Как вести документооборот: Основы делопроизводства и документооборота для новичков 2023

Можно ли в системе вести учет документов нескольких организаций? – ответы на вопросы пользователей в 1С-КПД – База знаний 1С-КПД

       При наличии в компании нескольких юридических лиц (холдинг) и необходимости хранить в программе расширенную информацию по каждой организации (контактную информацию, банковские счета) имеет смысл вести в «1С:Документооборот» учет по организациям.

       В программе поддерживается учет документов в разрезе организаций (собственных юридических лиц). При этом в карточке документа необходимо указывать организацию, к которой относится документ. При необходимости, пользователям можно настроить права доступа к документам в разрезе организаций.

       Включение режима ведения учета по организациям производится функциональной опцией: Настройка и администрирование — Настройка программы — Делопроизводство — Учет по организациям.

       После включения функциональной опции Учет по организациям в интерфейсе становится доступен справочник Организации: Нормативно-справочная информация — Организации.

       В этом справочнике ведется список собственных юридических лиц.

       В «1С:Документообороте» можно создавать внутренние документы без привязки к конкретной организации.

       Примером таких документов в холдинговых структурах могут быть политики (политика управленческого учета, политика информационной безопасности), бюджеты, справочные документы, некоторые виды заявок.

       Для настройки этой возможности необходимо в карточке вида внутреннего документа отключить «Вести учет по организациям»: Нормативно-справочная информация — Виды документов — «Вести учет по организациям».

       Если существующим внутренним документам не была назначена организация, то попытка записать их позже вызовет ошибку «Не заполнена организация». Организацию придется указать вручную для каждого документа. При большом количестве документов для очистки и назначения организации лучше воспользоваться обработкой Групповое изменение реквизитов

.

       При выключенной функциональной опции Учет по организациям параметры организации (ИНН/КПП, контактная информация, ответственные лица, банковские счета и другая информация) задаются в настройках программы: Настройка и администрирование — Настройка программы — Данные предприятия.

       Для удобства ввода документов в персональных настройках каждого пользователя есть возможность указать организацию, которая будет автоматически установлена в карточке документа при ее создании. Это выполняется в разделе Настройка и администрирование — Персональные настройки — Документы — Организация.

       Обратите внимание, что справочник Структура предприятия в системе один, поэтому необходимо разработать такую структуру справочника, которая охватывает все организации.
Если включен учет по организациям, поле «Организация» в карточке документа обязательно для заполнения.

Вы можете заказать бесплатное тестирование программы 1С:Документооборот. Для этого необходимо нажать на кнопку ниже и заполнить форму.

                                         ЗАКАЗАТЬ ТЕСТИРОВАНИЕ

Задайте свой вопрос К списку вопросов

Расстояние не помеха: как вести документооборот с удаленными сотрудниками

10.10.2022

Работодатели все чаще сталкиваются с проблемным вопросом: как отправлять удаленным сотрудникам внутренние документы на подпись? Почта и курьерская доставка — инструмент не всегда надежный: письма с конфиденциальной информацией могут потеряться, попасть в чужие руки или будут идти до адресата несколько недель, а подпись нужна уже сейчас.

Проблему можно решить с помощью кадрового электронного документооборота (КЭДО). На данный момент существует большое количество систем, которые позволяют делиться документами между сотрудниками и руководством онлайн. Одни из самых популярных: СБИС, Контур Диадок, 1С. Системы различаются между собой по функционалу и наполнению, но задача у них одна — обеспечить удобный обмен документами внутри компании.

«Конечно, внутренние документы можно направить и по e-mail, особенность КЭДО заключается именно в электронно цифровой подписи (ЭЦП), — рассказывает Олег Елманов, генеральный директор ИТ-интегратора Fusion.  Благодаря такой технологии сотрудник может не приезжать в офис, а ознакомиться со всеми бумагами онлайн и тут же подписать их».

Как все работает?

Компания выбирает наиболее удобную систему электронного документооборота. Далее, чтобы сотрудники начали пользоваться инструментарием, сотруднику необходимо подписать согласие на КЭДО. Это единственный физический документ, скан которого загружается в систему. Дальше весь процесс работы внутри компании можно построить через электронный документооборот. Прием на работу, переводы, любые локальные нормативные акты, заявление на отпуск можно направлять через КЭДО, который на 100% заменяет бумажный документооборот. 

«Несмотря на то, что офис нашей компании расположен в Москве, удаленные сотрудники живут в разных городах России: от Нижневартовска и Тюмени до Калининграда. Именно благодаря КЭДО наш внутренний документооборот оперативен, прозрачен и прост»,— обращает внимание Олег Елманов.

КЭДО и интранет-портал компании

Чтобы сотрудник не переключался между системами и все кадровые и административные вопросы решал в одном окне, КЭДО можно интегрировать в HR-портал, например, на базе Битрикс24. Портал, как правило, представляет собой единую точку входа для всех информационных систем и аккумулирует всю информацию. Так сотрудник сможет большинство задач, связанных с внутренним ЭДО, компании решать в портале, не переключаясь в систему КЭДО.

Например, работник хочет оформить заявление на отпуск. Как правило, в каждой компании есть процесс согласования дат отсутствия с руководителями и кадровой службой. При этом запускается бизнес-процесс по заданному сценарию. После подтверждения руководителем формируется заявление на отпуск, передается в КЭДО и подписывается ЭЦП. Похожим образом можно проводить ознакомление сотрудников с новыми нормативными актами, оформлять служебные записки на командировку и иные документы. С помощью портала сотрудник сможет отследить, кто из коллег пропустил уведомление о задаче и напомнит ему в чате.

Все записи

Как избавиться от бумажного беспорядка раз и навсегда

Управление важными документами и сортировка бумажного беспорядка могут стать проблемой. Поэтому крайне важно создать функциональную систему организации домашней документации, которую вы действительно будете использовать. Создание простой системы хранения документов является ключевым моментом и должно учитывать все различные типы документов, которые у вас есть. Кроме того, вы должны постоянно избавляться от ненужных бумаг, чтобы упростить хранение.

Этот проект бумажного органайзера поможет вам с первоначальной настройкой вашей домашней системы хранения документов. Шаги просты в выполнении, хотя время, которое вы потратите на это, может сильно различаться в зависимости от того, сколько документов вам нужно отсортировать и организовать. Приложив первоначальные усилия, вы получите файловую систему, которая работает для вас без проблем.

Ниже вы узнаете, как упорядочить документы для долгосрочного бумажного решения в вашей семье.

Ель / Марго Кэвин

6 самых распространенных типов беспорядка

Оборудование/инструменты

• Мусорный бак
• Измельчитель
• Изготовитель этикеток или письменные принадлежности

Материалы

• Папки с файлами
• Картотечный шкаф, ящик для документов или другое место для хранения папок с файлами.
• Огнеупорный ящик или сейф (по желанию)
• Связующее (по желанию)
• Лоток для входящих сообщений (дополнительно)

1. Соберите все свои документы в одном месте

   Первый шаг к быстрому избавлению от хлама – собрать все документы в одном месте, чтобы вы могли их сортировать. Помимо того, что берите бумаги из очевидных мест, таких как ящики стола и картотечные шкафы, проверьте остальную часть вашего дома, чтобы убедиться, что вы учли все, даже старые бумаги, с которыми вы никогда не имели дело.

   Проверьте общие места, где могут скапливаться документы, например, на кухонном столе или в рабочей сумке. Соберите все это в одно место, где у вас будет много места для разброса. Сортировка бумаг на полу или на большом столе может быть эффективной.

   Ель / Марго Кэвин

2. Разделите свои бумаги на 5 категорий

   Теперь пришло время разобраться со всеми вашими документами. Организуйте годы бумажной работы, поместив каждый документ в одну из этих пяти категорий бумаги: действие, архив, домашнее хозяйство, переработка и уничтожение. Вот что нужно указать в каждом разделе:

   • Действие: Это бумаги, над которыми вам нужно поработать, а затем выбросить их. Не путайте их с документами, относящимися к категории домашних хозяйств. Хозяйственные документы хранятся постоянно; файлы действий используются один раз, а затем отбрасываются. Примеры включают приглашения, штрафы за парковку, напоминания о встречах, домашние задания и счета.
   • Архив: В эту категорию входят документы, которые вам нужно хранить, но на которые не нужно ссылаться чаще одного или двух раз в год. Примерами являются налоговые декларации, медицинские записи, академические записи, документы, договоры аренды, гарантии и контракты.
   • Домохозяйство: Это документы, которые вы используете, чтобы вести свой дом (и жизнь). Примеры включают купоны, рецепты, руководства пользователя, квитанции об уплате налогов за этот год и документы для предстоящей поездки.
   • Переработка: Это документы, которые не попадают ни в одну из вышеперечисленных категорий и не содержат личной информации. Примеры включают нежелательную почту, конверты из бумажной почты, газеты, журналы, старые домашние задания, которые вам не нужны, и использованные конверты.
   • Shred: В эту категорию входят бумаги, такие как бумажная почта, которые не попадают в первые три категории, но содержат личную информацию, включая предложения по кредитным картам, старые банковские выписки и счета.
   Ель / Марго Кэвин

3. Откажитесь от ненужных документов

   Теперь, когда вы разделили документы на пять категорий, вы можете освободить место, выбросив ненужные бумаги. Сначала выньте мусорную кучу, так как это должно быть легко, и вам нужно просто бросить ее в мусорное ведро. Затем уничтожьте конфиденциальные документы, от которых вы избавляетесь. Если у вас нет шредера, вы можете убрать бумажный беспорядок, посетив местный копировальный аппарат или почтовые магазины, чтобы уничтожить его в магазине. Когда вы закончите, перед вами должны остаться только те бумаги, которые вам нужно подать.

   Ель / Марго Кэвин

4. Организация файла архива

   Во-первых, разберитесь с кучей архивных документов. В эту стопку могут входить очень важные документы, например, ваш паспорт или карточка социального страхования. Так что лучше всего положить эти документы в огнеупорную коробку или сейф, чтобы защитить их.

   Разделите стопку архивов на подкатегории для более эффективной организации, например документы об учебе, автомобиле, трудоустройстве, финансах, здравоохранении, страховании, удостоверении личности и недвижимости. Используйте помеченную папку с файлами для каждой из ваших подкатегорий. Затем поместите эти папки в сейф, несгораемый ящик или другое место, где вы планируете их хранить.

   Ель / Марго Кэвин

5. Упорядочить семейную папку

   Теперь пришло время для вашей домашней стопки документов. Вы можете организовать свою бумагу без картотеки, используя папку, коробку с папками, ящики на вашем столе или другое доступное место. Многие люди предпочитают хранить свои домашние бумаги в папке с различными отделениями и карманами. Основные преимущества скоросшивателя в том, что он не занимает много места, его можно хранить и перемещать туда, где он вам нужен.

   Например, вы можете создать папку с разделами для купонов, ваучеров и подарочных карт; бонусы и карты лояльности; квитанции, на которые вы все еще ссылаетесь, и руководства пользователя, которые вам время от времени нужно проверять. Разделите документы на категории, которые лучше всего соответствуют вашему образу жизни.

   Ель / Марго Кэвин

6. Настройка файла действий

   Наконец, вы обратитесь к своей категории документов. Поскольку эти документы включают в себя вопросы, которые необходимо решить, может быть полезно хранить стопки бумаг на открытом воздухе в качестве визуального напоминания для себя, а не спрятанных в шкафу для документов. Лоток для входящих сообщений на рабочем столе может быть хорошим вариантом для хранения рабочих документов, но вы также можете просто поместить документы в папку с файлами, к которой у вас есть доступ.

   Вы можете разделить свои документы по действиям на категории, такие как счета, письма, требующие ответа, и т. д. Однако зачастую проще всего сложить все эти бумаги в одну папку и сделать это рутиной, чтобы подавать по крайней мере один раз в неделю. В этот момент вы должны предпринять соответствующие действия для каждого элемента. Затем вы должны переработать или измельчить предметы, с которыми вы покончили, и поместить все, что вам нужно, в свои домашние или архивные файлы. Цель состоит в том, чтобы ваш файл действий был как можно меньше.

   Ель / Марго Кэвин

12 пространств, которые можно организовать за 15 минут или меньше

Как организовать работу с документами раз и навсегда: 3 простых шага

Узнайте , как организовать работу с документами во благо! Кроме того, секрет сокращения бумажной работы на 95 % и порядок хранения домашних бумаг.

Вы когда-нибудь чувствовали, что бумаги захватили вашу кухню? Независимо от того, работаете ли вы дома или у вас просто возникают проблемы с сортировкой счетов вашей семьи и домашних заданий, эти советы для вас!

Организовать работу с документами дома сложно, потому что независимо от того, насколько эффективна ваша система хранения документов (а давайте признаем, большинство из нас ненавидит хранить документы и не настолько эффективна), в ваш дом всегда приходят новые документы. Несмотря на это, мы не должны позволять бумажной волоките брать верх. И нет необходимости в больших шкафах для документов, которые занимают ценное пространство, или корзинах, переполненных школьными бумагами или квитанциями.

Я разработал эффективную систему организации работы с документами у себя дома. Уменьшилось 95 % нашей бумажной работы, а также эффективно систематизирует входящие документы и управляет ими на постоянной основе. Плюс я продал свой картотечный шкаф, потому что мне больше не нужно ничего подшивать!

Как организовать работу с документами навсегда

Вы тоже можете организовать работу с документами раз и навсегда! У меня есть несколько безумно простых советов, которые помогут вам максимально эффективно работать с документами, чтобы вы знали, что хранить, что хранить и как хранить.

(партнерские ссылки ниже)

Кстати, если вы ищете способ хранить сувениры и документы для детей школьного возраста, взгляните на этот пост о школьной памяти, сделанный своими руками.

Шаг 1. Отсортируйте и избавьтесь от как можно большего количества файлов.

У большинства из нас гораздо больше документов, чем нужно. Когда я начал этот шаг, меня вдохновила книга Мари Кондо «Магия уборки, меняющая жизнь». (Если вы ее не читали, то это замечательная книга!)

Соберите все свои документы, включая квитанции, руководства, выписки по банковским картам и кредитным картам и т. д., в одном месте.

Рассортировать по трем кучкам:
1) Мусор
2) Возможно оставить
3) Сохранить

Вам может понадобиться некоторое время, чтобы разобраться во всем, но этот шаг имеет решающее значение. Потребовалось около 2 недель, чтобы разобраться со всеми нашими бумагами, работая час или два каждый вечер, пока я смотрел эпизоды «Офиса».

Безжалостно уничтожьте или сожгите как можно больше ваших документов. Помните, что все, что вы храните, должно быть подшито или систематизировано.

Если вы не уверены, нужно ли вам что-то хранить, вот несколько ресурсов: Хранение документов и Старые документы.

Ваша стопка «может быть», вероятно, будет самой большой стопкой. Отсортируйте это, а затем снова сократите.

Ваша последняя стопка предназначена для документов, которые необходимо сохранить. Это должно быть зарезервировано только для основных документов, таких как свидетельства о рождении, документы об увольнении из армии и т. д.

Мой секрет организации работы с документами

Вот мой секрет успеха

Виртуально подшивайте большую часть своих документов. Это может включать большую часть, если не всю вашу стопку «может быть» и даже часть вашей стопки «оставить»! Если вы еще не уверены, что готовы что-то уничтожить, но знаете, что маловероятно, что вам это когда-нибудь снова понадобится, загрузите цифровую копию на свой компьютер и выбросьте оригинал.

Только вы можете решить, что вам удобнее: виртуальное хранение документов или сохранение печатной копии. Просто помните, что чем больше вы храните, тем больше вам придется организовать. Мне? Я не люблю хранить вещи «на всякий случай», поэтому моим компромиссом было виртуальное хранение. Так я избавился почти от 90% нашей бумажной работы.

Самый простой способ виртуального файла?

Сделайте снимок с помощью смартфона, а затем загрузите его в Evernote, бесплатное приложение/ресурс, где вы можете сортировать и хранить файлы столько, сколько вам нужно. Я использую бесплатное приложение CamScanner для съемки этих фотографий на своем телефоне, которое автоматически кадрирует, в результате чего получаются чистые, аккуратные «документальные» изображения.

Вот как некоторые из наших бумаг хранятся в Evernote:

Шаг 2. Настройка простой системы хранения

Надеемся, что у вас теперь намного меньше стопки документов, чем до того, как вы начали систематизировать. Отличная работа!

Решите, где вы будете хранить остальные документы. Я настоятельно рекомендую вам НЕ бросать его обратно в старый картотечный шкаф. Если возможно, избавься от этой штуки! Вы не пропустите!

Вам понадобится место для важных документов. Это может быть несгораемый сейф, небольшая папка или даже папка.

Я использую эту симпатичную папку с файлами:

Вам понадобится место для документов, к которым вы редко обращаетесь. Подумайте о прочной пластиковой корзине или папке с файлами, которую можно хранить на чердаке или в другом незаметном месте.

Я использую этот простой пластиковый контейнер для документов по закладной, которые храню на чердаке.

Шаг № 3: Настройте постоянную систему для входящих документов

Это будет продолжаться, ребята. Независимо от того, насколько вы организованы или насколько бдительны вы в отношении настройки безбумажного выставления счетов и т. Д., Вы все равно увидите, как будет поступать больше документов.

Так что вам нужно создать реалистичную систему для обработки этого.

Выбрасывайте нежелательную почту, как только она приходит. Немедленно выбросьте его в мусорное ведро или мусорную корзину. Не давайте ему даже возможности устроиться на кухонном столе или столе.

У меня также есть специальная «корзина для мусора», куда выбрасываются конфиденциальные документы.

У меня есть небольшой контейнер для обработки входящих квитанций. (Подробнее о том, как я систематизирую квитанции, в следующий раз.)

Всему свое место, иначе оно найдет место, где ему не место. Выделите место для каждой категории документов. Журналы можно положить в корзину в гостиной или в любое другое место, где вам нравится их читать. Когда они войдут в ваш дом, немедленно уберите их.

Не бойтесь настроить позже, если что-то не работает! Организация — это делать то, что работает для вашей семьи, более эффективно. Просто потому, что, возможно, его нужно изменить, это не значит, что вы потерпели неудачу.

Моя первоначальная установка работала хорошо, но я все еще находил бумаги, собиравшиеся на моем столе. Поэтому я купил на Amazon красивую подставку для журналов и попросил Нейта повесить ее к моему компьютеру. Теперь легко положить бумаги «сделать» туда, где мне напоминают, что нужно с ними обращаться.

Кроме того, у меня есть еще одно место на полке в шкафу, где я храню документы, которые мне нужно отсканировать в Evernote.