Основные этапы документооборота: 12.1. Понятие документооборота и его основные этапы

Документооборот и его основные этапы — Студопедия

Тема 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем документации, контроль исполнения документов.

Организация документооборота подразумевает установление единых правил управления, в соответствии с которыми происходит движение документов. В этом плане документооборот имеет схожие признаки с делопроизводством, которое представляет собой комплекс мероприятий, охватывающих организацию перемещения (движения) документов согласно графику, контроль их исполнения, оперативное и последующее хранение бухгалтерских документов в архиве в течение установленных сроков. Организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в системе управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс, в целом, она должна отвечать следующим требованиям:

1. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться.

2. Следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов.

3. В порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется применять унифицированные формы документов и разрабатывать примерные схемы (графики документооборота) прохождения и обработки основных категорий и видов документов (как приложение к инструкции по делопроизводству).

Документооборот –это путь прохождения документа в учреждении (организации) с момента его создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28).

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы: 1) прием документов; 2) экспедиционная обработка; 3) предварительное рассмотрение документов; 4) распределение корреспонденции; 5) передача и доставка документов; 6) учет объема документооборота; 7) регистрация документов; 8) контроль за исполнением документов.

Следует отметить, что этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена. С внедрением машин меняется лишь технология обработки. Всегда документ сначала надо создать, различны только способы его написания: ручкой, на пишущей машинке, компьютере. Служебный документ создается для выполнения, прежде всего, управленческой функции, и, следовательно, его надо передать для исполнения. Способы передачи документов также постоянно меняются: от гонца и фельдъегерской тройки до телеграфа, факса, электронной почты. Документ обязательно регистрируется для подтверждения факта получения или создания документа в конкретный день, его учета путем внесения в регистрационную форму, что позволяет впоследствии навести по документу справку, проконтролировать его исполнение. Когда информация, содержащаяся в документе, принята к сведению, произведено какое-либо действие, принято решение, отправлен ответ, документ выходит из оперативной работы и попадает в папку для дальнейшего хранения. Срок его хранения определяется ценностью информации, содержащейся в документе.

Таким образом, все документы имеют общие этапы прохождения и обработки в организации. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого в конкретной организации процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.

Основные этапы документооборота.

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2

Под документооборотом принято понимать движение документов с момент их получения или создания до отправки или исполнения.

Научная организация документооборота — залог успеха в управленческой деятельности. Ведь принятие и исполнение управленческих решений во многих

случаях зависит от правильной организации документооборота. Чем короче путь движения документа, тем быстрее он дойдет до исполнителя.

Работа по совершенствованию документооборота начинается с изучения движения документов. Анализируется тот путь, который они проходят по ин­станциям, чтобы, по возможности, его сократить. Устраняются причины, из-за которых происходит задержка документации, необоснованное ее согласование и визирование, дублирование операций. Для этого составляются специальные оперограммы, позволяющие наглядно представить путь движения документов через промежуточные инстанции, чтобы обосновать его целесообразность.

Особую важность при организации документооборота представляют пра­вила оформления документов, которые разрабатываются непосредственно на предприятиях. Они регламентируют их движение с момента создания и до вы­хода в свет или до исполнения.

Очень часто задержка документов происходит оттого, что их передают не по назначению: вначале они поступают к первому руководителю, затем его за­местителю и лишь потом уже к непосредственному исполнителю. Эти задержки можно ликвидировать, установив точную регламентацию в должностных ин­струкциях и инструкциях по делопроизводству. Наибольший эффект достигает­ся тогда, когда документ попадает сразу же к исполнителю или проходит по схеме руководитель — исполнитель.

На практике предприятия разрабатывают перечни документов, где ука­зываются должностные лица-исполнители. Делопроизводственные службы на­правляют документ тому руководителю, который принимает окончательное ре­шение.

Существенную роль в ускорении движения документной информации иг­рают средства оргтехники, применяемые в управленческом труде. Так, при визировании документов и их согласовании используются копии, полученные е помощью множительной техники. Это позволяет одновременно согласовывать документ с несколькими должностными лицами и значительно экономить время. Немаловажное значение имеет также правильная организация приема и обра­ботки документации.

 

Хранение документов в текущем делопроизводстве.

Все документы, поступающие на предприятия после их регистрации, передают исполнителям, которые отвечают за их сохранность. Эти документы необходимо хранить в специальных папках. В конце рабочего дня папки с документами закрывают в сейфах, шкафах или ящиках столов.

Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих отделах предприятия. Ответственность за них несут руководители этих отделов. За документы, находящиеся в канцелярии предприятия, отвечают секретари и делопроизводители, бланки хранят в закрытых шкафах.

Штампы или простые печати хранятся у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими и которые отвечают за их сохранность. Ответственность за пользование гербовой печатью несет руководитель предприятия, он же отвечает за состояние делопроизводства, виновные подвергаются дисциплинарным взысканиям, а в отдельных случаях – могут нести ответственность в уголовном порядке.

Контроль за исполнение документов.

Порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения задания осуществляет руководитель или специально уполномоченные лица, контроль по существу – это оценка того, на сколько правильно, удачно и полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба ДОУ. Контроль за сроками исполнения можно разделить на текущий и предупредительный. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством (для исполнения обращения граждан).

В документах, поступивших от вышестоящих организаций, и содержащих какое-либо поручение, срок обычно указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов, срок исполнения указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей предприятия. Это может быть ручная характеристика, но в настоящее время все чаще используется автоматическая система контроля исполнения документов.

На контролируемых документах необходимо проставлять штамп-контроль.

Документы снимаются с контроля и считаются исполненными при наличии подписи исполнителя, удостоверяющей, что задание или поручение выполнено.

 

Работа с письменными обращениями граждан.

Тема по заявлениям и жалобам ведется отдельно от других видов делопроизводства (кадрового и общего), специально названными должностными лицами, а личная ответственность за состояние этой работы возлагается на руководителя предприятия. Поступающие письма граждан регистрируются в спец. журналах или на карточках установленной формы. После регистрации письма передаются руководителям организации, которые лично предпринимают необходимые меры к разрешению поставленных в письма вопросов или поручают эту работу своим заместителям.

После исполнения документа, делается запись в регистрационном журнале или по карте с указанием результата рассмотрения, даты, номере, ответа и кому сообщено о результатах. Ответы на письма могут давать в устной или письменной форме руководителями предприятий или др. уполномоченными лицами.

Заявления и жалобы граждан должны быть рассмотрены в срок до одного месяца, а не требующие дополнительной проверки – безотлагательно или не позднее 15 дней со дня поступления.

Контроль за рассмотрением писем , а также за исполнением принятых по ним решений возлагается на назначенных для этой цели должностных лиц. Решение о взятии письма на особый контроль, а также о снятии с контроля после его исполнения принимает руководитель предприятия.

 

Номенклатура дел. Виды номенклатуры.

Группирование документов в дело предприятия осуществляется с помощью номенклатуры.

Номенклатура дел – это систематизированный список наименования дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения и утверждения в установленном порядке. В зависимости от поступающей документации, структуры предприятия, ответственность за работу номенклатуры возлагается на канцелярию или секретаря.

Для составления номенклатуры дел назначается комиссия в составе руководителя структурного подразделения, ведущих специалистов и работника архива.

Номенклатура дел бывает индивидуальная, типовая и примерная.

Индивидуальная разрабатывается для одного предприятия, а типовая и примерная – для предприятий с однотипным характером деятельности и составления документов.

В крупных организациях рекомендуется использовать сводную форму номенклатуры дел, отражающую документы всего предприятия.

Формирование дел.

Для правильной организации и лучшего использования, документы группируются в дело. В практике делопроизводства выявлены критерии группирования документов в дело, получившие название признаков заведения дел. Таких признаков 6:

1. номинальное объединение документов по их наименованию

2. предметно-вопросный – это группирование документов по одному вопросу

3. корреспондентский побор документов по переписке с определенными корреспондентами

4. авторский – это объединение документов одного автора

5. географический – объединение документов нескольких корреспондентов, находящихся на разной территории

6. хронологический – подбор документов за определенный период.

Документы данного периода располагаются в начале, поступившие позже – в конце.

Дело – совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности. Каждое дело должно содержать 200-250 листов. Подготовив дело, следует перейти к следующим этапам работы:

— описание дела на обложке

— брошюрование

— нумерация листов

— составление заверительной надписи.

На дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле. Такие документы сгруппированы в дела, подшиты в твердую обложку и переплетены.

Документы, хранящиеся до 10 лет оформляются проще: учет их ведется по номенклатуре дел без нумерации листов, описи и подшивки в папку. В течение года по служебной необходимости документы из дела извлекают, в этом случае на место изъятых документов укладывается лист-заместитель. При выдаче дел на временное пользование на их место кладется карточка-заместитель.

 

⇐ Предыдущая12

Рекомендуемые страницы:

«Основные этапы документооборота», Бухучет и аудит

Составление и оформление документов;

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210×297мм) и А5 (148×210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420×297мм) и А6 (105×148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

• 20 — левое;
• 10 — правое;
• 20 — верхнее;
• 10 — нижнее.

Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т. п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т. е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность дающего подпись.

Отсюда вытекает общее правило составления документов.

Для правильного составления документа необходимо:

Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

Точно и ясно излагать содержание документа;

Четко и разборчиво писать текст и цифры;

Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т. е. одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов — платежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупателю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки (https://ukrmova.com.ua, 11).

Ошибки в документах исправляются следующим образом. Подлежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 725 написано ошибочно 727. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 7 и надписать над ней цифру 5, а необходимо зачеркнуть все число 727 и надписать над ним 725.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например «исправлено 725», которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответственность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дисциплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т. п.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) — совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видаххозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30−97 «Унифицированные системы документации, Системаорганизационно-распорядительной документации», Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации (См. приложение № 2).

Рефераты по делопроизводству — YaNeuch.ru

1. Предметы
2. Рефераты по делопроизводству

29 Октября 2013, доклад

Документооборот — это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.

12 Марта 2014, реферат

Цель работы – исследование документооборота на предприятии ресторанно-гостиничного типа.
В ходе работы решались следующие задачи:
1) Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия;
2) Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии;
3) Документооборот в ресторане при гостинице;
4) Основные принципы рациональной его организации;
5) Схема прохождения исходящих документов в ресторане при гостинице
6) Работа с внутренними документами в ресторане при гостинице

17 Марта 2015, курсовая работа

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота.
Задачи: рассмотреть как правильно составляются и оформляются документы; проанализировать прием и регистрацию документов; исследовать контроль за исполнением документов; рассмотреть этапы передачи документов в архив.

04 Апреля 2013, курсовая работа

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг. Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х годов представляется малодоказательным и справедливо лишь от части для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70 годах.

15 Ноября 2013, реферат

В решение задач по совершенствованию управления, немаловажное значение имеет организация делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях.
Делопроизводство — это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий. Документирование называется процесс подготовки и создание документов.

29 Июня 2015, контрольная работа

В соответствии с ГСДОУ документационное обеспечение управления предприятием (организацией, учреждением) осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ). Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в реализации деятельности по документационному обеспечению управления предприятием в соответствии с предназначением предприятия и приоритетами его организационного развития.

15 Апреля 2015, контрольная работа

В своей контрольной работе хотела бы более подробно раскрыть, что такое «Документооборот» — это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.
Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

16 Декабря 2012, реферат

Цель данной работы состоит в том, чтобы рассмотреть документооборот как условие успешной работы организации.
Основными задачами являются:
проанализировать документооборот и его характеристики;
проанализировать прием, регистрацию и организацию отправки документа;
рассмотреть организацию рассмотрения документа;
проанализировать литературу по теме исследования.

11 Января 2013, контрольная работа

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году » Государственная система документационного обеспечения управления.

05 Марта 2013, курсовая работа

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Документооборот учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

20 Января 2013, контрольная работа

Цель работы – исследование документооборота на предприятии Аптечного склада-филиала ГУП «Башфармация РБ» г. Стерлитамак.
 В ходе работы решались следующие задачи:
— составление Альбома всех форм документов, которые используются при ведении документооборота;
— составление Номенклатуры дел, используемых на предприятии;
— составление плана документооборота на изучаемом документопотоке;
— составление плана схематично относительно выбранного объекта;
— составление маршрутно-технологической карты подготовки одного из составляемых документов и расчет времени его подготовки, его стоимостную характеристику.

11 Мая 2013, курсовая работа

Целью исследования является обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование его в управлении. Декомпозиция указанной цели определяет основные задачи исследования: исследование организационных форм делопроизводства на предприятии, требований, предъявляемых к документообороту;
анализ современного опыта совершенствования документооборота;
Цель данной курсовой работы заключается в том, чтобы исследовать документооборот на предприятиях пассажирского автотранспорта.

18 Мая 2013, реферат

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифицированной системой документации.

24 Сентября 2014, контрольная работа

Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления предприятиями являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.

21 Апреля 2013, контрольная работа

Документооборот является неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации. Понятие документооборота достаточно широко, а задачи весьма многогранны, так как система документооборота в любой организации включает в себя целые подразделения и службы. Одно из фундаментальных положений современного документоведения состоит в том, что документооборот является отражением системы управления. Документооборот отражает характер организации, ее структуру, порядок решения вопросов, степень регламентации документальных коммуникаций.

21 Марта 2014, контрольная работа

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями, и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

18 Июня 2012, курсовая работа

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать документооборот и ознакомиться с его основными этапами.
Задачи: рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; проанализировать приём и регистрацию документов; исследовать контроль за исполнением документов; рассмотреть этапы передачи документов в архив.

05 Мая 2015, курсовая работа

Документирование деятельности является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.

19 Декабря 2012, реферат

Совершенствование системы управления общественным производством – всегда в центре внимания нашего государства. Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняются хозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда. Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами.

29 Марта 2014, курсовая работа

Цель данной курсовой работы — показать роль документов и торговых отношений
и результат, необходимость их взаимодействия.
Давным-давно, во время значительного развития письменности впервые было
упомянуто слово “Документ”. Протекало время и с развитием человеческой
мысли документ стал использоваться в различных сферах деятельности людей. В
том числе и в сфере торговых отношений.

29 Ноября 2013, контрольная работа

Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среду.
Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация

07 Декабря 2015, доклад

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е. небумажных носителях информации.
Понятие «новейший» и «нетрадиционный» документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличии от традиционных, т.е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п.

27 Апреля 2015, курсовая работа

Среди документов ООН, которые имеют универсальное значение для формирования правовых норм социальной работы всех государств, является Международный биль о правах, который состоит из Всеобщей декларации прав человека, Международного пакта о гражданских и политических правах, Международного пакта об экономических, социальных и культурных правах. В этих документах ООН установила стандарты социальной работы, к которым должно стремиться все мировое сообщество. Тем самым вопрос формирования правовых норм социальной работы превратился из внутреннего дела государства в международное.

29 Октября 2013, реферат

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграммы, письма и т.д.

17 Декабря 2013, реферат

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. И практически любой из них может быть затребован при проведении проверки Рострудинспекцией. Разрабатывать и оформлять основной массив таких документов приходится кадровой службе предприятия. Как сказано в статье 8 Трудового кодекса РФ, «работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями».

12 Марта 2013, контрольная работа

1. Документы по личному составу. Перечень и краткая характеристика документов личного дела
3. Как оформляют заявления о приеме, переводе и увольнении? Состав реквизитов. Где следует располагать реквизит «Название вида документа» в заявлении
2. Каковы назначение и оформление реквизитов «Специальные почтовые отметки» и «Уведомление о конфиденциальности» в письме международного образца? Допускается ли в реквизите «Подпись» замена сокращений «И.О.» «Зам.» знаком «/» или предлогом «за»?

22 Декабря 2013, контрольная работа

Среди общей массы управленческих документов выделяют отдельный комплекс, которым оформляются трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами. Документы, регулирующие вопросы приема на работу, перевода, предоставления отпусков, поощрений и взысканий и др., относятся к документам по личному составу. Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

15 Мая 2013, реферат

Среди общей массы управленческих документов выделяют отдельный комплекс, которым оформляются трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами. Документы, регулирующие вопросы приема на работу, перевода, предоставления отпусков, поощрений и взысканий и др., относятся к документам по личному составу (кадровым документам).
Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
Документация по личному составу ведется в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при этом руководитель несет персональную ответственность за правильное ведение, хранение и использование документов.

29 Мая 2013, доклад

Организационную основу системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация. Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей в учетные регистры. Документ — это носитель определенной информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации. Носители информации могут иметь форму перфолент, перфокарт, магнитных, бумажных носителей.
Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота денежно-расчетных операций.

01 Апреля 2014, доклад

Заявка на фрахтование — документ, в котором поставщик просит перевозчика зарезервировать место для определенной отправки и указывает желательное средство транспорта, время отправки и т.
Заявка на свидетельство об осмотре — документ, предоставляемый компетентному органу стороной, запрашивающей свидетельство об осмотре товаров в соответствии с национальными или международными стандартами, или согласно законодательству страны, где требуется наличие этого документа, или если это предусмотрено в контракте.
Свидетельство об осмотре — документ, выдаваемый компетентным органом, подтверждающий, что описанные в нем товары были подвергнуты осмотру в соответствии с национальными или международными стандартами согласно законодательству страны, где требуется проведение осмотра, или в соответствии с положениями контракта.

основные правила и этапы», Делопроизводство и документооборот

Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения.

Главное — чтобы информация была доступна, понятна и имела однозначное толкование [4].

В целом график документооборота позволяет определить общую совокупность документов, используемых в организации.

Правильное составление и соблюдение графика документооборота способствует эффективному распределению должностных обязанностей между работниками, повышению производительности, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри организации.

Таким образом, график играет важную роль в обеспечении эффективности производственного процесса.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

.

В целях целесообразной организации документооборота все документы разделяются по документопотокам.

Под документопотоком подразумевается совокупность документов, которые выполняют определенное целевые назначения в процессе документооборота.

Для надлежащего оформления всего массива документов в организации необходимо обратиться к положению Общероссийского классификатора управленческой документации.

Графиком документооборота называется график или схема, описывающий движения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение [20, https://nanayna.ru].

Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности.

График распределение учетных работ между учетными работниками способствует рациональному использованию рабочего времени и повышению производительности учетного труда, создает условия для ритмичной работы и повышает ответственность каждого учетного работника за качество и сроки выполнения определенных работ.

В целом график документооборота позволяет определить общую совокупность документов, используемых в организации.

Таким образом, график играет важную роль в обеспечении эффективности производственного процесса.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Федеральный закон Российской Федерации от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».

Общероссийский Классификатор управленческой документации Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации ОК 011−93.

Бычкова С.М., Макарова Н. Н. Бухгалтерское дело. Учебное пособие. М.: Эксмо, 2008. 254 с.

Климова М. А. Бухгалтерское дело. М.: Инфра-М, 2008. 314 с.

Этапы документооборота на предприятии. Производственный документооборот как основа управленческого решения

Похожие главы из других работ:

Автоматизация управления производством

2.3. Система документооборота, принятая на предприятии

Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля их исполнения и защиты от несанкционированного доступа…

Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

2.2 Организация документооборота на предприятии

Документооборот- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. На предприятии различают три основных потока документации: входящие документы…

Анализ технологии обработки конфиденциальных электронных документов в современных системах электронного документооборота

1. АНАЛИЗ СОВРЕМЕННЫХ СИСТЕМ ЗАЩИЩЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Еще пару лет назад даже профессионалы говорили о системах электронного документооборота как о «светлом будущем». Но жизнь оказалась стремительнее наших представлений…

Документооборот организации

2. Исследование документооборота на предприятии ООО «Завод крупнопанельного домостроения»

…

Документооборот организации. Виды бланков документов

2. Понятие документооборота. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение, учет объема документооборота

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др…

Исследование документооборота на предприятии ООО «Завод крупнопанельного домостроения»

2. Исследование документооборота на предприятии ООО «Завод крупнопанельного домостроения»

…

Организация документооборота за рубежом

1.3.1 Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата. При этом, проводя анализ документооборота…

Производственный документооборот как основа управленческого решения

Общее положение документооборота на предприятии

документооборот продукция производственный Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления…

Процесс планирования на предприятии

2. основные этапы планирования на предприятии

Всякое планирование как процесс практической деятельности включает обычно несколько этапов, или стадий, основное назначение которых состоит в следующем [3, с.52]: — формулирование состава предстоящих плановых проблем…

Разработка системы защищенного документооборота ООО «Торговый дом «Алдан»

Глава 3 Рекомендации по совершенствованию документооборота на предприятии

…

Современные подходы к автоматизации делопроизводства

1. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

…

Стратегическое планирование в организации

1.2 Этапы стратегического планирования на предприятии

Стратегическое планирование реализуется последовательно в первые шесть этапов стратегического управления…

Стратегическое планирование как процесс управления (на примере ООО «Сервис-Центр»)

1.2 Этапы стратегического планирования на предприятии

Термин «стратегия» пришел в бизнес из военной области. По мнению военных, стратегия — это часть военного искусства, определяющая общий характер вооруженной борьбы с целью достижения победы…

Стратегия фирм

1.2 Этапы стратегического планирования на предприятии

Процесс стратегического планирования — это непрерывный, адаптивный и творческий процесс, учитывающий изменения во внешней и внутренней среде организации. Существует несколько моделей процесса стратегического планирования [9, с. 289]. А.И…

Управление деловой карьерой в организации

1.3 Этапы карьеры и ее планирование на предприятии

Различают два вида карьеры: профессиональную и внутриорганизационную. Профессиональная карьера характеризуется тем, что конкретный сотрудник в процессе своей профессиональной деятельности проходит различные стадии развития: обучение…

Документооборот — это… Что такое Документооборот?

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Этапы

В бухгалтерском учете существует пять основных этапов документооборота:

1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции.
2. Передача документа в бухгалтерию.
3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка.
4. Обработка документа в бухгалтерии, которая включает:
   1. таксировку (расценку)
   2. группировку
   3. контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов)
5. Сдача документов на хранение в архив

Электронный документооборот

Основная статья: EDI

Как правило, на сервере создается база данных, где и хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структурой подразделения организации. Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право только владелец документов.

График документооборота

График документооборота — это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации.

См. также

Ссылки

Научитесь документировать процессы

По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. Есть больше шагов, больше людей и больше вещей, которые не всегда могут быть организованы наиболее эффективным образом.

Переосмысление того, как работает ваш бизнес, может показаться сложной задачей, но это обязательно приведет к значительному повышению эффективности. Документирование процесса — первый шаг к этому!

Это простое руководство по документации процесса поможет вам сделать это правильно.

Читайте дальше, чтобы найти;

Что такое технологическая документация?

Документация

Process предоставляет подробное описание того, как выполнять бизнес-процесс.

Он включает все типы документов, поддерживающих процесс, например

• полисы
• контрольные списки
• учебные пособия
• формы
• скриншоты
• ссылки на другие приложения
• карты процессов

Он используется в качестве руководства, чтобы помочь сотрудникам на всех уровнях, включая лиц, принимающих решения, и заинтересованных лиц, быстро понять процессы компании.

Зачем это нужно? : Важность технологической документации

Документирование процесса поможет вам достичь 5 ключевых вещей:

1) Помогает улучшить процессы. Выявление узких мест и неэффективности путем документирования точных процессов. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

2) Помогает обучать сотрудников. Вы можете использовать документы процесса, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.Даже опытные сотрудники могут обращаться к этим документам всякий раз, когда хотят убедиться в правильности выполнения процесса.

3) Помогает сохранить знания компании. Вести записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Таким образом, даже когда они уходят, новички могут легко возобновить работу.

4) Помогает снизить риски и поддерживать последовательность операций .

5) Подробная технологическая документация также является важной частью патентов и коммерческих секретов .

Кто участвует в технологической документации

В технологической документации есть 3 ключевые роли владельцев. В некоторых случаях один и тот же человек может играть все три роли.

Как документировать процессы

Использование пошагового метода документирования процесса поможет вам выполнить его быстро.

Шаг 1. Определите процесс и назовите его

Выясните, какой процесс вы собираетесь задокументировать в первую очередь. Определите его цель (почему и как процесс принесет пользу организации) и дайте краткое описание процесса.

Шаг 2: Определите объем процесса

Дайте краткое описание того, что входит в процесс, а что выходит за рамки процесса, а что не входит в него.

Шаг 3: Объясните границы процесса

Где начинается и заканчивается процесс? Что заставляет его запускаться? И как узнать, когда это будет сделано? Четко определите эти границы.

Шаг 4: Определите выходы процесса

Определите, что будет произведено процессом или какой результат будет достигнут после его завершения.

Шаг 5: Определите входы процесса

Перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов процесса.

Шаг 6: мозговой штурм шагов процесса

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца. Либо начните с того, что запускает процесс, либо начните в конце процесса и проследите шаги до начальной точки.

В сеансе мозгового штурма должны участвовать те, кто непосредственно отвечает за задачи процесса, или кто-то с обширными знаниями о них, поскольку они могут предоставить точные данные.

Шаг 7. Последовательная организация шагов

Возьмите список шагов, которые вы придумали, и расположите их в последовательном порядке, чтобы создать последовательность операций.

Сведите количество шагов к минимуму, и если шаг включает более одной задачи, перечислите их под основным шагом.

Шаг 8: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет отвечать за задачи процесса . Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Также обратите внимание на тех, кто ссылается на документ . Напишите его так, чтобы любой сотрудник, обладающий достаточными знаниями, мог его прочитать и понять.

Шаг 9: Визуализируйте процесс

Это сделано для повышения ясности и удобочитаемости вашей документации. Используя блок-схему процесса, аккуратно визуализируйте этапы процесса, которые вы определили ранее.

Шаг 10: Запишите исключения из нормального технологического процесса

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам.Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.

Шаг 11: Добавьте контрольные точки и измерения

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь владельцу процесса при мониторинге процесса.

Установите измерения, чтобы определить эффективность процесса и помочь улучшить его.

Шаг 12: Обзор и тестирование процесса

Соберите всех участников и ознакомьтесь с схемой процесса, которую вы составили.Есть ли пропущенные шаги? Все в порядке? После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Советы и приемы: передовые методы документирования процессов

• Держите документ простым и кратким . Хотя это должно быть технически точным , должно быть легко отслеживаемым .

• Имейте надлежащий план для обновления документов , когда / если процесс изменится. Обязательно просматривайте не реже одного раза в год .

• Или назначьте владельца процесса , который может проводить регулярные проверки и уведомлять других об изменениях.

• Храните отдельную документацию для каждого процесса, чтобы избежать путаницы.

• При первом документировании процессов избегайте одновременного охвата всей организации. Начните с одного процесса в отделе или с основного процесса, общего для всей организации.

• Храните документы в месте, которое легко доступно любому, кто его ищет.

• Убедитесь, что легко можно отредактировать при необходимости, а новую версию можно легко распространить среди всех участников.

• Храните документы онлайн в центральном хранилище с помощью инструмента документирования процесса. Это автоматически поможет с двумя вышеупомянутыми передовыми практиками.

• Используйте соответствующие примеры , графику, цветовую кодировку, снимки экрана, несколько платформ и т. Д.как необходимо.

• Убедитесь, что технологическая документация соответствует существующим стандартам вашей организации.

• Если вы выделяете поток процесса в устном формате, всегда уравновешивает его графикой — блок-схема процесса.

• Добавьте дорожки к блок-схемам бизнес-процессов , чтобы различать роли процессов, сроки и т. Д.

• Создайте руководство по документации процесса , которое каждый может использовать как стандартный шаблон для документирования процесса.

• Используйте существующие документальные материалы , записи, интервью, тематические исследования, полевые дневники персонала проекта и знания сотрудников для сбора информации для документации процесса.

Что вам нужно: преимущества технологической документации

• Помогите собрать всех на одной странице, предоставив общий вид этапов процесса . Общий вид необходим для согласованности .

• Помогает определить идеальные условия для эффективного сотрудничества и производительности .

• Помогает определять узкие места и неэффективность процессов (даже в тех «хорошо отлаженных» процедурах), которые в противном случае могут остаться незамеченными.

• Четко задокументированный процесс экономит время и предотвращает ошибки , устраняя путаницу и предоставляя четкие инструкции.

• Снижает затраты и ненужное расходование ресурсов .

• Помогает улучшить общее качество процессов и качество результатов.

• Помогает повысить продуктивность и удовлетворенность сотрудников .

• Поскольку четко прописано, как должны выполняться процессы, упрощает передачу работы на аутсорсинг.

• Документация процесса также помогает легко автоматизировать процессы при необходимости.

Шаблоны документации по процессу Easy Starter

В основном , отображение процесса помогает представить документированную информацию, такую ​​как этапы процесса, роли процесса, входы и выходы, в в виде упрощенного изображения .

Ниже приведены шаблоны блок-схем процессов / шаблоны отображения процессов, которые вы можете быстро редактировать в режиме онлайн, добавляя информацию о ваших организационных процессах. Щелкните шаблон, чтобы открыть его в редакторе Creately.

Шаблон 1

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 2

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 3

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 4

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Отзыв о Easy Guide to Process Documentation

Это руководство по документации процесса охватывает все, что вам нужно знать для правильного документирования процесса.Следуйте этапам документирования процесса, которые мы обсудили выше, и используйте шаблоны блок-схем процесса, чтобы обеспечить качественный процесс документирования.

В нашем Сообществе вы можете найти больше шаблонов блок-схем процессов.

В нашем следующем руководстве мы обсудим методы улучшения процессов, которые помогут вам легко оптимизировать свои бизнес-процессы.

Присоединяйтесь к более чем тысячам организаций, которые используют Creately для мозгового штурма, планирования, анализа и успешного выполнения своих проектов.

Начните здесь

5 этапов контроля документов, жизненно важных для эффективного NPD

Существует пять этапов контроля документов, критически важных для NPD и управления продуктами. Если у вас есть цифровые инструменты, которые могут определять и поддерживать эти средства контроля в вашей организации с течением времени, то у вас есть основы для надежной и проверяемой системы управления документами, которая максимизирует эффективность вашей компании и организационные возможности.

Итак, каковы 5 этапов документооборота?

1.Создание документа

«Творение — дар будущему » — Альбер Камю

Создание документа, который будет определять или проектировать какой-либо ключевой элемент продукта, является первым этапом его жизненного цикла. Но способ создания таких документов (с общими черновиками на нескольких платформах) часто допускает ошибки и упущения. В дальнейшем это может повлиять на качество продукта или успех. Когда разные люди отвечают за комментирование и работу над документом, легко упустить важные отзывы, перезаписать важную информацию и потеряться в нескольких черновиках, поскольку они передаются и обновляются в режиме реального времени.

Совместное использование электронной почты печально известно из-за такого рода проблем, и Goolge Docs упрощает создание новых версий документов без ведома окружающих. Чтобы документы можно было эффективно контролировать по мере их создания, они должны быть:

• Хранится в безопасном, но доступном центральном цифровом хранилище
• Заблокировано для несанкционированного редактирования
• Открыт для просмотра и комментариев только назначенных лиц
• Принадлежит физическому лицу, которое может при необходимости одобрить или отклонить изменения

2.Утверждение и публикация

«Публикуй или будь проклят », как почти сказал герцог Веллингтон.

Люди, использующие или утверждающие документы, не всегда будут теми, кто участвовал в их создании.

Хороший процесс управления документами обеспечивает надежный и последовательный протокол черновика и выпуска, поэтому каждый может быть уверен в том, какая версия файла является окончательной, и знать, с какими файлами им следует работать при разработке продукта.

Документы должны быть опубликованы таким образом, чтобы предложения, проекты и спецификации могли легко и автоматически распространяться в рамках всей организации, но только тогда, когда бизнес удовлетворен, они верны.

Предоставление публикации более широкой аудитории в зависимости от утверждения — важная часть эффективного контроля над документами. В бумажной системе или типичном приложении для обмена файлами может быть сложно или невозможно настроить рабочие процессы, которые стандартизируют метод утверждения и выпуска документов.

Хорошие инструменты управления цифровыми документами, с другой стороны, будут иметь автоматизированные механизмы для публикации, отслеживания и эскалации с использованием цифровых уведомлений и предупреждений, чтобы гарантировать, что ни один ожидающий файл не будет проигнорирован или «пропал» в системе.

Для эффективного управления документами по мере их публикации и распространения в системах управления документами должны быть:

• Механизмы утверждения и публикации для всей организации или назначенных лиц
• Рабочие процессы, созданные для стандартизированных процессов утверждения
• Напоминания и уведомления по электронной почте для обеспечения бесперебойной работы документов в системе
• Возможность «групповой публикации» документов, требующих утверждения отдельных файлов

3.Контроль изменений

«Все хотят строить, и никто не хочет заниматься техобслуживанием». — Курт Воннегут

В управлении документами контроль изменений жизненного цикла жизненно важен для сдерживания риска серьезных ошибок или упущений в качестве.

В то время как стремление переделать или обновить для достижения лучших результатов можно остро почувствовать, поддержание документации в актуальном состоянии часто рассматривается как обязательное условие и в конечном итоге игнорируется.

Но изменения должны подлежать повторяемому и последовательному процессу документирования, чтобы они были эффективными и отслеживаемыми.

Ясность в документации по управлению изменениями является ключом к предотвращению недоразумений при реализации и непредвиденных последствий в конечных результатах.

Например, изменение, которое имеет смысл для инженерных, регулирующих отделов и отделов качества, может быть невозможно произвести без значительных изменений в автоматизированном оборудовании, которое фактически приведет к изменению. Умение уловить подобную потенциальную проблему является ключом к контролю над будущими сбоями продукта и потраченными впустую усилиями.

Компаниям нужны средства, гарантирующие, что каждое изменение, запрашиваемое в продуктах или процессах, должным образом описывается, а затем утверждается нужными людьми стандартизированным способом для оценки осуществимости и вероятного воздействия. Внедрение изменения должно быть задокументировано и подвергнуто анализу в будущем, чтобы убедиться, что оно принесло желаемый эффект.

• Используйте шаблоны управления изменениями для стандартизированных и исчерпывающих описаний
• Обеспечить распространение предлагаемых изменений среди всех заинтересованных сторон для утверждения
• Автоматизированные последующие действия для оценки успеха или неудачи внедренного изменения

4.Извлечение

«Голубиные норы здесь не годятся. Все перемешивается в голубятне … Я никогда не знаю, буква А или Я » — Джордж Элиот — Миддлмарч

Отличный контроль документов — это не только надежные механизмы обеспечения безопасности документов с помощью строгих иерархий доступа и разрешений для загрузки. Это также касается легкости, с которой можно найти документы, оценить их актуальность и при необходимости проконсультироваться. Это поможет сделать ваши процессы внутреннего и внешнего аудита намного менее обременительными.

Общей проблемой для многих предприятий является то, что работники могут найти документы, когда они им нужны. Таким образом, интуитивно понятная навигация, отличные инструменты индексирования и мета-тегов критически важны для любой достойной системы управления документами.

Гибкость и изощренность функций поиска сделают вашу систему управления документами гораздо более удобной для использования в качестве ресурса — и побудят ваших сотрудников обращаться к ней как к «единому источнику истины» во всем, что они делают.

Например, многие сотрудники хотят искать информацию, просто вводя термины, которые они ищут, — но иногда пользователям более эффективно находить нужные документы, просматривая организованную иерархическую структуру.

Отличное управление документами и контроль уравновешивают потребность в безопасности и доступности:

• Иерархии доступа и разрешений защищают контент
• Мета-теги и индексация обеспечивают интуитивно понятную навигацию
• Поддерживает обнаружение по поисковому запросу или просмотру
• Система способствует передовой практике в области управления документами и анализа — для беспрепятственного внутреннего и внешнего аудита.

5.Устаревание

«Планируемое устаревание — это еще одно слово для обозначения прогресса». — Джеймс Джеффри Рош

Некоторые документы, в частности, в регулируемой отрасли, необходимо хранить бессрочно, чтобы сохранить историю разработки вашего продукта для целей обмена знаниями и аудита. Другие документы не нужно хранить так долго, или они могут даже иметь установленное законом ограничение на количество времени, в течение которого они могут храниться.

После того, как вы убедились, что ваша политика соответствует минимальным нормативным требованиям, ваша система должна помочь вам использовать подход, основанный на оценке риска, для установления разумных сроков хранения для различных типов документов.

Устаревшие документы могут загромождать ваши системы, затрудняя поиск и излишне снижая производительность. Кроме того, иногда возникают дополнительные затраты на хранение из-за хранения ненужных документов, которые можно контролировать с помощью подобного упреждающего управления.

• Управляйте производительностью вашей системы управления документами
• Предотвращение ненужного разрастания документов и затрат на хранение

Почему так важен контроль документов?

Если вы сможете эффективно контролировать и курировать документацию по разработке продукта, тогда у вас будет динамический справочный ресурс и надежные средства аудита вашего подхода в будущем.

Но если вы не сможете контролировать эту документацию, это может привести к организационному хаосу, некачественному обмену информацией и отсутствию средств доказательства того, что продукты были созданы в соответствии с их спецификациями.

Это может затруднить вам получение необходимого коммерческого импульса и даже необходимых нормативных разрешений для выхода на рынок.

Эффективный контроль жизненного цикла вашей документации — ключ к контролю над всем процессом разработки и управления вашим продуктом.

Каков жизненный цикл документа?

4 этапа жизненного цикла документа

1. Создание документов
2. Хранение документов
3. Совместное использование и доставка документов
4. Архивирование или удаление документов

Поскольку предприятия постоянно создают новые документы, их отслеживание и систематизация могут стать проблемой. 82% сотрудников говорят, что плохо управляемая информация отрицательно сказывается на их производительности, а 65% говорят, что они сталкиваются с проблемами в процессе проверки и утверждения офисных документов.

Программное обеспечение

для управления документами и другие инструменты могут помочь решить эти проблемы, но вам необходимо контролировать каждый шаг на пути к каждому документу, чтобы ничего не потерялось. Понимание жизненного цикла документа может помочь организациям интегрировать и оптимизировать свои рабочие процессы, избегая потери документов, избыточности и других недостатков.

В этой статье вы узнаете о жизненном цикле документа и четырех этапах, которые следует учитывать при оценке процессов документирования.

Каков жизненный цикл документа?

Жизненный цикл документа — это последовательность этапов, через которые проходит документ от создания до возможного архивирования или уничтожения.

Это ключевая концепция в практике управления корпоративной документацией , термин, описывающий стратегию и процессы организации по организации, хранению и доставке операционных документов.

Жизненный цикл документа выходит за рамки любого отдельного программного решения, поскольку документ может со временем проходить через ряд инструментов, таких как программное обеспечение для обработки текстов, решения для совместного использования и хранения файлов, приложения для электронной подписи и многое другое.

Все документы проходят следующие четыре основных этапа независимо от отрасли, типа документа или используемых технологий. Эти этапы могут время от времени перекрываться; в некоторых случаях документы перемещаются между этапами. Когда вы хотите оптимизировать свои рабочие процессы с документами, помните обо всех четырех этапах, чтобы убедиться, что у вас есть правильные инструменты, необходимые для каждого шага, и что они соединяются как можно более беспрепятственно.

На всякий случай

Создавайте документы для соглашений, регистраций и т. Д. С помощью бесплатных шаблонов PDF .

4 этапа жизненного цикла документа

1. Создание документа

Первый этап жизненного цикла документа — создание. Люди обычно создают новые документы с помощью текстовых редакторов, таких как Microsoft Word и Google Docs.

Они могут создавать эти документы или использовать существующий документ в качестве шаблона; они также могут использовать решение для автоматизации документооборота. Инструменты автоматизации документов помогают пользователям создавать новые документы и наборы документов из шаблонов и полей условных форм.

Создание документа также применимо к существующим документам, которые вы недавно оцифровали. Подавляющее большинство деловых документов все еще находится на бумаге, и поэтому может потребоваться оцифровка с помощью сканера, программного обеспечения OCR или других технологий оцифровки. Как только кто-то «создает» документ в цифровой форме, он переходит к следующему этапу — хранению.

2. Хранение документов

Когда кто-то создает документ, он должен быть надежно сохранен у поставщика облачного хранилища, на внутреннем сервере или в системе управления документами или контентом.Хранение — это постоянная деятельность, поскольку организация может хранить документы в разных местах в зависимости от того, где они находятся в своем жизненном цикле, как организация их использует и кому нужен к ним доступ.

Чтобы кто-то мог легко найти документ и получить к нему доступ, когда это необходимо, он должен быть правильно классифицирован и организован в рамках решения для хранения. Теги и метаданные документа задают контекст документа, поэтому ваша система управления документами может хранить и отображать его надлежащим образом.

Тег может быть простой меткой или серией меток, которые предоставляют информацию о содержании и назначении документа.Пользователи могут назначать соответствующие теги вручную, или программное обеспечение, которое просматривает содержимое документа, может автоматически предлагать теги на основе ключевых слов и другой информации.

3. Обмен и доставка документов

На данном этапе жизненного цикла документ активен и выполняет свою задачу. Организация может распространять его внутри компании (например, памятку), отправлять ее извне (например, с коммерческим предложением, ценой или контрактом) или хранить в системе обмена файлами в качестве справочного материала.

• Внутренние рабочие процессы. После того, как кто-то создаст документ, он может пройти различные этапы внутри компании для дальнейшего сотрудничества, такие как процесс редактирования, проверка несколькими сторонами или отделами или процесс утверждения. Функции контроля доступа и разрешений являются ключевыми на этом этапе жизненного цикла. Например, новый клиентский контракт может потребовать ввода от отдела продаж, бухгалтерского учета, юриспруденции и руководства, прежде чем вы сможете отправить его клиенту.
• Внешняя доставка и отслеживание. Многие организации создают документы исключительно для внутреннего использования и никогда не передают их за пределами организации. Однако, если кто-то создает документ для отправки внешней стороне, например, клиентский контракт, ему нужно будет отправить его соответствующей стороне и отслеживать, чтобы убедиться, что он соответствует цели. На этом этапе жизненного цикла может оказаться полезным решение для электронной подписи.

4. Архивирование или удаление документа

Срок действия большинства документов ограничен.Как только документ достиг своей цели или более новая версия или документ заменяет его, документ становится неактивным. Затем его необходимо будет поместить в безопасное хранилище на любой подходящий период времени — обычно это зависит от типа документа.

Чтобы уменьшить беспорядок и защитить конфиденциальные данные, важно надежно архивировать или уничтожать неактивные документы. Такие инструменты, как системы управления записями, гарантируют, что вы можете систематически и безопасно архивировать документы.
Соединив различные инструменты и повседневные рабочие процессы вашей организации с учетом всего жизненного цикла документа, вы можете обеспечить максимальную эффективность и полноту процессов, связанных с документами, — экономя время, избегая дублирования и повышая безопасность.

Эта статья изначально опубликована 4 марта 2021 г. и обновлена ​​30 августа 2021 г.

Документооборот. Документируйте рабочие процессы жизненного цикла.

Документооборот
Управление цифровым рабочим процессом

Что такое документооборот?

Управление документооборотом — это система, используемая для сбора, создания, отслеживания, редактирования, утверждения, хранения, извлечения, сохранения и уничтожения документов, связанных с бизнес-процессами.Рабочий процесс цифрового документооборота помогает организациям часто сокращать объемы бумажной работы, которая замедляет повседневные операции. Заказы на покупку, счета-фактуры, запросы на отпуск, подтверждение доставки, отгрузку, платежную ведомость, документы на автомобиль, информацию о цепочке поставок, формы претензий, страховки и многое другое. Большинство предприятий связано с большим количеством документов, и то, как они управляются, влияет на текущие расходы, производительность персонала, прибыльность и удовлетворенность клиентов. Документы передаются из одного отдела в другой, требуя утверждения или изменения на каждой остановке.

Документооборот для четких бизнес-процессов на основе правил

Управление документооборотом позволяет вам проанализировать свои бизнес-процессы и убедиться, что они работают эффективно для бизнеса, а также подходят для пользователей.

Типичные рабочие процессы документооборота управляют тем, как информация с момента ее поступления в ваш бизнес, предписывает, как она направляется, с контрольными точками для комментариев и утверждений до оперативных действий, отчетности и архивирования.

Одним из больших преимуществ цифрового документооборота является то, что статус задач всегда ясен, а для аудита имеется полная запись активности.

Документооборот может применяться к основным бизнес-функциям — например, учетным записям и процессам управления персоналом — или к производственным процессам, цепочке поставок и производственным рабочим процессам. Надежный рабочий процесс цифрового документооборота позволяет пользователям системы сосредоточиться на своей роли и защищает бизнес от ошибок пользователей.

Чего добивается Document Workflow?

Система документооборота:

• Автоматизирует повторяющиеся процессы
• Автоматически предупреждает пользователей о незавершенных задачах
• предоставляет общую картину документооборота с показателями производительности

Document Manager дает вам все преимущества цифрового документооборота

Создание шагов рабочего процесса документов, подходящих для бизнеса и пользователей

Рабочий процесс документооборота должен соответствовать тому, что является правильным для бизнеса, а логика рабочего процесса должна быть очевидна для пользователей.Владельцы процессов должны провести прямую линию с ключевыми этапами рабочего процесса, которые требуют ввода, утверждения или отказа.

Облачная технология документооборота

Выбор облачного документооборота часто является правильным шагом. Пользователи могут просматривать и утверждать действия, а также получать доступ к данным и отчетам из любого места в любое время. Облачное программное обеспечение для рабочих процессов также устраняет необходимость в предварительных затратах на программное обеспечение и инфраструктуру.

Изменения в отчетности и документообороте

Вы можете обнаружить, что ваш новый документооборот преподносит сюрпризы.Важно, чтобы вы управляли своей системой рабочего процесса, и чтобы она диктовала пользователям и препятствовала их работе. С помощью цифрового документооборота вы можете добавлять и изменять этапы процесса.

Document Система документооборота Logistix, Document Manager, дает вам важные преимущества. Отчеты Document Manager на основе KPI позволяют вам видеть и анализировать узкие места рабочего процесса, чтобы вы знали, на чем сосредоточить свое внимание. Document Manager Dynamic Workflow Designer также позволяет вам перетаскивать изменения рабочего процесса и выполнять откат без каких-либо навыков программирования.Визуализируйте, проектируйте и внедряйте ориентированные на документы рабочие процессы

Перетащите новый рабочий процесс с документами, чтобы реализовать автоматизированные процессы на основе правил, от простых рабочих процессов с документами закупок до сложных рабочих процессов с документами цепочки поставок

Индикаторы состояния рабочего процесса SLA

С помощью Document Manager вы сможете просматривать несколько процессов, чтобы вы могли видеть, какие задачи выполняются, а какие требуют внимания. Панель управления Document Manager предупреждает вас о наиболее важных рабочих процессах.

Оповещения о рабочем процессе для привлечения пользователей

Люди отказываются от платформ рабочего процесса, если им не напоминают вернуться, когда они понадобятся. Document Manager отправляет оповещения по электронной почте или push-уведомления на мобильные устройства, чтобы пользователи системы выполняли задачи, требующие внимания.

Параллельные операции документооборота

Рабочие процессы являются последовательными, но у некоторых рабочих процессов есть цепочки, которые происходят одновременно. Например, для возмещения командировочных расходов обычно требуется одобрение менеджера, но вместо того, чтобы создавать разные рабочие процессы для каждого отдела, вы можете создать один рабочий процесс, который будет следовать треку в зависимости от того, какой отдел выбирает запрашивающий.

Управление доступом на основе ролей

Рабочие процессы часто содержат конфиденциальную информацию, которой нельзя поделиться со всеми. С помощью Document Manager вы можете настроить то, что каждый отдельный пользователь может видеть и редактировать.

Интеграция рабочего процесса с другими бизнес-системами

Документооборот не работает независимо от других процессов. Документы, отчеты о продажах, денежные потоки и календари — важные элементы, которые необходимо включить в рабочий процесс. Document Manager позволяет интегрировать с ведущими бизнес-системами .

Лицензирование системы гибкого рабочего процесса

Document Logistix — прогрессивная инновационная компания, владеющая своей интеллектуальной собственностью в области документооборота. Мы ценим потребность клиентов в справедливости и ценности, поэтому лицензируем наши продукты, чтобы отражать фактические потребности пользователей, от администратора до случайного пользователя.

10 простых шагов, чтобы сделать это правильно

Использование хорошо написанной документации по бизнес-процессам позволяет быстро масштабироваться в будущем.В то же время, если ваши бизнес-процессы точно задокументированы, члены вашей команды будут точно знать, как предоставлять услуги внутренним и внешним клиентам.

Если вам интересно, как начать проектировать и документировать бизнес-процесс, но вы не знаете, с чего начать, мы составили контрольный список из 10 шагов.

Что такое документация бизнес-процесса?

Документация бизнес-процесса — это полное описание бизнес-процесса с использованием слов, изображений и символов для точного обозначения того, как процесс должен функционировать в идеальной среде.Документация должна включать, какие данные требуются для завершения процесса, каков рабочий процесс и любые решения, которые необходимо принять.

Чтобы бизнес-процессы были полезными и эффективными, они должны быть тщательно спроектированы, структурированы и задокументированы. Получив как можно больше подробностей о бизнес-процессе, вы сможете достичь желаемых результатов.

Хотя вы можете предположить, что документация процесса — это всего лишь бюрократический и непродуктивный аспект, на самом деле это невероятно полезно для обеспечения успеха бизнес-процесса.

Вы можете обратиться к этому документу для улучшения процесса, поскольку он сможет предоставить вам согласованную и надежную основу для понимания необходимых улучшений, которые необходимо сделать для оптимизации общей производительности.

Шаги по созданию успешной документации бизнес-процесса

Шаг 1: Имя процесса

Чтобы начать работу, выберите имя процесса и запишите его описание вместе с основной целью.

Шаг 2: Границы процесса

Определите начальную и конечную точки бизнес-процесса.Вы должны знать, что запускает процесс и как он завершается, прежде чем вы сможете начать добавлять другие более мелкие детали.

Шаг 3: Выходные данные процесса

Вы должны выбрать выходы процесса или окончательный результат, который вы получите, когда процесс будет завершен.

Шаг 4: Входные данные процесса

Выберите данные, необходимые для выполнения процесса. Вы также должны определить, откуда поступают входные данные.

Шаг 5: Действия процесса

Перечислите все действия или шаги, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуть процесс от начала до конечной точки.

Шаг 6: Организация процесса

Возьмите все действия, перечисленные на шаге выше, и упорядочите их в соответствии с потоком бизнес-процессов. На этом этапе важно определить все ключевые моменты принятия решений в вашем процессе.

Шаг 7: Обзор процесса

Проверьте последовательность действий, созданную на последнем шаге, чтобы убедиться, что она совпадает с границами процесса, созданными на втором шаге.

Шаг 8: Роли процесса

Теперь, когда весь процесс намечен, вам нужно выбрать различные роли (или членов команды), которые будут выполнять различные действия в процессе.

Шаг 9: Создайте блок-схему

Спланировав все, создайте четкую блок-схему процесса, чтобы сделать ее легко понятной для всех участников.

Шаг 10: Окончательная проверка

Последний шаг — обсудить поток процесса со всеми заинтересованными сторонами и получить необходимые разрешения для запуска процесса.

Составление документации для бизнес-процесса поможет вам увидеть, как все это сочетается, когда процесс выполняется в организации.

Например, вот как будет документироваться процесс расчета заработной платы

• Название процесса : Расчет заработной платы
• Границы процессов : Ежемесячная оплата сотрудникам осуществляется автоматическим банковским переводом
• Выходные данные процесса : чеки и ежемесячные отчеты о заработной плате
• Входные данные процесса : табели учета рабочего времени сотрудников, отчеты об отпусках и реквизиты банковского счета
• Операции процесса : Проверка табелей учета рабочего времени сотрудников, проверка заявлений об отпуске, добавление реквизитов банковского счета, перевод ежемесячной заработной платы на соответствующие счета и создание отчетов о заработной плате
• Роли процесса : Сотрудник, менеджер и отдел кадров

Как Kissflow может помочь документировать ваш процесс

Kissflow — это инструмент управления бизнес-процессами, который может превращать рабочие процессы в автоматизированные задачи и может помочь вам в создании автоматизированной документации бизнес-процессов.

Вместо того, чтобы отображать бизнес-процессы в отдельном инструменте документации, вы можете документировать, проектировать, автоматизировать и управлять процессами непосредственно в Kissflow.

Начните работу с Kissflow Process сегодня и посмотрите, как вы можете претворить в жизнь свои документированные процессы!

Связанные ресурсы

1.5 Процессы написания — Основы технического письма

Сюзан Ласт

Так же, как мы используем процессы проектирования для творческого решения сложных проблем, мы используем процессы написания для создания сложных документов.В обоих случаях есть шаги или стадии, но мы не всегда переходим от одного шага к следующему в хронологическом порядке. Эти процессы часто итеративны, что означает, что мы можем время от времени возвращаться к предыдущим этапам процесса. Чем сложнее задача, тем больше итераций может потребоваться. Изучите диаграммы процесса проектирования (, рисунок 1.5.1, ) и процесса написания (, рисунок 1.5.2, ). Какие сходства и различия вы видите в этих двух процессах?

Рисунок 1.5.1 Процесс проектирования . [Описание изображения] Рисунок 1.5.2 Диаграмма процесса записи . [Описание изображения]

Возможно, вы сталкивались с «процессом написания» раньше, и он мог или не мог хорошо сработать для вас. Не существует единого процесса, который работал бы для всех в любой ситуации. Ключевым моментом является распознавание различных этапов типичного процесса письма и выяснение того, как их использовать или адаптировать наиболее эффективно к вашей ситуации.

Например, вы могли столкнуться с процессом написания 40-20-40, который предполагает, что вам следует разбить время, которое вы тратите на письменное задание, на три отдельных этапа: планирование, составление и редактирование, и дать каждому из них определенный процент от имеющегося у вас времени.

40-20-40 Процесс записи

Этап 1 — Планирование: потратьте 40% своего времени на планирование вашего документа (анализ задач, размышление, обсуждение, свободное письмо, исследование, мозговой штурм, отображение концепций, фокусирование идей, наброски, и т. Д. .)

.

Этап 2 — Составление: потратьте 20% своего времени на написание черновика (быстрое воплощение всех своих идей в печати, в более или менее полных предложениях и абзацах, в более или менее правильном порядке, без мучений по поводу стиля или выбор грамматики)

Этап 3 — Проверка: тратит 40% своего времени на проверку, редактирование и корректуру (полировка вашего черновика, обеспечение полноты и хорошей поддержки содержания, логический поток идей, соответствие форматов ожиданиям, грамматически правильное выражение и соответствующий тон и словарный запас).

Эти процентные значения являются полезным ориентиром, поскольку они подчеркивают необходимость выделения значительного времени на пересмотр, но не всегда работают для всех людей во всех ситуациях (подумайте о ситуации на выпускном экзамене!). Он также четко не учитывает необходимость повторения; иногда при редактировании черновика (этап 3) вам, возможно, придется вернуться к этапу планирования (этап 1), чтобы провести дополнительное исследование, скорректировать фокус или реорганизовать идеи, чтобы создать более логичный поток. Написание, как и любая дизайнерская работа, требует органичного и динамичного процесса.

Как и в случае с процессом проектирования, процесс написания должен начинаться с понимания проблемы, которую вы пытаетесь решить. В образовательном контексте это означает понимание поставленного вам задания, его спецификаций, целей, которые вы должны достичь, и ограничений, в рамках которых вы должны работать (сроки выполнения, ограничения по количеству слов, требования к исследованиям, и т. Д. .). Это часто называют «анализом задачи». В профессиональном контексте вы также должны учитывать, кем будут ваши предполагаемые читатели, почему они будут читать этот документ и каковы их потребности, а также сроки и требования к документации.

Рассмотрите предстоящее письменное задание или задачу, которую вы должны выполнить. Чтобы не откладывать это до последней минуты (и, возможно, делать плохую работу), попробуйте спланировать процесс написания для этой задачи и предусмотреть вехи. Спрогнозируйте, сколько времени могут занять различные подзадачи и этапы. Не забудьте выделить время на «анализ задачи и аудитории», чтобы полностью понять, что происходит, прежде чем вы начнете. Рассмотрим следующее:

• Какова цель документа? Каковы конкретные требования? Кто его прочитает и почему?
• Сколько нужно планирования? Что это повлечет за собой? Вам нужно будет провести исследование? Вам нужно придумать тему или фокус, или вам уже назначили такую ​​тему?
• Насколько сложным будет документ? Будет ли в нем несколько разделов? Графика? Сколько доработок потребуется, чтобы улучшить ваш документ? Будет ли у вас время на обзор коллег / преподавателя?

Теперь попробуйте использовать калькулятор назначений , чтобы увидеть, предлагает ли он что-то похожее на ваш запланированный процесс письма.

Рисунок 1.5.1 Описание изображения:

Блок-схема процесса проектирования, которая побуждает вас вернуться к предыдущим шагам по мере необходимости.

1. Определите проблему. Это включает в себя оценку потребностей, постановку проблемы, разработку критериев и целей, а также предварительное исследование.
2. Создать возможные решения. Мозговой штурм с использованием метода инициирования идеи, создания эскизов и творческого мышления. На этом этапе вам может потребоваться вернуться к определению проблемы.Когда у вас будет несколько возможных решений, переходите к следующему шагу.
3. Оцените возможные решения. Отвечают ли идеи критериям дизайна? Перечислите достоинства и недостатки. Выберите лучшие варианты дизайна. Используйте матрицу решений для оценки. На этом этапе вам может потребоваться пересмотреть определение проблемы или провести еще один мозговой штурм. После того, как вы оценили возможные решения, переходите к следующему шагу.
4. Изготовить и протестировать модель. Создание подробных технических чертежей, прототипов или масштабных моделей, математических и компьютерных моделей, Проведение тестов производительности и пользовательских тестов.На этом этапе у вас возникла необходимость вернуться к мозговому штурму или оценке возможных решений. Когда у вас будет модель, которой вы довольны, переходите к следующему шагу.
5. Изменить и улучшить конструкцию. Устраните проблемы, улучшите дизайн, при необходимости проведите дополнительное тестирование. В худшем случае откажитесь от дизайна. Возможно, вам придется вернуться к оценке возможных решений для создания и тестирования модели. Когда у вас есть дизайн, которым вы довольны, переходите к следующему шагу.
6. Сообщите окончательный проект. Создание окончательных технических чертежей и технических руководств по сборке, эксплуатации и техническому обслуживанию.

[Вернуться к рисунку 1.5.1]

Рисунок 1.5.2 Описание изображения:

Диаграмма процесса написания, которая побуждает постоянно возвращаться к предыдущим этапам.

1. Предварительная запись. Этот этап предназначен для генерации идей, понимания идей других и сбора информации (создание заметок, свободное письмо, мозговой штурм, зацикливание).
2. Планирование. Здесь вы систематизируете и сосредотачиваете идеи. Это может включать отображение разума, кластеризацию, перечисление и создание контуров.
3. Составление. На этапе разработки вы пишете начальные черновики текста, уделяя основное внимание развитию, организации и проработке идей.
4. Отражение. На этапе размышления вы можете оставить работу и вернуться к ней позже. Вы можете несколько раз переключаться между рисованием отражения, прежде чем двигаться дальше.
5. Экспертная оценка. Теперь вы можете получать отзывы от других. Это может потребовать от вас возврата к этапам составления и размышления.
6. Ревизия. Здесь вы развиваете и уточняете идеи и структуру текста. Это может потребовать от вас возврата к этапам составления и размышления. Если работа требует дополнительных исследований или генерации идей, вернитесь к этапу планирования.
7. Редактирование и корректура. Здесь основное внимание уделяется поверхностным особенностям текста.

[Вернуться к рисунку 1.5.2]

Как (и зачем) документировать рабочие процессы [3 простых шага]

Рабочие процессы — очень важная часть вашего бизнеса.

Черт возьми, вы даже можете возразить, что рабочие процессы ЯВЛЯЮТСЯ вашим бизнесом .

Это повторяемые задачи, которые ваш бизнес должен выполнять для достижения какой-то бизнес-цели, и если все будет сделано правильно, они сделают вашу организацию значительно более эффективной.

Однако, чтобы получить максимальную отдачу от рабочих процессов, вам необходимо их задокументировать — и мы здесь, чтобы научить вас, как это сделать.

Итак, что такое рабочий процесс?

Термин «рабочий процесс» окружен множеством загадок. Как и большинство модных бизнес-словечек, его часто путают с другими терминами.

Немного о Tallyfy

Хотите автоматизировать задачи между коллегами или клиентами? Вы нашли для этого подходящее приложение! С Tallyfy вы можете автоматизировать задачи и бизнес-процессы за считанные минуты.

Вернемся к оставшейся части статьи!

Чем, например, рабочий процесс отличается от процесса или процедуры?

Дело в том, что рабочие процессы — это не просто набор последовательных задач (это процесс) — это всего лишь , одна его часть.

Рабочий процесс также должен отвечать на вопросы « кто? »и« когда? ”

Что такое Tallyfy?

Tallyfy помогает вам документировать и автоматизировать задачи между коллегами и клиентами

Щелкните здесь, чтобы узнать о Tallyfy

Чтобы лучше понять, что такое рабочие процессы, давайте разберем его на примере из реальной жизни. Допустим, ваша организация занимается публикацией. Вот как будет выглядеть рабочий процесс…

Шаг 1	Писатель создает первый черновик статьи
Шаг 2	Редактор , в течение следующих 2 дней , отзывы он и дает обратную связь
Шаг 3	Модуль записи выполняет итерации статьи до тех пор, пока она не будет готова
Шаг 4	Дизайнер создает графические изображения для статьи в течение 2-3 дней после того, как статья готова
Шаг 5	Как только статья будет полностью готова, маркетолог загружает ее в WordPress, оптимизирует для Google и публикует сообщение.

Почему документооборот — 4 основных причины

Теперь вы, вероятно, думаете: «Все это кажется довольно простым, какой смысл документировать?» Что ж, вот несколько способов, которыми документирование рабочих процессов может помочь вашему бизнесу…

Адаптация

Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам нужно научить его, как именно вы выполняете свои рабочие процессы…

• Каков порядок шагов?
• Какие задачи составляют рабочий процесс?
• Кто какой задачей владеет?
• Каковы сроки выполнения каждой задачи?

Если у вас в компании есть только и один рабочий процесс , это будет довольно просто.Однако это случается редко. Вместо того, чтобы стоять через плечо сотрудника и следить за тем, чтобы он все делал правильно, вы можете просто предоставить доступ к соответствующему документу рабочего процесса.

Это помогает им перейти на значительно быстрее , а также сэкономить время как для сотрудника, так и для его руководителя.

Стандартизация рабочего процесса

Без документированного рабочего процесса ваши сотрудники будут выполнять его с некоторыми вариациями. Это означает, что, поскольку нет четкого способа выполнения рабочего процесса, они будут делать это так, как сочтут нужным.

Чаще всего это неэффективный .

Если не установлен крайний срок для какой-либо задачи процесса, например, вашим сотрудникам может потребоваться больше времени, чем необходимо (замедление всего рабочего процесса).

Или у некоторых сотрудников могут быть более эффективные средства выполнения рабочего процесса, который требует меньше времени или создает больше результатов.

Наличие документированного рабочего процесса устанавливает передовой опыт его выполнения, гарантируя, что процесс завершится с максимальной эффективностью.

Стандартизация процессов и рабочих процессов может улучшить вашу производительность, качество продукции и даже моральный дух сотрудников. Изучите «как» и «почему» с нашим руководством по стандартизации процессов.

Улучшение и оптимизация

Если ваша организация не практикует непрерывное совершенствование процессов, ваши рабочие процессы, вероятно, будут не столь эффективны, как потенциально могли бы быть.

Наличие документированных рабочих процессов значительно упрощает анализ рабочего процесса, поиск улучшений и их внедрение.Это еще более важно, если в процессе много шагов и владельцев задач.

Изложение рабочего процесса на бумаге дает вам лучшее представление о том, как улучшить или оптимизировать процесс. Вы могли бы, например, осознать, что определенный этап процесса можно полностью пропустить. Или вы даже можете автоматизировать определенные аспекты процесса.

Хранение ноу-хау

Для организаций, у которых нет документированных рабочих процессов, их внутренняя база знаний становится нестабильной. Что произойдет, например, если ключевой сотрудник уволится? Или, что еще хуже, несколько сотрудников (которые работали над определенным процессом) уходят одновременно.

В конечном итоге вы теряете знания о том, как выполнять этот рабочий процесс, а также какие-либо передовые методы его правильного выполнения. Так что вам придется разбираться во всем этом с нуля, что приведет к потере времени, усилий и денег.

Тем не менее, если ваши рабочие процессы задокументированы, это гарантирует, что таких ситуаций никогда не произойдет.

Как документировать рабочие процессы за 3 простых шага

Теперь, когда вы знаете, почему вы должны документировать рабочие процессы, давайте перейдем к вопросу «как?»

Существует 2 наиболее распространенных способа документирования рабочих процессов…

Блок-схема процесса — Использование ручки и бумаги или какого-либо графического программного обеспечения для создания блок-схемы рабочего процесса.Так, например…

Создать блок-схему процесса очень просто — просто нарисуйте блок-схему с каждым блоком, содержащим одну задачу.

Программное обеспечение для рабочих процессов — Специальная система для управления рабочими процессами. Вы можете использовать такое программное обеспечение, как Tallyfy, для отображения, отслеживания и автоматизации рабочих процессов.

В дополнение к преимуществам документирования рабочего процесса, о которых мы упоминали ранее, программное обеспечение рабочего процесса также позволяет автоматизировать коммуникационный аспект рабочего процесса.

Вместо того, чтобы вашим сотрудникам постоянно перераспределять задачи, программа сделает это за вас.то есть, как только сотрудник, ответственный за задачу №1, выполнил свою работу, следующая задача автоматически назначается следующему в очереди сотруднику (который получает push-уведомление, информирующее его об этом).

Вы также можете установить крайние сроки для каждой задачи, чтобы рабочий процесс завершился вовремя.

Если в процессе возникают какие-либо узкие места, сотрудники могут использовать программное обеспечение, чтобы сообщить об этом соответствующим руководителям или менеджерам.

Если вы хотите использовать Tallyfy для документирования своих процессов, вот как вы это сделаете…

Шаг №1: Определите рабочий процесс и шаги

Если вы только начинаете с документации рабочего процесса, вам следует выбрать наиболее важные рабочие процессы для вашего бизнеса (т.е. те, которые имеют наибольшее влияние).

Хотя может показаться, что документировать рабочий процесс самому быстрее и проще, всегда лучше проконсультироваться с опытными сотрудниками, которые работали над этим процессом в течение длительного времени.

В конце концов, именно они знают, как лучше всего выполнять рабочий процесс.

Затем перечислите точные задачи, из которых состоит рабочий процесс. Включите всю важную информацию — кто отвечает за каждый шаг, каковы должны быть крайние сроки для каждой задачи и любые мелкие детали, которые могут помочь с выполнением задачи.

Шаг № 2: Пригласите коллег

Чтобы получить максимальную отдачу от программного обеспечения рабочего процесса, вам необходимо подключить своих коллег, чтобы вы могли назначать соответствующие задачи.

Поскольку каждое решение для рабочего процесса полностью отличается как с точки зрения настройки, так и с точки зрения использования, мы дадим вам более общее представление о том, как начать работу, рассмотрев процесс настройки для платформы Tallyfy.

Итак, первый шаг — войти в Tallyfy здесь (или создать учетную запись).

Затем нажмите кнопку «Создать» и нажмите «Пригласить коллегу…».

Вы увидите всплывающее окно с запросом контактных данных сотрудника.

Повторяйте это, пока все ваши сотрудники не будут включены в систему. На этом этапе вы можете приступить к созданию своих шаблонов рабочего процесса…

Шаг № 3: Создание шаблона рабочего процесса

Во-первых, перейдите к «Создать новый шаблон…»

Затем выберите имя для вашего шаблона и начните заполнять шаги для процесса…

Как задано, вы также можете начать заполнять ключевые детали в рамках каждого шага. Вы можете, например, установить крайние сроки, ввести описание шага, назначить его конкретному сотруднику и так далее.

Когда у вас будет готовый шаблон процесса, перейдите в «библиотеку шаблонов» и нажмите «Запустить процесс». Программное обеспечение возьмет на себя его отсюда — все, что вам нужно сделать сейчас, это расслабиться.