Как сделать план проекта: 7 шагов к успешной реализации

Содержание

7 шагов к успешной реализации

Все процессы, понятия или предметы с чего-то начинаются. Этот момент начала произошел несколько дней или лет назад, и все выглядело по-другому – не так, как сейчас. Смотря, например, на машину, мы понимаем, что в самом начале она не была такой: сначала появилась идея, затем эта идея была донесена другим людям, что вызвало обсуждение; к работе подключились дизайнеры, был запущен процесс сборки и многое другое.

Описанное выше – незначительный пример. Но он отлично объясняет суть – у всего есть начало.

Управление проектами – не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, оно также с чего-то начинается. Этим первым шагом является план проекта.

В этой статье мы поговорим о плане и процессе планирования, а также разъясним моменты, связанные с вопросом «Как создать такой план». Мы выделили 7 шагов.

Что же такое план проекта?

Вы могли заметить, что мы помимо плана упомянули и процесс планирования. Какая между ними разница? Все очень просто.

Планирование – это процесс, обсуждение. Во время него выясняется объем работ, цели и пути, необходимые для их достижения.

План же – это официальный документ, содержащий все решения по планированию, утвержденный объем, затраты. Его главные функции – контроль, оказание содействия общению между участниками и составление графика.

Создавая план проекта, менеджер уже должен обладать ключевыми знаниями и умениями. Это повышает шансы на успешную его реализацию. Кроме того, подготовленный план поможет предвидеть и избежать необязательных ошибок и принятия неверных решений, а также поспособствует экономии времени и уменьшению затрат.

Цели плана проекта

Хорошо подготовленный план должен отвечать на следующие вопросы.

Почему?

Должны быть выяснены причины, почему на проект выделяются средства; какая проблема должна быть решена.

Что?

Вопрос касается работы, которая должна быть выполнена для достижения результата и конечных целей.

Кто?

Вопрос о вовлеченных людях, их ролях и ответственности; о том, как они должны быть организованны.

Когда?

Здесь речь идет о графике/продолжительности проекта.

Как составить план проекта?

Перед тем как заняться составлением, менеджер должен быть осведомлен о большом количестве вопросов, которые будут возникать на протяжении всего проекта, и ответов на них. Каждый вопрос можно выделить отдельно. Но все же лучше определить общие характерные шаблоны и модели. Итак, что же необходимо делать менеджеру для составления плана проекта.

1. Общайтесь

Первым шагом к успеху является общение с командой о целях, участниках, задачах, т.д. Менеджер должен знать, кто и за какую задачу ответственен, о сроках, а также просто обо всем, что происходит в проекте.

Стоит добавить, что общение – это не только первый шаг. Общаться стоит на протяжении всего проекта – это ключ к успеху.

2. Определите участников и цели

Определение всех участников проекта иногда вызывает сложности: их может быть очень много. Более того, они прямо или косвенно, в большей или меньшей степени могут оказывать влияние на проект. Именно поэтому важно определить всех тех, кто напрямую влияет на составление плана и серьезно отнестись к их пожеланиям.

Кто может быть участником проекта:

  • Заказчик – человек, непосредственно финансирующий и утверждающий работу;
  • Менеджер проекта – человек, занимающийся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
  • Команда проекта, которая создает конечный продукт. Члены команды участвуют во многих важных процессах, среди которых разработка, обеспечение качества, работа над дизайном и т.д. Как правило, они не утверждают проект;
  • Конечный пользователь;
  • Другие. В этот список могут входить самые разнообразные люди: риск-аналитики, специалисты по снабжению и т.д.

Что можно сделать на этой стадии? Проведите интервью с ключевыми участниками. Так вы поймете, какие требования ставятся, и какие цели стоит достигнуть. Наиболее эффективным способом достижения целей является SMART методика постановки целей.

Проведение интервью также позволяет менеджеру осознать, какую проблему решает проект, и почему вообще он финансируется.

Это наш почему вопрос.

3. Определите весь объем работ

Несомненно, самая важная часть любого планирования. Все ключевые моменты выделяются и обсуждаются здесь: обоснование, описание продукта, критерии соответствия, цели и результаты, ограничения, предположения, стоимостная оценка и некоторые другие. Все участники проекта должны прийти к полному пониманию и соглашению на этой стадии. Как только обсуждение заканчивается, все важное заносится в документ, в котором фиксируются описание содержания и объема проекта.

На этой стадии также уменьшаются риски недопонимания, которые могут привести к неконтролируемому расширению масштабов проекта.

Это наш что вопрос.

4. Определите роли и ответственности

Одна из важнейших задач менеджера – распределение задач между членами команды. Они должны знать свои роли и сферу ответственности. И, конечно же, не следует забывать, что команды – это сформированные единицы с определенным числом участников.

Это наш кто вопрос.

5. Составьте график проекта

Этот пункт – непосредственное продолжение предыдущего. Как только роли и ответственность будут распределены, следующим шагом будет установление продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала/окончания.

Это наш когда вопрос.

На этой же стадии менеджер устанавливает ключевые события, критический путь – в общем, имеет дело с графиком выполнения работ.

Какой же инструмент для работы с проектом выбрать?

6. Визуализируйте план проекта при помощи диаграммы Ганта

Заметим, что некоторые люди, говоря о графике, подразумевают весь проект. Это не совсем так. Визуализированный график – это всего лишь часть планирования и плана как такового. Весь проект представляет собой более сложную структуру.

Воспользуйтесь GanttPRO – онлайн инструментом для планирования проектов. С его помощью менеджер может:

  • Создавать и распределять задачи;
  • Устанавливать их продолжительность с датами начала и окончания.
  • Устанавливать зависимости между задачами. Менеджер следит за всеми событиями и знает, когда завершающаяся задача дает начало следующей;
  • Следить за прогрессом отдельно взятых событий и проекта в целом;
  • Определять ресурсы, необходимые для выполнения задач;
  • Устанавливать стоимость ресурсов;
  • Взаимодействовать с членами команды и просматривать все сделанные ими изменения;
  • Следить за ключевыми событиями;
  • Визуализировать критический путь – наиболее короткий промежуток времени, необходимый для завершения проекта.

С диаграммами Ганта GanttPRO легко управлять процессами планирования и составлять проект.

7. Управляйте рисками

Все стадии проекта могут подвергаться рискам. Поэтому управление ими – один из важнейших моментов в планировании.

Опытный менеджер способен не только оценивать и предвидеть такие ситуации, но и создавать план со способами их решения. Команда, в свою очередь, также должна знать, как реагировать на любые перемены.

Какие риски могут возникнуть?

  • Оптимистичные ожидания о времени и затратах;
  • Плохо обозначенные требования и пожелания;
  • Плохо обозначенные роли и ответственности;
  • Перемены в требованиях;
  • Новые требования;
  • Сокращение бюджета;
  • Плохое взаимодействие.

Подытожим

Идентичных проектов не существует. Один может быть отлично реализован без рисков и перенесенных сроков. Другой может провалиться, даже если в нем будут те же участники, затраты, график и цели. Риски и перемены в проекте неизбежны. Но все же облегчить само планирование и составить план помогут грамотно распланированные объем работ, график, оцененные риски и отличная командная работа. В таком случае даже трудные проекты могут приносить удовольствие.

А у вас есть опыт планирования проектов?

Как создать реалистичный план управления проектом: рекомендации Института управления проектами

Теоретики управления проектами говорят, что до 78% проектов не выполняются вовремя, либо выходят за рамки бюджета. Любой, кто сталкивался с задержками проекта и срывом дедлайна сразу назовет вероятные причины. Это плохо сформулированные цели, непродуманный план управления проектом, нехватка ресурсов и неэффективная коммуникация в команде.

Косвенно это подтверждают результаты нашего недавнего опроса среди офисных сотрудников. 41% респондентов указали, что при работе над проектом сроки выполнения задач меняются «часто» или «всегда». При этом среди тех, кто не пользуется единым хранилищем для рабочей информации, эта доля возрастает до 56%. Получается, что успешное управление проектами базируется на двух принципах. Во-первых, нужен продуманный план проекта на подготовительном этапе. Во-вторых, важно наладить коммуникацию в команде в режиме реального времени во время работы над проектом. Это позволит своевременно обновлять график работы и перераспределять ресурсы.

Со вторым помогут справиться облачные сервисы для управления проектами (мы, конечно, рекомендуем Wrike). Они существенно упростят процесс, особенно когда речь идет о территориально распределенной или удаленной команде. Люди получат моментальный доступ к актуальному рабочему контексту и всегда будут в курсе обновлений, где бы физически ни находились сотрудники. При этом в распоряжении менеджера будут такие инструменты, как интерактивная диаграмма Ганта, создание зависимостей между задачами, просмотр критического пути проекта, график базового плана и загрузки сотрудников и другие возможности упростить жизнь и получить понятную картину происходящего.

Что же касается планирования, то нам показались интересными рекомендации американского Института управления проектами, которые прижились в Wrike и, надеемся, будут полезны и вам.

На этапе подготовки к проекту:

1. Определите цели и требования к проекту, согласовав их со всеми заинтересованными сотрудниками. Лучше, чтобы эта информация была подробно задокументирована во избежание возможного недопонимания.

2. Если вы уже выполняли подобные проекты в прошлом, используйте их как шаблоны: в системе управления проектами вы можете просто скопировать график предыдущего проекта и внести в него необходимые изменения на временной шкале.

3. Попросите исполнителей задач оценить их сроки. Таким образом они не только установят более реалистичные дедлайны, основываясь на своем опыте, но и будут чувствовать большую ответственность за их соблюдение, чем за сроки, навязанные им сверху.

4. Запланируйте задачи с высоким риском быть просроченными ближе к началу проекта: к примеру, задачи, где требуется участие других лиц (поставщиков, экспертов, и т.д.), не зависящих от вас. Такое планирование повысит вероятность того, что вы успеете завершить их до конца всего проекта.

5. Разбейте крупные задачи на короткие ясные шаги, желательно с одним ответственным, чтобы было проще оценивать прогресс работы.


Wrike делает понятным, кто за что отвечает, и насколько готовы проекты. Попробуйте бесплатно » 


На этапе выполнения проекта:

1. Определите критический путь проекта. Это самая длинная цепочка зависимых задач, смещение которой приведет к срыву сроков всего проекта. Следите в первую очередь за своевременным движением по этому пути. Задачи, которые не входят в критический путь, при необходимости можно перенести безболезненно для всего проекта.

План управления проектом на диаграмме Ганта

2. Следите за графиком загрузки исполнителей. Если они одновременно работают над несколькими проектами, ваши задачи могут оказаться под угрозой срыва. Мы используем прогнозируемый график загрузки, который подсвечивает области, где сотрудники работают над двумя и более задачами оранжевым цветом. Обнаружив такие области, можно вовремя перенести или переназначить часть задач, чтобы избежать перегрузок.

План управления проектом на графике загрузки

3. В начале проекта создайте график базового плана, чтобы в процессе выполнения отслеживать, насколько сдвинулись реальные сроки окончания задач. Это поможет вам скорректировать планирование последующих проектов.

4. Своевременно отображайте все изменения в графике проекта на диаграмме Ганта. Она должна быть доступна всем участникам команды, чтобы у них было понимание состояния дел на всем проекте, а не только своей части работы.

5. Постарайтесь сократить число совещаний о прогрессе в работе и перенесите обмен информацией о проекте в онлайн. По результатам нашего опроса, половина сотрудников принимает участие в 2-5 совещаниях в неделю, а для 34% из них число еженедельных рабочих встреч доходит до 6-10. Большая часть этих встреч касается обновлений статуса проекта и часто не заканчивается четким формулированием дальнейших действий. Перенося рабочую дискуссию в «облако», вы, во-первых, сэкономите значительную часть рабочего времени сотрудников, а, во-вторых, сделаете рабочий контекст доступным сразу всей команде. Необходимость в совещаниях может сократиться до одной встречи в неделю, а то и в месяц.

Если у вас есть дополнительные рекомендации о том, как обеспечить выполнение плана управления проектом в срок, будем рады прочитать их в комментариях.

А еще мы предлагаем вам бесплатно опробовать самую продвинутую версию Wrike Enterprise в течение 14 дней, чтобы применить все вышеописанные рекомендации в своей работе с помощью удобного и функционального сервиса.

Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта

Вам только что поручили большой совместный проект. Вы руководите несколькими командами, управляете сложными задачами и ресурсами и стараетесь уложиться в срок — больше всего это напоминает строительство карточного домика.

Работа едва началась, а люди уже идут к вам с вопросами, сомнениями и идеями.

Что нужно делать? Что нужно сделать, что получить такой результат? А как работа над этим проектом согласуется с общими целями? Не лучше ли использовать этот способ вместо предложенного?

Вы уже чувствуете, как работа над проектом превращается в полный хаос, и вам нужно как можно быстрее сформировать определенную структуру. Проще говоря, вам нужен план.

Семь вопросов, которые нужно обдумать при составлении плана проекта

Сесть и составить полный план проекта, охватывающий все до последней детали, на этом этапе кажется совершенно невозможным. У вас и так голова кругом идет от количества участников и объема работы, который вам предстоит выполнить.

 При составлении плана проекта проще всего начать с выделения базовых элементов, которые обязательно должны присутствовать в вашем плане. А потом уже вы сможете разместить их в правильном порядке и заполнить пробелы.

Так какие базовые элементы вам нужны? Вот семь вопросов, ответы на которые обязательно нужно включить в план вашего проекта.

Вопрос №1. Цели проекта

Прежде чем уйти в детали вашего будущего плана, ответьте на два главных вопроса — «Что?» и «Зачем?». Что представляет собой ваш проект, и зачем вы его выполняете?

Допустим, вы руководите разработкой нового вебинара, цель которого — добавить новых потенциальных клиентов в список рассылки.

Это отличная отправная точка — с ней сразу становится ясно, что нужно делать и каким должен быть результат. Но главная ваша цель гораздо глубже — вам нужно, чтобы все участники проекта получили четкое представление о том, что от них требуется, до начала работ.

По мнению многих руководителей, отсутствие четко поставленных целей становится причиной срыва 37% проектов. Необходим более детальный и содержательный подход и количественные показатели. Они помогут вам следить за ходом выполнения проекта и сразу же замечать возможные сбои.

С учетом сказанного общая цель проекта должна звучать примерно так:

Провести во II квартале этого года вебинар на тему мотивации сотрудников, цель которого — добавить в список рассылки не менее 500 потенциальных клиентов.

Это достаточно простой пример. Имейте в виду, что у проекта может быть несколько мелких целей, складывающихся в одну общую. Эти цели могут даже быть различными для разных участвующих сторон.

Например, отделы продаж и маркетинга могут быть заинтересованы в привлечении новых потенциальных клиентов, в то время как PR-специалистам нужны публикации в прессе, а разработчики надеются получить от клиентов полезные отзывы.

Запишите все эти цели (и большую, и малые) прямо сейчас, чтобы не упускать их из виду при разработке остальных частей рабочего плана проекта.

СОВЕТ. Чтобы сформулировать действительно эффективную цель, вам придется приложить определенные усилия. Используйте методику SMART, чтобы при постановке цели учесть все необходимые факторы.

Вопрос №2. Роли и сферы отве

Памятка по созданию проектов и презентаций

ПАМЯТКА

по созданию учебных проектов и презентаций

Метод проектов – это система обучения, гибкая модель организации учебного процесса, ориентированная на самореализацию личности учащегося, развитие его интеллектуальных качеств и творческих способностей.

Можно считать, что любая деятельность осуществляется в рамках проекта, если:

сформулирована цель предстоящих действий;

намечены основные этапы;

определены результаты каждого этапа в виде задач;

установлены сроки выполнения проекта;

определены исполнители, распределены функции каждого;

намечены источники средств для достижения цели;

определена форма отчетности по результатам проекта;

Проектная деятельность – это учебно-познавательная, творческая или игровая деятельность, имеющая общую цель, согласованные методы, способы деятельности, направленная на достижение общего результата деятельности.

Типы учебных проектов

1.Исследовательские. Под исследовательским проектом подразумевается деятельность автора, направленная на решение творческой, исследовательской проблемы (задачи) с заранее неизвестным решением и предполагающая наличие основных этапов, характерных для научного исследования.

2.Творческие. Этот тип проектов предполагает четкое планирование конечных результатов и формы их представления. Структура проекта только намечается и развивается далее в ходе работы, подчиняясь жанру конечного результата и интересам участников, но уже в самом начале оговаривается, что будет представлять собой проект. Это может быть совместная газета, сочинение, видеофильм и прочее.

3.Ознакомительно-ориентировочные (информационные). Этот тип проектов направлен на работу с информацией о каком-то объекте, явлении. Предполагается ознакомление участников проекта с конкретной информацией, ее анализ и обобщение уже для широкой аудитории. Такие проекты, как и исследовательские, требуют хорошо продуманной структуры и возможности ее коррекции по ходу работы.

4.Практико-ориентированные (прикладные). Эти проекты отличает четко обозначенный с самого начала будущий результат деятельности его участников. Например, документ, созданный на основе полученных результатов исследования; программа действий, рекомендации.

Проект должен содержать следующие части:

титульный лист

оглавление

краткая аннотация

эпиграф

основная часть

заключение (итог)

библиография

1-этап

Выбор формулировки темы – это начальный и очень серьезный этап любого исследования. Тема должна быть актуальной, т.е. практически полезной и представлять интерес в научном отношении. Выбирая тему исследования, автор должен руководствоваться несколькими правилами:

тема должна быть интересна, должна увлекать, соответствовать склонностям автора,

тема должна быть выполнима, решение ее должно принести реальную пользу,

тема должна быть оригинальной,

тема должна быть выполнима, достижимы и постижимы литературные источники.

1. Начальным этапомлюбого проекта является обоснование актуальности выбранной темы. Объяснение актуальности должно быть немногословным. Главное показать суть проблемной ситуации, объяснить, для чего проводится исследование.

2. Формулировка цели, т.е. постановка вопроса, на который надо получить ответ. При этом выдвинутая цель должна быть конкретной и доступной. Работа должна быть нужной. Ее результаты должны быть интересны не только самому автору, но и еще какому-то кругу людей.

3. После выделения цели необходимо указать на конкретные задачи, которые предстоит решать (изучить, описать, установить, выяснить, вывести формулу и т.п.).

4. Необходимым условием проектной работы является определение его объекта и предмета. В объекте выделяется та часть, которая служит предметом исследования.

Объект исследования– процесс или явление, порождающее проблемную ситуацию и избранные для изучения.

Предмет исследования – все то, что находится в границах объекта исследования в определенном аспекте рассмотрения.

5. Выдвижение гипотезы– необходимый атрибут любого исследования.

Гипотеза – это научное предположение, выдвигаемое для объяснения каких-либо явлений. Гипотеза возникает как возможный вариант решения проблемы.

2 - этап

Проведение проектной работы:

Сбор экспериментальных данных, сравнение их с литературными данными и предсказаниями теории.

После того как выбрана тема, сформулированы вопросы, на которые необходимо получить ответ – нужно попытаться собрать как можно больше информации о предмете изучения.

Планирование работы подразумевает необходимость выбрать методику проведения исследования, рассчитать, каким должен быть необходимый объем наблюдений или количество опытов, прикинуть, на какую часть работы, сколько времени у вас уйдет.

Выбор методики работы зависит от цели и предмета исследования: наблюдение, сравнение, эксперимент, анализ, синтез и т.д.

3-этап

Оформление полученных результатов работы

На защите автор в своем докладе и при его обсуждении должен показать, что он может кратко и ясно излагать свои мысли, аргументировано отстаивать свои идеи и вести научную дискуссию.

После детального изучения всей научной литературы по теме исследования и окончательного обсуждения результатов собственного исследования начинается стадия литературного оформления работы – ее написание.

Структура работы:

- титульный лист,

- оглавление,

- введение,

- основная часть,

- заключение,

- список литературы,

- приложения.

Титульный лист – первая страница работы (не нумеруется). В оглавлении приводятся пункты работы с указанием страниц. Введение – это краткое обоснование актуальности выбранной темы, цели и поставленные задачи. Указываются цель, задачи и методы исследования. Проводится обзор  литературы по данной теме. В основной части излагаются и анализируются полученные результаты. Номер ссылки в тексте работы должен соответствовать порядковому номеру в списке литературы. В приложении приводятся схемы, графики, таблицы, рисунки.

План оформления проектной работы:

Введение (обоснование актуальности, определение цели, задачи, объекта, предмета, гипотезы исследования).

Основная часть (литературный обзор, методика исследования, описание исследования).

Заключение (выводы и результаты).

Список литературы.

1. Введение должно включать в себя формулировку постановки проблемы, отражать актуальность темы, определение целей и задач, поставленных перед исполнителем работы, характеристику объекта, предмета, гипотезы исследования, характеристику личного вклада автора работы в решение избранной проблемы.

Введение – очень важная часть работы. Во введении должны быть четкие ответы на следующие вопросы:

Чем интересна данная задача с точки зрения науки или ее практического применения? Какое место занимают результаты данной работы в общем решении задачи? Зачем была выполнена работа, какова была ее цель и насколько она была достигнута?

2. Основная частьдолжна содержать краткий обзор используемой литературы и источников с выводами автора, степень изученности данного вопроса, описание основных рассматриваемых фактов, характеристику методов решения проблемы, сравнение известных автору старых и предлагаемых методов решения, обоснование выбранного варианта решения (эффективность, точность, простота, наглядность, практическая значимость и т. д.). Основная часть делится на главы (параграфы). В конце каждой главы (параграфа) должны быть выводы. В выводах по существу повторяется то, что уже было сказано в предыдущей главе, но формулируется сжато, уже без подробных доказательств.

3. Заключение должно содержать в лаконичном виде выводы и результаты, полученные автором (с указанием, если возможно, направления дальнейших исследований и предложений по возможному практическому использованию результатов исследования).

4. Список литературысодержит в алфавитном порядке список публикаций, изданий и источников, использованные автором с указанием издательства, города, общего числа страниц.

Общепринятые стандарты оформления проектных работ

Шрифт: TimesNewRoman, 14, не жирный (кроме выделения названий разделов, подразделов и др.).

Межстрочный интервал: полуторный.

Поля: верхнее – 2 см, нижнее – 2 см, слева – 3 см, справа – 1.5 см.

Нумерация страниц – со второй (страница с планом или содержанием).

Абзацы – отступ от левой границы основного текста на 1.5 см.

Выравнивание текста по ширине.

На странице не меньше 40% заполнения.

Каждый раздел начинается с новой страницы (но не подраздел). После названия раздела точка не ставиться.

В объем работы не входят приложения.

Основные принципы разработки учебных презентаций

1. Оптимальный объем.Наиболее эффективен зрительный ряд объемом не более 8 – 20 слайдов. Презентация из большего числа слайдов вызывает утомление, отвлекает от сути изучаемых явлений.

2. Доступность.Обязателен учет возрастных особенностей и уровня подготовки студентов. Нужно обеспечивать понимание смысла каждого слова, предложения, понятия, раскрывать их, опираясь на знания и опыт студентов, использовать образные сравнения.

3.Разнообразие форм.Реализация индивидуального подхода к обучаемому, учет его возможностей восприятия предложенного учебного материала по сложности, объему, содержанию.

4.Учет особенности восприятия информации с экрана. Понятия и абстрактные положения до сознания студентов доходят легче, когда они подкрепляются конкретными фактами, примерами и образами; поэтому необходимо использовать различные виды наглядности.

Необходимо чередовать статичные изображения, анимацию и видеофрагменты.

5.Занимательность.Включение (без ущерба научному содержанию) в презентации смешных сюжетов, мультипликационных героев оживляет занятие, создает положительный настрой, что способствует усвоению материала и более прочному запоминанию.

6.Красота и эстетичность. Немаловажную роль играют цветовые сочетания и выдержанность стиля в оформлении слайдов, музыкальное сопровождение. Наглядное обучение строится не на отвлеченных понятиях и словах, а на конкретных образах, непосредственно воспринимаемых зрителями.

7.Динамичность.Необходимо подобрать оптимальный для восприятия темп смены слайдов, анимационных эффектов.

Создание презентации состоит из трех этапов:

I.Планирование презентации– это многошаговая процедура, включающая определение целей, изучение аудитории, формирование структуры и логики подачи материала.

II.Разработка презентации – методологические особенности подготовки слайдов презентации, включая вертикальную и горизонтальную логику, содержание и соотношение текстовой и графической информации.

III.Репетиция презентации– это проверка и отладка созданной презентации.

Требования к оформлению презентаций

Оформление слайдов

Соблюдайте единый стиль оформления.

Избегайте стилей, которые будут отвлекать от самой презентации.

Вспомогательная информация (управляющие кнопки) не должны преобладать над основной информацией (текстом, иллюстрациями).

Для фона предпочтительны холодные тона.

Использование цвета

На одном слайде рекомендуется использовать не более трех цветов: один для фона, один для заголовка, один для текста. Обратите внимание на цвет гиперссылок (до и после использования).

Анимационные эффекты

Используйте возможности компьютерной анимации для представления информации на слайде. Не стоит злоупотреблять различными анимационными эффектами, они не должны отвлекать внимание от содержания информации на слайде.

Содержание информации

Используйте короткие слова и предложения.

Заголовки должны привлекать внимание аудитории.

Расположение информации на странице

Предпочтительно горизонтальное расположение информации.

Наиболее важная информация должна располагаться в центре экрана.

Если на слайде имеется картинка, надпись должна располагаться под ней.

Избегайте сплошной текст. Лучше использовать маркированный и нумерованный списки.

Шрифты

Для заголовков – не менее 24. Для информации не менее 18.

Шрифты без засечек легче читать с большого расстояния.

Нельзя смешивать разные типы шрифтов в одной презентации.

Для выделения информации следует использовать жирный шрифт, курсив или подчеркивание.

Нельзя злоупотреблять прописными буквами (они читаются хуже строчных).

Способы выделения информации

Следует использовать рамки; границы, заливку, штриховку, стрелки; рисунки, диаграммы, схемы для иллюстрации наиболее важных фактов.

Объем информации

Не стоит заполнять один слайд слишком большим объемом информации: люди могут единовременно запомнить не более трех фактов, выводов, определений. Не полностью заполненный слайд лучше, чем переполненный.

Наибольшая эффективность достигается тогда, когда ключевые пункты отображаются по одному на каждом отдельном слайде.

Делайте слайд проще. У аудитории всего около минуты на его восприятие.

Пошаговая инструкция для руководителей и сотрудников

Менеджмент 56878 эксперт по системному управлению

Боевая практика учила: тот, кто застыл в учёбе, отстал или не хочет замечать нового в тактике воздушного боя, тот неизбежно будет бит. И ничто не спасёт его – ни интуиция, ни личная храбрость

лётчик-ас Покрышкин Александр Иванович

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Словно рулевой во время шторма, руководитель борется с последствиями отсутствия управления составными задачами и проектами

Составные задачи и проекты, как пожиратели времени руководителя

Извечный вопрос: “В чём причина высокой загруженности руководителей бесконечным потоком оперативных задач, генерируемых подчинёнными?” Ответ может показаться на первый взгляд неожиданным: одна из причин — отсутствие у руководителя технологии управления составными задачами и проектами. В этом случае очень много времени руководителей тратится на две вещи:

  • Тотальный контроль, ибо стоит отпустить задачу в более или менее “свободное плавание”, как она обязательно найдёт свой айсберг.
  • Тысяча вопросов по каждому проекту и составной задаче на каждом шаге её выполнения от подчинённого: “Это мы сделали, какое должно быть следующее действие?”, “Мы столкнулись вот с таким препятствием, что делать?”, “Какие важные параметры необходимо учесть для этого действия?” и т.д.

Есть, конечно же, и другие причины высокой загруженности руководителя. Если они вам интересны, рекомендую прочитать статью “Сказка о потерянном времени для руководителей, или Как избежать «возврата обезьянок» и «отфутболивания задач» от подчинённых”

Оглавление статьи

“Золотой ключик” для собственников и топ-менеджеров

Возможно ли руководителю полностью избавиться от затрат времени на контроль и управление составными задачами и проектами, которые поручены его подчинённым? На мой взгляд, едва ли. Ибо прямая обязанность руководителя — отвечать за результаты работы каждого нижестоящего сотрудника.

А вот в несколько раз сократить время на чрезмерный контроль и свою вовлечённость при решении задач подчинённых — это реально. Для собственников и топ-менеджеров это один из “золотых ключиков”, позволяющих открыть выход из ”трясины” оперативных задач и перейти на уровень стратегического развития и управления компанией.

Для этого необходимо изменить подход к управлению проектами и составными задачами. О том, как выстроить эффективное управление проектами в своей компании/подразделении, и пойдёт речь в статье.

Базовые определения, различия между проектами

Различия в проектах будут важны на некоторых этапах “Алгоритма подготовки и управления составной задачей или проектом”. В зависимости от типа проекта может отличаться набор действий в рамках шага алгоритма.

Давая определения, я подразумеваю, что речь идёт о проектах и составных задачах, которые выполняются впервые (в этом и есть сложность, ибо отсутствует регламент выполнения и/или сотрудник, выполнявший эту работу ранее). Ибо при наличии актуального регламента выполнить задачу становится делом техники (если, конечно, в вашей компании внедрён “регулярный менеджмент”).

Проект — это набор связанных единой целью задач, выполнить которые необходимо в рамках ограниченных ресурсов (время, люди, деньги и т.д.). Например, “внедрить CRM” или “запустить контекстную рекламу” — это классические проекты.

Составная задача — это проект небольшого масштаба, своего рода “мини-проект” (как правило, состоит не более чем из 40 задач с планируемой длительностью не более 1,5-2 месяца). Далее там, где употребляется слово “проект”, будет подразумеваться и “составная задача” (т.е. эти понятия будут синонимами), за исключением случаев, когда в тексте есть отдельная оговорка об их разделении.

Отличия между проектами есть. Найдите их, прочитав все определения. И заодно найдите отличия на картинке. Если отсутствует управление проектами, вам часто придётся их искать у своих сотрудников 🙂

Уникальный проект — проект, который выполняется с большой долей вероятности единожды. Например, “внедрить систему управления задачами”.

Повторяющийся проект — проект, который с большой вероятностью будет неоднократно повторяться в будущем с небольшими изменениями. “Внедрить CRM” будет повторяющимся проектом, если фирма, где вы работаете — часть группы компаний.

Смешанный проект — частично “уникальный”, частично “повторяющийся” проект. Например, “составить типовой договор для клиентов” будет смешанным проектом. Здесь уникальная часть — суть договора. Повторяющаяся часть — принципы и правила при составлении типовых договоров, которые важно выработать для последующих аналогичных работ.

Внутренний проект — проект, который нацелен на решение внутренних задач компании.

Внешний проект — проект, который связан с выполнением работы для клиентов (как правило, оплачивается).

Программа — проект, длящийся непрерывно столько же времени, сколько существует объект, на который он направлен. Например, программа “развитие системы продаж” существует столько же, сколько компания, которая осуществляет коммерческую деятельность.

Прежде чем приступать к работе, если у вас есть вышестоящий руководитель, то задайтесь вопросом: “Какого типа он вам поручил проект?” Для вас это может быть “уникальный проект”, а для него “повторяющийся”.

Алгоритм подготовки и управления составной задачей и проектом

Прежде чем приступить к описанию конкретных шагов, хотелось бы отметить преимущества предлагаемого алгоритма как для руководителей, так и для подчинённых.

Преимущества алгоритма для руководителей

  • Значительно увеличивается вероятность успешного выполнения проекта. Без правильно организованной работы результаты носят зачастую негативный оттенок. Например: убытки от проекта и затраты превосходят положительный результат; всё сделано НЕ так как надо; все разругались со всеми; компания НЕ достигает результатов и целей проекта и т.д.
  • Колоссальная экономия времени при управлении проектами и составными задачами.
  • Возможность наконец-то взяться за многие важные задачи, которые откладывались годами из-за того, что вероятность их положительного завершения была крайне мала.
  • Прозрачность: понятно кто, когда и какую работу будет выполнять. С кого спрашивать за итоговые результаты проекта.
  • Минимизация рисков, а значит и рост вероятности успешного выполнения задачи.

Преимущества алгоритма для подчинённых/исполнителей

  • Меньшая вероятность получить небольшой, а то и крупный проект от руководителя, описанный всего в двух словах (например, “внедрите CRM!”), без каких-либо ресурсов и согласования плана проекта. Ведь заранее понятно, что при делегировании в таком формате, скорее всего, вы будете виноваты, что бы вы ни сделали (и алгоритм выполнения был не тот, и внедрение не так организовали, и результаты неудовлетворительные).
  • Ясность в вопросах о том, кто ответственен за координацию исполнителей и за всю работу по проекту.
  • Больше возможностей получить положительную оценку за свою работу от руководителя, а это: перспективы карьерного роста, увеличения денежного вознаграждения и т.д.

Теперь практика. Речь о конкретных действиях в рамках пошагового алгоритма подготовки и управления проектом.

1. Назначьте ответственного за проект

Ответственный за проект (руководитель проекта) должен быть в единственном числе. Избавьтесь здесь от “комитетов”, общих собраний, коллегиальных решений и других технологий, “размывающих” ответственность.

Выбирая ответственных за проект, учитывайте их профессиональные и управленческие навыки, а также область ближайшего развития

Например, в одной из компаний регулярно выполнялся проект “отрисовка баннера”. Ответственный должен был утвердить итоговую версию более чем у пятерых человек, по итогам комментариев каждого из которых в баннер должны были вноситься изменения.

Что получилось в итоге? На вопрос руководителя: “Почему в баннере есть вот такая штука?” был получен прогнозируемый ответ “Эту штуку предложил один из тех, кто вносил дополнения”. Поскольку все внесения дополнений обсуждались впятером на трёх собраниях, причём без ведения протокола, то никто не смог вспомнить, кем и когда предложение было внесено. И более того: кто отвечает за его принятие.

Эту штуку предложил один из тех, кто вносил дополнения!

Как правильно организовать процесс в этом случае? Назначить только одного ответственного. Остальные заинтересованные лица дают рекомендации и они фиксируются, но при этом ответственный сам определяет реагировать на них или нет. По тому какой в итоге получен результат работы и то, как ответственный поступил с действительно ценными рекомендациями, оценивается его профессиональная пригодность для руководства этим проектом.

Отсюда следует, что выбирая ответственного за проект, необходимо учитывать как его текущую квалификацию, так и область ближайшего развития. Соотнесите их с критичностью качества процесса + результата и сроков выполнения задачи. Взвесив "за" и "против" определите степень участия руководителя проекта на нижеперечисленных подготовительных этапах (возможные варианты: тотальное с выполнением наиболее важных работ, руками сотрудников в целях их обучения, подготовка планов и контроль — остальное делают только исполнители).

2. Определите цели проекта

Важный этап, который, как обычно это бывает, пропускается в порыве быстрее приступить к работам.

Цель проекта — это результат, который необходимо получить по итогам выполнения работ. В.К. Тарасов говорит: “Смысл всякой деятельности лежит вне ее пределов”. Поэтому и цель проекта, безусловно, отличается от “завершить проект”.

Смысл всякой деятельности лежит вне ее пределов

На практике это выглядит так. Цель проекта “Внедрение CRM” отличается от “внедрить CRM”, и должна звучать примерно так: “Создать базу данных по клиентам и взаимодействию с ними в формализованном виде для увеличения продаж и снижения персоналозависимости”.

Также полезно определить вспомогательные цели для проекта, руководствуясь принципом, что правильное решение “закрывает” попутно и несколько других сопутствующих задач. Например, за счёт правильного внедрения CRM можно решить и задачу экономия времени при фиксировании взаимодействий с клиентами (автоматическая запись телефонных звонков и сохранение переписки).

3. Зафиксируйте критерии успеха проекта

Классические критерии успеха — это соблюдение и/или допустимые отклонения от ключевых параметров проекта. Достиг ли проект ключевой и дополнительных целей? Выполнен ли проект в назначенный срок и в рамках выделенных изначально ресурсов?

Если получен ответ "нет" хоть на один из вопросов по итогам выполнения проекта, обязательно должен последовать анализ причин и предполагаемые действия для предотвращения, если это возможно, таких отклонений в будущем.

Критерии важно сформулировать, чтобы руководитель проекта понимал, как будет оцениваться его результат работы.

4. Определите риски и возможности. Продумайте, как предотвратить и реагировать на риски, и как использовать возможности

Работы с рисками проводите в два подхода. Первый — перед составлением плана проекта. Второй — после составления, когда список рисков может дополниться за счёт прояснения конкретных действий по выполнению задачи.

Кто не учитывает риски, тот продолжает тянуть изо всех сил и в ситуации, изображённой на картинке

Риски и возможности рекомендую определять с помощью классического SWOT-анализа. Подробное описание метода смотрите по ссылке. Вкратце: в рамках SWOT-анализа вам необходимо начертить таблицу, в ячейках которой вы запишете:

  • Внутренние сильные стороны (внутренние факторы, зависящие от компании, которые усиливают вероятность успеха проекта. Ответ на вопрос “в чём сила, брат?”) — относятся к возможностям.
  • Внутренние слабые стороны (внутренние факторы со стороны компании/опыта/технологий и т.д., которые “ослабляют” или могут негативно повлиять на проект) — относятся к рискам.
  • Внешние сильные стороны (внешние факторы, которые увеличивают вероятность и помогают и/или могут помогать выполнению проекта) — относятся к возможностям. Например, в проекте “внедрение CRM” большая конкуренция на этом рынке позволяет выбрать подрядчика, исходя из соотношения цена/качество, т.е. получить качественную работу без “космических” инвестиций.
  • Внешние слабые стороны (внешние факторы по отношению к компании, которые несут риски для проекта) — относятся к рискам. Например, для проекта “внедрение CRM” — это программное обеспечение, для которого сложно найти подрядчиков + отсутствие регулярного и быстрого развития продукта.

Алгоритм работы с рисками

По итогам составления таблицы SWOT-анализа, сначала выпишите последовательно для каждого риска (расположите их по степени критичности и вероятности возникновения):

  1. действия, которые должны быть предприняты по минимизации вероятности его наступления;
  2. действия, которые планируется выполнить в том случае, если событие всё-таки произойдёт.

Оба пункта включите в план работ по проекту. Но не увлекайтесь, вряд ли руководитель оценит ваш благородный порыв, когда вы ему предоставите десять страниц по отработке риска “внезапный ядерный удар” для проекта “внедрение CRM”.

Алгоритм работы с возможностями

Теперь пришло время для возможностей. Для каждой из них выпишите последовательно (расположите возможности по степени полезности и вероятности их появления):

  • действия, которые необходимо выполнить, чтобы воспользоваться и/или увеличить вероятность наступления этой возможности;
  • действия, которые планируется сделать, если возможность “откроется”.

Типичная возможность при покупке программного обеспечения (и не только!) — задать вопрос: “Действуют ли сейчас какие-либо акции? Какие акции планируются в ближайшие 2 недели?” Когда будете делать план проекта, дополните его получившимися действиями.

Выводы по итогам SWOT-анализа

По итогам изучения рисков и возможностей, рекомендую в выводах кратко перечислить “самые опасные риски” и “самые великолепные возможности” + сделать вывод о том, стоит ли вообще продолжать работать над проектом или риски настолько велики, что его нужно немедленно завершить или положить “под сукно” до лучших времён.

5. Сделайте подробный план работ по проекту (тотальная декомпозиция)

Кто сказал, что “качество плана определяет на 70% результат работы” я не помню, однако мой опыт показывает справедливость этого изречения. Недаром в заголовке я употребил термин “тотальная декомпозиция”. Подразумевается, что каждый пункт в плане будет расписан так подробно, насколько это возможно. Если есть для какого-то из этапов регламент или принципы выполнения работ, на них обязательно должна быть ссылка рядом с соответствующим пунктом плана работ.

Также обязательно у каждой задачи указывайте ответственного за её выполнение (помните, что спрашивать результат будут всё равно с руководителя проекта!) + время, которое планируется затратить на выполнение этой задачи. Более подробно о требованиях к задачам в планах читайте в статье “Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0)”.

Качество плана на 70% определяет результат работы

Если результаты проекта будут использованы в других проектах или проект будет регулярно повторяться, обязательно дополните план пунктом о необходимости разработки регламентов и инструкций по итогам выполнения проекта.

Запланируйте сразу работы по промежуточному контролю в ключевых точках в плане проекта. Ключевая точка — задача, в случае ошибки и/или некорректного выполнения которой, будет дорого и/или сложно что-либо менять, или могут следовать высоковероятные неприятные последствия. Другими словами — это точка возникновения риска.

Одно из важнейших свойств плана (уж простите за банальность!) — после ознакомления с ним исполнители должны понимать, что им необходимо делать.

Как составлять план, когда проект очень громоздкий

Бывают отдельные случаи,. когда проект очень сложный и масштабный (так называемый супер-проект или длительная программа). Классический пример такого проекта — “развитие сайта”.

Одно из важнейших свойств плана то, что после ознакомления с ним исполнители должны понимать, что им необходимо делать

Здесь нас могут сильно выручить майнд-карты. С их помощью удобно разрабатывать неочевидные планы и решать сложные задачи (про использование майнд-карт и программы для их создания я рассказывал в статье “Обзор книги Сергея Бехтерева «Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт”).

Сделайте майнд-карту для супер-проекта. Разделите его на более простые подпроекты и их уже “прогоняйте” по данному алгоритму. Например, “развитие сайта” можно разделить на подпроекты: “Сбор и выкладка отзывов от клиентов”, “Создание справочника FAQ”, “Интеграция с сервисами рассылки” и т.д.

Как выбрать составителя плана

Мне часто задают вопрос: “А кто должен составлять план, руководитель или подчинённый, которому поручается проект?” Выбирая “кто будет составлять план”, разумно учитывать как квалификацию, так и область ближайшего развития подчинённого.

Если человек раньше планов не составлял, то не приходится рассчитывать, что это у него получится с первого раза хотя бы на “удовлетворительно”. Рекомендация для руководителей: обучайте и помогайте сотрудникам осваивать технологию составления планов проектов.

Если сотрудника должность и необходимость обязывает, а положительной динамики нет из-за отсутствия талантов или лености, такой человек, к сожалению, профнепригоден. Что с этим делать, я рассказываю в “Несвоевременное увольнение сотрудников: Почему опасно работать с человеком, которого давно пора уволить”.

Напоминаю, что по итогам составления плана необходимо актуализировать список рисков.

6. Составьте список ключевых документов по проекту

В список могут войти как выполненные и выполняемые проекты, частично связанные с тематикой, так и документы, информация из которых может быть весьма полезной в глобальном смысле (то, что полезно для конкретного пункта плана, там и надо указывать). Ссылки на любые ранее наработанные материалы также обязаны быть.

Например, вы начинаете проект “создание системы привлечения клиентов из интернета” (кстати, в этом случае мы сможем помочь вам составить хороший и правильный план проекта в рамках услуги “Разработка стратегии привлечения клиентов из интернета”). Здесь в список ключевых документов будет правильно включить: действующий алгоритм продаж, ссылку на предыдущие отчёты по работам от подрядчиков, результаты маркетинговых исследований и т.д.

7. Определите объём необходимых ресурсов, выделите их руководителю проекта

Да, теперь, когда у вас есть подробный план, определить объём необходимых ресурсов — это дело техники (разительно отличается от метода “с потолка”, не правда ли?”).

Когда вы начнёте считать необходимые деньги и время для “внутренних проектов”, уверен, что их перечень в вашей компании заметно изменится.

Не забудьте выделить требуемые ресурсы руководителю проекта. Фраза “с ресурсами любой дурак умеет, а ты найди всё сам” заведомо гарантирует провал. Если в вашей компании всё происходит именно так, попробуйте перейти к этапу “Оценка полученных результатов и орг. выводы”. Вас устраивают результаты? Поздравляю, вы волшебник 80-го уровня и умеете лепить золотые слитки “из говна и пыли”. Немедленно закрывайте статью, она вам только навредит :-)

8. Фиксируйте промежуточные результаты и договорённости в ЛОГе проекта

ЛОГ проекта — это место, куда необходимо фиксировать промежуточные результаты проекта (если у вас всё формализовано в системе постановки задач, фиксируйте ссылки на них), ключевые договорённости, изменения ресурсов и других параметров.

Кроме всего, вы сможете при необходимости произнести коронную фразу: “У меня все ходы записаны!” 🙂

Например, в рамках проекта “внедрение CRM” вы решили исследовать различные сервисы, зафиксировали итоги в отдельном документе и обсудили с генеральным директором. Итоговое решение и принципы, которыми генеральный директор руководствовался, обязательно должны быть зафиксированы в ЛОГе проекта. Иначе, сами понимаете, потом никто “не найдёт концов”.

9. Стартуйте выполнение проекта, управляйте и контролируйте

Проект перед стартом может быть разделён на несколько этапов. В зависимости от масштабов руководитель проекта переносит часть задач или все одного из этапов (а может быть и сразу всех) в систему постановки задач в формализованном виде (например, “Битрикс24”).

Лучший контроль со стороны руководителя — предварительный, т.е. на уровне постановки целей, оценки рисков и возможностей, и конечно же, составления плана работ.

Контрольные точки для новичков в рамках предварительного контроля могут располагаться после каждого из этапов, для “продвинутых” после составления плана работ, а для “зубров” — возможно и свободное плавание, если их компетенции были неоднократно подтверждены ранее выполненными работами.

Лучший контроль со стороны руководителя — предварительный

Да, на этапе оценки качества плана работ и рисков, может быть потрачено дополнительное время руководителя. Но это именно тот “золотой ключик”, который я упоминал вначале статьи. Зато в процессе выполнения работ будет во много раз больше сэкономлено времени и руководителя, и подчинённого!

Этим контроль, естественно, не ограничивается. И руководитель проекта, и его непосредственный начальник должны осуществлять и промежуточный контроль (вспомните о “ключевых точках” и запланированном промежуточном контроле на этапе составления плана работ). Оценивайте как динамику выполнения проекта, соответствия заданным параметрам, так и возникающие проблемы и используемые методы их преодоления.

10. Финал. Проанализируйте результаты и выполните работу над ошибками

Тот, кто не выполняет анализа и не делает работу над ошибками, наступает многократно на одни и те же грабли. В рамках финального контроля проанализируйте и зафиксируйте в ЛОГе проекта следующее:

Свои успехи советский лётчик-ас Александр Иванович Покрышкин, сбивший более 53-х самолётов противника, объяснял так: “В учебных полетах большое внимание уделял овладению пилотированием самолета в усложненных условиях”. Рекомендую его книгу “Познать себя в бою” в качестве настольной для руководителя.
  1. Качество полученного результата и соответствие сформулированным стандартам. Есть ли отклонения? Почему и в чём причина их возникновения? Какие действия необходимо предпринять для предотвращения их в других работах и проектах? Подробно про методы оценки читайте в статье “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.
  2. Ошибки и сложности, возникшие по факту и действия, выполняемые для их решения. Почему их не удалось избежать? Как их избежать на других проектах и работах? Какие регламенты необходимо составить и/или внести изменения в существующие?
  3. Каких сложностей и ошибок удалось избежать? Почему? Как их избежать и на других проектах?
  4. Возможности и успехи, использованные в работе над проектом. Благодаря чему они возникли? Как удалось использовать? Как использовать и в других работах и проектах? Какие регламенты необходимо составить и/или внести изменения в существующие?
  5. Какие возможности не удалось использовать? По каким причинам? Как использовать в других работах и проектах? Какие регламенты необходимо составить и/или внести изменения в существующие?

После фиксации и анализа результатов руководитель проекта сдаёт результат постановщику задачи, который собственно и выбирает, где ставить запятую в предложении “поощрить нельзя наказывать”.

Какой софт использовать для управления проектами

Рекомендации зависят от масштаба компании и от того, какие системы управления проектами и задачами внедрены в повседневную работу на данный момент.

Если вы только переходите на проектное управление, рекомендую следующий способ:

  1. Используйте файл в формате GoogleDocs (подойдут и другие текстовые редакторы, с которыми можно работать в онлайн-формате) для всех перечисленных выше пунктов. Очень удобно обсуждать риски и план работ с помощью системы комментариев к документу и возможности одновременно его редактировать/дополнять. Когда план проекта составить сложно, прибегайте к помощи майнд-карт. Большой проект дробите на несколько подпроектов.
  2. Перенесите задачи из плана в систему постановки задач (мы используем для этого “Битрикс24”). Контролируйте в этой системе время и другие параметры задач. Что касается Битрикс24, то в ней есть возможность делать связи между задачами, а также создавать задачи второго и третьего уровня (подзадачи).
  • Один из вариантов занесения в систему. Сделайте одну “корневую” задачу для всего проекта, назначьте ответственным руководителя проектом. У неё сделайте подзадачи по количеству этапов с тем же ответственным. Далее у только что созданных подзадач добавляйте подзадачи второго уровня, которые будут соответствовать пунктам в плане проекта, присваивая ответственных и планируемое время на выполнение.
  • Задачи по контролю также заносите в систему постановки задач!

Бонус для внимательных читателей: шаблон “ЛОГа проекта”!

Хотите получить образец шаблона “ЛОГа проекта с разработанной структурой: цели, SWOT-анализ, план, подведение итогов?

Выполните 2 простых действия:
1) Оставьте комментарий к статье в самом низу, как на скриншоте по ссылке: https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV (Напишите кратко о том, как вы управляете проектами и составными задачами? С какими сложностями вам приходилось сталкиваться? Аргументируйте, пожалуйста, свой ответ. При желании добавляйте к вашему комментарию вопросы).

2) Отправьте запрос на получение документа через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение):

В сухом остатке, или как руководителю получить свободу от бесконечной и бесполезной работы

Итоговая задача руководителя следующая: каждый из подчинённых должен уметь составлять подробные планы работ по проектам и составным задачам (кроме линейного персонала низкой квалификации: уборщица, мерчендайзер, оператор call-центра и т.д.) и, само собой, управлять ими так, чтобы достигать положительного результата (целей проекта в рамках ресурсов).

Это избавит вас от бесконечного потока оперативных задач, вопросов от подчинённых и проблем, прилетающих не иначе как кучной стаей.

По итогам прочтения этой статьи, инструментарий работы с проектами и составными задачами — у вас в руках!


Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»

Рабочий план реализации проекта

 

План проекта - это единый, последовательный и согласованный документ, включающий результаты планирования всех функций управления проектом и являющийся основой для выполнения и контроля проекта. Разработка реального календарного графика работ основано на планировании развития и использования ресурсов, выстраивании организационной структуры проекта и академическими правилами  управления    процессами.  Такой подход нами выбран не случайно.  При использовании технологии управления проектами определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами, временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от него, эффективного управления изменениями.                                                                                                                          

Организационная структура проекта

  

Взаимосвязь процессов управления проектами:

 

Для разработки рабочего плана реализации проекта используются правила сетевого планирования, которое предоставляет менеджерам проекта гибкий инструмент составления календарного плана и анализа его выполнения.

Сетевой график реализации проекта

 

Основные события

сроки

1.

Разработка нормативной базы проекта

- положение о деятельности площадки;

- дополнительная профессиональная образовательная программа;

- соглашения о сотрудничестве с партнерами площадки

- приказы и распоряжения по кадрам

 

Июнь-август 2011 г.

Сентябрь 2011 г.

 

Сентябрь 2011 г.

По мере необходимости

2.

Формирование команды специалистов, участвующих в реализации проекта

Август – сентябрь

2011 г.

3.

Распределение функциональных обязанностей между специалистами площадки

Сентябрь-октябрь

2011 г.

4.

Подготовка помещений для работы стажировочной площадки

Август-декабрь

 2011 г.

5.

Подготовка оборудования, технологических ресурсов

Август- декабрь

2011 г.

Январь 2012 г.

6.

Подготовка и ведение информационного обеспечения проекта

с октября 2011 года  и в течение всего проекта

7.

Маркетинговые исследования, диагностика образовательных потребностей потенциальных участников стажировки

Январь 2012 и по мере начала стажировок

8.

Реализация образовательной программы стажировки

Ежемесячные циклы

по 6 дней

в соответствии

с графиком КПК

9.

Рефлексия результатов реализации образовательных программ

1 неделя после стажировки

10.

Мониторинг реализации проекта и оценка его эффективности

2 недели после стажировки

11.

Коррекция процессов реализации проекта: отслеживание выполнения сетевого графика и актуализация составленных ранее планов

До начала следующего цикла

12.

Включение нового цикла реализации программ стажировки

 

         * Графическое представление рабочего плана реализации проекта в приложении 5.  

Технология сетевого планирования включает и работу с рисками. Обычно она предусматривает два этапа: первый – определение рисковых событий и оценка их последствий, второй – планирование превентивных мероприятий и разработка сценариев дальнейших действий. Часть рисков можно нейтрализовать, если заранее предусмотреть.

№ п\п

Возможные риски проекта

Пути минимизации или снятия рисков

1.

Несоответствие уровня содержания стажировки ожиданиям слушателей

Предварительная диагностика запросов

2.

Отсутствие спроса  на заявленную тему

 

 

Как написать хороший план проекта

Загрузить это руководство

Ой! Что-то пошло не так при отправке формы.

Совет TeamGantt: Мы могли бы написать целую книгу только по этой главе ... так мы и сделали! Загрузите наше Руководство по планированию проекта для получения дополнительных указаний по этой теме.

Каждый проект рассказывает историю о своих целях, команде, сроках и результатах - и для правильного представления истории требуется подробное планирование и управление проектом. Некоторые из этих историй короткие и по существу, в то время как другие представляют собой эпические романы, изобилующие перипетиями и поворотами.Независимо от продолжительности или уровня драматизма, каждая история основана на сюжетной арке или наброске, или, как мы называем это в мире управления проектами, на плане проекта.

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта - это процесс установления объема и определения целей и шагов для их достижения. Это один из важнейших процессов, составляющих управление проектами. Результатом процесса планирования проекта является план управления проектом.

Что такое план проекта?

План проекта, также известный как план управления проектом, - это документ, который содержит объем и цель проекта.Чаще всего его представляют в виде диаграммы Ганта, чтобы облегчить взаимодействие с заинтересованными сторонами.

Изучение того, как разработать план проекта, не должно быть сложным. Продолжайте читать, чтобы узнать, какой подход к планированию проекта следует использовать, чтобы создать план проекта, который понравится вашей команде.

Как написать план проекта:

В условиях нехватки времени? Посмотрите наше видео: Как спланировать проект.

1. Понимание масштабов и ценности вашего проекта

По сути, план проекта определяет ваш подход и процесс, который ваша команда будет использовать для управления проектом в соответствии с масштабом.План проекта передает важную информацию всем участникам проекта. Если вы подойдете к нему как к чему-то большему, чем сухой документ и по-разному доносите этот аспект до всех участников, он может и будет рассматриваться как неотъемлемая часть успеха вашего проекта. Дело в том, что план - это больше, чем даты. Это история вашего проекта, и вы не хотите, чтобы это была сказка! Как и в любой хорошо написанной истории, в ней есть компоненты, которые делают ее хорошей. Фактически, любой твердый план должен отвечать на следующие вопросы:

  • Каковы основные результаты?
  • Как мы доберемся до этих результатов и в срок?
  • Кто входит в команду проекта и какую роль они будут играть в этих результатах?
  • Когда команда встретит вехи и когда другие члены команды сыграют свою роль, внося свой вклад в эти результаты или предоставляя обратную связь по ним?

Если ваш план отвечает на эти вопросы и знакомит вашу команду и клиентов с логистикой проекта, вы создаете жизнеспособный стратегический план игры для своего проекта.Вам кажется, что вы написали художественную литературу? Используйте эти вопросы для проверки интуиции после того, как составите план, и продолжайте читать. Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы ваш план проекта вошел в историю как хорошо написанный и точный.

По сути, план проекта определяет ваш подход и процесс, который ваша команда будет использовать для управления проектом в соответствии с его объемом.

2. Проведите обширное исследование.

Перед тем, как приступить к созданию плана проекта, убедитесь, что вы знаете все факты.Погрузитесь в документы и сообщения, относящиеся к проекту. Изучите объем работы и сопутствующие документы (возможно, запрос предложения или заметки о телефонных звонках или встречах с вашей командой клиентов). Будьте внимательны. Разберитесь в деталях и задайте вдумчивые вопросы, прежде чем что-либо делать. Хороший руководитель проекта хорошо осведомлен и методичен в том, как он или она решает написать план проекта. Как минимум, вы должны будете иметь полное представление о:

  • Целях проекта
  • Потребностях и ожиданиях вашего клиента
  • Состав вашей клиентской команды и процесс принятия ими решений (т.д., как они будут проверять и одобрять работу вашей команды), который может ответить:
  • Кто является спонсором проекта и насколько он доступен?
  • Кто такой премьер-министр и будет ли он / она поддерживать с вами постоянный контакт? (Они должны быть).
  • О каких еще заинтересованных сторонах следует знать вашей команде?
Найдите время со своим клиентом, чтобы задать несколько сложных вопросов о процессе, организационной политике и рисках.

3. Задавайте сложные вопросы

Помимо всех вопросов о вашей команде клиентов и их ожиданиях, выделите время для вашего основного контактного лица и задайте им несколько сложных вопросов о процессе, организационной политике и общих рисках, прежде чем создание плана проекта.Это покажет, что ваша команда имеет опыт работы с любыми сложными личностями или ситуациями и что вы с самого начала заботитесь об успехе проекта.

Вопросы, которые могут повлиять на план проекта:
  • Обсуждала ли ваша команда, как вы собираете отзывы?
  • Кто окончательный ответ? Или кому принадлежит проект?
  • Есть ли заинтересованная сторона, которую мы должны рассмотреть, которой нет в вашем списке? (Президент, декан, супруга начальника?)
  • Каков крайний срок проекта? Какие факторы или события вызывают эту дату? (встреча, рекламная кампания, мероприятие?)
  • Есть ли даты, когда вы будете закрыты или не свободны?
  • Будут ли какие-либо встречи или моменты в проекте, на которых вы хотите, чтобы мы представили текущее состояние проекта более широкой группе (т.е., заседание правления)?
  • Была ли ваша команда в прошлом реализована в подобном проекте?
  • Как все прошло?
  • Есть что-нибудь, что может помешать успеху проекта?
  • Есть ли предпочтительный способ общения и инструменты онлайн-планирования проекта?
  • Есть ли в процессе какие-либо моменты, которые некоторые заинтересованные стороны могут не понять и которые мы можем объяснить?

4. Составьте схему плана проекта

После получения необходимых ответов найдите время, чтобы подумать об ответах в свете целей проекта и о том, как ваша команда может подойти к аналогичному проекту.Если вы не знаете, с чего начать, взгляните на вопросы в начале этой главы, чтобы обозначить, кто, что, когда и как в проекте. Подумайте о задачах, изложенных в объеме работ, и попробуйте разработать подход к планированию и управлению проектом, создав общую схему. Все, что вам нужно, это календарь для проверки дат.

Первый план может быть очень грубым и может выглядеть примерно как структурная декомпозиция работ, как указано в главе 4. Убедитесь, что ваш план включает:

  • Результаты и задачи, предпринятые для их создания
  • Процесс утверждения вашего клиента
  • Сроки, связанные с задачами / результатами
  • Идеи относительно ресурсов, необходимых для задач / результатов
  • Список предположений, которые вы делаете в плане
  • Список абсолютных значений, поскольку они относятся к бюджету проекта и / или срокам

Боковое примечание: Всегда будет несколько способов выполнить работу, которую вы планируете, и легко сосредоточиться на том, как будет выглядеть конечный продукт.Не ходи туда. Вместо этого сосредоточьтесь на механике того, как это произойдет. Привязанность к исполнению только запутает вас и, вероятно, заставит вас не впечатляться конечным продуктом, потому что это не то, что вы себе представляли. Напомните себе: вы должны планировать и направлять проект, а не создавать его.

Схема проекта поможет вам организовать свои мысли, сформулировать, что может сработать для проекта, а затем превратить все в обсуждение. Найдите время, чтобы составить простую схему плана проекта - в нем еще не обязательно должны быть все детали.Это закладывает основу для прочного и устойчивого плана проекта.

5. Поговорите со своей командой

Если вы читали главы 1 и 2, вы знаете, что руководители проектов должны поддерживать постоянную связь со своими командами. Запуск проекта должен начинаться с четкого разъяснения целей проекта и усилий, необходимых для их достижения. Это приходит с пониманием того факта, что менеджер проекта не может быть единственным, кто пишет план проекта. Конечно, вы можете попробовать, но если вы заинтересованы в поддержке команды, вы этого не сделаете.Причина, по которой вы этого не сделаете, заключается в том, что вы не хотите поставить себя или свою команду в неловкое положение, не придя к консенсусу по подходу, прежде чем представить его своему клиенту. Это все равно, что нанести удар в спину каждому из ваших коллег. Не так хорошо для старой репутации.

Также здорово использовать супер-умных людей, окружающих вас, чтобы узнать их мнение о том, как команда может выполнять поставленные задачи, не убивая при этом бюджет и моральный дух команды. Как руководитель проекта, вы можете выбрать водопадный или гибкий подход, но когда дело доходит до этого, вам нужно знать, что команда может реалистично выполнить план.

Вы также можете использовать время обзора плана проекта, чтобы подвергнуть сомнению собственное мышление и подтолкнуть команду к новому подходу к работе. Например, если вы работаете над дизайном веб-сайта, могут ли дизайнеры начать создавать визуальные концепции, пока разрабатываются макеты? Будет ли это иметь смысл для этого проекта и для команды? Можно ли иметь два ресурса, работающих над одной задачей одновременно?

Выдвижение идей командой и открытый диалог о подходе не только поможет вам в построении плана проекта, но и поможет заставить всех думать о проекте одинаково.Такой тип поддержки и общения укрепляет доверие в команде и вдохновляет людей на совместную работу над достижением цели. Он может творить чудеса на благо вашей команды и вашего проекта.

6. Напишите и запланируйте свой полный план проекта

Когда у вас есть вся необходимая информация и вы поговорите со всеми сторонами, вы почувствуете себя более чем достаточно комфортно, чтобы составить твердый график проекта с использованием любого инструмента работает для вас. (Кхм, TeamGantt отлично подходит для многих счастливых клиентов).Любой хороший онлайн-инструмент для планирования проектов поможет вам формализовать свои мысли и изложить их в последовательной и удобочитаемой форме.

Сделайте его читабельным

Чтобы сделать план проекта читабельным, убедитесь, что задачи, продолжительность, контрольные точки и даты четко обозначены. Постарайтесь составить простой план проекта - чем проще и понятнее он будет, тем лучше. Независимо от того, какой инструмент вы используете, вы должны включить следующие функции:

  • Включите всю соответствующую информацию о проекте:
  • Имя клиента, Имя проекта
  • Номер версии, Дата доставки
  • Разбивайте этапы и результаты по разделам, создавая заголовки и отступ для последующих задач.(Чтение одного длинного списка задач действительно монотонно и может ошеломить даже лучших из нас.)
  • Назовите команду, отвечающую за каждую задачу. (например, «КЛИЕНТ: Оставить отзыв»)
  • Добавьте ресурсы, ответственные за каждую задачу, чтобы не было путаницы в том, кто за что отвечает.
  • Обязательно четко указывайте длительность задач. У каждой задачи должна быть дата начала и окончания.
  • Добавляйте примечания к задачам, которые могут показаться запутанными или требующими объяснения. Никогда не помешает добавить детали!
  • Вызов зависимостей проекта.Это важно, если вы планируете риск задержек.
  • Добавьте логотип вашей компании и клиента, если вам нравится.
  • Используйте фирменные шрифты вашей компании, если вам действительно нравится.

В программном обеспечении для управления ресурсами TeamGantt вы можете назначить ответственных за каждую задачу, чтобы не было путаницы в том, кто за что отвечает.

В дополнение ко всему этому вы должны быть максимально гибкими, когда дело касается представления плана вашего проекта.Когда дело доходит до того, как вы представляете свой план, не может быть абсолютного, если вы и ваша команда понимаете, что входит в него. Помните, люди по-разному воспринимают информацию; в то время как некоторые люди предпочитают просмотр в виде списка, другие могут предпочесть календарь или даже диаграмму Ганта. Вы можете заставить все эти варианты работать, если предприняли шаги для создания надежного плана. Если ваша команда в настоящее время предпочитает традиционную диаграмму Ганта в Excel и еще не совсем готова к использованию TeamGantt, попробуйте наш бесплатный шаблон Excel.

Вы должны быть максимально гибкими, когда дело касается представления вашего плана.

7. Выполните свой план в TeamGantt

TeamGantt, онлайн-инструмент для планирования проектов, дает вам возможность быстро и легко построить план проекта, используя большинство советов, перечисленных выше, а также упрощает настройку с помощью простого перетаскивания. и функция падения. Создать диаграмму Ганта на основе шагов, которые вы наметили для своей команды, легко и весело. Кроме того, как только вы создали свой проект, вы можете быть спокойны, зная, что вы думали о будущем и у вас есть план, который поможет вам в этом.Попробуйте и создайте диаграмму Ганта совершенно бесплатно!

8. Опубликуйте свой план

Вы почти закончили! Вы провели исследование, изложили свой подход, обсудили его со своей командой и составили формальный план проекта. Сделайте себе одно быстрое одолжение и попросите кого-нибудь из вашей команды изучить его, прежде чем передавать его своим клиентам. Нет ничего более неприятного, чем быть менеджером проекта и представить план с ошибкой, например, с неправильной датой. У кого-то это займет 10 минут, и вы будете спокойны.

9. Поделитесь своим планом с командой и убедитесь, что они его прочитали!

После того, как вы вложили всю эту работу в создание этого важного документа, вы хотите убедиться, что он действительно проверен. Когда вы излагаете план проекта, убедитесь, что вы предоставили его краткое изложение в формате прозы. Короткое сообщение, охватывающее общую методологию, ресурсы, предположения, сроки и соответствующее время проверки, поможет вам донести до проекта и всех участников, что означает план проекта.

Не стесняйтесь: объясните мысль, которая возникла в процессе создания плана проекта, и предложите ее для обсуждения. Было бы неплохо организовать звонок для просмотра плана построчно с клиентом. Это гарантирует, что ваш клиент поймет процесс и значение каждого шага в плане. Конечно, вам, возможно, придется объяснить это еще несколько раз, но, по крайней мере, вы прилагаете усилия, чтобы помочь установить хорошие стандарты планирования проектов во всех сферах и обучить своих клиентов принципам работы вашей команды.И снова это показывает, что вам не все равно.

10. Будьте готовы к дальнейшему планированию.

Некоторые проекты проходят гладко и легко, а другие - это полный кошмар, который будит вас в 3 часа ночи каждую вторую ночь (такое бывает). Тем не менее, планы изменятся. Имея хорошую команду и четкий объем работы, вы на пути к составлению надежного и продуманного плана. Хороший план проекта - лучшая защита от хаоса в проекте.

Если вы беззаботный руководитель проекта, который может адаптировать ваш подход и план, чтобы плыть по течению, обозначая соответствующие риски, вы будете счастливы.В противном случае ежедневные изменения омрачат ваше видение, и вы сосредоточитесь на вещах, которые не помогут вашей команде, вашему клиенту или проекту. И помните: руководители проектов тоже могут повеселиться! Так что выбирайте объем своего проекта, копайтесь в собственном исследовании и начинайте писать свой следующий шедевр.

Планируйте свой проект за считанные минуты

Узнайте, насколько простым может быть планирование проекта с TeamGantt. Создайте свою первую диаграмму Ганта бесплатно!

Как написать план проекта за 8 простых шагов

День пятницы.Вы поговорили со своей командой, ваши проекты достигли цели, и вы готовы к следующей неделе. Ваши выходные выглядят яркими.

Внезапно к вашему столу приходит начальник с интересными новостями. Вы возглавите следующий крупный многосторонний проект с ключевым клиентом, и его начало состоится на следующей неделе. Это отличные новости, но теперь этот призрак нависает над вашими выходными. Вам нужно будет организовать проект как можно скорее, но с чего начать?

Процесс планирования проекта может быть непростым, особенно когда проекты становятся более сложными.По данным Forbes, 25% технологических проектов терпят поражение, что является мрачной статистикой для руководителей проектов. Хорошая новость в том, что вам не нужно быть экспертом по управлению проектами или жертвовать своими выходными, чтобы спланировать успешное начало проекта за короткий промежуток времени. Вам просто нужно понять 8 простых шагов, как написать план проекта.

Как написать план проекта за 8 простых шагов ...

Шаг 1: Объясните проект ключевым заинтересованным сторонам, определите цели и получите первоначальную поддержку

Первый шаг в любом проекте - определить «что» и «почему».Ключевые заинтересованные стороны имеют влияние и полномочия, чтобы определить, успешен ли проект, и их цели должны быть выполнены. Даже если проект исходит от самого генерального директора, вам все равно нужна его поддержка.

Используйте этот начальный диалог, чтобы согласовать, определить цели и определить ценность проекта. В этой части процесса планирования проекта обсудите потребности, ожидания и установите базовые параметры для содержания проекта, бюджета и сроков. Это создает прочную основу для рабочего плана вашего проекта.Для начала рассмотрите возможность использования шаблона плана проекта. Venngage предлагает более 30 шаблонов планов проектов для визуализации вашей стратегии и обеспечения успеха вашего проекта.

Вопросы, которые следует рассмотреть вместе с заинтересованными сторонами:

  • Как написать план проекта, который соответствует целям компании?
  • Чего ожидают заинтересованные стороны? Чего от них ожидать?
  • Как измерить успех?
  • Каковы ваши ресурсы?
  • Какие активы или результаты ожидаются от этого проекта?

Шаг 2: Перечислите цели, приведите в соответствие OKR и обрисуйте проект

По словам руководителей, отсутствие четких целей является причиной неудач проекта в 37%.Без четких целей вы обнаружите, что требования, задачи и сроки, которые вы устанавливаете для рабочего плана проекта, не имеют ничего общего с ними. Но теперь, когда у вас есть список потребностей ключевых заинтересованных сторон и их заинтересованность, начните соотносить их с целями и OKR. OKR - это метод планирования и постановки целей, прославивший Intel и Google. Ваш проект должен соответствовать OKR вашей команды и компании.

Попробуйте записать цели проекта на доске плана проекта и связать их с требованиями заинтересованных сторон, которые они решают.Исходя из этого, выстраивайте структуру, этапы и задачи, необходимые для достижения этих целей. Контрольные точки могут определять контрольные точки на протяжении всего проекта, чтобы каждому было ясно, как выглядит прогресс, каковы ожидания и когда они будут измеряться.

Шаг 3. Создайте документ о содержании проекта

Теперь, когда у вас есть набросок проекта, ваши задачи согласованы с целями и поддержка со стороны команды, пришло время создать документ о содержании проекта с подробным описанием элементов проекта, перечисленных на шаге 2.

Посмотрите на каждый результат и определите серию задач, которые необходимо выполнить для достижения каждой из них. Для каждой задачи определите время, необходимое для выполнения, необходимые ресурсы и ответственных за выполнение. Завершите и запишите детали проекта, чтобы у каждого был единый источник правды. Сделайте документ легко доступным для совместного использования, как в вашем инструменте управления проектами, чтобы снизить вероятность дорогостоящего недопонимания.

Хотя подготовка документации по содержанию проекта и расчет освоенной стоимости должны быть стандартной практикой, каждый четвертый руководитель проекта, опрошенный в рамках исследования Wellingstone State of Project Management Survey, сказал, что они «никогда» или «иногда» готовят стандартные документы по анализу объема работ.Его создание поможет вам выделиться из толпы и поможет всем оставаться на одной волне.

Шаг 4. Составьте подробный график проекта

С вашими целями, задачами и этапами, уже обозначенными для вас, пора начать включать свой проект в расписание. Диаграмма Ганта - это удобный инструмент, который помогает легко визуализировать временную шкалу проекта. Это интерактивная временная шкала, которая дает вам полное представление о ходе проекта, объеме работ и зависимостях.

Зависимости - это задачи, которые необходимо выполнить, прежде чем можно будет начать другие задачи.При планировании задач используйте подзадачи, чтобы разбить более крупные на более мелкие. Это может упростить отчетность (вы можете ознакомиться с нашим руководством о том, как написать отчет об управлении проектом!) И управление ресурсами. Определим каждую:

  • Задачи: Отдельные задачи, которые необходимо выполнить людям для достижения ваших целей.
  • Подзадачи: Каждая задача, не превышающая нескольких дней, поможет вам взять задачу и разбить ее на более мелкие шаги, которые завершат более крупную задачу.
  • Вехи: Основные этапы или события в вашем проекте, которые помогают разбить проект. Используйте контрольные точки как контрольные точки на протяжении всего проекта.

Совет от профессионала: Хотите узнать маленький секрет? По мере их настройки добавляйте подушки к ключевым задачам, чтобы у вас было пространство для маневра для пожарных учений или неожиданных узких мест - например, если клиенту нужно дополнительное время для проверки или член команды позвонит по болезни. В идеальном мире некоторые задачи могут занять день. Так что, может быть, в вашем плане будет два.Тем не менее, не нужно давать подушку для каждой задачи. Взвесьте риски и добавьте их туда, где это наиболее целесообразно. Будущее тебе скажет спасибо.

Шаг 5: Определите роли, обязанности и ресурсы

Ресурсы - это люди, оборудование или деньги, необходимые для завершения проекта. Выбрав инструменты и получив бюджет, не забывайте о людях. Даже люди, которые уже знают, как составить план работы над проектом и сделали это сотни раз, могут недооценивать свои потребности в рабочей силе.

Диаграмма RACI помогает вам конкретно определить, кто и что будет делать для вашего проекта. Это матрица всех задач проекта, связанных с ответственными (назначенными для выполнения работы), подотчетными (имеет право да / нет / вето), с которыми проводились консультации (необходимо одобрить или вносить вклад) и информированными (необходимо знать о действии) или решение). Здесь вы найдете все, что вам нужно знать о диаграммах RACI.

Когда вы начнете назначать задачи, убедитесь, что вы принимаете во внимание пропускную способность. Уточните обязанности и ожидания каждого человека.Имейте в виду, что 95% сотрудников сообщают, что работают более чем в одной команде или над несколькими проектами одновременно, и если проекты не согласованы, рабочие нагрузки становятся слишком стрессовыми для команд. Согласно нашему недавнему отчету об эпидемии стресса, из-за стресса около 50% работников начинают искать другую работу, а 25% вообще бросают текущую работу.

При планировании проекта подумайте о том, как вы будете фильтровать входящие запросы, влияющие на сроки или бюджет проекта. Знание того, как рассчитать освоенную стоимость, чтобы отслеживать уровень выполненных работ по проекту в сравнении с планом, является обязательным.Для руководителей проектов такие инструменты, как Wrike Resource, могут помочь вам визуализировать задачи вашего проекта с точки зрения рабочего процесса команды, обеспечивая наглядность и гибкость для балансировки рабочих нагрузок.

Шаг 6: Определите процесс связи и регистрации

По данным McKinsey, сотрудники тратят почти 20% рабочей недели на поиск и сбор информации. Кроме того, неэффективное общение и сотрудничество являются двумя основными причинами стресса на рабочем месте.Когда заинтересованным сторонам приходится копаться на страницах электронных писем или постоянно спрашивать обновления, они разочаровываются и мотивация падает.

Сгладьте разочарование, разместив все элементы проекта - такие как активы, разговоры, задачи, сроки выполнения, обновления, отчеты - в одном месте, как инструмент для совместной работы. Это позволяет легко отслеживать прогресс, делиться обновлениями и вносить изменения. Определите, как каждый должен общаться на протяжении всего проекта, и сохраните его в одном инструменте, чтобы каждый мог получить доступ к информации.

Шаг 7: Планируйте, что все идет не так, как планировалось

Даже если вы эксперт и уже знаете, как написать план проекта, правда в том, что у всех проектов есть перипетии - вот что делает их интересными.Вы дали себе передышку в процессе составления расписания, вы убедились, что все знают свою роль, и наладили общение.

Но перед запуском сядьте и определите потенциальные проблемы, такие как предстоящие отпуска для членов команды, праздники или внешние команды, которые могут быть задействованы. Создайте четкую цепочку команд и перечислите ключевые контакты в рамках проекта. Сообщайте заранее о рисках, чтобы вся команда была готова к их совместному устранению.

Шаг 8: Организуйте вечеринку по случаю запуска!

Каждому успешному проекту нужен толчок.Назначьте быструю встречу с ключевыми заинтересованными сторонами и составьте четкую повестку дня. Ваша цель должна состоять в том, чтобы собрать всех на одной странице, указав цели, роли, процессы и сроки. Ваша повестка дня должна включать все, на чем вы сосредоточились на шагах выше:

  • Определите цели проекта и ценность, которую они приносят.
  • Перечислите активы, которые, как ожидается, принесет проект.
  • Проведите связь между требованиями заинтересованных сторон и задачами проекта.
  • Покажите временную шкалу (диаграмму Ганта) проекта, чтобы каждый мог видеть зависимости и знать ожидаемые даты.
  • Опишите роли и обязанности каждой заинтересованной стороны.
  • Просмотрите, как и где все будут общаться на протяжении всего проекта, где они могут получить информацию - например, ваш документ о содержании - и к кому обращаться, чтобы задать вопросы.
  • Обсудите риски и убедитесь, что команда подготовлена.
  • Получите это окончательное обязательство!

Бонусный совет: Вам не придется каждый раз начинать с нуля! Теперь, когда вы знаете, как написать план проекта, который будет интересен вашей команде, вы можете скопировать план проекта в шаблон, чтобы использовать его снова и снова.По мере вашего роста вы можете создавать несколько шаблонов для определенных типов планов работы по проекту. Давайте сразу приступим к работе с этими бесплатными образцами шаблонов планов проектов.

Как добраться до «конца»

Похоже, ваши выходные спасены! Пожалуйста. Теперь у вас есть полномочия для процесса планирования проекта, и после этого у вас будет простой шаблон плана проекта, который поможет вам привести к успеху ваш следующий проект, а затем и следующий. На самом деле все эти сложные проекты станут настолько легкими, что, может быть, вы начнете чувствовать, что в отпуске.Правильно?

Теперь, когда вы научились составлять план проекта, вот основные советы по управлению проектами, которые помогут вашей команде работать более эффективно.

6 шагов к надежному плану проекта

Раннее утро понедельника. Ваши руководители приглашают вас на встречу, чтобы обсудить некоторые ключевые инициативы, которые они надеются реализовать в этом квартале. Вам нужно составить удобный план проекта, который ваша команда сможет реализовать в рамках этих инициатив.Они хотят это до конца недели. Но с чего начать?

Не паникуйте! Вам не нужно знать все основы управления проектами, чтобы выполнить успешный план проекта. Выполните эти шесть шагов, чтобы составить план управления проектом и уверенно руководить своей командой.

Подождите! У вас есть где начать свой план? Запустите бесплатную пробную версию Wrike, чтобы создать план проекта и поделиться им.

Шаг 1. Определение заинтересованных сторон и встреча с ними

Заинтересованная сторона - это любой человек, на которого влияют результаты вашего плана проекта.Это включает в себя ваших клиентов и конечных пользователей. Убедитесь, что вы определили все заинтересованные стороны и учитываете их интересы при создании плана проекта.

Встретьтесь со спонсорами проекта и ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы обсудить их потребности и ожидания от проекта, а также установить базовые уровни содержания проекта, бюджета и сроков. Затем создайте документ «Заявление о содержании», чтобы завершить и записать подробные сведения о содержании проекта, собрать всех на одной странице и снизить вероятность дорогостоящего недопонимания.Вот шаблон заявления о содержании, чтобы вы начали. В частности, на этом этапе процесса критически важен контроль затрат.

Совет: Не ограничивайтесь заявленными потребностями заинтересованных сторон, чтобы определить основные желаемые преимущества. Эти преимущества - цели, которые должен достичь ваш проект.

Шаг 2. Установите цели и расставьте приоритеты

Когда у вас будет список потребностей заинтересованных сторон, расставьте приоритеты и установите конкретные цели проекта. В них должны быть изложены цели проекта или показатели и преимущества, которых вы надеетесь достичь.Напишите свои цели и потребности заинтересованных сторон, которые они решают, в плане проекта, чтобы он был четко изложен и легко доступен.

Подсказка: «Но важно все!» Если у вас возникли проблемы с расстановкой приоритетов, начните ранжировать цели на основе срочности и важности или ознакомьтесь с этими полезными советами по принятию решений.

Шаг 3: Определение результатов

Определите результаты и шаги планирования проекта, необходимые для достижения целей проекта. Какие конкретные результаты вы ожидаете произвести?

Затем оцените сроки выполнения каждого результата в плане проекта.(Вы можете завершить эти даты, когда сядете и определите график своего проекта на следующем этапе.)

Совет: Установите твердые вехи для важных сроков и результатов. Вы сможете отслеживать свой прогресс, как только начнется работа, чтобы гарантировать своевременное выполнение задач и удовлетворение интересов заинтересованных сторон.

Шаг 4. Создание расписания проекта

Посмотрите на каждый результат и определите серию задач, которые необходимо выполнить для достижения каждой из них. Для каждой задачи определите количество времени, необходимое для выполнения, необходимые ресурсы и ответственных за выполнение.

Затем определите все зависимости. Вам нужно выполнить определенные задачи, прежде чем начнутся другие? Введите результаты, зависимости и вехи в свою диаграмму Ганта или выберите из множества доступных онлайн-шаблонов и приложений. Убедитесь, что вы также понимаете, как написать отчет об управлении проектом для краткого обзора текущего статуса проекта.

Чего вы ждете? Попробуйте диаграмму Ганта Wrike бесплатно.

Совет: Вовлеките свою команду в процесс планирования.Люди, выполняющие работу, имеют важное представление о том, как выполняются задачи, сколько времени они займут и кто лучше всех их решит. Воспользуйтесь их знаниями! Вам нужно, чтобы они согласились с графиком проекта и установили ожидания для бесперебойной работы.

Шаг 5: Выявление проблем и завершение оценки рисков

Ни один проект не является безрисковым. Скрещивать пальцы и надеяться на лучшее - не к лучшему. Есть ли какие-либо проблемы, о которых вы знаете заранее, которые повлияют на процесс планирования проекта, например, предстоящий отпуск ключевого члена команды? Какие непредвиденные обстоятельства могут вызвать икоту? (Вспомните международные праздники, невыполненные заказы или напряженное время года.)

При разработке плана проекта вы должны знать, как управлять рисками в проекте, и продумать шаги, которые вы должны предпринять, чтобы предотвратить возникновение определенных рисков или ограничить их негативное воздействие. Проведите оценку рисков и разработайте стратегию управления рисками, чтобы убедиться, что вы готовы.

Совет: По возможности решайте вопросы с высоким уровнем риска на ранней стадии проекта. Или создайте небольшой «временной буфер» вокруг задачи, чтобы помочь вашему проекту идти в ногу со временем в случае задержки.

Шаг 6: Представьте план проекта заинтересованным сторонам

Важно понимать, как эффективно представить проект. Объясните, как ваш план соответствует ожиданиям заинтересованных сторон, и представьте свои решения для любых конфликтов. Убедитесь, что ваша презентация не односторонняя. Вместо этого проведите открытое обсуждение с заинтересованными сторонами.

Далее необходимо определить роли: кому и какие отчеты нужно видеть и как часто? Какие решения нужно будет одобрить и кем?

Сделайте план проекта ясным и доступным для всех заинтересованных сторон, чтобы им не приходилось гоняться за вами за простыми обновлениями.Размещение всех данных плана проекта в одном месте, как инструмент для совместной работы, позволяет легко отслеживать прогресс, делиться обновлениями и вносить изменения, не заполняя календарь встречами.

Общайтесь четко. Убедитесь, что заинтересованные стороны точно знают, чего от них ждут и какие действия им необходимо предпринять. Просто потому, что это очевидно для вас, не значит, что для них это очевидно!

Не ждете открытого обсуждения с заинтересованными сторонами? Вот несколько стратегий, чтобы вооружиться против сложных заинтересованных сторон, чтобы процесс планирования проекта продолжался.

Совет: Если ваш план или график не соответствуют первоначальным ожиданиям заинтересованных сторон, сообщите об этом сейчас, чтобы избежать неприятных сюрпризов или напряженных разговоров в будущем.

Вместо того, чтобы сообщать заинтересованным сторонам, что их ожидания или просьбы нереалистичны, расскажите им, что требуется, чтобы это произошло, в том числе сколько времени, денег или рабочей силы. Пусть решают, стоит ли выделять дополнительные ресурсы.

После создания плана проекта

Поздравляем, вы выполнили план проекта! Следующий шаг: назначьте встречу для начала проекта.

Теперь начинается настоящая работа. Задание правильного тона на стартовом собрании может как сделать, так и разрушить ваш проект. Следуйте нашему 10-этапному контрольному списку для начала проекта, чтобы оптимизировать процессы управления проектом и начать с правильного пути. А если у вас есть дополнительные советы о том, как управлять проектом от начала до конца, дайте нам знать в комментариях ниже!

Готовы составить план вашего проекта? Вот быстрый трехэтапный процесс создания шаблона рабочего плана проекта в Wrike.

Дополнительная литература по созданию плана проекта

Как создавать и использовать шаблоны плана проекта как Pro

Независимо от того, насколько велик или мал, каждый проект выигрывает от наличия шаблона. Шаблон плана проекта помогает вашим проектам бесперебойно работать от начала до конца. От задач до зависимостей процесс начальной настройки проекта занимает много времени. После того, как вам удалось реализовать успешный проект, зачем воссоздавать колесо, когда появляется подобное? Шаблон позволяет легко повторять успех снова и снова без необходимости начинать с нуля.

Итак, как должен выглядеть этот шаблон? Достаточно ли просто иметь контрольный список в таких инструментах, как Word или Excel? Если вся информация о вашем проекте находится в этих инструментах, где участники должны сотрудничать и общаться? Как мне написать план проекта? Где живут активы? В переписке по электронной почте? Ой.

