Госзакупки для начинающих: Госзакупки для чайников | Как участвовать в госзакупках

Содержание

44‑ФЗ простым языком. Часть 1 — Контур.Закупки

Если вы — начинающий поставщик, участвуйте в закупках по 44-ФЗ. Он подробно объясняет участникам правила работы, рассказывает, как выбрать победителя. Закон написан сложным юридическим языком. Мы упростили текст и вот что вышло.

Кто участвует в закупках по 44-ФЗ?

Заказчик Государственные и муниципальные бюджетные учреждения

Поставщик

Любое юридическое или физическое лицо (в том числе ИП и самозанятые), которое:

  • не имеет задолженностей по налогам, судимости, аффилированности с заказчиками,
  • не принадлежит к оффшорным компаниям,
  • также заказчик может потребовать, чтобы участник закупки не состоял в РНП.

15% всех закупок госзаказчики проводят у субъектов малого предпринимательства и некоммерческих социально-ориентированных организаций.

Федеральные органы власти
  1. Министерство финансов — регулирует и принимает нормативные акты (до тех пор пока не принят новый нормативный акт, действуют документы, утвержденные предыдущим регулятором —Минэкономразвития)
  2. ФАС — контролирует и наказывает
  3. Рособоронзаказ — регулирует оборонные заказы и объекты гостайны
  4. «Росатом»
  5. «Роскосмос»

Что регулирует 44-ФЗ?

  • Планирование, мониторинг и аудит закупок.
  • Отбор поставщиков. 
  • Заключение контрактов и их исполнение.
  • Контроль закупок.

Что не регулирует 44-ФЗ?

  • Закупки услуг у международных финансовых организаций.
  • Закупки услуг по государственной защите судей, должностных лиц, участников судов и других людей.
  • Закупки драгоценных металлов и драгоценных камней для пополнения Государственного фонда.
  • Закупки, связанные с поддержкой объектов и информационных систем чемпионата мира по футболу 2018 года и Кубка конфедераций FIFA 2017 года.
  • Закупки бесплатной помощи адвоката или защиты в суде.
  • Закупки избирательных комиссий для проведения выборов и референдумов.
  • Плату за участие в закупках. 

Кто принимает правовые акты по 44-ФЗ?

  • Президент Российской Федерации;
  • Правительство Российской Федерации;
  • Федеральные органы исполнительной власти;
  • «Росатом»;
  • «Роскосмос»;
  • Органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления.

44-ФЗ основывается на положениях Конституции, Гражданского и Бюджетного кодексов Российской Федерации

Принципы контрактной системы

Важные определения

Госзаказчик — это организация, которая нуждается в товарах и услугах и оплачивает закупку. Например, больницы, школы, вузы, научные институты,  

Поставщик — юридическое или физическое лицо, в том числе ИП, которое участвует в закупке и поставляет товары и услуги. 

Zakupki.gov.ru — сайт единой информационной системы (ЕИС), где заказчики публикуют закупки и отчеты. В ЕИС есть реестры всех заключенных контрактов, недобросовестных поставщиков, жалоб на заказчиков и другая важная информация. 

Начальная цена контракта (НМЦ) — стоимость поставки товаров, которую устанавливает заказчик. НМЦ нужно обязательно обосновывать. Поставщики не могут предложить цену, выше НМЦ. 

Электронная торговая площадка — сайт, на котором заказчики размещают закупки, поставщики подают заявки на участие в закупках, проводятся электронные аукционы.

Специализированная электронная площадка — сайт с доступом по защищенным каналам связи, на котором проводят закрытые закупки. 

Заявка на участие — это документы и сведения, которые поставщик подает в письменной или электронной форме, чтобы участвовать в закупке. 

Единая Информационная Система (ЕИС) 

Сейчас содержит
  • Информацию о закупках, возможность их поиска,
  • Шаблоны контрактов,
  • Правила нормирования,
  • Информацию о рыночных ценах на товары,
  • Планы закупок, планы-графики, 
  • Отчетность по исполненным контрактам,
  • Реестр недобросовестных поставщиков.
  • Единая регистрация и реестр участников закупок.
  • Единый каталог товаров, работ и услуг.
  • Публикация закупок по ПП РФ № 615 (капремонт).
  • Независимый регистратор: система фиксации действий участников закупок в ЕИС и на 8 федеральных ЭТП.
Появится в 2021 году
  • Электронное актирование и приемка. 
  • Подача жалоб.

Доступ к информации на ЕИС — бесплатный. Если информация об одной и той же закупке, заказчике, договоре и т.д. на ЕИС и в другом источнике отличается, то приоритет — у информации на ЕИС. Для участия в закупках по 44-ФЗ и в закупках у малого и среднего бизнеса по 223-ФЗ нужно пройти регистрацию в ЕИС. 

Организация ЭДО

Поставщики могут подавать заявки на участие в закупках на электронных торговых площадках. В случаях, определенных правительством, электронный документооборот может также проходить через ЕИС. Все документы подписывают электронной подписью: 

  • Заказчики получают электронную подпись бесплатно в федеральном казначействе. С ней они работают в ЕИС и на ЭТП.
  • Поставщикам подпись нужна для участия в электронных закупках.  С 1 июля 2018 года система в госзакупках используются квалифицированные подписи. Поставщики могут получить подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. 

Национальный режим

Национальный режим ввели, чтобы дать преимущества поставщикам российских товаров и товаров из других стран-членов ЕвразЭС. Подробнее о нём мы писали. 

Способы проведения закупок 

В зависимости от источника дохода госзаказчики могут проводить закупки и по 44-ФЗ, и по 223-ФЗ. По 44-ФЗ, если организация тратит бюджетные деньги. По 223-ФЗ, если тратит собственные и у нее есть положение о закупках.

Планирование

Основной документ заказчика — план-график. Нельзя провести закупку, не включенную в план-график. Документ формируется на 3 года. Вступает в силу в течение 10 рабочих дней после утверждения бюджета. Публикуется в ЕИС в течение 3 рабочих дней после утверждения, если не составляют гостайны. 

Объявить закупку можно через 1 день после изменения плана-графика.

В описании каждой закупки есть:

  • Название, номер, требования к товарам и участникам, 
  • Способ закупки,
  • НМЦ каждого контракта,
  • Дополнительные требования к участникам закупки, если они есть,
  • Размер обеспечения заявки и исполнения контракта,
  • Месяц и год объявления закупки,
  • Информация о банковском сопровождении контракта,
  • Применение критериев оценки закупки и др.

 

При проверке или по жалобе поставщика ФАС может признать любую закупку необоснованной. Тогда ее корректируют или отменяют. Виновных привлекают к административной ответственности.

 
Все госзакупки нормируются. Количество, цену, характеристики товаров и услуг устанавливает федеральное и местное законодательство РФ. 

Например, руководитель государственной организации может купить за счет бюджета только одно офисное кресло в год не дороже определенной суммы, которая зависит от региона. Все нормативы есть в ЕИС. 

Начальная цена контракта

Начальную цену контракта определяет заказчик в зависимости от объекта закупки и способа размещения. Для поставщиков действуют антидемпинговые меры. Это значит, что если итоговая цена закупки будет на 25% ниже от НМЦ, победителю придется предоставить повышенное обеспечение контракта или приложить исполненные без штрафов госконтракты. Подробнее об этих мерах мы писали здесь. 

 

Остальные части серии «44-ФЗ простым языком»: 

44-ФЗ простым языком. Часть 2.

44-ФЗ простым языком. Часть 3.

44-ФЗ простым языком. Часть 4.

44-ФЗ простым языком. Часть 5.

44-ФЗ простым языком. Часть 6.

44-ФЗ простым языком. Часть 7.

44-ФЗ простым языком. Часть 8.

44-ФЗ простым языком. Часть 9.

44-ФЗ простым языком. Часть 10.

44-ФЗ простым языком. Часть 11. 

44-ФЗ простым языком. Часть 12.

44-ФЗ простым языком. Часть 13.

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Госзакупки для новичков: как начать?

О системе госзакупок слышали, наверное, все, но до сих пор многие бизнесмены относятся к ней с настороженностью. В большинстве случаев это связано с недостаточной информированностью. На самом деле все, что нужно для участия в госзакупках — зарегистрироваться в ЕИС и найти подходящие торги.

Госзакупки — не только прибыль, но и престиж

Крупные и мелкие компании, индивидуальные предприниматели и даже физические лица могут стать участниками госзакупок. Зачем это нужно поставщикам?

Во-первых, это, конечно же, дополнительный источник прибыли.

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

А, во-вторых, исполненный надлежащим образом государственный контракт как нельзя лучше подтвердит надежность компании и ее положительную репутацию.

Основные понятия

Компании, которые только планируют участвовать в закупках, очень часто «плавают» в терминах и нередко отождествляют такие понятия, как тендеры, закупки, конкурсы, аукционы и другие. Однако это не совсем верно.

Тендер или закупка – это процедура выбора поставщика товара (услуги) либо исполнителя работы на конкурентной основе. Выбор осуществляется по предложениям участников, которые они делают в соответствии с заранее оговоренными заказчиком условиями. Главные принципы тендера — соревновательный характер, справедливость и эффективность.

Государственными закупками (госзакупками) называют тендеры, которые проводятся для обеспечения нужд федеральных и муниципальных органов власти. Они проводятся в соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ.

Кроме того, определенные юридические лица, например, государственные корпорации, субъекты естественных монополий, хозяйственные общества, в том числе дочерние, с государственным участием в размере более 50%, а также некоторые другие организации, обязаны производить закупки в соответствии с Федеральным законом № 223-ФЗ

. Эти закупки тоже причисляют к разряду государственных, а также иногда называют корпоративными закупками.

Наряду с этими видами, существуют и коммерческие закупки — это тендеры, организованные всеми прочими компаниями, не попадающими под действие указанных законов.

Как узнать о тендере? Все закупки в соответствии с законами 44-ФЗ и 223-ФЗ публикуются в открытой Единой информационной системе (ЕИС). Кроме того, для удобства поставщиков существуют сервисы поиска тендеров, например, Контур.Закупки.

Что такое конкурс и аукцион?

Конкурс и электронный аукцион – это наиболее популярные процедуры проведения закупок. В рамках госзаказа существует еще запрос котировок и запрос предложений. Закон четко определяет, в каких случаях государственные заказчики обязаны применять те или иные способы закупки. Заказчикам по закону № 223-ФЗ предоставляется гораздо большая свободы выбора.

Помимо конкурентных видов закупок, существует способ закупки у единственного поставщика. Возможности его применения строго регламентированы упомянутыми выше законами, поскольку этот способ влечет коррупционные риски.

Электронный аукцион представляет собой процедуру, в ходе которой с каждым новым предложением участника цена снижается. Таким образом, из допущенных к процедуре поставщиков побеждает тот, кто предложит наименьшую цену.

Электронный аукцион проводится оператором — Электронной торговой площадкой (ЭТП). Чтобы получить доступ к аукциону, нужно заранее получить аккредитацию на той площадке, где он проводится. Для этого нужно собрать определенный комплект документов и получить электронную подпись в одном из Удостоверяющих центров. Подробности о порядке аккредитации можно найти на сайтах площадок.

Для того чтобы участвовать в конкурсе, нужно подготовить комплект документов в соответствии с требованиями заказчика и в установленный срок направить свою заявку. Конкурс может проводиться в «бумажной» или в электронной форме — это определяется в закупочной документации. В первом случае заявки подаются в запечатанных конвертах, а во втором – в электронном виде. Кроме того, в рамках одного конкурса заявки могут приниматься как в конвертах, так и в электронном формате. Вскрытие конвертов с заявками и открытие доступа к электронным заявкам происходит одновременно. После этого конкурсная комиссия оценивает поступившие заявки и выбирает победителя. В отличие от аукциона, победителем конкурса становится участник, предложивший не самую низкую цену, а лучшие условия по совокупности критериев, указанных в закупочной документации. Кроме цены, это могут быть, например, опыт, репутация, гарантия на поставленный товар и другие критерии.

В заключение отметим, что участие в закупках лучше планировать заблаговременно. Как показывает практика, в среднем пакет документов на участие в процедуре формируется в течение 20 дней. А вот срок, отведенный для подачи участниками заявок, зачастую бывает меньше. Чтобы избежать таких несостыковок, следует заранее подготовиться. Можно изучить документацию нескольких интересующих закупок — это позволит сделать примерный вывод о том, какие документы потребуются от поставщика. Кроме того, целесообразно разработать план мероприятий, которые необходимо провести для участия компании в закупках, установить сроки их проведения, а также круг ответственных лиц.

Обучение участию в электронных торгах с нуля

Организации, которые участвуют в электронных торгах для получения заказов, зачастую имеют собственный тендерный отдел или сотрудника для выполнения поставленных задач в рамках закупок. Специалисты этого направления должны обладать определенными знаниями, чтобы качественно выполнять свою работу. Поэтому сейчас существует множество центров, проводящих обучение электронным торгам.


Обучение участию в тендерах

 

 

В первую очередь, это относится к небольшим компаниям, в которых всего один или несколько специалистов, занимающихся закупками. Они должны уметь работать по всем направлениям: от навыка прохождения регистрации в ЕИС с настройки рабочего места и подготовки заявки любой сложности на участие в торгах до непосредственного участия в тендере и взаимодействия с Федеральной Антимонопольной Службой при необходимости.

Совет: обучение электронным торгам дает возможность сотруднику или самому руководителю понять все нюансы и особенности участия в закупках.

Если Вы заинтересованы в эффективном участии в торгах, можете воспользоваться нашей услугой тендерного сопровождения. А для подбора интересных торгов можете использовать нашу поисковую систему.


Обучение госторгам по 44-ФЗ

Если говорить об обучении государственным тендерам, то данное направление будет полезно изучить сотрудникам компаний, которые в основном принимают участие в госзаказах на обеспечение федеральных и муниципальных нужд.

Несмотря на то, что участие в госторгах строго регламентировано и все требования отражены в 44 Федеральном Законе, допускается большое количество ошибок, которые не позволяют дойти поставщику до самой закупки непосредственно.

Обучение электронным торгам позволяет избежать ошибок и успешно принять участие в госзакупках. Данные курсы будет полезно пройти не только специалистам «с нуля», но и сотрудникам уже работающим в этой сфере. Ведь периодически в законодательство вносятся дополнения, которые необходимо учитывать при участии в торгах и всегда следить за обновлениями в нормативных актах.

 

Специалисты, которые проводят тендерное обучение, предоставляют самую актуальную информацию, необходимую подрядчику для успешного участия.

 

Также это касается и обучения по 223-ФЗ, для участия в коммерческих торгах и заключения контракта необходимы знания и навыки в этом направлении. Здесь спорных и сложных моментов, которые могут возникнуть в ходе аукциона, еще больше, ведь участие в торгах по 223-ФЗ не так строго регламентировано законом и допускается больше свободы действия для заказчика.

Компания РусТендер предлагает обучающий курс для специалистов Вашей компании, а также любых физических лиц. Программа обучения электронным торгам составлена исходя из самых важных и востребованных материалов и отвечает на актуальные вопросы.

Обучение поставщиков проводится нашими специалистами и каждый отдельный семинар освещен сотрудником, работающим в этом направлении.


Из чего состоит курс обучения госзакупкам с нуля

Программа обучения состоит из основных моментов, которые первоочередно необходимо изучить и понять подрядчику для успешного участия в закупке, как по 44-ФЗ, так и по 223-ФЗ.

 

Курсы по тендерам для начинающих состоят из различных блоков и отвечают на следующие вопросы:

  1. Как получить ЭЦП и настроить компьютер для работы с ней. 
  2. Как пройти регистрацию в ЕИС, получить аккредитацию на ЭТП и регистрацию на торговых порталах.
  3. Как правильно составить заявку на участие. В зависимости от формы проведения закупки будут рассматриваться различные виды заявок: котировочная, заявка на запрос предложений, первая и вторая части заявок на электронный аукцион или конкурс.
  4. Как выбирать торги и оценивать их на коррупционную составляющую, как выбирать заказчика и проверить его на благонадежность.
  5. Как принять участие в различных закупках, как государственных, так и коммерческих. Какие нюансы существуют у каждого вида закупки и что необходимо учитывать при участии.
  6. Как выбрать кредитующую организацию, чтобы получить тендерный займ на обеспечение заявки или максимально выгодную банковскую гарантию.
  7. Как грамотно составить и подать жалобу в ФАС в случае неправомерных действий заказчика или оператора ЭТП.
  8. Помимо общих вопросов, также рассматриваются нетривиальные ситуации. Плюсом обучающего курса по госзакупкам в компании РусТендер является то, что семинары ведут сотрудники компании, которые сами ежедневно непосредственно принимают участие в торгах. Опыт и постоянное изучение различных закупок, требований к ним и мониторинг изменений законодательства позволяет намного качественнее провести обучение участию в госзакупках и тендерах, чем это делают обычные теоретики и преподаватели курсов.

После прохождения обучающего курса по госзакупкам наши специалисты также ответят на все возникшие вопросы, разберут и пояснят непонятные моменты, которые возникнуть в процессе изучения материала.


Обучающие курсы по госзакупкам для начинающих и их преимущества

После прохождения профессионального обучения специалист по тендерам сможет:

  1. правильно подбирать торги для участия;

  2. свободно ориентироваться в законах 223-ФЗ и 44-ФЗ;

  3. применять полученные знания на практике;

  4. правильно составлять заявки и заполнять пакет необходимых документов.

Если обучение участия в торгах проходит руководитель компании, то ему будет значительно проще ориентироваться в данном вопросе даже если компания пользуется посредническими услугами при участии в аукционах.

После прохождения курсов по госзакупкам вы сможете выполнять большую часть обязанностей самостоятельно, а через посредников решать только самые трудоемкие вопросы, такие как получение обеспечения на участие (в случае отсутствия собственных свободных средств) и получение банковской гарантии у реестрового банка.

Обучение электронным закупкам на курсах или семинарах значительно удобнее и выгоднее самостоятельного изучения. Ведь при изучении материала с помощью профессионала, Вы сразу узнаете самые важные и сложные моменты, получаете ответы на Ваши вопросы. А при самостоятельной попытке разобраться вы можете принять неправильное решение и прийти к неправильным выводам, что отнимет время и средства.

Обучающий онлайн-курс по участию в госзакупках

Пройти курсСкидки!

Обучение работе на тендерных площадках

Обычно обучение делится на различные направления, как крупные, например: обучение по 44-ФЗ и 223-ФЗ, так и более мелкие, например: специалист по тендерам, требования к закупкам по 223-ФЗ, повышение квалификации и другие направления.

Совет: можно пройти обучение по какому-то отдельному направлению или изучить полный материал, представляющий собой курс по госзакупкам для начинающих и включающий бОльший объем информации, по сравнению с частными разделами.

Также популярностью пользуется обучение работе на отдельных электронных площадках, обычно это федеральные ЭТП, например, обучение на площадке Сбербанк-АСТ.

 

Поэтому, если Вы или сотрудники Вашей компании решили пройти обучение электронным торгам, то главное сначала определиться какой именно курс Вас интересует, а затем записаться на курсы обучения или повышения квалификации.

 

©ООО «РусТендер» 

Материал является собственностью tender-rus.ru. Любое использование статьи без указания источника — tender-rus.ru запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ


Статьи по теме:

План закупок

Программа для поиска тендеров

ЕИС

Поделитесь ссылкой на эту статью

Онлайн-семинар «Госзакупки для начинающих поставщиков. Изменения, поправки, новые направления по электронным торгам»

Дата и время: 15.09.2020 11:00
Дата окончания: 15.09.2020
Адрес: ФОРМАТ ОНЛАЙН-ТРАНСЛЯЦИИ
Спикер: Камиль Ягофаров

Семинар будет полезен для начинающих поставщиков.

Что будет на семинаре?
Последние изменения и поправки в контрактной системе (44-ФЗ)
Современные каналы продаж
Типовые ошибки участников
Агрегатор малых закупок – «Березка» и другие порталы для малых закупок
Госзакупки и тендеры на электронных площадках
Как быстро и с минимальными затратами начать участвовать в госзакупках
Участие субъектов малого предпринимательства в процедуре закупок
Новые программы комплексного финансирования госзаказа, получение обеспечения по минимальным ставкам
Обзор 223-ФЗ. Работа с коммерческими площадками.

Спикер:
Камиль Ягофаров  — генеральный директор учебного центра «Аналитик Тендер», аккредитованный преподаватель площадки Сбербанк-АСТ. Опыт работы в сфере госзакупок более 5 лет.

Вы можете заранее задать вопрос Камилю, отправив его на адрес электронной почты [email protected] или [email protected]

Время: с 11:00 до 13:00

Участие бесплатное. Мероприятие будет проходить в онлайн-формате на базе платформы «Zoom», чтобы получить доступ, необходимо зарегистрироваться через личный кабинет.

ВНИМАНИЕ! Только зарегистрированным участникам будет отправлен доступ к трансляции с возможностью общения со спикером.
При подключении к Zoom-конференции просим использовать данные ФИО, указанные при регистрации.

 

 

 

Вы можете заранее задать вопрос Александру, отправив его на адрес электронной почты [email protected] или [email protected] Время: с 15:00 до 16:30 Мероприятие будет проходить в онлайн-формате на базе платформы «Zoom», чтобы получить доступ, необходимо зарегистрироваться через личный кабинет. ВНИМАНИЕ! Только зарегистрированным участникам будет отправлен доступ к трансляции с возможностью общения со спикером.

Источник: https://www.crpp.ru/meropriyatiya_all/meropriyatiya_vse/events782.html
© Единый Центр Предпринимательства

Вы можете заранее задать вопрос Александру, отправив его на адрес электронной почты [email protected] или [email protected] Время: с 15:00 до 16:30 Мероприятие будет проходить в онлайн-формате на базе платформы «Zoom», чтобы получить доступ, необходимо зарегистрироваться через личный кабинет. ВНИМАНИЕ! Только зарегистрированным участникам будет отправлен доступ к трансляции с возможностью общения со спикером.

Источник: https://www.crpp.ru/meropriyatiya_all/meropriyatiya_vse/events782.html
© Единый Центр Предпринимательства

#Обучение

Обучающий семинар «Госзакупки для начинающих» – Администрация городского поселения Петра-Дубрава

Дата: 30 марта 14:00-16:00.

Регистрация участников мероприятия начинается в 13:30.

Место проведения: г. Самара. ул. Скляренко, д. 20, 2 этаж, каб. 219.

30 марта в Самаре в рамках реализации Национального проекта «Малое и среднее предпринимательство и поддержка индивидуальной предпринимательской инициативы» пройдет бесплатный семинар для предпринимателей «Госзакупки для начинающих».
Данное мероприятие будет полезно тем, кто планирует свое участие в государственных закупках. Совместно со специалистами Информационно-консалтингового агентства Самарской области (ГКУ СО «ИКАСО») рассмотрим, как работает система закупок, электронные площадки, что необходимо для участия.

Программа встречи:

Участие в торгах как способ развития бизнеса
• Основные понятия, используемые в системе государственного заказа.
• Способы определения поставщиков.
• Преференции, установленные законодательством для субъектов малого предпринимательства.
• Формирование цены при участии в закупках.
• Условия контракта, технического задания: практические рекомендации по существенным условиям документации о закупках. Обеспечение исполнения контракта
• Понятие антидемпинговых мер. Способы неденежного обеспечения исполнения контракта при применении статьи об антидемпинговых мерах (подтверждение добросовестности поставщика).
Участие в процедуре «Малые закупки» на территории Самарской области в соответствии 44-ФЗ
• Проект «Малые закупки». Способы участия, регистрация на сайте http://webtorgi.samregion.ru/.
• Формирование и размещение оферты: требования, предъявляемые к оферте; документы, прилагаемые к оферте; сроки и условия подачи.
• Извещение о проведении закупки: техническое задание, контракт; на что обратить внимание при прочтении извещения (условия выполнения контракта и требования к товару, услуге, работе).
• Формирование и размещение заявки: требования, предъявляемые к заявке; сроки и условия подачи.
• Заключение контракта в электронной форме. Сроки подписания.

Спикеры:
• Маркелова Е.Н. — ведущий юрисконсульт ГКУ СО «ИКАСО»

Организатор семинара ГКУ СО «Информационно-консалтинговое агентство Самарской области» совместно с Департаментом развития предпринимательства Министерства экономического развития и инвестиций Самарской области.

Участие в мероприятии – бесплатное. Для участия в семинаре необходимо зарегистрироваться по ссылке: https://docs.google.com/forms/d/1Hx1lYgnvXoVKns7LfUD-rkEikpY5HQn7GiMICf4doVk/edit
Количество мест ограничено!
Обратиться за дополнительной информацией можно по тел. 8 (846) 334-47-00.

к чему нужно быть готовым

Участие в закупках кажется новичку сложным. Ему приходится изучить немало новых законов, понятий и процессов. Расскажем о том, на что нужно обратить внимание, прежде чем участвовать в закупках.

Основные понятия

Госзакупка — приобретение товаров, работ или услуг для обеспечения государственных или муниципальных нужд. В широком смысле включает в себя выявление потребности, поиск и выбор поставщика, а также подписание контракта и контроль за его выполнением.

Закупки бывают конкурентными и неконкурентными: поставщиков может быть много, и они соревнуются за подписание контракта с заказчиком, либо поставщик один. Тогда никакого конкурса нет, а закупка производится у единственного поставщика.

Конкурентные закупки называются также тендерами. Они могут быть конкурсными, а могут проводиться и без торгов. Конкурсными закупками являются аукцион и конкурс.

Аукцион — вид торга, когда заказчик указывает точные характеристики товара, а поставщики предлагают свои цены на этот товар. Выигрывает тот, кто предложил самую низкую. Если цена опускается до нуля, начинается аукцион на понижение, и выигрывает самая высокая цена. Причём в этом случае поставщик платит деньги заказчику, а не наоборот.

Конкурс — вид торга, когда поставщика выбирают не только по цене, но и по ряду других параметров. Заказчик указывает эти параметры в заявке и закрепляет их значимость. Далее подсчитывается соответствие того или иного поставщика критериям, указанным в заявке. И заказчик выбирает того, кто набирает максимальное количество баллов.

Закупки без торгов подразумевают, что поставщик назначает цену один раз и больше не меняет её. В этом случае поставщика выбирают с помощью запроса котировок или предложений.

Запрос котировок — запрос цен. Заказчик описывает условия закупки, поставщики оставляют заявки, где назначают свою цену. Побеждает тот, чья цена оказалась минимальной.

Запрос предложений — то же самое, что конкурс, только без конкурса. Поставщики оставляют заявки, заказчик сравнивает их не только по цене, но и по другим параметрам. Выигрывает тот, чьё предложение по максимуму соответствует требованиям заказчика.

Банковская гарантия — это обязательство банка уплатить заказчику деньги, если поставщик не выполнил контракт. После этого поставщик будет должен не заказчику, а банку.

Обеспечение заявки — это деньги, которые каждый участник вносит перед началом торгов. Внесённая сумма гарантирует, что он является добросовестным поставщиком и в случае победы подпишет договор. При проведении электронных торгов сумму обеспечения устанавливает заказчик.

Обеспечение исполнения контракта — это гарантия того, что поставщик выполнит обязательства. Эту сумму вносит только победитель торгов, с которым заключается контракт.

Электронная торговая площадка — это веб-ресурс, который обеспечивает взаимодействие покупателя и продавца в интернете.

С чего начать

Проанализировать законы

Деятельность в сфере закупок регулируют два закона. 44-ФЗ посвящён закупкам для государственных и муниципальных нужд, а по 223-ФЗ работают частники. Ознакомьтесь с этими законами и выделите то, что касается вас как поставщика: формы закупок, требования к закупкам, их обеспечению, особенности заключения контрактов, узнайте, кто контролирует вашу деятельность на электронных торговых площадках.

Приобрести электронную подпись

Участвовать в электронных торгах без электронной подписи нельзя — вы не сможете даже зарегистрироваться на ЭТП. Для участия в торгах нужна квалифицированная электронная подпись.

Зарегистрироваться на ЭТП

Госзакупки проводятся на портале ЕИС в сфере госзакупок и ещё на восьми электронных торговых площадках. Можно зарегистрироваться на всех площадках, чтобы найти своего заказчика. После этого можно начинать работу с ЭТП.

О том, как определять границы рынка, анализировать конкурентов и выбирать тендеры, мы писали в статье «Закупки: инструкция для начинающих».

Если компания существует недавно, ей следует позаботиться об обеспечении заявки и исполнения контракта. Проще говоря — прежде чем участвовать в торгах, нужно где-то взять деньги на участие. Можно взять коммерческий кредит в банке, воспользоваться специальными банковскими продуктами для участников госзакупок или попробовать получить государственные гарантии.

Незаконные схемы

Мошеннические схемы, которые явно нарушают закон или идут в обход него — главная опасность, которая подстерегает начинающего участника госзакупок. Проигранный тендер — меньшая из проблем, которую может создать участие в такой схеме. За нарушения закона в сфере госзакупок предусмотрена административная и уголовная ответственность: по ст. 14.32 КоАП РФ и по ст. 178 УК РФ.

Цель любой мошеннической схемы — обеспечить победу определённого участника. В схемах и сговорах могут участвовать любые участники торгов: поставщики, заказчики, органы власти, организатор торгов.

Незаконные схемы бывают нескольких видов:

  • картели — соглашения между поставщиками-конкурентами;
  • сговоры — их участниками может быть кто угодно;
  • отдельные схемы, которые используются в конкретных закупках или в качестве инструментов для реализации картелей и сговоров.

В картели объединяются несколько конкурентов, чтобы поделить рынок и не создавать друг другу помех. В результате каждый выигрывает тендеры на своей доле рынка, и все участники такого соглашения — в плюсе. Картели могут быть длительными, сезонными, одноразовыми — для победы в одной конкретной закупке с максимальной ценой, доход с которой получат все участники соглашения.

Помимо этого существуют «вертикальные» сговоры — это цепочка от производителя до розничного продавца. Цель такого сговора в том, чтобы жёстко закрепить цену и не допустить на рынок потенциальных конкурентов.

Скоординированный сговор управляется кем-то извне. Среди участников сговора самого координатора нет. Всю выгоду от торгов получает он, а все остальные участники выигрывают и проигрывают в торгах по заранее оговорённому плану.

Сговоры с властью или с заказчиком предусматривают победу одного заранее определённого поставщика, хотя торги проводятся под видом конкурса.

С подобными схемами борется Федеральная антимонопольная служба — ФАС. Подозрительным она считает следующие признаки:

  • Одинаковый или почти не меняющийся состав участников закупок одного профиля.
  • Один и тот же победитель или чередование победителей среди одинаковых участников закупок одного профиля.
  • Связи между участниками торгов на уровне руководства, учредителей, собственников, прошлое функционирование в составе одной команды, компании, холдинга, аффилированность и т.п.
  • Минимальное снижение цены, использование одинакового диапазона снижений цены одними и теми же участниками в разных закупках.
  • Формальное участие, без особых активностей и побед одной и той же компании в закупках с одинаковым составом участников.
  • Заточенная заявка: если заказчик указывает очень много мелких деталей, которые не имеют большого значения для цели закупки, вероятно, он договорился с каким-то поставщиком, который отвечает всем этим требованиям.

При подозрении на сговор ФАС проводит подробную проверку. Она может затянуться на несколько месяцев и затрагивает всех участников закупки, независимо от того, выиграли они или нет.

Те участники, которые нарушили антимонопольное законодательство, попадают в реестр недобросовестных поставщиков. После этого вернуться к участию в закупках очень сложно.

Как обезопасить себя

Перед тем как заключать договор, лучше обезопасить себя и проверить контрагента. Можно воспользоваться бесплатными сервисами от государственных структур: ФНС, Арбитражного суда, ФАС, Банка России, Росстата и других.

Но на проверку по всем параметрам может уйти слишком много времени. Ускорить процесс поможет «Астрал.СКРИН», который делает всю работу за вас. Сервис проверяет контрагента по всем необходимым параметрам, выискивая информацию в официальных источниках. Если с вашим потенциальным партнёром что-то не так, сервис пометит скользкие места в отчётах.

Всегда проверяйте нового контрагента, чтобы защитить ваши деньги, репутацию и нервы.

 

Семинар «Госзакупки для начинающих» | Развитие малого и среднего предпринимательства | Национальный проект

30 марта 2021 года в Самаре пройдет бесплатный семинар для предпринимателей «Госзакупки для начинающих». Мероприятие организовано Информационно-консалтинговым агентством Самарской области (ГКУ СО «ИКАСО») совместно с департаментом развития предпринимательства регионального министерства экономического развития и инвестиций в рамках реализации национального проекта «Малое и среднее предпринимательство и поддержка индивидуальной предпринимательской инициативы» .
 
Семинар будет полезен предпринимателям, которые планируют свое участие в государственных закупках. Совместно со специалистами ИКАСО участники рассмотрят, как работает система закупок, электронные площадки, что необходимо для участия.

Программа мероприятия:

Участие в торгах как способ развития бизнеса   

• Основные понятия, используемые в системе государственного заказа
• Способы определения поставщиков
• Преференции, установленные законодательством для субъектов малого предпринимательства
• Формирование цены при участии в закупках
• Условия контракта, технического задания: практические рекомендации по существенным условиям документации о закупках

Обеспечение исполнения контракта

• Понятие антидемпинговых мер. Способы неденежного обеспечения исполнения контракта при применении статьи об антидемпинговых мерах (подтверждение добросовестности поставщика)
Участие в процедуре «Малые закупки» на территории Самарской области в соответствии 44-ФЗ
• Проект «Малые закупки». Способы участия, регистрация на сайте http://webtorgi.samregion.ru/
• Формирование и размещение оферты: требования, предъявляемые к оферте; документы, прилагаемые к оферте; сроки и условия подачи
• Извещение о проведении закупки: техническое задание, контракт; на что обратить внимание при прочтении извещения (условия выполнения контракта и требования к товару, услуге, работе)
• Формирование и размещение заявки: требования, предъявляемые к заявке; сроки и условия подачи
• Заключение контракта в электронной форме. Сроки подписания

Спикер:

 Маркелова Е.Н. — ведущий юрисконсульт ГКУ СО «ИКАСО»

Дата проведения: 30 марта 2021 года
Время проведения: с 14:00 до 16:00, регистрация участников мероприятия начинается в 13:30
Место проведения: г. Самара. ул. Скляренко, д. 20, 2 этаж, каб. 219.

Участие в мероприятии — бесплатное. Для участия в семинаре необходимо зарегистрироваться по ссылке.

Количество мест ограничено! Обратиться за дополнительной информацией можно по тел. 8 (846) 334-47-00.

Государственные закупки: Руководство идиота

17 апреля 2019 г. | Кен МакЭван

Покупка товаров и услуг государственным сектором строго регулируется. Правила изложены в Положении о государственных контрактах, Англия и Уэльс, 2006 г. В соответствии с Правилами выявляются контракты, превышающие следующие пороговые значения:

  • 4 348 350 фунтов стерлингов для контрактов на выполнение работ.
  • 113 057 фунтов стерлингов для поставок в случае центрального правительственного органа или 173 000 фунтов стерлингов для других органов государственного сектора.

Покупатель называется заказчиком. Продавец именуется хозяйствующим субъектом.

Какие сервисы ловятся?

Услуги делятся на услуги типа A и типа B. Более легкий режим применяется в случае услуг части B. Примеры услуг части A включают компьютерные, бухгалтерские и консультационные услуги. Часть B касается здравоохранения, образования и социального обеспечения.

Услуги

Part B не требуют предварительной рекламы в любой форме.Однако на них по-прежнему распространяются обязательства прозрачности, равного обращения и недискриминации, а также соразмерности.

А как насчет контрактов ниже порога?

Правила не регулируют эти контракты. Однако в соответствии с прецедентным правом было решено, что, если контракт может представлять трансграничный интерес, то есть представлять интерес для поставщиков, расположенных в других государствах-членах ЕС, тендерный процесс должен проводиться в соответствии с общими принципами недискриминации, равного обращения и прозрачности. .Фактически это означает, что контракт должен рекламироваться и проводиться какая-либо форма конкуренции.

Где следует рекламировать контракты?

Во время членства Великобритании в ЕС об этом следует публиковать в Официальном журнале Европейского Союза (OJEU). В том маловероятном случае, если Великобритания выйдет из ЕС без сделки, реклама будет размещаться через британскую службу электронных уведомлений.

Тендерные процедуры по типу

Открыт: Используется для прямой покупки товаров.Никакие переговоры не допускаются. Все заинтересованные стороны могут подать заявку через OJEU и потребовать копию контрактных документов.

Запрещено: Претенденты, ответившие на рекламу OJEU, подлежат критериям отбора. Отобранным предлагается подать тендеры. Никаких переговоров не допускается. К участию в тендере должно быть приглашено не менее 5 кандидатов.

Конкурсный диалог: Те, кто выражает заинтересованность в участии в тендере на заключение контракта, должны будут соответствовать критериям компетентного органа и будут приглашены для участия в диалоге для выработки решения для тендера.По окончании диалога сторонам предлагается представить окончательные тендерные предложения, и дальнейшие переговоры не допускаются. К участию в тендере должны быть приглашены не менее 3 кандидатов.

Договорная: В определенных ограниченных обстоятельствах (например, в чрезвычайной ситуации) согласованная процедура может быть принята как с рекламой, так и без нее. К участию в тендере должны быть приглашены не менее 3 кандидатов.

Присуждение контракта

Это должно основываться либо на «самой низкой цене», либо на «наиболее экономически выгодном тендере» (МЯСО).Если критерием является МЯСО, то они должны быть указаны в уведомлении OJEU или тендерной документации.

Период простоя

Организация-заказчик должна написать всем проигравшим участникам торгов, уведомив их о своем решении и его причинах. Контракт не должен быть завершен раньше, чем через 10 дней после этого письма. Иногда это называют письмом Alcatel. Если проигравший участник торгов инициирует судебное разбирательство в течение этих 10 дней, контракт остается. Однако полномочия могут обратиться к судье с просьбой об отмене моратория.

Споры

Сбои в тендерном процессе могут привести к дорогостоящим судебным спорам, поскольку проигравшие участники тендера имеют средства правовой защиты в случае нарушения правил. Следующие советы помогут избежать споров:

  • Будьте ясны и прозрачны в том, что вы собираетесь делать и как вы собираетесь это делать.
  • Обеспечить справедливое и равное отношение ко всем участникам торгов.
  • Убедитесь, что письмо о решении четко объясняет решение и его причины.

Если вам нужен совет по проведению открытого тендера или вы хотите его оспорить, свяжитесь с Кеном Макьюэном, нашим директором по закупкам.

Содержание этой статьи предназначено только для общих информационных целей и не может рассматриваться как юридическая консультация. Мы не можем принять на себя ответственность за любые убытки в результате действий или бездействия, предпринятых в отношении этой статьи.

Освоение основ государственных закупок

Вы закупщик в государственном секторе, который хочет развивать свои навыки и опыт, чтобы вы могли оптимизировать процессы, чтобы сэкономить время, увеличить бюджет и внедрять инновации, соблюдая нормативные требования? Или, может быть, вы недавно переключили категории расходов с частных на общедоступные и хотели бы получить обзор того, чем отличаются эти два сектора, подводных камней, которых следует избегать, и способов навигации в вашей среде.

Если вы занимает одну из этих позиций или занимает промежуточное положение, мы создали для вас эту серию статей. Мы опирались на источники на разных уровнях правительства, чтобы предоставить более полную картину государственных закупок в Соединенных Штатах, и делимся своими мыслями в серии из шести подробных статей, которые позволят вам преуспеть в своей должности. начиная с этого. Независимо от того, работаете ли вы специалистом по закупкам в небольшом округе или входите в крупный отдел закупок в федеральной организации, мы написали эту серию, чтобы помочь вам преодолеть препятствия, освоить новые приемы и идеи и освежить в памяти старые темы.В этой и следующих пяти статьях с удобной навигацией мы поделимся своим опытом, чтобы помочь вам улучшить свои навыки и знания в области закупок, независимо от вашего уровня опыта или должности. Если вы хотите прочитать всю серию сразу, вы также можете загрузить нашу электронную книгу, в которой собрана вся полезная информация, а также дополнительные материалы, включая глоссарий и контрольный список, которые помогут вам поднять свою карьеру на ступеньку выше. Вы также можете найти здесь вторую, третью, четвертую, пятую и шестую статьи этой серии.

Успешные специалисты по закупкам в правительстве должны сбалансировать соблюдение требований со скоростью, управлять предложениями по привлечению заявок и поддерживать отношения с поставщиками, одновременно работая над установлением контрольных показателей и достижением прогресса.Вдобавок к этому стремительно меняется сфера государственных закупок. Опытные бэби-бумеры выходят на пенсию, представители поколения миллениума начинают работать, в то время как технологии, идеи, отношения с поставщиками и стратегии меняются. Не бойся. Мы подготовили для вас серию подробных руководств.

В этом первом разделе мы рассмотрим основы государственных закупок, включая процесс закупок, его конечные цели и то, чем он отличается от частного сектора. Государственные или государственные закупки имеют различные различия в бюджете и процессе в зависимости от того, смотрите ли вы на них на местном, государственном или национальном уровне.Это связано с различиями в объеме обязанностей, бюджете и количестве людей, которые обслуживает общественная организация или отдел. Тем не менее, органы местного самоуправления и власти штата в значительной степени следуют модели, предусмотренной федеральным законом и постановлениями, [1] , поэтому есть общие идеи, применимые ко всем уровням государственных закупок. Следует отметить, что «закупки» в этой книге относятся к государственным закупкам, если не указано иное.

После первого раздела мы выделим основные области, которые будут охвачены в этой серии статей, начиная с микровидения того, что может выполнять отдельный сотрудник в рамках отдела, и до более широкого круга концепций, влияющих на работу всего отдела государственных закупок.Эта первая статья будет наиболее полезной для тех, кто недавно изменил категории расходов с частных на государственные, а также для тех, кто хочет обновить свои знания о государственных закупках по сравнению с частными.

В этом руководстве вы найдете:

Что такое закупки?

Закупки — это процесс, с помощью которого организация приобретает товары, услуги или работы. Поскольку типы продуктов, которые требуются компании или государственному учреждению, часто являются более сложными или более крупными, чем заказы потребителя, необходим процесс исследования и переговоров, например, для приобретения нового парка военных вертолетов или строительства общественного зоопарка.Под государственными закупками понимаются государственные органы, такие как государственные или государственные организации, приобретающие эти товары, услуги или работы. Этот процесс в значительной степени финансируется за счет налогов и поэтому строго регулируется и тщательно контролируется, что требует глубоких знаний о быстро меняющихся правилах. На самом низком уровне государственные закупки просто поставляют товары и услуги; на более высоких уровнях он также должен соблюдать правила, эффективно использовать государственные средства, действовать подотчетно, обеспечивать ценность, поддерживать и выполнять более широкие политические цели. [2]

Рисунок 1: Процесс государственных закупок
Таблица © 2020 by Thomas. Адаптировано из « Глава 6: Государственные закупки в Коауила: обеспечение целостности и соотношение цены и качества », 2017, стр. 151, таблица 6.1.

Как показано на рисунке 1, где используются данные, взятые из главы 6 Обзора добросовестности ОЭСР , Коауила, Мексика, , государственные закупки осуществляются поэтапно. Процесс начинается, когда отдел, нуждающийся в продукте или услуге, отправляет заявку в отдел закупок, который затем использует заявку в качестве основы для запроса предложений, [3] документ, объявляющий и предоставляющий подробную информацию о потребности, которая должна быть заполненным.Оттуда процесс варьируется в зависимости от факторов, подробно описанных ниже.

Государственные закупки и частные закупки

Государственные и частные закупки различаются по своей мотивации, которая определяет способ их проведения. Частные закупки направлены на получение прибыли в частной компании. Следовательно, меньше нормативов и меньше процесс проверки. Государственные закупки направлены на служение общественному благу, поэтому прозрачность и регулирование являются существенными факторами в формировании процесса. [4]

При частных закупках компания определяет потребность и связывается с существующими или новыми поставщиками, чтобы сравнить цены на товар, услугу или проект. Процессы государственных закупок зависят от масштаба проекта или потребности. Для федерального правительства меньшие потребности — представленные как потребности, которые стоят меньше порога микропокупки, [5] , который в настоящее время составляет 10 000 долларов для большинства федеральных агентств и целей [6] — могут обрабатываться аналогично частной компании. закупки путем получения предложений от короткого списка поставщиков и заключения контракта с наименьшей ценой; прозрачность и правила по-прежнему остаются важными здесь. [7]

Однако, как только потребность превышает порог микропокупки, процесс меняется. Предложение о заключении контракта сначала должно быть доступно для всеобщего ознакомления на правительственном веб-сайте [8] в форме приглашения на торги. На федеральном уровне в соответствии с Законом о конкуренции в контрактах (CICA) требуется не менее 30–45 дней между опубликованием предложения и прекращением подачи предложений по торгам. [9] Компаниям рекомендуется подавать свои предложения, также известные как тендеры или заявки, для завершения работы.Если стоимость работы превышает 10 000 долларов США, но ниже 250 000 долларов США, что является пределом упрощенного порога приобретения, она по-прежнему подлежит более простым процедурам для ускорения процесса. Однако, если она превышает 250 000 долларов, на нее распространяются все процедуры проведения торгов, при этом предложения становятся общедоступными для обеспечения прозрачности. Работа присуждается компании-участнику торгов с наилучшей стоимостью. [10] Исключения в процессе делаются для работ, где есть только один источник, который может удовлетворить потребность в меру знаний закупающей организации.Это широко известно как закупка из единственного источника. [11] Большинство государственных и местных государственных закупок соответствуют федеральным стандартам, но они могут варьироваться от места к месту [12] , поэтому важно проверить точные требования для вашей конкретной организации или государственного органа.

Что нужно помнить новым специалистам по государственным закупкам

Если вы переходите из частного сектора, есть несколько основных отличий в том, как работают государственные закупки, о которых вам нужно помнить.Некоторые из ключевых факторов, которые различаются, включают:

  • Регламенты. В то время как частные компании подотчетны только акционерам и сотрудникам, государственные организации и ведомства финансируются за счет государственных налогов и, следовательно, несут ответственность перед всеми, кого они обслуживают. Государственный сектор регулируется гораздо более жестко, чем частный сектор, чтобы способствовать прозрачности, соблюдению требований, справедливой и открытой конкуренции, социальному благу, эффективности и ценности для общества.
  • Более медленные процессы. Отчасти из-за регулирования продолжительность цикла государственных закупок может занять намного больше времени, чем у частных. Специалисты по закупкам должны предпринимать шаги для продвижения социальных и юридических инициатив, которые также могут создавать противоречивые приоритеты или усложнять процессы. Кроме того, хотя государственные закупки меняют методы и технологии, как обсуждалось в главе 6, многие департаменты не могут внедрять новые идеи и технологии так же быстро, как частный сектор, поскольку дорогостоящие ошибки могут привести к растрате средств налогоплательщиков.
  • Более ограниченный бюджет. В отличие от частной компании, которая может корректировать свой бюджет в зависимости от получаемой прибыли, государственные учреждения и агентства зависят от налогов и займов для финансирования своей деятельности, поэтому ресурсы, которые можно разделить между конкурирующими потребностями, ограничены. Кроме того, существуют законы, регулирующие бюджетирование государственных органов; напротив, частной компании легче изменить свой бюджет и увеличить доход, взимая более [13] за продукты и услуги.
  • Меньшая гибкость. Комбинация трех вышеперечисленных факторов приводит к большим ограничениям, но, прежде всего, государственные закупки не могут быть такими гибкими из-за количества людей, которым они подчиняются. По состоянию на 2020 год федеральное правительство финансируется налогами примерно 330 миллионов человек. [14] Хотя государственные закупки развиваются, изменения вносятся осторожно. Поскольку ответственность за денежные средства граждан возлагается на государственный сектор, принятие риска не поощряется, и новые концепции, как правило, не внедряются, пока их надежность не будет доказана.
  • Межведомственная работа. В отличие от компаний, которые часто конкурируют друг с другом, государственные ведомства сотрудничают для достижения общих целей, включая приобретение продуктов и услуг. Как более подробно обсуждается в главах 4 и 6, возможны различные виды сотрудничества. Сотрудничество может осуществляться между отдельными специалистами по закупкам из различных отделов в рабочих группах пользователей для решения проблем и поиска новых поставщиков. Однако это также может быть между несколькими отделами государственных закупок в форме кооперативных закупок, когда различные агентства подают заявки на участие в торгах для общих нужд.

Основы сбора предложений

Начиная с индивидуального уровня и более подробно описываемого во второй статье этой серии, это хорошее напоминание о том, новичок ли вы в государственных закупках или кто-то более опытный, ищущий новые концепции. Согласно опросу NASPO, пять наиболее распространенных тактик запроса предложений включают: приглашения к участию в торгах (IFB), запросы предложений (RFP), многоэтапные запросы предложений, совместные закупки, также известные как закупки консорциума, и закупки из единственного источника.Хотя существуют обстоятельства, при которых вам, возможно, придется полагаться на закупки из единственного источника, государственные закупки отдают приоритет конкурентной среде при подаче заявок на участие в торгах. Это делает возможным разнообразие предприятий, избегает монополий и стимулирует рост определенных секторов экономики в соответствии с государственными инициативами, такими как сектор зеленой энергетики или различные предприятия.

Связь с поставщиками и потенциальными поставщиками, например запросы информации (RFI), могут быть полезны до или во время выдачи RFP, и они могут быть установлены без видимости нарушения, если установлены определенные правила.Передовые методы процесса запроса предложений включают:

  • Исследования. Это позволяет стимулировать конкуренцию, обнаруживая потенциальные препятствия для компаний. Это также позволяет узнать, что возможно и какие варианты доступны.
  • Распространение информации. Помимо необходимости обеспечения прозрачности, чем доступнее запрос предложения, тем больше предприятий могут за него конкурировать, предлагая вам наиболее выгодную сделку.
  • Запрос предложений на основе решений. Сообщение поставщикам о том, каким должен быть конечный результат, а не о процессе, позволяет большему количеству из них конкурировать и проявлять творческий подход, экономя ваше время и дополнительные корректировки в будущем.
  • Переговоры. Это также экономит время и настройки, позволяя поставщикам предлагать вам более творческие и нестандартные решения, как только они ознакомятся с проектом. В то же время это приносит пользу отношениям.

Управление взаимоотношениями с поставщиками

Привлечение предложений может быть первым шагом к построению прочных отношений с поставщиками, но эти отношения лучше всего регулируются четким, долгосрочным планом управления отношениями с поставщиками (SRM), как описано в нашей третьей статье этой серии.Планы SRM, важной частью которых является управление контрактами, представляют собой несколько новую концепцию в сфере государственных закупок, но они быстро перенимаются частным сектором благодаря разнообразию преимуществ, которые они предлагают, включая экономию на стоимости, затратах и ​​нематериальных активах. Лучшие практики SRM включают:

  • Разделение поставщиков. Оценка поставщиков по важным критериям и прошлым результатам позволяет вам распределять ресурсы между компаниями, которые принесут вам более высокую ценность. Это также побуждает поставщиков, стоящих ниже по шкале, совершенствоваться.
  • Четкость и последовательность. Это важно как внутри, так и снаружи. Внутренняя ясность позволяет сотрудникам выполнять свои роли без дублирования или путаницы. Внешне он защищает как поставщика, так и поставщика, устанавливая отношения вместе с вознаграждениями и дисциплинарными мерами.
  • С учетом поставщика. Поиск ситуаций, которые приносят пользу как закупщику, так и поставщику, и запрос обратной связи в конце проекта могут устранить препятствия, сделать отношения более гладкими и улучшить работу поставщика.

Как и любая другая инициатива, программы SRM могут сталкиваться с такими проблемами, как отсутствие навыков, денег или ясности. Однако такие решения, как межведомственное обучение, четкое и ясное представление о ценности программы, а также четкое формулирование целей и планов могут помочь преодолеть эти трудности.

Скорость и соответствие

Как будет показано далее в четвертой части данной серии статей, соблюдение закона является одним из наиболее важных правил государственных закупок, но оно может затруднить достижение целей.Государственные закупки могут поддерживать требования этики, охраны окружающей среды и разнообразия, несмотря на проблемы, путем реализации политики и действий департаментов, использования ресурсов, предоставляемых государством, и начала прямой информационно-пропагандистской работы. Определенные меры могут помочь ускорить этот печально известный процесс:

  • Планирование и установка расписания. Во-первых, настройте систему хранения документов и информации для всех заинтересованных сторон; во-вторых, запланируйте все ключевые даты и как можно больше деталей.
  • Сотрудничество. Объединение ресурсов с другими государственными органами для экономии времени и денег, а также для содействия обмену информацией и стандартизации процедур.
  • Оптимизация. Постоянно обновляйте процессы и правила для обеспечения оптимальной функциональности.
  • Оцифровка. Использование цифровых процессов позволяет сотрудничать как внутри компании, так и за ее пределами, а также позволяет видеть более широкую картину и улучшать процесс.

Ключевые показатели государственных закупок

Благодаря стремлению государственных закупок быть прозрачными, регулируемыми и служить общему благу, такие показатели, как базовые показатели и ключевые показатели эффективности (KPI), могут сильно отличаться от показателей в государственном секторе.Эти и другие показатели более подробно рассматриваются в нашей пятой статье этой серии. При установлении или переоценке показателей следует помнить о том, что они должны быть четкими, стремиться к достижению цели и исходить из полного общего понимания ситуации, а не из разрозненных данных. Типичные показатели в государственных закупках, которые могут быть не так подчеркнуты в государственном секторе, построены вокруг:

  • Прозрачность. Это гарантирует, что все предпринятые действия доступны для проверки общественностью с целью повышения подотчетности.
  • Социальная ценность. Поскольку государственный сектор служит обществу, упор делается на улучшение жизни людей, находящихся под управлением правительства или обслуживаемых организацией, особенно тех, кто находится в неблагоприятном или уязвимом положении.
  • Соотношение цена / качество. Учитывая, что бюджет финансируется государством и может быть более жестким, получение максимальной отдачи от доллара для налогоплательщиков настоятельно рекомендуется.
  • Честность и открытость в конкуренции. Частью обеспечения социальных благ является обеспечение доступности государственных контрактов для всех потенциальных поставщиков.Государственные закупки следует использовать как движущую силу для изменений на благо общественных ценностей, таких как окружающая среда и разнообразие.

Изменения и тенденции в государственных закупках

В сфере государственных закупок произошли изменения, поскольку технологии, бюджетные ограничения и рабочая сила вынудили эти департаменты адаптировать новые стратегии и технологии, следуя изменениям в законодательстве. Как указано в нашем шестом и последнем руководстве в этой серии, государственные закупки претерпели изменения в трех областях:

  • Политика. Законы изменились, чтобы обеспечить большую защиту государственных закупок за последние пару десятилетий, включая более строгие правила, позволяющие поставщикам действовать ответственно. Также произошли сдвиги в обновлении ИТ-систем и поощрении инноваций, а также в инициативах по поощрению экологических источников.
  • Стратегия. Вынужденные довольствоваться меньшим количеством сотрудников и большим объемом работы, отделы государственных закупок перенимают стратегии частного сектора и новые творческие подходы для адаптации к рынку, от модульных контрактов до анализа данных и более широких определений стоимости.
  • Технологии. Технология произвела революцию и рационализировала процессы в государственном секторе, сделав возможным более глубокий анализ, более широкий обзор и ускорение процессов и документооборота с помощью таких инструментов, как системы электронных закупок, аналитика данных и автоматизация.

Лучшие практики в сфере государственных закупок

На протяжении всех шести частей этой серии в этом руководстве рассматриваются три темы, которые могут помочь вам оптимизировать вашу производительность и производительность вашего отдела закупок в целом:

  • Будьте ясны и последовательны. Будь то постановка целей, построение отношений с поставщиками или определение технологических потребностей вашего отдела, ничто так не мешает прогрессу, как путаница.
  • Будьте изобретательны. Хотя государственный сектор может быть не в состоянии принимать на себя риски так же, как частный сектор, специалисты по государственным закупкам неоднократно доказывали, что в этой области есть место для инноваций, и это приносит солидные результаты.
  • Стандартных решений нет. У каждого отдела государственных закупок есть свои правила, сильные стороны, проблемы и контекст.Лучше всего получить полную картину, а затем решить, куда распределить ресурсы.

Движение вперед в этом руководстве

Теперь, когда мы рассмотрели основы государственных закупок и представили обзор того, что мы будем изучать в следующих статьях, вы готовы перейти к более глубокому анализу отрасли, а также советам и рекомендациям, которые поможет вам улучшить свои навыки и карьерный рост. Каждая часть этой серии предназначена для ознакомления с ключевыми идеями и концепциями, которые вы можете применить в своей работе.В конце каждой статьи вы найдете удобный контрольный список концепций, которые следует иметь в виду, а также несколько работ, которые мы рекомендуем с более подробной информацией по этой конкретной теме.

Руководства в этой серии упорядочены, чтобы вы могли читать от начала до конца, опираясь на свои знания по мере вашего продвижения, но они также были написаны для работы как автономные работы, так что вы можете переходить к темам, которые наиболее актуальны. к вашим текущим потребностям. Здесь вы можете перейти ко второй, третьей, четвертой, пятой и шестой частях этой серии.

Мы в Thomas верим в силу промышленности и, как и вы, помогаем ее развитию и поддерживаем ее в Соединенных Штатах. Мы ценим вашу работу и рады начать это путешествие вместе с вами!

Дополнительная литература

Руководство по государственным закупкам для малых правительств:

Общее руководство по государственным закупкам:

Общее руководство по переходу в государственный сектор:

Еще из раздела Закупки

Процесс закупок | Руководство по управлению закупками на 2021 год

Закупки на бумажных носителях имеют каскадный эффект на чистую прибыль организации.Неэффективность ручного управления обходится организациям в огромные деньги из-за длинных циклов покупки, пропущенных скидок и споров по транзакциям. Пытаться ускорить процессы закупок с помощью устаревших инструментов, таких как электронные таблицы и электронные письма, все равно, что пытаться запустить микроволновую печь из стали и кремня.

Чтобы воспользоваться скидками на раннюю покупку и оплату, организациям необходимо отказаться от практики закупок каменного века и принять технологические решения. Современные инструменты закупок могут в одночасье превратить мучительно медленную стратегию закупок до мирового класса.

Узнайте больше о том, как максимально эффективно использовать P2P-автоматизацию, из этого интерактивного вебинара.

Если в процессе закупок по-прежнему используются древние инструменты, пришло время серьезной модернизации технологий. Вот все, что вам нужно знать, чтобы ускорить процесс закупок.

Что такое закупки?

Закупки относится к методам, структурированным методам и средствам, используемым для оптимизации процесса закупок организации и достижения желаемых результатов при одновременной экономии средств, сокращении времени и построении взаимовыгодных отношений с поставщиками.Закупки могут быть прямыми, косвенными, реактивными или упреждающими.

В чем разница между косвенными и прямыми закупками и закупками услуг?

Прямые и косвенные закупки и закупки услуг являются дочерними предприятиями всеобъемлющего процесса закупок и различаются по таким аспектам, как определение, задания и т. Д. Если глубже взглянуть на разницу между этими процессами и понять, что они составляют, заинтересованным сторонам будет легче принимать соответствующие меры для удовлетворения потребности.

Что такое процесс закупок?

Это последовательность процессов, необходимых для получения продуктов или услуг от заявки до заказа на покупку и утверждения счета. Хотя мы используем «закупки» и «закупки» как синонимы, они немного отличаются друг от друга.

В то время как закупка — это всеобъемлющий процесс получения необходимых товаров и услуг от имени организации, закупка описывает действия, связанные с их получением. Процесс закупок в организации уникален для ее контекста и операций.

Независимо от уникальности, каждый процесс управления закупками состоит из трех составляющих: процесс, люди и документы.

1. Процесс

Список правил, которые необходимо соблюдать при просмотре, заказе, получении и оплате товаров / услуг. Контрольные точки / шаги увеличиваются с увеличением сложности покупки.

2. Люди

Это заинтересованные стороны и их особая ответственность в цикле закупок. Они заботятся о запуске или авторизации каждого этапа процесса.Количество вовлеченных заинтересованных сторон прямо пропорционально риску и стоимости покупки.

3. Бумага

Это относится к документам и документации, задействованным на каждом этапе процесса закупок, которые собираются и хранятся для справочных целей и для целей аудита.

Этапы процесса закупки

Каждый процесс управления закупками включает в себя несколько элементов, в том числе определение требований, исследование поставщика, анализ стоимости, создание запроса на закупку, этап проверки, преобразование в заказ на закупку, администрирование контракта, мониторинг / оценка полученного заказа, трехстороннее согласование, выполнение платежа, и ведение документации.Вот 7 этапов процесса закупки:

  1. Шаг 0: требуется признание
  2. Шаг 1: Заявка на закупку
  3. Шаг 2. Рассмотрение заявки
  4. Этап 3. Процесс подачи заявок
  5. Шаг 4: Оценка и контракт
  6. Шаг 5: Управление заказами
  7. Шаг 6. Утверждение и оспаривание счетов-фактур
  8. Шаг 7: Ведение записей

Шаг 0: требуется признание

Этап признания потребностей в процессе закупок позволяет предприятиям составить точный план закупок товаров и услуг своевременно и по разумной цене.

Шаг 1. Заявка на закупку

Заявка на закупку — это письменные или электронные документы, созданные внутренними пользователями / клиентами, которые обращаются за помощью к группе закупок для удовлетворения существующей потребности. Он содержит ключевую информацию, необходимую для приобретения нужных товаров, услуг или работ.

Шаг 2. Проверка заявки

Процесс закупки официально начнется только после утверждения заявки на закупку и перекрестной проверки наличия бюджета.На этапе проверки функциональные менеджеры или руководители отделов просматривают пакет заявки и дважды проверяют, действительно ли существует потребность в запрошенных товарах или услугах, а также проверяют наличие необходимого финансирования.

Утвержденные запросы на покупку становятся заказами на покупку, а отклоненные запросы отправляются обратно заказчику с указанием причины отклонения. Все это можно сделать с помощью простой программы заказа на поставку

.

Шаг 3: процесс запроса

После утверждения заявки и создания заказа на поставку группа по закупкам разработает индивидуальный план закупок и наметит соответствующий процесс запроса предложений.Объем этого индивидуального плана привлечения предложений зависит в конечном итоге от сложности требования.

После утверждения бюджета группа закупок направляет поставщикам несколько запросов предложений (RFQ) с намерением получить и сравнить предложения, чтобы составить окончательный список идеального поставщика.

Шаг 4: Оценка и договор

После официального закрытия процесса запроса предложений группа по закупкам совместно с комитетом по оценке рассмотрит и оценит расценки поставщиков, чтобы определить, какой поставщик лучше всего подходит для удовлетворения существующей потребности.

После выбора поставщика завершаются согласование и подписание контракта, а затем заказ на поставку пересылается поставщику. Юридически обязательный контракт вступает в силу сразу после того, как поставщик принимает заказ на покупку и подтверждает его.

Шаг 5. Управление заказами

Поставщик доставляет обещанные товары / услуги в оговоренные сроки. После их получения покупатель изучает заказ и уведомляет продавца о любых проблемах с полученными товарами.

Шаг 6. Утверждение и оспаривание счетов-фактур

Это важный шаг в процессе закупок, и наличие программного обеспечения для закупок, такого как Kissflow Procurement Cloud, дает вам конкурентное преимущество перед другими.С помощью Kissflow вы можете выполнить трехстороннее сопоставление между GRN, счетом-фактурой поставщика и заказом на поставку, чтобы проверить, правильно ли вы получили заказ и нет ли расхождений. После завершения трехстороннего сопоставления счет утверждается и направляется в отдел обработки платежей.

Шаг 7: Ведение записей

После процесса оплаты покупатели делают запись о ней для бухгалтерского учета и аудита. Все соответствующие документы, начиная с заявок на покупку и заканчивая утвержденными счетами, хранятся в централизованном месте.

Как оптимизировать процесс закупок?

Оптимизированный процесс закупок позволяет лучше контролировать каждый этап жизненного цикла закупок. Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить, чтобы оптимизировать процесс закупок.

  • Инвестируйте в хорошее программное обеспечение для закупок, такое как Kissflow
  • Обеспечьте быстрое внедрение сотрудников с помощью обучения
  • Определите четкую стратегию закупок
  • Определите затраты и спланируйте в соответствии с вашим бюджетом
  • Создание открытого канала связи с поставщиками
  • Интегрируйте процессы закупок с помощью API
  • Обеспечение соответствия политик и процессов

Похоже, предстоит много работы? Простой способ оптимизировать процесс закупок — приобрести программное обеспечение для закупок, такое как Kissflow Procurement Cloud.Он обладает всеми перечисленными выше возможностями, и вы можете начать работу уже через четыре недели!

Сводка

Облачные инструменты автоматизации закупок, такие как Kissflow, подходят как для малого и среднего бизнеса, так и для предприятий. Облако закупок Kissflow позволяет организациям создавать динамический процесс управления закупками, который дает им тактическое преимущество.

Организации могут решать проблемы закупок, с которыми они сталкиваются, с помощью устаревших инструментов закупок. Современные инструменты электронных закупок способны мгновенно упорядочить процесс закупок.Kissflow предлагает инструменты и ресурсы, необходимые каждому бизнесу для автоматизации сквозных закупок и масштабирования их вверх или вниз в соответствии с потребностями бизнеса.

Ищете программное обеспечение, которое усиливает процесс закупок и сводит к минимуму вероятность мошенничества и ошибок? Прочтите это прямое сравнение популярных инструментов закупок на рынке.

Прочтите Государственные закупки: принципы, категории и методы

Глава 1: Цикл государственных закупок

Введение

Цикл закупок начинается с выявления потребности и заканчивается присуждением контракта.Цель этого определения состоит в том, чтобы упростить цикл закупок и поместить его в контекст, исключив любые элементы, которые не подпадают под эту конкретную функцию. В некоторых определениях даже элементы управления запасами и управления логистикой считаются частью цикла закупок, но на самом деле они имеют место во время администрирования контракта.

Более четкое понимание достигается, когда становится понятной цель государственных закупок. Для целей данной брошюры цикл закупок охватывает все действия от выявления и планирования потребности до заключения контракта

.

Цель государственных закупок

Целью государственных закупок является заключение своевременных и рентабельных контрактов с квалифицированными подрядчиками, поставщиками и поставщиками услуг на предоставление товаров, работ и услуг для поддержки государственных и государственных услуг в соответствии с принципами и процедурами, установленными в обществе. правила закупок.

Субъекты, заинтересованные стороны и бенефициары государственных закупок

Практикующие специалисты по закупкам являются основными участниками процесса государственных закупок. Они несут ответственность за достижение цели государственных закупок. Они должны завоевать доверие заинтересованных сторон и убедиться, что они полностью понимают процесс и принципы закупок.

Специалисты по закупкам прямо или косвенно участвуют в процессе закупок, от оценки потребностей до закрытия контрактов.Хотя они более непосредственно участвуют в процессе государственных закупок, они также предоставляют консультации и поддержку во время выполнения контрактов.

Участники государственных закупок

Заинтересованные стороны — это те, кто может извлечь выгоду из результатов государственных закупок, включая тех, кто заинтересован в процессе, и на которых может прямо или косвенно повлиять конкретное мероприятие по закупке.

Разница между участниками и заинтересованными сторонами заключается, прежде всего, в участии.Субъекты играют активную роль в процессе закупок, а заинтересованные стороны — более пассивную. Субъекты также являются заинтересованными сторонами из-за выгод, которые они получают от использования общественных товаров и услуг.

Бенефициары государственных закупок

Все жители страны являются бенефициарами системы государственных закупок через общественные товары и услуги, доступные и предоставляемые в виде транспортных систем, коммунальных услуг, образовательных систем, медицинских услуг и объектов, среди прочего.

Сходства и различия между закупками в государственном и частном секторах

Закупочные организации государственного и частного секторов предназначены для приобретения товаров и услуг. Основное различие между этими двумя типами организаций — цель приобретения этих товаров и услуг. Один ориентирован в первую очередь на социальную выгоду, другой — на прибыль.

Закупочная деятельность в частном секторе предназначена для поддержки основной бизнес-цели компании — получения прибыли.Это не исключает того факта, что частные предприятия также могут стремиться к социальной выгоде; однако это не их основная бизнес-цель. В государственном секторе двумя основными причинами приобретения товаров и услуг являются: (i) поддержка государственных операций и (ii) предоставление государственных услуг.

Источник финансирования — еще одно фундаментальное различие между частным сектором и государственным сектором закупок. В то время как закупки в частном секторе финансируются владельцами или акционерами компании, средства, используемые в государственных закупках, в основном поступают за счет налогов и / или грантов и займов, полученных правительством от имени страны.

Что касается регулирующих правил, закупки в частном секторе в первую очередь соответствуют договорному или коммерческому праву в отношении заключения договоров, но их методы закупок регулируются политикой компании. Однако весь процесс закупок в государственном секторе регулируется правовой и институциональной базой государственных закупок (правилами закупок), и практикующие специалисты обязаны их придерживаться. Закупки в частном секторе также регулируются политикой компании. Такая политика не обязательно продиктована законом, но целями компании.Частная компания может заключить контракт с другой частной компанией или физическим лицом, а метод закупок полностью определяется внутренней политикой компании.

Закупки в государственном секторе регулируются правилами государственных закупок. В большинстве стран существует закон, регулирующий закупку товаров, услуг и работы за счет государственных средств. Эти правила устанавливают основу для управления закупками и различные методы, разрешенные при различных обстоятельствах. Государственные закупки также должны соответствовать определенным принципам.Процесс должен быть открытым для общественного контроля, в зависимости от используемого метода закупок и любого соглашения о конфиденциальности, вытекающего из конкретного используемого метода закупок. Иногда закон о закупках носит всеобъемлющий характер с высокой степенью детализации; иногда он охватывает только основы, оставляя детали для дальнейшей разработки в положениях о закупках, руководящих принципах и руководствах (институциональные рамки), которые должны расширять, но не противоречить закону о государственных закупках.

Что касается надзора, то процесс закупок в частном секторе в основном закрыт для общественного контроля, однако акционеры могут потребовать пересмотра процесса закупок.Закупки в государственном секторе, напротив, открыты для общественного контроля, и практикующие специалисты по государственным закупкам несут ответственность за свои действия и должны обеспечивать управление государственными закупками в соответствии с целями, принципами и процедурами, определенными в правилах государственных закупок.

Управление государственными закупками, определение требований и распределение бюджета, планирование и разработка стратегии закупок, выбор метода закупок, подготовка тендерной документации и объявление, подача заявок и предложений, оценка и выбор, а также заключение контракта до закрытия — все это рассматривается в правилах закупок.Практикующие специалисты по государственным закупкам не вправе использовать метод закупок, не предусмотренный в правилах закупок или не указанный для конкретного типа требований о закупках. Любое отклонение от правил государственных закупок требует обоснования и разрешения от назначенного утверждающего органа, иногда от Тендерной комиссии, до того, как действие будет выполнено.

При закупках в частном секторе специалисты по закупкам подчиняются только руководству и несут ответственность за свои действия; Практикующие специалисты по закупкам государственного сектора являются государственными служащими и несут ответственность за то, что они делают или не делают при управлении государственными средствами.

Конечной целью закупок в государственном секторе является предоставление государственных услуг и поддержка государственных операций на всех уровнях внутри страны.

Правовые основы закупок

Государственные закупки регулируются правовой базой закупок, которая представляет собой закон или постановление (или часть закона или постановления), санкционированные судебной системой конкретной страны. Это устанавливает правила управления государственными закупками.

Нормативно-правовая база закупок обычно дорабатывается в виде политик и процедур, руководств и руководств по закупкам и администрированию контрактов, включая стандартные тендерные документы, которые используются для запроса предложений от подрядчиков, поставщиков и поставщиков услуг.Язык политик, процедур, руководств, руководств и стандартных тендерных документов в области государственных закупок должен соответствовать тому, что установлено в правовой базе государственных закупок. Соблюдение закона о государственных закупках обязательно; любое нарушение карается законом.

Правовые и институциональные рамки закупок (правила закупок) регулируют все, от выявления требований до закрытия контракта; иногда включая утилизацию, повторное использование и уничтожение товаров.

Доска объявлений

Тендерная комиссия — это орган, созданный в соответствии с законом для надзора за процессом государственных закупок и обеспечения того, чтобы вся деятельность по государственным закупкам осуществлялась в соответствии с правилами государственных закупок.

В зависимости от закона может существовать несколько типов тендерных комиссий: ведомственные, министерские и кабинетные, каждая из которых отвечает за выполнение закупочных операций с определенными пороговыми значениями денежной стоимости.

Некоторые тендерные комиссии выполняют аналогичные функции закупающей организации.Другие только контролируют и одобряют действия, предпринимаемые закупающей организацией и оценочными комиссиями на различных этапах процесса закупок.

Глава 2: Основные принципы государственных закупок

Принципы государственных закупок являются основой государственных закупок и должны быть отражены в правилах государственных закупок. Они регулируют управление государственными закупками, а также устанавливают основу для кодекса поведения для практиков государственных закупок и всех других должностных лиц, прямо или косвенно связанных с процессом государственных закупок.

Как практик вы должны четко понимать принципы государственных закупок и знать, как их применять для повседневного принятия решений. Интегрируя эти принципы в свою трудовую этику, результат ваших решений всегда будет соответствовать цели государственных закупок.

Как специалист по государственным закупкам вы являетесь государственным служащим. Вы управляете государственными средствами, соблюдаете этический кодекс поведения и несете ответственность за то, что вы делаете или не делаете при управлении этими средствами.

Прозрачность, добросовестность, экономия, открытость, справедливость, конкуренция и подотчетность — вот некоторые из основополагающих принципов государственных закупок. Они кратко обсуждаются ниже.

Прозрачность

Прозрачность в государственных закупках важна. Информация о процессе государственных закупок должна быть доступна всем заинтересованным сторонам государственных закупок: подрядчикам, поставщикам, поставщикам услуг и общественности в целом, если нет веских и юридических причин для сохранения конфиденциальности определенной информации.Примерами конфиденциальной информации являются: служебная информация, принадлежащая компаниям или частным лицам, участвующим в процессе запроса предложений, а также некоторые военные и оборонные закупки, и это лишь некоторые из них.

Когда требование о государственных закупках объявляется в электронном виде, посредством пресс-релиза, в Интернете и в других местах, объявление должно включать достаточно подробностей, чтобы заинтересованные подрядчики, поставщики и поставщики услуг могли определить, имеют ли они право участвовать в конкурсе.В частности, тендерная документация должна быть доступна по разумной цене, если не бесплатно.

После прочтения тендерной документации заинтересованные подрядчики, поставщики и поставщики услуг также должны иметь возможность определить:

  • характер требования и его объем
  • дата окончания подачи предложений или информации
  • критерии оценки и выбора
  • как и куда подавать предложения
  • количество копий, которые необходимо предоставить, и контактное лицо для получения дополнительной информации и ответа на запросы (разъяснения)
  • срок подачи запросов
  • график предварительных встреч и посещений объекта (если применимо), а также любые другие относящиеся к делу подробности

Кроме того, если есть изменение в тендерной документации, все заинтересованные стороны должны быть уведомлены с использованием тех же публикаций, которые использовались для первоначального уведомления, чтобы заинтересованные подрядчики, поставщики или поставщики услуг могли предпринять необходимые и своевременные действия для соблюдения изменений. .

Целостность

В сфере государственных закупок добросовестность двоякая. Существует честность процесса закупок и практикующих специалистов по государственным закупкам.

Добросовестность процесса государственных закупок

Целостность — это, по сути, надежность. Участники торгов и все другие заинтересованные стороны должны иметь возможность полагаться на любую информацию, официально или неофициально распространяемую закупающей организацией. Целостность процесса закупок обеспечивает доверие к системе государственных закупок.Когда тендерные документы становятся общедоступными, содержащаяся в них информация должна быть надежной и не содержать двусмысленности или предвзятости.

При просмотре тендерной документации потенциальные участники торгов должны иметь возможность определить, обладают ли они квалификацией для выполнения задания. Они также должны быть в состоянии оценить необходимость ассоциации с другими участниками торгов и тип ассоциации, которую им необходимо будет создать, учитывая их квалификацию и требования задания.

Участники торгов должны четко понимать требования и знать, как они будут оцениваться.Критерии оценки и отбора должны быть четко указаны в тендерной документации. Эти критерии должны оставаться неизменными, если нет необходимости в их изменении. Если требуется изменение, в тендерную документацию следует внести поправки, опубликовать и сделать доступными для всех потенциальных участников торгов. Любые изменения даты подачи предложений должны давать участникам достаточно времени, чтобы скорректировать свои предложения в соответствии с новым сроком подачи.

Добросовестность практикующих специалистов по государственным закупкам

Практикующие специалисты, работающие в закупающих организациях, и другие государственные служащие, участвующие в процессе государственных закупок, должны проявлять личную и профессиональную честность.В идеале между ними не должно быть противоречий.

Государственные служащие, участвующие в процессе государственных закупок, должны всегда восприниматься как честные, заслуживающие доверия, ответственные и надежные. Они всегда должны помнить о цели требования о закупках и стремиться к тому, чтобы они ответственно управляли государственными закупками в соответствии с требованиями правил государственных закупок.

Экономика

Синоним эффективности, соотношения цены и качества и коммерчески разумной цены, принцип экономии подчеркивает необходимость бережного и осмотрительного управления государственными средствами, чтобы цены, уплачиваемые за товары, услуги и работы, были приемлемыми и представляли хорошую ценность для государственных средств. потратил на них.

Все лица, связанные с процессом государственных закупок или непосредственно отвечающие за содействие приобретению товаров и услуг за счет государственных средств, должны стремиться избегать мошенничества, растраты и злоупотребления государственными ресурсами; будь то результат завышения технических характеристик требуемых товаров, необоснованно высоких цен за некачественные товары, сговора с другими участниками торгов или других форм неприемлемой практики.

Открытость

Требования к государственным закупкам должны быть открыты для всех квалифицированных организаций и частных лиц.Общественность также должна иметь доступ к информации, относящейся к требованиям государственных закупок. Доступ к информации о государственных закупках не является абсолютным. Конфиденциальная и служебная информация, принадлежащая организациям и частным лицам, участвующим в процессе, не должна быть общедоступной, а степень ее раскрытия должна быть подробно описана в правилах закупок или других соответствующих нормативных актах.

Существуют также методы закупок, такие как ограниченные или выборочные торги, которые ограничивают доступность тендерной документации только для фирм, отвечающих определенным требованиям.Запрос цен (или покупка) и прямой контракт (единственный источник) также представляют определенные ограничения конкуренции, учитывая, что запрос предложений ограничен определенным количеством и типом организаций или отдельных лиц.

Оценка полученных предложений всегда остается конфиденциальной до тех пор, пока оценочная комиссия не придет к окончательному выводу и после утверждения отчета об оценке уполномоченным утверждающим органом. Это будет определено в правилах закупок.

Большинство оборонных закупок являются конфиденциальными, поэтому соответствующая информация ограничивается только служебной необходимостью.

За исключением конфиденциальных оборонных закупок, результаты процесса государственных закупок должны публиковаться и размещаться на соответствующих веб-сайтах. Кроме того, информация о государственных закупках (за исключением конфиденциальной / служебной информации) должна быть открыта для всех на основе ограниченного доступа.

Справедливость

Существуют разные толкования справедливости в государственных закупках, поэтому вместо того, чтобы определять справедливость как равное отношение ко всем участникам торгов, лучше упомянуть, как достигается справедливость в государственных закупках.

Для достижения справедливости в процессе государственных закупок:

  • Принятие решений и действий должны быть беспристрастными, и никакие льготы не должны распространяться на частных лиц или организации, учитывая, что деятельность по государственным закупкам осуществляется за счет государственных средств.
  • Все предложения должны рассматриваться на основании их соответствия положениям тендерной документации, и предложения не должны отклоняться по причинам, отличным от тех, которые конкретно указаны в тендерной документации и правилах закупок.
  • Контракт должен быть подписан только с поставщиком, подрядчиком или поставщиком услуг, предложение которого соответствует требованиям и наилучшим образом отвечает целям требования с точки зрения технических возможностей и цены.
  • Поставщики, подрядчики или поставщики услуг должны иметь право оспаривать процесс закупок, если они считают, что с ними обращались несправедливо или что закупающая организация не провела процесс закупок в соответствии с правилами государственных закупок.Такие возражения должны основываться на тендерной документации и / или правилах государственных закупок.

Конкурс

Запрещается манипулировать процессом государственных закупок в интересах какой-либо организации или отдельного лица. Учитывая, что государственные закупки финансируются в основном за счет денег налогоплательщиков, все правомочные организации и физические лица должны иметь возможность участвовать, подав предложения в ответ на конкретное требование, для выполнения которого они имеют право.

Требования к государственным закупкам следует широко распространять, чтобы повысить шансы на положительную реакцию рынка, ведущую к заключению контрактов по конкурентоспособным ценам.

Несмотря на этот принцип, не все контракты заключаются с использованием конкурентного процесса, потому что это иногда зависит от срочности потребности и получаемого метода закупок, используемого для выполнения конкретного требования.

Использование неконкурентных методов закупок, хотя и оправдано при определенных условиях, должно быть сведено к минимуму. Примерами неконкурентных методов закупок являются: покупки (также называемые запросом котировок или приглашением к участию в торгах) и прямые контракты (единый / единственный источник).Каждый из этих неконкурентных методов закупок имеет свою цель, и их нельзя злоупотреблять.

Подотчетность

Подотчетность при государственных закупках означает, что каждый, кто участвует в процессе закупок, несет ответственность за свои действия и решения в отношении процесса государственных закупок.

Как государственные служащие, специалисты по закупкам и другие лица, участвующие в процессе государственных закупок, несут ответственность и подвергаются санкциям в качестве средства правовой защиты от любого поведения, противоречащего правилам государственных закупок.Вы также обязаны сообщать и / или отвечать перед уполномоченным надзорным органом и общественностью о последствиях ваших действий и решений.

Что такое закупки? Типы, процессы и технологии

Закупки были жизненно важной транзакционной частью ведения бизнеса почти с тех пор, как существовала коммерция. Хотя времена, когда писцы отслеживали покупки на свитках папируса, давно прошли, процесс тщательного выбора и покупки товаров и услуг, необходимых для повседневных деловых операций, по-прежнему важен.Позволяя компании надежно получать необходимые материалы по минимальной цене, закупки могут напрямую влиять на чистую прибыль.

Что такое закупки?

Закупки включают в себя ряд операций, связанных с получением товаров или услуг. Какова цель закупки? Как правило, команды по закупкам работают над получением расходных материалов по конкурентоспособным ценам, которые приносят наибольшую пользу. Однако не все компании определяют закупки одинаково.Многие компании считают, что закупки включают в себя все этапы, от сбора бизнес-требований и поиска поставщиков до отслеживания получения товаров и обновления условий оплаты, в то время как другие определяют закупки как более узкий круг действий, таких как выдача заказов на поставку и осуществление платежей.

Основные выводы

  • Закупки — важная бизнес-функция. При эффективном управлении и хорошем исполнении это может помочь повысить прибыльность вашего бизнеса.
  • Он включает в себя ряд действий, связанных с получением товаров и услуг, включая поиск поставщиков, согласование условий, совершение покупок, отслеживание момента получения товаров и ведение записей.
  • Важно постоянно отслеживать и оценивать процесс закупок, чтобы устранять любые слабые места или недостатки.
  • Technology может снизить стоимость закупок и административные накладные расходы за счет автоматизации и отслеживания процессов закупок.

Объяснение закупок

Традиционно на некоторых предприятиях термин «закупка» использовался как синоним «закупки». Но сейчас закупки часто рассматриваются как один из этапов более крупного и стратегического процесса закупок. Итак, что же такое закупка?

Закупки включают в себя все действия, связанные с получением товаров и услуг, необходимых компании для поддержки своей повседневной деятельности, включая поиск поставщиков, согласование условий, закупку товаров, получение и проверку товаров по мере необходимости и ведение записей обо всех этапах процесса.

Почему закупки важны в бизнесе?

Закупки — важный шаг в понимании цепочек поставок, поскольку они помогают компании находить надежных поставщиков, которые могут предоставлять товары и услуги по конкурентоспособным ценам, соответствующие потребностям компании. Это тот случай, когда компания ищет сырье для производства, поставщика маркетинговых услуг или новые канцелярские товары.

Например, если компании нужен новый поставщик для предоставления постоянных услуг в течение неопределенного периода времени — например, решение для защиты электронной почты — процесс закупок помогает компании выбрать поставщика, который наилучшим образом соответствует всем требованиям бизнеса по разумной цене. цена.Это позволяет бизнесу избежать траты времени, денег и ценных ресурсов на работу с ненадлежащим поставщиком.

Минимизация затрат — один из важных аспектов улучшения ваших процессов закупок. Но также жизненно важно определить поставщиков, которые обеспечивают качество товаров и услуг, в которых нуждается компания, и которые имеют возможность надежно поставлять и имеют опыт выполнения этого.

Виды закупок

Закупки можно разделить на несколько категорий.Его можно классифицировать как прямые или косвенные закупки, в зависимости от того, как компания будет использовать закупаемые товары. Его также можно отнести к категории закупок товаров или услуг в зависимости от закупаемых товаров.

  • Прямые закупки — это получение всего, что требуется для производства конечного продукта. Для производственной компании это сырье и комплектующие. Для розничного продавца это включает любые товары, приобретенные у оптовика для перепродажи покупателям.
  • Косвенные закупки обычно включают закупки товаров, которые необходимы для повседневных операций, но не влияют напрямую на чистую прибыль компании. Это может быть что угодно: от канцелярских товаров и мебели до рекламных кампаний, консультационных услуг и обслуживания оборудования.
  • Закупка товаров в основном относится к закупке физических товаров, но может также включать такие товары, как подписка на программное обеспечение.Эффективная закупка товаров обычно зависит от надлежащей практики управления цепочкой поставок. Он может включать как прямые, так и косвенные закупки.
  • Закупка услуг специализируется на закупке услуг для людей. В зависимости от компании, это может включать наем индивидуальных подрядчиков, наемных работников, юридических фирм или местных служб безопасности. Он может включать как прямые, так и косвенные закупки.

Виды закупок

Прямые закупки Косвенные закупки Закупка товаров Закупки услуг
Что это? Любые товары или услуги, необходимые для производства конечного продукта Все товары и услуги, не связанные с производством Физические предметы, которые обычно хранятся как запасы, для прямых или косвенных закупок Все услуги, предоставляемые людьми, для прямых или косвенных закупок
Примеры Сырье, комплектующие и детали, оборудование, предметы, приобретенные для перепродажи Канцелярские товары, маркетинговые услуги, коммунальные услуги Сырье, товары оптом, канцелярские товары Юридические фирмы, подрядчики, наемные работники, службы безопасности на объектах

Как работают закупки

Процесс закупки обычно состоит из нескольких этапов.Компания определяет конкретные товары и / или услуги, в которых она нуждается, находит поставщиков, которые помогут компании достичь ее бизнес-целей, согласовывает условия и затраты, а затем покупает и получает соответствующие товары.

В небольшой компании может быть только одно лицо, занимающееся закупкой всех товаров и услуг. В более крупных компаниях может быть группа людей, специализирующихся на работе с различными поставщиками или поддержке определенных внутренних бизнес-групп. По некоторым пунктам команде может потребоваться собрать данные из нескольких различных бизнес-групп, чтобы определить общие требования компании.

Важно помнить, что закупки не состоят из серии отдельных действий — это непрерывный процесс. Например, предприятия обычно стремятся установить отношения с ключевыми поставщиками, чтобы помочь получить лучший сервис и минимально возможные затраты, что в конечном итоге приводит к более высокой прибыли. Компаниям также может потребоваться проводить регулярные проверки качества и анализ производительности, чтобы убедиться, что поставщики неизменно соответствуют ожиданиям.

9 этапов закупочного процесса

Процессы закупок сильно различаются в зависимости от структуры и потребностей каждой компании, но обычно включают следующие девять основных этапов:

1. Определите, какие товары и услуги нужны компании. Во-первых, бизнес должен определить свои требования к конкретному товару или услуге. Это может быть новый товар, который компания ранее не покупала, пополнение запасов существующих товаров или продление подписки.Этот шаг обычно включает в себя вникание в мельчайшие детали того, что нужно бизнесу, например, точные технические характеристики, материалы, номера деталей или характеристики услуг. На этом этапе рекомендуется проконсультироваться со всеми бизнес-отделами, на которые влияет решение о покупке, чтобы убедиться, что закупаемые товары точно отражают потребности каждого отдела.

2. Отправить заявку на покупку. Когда сотруднику или бизнес-группе необходимо закупить значительное количество новых материалов или услуг, они делают официальный запрос на закупку (также известный как заявка на покупку).Запрос на покупку уведомляет компанию о наличии потребности, обычно через менеджеров отделов, сотрудников отдела закупок или финансовую команду, а также о таких спецификациях, как цена, необходимые временные рамки, количество и другие важные вещи, которые команда закупок должна иметь в виду. Затем отдел, контролирующий покупку, может утвердить или отклонить запрос на покупку. В случае одобрения группа закупок может перейти к выбору поставщика и совершению покупки.

3. Оцените и выберите поставщиков. Имея четкий список требований и утвержденный запрос на закупку, сейчас самое время найти лучшего поставщика и отправить запрос ценового предложения (RFQ) — это то, что группа закупок отправляет потенциальным поставщикам, чтобы получить ценовое предложение — это Важно быть как можно более подробным, чтобы вы могли сравнивать яблоки с яблоками. Оценка поставщика должна быть ориентирована не только на стоимость, но и на репутацию, скорость, качество и надежность. Многие компании также принимают во внимание этику и социальную ответственность, поскольку закупки часто переплетаются с корпоративным стилем.Например, ритейлер, который гордится своей устойчивостью, выиграет от партнерства с экологически ответственными поставщиками.

4. Договорная цена и сроки. Распространенной передовой практикой является получение как минимум трех предложений от поставщиков перед принятием решения. Внимательно изучите каждую цитату и по возможности договоритесь. Если вам нужно отказаться от сделки, убедитесь, что у вас есть конкретные альтернативные варианты. После того, как вы согласовали окончательные условия, обязательно получите их в письменной форме.

5. Создайте заказ на поставку. Заполните заказ на поставку (ЗП) и отправьте его поставщику. Заказ на покупку должен быть достаточно подробным, чтобы точно указать необходимые услуги или товары и позволить поставщику выполнить заказ.

6. Получите и осмотрите доставленные товары. Тщательно проверьте поставки на предмет ошибок или повреждений. Убедитесь, что все поставлено в соответствии с требованиями заказа на поставку и что качество соответствует ожиданиям или превосходит их.

7. Проведите трехстороннее согласование. Счета к оплате должны проводить трехстороннее сопоставление путем сравнения заказа на покупку, поступления заказа или упаковочного листа и счета-фактуры. Цель состоит в том, чтобы убедиться, что полученные товары или услуги соответствуют заказу на покупку, и предотвратить оплату неавторизованных или неточных счетов. Выделите все несоответствия между тремя документами и устраните проблемы до организации платежа.

8.Подтвердите счет и произведите оплату. Если трехстороннее совпадение точное, утвердите и оплатите счет. Компании должны стремиться к согласованному процессу оплаты счетов через счета к оплате, который проверяет соответствие платежей сумме счета и сроку оплаты. Стандартизированный процесс может помочь обеспечить своевременную оплату счетов, что может предотвратить просрочку платежа и наладить хорошие отношения с поставщиками.

9. Бухгалтерский учет. Важно вести записи для всего процесса закупок, от запросов на закупку до переговоров о ценах, счетов-фактур, квитанций и всего, что между ними.Эти записи могут быть полезны по нескольким причинам. Они помогают компании повторно заказывать товары по правильной цене в будущем, а также помогают с процессами аудита и расчетом налогов. Четкие и точные записи также могут помочь разрешить любые потенциальные споры.

Этапы закупки

Девять основных этапов процесса закупок также можно разделить на три отдельных этапа: этап поиска, этап закупки и этап получения.

  • Этап поиска поставщиков: Он охватывает начальные этапы, на которых бизнес определяет свои потребности, создает запрос на покупку и оценивает поставщиков. Даже после завершения начальных этапов поиска поставщиков рекомендуется налаживать прочные отношения с поставщиками. Они могут дать поставщикам возможность учиться у партнеров, улучшать продукты и процессы и укреплять доверие.
  • Этап закупки: Этот этап включает в себя согласование условий, создание заказов, получение и проверку товаров и услуг.
  • Стадия платежа: Счета к оплате — трехстороннее сопоставление для обеспечения точности заказа и счета. После этого счет может быть утвержден, и оплата будет организована. Записи всех счетов, заказов и платежей должны храниться и тщательно храниться.

Жизненный цикл закупок

Организации обычно рассматривают этапы процесса закупок как жизненный цикл.Эта перспектива служит напоминанием о том, что все задачи и этапы процесса закупок пересекаются и зависят друг от друга, и что процесс является непрерывным. Тщательно продуманный жизненный цикл закупок также учитывает интеграцию между процессом и бизнесом в целом, включая необходимость согласования с существующими правилами и процедурами компании, охватывающими такие области, как составление бюджета. Процесс не всегда является линейным, и иногда необходимо вносить корректировки, чтобы учесть динамическую цифровую цепочку поставок со сменой поставщиков, доступностью и стоимостью.

Три компонента закупок

Три ключевых компонента работают вместе, чтобы осуществить процесс закупок: люди, процесс и документы.

  • Люди: Люди обычно несут ответственность за инициирование или санкционирование каждого этапа процесса закупок. Помимо специалистов по закупкам, в число вовлеченных людей входят другие заинтересованные стороны, такие как кредиторская задолженность и бизнес-группы, которые запрашивают товары и услуги.Количество вовлеченных людей часто зависит от стоимости товаров и услуг; больше заинтересованных сторон может быть вовлечено в определение и утверждение дорогостоящих покупок.
  • Процесс: Эффективный процесс закупок может помочь компании добиться успеха за счет снижения затрат и обеспечения доставки материалов тогда, когда они нужны бизнесу. Хорошо продуманный и методичный процесс помогает повысить точность и своевременность, потому что каждый вовлеченный человек точно знает, что ему нужно выполнить и сколько времени у него есть для выполнения задач.Напротив, неорганизованный процесс закупок приводит к неэффективности и потенциально дорогостоящим ошибкам. Например, переплата может повлиять на чистую прибыль, а просроченная оплата отрицательно сказывается на отношениях с поставщиками.
  • Оформление документов: Важно вести записи на каждом этапе процесса закупок и обеспечивать легкий доступ к ним. Эти записи служат хранилищем организационных знаний об условиях оплаты и работе поставщиков, помогая бизнесу поддерживать эффективный процесс закупок, даже если со временем меняется персонал по закупкам.В случае аудита или спора бизнес должен иметь возможность легко отслеживать бумажный или электронный след на каждом этапе процесса закупок.

Закупки, закупки и цепочка поставок: в чем разница?

Термины «закупка», «закупка», «снабжение» и «цепочка поставок» часто используются как синонимы. Однако между ними есть важные различия.

  • Закупки vs.закупка: Если закупка включает закупку, вам может быть интересно: в чем разница между закупкой и закупкой? Ответ заключается в том, что закупки, по сути, являются транзакционными, они сосредоточены на управлении конкретными заказами в соответствии с потребностями компании. Закупки — это гораздо более широкий и сложный набор процессов, включая установление и поддержание отношений с поставщиками. Еще один способ подумать о разнице между закупками и закупками состоит в том, что закупки используют проактивный подход, который начинается с анализа потребностей компании, тогда как закупки — это реактивный подход — просто сосредоточение внимания на получении того, что компания уже решила, что ей нужно.
  • Закупки и источники: Источники, как и закупки, — это только часть общего процесса закупок. Поиск поставщиков — это ранний этап цикла закупок. Он включает в себя такие действия, как выявление и оценка потенциальных поставщиков товаров или услуг, согласование условий и выбор поставщиков, которые наилучшим образом соответствуют потребностям компании.
  • Закупки в сравнении с s Цепочка поставок : Закупки охватывают один аспект управления цепочкой поставок.Закупки включают поиск, получение и оплату товаров и услуг. Управление цепочкой поставок также охватывает логистику, связанную с получением товаров, такую ​​как управление отгрузкой и складом, а также преобразование закупленных товаров в продукты и их распространение среди клиентов.

Закупки, закупки и цепочка поставок: в чем разница?

Закупки Закупка Источник Управление цепочкой поставок
Определение Вся деятельность, связанная с тщательным поиском и получением товаров и услуг, необходимых для поддержки деловых операций Покупка товаров и услуг Выбор и проверка поставщиков товаров и / или услуг Управление скоординированной сетью компаний, объектов и деловой активности, участвующих в поиске, разработке, производстве и поставке продукции
Объем Включает поиск, переговоры, закупку, получение и ведение учета Часть процесса закупок Часть процесса закупок Включает весь процесс закупок
Фокус Обеспечение максимальной отдачи компании от товаров или услуг для увеличения прибыльности бизнеса Обычно нацелен на получение хорошей цены Установление хороших, долгосрочных отношений с поставщиками Снижение затрат при максимально быстрой доставке товара покупателю без ущерба для качества или точности

Принципы закупок

В организациях государственного сектора процесс закупок в целом аналогичен процессу в организациях частного сектора, но с некоторыми важными отличиями.Поскольку задействованные люди управляют государственными средствами, они, как правило, должны следовать строгим принципам в процессе закупок. Эти принципы можно рассматривать как этический кодекс поведения, который возлагает на государственных служащих ответственность за свои покупки. Некоторые из принципов также могут быть полезны для организаций частного сектора.

Принципы несколько различаются в зависимости от организации. Вот семь наиболее распространенных принципов закупок:

  1. Соотношение цена / качество: Организация должна эффективно и экономично управлять средствами при закупке товаров и услуг.Это может включать проведение анализа затрат и выгод и оценки рисков. Стоит отметить, что низкая стоимость не обязательно означает большую ценность; Такие характеристики, как качество и долговечность, также влияют на определение того, представляет ли покупка соотношение цены и качества.
  2. Справедливость: Закупки не должны предоставлять льготных условий отдельным лицам или поставщикам. Все заявки следует оценивать объективно, исходя из того, насколько они соответствуют потребностям организации.
  3. Конкуренция: Организации должны искать конкурентные заявки от нескольких поставщиков, если нет особых причин не делать этого, например от поставщика из единственного источника, когда товар или услуга доступны только от одного поставщика.
  4. Эффективность: Процессы закупок должны выполняться эффективно, чтобы помочь максимизировать ценность и избежать задержек.
  5. Прозрачность: Организации должны делать соответствующую информацию о закупках доступной для всех, включая общественность и поставщиков.Информация должна оставаться конфиденциальной только при наличии юридических или других уважительных причин.
  6. Добросовестность: Те, кто занимается государственными закупками, всегда должны стремиться к тому, чтобы их считали заслуживающими доверия, надежными, честными и ответственными. Средства должны использоваться по прямому назначению и в общественных интересах.
  7. Подотчетность: Люди, участвующие в процессе закупок, несут ответственность за свои действия и решения.От них требуется точно сообщать о закупочной деятельности, включая любые ошибки.

Закупки и финансы

Во многих компаниях отделы закупок и финансов работают как отдельные отделы. Исторически сложилось так, что у них иногда были разногласия по одной важной причине: закупки тратят деньги, в то время как финансы сосредотачиваются на прибыльности, что иногда означает поиск способов тратить меньше.

Однако стратегическое партнерство между двумя группами может принести пользу бизнесу в целом, отчасти потому, что каждая группа может предоставить уникальное понимание бизнес-операций.Например, хорошо организованная команда по закупкам может иметь глубокое понимание того, как тщательно отобранные товары и услуги могут помочь бизнес-группам максимизировать прибыльность. Это помогает финансовой группе получить более полную картину расходов компании и их влияния на чистую прибыль. Интегрированное программное обеспечение для управления цепочкой поставок, которое может объединять информацию из разных компаний, включая финансы, является важным инструментом для преодоления традиционного разрыва и помогает командам работать вместе для достижения бизнес-целей.Программное обеспечение для управления цепочкой поставок также может помочь вам отслеживать прогресс в достижении целей, предоставляя информацию, необходимую для ключевых показателей эффективности (KPI), в простом для понимания формате для вашей группы закупок.

Заготовки КПЭ

Контролируя ключевые показатели эффективности закупок, предприятия могут повысить эффективность своего процесса закупок, отслеживать прогресс в достижении бизнес-целей и определять области для улучшения. Вот некоторые часто измеряемые ключевые показатели эффективности закупок:

Время цикла заказа на закупку: Отслеживайте среднее количество часов или дней, которое требуется для обработки заявок и отправки заказов на поставку поставщикам.

Время цикла заказа на закупку = Количество часов или дней, необходимых для обработки заявок и отправки заказов на закупку поставщикам / количество заказов на закупку, отправленных поставщикам

Срок поставки поставщика: Среднее количество дней, которое требуется поставщикам для отправки товаров после получения заказа на поставку.

Срок поставки поставщика = Количество дней, необходимое для доставки товара (ов) после получения поставщиком заказа на поставку / общее количество заказов на поставку, отправленных поставщику

Количество поставщиков: Наличие большего числа поставщиков дает компании больше возможностей, но также увеличивает объем административной работы.Многие группы закупок отслеживают количество поставщиков в своих сетях поставщиков и периодически удаляют мало используемых поставщиков для повышения эффективности.

Уровень дефектности поставщика: Важный показатель качества поставщика. Обычно он измеряется делением количества дефектных деталей на общее количество поставленных деталей.

Уровень дефектов поставщика = Количество дефектных деталей от поставщика / общее количество деталей от того же поставщика

Доступность поставщика: Измеряет способность каждого поставщика реагировать на срочные или экстренные запросы.

Доступность поставщика = Количество раз, когда поставщик выполнял бизнес-заказы / Количество заказов, отправленных поставщику

Точность выполнения: Измеряет процент заказов, которые поставщики выполняют точно и точно соответствуют заказу на поставку.

Точность выполнения = Количество точных заказов от поставщика / общее количество заказов от того же поставщика

Общая рентабельность процесса закупок: Измеряет ценность стратегии закупок бизнеса для организации.Это отношение ежегодной экономии, полученной группой закупок, к общей годовой сумме, потраченной на закупки.

Видео: Что такое программное обеспечение для закупок?

Как технологии могут помочь в управлении закупками

Как и практически в любой другой сфере бизнеса, технологии могут повысить продуктивность закупочных групп при одновременном снижении производственных затрат на 30%.Вы также можете упростить такие шаги, как запрос ставок, создание заказов и оплата поставок, используя решения ERP с программным обеспечением для закупок. Это также может позволить командам лучше анализировать экономию и отслеживать эффективность работы поставщиков.

Информационные панели по закупкам показывают выбранные ключевые показатели эффективности закупок и показатели на одном экране, чтобы компании могли легко отслеживать важные тенденции и выявлять проблемы. Вы можете отслеживать такие показатели, как производительность поставщика, общие расходы, невыполненные транзакции.Ведущие решения включают панели мониторинга, предварительно настроенные для различных ролей в компании, с возможностью настройки панелей мониторинга в зависимости от потребностей каждого пользователя.

Закупки могут сыграть ключевую роль в прибыльности и общем успехе бизнеса. Он включает в себя широкий спектр связанных действий, каждая из которых требует внимания к деталям, чтобы обеспечить максимальную отдачу от бизнеса. Программные решения для управления цепочкой поставок могут помочь ускорить, упростить, проанализировать и снизить стоимость всего процесса закупок.

Государственные закупки в Великобритании после Брексита — BREXIT

Что такое государственные закупки?

Государственные закупки — это закупка товаров, услуг и работ государственными органами за государственные средства. Это может быть что угодно, от общественного транспорта до аппаратов ИВЛ в больнице.

Фон

Поскольку Великобритания вышла из ЕС, на нее больше не распространяются Директивы ЕС о государственных закупках.Все ссылки на директивы ЕС были удалены из внутреннего законодательства, [1] пороговые значения (которые определяют, какие контракты подпадают под режим закупок в зависимости от стоимости) были переведены из евро в фунты стерлингов, а предыдущие ссылки на европейские надзорные органы были заменены со ссылкой на Кабинет Министров. Кроме того, новая британская служба «Найти тендер» для публикации объявлений о контрактах заработала 1 января 2021 года, заменив Официальный журнал Европейского Союза.

Великобритания теперь также подписала Соглашение ВТО о государственных закупках (« GPA ») в своем собственном праве (ранее являясь членом как часть ЕС), и любое новое законодательство будет основано на принципах GPA. Это не означает, что радикальные изменения в режиме государственных закупок произойдут автоматически — законы ЕС о закупках (на которых основаны правила Великобритании) в значительной степени отражают положения и пороговые значения GPA. Тем не менее, правительство Великобритании в настоящее время проводит консультации о внесении широкомасштабных изменений в свете выхода Великобритании из ЕС.

Государственные закупки были в центре внимания общественности в прошлом году из-за пандемии COVID-19. Хорошо известно, что правительство Великобритании заключило контрактов на сумму около 18 миллиардов фунтов стерлингов с марта 2020 года, используя положение о чрезвычайной срочности Положения о государственных контрактах 2015 года, как часть ответа на пандемию, на некоторую критику. Примечательно, что цели изменений, предложенных Правительством, включают предоставление заказчикам большей гибкости и свободы действий.

Зеленая книга и консультации

15 декабря 2020 года Кабинет министров опубликовал свои предложения по радикальной реформе режима государственных закупок, чтобы « пересмотреть наш устаревший режим государственных закупок » и « отказаться от… [] сложных и удушающих правил и развязать потенциал государственных закупок ». [2] Некоторые из ключевых предложений кратко изложены ниже, но если вы хотите узнать больше, свяжитесь с одним из авторов.

  1. Объединить существующее законодательство о государственных закупках в единый набор правил

Единый набор правил заменит четыре набора нормативных актов, которые в настоящее время регулируют режим государственных закупок [3], и будет дополнен отраслевыми правилами и руководство.

  • Замена семи текущих процедур закупок тремя более простыми процедурами
Текущая процедура Предлагаемая процедура Краткое описание функций
Открытая процедура Предполагается, что эта процедура будет стандартной процедурой по умолчанию для более простых готовых соревнований и будет распространена на подходящие закупки в сфере обороны и безопасности.
— Ограниченная процедура
— Конкурсная процедура с переговорами
— Конкурентный диалог
— Инновационное партнерство
— Конкурсы дизайна
Конкурентная гибкая процедура Эта процедура будет иметь минимальные подробные правила, которые необходимы только для соблюдения предложенных новых принципы государственных закупок (например, общественное благо, эффективность, справедливое отношение к поставщикам) и GPA. Предполагается, что эта процедура обеспечит большую гибкость для коммерческих команд, большую свободу действий в отношении того, как проводить закупки, и поощрит инновации.Он также будет использоваться для заключения всех концессионных контрактов.
Согласованная процедура без предварительной публикации Ограниченная процедура торгов Она будет в значительной степени идентична существующей согласованной процедуре без предварительной публикации. Ключевым изменением будет введение нового основания, на котором эта процедура может быть использована: в случае кризиса или чрезвычайной срочности (будет объявлено канцелярией министра). 10-дневный период ожидания не будет применяться к контрактам, заключенным в кризисной или крайней срочности, но будет применяться к другим контрактам, заключенным в соответствии с этой процедурой.Уведомления о присуждении контракта должны быть опубликованы в течение 30 дней с момента присуждения контракта.
  • Ввести открытые рамочные соглашения

В дополнение к существующему (будет переименовано в «закрытое») рамочное соглашение, «открытые» рамочные соглашения позволят новым поставщикам присоединиться к нему на полпути. Открытые структуры будут иметь продолжительность до восьми лет с начальным (до) трехлетним закрытым периодом. Если структура будет длиться более четырех лет, она должна быть открыта как минимум один раз после третьего года, чтобы новые участники могли присоединиться к ней, и может открываться столько раз, сколько потребуется, при условии, что это указано в объявлении конкурса.Когда структура открыта, существующие поставщики могут остаться на основе своей первоначальной заявки или подать обновленную заявку (но рискуют не быть назначенными повторно, если они выберут этот вариант).

  • Реформирование процедур закупок

Зеленая книга предлагает шаги по совершенствованию режима, чтобы обеспечить более быстрое принятие решений, с большим упором на преддоговорные, а не постдоговорные средства правовой защиты. Ключевые особенности предложений:

  • Возможное создание специализированного трибунала для рассмотрения проблем закупок вместо Высокого суда и / или введение ускоренной системы в Высоком суде.
  • Установление более быстрого процесса подачи заявки на поиск, отмену или сохранение автоматических приостановлений, которые налагаются, когда потерпевший участник торгов начинает судебное разбирательство, чтобы оспорить присуждение контракта и препятствовать тому, чтобы закупающий орган продолжал процесс присуждения контракта.
  • Сохраняется требование к покупателю публиковать некоторый уровень «базовой раскрываемой информации» в уведомлении о контракте, но отменяется требование об отправке обязательных писем для разбора.
  • Предлагаемый предел возмещения убытков, доступный потерпевшим участникам торгов, подавшим судебные иски: судебные издержки плюс 1.5 x затрат на участие в торгах, за исключением убытков из-за упущенной возможности / упущенной выгоды. Обоснование правительства состоит в том, что это должно сдерживать поставщиков, выступающих со спекулятивными проблемами. Это ограничение будет применяться, если поставщик не смог оспорить закупку до присуждения контракта, что не является необычным, поскольку часто подозрения о проблемах или возможной незаконности в процессе закупок возникают только после того, как было сообщено о решении о присуждении контракта.
  • Предлагаемый предел прибыли, выплачиваемой при продлении контракта, когда действующий оператор поднимает юридический вопрос, который будет рассчитываться на основе стандартной ставки правительства и выплачиваться по этой ставке в течение срока продления.

Заключительные замечания

«Зеленая книга» — это ключевая возможность для заинтересованных сторон поделиться своими взглядами на предлагаемые радикальные изменения в новом режиме закупок. Крайний срок для ответов на консультации по Зеленой книге — чуть меньше месяца, 10 марта 2021 года .

Предложения, предусмотренные Зеленой книгой, обширны и амбициозны. Некоторые (например, явный акцент на прозрачности и упрощении) будут очень приветствоваться поставщиками.Другие, в том числе сокращение средств правовой защиты после вынесения решения, скорее всего, будут вызывать больше беспокойства.

Ожидается, что после консультации новый режим государственных закупок вступит в силу в конце 2021 или начале 2022 года. Мы продолжим публиковать обновления по мере развития ситуации.

Прочтите Зеленую книгу здесь.


[1] В частности, ссылки на директивы ЕС были удалены из Положения о государственных контрактах 2015 года, Положения о концессионных контрактах 2016 года, Положения о контрактах на коммунальные услуги 2016 года и Положения о государственных контрактах в области обороны и безопасности 2011 года.

[2] Преобразование государственных закупок — декабрь 2020 г., Предисловие министерства, с. 5.

[3] См. Сноску 1.

Обучение закупкам | Программа развития ООН

Библиотека фотографий

ПРООН доступна на фотографиях.undp.org, где представлена ​​большая подборка изображений ПРООН из проектов со всего мира. Через портал цифровых активов вы можете найти более 5000 изображений из каждого региона, доступных для поиска по тематическим областям, регионам, странам и ключевым словам.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *