Понятие и значение документооборота в организации: Организация документооборота на предприятии и в организациях

Роль документооборота в Компании

Какое значение вы придаете документообороту на вашем предприятии?

Документооборот — один из важнейших компонентов, необходимый для построения системы бизнеса. Выстраивание эффективного документооборота необходимо как для успешной работы бизнеса в целом, так и организации деятельности подразделений бизнеса и взаимодействия между ними.

Например, для организации работы профессионального отдела продаж необходимо до 27 ВИДОВ документов. Причем, не менее половины из них необходимо для того, чтобы отдел хотя бы начал нормально работать. При консалтинге по построению такого отдела продаж мы внедряем и передаем заказчику 61 такой документ. И это — минимум. Для сложных проектов количество документов серьезно возрастает.

Какова роль документооборота как управленческого инструмента?

Опять же проще ответить на конкретных примерах. Возьмем 27 видов документов, необходимых для организации работы профессионального отдела продаж. Часть этих документов используется для выстраивания работы с клиентами. Сюда входят стандарты работы менеджера по продажам: как звонить, как встречаться, как отвечать на каверзные вопросы клиента. Вторая часть используется для самоорганизации работы менеджера по продажам. Сюда относятся, например, «рабочий журнал» и «Анкета Клиента». Третья часть документов используется для выстраивания управления отделом продаж. Это, прежде всего, «Статистика коммерческой работы», «Прогноз продаж» и Приказ по оплате труда менеджеров по продажам.

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж!

Основных целей, которые достигаются благодаря использованию этого документооборота, три:

• А) обеспечение уровня ведения переговоров с клиентами не ниже заданного, приемлемого для компании;
• Б) обеспечение высокой интенсивности работы менеджеров по продажам при минимизации времени на управление продажами;
• В) обеспечение принципа, что клиент должен быть собственностью компании, а не менеджера по продажам, который с ним работал. Из этого следует принцип абсолютной стандартизации документооборота. И запрещение записей контактов на клиентов куда либо, кроме стандартных форм. Все контакты должны записываться в стандартизованные «длинные списки», «рабочие журналы», «Анкеты Клиента», «Досье Клиента» и в компьютерную базу Клиентов (CRM). А записывать контакты клиента в личные записные книжки и ежедневники ЗАПРЕЩЕНО (is forbidden).

Как любой нормальный коммерсант, я ненавижу рутину и бумажки. И именно по указанным выше причинам я постоянно разрабатываю и использую технологии и стандарты продаж, контрольные и отчетные формы. Я постоянно занимаюсь этим последние 14 лет. И тоже самое делают мои руководители.

Используете ли государственные делопроизводственные стандарты и методические разработки в сфере документоведения?

Не используем.

Какую роль в оптимизации управления играет электронный документооборот?

Электронный документооборот важен, но полностью на него полагаться нельзя. Компьютеры, бумаги и тем более люди не являются ни 100%, ни даже 50% надежными.

Какие критерии выбора систем электронного документооборота вы используете?

Как можно проще, как можно надежнее, и только самое необходимое. Мы исповедуем принцип: «Все, что нужно — просто. А все, что сложно — то не нужно».

Должен ли документооборот на предприятии в перспективе целиком стать безбумажным?

Ни в коем случае. Это никогда не будет достаточно надежно. Учтите еще риски, связанные с неожиданным наездом проверяющих органов. Кстати, копии компьютерных баз данных и ключевых документов имеет смысл хранить все офиса.

Какие типичные ошибки в организации документооборота и делопроизводства совершают руководители?

Их много. Назову две типовые, достаточно серьезные и «попадущие» ошибки:

А) руководитель заставляет подчиненных заполнять формы, которые сроду не заполнял сам.
Б) переусложнение отчетных форм. Нужно уметь разработать отчетную форму, а потом максимально упростить ее. Отсечь все лишнее, как делал Микеланджело с глыбой мрамора.

© Константин Бакшт, генеральный директор «Baksht Consulting Group».

Лучший способ быстро освоить и внедрить технологию построения отдела продаж — посетить тренинг К. Бакшта по управлению продажами «Система продаж».

Проведите экспресс-аудит отдела продаж самостоятельно по 23 критериям и определите точки роста продаж.

Твитнуть

Поделиться

Поделиться

Отправить

Вам будет интересно

Организация и ведение документооборота, его основные этапы Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

1

УДК 519.2:303.732.4

08.00.00 Экономические науки

ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА, ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ

Жминько Надежда Сергеевна

к.э.н., старший преподаватель кафедры теории

бухгалтерского учета

РИНЦ SPIN код = 2535-1307

РИНЦ Author ID=736486

Васильев Вячеслав Павлович ассистент кафедры теории бухгалтерского учета

Тритяк Юлия Александровна студентка учетно-финансового факультета Кубанский государственный аграрный университет, Краснодар, Россия

В данной статье рассматривается актуальная в нынешнее время тема организации документооборота, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами оказывает влияние на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От профессионального ведения документации во многом зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно и грамотно организованный документооборот в организации усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета. Поэтому принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности, способствовать выявлению скрытых резервов. Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания и условий хозяйствования. sub-faculty

Tritjak Julija Aleksandrovna student of the Financial faculty Kuban State Agrarian University,

Krasnodar, Russia

The topic of document circulation is viewed in this article and is considered significant as the success of any organization depends on the correct choice of technology. In modern conditions the work with documents should be improved to reach high management efficiency since every management decision is always based on service documents.

The organization of work with documents affects the performance of the administrative staff and work culture of managers. The success of management activities in whole is largely dependent on the way of maintaining documentation. Properly organized document circulation strengthens control functions of accounting, accelerates the drawing up of accounting reports and increases the efficiency of accounting. Therefore, the accepted system of documenting should reflect the sufficiency of all the economic activities of an organization and facilitate the identification of hidden reserves. The reflection of economic activities should be based not only on their legal form, but also on their economic content and business conditions. To organize document circulation means to develop forms of primary documents, accounting registers and reporting forms other than standardized, to create a schedule of document circulation, to determine the mechanism of taking documents to accounting and to choose the system of document processing and the order of storage. The documenting of business transactions is one of the distinguishing features of accounting as it allows monitoring economic processes. Thus, the importance of the proper document circulation is obvious because it plays an important role in every company. Its improvement and proper control allow getting the necessary information to make different kinds of management decisions, but its misuse leads to financial and criminal liability

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

2

бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Следовательно, важность правильного ведения документооборота объясняется тем, что документооборот играет важную роль в деятельности каждой организации.

Его усовершенствование и надлежащий контроль позволяют своевременно получать необходимую информацию для принятия различного рода решений. А неправильное его ведение влечет за собой не только финансовую, но и уголовную ответственность

Ключевые слова: ДОКУМЕНТООБОРОТ, ГРАФИК Keywords: DOCUMENT MANAGEMENT, ДОКУМЕНТООБОРОТА, ЭТАПЫ WORKFLOW SCHEDULE, WORKFLOW STEPS

ДОКУМЕНТООБОРОТА

Все хозяйственные операции, которые происходят в организации, необходимо оформить соответствующими документами. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение называется документооборотом [4]. Однако это не единственное определение данного термина, ведь многие авторы и ученые определяют процесс документооборота по-разному, стараясь раскрыть более точно, правильно и полно смысл этого процесса.

Так по определению, взятому из учебного пособия Сигидова Ю.И. и Трубилина А.И., движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив после записи в регистры бухгалтерского учета называется документооборотом [9]. В учебном пособии другого автора, Алексеевой Г.Н., представлено немного иное определение: движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом [2]. Подобных определений существует достаточно много, но сама суть процесса, излагаемая в них, остается неизменной.

Следует отметить, что тема организации документооборота в современных условиях имеет большую актуальность, поскольку от

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

3

правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованный документооборот внутри организации — залог успешной многолетней деятельности. Кроме того, действующим законодательством предусмотрены определенные требования к организации документооборота, несоблюдение которых может привести к неблагоприятным последствиям.

Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. В момент формирования аппарата управления разделяются обязанности между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции [4].

Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

4

должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Важным моментом является исключение дублирования подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Неудобна и неправильна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам [4].

Рациональная организация бухгалтерского учета включает планирование выполнения учетных работ. План организации учетных работ, составляемый главным бухгалтером, обеспечивает своевременное получение учетных данных, характеризующих результаты работы и позволяющих своевременно составлять и представлять бухгалтерскую и налоговую отчетность внутренним и внешним пользователям, а также внутреннюю отчетность для управленческих нужд [7].

Совокупность документов организации представляет собой единый документопоток, который действует при соблюдении определенных правил. Их соблюдение способствует непрерывной работе предприятия.

В общей массе документов организации можно выделить три основные группы:

— внутренние, используемые при решении внутренних проблем и задач организации;

— исходящие, создаваемые для передачи информации пользователям, заинтересованным в ее получении;

— входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц

[1].

Для каждой группы документов определены виды работ (операций), обязательных к исполнению. Последовательность осуществления

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

5

операций позволяет всесторонне рассмотреть, согласовать, утвердить и подписать документ. Нарушение данного процесса может привести не только к потере документом юридической силы, но и нанести экономический ущерб, привести к сбою производства и т.д. От четкой организации документационного процесса зависит оперативность работы. Несвоевременность исполнения документов может сделать информацию неактуальной, а следовательно бесполезной.

Правильная организация документооборота дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной, как непосредственного исполнителя — конкретного работника, — так и руководителя. Задержка документа руководителем без обоснованной причины ставит в сложное зависимое положение исполнителя и задерживает окончание работы, тормозит весь процесс документооборота в целом.

Принятая в организации система документирования хозяйственных операций должна обеспечивать:

во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной жизни. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть отражен в первичном бухгалтерском документе, так как именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются

подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой — на их основании формируются бухгалтерская отчетность организации и сведения о ее финансовом состоянии, а также осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия [3];

во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Наиболее эффективно будет построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

6

оформления первичных учетных документов, и тем более при составлении синтетических учетных регистров, производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Для этого вводят в первичные учетные документы, учетные регистры специальные графы, содержащие контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет значительно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;

в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При документировании хозяйственных операций важное значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. В каждой организации периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, на изменение которых предприятие не имеет права или возможности;

в-четвертых, тождественность данных аналитического и

синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций следует разработать систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности необходимо распределить так, чтобы бухгалтеры вынуждены были проводить сверку данных, которые они формируют в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организовать эту работу должен непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

7

в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо достичь того, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций — одним сводным документом.

Стадии документооборота представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 — Основные этапы документооборота

На первом этапе на каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичный учетный документ в момент совершения факта хозяйственной или, если это не предоставляется возможным, непосредственно после его завершения. Определяется перечь лиц, выписывающих и оформляющих эти документы, а также сроки их оформления.

На втором этапе определяются лица, которые будут осуществлять проверку документов, а также количество, порядок и сроки их

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

8

представления. Проверка документов включает в себя формальную, арифметическую проверку и проверку по существу.

Формальную проверка документов осуществляет бухгалтер. Она состоит в том, что устанавливается правильность оформления документов с помощью контроля полноты заполнения всех реквизитов.

Арифметическая проверка проводится бухгалтером при помощи подсчета итогов, проверки правильности расчетных процедур.

Проверку по существу делает бухгалтер, и она состоит в установлении соответствия требованиям экономической и хозяйственной целесообразности совершенных операций.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке, которая состоит из следующих этапов: группировка,

таксировка, контировка и гашение.

Группировка — подготовка сводных данных по движению видов имущества и обязательств за отчетный период.

Таксировка — перевод натуральных показателей в стоимостное выражение. Таксировка документов заключается в умножении натуральных показателей (килограммов, тонн, штук) на цену за одну единицу натурального измерителя.

Контировка — указание номера счета, дебетуемого или

кредитуемого, по суммам, подлежащим отражению на счетах бухгалтерского учета. Этот этап обработки связан с отражением хозяйственных фактов данных в документе на счетах бухгалтерского учета путем двойной записи.

Гашение — проставление на документах, относящихся к кассовым операциям, штампов или надписи от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты [5].

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

9

После бухгалтерской обработки первичных документов их данные должны быть зарегистрированы в специальных учетных таблицах и отражены в определенной последовательности.

Окончательным этапом документооборота является хранение первичных документов. Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет по истечении определенного периода времени контролировать предпринимательскую деятельность организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных органов. Соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключенным с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон [6].

Ответственность за организацию документооборота несет главный бухгалтер организации.

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации [4].

При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота. К ним относятся:

1. Полнота и своевременность отражения всех фактов хозяйственной жизни при устранении излишнего дублирования.

2. Устранение ненужных инстанций при прохождении документов у руководителей, специалистов, счетных работников.

3. Осуществление контроля над законностью фактов хозяйственной жизни и сохранностью имущества.

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

10

4. Обеспечение своевременного составления необходимой

отчетности [8].

В графике документооборота (таблица 1) определяется

последовательность движения первичных документов, т. е. определяется, кто и в каком порядке составляет документы, куда и в какие сроки они передаются, какие учетные записи выполняются по данным этих документов, где и в течение какого срока они должны храниться после использования в соответствии с назначением. Разработанный главным бухгалтером и утвержденный приказом руководителя организации график документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации.

Таблица 1 — Пример графика документооборота товарной накладной

Г рафик документооборота Утвержден приказом №___от

Наименование документа Составление документа Обработка документа Передача в архив

Форма Количество экземпляров % 1 Р I С ё <5 Я Ответственный за оформление и исполнение Срок исполнения Ответственный за проверку и обработку Порядок представления Срок представления Исполнитель Срок исполнения Срок хранения Срок исполнения

Товарная накладная Г4 Й R % Уполномоченное лицо, МОЛ, бухгалтер по учету МПЗ В момент отпуска товаров Бухгалтер по учету МПЗ Ежедневно в конце рабочего дня В день составления, до 3 числа после отчетного месяца Бухгалтер по учету МПЗ В течение 1 рабочего дня после получения, до 8 числа после отчетного месяца 5 лет По окончании отчетного года

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

11

Каждая организация разрабатывает данный график самостоятельно, так как не существует единой официальной схемы. Однако его отсутствие не влечет за собой административной или финансовой ответственности, хотя значительно усложняет работу сотрудников бухгалтерии и приводит к возникновению проблемных ситуаций.

Стоит отметить, что при составлении графика документооборота необходимо учитывать следующую информацию: номер формы документа и его наименование; количество экземпляров; срок исполнения; сроки передачи в бухгалтерию другими подразделениями; сроки архивного хранения; примечания [6].

После составления графика до каждого лица, участвующего в документообороте, доносятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию.

Приказом устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. А главный бухгалтер своим распоряжением обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке [10].

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Организация работы с документами или управление документацией — это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о том, что документооборот играет важную роль в деятельности каждой организации. Его усовершенствование и надлежащий контроль позволяют своевременно

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

12

получать необходимую информацию для принятия различного рода решений. А неправильное его ведение влечет за собой не только финансовую, но и уголовную ответственность.

Список литературы:

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп. -М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2002. — 192 с.

2. Алексеева Г.Н. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2004. 164 с.

3. Бархатнова А. — Сроки хранения документов и последствия их утраты /Финансовая газета. — 2004. — 44 с.

4. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. — Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. -71 с.

5. Елгина Е.Б. Первичные документы. — М.: — Статус-кво, 2004. — 452с.

6. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 591 с.

7. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учета: учебник/ Поленова С.Н. -Электрон. текстовые данные. — М.: Дашков и К, 2013. — 464 с.

8. Сигидов Ю.И. Бухгалтерское дело: учеб. пособие / Ю.И. Сигидов, А.И. Трубилин, И. А. Заболотная. — изд. 2-е перераб. и доп. — Краснодар: Кубанский ГАУ, 2013. — 540 с.

9. Сигидов Ю.И, Трубилин А.И. / Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие/ Ю.И. Сигидов, А.И. Трубилин. — 3-е изд., перераб. и доп. — Краснодар: КубГАУ, 2013. -521 с.

10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. — М.: Изд-во «ПРИОР», 5-е изд., доп. и перераб. — 2000. — 144 с.

11. Баранов, А.В Сравнительная характеристика формирования показателей отчетности о прибылях и убытках в отечественной и зарубежной практике / А. В. Баранов, А.Е. Жминько // Международный бухгалтерский учет. 2007. № 8. С. 46-50.

12. Башкатов В. В. Учет и признание расходов по подбору персонала организации / В. В. Башкатов, А. С. Мельникова // Современный взгляд на будущее науки Сборник статей Международной научно-практической конференции. г. Уфа, Республика Башкортостан, 2014. — С. 20.

13. Бгане, Ю. К. «Пределы регулирующего влияния государства на развитие сферы потребительских услуг»/ Ю. К. Бгане, Стягун А.В., Хетагурова З.В.//Вестник Адыгейского государственного университета, № 1 (138), 2014. С. 27-32.

14. Бондаренко, С.В. Институциональный климат малого бизнеса России // С.В. Бондаренко, Т. И. Бондаренко // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2014. № 101. С. 13571366.

15. Бондаренко, С.В. Сравнительный анализ методик оценки

кредитоспособности заемщика / С.В. Бондаренко, Е.А. Сапрунова // Финансы и кредит. 2008. № 24 (312). С. 12-17.

16. Васильев В. П. Оценка экономической устойчивости сельскохозяйственных организаций / В.П. Васильев // Исследование инновационного потенциала общества и формирование направлений его стратегического развития материалы III

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

13

Международной научно-практической конференции. Юго-Западный государственный университет, редколлегия: редколлегия: Горохов А. А. (ответственный редактор) и др.. — Курск, 2013. — С. 82-84.

17. Васильев В.П. Экономическая устойчивость сельскохозяйственных организаций на Кубани: состояние, проблемы обеспечения / В.П. Васильев // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. — 2014. — № 96. — С. 857-866.

18. Васильева Н. К. Анализ устойчивости продовольственной безопасности в регионах юга России / Н.К. Васильева, С.М. Резниченко, В.П. Васильев // Труды Кубанского государственного аграрного университета. — 2012. — № 35. — С. 14-20.

19. Ворокова, Н.Х. Современные проблемы анализа рынка труда в России / Н.Х. Ворокова, А.Е. Жминько, Н.С. Жминько // Научное обозрение. 2015. № 2. С. 282-284.

20. Горелова, Г.В. Моделирование рынка труда: комплексный подход / Г.В. Горелова, А. Е. Жминько, А. М. Ляховецкий // Вестник Адыгейского государственного университета. Серия 5: Экономика. 2012. № 3 (104). С. 188-195.

21. Жминько А.Е. Сущность и экономическое содержание прибыли // Экономический анализ: теория и практика. 2008. № 7. С. 60-64

22. Жминько А.Е. Сущность производственных запасов, как оборотных активов организации / А.Е. Жминько, Т.А. Литвинова // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2014. № 99. С. 813-818.

23. Жминько Н.С. Основные теоретические подходы к аспекту прогнозирования финансового состояния хозяйствующих субъектов / Н.С. Жминько, И.С. Сафонов // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. — 2014. — № 97. — С. 985-996.

24. Жминько, А.Е. Аспекты когнитивного моделирования рынка труда / А.Е. Жминько, Г.В. Горелова, А.М. Ляховецкий // kybernetika. 2013. № 9. С. 26.

25. Жминько, А.Е. Международная практика учета запасов / А.Е. Жминько, Т.А. Литвинова // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2014. № 99. С. 1052-1061.

26. Жминько, Н.С. Состав и условия функционирования организаций сельскохозяйственной отрасли экономики краснодарского края / Н.С. Жминько, Е.В. Левченко // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2015. № 106. С. 988-999.

27. Кацко, И. А. Моделирование поведения субъекта на региональном рынке труда / И.А. Кацко, А.М. Ляховецкий, А.Е. Жминько // Труды Кубанского государственного аграрного университета. 2013. № 43. С. 19-24.

28. Кацко, И.А. Элементы теории многокритериальных решений в системных исследованиях / И.А. Кацко, Д.А. Крепышев, А.Е. Сенникова // Труды Кубанского государственного аграрного университета. 2011. № 32. С. 7-13.

29. Колесников, М. В. Адаптивная идентификация трендов развития сложных социально-экономических процессов / М.В. Колесников, А.М. Ляховецкий, А.Е. Сенникова // Вестник Университета (Государственный университет управления). 2012. № 14-1. С. 164-167.

30. Кучеренко С.А. Достоверная оценка финансового состояния, как фактор экономической безопасности субъектов сельского хозяйства / С.А. Кучеренко С.А., Жминько Н. С. // В сборнике: Наука, образование, общество: тенденции и перспективы Сборник научных трудов по материалам Международной научнопрактической конференции: в 5 частях. ООО «АР-Консалт». Москва, 2014. С. 13-16.

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

14

31. Кучеренко, С. А. Прогнозирование банкротства сельскохозяйственных организаций, монография / С. А. Кучеренко. — Краснодар: КубГАУ, 2010. — 2018 с.

32. Ляховецкий А.М. Оценка ресурсного потенциала на основе

эконометрического моделирования / А.М. Ляховецкий, А.Е. Сенникова, М.В. Колесников // Труды Кубанского государственного аграрного университета. 2012. № 37. С. 40-44.

33. Мельник, М. В. Экономический анализ в аудите: учеб. пособие / М. В. Мельник, В. Г. Когденко. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. — 543 с.

34. Сапрунова Е. А. Устойчивость развития аграрного сектора экономики в условиях риска / Е.А. Сапрунова, В.П. Васильев // АПК: Экономика, управление. -2012. — № 10. — С. 46-52.

35. Сигидов Ю.И. Сущность и инструменты налогового планирования в сельскохозяйственных организациях / Ю.И. Сигидов, З.И. Кругляк // Управленческий учет. — 2008. — № 10. — С. 84-92.

36. Сигидов, Ю. И. Теоретико-методологические основы дискриминантнорейтингового анализа финансового состояния хозяйствующего субъекта / Ю.И. Сигидов, Н.С. Жминько // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2014. № 98. С. 1072-1081

References

1. Andreeva V.I. Deloproizvodstvo: Prakt. posobie: 8-e izd., pererab. i dop. — M.: ZAO «Biznes-shkola “Intel-Sintez”», 2002. — 192 s.

2. Alekseeva G.N. Teorija buhgalterskogo ucheta: Uchebnoe posobie. Tambov: Izd-vo Tamb. gos. tehn. un-ta, 2004. 164 s.

3. Barhatnova A. — Sroki hranenija dokumentov i posledstvija ih utraty /Finansovaja gazeta. — 2004. — 44 s.

4. Deloproizvodstvo i dokumentooborot: Uchebnoe posobie (dlja studentov jekonomicheskogo fakul’teta) / Sost. T.V. Siganova. — Omsk: Omsk. gos. un-t, 2004. — 71 s.

5. Elgina E.B. Pervichnye dokumenty. — M.: — Status-kvo, 2004. — 452s.

6. Kudrjaev V.A. Organizacija raboty s dokumentami: Uchebnik / V.A. Kudrjaev i dr. — M.: INFRA-M, 2002. — 591 s.

7. Polenova S.N. Teorija buhgalterskogo ucheta: uchebnik/ Polenova S.N. -Jelektron. tekstovye dannye. — M.: Dashkov i K, 2013. — 464 s.

8. Sigidov Ju.I. Buhgalterskoe delo: ucheb. posobie / Ju.I. Sigidov, A.I. Trubilin, I. A. Zabolotnaja. — izd. 2-e pererab. i dop. — Krasnodar: Kubanskij GAU, 2013. — 540 s.

9. Sigidov Ju.I, Trubilin A.I. / Teorija buhgalterskogo ucheta: ucheb. posobie/ Ju.I. Sigidov, A.I. Trubilin. — 3-e izd., pererab. i dop. — Krasnodar: KubGAU, 2013. — 521 s.

10. Stenjukov M.V. Dokumenty. Deloproizvodstvo. — M.: Izd-vo «PRIOR», 5-e izd., dop. i pererab. — 2000. — 144 s.

11. Baranov, A.V Sravnitel’naja harakteristika formirovanija pokazatelej otchetnosti o pribyljah i ubytkah v otechestvennoj i zarubezhnoj praktike / A.V. Baranov, A.E. Zhmin’ko // Mezhdunarodnyj buhgalterskij uchet. 2007. № 8. S. 46-50.

12. Bashkatov V.V. Uchet i priznanie rashodov po podboru personala organizacii / V.V. Bashkatov, A.S. Mel’nikova // Sovremennyj vzgljad na budushhee nauki Sbornik statej Mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii. g. Ufa, Respublika Bashkortostan, 2014. — S. 20.

13. Bgane, Ju. K. «Predely regulirujushhego vlijanija gosudarstva na razvitie sfery potrebitel’skih uslug»/ Ju. K. Bgane, Stjagun A.V., Hetagurova Z.V.//Vestnik Adygejskogo gosudarstvennogo universiteta, № 1 (138), 2014. S. 27-32.

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

15

14. Bondarenko, S.V. Institucional’nyj klimat malogo biznesa Rossii // S.V. Bondarenko, T.I. Bondarenko // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2014. № 101. S. 1357-1366.

15. Bondarenko, S.V. Sravnitel’nyj analiz metodik ocenki kreditosposobnosti zaemshhika / S.V. Bondarenko, E.A. Saprunova // Finansy i kredit. 2008. № 24 (312). S. 1217.

16. Vasil’ev V.P. Ocenka jekonomicheskoj ustojchivosti sel’skohozjajstvennyh organizacij / V.P. Vasil’ev // Issledovanie innovacionnogo potenciala obshhestva i formirovanie napravlenij ego strategicheskogo razvitija materialy III Mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii. Jugo-Zapadnyj gosudarstvennyj universitet, redkollegija: redkollegija: Gorohov A.A. (otvetstvennyj redaktor) i dr.. — Kursk, 2013. — S. 82-84.

17. Vasil’ev V.P. Jekonomicheskaja ustojchivost’ sel’skohozjajstvennyh organizacij na Kubani: sostojanie, problemy obespechenija / V.P. Vasil’ev // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. — 2014. — № 96. — S. 857-866.

18. Vasil’eva N.K. Analiz ustojchivosti prodovol’stvennoj bezopasnosti v regionah juga Rossii / N.K. Vasil’eva, S.M. Reznichenko, V.P. Vasil’ev // Trudy Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. — 2012. — № 35. — S. 14-20.

19. Vorokova, N.H. Sovremennye problemy analiza rynka truda v Rossii / N.H. Vorokova, A.E. Zhmin’ko, N.S. Zhmin’ko // Nauchnoe obozrenie. 2015. № 2. S. 282-284.

20. Gorelova, G.V. Modelirovanie rynka truda: kompleksnyj podhod / G.V. Gorelova, A.E. Zhmin’ko, A.M. Ljahoveckij // Vestnik Adygejskogo gosudarstvennogo universiteta. Serija 5: Jekonomika. 2012. № 3 (104). S. 188-195.

21. Zhmin’ko A.E. Sushhnost’ i jekonomicheskoe soderzhanie pribyli // Jekonomicheskij analiz: teorija i praktika. 2008. № 7. S. 60-64

22. Zhmin’ko A.E. Sushhnost’ proizvodstvennyh zapasov, kak oborotnyh aktivov organizacii / A.E. Zhmin’ko, T.A. Litvinova // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2014. № 99. S. 813-818.

23. Zhmin’ko N.S. Osnovnye teoreticheskie podhody k aspektu prognozirovanija finansovogo sostojanija hozjajstvujushhih sub#ektov / N.S. Zhmin’ko, I.S. Safonov // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. — 2014. — № 97. — S. 985-996.

24. Zhmin’ko, A.E. Aspekty kognitivnogo modelirovanija rynka truda / A.E. Zhmin’ko, G.V. Gorelova, A.M. Ljahoveckij // kybernetika. 2013. № 9. S. 26.

25. Zhmin’ko, A.E. Mezhdunarodnaja praktika ucheta zapasov / A.E. Zhmin’ko, T.A. Litvinova // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2014. № 99. S. 1052-1061.

26. Zhmin’ko, N.S. Sostav i uslovija funkcionirovanija organizacij

sel’skohozjajstvennoj otrasli jekonomiki krasnodarskogo kraja / N.S. Zhmin’ko, E.V. Levchenko // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2015. № 106. S. 988-999.

27. Kacko, I.A. Modelirovanie povedenija sub#ekta na regional’nom rynke truda / I.A. Kacko, A.M. Ljahoveckij, A.E. Zhmin’ko // Trudy Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2013. № 43. S. 19-24.

28. Kacko, I.A. Jelementy teorii mnogokriterial’nyh reshenij v sistemnyh issledovanijah / I.A. Kacko, D.A. Krepyshev, A.E. Sennikova // Trudy Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2011. № 32. S. 7-13.

29. Kolesnikov, M.V. Adaptivnaja identifikacija trendov razvitija slozhnyh social’no-jekonomicheskih processov / M.V. Kolesnikov, A.M. Ljahoveckij, A.E. Sennikova // Vestnik Universiteta (Gosudarstvennyj universitet upravlenija). 2012. № 14-1. S. 164-167.

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

16

30. Kucherenko S.A. Dostovernaja ocenka finansovogo sostojanija, kak faktor jekonomicheskoj bezopasnosti sub#ektov sel’skogo hozjajstva / S.A. Kucherenko S.A., Zhmin’ko N.S. // V sbornike: Nauka, obrazovanie, obshhestvo: tendencii i perspektivy Sbornik nauchnyh trudov po materialam Mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii: v 5 chastjah. OOO «AR-Konsalt». Moskva, 2014. S. 13-16.

31. Kucherenko, S. A. Prognozirovanie bankrotstva sel’skohozjajstvennyh organizacij, monografija / S. A. Kucherenko. — Krasnodar: KubGAU, 2010. — 2018 s.

32. Ljahoveckij A.M. Ocenka resursnogo potenciala na osnove jekonometricheskogo modelirovanija / A.M. Ljahoveckij, A.E. Sennikova, M.V. Kolesnikov // Trudy Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2012. № 37. S. 40-44.

33. Mel’nik, M. V. Jekonomicheskij analiz v audite: ucheb. posobie / M. V. Mel’nik, V. G. Kogdenko. M.: JuNITI-DANA, 2007. — 543 s.

34. Saprunova E.A. Ustojchivost’ razvitija agrarnogo sektora jekonomiki v uslovijah riska / E.A. Saprunova, V.P. Vasil’ev // APK: Jekonomika, upravlenie. — 2012. — № 10. — S. 46-52.

35. Sigidov Ju.I. Sushhnost’ i instrumenty nalogovogo planirovanija v sel’skohozjajstvennyh organizacijah / Ju.I. Sigidov, Z.I. Krugljak // Upravlencheskij uchet. -2008. — № 10. — S. 84-92.

36. Sigidov, Ju.I. Teoretiko-metodologicheskie osnovy diskriminantno-rejtingovogo analiza finansovogo sostojanija hozjajstvujushhego sub#ekta / Ju.I. Sigidov, N.S. Zhmin’ko // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2014. № 98. S. 1072-1081

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Организация документооборота на предприятии (2) (Реферат)

Оглавление

Введение

1. Понятие документооборота

2. Общая структура документационного обеспечения управления

3. Классификация документов

4. Нормативная база делопроизводства

5. Автоматизация документооборота

6. Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»

Выводы и рекомендации

Заключение

Список использованной литературы

Приложение 1

Введение

Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ — это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен¹.Документация — это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.²Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения — организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

1. Понятие документооборота

Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные — связывают организации одного уровня

-вертикальные — нисходящие, восходящие — связывают организации различных уровней (восходящие — входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.Нисходящие — направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются³:

формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

своевременное предупреждение негативных явлений в финансово — хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

2. Общая структура документационного обеспечения управления

Управление любым предприятием — это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.1).

Рис.1. Схема документационного обеспечения управления

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело — это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот — это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Рис. 2. Документооборот на предприятии

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 2). В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 3).Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация — это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы — это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация — это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Рис. 3. Схема документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация — исполнение — согласование — утверждение — регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Понятие документооборота, его количественные и качественные характеристики

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также в производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для использования в рамках самой организации, так и корреспондентам вовне её.

Это предполагает наличие технологии обработки и преобразования информации поступающих документов в результатную информацию. Само понятие «технология» использовалось в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

Распространяя содержание этого понятия на документационное обеспечение управления (ДОУ) и учитывая специфику информационных процессов, на которых она основывается, определим технологию ДОУ как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

–технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

–технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;

–технологии введения документов в информационную базу данных организации исходя из ее внутренней структуры;

–технологии обработки документной информации и накопления документов;

–технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

 

I .ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Организация документооборота

Понятие документооборота, его количественные и качественные характеристики

Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались термином «документооборот». Исходя из установленного ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термина «Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело» и из того, что это определение не претерпело изменений за последние двадцать лет, следует, что полного тождества между понятиями «технология» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривая движение только отдельных документов, в то время, как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.

Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления, государства в целом. Но для нормативно-методической разработки необходимо выбрать базовый объект, обладающий полным набором технологических процессов с одной стороны, и быть достаточно простым для описания этих процессов. Основываясь на этом критерии, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривает в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Документооборот в организациях состоит из потока документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и другими.

Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы – потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников-авторов и заканчивается у других сотрудников-исполнителей. Так что в начале их путь – это путь отправляемых документов, а продолжение – путь получаемых документов.

Другой характеристикой документооборота может являться видовой состав документов, например: 

– распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;

– акты и справки проведения вневедомственных проверок;

– статистическая отчетность;

– письма-запросы о деятельности организации;

– письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;

– материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и другие) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и так далее.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации. Критерии различий между группами документов могут быть и иными, но их поиск и выделение имеет смысл только при одном условии – существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

Как известно в настоящее время параллельно применяется несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошедшие времена, посылаются с официальными курьерами или фельдсвязью, передаются неофициальными посыльными «с оказией», пересылаются по почте, по телеграфу. Для передачи документной информации используются: телефон, факсимильные аппараты, компьютеры.

Если еще несколько лет назад подавляющее большинство документов поступало и обрабатывалось централизовано в специальном подразделении –экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался экспедиционной обработкой, то в настоящее время все большее количество информации поступает непосредственно в структурные подразделения, конкретным сотрудникам на их персональные компьютеры. Сдерживающим фактором массового перехода к более быстрым способам пересылки корреспонденции в данном случае выступают не технические сложности, а скорее проблемы юридической силы корреспонденции.

Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.

В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько этапов:

–экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию и фиксация самого факта их поступления;

– предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

– организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;

– обработка исполненных и отправляемых документов.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных – зафиксировать сам факт (и время) поступления документов.

Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции достаточно традиционна, как правило не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками; поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделений. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.

При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения.

Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и др, отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 15.01.2007 10.35

При наличии в организации дежурных сотрудников получение документов от курьеров в нерабочее время должно входить в их обязанности, а вот проведение полной экспедиционной обработки поступающих документов может проводиться сразу по их получении или в первый рабочий день, исходя из характера деятельности организации, корреспондента и др. факторов.

До вскрытия корреспонденции должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота присланных материалов, механические повреждения. При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту.

Но инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов.

В экспедиции не вскрывается корреспонденция, имеющая гриф «лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям (профсоюзным, студенческим и другим). 

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожается, исключения делаются только в следующих случаях:

– в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

– в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

– если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «лично» не было;

– при желании взыскать с корреспондента доплату Почтовому ведомству.

6 правил ведения документооборота в организации

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначьте ответственного за прием и отправку документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.  

Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть –  от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

 

Организация документооборота — Курсовая работа

Основная часть (выдержка)

Организация документооборота

2.1 Организация работы с документами

Все документы организации представляют собой единый документопоток, который «рождается, живет и умирает» по своим законам. Все группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в орга-низации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную работу предприятия.

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. В общем массиве документов организации прослеживаются обособленно три группы: внутренние, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия, исходящие, создаваемые для передачи информации, и входящие, получаемые от сторонних организации и частных лиц [4].

Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласо-вание, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д.

От четкой организации документационного процесса зависит опе-ративность работы. Задержка исполнения документов может сделать ин-формацию неактуальной, а значит бесполезной.

Хорошая организация ДОУ дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной как непосредственного исполнителя – конкретного работника, — так и руководителя. Необоснованная задержка документа руководителем ставит в сложное зависимое положение испол-нителя и задерживает окончание работы.

Основные виды работ можно представить следующим образом (табл. 1).

Таблица 1 – Основные виды работ

Документирование

Операции

делопроизводства Внутренние документы Исходящие документы Входящие документы

Составление проекта документа обязательно обязательно не используется

Согласование проекта документа со специалистами возможно возможно не используется

Печать и проверка правильности оформ-ления документа обязательно обязательно не используется

Подписание, утвер-ждение документа руководителем обязательно обязательно не используется

его основные правила и этапы, цели и порядок действий

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот – это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

• Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
• Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
• Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
• Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

• Срок исполнения – он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
• Контролирующее лицо – его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

• список исполнителей, то есть составителей;
• срок исполнения;
• перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

• список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
• срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
• основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

• Первичная обработка. На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
  • обратный адрес есть только на нём;
  • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
  • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
  • на конверте имеются пометки отправителя.

  Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

• Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
• Регистрация. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
  • внутренняя;
  • входящая;
  • исходящая;
  • конфиденциальная;
  • коммерческая.

  Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

  • для внутренних и коммерческих — порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
  • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
• Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
  • фамилия и должность исполнителя;
  • сроки выполнения.

  Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

• Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
• Контроль выполнения. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
  • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
  • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
  • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

  Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

• Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
  В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.

Электронный документооборот

Технологии позволяют значительно сократить процесс приёма, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организации вводят электронный документооборот.

Чтобы воспользоваться этой возможностью, предприятие должно приобрести специальное программное обеспечение, а также ЭЦП.

Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП.

Он должен соответствовать следующим требованиям:

• создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
• может быть представлен в бумажной форме;
• содержит все обязательные атрибуты;
• имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

Что такое рабочий процесс? | Определение и руководство рабочих процессов

Определение рабочего процесса

A Workflow — это последовательность задач, которая обрабатывает набор данных. Рабочие процессы происходят во всех сферах бизнеса и индустрии. Каждый раз, когда данные передаются между людьми и / или системами, создается рабочий процесс. Рабочие процессы — это пути, которые описывают, как что-то переходит от отмены к выполнению или от сырого к обработке.

Типы рабочих процессов

Ниже приведены три типа рабочих процессов, которые вы можете использовать в своем бизнесе:

1. Рабочий процесс
2. Рабочий процесс
3. Рабочий процесс проекта

Рабочие процессы происходят во всем рабочем пространстве.Некоторые из них очень структурированы, а другие неструктурированы, но рабочие процессы существуют каждый раз, когда данные перемещаются от одной задачи к другой.

Давайте подробно рассмотрим каждый рабочий процесс.

Рабочий процесс

Рабочий процесс процесса возникает, когда набор задач предсказуем и повторяется. Это означает, что до того, как элемент начнет рабочий процесс, вы точно знаете, какой путь он должен пройти.

Рабочие процессы бизнес-процессов настроены так, чтобы обрабатывать неограниченное количество элементов, проходящих через них. Примером является рабочий процесс утверждения заявки на покупку.Как только он запускается, рабочий процесс задается с несколькими вариациями, и вы можете обрабатывать любое количество элементов в одном рабочем процессе.

Рабочий процесс

В рабочем процессе кейса вы не знаете путь, необходимый для завершения элемента в начале. Путь раскрывается по мере сбора большего количества данных. Билеты в службу поддержки и страховые претензии — хорошие примеры таких случаев. С самого начала неясно, как эти элементы будут обрабатываться; только после некоторого исследования путь откроется.

Подобно рабочим процессам, рабочие процессы кейсов могут обрабатывать любое количество элементов, хотя они зависят от человека или интеллектуального бота, чтобы определить правильный путь.

Рабочий процесс проекта

Проекты имеют структурированный путь, аналогичный процессам, но на этом пути может быть больше гибкости. Подумайте о выпуске новой версии вашего сайта. Вы можете с хорошей точностью спрогнозировать последовательность задач, необходимых для выполнения проекта.

Однако рабочий процесс проекта годится только для одного элемента. Еще один выпуск веб-сайта может не быть выполнен в течение длительного времени и вряд ли пойдет по тому же пути.

Большинство ресурсов, которые вы найдете в Интернете, относятся к рабочим процессам только в смысле рабочего процесса, но два других так же важны для рассмотрения, поскольку большая часть работы в офисе попадает в эти две категории.

Что такое рабочий процесс?

Если данные не перемещаются, у вас нет рабочего процесса. Например, если вы управляете списком несвязанных задач (выгуливать собаку, сходить в продуктовый магазин, забрать услуги химчистки), это не рабочий процесс, а управление задачами. Чтобы это был рабочий процесс, задачи должны быть связаны таким образом, чтобы стать частью чего-то большего.

Как я могу определить рабочие процессы вокруг себя?

Рабочие процессы прячутся во многих местах. Если у вас много писем, которые вы бездумно передаете по невидимой цепочке, это рабочий процесс.Если вы печатаете одну и ту же форму снова и снова, это рабочий процесс.

Если вы обнаружите, что обращаетесь к электронной таблице для организации динамических данных, это рабочий процесс. Если вы обнаружите, что ваша работа задерживается из-за того, что кто-то плохо выполняет свою работу, это рабочий процесс.

Вот пример рабочего процесса адаптации сотрудника.

Рабочие процессы и процессы — одно и то же?

Нет. Рабочие процессы описывают только последовательность задач. Процесс — это более широкий термин, который также включает данные, формы, отчеты и уведомления, необходимые для получения элемента от начала до конца в структурированной среде.

Например, рабочий процесс для заказов на поставку может выглядеть так: Инициатор => Утверждение менеджера => Обработка закупок. Но этот процесс также включает набор данных об утвержденных поставщиках на выбор, индивидуальный порядковый номер, присвоенный заказу на поставку, способ уведомления о закупках, доступный бюджет и многие другие факторы. Узнайте больше о рабочем процессе и процессе.

Рабочие процессы и контрольные списки — одно и то же?

Нет. Контрольный список — это элементарная версия рабочего процесса.Контрольные списки работают только для процессов и проектов, но часто не имеют возможности делиться ими между членами команды. Контрольные списки также затрудняют отслеживание элементов, которые необходимо вернуть на более раннюю стадию рабочего процесса.

Контрольные списки

плохо справляются с рабочими процессами, которые зависят от определенных данных. Например, если вы проводите маркетинговые кампании, но хотите следовать другому рабочему процессу в зависимости от того, какая платформа будет использоваться для распространения кампании, вам понадобится столько контрольных списков, сколько у вас есть платформ.В то время как с более сложным рабочим процессом вы можете обрабатывать все элементы в одном рабочем процессе.

Будьте осторожны, прежде чем выбирать инструмент рабочего процесса, который больше похож на автоматизированный контрольный список, поскольку вы быстро обнаружите ограничения в том, как он может обрабатывать ваши элементы.

Человеко-ориентированные и системно-ориентированные рабочие процессы

В рабочих процессах, ориентированных на человека, большинство задач поручаются людям. Это может потребовать утверждения данных, создания чего-то нового или перепроверки информации.

В рабочих процессах, ориентированных на систему, большинство задач выполняется машиной и практически не требует участия человека.Например, для создания финансового отчета рабочий процесс может запускаться в одно и то же время каждый месяц для сбора определенных данных из разных систем, их синтаксического анализа в отчет и отправки отчета по электронной почте всем заинтересованным сторонам. Система может выполнять все эти задачи.

Существуют также ориентированные на документы рабочие процессы, в которых весь рабочий процесс строится вокруг документа. Хороший пример — договор аренды офисного помещения.

Все, что происходит в рамках рабочего процесса, необходимо добавить или изменить в документе, и конечным результатом должен быть контракт, который правильно фиксирует все данные рабочего процесса, включая цифровые подписи.

Автоматические и ручные рабочие процессы

В ручном рабочем процессе человек отвечает за передачу каждого элемента из одной задачи в другую. Например, когда сотрудник заполняет заявление о возмещении, он должен отправить его своему руководителю по электронной почте для утверждения. После утверждения она должна отправить его по электронной почте в финансовый отдел.

Финансовый отдел должен войти в программу и запланировать платеж, а затем отправить сотруднику электронное письмо с сообщением о его завершении.

В автоматизированном рабочем процессе, когда человек выполняет задачу, он не несет ответственности за передачу данных следующей задаче.Рабочий процесс запрограммирован на это. Система управляет потоком задач, включая уведомления, сроки и напоминания.

В том же примере возмещения служащий может заполнить форму и нажать кнопку отправки. Это автоматически вызовет уведомление для менеджера, чтобы просмотреть его и нажать «Утвердить».

Это автоматически отправит его в финансовую группу для обработки или, если сумма достаточно мала, запустит задачу по деблокированию платежей и отправке автоматизированного электронного письма сотруднику.

Отслеживание элементов намного проще в автоматизированных рабочих процессах. Чтобы отслеживать элементы в ручном рабочем процессе, вы должны либо вручную обновить электронную таблицу, либо отправить множество сообщений и электронных писем, чтобы узнать статус. Автоматизированные рабочие процессы мгновенно покажут вам, где находится элемент в рабочем процессе.

Программное обеспечение

для автоматизации рабочих процессов имеет множество других преимуществ, в том числе:

• Устранение дублирующих задач
• Повышение эффективности
• Упрощение делегирования задач
• Сокращение времени обработки
• Обеспечивает лучшую видимость
• Установление ответственности

Как я могу создавать автоматизированные рабочие процессы и управлять ими?

Существует множество инструментов, которые оцифровывают ваши рабочие процессы, но вы действительно хотите найти такой, который можно максимально автоматизировать, чтобы помочь вам лучше управлять рабочим процессом.

Для автоматизации рабочих процессов вам потребуется программное обеспечение для управления рабочими процессами. Программное обеспечение для управления рабочим процессом позволит вам создать визуальное представление рабочего процесса, включая все условные задачи и исключения. Лучшие инструменты позволят вам создать надежную форму, которая будет служить носителем всех данных, необходимых для правильной обработки элемента.

Затем программа сама позаботится об автоматическом запуске рабочих процессов. Пользователь должен иметь возможность заполнить начальную форму, а программное обеспечение позаботится о перемещении элемента из одной задачи в другую, пока она не будет завершена.

Большая часть программного обеспечения для управления рабочими процессами ориентирована только на рабочие процессы (те, которые являются предсказуемыми и повторяющимися). Однако вам следует попытаться найти решение, которое также позволит вам обрабатывать рабочие процессы кейсов и рабочие процессы проектов с одной и той же платформы, а не использовать разные инструменты для всех этих ситуаций.

Организации, серьезно относящиеся к управлению рабочими процессами, обычно имеют центральное программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое каждый отдел может использовать для создания своих собственных рабочих процессов.

Попробуйте Kissflow

Если вы ищете способ организовать свои рабочие процессы и управлять ими, начните с Kissflow Workflow. Ему доверяют более 10 000 компаний, потому что он понимает рабочие процессы и позволяет вам управлять важными для вас вещами.

Определение рабочего процесса

Что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс описывает этапы бизнес-процесса, через которые часть работы проходит от начала до завершения; и как эти шаги могут быть выполнены и автоматизированы в соответствии с набором процедурных правил.Организации используют рабочий процесс для координации задач, повышения эффективности организации, повышения скорости реагирования и увеличения прибыльности. Рабочий процесс может быть последовательным, когда каждый шаг зависит от завершения предыдущего, или параллельным, когда несколько шагов происходят одновременно.

Ключевые выводы

• Рабочий процесс описывает этапы бизнес-процесса, через которые часть работы проходит от начала до завершения.
• Шесть сигм и тотальное управление качеством (TQM) — две популярные философии улучшения процессов, которые придерживаются компании.
• Большие данные помогли автоматизировать рабочие процессы за счет разработки систем искусственного интеллекта и машинного обучения.
Программное обеспечение и приложения
• Workflow помогают компаниям управлять проектами в разных командах, местах и ​​часовых поясах.

Понимание рабочего процесса

Концепция рабочего процесса была важна для изучения рациональной организации работы и оптимизации производственных или информационных процессов, чтобы избежать узких мест. После Второй мировой войны движение за качество разработало несколько теорий улучшения рабочих процессов, которые охватили более качественные концепции реинжиниринга бизнес-процессов.Эти принципы могут быть применены к линиям сборки автомобилей, заявке на получение кредита в банке или выпуску газеты.

Шесть сигм и тотальное управление качеством (TQM) — это две философии улучшения процессов, которые были приняты организациями по всему миру. TQM — это структурированный подход к общему управлению организацией, в котором внутренние руководящие принципы и стандарты процессов уменьшают количество ошибок. Цель «Шести сигм» — уменьшить количество дефектов за счет контроля качества.

Six Sigma делает упор на улучшение продолжительности цикла при одновременном сокращении производственных дефектов до уровня не более 3.4 случая на миллион единиц или событий. Другими словами, система — это способ работать быстрее с меньшим количеством ошибок.

Технологии рабочих процессов и большие данные

Технологии рабочего процесса и системы управления сегодня используются в самых разных отраслях, таких как финансы, здравоохранение, маркетинг и высшее образование. Они сыграли фундаментальную роль в разработке систем искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения, которые оказывают значительное влияние на корпоративные рабочие процессы в каждой отрасли благодаря своей способности обрабатывать большие данные и извлекать из них пользу.

Благодаря сбору и обмену данными в организации, а также внедрению аналитики системы управления корпоративными данными используются для устранения разрозненных хранилищ информации, оптимизации бизнес-процессов и автоматизации обработки данных. Это помогло соединить ранее разрозненные сектора и отрасли.

Финансы трансформируются за счет больших данных, которые используются как в торговых процессах, так и в рабочих процессах, связанных с соблюдением нормативных требований. Инвесторы получают доступ к потоку данных в режиме реального времени, создаваемому глобальной дигитализацией и социальными сетями, и экспериментируют с расширенной аналитикой данных и искусственным интеллектом, чтобы генерировать инвестиционные идеи — без когнитивных предубеждений — и управлять рисками.

Рабочий процесс в цифровую эпоху

Потребность в управлении проектами в разных командах, местах и ​​часовых поясах привела к огромному росту популярности приложений и программного обеспечения для рабочих процессов. Эта тенденция только усилилась в 2021 году, поскольку все больше компаний подключаются к своим сотрудникам удаленно во время пандемии коронавируса. Некоторые из наиболее популярных программ для управления рабочими процессами включают в себя Easynote, Trello, Monday.com и Accelo. Эти платформы позволяют легко создавать задачи и назначать их разным людям, одновременно управляя всем рабочим процессом с помощью панели управления, которая действует как центральный узел.Лучше всего то, что многие из этих платформ предоставляют бесплатный доступ к ключевым функциям, что снижает затраты для стартапов и малого бизнеса.

Что такое рабочий процесс? Простое руководство по началу работы | Процессная улица

Если вы посмотрите на определение рабочего процесса в Википедии, вы, вероятно, запутаетесь, как и я:

«Рабочий процесс состоит из согласованного и повторяемого шаблона деловой активности, обеспечиваемого систематической организацией ресурсов в процессы, которые преобразуют материалы, предоставляют услуги или обрабатывают информацию. Он может быть изображен как последовательность операций, объявленных как работа человека. или группа, организация персонала, или один или несколько простых или сложных механизмов.”

Попросту говоря…

Рабочие процессы — это способ, которым люди выполняют работу, и их можно проиллюстрировать как серию шагов, которые необходимо выполнить последовательно, на диаграмме или контрольном списке.

Думайте об этом буквально как о работе, переходящей от одного этапа к другому, будь то коллега, инструмент или другой процесс. Вы можете выполнить полный рабочий процесс в одиночку (например, написание, редактирование и публикацию сообщения в блоге) или в нем может участвовать несколько человек (например, выставить счет клиенту).

Вот пример схемы рабочего процесса:

Вот простой пример рабочего процесса, в котором задействовано несколько человек:

• Фрилансер создает счет и отправляет его своему клиенту
• Клиент отправляет счет в свой финансовый отдел
• Финансовый отдел утверждает счет и обрабатывает платеж

Рабочий процесс, который вы используете самостоятельно, может выглядеть примерно так:

• Написать сообщение в блоге
• SEO оптимизировать
• Проверка орфографии и грамматики
• Опубликовать

Часто в бизнесе рабочие процессы намного сложнее.Что-то вроде адаптации сотрудников может включать в себя несколько встреч, отчетов, задач и отделов. Именно на этом уровне их необходимо должным образом контролировать, управлять и оптимизировать, чтобы обеспечить их максимальную эффективность.

Другой способ отображения рабочего процесса — это контрольный список — простой набор инструкций, например:

В этом посте я расскажу, почему вам следует использовать рабочие процессы и их компоненты, и начать создавать свои собственные.

Почему вам следует тратить время на создание рабочих процессов?

Неудивительно, что истоки рабочих процессов восходят к Генри Ганту. Да, это тот же человек, который отвечает за диаграммы Ганта!

Промышленная революция стала катализатором для таких умных мыслителей, как Гант, к разработке эффективных способов организации рабочей силы. Владельцы бизнеса внезапно смогли мобилизовать огромную рабочую силу с помощью мощного оборудования, но им нужно было ответить на вопрос, прежде чем они точно узнают, как лучше всего использовать эту энергию:

Как наиболее эффективно выполнить эту работу?

Разбив этот вопрос, Гант пришел к выводу, что ему необходимо знать:

• Точное количество выполняемых работ
• Кто за что отвечает
• Время, затрачиваемое на выполнение каждой задачи

Отвечая на эти вопросы и структурируя ответы в виде диаграммы или процесса, вы получаете рабочий процесс.

Как гласит старая пословица, «вы не можете управлять тем, что не измеряете». Измеряя объем работы, который необходимо выполнить, вы можете определить, насколько оптимально она будет выполнена. В противном случае вы понятия не имеете, что происходит или где находится узкое место в деятельности вашей команды.

Как документировать рабочие процессы в вашем бизнесе

Вам необходимо тщательно изучить свои бизнес-процессы, прежде чем задокументировать их. Посмотрите этот выпуск нашего подкаста Tech Out Loud , чтобы узнать, как Ной Каган изучал и расширял свой 8-значный бизнес:
Tech Out Loud — единственный подкаст, который приносит вам самые впечатляющие сообщения в блогах от крупнейших имен в сфере технологий. прямо к ушам.

Вы также можете послушать этот подкаст на других платформах. Нажмите, чтобы увидеть полный список! Если вам понравился этот подкаст, подписывайтесь на новый выпуск каждую неделю.

Точно так же, как Гант начал с измерения активности персонала, вашей отправной точкой также должно быть представление о том, как выглядит каждый рабочий процесс в вашей компании.

Вы можете сделать это, наметив процесс, как описано в этом руководстве:

Идея состоит в том, чтобы провел встречи с вашей командой, чтобы узнать, как они работают, и создать рабочие процессы, которые они будут выполнять на .Если вы ведете небольшой бизнес или работаете удаленно, попросите их записать скринкаст — отличный вариант, потому что это точно и легко сделать.

Когда у вас будет достаточно информации, чтобы начать создавать свой первый формальный рабочий процесс, самое время перенести ее в шаблон в программном обеспечении рабочего процесса, таком как Process Street.

Создать шаблоны Process Street для рабочих процессов так же просто, как написать документ Word. И как только это будет сделано, вы сможете увидеть завершенную работу в виде контрольных списков на панели инструментов; один контрольный список для каждого рабочего процесса, запущенного сотрудником:

В приведенном выше примере вы можете увидеть рабочий процесс подключения клиента с тремя контрольными списками — по одному на каждый раз, когда клиент был подключен.

Process Street позволяет легко отслеживать активность рабочего процесса вашей команды, а затем оптимизировать любые узкие места или препятствия. Кроме того, документирование рабочих процессов обеспечит соответствие любым отраслевым нормам и упростит планирование управления рисками.

Создание рабочего процесса в Process Street

Process Street был создан, чтобы помочь предприятиям легко создавать рабочие процессы, затем выполнять их и создавать отчеты о ходе работы.

В этом разделе я проведу вас через первую часть: создание рабочего процесса.

Во-первых, вам нужно зарегистрироваться на Process Street и создать новый шаблон.

Нажмите «Новый пустой шаблон…», чтобы создать пустой шаблон рабочего процесса, который вы можете заполнить.

Назовите свой шаблон заголовком рабочего процесса. Например, «Рабочий процесс утверждения содержания».

В редакторе шаблонов вы увидите пустой список слева; это шаги (или задачи) вашего рабочего процесса. Заполните их грубыми шагами, которые вам или вашей команде необходимо будет выполнить.Подробная информация о каждом шаге будет добавлена ​​позже.

Пригласите свою команду на Process Street с помощью «Добавить участников…». Это позволяет вам распределить вашу команду по этапам, за которые они несут ответственность, и дать понять другим, какова общая картина рабочего процесса.

Когда вы напечатали свои шаги и назначили участников (необязательно), вы можете нажать «Сохранить изменения» и начать рабочий процесс.

На следующем экране вы заметите, что можете запустить контрольный список из шаблона.Нажмите «Выполнить контрольный список…», чтобы выполнить рабочий процесс.

Назовите контрольный список, чтобы отразить экземпляр рабочего процесса. Например, для рабочего процесса утверждения контента вы должны назвать этот контрольный список названием контента, который нужно одобрить.

По мере прохождения рабочего процесса вы можете отмечать задачи и оставлять комментарии, чтобы ваша команда всегда была в курсе.

Примеры рабочих процессов для вдохновения

Примеры являются ключевыми, чтобы лучше понять, что такое рабочий процесс.

Вот два из самых сложных рабочих процессов, которые когда-либо приходили в голову, и заканчивая простыми повседневными задачами.

Сборка коммерческих самолетов Boeing

Процесс изготовления самолета с нуля у Boeing просто потрясающий. Вряд ли каждый отдельный рабочий процесс будет таким сложным, но сам масштаб задачи, от начала до конца, потребует серьезных мыслей:

«Boeing Commercial Airplanes выполняет капитальную сборку всех самолетов 737 на своих заводах в США; однако запчасти для самолетов поставляются поставщиками со всего мира.

Сборка 737 — сложная работа. Работникам завода необходимо вывезти 367 000 деталей; равное количество болтов, заклепок и прочего крепежа; и 36 миль (58 километров) электрического провода; и сложите их вместе, чтобы получился самолет.

Фюзеляж или корпус самолета производится на заводе Boeing в Уичито, штат Канзас, на Среднем Западе Америки. На этом объекте сотрудники прикрепляют носовую часть фюзеляжа самолета к центральной и хвостовой части. Когда фюзеляж готов, его пристегивают ремнями к вагону для поездки на поезде протяженностью 2175 миль (3500 километров) через Соединенные Штаты… »

Принятие, редактирование и публикация гостевого поста

Вот более наглядный пример, который вам может пригодиться.

На Process Street мы часто получаем сообщения для гостей. Когда они принимаются, мы запускаем следующий контрольный список, чтобы все были на одной странице с прогрессом. Если вам нужны правки, вы даже можете добавить приглашенного автора в контрольный список и работать с ними таким образом.

Ваши следующие шаги с рабочими процессами

Как только вы получите общее представление о том, что такое рабочий процесс и как вы можете его использовать, вы откроете для себя гораздо больше возможностей.

С документированными рабочими процессами в программном обеспечении для управления бизнес-процессами, таком как Process Street, вы даже можете начать автоматизировать шаги — прочтите здесь полное руководство по этому поводу, а здесь — введение.

Вот что вы можете сделать дальше:

• Проведите мозговой штурм по рабочим процессам, которые вы и ваша команда используете
• Оптимизация рабочих процессов для исключения неэффективных шагов
• Создайте библиотеку процессов и рабочих процессов для перспективного развития вашего бизнеса
• Автоматизируйте утомительную работу, подключив Process Street к Zapier

Process Street может быть вашим программным обеспечением рабочего процесса, программным обеспечением стандартных рабочих процедур или программным обеспечением для адаптации.
Какой рабочий процесс вы хотите задокументировать в первую очередь и почему? Дай мне знать в комментариях!

Что такое рабочий процесс? Преимущества и примеры

Время чтения: около 7 минут

Автор: Lucid Content Team

Согласно Википедии, рабочий процесс «состоит из согласованной и повторяемой модели деловой активности, обеспечиваемой систематической организацией ресурсов в процессы, которые преобразуют материалы. , предоставлять услуги или обрабатывать информацию.«Возможно, Википедия имела в виду, проще говоря,« рабочий процесс определяет шаги, необходимые для выполнения работы ».

Бизнес-процесс — это повторяемый процесс, состоящий из серии задач, которые обычно необходимо выполнять в определенной последовательности. Думайте об этом как о работе, переходящей от одной стадии к другой, пока она не будет завершена.

Рабочие процессы полезны для обеспечения правильного выполнения важных процессов каждый раз. Например, вы можете определить рабочий процесс для приема на работу новых сотрудников, чтобы гарантировать, что все новые сотрудники получают информацию, политики и ресурсы, необходимые им для выполнения своей работы.

В этой статье мы объясним, почему вашему бизнесу нужны эффективные рабочие процессы, и покажем вам несколько примеров рабочих процессов, которые помогут вам начать работу. (Хотите просто перейти к примерам рабочих процессов? Вы их уже поняли.)

Шаблон потока бизнес-процессов (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Краткая история рабочих процессов процессов

Концепция рабочих процессов можно проследить до Фредерика Тейлора и Генри Гант, два инженера-механика в начале 20 века, которые стремились повысить эффективность производства.Их работа привела к исследованиям времени и движения, которые измеряют время, необходимое сотрудникам для выполнения задачи или серии задач, чтобы найти способы устранения избыточного или расточительного движения, тем самым определяя процесс, которому сотрудники должны следовать для выполнения своей работы как максимально эффективно.

Кроме того, Генри Гант создал диаграмму Ганта — гистограмму, используемую для визуального отслеживания задач и этапов в расписании проекта. Диаграммы Ганта десятилетиями использовались для управления крупными проектами, включая строительство плотины Гувера и системы межштатных автомагистралей.

Базовая диаграмма Ганта (Щелкните изображение, чтобы изменить его в соответствии с историей вашего проекта)

По мере роста промышленности и производства росли и кадры. Диаграмма Ганта помогла бизнес-менеджерам и владельцам найти наиболее методичные и оптимальные способы выполнения работы. Работая с диаграммами Ганта, менеджеры смогли понять и отследить:

• Какие задачи необходимо было выполнить
• Кто отвечал за каждую задачу
• Сколько времени требуется для выполнения каждой задачи

Понимание этой информации облегчило оптимизировать процессы и гарантировать, что нужные люди были назначены для правильных задач и чтобы было достаточно ресурсов для выполнения задачи.

Зачем вам нужны рабочие процессы?

Возможно, вы хорошо представляете, что вам нужно делать, чтобы выполнять свою работу, и можете сопротивляться привязанности к строгому процессу. Это понятно, потому что люди обычно не любят перемен. Часто люди зацикливаются на мысли, что то, что они делают, — лучший способ, потому что они всегда так поступали.

Тем не менее, неплохо было бы подумать о создании рабочего процесса для общих процедур, которые часто повторяются по следующим причинам.

Улучшение бизнес-операций

Определив конкретные шаги и последовательности, необходимые для выполнения задачи, вы можете улучшить бизнес-операции, гарантируя, что работа будет выполнена надлежащими людьми, в надлежащем порядке и в указанные сроки.

Рабочий процесс может быть разработан для одного человека или для группы людей, чьи роли и назначение зависят друг от друга для завершения проекта. Например, простой рабочий процесс может описывать процесс утверждения содержимого в руководстве по установке программного обеспечения:

1. Технический писатель документирует инструкции по установке на основе информации, полученной от экспертов в данной области.
2. Документ отправлен на рассмотрение профильным экспертам.
3. Автор вносит изменения, основанные на обзоре.
4. Документ отправлен на окончательное рассмотрение.
5. Документ утвержден или отклонен.
6. (Отклонено) Автор редактирует черновик и отправляет снова.
7. (Принято) Документ опубликован.

Записывать шаги — не совсем рабочий процесс, но это хорошее начало. Формализация и визуализация этих рабочих процессов, как в примере, показанном ниже, поможет другим понять эти процессы и сделает ваш бизнес более эффективным.Чуть позже мы покажем вам, как построить рабочий процесс.

Устранение избыточных процессов и действий

Начинающие компании обычно небольшие и имеют меньше процессов и действий, чем более зрелые предприятия. Использование диаграмм рабочих процессов и их обновление по мере роста компании может помочь вам легче обнаруживать избыточность и устранять потери, чем просто наблюдать и пытаться отслеживать рабочие процессы своими глазами.

Внедрение управления рабочим процессом в повседневную деятельность позволяет видеть всю операцию от начала до конца.И вам станет проще вносить изменения, чтобы улучшить рабочий процесс и избавиться от ненужных шагов, ролей и действий.

Сократите операционные расходы

Диаграмма рабочего процесса может помочь вам определить передовой опыт и оптимизировать бизнес-операции. Поскольку процессы упрощаются, а работа выполняется быстрее, вы можете обнаружить, что вам нужно меньше ресурсов для выполнения работы. Это может снизить ваши затраты по мере увеличения вашей прибыли, потому что вы по-прежнему можете достичь тех же целей и задач с меньшими ресурсами.

Быстро реагировать на вопросы или проблемы

Раньше, например, в 80-е, диаграммы рабочих процессов (или блок-схемы) рисовались на бумаге, если они вообще рисовались. Обновление этих диаграмм с учетом изменений в процессах было настоящей работой. Из-за этого некоторые предприятия были «настроены по-своему», были негибкими и медленно реагировали на меняющиеся рынки и растущие потребности клиентов.

По мере того, как экономика становилась все более глобальной, а компании выходили за пределы своих родных границ, становилось все более важным понимать бизнес-процессы и рабочие процессы, чтобы они могли оставаться актуальными на своих рынках.Но процесс создания диаграммы рабочего процесса все еще был очень утомительным и все еще оставался на бумаге, а это означало, что рабочие процессы могли очень быстро устареть после публикации и внедрения.

В 90-х годах было создано программное обеспечение для управления рабочим процессом, которое заменило бумажные схемы рабочего процесса электронными блок-схемами, которые можно было сохранить на компьютере и обновить несколькими щелчками мыши. К 2005 году программные системы управления рабочими процессами стали более надежными с добавлением инструментов моделирования и нотации бизнес-процессов (BPMN).

Перенос задач бизнес-процесса и бизнес-моделирования в программные системы значительно упростил менеджерам возможность вносить изменения в диаграмму и реагировать на изменения всего несколькими щелчками мыши.

Пример последовательности операций BPMN (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Автоматизация процессов

Рабочие процессы бизнес-процессов могут помочь вам увидеть места в вашей деятельности, которые можно автоматизировать. Например, процедуры обслуживания клиентов могут инициировать определенные действия, такие как электронные письма и специальные предложения, которые побудят клиентов совершить повторную покупку.Этот тип автоматизации может освободить продавцов, чтобы они могли сосредоточиться на поиске новых клиентов, и предоставить партнерам по обслуживанию клиентов возможность решать любые вопросы или проблемы, с которыми могут столкнуться клиенты.

Рабочий процесс может помочь вам увидеть, где автоматизировать простые задачи, такие как отправка рабочих элементов от одного сотрудника к другому в процессе, который требует, чтобы несколько человек выполняли определенные задачи в определенном порядке. Автоматизация упрощает анализ бизнес-операций, отслеживание тенденций, подготовку к рискам и планирование расширения.

Примеры рабочего процесса

Отображение рабочего процесса процесса не ограничивается определенными ролями или организациями внутри организации. Рабочие процессы могут быть полезны любому отделу, который заинтересован в максимально эффективном выполнении работы, включая разработку, маркетинг, производство, управление персоналом, продажи, ИТ и операции.

Когда вы регистрируете бесплатную учетную запись Lucidchart, вы можете схематизировать любой бизнес-процесс, процесс обработки данных и рабочий процесс, который вам нужен. Наша обширная библиотека шаблонов включает примеры рабочих процессов для процессов найма, управления ИТ-проектами, производственных потоков, обработки и квалификации потенциальных клиентов, процессов поддержки клиентов и многого другого.

Используйте приведенные ниже шаблоны в качестве отправной точки для определения собственных процессов и подпишитесь сегодня, чтобы получить еще больше шаблонов. Блок-схема процесса набора

(Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете) Процесс закупок системы управления ИТ-проектами (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете) Пример производственного процесса (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете) Обработка и квалификация потенциальных клиентов (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете) Поддержка Процесс (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете) Пример рабочего процесса контент-маркетинга (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Начало работы с Lucidchart

Шаблоны Lucidchart основаны на веб-технологиях и просты в использовании.Поскольку эти документы хранятся в облаке, к ним можно получить доступ из любого места и в любое время. Вы и члены вашей команды можете работать над одним и тем же документом одновременно из любой точки мира. Lucidchart обеспечивает совместную работу в режиме реального времени и способствует эффективной командной работе.

Посетите Lucidchart и зарегистрируйте бесплатную учетную запись, чтобы уже сегодня приступить к построению схем важных процессов.

Что такое рабочий процесс? | Примеры и определение рабочих процессов

В основе любого бизнеса лежат рабочие процессы.Независимо от того, выявляете ли вы их, отслеживаете и управляете ими или нет, они продвигают ваш бизнес вперед. Понимание рабочих процессов, управления рабочими процессами и потенциала каждого из них поможет вам обеспечить успех вашей организации. Ниже вы найдете ответы на такие вопросы, как , что такое рабочий процесс ? Какие есть примеры? И как вы ими управляете?

Как определить рабочий процесс?

Рабочий процесс — это последовательность шагов, связанных с обработкой данных. Это похоже на тесно связанную концепцию бизнес-процесса.Однако рабочие процессы специально сосредоточены на данных и часто управляются документами и отчетами. Кроме того, в отличие от процессов, рабочие процессы могут не повторяться (хотя это часто бывает).
Каждый тип организации и отрасли включает в себя рабочие процессы определенного типа. Они могут быть полностью человеческими, в основном управляемыми системой или где-то посередине. Каждый раз, когда данные передаются между двумя объектами, это, скорее всего, рабочий процесс.

Типы рабочих процессов

Существует несколько различных способов категоризации рабочих процессов.Однако их разбивка по повторяемости — отличный способ глубже взглянуть на рабочие процессы.

• Процесс: Процесс — это повторяемая последовательность шагов, используемых для продвижения бизнес-операций. В большинстве случаев это пересекается с рабочим процессом, создавая рабочий процесс. Эти рабочие процессы очень предсказуемы и имеют относительно согласованные входные и выходные данные. После начала рабочего процесса есть несколько вариантов, и их можно предсказать на основе входных данных.
• Дело: Рабочий процесс обращения противоположен рабочему процессу.Это серия задач, необходимых для обработки данных в разовой ситуации. Базовый рабочий процесс может несколько согласовываться между рабочими процессами. Однако входные данные могут сильно повлиять на выполняемые шаги. Например, проверка актива может быть рабочим процессом дела, потому что последующие шаги зависят от того, какая работа потребовалась для устранения проблем с активом.
• Проект: Рабочий процесс проекта находится где-то посередине между делом и процессом с точки зрения повторяемости. Каждый проект немного отличается.Однако рабочий процесс с данными примерно такой же и в некоторой степени предсказуем. Последующие шаги после ввода данных будут включать ветвление, но их все еще можно сопоставить с относительной легкостью.

Примеры рабочего процесса

В деловом мире существует множество рабочих процессов. Любая последовательность шагов, связанных с обработкой данных, — это рабочий процесс. Ниже приведены некоторые реальные примеры рабочих процессов:

• Осмотр оборудования: Рабочий процесс начинается с того, что технический специалист открывает документ контрольного списка осмотра.Затем он или она выполняет включенные шаги, заполняя отчет о проверке в процессе. Отчет передается соответствующим менеджерам. Сюда может входить руководитель инспектора, а также любой, кто отвечает за последующие действия. Дальнейшие действия зависят от результатов проверки. При необходимости можно запланировать необходимый ремонт и техническое обслуживание.
• Отчетность о производительности: Этот рабочий процесс может быть периодическим или постоянным, в зависимости от потребностей организации. Данные о производительности могут быть автоматически собраны из систем, используемых соответствующей командой.Затем эти данные могут быть скомпилированы в отчет для просмотра менеджером. Этот рабочий процесс — повторяющийся процесс, который в основном управляется программным обеспечением.
• Адаптация члена команды: Адаптация нового члена команды — это обычный рабочий процесс. Все начинается с отправки форм новому сотруднику и руководителю. Они дополняются соответствующей информацией о сотруднике и его или ее занятости. Затем эта информация обрабатывается человеческими ресурсами. Когда все будет готово, другие команды, например юридические и ИТ-отделы, смогут продолжить работу.

Что такое управление рабочим процессом?

Как и всеми аспектами бизнес-операций, рабочими процессами можно и нужно управлять. Если вы не управляете своими рабочими процессами, они, скорее всего, происходят полностью органически, что может привести к неэффективности и ошибкам. К счастью, начать управление рабочим процессом довольно просто.

Начните с составления схемы ваших рабочих процессов. Это можно сделать в несколько этапов блок-схемы. Однако таким образом может быть сложно полностью отобразить рабочие процессы кейсов.Рассмотрим более информативную диаграмму, которая отображает известные ветви и результаты, но также признает, что рабочий процесс может отличаться в некоторых случаях.
Используя сопоставленные рабочие процессы, создайте документацию, описывающую, как выполнять каждый рабочий процесс. В идеале кто-то должен иметь возможность присоединиться к вашей команде и понимать большую часть, если не все рабочие процессы, просто подготовив документацию.

Рабочие процессы часто можно упростить и улучшить с помощью программного обеспечения. В частности, программное обеспечение полезно для реализации автоматизации и правил.

Что такое автоматизация рабочего процесса?

Автоматизация рабочего процесса — это когда вы используете технологию для автоматизации части или всего рабочего процесса. У большей автоматизации есть много преимуществ. Во-первых, как правило, компьютерные системы могут выполнять больше работы за меньшее время. Кроме того, человек, который раньше выполнял эту работу, может сосредоточиться на других задачах, которые, возможно, будет не так легко автоматизировать.

Например, если ваш рабочий процесс создает данные, которые необходимо проверить финансовой группе, автоматизированный рабочий процесс может создать отчет и запустить автоматические тесты для проверки проблемных областей.Затем кому-то из финансового отдела просто нужно проверить отчет и принять на его основании решения. Это экономит время на сбор, организацию и анализ данных. Вместо этого работник может сосредоточиться на принятии решений и решении проблем.

У автоматизации есть и другие преимущества. Одним из наиболее значимых является повышение прозрачности. Поскольку система содержит все данные рабочего процесса, соответствующий персонал может иметь доступ, когда ему это нужно. И наоборот, если последняя версия данных лежит на чьем-то столе, прозрачность значительно снизится.Точно так же программное обеспечение для рабочих процессов также улучшает подотчетность.

Иногда автоматизация рабочего процесса так же проста, как автоматическая доставка документа предполагаемому получателю. Это полезно, например, если рабочий процесс включает в себя цепочку согласований. В других случаях система может принимать исходные данные от одного пользователя и производить анализ, который будет просматриваться другим пользователем. Например, он может объединить данные инспекции объекта в отчет, охватывающий несколько объектов и / или основных фондов.Отсутствие необходимости в составлении этого отчета человеком экономит время и деньги.

Что такое правила рабочего процесса?

Когда вы документируете свои рабочие процессы, вы можете подумать о правилах, которые будут ими управлять. Это может охватывать все, от того, у кого есть разрешение на доступ к данным, до тех, кому необходимо утвердить решение, прежде чем двигаться дальше. По сути, правила рабочего процесса — это параметры, которые направляют и контролируют ваши рабочие процессы.

Их легче установить, если у вас есть высококачественное программное обеспечение, помогающее управлять рабочим процессом.Программное обеспечение по своей сути основано на правилах. Пользователи не могут делать ничего, что не разрешено системой (кроме ошибок). Следовательно, построение рабочих процессов вашей организации на правильном программном обеспечении может помочь вам получить больший контроль над обработкой данных.

Большая часть программного обеспечения для рабочих процессов может применять правила к предсказуемым и повторяющимся рабочим процессам. Однако некоторые могут применять правила и автоматизацию и к рабочим процессам дела. Подбор подходящего программного обеспечения для вашей организации и обеспечение успеха

Повысьте эффективность документооборота с помощью Fluix

Fluix — это решение для автоматизации документооборота.Он предоставляет организациям, подобным вашей, инструменты, необходимые для выявления, управления и автоматизации рабочих процессов. С помощью Fluix вы можете поручить членам команды на местах создавать документы, которые используются в бэк-офисе. Вы можете обеспечить большую точность в своей работе по аудиту и соблюдению нормативных требований. Короче говоря, вы можете ускорить и улучшить обработку данных в своем бизнесе.

Узнайте больше о Fluix и его функциях сегодня. Когда вы будете готовы, начните работу и воспользуйтесь бесплатной пробной версией, чтобы оценить, подходит ли вам Fluix.

Что такое управление рабочим процессом? | Определение, примеры и преимущества

Управление рабочими процессами — это проверенная дисциплина, которая помогает успешным организациям эффективно управлять своими рабочими процессами уже более века. Тем не менее, в последние годы он привлек к себе повышенное внимание после распространения инновационных систем, которые упрощают автоматизацию задач для организаций.

В 2019 году рынок автоматизации рабочих процессов достиг 8,07 миллиарда долларов и, по прогнозам, достигнет 39 долларов.49 миллиардов к 2027 году, при этом среднегодовой темп роста в период с 2020 по 2027 год составит 23,68%.

Что такое управление рабочим процессом?

Рабочий процесс — это последовательность задач, которые являются частью некоторой более крупной задачи. Рабочий процесс предназначен для достижения заранее определенной бизнес-цели. Организации используют управление рабочим процессом для достижения лучших результатов на основе определенного набора целей.

Многие организации используют системы документооборота для автоматизации задач в сочетании с принципами управления. Помимо автоматизации задач, системы управления рабочими процессами помогают заинтересованным сторонам легко отображать рабочие процессы для выявления повторяющихся задач, узких мест и возможностей для улучшения.

Gartner делит управление рабочим процессом на две взаимосвязанные категории:

1. Внутренняя и внешняя интеграция процессов . Подход, который предусматривает «определение бизнес-процессов, охватывающих приложения», и «обычно требует стандартной коммерческой среды разработки рабочих процессов».
2. Автоматизированные события или процессы . Подход, который «позволяет выполнять автоматизированные задачи…».

Преимущества управления рабочим процессом

Workflow Management предлагает организациям во всех отраслях широкий спектр преимуществ, в том числе:

Расширенное сотрудничество

Управление рабочим процессом устанавливает четкие каналы связи.Сотрудники знают, куда обращаться за ответами. Более того, система управления рабочим процессом обеспечивает связь и доступ к данным в режиме реального времени в рамках всей организации, что приводит к более совместной рабочей среде и превосходному обслуживанию клиентов.

Повышенное соответствие

Рабочий процесс включает в себя множество движущихся частей. Для организаций, которые продолжают полагаться на ручные процессы, обеспечение их соответствия может оказаться сложной задачей. С помощью управления рабочими процессами организации могут улучшить соблюдение нормативных требований, оптимизируя процессы, уменьшая количество человеческих ошибок за счет автоматизации и повышая подотчетность.

Большая прозрачность

Совместное использование рабочих процессов с сотрудниками помогает им понять, какие задачи включены в процесс, кто отвечает за их выполнение и каковы следующие шаги. Такой уровень прозрачности повышает моральный дух и удовлетворенность работой, что также может повысить производительность.

Снижение затрат

Пандемия привела к повсеместным мерам по сокращению расходов, которые сохранятся в течение некоторого времени. Компания «Делойт» называет эти широко распространенные меры по сокращению расходов на COVID-19 «Сохранение и процветание», отмечая, что пандемия пролила «дополнительный свет на рычаг талантов» и ускорила ключевые действия по преобразованию, такие как автоматизация и удаленная работа, которые могут помочь компании процветают, как только вирус будет локализован и возникнет новая норма.”

Управление рабочим процессом играет важную роль в сокращении затрат. Организации могут внедрять технологии автоматизации для оптимизации рабочих процессов и повышения операционной гибкости за счет тщательного планирования.

Общие примеры

Существует потенциально неограниченное количество вариантов использования для управления рабочим процессом. Ниже приведены два примера, которые могут дать вам лучшее представление о возможных возможностях:

Прием на работу сотрудников

Адаптация сотрудников — это трудоемкий, но важный процесс для многих организаций.Эффективный процесс адаптации играет решающую роль в обеспечении удержания новых сотрудников. Первоначальные задачи в рабочем процессе адаптации включают значительный объем внутренних и внешних коммуникаций. Благодаря управлению рабочим процессом завершение каждой задачи может запускать автоматические уведомления и утверждения, устраняя необходимость в постоянном обмене данными.

После того, как сотрудник прошел проверку биографических данных и другие условия приема на работу, рабочий процесс перейдет к следующему этапу.Это может автоматически запускать другие задачи, такие как распределение активов и предоставление доступа к электронной почте.

Запросы в службу поддержки

Большинству организаций требуется система для управления запросами на ИТ-поддержку. Без установленных рабочих процессов запросы на ИТ-поддержку часто обрабатываются неправильно. От пользователей часто требуется постоянное наблюдение, и они могут испытывать длительные периоды простоя, что снижает производительность. Организации могут легко маршрутизировать ИТ-запросы на основе заранее определенных правил. Пользователи могут легко отслеживать свои запросы, а руководство может отслеживать производительность, чтобы повысить подотчетность.

Системы управления рабочим процессом

Система управления рабочими процессами — это программное решение, которое упрощает автоматизацию и выполнение рабочих процессов. Есть много систем управления рабочим процессом на выбор. Хотя каждый из них предлагает уникальные функции, большинство из них включает следующие функции:

• Возможность отображать и определять рабочие процессы.
• Индивидуальные и автоматические уведомления заинтересованных сторон.
• Возможности интеграции с другими решениями.
• Возможность создавать формы для сбора структурированных данных рабочего процесса.
• Возможности управления документами.
• Расширенные функции отчетности, позволяющие получить представление о производительности.
• Возможность предоставлять разрешения на доступ внешним заинтересованным сторонам.

Системы управления рабочими процессами часто путают с платформами BPM. Однако есть важные отличия. Наиболее существенное различие заключается в их объеме. Системы управления рабочими процессами сосредоточены на уровне задач, в то время как BPM может помочь организациям улучшить отдельный процесс или весь набор бизнес-процессов.

ProcessMaker — это отмеченная наградами платформа для управления бизнес-процессами (BPM) и автоматизации рабочих процессов. ProcessMaker был удостоен награды «Система управления дизайном года» в 2020 году от Remote Breakthrough, ведущей независимой организации по анализу рынка.

Что такое рабочий процесс? | Nuxeo

Рабочий процесс (или «управление рабочим процессом», если использовать более широко используемую терминологию в нашей отрасли) — это термин, который многие из нас слышали. Но многие ли из нас действительно знают, что это значит, особенно в отношении управления информацией в организации?

Одна из проблем, связанных с любым техническим термином, заключается в том, что его можно использовать для описания ряда различных вариантов использования, которые часто пересекаются.Кроме того, существует ряд смежных «терминов», которые частично совпадают. Классическими примерами являются такие дисциплины, как управление бизнес-процессами (BPM), оптимизация процессов, автоматизация процессов и управление задачами. Так что давайте постараемся сделать его простым и описать рабочий процесс в реальных условиях, с учетом того, что он действительно может сделать для вашего бизнеса.

Рабочий процесс 101

Рабочий процесс часто определяется как координация задач, составляющих работу, выполняемую в рамках бизнеса. Это также называется процессом, отсюда и перекрытие, описанное ранее.

Примером этого могут быть шаги, необходимые для организации выходного дня. Этот процесс начнется с того, что сотрудник запросит отпуск, что потребует одобрения или отклонения со стороны менеджера, а также потребует включения обратной связи и ответов на различных этапах.

Очевидно, что это очень простая ситуация, и многие бизнес-процессы намного сложнее этой. Электронные инструменты управления рабочими процессами позволяют организациям отображать эти процессы, выявлять потенциальные проблемы и, в конечном итоге, оптимизировать процесс для оптимизации ресурсов и планирования.

Управление рабочими процессами и информацией

С точки зрения управления информацией рабочий процесс (и управление рабочим процессом) — это все о том, как оцифровать набор (обычно выполняемых вручную) задач, с целью в конечном итоге автоматизировать как можно больше из них. Классические примеры этого включают управление и обработку входящих счетов, адаптацию сотрудников и управление контрактами.

Для перехода к автоматизации обычно требуется ряд элементов:

• Графический конструктор процессов , позволяющий пользователю визуально определять процесс и управлять им.
  
• Инструменты отчетности и информационные панели , которые предоставляют подробную информацию о ходе выполнения нескольких рабочих процессов, включая любые блокировки.
• Оповещения о задачах , чтобы информировать пользователей, когда им нужно выполнить работу или взаимодействовать с рабочим процессом.
  
• Включение и выключение рампы для контента и данных. Это означает возможность для пользователей добавлять документы или данные в рабочий процесс, а затем возможность получать контент или данные во время процесса.
• Различные уровни разрешений. — На простейшем уровне некоторые пользователи будут утверждающими, некоторые запрашивающими и так далее.

Зачем беспокоиться о рабочем процессе?

Организации полагаются на процессы для выполнения работы, и они полагаются на эффективное выполнение этих процессов, чтобы выполнить работу вовремя, в рамках бюджета, с минимальным стрессом и сбоями. Управление рабочими процессами предоставляет бизнесу средства для лучшего отображения, управления и оптимизации своих внутренних процессов.

Вот 5 ключевых преимуществ, которые вы можете реализовать, внедрив управление рабочим процессом.

Экономия времени и денег

Основным преимуществом автоматизированных рабочих процессов является то, что они экономят время . Сокращение времени на выполнение работы, в свою очередь, экономит время сотрудников — это означает, что они могут выполнять другие, более продуктивные задачи, а не повторяющиеся рутинные задачи, которые были автоматизированы. А экономя время, вы косвенно экономите деньги.

Меньше ошибок

«Человеку свойственно ошибаться», и это никогда не так, как при выполнении повторяющихся задач.Автоматизированные рабочие процессы приводят к меньшему количеству административных ошибок, поскольку в значительной степени исключают ручной (или человеческий) аспект, который изначально привел к ошибкам. Автоматизированные приложения не ошибаются и не делают грубых ошибок — факт.

Полезная информация

Отчеты с графическими данными для лучшей визуализации являются основным преимуществом автоматизированного рабочего процесса. С помощью подробных отчетов организация может выявлять критические узкие места в процессах, легко составлять отчеты по ключевым показателям производительности и обеспечивать бесперебойную параллельную работу нескольких рабочих процессов.

Эффективное управление задачами

За счет оптимизации процессов и предоставления четкой отчетности повышается прозрачность между процессами (и даже между отделами). Панели мониторинга, предупреждения и напоминания помогают всем пользователям быстро узнавать статус, узкие места и возможности для улучшения процессов.

Время поработать (поток)

Оцифровка бизнес-процессов — это основная часть цифровой трансформации, в центре которой сейчас находятся 98% организаций.