Организация документооборота в организации: Организация документооборота инструкция. Бизнес-процесс для компании

Содержание

6 правил ведения документооборота в организации

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначьте ответственного за прием и отправку документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.  

Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть –  от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

 

Организация и ведение документооборота, его основные этапы Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

1

УДК 519.2:303.732.4

08.00.00 Экономические науки

ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА, ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ

Жминько Надежда Сергеевна

к. э.н., старший преподаватель кафедры теории

бухгалтерского учета

РИНЦ SPIN код = 2535-1307

РИНЦ Author ID=736486

Васильев Вячеслав Павлович ассистент кафедры теории бухгалтерского учета

Тритяк Юлия Александровна студентка учетно-финансового факультета Кубанский государственный аграрный университет, Краснодар, Россия

В данной статье рассматривается актуальная в нынешнее время тема организации документооборота, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами оказывает влияние на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От профессионального ведения документации во многом зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно и грамотно организованный документооборот в организации усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета. Поэтому принятая система документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности, способствовать выявлению скрытых резервов. Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания и условий хозяйствования. Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.
sub-faculty

Tritjak Julija Aleksandrovna student of the Financial faculty Kuban State Agrarian University,

Krasnodar, Russia

The topic of document circulation is viewed in this article and is considered significant as the success of any organization depends on the correct choice of technology. In modern conditions the work with documents should be improved to reach high management efficiency since every management decision is always based on service documents.

The organization of work with documents affects the performance of the administrative staff and work culture of managers. The success of management activities in whole is largely dependent on the way of maintaining documentation. Properly organized document circulation strengthens control functions of accounting, accelerates the drawing up of accounting reports and increases the efficiency of accounting.

Therefore, the accepted system of documenting should reflect the sufficiency of all the economic activities of an organization and facilitate the identification of hidden reserves. The reflection of economic activities should be based not only on their legal form, but also on their economic content and business conditions. To organize document circulation means to develop forms of primary documents, accounting registers and reporting forms other than standardized, to create a schedule of document circulation, to determine the mechanism of taking documents to accounting and to choose the system of document processing and the order of storage. The documenting of business transactions is one of the distinguishing features of accounting as it allows monitoring economic processes. Thus, the importance of the proper document circulation is obvious because it plays an important role in every company. Its improvement and proper control allow getting the necessary information to make different kinds of management decisions, but its misuse leads to financial and criminal liability

http://ej. kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

2

бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Следовательно, важность правильного ведения документооборота объясняется тем, что документооборот играет важную роль в деятельности каждой организации.

Его усовершенствование и надлежащий контроль позволяют своевременно получать необходимую информацию для принятия различного рода решений. А неправильное его ведение влечет за собой не только финансовую, но и уголовную ответственность

Ключевые слова: ДОКУМЕНТООБОРОТ, ГРАФИК Keywords: DOCUMENT MANAGEMENT, ДОКУМЕНТООБОРОТА, ЭТАПЫ WORKFLOW SCHEDULE, WORKFLOW STEPS

ДОКУМЕНТООБОРОТА

Все хозяйственные операции, которые происходят в организации, необходимо оформить соответствующими документами. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение называется документооборотом [4]. Однако это не единственное определение данного термина, ведь многие авторы и ученые определяют процесс документооборота по-разному, стараясь раскрыть более точно, правильно и полно смысл этого процесса.

Так по определению, взятому из учебного пособия Сигидова Ю.И. и Трубилина А.И., движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив после записи в регистры бухгалтерского учета называется документооборотом [9]. В учебном пособии другого автора, Алексеевой Г.Н., представлено немного иное определение: движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом [2]. Подобных определений существует достаточно много, но сама суть процесса, излагаемая в них, остается неизменной.

Следует отметить, что тема организации документооборота в современных условиях имеет большую актуальность, поскольку от

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

3

правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованный документооборот внутри организации - залог успешной многолетней деятельности. Кроме того, действующим законодательством предусмотрены определенные требования к организации документооборота, несоблюдение которых может привести к неблагоприятным последствиям.

Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. В момент формирования аппарата управления разделяются обязанности между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно движению поездов в метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого-либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции [4].

Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

4

должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Важным моментом является исключение дублирования подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Неудобна и неправильна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам [4].

Рациональная организация бухгалтерского учета включает планирование выполнения учетных работ. План организации учетных работ, составляемый главным бухгалтером, обеспечивает своевременное получение учетных данных, характеризующих результаты работы и позволяющих своевременно составлять и представлять бухгалтерскую и налоговую отчетность внутренним и внешним пользователям, а также внутреннюю отчетность для управленческих нужд [7].

Совокупность документов организации представляет собой единый документопоток, который действует при соблюдении определенных правил. Их соблюдение способствует непрерывной работе предприятия.

В общей массе документов организации можно выделить три основные группы:

- внутренние, используемые при решении внутренних проблем и задач организации;

- исходящие, создаваемые для передачи информации пользователям, заинтересованным в ее получении;

- входящие, получаемые от сторонних организаций и частных лиц

[1].

Для каждой группы документов определены виды работ (операций), обязательных к исполнению. Последовательность осуществления

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

5

операций позволяет всесторонне рассмотреть, согласовать, утвердить и подписать документ. Нарушение данного процесса может привести не только к потере документом юридической силы, но и нанести экономический ущерб, привести к сбою производства и т.д. От четкой организации документационного процесса зависит оперативность работы. Несвоевременность исполнения документов может сделать информацию неактуальной, а следовательно бесполезной.

Правильная организация документооборота дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной, как непосредственного исполнителя - конкретного работника, - так и руководителя. Задержка документа руководителем без обоснованной причины ставит в сложное зависимое положение исполнителя и задерживает окончание работы, тормозит весь процесс документооборота в целом.

Принятая в организации система документирования хозяйственных операций должна обеспечивать:

во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной жизни. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть отражен в первичном бухгалтерском документе, так как именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются

подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на их основании формируются бухгалтерская отчетность организации и сведения о ее финансовом состоянии, а также осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия [3];

во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Наиболее эффективно будет построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

6

оформления первичных учетных документов, и тем более при составлении синтетических учетных регистров, производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Для этого вводят в первичные учетные документы, учетные регистры специальные графы, содержащие контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет значительно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;

в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При документировании хозяйственных операций важное значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. В каждой организации периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, на изменение которых предприятие не имеет права или возможности;

в-четвертых, тождественность данных аналитического и

синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций следует разработать систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности необходимо распределить так, чтобы бухгалтеры вынуждены были проводить сверку данных, которые они формируют в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организовать эту работу должен непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;

http://ej. kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

7

в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо достичь того, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.

Стадии документооборота представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 - Основные этапы документооборота

На первом этапе на каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичный учетный документ в момент совершения факта хозяйственной или, если это не предоставляется возможным, непосредственно после его завершения. Определяется перечь лиц, выписывающих и оформляющих эти документы, а также сроки их оформления.

На втором этапе определяются лица, которые будут осуществлять проверку документов, а также количество, порядок и сроки их

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

8

представления. Проверка документов включает в себя формальную, арифметическую проверку и проверку по существу.

Формальную проверка документов осуществляет бухгалтер. Она состоит в том, что устанавливается правильность оформления документов с помощью контроля полноты заполнения всех реквизитов.

Арифметическая проверка проводится бухгалтером при помощи подсчета итогов, проверки правильности расчетных процедур.

Проверку по существу делает бухгалтер, и она состоит в установлении соответствия требованиям экономической и хозяйственной целесообразности совершенных операций.

Принятые после проверки документы подлежат дальнейшей обработке, которая состоит из следующих этапов: группировка,

таксировка, контировка и гашение.

Группировка - подготовка сводных данных по движению видов имущества и обязательств за отчетный период.

Таксировка - перевод натуральных показателей в стоимостное выражение. Таксировка документов заключается в умножении натуральных показателей (килограммов, тонн, штук) на цену за одну единицу натурального измерителя.

Контировка - указание номера счета, дебетуемого или

кредитуемого, по суммам, подлежащим отражению на счетах бухгалтерского учета. Этот этап обработки связан с отражением хозяйственных фактов данных в документе на счетах бухгалтерского учета путем двойной записи.

Гашение - проставление на документах, относящихся к кассовым операциям, штампов или надписи от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты [5].

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

9

После бухгалтерской обработки первичных документов их данные должны быть зарегистрированы в специальных учетных таблицах и отражены в определенной последовательности.

Окончательным этапом документооборота является хранение первичных документов. Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет по истечении определенного периода времени контролировать предпринимательскую деятельность организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных органов. Соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключенным с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон [6].

Ответственность за организацию документооборота несет главный бухгалтер организации.

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т.е. повышает эффективность всей учетной работы организации [4].

При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота. К ним относятся:

1. Полнота и своевременность отражения всех фактов хозяйственной жизни при устранении излишнего дублирования.

2. Устранение ненужных инстанций при прохождении документов у руководителей, специалистов, счетных работников.

3. Осуществление контроля над законностью фактов хозяйственной жизни и сохранностью имущества.

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

10

4. Обеспечение своевременного составления необходимой

отчетности [8].

В графике документооборота (таблица 1) определяется

последовательность движения первичных документов, т. е. определяется, кто и в каком порядке составляет документы, куда и в какие сроки они передаются, какие учетные записи выполняются по данным этих документов, где и в течение какого срока они должны храниться после использования в соответствии с назначением. Разработанный главным бухгалтером и утвержденный приказом руководителя организации график документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации.

Таблица 1 - Пример графика документооборота товарной накладной

Г рафик документооборота Утвержден приказом №___от

Наименование документа Составление документа Обработка документа Передача в архив

Форма Количество экземпляров % 1 Р I С ё <5 Я Ответственный за оформление и исполнение Срок исполнения Ответственный за проверку и обработку Порядок представления Срок представления Исполнитель Срок исполнения Срок хранения Срок исполнения

Товарная накладная Г4 Й R % Уполномоченное лицо, МОЛ, бухгалтер по учету МПЗ В момент отпуска товаров Бухгалтер по учету МПЗ Ежедневно в конце рабочего дня В день составления, до 3 числа после отчетного месяца Бухгалтер по учету МПЗ В течение 1 рабочего дня после получения, до 8 числа после отчетного месяца 5 лет По окончании отчетного года

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

11

Каждая организация разрабатывает данный график самостоятельно, так как не существует единой официальной схемы. Однако его отсутствие не влечет за собой административной или финансовой ответственности, хотя значительно усложняет работу сотрудников бухгалтерии и приводит к возникновению проблемных ситуаций.

Стоит отметить, что при составлении графика документооборота необходимо учитывать следующую информацию: номер формы документа и его наименование; количество экземпляров; срок исполнения; сроки передачи в бухгалтерию другими подразделениями; сроки архивного хранения; примечания [6].

После составления графика до каждого лица, участвующего в документообороте, доносятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию.

Приказом устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. А главный бухгалтер своим распоряжением обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке [10].

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Организация работы с документами или управление документацией - это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод о том, что документооборот играет важную роль в деятельности каждой организации. Его усовершенствование и надлежащий контроль позволяют своевременно

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

12

получать необходимую информацию для принятия различного рода решений. А неправильное его ведение влечет за собой не только финансовую, но и уголовную ответственность.

Список литературы:

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп. -М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2002. - 192 с.

2. Алексеева Г.Н. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2004. 164 с.

3. Бархатнова А. — Сроки хранения документов и последствия их утраты /Финансовая газета. - 2004. - 44 с.

4. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. -71 с.

5. Елгина Е.Б. Первичные документы. - М.: - Статус-кво, 2004. - 452с.

6. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 591 с.

7. Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учета: учебник/ Поленова С.Н. -Электрон. текстовые данные. - М.: Дашков и К, 2013. - 464 с.

8. Сигидов Ю.И. Бухгалтерское дело: учеб. пособие / Ю.И. Сигидов, А.И. Трубилин, И. А. Заболотная. - изд. 2-е перераб. и доп. - Краснодар: Кубанский ГАУ, 2013. - 540 с.

9. Сигидов Ю.И, Трубилин А.И. / Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие/ Ю.И. Сигидов, А.И. Трубилин. - 3-е изд., перераб. и доп. - Краснодар: КубГАУ, 2013. -521 с.

10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: Изд-во «ПРИОР», 5-е изд., доп. и перераб. - 2000. - 144 с.

11. Баранов, А.В Сравнительная характеристика формирования показателей отчетности о прибылях и убытках в отечественной и зарубежной практике / А. В. Баранов, А.Е. Жминько // Международный бухгалтерский учет. 2007. № 8. С. 46-50.

12. Башкатов В. В. Учет и признание расходов по подбору персонала организации / В. В. Башкатов, А. С. Мельникова // Современный взгляд на будущее науки Сборник статей Международной научно-практической конференции. г. Уфа, Республика Башкортостан, 2014. - С. 20.

13. Бгане, Ю. К. «Пределы регулирующего влияния государства на развитие сферы потребительских услуг»/ Ю. К. Бгане, Стягун А.В., Хетагурова З.В.//Вестник Адыгейского государственного университета, № 1 (138), 2014. С. 27-32.

