Как выставить счет на предоплату образец: Счет на предоплату — образец

Счет на оплату | Бланк и образец

Чтобы покупатель смог оплатить товар или услугу, ему выставляют бланк счета на оплату. Бесплатно скачать его в word или в excel можно на этой странице. Документ оформляют в двух экземплярах: один передают покупателю, второй остается у компании.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

По закону, использовать счет на оплату часто не обязательно. Он не относится к бухгалтерской отчетности и применяется только для внутреннего документооборота. Это значит, что форма счета на оплату может быть любой, а вы можете выбрать удобный формат: word или excel.

В законе указаны случаи, когда счет выставлять обязательно:

• если в договоре не установили сумму к оплате,
• по операциям, по которым есть уплата НДС,
• если продавец освобожден от НДС,
• если компания на ОСНО от своего имени продает товары или предоставляет услуги по агентскому договору,
• если заказчик внес продавцу аванс или перечислил предварительный платеж.

Как оформлять бланк счета на оплату

В документе нужно отметить:

• название компании,
• реквизиты,
• название банка и его реквизиты,
• номер счета и дату его составления,
• название плательщика по счету,
• наименование товара, его характеристики и цену.

Подписать счет на оплату должны руководитель компании и главбух.

Исправления в счете делать нельзя. Если допустили ошибку, возьмите новый бланк. Бесплатно скачать бланк счета на оплату в word или excel на 2021 год можно здесь.

Бесплатно выписать счет онлайн

Чтобы избежать ошибок, проще всего выставлять счет онлайн — это легко сделать в сервисе МойСклад. Нужно указать информацию о компании и плательщике, а система все сделает за вас.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад — вы совершенно бесплатно сможете:

• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
• Скачать нужный бланк в Excel или Word

В нашем сервисе можно бесплатно скачать бланк счета на оплату-2021 в word, excel или pdf — можете выбрать любой удобный для вас формат.

Более 1 500 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Начать использовать

Как выставить счет на оплату от ИП: образец

Бланк выставления счета на оплату для ИП ничем не отличается от счета компании. В графе «‎Поставщик»‎ нужно отметить название индивидуального предпринимателя и его реквизиты: название, ИНН, контакты.

Для ИП шаблон счета на оплату можно использовать обычный — просто подставьте свои данные.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Заполнять счет несложно, но иногда возникают вопросы. Разберем основные.

Бланк можно взять любой или он утвержден государством?

Можно взять любой, унифицированной формы документа нет. Рекомендуем взять готовый бланк счета на оплату 2021 года. Бесплатно скачать его в excel можно здесь.

Можно ли взять обычный бланк за образец счета на оплату за услуги без НДС?

Можно. Но под таблицей нужно указать «Без НДС».

Нам нужен счет на оплату услуг ИП. Где скачать бланк, образец?

Скачайте бланк счета здесь. Его можно использовать и для ИП, и для компании, форма ничем не отличается.

Как лучше: скачать бланк счета в excel или word?

Без разницы, бланк одинаковый, различаются только форматы документа — выбирайте то, с чем привыкли работать.

Бланк счета на оплату 2021: скачать бесплатно в word или в excel

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Вы также можете выставить бланк счета онлайн в МоемСкладе и сразу же из сервиса отправить его контрагенту. Это бесплатно.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад — вы совершенно бесплатно сможете:

• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
• Скачать нужный бланк в Excel или Word

У нас можно скачать и другие документы:

Договор купли-продажи товара

Другие формы документов

образец 2021, по безналу, без НДС

Чтобы правильно выставить счет на оплату от ИП, не нужно обладать особыми знаниями или привлекать специалистов. В крупных компаниях этими вопросами занимаются работники бухгалтерии. У индивидуальных предпринимателей нет возможности нанимать дополнительных сотрудников, поэтому они сами делают эту работу. Вот почему ИП часто задают вопрос, по каким правилам выставить счет на оплату, и какую информацию вносить в документ.

Теоретическая часть

Счет на оплату — специальный документ, выставляемый продавцом  для оплаты покупателем (клиентом) полученных товаров или услуг. При этом платеж производится по безналу. В действующих программах по бухучету предусмотрена опция создания счетов с включением в них следующих данных:

• Информации продавца и покупателя (телефонные номера, ФИО и другие сведения).
• Реквизиты кредитного учреждения, с помощью которого производится платеж.
• ИНН и КПП продавца.
• Данные по счету (номер и дата выписки).
• Число и название купленных товаров.

Надо ли выставлять счет?

Начинающие предприниматели интересуется, доступна ли ИП опция выставления счета. Если субъект хозяйственной деятельности прошел регистрацию, сложности не возникают. В ином случае сделать это не получится, ведь частные лица не платят НДС. Организации не будут оплачивать счет, который выставило физическое лицо, ведь в этом случае платить налоги придется именно компании.

В таком случае варианты следующие:

1. Оформить ООО или ИП, чтобы получить право выставлять счета.
2. Составить соглашение, в котором оговаривается факт оказания услуг или передачи товаров за оплату.

Какие реквизиты указывать?

Счет не является официальным бухгалтерским документом, поэтому четкой формы для его составления не существует. Выставление счета может производиться в бумажном или электронном виде, но в нем обязательно стоит прописать:

• Реквизиты кредитной организации (расчетный счет, адрес, название, БИК).
• Данные ИП (компании) — идентификационный код, юрадрес, название, форму деятельности.
• ОКОНХ (если имеется), ОКПО.

После указания реквизитов отправителя и получателя передается номер, который присвоен счету, а также указывается дата оформления бумаги. В конце прописывается ФИО, ставится подпись и инициалы субъекта. Наличие печати обязательно.

Бланк для выставления счета — документ, который имеет свободную форму. Его можно сделать своими руками, с помощью Word или Excel. Далее готовый бланк можно использовать в качестве основы. Как вариант, можно воспользоваться бесплатными программами, которые автоматически создают формы для заполнения.

Главное условие, чтобы счет имел персональный номер. С 1 января каждого следующего года нумерация обнуляется.

Как выставить счет — тонкости процедуры

​Во избежание проблем в процессе ведения бизнеса ИП должен четко знать, как выставить счет. Алгоритм действий такой:

1. Клиент планирует купить товар или получить услугу.
2. Он звонит или приходит продавцу.
3. Реализатор с учетом пожеланий покупателя выставляет счет к оплате, после чего направляет бланк клиенту.
4. Проводится оплата требуемой суммы на счет исполнителя.
5. Продавец проверяет оплату, после чего производит оговоренное действие.

Отдельное внимание уделяется такому нюансу, как выделение НДС. Здесь имеются следующие варианты:

• Если счет выписан без НДС, это говорит о том, что ИП использует УСН. В документе указывается сумма и делается отметка «Без НДС».
• Если счет выставляется ИП, который работает на общем режим или компанией, в форме указывается ставка НДС с указанием его размера.

Вот и все. Зная, как выставить счет на оплату, индивидуальному предпринимателю проще оформить документ и наладить работу с контрагентами.

Счет на оплату для ИП

Счет на оплату вполне обоснованно считается одним из наиболее распространенных документов, заполняемых при самых разных вариантах сотрудничества между контрагентами. Под счетом обычно понимается документ, который продавец товара или услуги выставляет покупателю. Это необходимо для того, чтобы у последнего появилось основание для платежа, а также реквизиты продавца, которые потребуются при перечислении денежных средств.

Счет на оплату может заполняться как в соответствии с договором, подписанным сторонами, так и при его отсутствии. От условий сотрудничества зависит время, когда происходит выставление документа – до поставки товара и оказания услуги или после.

При этом счет может быть оформлен в бумажном или электронном виде. Вполне логично, что и передан покупателю он может быть также любым из возможных способов, например, лично при встрече или дистанционно по электронной почте.

Как выставить счет на оплату от ИП

Счета на оплату могут выставляться как ИП, так и организацией. Фактически, различие между двумя вариантами документов заключается только в том, что в счете от ИП должна присутствовать подпись предпринимателя, а в документе от ООО – две подписи, а именно главбуха и руководителя. Каких-либо других принципиальных отличий счетов на оплату, которые оформляются ИП и ООО, нет.

Счет на оплату услуг без НДС

Важным моментом, который должен обязательно учитываться при заполнении счета, является учет в платежном документе НДС. При этом не имеет значения, речь идет об индивидуальном предпринимателе или юридическом лице. В данной ситуации важно лишь то, какая система налогообложения используется производителем товара или поставщиком услуги.

