Ликвидируем: перевод %d0%bb%d0%b8%d0%ba%d0%b2%d0%b8%d0%b4%d0%b8%d1%80%d1%83%d0%b5%d0%bc значение в словаре

Скромное предложение: исключить электронную почту

В начале 1980-х годов IBM решила развернуть внутреннюю систему электронной почты. В типичной для IBM осторожной манере они начали с измерения взаимодействия сотрудников, чтобы оценить, сколько сообщений будет отправлено в новой системе. Основываясь на этом исследовании, IBM выделила мэйнфрейм за 10 миллионов долларов для работы своего почтового сервера — объем вычислительной мощности, который должен был легко справиться с типичным объемом взаимодействия внутри офиса.

В течение недели машина была перегружена.

Как недавно вспоминал инженер, работавший над этим проектом, команда электронной почты сильно недооценила нагрузку. Вместо того, чтобы просто перенести обычное офлайновое общение на более удобную онлайновую систему, сотрудники начали передавать намного больше , чем когда-либо прежде. «Таким образом, всего за неделю или около того — потенциальный прирост производительности электронной почты резко увеличился», — посетовал он.

Эта история подчеркивает распространенное заблуждение относительно наших нынешних бурных отношений с электронной почтой.Большинство интеллектуальных работников считают, что электронная почта — это пассивный инструмент, который они предпочитают использовать, чтобы упростить свою реальную работу . Но, как три десятилетия назад обнаружили инженеры Big Blue, эта технология не пассивна; вместо этого он активно меняет то, что мы подразумеваем под «настоящей работой».

Развитие этой технологии сопровождалось появлением нового неструктурированного рабочего процесса, в котором все задачи — будь то небольшой запрос от HR или совместная работа по ключевой стратегии — теперь обрабатываются одинаково: вы погружаетесь и начинаете отправлять быстрые сообщения, которые приходят в едином недифференцированном почтовом ящике у их получателей.Эти задачи разворачиваются в произвольной манере с неформальными сообщениями, отправляемыми туда и обратно по запросу, если это необходимо для продвижения вперед.

Этот неструктурированный рабочий процесс возник из основных свойств технологии электронной почты, а именно из стандартной практики связывания адресов с отдельными лицами (а не, скажем, с командами, типом запроса или проектом) и низкой предельной стоимостью отправки сообщения. Он распространился по той простой причине, что сейчас легче. Например, для отправки быстрых сообщений требуется значительно меньше усилий, чем для более тщательного планирования рабочего дня, заранее выясняя, что вам нужно, от кого и когда.

Но то, что этот неструктурированный подход является стандартным и простым, еще не означает, что он умный. Важно помнить, что ни один комитет с голубой лентой или блестящий руководитель никогда не садились и не решали, что такой рабочий процесс сделает бизнес более продуктивным, а сотрудников — более удовлетворенными. Вместо этого это просто возникло как инстинктивная реакция на революционную новую технологию. Как и сотрудники IBM 1980-х годов, однажды мы подняли глаза и заметили, что то, что мы подразумевали под «настоящей работой», радикально изменилось у нас под ногами.

Высокая стоимость дешевых сообщений

Учитывая, что никто не планировал рост неструктурированного подхода, это не должно никого обидеть, когда я утверждаю, что это был катастрофический для сектора интеллектуальной работы. Следствием этого рабочего процесса является то, что задачи организации запутываются в сложной сети зависимостей с порабощенными почтовыми ящиками людьми, находящимися на каждом узле. Единственный способ сохранить продуктивную энергию, протекающую через эту сеть, — это для всех постоянно проверять, отправлять и отвечать на множество проходящих сообщений — и все это в попытке спровоцировать выполнение задач.Если вы отойдете от своих обязанностей сетевого маршрутизатора, все устройство может зайти в тупик. Эта реальность вынуждает современных интеллектуальных работников постоянно проверять свои входящие и испытывать сильную вину или беспокойство по поводу возможности остаться без ответа, ожидая внимания. Это принуждение не является иррациональным, поскольку эти безжалостные послания не являются дополнением к реальной работе — они лежат в основе того, что мы сейчас подразумеваем под этим термином.

Негативные последствия этого образа жизни настолько широко ощущаются, что вряд ли нуждаются в уточнении.Но ради этого аргумента я кратко отмечу, что, по моему мнению, является двумя самыми большими вредами.

Во-первых, это непрерывное общение фрагментирует внимание, оставляя лишь небольшие промежутки, на которых можно попытаться глубоко подумать, применить свои навыки на высоком уровне или иным образом хорошо выполнить основную деятельность интеллектуальной работы: извлекать ценность из информации. Что еще хуже, когнитивные способности во время этих периодов еще больше снижаются из-за «остатка внимания», оставшегося от частого переключения контекста, необходимого для «просто проверки», не пришло ли что-то важное.

Такое поведение не просто раздражает; они оказывают существенное влияние на производительность. Недавно я написал книгу под названием Deep Work , в которой подробно рассказывается об огромных профессиональных преимуществах, которые можно получить, когда вы позволяете людям проводить длительные периоды времени, не отвлекаясь, сосредоточившись на задачах, требующих умственного труда. Лишить умственных работников возможности выполнять глубокую работу — это все равно, что надеть на сборочных конвейеров толстые перчатки, которые ограничивают их способность манипулировать своими инструментами, — это абсурдный недостаток, навязанный им самим.

Второй вред более личный. Как теперь признают все больше работников умственного труда, привязанный к почтовым ящикам образ жизни, созданный неструктурированным рабочим процессом, утомляет и вызывает беспокойство. Люди не устроены так, чтобы постоянно находиться в состоянии разделенного внимания, и нам нужна способность отдаляться от работы, чтобы размышлять и подзаряжаться. Проще говоря, этот рабочий процесс, который может превратить даже самых квалифицированных работников умственного труда в автоматов для передачи сообщений, делает несчастным весь сектор нашей экономики.

Силлогизм здесь неизбежен, что приводит нас к выводу, что есть большое преимущество для тех организаций, которые хотят положить конец господству неструктурированного рабочего процесса и заменить его чем-то, разработанным с нуля с конкретной целью максимизации производства ценности и удовлетворения сотрудников.

Однако, учитывая запутанную взаимосвязь между электронной почтой и нашим текущим подходом к работе, также ясно, что эта трансформация почти наверняка потребует радикального первого шага: отказа от электронной почты.

Сдержанные усилия по ограничению наихудших последствий этой технологии — будь то пятница без электронной почты или более умные почтовые ящики — обречены на провал. После того, как вы назначите каждому сотруднику общедоступный адрес в форме [email protected], последует неструктурированный рабочий процесс, и этот рабочий процесс по самой своей природе требует излишеств, от которых страдает экономика знаний. Эти проблемы невозможно решить с помощью лучшего этикета. Другими словами, сорняк электронной почты должен быть извлечен корнем.

Замена хаоса электронной почты структурированным рабочим процессом

Естественный последующий вопрос, конечно же, — это то, что квалифицируется как «лучший» рабочий процесс.Даже самые ярые противники электронной почты признают, что нам нужен какой-то способ координации и общения с коллегами. Чтобы подтвердить идею о том, что организации могут процветать без этого инструмента, позвольте мне предложить конкретную альтернативу, вдохновленную моим собственным опытом в академической среде: часы работы.

Концепция проста. У сотрудников больше нет персонализированных адресов электронной почты. Вместо этого каждый публикует график из двух или трех периодов времени в течение дня, когда он или она будут доступны для общения.В течение этих рабочих часов человек гарантирует, что его можно будет связаться лично, по телефону или с помощью таких технологий обмена мгновенными сообщениями, как Slack. Однако в нерабочее время чьего-либо рабочего времени вы не можете привлекать их внимание. Если они вам нужны, вы должны следить за тем, что вам нужно, до тех пор, пока они не появятся в следующий раз.

С другой стороны, когда вы находитесь в нерабочее время своего рабочего дня, у вас нет почтовых ящиков для проверки или сообщений, требующих ответа. Другими словами, вам остается просто работать.И, конечно же, когда вы дома вечером или в отпуске, тот факт, что почтовый ящик медленно заполняется неотложными делами, позволяет немного отдохнуть и восстановить силы, которые сегодня почти потеряны в жизнях большинства интеллектуальных работников.

Обратите внимание, что рабочий процесс, вызванный схемой рабочего времени, заменяет обмен сообщениями по требованию структурированным общением. Теперь люди точно знают, когда кому-то может потребоваться их внимание и когда они могут привлечь внимание других. Эта свобода от постоянного фонового шума взаимодействия увеличит интенсивность концентрации, достижимую, когда людям нужно глубоко работать, и эффективность, с которой более мелкие задачи могут быть объединены и распределены.

Этот рабочий процесс также заменяет асинхронные взаимодействия синхронным диалогом. Это изменение имеет решающее значение. Синхронный разговор эффективен и детализирован: он не только позволяет вам за три минуты принимать решения, на которые в противном случае могли бы потребоваться три дня привлекающих внимание сообщений, но он также имеет тенденцию приводить к более вдумчивым выводам. Представьте, например, что Алисе и Бобу нужно работать вместе, чтобы написать отчет. Если они будут использовать электронную почту, процесс, скорее всего, будет разворачиваться неэффективно, поскольку и Алиса, и Боб под сизифовым давлением постоянно заполняющегося почтового ящика будут быстро отвечать друг другу, чтобы временно избавиться от проблемы. психическое пространство.Однако в сценарии рабочего времени Алиса и Боб будут вынуждены говорить в реальном времени о проекте отчета. Это взаимодействие, хотя и занимает больше времени, чем отправка быстрого сообщения вначале, с большей вероятностью приведет к полному и последовательному плану того, как лучше всего развернуть работу в последующие дни.

Ответы на распространенные возражения

Конечно, есть проблемы с заменой электронной почты на рабочее время. Рассмотрим, например, общение с клиентом. Я согласен с тем, что это та область, которую организации, возможно, следует оставить нетронутой.Другими словами, вполне разумно ограничить эту стратегию рабочего времени внутренним общением, чтобы ваше взаимодействие с клиентами по-прежнему соответствовало их ожиданиям в отношении вашей доступности. (Хотя следует отметить, что когда дело доходит до внешней коммуникации, многие проблемы, связанные с неструктурированным рабочим процессом, уже решены : существует множество популярных систем управления клиентами, которые обеспечивают значительную структуру для такого взаимодействия.)

Еще одна проблема — командное общение.Преимущество электронной почты в том, что она позволяет вам общаться сразу с несколькими людьми. Было бы бременем приходить в офис в несколько часов, чтобы донести одно и то же до всех членов команды. Решение этой проблемы состоит в том, чтобы синхронизировать рабочие часы внутри команд, создавая каждый день периоды, когда вы знаете, что можете разговаривать со всей командой сразу, используя чат Slack или конференц-связь.

Существует также проблема передачи файлов, которую многие теперь решают с помощью сообщений электронной почты.К счастью, нет недостатка в технологиях общих папок, таких как Dropbox или Google Drive, которые упрощают передачу файлов между разными пользователями.

Возможно, наибольшее беспокойство, вызванное этим предложением, вызывает опасение, что в некоторых ситуациях действительно требуется асинхронность, обеспечиваемая электронной почтой. Однако я хочу подчеркнуть, что рабочее время не устраняет асинхронность — они просто перекладывают ответственность, которую порождает такое взаимодействие. Например, в организации, основанной на электронной почте, если у меня есть отзывы о черновике отчета, я просто отправлю вам эти заметки, когда закончу их составлять.Это действие возлагает ответственность за отслеживание информации на получателя. В отличие от этого в организации, работающей в рабочее время, я бы отложил эти комментарии до следующего удобного для вас рабочего времени, после чего я мог бы довести их до вашего сведения в режиме реального времени. Теперь ответственность за отслеживание этой информации ложится на отправителя, но асинхронный характер взаимодействия сохраняется.

Конечно, будут некоторые обстоятельства, когда срочность проблемы диктует, что вы не можете ждать до рабочего времени, чтобы с кем-то взаимодействовать.Однако в таких случаях лучшее решение — старое: позвонить. Другими словами, я подозреваю, что организация, использующая эту стратегию, будет иметь политику, согласно которой вы можете и должны звонить в чей-то офис или на мобильный телефон, если возникнет действительно срочное дело. Я предполагаю, что такие чрезвычайные ситуации будут намного реже, чем можно было бы предположить.

В более общем плане, когда я высказал эту идею в деловых кругах, многие жалобы, представленные как причин, по которым это не сработает для меня, оказались причинами, по которым это усложнило бы мне определенные ситуации. Здесь есть ключевое отличие. Цель большинства организаций состоит не в том, чтобы максимально упростить работу; вместо этого нужно организовать работу таким образом, чтобы она была эффективной, продуктивной и приносила удовлетворение. Неструктурированный рабочий процесс, который в настоящее время доминирует, удовлетворяет первое, в то время как такие решения, как рабочее время, удовлетворяют второму.