14. Бондаренко, С.В. Институциональный климат малого бизнеса России // С.В. Бондаренко, Т. И. Бондаренко // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2014. № 101. С. 13571366.

15. Бондаренко, С.В. Сравнительный анализ методик оценки

кредитоспособности заемщика / С.В. Бондаренко, Е.А. Сапрунова // Финансы и кредит. 2008. № 24 (312). С. 12-17.

16. Васильев В. П. Оценка экономической устойчивости сельскохозяйственных организаций / В.П. Васильев // Исследование инновационного потенциала общества и формирование направлений его стратегического развития материалы III

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

13

Международной научно-практической конференции. Юго-Западный государственный университет, редколлегия: редколлегия: Горохов А. А. (ответственный редактор) и др.. - Курск, 2013. - С. 82-84.

17. Васильев В.П. Экономическая устойчивость сельскохозяйственных организаций на Кубани: состояние, проблемы обеспечения / В.П. Васильев // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. - 2014. - № 96. - С. 857-866.

18. Васильева Н. К. Анализ устойчивости продовольственной безопасности в регионах юга России / Н.К. Васильева, С.М. Резниченко, В.П. Васильев // Труды Кубанского государственного аграрного университета. - 2012. - № 35. - С. 14-20.

19. Ворокова, Н.Х. Современные проблемы анализа рынка труда в России / Н.Х. Ворокова, А.Е. Жминько, Н.С. Жминько // Научное обозрение. 2015. № 2. С. 282-284.

20. Горелова, Г.В. Моделирование рынка труда: комплексный подход / Г.В. Горелова, А. Е. Жминько, А. М. Ляховецкий // Вестник Адыгейского государственного университета. Серия 5: Экономика. 2012. № 3 (104). С. 188-195.

21. Жминько А.Е. Сущность и экономическое содержание прибыли // Экономический анализ: теория и практика. 2008. № 7. С. 60-64

22. Жминько А.Е. Сущность производственных запасов, как оборотных активов организации / А.Е. Жминько, Т.А. Литвинова // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2014. № 99. С. 813-818.

23. Жминько Н.С. Основные теоретические подходы к аспекту прогнозирования финансового состояния хозяйствующих субъектов / Н.С. Жминько, И.С. Сафонов // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. - 2014. - № 97. - С. 985-996.

24. Жминько, А.Е. Аспекты когнитивного моделирования рынка труда / А.Е. Жминько, Г.В. Горелова, А.М. Ляховецкий // kybernetika. 2013. № 9. С. 26.

25. Жминько, А.Е. Международная практика учета запасов / А.Е. Жминько, Т.А. Литвинова // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2014. № 99. С. 1052-1061.

26. Жминько, Н.С. Состав и условия функционирования организаций сельскохозяйственной отрасли экономики краснодарского края / Н.С. Жминько, Е.В. Левченко // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2015. № 106. С. 988-999.

27. Кацко, И. А. Моделирование поведения субъекта на региональном рынке труда / И.А. Кацко, А.М. Ляховецкий, А.Е. Жминько // Труды Кубанского государственного аграрного университета. 2013. № 43. С. 19-24.

28. Кацко, И.А. Элементы теории многокритериальных решений в системных исследованиях / И.А. Кацко, Д.А. Крепышев, А.Е. Сенникова // Труды Кубанского государственного аграрного университета. 2011. № 32. С. 7-13.

29. Колесников, М. В. Адаптивная идентификация трендов развития сложных социально-экономических процессов / М.В. Колесников, А.М. Ляховецкий, А.Е. Сенникова // Вестник Университета (Государственный университет управления). 2012. № 14-1. С. 164-167.

30. Кучеренко С.А. Достоверная оценка финансового состояния, как фактор экономической безопасности субъектов сельского хозяйства / С.А. Кучеренко С.А., Жминько Н. С. // В сборнике: Наука, образование, общество: тенденции и перспективы Сборник научных трудов по материалам Международной научнопрактической конференции: в 5 частях. ООО "АР-Консалт". Москва, 2014. С. 13-16.

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

14

31. Кучеренко, С. А. Прогнозирование банкротства сельскохозяйственных организаций, монография / С. А. Кучеренко. - Краснодар: КубГАУ, 2010. - 2018 с.

32. Ляховецкий А.М. Оценка ресурсного потенциала на основе

эконометрического моделирования / А.М. Ляховецкий, А.Е. Сенникова, М.В. Колесников // Труды Кубанского государственного аграрного университета. 2012. № 37. С. 40-44.

33. Мельник, М. В. Экономический анализ в аудите: учеб. пособие / М. В. Мельник, В. Г. Когденко. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 543 с.

34. Сапрунова Е. А. Устойчивость развития аграрного сектора экономики в условиях риска / Е.А. Сапрунова, В.П. Васильев // АПК: Экономика, управление. -2012. - № 10. - С. 46-52.

35. Сигидов Ю.И. Сущность и инструменты налогового планирования в сельскохозяйственных организациях / Ю.И. Сигидов, З.И. Кругляк // Управленческий учет. - 2008. - № 10. - С. 84-92.

36. Сигидов, Ю. И. Теоретико-методологические основы дискриминантнорейтингового анализа финансового состояния хозяйствующего субъекта / Ю.И. Сигидов, Н.С. Жминько // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. 2014. № 98. С. 1072-1081

References

1. Andreeva V.I. Deloproizvodstvo: Prakt. posobie: 8-e izd., pererab. i dop. - M.: ZAO «Biznes-shkola “Intel-Sintez”», 2002. - 192 s.

2. Alekseeva G.N. Teorija buhgalterskogo ucheta: Uchebnoe posobie. Tambov: Izd-vo Tamb. gos. tehn. un-ta, 2004. 164 s.

3. Barhatnova A. — Sroki hranenija dokumentov i posledstvija ih utraty /Finansovaja gazeta. - 2004. - 44 s.

4. Deloproizvodstvo i dokumentooborot: Uchebnoe posobie (dlja studentov jekonomicheskogo fakul'teta) / Sost. T.V. Siganova. - Omsk: Omsk. gos. un-t, 2004. - 71 s.

5. Elgina E.B. Pervichnye dokumenty. - M.: - Status-kvo, 2004. - 452s.

6. Kudrjaev V.A. Organizacija raboty s dokumentami: Uchebnik / V.A. Kudrjaev i dr. - M.: INFRA-M, 2002. - 591 s.

7. Polenova S.N. Teorija buhgalterskogo ucheta: uchebnik/ Polenova S.N. -Jelektron. tekstovye dannye. - M.: Dashkov i K, 2013. - 464 s.

8. Sigidov Ju.I. Buhgalterskoe delo: ucheb. posobie / Ju.I. Sigidov, A.I. Trubilin, I. A. Zabolotnaja. - izd. 2-e pererab. i dop. - Krasnodar: Kubanskij GAU, 2013. - 540 s.

9. Sigidov Ju.I, Trubilin A.I. / Teorija buhgalterskogo ucheta: ucheb. posobie/ Ju.I. Sigidov, A.I. Trubilin. - 3-e izd., pererab. i dop. - Krasnodar: KubGAU, 2013. - 521 s.

10. Stenjukov M.V. Dokumenty. Deloproizvodstvo. - M.: Izd-vo «PRIOR», 5-e izd., dop. i pererab. - 2000. - 144 s.

11. Baranov, A.V Sravnitel'naja harakteristika formirovanija pokazatelej otchetnosti o pribyljah i ubytkah v otechestvennoj i zarubezhnoj praktike / A.V. Baranov, A.E. Zhmin'ko // Mezhdunarodnyj buhgalterskij uchet. 2007. № 8. S. 46-50.

12. Bashkatov V.V. Uchet i priznanie rashodov po podboru personala organizacii / V.V. Bashkatov, A.S. Mel'nikova // Sovremennyj vzgljad na budushhee nauki Sbornik statej Mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii. g. Ufa, Respublika Bashkortostan, 2014. - S. 20.

13. Bgane, Ju. K. «Predely regulirujushhego vlijanija gosudarstva na razvitie sfery potrebitel'skih uslug»/ Ju. K. Bgane, Stjagun A.V., Hetagurova Z.V.//Vestnik Adygejskogo gosudarstvennogo universiteta, № 1 (138), 2014. S. 27-32.

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

15

14. Bondarenko, S.V. Institucional'nyj klimat malogo biznesa Rossii // S.V. Bondarenko, T.I. Bondarenko // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2014. № 101. S. 1357-1366.

15. Bondarenko, S.V. Sravnitel'nyj analiz metodik ocenki kreditosposobnosti zaemshhika / S.V. Bondarenko, E.A. Saprunova // Finansy i kredit. 2008. № 24 (312). S. 1217.

16. Vasil'ev V.P. Ocenka jekonomicheskoj ustojchivosti sel'skohozjajstvennyh organizacij / V.P. Vasil'ev // Issledovanie innovacionnogo potenciala obshhestva i formirovanie napravlenij ego strategicheskogo razvitija materialy III Mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii. Jugo-Zapadnyj gosudarstvennyj universitet, redkollegija: redkollegija: Gorohov A.A. (otvetstvennyj redaktor) i dr.. - Kursk, 2013. - S. 82-84.

17. Vasil'ev V.P. Jekonomicheskaja ustojchivost' sel'skohozjajstvennyh organizacij na Kubani: sostojanie, problemy obespechenija / V.P. Vasil'ev // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. - 2014. - № 96. - S. 857-866.

18. Vasil'eva N.K. Analiz ustojchivosti prodovol'stvennoj bezopasnosti v regionah juga Rossii / N.K. Vasil'eva, S.M. Reznichenko, V.P. Vasil'ev // Trudy Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. - 2012. - № 35. - S. 14-20.

19. Vorokova, N.H. Sovremennye problemy analiza rynka truda v Rossii / N.H. Vorokova, A.E. Zhmin'ko, N.S. Zhmin'ko // Nauchnoe obozrenie. 2015. № 2. S. 282-284.

20. Gorelova, G.V. Modelirovanie rynka truda: kompleksnyj podhod / G.V. Gorelova, A.E. Zhmin'ko, A.M. Ljahoveckij // Vestnik Adygejskogo gosudarstvennogo universiteta. Serija 5: Jekonomika. 2012. № 3 (104). S. 188-195.

21. Zhmin'ko A.E. Sushhnost' i jekonomicheskoe soderzhanie pribyli // Jekonomicheskij analiz: teorija i praktika. 2008. № 7. S. 60-64

22. Zhmin'ko A.E. Sushhnost' proizvodstvennyh zapasov, kak oborotnyh aktivov organizacii / A.E. Zhmin'ko, T.A. Litvinova // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2014. № 99. S. 813-818.

23. Zhmin'ko N.S. Osnovnye teoreticheskie podhody k aspektu prognozirovanija finansovogo sostojanija hozjajstvujushhih sub#ektov / N.S. Zhmin'ko, I.S. Safonov // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. - 2014. - № 97. - S. 985-996.

24. Zhmin'ko, A.E. Aspekty kognitivnogo modelirovanija rynka truda / A.E. Zhmin'ko, G.V. Gorelova, A.M. Ljahoveckij // kybernetika. 2013. № 9. S. 26.

25. Zhmin'ko, A.E. Mezhdunarodnaja praktika ucheta zapasov / A.E. Zhmin'ko, T.A. Litvinova // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2014. № 99. S. 1052-1061.

26. Zhmin'ko, N.S. Sostav i uslovija funkcionirovanija organizacij

sel'skohozjajstvennoj otrasli jekonomiki krasnodarskogo kraja / N.S. Zhmin'ko, E.V. Levchenko // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2015. № 106. S. 988-999.

27. Kacko, I.A. Modelirovanie povedenija sub#ekta na regional'nom rynke truda / I.A. Kacko, A.M. Ljahoveckij, A.E. Zhmin'ko // Trudy Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2013. № 43. S. 19-24.

28. Kacko, I.A. Jelementy teorii mnogokriterial'nyh reshenij v sistemnyh issledovanijah / I.A. Kacko, D.A. Krepyshev, A.E. Sennikova // Trudy Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2011. № 32. S. 7-13.

29. Kolesnikov, M.V. Adaptivnaja identifikacija trendov razvitija slozhnyh social'no-jekonomicheskih processov / M.V. Kolesnikov, A.M. Ljahoveckij, A.E. Sennikova // Vestnik Universiteta (Gosudarstvennyj universitet upravlenija). 2012. № 14-1. S. 164-167.

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Научный журнал КубГАУ, №110(06), 2015 года

16

30. Kucherenko S.A. Dostovernaja ocenka finansovogo sostojanija, kak faktor jekonomicheskoj bezopasnosti sub#ektov sel'skogo hozjajstva / S.A. Kucherenko S.A., Zhmin'ko N.S. // V sbornike: Nauka, obrazovanie, obshhestvo: tendencii i perspektivy Sbornik nauchnyh trudov po materialam Mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii: v 5 chastjah. OOO "AR-Konsalt". Moskva, 2014. S. 13-16.

31. Kucherenko, S. A. Prognozirovanie bankrotstva sel'skohozjajstvennyh organizacij, monografija / S. A. Kucherenko. - Krasnodar: KubGAU, 2010. - 2018 s.

