Что должно быть в счёте на оплату, чего быть не должно и что дико бесит / Хабр
Мы уже разбирали “Одностраничный устав ООО с двумя директорами электронно и открытие счёта в банке дистанционно” и “Хороший договор — короткий договор”, теперь поговорим про счёт.
Счёт на оплату очень простой основной документ, но он же и доставляет много боли и лишних трудозатрат, если составлен криво или по нему криво платят.
Попробуем выкинуть всё лишнее и сделать понятно и красиво. Здесь в основном речь пойдёт о России, но и заграничные счета бывают запутанными. Немного скажу и про Европейский Союз.
Счета, которые взрывают мозг
Не заставляйте клиента думать и суетиться!
Счёт в формате картинки или сканированный в pdf. Убейтесь, сволочи, об стену, кто так делает. Всегда требуем прислать в формате, где можно легко копипастить реквизиты.
В счёте два банковских счёта. АААА… на какой платить?!
Нет назначения платежа.
Бухгалтер начинает думать и пишет дичь, из которой потом невозможно понять за что платили.НДС указан мелким шрифтом не на самом видном месте. Ой… опять оплатили сумму без НДС.
Не сказано, что НДС не облагается. Ой… а в платёжку автоматом подставилось: “включая НДС”.
Полно лишней информации.
Нет телефона и email кому задавать вопросы.
Реквизиты не совпадают с теми, что подставляются по ИНН и БИК.
Бухгалтер начинает думать и пишет дичь, из которой потом невозможно понять за что платили.Факты о счёте
Счёт — необязательный документ. Платить можно без счёта, по договору, по акту, на основании счёта-фактуры, УПД, товарной накладной и т. п.
Счёт — это просто приглашение к платежу. Сам по себе он не порождает обязательств оплаты.
Никто не обязан выставлять счёт, если только это не прописано в договоре.
Счёт не является первичным учётным документом согласно ст. 9 402-ФЗ, т.к. не отражает факта хозяйственной деятельности в общем случае.
Следовательно, нет требований закона что там должно быть.Счёт может быть совмещён с договором или актом. А может быть всё в одном: договор-счёт-акт.
Счета не нужны для постпоплаты. Постоплату правильнее производить по акту выполненных работ или счёту-фактуре, или УПД, тем самым, сразу понятно, что это постоплата.
В отличии от счёта-фактуры, УПД, акта, у счёта нет утверждённого правительством XML-формата. Но есть XML-форматы у отдельных программ, например, у 1С. Но реально никто ими не пользуется, во всяком случае, среди наших контрагентов.
Оплата счёта может означать акцепт договора, согласие со стоимостью, принятие услуг, если это написано в счёте или следует из назначения платежа.
В ЕС, например, в Словении, счёт соответствует нашему счёт-фактуре, а нашему счёту соответствует предварительный счёт. Однако, нередко бывает присылают на предоплату именно счёт-фактуру.
Следовательно, нет требований закона что там должно быть.Минимальный набор что должно быть в счёте
Для оплаты по безналу плательщику нужно:
ИНН получателя.
Расчётный счёт получателя в банке и БИК этого банка.
Назначение платежа.
Сумма с указанием без НДС или с НДС и суммой НДС.
Этих данных достаточно для заполнения платёжного поручения. Жаль, минимализм не все любят. А то было бы прикольно выставлять такие счета в одну строку:
7730588444 40702810201500019616 044525999 За услуги дата-центра 1000р. без НДС.
Такой формат счёта можно обернуть в XML-тэги и делать де-юре или де-факто стандартом обмена для ЭДО.
Если оплата картой, то счёт может содержать только URL страницы оплаты. Хорошо, если ещё и QR-код рядом будет.
Если оплата наличными, то можете, хоть на салфетке написать сумму.
В Словении для перевода внутри страны достаточно IBAN, по нему подставляются все реквизиты в банке автоматически. Конечно, сумма и назначение перевода ещё потребуются. Есть ещё пара опциональных параметров.
При переводе денег в Revolut или из него нужно указать наименование получателя, IBAN и BIC (SWIFT) и адрес.
ИНН не указывается. Платежи доходят и с ошибкой в наименовании. То есть ключевыми являются только IBAN и BIC (SWIFT), а остальные просто как описание.
Назначение платежа
Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть. При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.
Ещё назначение платежа может содержать слова: “за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар”, тем самым фиксируется факт отгрузки.
Самая большая боль — непонятное назначение платежа.
Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка. А могут и к блокировке счёта привести.
В счёте не помешает указать
Счётом пользуется бухгалтер плательщика, когда отправляет деньги, сотрудники плательщика, которые получают товар или услугу. У бухгалтера потом возникают вопросы, и он начинает создавать нагрузку на своих сотрудников, а они — на сотрудников получателя денег. Поэтому следует сократить трудозатраты. Стоит указать в счёте:
Номер и дату счёта. Они нужны, чтобы ссылаться и искать счёт в базе.
Фактический адрес, если к вам приезжают.
Наименование плательщика без его реквизитов.
Логотип для красоты и солидности.
Адрес ЛК получателя, где доступны все копии документов в электронном виде, включая акт сверки, который так любят запрашивать, отвлекая нашего бухгалтера от работы.
Телефон и email, чтобы они всегда были под рукой.
Почтовый адрес, куда не перешедшие на ЭДО динозавры должны отправлять свою макулатуру, губя природу.
QR-код для загрузки реквизитов в мобильное приложение банка, чтобы не копипастить реквизиты. Пока такая фишка есть только в мобильных приложениях банков физлиц, но, надеюсь, когда-нибудь появится и у юрлиц.
Прочую реально полезную информацию.
Делать ли детальную расшифровку суммы в счёте по позициям?
Если счёт одновременно и договор, то да. Счёт является одновременно сметой или детализацией заказа. Закон этого не обязывает, но это общепринято, что нужно объяснить из чего получилась сумма.
Если есть договор со сметой или каким-то иным документом, где уже есть детализация, то смысла дублировать информацию нет.
Чего в счёте быть точно не должно
Поскольку бухгалтеры, юристы и прочие бюрократы любят из простого делать сложное и плодить сущности без необходимости, то захламляют счёт ненужной информацией:
Реквизиты плательщика помимо его наименования.
Реквизиты получателя из ЕГРЮЛ помимо ИНН. КПП указывать нужно только, если есть филиалы с разными КПП.
Корреспондентский счёт банка получателя и наименование банка, так как по БИК это автоматически подставляется.
Подписи руководителя предприятия и главбуха — куда ж без них, они же ещё бывает и настоящие подписи и печати шлёпают на бумажный счёт, не создавая при этом никакой добавочной стоимости. Если уж так хочется печать и подпись иметь для красоты, то руководителя организации там достаточно, но лучше и его убрать. Сканированные подпись и печать ничего не дают. Если уж так нужна подпись, то нужно подписывать файл счёта усиленной квалифицированной ЭЦП.
Итог, пример нашего счёта
Дата-центр ITSOFT — размещение и аренда серверов и стоек в двух дата-центрах в Москве. За последние годы UPTIME 100%. Размещение GPU-ферм и ASIC-майнеров, аренда GPU-серверов, лицензии связи, SSL-сертификаты, администрирование серверов и поддержка сайтов.
Как выставить счет на оплату от ИП
⚡ Все статьи / ⚡ Ближе к делу
Екатерина Григорьева
Счет на оплату не является обязательным документом, особенно если про него ничего не сказано в договоре на услуги или поставку товаров. Но предприниматели обычно выставляют счета, потому что заказчикам так удобнее рассчитываться. Единой формы для счета нет, поэтому за оформление можно не беспокоиться — главное внести все необходимые реквизиты.
Содержание
- Почему счет — это удобно
- Как заполнять
- Когда выставлять счет
- Может ли счет заменить договор
Почему счет — это удобно
Счет — это платежный документ, по которому покупатель оплачивает услуги поставщика.
Он всегда содержит следующую информацию:
- реквизиты банка получателя;
- ФИО, ИНН, расчетный счет получателя;
- данные плательщика;
- наименование работ или услуг;
- сумму к оплате;
- сведения о наличии или отсутствии НДС.
Предприниматели подписывают документ сами и передают покупателю любым удобным способом — лично, по почте, в электронном виде.
Таким образом, покупатель получает бумагу, где прописано — сколько нужно заплатить, кому именно и за какие услуги. Если разночтений не возникает, то можно сразу перевести средства через интернет — реквизиты для этого есть. Либо отдать платежку в кассу банка и заплатить наличными. В этом главное удобство счета — не нужно поднимать договор и искать личные и банковские данные исполнителя. К тому же документ — это напоминание, что предприниматель выполнил или готов выполнить свои обязательства и ждет оплату.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Попробовать бесплатно
Как заполнять
Законом форма счета не определена.
Но обычно бланк выглядит так:
В верхнюю таблицу вносятся банковские данные, ИНН и счет получателя. КПП предприниматели не заполняют:
Далее заполняются номер счета, дата выставления, сведения о поставщике и покупателе, наименование услуги или товара, количество. В табличной части лучше уточнить, на основании какого договора действуют стороны.
Сумму также нужно указать прописью, чтобы не ошибиться.
ИП на общей системе налогообложения в строке «В том числе НДС» обозначают процент налога и сумму. Предприниматели на спецрежимах ставят прочерк. Либо добавляют ниже фразу, что не облагаются НДС в связи с применением УСН, патента или потому что являются плательщиками налога на профессиональный доход.
Когда выставлять счет
Все зависит от условий соглашения. Если в договоре сказано, что исполнитель отгружает товар или оказывает услугу после поступления оплаты, то счет выставляется заранее. Если покупатель должен заплатить после того, как получит товар или услугу, то исполнитель передает счет после выполнения заказа.
Счет можно выставить до того, как стороны подписали договор. Тогда в договоре необходимо прописать, что действие соглашения распространяется на ранее выставленный счет.
Может ли счет заменить договор
Если сделка простая и не требует нотариальной формы, то отдельный договор можно не заключать, а все существенные условия включить в счет. Тогда это будет счет-договор. Оплата по такому документу означает, что заказчик принял условия соглашения.
В счете-договоре, помимо обязательных для всех счетов реквизитов, должны быть отражены важные условия — предмет сделки, наименование и количество товара либо объем услуг, порядок поставки, сроки выполнения, стоимость, крайняя дата оплаты. Исполнитель подписывает бумагу в обязательном порядке, заказчик — на свое усмотрение.
Статья актуальна на
Продолжайте читать
Все статьи
Грузоперевозчикам на ПСН: с клиентами можно заключать только договор перевозки груза
Лучшие CRM-системы для малого бизнеса в 2023 году
Грузоперевозчику: готовим акт о повреждении и утрате груза
Ещё больше полезного
Рассылка для бизнеса
Дайджест о законах, налогах, отчётах два раза в месяц
Успех! Мы выслали подтверждение на адрес указанной
вами электронной почты.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур
Соцсети
Новости и видео — простыми словами, с заботой о бизнесе
Вам нужно подписать счет?
СОДЕРЖАНИЕ
Если вы сомневаетесь, следует ли подписывать ваши бизнес-счета или нет, внимательно изучите значение этого понятия, а также подробно изучите тему создания счета-фактуры. В этой статье мы прольем свет на важность подписания этих жизненно важных документов. Итак, что означает подписанный счет? Нужно ли подписывать счет-фактуру? Продолжайте читать, чтобы получить полную картину.
Что такое счет-фактура и когда он требуется
Проще говоря, счет-фактура представляет собой документ, в котором перечисляются товары и/или оказанные услуги, а также цены на них и особенности оплаты.
Выставление счетов — это не ракетостроение. Просто освойте базовую формулу, включите все необходимые элементы, и все. Но должны ли счета-фактуры быть подписаны? Чтобы получить эффективный ответ на этот вопрос, мы рассмотрим юридическую сущность счетов-фактур, рассмотрим преимущества их подписания и коснемся возможных недостатков добавления подписи в документ. Стоит подчеркнуть, что счета-фактуры сами по себе не являются юридически обязывающими контрактами. Этот документ считается законным только в том случае, если обе стороны согласны с изложенными в нем условиями.
При всем при этом ваша подпись на счете не обязательна. Он не гарантирует своевременную оплату и не добавляет ценности документу. Тем не менее, если (некоторые из) ваших клиентов предпочитают подписанный счет, добавьте его в файл.
Простые способы подписывать счета
Этот документ является важной частью многих предприятий. Он информирует ваших клиентов о том, сколько они должны вам за ваши продукты или услуги. В основном документ выполняет функцию расписки. Если ваш клиент еще не заплатил за то, что он покупает у вас, ваш счет должен содержать вашу подпись и место для его подписи. Вот где ответ на ваш вопрос «Кто подписывает счет-фактуру?». Обе стороны подписывают, но они не обязаны это делать.
Когда обе стороны подписывают документ, это означает, что они соглашаются нести юридическую ответственность за соблюдение содержащихся в нем условий. Хотите знать, как проще всего подписать счета? Ответ прост и ясен: цифровой. Зайдите в Интернет, пользуйтесь надежной платформой для выставления счетов, которая предлагает множество бесплатных шаблонов примеров счетов, и мгновенно подписывайте свои документы (или отправляйте их на подпись) на ходу.
Цифровые подписи — это уникальные коды, которые точно определяют и подтверждают личность человека или компании. Электронные подписи используются для быстрой и безопасной проверки и подписания файлов.
Как подписать счет
Цифровой знак счета-фактуры является нормой в современной деловой практике. Таким образом, использование надежного шаблона, который позволит вам выставлять счета своим клиентам самым быстрым и эффективным способом, является мощным и экономящим время решением. Если вы используете удобный инструмент цифровой подписи, вам нужно будет выполнить всего несколько быстрых шагов, чтобы добавить свою подпись в документ. Вот пример этих шагов:
- Зарегистрируйтесь в службе.
- Найдите нужный шаблон.
- Настройте его под свои нужды.
- Добавьте свою подпись онлайн. Это очень быстро и просто.
Подписание цифровых документов, в отличие от традиционных подписей, с годами становится все более популярным.
Все больше и больше стран во всем мире переходят от ручных подписей к цифровым подписям, стимулируя предприятия полностью переходить на цифровые технологии и дополнительно автоматизировать свою административную нагрузку.
Независимо от того, являетесь ли вы поставщиком или покупателем, цифровая подпись счетов имеет множество преимуществ. Найдите основные из них ниже:
- Куча сэкономленного драгоценного времени и денег . Обеспечение того, чтобы ваши бумажные документы были успешно подписаны обеими сторонами сделки, требует много времени и средств. Таким образом, наиболее защищенный от задержек вариант — просто отправить документ выбранным получателям за считанные минуты и, таким образом, значительно ускорить время обработки вашего файла.
- Все ваши файлы защищены надежным цифровым шифрованием. Наряду с повышенной эффективностью документы с цифровой подписью являются лучшим выбором по сравнению с бумажными документами с точки зрения безопасности. Благодаря надежной онлайн-системе управления счетами все ваши подписи будут зашифрованы и защищены от мошенничества
- Мониторинг документов в режиме реального времени. Хотите знать, был ли открыт счет, который вы отправили новому клиенту? Электронные подписи помогут вам ответить на этот вопрос гораздо эффективнее, чем бумажный вариант. От формирования до модификации, проверки и хранения — весь жизненный цикл цифровых счетов исключительно прозрачен. С помощью облачной онлайн-подписи вы можете отслеживать статус своих документов в режиме реального времени. Кроме того, некоторые платформы даже отправляют вашим клиентам автоматические напоминания, гарантируя вам своевременную оплату.
- Соответствие нормативным требованиям и широкое признание. Знаете ли вы, что электронные подписи подлежат принудительному исполнению почти во всех странах мира? Это общеизвестный факт. При этом, если ваша компания работает с международными клиентами, лучше всего использовать цифровые подписи, поскольку они так же легитимны, как и их рукописные собратья.
Благодаря надежной онлайн-системе управления счетами все ваши подписи будут зашифрованы и защищены от мошенничества
Теперь несколько слов о преимуществах цифрового выставления счетов:
- безбумажный означает экономичность;
- онлайн означает более быструю оплату;
- разбирайтесь с документами на ходу;
- имеют круглосуточный быстрый доступ к вашим файлам;
- попрощайтесь с печатью и сэкономьте свои с трудом заработанные деньги.
Итак, счета-фактуры должны быть подписаны? Не обязательно. Тем не менее счет-фактура с подписью является показателем того, что сделка между вами и вашим клиентом является официальной и взаимно согласованной. От экономии вашего времени, финансов и деревьев до стремительного сотрудничества с вашими клиентами и славы — вполне естественно, что цифровая подпись в счете-фактуре теперь превращается в новую бизнес-реальность.
Радомир Новкович
Соучредитель Saldo Apps.
Его основные компетенции включают управление продуктами, маркетинг мобильных приложений, финансовую рекламу и оптимизацию магазинов приложений.
Узнать больше
Связанные шаблоны
Вам нужно подписать счет?
Путаница в отношении того, должны ли поставщики подписывать свои счета-фактуры, обычно возникает из-за отсутствия ясности в отношении того, что на самом деле представляет собой этот деловой документ. Из-за этой загадки эта статья начнется с точного определения того, что является счетом-фактурой, а что нет.
Проще говоря, счет-фактура — это документ, в котором подробно описаны продукты или услуги, предоставляемые поставщиком покупателю, стоимость этих продуктов и платежные реквизиты. Счета-фактуры также включают общую стоимость продуктов или услуг, которые были приобретены. В некоторых счетах-фактурах могут быть указаны некоторые более тонкие аспекты транзакции, включая НДС, банковские реквизиты и другие особенности.
Однако наш вопрос остается без ответа, нужно ли подписывать счет ? Чтобы ответить на этот вопрос, мы воспользуемся трехсторонним подходом — рассмотрим юридические последствия счет-фактура , посмотрите на плюсы подписания, а затем закончите с потенциальными недостатками, когда вы делаете подписываете счет-фактуру .
Является ли счет-фактура юридическим документом?
Счет-фактура не может использоваться в качестве юридически обязывающего контракта. Если бы его можно было использовать как таковое, мошеннические предприятия могли бы генерировать случайные счета для ничего не подозревающих клиентов и предъявлять им иски о платежах. Если обе стороны, участвующие в сделке, не вырабатывают взаимоприемлемые условия и не соглашаются на счет-фактуру, то это не имеет юридической силы. Это шаткое юридическое положение неподтвержденного счета-фактуры именно поэтому предприятия требуют от клиентов подписывать контракты, отправлять заказы на покупку или другие обязательные формы принятия, прежде чем они будут предоставлять продукты или услуги.
Зачем подписывать счет?
Добавление подписи к счету не является универсальным требованием. Фактически, если вы не работаете в какой-то малоизвестной юрисдикции, где применяются такие правила, практически никогда не требуется подписывать ваши счета. Гарантирует ли это своевременные выплаты? Нет. Доказывает ли это что-либо или увеличивает ценность счета? Не совсем.
Однако у разных клиентов разные ожидания. Если вы работаете с пятью клиентами, и двум из них нужно, чтобы вы подписали свои счета, вам потребуется всего несколько секунд, чтобы побаловать их и сделать ваших клиентов счастливыми. Вы можете включить все, что они просят, если это не ставит ваш бизнес в невыгодное положение! Помимо того, что ваши клиенты будут довольны, добавление вашей подписи может выглядеть как более личным, так и более формальным.
Некоторым предприятиям может потребоваться документация для поддержки приложений финансирования заказов. В таких случаях вам может потребоваться убедиться, что ваш клиент официально согласен с условиями счета.
Вы можете сделать это, либо составив отдельный договор, либо попросив, чтобы они отправили вам заказ на покупку. До того, как обе стороны согласятся с подписанным или неподписанным счетом-фактурой, это просто лист бумаги, практически не имеющий ценности. Даже когда вы соглашаетесь на счет, клиент не обязан платить, пока вы не выполните свою часть соглашения.
Почему некоторые продавцы не подписывают счета
Подписание каждого отдельного счета, который вы предлагаете своим клиентам, целесообразно только в том случае, если вы ведете небольшой бизнес. Подписание тысяч счетов каждую неделю кажется нецелесообразным. На все более глобализирующемся рынке отправка физического подписанного счета также может быть не самым быстрым или удобным способом получения своевременных платежей. Вы всегда можете отсканировать физически подписанные счета и отправить их по электронной почте, но это также не очень практично. Цифровые подписи могут заполнить пробел, но вы также можете позволить своему фирменному бланку служить той же цели.