При применении ОСН (основной системы налогообложения) в счете обязательно должна выделяться сумма НДС, равная 18% от стоимости реализуемого товара или услуги. При использовании УСН (упрощенной системы налогообложения) в счете указывается одна из двух формулировок – «НДС не облагается» или «Без НДС».

Как заполнить бланк счета на оплату

Действующее в России законодательство не предусматривает единой и унифицированной формы счета на оплату, обязательной для всех хозяйствующих субъектов. Каждое предприятие или ИП может разработать собственный бланк. Вместе с тем, существует множество шаблонов, которые зачастую используются в качестве образца при составлении счетов. Также в сети размещено немало онлайн сервисов, предоставляющих возможность оформить счет на оплату. При это услуга предоставляется бесплатно, достаточно пройти на сайте регистрацию.

Несмотря на отсутствие единой формы, любой правильно заполненный платежный документ должен содержать несколько обязательных реквизитов.
К ним относятся:

• номер и дата документа;
• ФИО ИП или наименование предприятия, реализующего услугу или товар, юридический адрес, а также его банковские реквизиты, на которые покупателем будет произведено перечисление денежный средств;
• ФИО ИП или наименование предприятия, выступающего в качестве покупателя, а также другая информация о нем, которая есть у продавца – адрес, ИНН, КПП и т.д.;
• сведения о реализуемой услуге или поставляемом товаре: их наименование, единица измерения и количество, а также стоимостные параметры — цена за единицу и общая стоимость;
• сведения об НДС;
• подпись ИП и, при наличии, печать.

Также в счет может быть включена информация о сроке оплаты, если это предусмотрено действующим контрактом или договоренностями сторон.

Оплата с расчетного счета ИП

Наиболее простым и удобным вариантом оплатить выставленный на ИП счет является банковский перевод с расчетного счета. Для этого достаточно оформить платежное поручение, для чего обычно используются программа, которая применяется предпринимателем для ведения бухучета. Составление платежных поручений, в просторечии называемых платежками, является обязательной функцией любого бухгалтерского программного продукта.

Затем сформированное на основании счета платежное поручение доставляется в банк одним из двух возможных способов:

• в бумажном виде при личном посещении. Для этого потребуется распечатать его и переправить в банк;
• в электронном виде при помощи онлайн системы банк-клиент.

Конечно же, второй вариант намного проще удобнее и быстрее, поэтому сегодня чаще всего используется именно он.

Оплата счета индивидуального предпринимателя физлицом

Индивидуальный предприниматель зачастую оказывает услуги или реализует товар физическим лицам. В подобной ситуации он также выставляет счета на оплату. Физлицо имеет возможность либо использовать этот счет для перечисления средств посредством банковского перевода, либо внести плату наличными средствами. Однако, при этом следует учитывать, что ИП имеет право принимать наличные только в трех случаях:

• с применением контрольно-кассового аппарата;
• с использованием предусмотренных законодательством бланков строгой отчетности;
• если ИП выступает плательщиком ЕНВД.

Как выставить счет на оплату от ООО

Что такое счет на оплату

Счет на оплату — это документ, на основании которого компания или ИП оплачивает товары, услуги, работы. По счету может как вноситься аванс, так и осуществляться последующая оплата за отгруженную продукцию. Счет не является обязательным документом для осуществления расчетов между хозяйствующими субъектами.

Форма бланка для выставления счета на оплату для ООО законодательно не регламентирована, так же как и порядок его выставления. В связи с этим продавцы вправе разработать форму самостоятельно и использовать свой шаблон или выставлять счета в свободной форме.

Тем не менее по правилам делового оборота чуть ли не каждая сделка купли-продажи сопровождается выставлением счета. Выписывая счет, продавец как бы напоминает покупателю: «Я жду оплату на такую-то сумму за такой-то товар».

Особая важность счета заключается в том, что он может служить офертой, когда договор не заключается. В соответствии со ст. 435 ГК РФ счет является офертой, если в нем указаны существенные условия сделки. Когда покупатель оплачивает счет, он тем самым акцептует его, т. е. соглашается с условиями покупки. Счет, оформленный как оферта, после оплаты будет являться документом, который свидетельствует о заключении сделки между продавцом и покупателем даже тогда, когда договор между ними не заключался (п. 3 ст. 434 ГК РФ).

В готовом решении от справочно-правовой системы «КонсультантПлюс» вы узнаете, как производится оплата по счету в случае отсутствия договора. Оформите бесплатный пробный доступ, чтобы просматривать этот и другие не менее интересные материалы.

Обязательные реквизиты бланка, служащего для счета на оплату

Итак, унифицированной формы бланка счета на оплату не установлено. Также к такому документу не предъявляются требования п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ о содержании обязательных реквизитов. Кроме того, сам факт выставления счета еще не является финансовым событием, т. к. счет может быть перевыставлен или не оплачен. Однако для того, чтобы покупатель смог правильно оплатить счет, в нем обязательно следует указать:

• наименование и ИНН поставщика;
• платежные реквизиты поставщика;
• наименование и ИНН покупателя.

Без указания этих реквизитов покупатель просто не сможет совершить платеж.

Также продавец может указать в счете и дополнительные реквизиты. Об этом мы поговорим далее.

Дополнительные реквизиты счета. Счет с НДС или без НДС?

Дополнительно в счете можно указать:

• Номер и дату — эти реквизиты помогут продавцу не запутаться в расчетах и правильно идентифицировать платеж.
• Основание платежа — наименование товара (работ, услуг), количество, цену и стоимость. Основание платежа указывается для того, чтобы покупатель перед оплатой знал, за что он платит, какое количество товара покупает и по какой цене.
• Ставку НДС и сумму налога. В соответствии с п. 4 ст. 168 НК РФ в расчетных документах сумма НДС плательщиками налога должна указываться отдельной строкой. Обычно эта информация располагается в конце табличной части счета. Соответственно, неплательщики НДС или лица, пользующиеся льготой по налогу, в счетах указывают: «Без НДС».
• Адрес и телефон продавца.
• Другие реквизиты.

Продавец для удобства и привлечения клиентов может указать в счете свой адрес, телефон или другую информацию (часы работы отдела доставки, схему подъезда).

Также в счете можно прописать срок его действия. Срок важен особенно для счетов, выставленных в иностранной валюте или зависящих от ее курса. Часто в нижней части счета можно увидеть: «Счет действителен 10 дней». Это означает, что если покупатель оплатил счет спустя это время, то продавец может отказать в поставке товара или оказании услуги (выполнении работы), т. к. по какой-то причине могла измениться цена или товара не осталось на складе.

Без подписи руководителя и бухгалтера, а также печати счет будет действителен, если политикой компании предусмотрена такая форма счета.

Счет — это первичка или нет?

Многие спорят и ошибочно утверждают, что в счете обязательно должны присутствовать подпись руководителя и печать компании, т. к. счет — это первичный документ.

Давайте вместе разберемся, является счет первичкой или нет. С принятием закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» от 06.04.2015 № 82-ФЗ печать перестала быть обязательной к применению.

Многие крупные компании не производят оплату даже по заключенным договорам без получения счета. Дело в том, что отделу, отвечающему за оплату по договорам и бездоговорным поставкам, удобнее производить оплату по счету: в счете всегда указаны действительные платежные реквизиты продавца; оригинал счета прикладывается к заявке на оплату или хранится вместе с платежными поручениями.

То есть фактически мы признаем, что счет — это первичный документ. Но это не так. На поставку товара, оказанные услуги и выполненные работы уже выписывается первичный документ — товарная накладная, акт и т. п., который документально подтверждает действительность сделки и факт исполнения договора, а значит, возникновение обязательства по оплате товара (работ, услуг). Оплату по сделке можно произвести и на основании накладной, акта или договора.

Счет — это вторичный документ

Итак, счет является не первичным, а вторичным документом, служащим скорее для правильного заполнения платежных реквизитов продавца. Кроме того, первичным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни юридического или физлица. А счет является не фиксацией такого факта, а напоминанием или желанием продавца получить оплату за свой товар, работу или услугу по случившемуся факту поставки.

Также счет может играть роль коммерческого предложения потенциальному клиенту. Оплата счета в данном случае будет служить соглашением к данному предложению. Если покупатель не согласен с условиями предстоящей сделки, то он может просто проигнорировать счет, а направление письма с отказом в данном случае не предусмотрено.

Подпишитесь на рассылку

Кроме того, на основании счета ни одна из сторон сделки не делает в учете никаких проводок.

Узнать о новостях, произошедших в отечественном законодательстве, наши читатели смогут из специального обзора К+ «Новое в российском законодательстве». Получите пробный онлайн-доступ и будьте в курсе последних изменений.

Образец счета на оплату

Образец счета без НДС для ООО будет немного проще, чем счет с выделенной суммой НДС. Поэтому мы рассмотрим счет с НДС, который приведен в начале нашей статьи.

С точки зрения соблюдения норм документооборота заполнение счета не должно вызывать особых затруднений после ознакомления с нашим образцом.

В первом столбце табличной части счета указывается порядковый номер товара, работы или услуги, во втором — наименование. Лучше приводить наименование без сокращений, в соответствии с товарной накладной или актом выполненных работ. Если оплата идет по договору, то лучше в наименовании указать наименование договора или номер и дату первичного документа, если будет постоплата.

В третьем и четвертом столбцах указываются единицы измерения (штуки, комплекты, погонные метры и т. д.) и количество.

В предпоследнем столбце проставляется цена, а в последнем — общая стоимость.

Если при оформлении счета были допущены ошибки либо цена или количество изменились, то лучше не исправлять их, а выписать счет заново.

Способы заполнения счета

Счет может быть распечатан на фирменном бланке компании.

Существует несколько способов заполнения счета:

1. Найти бланк в интернете, распечатать и заполнить его от руки.
   Данный способ будет выглядеть непрезентабельно, если ваш покупатель — крупная компания и вы рассчитываете продолжить взаимовыгодное сотрудничество. Однако такой вариант имеет место на труднодоступных территориях или при небольших объемах торговли с юридическими лицами.

2. Взять предложенный образец выставления счета на оплату от ООО и далее использовать его как шаблон, заполняя в электронном виде. Такой вариант приемлем, когда торговля имеет уникальный характер и не всегда учетную программу можно оперативно подстроить под специфический вид бизнеса.
3. Использовать бухгалтерскую или другую учетную программу, например «1С».

Очень удобно при выписке счета с применением программы «зашить» в форму счета логотип или фирменный знак компании. Или можно использовать счет как элемент рекламы, добавляя туда необходимую информацию.

Второй и третий способы удобнее в применении и позволят избежать ошибок при заполнении.

Отправить или передать счет можно:

• лично в руки покупателю или его представителю;
• через «Почту России»;
• курьерской службой;
• по факсу;
• по электронной почте;
• с помощью ЭДО (электронного документооборота).

Как мы понимаем, последние три способа позволят покупателю быстрее получить счет, а значит, сократить сроки согласования и оплаты.

Выставление счета физлицу

Зачем может потребоваться выставление счета физическому лицу? В наше время физические лица — не предприниматели все чаще используют безналичную форму оплаты. Потому что не всегда есть возможность, например, оплатить покупку на сайте по банковской карте. А через специальное банковское приложение можно оплатить счет, не приезжая в офис продавца или магазин. В этом случае счет ничем не будет отличаться от обычного счета, используемого компанией в работе.

В случае если физическое лицо будет выступать продавцом товара, работ или услуг, то для оплаты покупатель — юрлицо или ИП — может потребовать счет. Такая ситуация возможна в тех случаях, когда компания арендует квартиру для своих работников у физлица или, например, покупается предмет интерьера у частного мастера. Чаще всего с физлицом составляется договор, в котором прописываются все обязательные реквизиты, в том числе данные для оплаты. Но если покупатель просит счет, то можно также воспользоваться нашим образцом, вставив свои реквизиты и данные покупателя.

***

В нашей статье мы рассмотрели обязательные и дополнительные реквизиты счета. Предложенный образец поможет бухгалтеру в работе при оформлении этого документа. Попутно мы поговорили о счете физлицу. А наши размышления о том, является ли счет первичным или вторичным документом, расставили все точки над «и» в обсуждении этого документа.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Документы».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Счет на оплату образца 2020 года: скачайте бесплатно

Как выглядит счет на оплату в 2020 году? Если ли каки-то особенности выставления счетов на оплату? Как выделять НДС в счетах в 2020 году? Скачайте бесплатный образец счета и его бланк.

Счет на оплату фиксирует реквизиты продавца и покупателя, а также количество и стоимость приобретенных товаров, работ и услуг. С таким документов знаком каждый бизнесмен и бухгалтер. Этот документ не теряет своей актуальности и в 2020 году.

Счет требуется, чтобы покупатель знал, какие товары, работы и услуги он должен оплатить, по каким реквизитами перечислить деньги, когда и в каком объеме. Также в счете выделяется сумма НДС, которую в 2020 году нужно перечислить в бюджет. Основание для выставления счета – это договор сторон. Порядок, в котором выставлять счета, прописывают в договоре.

Счет на оплату в 2020 году можно не выставлять, если в договоре прописан порядок оплаты и все реквизиты контрагентов. Также счет не нужен, если в договоре нет условия про его выставление.

Бланк и состав счета на оплату в 2020 году

Форма и бланк счета на оплату законодательством не установлены. Однако счет является первичным документом.

Поэтому в нем обязательны следующие реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• наименование документа;
• дата, когда вы составляете документ;
• название организации;
• факт хозяйственной деятельности;
• величина натурального или денежного измерения;
• должности и ФИО ответственных лиц;
• подписи ответственных лиц.

Реквизит	Как заполнить
Наименование документа	Счет на оплату
Дата	Текущая дата, например 02 февраля 2020 года
Название организации	Наименование компании, ИНН, КПП и банковские реквизиты
Факт хозяйственный деятельности	Названия товаров, работ или услуг, за которые хотите получить оплату
Величина натурального или денежного измерения	Количество и стоимость товаров, работ и услуг
Должность и ФИО ответственного лица	Поставьте должность и ФИО работника, который отвечает за счета, а также должность и ФИО руководителя или его доверенного лица
Подписи ответственных лиц	Поставьте подписи ответственного работника за счета и руководителя

СКАЧАТЬ БЛАНК СЧЕТА НА ОПЛАТУ 2020

Скачайте счет на оплату в формате Excel

Также вы можете скачать образец заполненного счета на оплату на 2020 год.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ СЧЕТА НА ОПЛАТУ 2020

Если в 2020 году вы выделяете в счете на оплату НДС, то применяйте новые ставки. См. “Ставки НДС 2020“.

Как выставить счет на оплату: особенности оформления и риски

Любой бизнес строится вокруг товарно-денежных отношений: мы товар производим/оказываем услуги, и получаем за это деньги от покупателя/клиента.

Но каким же образом нам оформить сам процесс обмена деньгами и товарами? Правильно – выставить счет.

Это дело вроде бы не самое сложное, но у начинающих предпринимателей все-равно возникает довольно много вопросов на тему того, как выставить счет на оплату, есть ли разница между обязательствами ООО и ИП, и т. д.

1. Как выставить счет на оплату: образец и общие сведения о вопросе

Основная часть товарно-денежных операций в наше время оформляется посредством договора или накладной. Но сами по себе эти документы не являются платежными обязательствами.

Получается, если вы не знаете, как правильно оформить счет, провести сделку в наше время крайне проблематично.

При этом отметим, что в наше время такие бумаги не столько являются документом, сколько свидетельством электронного соглашения, т. к. все валютные операции (в том числе купля-продажа) так или иначе фиксируются фискальными органами.

Да, есть всякие серые схемы и даже черный рынок, но мы останемся в рамках правового поля.

По сути, счет лишь уведомляет одну из сторон о необходимости оплаты.

После проведения платежа, счет превращается в чек – завизированный документ является подтверждением платежных обязательств. С этим, в случае чего, потом можно и в суд обратиться.

Важный момент: выставить счет – это не обязательный шаг с точки зрения законодательства, потому государство не регулирует его формат, порядок составления и содержание.
Все это регулирует сам бизнес. По этой причине классический вариант такой бумаги выглядит довольно просто.

Перед тем, как выставить счет на оплату, нужно удостоверится, есть ли там следующая информация:

1. Банковские реквизиты поставщика услуг/товаров (причем полные реквизиты – это важно для корректной оплаты).
2. Порядковый номер (благодаря этому можно узнать о какой именно сделке идет речь, если подобных покупок было сделано несколько).
3. Дата (второй критерий, по которому можно определить конкретную сделку).
4. Описание предмета соглашения (детальное).
5. Описание суммы (пожалуй, в нашем случае это важнейший пункт).
6. Место для подписи и печати (по итогам оплаты там должны быть подписи ответственных лиц).

*Как выставить счет на оплату – образец

Почему счет на оплату выглядит именно так?

Чтобы до конца понять все нюансы того, как как правильно выставить счет на оплату, надо понять почему каждый его элемент выглядит так, а не иначе.

Это ведь не «спущено» нам сверху – это результат деятельности самого бизнеса, а бизнес, по логике, не должен обременять себя лишней бюрократической волокитой.

В таком виде, как в примере, счет представляет собой оферту – является признанием того, что стороны договор заключили и сделку осуществили.

Это важный нюанс, т. к. такая бумага фактически заменяет собой договор после заключения сделки. Точнее, дополняет его.
Например, в том же суде – даже если вы не сохранили текст договора, оплаченный счет является доказательством совершения сделки, сохраняет все обязательства сторон.

Кстати об обязательствах – в документе должны быть указаны все важные моменты сделки.

Так, особое внимание уделяют предмету – цена (за 1 шт.), стоимость (за всю поставку) и общее количество товаров должно быть указано.

Выписывая его, поставщик подтверждает факт отправки товара, а покупатель – факт отправки денег. Не менее важно, что счет фиксирует срок, в течение которого предложение действительно.

Еще один момент, который нельзя обойти стороной: счет обязан содержать указание на налоговую нагрузку.

Например, почти обязательным для подобных сделок является НДС – налог на добавленную стоимость.

Но указать на НДС – это полдела. Обязательно надо написать какой именно режим выплаты НДС действует и какова его ставка.

Если, к примеру, предприятие малое, стоит на упрощенной системе налогообложения и НДС не платит, то это всё равно должно быть указано.

Для чего все это надо? Для того, чтобы покупатель получил на руки счет с конечной стоимостью товара – со всеми налогами:

2. Как выставить счет на оплату, если он не нужен?

Странный на первый взгляд заголовок, согласитесь. Но часто так бывает, что малоопытные предприниматели требуют счет всегда, даже когда он не нужен.

Да, сам факт наличия этого документа становится дополнительным защитным механизмом от мошенничества, но далеко не все предприниматели горят желанием заниматься бюрократией.

В наше время многие сделки оплачиваются просто через интернет, а счет требует подписи – пусть хотя бы электронной. Получение подписи может затянуть сроки. А время, как известно, деньги.

Так в каких же случаях можно обойтись без него? Сейчас разберемся.

Как уже говорилось, законодательство не требует оформлять именно счет, но какой-либо способ подтверждения сделки быть обязан. Получается, что эта бумага – это всего лишь уведомление о предоплате, а после «погашения» – подтверждение оплаты, чек.

Все это могут заменить более современные электронные инструменты, либо, наоборот, более старые и проверенные (такие как накладная).

Тем не менее, во многих сферах счета по-прежнему применяются повсеместно, как наиболее удобный и привычный способ подтверждения сделок:

• приобретение товаров и активов;
• аренда имущества – движимого и недвижимого;
• оплата услуг;
• подтверждение доставки груза и т. д.

Получается, он применяется повсеместно и заменить счет сможет, разве что, электронный аналог, который пока не очень удобен. Однако вся эта система активно модернизируется.

Зачем вам на самом деле нужно выставлять счет на оплату?

С внедрением режима онлайн, упростили передачу электронных чеков между юр.лицами и физ.лицами. Теперь на очереди упрощение электронных взаимоотношений между юр.лицами и ИП.

В развитых странах любую сделку можно провести за пару кликов мышки или в два нажатия на экране смартфона.

Из перечня выше мы также видим, что важнейшим предназначением счета является подтверждение серьезности намерений обеих сторон договора. В особенности, когда речь заходит о предоплате.

Заказчик опасается, что он деньги перечислит, а товар/услугу так и не получит. В то же время, исполнитель не сможет закупить материалы и комплектующие для выполнения этого заказа.

Этот документ можно выставить в качестве свидетельства серьезности намерений, который удовлетворит обоих.

Впрочем, и без предоплаты счет может вам пригодиться. Только в этом случае вам понадобится уже не простая бумажка, а выставить счет-фактуру.

Для этих же целей подойдут акты либо накладные. Сам же счет в указанном выше виде в этом случае будет все равно использоваться, но не как документ подтверждающий платеж, а как подтверждение банковских реквизитов.

Иначе говоря, оплатить сделку можно и другим способом, но именно так фиксируются реквизиты поставщика – знать, куда уходят деньги, важно с точки зрения финансовой безопасности.

Еще один важный пункт – в тексте договора должен указываться способ оплаты – будет это обычный счет или нечто другое. Это также важно с точки зрения взаимного доверия подписантов договора.

PS. Вывод по разделу – счет не обязателен, но крайне желательно его выставить т. к. это самый простой способ застраховать себя от рисков попасть на недобросовестного делового партнера.

3. Оформление и бухгалтерские тонкости для правильного выставления счета на оплату

Первое что нужно понять в этом контексте, что такой документ не является бухгалтерским.

Непосредственно по этой бумаге нельзя принять товар или услугу – она лишь подтверждает факт оплаты и объем товара.

По этой причине счет не попадает под закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855)

О чем нам это говорит?

Во-первых – если формат документа не регламентируется законодательством, то и выполнять его по всей строгости нет необходимости.

Во-вторых – за нарушения не будет санкций со стороны контролирующих органов.

Однако тут есть одно замечание: счет – это результат практических наработок бизнеса.
Если он не будет соответствовать общепринятому образцу, то его не будут оплачивать – вам оно надо?

Этап№1. Какие пункты должен содержать счет?

1. Самое главное, что должен содержать такой документ, – это реквизиты поставщика.

   Первое, что указывается в этом контексте – наименование компании с указанием формы собственности либо ФИО индивидуального предпринимателя.

   Примеры: ООО «Писака» для юр.лица, либо «Индивидуальный предприниматель Куролапов Иван Иванович» для физлица-предпринимателя. Сокращения в этой графе не допускаются.

2. Следующий пункт – указание адреса компании либо ИП.

   Указать можно как юридический, так и фактический адрес. Юр.лицо указывает ИНН и КПП, а ИП только ИНН.

3. Далее, счету присваивают номер и указывают дату, когда он был составлен.

   На основе этого будет определяться срок, в течении которого счет будет действительным.

   Эти пункты также очень важны в случае судебных разбирательств.

4. Следом идет предмет соглашения – что именно вы продаете/покупаете.

   Наименование услуги либо товара должно быть полным и точным (так, как в других сопроводительных документах).

   Сокращения допускаются только самые общие – «шт.», «кол-во».

5. В предыдущей графе или таблице надо указать количество, если случай того требует (не все можно измерить количественно).

   Тут же указывается цена за одну единицу товара, а также общая стоимость поставки либо услуги.

   Чуть ниже указывается сумма НДС либо других налогов в случае необходимости, а лишь затем идет общая сумма по сделке.

Этап№2. Указываем информацию о покупателе и другие нюансы

Важный момент – все российские счета должны быть номинированы в рублях, даже если сам расчет осуществлялся в евро или долларах.
Это уже требование бухгалтерии – если счету все-равно, то вот другим документам и налоговой отчетности нет, это может породить проблемы с ФНС и банками (счет ведь надо еще оплатить).

Кстати, при переводе валюты применяется исключительно официальный курс от Банка России на момент составления счета (еще одна причина, почему так важно указывать дату).

Ранее мы писали о поставщике услуг и товаров, но счет должен содержать также информацию о покупателе: название предприятия/имя физлица в том же формате, что и аналогичные данные по поставщику.

Важный нюанс – в строке «плательщик» может быть указано не то же самое лицо или компания, что уже записано как «Заказчик». Это означает, что оплатить счет может практически кто угодно, но вот поставка будет осуществляться именно указанному заказчику.

Заканчивается оформление счета подписью.

В случае с индивидуальным предпринимателем, подпись должна быть одна – его самого, а если речь о юридическом лице, то завизировать документ нужно дважды – руководителю/директору компании и главному бухгалтеру.

Можно, кстати, уполномочить подписывать такие документы других людей – для этого нужно составить доверенность, и обязательно указывать её при составлении счета согласно следующему примеру: «Менеджер Петров И.И., по доверенности №2 от 16.02.17».

Также необязательна подпись третьего лица – того, кто осуществляет контроль за сделкой.

В завершении всего процесса подписания юр.лицо закрепляет счет своей печатью.

От ИП такого не требуют. Не требуется также, чтобы подписи обязательно были от руки – допускаются факсимильные отпечатки (но только если это указано в договоре).

Этап№3. Передаем счет контрагенту

Поскольку законодательство не регулирует счета, то нет жестких требований того, как сам счет будет отправлен – можно лично передать, отправить по факсу или электронной почте.

Последний вариант становится все более популярным.

В этом случае вы фактически будете подписывать копию, но согласно законодательству, копия равна по юридической силе оригинальному документу.

Однако тут подпись несколько смещает акцент. Если ранее подтверждением был сам факт подписи человеком, то теперь важен факт не подписи, а получения по электронке.

Иначе говоря, ваша подпись становится «электронной»: если вы его подписали, значит получили. Следовательно, ввели логин и пароль от своей почты.

PS. Именно пара логин-пароль теперь подтверждают факт аутентичности подписи.

Из-за этих нюансов многие по-прежнему требуют оригинал счета, ведь в случае чего можно заявить, что вашу почту взломали, и вы ничего не подписывали.

Есть сомнения в деловом партнере? Тогда лучше перестраховаться.

Оригинальный или электронный счет действителен в течение того срока, который указан в вашем договоре. Также сроки могут быть указаны на самом счете.

*Пример счета с указанием сроков.

Продлить срок действия счета можно только по обоюдному согласию, если в нем были найдены ошибки – например, в реквизитах.
В остальных случаях сроки не могут меняться, т. к. счет как раз и является средством фиксации взаимных обязательств.

Ещё раз кратко о том, каким должен быть счет на оплату.

Подробные инструкции в этом видеоролике:

Подводим итог того, как же выставить счет на оплату

Итак, мы узнали: что это за документ, как выставлять счет на оплату, как его работу регламентирует законодательство, как в этом случае применяются современные технологии и т. д.

Теперь вам решать, использовать счета в своей практике или ориентироваться на другие способы фиксации сделок и обязательств по ним.

Отметим, однако, что этот формат стал не зря самым популярным – попробуйте и вы, может понравиться?

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Как создавать счета на предоплату — Business Central

• 16.06.2021
• 3 минуты на чтение

В этой статье

Если вы требуете, чтобы ваши клиенты производили оплату перед отправкой им заказа, вы можете использовать функцию предоплаты. То же самое применимо, если ваш поставщик требует, чтобы вы отправили платеж до того, как он отправит вам заказ.

Вы можете начать процесс предоплаты при создании заказа на продажу или покупку. Если у вас есть процент предоплаты по умолчанию для этого покупателя или поставщика, он будет автоматически включен в итоговый счет предоплаты. Вы также можете указать процент предоплаты для всего документа.

После создания заказа на продажу или покупки можно создать счет-фактуру на предоплату. Вы можете использовать процентные значения по умолчанию для каждой строки продажи или покупки или при необходимости скорректировать сумму.Например, вы можете указать общую сумму для всего заказа.

Следующая процедура описывает, как выставить счет на предоплату по заказу на продажу. Шаги аналогичны для заказов на покупку.

Для создания счета на предоплату

1. Выберите значок, введите Заказы на продажу , а затем выберите связанную ссылку.

2. Создайте новый заказ клиента для соответствующего клиента. Для получения дополнительной информации см. Продажа продуктов.

   На экспресс-вкладке Предоплата поле Предоплата% указывает процент, используемый для расчета суммы предоплаты.Если на карточке клиента установлен процент предоплаты по умолчанию, поле заполняется автоматически. Вы можете изменить процент.

   Выберите поле Сжать предоплату , если вы хотите создать строки в счете на предоплату, которые объединяют строки из заказа на продажу, если:

   • У них один и тот же счет главной книги для предоплат, как определено общей настройкой разноски.
   • У них одинаковые размеры.

   Если вы хотите указать счет на предоплату с одной строкой для каждой строки заказа на продажу, которая имеет процент предоплаты, не выбирайте поле Сжать предоплату .

   Срок предоплаты рассчитывается автоматически на основе стоимости Prepmt. Код условий оплаты .

3. Заполните строки продаж.

   Если вы указали процент предоплаты по умолчанию для клиента или на экспресс-вкладке Предоплата в этом документе, это значение копируется в каждую строку. Вы можете изменить содержимое поля Предоплата% в строке.

4. Чтобы просмотреть общую сумму предоплаты, выберите действие Статистика .

   Если вы хотите скорректировать общую сумму предоплаты для заказа, вы можете изменить содержимое поля Сумма предоплаты на странице Статистика заказов на продажу .

   Если выбрано поле Цены с НДС , Сумма предоплаты вкл. Поле НДС доступно для редактирования.

   Если вы измените содержимое поля Сумма предоплаты , сумма будет пропорционально распределена между всеми строками, кроме тех, у которых 0 в поле Предоплата% .

5. Чтобы распечатать тестовый отчет перед разноской предоплаты, выберите действие Предоплата , а затем выберите действие Отчет о проверке предварительной оплаты .

6. Чтобы разнести счет-фактуру предоплаты, выберите действие Предоплата , а затем выберите действие Проводка счета-фактуры предоплаты .

   Чтобы разнести и распечатать счет-фактуру на предоплату, выберите Предварительная проводка и печать. Счет-фактура действие.

По заказу можно выставить дополнительные счета-фактуры на предоплату.Для этого увеличьте сумму предоплаты в одной или нескольких строках, при необходимости скорректируйте дату документа и проведите счет-фактуру предоплаты. Новый счет будет создан для разницы между суммами предоплаты, выставленными на данный момент, и новой суммой предоплаты.

Примечание

Если вы находитесь в Северной Америке, вы не можете изменить процент предоплаты после разноски счета предоплаты. Это предотвращено в версии Business Central для Северной Америки, поскольку в противном случае расчет налога с продаж будет неправильным.

Когда вы будете готовы к разноске остальной части счета-фактуры, разнесите его так же, как и любой счет-фактуру, и сумма предоплаты будет автоматически вычтена из причитающейся суммы.

См. Также

Выставление счетов предоплат
Пошаговое руководство: настройка и выставление счетов предоплат по продажам
Финансы
Работа с Business Central

Образец шаблона счета-фактуры | Бесплатная загрузка

Как использовать образец шаблона счета-фактуры

Первым шагом в создании простого и профессионального счета для сбора платежей от ваших клиентов является загрузка бесплатного образца шаблона счета.С помощью настраиваемых полей вы можете легко заполнить данные своей компании и информацию об услугах в соответствии с потребностями вашего бизнеса и ваших клиентов.

Помимо основной бизнес-информации, вы должны указать любые дополнительные сведения, которые могут быть у вас под рукой. Они могут включать логотипы или другие формы брендинга. Это важный этап в процессе, поскольку он не только идентифицирует ваш бизнес, но и позволяет выделить ваш счет-фактуру, а также сохраняет вашу компанию на профессиональном уровне. Генератор счетов создаст соответствующие поля для этих разделов, сохраняя формат вашего счета точным, точным и стильным.

Важно указать уникальный номер счета-фактуры, чтобы связать расходы и транзакции. Вы также укажете услуги, стоимость, имя и адрес клиента, контактную информацию вашего бизнеса, условия, дату выдачи и срок.

Эти важные элементы счета-фактуры можно легко забыть, что является одной из причин, по которой образец счета-фактуры пригодится. Вы не должны упускать из виду любую из этих деталей, поскольку они могут задержать процесс оплаты.Использование образца счета-фактуры обеспечивает точный уровень детализации, который впечатлит клиентов и заставит их возвращаться снова и снова.

Вот несколько причин для использования образца счета:

• Следите за важными транзакциями
• Записывайте платежи клиентов
• Обеспечьте соблюдение сроков платежа
• Сохраняйте учет налогового времени
• Будьте в курсе непогашенных остатков и дебиторов
• Детально проданные услуги и продукты
• Сделайте бухгалтерский учет быстрым и простым

В типичном счете-фактуре указаны ваши услуги, общая стоимость, реквизиты для оплаты и многое другое.Включение всей этой информации помогает продвигать транзакцию без путаницы с обеих сторон. Следование этому простому правилу поможет избежать недопонимания, пропущенных платежей и неприятностей при уплате налогов.

Использование одного из примеров форматов счетов FreshBooks позволяет пропустить этап найма бухгалтера. Поскольку вы можете скачать бесплатный образец счета-фактуры, это позволяет сэкономить время и деньги. Вы можете редактировать свою информацию так, как вам удобно, в различных форматах шаблонов счетов.Из Документов Google в Microsoft Word вы можете просто загрузить образец счета в том стиле, который вам больше нравится. Оттуда все, что вам нужно сделать, это отредактировать и отправить.

Образцы счетов-фактур полностью настраиваются в соответствии с любым стилем шаблона счета-фактуры, который вам может понадобиться. От шрифта до дизайна страницы и размещения логотипа — функции шаблона счета-фактуры позволяют вам выставлять счета клиентам по своему усмотрению.

Создание собственного профессионального и подробного счета-фактуры позволит вам быстро и правильно получить оплату.

Применение кредитов для предоплаты клиентов в Quickbooks Desktop

Предоплата производится, когда компания получает платеж от покупателя до того, как компания отгрузила товары или предоставила услуги этому покупателю.

Есть два способа записать предоплату. В этом уроке я покажу вам, как записать ее как отрицательную дебиторскую задолженность в учетной записи клиента в Quickbooks Desktop 2020. Она должна работать так же и в более старых версиях.

Я также покажу вам, как применить эту предоплату клиента к счету.

Применение предоплаты

Начнем с главного экрана и нажмем «Получить платежи».

Выполните поиск в ПОЛУЧЕННО ОТ, чтобы найти клиента и ввести сумму платежа. В этом примере я применяю платеж в размере 500 долларов к «Заказчику Рэйчел».

В настоящее время нет связанных счетов-фактур. Клиент вносит предоплату, которая будет применяться к будущим счетам-фактурам.

В этом примере платеж является чеком, поэтому вводится номер чека, и я выбираю «Чек».

В нижнем левом углу отображается переплата, которую вы можете:

• Оставить для использования позже
• Возврат клиенту

Мы будем использовать платеж в качестве кредита, поэтому оставим выбранным параметр ОСТАВИТЬ КРЕДИТ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПОЗЖЕ. В правом нижнем углу нажмите синюю кнопку «Сохранить и закрыть».

Появится всплывающее окно с уведомлением о том, что переплата останется на счете клиента, нажмите «ОК».

Выявление предоплаты и переплаты

Чтобы найти кредит, ранее примененный к счету клиента, щелкните «Клиенты» на главном экране.

Слева вы увидите остатки на счетах клиентов. Отрицательное значение означает, что клиент переплатил.

Если у вас длинный список клиентов, возможно, будет проще найти переплаты в отчете «Счета дебиторов». Вы можете найти это в меню в разделе «Отчеты» -> «Клиенты и дебиторская задолженность» -> «Сводка по A / R Aging».

В моем примере вы можете видеть, что у Рэйчел отрицательный баланс.

Вы также можете найти переплаты в сводке баланса клиента, которую можно найти в меню в разделе «Отчеты» -> «Клиенты и дебиторская задолженность» -> «Сводка баланса клиента».

В этом отчете снова видно, что у Рэйчел отрицательный баланс.

Применение предоплаты к счету

Чтобы применить предоплату к счету, нажмите «Клиенты» в верхнем меню и выберите «Создать счета».

В этом примере я нахожу клиента Рэйчел, создаю счет на 10 долларов за обучение и нажимаю синюю кнопку «Сохранить и закрыть» внизу.

Появится всплывающее окно, сообщающее, что у клиента есть доступные кредиты. Доступные кредиты — это жаргон Quickbooks для предоплаты или переплаты.Нажмите Да, чтобы применить предоплату.

Еще одно всплывающее окно покажет вам доступные кредиты клиента. В этом примере показан кредит в размере 500 долларов США. Я ввожу 10 долларов в соответствии с AMT. ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ кредитный баланс показывает 490 долларов, и я нажимаю Готово.

Есть еще один способ применить кредит, который вы используете, если случайно нажмете «Нет» в первом всплывающем окне «Доступные кредиты».

В главном меню выберите «Клиенты» -> «Прием платежей».

На экране «Платежи клиента» выберите нужного клиента.В этом примере я создал новый счет на 2 единицы обучения по 10 долларов, так что теперь клиент Рэйчел должен 20 долларов.

Чтобы применить предоплату, щелкните «Скидки и кредиты» в главном меню ленты.

Появится всплывающее окно «Скидки и кредиты», показывающее доступные кредиты клиента. Я выбираю кредит Рэйчел в размере 490 долларов, ввожу 20 долларов в поле AMT. ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ и нажмите Готово, чтобы применить часть предоплаты к этому счету.

На экране «Платеж клиента» сумма платежа теперь будет равна 0 долларов США.00 с момента внесения предоплаты в размере 20 долларов США. Теперь вы можете нажать «Сохранить и закрыть».

Теперь, когда я просматриваю сводку баланса Рэйчел, я вижу, что у нее на балансе -470 долларов.

Вы можете дважды щелкнуть сумму и просмотреть историю транзакций, включая кредит на 500 долларов, счет на 10 долларов и счет на 20 долларов.

Теперь вы знаете, как применять предоплаты к счетам ваших клиентов и как применять эти предоплаты к счетам. Вы можете посмотреть видеоинструкцию ниже, чтобы увидеть, как я шаг за шагом прохожу этот процесс:

Предоплата — SAP-документация

Предоплата используется для поставщиков, с которыми у вас установились хорошие деловые отношения в течение длительного периода времени.Этот подход выгоден обеим сторонам:

• Поставщик получает своевременную оплату после выставления счета-фактуры.

• В качестве получателя вы можете оптимально использовать цели платежа, поскольку система оплачивает счет-фактуру независимо от соответствующего поступления материала и проверки счета-фактуры.

Вы должны использовать предоплату только в том случае, если вы установили достаточно хорошие деловые отношения, чтобы гарантировать выплату любых несанкционированных предоплат.

Предоплата не влияет на стандартные функции проверки счетов логистики, поскольку единственное отличие состоит в том, что платеж выполняется в более раннюю дату. Система продолжает выполнять стандартные функции (с ограничениями), такие как проверки и проводки FI (после поступления материала). Для получения дополнительной информации см. Ограничения ниже.

Для каждой балансовой единицы в основной записи поставщика можно определить, требуется ли предоплата, возможна или запрещена.

Предоплата имеет следующие характеристики:

• Позиция поставщика создается и счет оплачивается независимо от соответствующего поступления материала и проверки счета.

• Оплата счета-фактуры запускается при вводе счета-фактуры.

• Дата проводки документа накладной используется в качестве даты проводки для документа предоплаты.

  Вы можете использовать метод SET_POSTING_DATE в BAdI WRF_PREPAY_INVOICE , чтобы изменить дату проводки, например, на текущую системную дату или дату проводки документа счета.

• Соответствующие суммы накладной для предоплаты накладной переносятся в Финансовый учет (SAP FI).

• Предоплаченный счет проверяется позже.

  Примечание

  Уменьшение счета по-прежнему возможно в результате проверки.

  Конец заметки.

• Включение клирингового счета для предоплаты. Система очищает это после проверки счета-фактуры и выполнения соответствующей проводки FI.

Ограничения

Примечание

Обратите внимание на следующие технические ограничения:

Конец примечания.

• Если вы используете предоплату с проверкой счетов логистики, система может определять только приблизительные решения для следующих заключительных расчетов:

  • Закрытие на конец месяца

  • Закрытие на конец года

  • Закрытие в МВП или уровень сегмента

    Система не учитывает позиции счета-фактуры для предоплаты, только заголовок счета-фактуры и налоги.

    Однако для конкретного отчета требуется разбивка по отдельным позициям.Вы можете обойти это ограничение, вручную переклассифицируя или выравнивая отдельные позиции счета-фактуры на клиринговом счете предоплаты после консультации с вашим внешним аудитором.

• Необходимо проверить специфичные для клиента замещения или проверки в Финансах или Контроллинге и при необходимости скорректировать их.

• Нет доступных для предоплаты позиций счета. Система не создает бизнес-сферу для отдельных позиций поставщика, если сальдо бизнес-сферы активны.Сфера деятельности должна вводиться вручную.

• Если вы используете новую главную книгу, следующее ограничение применяется для контировки позиций выравнивания предоплаты: Поскольку позиции для введенного счета-фактуры на момент предоплаты не известны, возможно только приблизительное решение. Существует два варианта контировки для МВП:

  • Проводки перерасчетного счета предоплаты проводятся в фиктивное МВП. Вы определяете фиктивное МВП в пользовательской настройке.

  • Система распределяет сумму, которая должна быть проведена на перерасчетный счет предоплаты, по всем МВП, взвешенная в соответствии с суммой позиции заказа на поставку. Система определяет МВП из позиций заказа на поставку, присвоенных счету-фактуре.

    Система не может избежать расхождений или неправильного распределения значений по МВП (например, если во время проверки счета определены разные МВП, отличные от тех, которые определены при предоплате).Их нельзя исправить.

    Система не может распределить последующие затраты (например, курсовые разницы, скидки по оплате и т. Д.) На исходные объекты CO путем корректировки отчета о прибылях и убытках. Система не поддерживает эту функцию в контексте предоплаты.

• Вы не можете использовать предоплату в следующих случаях:

  • Для кредитовых авизо или последующих кредитов (только для счетов-фактур)

  • В связи с кодом американской налоговой юрисдикции

  • В связи с налогом на импорт / покупку или налогом на приобретение

  • Для разовых поставщиков

  • Для счетов-фактур, в которых базовая сумма скидки по оплате не совпадает с налоговой базой

• В зависимости от вашей пользовательской настройки В настройках можно изменить сумму счета-фактуры, налоги, ссылку (из-за присвоения FI) и выставителя счета для предварительно оплаченного счета-фактуры.Таким образом, вы можете изменить важные данные заголовка даже после сохранения счета-фактуры и проводки документа предоплаты. В этом случае система создает кредитовое авизо в фоновом режиме со старыми значениями счета-фактуры (эквивалент отмены исходного документа), а также создает документ предоплаты с новыми значениями счета-фактуры.

  Примечание

  Обратите внимание, что частые изменения данных заголовка могут привести к появлению большого количества документов FI, что приведет к неуправляемому количеству позиций в Бухгалтерии кредиторов.Обсудите это со своим внешним аудитором заранее.

  Конец заметки.

• Проверка счета-фактуры при внесении предоплаты не производится. Система не выявляет отклонения в счете-фактуре по сравнению с заказом на поставку или поступлением материала. При использовании предоплаты система не устанавливает автоматическую блокировку платежа в соответствии с пределами допуска, установленными в пользовательской настройке.

• Система обновляет поля на закладке Платеж при разноске непредоплаченного счета, например, при считывании условий платежа или установке блокировки платежа.Обновленные данные переносятся в документ счета-фактуры только для предварительно оплаченного счета-фактуры, если разрешено изменение соответствующего поля в соответствии с параметрами пользовательской настройки.

• Если впоследствии вы измените документ счета-фактуры вручную в распределенных системах (например, если данные были введены неправильно), система отменяет документ предоплаты и создает новый.

• Невозможно использовать предоплату с регистрами материалов. Мы рекомендуем настроить систему таким образом, чтобы предоплата не разрешалась для балансовых единиц, которым присвоены заводы с активным регистром материалов.

• Курсовые разницы возникают, если обменный курс в документе счета-фактуры логистики изменяется между предоплатой и проводкой счета-фактуры. При проводке счета-фактуры система не проводит курсовые разницы для предоплаты. Если возникают курсовые разницы, система проводит их при выравнивании открытых позиций на клиринговом счете предоплаты.

• Могут существовать разницы из-за округления обменного курса в местной или иностранной валюте для проводок на уровне документа.Обычно система присваивает разницы от округления отдельной позиции поставщика при проверке счетов-фактур логистики. Из-за предоплаты отдельная позиция поставщика уже была проведена в отдельном документе. Любые разницы во внутренней валюте или валюте документа остаются на клиринговом счете предоплаты и должны быть списаны с использованием методов FI (таких как выравнивание открытых позиций).

Процесс

Стандартная процедура проверки счета-фактуры с предоплатой счета-фактуры включает следующие шаги:

1. Ввод счетов-фактур и проводка документа предоплаты.

2. Оплата счета в SAP Financial Accounting (SAP FI).

   Примечание

   Оплата счета — это стандартная функция в SAP FI. Когда счет-фактура подлежит оплате, система обрабатывает открытую позицию поставщика в SAP FI и расширяет ее.

   Конец заметки.

3. Проведение предоплаченных счетов за логистику.

   Порядок, в котором выполняется процедура проверки счета-фактуры, может варьироваться: оплата счета-фактуры может происходить в FI или после разнесения предоплаченных счетов-фактур логистики.

Изменения в документе предоплаченного счета-фактуры

Если прогон платежей еще не был выполнен и возможно аннулирование документа, система отменяет документ предоплаты. В противном случае система создает кредитовое авизо для суммы в документе предоплаты.

Если параметры пользовательской настройки для предоплаты позволяют изменять поля в документах счета-фактуры, вы можете изменить конкретное поле во введенном документе счета-фактуры с предоплатой. Этот параметр пользовательской настройки означает, что поле в счете-фактуре готово для ввода.Если это поле также можно изменить в документе предоплаты FI, система изменяет существующий документ предоплаты при его сохранении. В противном случае система отменяет документ предоплаты и создает его заново.

Если параметры пользовательской настройки для предоплаты не позволяют изменять поля, необходимо удалить накладную логистики и создать ее заново. При удалении предоплаченного счета-фактуры система также отменяет предоплаченный счет-фактуру FI.

Результат

В зависимости от параметров пользовательской настройки система автоматически выполняет предоплату, создавая дополнительный документ проводки.Система создает открытые позиции на счете поставщика как часть проверки счетов-фактур логистики и проводит кредиторскую задолженность с налогами перед проверкой соответствующих счетов-фактур. Система сохраняет предоплаченный счет-фактуру с соответствующим статусом, например, Запланировано для фоновой проверки или Припарковано при проверке счета-фактуры логистики. Вы можете дополнительно обработать счет-фактуру при проверке счета-фактуры логистики, однако в поля заголовка можно вносить только ограниченные изменения.

Предоплата — Что такое предоплата?

Предоплата — это суммы, уплачиваемые предприятием до получения товаров или услуг позже.Любая предоплата может считаться предоплатой.

Создавайте, отправляйте и отслеживайте свои счета бесплатно с помощью SumUp Invoices .

Предоплата не отличается от депозита, но обычно попадает в более установленный период времени для выполнения приобретенных товаров или услуг. Депозит также обычно является частью общей суммы, в то время как предоплата обычно покрывает полную стоимость.

Управление предоплатой

В традиционном процессе продаж товары или услуги заказываются и выполняются.Затем на оплату отправляется счет-фактура, то есть оплата происходит после выполнения заказа, чтобы гарантировать, что товары отправлены или соответствуют ожиданиям.

Однако некоторые виды товаров или услуг требуют полной предоплаты до того, как товары или услуги будут предоставлены. В этом случае оплата называется предоплатой.

Некоторые общие расходы также оплачиваются заранее. Страхование — это обычный пример расходов, требующих предоплаты из-за характера услуги.

Предоплата в бухгалтерии

Товары и услуги могут быть предоплачены.Если они не будут получены до конца финансового года, то предоплаченная сумма будет отображаться в балансе как предоплата, а не как затраты в отчете о прибылях и убытках.

Эта сумма будет вычтена из баланса и добавлена ​​к затратам в отчете о прибылях и убытках. Таким образом, связанные с этим затраты будут отнесены на правильный отчетный период.

Регистрация предоплаты

В зависимости от вашего бизнеса вы можете обнаружить, что регулярно работаете с предоплатой.Эти два типа бухгалтерских систем обрабатывают платежи по-разному. Это влияет на то, когда расходы / доходы регистрируются в финансовой отчетности предприятия.

Кассовый учет

При использовании кассовой системы вы должны регистрировать платеж, как только он был произведен. Например, оплата расходов регистрируется в том периоде, в котором происходит платеж, независимо от того, когда фактически были получены услуга или товары.

Учет по методу начисления

В учете по методу начисления платежи регистрируются, когда происходит финансовое событие, а не когда денежные средства фактически переходят из рук в руки.В этой системе предоплата расходов будет вводиться при выставлении счета-фактуры, а не при совершении платежа.

Предоплаты и кредиты — База знаний клиентов TaxDome

Охватывается здесь:

Что такое кредиты

Обычно вы получаете счет на все свои счета и оплачиваете их полностью. Однако иногда на вашем счету есть кредиты. Это деньги, которые можно использовать для оплаты ваших будущих счетов.Есть разные способы получить кредиты:

• Получение промо-кредитов / скидок / компенсаций от фирмы. Если вы имеете право на получение скидки или другого бонуса от фирмы, он будет добавлен бухгалтером.
• Оплата офлайн. Если вы оплатили услуги наличными в офисе бухгалтера или другим способом, бухгалтер добавит платеж вручную в систему.
• Внесение предоплаты онлайн. Предоплата осуществляется онлайн, как и обычные платежи

Внесение предоплаты

Для внесения предоплаты:

1. Перейдите к Счета-фактуры или на вкладку Домашняя страница .
2. Нажмите кнопку Внести предоплату .
3. Введите сумму и нажмите Отправить .
4. Введите свои личные данные и данные своей карты, затем продолжите оплату.

Примечание: все платежи производятся через безопасную службу обработки кредитных карт. Мы не будем хранить ваши платежные реквизиты.

Как только у вас появятся доступные кредиты, они будут отображаться в разделе Счета-фактуры .Ваш бухгалтер получит уведомление о вашем платеже.

Оплата счета своими кредитами (полностью или частично)

Когда у вас появятся кредиты, вы можете использовать их для оплаты счетов, полностью или частично.

• Если сумма доступного кредита больше суммы счета или равна ей, вы можете оплатить счет с ее помощью. Нажмите кнопку ПРИМЕНИТЬ ПРЕДОПЛАТУ , чтобы продолжить.
• Если сумма доступного кредита меньше суммы счета-фактуры, доступный кредит вычитается из счета.Вам нужно будет оплатить разницу кредитной картой. Например, если у вас есть кредиты на сумму 50 долларов США, и вы получили счет на сумму 450 долларов США, вам нужно будет отправить платеж на сумму 400 долларов США.

Предоплата в Oracle AP — erpSchools

Предоплаты в Oracle Payables:
Стандартный цикл Payables заключается в том, что вы сначала создаете счет-фактуру, когда получаете его от поставщика на товары, которые вы купили, а затем производите оплату суммы, указанной в счете-фактуре, поставщику.
Но есть сценарии, когда поставщик запрашивает аванс при заказе товара. Поставщик хочет, чтобы вы заплатили определенную сумму во время заказа, а затем оплатили оставшуюся сумму при доставке товара.
Для регистрации транзакций такого типа в «Кредиторской задолженности» есть понятие «Предоплата».
Допустим, вы покупаете товаров на сумму 2000 долларов у поставщика XYZ. XYZ попросил вас немедленно заплатить 1000 долларов. При оплате аванса вы создаете предоплату в модуле AP и вносите оплату за нее.Позже, когда поставщик отправляет счет-фактуру на сумму 2000 долларов во время доставки, вы создаете счет-фактуру в AP и применяете предоплату к счету-фактуре. Это снизит баланс счета до 1000 долларов, что означает, что вам нужно будет заплатить поставщику только 1000 долларов.

Вы можете ввести два типа предоплаты: временную и постоянную.

Временные предоплаты могут применяться к счетам или отчетам о расходах, которые вы получаете. Например, вы используете временную предоплату, чтобы заплатить отелю залог за питание.Когда поступит счет отеля, внесите предоплату в счет, чтобы уменьшить его сумму.

Постоянные предоплаты не могут применяться к счетам-фактурам. Например, вы используете постоянную предоплату для оплаты арендного залога, по которому вы не ожидаете, что вам будет выставлен счет.

Этапы цикла предоплаты:
1. Создание предоплаты
2. Создание платежа для предоплаты
3. Создание счета-фактуры, когда поставщик отправляет его.
4.Примените предоплату к счету.

1.Создание предоплаты
Навигация: Ответственность за кредиторскую задолженность> Счета-фактуры> Ввод> Счета-фактуры.
Введите следующие данные:
Операционная единица: выберите операционную единицу, для которой вы хотите создать предоплату.
Тип: выберите тип предоплаты.
Торговый партнер: введите имя поставщика, которому вы хотите произвести предоплату.
Дата счета-фактуры: введите дату предоплаты.
Номер счета-фактуры: введите уникальный номер для представления этого счета-фактуры.
Сумма счета: введите сумму, которую вы вносите в качестве авансового платежа.

Перейдите на вкладку «Строка» и введите следующую информацию.
Сумма: Введите сумму строки.
Сохраните работу.

Нажмите кнопку «Рассчитать налог». Это позволит рассчитать налог в соответствии с правилами, определенными в модуле «Налог». Сумма налога за это составила 75 долларов.

Теперь добавьте эту сумму налога в поле «Сумма счета-фактуры» в заголовке счета-фактуры.

Сохраните работу.
Подтвердите предоплату, нажав кнопку «Действия» и установив флажок «Проверить флажок».Щелкните ОК.
Это подтвердит информацию, введенную в форму счета-фактуры, и отобразит любые отклонения на вкладке HOLDS.

2. Создание платежа
Перейдите на вкладку «Запланированные платежи» и нажмите кнопку «Оплатить»

Нажмите ОК в открывшемся диалоговом окне

Откроется окно оплаты. Введите следующую информацию:
Профиль процесса оплаты: введите действующий профиль процесса оплаты. Это настройка, которая сообщает менеджеру платежей, как обрабатывать платеж, например, какой режим платежа — чек, банковский перевод и т. Д.
Сохраните работу.

Теперь, если вы запросите предоплату, вы увидите, что в поле «Оплаченная сумма» указано 1075 долларов. Раньше это было 0 долларов.

3. Создайте счет-фактуру, когда поставщик отправляет его на товары, которые вы у него купили.
Навигация: Ответственность за кредиторскую задолженность> Счета> Ввод> Счета-фактуры
Введите следующие данные:
Операционная единица: выберите операционную единицу, для которой вы хотите создать предоплату. Тип
: выберите тип «Стандартный».
Торговый партнер: введите имя поставщика.После ввода имени поставщика появляется диалоговое окно с напоминанием о том, что для этого поставщика существует предоплата, которую можно применить к этому счету вместо совершения нового платежа.

Дата счета-фактуры: введите дату предоплаты.
Номер счета-фактуры: введите уникальный номер для представления этого счета-фактуры.
Сумма счета-фактуры: введите сумму, которую поставщик выставил вам счет.
Перейдите на вкладку «Строка» и введите следующую информацию.
Сумма: Введите сумму строки.
Сохраните работу.
Нажмите кнопку «Рассчитать налог». Это позволит рассчитать налог в соответствии с правилами, определенными в модуле «Налог». Сумма налога достигла 75 долларов
Теперь добавьте эту сумму налога в поле «Сумма счета-фактуры» в заголовке счета-фактуры.
Сохраните работу.
Подтвердите предоплату, нажав кнопку «Действия» и установив флажок «Подтвердить». Щелкните ОК.
Это подтвердит информацию, введенную в форму счета-фактуры, и отобразит любые отклонения на вкладке HOLDS.

4. Примените предоплату к счету, который вы создали выше.
Запросите созданный вами счет-фактуру, щелкните вкладку «Действия» и установите флажок «Применить / отменить предоплату». Щелкните ОК.

Это подтянет предоплату, которая не была использована для поставщика.
Установите флажок Применить и сохраните работу

Теперь вы увидите эту предоплату в разделе «Существующее заявление на предоплату». Если вы хотите отменить подачу заявки, установите флажок «Отменить подачу заявки» и сохраните работу.

Зайдите в Просмотр заявок на предоплату.Вы увидите детали предоплаты.

Также обратите внимание, что дополнительные строки были добавлены в счет-фактуру из-за заявки на предоплату.

Сумма сумм строк в счете-фактуре равна 0 долларов США, что означает, что после применения предоплаты сальдо счета снизилось до 0 долларов США. Сумма Sine Line равна 0, исправьте сумму счета в заголовке также на 0 долларов США, а затем подтвердите счет.

Очков для заметок:

1. Дата расчета: дата, после которой предоплата может быть применена к счету-фактуре.
2. При предоплате вы можете ввести любое количество распределений вручную или автоматически путем сопоставления заказов на поставку, наборов распределения или присвоения.
3. Возможны скидки по предоплате.
4. Вы можете создавать предоплаты в иностранной валюте.
5. Вы не можете внести частичную предоплату. вы должны полностью его оплатить.
6. Вы можете применить предоплату к типу счета-фактуры «Стандартный», «Смешанный» или «Отчет о расходах».
7. Из предоплаты можно применить только распределения позиций.
8. Вы должны полностью оплатить предоплату, прежде чем сможете применить предоплату к счету.
9. Если вы хотите применить постоянную предоплату, вы можете изменить тип предоплаты на временную.
10. Поставщик, валюта счета-фактуры и валюта платежа должны совпадать при предоплате и в счете-фактуре.
11. Если для предоплаты указано значение в поле Номер заказа на предоплату, то счет-фактура должен быть сопоставлен с тем же заказом на поставку.
12. GL Дата в окне «Применить / Отменить», которая является расчетной датой для новых распределений предоплаты, создаваемых кредиторской задолженностью, когда вы применяете предоплату.