32. Ljahoveckij A.M. Ocenka resursnogo potenciala na osnove jekonometricheskogo modelirovanija / A.M. Ljahoveckij, A.E. Sennikova, M.V. Kolesnikov // Trudy Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2012. № 37. S. 40-44.

33. Mel'nik, M. V. Jekonomicheskij analiz v audite: ucheb. posobie / M. V. Mel'nik, V. G. Kogdenko. M.: JuNITI-DANA, 2007. - 543 s.

34. Saprunova E.A. Ustojchivost' razvitija agrarnogo sektora jekonomiki v uslovijah riska / E.A. Saprunova, V.P. Vasil'ev // APK: Jekonomika, upravlenie. - 2012. - № 10. - S. 46-52.

35. Sigidov Ju.I. Sushhnost' i instrumenty nalogovogo planirovanija v sel'skohozjajstvennyh organizacijah / Ju.I. Sigidov, Z.I. Krugljak // Upravlencheskij uchet. -2008. - № 10. - S. 84-92.

36. Sigidov, Ju.I. Teoretiko-metodologicheskie osnovy diskriminantno-rejtingovogo analiza finansovogo sostojanija hozjajstvujushhego sub#ekta / Ju.I. Sigidov, N.S. Zhmin'ko // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agrarnogo universiteta. 2014. № 98. S. 1072-1081

http://ej.kubagro.ru/2015/06/pdf/62.pdf

Организация документооборота (СЭД ДЕЛО) | Софтинформбюро

Система «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота в организации.

Система «ДЕЛО» эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Она способна обеспечить электронный документооборот любого предприятия и любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.

В настоящее время программа электронного документооборота предприятия «ДЕЛО» – самая распространенная в России, она фактически является отраслевым стандартом.

 

 

  • Техническая завершенность решения. СЭД «ДЕЛО» отличается полной функциональностью, доступной сразу после ее покупки. Это и автоматизация работы канцелярии, и согласование, и контроль исполнения поручений, и многое другое. Благодаря тому, что программа документооборота предприятия уже содержит каждую из этих функций, за них не нужно платить отдельно.
  • Готовность к работе в Системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Уже сейчас СЭД «ДЕЛО» полностью готова к работе в МЭДО. С 2009 г. ЭОС участвует в разработке проекта МЭДО и имеет готовые решения по межведомственному взаимодействию.
  • Система оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ) на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания электронных услуг на всех уровнях – федеральном, региональном и муниципальном.
  • СЭД «ДЕЛО» работает с обращениями граждан (в том числе, учитывая СНИЛС в справочнике граждан).
  • Легкая и быстрая установка и настройка (в том числе силами заказчика) делают СЭД «ДЕЛО» привлекательной для всех клиентов. Одни экономят деньги на коробочном решении, включающем весь делопроизводственный функционал, а других привлекают короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию и возможность самостоятельного внедрения.

 

Качественный документооборот в организации: решаемые задачи

 

Канцелярия – регистрация документов любых типов в соответствии с требованиями ГСДОУ; регистрация обращений граждан; поддержка электронной подписи; удобный и простой бумажный и электронный документооборот в любой организации.

  • Подготовка исходящей корреспонденции – сортировка исходящих документов по реестрам на отправку; печать реестров отправки документов, конвертов, пакетов и др. Обеспечение работы с партионной почтой (автоматическое присвоение штрих-кода почтовым отправлениям, печать конвертов и реестров с присвоенными штрих-кодами, формирование электронной документации на партионную почту).

  • Поручения – создание и работа с поручениями любой вложенности и разветвленности; работа с проектами поручений; назначение внутренних и внешних исполнителей; контрольные и не контрольные поручения; информирование о поступлении в кабинет новых поручений.

  • Контроль исполнения поручений – просмотр отчетов об исполнении и снятие с контроля поручений.

  • Согласование – гибкие настройки процесса согласования; создание разнообразных маршрутов согласования для различных документов;

  • Бизнес-процессы – документооборот предприятия любой сложности; настройка под конкретную задачу; работа процесса по любому событию – от регистрации до подписания документа.

  • Мобильный кабинет – универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетные компьютеры, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны и т.п.)

  • Организация полноценного взаимодействия СЭД с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.

  • Оповещения и уведомления – рассылка информационных сообщений и напоминаний по различным событиям системы; настройка необходимых для сотрудников оповещений и уведомлений.

  • Сканирование, в том числе поточное – перевод документации в электронный вид; автоматизированная регистрация распознанных документов; распечатка и распознавание штрих-кодов.

  • Создание отчетов – подготовка и печать отчетных форм; статистика; произвольные отчеты; выбор шаблонов печати отчетов.

  • Веб-доступ – полноценная удаленная работа с документами; исполнение поручений; контроль исполнения; согласование; поиск.

  • Электронная подпись (ЭП) – подписание файлов и реквизитов документов; использование при подписании и согласовании; ввод информации от руки (факсимильная подпись, комментарий, отчет).

  • Юридически значимый документооборот предприятия – решение по организации юридически значимого документооборота любого масштаба; электронная подпись (ЭП) равнозначна собственноручной подписи; создание и проверка электронной подписи; шифрование сообщений; штампы времени; поддержка всех используемых в РФ криптопровайдеров.

  • Протоколы – просмотр всех действий, совершенных в системе.

  • Интеграция – описанная структура системы; наличие API.

Возможности и преимущества СЭД «ДЕЛО»
  • Поддерживает все основные функции в области документооборота предприятия: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, удобный поиск, списание в дело. Все эти функции включены в стандартную поставку СЭД «ДЕЛО», поэтому нет необходимости докупать дополнительные модули.

  • Делегирование полномочий на работу с документами позволяет назначать права на доступ к кабинетам должностных лиц, ввод резолюций, контроль и исполнение поручений, визирование и подписание документов, а также позволяет передавать дела при уходе сотрудника в отпуск или его увольнении.

  • Простой в работе и интуитивно понятный интерфейс.

  • Быстрый ввод информации, которым отличается программа документооборота (благодаря автоподстановке и спискам типовых текстов), помогает работать с большим количеством документов, затрачивая минимум времени.

  • Эффективные механизмы разграничения доступа различных пользователей к документам и функциям системы дают возможность определить, как и с какими документами будут работать сотрудники.

  • СЭД «ДЕЛО» с поддержкой традиционного делопроизводства позволяет плавно и без риска перейти от «бумажного» делопроизводства к современным технологиям управления электронными документами.

  • Легкость установки и настройки (в том числе силами Заказчика), а также короткие сроки ввода в эксплуатацию обеспечивают быстрое внедрение программы электронного документооборота.

  • Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, принятыми правилами и порядком, позволяет легко перевести привычную для сотрудников работу в электронный вид, что облегчает переход на электронный документооборот.

  • Система обладает масштабируемостью, т.е. практически неограниченной возможностью «расширения охвата». В СЭД«ДЕЛО» одновременно могут работать от нескольких единиц до нескольких тысяч пользователей.

Опции

  • «Мобильный кабинет» – универсальное решение, обеспечивающее доступ ко всем основным возможностям СЭД с помощью практически любого мобильного устройства (планшетных компьютеров, смартфонов, коммуникаторов, мобильных телефонов и т.п.).
  • «АРМ Руководителя» – удобная и наглядная работа с электронными документами в любом месте и в любое время с помощью планшетного компьютера или ноутбука.
  • «Сервер электронного взаимодействия (СЭВ)» – организация полноценного взаимодействия систем электронного документооборота с контролем прохождения документов в организациях-адресатах.
  • «Информер» В альтернативу входящего в коробочную версию «Оповещателя кабинетов» существует возможность расширить функционал с помощью отдельно лицензируемой системы информирования пользователя – модуля «Информер». В зависимости от настроек, этот модуль информирует пользователя о ряде событий в его кабинете.
  • «Юридически значимый документооборот предприятия» – решение с применением криптографического комплекса, обеспечивающее полноценную работу с юридически значимыми электронными документами. В случае необходимости придания юридической значимости электронному документообороту, данное решение может быть внедрено как при разворачивании системы электронного документооборота (СЭД), так и в уже работающую СЭД.
  • «Поточное сканирование» – массовый перевод бумажных документов в электронный вид, что избавляет сотрудников от выполнения рутинных операций по сканированию каждого документа в отдельности.
  • «ДЕЛО-Web» – web-доступ ко всем данным и функциям, благодаря чему сотрудники могут так же полноценно работать с документами, как и за своим рабочим столом, находясь в командировке или вне офиса.
  • «ДЕЛО-1С» – интеграция СЭД «ДЕЛО» и «1С» дает возможность внедрить финансовый документооборот предприятия.
  • «Управление процессами» – эта опция помогает специалистам в области процессного управления проектировать и создавать произвольные бизнес-процессы (например, произвольные процедуры согласования документов и т.п.).
  • «Оповещения и уведомления» – данная опция служит для своевременного извещения через электронную почту сотрудников о приходе нового документа, поручения и т.д..

Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами и бизнес-программами, используемыми организацией-заказчиком.

Надежность и эффективность СЭД «ДЕЛО»

Надежность и бесперебойность функционирования системы подтверждается тем, что клиенты  работают в СЭД «ДЕЛО» долгие годы и постоянно расширяют масштабы ее использования. Их привлекает в системе и то, что она внедряется в минимальные сроки.

«ДЕЛО» – коробочное, промышленное решение, не требующее постоянного вмешательства специалистов и дополнительных финансовых затрат на оплату их услуг.

Комплексное внедрение электронного документооборота на базе подобного бизнес-решения дает результат, ощутимый и понятный исполнителям и руководству.

СЭД «ДЕЛО» соответствует законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами, как российской нормативной базы, так и международным стандартам, а также требованиям информационной безопасности.

 

На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации, полностью учитывающая индивидуальные особенности деятельности любой организации.

Организация документооборота - Энциклопедия по экономике

Организационная структура бухгалтерии, распределение обязанностей в бухгалтерии (должностные инструкции работников бухгалтерской службы), организация документооборота.  [c.65]

Документирование хозяйственных операций. Классификация документов. Организация документооборота. Технология учетного процесса, учетные процедуры (операции).  [c.415]

Расчеты между организациями осуществляются в формах, устанавливаемых Правительством РФ и Центральным банком. Но конкретный их вид указывается в договоре между поставщиком и покупателем. Виды расчетных документов, а также организация документооборота в банке, у плательщиков и получателей денег определяются следующими основными формами безналичных расчетов.  [c.458]

Возможны и другие классификации аккредитивной формы расчетов, однако различия между ними в основном носят технический характер, т. е. касаются организации документооборота между контрагентами. По своей сути они представляют собой видоизменения либо покрытой, либо непокрытой формы аккредитивных расчетов.  [c.431]

Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения АХД и выработки управленческих решений.  [c.236]

К способам ведения бухгалтерского учета относятся методы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, приемы организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, обработки информации и иные соответствующие способы и приемы.  [c.32]

Это приемы организации документооборота, инвентаризации и способы применения бухгалтерского учета. Это применение системы учетных регистров и порядок их заполнения. Это совокупность способов ведения бухгалтерского учета -первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.  [c.50]

Результативность управления предприятием в значительной степени определяется уровнем организации процесса управления и качеством его информационного обеспечения. В широком смысле под информационным обеспечением хозяйственной деятельности понимается совокупность информационных ресурсов и способов их организации. Основными элементами информационного обеспечения являются система документации и документооборота система классификации и кодирования информационная база (картотеки, классификаторы, массивы нормативно-справочной, текущей информации, накопительные массивы и т. д.) документы регулятивного характера (должностные и технологические инструкции, обеспечивающие организацию документооборота и ведение информационной базы).  [c.212]

Документирование — способ первичного отражения влияния свершившихся хозяйственных фактов на состояние объектов бухгалтерского наблюдения. Первичные документы составляются на каждую операцию или однородные группы операций, давая импульс движению бухгалтерской информации. Вопросы документального отражения и организации документооборота подробно рассматриваются в гл. 14.  [c.86]

Учетная политика — это выбор организацией способов ведения бухгалтерского учета, группировки и оценки факторов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров учета, обработки информации и другие соответствующие способы и приемы ведения учета.  [c.30]

Замена рабочего Плана счетов, в связи с переходом на новый План счетов, может затронуть правила организации документооборота и другие моменты учета в организации, что должно быть также отражено в приказе об учетной политике организации.  [c.110]

В каждой организации документооборот определяется главным бухгалтером, который предусматривает персональную ответственность работников за находящиеся у них документы и сроки их обработки. Документооборот рекомендуется оформлять в виде графиков или схем и вывешивать их на видном месте.  [c.178]

Каждая из процедур, включаемая в систему документооборота, должна содержать набор определенных операций, соблюдение которых обеспечивает четкую организацию документооборота. Так, на стадии приемки документов в бухгалтерии, они подлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформления документов, заполнения реквизитов), так и содержанию (соответствие законности зафиксированных в документе экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки документов при ручном способе — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиск штампа лица, ответственного за их обработку.  [c.128]

Организация документооборота лежит на главном бухгалтере фирмы. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленных в виде графика документооборота. Примерная схема его дана на с. 129 (схема 4.3). Назначение графика — осуществление систематического контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию. Здесь они подвергаются формальной проверке и счетному контролю в виде арифметической проверки, устанавливаются законность и целесообразность зафиксированных в них хозяйствен-  [c.128]

Таким образом, управление документооборотом в значительной мере достигается путем внедрения компьютерных технологий с помощью программных средств, а также локальных вычислительных сетей. С помощью последних решается проблема передачи информации. Это совершенно новый уровень организации документооборота, который более правильным следовало бы называть системой электронного документооборота (СЭД).  [c.132]

Изложите технологию организации документооборота. 10. В чем сущность инвентаризации  [c.140]

Общая схема журнально-ордерной формы учета предусматривает следующую организацию документооборота (схема 7.6).  [c.353]

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии и соблюдение действующего законодательства несет его руководитель. В его компетенцию входит утверждение учетной политики, рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов (для оформления хозяйственных операций, по которым нет типовых форм), порядка проведения инвентаризаций, правил организации документооборота, других  [c.426]

Учетная политика предприятия определяется как совокупность способов ведения бухгалтерского учета — первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной (уставной) деятельности . К способам ведения бухгалтерского учета относятся методы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, приемы организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы учетных регистров, обработки информации и др.  [c.245]

Это приемы организации документооборота, инвентаризации и способы применения счетов бухгалтерского учета.  [c.309]

Большое значение при изучении информационных потоков придается правильной организации документооборота, т.е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая экономическая задача обрабатывается на основании определенного количества первичных документов, проходящих различные стадии обработки движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-то производственно-  [c.132]

Особое внимание оптимальной организации документооборота должны уделять предприятия с очень большим объемом документов, где наиболее рациональным является создание собственной системы документооборота специалистами самого предприятия или по индивидуальному заказу специализирующейся фирме. Любая система должна пройти специальную сертификацию и тестирование, обеспечивающие защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов.  [c.134]

О управление документооборотом — система управления документами и организации документооборота ИС, контроль исполнительской дисциплины, управление деловыми процессами, групповая работа с электронными документами и другие.  [c.32]

Документация — совокупность носителей первичной информации, отражающая хозяйственную деятельность предприятий и организаций. Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться документально. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет. Вопросы документального отражения и организации документооборота подробно рассматриваются в гл. 6.  [c.26]

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.  [c.140]

Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и приемы организации документооборота. При этом принятая система документооборота, как элемент учетной политики, должна обеспечивать  [c.140]

Без правильной организации документооборота нельзя обеспечить рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки счетных работников, своевременность бухгалтерских записей (ажур).  [c.140]

Пример организации документооборота предприятия приведен в табл. 6.1.  [c.140]

Организацию документооборота в Обществе осуществляет Генеральный директор.  [c.42]

Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организации документооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. В 80-х годах была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными документами (Do ument Management Systems).  [c.131]

Анализ товарных операций организаций и фирм предполагает определение сроков оборачиваемости средств в товарах, которые зависят как от быстроты движения товаров от изготовителя до конечного потребителя, так и от организации документооборота и расчетов, ускорения оборачиваемости средств в товарах, ускорения их офактуривания, снижения накладных расходов, сокращения сроков пользования банковскими ссудами, высвобождения привлеченных оборотных средств.  [c.458]

Организация документооборота на предприятии | Респект: Учет договоров

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрация

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная - при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная - при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная - при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть - в структурных подразделениях.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

  • входящие документы
  • исходящие документы
  • внутренние документы
  • коммерческие контракты
  • документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

  • 01 - индекс структурного подразделения
  • 05 - номер дела по номенклатуре
  • 134 - порядковый номер документа по журналу регистрации

В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов:

 

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом.

Ниже представлен образец регистрационной карточки:

Рассмотрение документов руководством

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (см. реквизит 17). В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку. Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Направление на исполнение

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Контроль исполнения

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Подшивка документов в дела

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

Шпаргалка делопроизводителя : Документооборот в организации

ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения расшифровывает понятие документооборота как движение документов внутри организации с момента их создания и получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота не устанавливается на законодательном уровне. Каждое предприятие самостоятельно регулирует свой документооборот и закрепляет основные принципы его работы в нормативных документах (инструкции по делопроизводству).

Что можно сделать для упрощения документооборота?

  1. Сделайте документооборот на предприятии централизованным. То есть все документы должны обрабатываться только в службе делопроизводства и проходить через нее. Это исключит дублирование и утерю документов.
  2. Внедрите электронный документооборот. Он значительно сократит время на обработку документов, распечатку документов, увеличит скорость доведения информации до исполнителей, обеспечит сохранность информации.

    10 причин внедрить электронный документооборот>>

  3. Разработайте схемы маршрутов документов в организации и следите за их соблюдением. Схемы маршрутов документов смотрите ниже.
  4. Регистрируйте документы один раз в службе делопроизводства. Допустимо при большом объеме документооборота регистрировать исходящие документы в отделах, а также отдельная регистрация возможна в филиалах и территориально удаленных подразделениях организации.

    Порядок регистрации документов>>

  5. Повысьте профессиональный уровень работников, отвечающих за распределение документов, регистрацию документов, наложение резолюций. Для этого есть курсы по делопроизводству. Также можно организовать семинары внутри организации с приглашением преподавателей или просто опытных работников.

  6. Проведите обучение сотрудников других отделов. Расскажите о маршрутах движения документов, раздайте наглядные материалы, приведите примеры. В дальнейшем вам не придется это объяснять по несколько раз.

Виды документопотоков

  • Входящие документы. Сюда входят документы из государственных структур, обращения физических лиц, документы из филиалов, головной организации вашей организационной структуры, других фирм и предприятий.

    Схема движения входящих документов внутри организации

  • Исходящие документы. Основная масса исходящих — это ответы на входящие документы, а также запросы в другие организации, направление отчетности в государственные органы.

    Схема движения исходящих документов внутри организации

  • Внутренние документы. Это организационно-распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы; информационно-справочные документы — служебные и докладные записки.

    Схема движения внутренних документов организации

Как рассчитать объем документооборота?

Объем документооборота рассчитывают для определения количества входящих и исходящих документов в организации, для расчета количества времени на их обработку и регистрацию, для эффективного распределения нагрузки сотрудников службы делопроизводства, для заполнения отчетов по требованию вышестоящих организаций.

Расчет ведется по журналам регистрации документов. Из последнего номера зарегистрированного документа за конкретный период (месяц, неделя) вычитается первый номер документа, зарегистрированного в этом периоде. Если в организации электронный документооборот, то в программе выводятся реестры за определенный период.

При подсчете нужно учитывать внутренние документы, копии документов.

Организация документооборота - Курсовая работа

Основная часть (выдержка)

Организация документооборота

2.1 Организация работы с документами

Все документы организации представляют собой единый документопоток, который «рождается, живет и умирает» по своим законам. Все группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в орга-низации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную работу предприятия.

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. В общем массиве документов организации прослеживаются обособленно три группы: внутренние, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия, исходящие, создаваемые для передачи информации, и входящие, получаемые от сторонних организации и частных лиц [4].

Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласо-вание, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д.

От четкой организации документационного процесса зависит опе-ративность работы. Задержка исполнения документов может сделать ин-формацию неактуальной, а значит бесполезной.

Хорошая организация ДОУ дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной как непосредственного исполнителя – конкретного работника, - так и руководителя. Необоснованная задержка документа руководителем ставит в сложное зависимое положение испол-нителя и задерживает окончание работы.

Основные виды работ можно представить следующим образом (табл. 1).

Таблица 1 – Основные виды работ

Документирование

Операции

делопроизводства Внутренние документы Исходящие документы Входящие документы

Составление проекта документа обязательно обязательно не используется

Согласование проекта документа со специалистами возможно возможно не используется

Печать и проверка правильности оформ-ления документа обязательно обязательно не используется

Подписание, утвер-ждение документа руководителем обязательно обязательно не используется

шлюзов для межорганизационного документооборота

sourcer и insourcer для работы с системой управления рабочими потоками IBM MQ

Series следующим образом:

Назначение действий конкретному пользователю,

External, помечает их как переданные на аутсорсинг. Рабочий список

External представляет собой средство связи

как для провайдера, так и для запрашивающей стороны. Аутсорсер

и инспектор получают доступ к рабочему списку External с помощью клиентского интерфейса

, который обеспечивает аналогичные функции -

, что и интерфейс 2 архитектуры, определенной Коалицией управления рабочим потоком

.

6

Используя

этот интерфейс, аутсорсер (часть RGM) контролирует

рабочий список и извлекает новые действия из источника

(шаг 1 на рисунках с 4 по 6), а инсорсер

создает новый процесс экземпляры в PMS ser-

вице-провайдер (шаг 4). Клиентский интерфейс

также отслеживает и распространяет изменения состояния и данных

со стороны аутсорсера (часть RPG) и инсорсера (часть PPG

) после установления соединения.

70

IEEE MultiMedia

В настоящее время исследователи проводят большую работу в двух связанных областях

. Во-первых, функциональная совместимость и возможность подключения WMS

является важным вопросом, так как зрелые ИТ-инфраструктуры имеют тенденцию быть гетерогенными. Это в первую очередь связано с проблемой предоставления стандартных интерфейсов

к WMS для межсерверной связи.

Коалиция управления рабочими потоками, консорциум поставщиков и пользователей WMS, определила такой интерфейс, названный «Интерфейс 4».

1

Протокол простого доступа к рабочим потокам (SWAP)

2

- это еще одна инициатива по

для подключения WMS, которая адаптируется как веб-привязка к интерфейсу

. Во-вторых, исследователи работали над стандартизацией

. Форматы обмена документами

, в основном основанные на расширяемом языке разметки

(XML). Эти стандарты помогают поставщикам создавать

продуктов на общей платформе, но не помогают организовать

отдельных процессов как таковых.Поскольку эти стандарты

не фокусируются на взаимосвязи внутреннего и внешнего взглядов на процессы, они не затрагивают вопросы конфиденциальности, гибкости и независимости.

Глобальная система GroupFlow

3

- это подход для соединения

процессов через организационные границы путем предоставления шлюзов

способов. Организации могут объявлять шаблоны процессов как доступные для внешних

(то есть экземпляры могут запускаться внешними системами).

Однако Groupflow - закрытая система. Исследовательский прототип

Internet Services (Wise) на основе рабочего процесса позволяет нескольким организациям

определить общий общедоступный процесс и назначить

отдельных действий для каждой организации.

4

Каждая организация

отображает действия, которые она выполняет в рамках своих внутренних процессов.

Система управления, к которой ее партнеры не могут получить доступ. Extricity’s

Alliance (http: // www.extricity.com/) - это продукт, который следует аналогичному подходу

. Общий рынок открытых услуг для малых -

и средних предприятий (Cosmos),

5

Wise,

4

и MariFlow

6

проекты также включают средства для заключения контрактов с глобальными,

общий процесс.

Другой подход к подключению PMS различных организаций - это создание набора сообщений, зависящих от домена, и

доменных шлюзов, которые сопоставляют входящие сообщения с

операциями PMS.Несколько организаций соревнуются в разработке фреймворков pro-

для определения стандартов сообщений домена. Примером

являются RosettaNet (http://www.rosettanet.org/),

7

и

BizTalk.

8

Другие предложения, такие как eCo Framework

9

, поддерживают

расположение и выбор соответствующего протокола. Шлюзы

для RosettaNet предоставляются, например, Netfish

(http: // www.netfsh.com/) и Extricity’s Alliance. Более того, этому подходу

следуют традиционные стандарты edi

, такие как UN / Edifact и Swift, и соответствующие им шлюзы

от многочисленных поставщиков. Система Coyote / Business Process Framework

реализует шлюз сообщений, который настраивается с использованием так называемых соглашений с торговыми партнерами

.

10

Ссылки

1. Стандарт рабочего процесса - Оперативная совместимость Абстрактная спецификация, Tech.

Report WfMC-TC-1012, The Workflow Management Coalition,

Lighthouse Point, Fla., 1996.

2. K. Swenson, Simple Workflow Access Protocol (SWAP), Draft Proposal

from 6 May 1998, http : //www.ics.uci.edu/~ietfswap/swap-prot.txt.

3. Г. Риемпп и Л. Настански, «Управление рабочими потоками между

и

распределенными организациями - глобальная группа потоков

, подход

», Proc. Европейские студенты, изучающие промышленную инженерию и

менеджмент (Estiem) IT-Vision Conf., Ф. Ленер и С. Дустар,

ред., Deutscher Universitäts Verlag, Gabler Edition Wissenschaft,

Wiesbaden, 1997, стр. 265-282.

4. Алонсо Г. и др., «WISE: электронная коммерция между предприятиями», Proc.

Девятый международный семинар по вопросам исследований в области инженерии данных -

Информационные технологии для виртуальных предприятий (RIDE-VE 99), IEEE

Computer Society Press, Лос-Аламитос, Калифорния, 1999, стр. 132-139.

5. Ф. Гриффель и др., «Электронные контракты с COSMOS - как

устанавливать, согласовывать и выполнять электронные контракты в Интернете

», Proc.Второй международный семинар по корпоративным распределенным объектным вычислениям

(EDOC 98), IEEE Press, Piscataway, N.J., 1998, pp. 46-55.

6. I. Cingil et al., «Адаптивная архитектура системы рабочего потока на

в Интернете для приложений электронной коммерции», Proc. Int’l

Symp. Распределенные объектные приложения, IEEE Computer Society

Press, Лос-Аламитос, Калифорния, сентябрь 1999 г., стр. 242-251.

7. Спецификация структуры реализации RosettaNet (RNIF), версия

1.1, RosettaNet., Санта-Ана, Калифорния, 1999.

8. BizTalk Framework 1.0 - Independent Document Specification,

Microsoft, Редмонд, Вашингтон, 1999.

9. Смит Х., «Платформа eCo от CommerceNet в Nutshell !, »

Onotology.org, http://www.ontology.org/main/papers/eco

.html, 1999.

10. А. Дэн и Ф. Парр,« Подход койотов к сети. Centric

Сервисные приложения: разговорные сервисные транзакции, монитор

и стиль приложения, Proc.Семинар по High

Performance Transaction Processing (HPTP), 1997, стр. 23-48.

Сопутствующие работы

Документация процесса - современный подход

Каждая организация со временем стремится расти. Наиболее частым препятствием, с которым сталкивается организация на пути к масштабируемости, является отсутствие надлежащих процессов и систем. Чтобы преодолеть это, организации необходимо принять стандартный подход к созданию и документированию бизнес-процессов. Все бизнес-процессы должны систематически документироваться, чтобы исключить операционную двусмысленность и служить в качестве учебного пособия для всех пользователей процесса.Это отвечает текущим и будущим потребностям организации в достижении желаемых бизнес-результатов систематическим и воспроизводимым образом.

Новый способ документирования процессов

За прошедшие годы подход к составлению технологической схемы претерпел кардинальные изменения. Традиционный подход к блок-схемам процесса охватывает последовательность событий в процессе, включая все исключения в путь. Сегодняшние блок-схемы должны отображать желаемый ход процесса без исключений.Исключения представлены в отдельном разделе под блок-схемой. Некоторые из длительных исключений, с которыми трудно справиться, для лучшего понимания подробно описаны как отдельный процесс. Разница между новым подходом и старым подходом к документации процессов показана в таблице 1.

Таблица 1: Сравнение подходов к документации процесса
Традиционный подход к обработке документации Новый подход к технологической документации
Графически представляет всю последовательность событий в процессе, включая исключения потока Графически представляет желаемую последовательность событий в процессе без окон решений и исключений
Исключения представлены в блок-схеме процесса Исключения представлены в разделе описания процесса под блок-схемой
Длинные исключения включены в блок-схему основного процесса, что делает ее громоздкой и трудной для понимания Исключения, которые являются длинными и имеют уникальный поток, подробно описаны как отдельный процесс
Не сразу определяет улучшения в текущем потоке Обозначает немедленные улучшения существующего процесса
Бережливое производство не может быть легко реализовано, поскольку документация не позволяет легко определить улучшения Экономичные решения по устранению отходов могут быть легко реализованы
Трудно понять и реализовать, потому что это громоздко и сложно Легко понять и реализовать
Был сокращен специалистами по бережливому производству и разработчиками процессов, потому что все исключения никогда не могут быть полностью отражены в блок-схемах процессов Предпочтительный способ документации для экспертов по бережливому производству и разработчиков процессов

Преимущества нового подхода

Новый подход, в отличие от традиционного подхода, охватывающего все исключения в рамках блок-схемы, имеет несколько преимуществ.Их:

  1. Справочная информация: Результатом этого подхода является аккуратный документ, на который легко ссылаться - в отличие от загроможденного объемного документа, созданного с помощью традиционного подхода, который запутан и труден для понимания.
  2. Управление: документами процесса (содержащими блок-схемы и описания процессов, а также ключевые показатели процесса, матрицу эскалации, глоссарий и т. Д.), Созданными с помощью современного подхода, можно легко управлять, поскольку они не такие громоздкие по сравнению с документами, созданными с помощью традиционных подход.
  3. Динамическое добавление исключений: создание блок-схем процессов без блоков решений дает возможность владельцам процессов динамически включать исключения. Исключения можно легко перечислить в описании процесса без изменения блок-схемы. Это особенно полезно для процессов с большим количеством исключений, обнаруживаемых по мере развития процесса.
  4. Реализация: этому подходу легче следовать с точки зрения реализации.
  5. Обработка новых версий: позволяет легко обрабатывать новые версии процессов (созданные в результате изменений в существующей последовательности), поскольку основной поток в основном остается постоянным.
  6. Непрерывное совершенствование посредством анализа видов отказов и последствий (FMEA): это дает возможность команде выполнить FMEA по всем блокам процессов по отдельности и гарантирует, что все исключения устранены с помощью соответствующих решений.
  7. Непрерывное совершенствование посредством бережливого производства: при таком подходе внедрить бережливое производство проще, чем при традиционном подходе.
  8. Визуализация: блок-схема в этом подходе дает однозначное представление о этапах процесса и более существенно регистрируется в сознании пользователей процесса.

Пример: процесс подключения новой службы

На рисунке ниже показан пример блок-схемы процесса, выполненной с использованием современного подхода. В нем подробно описаны все этапы процесса подключения к новой службе (NSC) в компании по управлению энергопотреблением.

Пример блок-схемы современного бизнес-процесса (нажмите, чтобы увеличить)

Эта блок-схема описывает поток межфункциональных процессов, устанавливающий четкую подотчетность для каждой бизнес-функции. Бизнес-функция, имеющая максимальное количество блоков действий, становится «функцией владельца процесса».«Ответственность за блок действий, который имеет решающее значение для всего процесса, остается за функцией владельца процесса, даже если она должна выполняться другой бизнес-функцией. Функция владельца процесса остается ответственной за создание механизмов (в форме показателей, информационных панелей и т. Д.) Для обеспечения прозрачности этих конкретных шагов.

На этой блок-схеме группа НСК была функцией владельца процесса, поскольку документация клиента была передана на внешний подряд агентству документации, которое находилось под внутренним управлением группы НСК.Задание «Выполните дедупликацию [дедупликацию], основные сведения зафиксированы» было критически важным, но выполнялось другой функцией. Команда NSC обеспечила прозрачность с помощью системных проверок и мер, так что при вводе данных о клиенте дедупликация происходила автоматически, а номер потребителя генерировался через ИТ-систему.

Блоки действий, которые можно автоматизировать в будущем, были отмечены цветом (желтым), чтобы четко отображать требования к ИТ-системе.Более того, возникла потребность в стандартизации некоторых действий в существующем потоке, чтобы исключить возникновение ошибок на этом этапе. Они также были обозначены цветом (синий). Это сопоставление позволило выявить легко узнаваемые области для внедрения решений по защите от ошибок с помощью Lean. Поле деятельности «FE собирает и проверяет документы» было определено как шаг, который может привести к максимальному количеству ошибок, если не будет выполнен должным образом. Решение Lean, которое было реализовано для борьбы с этой болезненной областью, заключалось в подготовке контрольного списка действий, который ИП должен заполнять во время визита для завершения сбора и проверки документов.

Процедура обработки исключений не описывается в блок-схеме, но объясняется в прилагаемой таблице, выдержка из которой приведена в таблице 2.

Таблица 2: Примеры рекомендаций по обработке исключений
Исключение Процесс обработки исключения
Клиент не оплачивает до востребования
  • Срок оплаты + 1 день = Автоматическое SMS-сообщение заявителю, информирующее его о том, что он пропустил срок платежа до востребования
  • Позвонить клиенту, если уведомление до востребования не оплачено через 2 дня после установленного срока до 7 дней после установленного срока (максимум 3 попытки вызова)
  • В случае, если заявитель не произведет оплату векселя до востребования в течение 30 дней с установленной даты, срок действия запроса NSC истекает.В этом случае, если заявителю требуется подключение к услуге после даты истечения срока действия номера запроса, процесс запроса NSC начнется с самого начала.
Отчет TF - невозможно Сайт не готов
  • Справочник заявителя о готовности и том, что находится на месте
  • Отправьте дело группе планирования для следующих шагов

Нагрузка попадает в эти диапазоны:

  1. Более 7,5 кВт и менее 20 кВт
  2. Более 20 кВт и менее 150 кВт
  3. Более 150 кВт

Дело направлено группе планирования, которая рассмотрит требования (e.g., строительные работы, доступ, доступность трансформатора для оценки того, откуда должно быть выполнено подключение, и т. д.) на основе категории, в которую попадает нагрузка, и реализовать соответствующий план действий для диапазона.

Резюме

Создание, оптимизация бизнес-процессов и подробная документация незаменимы для поддержки и роста организации. Объемные технологические документы, подготовленные с использованием традиционного подхода (которые редко упоминаются после их создания), архаичны.Новый подход к документации процессов дает предприятиям определенное преимущество в соблюдении и поддержании процессов. Ключевые показатели процесса, определенные в процессе, можно использовать для отслеживания эффективности бизнеса в различных областях, и можно разработать план действий для решения любых проблем.

Вам также может понравиться

Основы документирования и анализа процесса «как есть»

Время чтения: около 7 минут

Автор: Lucid Content Team

Компании полагаются на надежные процессы для эффективного и результативного достижения целей.Но без сильных процессов ваш бизнес может потерять деньги, таланты и даже клиентов.

Вот где на помощь приходит анализ процессов «как есть».

Изучение вашего текущего состояния помогает организациям документировать, отслеживать и оптимизировать свои процессы для повышения производительности, эффективности и улучшения результатов.

Вот как вы можете вывести свой бизнес на новый уровень, задокументировав процесс как есть.

Шаблон потока бизнес-процессов (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Анализ процесса «как есть» или анализ текущего состояния - это стратегия управления процессами, которая определяет и оценивает текущие бизнес-процессы.

Анализ текущего состояния может быть сосредоточен на всей бизнес-организации или на одном или нескольких конкретных процессах в отделе или группе.

Существует несколько ключевых целей или мотиваций для проведения анализа текущего состояния, в том числе:

  • Экономия денег
  • Улучшение существующих или создание новых процессов
  • Повышение удовлетворенности клиентов
  • Улучшение координации бизнеса и оперативности организации
  • Соблюдение новых нормативных требований стандарты
  • Адаптация процессов после слияния или поглощения

Основная причина, по которой компании используют системы управления процессами, заключалась в том, чтобы сэкономить деньги за счет снижения затрат и / или повышения производительности, за которым следует необходимость повышения удовлетворенности клиентов для сохранения конкурентоспособности , согласно исследованию 2015 года, проведенному BPTrends.

Анализ текущего состояния и будущего состояния процесса

Анализ текущего состояния и будущего состояния процесса идут рука об руку, когда вы оцениваете бизнес-процессы. Проще говоря, «как есть» отображает, где находятся ваши процессы, и «будущие» карты, где они должны быть.

Этап «как есть» описывает текущее состояние ваших процессов и любые пробелы или проблемы с текущим режимом работы. После того, как вы это наметили, вы можете переходить к будущей фазе управления процессами.

Отображение будущего процесса - это то, как должен выглядеть процесс.Используя схему «как есть», вы работаете с заинтересованными сторонами для разработки улучшений текущего процесса и намечаете эти изменения на своей будущей карте. Lucidchart упрощает совместную работу за счет удобных функций обмена и комментирования. Заинтересованные стороны могут быстро просматривать документы вашего текущего и будущего состояния, легко обеспечивая обратную связь на каждой итерации.

Ведение записей как текущих, так и будущих документов состояния поможет каждому в организации поддерживать согласованность процессов и более эффективно отслеживать прогресс и результаты.

Используйте слои в Lucidchart для документирования и визуализации как существующих, так и будущих процессов. Горячие точки позволяют переключаться между слоями, чтобы вы могли четко видеть различия между ними и легко представлять свою документацию другим.

Преимущества анализа процесса «как есть»

Основным преимуществом анализа процесса «как есть» является создание прочной основы для процессов организации. Анализ «как есть» позволяет бизнесу оценить текущее состояние своих процессов и определить возможности для улучшения.

Без этой фундаментальной информации сложно управлять процессами и улучшать их. Другими словами, если вы не знаете, с чего начинаете, вам будет трудно добраться туда, где вы хотите быть.

Выполняя отчеты о текущем и будущем состоянии процессов, компании также могут рассчитывать:

  • Согласовать операции с бизнес-стратегией.
  • Улучшение процесса коммуникации и обучения.
  • Повышение эффективности работы.
  • Повышение контроля и согласованности в организации.
  • Получите конкурентное преимущество.
Пример производственного процесса (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Этапы анализа процесса «как есть»

Анализ процесса «как есть» состоит из трех основных этапов: исследование, документирование и анализ.

1. Исследование

Для полного анализа текущего состояния бизнеса вам потребуется обзор основных продуктов и деятельности компании.

Начните с составления списка всех продуктов и услуг, чтобы получить четкое представление о цепочке создания стоимости бизнеса.Затем определите все процессы, которые компания использует для создания этих продуктов и услуг на каждом уровне, и отсортируйте их в хронологическом порядке. (Некоторые процессы могут происходить параллельно.)

Обязательно отметьте, когда каждый процесс начинается и заканчивается, и определите, какие команды или отдельные лица участвуют в этих процессах (или несут за них ответственность).

Заинтересованные стороны и менеджеры более высокого уровня могут помочь вам в общих чертах, но вам нужно будет связаться с людьми, непосредственно выполняющими и контролирующими каждый отдельный процесс, чтобы создать полный и точный отчет.

Обратите внимание на несколько способов сбора необходимой информации.

Личные интервью

Проведите собеседование с заинтересованными сторонами, выполняющими каждый процесс, а также с менеджерами или другими экспертами в предметной области, участвующими в процессе. Личные отчеты могут подтвердить, что процессы работают хорошо (или нет), и осветить этапы процесса, о которых вы иначе могли бы не знать.

Однако, несмотря на то, что личные интервью важны, следует брать интервью у нескольких человек (где это возможно), чтобы получить более полную картину процесса.Будьте осторожны и не делайте выводов, основываясь исключительно на отчете одного человека.

Прямое наблюдение

Помимо опроса людей на местах, уделите время непосредственному наблюдению за процессами в действии. Обратите внимание на людей, задействованных на каждом этапе, а также на любые системные функции поддержки и ресурсы, доступные и / или используемые.

Опросы

Разошлите опросы или анкеты участникам для сбора официальных письменных ответов. Опросы позволяют вам задать конкретные вопросы, на которые вы, возможно, не нашли ответов в ходе наблюдений или собеседований.

Опросы также дают вам возможность получить обратную связь и ответы от участников на вопросы, возникшие во время других тактик сбора информации (например, наблюдения).

Групповые собрания

Наконец, рассмотрите возможность проведения группового собрания с соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы обрисовать процессы и подтвердить предыдущие выводы с участниками процесса.

Цель состоит в том, чтобы встретиться несколько раз, чтобы вместе задокументировать процесс. Эти встречи лучше всего запланировать после того, как вы завершите другое исследование (например,g., интервью и наблюдение), потому что вы можете изложить все, что вы узнали, а затем сотрудничать с участниками, чтобы выявить любые пробелы и подтвердить свои выводы.

Пример последовательности операций BPMN (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

2. Документ

После того, как вы собрали информацию о процессе, вам нужно будет четко задокументировать ее в карте процесса.

Большинство менеджеров процессов используют модель и нотацию бизнес-процессов (также известную как BPMN) для построения диаграмм процессов своего текущего состояния.BPMN - это стандартная система моделирования процессов, предназначенная для упрощения документирования процессов и облегчения понимания всеми заинтересованными сторонами. В соответствии с передовой отраслевой практикой по умолчанию используется текущая нотация процесса BPMN 2.0.

Lucidchart упрощает применение методологии BPMN 2.0 с помощью библиотеки форм BPMN. Просто перетащите фигуры в документ и отформатируйте их по мере необходимости.

Используйте это руководство, чтобы напомнить, как использовать стандартные обозначения и символы BPMN 2.0.

Подробнее

Хотя BPMN является популярной диаграммой процессов, ваши процессы также могут быть описаны в диаграммах других типов, независимо от того, нужно ли вам описывать потоки процессов DevOps, проектировать процессы ITIL / ITSM, создавать карты учетных записей или визуализировать путь клиента.

Независимо от типа вашего процесса или диаграммы, по сути, ваша карта процессов «как есть» должна документировать все входные данные процесса, системные функции поддержки, подробные описания выполнения процесса и все выходы процесса.

Пример процесса совместного управления BPMN (Щелкните изображение, чтобы изменить его в интерактивном режиме)

3. Определите пробелы, узкие и слабые места

Перед построением диаграммы будущего состояния необходимо внимательно изучить свое текущее состояние. Проанализируйте свои текущие процессы и обратите внимание на следующее:

Узкие места

Определите, где могут быть задержки в ваших процессах и что их вызывает.Узкое место может выглядеть как слишком много встреч или слишком много людей, вовлеченных в процесс утверждения.

Пробелы

Ищите потенциальные пробелы в вашем процессе, которые препятствуют достижению желаемой производительности / результата. Например, вам может потребоваться добавить еще один этап в процесс или даже нанять другого человека.

Слабые стороны

Возможно, у вас есть правильный процесс, но ищите слабые места в существующем процессе. Например, возможно, вы могли бы позволить себе лучшее общение и передачу обслуживания.

Узнайте больше о способах оптимизации ваших процессов.

Узнайте, как

После того, как вы определите, чего не хватает в существующем процессе, вы можете приступить к планированию будущих состояний и узнать, как вы можете улучшить свои процессы. Вы можете использовать горячие точки и слои Lucidchart для планирования и переключения между вашим текущим и будущим состояниями, чтобы было легко определить, какие изменения необходимы и как достичь вашего будущего процесса.

Lucidchart упрощает создание и отслеживание документации, обеспечивая плавный переход от сопоставления процессов «как есть» к управлению «как есть».

Задокументируйте свои бизнес-процессы с помощью одного из наших шаблонов и начните улучшать свои процессы уже сегодня!

Узнайте, как

Как создать интеллектуальный процесс управления документами с помощью SharePoint и Flow

В большинстве организаций в системе есть бизнес-процесс, который направлен на хранение и отправку пакетов документов. В большинстве случаев документы хранятся в репозиториях (общих или личных дисках), помеченных своим именем или организованных с использованием папок и подпапок.Обычно это сложно подключиться при использовании сторонних систем управления процессами.

В этой серии блогов , , состоящей из двух частей, мы собираемся создать систему управления документами, которая создает автоматическое электронное письмо для внешнего пользователя с документами из файлового репозитория в соответствии с формой запроса, отправленной внутренним пользователем.

Рассмотрим бизнес-пример, когда человек Отдел ресурсов (HR) вашей организации отправляет Пакет документов перед приемом на работу для нового сотрудника будущему сотруднику.

Если подумать об этом процессе, не учитывая все возможные варианты использования кажутся очень простыми. Однако есть несколько проблемы, с которыми сталкиваются отделы кадров, когда приходит время оформлять документы о найме новых сотрудников пакеты.

Краткое описание сложности процесса и проблем

Документооборот

В вашей организации, вероятно, есть несколько различных отделов, которые обмениваются документами для новых сотрудников. Например:

  • HR: имеет общий набор документов которые необходимо предоставить до первого дня работы
  • Бухгалтерский учет: паевые документы например, информация о корпоративной кредитной карте сотрудника
  • ИТ: предоставляет подробную информацию о том, как войдите в систему и зарегистрируйтесь в различных онлайн-системах

Чтобы управлять множеством наборов документов из разных эффективно, важно, чтобы кто-то внедрил документооборот процесс.

Создание пакетов документов

Кто-то из отдела кадров или подбора персонала должен вручную составить пакет документов. Самая трудоемкая часть здесь - это обеспечение того, чтобы в пакет были включены не только общие наборы документов, но и документы, специфичные для сотрудников (или должности). Здесь вы должны сделать упор, чтобы не пропустить ни одного важного документа.

Совместное использование документов с внешним пользователем

Будущий сотрудник рассматривается здесь как внешнего пользователя, это потому, что посылка отправлена ​​до их первого дня работа.Следовательно, это означает, что в домене нет аккаунтов и они не будут пройти обучение, как войти во внутренние системы управления документами или ХРИС. Итак, здесь нам нужно отправить новый пакет найма извне в личный Адрес электронной почты.

Ниже приведена диаграмма, демонстрирующая, как выглядит этот процесс:

Создание системы, генерирующей пакеты документов автоматически

Мы поняли, что проблема заключается в отсутствии центральной области для внутреннего документооборота.Вот как мы будем решать эту проблему:

  • Создать хранилище документов для хранить и маркировать документы
  • Автоматизировать процесс запроса
  • Создавать пакеты документов
  • Отправлять документы в будущее Сотрудник (внешний адрес электронной почты)

В данном примере бизнесу требуется система, в которой менеджер по найму отправляет форму, и все будет выполняться автоматически, без вмешательства человека. Для этого мы собираемся использовать мощные инструменты SharePoint и Microsoft Flow в Office 365, которые позволяют нам разрабатывать бизнес-приложения без опыта разработки.

Создание репозитория документов для хранения и маркировки документы

Репозиторий файлов будет выполнять несколько роли в этом случае. Нам потребуется:

  • Хранить документы доступны онлайн
  • Пометить (этикетку) документы для лучшая категоризация. Поскольку требования заключаются в создании пакетов на основе должность (Должность), нам нужно будет убедиться, что в документах указаны правильные метаданные
  • Создать внешнюю ссылку (для пользователи вне организации), чтобы иметь возможность загружать документы

Мы собираемся использовать документ SharePoint библиотека для создания этого репозитория.У вас должны быть права администратора на создать библиотеку SharePoint, или вы можете запросить создание библиотеки документов права от Администратора сайта. Вы можете найти подробные инструкции о том, как создать документ библиотеки здесь. Я уже создал библиотеку документов под названием New Hire Document Package. Имеет два настраиваемые поля, которые я буду использовать в моем случае с бизнес-требованиями: одно - Document Type, , а второе - Links . Вы можете добавить столько столбцов, сколько вы хотите лучше определить свои файлы, например "местонахождение" или "профессия" столбцы.Здесь я создал два настраиваемых поля:

  • Тип документа: Это вариант с раскрывающимся списком, предлагающий несколько вариантов. Ваши бизнес-требования будут определять варианты типа документа. В моем случае у меня есть General, Information Technology, Sales Engineer и Accountant
  • Links: В этом столбце будет храниться ссылка на внешнюю информацию (доступную для пользователей за пределами вашей организации) для документа.Позже в этом сообщении блога я продемонстрирую, как автоматически создавать внешнюю ссылку при загрузке документа. Тип столбца - гиперссылка и общий тип столбца SharePoint

. о том, как создавать столбцы в SharePoint библиотеку или список, перейдите по этой ссылке.

Так выглядит моя библиотека документов с загруженными тестовыми данными.

Как я раньше упомянуто, нам потребуется автоматизировать внешних ссылка процесс создания.

Создайте рабочий процесс для создания внешней ссылки и обновления метаданные файла

Каждый раз, когда кто-то загружает новый документ в New Hire Библиотека пакета документов , мы сгенерируем внешнюю ссылку и обновим ссылки этого документа.

Мы собираемся выполнить описанную выше логику с помощью Microsoft Flow. Перейдите в конструктор Flow на https://flow.microsoft.com или воспользуйтесь меню навигации приложения на портале Office 365 .

Я бы рекомендую использовать общий Office 365 учетная запись, имеющая доступ к библиотеке SharePoint и Flow. Например, [email protected] . Это особенно полезно при проектировании рабочий процесс, который отправляет пользователям электронные письма со ссылками на документы. Таким образом, это не приходят напрямую с вашего адреса электронной почты.

Ниже представлен общий обзор рабочего процесса, демонстрирующий, что при создании документа мы сгенерируем ссылку и обновим ссылки , хранящиеся в библиотеке SharePoint.

Теперь, когда мы понимаем этот процесс, приступим к созданию приложения. Когда вы вошли в конструктор Flow, нажмите New и в раскрывающемся меню выберите Automated - из пустого параметра . В новом окне создания потока назовите свой поток (в моем случае я назвал свой поток Create External Link ). В поле Выберите триггер потока введите SharePoint и выберите При создании файла (только свойства) из списка триггеров.

Хорошо, на первом этапе (триггер) нам нужно будет выбрать библиотеку SharePoint (новый пакет документов по найму), которую мы создали ранее. Затем этот рабочий процесс распознает, когда новый файл создается или загружается в библиотеку, затем он может указать URL-адрес сайта и выбрать библиотеку из раскрывающегося списка.

Нажмите кнопку Следующий шаг и в меню Выберите действие найдите действие «Создать ссылку для совместного использования» .

Есть несколько вещи, которые вы должны указать при настройке этого шага:

  • Адрес сайта и имя библиотеки: , это та же библиотека, которую мы использовали на первом шаге (шаг триггера)
  • Идентификатор элемента: это когда вы выбираете ID элемента из предыдущего шага.По сути, вы передаете значение элемента, который инициировал событие (создание или загрузка нового файла)
  • Тип ссылки и область действия: Здесь мы должны указать ссылку view или edit и область действия в нашем случае будет внешних пользователя

Последний шаг этого рабочего процесса - получить ссылку и обновить поле Links документа. Нажмите Next Step и выполните поиск действия Обновить свойства файла .В этом действии нам нужно будет выбрать ту же библиотеку документов (New Hire Document Package). Это действие также запросит ID элемента, который вы обновляете, который будет ID из Item , вызвавшего событие.

Далее нам нужно будет обновить поле Links . Мы собираемся получить данные с шага, на котором мы создали ссылку. Убедитесь, что вы выбрали правильный шаг на экране динамических полей.

Всегда плати внимание к ценностям, которые вы переходите от предыдущего к следующему действию.Дизайнерские шоу Flow шаги и доступные значения в окне динамического содержимого.

Мы закончили построение этого рабочего процесса. Я рекомендую протестировать этот рабочий процесс, загрузив файл в библиотеку и убедившись, что рабочий процесс запускается и создает внешнюю ссылку. Вы всегда можете проверить историю выполнения рабочего процесса после того, как вы загрузили файл.

