Организация делопроизводства и документооборота в организации: Как организовать делопроизводство и документооборот в организации? — Советы юриста

Содержание

Документооборот в организации. Основные системы. Плюсы и минусы

Содержание страницы

В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.

Пользователями внутренних документов являются:

  • Сотрудники.
  • Руководитель.
  • Другие пользователи извне по необходимости или требованию закона, при этом, как правило, им либо передаются копии, а не оригиналы, либо предоставляются оригиналы с возвратом.

Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).

Кстати! Для организаций наличие печати не обязательное условие, но если она есть, то ее необходимо использовать. ИП также может работать без печати.

Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.

К пользователям внешних документов относятся:

  • Покупатели (клиенты).
  • Государственные органы (ФНС, ФСС, ПФР, Трудовая инспекция, Ростехнадзор и т.д.).
  • Поставщики.
  • Учредители (участники, акционеры и т.п.).
  • Банки.
  • Инвесторы.
  • Заинтересованные физические и юридические лица (например, потенциальные клиенты или кредиторы).

Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.

Способы организации

В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:

  1. Традиционная (бумажная). Все документы оформляются на бумаге, подписи только «живые», нельзя применять факсимиле. Можно использовать распечатанные факсы, сканы и копии, в случае если это допускается внутренними положениями, обычаями делового оборота и договоренностями с контрагентами. Чаще всего применяется ИП, поскольку для них нет необходимости вести бухгалтерский учет, а налоговый иногда ограничивается записями в книге учета.
  2. ЭДО. Обычно организуется в крупных компаниях, с большим количеством филиалов, торговых точек и обширной сетью персонала. Для этого подключаются специальные системы учета или работа идет в специализированных программах. Сотрудники имеют логины и пароли и/или ЭЦП для идентификации и подписи. Внешний ЭДО действует аналогично: поступает внешняя документация, фиксируется, подписывается также электронно и направляется обратно контрагенту.
  3. Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП.

  4. Смешанный тип. Применяется как ЭДО, так и обычные бумажные документы, пока это наиболее часто встречающийся вариант.

Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.

Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.

Системы ведения ЭДО

Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:

