Задачи и функции электронного документооборота — Контур.Диадок — СКБ Контур
Обмен бумажными документами — сложная система, которая вынуждает бизнес тратить деньги на пересылку, хранение, печать. Чтобы снизить риски потери данных, ускорить делопроизводство и уменьшить расходы, был создан электронный документооборот (ЭДО). ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами. Расскажем подробнее о задачах и функциях электронного документооборота.
Содержание
- Основные функции электронного документооборота
- Цели и задачи системы электронного документооборота
- Повышение эффективности коммуникации с контрагентами
- Заключение
Настройте ЭДО в Диадоке и начните обмен электронными документами с партнерами
Подключиться
Функции ЭДО предназначены для упрощения работы с документами. Поэтому большинство операторов электронного документооборота предлагает клиентам следующие возможности:
- Создание, согласование, подписание, скачивание и аннулирование документов.
- Распределение входящих документов.
- Сохранение истории взаимодействия с документом от создания до подписания.
- Отправка приглашения контрагенту и ответ на приглашение.
- Настройка уведомлений о выбранных действиях или статусах.
- Импорт и экспорт данных.
- Внедрение функциональности ЭДО в собственную учетную систему.
- Проверка сроков действия квалифицированной электронной подписи (КЭП) в момент подписания.
- Разграничение доступа к информации по категориям сотрудников.
Цели и задачи электронного документооборота связаны с оптимизацией бизнес-процессов:
- Снижение расходов. ЭДО не требует затрат на печать, бумагу, курьерские услуги. Использование ЭДО повышает скорость обработки документов, что тоже способствует экономии.
- Ускорение работы. Электронный документ легко создать, подписать, отправить. Это делается онлайн в веб-версии или в вашей учетной системе. По желанию пользователи настраивают шаблоны, маршруты согласования, трехстороннее подписание и другие опции ЭДО.
- Упрощение процессов. Легко отследить путь файла, проанализировать, на каком этапе обмена происходят задержки, а после внести корректировки во внутреннее или внешнее взаимодействие.
- Сохранение информации. Файлы хранятся в защищенном облачном сервисе, для них обязательно производится резервное копирование.
- Облегчение хранения и поиска. Нет необходимости арендовать помещение под архив, проводить инвентаризацию, искать вручную бумажные носители при запросе ФНС.
По желанию пользователи настраивают шаблоны, маршруты согласования, трехстороннее подписание и другие опции ЭДО. Узнайте больше о внедрении ЭДО в работу компании в статье.
Другие задачи систем электронного документооборота
| Обеспечить легитимный обмен | Упростить интеграцию во внутренние процессы | Ускорить работу бухгалтерии | |
|---|---|---|---|
| Электронные документы обладают той же юридической силой, что и бумажные | Электронные документы не требуется дублировать на бумажном носителе | Можно работать в своей учетной системе | С ЭДО подготовка бухгалтерской отчетности происходит быстрее |
Рассмотрим подробнее основные задачи системы электронного документооборота.
Создание общей информационной среды
Одна из проблем бумажного обмена — непрозрачность процессов, которая возникает из-за влияния человеческого фактора: сотрудник может забыть о статусе документа, бумаги теряются при пересылке.
Иная ситуация с ЭДО. Документы от контрагента в системе электронного документооборота приходят мгновенно — не нужно ожидать почтовую службу или курьера. Статус движения сохраняется. В сервисе пользователю доступна история согласования и подписания, он знает, когда контрагент получил файл.
ЭДО выполняет функции единой информационной среды, что помогает обозначить ответственных, внедрить регламент работы, который просто контролировать и корректировать в случае необходимости. Сервис ЭДО легко встроить во внутреннюю информационную систему. Это упростит обучение, позволит оптимизировать бизнес-процессы, связанные с документооборотом.
Интегрируйте Диадок в учетную систему или используйте веб-версию
Оставить заявку
Оптимизация работы
Задача электронного документооборота — уменьшить количество рутинных операций.
Сотрудники освобождаются от больших объемов бумажной работы: печать, ручное подписание, сканирование, упаковка в конверты с ЭДО не нужны. Подписать документ можно онлайн даже без доступа к рабочему месту. Уменьшается количество ошибок, так как большинство рутинных действий ускоряются или совершается автоматически. Например, можно настроить маршрут движения документа от согласователей до подписантов, чтобы ускорить его перемещение.
С переходом на ЭДО компания оптимизирует издержки, что в перспективе улучшает экономические показатели. Узнать больше о потенциальной выгоде можно в статье.
Сохранность информации
Оператор, предоставляющий услуги документооборота, гарантирует безопасный и легальный обмен с контрагентами за счет достаточных технических и правовых возможностей. Это подтверждают лицензии ФСБ России и Роскомнадзора. Перечень одобренных операторов ЭДО указан на сайте ФНС. СКБ Контур входит в этот реестр.
Системы ЭДО обеспечивают сохранность информации в разных аспектах:
- Во время передачи файлов исключено вмешательство извне, так как процесс защищен шифрованием.
- Можно разграничить доступ сотрудников к тем или иным файлам в соответствии с внутренними требованиями безопасности.
- Документы защищены от потери и повреждения с помощью резервных копий, которые хранятся на нескольких серверах.
Обменивайтесь данными по зашифрованному каналу в Диадоке
Подключиться
Электронный документооборот решает важную задачу: улучшает взаимодействие организации с контрагентами. Оперативное подписание и передача отчетных документов помогают установить результативные отношения с партнерами. Особенно это удобно предприятиям с большим количеством контрагентов. В базе ЭДО сохраняется история взаимодействия, что поможет избежать недопониманий, восстановить ход событий.
ЭДО снижает вероятность возникновения ошибок, например Диадок проверяет срок действия сертификата квалифицированной электронной подписи и соответствие документов утвержденному ФНС формату. Число корректировок уменьшается, благодаря чему партнеры становятся лояльнее.
Основные функции систем электронного документооборота предназначены для упрощения работы компании и оптимизации бизнес-процессов. Помимо преимущества в виде экономии средств, организация получает ряд других плюсов: высокая скорость работы, лояльность коллег и партнеров, а также гарантии конфиденциальности передаваемой информации и надежное хранение документов.
Подключитесь к Диадоку бесплатно, решайте бизнес-задачи с помощью ЭДО
Подключиться
СЭД: функции систем электронного документооборота
28.01.2020
Электронный документ, в отличие от бумажного, представляет собой файл, типовые операции над которым можно автоматизировать. Каждая система электронного документооборота обеспечивает выполнение базовых функций, в числе которых:
- Создание, регистрация и хранение электронных документов, создание карточки документа.
- Движение документа по заданному маршруту, возможность его отслеживания.
- Ведение истории изменений документа.
- Создание и настройка уведомлений о прохождении документа и его статусе.
- Ведение журналов, контроль сроков исполнения, создание отчётов.
- Аналитические функции.
- Импорт и экспорт документов, в том числе сканирование и печать бумажных документов.
- Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации, в том числе контроль и разграничение доступа, использование цифровой подписи и т.п.
Кроме того, система электронного доументооборота может обладать дополнительными специфическими возможностями в зависимости от задач, для которых она адаптирована. Так, подсистема, выполняющая функции электронного архива имеет эффективные инструменты для сканирования и оцифровки бумажных оригиналов, в том числе поточного, оснащена средствами работы со складом документов и т.п. Системы, предназначенные для работы с проектной документацией, могут работать с графическими файлами разных типов.
Некоторые функции встроены в СЭД изначально и их нужно просто настроить для нужд конкретной организации, другие реализуются с помощью подключаемых модулей или путём интеграции с другими системами, например, с электронной бухгалтерией.
По мере усовершенствования СЭД вместе с её обновлениями появляется новый функционал.
Что мешает внедрению и использованию системы электронного документооборота
Одна из основных причин этого — человеческий фактор. Сотрудники могут просто не знать о возможностях системы и поэтому не использовать их. Здесь могут помочь инструкции по использованию СЭД, написанные специально или адаптированные для вашей организации. В них необходимо на примерах типовых задач показать возможности системы электронного документооборота. Здесь вам могут помочь консультанты компании «Этлас-Софт».
Иногда людям привычнее и проще работать по старинке, чем тратить время и силы на то, чтобы разобраться с новыми незнакомыми программами. Преодолеть это сопротивление бывает непросто. Нужно показать человеку, в чём выгода от использования современных инструментов на его уровне — например, показать, насколько проще и быстрее станет его работа. Можно организовать среди сотрудников шуточное соревнование по освоению возможностей СЭД.
Как выбрать СЭД с нужным функционалом
На рынке представлено множество систем электронного документооборота. Разобраться в этом многообразии сложно сразу по нескольким причинам.
Во-первых, каждая современная СЭД обладает весьма широкими возможностями, которые не так просто описать как раз из-за их многообразия.
Во-вторых, ещё более трудная задача стоит перед покупателем СЭД — эти широкие возможности нужно сравнить между собой и попытаться «примерить» их на свою организацию.
Как быть? — Посмотреть на функционирование системы документооборота в деле.
Подберите две-три СЭД, которые по описанию соответствуют потребностям вашей организации. Каждая из них должна отвечать нескольким требованиям:
- у программы должна быть демо-версия или довольно продолжительный бесплатный пробный период;
- разработчик программы оказывает помощь в её внедрении и адаптации для решения задач покупателя;
- по окончании пробного периода должна быть возможность выгрузить накопленные данные (это позволит вам не потерять результаты проделанной работы).
Скачайте и попробуйте выбранные СЭД в своей организации. После теста вы сможете сделать обоснованный выбор на основе собственного опыта.
8 Особенности, которыми должна обладать каждая система управления документами (DMS)
Что такое система управления документами (DMS)?
A Система управления документами – DMS – это система (основанная на компьютерных программах в случае управления цифровыми документами), используемая для отслеживания, управления и хранения документов. Эта система должна быть способна вести учет различных версий документов, созданных и измененных разными пользователями (отслеживание истории).
Документы, хранящиеся в системе управления документами, такие как процедуры, рабочие инструкции и заявления о политике, свидетельствуют о том, что документы находятся под контролем. Несоблюдение может повлечь за собой штрафы, потерю бизнеса из-за соответствия или несоблюдения требований или непоправимый ущерб деловой репутации.
Сегодня внедрение качественной системы управления документами имеет решающее значение для успеха бизнеса. Поэтому при поиске надежной системы управления документами имейте в виду, что идеальная DMS должна содержать следующие 8 групп функций:
- Документ Ввод
- Индексирование документов
- Поиск документов
- Обработка документов
- Автоматизация рабочего процесса
- Документ.
Когда дело доходит до ввода документов, большинство предприятий комбинируют бумажные и цифровые файлы. Идеальная система управления документами должна позволять вводить файлы из следующих источников:
- Scanner
- Электронная почта
- Ручная загрузка
- Огромная загрузка
- Автоматизированный процесс для массовой загрузки
- Mobile Applications . документы с разными «поисковыми» терминами.
- Индексирование всех документов
- Пользовательская автоматическая нумерация документов
- Распознавание и индексирование содержимого
- Индексирование метаданных
- Индексирование всех редакций
- OCR на разных языках (в настоящее время система управления цифровыми данными Vienna Advantage поддерживает 47 форматов нумерации на
- 4 языках)
- 4
- Расширяемые поля метаданных
- Безопасный и мощный поиск
- Поиск по содержимому документа и метаданным
- Расширенный поиск по всем атрибутам документа
- Масштабируемая система поиска документов Результаты.
#4
Обработка документовОбработка документов включает преобразование печатного и рукописного текста на бумажных и электронных документах (например, отсканированное изображение документа) в электронную информацию с использованием одного или комбинации интеллектуальных символов Распознавание (ICR), оптическое распознавание символов (OCR) и опытные операторы ввода данных. Идеальная система управления документами должна обеспечивать следующие функции:
- Создание документов с использованием шаблонов
- Ссылка документа на записи в системе
- Связь с системой ERP/CRM
- Пересылка, перемещение, совместное использование документов
- Электронная почта документов
- Ревизия документов2 90s для различных файлов Документы регистрации и выписки
- Обработка входящих документов на основе правил
- Настройка отдельных правил и действий с документами
- Автоматический и ручной рабочий процесс
- Маршрутизация документов
- Моделирование бизнес-процессов с настраиваемыми окнами, отчетами
- Настройка автоматического создания многоуровневых утверждений 9002 на основе документов
Индексация — это путь к документам. Этот путь основан на ваших бизнес-процессах и ваших сотрудниках.Существуют различные типы индексов. Если ваши документы являются текстовыми документами, возможно, вы проиндексировали документы для полнотекстового поиска, где вы можете найти фразу, содержащуюся в документах. Все системы управления документами также имеют некоторый уровень системной индексации. Системной индексацией по умолчанию может быть дата, тип документа или какой-либо другой идентификатор, описывающий документ. Идеальная система управления документами должна обеспечивать:
#3
Поиск документовНезависимо от того, какие индексы мы используем, сила индексирования документов раскрывается, когда мы выполняем поиск позже.
Система поиска документов должна обеспечивать:#5
Автоматизация рабочего процессаХорошая система управления документами должна иметь встроенную систему управления бизнес-процессами и автоматизацию рабочего процесса на уровне предприятия, которая автоматически направляет документы по назначению.
Автоматизация рабочего процесса должна обеспечивать: - Обновление записей на основе документов
Индексация — это путь к документам. Этот путь основан на ваших бизнес-процессах и ваших сотрудниках.
Система поиска документов должна обеспечивать:
Автоматизация рабочего процесса должна обеспечивать:#6
Безопасность документовБезопасность является одним из наиболее важных аспектов системы управления документами. Идеальное программное обеспечение обеспечит высокий уровень шифрования документов и доступ на основе ролей, а также:
- Audit Trail
- User and Roles
- Advanced Access rights
- Encrypted Documents on file system
- Indexing all revisions
- Supports SSL
- Modify Ownership
#7
User Dashboard An ideal DMS interface должен быть простым и легким в навигации.
Не все склонны к технологиям, поэтому чем проще программное обеспечение, тем лучше. Но на главной панели также должны быть:
- Рабочий процесс входящего блока
- Документ Входящий ящик
- Уведомления и уведомления. DMS. В каждом бизнесе есть свои особенности, которые необходимо учитывать. По этой причине идеальная система управления документами должна обеспечивать определенный уровень настройки, позволяющий пользователям:
- Создание настраиваемых Windows and Records
- Создание пользовательских полей и отчетов
- Добавить атрибуты пользовательских документов
- Опишите пользовательский рабочий процесс
- Создание пользовательских отчетов о приборной панели
9007 Document Loders Document Loder Leascom Document Loderirers Doccom всегда выходят за рамки базовых функций и предоставляют своим клиентам инновационные функции и решения, которые улучшат общую производительность их бизнеса.
Vienna Advantage DMS имеет следующие встроенные специальные функции:- Inbuilt Word Processor
- Supports multiple languages
- Multi Tenants
- Collaboration Portal
- Deploy on premises or on cloud
- OCR in 27 languages
- Supports SSL
- Modify Ownership
Новаторский дизайн конструкции в сочетании с потенциальной функциональностью и впечатляющим интуитивно понятным пользовательским интерфейсом делает VIENNA Advantage DMS эксклюзивным продуктом на соответствующем рынке.
VIENNA Advantage DMS можно установить локально, в вашем частном облаке или в корпоративном облаке, предлагаемом VIENNA Advantage. Его мобильный веб-клиент достаточно легкий для работы на мобильных устройствах, таких как планшеты, и позволяет вам контролировать свои документы из любого места и при этом предлагает вам всю мощь.
Если вы хотите поближе познакомиться с нашим решением DMS , просмотрите DEMO video или узнайте больше о функциях корпоративного уровня, загрузив ВЕНА Advantage DMS брошюра .
Вас также может заинтересовать наша статья 👇👇👇
7 Характеристики идеальной системы управления документами
8 Что такое система управления документами 90 0 ? Полное руководство
Распространение любви
Когда персональные компьютеры появились в организациях, были сгенерированы тысячи файлов, и физически управлять ими стало очень сложно. Чтобы решить эту проблему, компании начали разрабатывать систему управления документами для управления электронными файлами организаций, такими как текстовые файлы, электронные таблицы и файлы PDF, с конечной целью достижения того, что раньше называлось «Безбумажный офис».
Система управления документами — это программное обеспечение, используемое для захвата, хранения, управления и простого поиска цифровых документов в организации. Он предоставляет предприятиям необходимые функции для оцифровки документов и автоматизации бизнес-процессов.
Организации в современной цифровой среде всегда ищут методы эффективного управления своими цифровыми документами, чтобы они могли анализировать содержащуюся в них информацию и получать больше информации для принятия более обоснованных бизнес-решений.
Работники умственного труда, по данным Международного центра данных, тратят 30% своего рабочего дня на поиск информации. В современных условиях полагаться на устаревшие методы извлечения документов неэффективно и может стоить вашей компании больших денег. Именно здесь на помощь приходит компетентная система управления документами, поскольку она значительно сокращает время, необходимое для поиска документов, тем самым повышая общую производительность.
Сотрудники Великобритании тратят более миллиона часов в неделю на поиск потерянных документов, что обходится их бизнесу в 20 миллионов фунтов стерлингов в год.
По данным business.com, система управления документами выполняет три основные функции: сбор, хранение и распространение документов. Это основные предоставляемые функции, и несколько поставщиков расширили свои услуги, чтобы помочь в автоматизации процессов.
Надежная система управления документами поможет малым предприятиям управлять всеми своими цифровыми документами в одном месте, создавать электронные образы документов, ускорять поиск документов, отслеживать изменения, автоматизировать процессы, улучшать совместную работу и предоставлять доступ к документам практически из любого места.
в любом месте.Каковы функции системы управления документами?
Эти функции позволяют организациям максимально эффективно использовать преимущества DMS.
лучшие функции системы управления документами
1- Несколько методов ввода
Одной из основных функций системы управления документами является возможность автоматического сбора информации из деловых документов.
Система может преобразовывать бумажные документы в цифровой формат и сохранять их в хранилищах документов. Это также позволяет автоматически собирать и извлекать полезную информацию по различным каналам, таким как
- Автоматизированное сканирование больших объемов.
- Изображения (Tiff, JPEG, PDF, GIF).
- Обработка бланков.
- Распознавание с использованием OCR мирового класса.
- Печатный, распознавание рукописного ввода.
- Штрих-код.
- Электронная почта
Ознакомьтесь со статьей ниже, если вы хотите инвестировать в инструмент OCR
2- Индексирование и классификация документов
Еще одна важная функция системы управления документами — автоматическое индексирование и классификация документов.
Безбумажное программное обеспечение EDMS должно иметь возможность автоматически классифицировать захваченные данные и извлекать информацию из их содержимого для облегчения поиска.
Классификация документов — это процесс автоматического определения типа информации в соответствии с их содержанием (счета, письма, чертежи и т. д.)
3- Контроль версий документов
Одной из основных функций системы управления документами является контроль версий документов . Без него сотрудники могут потерять информацию или работать со старой версией файла. Решения для корпоративного управления документами обеспечат возможность
- Создание множества версий контролируемого документа.
- При редактировании заблокируйте соответствующие данные, чтобы избежать переопределения изменений.
- Ведите учет того, что было сделано и кто внес изменения.
- Убедитесь, что сотрудники используют самую последнюю версию.
- Возможность возврата к предыдущим версиям при необходимости.
- Для контролируемого документа поддерживайте принцип младших и основных версий.
4- Быстрый поиск документов
Знаете ли вы, что профессионалы тратят 50% своего времени на поиск информации? Это может уйти в прошлое, если предприятия будут использовать одну из лучших DMS.
- Быстрый поиск информации в базе данных EDMS на основе метаданных или контента (полнотекстовый поиск)
- Доступ к информации можно получить в любое время как внутри вашей компании (через ноутбук), так и в дороге (мобильный).
- Возможность сохранять поисковые запросы для последующего, более быстрого и прямого доступа. Позволяет уточнить параметры поиска по желанию.
- Документы могут быть отмечены как избранные для облегчения ввода.
- Просмотр последнего использовавшегося контролируемого документа.
5- Контрольный журнал
Контрольный журнал считается одним из наиболее важных элементов в функциях системы управления документами.
Способность управлять жизненным циклом документов и жизненным циклом записей имеет решающее значение. Просмотр всей истории всех проделанных операций — один из важнейших ходов. Это позволит вам увидеть, кто читал документ, вносил улучшения, скачивал вложение и так далее.
6- Пакетное создание и обновление документов
При работе с большими объемами информации вам потребуется загружать большие объемы данных или обновлять свойства пакетами, а выполнение этого процесса в одном режиме занимает много времени и убивают производительность, поэтому вы должны убедиться, что безбумажная СЭД обеспечивает:
- Импорт данных в Excel, где вы можете сразу определить данные и местоположение вложения.
- Для автоматического сбора информации следите за определенным каталогом ваших сетевых дисков.
- Используйте Excel для обновления данных для коллекции файлов, затем импортируйте электронную таблицу обратно в систему.
7- Быстрое и улучшенное сотрудничество
Цифровое сотрудничество является обязательным в любой организации, особенно во время и после пандемии COVID19, когда сотрудники вынуждены работать из дома.
Среди основных функций системы управления документами — возможность для сотрудников обмениваться информацией (внутри и снаружи) и использовать расширенные функции совместной работы, как описано ниже 9.0012- Обмен : Возможность легко обмениваться информацией с различными заинтересованными сторонами, такими как другие сотрудники, поставщики, субподрядчики и клиенты.
- Комментарии: возможность добавлять простые комментарии, отмечать других пользователей и получать уведомления.
- Совместная работа и аннотации в режиме реального времени: возможность совместной работы в режиме реального времени и добавления текста, изображений, штампов и электронных подписей. Некоторые поставщики интегрировали лучшие инструменты аннотирования, чтобы обеспечить полный набор аннотаций и возможность совместной работы с поддержкой наиболее известных типов файлов.
8- Автоматизированный рабочий процесс
Сегодня все организации перегружены документами, и автоматизация связанных процессов, таких как утверждения, запросы информации, безусловно, улучшит повседневные операции, что приведет к снижению затрат, удовлетворенности клиентов, и повышение производительности труда сотрудников.
Рабочий процесс СЭД поможет автоматизировать цикл утверждения различных действий, т. е. запросов на отпуск, заказов на покупку и счетов-фактур.
9- Гибкая и надежная защита
Безбумажная СЭД может иметь строгую архитектуру аутентификации, которая позволяет управлять доступом через отдельных лиц, классы и функции. Использование безопасного доступа на основе ролей исключает возможность попадания конфиденциальной информации в чужие руки. EDMS должна способствовать защите данных и файлов с более конфиденциальными данными, чтобы даже системные администраторы не могли получить к ним доступ.
Ищите поставщиков, которые серьезно относятся к этой проблеме и продолжают получать обновления для предотвращения вторжений или утечки данных. Вот некоторые из наиболее важных функций безопасности, на которые стоит обратить внимание:
- Создание групп и добавление в них пользователей.
- Возможность установки разрешений безопасности на уровне иерархии (папке)
- Установите для шаблона (класса или типа), какая группа или пользователь может создавать документы DMS, комментарии, аннотации и делиться ими.
- Возможность установки разрешений безопасности для шаблона.
- Укажите, какая группа или пользователь может создавать новые версии или заменять старые версии.
- Возможность иметь отчет о безопасности, где он показывает высокоуровневое представление о типах классов по сравнению с группами или пользователями. Это может быть очень важно, если вы хотите предоставить определенной группе такую же безопасность, как и другой группе. При реализации крупной СЭД управление правами безопасности станет сложной задачей.
- Безопасность на уровне метаданных: Возможность установить, какая группа может что видеть.
Примечание. Всегда рекомендуется настраивать безопасный доступ к документам на основе групп, а не пользователей.
10- Мощный инструмент администрирования
Одной из основных функций системы управления документами является возможность контроля и управления всеми административными задачами с помощью простого интерфейса.
- Добавить/удалить/заблокировать пользователей в системе и определить их роли (администраторы, участники, только для чтения).
- Импорт пользователей из вашего активного каталога.
- Создание групп и управление их участниками.
- Определение типов классов и их свойств.
- Визуальное создание рабочего процесса СЭД для автоматизации процессов.
- Организуйте информацию на основе их типа хранения. Это позволит вам организовать документы вашей организации и управлять доступом.
11- Интеграция с MS Office и Office365
Электронная почта по-прежнему является наиболее часто используемым средством обмена файлами и общения между членами команды. Для этого очень важно иметь возможность напрямую импортировать данные из Outlook, word, excel в вашу DMS.
Программное обеспечение для управления документами должно иметь надстройки к MS Office, где пользователи могут напрямую сохранять свои данные в СЭД в несколько кликов.
12- Мобильная поддержка
Знаете ли вы, что большинству работников умственного труда крайне сложно найти информацию в пути?
Сотрудникам нужен способ доступа к своим деловым документам из-за пределов офиса. В настоящее время большинство поставщиков решений имеют возможность обеспечить сотрудникам доступ к документам в любое время и в любом месте.
13- Интеграция с различными системами
Подумайте, сколько приложений вы используете в своей повседневной работе, будь то MS Office, включая Office365, Outlook, HR, CRM, ERP и т. д.
Большинству бизнес-процессов требуется доступ к данным и документам из различных систем, используемых в организации.
13- Архивы
Одной из наиболее важных функций DMS является управление архивами, которое позволяет управлять всеми архивами в одном месте.
Какие существуют типы систем управления документами?
Существует два типа систем управления документами: коммерческие и с открытым исходным кодом.
В зависимости от размера бизнеса, бюджета и количества документов для управления они могут выбрать бесплатную систему управления документами с открытым исходным кодом или лицензионную. Для получения дополнительной информации об этом я настоятельно рекомендую ознакомиться со статьей ниже.
Топ-8 мощных систем управления документами с открытым исходным кодом (theecmconsultant.com)
Заключение
Наличие безбумажной СЭД дает множество преимуществ. В результате для всех организаций стало обязательным внедрение цифровых технологий для обеспечения гибкости и эффективности.
Часто задаваемые вопросы
Что понимается под системой управления документами?
Система управления документами — это программное приложение, которое используется для хранения и организации документов и других файлов. Это облегчает сотрудникам быстрый поиск нужного документа, когда он им нужен. Это также помогает управлять хранением записей, поскольку все документы хранятся в одном месте.
Vienna Advantage DMS имеет следующие встроенные специальные функции:
в любом месте.
Среди основных функций системы управления документами — возможность для сотрудников обмениваться информацией (внутри и снаружи) и использовать расширенные функции совместной работы, как описано ниже 9.0012
В зависимости от размера бизнеса, бюджета и количества документов для управления они могут выбрать бесплатную систему управления документами с открытым исходным кодом или лицензионную. 