Независимо от того, создали ли вы планы для тысячи проектов или это ваш первый, использование шаблонов в инструменте для совместной работы повысит вас до профессионала в управлении проектами. В Wrike мы хотим дать вам возможность создать шаблон плана проекта, соответствующий лучшим отраслевым практикам.Хотя мы уже создали для вас в Wrike образцы шаблонов планов проектов, вот пошаговое руководство по созданию плана управления проектами и использованию профессионального шаблона проекта независимо от того, какое решение вы используете.

Как создать шаблон плана проекта

Шаг 1. Создайте папку проекта

Здесь вы разместите все похожие проекты, поэтому каждый из них документируется в центре. Например, если у вас есть серия похожих мероприятий, таких как выставки, и вы хотите провести их вместе, все они могут находиться в одной папке.Вы даже можете создать папку для всех своих потрясающих шаблонов!

Шаг 2: Создайте проект

Назовите проект так, чтобы члены команды легко понимали, над чем они работают. В этом примере мы назовем наш шаблон «Проект» - мы знаем, что он такой креативный. Создавая шаблон проекта, вы определяете общий рабочий процесс, чтобы он копировался для каждого проекта. Это поможет вам каждый раз одинаково отслеживать прогресс и продолжать оптимизировать свой шаблон.

Шаг 3: Список задач и сроков

Затем перечислите задачи, которые требуются каждый раз при выполнении этого проекта. Назначьте сроки выполнения и контрольные точки, чтобы вы могли представить себе, сколько дней или недель займет проект. Например, если на написание электронной книги обычно уходит 3 дня, установите задачу на 3 дня. Когда вы копируете шаблон, просто настройте его так, чтобы он соответствовал фактической дате, когда вы хотите выполнить задачу.

Вы также можете начать добавлять зависимости между задачами и подзадачами.Зависимости указывают, когда задача должна начинаться или заканчиваться по отношению к другим задачам. Например, если вы создаете электронную книгу, вам нужно завершить копию, прежде чем можно будет приступить к дизайну. В Wrike, когда вы переназначаете задачу с зависимостями, все зависимые задачи автоматически меняются, что экономит ваше время и сохраняет вашу гибкость.

Шаг 4. Добавьте детали подзадачи

Если задача требует этого, разбейте ее на подзадачи, чтобы помочь вам более точно спланировать график. Думайте об этом как о вехах в задаче.Убедитесь, что у каждой подзадачи есть временные рамки и четкое описание того, что происходит каждый раз при использовании шаблона. Например, если вы создаете электронную книгу и вам нужно сделать несколько рекламных баннеров, имеет смысл добавить подзадачу, в которой указывается количество символов и размер изображения, которые вам будут нужны каждый раз.

Как использовать шаблоны плана проекта

Шаг 1. Скопируйте свой шаблон и настройте даты

Теперь, когда вы создали свой шаблон, пора его использовать.Просто продублируйте свой шаблон, заполните специфику проекта и обновите фактические даты. Используйте представление диаграммы Ганта, чтобы увидеть, как выглядит временная шкала, и убедитесь, что все зависимости выровнены.

Шаг 2: Назначьте задачи членам команды проекта

Когда вы будете готовы назначить членов команды для выполнения задач, мы рекомендуем назначать только человека, который будет отвечать за выполнение задач. В Wrike владелец задачи может @ упоминать коллег по мере необходимости для совместной работы и добавлять исполнителей по мере необходимости.

Шаг 3. Проверьте распределение ресурсов

Теперь, когда члены команды назначены, используйте панель управления ресурсами, чтобы визуально понять, как рабочая нагрузка членов группы повлияет на задачи, которые им назначены. Это поможет вам выявить потенциальные препятствия и заранее скорректировать сроки выполнения, чтобы обеспечить некоторое дополнение.

https://www.wrike.com/blog/wrike-resource-a-powerful-new-resource-management-tool/

Шаг 4. Совместная работа и предоставление отзывов в одном инструменте

Даже самые продуманные планы проектов сталкиваются с узкими местами, особенно если в вашем инструменте управления работой нет возможностей для совместной работы.С помощью Wrike команды могут @ упоминать друг друга и получать разрешения на активы в одном месте. Усилия по поддержанию коммуникации по проекту в Wrike улучшат видимость и помогут всем не сбиться с пути.

https://www.wrike.com/content/uploads/2018/11/1_proofing.svg

Бонусный совет! Упрощайте новые проекты с помощью динамических форм

Теперь, когда ваш шаблон настроен на постоянный успех, вы готовы приступить к дальнейшей работе. В наиболее успешных компаниях есть команды, которые могут взаимодействовать друг с другом в разных сферах.Хотя вы можете отвечать за этапы рабочего плана проекта, когда дело касается проектов вашей собственной команды, каждый может столкнуться с трениями, которые возникают, когда две команды работают вместе. Избавьтесь от разочарования по поводу входящих запросов от других команд, внедрив динамические формы запросов.

Формы запросов

Wrike помогут вам отсортировать входящую работу, чтобы вы могли легко сбалансировать рабочую нагрузку своей команды. Персонализируйте формы запроса, чтобы собрать всю информацию, необходимую для выполнения работы заранее. Формы запросов Wrike также могут автоматически запускать шаблон проекта и автоматически назначать работу в зависимости от того, как запрашивающая сторона заполняет форму.

Используете ли вы шаблоны Wrike для создания следующего большого проекта или хотите создавать собственные формы запросов, вот 10 примеров форм запросов, которые помогут вам начать работу. В качестве небольшого тизера ...

3 шаблона плана проекта, которые мы создали для вас в Wrike:

1. Управление профессиональными услугами

Как пользоваться:

Имея профессиональные услуги, вы должны быть в состоянии обеспечить видимость для клиента. Принесите структуру и организацию на каждый этап проекта: инициирование, планирование, выполнение, завершение проекта.

Вы можете:

  • Разбейте проекты на задачи и назначьте их команде и клиентам
  • Планирование проектов, отслеживание производительности и установка контрольных точек с помощью диаграмм Ганта
  • Отслеживайте и составляйте отчеты о оплачиваемых часах с помощью журнала времени
  • Используйте информационные панели для отслеживания прогресса и измерения результатов

Шаблон включает:

1 проект, 4 папки, 4 примера задач, 1 панель мониторинга

2.Шаблон управления событиями

Как пользоваться:

Wrike упрощает планирование успешных мероприятий. Выйдите за рамки простого контрольного списка и электронной таблицы Excel и отслеживайте все свои задачи, ресурсы, совместную работу и график в Wrike.

Вы можете:

  • Разбейте задачи события и назначьте их нужным членам команды
  • Просматривайте ход планирования мероприятий с помощью информационных панелей
  • Держите всю логистику, творческие и последующие усилия в одном месте

Шаблон включает:

1 проект, 5 папок, 10 примеров задач, 1 дашборд

3.Запуск продукта

Как пользоваться:

Запуск продукта сложен, требует нескольких этапов и совместной работы команд. Собирая всю вашу информацию в одном месте, Wrike поддерживает согласованность команд в рамках единого процесса и гарантирует, что все соблюдают график.

Вы можете:

  • Используйте этот шаблон плана проекта для предварительного запуска, запуска и после запуска, используя папки для каждого этапа.
  • Разбейте запуск продукта на задачи, затем расставьте приоритеты и распределите их между командами.
  • Отслеживайте ход выполнения плана проекта с помощью панели управления и просматривайте прогресс в каждой области с помощью панели мониторинга.

Шаблон включает:

1 проект, 3 папки, 19 примеров задач, 1 дашборд

Готовы приступить к созданию плана проекта?

Загрузите любой из наших шаблонов рабочего плана проекта и начните бесплатную 14-дневную пробную версию Wrike уже сегодня!

Эти бесплатные образцы планов проектов содержат папки и задачи, которые помогут вам легко запустить любой проект.Wrike упростит совместную работу, от внедрения запросов проектов в вашу рабочую нагрузку до оптимизации процессов утверждения на протяжении всего проекта. Все наши шаблоны Wrike также помогают измерять прогресс и влияние проекта с помощью интерактивных диаграмм Ганта, динамических календарей и нескольких рабочих представлений. Начни сегодня!

Как создать надежный план проекта за 7 шагов

Каждый процесс, понятие, вещь и т.д. начинаются с чего-то. Этот момент начался не сейчас, несколько дней или лет назад, и все выглядело иначе - не так, как сейчас.Взглянув, например, на автомобиль, мы понимаем, что вначале его внешний вид был контрастным: сначала все начиналось с идеи, потом было обсуждение, работа дизайнера, сборочные операции и т. Д. Это лишь незначительный пример, что, однако, отлично проясняет ситуацию - все с чего-то начинается.

Управление проектами не исключение. Будучи сложной цепочкой задач и процессов, он должен иметь первый шаг, с которого все начинается. Этот шаг - план проекта и планирование .

В этой статье мы обсудим план и планирование, а также проясним вопросы, связанные с вопросом Как создать план проекта . Собственно, мы описали это в 7 шагов.

Что такое план проекта?

Но сразу выделим два понятия. Говоря о плане, мы сталкиваемся с таким понятием, как планирование. Есть ли между ними разница?

Планирование проекта - это процесс определения объема, целей и способов их достижения в целом.Этот процесс идет впереди плана, так как здесь все обсуждается. Затем все важные моменты и результаты планирования составляют план.

План проекта - это официальный документ, который содержит все решения по планированию, утвержденный объем проекта и затраты. Помимо упомянутых вещей, его основные цели - управлять контролем, облегчить общение между заинтересованными сторонами и составить базовые планы.

Создавая план проекта, менеджер должен с самого начала хорошо владеть ключевыми знаниями и навыками.Зная их, он поднимет планку успешной реализации проекта. Это также поможет предвидеть и избежать ненужных ошибок и неправильных решений, а также просто поможет сэкономить время и сократить расходы.

Цель плана проекта

Хорошо подготовленный план должен включать и, следовательно, отвечать на следующие вопросы:

Почему?

Этот вопрос касается причин, по которым проект спонсируется, и проблемы, которую он решает.

Что?

Этот вопрос касается работы, которая должна быть сделана для предоставления продуктов / результатов и т. Д., И самих результатов.

Кто?

Речь идет о вовлеченных людях, их ролях и обязанностях, а также о том, как они должны быть организованы.

Когда?

Это касается графика / графика проекта.

Как составить хороший план проекта?

Приступая к новому плану проекта, менеджер должен знать о большом количестве вопросов и способах их ответа и решения.Каждый вопрос можно выделить и обратить на него внимание. Но есть некоторые общие закономерности, на которые можно ссылаться. Итак, давайте различим , что входит в план проекта , и планирование , и что должен делать менеджер.

Успешное планирование проекта должно начинаться с общения с командой о целях, участниках, задачах и т. Д. Менеджер должен лучше всего знать, кто будет отвечать за ту или иную задачу, знать сроки и всегда оставаться на связи со всем, что происходит в проекте.

Более того, этот этап планирования проекта должен рассматриваться на протяжении всей реализации проекта. Помните, общение - ключ к успешному управлению .

  • Выявление заинтересованных сторон и определение целей

Иногда заинтересованных сторон так много, что становится трудно знать всех. Более того, они могут быть прямыми или косвенными с большим или меньшим влиянием на проект соответственно.Вот почему важно выявить тех, кто напрямую влияет на план проекта, а затем серьезно учесть их потребности.

Кто может быть заинтересованным лицом?

  • Спонсор - физическое лицо, которое фактически финансирует весь проект и утверждает его;
  • Руководитель проекта - физическое лицо, непосредственно занимающееся планированием с последующим созданием, исполнением и контролем над проектом;
  • Команда проекта, создающая конечный продукт. Они участвуют во многих важных аспектах, таких как разработка, качество, дизайн и т. Д.Но обычно они не одобряют проект;
  • Конечные пользователи, которые фактически используют конечный продукт;
  • Это может быть длинный список людей, которые принимают участие в проекте: аналитики рисков, специалисты по закупкам и т.д.

Что здесь можно сделать? Проведите интервью с ключевыми заинтересованными сторонами, что поможет реализовать требования и цели, которые необходимо достичь. Самый простой способ управлять и достигать целей (целей) - использовать умную технику для постановки целей.

Во время собеседований менеджер понимает, какую проблему решает проект и почему он фактически спонсируется.

Это наш вопрос ПОЧЕМУ .

Очевидно, самая важная часть любого планирования. Здесь указываются и обсуждаются основы плана проекта: обоснование , описание продукта, критерии приемки, цели (результаты), исключения, ограничения, допущения, смета и некоторые другие. Все заинтересованные стороны, как прямые, так и косвенные, должны прийти к полному пониманию и согласию на этом этапе. Как только это будет выполнено, все эти пункты составляют заявление о содержании проекта.

В результате этот шаг подразумевает не только важные моменты, о которых нужно договориться, но также он устанавливает хорошее взаимодействие между заинтересованными сторонами и снижает любые риски недопонимания, которые могут привести к расширению масштабов.

Это наш вопрос ЧТО .

  • Определите роли и обязанности

Когда мы говорим о команде проекта, обязанность менеджера проекта - назначать задачи всем участникам. Члены команды должны знать свои роли и круг обязанностей.Конечно, в каждом задании должно быть определенное количество участников.

Это наш вопрос ВОЗ .

Это продолжение предыдущего пункта. Как только менеджер определяет роли и обязанности участников команды, следующим шагом в плане проекта является установка продолжительности работы для каждого ресурса с датами начала и окончания.

Это наш вопрос КОГДА .

Более того, здесь менеджеры устанавливают вехи, критический путь - в общем, это работа с графиком.Таким образом, мы приближаемся к следующему пункту - какое программное обеспечение для онлайн-проектов использовать для планирования проектов.

  • Визуализируйте план проекта с помощью диаграммы Ганта

Как спланировать график проекта?

Примечание: некоторые люди относятся к своим проектам только как к расписанию. Эта концепция неверна. График с его визуализацией - это только часть планирования. Весь проект намного сложнее.

Инструмент онлайн-планирования проектов GanttPRO - это эффективный способ планирования сроков.С помощью этого приложения менеджер может:

  • Создавать задачи и назначать их членам команды;
  • Установить продолжительность с датами начала и окончания для каждой задачи;
  • Установить зависимости между событиями. Менеджер отслеживает все действия и знает, где заканчивается одно событие и дает старт другому действию;
  • Отслеживайте прогресс каждой задачи и всего проекта;
  • Определите ресурсы, необходимые для каждой задачи;
  • Определите стоимость для каждого ресурса;
  • Сотрудничайте с членами команды и просматривайте все внесенные ими изменения;
  • Следите за вехами - любыми значительными событиями, которые нельзя упускать из виду, поскольку они напрямую влияют на план;
  • Включить критический путь - самый короткий период времени, необходимый для завершения проекта.

GanttPRO позволяет легко визуализировать важные действия, составляющие процесс планирования и план.

Управление проектом состоит из управления рисками - это один из важнейших шагов при планировании проекта. Практически ни один этап в этой сложной сфере не обходится без риска. Поэтому настоятельно рекомендуется на каждом этапе определять, что может пойти не так.

Опытный менеджер не только оценивает риски, но и создает планы, как с ними справиться в случае их возникновения.Его / ее команда также должна знать возможную реакцию на любые изменения.

Какие риски могут возникнуть?

  • Слишком оптимистичные ожидания относительно времени и затрат;
  • Неясные требования и потребности;
  • Неясные роли и обязанности;
  • Изменение требований;
  • Новые требования;
  • Сокращение бюджета;
  • Плохая связь.

Придерживайтесь

Нет двух одинаковых проектов.Можно быть совершенным без риска и задержек; другой может оказаться неудачным даже при тех же спонсорах, менеджерах проектов и командах, затратах, сроках и результатах. Планы изменятся, возникнут риски. Но что облегчит планирование, так это четкий объем проекта, график, хорошая командная работа и оцененные риски - это должно быть в прочном и в то же время простом плане управления проектом. Тогда даже такие сложные дела могут доставить удовольствие и радость.

Узнайте, как создать диаграмму Ганта в GanttPRO:

Есть ли у вас опыт планирования? Есть что добавить? Поделитесь с нами своими идеями в комментариях - мы будем признательны 🙂

Как написать план управления проектом [+ примеры]

Были ли вы когда-нибудь частью проекта, который шел не так, как планировалось?

Мне нехорошо.

Потраченное время, потраченные впустую ресурсы. Это довольно неприятно для всех участников.

Вот почему так важно создать всеобъемлющий план управления проектом до того, как ваш проект сдвинется с мертвой точки.

В этом руководстве мы узнаем, как создать и разработать успешный план управления проектом.

Или загляните вперед, чтобы увидеть наши шаблоны планов управления проектами.

СОЗДАТЬ ПЛАН ПРОЕКТА

Что такое план управления проектом?

План управления проектом - это официальный документ, определяющий, как будет осуществляться проект.В нем излагаются объем, цели, бюджет, сроки и результаты проекта, и это важно для того, чтобы проект не сбивался с пути.

Вы пишете план проекта на стадии планирования проекта в жизненном цикле проекта, и он должен быть одобрен заинтересованными сторонами, прежде чем проект может перейти на стадию выполнения.

Если некоторые из этих терминов для вас новы, вы можете быстро ознакомиться с этим постом об условиях управления проектами.

Это означает, что план вашего проекта должен быть интересным, организованным и достаточно тщательным, чтобы заручиться поддержкой заинтересованных сторон.

ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНЫЙ ШАБЛОН

Дополнительная литература : Новичок в управлении проектами? Читайте в нашем блоге о 4 этапах жизненного цикла проекта.

Какие части плана управления проектом?

Прежде чем вы начнете составлять свой собственный план, вы должны быть знакомы с основными компонентами типового плана проекта.

План управления проектом должен включать следующие разделы:

    • Краткое содержание: Краткое описание содержания отчета
    • Объем проекта и результаты: Схема границ проекта и описание того, как проект будет разбит на измеримые результаты
    • График проекта: Высокоуровневое представление задач и этапов проекта (для этого удобны диаграммы Ганта)
    • Ресурсы проекта: Бюджет, персонал и другие ресурсы, необходимые для достижения целей проекта
    • План управления рисками и проблемами: Список факторов, которые могут сорвать проект, и план того, как проблемы будут выявляться, решаться и контролироваться
    • План управления коммуникациями: План того, как будет осуществляться коммуникация между командой и заинтересованными сторонами в ходе проекта

По сути, план проекта должен сообщать заинтересованным сторонам, что нужно сделать, как это будет сделано и когда это будет сделано.

Тем не менее, один размер не подходит всем. Каждый план управления проектом должен быть адаптирован к конкретной отрасли и обстоятельствам проекта.

Например, этот маркетинговый план ориентирован на клиента. Предназначен для продажи клиенту по агентству:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Принимая во внимание, что этот план коммерческого развития фокусируется на конкретных целях и подробных сроках:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Разобравшись с этими основами, давайте рассмотрим несколько советов по созданию плана управления проектом, который будет столь же увлекательным, сколь и профессиональным.

Дополнительная литература : Если вы хотите создать предложение, прочтите наше подробное руководство по бизнес-предложениям. Тогда попробуйте наши шаблоны предложений о работе или шаблоны бизнес-предложений.

Как написать план проекта?

1. Выделите ключевые элементы плана вашего проекта в резюме

Исполнительное резюме - это краткое описание основного содержания плана проекта.

Обычно это первое, что читают заинтересованные стороны, и он должен действовать как версия всего плана, сделанная Клиффом.

Он может касаться ценностного предложения, целей, результатов и важных этапов проекта, но должен быть кратким (в конце концов, это резюме). Во-первых, убедитесь, что вы разработали доказательство концепции.

В этом примере краткое изложение может быть разбито на столбцы, чтобы сопоставить существующую проблему с решением проекта:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Формат из двух столбцов с четкими заголовками помогает разделить информацию, что делает ее чрезвычайно простой для чтения.

Вот еще один пример резюме плана управления проектом. Этот наглядно подчеркивает ключевые моменты с помощью крупных шрифтов и полезных значков:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

В этом случае выделенные факты и цифры особенно легко сканировать (что наверняка порадует ваших заинтересованных сторон).

Но ваше резюме не всегда будет таким простым.

Для более крупных проектов ваше резюме будет более длинным и подробным.

В этом шаблоне плана управления проектом есть исполнительное резюме с большим количеством текста, хотя жирные заголовки и разные цвета фона не дают ему выглядеть ошеломляющим:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Также неплохо разделить его на разделы с выделенным заголовком для каждого раздела:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Независимо от того, как вы организовываете свое резюме, оно должно дать вашим заинтересованным сторонам предварительное представление о том, что должно быть в остальной части плана управления проектом.

2. Постройте график проекта визуально с помощью диаграммы Ганта

Тщательно спланированный график проекта - ключ к успеху любого проекта. Без него ваш проект, скорее всего, развалится на кучу пропущенных сроков, плохого управления командой и смещения объема работ.

К счастью, инструменты планирования проекта, такие как диаграммы Ганта и временные рамки проекта, упрощают создание расписания проекта. Вы можете наглядно отобразить каждую задачу проекта, добавить основные этапы, а затем искать любые зависимости или конфликты, которые вы не учли.

Например, этот шаблон диаграммы Ганта описывает высокоуровневую деятельность по проекту в течение всего квартала, с задачами, обозначенными цветом по команде:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Дорожная карта высокого уровня, подобная приведенной выше, вероятно, будет достаточной для вашего плана управления проектом. Каждая команда сможет ссылаться на эту временную шкалу на протяжении всего проекта, чтобы убедиться, что она идет по правильному пути.

Но перед тем, как приступить к проекту, вам нужно будет вникнуть и разбить обязанности по проекту по отдельным членам команды, как в этом примере диаграммы Ганта:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

На более поздних этапах выполнения и мониторинга проекта вы поблагодарите себя за создание подробного визуального плана , который вы можете отслеживать и корректировать по мере изменения ситуации.

Вы также можете использовать инструмент управления проектами, чтобы ваша команда была организована.

Дополнительная литература: Наш пост с примерами диаграмм Ганта и дополнительными советами по их использованию для управления проектами.

3. Уточните структуру команды проекта с помощью организационной диаграммы группы

Один из самых сложных аспектов планирования проекта - это собрать команду и привести ее в соответствие с видением проекта.

А согласование вашей команды - это все, что связано с общением - сообщением о целях проекта, сообщением о запросах заинтересованных сторон, объяснением обоснования важных решений… список можно продолжать.

Вот где важна хорошая проектная документация! Вам необходимо создать документы, к которым ваша команда и заинтересованные стороны могут получить доступ, когда у них возникнут вопросы или им понадобится руководство.

Одна вещь, которую легко документировать визуально, - это структура вашей команды с помощью такой организационной схемы:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

В организационную диаграмму вы должны включить некоторую базовую информацию, такую ​​как иерархия команды и контактная информация членов группы. Таким образом, ваши заинтересованные стороны будут иметь всю необходимую информацию под рукой.

Но в дополнение к этому вы можете указать высокоуровневые обязанности каждого члена команды и каналы связи внутри команды (чтобы ваша команда точно знала, за что они несут ответственность).

Вот еще один простой шаблон организационной структуры, который можно использовать в качестве отправной точки:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Создайте организационную диаграмму с помощью нашего конструктора организационных диаграмм .

4.Организовать факторы риска проекта в структуру риска

Большая часть планирования проекта - это определение факторов, которые могут сорвать ваш проект, и разработка планов и процессов для устранения этих факторов. Обычно это называется управлением рисками.

Первым шагом в разработке плана управления рисками является перечисление всех задействованных факторов, в этом случае структура разбивки рисков пригодится. Иерархическая структура рисков - это иерархическое представление рисков проекта, организованное по категориям.

Этот шаблон иерархической структуры рисков, например, показывает риски проекта с разбивкой на технический, управленческий и внешний риск:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

После того, как вы построите структуру разбивки рисков, вы будете готовы глубоко погрузиться в каждый риск (чтобы оценить и спланировать любые триггеры и результаты).

5. Планируйте заранее: создавайте отчеты о статусе проекта для информирования заинтересованных сторон

Как я уже упоминал ранее, коммуникация является основой любого проекта.

Но даже в этом случае менеджеры проектов часто упускают из виду план управления коммуникациями - план того, как команда проекта собирается общаться с заинтересованными сторонами проекта. Слишком часто коммуникация по проекту по умолчанию сводится к разовой электронной почте или встречам в последний момент.

Этого можно избежать, если спланировать заранее. Начните с начального собрания проекта и включите шаблон отчета о статусе проекта как часть вашего коммуникационного плана.

Вот пример простого отчета о статусе проекта, который вы можете еженедельно отправлять заинтересованным сторонам:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Этот тип отчета неоценим для информирования о ходе выполнения проекта.Он показывает, чего вы достигли, в четком и последовательном формате, который может помочь выявить проблемы до того, как они возникнут, укрепить доверие с вашими заинтересованными сторонами и упростить оценку эффективности проекта после достижения ваших целей.

Вы также можете включить более широкий отчет о состоянии для больших обновлений на ежемесячной или ежеквартальной основе, например, этот:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Приведенный выше шаблон позволяет информировать заинтересованные стороны о более важных обновлениях, таких как новые бюджетные требования, пересмотренные даты завершения и рейтинги эффективности проекта.

Вы даже можете включить визуализацию текущих этапов проекта, как в этом примере ниже:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Хотите больше советов по созданию визуальных эффектов для улучшения вашего общения? Прочтите наше руководство по визуальной коммуникации для бизнеса.

Шаблоны планов управления проектами

План управления проектом, вероятно, является наиболее важным результатом, который ваши заинтересованные стороны получат от вас (помимо самого проекта).

Он содержит всю информацию, которую заинтересованные стороны будут использовать, чтобы определить, будет ли ваш проект продвигаться вперед или будет остановлен.

Вот почему неплохо начать с шаблона плана управления проектом. Использование шаблона может помочь вам организовать вашу информацию логически и убедиться, что она достаточно интересна, чтобы привлечь внимание заинтересованных сторон.

Шаблон тендерного предложения на строительство

Ваше предложение на строительство, вероятно, конкурирует с несколькими другими участниками торгов.Итак, важно сделать это правильно.

Начните с детального обзора проекта, как на второй странице этого шаблона:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Хотя вы можете подумать, что этот проект будет похож на другие, над которыми вы работали в прошлом, важно уточнить детали.

Это также поможет вам понять объем работ, чтобы вы могли правильно оценить затраты и получить не слишком высокую или низкую цену. Ontario Construction News дает отличный совет по этому поводу.

Шаблон простого плана управления проектом

Этот простой шаблон плана управления проектом, в котором четко изложена вся информация, которая понадобится вашим заинтересованным сторонам:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Простой шаблон коммуникационного плана управления проектом

Ключевой частью управления проектами является обеспечение того, чтобы все были в курсе. План коммуникации проекта гарантирует, что каждый знает, как, где, с кем и когда команда будет общаться в ходе проекта.

Ключевым моментом является выяснение того, какие виды коммуникации ценны для заинтересованных сторон, а какие просто подавляющие и не приведут к лучшим решениям.

В этом шаблоне четко очерчены все эти факторы, чтобы помочь управлять ожиданиями и устранить путаницу в отношении того, что и когда будет сообщено:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Шаблон плана проекта коммерческого развития

Приведенный ниже шаблон плана управления проектом прост и минимален, но все же использует уникальный макет и простые визуальные элементы для создания легко читаемого и легко читаемого обзора проекта.

Этот шаблон идеально подходит для строительства или управления строительством, а также любых технических проектов:

ПОЛУЧИТЬ ШАБЛОН

Выбирая шаблон плана проекта, ищите тот, который достаточно гибок, чтобы учесть любые изменения, которые могут потребоваться от заинтересованных сторон, прежде чем они утвердят проект. Никогда не знаешь, что может измениться на ранних этапах планирования проекта!

Вывод: лучшие практики плана проекта

  • Используйте заголовки, столбцы и выделение, чтобы облегчить чтение резюме
  • Составьте график вашего проекта с помощью диаграммы Ганта (с задачами, выделенными цветом по отделам или членам группы)
  • Используйте визуальные элементы, такие как организационные диаграммы и структуры с разбивкой по рискам, для общения в вашей команде и с заинтересованными сторонами.
  • Выберите гибкий шаблон, который можно обновить в соответствии с запросами заинтересованных сторон.
СОЗДАТЬ ПЛАН ПРОЕКТА

Другие шаблоны для бизнеса и презентаций

20+ шаблонов презентаций для привлечения новых клиентов и инвесторов

40+ шаблонов интеллектуальных карт для визуализации ваших идей

31 Шаблон консультационных предложений для заключения сделок

15+ шаблонов плана проекта для визуализации вашей стратегии, целей и прогресса

30+ шаблонов бизнес-отчетов, необходимых каждому бизнесу

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *