Объем документооборота это – — ()

Содержание

Шпаргалка делопроизводителя : Как рассчитать объем документооборота

Количество сотрудников, занятых в делопроизводстве, зависит от объема документооборота.

Подробнее об этом в статье как организовать делопроизводство>>

Как узнать достаточно ли одного сотрудника на участке или нужен помощник? Почему один задерживается каждый день, а другой уходит вовремя и успевает выпить 5 чашек кофе? Как понять кто действительно не успевает, а кто работает спустя рукава?

Чтобы ответить на эти вопросы, рассчитайте объем документооборота.

Если говорить просто, то документооборот — это входящие, исходящие и внутренние документы. То есть все документы, которые регистрируются в организации.

Чтобы рассчитать объем документооборота, посчитайте сколько документов проходит в каждом потоке за определенный период — месяц/год.

Статья про документооборот в организации>>

Расчет объема документооборота отвечает на вопросы:

  1. Сколько времени тратится на обработку и регистрацию документов.
  2. Сколько сотрудников должно быть задействовано в делопроизводстве.
  3. Как эффективно распределить нагрузку среди сотрудников службы делопроизводства.
  4. Сколько необходимо техники для работы с документами.
  5. Не пора ли внедрить СЭД.

Эти данные можно применить к каждому отделу в организации и оптимизировать документопотоки. Например, объединить отделы или часть функций службы делопроизводства отдать в структурные подразделения.

Правила расчета объема документооборота

Расчет документооборота ведется по журналам регистрации в бумажном или электронном виде.

За единицу учета принимается экземпляр документа ー подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа.

Копии учитываются отдельно, чтобы узнать сколько бумаги, времени и трудозатрат уходит на копии.

Отдельно учитываются обращения, заявления, жалобы граждан. При этом они включаются в общий объем документооборота.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Формула для расчета документооборота

Теперь по шагам. Предположим, мы хотим рассчитать объем документооборота за май. Открываем журнал входящих документов. Из последнего номера, зарегистрированного в мае, вычитаем первый номер входящего документа, зарегистрированного в мае. Например, последний зарегистрированный номер 654. Первый — 402 от 5.05. Вычитаем из 654 402. Получаем 252 входящих документов поступило в мае.

Таким образом рассчитываем каждый вид документа в отдельном журнале регистрации. Затем складываем по формуле. Желательно рассчитывать объем документооборота каждый месяц, чтобы в конце года не тратить на это много времени.

Если у вас есть СЭД, то она рассчитает все автоматически. Нужно будет выбрать месяц, выделить документы, а в строке поиска появится нужная цифра. И так в каждой базе.

Справка об объеме документооборота

Общество с ограниченной ответственностью «РостOK»
ООО «РостOK»

СПРАВКА
об объеме документооборота за 2019 год

МесяцВходящиеИсходящиеВнутренниеКопии
Январь
800
750120210
Февраль95080010076
Март 740 6709857
Апрель 830 79015081
Итого за год1018279969342210

Справку подписывает начальник службы делопроизводства, затем ее направляют на ознакомление руководителю. После ознакомления подшивают в дело отчетов по делопроизводству.

Считайте правильно и успехов!

www.docdelo.ru

Учет объема документооборота

Объем документооборота — это количество документов, посту­пивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении орга­низуется для установления условного объема обрабатываемой ин­формации и загрузки подразделений и отдельных работников, по­лучения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все до­кументы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оператив­ного размножения, также учитываются отдельно.

Контроль за исполнением документов

1. Контроль за исполнением документов и принятых решений — неотъемлемая функция управления, необходимый элемент органи­зации управленческой деятельности и важная составная часть де­лопроизводственного процесса. Цель контроля — содействие свое­временному и правильному исполнению решений, заданий и пору­чений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполните­лей.

2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой — за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую — делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

Основные задачи контрольной службы — контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и ус­тных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в ре­зультате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершен­ствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.