Напомним, что мы создал репозиторий для хранения и маркировки наших документов; мы также разработали рабочий процесс, который автоматически создаст внешнюю анонимную ссылку и обновит файл метаданные для хранения значения внешнего URL.

В части 2 сообщения в блоге серии, мы будем разрабатывать процесс запроса пакета документов с помощью внутреннюю форму и создание электронного письма с документами, отфильтрованными в соответствии с форма запроса.

Как создать систему управления документами

Управление документами - это процесс обработки документов таким образом, чтобы информация могла создаваться, совместно использоваться, организовываться и храниться эффективно и надлежащим образом. Таким образом, изучение того, как создать систему управления документами, имеет решающее значение для бизнеса.

Для многих предприятий система управления документами ориентирована на организацию и хранение документов. Они хотят иметь возможность хранить документы организованным и безопасным способом, который по-прежнему позволяет легко находить документы. Эта статья покажет вам, как создать систему управления документами, которая делает именно это.

Вызов: сочетание старого и нового

Если вы введете «система управления документами» в любую поисковую систему, вы получите длинные списки «решений» для управления документами, многие из которых содержат программное обеспечение или приложения, рекламирующие преимущества безбумажного офиса.

Однако программное обеспечение или приложения для управления документами призваны улучшить работу вашего бизнеса с электронными файлами. Проблема в том, что многим малым предприятиям приходится иметь дело со смесью устаревших данных в бумажных и электронных файлах, а в некоторых случаях доля бумажных данных намного больше.

Одним из решений проблемы смешанной среды данных было бы использование системы визуализации документов для преобразования всех бизнес-документов в электронную форму. Но для многих малых предприятий это слишком дорого и требует много времени.

Хорошая новость заключается в том, что вы можете внедрить основы системы управления документами, не приобретая никакого специального программного обеспечения или не прибегая к оптовой визуализации документов. Система не должна быть сложной; вам просто нужно потратить некоторое время на его планирование и реализацию.

3 шага к системе управления документами

Настройка системы управления документами состоит из трех этапов:

  1. Создание плана управления документами
  2. Внедрить план управления документами
  3. До конца

Первый шаг самый подробный, поэтому давайте рассмотрим его дальше.

Создание плана управления документами

Первый шаг включает ответы на эти четыре вопроса:

1. Каковы правила создания документов?

Счета, напоминания об оплате, рекламные буклеты, электронная почта, балансы, электронные таблицы, отчеты - все компании создают различные документы в процессе ведения и отслеживания бизнеса. А чтобы все было организовано, всем компаниям необходимо установить правила для создания документов.

  • Существуют ли собственные шаблоны для некоторых стандартных деловых документов, например писем и счетов, и где они находятся?
  • Существует ли внутреннее руководство по стилю, которому необходимо следовать?
  • Следует ли указывать дату или время в новых документах?
  • Какие процедуры необходимо соблюдать для совместного использования или просмотра документов?

Для некоторых малых предприятий единственное, что имеет значение, - это то, где расположены шаблоны для различных бизнес-документов и как их использовать.Но если для создания документов в рамках вашего бизнеса задействованы разные люди, которые совместно работают над документами, просматривают или обновляют их, вам нужно будет потратить некоторое время на то, чтобы решить, как это следует делать, чтобы обеспечить эффективность и согласованность.

2. Как мы будем хранить документы?

С хранением данных связаны расходы, самая большая из которых для большинства малых предприятий, вероятно, связана с потерей времени, когда люди ищут документы. Возникает вопрос: как будут подаваться документы? Ключом к хранению документов является соблюдение хороших практик управления файлами.Очень важна ясная и понятная система.

Вам также необходимо знать, как вы будете архивировать документы. Как вы будете обрабатывать файлы, которые устарели или просто готовы к перемещению на задний план в вашей системе управления документами?

Например, в начале каждого года вы должны просмотреть различные файлы, связанные с работой, на вашем компьютере, отсеять те, которые больше не актуальны, и создать новые папки с пометкой по годам и тематике, перемещая файлы по мере необходимости.То же самое можно сделать и с бумажными файлами; удалить старые документы из папки с файлами и создать новый со словом «Старый» в заголовке несложно. Некоторое программное обеспечение предлагает опции автоматического архивирования.

3. Как можно упростить поиск документов?

Этот вопрос лежит в основе вашей системы управления документами. В опросе, проведенном Leger Marketing для Xerox Canada, владельцы и менеджеры малого и среднего бизнеса в Канаде в среднем заявили, что управление документами и их хранение обходятся в 2152 доллара в год, а поиск этих документов обходится примерно в один час в день.Взаимодействие с другими людьми

Опять же, хорошая практика хранения документов может иметь большое значение для решения проблемы. Например, если вы будете постоянно следовать строгим соглашениям об именах, документы будет намного легче найти.

И независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или владельцем бизнеса с сотрудниками, вам следует создать список местоположений файлов, который будет напоминать пользователям, где находятся определенные типы файлов и где их найти. Не забудьте указать, будет ли файл находиться в вашей компьютерной системе, на внутреннем сервере, в облаке или храниться в физическом месте, например, в картотеке.Например, предположим, что вы используете изображения, видео или даже бумажные фотографии в своем бизнесе. Запись в вашем списке расположений файлов может быть:

  • Цифровые изображения / видео: компьютер (или сервер) - диск E: / photos - файл в соответствующей тематической папке
    Бумажные фотографии: картотека 3 - Фотографии - альфа по теме

Общие сетевые или облачные диски должны быть помечены в соответствии с содержимым, как и ящики шкафа для хранения документов.

4. Как обеспечить безопасность наших документов?

Первой линией защиты документов является физическая безопасность самих помещений.Все предприятия, даже домашние, нуждаются в установке систем безопасности.

Предприятиям также могут потребоваться или они захотят инвестировать в другие устройства безопасности, такие как оконные решетки, камеры безопасности или службы патрулирования. Вы можете сколько угодно времени тратить на создание паролей и шифрование файлов, пытаясь защитить свои электронные файлы, но это не имеет большого значения, если кто-то может просто зайти и украсть ваш компьютер.

Дополнительные меры защиты документов включают:

  • Запирание всех шкафов для документов в нерабочее время (и во время обеда, если никто не присутствует)
  • Регулярное резервное копирование электронных документов, желательно за пределами офиса, чтобы предотвратить уничтожение ваших бизнес-данных в результате стихийных бедствий
  • Ограничение доступа пользователей к определенным документам, приложениям и папкам на любых общих компьютерах
  • Предотвращение краж сотрудников путем проверки биографических данных и рекомендаций в рамках процесса приема на работу

Реализация и выполнение

После того, как вы создали свой план управления документами, ответив на приведенные выше вопросы, вы готовы его реализовать.Убедитесь, что весь ваш персонал знает детали системы управления документами вашего бизнеса и что все соблюдают соответствующие процедуры при создании, хранении и извлечении документов.

Вы также должны быть уверены, что каждый, кто получает доступ к документам и использует их в вашей организации, последовательно именует и хранит документы соответствующим образом. Выборочная проверка на регулярной основе, чтобы проверить, можно ли легко найти определенные файлы и принять меры против неправильного размещения.Даже случайная небрежность может вывести из строя всю систему.

Вы можете настроить систему управления документами за день, но ее последовательное внедрение с течением времени будет ключом к ее успеху. Награды огромны - вы сэкономите массу времени и обретете душевное спокойствие.

Организационно-учетные основы электронного документооборота предприятия

Ключевые слова

Электронный документооборот, Организация бухгалтерского учета, Электронный Архив, Информационная система, График документооборота

Классификация JEL

М21, О16

Введение

Постиндустриальная экономика, основанная на знаниях и информации как факторах производство, требующее соответствующих изменений в системе бухгалтерского учета предприятия, качественное реформирование на этапах формирования и использования учетной информации.Один из Характерной чертой постиндустриальной экономики является определение информации технологии как вид ресурсного обеспечения деятельности субъектов, выдвигающих определенные требования к их полезности и целевому использованию.

Современная экономическая система характеризуется увеличением количества информация, в частности, бухгалтерский учет, быстрое развитие информации и компьютерных технология. Это требует повышенного внимания к формированию информации и учет ресурсов в постиндустриальной экономике, изучение влияния информации и компьютерные технологии по преобразованию элементов организации бухгалтерский учет.

Внедрение информационных и компьютерных технологий в области бухгалтерского учета вносит существенные коррективы в порядок отражения хозяйственных операций в документы и счета. В условиях компьютерной обработки данных бухгалтерского учета изменено значение «регистр бухгалтерского учета», и накопление, обобщение бухгалтерской информации происходит в автоматическом режиме. Бумажная форма первичных документов перестает быть единственно возможным, все больше предприятий прибегают к организации электронный документооборот (Дробязко, 2018).

Внедрение электронного документооборота вне зависимости от сферы его применения. покрывает, дает значительные преимущества для его участников. Таким образом, это позволит предприятиям снизить почтовые расходы, затраты на организацию архива (его ведение, аренда помещения, так далее.). Именно благодаря электронному документообороту ускоряется передача данных. и снижаются затраты на поиск документов. Кроме того, с учетом применения различные технологии, соответствующее программное обеспечение способствует конфиденциальности документы.

Обзор предыдущих исследований

Adamyk et al. (2018) утверждают, что организация бухгалтерского учета должна быть такой, чтобы обеспечить минимальный способ сбора и обработки информации, минимальное количество операции и документы, максимальная эффективность труда исполнителей. И это правильно, потому что много времени уходит на оформление документов вручную, их оптимизацию в архивы предприятия, дальнейший ввод данных в информационную систему. Это, тратится время, в течение которого могут быть решены важные задачи Bradul et al.(2019).

По поводу отказа от бумажных носителей существуют разные мнения. Ученые дают разные мнения о достоинствах и недостатках. Например, Dai & Vasarhelyi (2017) предусматривают для организации бухгалтерского учета возможность использования бездокументарной средства учета движения ценностей (например, регистрация бизнеса операции непосредственно в регистрах бухгалтерского учета, без составления первичных документов на их). Эта идея для нас радикальна, потому что данные, содержащие первичные документы, а они сами по себе достаточно ценны, чтобы вообще удалить их из реестра.Поэтому мы предпочитают внедрение электронного документооборота, то есть использование ПК, и в идеале информационная система в виде базы данных для хранения всех исходных документов и платформа для выбора типа первичного документа, содержащая подсказки по их заполнению. Внедрение всех типов документов (их шаблонов) в информационную систему с возможность их автоматического или полуавтоматического наполнения значительно облегчает работу сотрудники компании (пользователи аккаунтов) (Дробязко и др., 2019).

Конечной целью обработки данных бухгалтерского учета является получение исходных данных бухгалтерского учета. Информация. Hilorme et al. (2019), Hilorme et al. (2019) предлагают классификацию бухгалтерского учета информация. Также классификация с некоторыми отличиями была сделана Hong et al. (2018). В В современных условиях бухгалтерская информация может быть представлена ​​как взаимосвязь ввода данные (которые формируются на основе информационных потоков, функционирующих как во внешних, так и во внутренней среде предприятия) из компьютерной системы учета, которая в Turn обрабатывает информацию для получения исходных данных (Sledgianowski et al., 2017).

Методология

Методологической основой исследования являются классические положения современной экономической теория, теория и организация бухгалтерского учета, информационных систем и технологий в система бухгалтерского учета, экономическая информатика. Для достижения конкретной цели работы, были использованы следующие методы исследования, такие как: монография в обработке научных источники и статистические документы; абстрактно и логично резюмировать теоретические основы и научные подходы к значению бухгалтерской информации, функционирование системы бухгалтерского учета и ее автоматизация, оформление выводов и практические рекомендации; анализ и синтез, индукция и дедукция с целью изучения теоретических аспектов функционирования постиндустриальной экономики и информации и бухгалтерский ресурс как предмет бухгалтерского учета; графика для визуального отображения результатов исследования.

Результаты и обсуждение

Выбор конкретного ПО для создания электронного документооборота. система определяется значительным количеством критериев, среди основных можно выделить из следующего: стоимость лицензии, наличие демо-версии, поиск документов по различные параметры, использование электронной подписи, маршрутизация документов. Кроме того, должно быть Следует иметь в виду, что внедрение электронного документооборота на предприятии связаны с большим количеством рисков, которые вызваны относительно непродолжительным использованием технология электронного документооборота.Организация делопроизводства по бухгалтерии документы уже построены в соответствии со стандартизованными бизнес-процессами и включают печать, подписи, отправка, хранение, организация архива, настройка доступа к архиву.

Организация электронного документооборота имеет свои особенности и включает ряд факторов, которые следует учитывать при установлении этого процесса, и активная реализация ( Таблица 1 ).

Таблица 1 Факторы риска для организации системы электронного документооборота [Составлено автором]
Фактор Характеристика фактора риска
Уровень готовности предприятия Предприятие должно быть организационно (наличие технической поддержки, программного обеспечения, соответствующей квалификации персонала) готовым к внедрению электронного документооборота
Управление сертификатами цифровой подписи Постоянный мониторинг срока действия сертификатов, своевременное получение нового сертификата, обновление информации об измененных сертификатах партнеров
Организация хранения электронных документов Необходимость организации / заказа услуг архивации, резервного копирования

С учетом выявленных факторов риска организации электронного система документооборота, а также проблемы внедрения электронного система документооборота на предприятии, которую ученые определяют в своих трудах, мы суммировали некоторые из их групп (, таблица 2, ).

Таблица 2 Проблемы внедрения электронного документооборота [Составлено автором]
Группа проблемных задач Краткое описание
Задачи информативности Низкий уровень информированности о системах электронного документооборота; отсутствие информации от руководства об условиях внедрения электронного документооборота
Организационные проблемы Низкий уровень готовности предприятия на организационном уровне к внедрению электронного документооборота.Неспособность предприятия организовать должный уровень защиты информации в электронной среде
Психологические проблемы Относится в основном к управленческому персоналу, который не готов выполнять функции ввода информации.
Проблемы кадров Сложность в проведении обучения персонала с повышением квалификации, неэффективность дополнительного обучения персонала
Нормативные проблемы Существует ряд вопросов, которые необходимо решить на законодательном уровне (с точки зрения юридического подтверждения документа, срока действия электронной подписи)
Финансовые проблемы Дополнительные расходы требуются для установки лицензионного программного обеспечения и специализированного программного обеспечения безопасности, которое может обеспечить безопасный доступ и хранение документации.

Технические требования к использованию систем электронного документооборота: не высокий. Программа может работать как через Интернет, так и в локальных сетях. Главный Вызывающие озабоченность вопросы в первую очередь связаны с недостаточно четкой структурой бизнес-процессов. В сложной экономической ситуации еще одно препятствие для внедрения электронных Система документооборота - это стоимость программного обеспечения.

Поэтому при проведении финансовой оценки электронного документа управления проектом, целесообразно оценить возможности использования программы.

Кроме того, существуют определенные сложности, связанные с тем, что оформление документов был плохо организован. Имеется в виду график рабочего процесса, значительный количество предприятий игнорируют. Однако начинать внедрение программы не стоит. без прописанных технологий движения документов, сроков и ответственных лиц для подготовки и исполнения, потому что нет информации о том, что подлежит компьютеризации. Перед внедрением системы желательно не только четко прописать бизнес-процессы (в некоторых случаях желательно их упростить), а также принять соответствующие внутренние нормативные документы, инструкции для сотрудников, документооборот правила и т. д.

Принимая во внимание вышесказанное, целесообразно рассмотреть определение проблемного вопросы, непосредственно влияющие на организацию и ведение бухгалтерского учета, а также ряд действия, которые их решат.

Наиболее рискованные направления в организации электронного документооборота на предприятие будет представлено так:

1. Список структурных подразделений предприятия в организации электронного документооборота. управление в области бухгалтерского учета (перечень отделов (секторов), входящих в бухгалтерская служба).Проблемные вопросы, связанные с расстановкой приоритетов в областях бухгалтерского учета, с учетом деятельности предприятия. Организация электронного документооборота управление в рамках организации бухгалтерского учета требует учета большого количества параметров (бизнес-процессы, организационная структура, организационно-правовая форма, расположение, программное обеспечение).

2. Перечень функций, которые возложены на бухгалтерскую службу, и функций выполнено / передано в другие подразделения предприятия.

3. Порядок взаимодействия и разработка графика рабочего процесса. В предприятиях на согласование различных документов уходит довольно много времени. Этот становится особенно заметным при организации электронного документооборота. Учреждение четких правил и формализации процедур обработки документов существенно ускорить процесс прохождения документов. Однако электронный документооборот позволяет нам формировать отчеты с учетом сроков подачи документов на использовать базы данных для печати документов по запросу пользователей.

Рекомендации

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии без определение технологии документооборота, сроков и ответственности за выполнение. нецелесообразно, так как практически нет оснований для компьютеризации. При разработке график рабочего процесса с целью его компьютеризации, рекомендуется избегать таких типичные ошибки: высокий уровень аналитичности (график содержит информацию, избыточны и фактически не имеют большого значения с точки зрения обработки информации в электронном виде. формат), четкое описание бизнес-процессов и их упрощение с целью компьютеризация; отсутствие четких сроков в соответствии с бизнес-процессами в предприятие.В частности, желательно установить четкие интервалы, а не указывать такие выражения, как «в соответствии с учетной политикой», «по требованию». В контексте внедрения системы электронного документооборота четкое указание на необходимо время обработки того или иного документа. Сроки желательно принести один единица измерения в соответствии с сроками представления отчетности.

Выводы

Внедрение информационных и компьютерных технологий в хозяйственную деятельность предприятия вносит существенные изменения в организацию своей деятельности, в том числе бухгалтерский учет.Использование облачных технологий не вносит изменений в методическую сопровождение любого объекта учета, но это существенно влияет на организацию работы бухгалтерский персонал. Для бухгалтеров необходимость физического присутствия на предприятии исчезает, можно выполнять рабочие обязанности с удаленного рабочего места.

Следовательно, это требует пересмотра норм труда, необходимого для ведения бухгалтерского учета. работа и определение оптимального количества бухгалтеров. Внесены изменения в техническое сопровождение организации бухгалтерского учета, в том числе в части получения отчеты в реальном времени в определенном формате; расширение возможностей по организации аналитический учет; система автоматического ввода бухгалтерской информации; электронный архив организации.

Создание электронного архива может включать экспертную оценку объема документация, выбор наиболее подходящей технологии, сканирование документов (для бумажных документы), определяя атрибуты документов, которые будут служить идентификатором при поиск и непосредственное внедрение электронного архива на предприятии. Как вы видете, этот перечень работ достаточно объемный и трудоемкий, что свидетельствует о целесообразности эта деятельность с привлечением сторонних организаций, которые предоставляют услуги в этом область.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии создаст ряд преимуществ для него, позволяющих персоналу повысить его эффективность (у них будет доступ к документам с рабочего места вне зависимости от того, где они были созданы), упростить получение информации о текущем состоянии документа или бизнес-процесса, а также сокращение затраты на хранение бумажных документов за счет их хранения в электронном виде ускорится работа с контрагентами (при условии внедрения внешнего электронного документооборота) управление).Однако для того, чтобы реализация была эффективной, необходимо: проводить ряд организационных и учетных мероприятий как на государственном уровне, так и на уровень предприятия. Только если определенные действия выполняются на обоих уровнях, становится возможно устранить проблемные вопросы использования электронной формы документов и ускорить обмен информацией между предприятиями.

Список литературы

Адык, О., Адык, Б., & Хорунжак, Н. (2018).Аудит программного обеспечения компьютерной системы учета. Получено с http://ceur-ws.org/Vol-2104/paper_181.pdf

.

Брадул А., Лаптев С., Шепелюк В., Юнацкий М., Шипина С. (2019). Инновационный метод оценки рисков экономических процессов компании. Журнал Академии стратегического управления, 18 (1).

Дай, Дж., И Васархей М.А. (2017). К бухгалтерскому учету и заверению на основе цепочки блоков. Журнал информационных систем, 31 (3), 5-21.

Дробязко, С. (2018). Ведение бухгалтерского учета предприятий в условиях законодательных изменений. Экономика и финансы, 10 , 4-11.

Дробязко, С., Григорук, И., Павлова, Х., Волчанская, Л., и Сергийчук, С. (2019). Инновационная модель предпринимательства для телекоммуникационных предприятий. Журнал предпринимательского образования 22 (2).

Хилорме Т., Шурпенкова Р., Кундря-Высоцкая О., Сарахман О., Лызунова О.(2019). Модель прогнозирования энергосбережения в предпринимательстве. Журнал обучения предпринимательству, 22 (1S).

Хилорме Т., Замазий О., Юдина О., Короленко Р., Мельникова Ю. (2019). Формирование стратегии снижения рисков при реализации проектов энергосберегающих технологий. Журнал Академии стратегического управления, 18 (3).

Хонг, С., Пак, С., Парк, Л. В., Чон, М., и Чанг, Х. (2018). Анализ систем безопасности электронной информации для создания безопасных сред Интернета вещей: внимание к тенденциям исследований в области безопасности в Южной Корее. Компьютерные системы будущего поколения, 82 , 769-782

Следяновски, Д., Гомаа, М., и Тан, К. (2017). На пути к интеграции компетенций в области больших данных, технологий и информационных систем в учебную программу по бухгалтерскому учету. Журнал бухгалтерского образования, 38, 81-93.

Используйте блок-схемы для документирования рабочих процессов

Время чтения: 4 минуты

Вы, наверное, слышали термин «блок-схема» или «рабочий процесс» раньше. Это метод, который используется в разных отраслях и на разных рабочих местах для систематического планирования процессов и управления задачами.Но что такое блок-схемы? И как вы можете создать его для своих собственных процессов?

Что такое блок-схема?

Блок-схема - это визуализация, которая иллюстрирует последовательность задач и работ по завершению бизнес-процесса или проекта. Диаграммы, в которых используются стандартные формы и символы, используются для документирования и анализа текущего рабочего процесса от начала до конца. Документирование существующих рабочих процессов может выявить проблемы и выявить возможности для повышения эффективности, качества и производительности.Блок-схемы обеспечивают общий язык и понимание процесса, обеспечивая согласованность членов команды.

Вот пример блок-схемы, где каждый прямоугольник представляет шаг в процессе, стрелки, соединяющие прямоугольники, указывают последовательность, а ромбики представляют выбор или решение в процессе, в котором поток может идти в двух или более направлениях.

Пример блок-схемы

Когда следует использовать блок-схемы?

Некоторые распространенные варианты использования блок-схем включают:

Планирование нового проекта: На этапе планирования процесса управления проектом блок-схемы часто используются для обозначения шагов в новом предполагаемом процессе, услуге или продукте, который реализовано.Это создает общее понимание работы, облегчая сотрудничество между командами.

Документирование процесса: Организации часто документируют процессы для соответствия нормативным требованиям в своей отрасли, поддерживают внедрение и настройку крупномасштабных систем и индивидуальную разработку, готовятся к продаже организации и, в некоторых случаях, поддерживают клиентов, которые стремятся к уверенности в том, что организация надежна, безопасна и работает на высшем уровне.

Разработка нового процесса: Подобно документированию существующего процесса, рабочие процессы могут использоваться для улучшения процесса путем диагностики проблем и изменения потоков для оптимизации и повышения качества результатов.

Принятие решения: Блок-схема решения (или дерево решений) визуализирует различные варианты любого важного бизнес-решения.

Как создавать блок-схемы с помощью MindManager

Шаг 1: В MindManager перейдите в меню «Файл», выберите «Создать», а затем выберите шаблон блок-схемы.

Шаг 2: Добавьте каждый шаг в диаграмму рабочего процесса. MindManager включает следующие стандартные формы для документирования ваших потоков:

Каждая из этих форм должна быть соединена линиями взаимосвязи (со стрелками), чтобы указать направление или последовательность каждого шага.

Шаг 3: Продолжайте добавлять все шаги рабочего процесса, реорганизуя по ходу дела, чтобы сделать окончательную диаграмму более удобной для чтения и понимания. MindManager также предлагает несколько шаблонов схем дорожек для поддержки иллюстрации рабочего процесса, охватывающего различные отделы, ресурсы или категории.

10 функций MindManager для блок-схем

MindManager предлагает специальный режим «блок-схемы», который упрощает добавление связанных шагов в процесс.Но, помимо основ, можно воспользоваться глубиной функциональности платформы, чтобы сделать вашу блок-схему мощным средством коммуникации. Вот несколько способов дополнить блок-схему и задействовать богатый набор функций MindManager:

  1. Начните с нового пустого шаблона блок-схемы или используйте один из шаблонов блок-схемы дорожки.
  2. Используйте цвет (шрифты, цвет заливки темы), чтобы классифицировать различные этапы рабочего процесса.
  3. Измените характеристики шрифта, чтобы выделить различные шаги и их важность (т.е. полужирный, более крупные шрифты, разные типы шрифтов и т. д.).
  4. Используйте тематические изображения, чтобы добавить больше контекста и улучшить визуализацию.
  5. Напишите тематические заметки, чтобы получить более подробную информацию о каждом шаге.
  6. Примените значки и теги для дальнейшей категоризации шагов.
  7. Гиперссылка или вложения, чтобы предоставить более подробную информацию.
  8. Назначьте ресурсы, чтобы уточнить, кто несет ответственность за каждый шаг.
  9. Просмотрите схему через несколько линз. Например, переключите представления, чтобы увидеть все шаги по приоритету, по ресурсам или любым другим тегам и значкам.
  10. Поделитесь своей диаграммой, опубликовав ее в Интернете (и поделившись ссылкой), где любой может открыть и просмотреть диаграмму рабочего процесса в интерактивном режиме в своем браузере, или экспортировать диаграмму в различные форматы (например, Microsoft Word, HTML5, Microsoft Project , так далее.).

Каждая из вышеперечисленных функций блок-схемы позволяет вам адаптировать и настраивать ваши диаграммы в соответствии с вашими уникальными процессами и рабочими процессами.


Об авторе:

Майкл Дойч - представитель бренда программного обеспечения MindManager.После 12 лет работы над портфелем MindManager в качестве вице-президента по продуктам, а ранее Майкла - директора по продуктам и маркетинговым решениям, обширный опыт работы с продуктами делает его идеальным послом.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *