, имеющим право доступа в архив.

Секретное делопроизводство

Во многих государственных структурах существует ведение секретного делопроизводства. Это особый способ сопровождения дел, порядок управления им также является тайной. Все, кто имеет отношение к «секретке», дают обязательство о неразглашении сведений и системы такого документооборота.

Секретное делопроизводство существует в органах МВД, военкоматах, и других госструктурах. Оно ведется по специальным инструкциям и требует строгой регистрации и высокого уровня ответственности исполнителей.

Ведение воинского учета

Согласно законодательству, вести служебное делопроизводство по вопросам воинского учета обязаны все организации, независимо от формы собственности. Эта обязанность часто возлагается на отдел кадров. Но если военнообязанных в штате более 500 человек, нужно иметь выделенного специалиста, освобожденного от другой работы. А если их более 2000 – понадобится уже два таких специалиста.

В основные обязанности ответственного за воинский учет входит:

• Проверка наличия документов воинского учета у новичков
• Хранение и контроль актуальности картотеки военнообязанных
• Уведомление военкомата о приеме и увольнении сотрудников
• Проведение ежегодных сверок с военкоматом
• Проведение сверок данных военных билетов с учетными документами
• Утверждение плана работы на год с военкоматом
• Ежегодное утверждение инструкции
• Ведение отчетности
• Прохождение проверок

Кроме этого, некоторые компании организуют бронирование сотрудников на случай учений или военных действий. Эта работа требует строгого контроля и регулярного взаимодействия с военными комиссариатами.

Вопреки устоявшемуся мнению, воинскому учету подлежат не только лица призывного возраста. Уволенные в запас военнослужащие и даже те, кто не служил вовсе, являются военнообязанными в случае войны. Среди них есть и женщины, это медработники или бывшие военнослужащие.

При приеме на работу предъявляется приписное свидетельство (лица до 27 лет) или военный билет. Если такой документ отсутствует, это может быть основанием для отказа в принятии на работу. Иногда в военном билете нет отметки о постановке на учет по месту жительства, об этом необходимо сообщить в военкомат и разъяснить сотруднику о необходимости исправить это упущение.

Сведения из военного билета переносятся в карточку Т-2. Это, в первую очередь, номер ВУС (военно-учетная специальность), категория, звание и отдел ВК по месту проживания. В некоторых военных билетах вложено мобилизационное предписание, в котором указано, куда и во сколько должен явиться данный военнообязанный в случае объявления мобилизации.

О наличии моб. предписания также нужно уведомить ВК.

Получить инструкции по ведению воинского учета можно в отделе ВК по месту регистрации вашего юридического лица или по месту его нахождения.

9 Передовой опыт управления документами, который необходимо знать

Документы — это сердце любого бизнеса. Эти бумаги определяют будущее и прогресс. Будь то учетные документы или документы для принятия решений.

Однако, живя в 21 веке, некоторые люди перешли от традиционного документооборота к цифровому документообороту. Не только потому, что электронные файлы легче поддерживать, но и потому, что они безопаснее. Кроме того, они гораздо более легко доступны и отслеживаются.

Из-за большого количества данных управлять ими может стать так же сложно, как бумажными документами. Итак, в этой подборке мы рассмотрим девять эффективных способов ведения и организации ваших электронных документов.

Содержание

1.     Правила или позиции установки

Одна вещь, которую мы должны взять с собой при переходе из реального мира в виртуальный, — это роль и обязанности. В любом бизнесе должны быть установлены четкие правила обработки, ведения или управления документами.

Таким образом, любой, кто получит доступ к документам, будет следовать единому поведению, защищая систему управления от любых нарушений. Было бы еще лучше, если бы только несколько уполномоченных лиц занимались документацией, поэтому обслуживание оставалось бы очень конкретным и шаблонным.

2.     Выберите хорошую систему управления документами

Затем вам следует изучить рынок и выбрать подходящую систему управления документами для ваших нужд. Вот некоторые очень популярные системы управления документами:

• Legito
• Битрикс 24
• FileHold
• Microsoft Sharepoint
• Рубекс
• Библиотека Adobe PDF

Прежде чем остановиться на одном из них, мы рекомендуем просмотреть Интернет и сравнить инструменты. Изучите отзывы пользователей и рекламируемые функции каждого программного обеспечения, чтобы определить, какое из них лучше всего подходит вам. Кроме того, оцените цены и определите, может ли ваш бизнес позволить себе это на ежегодной или ежемесячной основе.

3.     Правильная структура файлов и папок

Когда у вас есть система управления документами, пора рассортировать папки. Часто команды портят весь процесс управления документами, применяя собственные способы хранения данных.

Некоторые разбивают его на несколько разделов. Таким образом, делая несколько папок в родительском файле. Однако некоторые хранят все в папке. Некоторые могут даже следовать иерархической системе, сохраняя файлы в файлах.

Хотя все три подхода верны, их комбинации могут привести к сбою системы управления. Вам нужно будет настроить и соблюдать единый подход к созданию и хранению файлов.

То же самое относится к файлам. Возможно, вы можете использовать шаблоны, доступные в Интернете, для поддержания согласованного шаблона файлов. Или вы можете создавать собственные шаблоны.

4.     Избегайте дублирования

В случае, если два органа обрабатывают документы или вы используете или использовали несколько программ в течение долгого времени для использования единой системы управления документами, у вас могут быть дубликаты файлов или папок. Совершенно очевидно, что это может вызвать путаницу и неточности в будущих сделках.

Вы можете решить эту проблему, используя программное обеспечение, исключающее ввод двойных данных. Он будет идентифицировать файлы и папки с похожими именами и содержимым, чтобы вы могли сохранить полезные и отказаться от других. Чтобы обеспечить точность, вы можете использовать распознавание чеков. Это сделает управление документами очень простым и точным для тех, кто работает с финансовыми документами.

5.     Единая маркировка

Подобно единообразной структуре файлов и папок, вы также должны поддерживать единую систему маркировки. Это связано с тем, что несоответствие имен файлов и папок затрудняет их поиск в случае необходимости. Вы можете либо обоюдно выбрать способ именования файлов, либо просто объявить его членам вашей команды для реализации.

Рекомендуется указывать дату создания документа в начале его названия. Таким образом, вы можете последовательно выровнять документы.

6.     Определение ограничений доступа

Ранее мы упоминали о настройке ролей и назначении обслуживания, управления, хранения ролей и обязанностей. Но вы можете свести все эти усилия на нет, если не сможете определить ограничения доступа.

Оцените потребности вашей команды в совместной работе и решите, кому и к чему нужен доступ. Разрешите их, и пусть ваши административные органы контролируют весь сценарий. Для этих целей вы можете использовать такие инструменты, как отчет о безопасности папки. Он анализирует и контролирует доступ и разрешения. Кроме того, он даже определяет различия между папками в иерархии, что делает его еще более полезным.

7.     Обслуживание шкафа

Под обслуживанием шкафа мы подразумеваем категоризацию. Ваши документы, файлы и папки правильно структурированы и названы. Но теперь вы должны сделать руководство на шаг впереди.

Группировать файлы похожей тематики вместе. И классифицируйте их по назначению. Например, если вы работаете в финансовой сфере, вы можете создать следующие картотеки:

• Кредиторская задолженность
• Дебиторская задолженность
• Управление персоналом
• И многое другое.

8.     Enhance Security

Безопасность также является неотъемлемой частью управления документами. Вы же не хотите, чтобы ваши конфиденциальные данные крутились на рынке. Или, что еще хуже, конфиденциальные данные вашего клиента могут попасть к ним. Представьте, что все знают имя, дату рождения, транзакции и т. д. Это наверняка повредит вашей репутации!

Чтобы это исправить, мы рекомендуем использовать любое программное обеспечение, предлагающее функции шифрования. Вы можете зашифровать свои файлы, папки или даже содержимое одного файла. Некоторые даже предлагают защиту паролем или идентификацию владельца.

9.     Провести тщательный аудит

Аудит имеет прямое отношение к документообороту. Технически аудит относится к полной оценке или проверке книги счетов. Это гарантирует, что все работает или идет так, как планировалось. Следовательно, вы можете провести внутренний и внешний аудит, чтобы убедиться, что все идет так, как вы планировали с точки зрения управления документами.

На самом деле, надлежащее управление документацией также может помочь в бизнес-аудите, поскольку оно улучшает доступ к требуемой документации. Это также делает рабочий процесс прозрачным и отслеживаемым для аудиторов.

Заключительные мысли

Мы надеемся, что с учетом описанных выше методов вы сможете легко и удобно поддерживать свой каталог управления документами. Помните, что управление документацией — это вечнозеленый процесс. Даже с правильными инструментами и программным обеспечением вы должны продолжать следить за ним. С учетом сказанного, вы идете сейчас! Удачи!

11 Передовой опыт управления документами

Когда вы думаете о том, как внедрить цифровое управление документами в своей компании или как улучшить существующую систему, сосредоточение внимания на основах и определении ваших целей поможет добиться успеха. Получите преимущество, сразу внедрив эти передовые методы управления документами.

Как применять передовые методы управления документами в вашей компании

1.

Начните с целей и разработайте ключевые показатели

Многие компании не тратят время на постановку целей и определение способов измерения их прогресса. Если вы не знаете причину внедрения вашей системы управления документами, трудно понять, добились ли вы успеха в ней.

Важно быть конкретным. Вы пытаетесь помочь пользователям быстрее находить документы? Экономить на хранении документов? Улучшить сотрудничество? Реинжиниринг ручных процессов?

Прежде чем внедрять решение для управления документами, определите метрики и ключевые показатели эффективности (KPI), необходимые для измерения прогресса в достижении целей. Затем установите базовый уровень, который вы можете сравнить с существующей системой.

Например, вы можете обнаружить, что обработка счета в вашей текущей системе занимает 10 минут, а после месяца использования электронного документооборота это занимает всего две минуты. Делитесь этими измеримыми успехами с коллегами — это эффективный способ продемонстрировать ценность проекта и поощрить принятие пользователями по мере продвижения вперед.

 

2. Отдайте предпочтение автоматизации простых и часто используемых бизнес-процессов

Автоматизированные процессы сокращают время и усилия сотрудников, что в конечном итоге снижает затраты вашей компании. Расставьте приоритеты в области автоматизации, чтобы сосредоточиться на критически важных бизнес-процессах, соответствующих вашим целям.

 

Возможно, вы захотите ускорить обработку заказов, улучшить время отклика службы поддержки или интегрироваться с системой учета, чтобы получить больше важных скидок за раннюю оплату. Автоматизация хорошо работает с простыми или повторяющимися процессами, поскольку этапы рабочего процесса легко определить и оптимизировать, а сэкономленное время легко измерить. Например, производитель может использовать управление документами, чтобы находить нужные документы, чтобы быстрее отвечать, когда клиенты спрашивают о деталях, связанных с заказами. До автоматизации этого процесса на получение ответа от клиента могло уйти несколько часов. Благодаря управлению цифровыми документами клиенты могут получить автоматический ответ за считанные минуты.

3. Улучшите бумажные процессы вместо их имитации

Многие компании совершают ошибку, пытаясь воспроизвести бумажные процессы в цифровом контексте вместо того, чтобы воспользоваться возможностью исключить дополнительные шаги. Когда вы настраиваете цифровые процессы, спросите себя, почему вы следовали определенной процедуре в прошлом и нужны ли эти действия в этом новом контексте.

 

Примером может служить опыт государственного государственного учреждения. Агентство хотело преобразовать процесс утверждения покупки в цифровой рабочий процесс. Сначала он воспроизводил бумажный процесс, в котором помощник контролера собирал и направлял утверждения на каждом этапе. Внедрив бизнес-правила в свою систему управления документами, агентство смогло направлять счета на утверждение без привратника на каждом этапе.

4. Захватывайте контент как можно ближе к источнику 

Захват документов максимально близко к источнику экономит время и повышает качество данных. Отличными примерами являются такие инструменты, как виртуальные принтеры и электронные формы.

 

Виртуальные принтеры позволяют сохранять документы непосредственно в систему управления документами без их предварительной печати и сканирования. А электронные формы позволяют персоналу автоматически извлекать данные из документа, сокращая ручной ввод данных. Эти формы упрощают, улучшают и ускоряют сбор данных.

 

Также важно иметь возможность обмениваться данными с ERP, CRM или другим программным обеспечением для бизнеса. Когда ваше решение для управления документами и другие системы могут «общаться» друг с другом, извлечение данных и обмен ими между системами обеспечивает синхронизацию бизнес-информации.

5. Убедитесь, что пользовательский интерфейс является простым и интуитивно понятным.

Вы хотите, чтобы пользователи могли входить в систему, получать то, что им нужно, и выходить из нее с помощью как можно меньшего количества щелчков мышью — и без ненужного беспорядка на своих рабочих столах. Системы управления документами предназначены для решения многих проблем, но не все функции должны отображаться на экране каждого пользователя.

 

Хорошая система позволяет администраторам и пользователям просматривать только те элементы, которые необходимы для выполнения их задач. Настройка интерфейса для каждой роли упрощает выполнение сотрудниками своей работы без дополнительной путаницы или огромного количества ненужной информации.

6. Воспользуйтесь преимуществами облака 

Благодаря локальным системным приложениям, системам хранения и сетевым технологиям, они устанавливаются в четырех стенах вашей компании. Физические активы, такие как серверы, маршрутизаторы и жесткие диски, приобретаются, устанавливаются и в конечном итоге заменяются. Они требуют дорогостоящего и трудоемкого обслуживания, обновлений, интеграции и мониторинга безопасности.

Если вы выбираете облачное управление документами, поставщик услуг берет на себя ответственность за обновления системы и исправления безопасности. Это упрощает масштабирование бизнеса без дополнительных вложений в собственные ИТ-ресурсы. Облачные системы управления документами также работают для сотрудников на мобильных устройствах везде, где есть подключение к Интернету, поддерживая безопасную удаленную рабочую среду и большую гибкость для команд.

7. Создайте согласованные структуры папок и типов документов

Конечно, в любом месте возможность работы не так удобна, если никто не может быстро найти нужные документы. Прежде чем запускать новую систему управления документами, подумайте, как вы хотите, чтобы ваши команды использовали ее, и что это означает для соглашений об именах и индексации типов папок и документов.

Установка правил и политик для хранения информации и ее классификации. Например, если вы хотите управлять процессами выставления счетов, вы можете создать соглашение об именовании, требующее, чтобы счета назывались в таком формате, как «имя клиента_счета_ммддггггдата_сумма». Вы также захотите тщательно выбрать общие поля индекса для типов документов и связанных типов документов. Например, заказы на покупку, билеты на доставку и счета-фактуры должны иметь общие поля данных, чтобы их можно было найти с помощью одного поиска.

 

После того, как вы определитесь с соглашениями об именах, индексными полями и структурами папок, внедрите автоматизацию и правила в свое программное обеспечение для управления документами, чтобы люди продолжали их использовать.

8. Настройка (и соблюдение) политик контроля версий

Понимание того, что именно изменилось между версиями документа, и обеспечение того, чтобы пользователи редактировали только самую последнюю версию, является важной частью поддержания целостности документа.

Благодаря контролю версий вы можете автоматически сохранять отредактированные документы как новую версию. История версий DocuWare показывает номера версий, статус, дату хранения, любые комментарии и имя пользователя, сохранившего документ.

Если управление версиями включено, при сохранении новой версии или регистрации документа в картотеке ему присваивается новый номер версии. В случае ручной регистрации вы можете выбрать основной и дополнительный номер, но если вы используете автоматическое управление версиями, система присваивает номер. Вы можете извлекать отдельные или несколько документов и редактировать их в лотке для документов или в папке. Блокировка «извлеченных» документов предотвращает внесение изменений, пока кто-то еще редактирует документ, и поддерживает точный учет того, кто что изменил.

9. Используйте электронные подписи для большей безопасности и упрощения соблюдения требований

Можете ли вы подтвердить подлинность подписи на контракте или соглашении с поставщиком с помощью электронной подписи? Ответ – громкое «да».

 

Электронные подписи могут устранить риск того, что документ был изменен, подписан неуполномоченным лицом или не подписан. Квалифицированная электронная подпись обычно имеет юридическую силу и соответствует современным требованиям безопасности.

 

Выбранная вами система управления документами должна включать возможности электронной подписи. Использование цифровых подписей вместе с автоматизированным рабочим процессом защитит ваш бизнес в случае возникновения проблем с законом, обслуживанием клиентов или соблюдением нормативных требований.

10. Оптимизация рабочих процессов утверждения с помощью автоматизации

Программное обеспечение для управления документами, которое включает опции рабочего процесса, может значительно сократить количество выполняемых вручную операций и время, необходимое для завершения процессов.

 

Рассмотрим следующий пример: отдел образования компании создает учебные документы, которые будут доступны всем сотрудникам. Перед тем, как каждое произведение может быть опубликовано, оно должно пройти следующий процесс:

• Содержание составлено экспертами в предметной области
• Сотрудник отдела образования создает черновик на основе плана
• Черновик просматривается кем-то другим на предмет точности и последовательности
• Черновик редактируется линейным редактором
• Окончательный проект отправляется в творческий отдел, чтобы добавить немного дизайнерского чутья и доработать документы перед публикацией

В любой момент этого процесса содержимое может перемещаться вверх или вниз по цепочке — проверка точности может обнаружить отсутствие содержимого и потребовать, например, вернуть документ автору для дополнительной работы.

 

Образовательная группа может использовать электронную почту или другой ручной процесс для отправки документов туда и обратно. Но это приводит к потере информации, нарушению сроков и потенциальному недопониманию. Рабочий процесс, встроенный прямо в систему управления документами, позволяет людям отправлять документы нужным людям или командам одним нажатием кнопки и гарантирует, что каждый может сразу увидеть, над чем ему нужно работать.

 

Независимо от того, имеете ли вы дело с заказами клиентов, счетами или любым другим типом документооборота, эти принципы применяются.

11. Создайте учетную запись для бесплатной пробной версии

Тестовый запуск программного обеспечения лучше любых обсуждений того, как оно работает в теории. Практический опыт работы с DocuWare Smart Document Control — отличное начало.

Получите лучшее представление об управлении документами, загрузив свои собственные документы и используя руководство DocuWare «Ваши первые шаги» и документацию базы знаний. Smart Document Control — это готовая к использованию облачная система управления документами с готовыми цифровыми картотеками, хранилищем документов, настройками общего доступа и многими другими функциями.

Часто задаваемые вопросы об управлении документами

Что входит в управление документами?

Управление документами как общий термин относится ко всем ресурсам, политикам и процессам, которые у вас есть для хранения, архивирования, доступа и обслуживания документов, необходимых для ведения вашего бизнеса.

Как выбрать систему управления документами?

Выбор системы управления документами зависит от целей и потребностей вашего бизнеса. Некоторые соображения включают:

 

Включено ли бесплатное управление рабочим процессом. Каждая компания работает на процессах. Автоматизированный рабочий процесс должен быть частью предложения по управлению документами, а не дорогостоящим дополнением.

При управлении рабочими процессами лица, принимающие решения, определяют правила обработки бизнес-процессов в компании и назначают задачи (и определяют заместителей в случае отсутствия сотрудника). Управление рабочим процессом также определяет, какие процессы запускают рабочий процесс; например, хранение входящей накладной или других документов.

 

Когда такие процессы, как управление заказами, адаптация сотрудников и утверждение счетов, разработаны с учетом ваших конкретных потребностей и автоматизированы для сокращения времени, потраченного впустую, вся ваша команда открывает новый уровень производительности.

 

Интеграция должна быть возможной без использования дорогостоящих соответствующих методов. Взаимодействие имеет значение. Автоматизация облачного офиса хороша настолько, насколько хороши люди, процессы и системы, которые она объединяет. Интеграция должна быть возможна через API на основе REST. Облачные службы должны иметь возможность легко взаимодействовать с другими облачными службами и локальным программным обеспечением, если это необходимо. Запатентованные методы, требующие значительных профессиональных услуг, являются тревожным сигналом.