3. Важным условием эффективности контроля является его цен­трализация. Контрольные операции следует сосредоточить в од­ном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Конт­рольные функции должны быть изложены в Инструкции по дело­производству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, — в должностной инструкции.

4. В учреждении в соответствии с действующими норматив­ными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директив­ных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфичес­кие документы, свойственные данной системе управления. Пере­чень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизвод­ству или утверждается руководителем учреждения.

5. Информация о результатах контроля исполнения должна по­ступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование не­обходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосред­ственно руководству учреждения, хотя группа может входить в со­став канцелярии, а последняя — в состав секретариата данного уч­реждения.

6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполни­тельской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответствен­ного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фик­сируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в уч­реждении; высокое качество подготовки документов.

Сроки исполнения документов определяются следующим об­разом:

1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок ис­полнения документа — 1 месяц со дня поступления документа в организацию.

2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок.

Например, письмо Министер­ства образования РФ поступило в организацию 20.01.2008, но в письме указано: представить информацию 15.03.2008, значит, срок исполнения — 1 месяц 15 дней.

3. В резолюции указан срок исполнения.

Например:

Г.В. Иванову

Дать информацию в течение трех дней.

Подпись руководителя

Дата

На контрольные документы ведется картотека по срокам и ис­полнителям. Снимаются с контроля только исполненные докумен­ты. Продлить срок, исполнения документов могут только руково­дители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В слу­чае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнитель­ный контроль.

Согласно ГОСТу на всех документах, подлежащих кон­тролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле — знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответству­ющем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам испол­нения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каж­дому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячей­ки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й ячейке — карточки, соответствующие не исполненным в срок до­кументам, новые сроки исполнения которых по тем или иным при­чинам своевременно не установлены. Указанный порядок разме­щения карточек в картотеке используется в большинстве учреж­дений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.

Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает кар­точки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Кар­точки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответству­ющие не исполненным документам карточки перемещают в ячей­ки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».

Соответствующие исполненным документам карточки извлека­ют из контрольных картотек и помещают в единую картотеку ис­полненных документов, систематизированную по предметно-воп­росному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных под­разделений или фамилиям ответственных исполнителей.

В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «До­кументы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неде­лю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок доку­ментов, направляют их в структурные подразделения и после за­полнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполнен­ных в срок, могут передаваться непосредственно руководству уч­реждения. Решения руководителя записывают в графе «Примеча­ние».

Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:

Справка о работе с документами

_____________________________________________________________

Наименование организации

по состоянию на ___________________________ 2008 г.

Всего передано докумен­тов

Всего постав­лено на контроль

Из них

Находятся на испол­нении

В том числе

Всего отправ­лено документов

Исполнено сначала года

В т.ч. с нарушением срока

С нару­шением срока

На допол­нительном контроле

По данному отчету служба документационного обеспечения уп­равления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно опреде­лить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнитель­скую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю при­нять правильные решения по оценке труда работников.

16

studfile.net

Объем документооборота - это... Что такое Объем документооборота?


Объем документооборота

"...61 ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период..."

Источник:

"ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)

Официальная терминология. Академик.ру. 2012.

  • Объем выборки продукции
  • Объем долга иностранных государств и (или) иностранных юридических лиц перед РФ

Смотреть что такое "Объем документооборота" в других словарях:

  • объем документооборота — Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами …   Справочник технического переводчика

  • объем документооборота — 61 объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период 62 входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение 63 исходящий документ; отправляемый документ:… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Денежная масса — (Money supply) Денежная масса это наличные средства, находящиеся в обращении, и безналичные средства, находящиеся на счетах в банках Понятие денежной массы: агрегаты денежной массы М0, М1, М2, М3, М4, ее ликвидность, наличные и безналичные… …   Энциклопедия инвестора

  • Оптовые запасы — (Wholesale Inventories) Определение оптовых запасов, торговые и складские запасы Информация об определении оптовых запасов, торговые и складские запасы Содержание Содержание Виды запасов и их характеристики Торговые и складские запасы Принципы… …   Энциклопедия инвестора