  1. Облачный сервис.
    • Плюсы: не требуется установка на ваших компьютерах, не нужно беспокоиться о сохранности данных, можно пользоваться с любого настроенного рабочего места или из дома. Очень удобно, когда компания привлекает дистанционных работников, операторов для звонков (распределенные call-центры), менеджеров по продажам и т.п. сотрудников.
    • Минусы: есть опасения в плане закрытости информации от конкурентов или других заинтересованных лиц. Даже банки порой теряют данные клиентов. В некоторых случаях, когда кончается срок пароля/сертификата, период действия ЭЦП или по каким-то причинам блокируется пользователь, невозможно получить доступ к информации. Для возобновления обслуживания нужно оплатить услугу. Мало того, архив базы также без отдельной оплаты могут не передать, если решите прекратить работу с данным оператором. Возможно, не получится выгрузить документы в нужном формате или сервис не работает с той программой учета (или ее версией), которую вы используете.
    • Обратить внимание: соотношение цены и набора услуг, ограничения (количество пользователей, срок доступа, форматы выгрузки, архивация и т.д.), гарантии. Обращаться лучше к давно действующему, зарекомендовавшему себя на рынке поставщику, предварительно изучив отзывы о нем.
  2. Специальная программа. На компьютеры устанавливают программу, которая работает в сетевом режиме между ними. Можно настроить различные права: руководитель выполняет любое действия в сетке, а работник только вносит, например, первичные документы. Система распространяется не только на помещении, офис, но и город, страну, мир. Достаточно только поставить на рабочем месте софт, настроить его и подключить в сеть. Иногда даже не нужно ставить отдельное обеспечение, функционал просто дополнительно встраивается или активируется.
    • Плюсы: плата изначально выше, но в дальнейшем систему обслуживания можно выбрать, исходя из потребностей, не включая излишние компоненты, а может, и вовсе отказаться от нее. Больше контроля над данными и доступом к ним, в большинстве случаев пользоваться хотя бы основным функционалом можно и при прекращении оплаты по обслуживанию. Более индивидуализированные настройки. Самостоятельное архивирование сведений.
    • Минусы:
      возможно, придется проводить обновления, которые придется оплачивать отдельно, если они не входят в регулярную плату по обслуживанию. Быстродействие и скорость передачи данных зависят от «железа», т.е. характеристик ваших компьютеров. Программа занимает большое место на жестком диске. Архивацию, скорее всего, придется делать на внешний носитель. Обеспечивать безопасность тоже придется самостоятельно.
    • Обратить внимание: что входит в базу при покупке и последующем обслуживании, ограничения (аналогично облачному сервису), системные требования.
  3. Дополнение к сдаче отчетности. Некоторые операторы предлагают возможность пользоваться ЭДО в рамках системы, применяемой для отправки отчетов. Иногда это бесплатная услуга, с определенными ограничениями (например, входящие документы до N-го количества), иногда отдельная за дополнительную плату. Часто отправка происходит при помощи браузера: пользователь заходит на сайт в свой аккаунт, раскрывает нужный раздел, подгружает или заполняет прямо там форму и отправляет ее, подписав своей ЭЦП (применяется та же подпись, что для отчетов). Получатель ставит свою подпись, и пользователь получает соответствующее подтверждение.
    • Плюсы: опять же не нужна покупка отдельных программ, просто появляются дополнительные возможности. Используется одна и та же ЭЦП.
    • Минусы: рассчитано скорее на внешний обмен, контрагент также должен быть клиентом сервиса, иначе он просто не получит документы. Вероятно, придется подгружать готовую форму, к тому же не все они могут распознаваться и проходить контроль.
    • Обратить внимание: согласовать вариант обмена с получателем, закрепив его в договоре или дополнительном соглашении, уточнить какие именно формы могут и будут передаваться.
  4. Корпоративная система. Это может быть внутренняя почтовая служба, закрытый чат, канал связи, группа в мессенджере и даже социальной сети. Некоторые компании создают и собственную организованную сетку для отправки и приема сообщений, служебных записок и рабочих инструкций и распоряжений. Она может носить обязательный и неформальный характер. Например, можно с помощью оповещения через чат пригласить сотрудников на совещание, а можно отсканировать и направить для согласования проект контракта.
    • Плюсы: все в руках самой организации: как организовать документооборот, общение, совещания, переписку, чтобы более оперативно работать с данными и проводить согласования.
    • Минусы: если разрабатывается собственная система, то, вероятно, придется вложить немало средств в ее создание и обслуживание. Использование мессенджеров и соцсетей не исключает утечку информации. Юридически не каждое действие признается законным. Придется описать и этикет и правила общения в собственной сетке, чтобы избежать злоупотреблений. Придется устанавливать собственный сервер, если необходим доступ к каким-то сведениям круглосуточно.
    • Обратить внимание: существует ли реальная потребность в такой сети, насколько реально ее контролировать. Есть ли финансовые возможности на последующее поддержание (заработная плата программистов, сетевых администраторов). Соответствует ли оборудование требованиям нагрузки.

CRM-системы

Прогресс заставляет бизнесменов учиться и использовать для привлечения покупателей и заказчиков особые системы CRM (расшифровывается как Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами). Родоначальником современного подхода к продажам был американец Джон Генри Паттерсон (1844 г. — 1922 г.), он считал, что во главе угла стоит клиент. Именно для сбора и обработки сведений о покупателях, их потребностях, интересах и созданы CRM-системы.

Используют CRM обычно сотрудники call-центров, менеджеры по продажам, маркетологи, руководители отделов, филиалов и компании в целом.

Основные этапы работы:

  • Обращение и заинтересованность в товаре или услуге (как вариант, не клиент обращается в организацию, а менеджер связывается с покупателем по телефону, в соцсети, электронной почте и другими способами, предлагая покупку).
  • Отметка об уровне интереса (не интересно, купил бы, но не сейчас, может порекомендовать того, кто зачет совершить покупку, просит связаться позже и т.д.) или оформление заявки
  • Обработка заявки (передача данных администратору, замерщикам, бухгалтеру для расчета. стоимости, выезду на место, составления счета или запись на встречу).
  • Передача заказчику данных (информация о дате и времени записи, сроках выезда специалиста).
  • Получение оплаты.
  • Общение с клиентом в процессе работы (согласование новых сроков, подключение дополнительных опций, перенос встреч, решение проблем с заказом).
  • Завершающий этап (передача результатов или товара, получение отзыва, определение будущей заинтересованности и потенциальных интересов покупателя), отправка (подписание) документов.

Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие.

При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.

График документооборота

Если просто дать сотрудникам задачи и ждать их выполнения без указания конкретных сроков, то нужные документы бухгалтерия получит не скоро. Чтобы обеспечить своевременное поступление первички, понадобится график.

Для начала стоит составить список всех документов, которые будут использованы конкретно в вашей компании, и обозначить сроки их составления и передачи в следующий отдел или бухгалтерию. Можно также, если требуется согласование каких-то процедур, установить отведенный для этого период.

Кстати! Нарушение графика как самостоятельно, так и в составе других нарушений может стать причиной дисциплинарного взыскания и даже увольнения (п. 5 ст. 81 ТК РФ).

Затем определить, кто именно (не ФИО, а должность) отвечает за подготовку, подписание т.д. Соединить сведения в единую таблицу. Можно воспользоваться готовыми вариантами из сети. Потребуется ознакомить сотрудником под подпись с приказом (сам график — это неотъемлемое приложение к нему).

Требовать можно только те документы, которые предусмотрены должностной инструкцией, законодательством и правилами, относящимися к выполняемой сотрудником работе. Стоит обеспечить доступ к графику и его наличие на рабочих местах, чтобы сотрудники наглядно видели свои обязанности. В электронных системах и при наличии ЭДО можно настроить программы и сервисы таким образом, чтобы они указывали срок исполнения и предупреждали о приближении времени сдачи.

В описанных выше CRM-системах часто устанавливаются настройки времени на каждое действие. Например, для связи с клиентом после оформления им заявки на сайте дается 15 минут, на выставление счета после согласования условий – 10 минут, на выполнение работы или поставку –2 дня, на выставление закрывающих документов – 1 день. Это тоже своеобразный график, причем строго контролируемый. Не успел сделать что-то вовремя, информация тут же попадет к старшему менеджеру или руководителю отдела – придется объясняться.

В чем поможет график:

  • Проконтролировать исполнителей в части составления и передачи документов.
  • Выявить ответственного (возможно материально) в случае нарушения сроков.
  • При необходимости в соответствии с положением о премировании начислить (или нет) премию.
  • Заставить сотрудников более организованно подходить к работе, ставить себе определенные цели.
  • Найти систематические нарушения и выявить их причину (например, некомпетентного сотрудника).
  • Определить нагрузку по обработке документов на определенных участках учета

Современные достижения в области программирования дают широкие возможности для внедрения как целого комплекса, так и скромных локальных систем для организации документооборота организации. Даже если компания небольшая, наличие четкого графика и строгих сроков позволяет улучшить не только внутреннюю работу, но и качество обслуживания клиентов.

Ответственный за делопроизводство в подразделении и организации

С апреля 2016 года скорректирована статья 15.11 КоАП РФ: теперь за отсутствие в течение установленных сроков хранения бухгалтерских документов (первичных учетных, регистров, отчетности, аудиторского заключения) «должностные лица» могут быть оштрафованы, а при повторном нарушении – и дисквалифицированы. Но кого понимать под должностными лицами, в этой статье не прописано.

Поэтому обратимся к части 1 статьи 7 Федерального закона от 06. 12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Там сказано, что на руководителя возлагается обязанность организовать ведение бухучета и хранение соответствующих документов. Следовательно, если руководитель возложил обязанность по ведению учета и хранению документов, скажем, на главного бухгалтера, то именно ему придется понести наказание. Если же такая обязанность не возложена ни на одного работника, то штраф придется платить самому руководителю.

Правильность такого подхода подтвердил Пленум Верховного Суда РФ в п. 24 постановления от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Там сказано, что, решая вопрос о привлечении должностного лица к административной ответственности, необходимо обращаться к законодательству о бухгалтерском учете, в соответствии с которым руководитель несет ответственность за организацию учета, а главный бухгалтер – за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.

А еще есть замечательный пункт 4 статьи 10 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», который прямо позволяет переложить выплату долгов на руководителей обанкротившегося юрлица в т.ч. в случае отсутствия документов «бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством» или если информация в них была искажена.

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства подпадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая опять же позволяет штрафовать не только юрлицо, но и должностное лицо работодателя (кто это: руководитель или непосредственный исполнитель?). Если например, руководитель Иван Иванович надлежащим образом делегировал (документально оформил) обязанность по ведению трудовых книжек Марье Ивановне, а та потеряла трудовую книжку работника, то к ответственности будет привлечена именно она (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо – непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).

Есть и другие участки работы, регламентируемые отдельным законодательством (например, работа с обращениями граждан). Здесь все упирается в то, кого можно считать должностным лицом. Четкий ответ есть только в пункте 5 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 № ­59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон об обращениях граждан):
«должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции...».

Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).

Итак, отдельные участки работы могут регулироваться специальным законодательством, и тогда нужно внимательно разбираться, что там написано. Во всех остальных случаях (специально не регулируемых), «все пути ведут» к руководителю.

Ведение и учет документооборота в организации

Документооборотом называется движение определенных служебных документов в организации, от даты создания, получения, завершения или исполнения. При более близком изучении ведение документооборота включает следующее: регистрация, рассмотрение, обработка, контроль, подготовка к использованию и последующему хранению. Это важный процесс, который должен соблюдать лучший порядок.

Делопроизводство с нуля

Главной задачей для достижения отличных результатов является в первую очередь хорошая организация, а в нормативных актах приводятся только рекомендации по контролю и закрепленные инструкции. Пригодится это для новой и уже существующей организации, потому что работа с документами очень важна для оптимального ведения деятельности. Начинать, практически любую работу стоит с изучения методических рекомендаций и нормативных актов, которые могут помочь достичь оптимальных результатов, с рабочими схемами.

Этапы организации документооборота в организации

Для достижения оптимальных результатов существуют следующие этапы:

  • организация наиболее оптимального движения документооборота;
  • создание и документирование деятельности;
  • соответствующее использование и хранение документации.

Такие функции выполняет служба делопроизводства, которая имеет разнообразные названия в зависимости от типа организации и ее деятельности. Сперва будет достаточно разработать всего два положения: инструкции с закрепленными правилами работы с документацией, а также номенклатуру дел, с дальнейшим группированием и учетом документооборота при отборе, хранении или уничтожении.

Вначале только созданного предприятия, можно обойтись небольшими, но емкими по смысловой нагрузке регламентами и положениями, утвержденными руководителем.

Ко всем документам определяется такой ряд важных требований:

  • прямой поток движения, предполагающий прохождение наименьшего числа инстанций;
  • распределение между сотрудниками и руководящей веткой в зависимости от функций и обязанностей;
  • однократность, при выполнении любой операции.

Необходимые документы для хорошего делопроизводства

Для обеспечения оптимального и более организованного делопроизводства можно выделить такую классификацию по:

  1. назначению – распорядительные, оправданные и комбинированные: приказы, накладные, отчеты, распоряжения;
  2. охвату деятельности – разовые, первичные, сводные, накопительные: акты, кассовые книги, ведомости, отчеты о движении, накладные;
  3. содержанию операций – материальные, расчетные и денежные;
  4. способу написания – электронные, написанные вручную;
  5. месту создания – внутренние и внешние.

Любая информация, данные или их изменение должны быть подписаны соответствующим лицом, производившим записи или корректировку.

Этапы документооборота

Процесс документирования состоит из трех основных этапов. Первый и один из самых основных – это составление первичных документов, в которых главной единицей выделяется реквизит. Все остальные дополнительные бумаги могут уточнять подробности операций, отображенных в первичных. Из них можно выделить наименования, адрес, телефон и официальный бланк компании, который изготавливается в строгой отчетности и обязательно на государственном языке.

На втором, принимают и проверяют документы, с осуществлением таких проверок:

  • формальная – правильность внесения и заполнения соответствующей информации;
  • логическая – логика взаимосвязанности данных;
  • юридическая – порядок и законность при проведении операций;
  • экономическая – содержание и движение показателей;
  • арифметическая – точность и правильность расчетов.

Третий завершает общую структуру и предполагает обработку документов, где осуществляется большое количество необходимых операций, оценки, кодировки, расценок и группировки показателей.

График документооборота должен содержать информацию по созданию и обработке первичных документов, которые используются для разнообразных операций на конкретной фирме. Важно также соблюдать правильное их хранение, осуществляемое в центральной бухгалтерии и других разделах предприятия. Заключающим, выделяется передача в архивное помещение – текущее и постоянное, которые отличаются сохраняемым временем.

пример упрощения, виды, простой расчет объема движения документов

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям?

Виды документопотоков

Документооборот

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

  • сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
  • сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

  • входящий
  • внутренний
  • исходящий

Входящая документация

К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.

Верный пример схемы документооборота в организации:

  • К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.

    Документы внутри организации

  • После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение. При этом только 85% входящей корреспонденции действительно адресованы управленцу, оставшиеся 15% писем распределяются между конкретными исполнителями после составления руководителем резолюции.
  • В свою очередь исполнители после ознакомления с входящей информацией и выполнения поставленных задач составляют исполнительный лист и передают его делопроизводителю.
  • Делопроизводитель регистрирует лист и на этом движение входящей документации завершается.

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

  • Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
  • Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
  • Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
  • Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
  • В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, отчеты).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

  • Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
  • Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
  • В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Пакет документов

Итак, одной единицей учета является:

  • оригинал документа
  • копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
  • документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

  • a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
  • b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
  • c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

Способы упрощения документопотока

  • Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
  • Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
  • Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Электронный документооборот

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

  • использовать современное ПО
  • перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
  • поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

  • составьте первичное положение и график движения документов в организации
  • пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
  • отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
  • наказывайте подчиненных за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки (получения) и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Кадровый документооборот в организации

Перейти к содержимому Меню
  • SHET:UCHET
  • Основы б/у
    • Счета
      • Счет 01.01 — Основные средства в организации
      • Счет 01.03 — Арендованное имущество
      • Счет 01.08 — Объекты недвижимости, права собственности права собственности на которые не зарегистрированы
      • Учет выдачи кредитов — банковские проводки
    • Первичка
      • Отчетность
      • Первичный и аналитический учет основных средств в сельском хозяйстве
      • Первичные документы учета в свиноводстве
    • Участки
      • Готовая продукция
        • Синтетический учет затрат и выхода продукции животноводства
        • Аналитический учет готовой продукции в сельском хозяйстве (свиноводство)
      • Основные средства
        • Синтетический учет основных средств в сельскохозяйственной организации
        • Бухгалтерский учет автомобиля
        • Понятие лизинга: подход различных авторов
      • Дебиторка, кредиторка
        • Аналитический и синтетический учет расчетов с дебиторами и кредиторами
        • Учет дебиторской и кредиторской задолженности в сельскохозяйственном предприятии
      • Персонал и з/п
        • Понятие и формы оплаты труда на современных предприятиях
        • Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда
        • Трудовые ресурсы сельскохозяйственного предприятия
    • Учетная политика организации 2020
    • Активы предприятия и счета на которых они учитываются
    • Пассивы предприятия и счета на которых они учитываются
  • Анализ
    • Основные показатели предприятия
    • Формула расчета рентабельности
    • Рентабельность продаж формула расчета
    • Понятие и методы анализа финансового состояния. Пример анализа финансового состояния компаний
    • Коэффициент оборачиваемости оборотных активов
    • Оборотные средства и оборотный капитал
    • Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности
    • Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности
    • Коэффициент оборачиваемости собственного капитала
    • Коэффициент оборачиваемости заемного капитала
    • Валюта баланса — что это?
    • Что такое выручка? Отличие выручки от товарооборота
    • EVA. Economic Value Added
    • Деловая активность
    • Анализ финансовой отчетности сельскохозяйственной организации
    • Методы и способы анализа финансовых рисков
    • Понятие и классификация финансовых рисков предприятия
    • Факторный анализ капитала
    • Факторный анализ оборачиваемости дебиторской задолженности
    • Факторный анализ оборачиваемости запасов
  • Аудит
    • Аудит основных средств в сельском хозяйстве
    • План и программа аудита калькулирования себестоимости продукции

Роль сотрудников в организационной культуре

Место, где люди из разных слоев общества, религий и сообществ собираются вместе на общей платформе для достижения заранее определенной цели, называется организацией. В каждой организации есть набор принципов и политик, которым должны следовать все сотрудники.

Убеждения, идеологии и практики организации формируют ее культуру, которая дает направление сотрудникам. Рабочая культура имеет большое значение для создания имиджа бренда организации и ее отличия от конкурентов.Сотрудники - это истинное достояние организации. Именно они вносят эффективный вклад в успешное функционирование организации. Они изо всех сил стремятся показать свой лучший уровень и достичь поставленных целей в установленные сроки.

Сотрудники играют важную роль в формировании корпоративной культуры . Их поведение, отношение и интерес на рабочем месте формируют культуру.

Давайте разберемся, как сотрудники влияют на культуру труда.

Пожалуйста, рассмотрите следующие случаи:

Организация A

Сотрудников меньше всего беспокоит политика организации, и они посещают работу только для того, чтобы поддерживать свою работу. Для них рабочее место - не что иное, как источник заработка. При таком сценарии люди редко привязываются к своей организации и, таким образом, продвигаются вперед за очень короткий промежуток времени.

Организация B

В организации B сотрудники внимательно относятся к правилам и положениям организации и придерживаются установленных правил.Люди сосредотачиваются на своей работе и надеются выполнить ее намного раньше установленных сроков. Люди избегают ненужных сплетен и предпочитают сидеть за своими рабочими станциями, а не слоняться без дела.

Организация C

Организация C ориентирована на мужчин, в которой сотрудники-мужчины преобладают над своими коллегами-женщинами. Частые поздние сидения - нормальная черта корпоративной культуры. Сотрудники предпочитают задерживаться допоздна, чтобы закончить незавершенную работу.Ни одна организация не ожидает, что ее сотрудники останутся в стороне; именно служащий по своему усмотрению устанавливает расписание и делает это культурой рабочего места.

Во всех вышеперечисленных ситуациях именно стиль работы и поведение сотрудников формируют культуру рабочего места. Мыслительные процессы и предположения членов организации способствуют ее культуре . Мотивированный и довольный сотрудник будет способствовать формированию здоровой культуры на рабочем месте по сравнению с демотивированным сотрудником.

Есть организации, сотрудники которых охотно принимают вызовы и каждый день узнают что-то новое. Роли и обязанности распределяются в соответствии с интересами и специализацией сотрудников, поэтому каждый из них старается работать лучше, чем его коллеги. Такие организации следуют сильной культуре, поскольку сотрудники серьезно относятся к своей работе и соблюдают установленные правила. Однако есть организации, в которых сотрудникам нужно что-то навязывать.Их каким-то образом должно заставить руководство выполнять свои обязанности. Должны быть назначены руководители групп, которые будут контролировать их работу и заставлять их работать. В таких случаях организация следует слабой культуре.

В некоторых организациях есть агрессивные сотрудники, которые способствуют здоровой конкуренции на рабочем месте. Такие организации следуют культуре, в которой каждый изо всех сил старается завоевать признание руководства. Жадные к признанию сотрудники поощряют позитивную культуру на рабочем месте по сравнению с организациями, где людям нечего делать новаторски.

Постоянные споры, разногласия, дергание за ноги создают негативную атмосферу на рабочем месте. Сотрудникам сложно сосредоточиться в такой культуре и искать перемены.




Авторство / ссылки - Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена Управляющей группой по содержанию руководства . В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области.Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.


Цель и важность планировки офиса | Примечания, видео, контроль качества и тесты | 11 класс> Бизнес-исследования> Офис-менеджмент

Систематическое расположение различных помещений внутри офиса называется планировкой офиса.Это систематическое и научное управление машинами, оборудованием, мебелью и другими ресурсами в офисе для достижения бизнес-целей. Здесь организованы различные помещения для обеспечения плавности выполнения работ.

Согласно Hicks and Place , «Планировка офиса относится к размещению рабочего места в пространстве таким образом, чтобы все оборудование, материалы, процедуры и персонал могли функционировать с максимальной эффективностью.

В заключение, планировка офиса относится к научным и систематическим помещениям внутри офиса.Он размещает различные ресурсы, такие как мебель, машины и оборудование, в подходящем месте. . Это позволяет беспрепятственно выполнять работу и свободное передвижение сотрудника по работе. Планировка офиса позволяет максимально использовать офисные площади и увеличивает прибыль для бизнеса.

Целью планировки офиса является конечный результат, которого организация хочет достичь. Цели планировки офиса:

  • Используйте пространство потока:
    Планировка офиса позволяет эффективно использовать доступное пространство систематическим образом.Дизайн макета научного офиса минимизировал стоимость офиса бизнеса и увеличил прибыль от него.
  • Бесперебойный рабочий процесс:
    Простой, легкий и быстрый рабочий процесс важен для выполнения работы. Он пытается уменьшить потери времени и усилий времени. Хорошая планировка офиса способствует продолжению работы.
  • Свести к минимуму риски:
    Планировка офиса помогает минимизировать риск несчастных случаев и потери материальных активов. Планировка научного офиса помогает свести к минимуму риск для деловой собственности.Надежно защищает офисное имущество
  • Обеспечение безопасности:
    На предприятии может произойти другой несчастный случай, который может создать риск для здоровья и жизни сотрудников. Удачная планировка офиса сводит к минимуму несчастные случаи на производстве и защищает жизнь сотрудников. Он также охраняет имущество офиса.
  • Эффективный надзор и контроль:
    Сотрудники должны регулярно направляться и контролироваться. Благодаря правильной планировке офиса, офис-менеджеру легко и удобно контролировать деятельность своих сотрудников.Тесный контакт и наблюдение можно поддерживать за счет лучшего общения.
  • Предоставляет услуги для сотрудников и клиентов:
    Сотрудникам и клиентам нужны различные удобства, такие как вода, имитация медицинского обслуживания, столовая, комната отдыха и т. Д. Это в конечном итоге повышает эффективность персонала и производительность организации.
  • Гибкость:
    Планировка офиса обеспечивает гибкость в организации помещений офиса в соответствии с меняющимися потребностями и контекстом организации.

Глава 9. Разработка организационной структуры инициативы | Раздел 1. Организационная структура: обзор | Основной раздел

Перейти к основному содержанию

Форма поиска

Поиск

Форма поиска

Поиск

  • العربية
  • Английский
  • Français
  • до
  • Español
  • Изучите навык
    • Содержание
    • Наборы инструментов
  • Помощь при принятии мер
    • Руководство по поиску и устранению неисправностей
    • Модель для начала работы
    • Набор инструментов для действий в области правосудия
    • Ящик для инструментов реагирования на коронавирус
    • Лучшие процессы изменений
    • Базы данных передового опыта
    • Онлайн-курсы
    • Спросите советника
  • Подключиться
    • Пожертвовать сейчас
    • Гостевая книга
    • Подписаться на eNewsletter
    • Спросите советника
    • Истории сообщества
    • Facebook
    • Твиттер
    • Канал на YouTube
  • О
    • О ящике для инструментов
    • Как использовать ящик для инструментов
    • Кто мы
    • Хронология
    • Свяжитесь с нами
    • Заявление о конфиденциальности
  • Услуги
    • Вход на рабочую станцию ​​
    • Тренинг по наращиванию потенциала
    • Система оценки сообщества флажков
    • Общественные рабочие места
    • Учебная программа
    • - Заказать сейчас
Переключить навигацию Навигация
      • Изучите навыки
        • Содержание
        • Наборы инструментов
      • Помощь при принятии мер
        • Руководство по поиску и устранению неисправностей
        • Модель для начала работы
        • Набор инструментов для действий в области правосудия
        • Ящик для инструментов реагирования на коронавирус
        • Лучшие процессы изменений
        • Базы данных передового опыта
        • Онлайн-курсы
        • Спросите советника
      • Подключиться
        • Пожертвовать сейчас
        • Гостевая книга
        • Подписаться на eNewsletter
        • Спросите советника
        • Истории сообщества
        • Facebook
        • Твиттер
        • Канал на YouTube
      • О
        • О ящике для инструментов
        • Как использовать ящик для инструментов
        • Кто мы
        • Хронология
        • Свяжитесь с нами
        • Заявление о конфиденциальности
      • Услуги
        • Вход на рабочую станцию ​​
        • Тренинг по наращиванию потенциала
        • Система оценки сообщества флажков
        • Общественные рабочие места
        • Учебная программа
        • - Заказать сейчас
Разместить Главная »Содержание» Разработка стратегического плана и организационной структуры »Глава 9. Разработка организационной структуры инициативы »Раздел 1. Организационная структура: обзор» Основной раздел

Глава 9

← Содержание123456789101112131415

12 важнейших целей развития организации

Поскольку цели развития организации сформулированы с учетом конкретных ситуаций, они варьируются от ситуации к ситуации. Другими словами, эти программы адаптированы для удовлетворения требований конкретной ситуации.

Но в целом все программы организационного развития стремятся достичь целей, которые кратко обсуждаются ниже:

Цели развития организации

1. Применение теорий поведенческой науки: Первая цель развития организации состоит в применении некоторых теорий поведенческой науки в организации. Применяя эти теории, практика организационного развития надеется на развитие.

2. Для повышения эффективности организации: Еще одна цель развития организации - улучшить общую производительность организации. Таким образом, организация может стать одним из важных институтов в истории человечества.

3. Для обеспечения правильного использования индивидуальных усилий: Индивидуальные характеристики должны быть улучшены. Это возможно, если правильно приложить индивидуальные усилия. Развитие организации обеспечивает правильное использование человеческих усилий и приверженности.

4. Для повышения осведомленности: Развитие организации способствует повышению осведомленности среди людей, работающих на предприятии. Они чувствуют необходимость перемен по сравнению с другими организациями.

5. Поощрять людей к решению проблем: У каждой организации есть много проблем и задач. Организационное развитие побуждает людей решать эти проблемы и сталкиваться с проблемами в настоящем и будущем.

6. Для установления и поддержания межличностных отношений: Деятельность по развитию организации может осуществляться с целью установления и в то же время поддержания межличностных отношений между людьми в организации. Это может обеспечить непрерывный рост.

Цели развития организации

7. Создание и поддержание рабочей среды: Рабочая среда в организации должна быть благоприятной. Специалисты по организационному развитию создают благоприятную рабочую среду и поддерживают ее для бесперебойной работы в будущем.

8. Для повышения знаний и навыков: Знание новейших методов и навыков может ускорить рост любой организации. Развитие организации направлено на повышение уровня знаний и навыков посредством обучения.

9. Чтобы минимизировать сопротивление изменениям: В большинстве случаев каждому изменению сопротивляются, это мешает достижению цели. Организационное развитие помогает минимизировать сопротивление изменению позитивного настроения, так что руководство становится более внимательным.

10. Создавать удовлетворение работой: Удовлетворенность работой побуждает людей усердно работать с радостью. Развитие организации создает удовлетворение от работы для сотрудников, которые участвуют в деятельности по развитию организации.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *