Этапы обработки внутренних документов: Потоки документов в организации

Академия 1С:Документооборот | Лушников и партнеры: Классификация видов внутренних документов

В программе 1С Документооборот внутренние документы можно вести по видам. От вида внутреннего документа зависят настройки, которые влияют на карточку документа. Поэтому очень важно правильно классифицировать все виды внутренних документов, которые используются в организации.

Классификация документов в 1С:Документооборот подробно рассмотрена в видеокурсе.

В новом ГОСТе 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» исключено определение внутреннего документа. Хотя в предыдущем ГОСТе Р 51141-98 написано, что «внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации». Хотя, как мы увидим далее, мы к внутренним документам будет относить в том числе документы, которые выходят за пределы организации, например, договоры.

Обычно внутренних документов очень много. И для того, чтобы работать с документами системно, целесообразно разделить их на группы.

В делопроизводственной практике принято делить внутренние документы на следующие категории:

• организационно-правовые,
• распорядительные,
• информационно-справочные,
• договоры,
• документы по основной деятельности (производство, строительство и т.д.),
• финансово-бухгалтерские документы;
• документация по трудовым отношениям,
• личные документы.

В настройках программы по делопроизводству в 1С надо установить флажок «Использовать виды внутренних документов».

Тогда будет доступен справочник «Виды внутренних документов» в разделе НСИ.

В 1С Документообороте рекомендуется в справочнике «Виды внутренних документов» создать группы в соответствии с категориями, на которые мы решили классифицировать наши внутренние документы.

Далее в каждой группе нужно создавать конкретные виды внутренних документов. Рассмотрим эти группы подробнее.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Можно привести следующие примеры организационно-правовых документов:

• Устав,
• Положение об организации,
• Положение о структурном подразделении,
• Штатное расписание,
• Правила внутреннего трудового распорядка,
• Должностная инструкция и проч.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Обычно эти документы действуют сверху-вниз. Примеры распорядительных документов:

• Приказ,
• Распоряжение,
• Указание,
• Решение,
• Постановление.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Обычно эти документы действуют снизу-вверх или по-горизонтали. Примеры информационно-справочных документов:

• Служебная записка,
• Докладная записка,
• Объяснительная записка,
• Предложение,
• Заявление,
• Протокол,
• Акт,
• Справка,
• Заключение и прочие.

Договоры – соглашения между двумя или более лицами (физическими или юридическими) в соответствии со статьей 420 ГК РФ. Примеры договоров:

• Договор строительства,
• Договор аренды,
• Договор субподряда,
• Договор поставки,
• Договор оказания услуг,
• Лицензионный договор,
• Дополнительное соглашение и прочие.

Финансово-бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета и составления налоговой, бухгалтерской и статистической отчетностей. Примеры финансово-бухгалтерских документов:

• главная книга,
• годовые отчеты,
• бухгалтерские балансы,
• акты ревизий, инвентаризаций,
• первичные бухгалтерские документы,
• кассовые книги и прочие.

Документация по трудовым отношениям связана с отношениями между работодателем и работниками. Примеры документов по трудовым отношениям:

• приказы по личному составу,
• трудовые контракты,
• личные дела,
• личные карточки формы Т-2,
• лицевые счета по заработной плате,
• трудовые книжки,
• графики отпусков и прочие.

Личные документы относятся к физическим лицам. Например:

• резюме;
• автобиографии;
• расписки;
• личные доверенности и прочие.

Организация определяет перечень и классификацию документов в зависимости от специфики своей деятельности. От того, насколько корректно будут определены виды документов, зависит успешность внедрения сэд 1с документооборот.

Приведем факторы, которые влияют на разделение или укрупнение по виду документа.
В зависимости от вида внутреннего документа маршрут движения документа может отличаться. Привязка маршрута движения документа указывается в настройках шаблонов процессов.

К виду документа привязывается шаблон автозаполняемого файла.

По виду документа можно задать настройки (флаги), которые будут влиять на функционал карточки документа:

• Использовать срок исполнения — с помощью данной настройки в карточке документа данного вида станет видимым поле Срок  исполнения.
• Вести учет по номенклатуре дел
   — если установлен, то в карточке документа данного вида появится реквизит Номенклатура дел. В нумераторы включена возможность использовать индекс по номенклатуре дел в регистрационном номере документа. Индекс по номенклатуре дел выбирается из реквизита Номенклатура дел карточки документа данного вида, поэтому для использования индекса по номенклатуре дел должна быть включена данная настройка.
• Необходима печать штрихкода при создании документа — если установлен, то при закрытии карточки только что созданного внутреннего документа данного вида будет осуществляться проверка того, был ли напечатан штрихкод созданного документа (любым из возможных вариантов). Если штрихкод не был напечатан, то система выдаст предупреждение с запросом подтвердить закрытие формы. 
• Вести учет по корреспондентам — если установлен, то в карточке документа данного вида будут доступны поля учета данных о корреспонденте, контактном лице корреспондента и подписавшем со стороны корреспондента.
• Вести учет по адресатам – если установлен, то настройка позволит указать в карточке поле Адресат. Это актуально для вида внутреннего документа «Служебная записка» или «Заявление».
• Учитывать срок действия — если установлен то в карточке документа данного вида появятся поля для указания срока действия документа и порядка продления документа. 
• Учитывать сумму документа — если установлен, то для документов данного вида можно будет указать сумму и валюту документа.
• Вести учет по статьям ДДС — данная настройка делает доступным заполнение списка статей ДДС и сумм в карточке документа. Это актуально для вида внутреннего документа «Заявка на расходование денежных средств».
• Учитывать недействующие документы — если установлен, то документы данного вида могут быть отменены или расторгнуты. При установке в карточке документа данного вида появляется флаг Не действует и ссылка на документ, который делает его не действующим.
• Является договором — данный признак означает, что документы с этим видом являются договорами. При установке данного признака автоматически устанавливаются признаки Вести учет по корреспондентам, Учитывать срок действия, Учитывать сумму документа, Учитывать недействующие документы и сбрасывается признак Является комплектом документов.
• Является комплектом документов — данный признак означает, что документы с этим видом являются комплектами других документов и файлов. Установить данный признак можно при условии что не установлен ни один из признаков: Является договором, Вести учет по номенклатуре дел, Учитывать срок действия, Учитывать недействующие документы.
• Обязателен файл скан-копии оригинала – если документ с таким флажком зарегистрирован, а файл с признаком Оригинал отсутствует, то в карточке документа будет выводиться предупреждение о необходимости добавить скан-копию.
• Обязательно указание ответственного – если настройка установлена, то новый документ этого вида нельзя будет создать с незаполненным полем Ответственный.
• Использовать этапы обработки документа – настройка позволяет учитывать этапы обработки для документа. Если настройка установлена, то в карточке вида документа доступна закладка Этапы, где можно указать этапы обработки для текущего вида внутреннего документа.
• Автоматически вести состав участников рабочей группы — для документов данного вида в рабочую группу будут автоматически добавляться новые участники рабочих процессов по документу.
• Для документов этого вида заполнение рабочей группы является обязательным
   — для документа данного вида контролируется заполнение рабочей группы.
• Подписывать резолюции электронной подписью — если флажок установлен, то для документов данного вида утверждение каждой резолюции ЭП будет обязательным.
• Запретить создание документа не по шаблону – если флаг установлен, то пользователи смогут создавать документы данного вида только по заранее подготовленному шаблону.

К виду документа можно задать набор дополнительных реквизитов и сведений.

И к виду документа привязывается нумератор.

Как видим, если приведенные выше характеристики отличаются, то целесообразно разделять виды документов на более мелкие. А если отличий нет, то объективных причин, чтобы дробить виды внутренних документов нет.

После классификации видов документов в 1С Документооборот надо переходить к организации папок внутренних документов.

Классификация документов в 1С:Документооборот подробно рассмотрена в видеокурсе.

Внутренние документы документооборота — ERP FOSS

Оглавление butt

• Права доступа
• Типовой процесс обработки внутренних документов
• Карточка внутреннего документа
• Возможности при работе с внутренним документом

В данной главе рассмотрены все возможности по работе с внутренними документами вашей организации (приказы, служебные, внутренние письма и т.п.).

Права доступа

Работать с внутренними документами могут пользователи, у которых в настройках прав доступа для функции Управление внутренними документами указана роль Сотрудник или Менеджер. Пользователь с ролью Сотрудник сможет создавать и редактировать только свои документы, Менеджеру доступно редактирование документов, созданных другими пользователями.

Типовой процесс обработки внутренних документов

Типовая схема работы с внутренними документами предполагает следующие этапы:

• создание и заполнение карточки внутреннего письма;
• создание резолюции к внутреннему, утверждение ее руководителем;
• исполнение резолюции.

Рассмотрим этапы этого процесса ниже.

Карточка внутреннего документа

Внутреннее письмо предназначено для отправки сообщения внутри организации. Оно может быть создано, как ответ на входящее письмо или независимо от входящего, как новое.

Станьте на папку Корреспонденция/Внутренние и нажмите Создать.

Заполните значения полей. Рассмотрим детально их назначение.

Наименование поля	Описание
Содержание	Краткое содержание, тема письма
Отправитель	Сотрудник, от имени которого отправляется письмо
Способ отправки	Способ, которым отправляется письмо
Дата регистрации	Дата регистрации письма в организации, которая отправляет письмо
Номер документа	Регистрационный номер документа в организации, которая отправляет письмо
Получатель	Сотрудник или Организация-получатель
Тип	Тип корреспонденции — справочное поле (список типов вы можете настроить по своему усмотрению, например, «приказ», «распоряжение» и т. п.)
Папка	Папка, для которой предназначен документ — справочное поле (настраивается по вашему усмотрению, например, «приказы» или «информационные письма»)
Связанная корреспонденция	Ссылка на корреспонденцию, связанную с данным письмом
Отметки	Отметки к письму — справочное поле (настраивается по вашему усмотрению, например, «срочное» или «дсп»)
Журнал внутренних документов	Ссылка на журнал регистрационных записей для внутренних документов

Возможности при работе с внутренним документом

Все возможности аналогичны описанным для входящей корреспонденции: печать карточки, вложенные файлы, копирование/удаление и др.

После создания и сохранения карточки письма оно находится в статусе черновика со своим регистрационным номером (нумерация подробнее рассмотрена в отдельной главе). Далее его следует перевести в статус Отправлено, нажав кнопку Отправить на карточке письма.

Статус письма можно увидеть в списке внутренних документов.

Если же перед отправкой документ требует какого-либо исполнения или согласования, следует, воспользоваться механизмом резолюций — кнопка Новая резолюция.

Дальнейшие действия по работе с резолюциями полностью аналогичны описанным для входящего письма.

Практическое руководство с примерами [2023] • Asana

Резюме

Документация процесса — это внутренний документ, в котором подробно описаны задачи и шаги, необходимые для запуска нового процесса. Узнайте, как создать документ процесса, а также о преимуществах его внедрения в вашей команде.

Хотите запустить новый процесс, но не знаете, с чего начать? Мы вас прикрыли. Документация процесса — это подробное описание того, как выполнять процесс. Он описывает точные шаги, необходимые для выполнения задачи от начала до конца.

Создание подробного документа может привести командную работу в соответствие с целями процесса и повысить организационную ясность. Как руководитель группы у вас есть возможность определить, какие поля и функции лучше всего подходят вашей команде — от определения границ процесса до документирования шагов процесса.

Давайте рассмотрим назначение документации процесса, способы ее создания (с примерами) и преимущества ее реализации для вашей команды.

Что такое технологическая документация?

Документация процесса — это внутренний документ, в котором подробно описаны задачи и шаги, необходимые для запуска нового процесса.

От таких простых задач, как адаптация новых сотрудников, до более масштабных целей, таких как изменение структуры команды, важно правильно документировать и отслеживать ход новых процессов.

Вы также можете создавать документацию по процессам для оптимизации текущих процессов. Вы можете быть удивлены, узнав, сколько из них уже есть в вашей организации — от развертывания новых инструментов до общения с клиентами.

Документация по процессам служит не только для обеспечения согласованности действий команд, но и в качестве дорожной карты для членов группы, которая помогает прояснить шаги, необходимые для создания нового процесса. Это также устраняет путаницу между членами команды, выступая в качестве ресурса, к которому можно вернуться, чтобы узнать, как что-то сделать.

Создание шаблона документации проекта

Документация процесса и отображение процесса

Хотя эти два термина звучат одинаково, между документацией процесса и отображением процесса есть некоторые ключевые различия.

Основное различие между ними заключается в компоновке каждой системы. Документация процесса направлена ​​на создание письменного документа с изложением ключевых деталей, а картирование процесса направлено на визуализацию процесса. И хотя документация процесса включает визуальное представление, оно сильно отличается от подробного визуального представления карты процесса.

Как создать документ процесса

От начальной области до тестирования и проверки существует восемь шагов, которые вы можете выполнить, чтобы создать документ процесса.

Каждый этап направлен на формальное документирование многих этапов процесса, что обеспечивает согласованность действий вашей команды и ясность коммуникации. Мы пройдем эти восемь шагов и выделим ключевые компоненты, которые вы должны включить в свой технологический документ.

1. Определение масштаба начального процесса

На первом этапе руководитель проекта определяет объем исходной информации и создает краткое описание, основанное на целях, сроках и приоритетах. Это делается путем рассмотрения целей и документирования их в бизнес-кейсе.

При определении масштаба процесса включите:

• Ключевые цели: Подумайте, каких ключевых показателей эффективности или бизнес-целей пытается достичь ваш процесс.

• Заинтересованные стороны: Хотя вы можете пока не знать конкретных лиц, подумайте, какие команды будут работать вместе.

• Временная шкала: С помощью метода критического пути можно оценить объем процесса и временную шкалу его завершения.

• Приоритет: Определите, насколько важен этот процесс для реализации по сравнению с другими проектами и задачами, над которыми работает ваша команда.

Эти факторы помогают заинтересованным сторонам и руководящей группе составить четкую картину, чтобы они могли быстро понять происходящий процесс.

2. Определить границы процесса

Получив начальную информацию о процессе, вы можете определить границы. Для этого наметьте, какое место процесс занимает в разных командах, определив различные задачи, которые выполняет каждая команда. Подумайте, где процесс начинается и заканчивается, и на кого он влияет.

Определение этих границ может помочь установить четкие инструкции по выполнению задач, когда вы будете готовы внедрить новый процесс. Например, если вы хотите сократить объем работы за счет автоматизации процессов, ваши ограничения могут включать выделение вашей ИТ-команде для запуска процесса и вашей операционной группы для завершения процесса.

3. Определить входы и выходы процесса

Третий шаг включает определение входов и выходов.

Вы можете определить результаты, изучив первоначальные цели проекта и выбрав конкретные измеримые показатели. Например, если ваша цель — тратить меньше времени на рутинную работу, одним из ваших результатов может быть автоматизация напоминаний о задачах. В том же примере ваш вклад может заключаться в реализации инструмента управления работой.

Определение входных и выходных данных позволит вам позже разбить каждую из этих целей на более мелкие шаги.

4. Определите этапы процесса

Теперь, когда вы собрали необходимую информацию с помощью входных и выходных данных процесса, пришло время разбить план процесса на небольшие этапы. Это можно сделать самостоятельно или в ходе мозгового штурма.

Начните с изучения начальной точки процесса — другими словами, того, что запускает границы процесса. В некоторых случаях будет зависимость, которая должна быть завершена, чтобы процесс начался. Например, чтобы автоматизировать напоминания о задачах, сначала необходимо создать задачи.

После того, как вы определили, что вызывает начало и конец процесса, перечислите все этапы процесса в последовательном порядке. Если требуется несколько задач, перечислите каждую из них на шаге. Вы хотите, чтобы ваши шаги были как можно более простыми, и сосредоточьтесь на захвате только ключевых частей процесса.

Разбейте каждый шаг на небольшие компоненты, которые можно назначить отдельным заинтересованным сторонам. Следующим шагом является распределение обязанностей для каждого шага.

Создание шаблона проектной документации

5. Свяжитесь с заинтересованными сторонами проекта

После того, как этапы определены, пора разбить каждую задачу на части и назначить ответственных за них. Рекомендуется включить в документ подробную информацию по каждой задаче, например результаты и сроки. Это обеспечивает ясность и упрощает общение.

Если вам нужно предоставить дополнительную информацию о задаче или контексте для более сложных проектов, рассмотрите возможность встречи с командой или направьте их к необходимой информации. Это могут быть юридические знания или рекомендации по бренду, которые необходимы для выполнения поставленных задач.

6. Постройте блок-схему процесса

Теперь самое интересное — визуализация вашего процесса. Один из простых способов сделать это — использовать блок-схему. В зависимости от типа процесса, который вы документируете, блок-схема может обеспечить ясность в удобоваримой форме. Вы также можете воспользоваться инструментом управления рабочим процессом, который позволяет отслеживать цели и задачи на этом пути.

Чтобы построить блок-схему, вам необходимо иметь под рукой этапы процесса, входные и выходные данные, а также назначенную информацию о заинтересованных сторонах. Затем все, что вам нужно сделать, это аккуратно выложить каждый шаг в последовательном порядке.

Вот пример блок-схемы документа процесса, который вдохновит вас на создание собственного:

Как видите, каждый шаг имеет соответствующие входные и выходные данные. Визуализация этих шагов в блок-схеме позволяет легко увидеть, какие ресурсы и результаты вы можете ожидать. Вы также можете добавить дорожки к своим диаграммам, чтобы классифицировать, кому какие задачи назначены. Это может быть особенно полезно для сложных процессов.

Хотя каждый процесс будет немного отличаться, важно, чтобы вы соединяли свои шаги по порядку и заранее предоставляли самую важную информацию.

7. Обратите внимание на исключения потока процесса

Теперь, когда вы задокументировали визуальное представление потока процесса, отметьте любые исключения, с которыми может столкнуться ваша команда. Эти исключения возникают из-за того, что не все потоки будут следовать по одному и тому же пути.  

Например, исключением из приведенного выше рабочего процесса может быть то, что некоторые задачи не требуют проверки в зависимости от сложности работы. В этом случае вам нужно отметить, какие сценарии не требуют утверждения. Вы также должны указать шаги, которые ваша команда должна предпринять для устранения этих исключений.

8. Тестирование процесса

Последний шаг в жизненном цикле документации процесса — тестирование процесса, чтобы убедиться, что он работает. Во время тестирования определите, где возникают проблемы или где возможны риски, и исправьте их в режиме реального времени. Это шанс отладить ваш новый процесс, поэтому внесите необходимые изменения, чтобы он работал максимально гладко.

Задайте вопросы, чтобы выявить болевые точки:

После того, как вы проработаете болевые точки, определите эффективность процесса. Это шанс настроить ваш процесс так, чтобы он работал как можно более гладко.

Наконец, вы можете закрыть любые открытые задачи процесса и сохранить информацию в общем пространстве для последующего просмотра при необходимости.

Преимущества документирования процесса

Независимо от того, создаете ли вы подробный поток процесса или придерживаетесь общей схемы, немедленное документирование информации может предотвратить срыв работы из-за проблем в долгосрочной перспективе.

От устранения ошибок до улучшения распределения ресурсов и повышения эффективности документирование процесса имеет четыре основных преимущества:

Устраняет ошибки

Документирование бизнес-процессов предотвращает ошибки за счет проактивного описания каждого шага процесса. Вы можете анализировать эффективность этих шагов и вносить изменения по ходу дела.

Заблаговременно документируя свой процесс, вы устраняете:

• Недостаток коммуникации: Без надлежащей документации коммуникация может быть распределена, что приводит к увеличению объема работы ради работы.

• Пропущенные этапы процесса: Без подробных шагов задачи могут быть перепутаны или пропущены, что приведет к неэффективному процессу.

• Неясные цели и результаты: Если они не понимают цель конкретного процесса, члены команды могут не иметь четкого представления о результатах или приоритетах.

Жизненный цикл документации процесса анализирует ошибки и предоставляет вам систему для постоянного мониторинга потенциальных узких мест на протяжении всего жизненного цикла процесса. Это дает вам возможность изменить или исключить шаги, которые не нужны.

Сокращает рутинную работу

Правильный технологический документ снижает рутинную работу и время, затрачиваемое на работу, поскольку информация представлена ​​заранее и сопровождается визуальным представлением.

Общие препятствия, которые устраняет обработка документации, включают:

• Частые встречи: Документ процесса может детализировать необходимую информацию, которая в противном случае потребовала бы встречи. Неэффективные встречи тратят время и могут даже усилить путаницу в отдельных случаях.

• Дублирование работы: Когда задачи организованы правильно с первого раза, вероятность дублирования работы меньше.

• Неорганизованное общение: Информация, хранящаяся в разных местах, может привести к неорганизованному общению.

Уменьшение количества этих ошибок помогает вашей команде работать более продуктивно и сосредоточиться на текущей работе. Вы также можете сделать еще один шаг и внедрить автоматизацию бизнес-процессов, чтобы исключить дополнительную рутинную работу.

Оптимизирует распределение ресурсов

 Документ процесса упрощает распределение ресурсов, организуя информацию в четкие этапы и связывая их с необходимыми ресурсами.

Это гарантирует, что ресурсы:

• Используются правильно: Когда команды знают, какие ресурсы использовать, они могут использовать их правильно и эффективно.

• Подключено к правильным шагам: Подключив ресурсы к задачам, становится ясно, как и когда их следует использовать.

• Добиться желаемого результата: При правильном распределении ресурсов их можно использовать по назначению.

Поскольку неправильное использование ресурсов может привести к перерасходу средств, важно правильно спланировать распределение, чтобы ваша команда была готова с необходимыми ресурсами.

Улучшает связь

Сохранение связи в общем инструменте может предотвратить проблемы с процессом в будущем. Это помогает, предоставляя всем заинтересованным сторонам доступ к общему источнику правды, который можно просмотреть в любое время.

Расширенная коммуникация может помочь:

• Работа выполняется правильно с первого раза: Четкая коммуникация снижает риск путаницы и некачественной работы.

• Создание четких знаний о процессах: Коммуникация позволяет командам быть в курсе новых процессов.

• Расширение карт процессов и стандартных операционных процедур : Коммуникация может уточнить информацию и обеспечить соответствие карт и процедур процесса исходным целям процесса.

Коммуникация в команде может быть разницей между хорошим и отличным процессом, поэтому обязательно общайтесь заранее и часто, чтобы внести ясность.

Ускорьте свой прогресс с помощью документации по процессам

Документация по процессам может помочь оптимизировать улучшения процессов и проложить путь для различных процессов в будущем. Задокументированный процесс может помочь предотвратить неэффективность и узкие места, а также подготовить членов команды к успешным проектам в будущем.

Сделайте еще один шаг вперед в документации по процессам с помощью программного обеспечения для управления рабочими процессами, которое помогает командам оптимизировать процессы.

Создание шаблона проектной документации

Что такое документация по процессу: Полное руководство с шаблоном

Что такое документация по процессу?

Документация по процессу представляет собой подробное описание того, как выполнять процесс. Документ процесса описывает точные шаги, необходимые для выполнения задачи или процесса от начала до конца.

Область документации процесса определяет, как сотрудники выполняют процесс, а не что это за процесс.

Документирование процессов важно для любого бизнеса, поскольку оно повышает согласованность и позволяет вашим сотрудникам учиться как на своих успехах, так и на своих ошибках .

 

Преимущества документации процесса

Документация процесса помогает:

• Экономия времени и денег
• Уменьшение количества ошибок
• Создание стандартизации
• Улучшение сотрудника Встроение
• Создание эффективности на рабочем месте
• Найти дополнительные способы для дальнейшего улучшения процессов
• . задача выполняется и никоим образом не является окончательным отчетом. Это помогает анализировать каждый шаг процесса и предоставляет контекст для улучшения процесса.

  Каждая организация стремится к успеху и развитию со временем. Единственный способ узнать, достаточно ли хорош применяемый вами бизнес-процесс, — это следить за каждым шагом и анализировать, получать отзывы и предлагать изменения для улучшения. Только тогда бизнес сможет работать на полную мощность и расти быстрее.

  Подробнее: Лучшие онлайн-инструменты для документирования программного обеспечения

   

  Зачем нужна документация по процессам?

  Когда дело доходит до создания новых процессов или усовершенствования существующих, нет лучшего способа сделать это, чем задокументировать процессы. Ниже перечислены основные преимущества, которых организация стремится достичь путем документирования своих процессов:

  1. Улучшение процесса

  Большинство компаний используют повторяемые бизнес-процессы для выполнения работы. Люди часто недооценивают то, что записывают шаги процесса, и полагаются на свою «память» или «догадки» при выполнении задач.

  Часто это ведет к катастрофе. Маловероятно, что вы сможете улучшить процесс, если не знаете:

  • Какие бизнес-процессы происходят
  • Какова роль каждого шага в процессе
  • Какова роль вашего партнера -workers  находится в цикле процесса
  • Как процесс влияет на общую прибыль бизнеса

  Чтобы знать, что делать, вы должны знать , где для начала.

  Документация процесса, таким образом, обеспечивает орлиный взгляд на процесс и помогает предприятиям разрабатывать новые стратегии и тактики для повышения эффективности на рабочем месте.

   

  2. Используйте в качестве учебного материала

  Технологическая документация также служит важным обучающим пособием для новых сотрудников. Документация действует как « учебная программа » для новых сотрудников и помогает им быстрее осваивать свои новые роли.

  Это значительно экономит время менеджеров, которым в противном случае пришлось бы подробно объяснять новые процессы.

  It экспоненциально ускоряет кривую обучения и предоставляет все ресурсы, необходимые для понимания рабочего процесса, в одном месте. Это помогает им понять свою роль и то, как она вписывается в общую организацию.

  Подробнее: Как создать невероятное учебное пособие (шаблон включен)

   

  3. Уменьшение операционной неопределенности

  Еще одна важная причина документирования процессов — устранение любой двусмысленности ролей и обязанностей на рабочем месте. В документах бизнес-процессов четко указано:

  • Задачи, необходимые для выполнения процесса
  • Индивидуальные роли и обязанности
  • Лицо , назначенное для выполнения задачи
  • Как выполнять задачу
  4 много путаницы на рабочем месте.

  Любой может получить доступ к документу процесса в любое время, поскольку он действует как центральное хранилище знаний и информации для всей организации. Этот тип прозрачности предотвращает любое напряжение внутри команд.

   

  4. Сохранение ключевых знаний

  Одно из преимуществ документирования процессов, которое часто упускают из виду, — это его способность сохранять важную информацию и знания.

  Записывая каждый шаг, каждый в команде знает, как выполняется тот или иной процесс. Итак, когда « 9 высокопоставленный ” или важный сотрудник увольняется, он/она не берет с собой знания о процессах.

   

  5. Анализ

  Документирование процесса упрощает для управленческих групп анализ и сравнение предыдущих версий процесса с новыми, а также расчет эффективности, снижение затрат и анализ других важных показателей.

  Это помогает руководству понять, приносят ли его усилия ожидаемые результаты или стоит попробовать другой подход.

  Информация, полученная из документации процесса, также может быть воспроизведена в других процессах, что может сэкономить много времени и денег.

  Подробнее: Как создать руководство для умных сотрудников

   

  Какова цель документирования процесса?

  Целью или задачей документирования процесса является отслеживание текущего процесса с целью его улучшения в будущем. Идея состоит в том, чтобы изучить документацию, проанализировать предпринятые шаги и предложить изменения и улучшения.

  Процессная документация помогает в:

  • Улучшение процесса Эффективность
  • Расположение Недостатки
  • Улучшение процесса Качество
  • Улучшение . 9028 9048 9048 9048 9048. прямая видимость вовлеченным сотрудникам

  Подробнее: Что такое документ с требованиями к программному обеспечению

   

  Кто все вовлечен в технологическую документацию?

  В документировании бизнес-процессов участвуют три стороны:

  • Внутренняя команда (она же команда проекта)
  • Заинтересованные стороны
  • Внешние стороны
  1. Команда проекта

  9000 технологическая документация. Документирование процесса во время его выполнения гарантирует, что команда проекта осознает свои усилия и постоянно учится.

  Это также гарантирует, что ни один из шагов в процессе не останется незамеченным и будет правильно записан. Однако вы также можете нанять или включить в команду специалиста только для целей документирования процессов.

  Таким образом, проектной группе не нужно время от времени прерывать свой рабочий процесс, чтобы документировать каждый шаг — специалист может позаботиться об этом на расстоянии.

  Подробнее: 20 лучших онлайн-инструментов для совместной работы в командах

   

  2. Заинтересованные стороны

  Заинтересованное лицо — это лицо, прямо или косвенно заинтересованное в компании. Заинтересованная сторона — это любое лицо, организация, социальная группа или общество в целом.

  Любые заинтересованные стороны, участвующие в конкретном проекте, должны быть вовлечены в процессную документацию. Это помогает им анализировать шаги, предпринятые в любом процессе, и давать соответствующие отзывы или предложения.

   

  3. Внешние стороны

  Вы даже можете привлечь посторонних лиц к части документации вашего процесса.

  Это помогает получить беспристрастное и справедливое суждение о деловой практике и дает новую перспективу. Наблюдение за вещами на расстоянии иногда дает ясность и возможность найти более эффективные способы что-то делать.[/vc_column_text]

  Как создать документацию по процессу?

  Сложность документации процесса зависит от масштаба процесса задокументировано. Если это более короткий процесс, его относительно легче задокументировать, так как он включает меньшее количество людей, заинтересованных сторон и общее количество шагов.

  Однако, если это широкомасштабный процесс с участием как внутренних, так и внешних заинтересованных сторон из разных отделов и специальностей, документация процесса может оказаться довольно сложной .

  Таким образом, нам необходимо иметь определенные руководящие принципы или дорожную карту, чтобы обеспечить эффективное документирование процесса, независимо от размера и объема процесса.

  Ниже приведены некоторые ключевых шагов, которые ваша команда должна выполнить при подготовке документации по бизнес-процессу.

  1. Объем

  Прежде всего, определите объем технологического документа. Масштаб отвечает на такие вопросы, как, какой процесс будет охвачен, каковы цели проекта, какие изменения необходимо внести (если таковые имеются) и т. д.

   

  2. Необходимые ресурсы необходимо для завершения процесса, который вы хотите описать (требуемые входные данные). Также нужно описать выходы или что такое производится в конце технологической документации.

   

  3. Знайте свою аудиторию

  Если вы не знаете, кто ваша аудитория и каковы их ожидания от документации процесса, вы зря тратите время. Только когда вы будете знакомы с аудиторией, вы сможете создать документ, отвечающий их требованиям.

   

  4. Опишите вовлеченную команду

  Опишите членов команды, вовлеченных в процесс. Опишите их роли и обязанности, чтобы внести ясность.

   

  5. Сбор информации

  Информация часто собирается в ходе сеанса мозгового штурма о шагах, необходимых для выполнения задания среди участвующих членов команды. Это может также включать мнения или опыт заинтересованных сторон и посторонних лиц.

   

  6. Собираем все воедино

  Убедившись, что все шаги, необходимые для выполнения процесса от начала до конца, отмечены, пришло время организовать их в формате последовательного списка.

  Убедитесь, что шаги организованы в фактическом порядке, в котором они работают (процесс). Запишите шаги в ясной и краткой форме, чтобы быть полезным для ваших коллег. Сделайте документацию процесса удобной для чтения с помощью маркеров, заголовков, таблиц, диаграмм и т.  д. Визуальное представление шагов, включенных в процесс, позволяет посторонним и людям из других отделов легко понять, как выполняется процесс. Это также помогает новым сотрудникам быстро впитывать информацию и быстро приспосабливаться к работе.

  Подробнее: 9 Удивительное программное обеспечение и инструменты для создания блок-схем 2022 года

   

  8. Получите отзыв

   Поделитесь документацией по процессу с коллегами и заинтересованными сторонами, чтобы они попробовали выполнить процесс самостоятельно.

  Это важный шаг в процессе документирования, поскольку он помогает определить потенциальные лазейки или исправления в документации, позволяя взглянуть на документ со стороны.

  Визуальное представление процесса помогает членам команды увидеть процесс в другом свете и выяснить, не упустили ли они что-то.

   

  9. Улучшить

  Пришло время оптимизировать шаги и добавить улучшения , предложенные коллегами, заинтересованными сторонами или коллегами по команде.

  Промывайте и повторяйте, пока ваш процесс не будет полностью оптимизирован и эффективен. Продолжайте вносить изменения в документ, когда найдете новый метод стратегии или тактику для улучшения вашего процесса.

   

  10. Предоставьте документацию

   Как только вы будете удовлетворены результатами, предоставьте документацию соответствующим сотрудникам и заинтересованным сторонам компании. Попросите их свободно предоставлять свои ценные предложения и отзывы.

  Шаблон технологической документации, облегчающий жизнь!

  Чтобы сделать эту процедуру максимально простой, у нас есть для вас хорошо оборудованный шаблон! С этим шаблоном документации процесса вам не нужно беспокоиться о том, что можно и чего нельзя делать, просто несколько простых кликов и бум! готово .

   

  🎥Посмотрите это видео, чтобы узнать больше👇

  Наша команда bit. ai создала еще несколько шаблонов для повышения эффективности ваших бизнес-процессов. Обязательно ознакомьтесь с ними перед поездкой. y они могут понадобиться нашей команде!

  • Шаблон SWOT-анализа
  • Шаблон бизнес-плана
  • Шаблон исследования конкурентов
  • Шаблон предложения проекта
  • Компания по фактическим бюллетеням
  • Шаблон с резервным шаблоном
  • Шаблон операционного плана
  • Шаблон колоды
  Финальные слова и лучшие практики
  Финальные слова и лучшие практики
  . это норма. Все хотят быть на шаг впереди, выполняя работу быстро, эффективно и с меньшими затратами. Они хотят использовать минимум ресурсов и в то же время поддерживать первоклассное качество.

  Таким образом, документирование процесса становится ключевым фактором успеха любого отдела или организации в целом.

  1. Это помогает сохранять знания о процессах и гарантирует, что информация не будет потеряна, когда ключевой сотрудник уйдет.
  2. Документация также помогает новым сотрудникам понять свою роль и место в цепочке создания стоимости.
  3. Уменьшает неоднозначность операций.
  4. Он предоставляет проектным группам дорожную карту для внесения изменений в процесс, выявления ошибок и недостатков и определения лучших способов выполнения работы.

  Ниже приведены некоторые рекомендации, которые следует учитывать при создании и распространении документации по процессу.

• Должен быть легкодоступен всем в организации.
• Это должно быть написано четко и лаконично с надлежащим форматированием.
• Следует регулярно обновлять с внесением изменений в процессы.
• Обратная связь играет решающую роль в улучшении процесса.