  • Выручка — (Revenue) Выручка результат деятельности предприятия за определённый период, выраженный в денежном эквиваленте Понятие выручки, её основные формы, расчёт выручки,выручка в бухгалтерском учёте,отличие выручки от прибыли Содержание >>>>>>>>>>> …   Энциклопедия инвестора

  • Листинг — (Listing) Листинг это совокупность процедур по допуску ценных бумаг к обращению на фондовой бирже Определение листинга, преимущества и недостатки листинга, виды листинга, этапы процедуры листинга, котировальный список листинга, делистинг… …   Энциклопедия инвестора

  • Клиринг — (Clearing) Понятие клиринга, история клиринга, типы клиринга Информация о понятии клиринга, история клиринга, типы клиринга Содержание Содержание 1. Понятие валютный 2. Отличия валютного клиринга от внутреннего межбанковского клиринга 3. Формы… …   Энциклопедия инвестора

  • Центральный банк — (Central bank) Центральный банк это орган проведения денежно кредитной политики Информация о деятельности, политике, функциях, операциях Центрального банка, ставка рефинансирования Содержание >>>>>>>>>>>>> …   Энциклопедия инвестора

  • Налоговый аудит — Аудит Виды аудита Внутренний аудит Внешний аудит Налоговый аудит Экологический аудит Социальный ауд …   Википедия

Книги

  • 1 С:Документооборот: 250 вопросов и ответов, Лушников В. В., Бондарев А. В.. Управленческая деятельность любой компании осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются как источником информации для принятия управленческих решений, так и результатом… Подробнее  Купить за 499 руб
  • Секретариат в вопросах и ответах № 6 2014, Отсутствует. «Секретариат в вопросах и ответах» – это практическое руководство, необходимое секретарю в ежедневной работе. Индивидуальные рекомендации специалистов по практическим действиям в конкретных… Подробнее  Купить за 462.56 руб электронная книга
  • Директор информационной службы №01/2012, Открытые системы. В номере: Металлургия: новые вызовы, старые проблемы Перспектива вступления в ВТО, несовершенство бизнес-процессов, устаревшая технологическая база и потребность в инновациях станут, по… Подробнее  Купить за 352 руб электронная книга
Другие книги по запросу «Объем документооборота» >>

official.academic.ru

объем документооборота - это... Что такое объем документооборота?


объем документооборота

61 объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

62 входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение

63 исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения

Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации. academic.ru. 2015.

  • объем документа
  • объем загрузки

Смотреть что такое "объем документооборота" в других словарях:

  • объем документооборота — Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами …   Справочник технического переводчика

  • Объем документооборота — 61 ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период... Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения …   Официальная терминология

  • ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Денежная масса — (Money supply) Денежная масса это наличные средства, находящиеся в обращении, и безналичные средства, находящиеся на счетах в банках Понятие денежной массы: агрегаты денежной массы М0, М1, М2, М3, М4, ее ликвидность, наличные и безналичные… …   Энциклопедия инвестора

  • Оптовые запасы — (Wholesale Inventories) Определение оптовых запасов, торговые и складские запасы Информация об определении оптовых запасов, торговые и складские запасы Содержание Содержание Виды запасов и их характеристики Торговые и складские запасы Принципы… …   Энциклопедия инвестора

  • Выручка — (Revenue) Выручка результат деятельности предприятия за определённый период, выраженный в денежном эквиваленте Понятие выручки, её основные формы, расчёт выручки,выручка в бухгалтерском учёте,отличие выручки от прибыли Содержание >>>>>>>>>>> …   Энциклопедия инвестора

  • Листинг — (Listing) Листинг это совокупность процедур по допуску ценных бумаг к обращению на фондовой бирже Определение листинга, преимущества и недостатки листинга, виды листинга, этапы процедуры листинга, котировальный список листинга, делистинг… …   Энциклопедия инвестора

  • Клиринг — (Clearing) Понятие клиринга, история клиринга, типы клиринга Информация о понятии клиринга, история клиринга, типы клиринга Содержание Содержание 1. Понятие валютный 2. Отличия валютного клиринга от внутреннего межбанковского клиринга 3. Формы… …   Энциклопедия инвестора

  • Центральный банк — (Central bank) Центральный банк это орган проведения денежно кредитной политики Информация о деятельности, политике, функциях, операциях Центрального банка, ставка рефинансирования Содержание >>>>>>>>>>>>> …   Энциклопедия инвестора

  • Налоговый аудит — Аудит Виды аудита Внутренний аудит Внешний аудит Налоговый аудит Экологический аудит Социальный ауд …   Википедия

Книги

  • 1 С:Документооборот: 250 вопросов и ответов, Лушников В. В., Бондарев А. В.. Управленческая деятельность любой компании осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются как источником информации для принятия управленческих решений, так и результатом… Подробнее  Купить за 499 руб
  • Секретариат в вопросах и ответах № 6 2014, Отсутствует. «Секретариат в вопросах и ответах» – это практическое руководство, необходимое секретарю в ежедневной работе. Индивидуальные рекомендации специалистов по практическим действиям в конкретных… Подробнее  Купить за 462.56 руб электронная книга
  • Директор информационной службы №01/2012, Открытые системы. В номере: Металлургия: новые вызовы, старые проблемы Перспектива вступления в ВТО, несовершенство бизнес-процессов, устаревшая технологическая база и потребность в инновациях станут, по… Подробнее  Купить за 352 руб электронная книга
Другие книги по запросу «объем документооборота» >>

normative_reference_dictionary.academic.ru

➤ Документооборот в организации пример

Читайте об основных правилах и принципах документооборота и преимуществах его автоматизации. Скачайте 5 полезных материалов от экспертов.

Скачайте полезные документы:

Как внедрить документооборот на предприятии

Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом. 

Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. 

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

  • кадровый;
  • производственный;
  • административно-хозяйственный;
  • управленческий;
  • бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве. 

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:

  • эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
  • оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
  • управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
  • управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями. 

Основные принципы организации документооборота

Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени. 

Соблюдайте принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:

  1. Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
  2. Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
  3. Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
  4. Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов. 

Таблица. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют

Документооборот в организации

Посмотреть таблицу в журнале

Система документооборота в организациях

Структура документооборота на предприятии — это три категории документов:

  • входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту;
  • исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам;
  • внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.

Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают:

  • прохождение управленческих сигналов сверху вниз,
  • обратную связь,
  • перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня.

Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень. 

Схема потока документов в организации

Документооборот в организации

Скачайте эту и другие схемы в журнале

По какой форме организовать документооборот на предприятии

Организация документооборота на предприятии может быть разработана по одной из трех форм:

  • централизованной: все документы хранят одном подразделении — обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата;
  • децентрализованной: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение;
  • смешанной: это комбинация первых двух форм.

Организационная структура компании и объем документооборота — это главные факторы, которые определяют выбор формы. В небольшой организации с ограниченным документопотоком чаще используют централизованную форма. Функции делопроизводителя при этом поручают сотруднику бухгалтерии, кадровой службы, секретарю-референту.

Компания, чьи структурные подразделения расположены территориально на удалении друг от друга, используют децентрализованную форму организации документооборота.

В крупных компаниях целесообразно организовать движение документов по смешанной форме. Хранит бумаги специализированное подразделение, а текущая документация находится в ра

www.sekretariat.ru

Шпаргалка делопроизводителя : Документооборот в организации

ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения расшифровывает понятие документооборота как движение документов внутри организации с момента их создания и получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота не устанавливается на законодательном уровне. Каждое предприятие самостоятельно регулирует свой документооборот и закрепляет основные принципы его работы в нормативных документах (инструкции по делопроизводству).

Что можно сделать для упрощения документооборота?

  1. Сделайте документооборот на предприятии централизованным. То есть все документы должны обрабатываться только в службе делопроизводства и проходить через нее. Это исключит дублирование и утерю документов.
  2. Внедрите электронный документооборот. Он значительно сократит время на обработку документов, распечатку документов, увеличит скорость доведения информации до исполнителей, обеспечит сохранность информации.

    10 причин внедрить электронный документооборот>>

  3. Разработайте схемы маршрутов документов в организации и следите за их соблюдением. Схемы маршрутов документов смотрите ниже.
  4. Регистрируйте документы один раз в службе делопроизводства. Допустимо при большом объеме документооборота регистрировать исходящие документы в отделах, а также отдельная регистрация возможна в филиалах и территориально удаленных подразделениях организации.

    Порядок регистрации документов>>

  5. Повысьте профессиональный уровень работников, отвечающих за распределение документов, регистрацию документов, наложение резолюций. Для этого есть курсы по делопроизводству. Также можно организовать семинары внутри организации с приглашением преподавателей или просто опытных работников.

  6. Проведите обучение сотрудников других отделов. Расскажите о маршрутах движения документов, раздайте наглядные материалы, приведите примеры. В дальнейшем вам не придется это объяснять по несколько раз.

Виды документопотоков

  • Входящие документы. Сюда входят документы из государственных структур, обращения физических лиц, документы из филиалов, головной организации вашей организационной структуры, других фирм и предприятий.

    Схема движения входящих документов внутри организации

  • Исходящие документы. Основная масса исходящих — это ответы на входящие документы, а также запросы в другие организации, направление отчетности в государственные органы.

    Схема движения исходящих документов внутри организации

  • Внутренние документы. Это организационно-распорядительные документы — приказы, распоряжения, протоколы; информационно-справочные документы — служебные и докладные записки.

    Схема движения внутренних документов организации

Как рассчитать объем документооборота?

Объем документооборота рассчитывают для определения количества входящих и исходящих документов в организации, для расчета количества времени на их обработку и регистрацию, для эффективного распределения нагрузки сотрудников службы делопроизводства, для заполнения отчетов по требованию вышестоящих организаций.

Расчет ведется по журналам регистрации документов. Из последнего номера зарегистрированного документа за конкретный период (месяц, неделя) вычитается первый номер документа, зарегистрированного в этом периоде. Если в организации электронный документооборот, то в программе выводятся реестры за определенный период.

При подсчете нужно учитывать внутренние документы, копии документов.

www.docdelo.ru

Что такое объем документооборота?

 Вся совокупность обработанных в организации документов (входящих, исходящих и внутренних) условно называется объемом документооборота. При этом учитываются не только подлинники документов, но и их размноженные экземпляры – копии.

 В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте письма.

 Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов. При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять документ наиболее распространенного формата – А4 (210 x 297 мм), а документы другого формата –

А5 (148 x 210) учитывать по схеме:

2 документа формата А5 = 1 документу формата А4,

например:

1) поступившее на имя руководителя письмо согласно резолюции должны были исполнять четыре работника организации. Документооборот письма составил 4 документа;

2) приказ руководителя организации был передан для исполнения в семь структурных подразделений. Документооборот – 8 документов;

3) письмо было отправлено по факсу. Документооборот – 1 документ;

4) письмо было отправлено по почте в два адреса. Документооборот – 3 документа;

5) поставщикам сырья были отправлены четыре телеграммы (формат документа А5). Документооборот – 2 документа;

6) в филиал организации были отправлены две телефонограммы (формат А5). Документооборот – 1 документ.

 Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ, при необходимости – с конкретизацией по видам документов, фамилиям исполнителей и другим признакам.


Интересная информация о внедрении системы электронного документооборота размещена здесь.


 Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации.

 При анализе работы делопроизводственной службы обычно сравниваются показатели объема документооборота за определенный период времени: месяц, квартал, год. Объем документооборота обязательно учитывают при определении штатной численности работников делопроизводственных служб и разработке направлений совершенствования работы с документами в организации.

 Дополнительную информацию см. в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 в разделе 3.4.11 «Учет и анализ объемов документооборота»).

www.sekretariat.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о