Этапы обработки исходящих документов: Порядок обработки исходящих документов

Содержание

Порядок обработки исходящих документов

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы (см. Рис. 10 .6).

  1. Составление проекта документа исполнителем.

  2. Согласование проекта документа с компетентными лицами.

  3. Проверка правильности оформления проекта документа.

  4. Подписание документа руководителем.

  5. Регистрация документа.

  6. Отправка документа адресату.

  7. Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект документа составляется секретарем или другим сотрудником и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

При рассылке документа более чем в четыре адреса секретарь готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправление документов осуществляется централизовано экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в день получения от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня.

Не допускается отправление или передача документов без их регистрации в канцелярии.

Исполнители

Подготовка проекта документа

Согласование документа

Оформление документа

Подписание документа

Отправка документа

Директор

Сотрудник ДОУ (секретарь)

Начальник структурного подразделения

Рис.10.6. Схема движения исходящего документа

Передача документов внутри организации

Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы (см. Рис. 10 .7.).

  1. Составление проекта документа.

  2. Согласование.

  3. Проверка правильности оформления.

  4. Подписание документа руководителем.

  5. Регистрация.

На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие этапы.

  1. Передача документа секретарю.

  2. Контроль его исполнения.

  3. Исполнение.

  4. Подшивка исполненного документа в дело.

Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. Для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Исполнители

Подготовка проекта документа

Согласование документа

Оформление документа

Подписание документа

Исполнение

Контроль исполнения

Директор

Сотрудник ДОУ (секретарь)

Руководитель структурного подразделения

Исполнитель

Юрисконсульт

Рис.10.7. Схема движения внутреннего документа

Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п.) в установленные им сроки.

Обработка внутренних документов. Работа с внутренними документами

Обработка внутренних документов

Документы, издаваемые фирмой для внутреннего использования (внутренние документы), проходят следующие этапы обработки:

·  подготовка и оформление внутренних документов;

·  подписание (утверждение) документов у руководителя;

·  регистрация внутренних документов;

·  передача внутренних документов исполнителям;

·  подшивка в дело подлинников внутренних документов.

Внутренними называются все виды документов, разработанные на фирме и предназначенные для внутрифирменного использования. Подготовленный, согласованный, завизированный проект документа передают секретарю-референту для подписания руководителем фирмы. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителю на доработку.

На этапе подписания документа руководитель фирмы имеет право вносить изменения и дополнения в подписываемый экземпляр. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью документа и нарушают его юридической силы.

Полностью подготовленные, оформленные и подписанные документы регистрируются.

Регистрацией внутреннего документа называется фиксация факта создания документа фирмой путем присвоения внутреннему документу даты и индекса регистрации, однозначно идентифицирующие этот документ, с последующей подписью по установленной форме сведений о его реквизитах в Журнале регистрации внутренних документов.

Журнал регистрации внутренних документов

Дата и индекс документа

Кто подписал, разработчик

Краткое содержание

Резолюция, кому направлен документ

Отметка об исполнении

Рис.   Примерная форма журнала регистрации внутренних документов

В журнале регистрации внутренних документов в хронологическом порядке по видам (разновидностям) регистрируются документы после подписания (утверждения) руководством фирмы перед передачей на исполнение.

Документы, подписанные руководством передают указанным в документе исполнителям под расписку. Лицом, организующим исполнение, определяется количество необходимых копий документа.

Обработка документов и передача их исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, взятые на контроль, контролируют в ходе исполнения. После исполнения документы подшивают в дело, происходит формирование дел.

 Основные этапы делопроизводства

Обобщив обработки внутренних, входящих и исходящих документов, запишем структуру делопроизводства в виде следующей схемы (рис.  ), а потом составим примерный план совершенствования делопроизводства.

Составные части делопроизводства

Операции

делопроизводства

Группы документов

внутренние

исходящие

входящие

Документирование

Составление проекта документа

+

+

0

Согласование проекта документа со специалистами

+/-

+/-

0

Проверка правильности оформления документа

+

+

0

Подписание (утверждение) документа руководителем

+

+

0

Организация работы с документами

Регистрация

+/-

+/- далее отправка адресату

+/-

разметка

Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

+/-

0

+/-

Контроль исполнения

+/-

+/-

0

Исполнение документов

+

+/-

+

Формирование дел

+

Вторые экземпляры (копии)

+

Текущее хранение и использование

+

+

+

Передача на архивное хранение

+/-

+/-

+/-

Уничтожение документов

+/-

+/-

+/-

Примечание:

“+” - обязательные для данной группы документов

“+/-” - возможные для данной группы документов

“0” - не используемые

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий о составления исходящих документов и включает

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.by

Наталья КОНДАКОВА,
научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

В ходе подготовки проекты исходящих документов совершают ряд перемещений из одной инстанции в другую. Этот процесс должен быть организован так, чтобы с документами совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом.

Подготовка документа начинается с составления его проекта, на согласование которого, как правило, уходит много времени. Нередки случаи, когда согласование является перестраховкой и не вызвано действительной деловой необходимостью.

Для ускорения процесса подготовки документа целесообразно совместить во времени согласование его проекта. Для этого документ размножают, а полученные копии одновременно передают во все инстанции (должностным лицам), участвующие в согласовании.

Исполнитель (ответственный исполнитель) собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, замечаниях, уточнениях. Порядок согласования и визирования документов, как правило, четко регламентируется инструкцией по делопроизводству в организации.

Подготовленные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений, имеющим право подписания соответствующих документов.

Прежде чем представить проект документа на подпись, исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие необходимых виз и приложений. Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Нередко отправление подготовленных документов откладывается из-за задержки их подписания. Как показывает практика, такие задержки происходят, когда в организации со значительным объемом документооборота все исходящие документы подписывает только руководитель организации. Более же целесообразен порядок, при котором право подписи документов имеют также другие руководящие работники.

Разумеется, документы по наиболее принципиальным вопросам подписывает только руководитель или (в его отсутствие) заместители. С целью упорядочения процедуры подписания документов рекомендуется составлять перечень документов, подписываемых руководством организации и руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В нем также может быть указано, кто и какие документы визирует и утверждает. Практика делегирования права подписи исходящих документов способствует более оперативному их движению и решению дел.

Подписанные документы передаются на отправку. Обработка отправляемой корреспонденции заключается в ее сортировке по адресам и видам почтовых отправлений, проставлении адреса на конверте, складывании документов (фальцевании) и вложении в конверты, заклеивании конвертов, определении стоимости отправления, составлении списка на заказную почту.

Документы должны передаваться в канцелярию полностью оформленными и иметь пометку о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). В канцелярии проверяется правильность оформления корреспонденции, наличие приложений, указанных в основном документе.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для устранения недостатков.

При отсылке документов постоянным адресатам рекомендуется использовать конверты с заранее нанесенными адресами. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт, а на письмах с несколькими адресатами подчеркивается наименование того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма. Документы обрабатываются и отсылаются в тот же день, когда переданы на отправку.

 

Внутренние документы используются в той организации, которая их создала, и, как правило, не выходят за ее пределы. Обращение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в целом аналогично порядку прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

Вместе с тем, обращение отдельных видов внутренних документов имеет особенности. Так, проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу (юрисконсульту) организации для проверки правильности оформления и соответствия подготовленных документов действующему законодательству. При подготовке и оформлении протоколов, фиксирующих ход собраний, совещаний и т.д., отсутствует этап составления проекта и его согласования.

Приказы и иные распорядительные документы, протоколы, содержащие поручения разным должностным лицам или подразделениям организации, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из них.

Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, справки и другие внутренние документы оперативно­информационного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения или помещаются в дело.

О передаче документов из одного структурного подразделения в другое ставится в известность канцелярия или другая служба, в которой был зарегистрирован документ. Контролируемые документы передаются в другие подразделения или другому лицу только с ведома службы, осуществляющей контроль за исполнением этих документов.

Каковы правила обработки входящих и исходящих документов? — КиберПедия

Входящие документы проходят следующие этапы обработки:

1. Прием и первичная обработка.

2. Предварительное рассмотрение.

3. Регистрация.

4. Передача документов руководителю.

5. Рассмотрение документов руководством.

6. Внесение сведений из резолюций в журнал регистрации входящей документации.

7. Передача документов исполнителям.

8. Контроль исполнения.

9. Исполнение документов.

10. Подшивка документов в дело.

Прием входящей корреспонденции в учреждении осуществляется централизованно в службе ДОУ или секретарем. Конверты вскрываются (кроме тех, на которых стоит пометка «лично»). Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя. Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и нерегистрируемую.

Все документы, поступившие в организацию, подлежат обязательному предварительному рассмотрению, которое выполняется наиболее квалифицированными сотрудниками документационной службы. Эти сотрудники должны хорошо знать структуру организации, функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения документов, которые поступили, на те, что нуждаются в обязательном рассмотрении руководством, и те, что направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предварительное рассмотрение документов должно осуществляться в день получения или на следующий день, в случае поступления их в нерабочее время.

Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа и занесения соответствующей записи в журнал регистрации или регистрационно-контрольную карточку.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и высших органов, которые содержат информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и нуждающиеся в решении руководства. Другие документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решение по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Оригинал передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, которое организует выполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы.

11. Составление проекта документа исполнителем.

12. Согласование проекта документа с компетентными лицами.

13. Проверка правильности оформления проекта документа.

14. Подписание документа руководителем.

15. Регистрация документа.

16. Отправка документа адресату.

17. Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект документа составляется секретарем или другим сотрудником и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре.

Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов.

При рассылке документа более чем в четыре адреса секретарь готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправление документов осуществляется централизовано экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в день получения от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня.

Не допускается отправление или передача документов без их регистрации в канцелярии.

Обработать входящие документы в API

Обработать входящие документы в API

Ваша информационная система (ИС) должна уметь работать с документами, которые состоят из нескольких первичных вложений. Если это не так — реализуйте эту поддержку или откажитесь от согласования документов в вашей системе. Все вложения документа отклоняются или утверждаются одновременно.

Для обработки входящих первичных документов в ИС сохраняйте идентификатор этапа документооборота («Документ.Этап.Идентификатор»). Его можно получить при загрузке первичной или последующих редакций документа. Идентификатор передавайте при выполнении действий над документом, например, «Утверждение» или «Отклонение».

  1. Если регламент ЭДО предусматривает ответы на извещения и они не обрабатываются в отдельном зацикленном потоке, выполните обработку служебных этапов по документу:
  2. Если ваша ИС не хранит или не синхронизирует информацию об этапах и действиях по входящим документам, то перед обработкой документа синхронизируйте состояния документа («Документ.Состояние.Код»). Для этого прочитайте документ с помощью команды «СБИС.ПрочитатьДокумент». Адресация выполняется по идентификатору документа («Документ.Идентификатор») или идентификатору редакции («Документ.Редакция.Идентификатор»).
  3. Выберите этап и действие, с помощью которых выбранный этап согласования будет завершен («Документ.Этап.Идентификатор», « Документ.Этап.Действие.Название»).
  4. Подготовьте вложения документов. Это можно сделать в СБИС или в сторонней информационной системе.

В сторонней ИС

  1. Подготовьте xml-вложения документа с помощью команды «СБИС.ПодготовитьДействие». В запросе передайте информацию об этапе, действии этапа, подписанте или выбранном сертификате. Сервер сформирует ответные титулы и служебные документы.

    При утверждении документа с любым количеством вложений генерируется:

    • ответный титул для каждого вложения, которое требует ответный титул;
    • один общий документ «Уведомление об утверждении».

    При отклонении документа с любым количеством вложений генерируется отдельный документ «Уведомление об отклонении» на каждое вложение.

  2. Подпишите документы в СБИС.
  3. Если этап «Утверждение» обработан, вы можете активировать еще один. Для этого используйте команду «СБИС.ПовторитьЭтап».
  1. Cформируйте xml-представление ответных титулов и служебных документов либо вызовите «СБИС.ПодготовитьДействие». В запросе укажите информацию об этапе, действии этапа и подписанте.
  2. С помощью HTTP GET-запроса по адресу в «Документ.Вложение.Файл.Ссылка» загрузите в вашу ИС сгенерированные ответные титулы и служебные вложения. Проверьте и скорректируйте их, если это необходимо.

    Внимание!

    При самостоятельной генерации уведомления о приеме/отклонении используйте московское время. При записи на сервер проверяется время в теле xml-вложения. Если время будет более раннее, чем время фактического создания (получения) документа на сервере, то сформируется ошибка, а событие останется необработанным.

  3. Подпишите документы в вашей ИС. Если служебные вложения формируются в вашей ИС:
    • Вызовите метод «СБИС.ПодготовитьДействие». СБИС сформирует вложения и вернет список на подписание.
    • Извлеките идентификаторы сгенерированных вложений («Документ.Вложение.Идентификатор»). Используйте их при отправке команды «СБИС.ВыполнитьДействие» и загрузке вложений. Сформированные служебные вложения на online.sbis.ru будут заменены вашими.
    • Не передавайте поля «Вложение.СсылкаНаФайл» и «Вложение.ДвоичныеДанные» для вложений, которые не требуют замены. Если ссылка ведет на то же самое вложение — она будет проигнорирована. Во всех остальных случаях будет либо создана новая версия для подписанного вложения, либо неподписанное вложение перезапишется.
    При вызове СБИС.ПодготовитьДействие и СБИС.ВыполнитьДействие для этапов, которые ведут к отправке ответа «утверждено»/«отклонено»/«запрос аннулирования», допускается обрабатывать отдельные файлы. Более подробная информация — в описании методов СБИС.ПодготовитьДействие и СБИС.ВыполнитьДействие.
  4. Вариант без вызова «СБИС.ПодготовитьДействие» допускается, но не рекомендуется. В этом случае вам нужно самостоятельно сформировать необходимые по регламенту в СБИС документы и подписи (при локальном подписании) или реквизиты сертификата (при серверном подписании неквалифицированным сертификатом). После этого их нужно передать командой «СБИС.ВыполнитьДействие».

  5. Чтобы повторить этап утверждения для входящего документа, используйте команду «СБИС.ПовторитьЭтап».

Пример утверждения всех файлов входящего документа

Пример отклонения всех файлов входящего документа

Пример обработки входящего заказа с подменой подтверждения

Лицензия

Тарифы «Обмен с контрагентами» и «Внедрение ЭДО» сервиса «Электронный документооборот».

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Порядок обработки исходящей документации :: bztkpm

14.10.2014 17:46 Файл: Порядок обработки исходящей документации

печать документов 1с 8.2

пико железная дорога инструкция

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят следующие этапы: - сортировку; - упаковку; - оформление почтового отправления; - сдачу в отделение связи. Документы, отправляемые организацией, сортируются Подготовленные таким образом проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений. Правила обработки исходящих документов. Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения. Порядок обработки отправляемых документов. Порядок обработки отправляемых документов. Исходящая корреспонденция: официальные документы, отправляемые из организации, этапы обработки, правила составления, реквизиты. Введение Настоящий документ «Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации» Порядок регистрации и обработки документов Информация и документы Исходящие документы Информация из Реестра предоставляется в письменной форме. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. 2.4.5 Журнал учета исходящих документов Каждый документ, выдаваемый обработки и хранения входящей документации. Санкт-Петербург 2010 Правила ведения и 2 2.1 Порядок регистрации и обработки документов Информация и документы, составляющие 2.12 Обработка исходящих документов Все исходящие документы: выписки, уведомленияПравила обработки исходящих документов. порядок отправки документов; порядок обработки и учета иностранной корреспонденции В составе входящей и исходящей документации могут выделяться 2.3. 9 2 1 Введение Настоящий документ "Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации", далее по тексту – "Правила Периодичность распечатки определяется в рабочем порядке. г. Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами. Правила обработки исходящих документов. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов.
повесть гоголя записки сумасшедшего, порядок подготовки доклада главы города, понтиак вайб руководство + по эксплуатации y

Pirelli — Диадок

Задачи

  • Снизить затраты на бумажный документооборот и почтовые услуги.
  • Ускорить доставку и обработку первичной документации.
  • Свести к минимуму риск невозврата НДС из-за ошибок в документах.

Интеграция

Компания использует учетную систему SAP, в которой формируются xml-документы. С помощью коннектора «Доставка» они загружаются в Диадок для подписания и отправки контрагентам. Документы из Диадока в SAP переносит коннектор «Выгрузка», который также позволяет формировать архив на сервере компании.

Обработка входящих документов на бумаге и в Диадоке

Обработка бумажных документов от поставщиков проходит в пять этапов и занимает в среднем 10 дней. 

  1. Документы поступают на ресепшен или в канцелярию, сотрудники сортируют их и разносят по отделам. 
  2. Каждый поставщик закреплен за своим куратором. Он проверяет корректность документов и направляет документы руководителю подразделения или генеральному директору на подписание. 
  3. Подписанный документ возвращается куратору, который добавляет необходимую информацию о заказе в систему SAP и передает документы в бухгалтерию. 
  4. Бухгалтер проводит документы и согласует оплату. Ошибки могут обнаружиться на этом этапе или при проверке куратором, тогда у поставщика запрашивают корректный документ и все операции повторяются. 
  5. Если документы в порядке, бухгалтер передает их в архив. 

Электронный документооборот исключает первый этап по ручной сортировке документов. Входящие документы распределяются по подразделениям в Диадоке и попадают к ответственным сотрудникам, которые согласуют и подписывают их в электронном виде. Длительность цикла работы с электронными документами — около 5 дней. 

Обработка исходящих документов на бумаге и в Диадоке

До перехода на ЭДО покупателям шин передавали комплекты документов с водителем после отгрузки товара на складе. В таком случае приходилось долго ждать возвращения подписанных оригиналов, иногда до нескольких месяцев. После введения обязательной маркировки все покупатели шин получают документы в электронном виде: УПД формируются в системе SAP в момент отгрузки. Коннектор переносит документы в ящик Диадока, из которого они уходят клиенту. 

Документы для остальных покупателей готовят ответственные лица из разных отделов. На формирование, согласование, подписание и отправку в бумажном виде требуется 5–7 рабочих дней. С Диадоком на эти же процессы нужно 2–3 дня.

Архивное хранение

Бумажная первичка за последние 2–3 года хранится в офисе, остальные документы забирает на хранение аутсорсинговая компания. Папки помещаются в коробки, составляется опись. По запросу в офис привозят нужную коробку. 

Особенности бумажного архива:

  • Случаются ошибки из-за человеческого фактора, например, когда нужного документа не оказалось в папке. 
  • Требуется время на получение документа из архива на аутсорсе.
  • В основном ответственный сотрудник дополнительно сканирует документы и прикрепляет скан-копии к информации о заказе в системе SAP, но иногда сотрудники забывают или не успевают это сделать.

Благодаря коннекторам «Выгрузка» создан электронный архив на сервере компании. Структура архива: год — наименование поставщика — месяц — номер счета-фактуры. Внутри папки находятся все документы, которые относятся к заказу, вместе с протоколами передачи документов и подписями. 

Результаты

  • На ЭДО переведены 100 % покупателей шин и 46 % регулярных поставщиков (обмен более 5 документами в год).
  • Использование Диадока помогло почти полностью устранить ошибки в документах, а значит, сэкономить время сотрудников и ресурсы на повторную доставку.  
  • В 2 раза ускорилась обработка входящих и исходящих документов.
  • Снизились трудозатраты сотрудников канцелярии и ресепшена на ручную сортировку документов. 
  • Бухгалтерия тратит меньше времени на проводку документов в системе SAP, так как часть данных переносится автоматически.
  • Подготовка ответов на требования налоговой существенно упростилась — в электронном архиве документ можно найти меньше чем за минуту.

Маркировка

Обязательная маркировка шин в России началась с 1 ноября 2020. К этому моменту компания Pirelli подключила 100 % покупателей шин к ЭДО, протестировала нанесение кодов на товар и передачу сведений в Честный ЗНАК. Для наполнения УПД кодами маркировки компания использует собственную разработку. Отправка данных в систему Честный ЗНАК происходит с помощью сервиса Диадока. 

Через Диадок Pirelli обменивается электронными УПД, содержащими коды маркировки, со своими покупателями. Переход кодов на купленные шины к другому владельцу фиксируется автоматически.

Развитие ЭДО

Pirelli внедряет проект трансграничного электронного документооборота с поставщиком из Великобритании. Компании уже обменялись тестовыми документами в Диадоке и находятся на этапе подписания трехстороннего соглашения. 

Комментарии

Айк Саруханян
сотрудник отдела закупок Pirelli

При запуске проекта ЭДО в 2017 году многие сотрудники скептически относились к переходу и не понимали, зачем это нужно. Спустя 3 года не осталось ни одного противника ЭДО. Коллеги, которые работают с документами, теперь считают, что электронное взаимодействие проще, удобнее и быстрее по сравнению с бумажным документооборотом. В частности, в разы упростился процесс сбора документов при налоговых проверках и подготовке заявок на получение субсидий.

Плюсы ЭДО стали наиболее очевидны во время карантинных ограничений. Пандемия ускорила подключение контрагентов к электронному обмену документами. С теми, кто остался на бумаге, подписание и возвращение оригиналов затягивались. При этом стандартная схема обработки электронных документов для нас не изменилась: за 2–3 дня сотрудники дистанционно проверяли, подписывали, передавали первичку в бухгалтерию и отправляли в архив.

В дальнейшем планируется обязательный переход на ЭДО со всеми действующими поставщиками услуг, что позволит сократить до минимума количество бумажных документов.

Андрей Лещинский
ведущий менеджер по развитию федеральных клиентов

Максимально автоматизировать обработку документов и ускорить ее в 2 раза позволило использование коннекторов. Первичные документы перемещаются между учетной системой SAP и Диадоком без участия человека, ответственные сотрудники только проверяют данные и подтверждают их корректность. Выгрузка документов в архив учитывает разные сценарии для пакетов со счетами-фактурами, УПД и неформализованными документами. В результате получилось настроить нужную структуру архива.

Эффект от автоматизации документооборота становится более ощутимым с ростом контрагентов, подключившихся к ЭДО. Компания уже перешла на стопроцентный обмен электронными документами с покупателями, этому способствовало введение обязательной маркировки шин. Команда Диадока помогает перевести поставщиков на ЭДО. Проводятся совместные мероприятия с целью рассказать контрагентам Pirelli об электронном документообороте и установить связи в системе.

Процедура обработки исходящей почты (или) исходящей почты

Процедура для обработки исходящей почты (или) исходящей почты:


Обработка исходящих mail включает в себя следующие шаги:

1. Сбор писем: Письма, подготовленные в различных отделах, необходимо направить в отдел отправки как как можно быстрее.Во многих бизнес-домах разные ведомственные буквы должен быть напечатан, должным образом подписан исполнительным органом вместе с адресом конверты в почтовый отдел. Письма следует положить в лоток. с пометкой «Исходящая почта».

2. Сортировка Письма: После почта поступает в почтовый ящик, они сортируются относительно того, предназначены ли они для внутренней или местной доставки или для отправки за пределы фирмы и частные лица.На этом этапе также необходима сортировка, потому что иногда может быть письмо из разных отделов, адресованное одному и тому же фирме или тому же физическому лицу. Все такие письма можно отправлять под одной обложкой.

3. Запись в Регистр исходящей почты: После сортировки письма заносятся в почтовый регистр или пион книга. Письма, отправленные только через почтовое отделение, заносятся в «Реестр исходящей почты».Письма должны быть отправлены через офис или вестник записан в пеоновой книге. Этот реестр также служит записью почтовых расходов. Каждому письму присваивается порядковый номер согласно депеши. книга или пеоновая книга. Этот же серийный номер также занесен в реестр.

4. Складывание и вставка: После записи письма складываются и вставляются в конверты.Обычно адреса набираются на конверте в самом отделении и конвертах отправляются вместе с Клерк-отправитель перед тем, как вставить письмо в обложку должен проверить - (i) соответствует ли адрес, указанный в письме, адрес, напечатанный на конверте, и (ii) количество вложений соответствует количеству указано в письме. Конверты можно адресовать с помощью машины, где сообщения регулярно отправляются одному и тому же адресату.Для обеспечения быстрого и Оперативная доставка, необходимо указать полный адрес и пин-код.

5. Пломбирование: Конверты можно склеенные пастой или жевательной резинкой. Конверты и внутренние буквы следует аккуратно сложить и заклеить резинкой. Когда конверты окна используются, следует проверить, полностью ли виден адрес через окно.

6. Штамповка: После запайки письмо должно быть проштамповано соответствующим образом. Почтовый служащий должен иметь полное представление о тарифах на пересылку, чтобы не более или менее штампы могут быть проставлены. Если проставлено больше марок, чем необходимо, это будет пустая трата денег. С другой стороны, если стоимость штампа меньше, чем фактическая ставка, получатель должен заплатить штраф, который повредит репутация фирмы. Для этого используется последняя версия Почты и телеграфа. Тарифные справочники можно хранить в почтовом отделении для справки.Франкинг машины также используются в наши дни.

7. Проводка или доставка Почта: Отправка Почта - последний шаг в процессе обработки исходящей почты. Офисные мессенджеры могут отправлять письма на местные адреса. Зарегистрировано буквы, В. должно быть отправлено на почту. В случаях, когда требуется «Свидетельство о отправке», они должны быть отправлены на почту вместе со списком писем с обязательный штамп проставляется в списке.Этот список можно вставить в исходящую почтовые регистры. Аналогичным образом, подтверждения или квитанции, выданные Почтой Офис тоже нужно вклеить в реестр.

Учебные материалы, Примечания к лекциям, Назначение, Ссылка, объяснение описания вики, краткая информация

Управление и секретарство 11-го офиса: Секретарская переписка: Процедура обработки исходящей почты (или) исходящей почты |

Процедура обработки исходящей корреспонденции для целей хранения и архивирования

  • Исходящие меморандумы также должны иметь заголовок или строку темы (например,грамм. Re: Программа управления архивами и документацией). «Знаки безопасности» или «метки конфиденциальности» печатаются на видном месте вверху и внизу каждого листа.
  • Если исходящему письму или меморандуму был присвоен неправильный ссылочный код, сотрудники отдела документации исправят ссылочный код и уведомят об изменении лицо, подготовившее его.
  • После подписания письма или меморандума ответственным за действия, они должны быть возвращены в архив для отправки.

Характеристики исходящих писем

Для обеспечения того, чтобы имидж правительства, отраженный в его исходящей корреспонденции, был последовательным и профессиональным, предлагается, чтобы исходящие письма были подготовлены в соответствии со следующими требованиями:

  • 12-кегментный шрифт Helvetia или Times Roman. Не используйте шрифты Courier
  • Набирается на соответствующем правительственном бланке. Бланк должен быть напечатан в метрической системе размеров
  • .
  • Поля должны составлять 1 дюйм
  • Следует использовать стиль блока
  • Ссылочный номер файла должен быть вверху буквы
  • .
  • Инициалы автора и машинистки должны располагаться под блоком подписи
  • Вложения, указанные под инициалами отправителя и машинистки
  • Код заголовка файла текстового редактора должен отображаться внизу страницы, когда это необходимо.

Копии файлов

Копии всей исходящей корреспонденции всегда должны быть подготовлены и отправлены в архив для хранения.

Размещение букв «F / C» рядом с номером файла / справочным кодом должно указывать на то, что документ является копией файла исходящей корреспонденции.

Копия файла должна быть затем помещена в межведомственный почтовый конверт в поддон / лоток, предназначенный для документов / файлов, и отправлена ​​ответственному за ведение документации. Не позволяйте копиям документов накапливаться в течение длительного времени перед их отправкой на регистрацию, так как это приведет к задержке регистрации в Офисе документации.

Регистр исходящей почты и исходящей корреспонденции

Подготовка писем к отправке:

Персонал отдела документации

отвечает за проверку исходящей почты, обеспечение правильности имен, адресов и ссылок, а также наличие всех вложений и приложений. После того, как письмо было подписано и датировано ответственным за действия, оно должно быть возвращено в архив для отправки. Персонал Records отвечает за сортировку исходящей почты по соответствующим категориям и за ведение записей о том, что было отправлено.В реестре исходящей корреспонденции заносится следующая информация о письмах, покидающих Офис:

  • серийный номер
  • дата получения письма для отправки
  • тема письма
  • справочный номер письма
  • имя получателя письма
  • способ отправки (ручная или почтовая)

Диспетчерская книга помощника канцелярии

Письма, доставляемые в руки, записываются в диспетчерской.Будут введены следующие данные:

  • дата отправки письма
  • справочный номер письма
  • имя помощника / курьера
  • куда отправлено (министерство / ведомство / подразделение)
  • имя и подпись принимающего должностного лица и дата

Доставка почты

Офис документации передает всю почту, готовую к отправке, офисному помощнику / посыльному вместе с диспетчерской книгой посыльного. При доставке писем курьер должен получить имя и подпись или инициалы лиц, которым он доставляет письма.Об этом пишется в последней колонке диспетчерской вместе с датой получения.

Эффективная обработка исходящей почты за 5 шагов

Несмотря на рост различных современных и цифровых средств связи, компании по-прежнему отправляют традиционную почту. К сожалению, обработка такого количества официальных документов, счетов-фактур и писем-напоминаний стоит им много времени и денег, ресурсов, которые они могут лучше использовать для основных задач своего бизнеса. Центр экономики и бизнес-исследований, сокращенно Cebr, несколько лет назад даже опубликовал отчет, в котором говорилось, что компании могут сэкономить в среднем около 5400 миллионов евро, отдав на аутсорсинг определенные функции печати.Это также относится к печати исходящей корпоративной почты.

Чтобы обрабатывать исходящую почту более эффективно и экономично, вы можете передать свою рабочую почту на аутсорсинг. В Easypost, например, мы разработали EasyPrint, решение для эффективной обработки почты, которое позволяет вам передать на аутсорсинг некоторые задачи, такие как печать почты. В этом блоге мы рассмотрим 5 шагов, которые проходит ваша почта в этом процессе.

1. ПРОВЕРИТЬ ИНФОРМАЦИЮ ОБ ОТПРАВКЕ

Звучит очевидно, но это важный шаг в эффективной обработке исходящей почты.В конце концов, документы могут попасть не к тому человеку, либо их можно вернуть отправителю. Поскольку в большинстве случаев это важные документы или платежные реквизиты, это может иметь очень неприятные последствия как для вашей компании, так и для получателя. Поэтому важно, чтобы у вас всегда была актуальная база данных клиентов.

2. ВЫБЕРИТЕ ПРАВИЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И ВЫБЕРИТЕ СООТВЕТСТВУЮЩИЙ МАКЕТ

Следующим шагом в этом цифровом процессе является выбор правильных документов для отправки.Затем следует макет ваших документов и конвертов. Вы также можете изменить свой стиль дома, если хотите. В этом случае все, что вам нужно сделать, это предоставить конечный результат вашему партнеру по аутсорсингу.

3. ВНЕШНИЙ ПАРТНЕР ПОЛУЧАЕТ ИСХОДЯЩУЮ ПОЧТУ

После выбора документов для отправки и выбора макета вы отправляете их своему почтовому партнеру через цифровую систему. Этот партнер всегда получает вашу исходящую почту в безопасной среде. Это означает, что весь процесс выполняется в оперативном режиме, и сотрудники никогда не имеют доступа к содержимому вашей исходящей почты.

4. ОБРАБОТКА ИСХОДЯЩЕЙ ПОЧТЫ ПАРТНЕРОМ

После того, как внешний партнер получит вашу исходящую почту, начинается обработка почты. Документы тщательно печатаются, конвертируются и проштамповываются одним потоком.

5. ПОЧТА НАПРАВЛЕНА ПОСТАВЩИКУ ДЛЯ ДОСТАВКИ

Наконец, ваша исходящая почта будет доставлена ​​бельгийскому провайдеру, bpost, для доставки адресату.

Аутсорсинг этих шагов сэкономит вам много времени и денег.В конце концов, вам больше не нужны сотрудники для обработки вашей деловой почты, и ваши расходы на печать значительно снизятся. В качестве бонуса вам больше не придется заниматься покупкой и обслуживанием франкировальной машины, покупкой конвертов, этикеток и так далее. Более того, благодаря такому эффективному методу обработки почты вы также можете воспользоваться специальными тарифами на печать и рассылку.

Хотите узнать больше о том, как более эффективно обрабатывать исходящую почту с помощью такого решения, как EasyPrint? Или вы ищете опытного почтового партнера для обработки и отправки вашей деловой почты?

Свяжитесь с нами сейчас! Наши консультанты будут рады обсудить различные возможности для максимально эффективной обработки вашей исходящей почты.

Переписка | WEBCON

Используйте WEBCON BPS, чтобы избавиться от бумаги и сократить расходы на обработку корпоративной корреспонденции.

Обработка входящей корреспонденции

Процесс обработки входящей корреспонденции с помощью WEBCON BPS в несколько этапов: классификация и регистрация (т.е. ввод основной информации о документе, такой как идентификационный номер налогоплательщика, внешний номер документа, дата приема и др.) с последующим присвоением корреспонденции ее владельцу, а именно лицу, одобрение которого документ потребует на следующем шаге (или которому нужно только сообщить о его существовании).

Заключительный этап процесса регистрации документа - это распечатать наклейку с сгенерированным номером документа в виде штрих-кода (одномерный или все более популярный многомерный, который может хранить гораздо больше информации), помещая его на документ и отправьте его на сканирование.

Поскольку WEBCON BPS сканирует документы асинхронно, это можно делать партиями; с помощью высокопроизводительных сканеров вы можете сканировать до 60 страниц в минуту, сохраняя параметры, подходящие для OCR. Использование опционально доступной платформы WEBCON OCR Framework позволяет полностью индексировать содержимое документа, включая поиск содержимого (в юридических договорах, входящих письмах и т. Д.).

Процесс OCR позволяет регистрировать документы на основе сканирования, что позволяет автоматически распознавать данные (идентификационные номера, значения, даты и т. Д.)), используется, например, в бухгалтерии. Это объясняется спецификой учреждений данного типа, где регистрируется большое количество документов в узкий промежуток времени (начало месяца), а сами документы обычно имеют определенную структуру (в большинстве случаев это счета-фактуры).

Правильно зарегистрированный документ пересылается в систему в соответствии с назначенным путем рабочего процесса. Это означает, что обработка счета-фактуры будет отличаться от обработки юридического контракта или письма от вашего клиента.

Обработка исходящей корреспонденции

Целью записи исходящей корреспонденции является отслеживание каждого отдельного документа, уходящего из компании. В основном рабочем процессе каждый отправленный элемент регистрируется в системе, включая информацию об используемом канале связи. Довольно часто автоматически создаются списки исходящих, в том числе в электронной форме, такие как электронные каналы доступа, используемые Польской почтой. Цель состоит в том, чтобы обеспечить четкую идентификацию и выяснить, что случилось с отправленным предметом, убедиться, что он покинул компанию, чтобы добраться до пункта назначения, и если да, то когда он начал свое путешествие и т. Д.

Чтобы упростить обработку исходящей корреспонденции, WEBCON BPS позволяет использовать шаблоны документов (подготовленные вашим клиентом в Microsoft Office Word 2007 или 2010), которые после регистрации исходящего документа автоматически заполняются данными клиента. , номер дела или штрих-код. Вы можете дополнительно отредактировать документ перед его отправкой, и помимо физической доставки (например, через курьерскую службу) вы также можете отправить его электронную версию на адрес электронной почты вашего клиента (обычно в формате PDF).

Каталогизация корреспонденции

Наши клиенты часто каталогизируют входящую и исходящую почту, помещая бумажные версии документов в соответствующие папки. Каждый документ регистрируется в системе и снабжается адекватным описанием его содержания, а также специальным штрих-кодом на переплетной коробке. Каждому типу документа, зарегистрированному на стойке регистрации, назначена подшивка по умолчанию (или тип подшивки). Именно в подшивке с этого момента будут храниться документы данного типа.Связь между документом и подшивкой видна с обеих сторон системы. Вызов документа позволяет просматривать информацию о подшивке, которой он назначен, и наоборот - при вызове подшивки отображается информация обо всех документах, хранящихся в ней. Вы можете совершать такие звонки, отсканировав штрих-коды документа или скоросшивателя.

Связывание корреспонденции

Каждый документ, поступающий в компанию или выходящий из нее, может быть связан с другими документами, уже зарегистрированными там.Его также можно присвоить клиентам, категориям, процессам, вопросам и т. Д.

Поиск в корреспонденции

Система электронного документооборота, предлагаемая WEBCON BPS, включает эффективный инструмент поиска корреспонденции. Он запускается с введенным вручную или отсканированным каталожным номером документа. Документы также можно искать по другим атрибутам документа (например, клиенту, дате получения, ответственным лицам и т. Д.), А в случае документов, подлежащих обработке OCR, по вложениям.Каждый электронный документ версируется в ходе рабочего процесса в компании, что означает, что найденный документ содержит полную подробную историю изменений, внесенных с момента его регистрации.

Основные функции WEBCON BPS

WEBCON BPS поддерживает рабочие процессы входящей и исходящей корреспонденции:

  • с поддержкой одно- и двухмерных штрих-кодов для идентификации и поиска документов,
  • асинхронное сканирование документов в фоновом режиме,
  • Поддержка документов OCR для поиска вложений и автоматической регистрации документов на основе сканирования,
  • запуск вспомогательных рабочих процессов, чтобы корреспонденция, зарегистрированная на стойке регистрации, могла автоматически перемещаться по пути рабочего процесса, назначенному данному типу документа,
  • возможность модификации существующего рабочего процесса в случае изменения бизнес-процедур, в том числе модификаций, внесенных ИТ-отделом на стороне клиента,
  • полный мониторинг зарегистрированных и обработанных документов, включая историю внесенных изменений,
  • отчетность о производительности точек регистрации,
  • поддержка лар ge объемы данных и большое количество сотрудников.

Глава 5: Управление записями

Глава 5: Записи Управление

Управление документами ПРООН связано с созданием, использованием и поддержанием текущие записи систематическим образом и относятся к любой информации, независимо от физической формы или характеристик, происходящих из или полученных ПРООН в рамках своей официальной деятельности.

5.1.1 Входящая и исходящая корреспонденция

    • Обычная почта

    • Обычная почта открывается в регистратуре, передается адресату и, в конечном итоге, хранится органом регистрации в соответствии с соответствующим файлом коды.
    • Конфиденциальное или личное внимание

    • Конфиденциальная или личная почта не открывается и проходит мимо. регистрационный блок адресату.При случайном открытии отдел реестра кладет его обратно в конверт, скрепляет скобами и отправляет в адресат с запиской извинений. Могут потребоваться действия для обеспечения отправители соответствующим образом маркируют конверты. Переписка может быть подана в секретный файл с необязательной перекрестной ссылкой на предметный файл, или рассекречены и хранятся в обычных файлах. Личная переписка может скопировать в личное дело адресата. Получатель конфиденциальная / личная переписка отвечает за присвоение файла номер (при необходимости).
  • Исходящая почта

    • Конфиденциально или лично

    • Отправитель определяет, является ли корреспонденция конфиденциальной или личной. внимание. Если пакет запечатан, проверьте подпись удостоверяющего дипломатического сотрудника.

5.1.2 Файлы и архивирование

Файлы должны содержать записи, исходящие от или полученные организацией. в письменной, аудио, видео, электронной и всех других формах.

5.1.2.1 Глобальная система классификации заявок

В нынешней глобальной системе классификации файлов ПРООН используется тема классификация файлов. Основные предметы в целом делятся на следующие категории:

серии мероприятия префикс
100 серии организационная деятельность ORG
200 серии общая деятельность ADM
финансовая деятельность FIN
кадровая деятельность PER
общественная информационная деятельность ПАБ
300/400 серии программная деятельность ПРО
500 серии правовые вопросы НОГ

Данная классификационная система организована таким образом, чтобы позволить расширение установленных сюжеты и освоение новых предметов за счет большого промежутка нумерации система.Полную глобальную систему подачи документов можно найти в разделе 5.4.2: Глобальный список заявок.

Файлы проектов ведутся отдельно по номерам проектов. Страновые отделения следует проверить выполнимость различных файлов проекта (проектные документы, оборудование, общие, стипендии и т. д.) для того же проекта.

5.1.2.2 Техническое обслуживание
  • Хронология и / или чтение файлов

  • Организационным подразделениям в штаб-квартире и страновых отделениях следует вести ежедневный хронологический файл и / или файл чтения для одной копии каждого исходящая корреспонденция.Файл для чтения обычно уничтожается после распространения среди соответствующих сотрудников. Хронологический файл будет храниться максимум один год. Мастер-копия хранится в основном предметном файле.
  • Основной предметный файл

    • Ежедневная подача

    • Подача документов должна выполняться ежедневно во избежание скопления бумаг. и убедитесь, что файлы всегда актуальны.
    • Правильная подача

    • Входящую корреспонденцию следует размещать в хронологическом порядке. согласно дате в переписке (а не дате получения). В сотрудник, ответственный за регистрацию, должен проверять как исходящие, так и входящие соответствие для правильной классификации файлов.
    • Выполненные действия

    • Сотрудник, ответственный за регистрацию, должен проверять входящие переписка перед подачей, чтобы убедиться, что все необходимые действия были завершенный.
  • Корпуса и насадки

  • Приложения и приложения следует подавать в хронологической последовательности. с сопроводительным письмом в соответствующем тематическом файле. Если корпус / насадка слишком громоздка, чтобы ее можно было подпилить с обшивкой письмо / переписка в тематическом файле, перекрестная ссылка должна быть сделана на сопроводительное письмо с указанием объемного документа хранится в отдельном ящике файл с меткой "коробочный файл, содержащий отчеты / публикации, слишком громоздкие для основного файл."Если приложение / приложение является копией полученного сообщения или отправлено в более раннюю дату, сотрудник должен убедиться, что он уже в файле в правильной хронологической последовательности. Если вложение / приложение отсутствует, только что полученное вложение необходимо подать в хронологическом порядке в соответствующем тематическом файле.
5.1.2.3 Архивирование

Ответственное подразделение в штаб-квартире или страновом офисе выдает руководящие принципы архивирования, которые будут отражать местную ситуацию и включать следующие директивы: См. политику хранения при архивировании.

  • Подготовка файлов к архивированию

  • Удаление файлов перед архивированием. Разложите отдельные бумаги по файлам или закрепить резинкой. Отдельные постоянные и временные файлы и архив их в отдельных коробках. По возможности размещайте файлы общего характера в один архивный ящик, например файлы проектных документов, файлы персонала. Подготовить список содержимого каждого поля с указанием имени файлов и содержимого (например, IND / 78/008 Документы проекта) и поместите одну копию в коробку.Отправить в соответствующий блок архивации с необходимым количеством копий оглавления. Подразделение архивации и организационное подразделение сохраняют копии списка содержание.
  • Подтверждение графика хранения

  • После получения и осмотра ящиков Отдел архивации свяжется с организационной единицей, и подтверждает и записывает дату утилизации в соответствии с графику хранения.
  • Запрос на возврат файлов

  • Организационные подразделения могут запрашивать файлы в письменной форме или по электронной почте, указав, если возможно, номер файла и описание коробки. Обычная ссуда срок 30 дней. Если файлы требуются более 30 дней, организационные подразделения должны запросить продление. Подразделение архивации поддерживает записи всех перемещений файлов.
  • Выбытие

  • Архивный отдел подтверждает дату утилизации организационное подразделение до утилизации файлов.

5.2 Роли и Обязанности

5.2.1 Введение

5.2.1.1 Главный офис

Хранение и мониторинг архивных, постоянных и непостоянных документов Ответственность за административное обслуживание (ASD) / COHSS в Штаб-квартира. ASD наблюдает за внедрением управления записями и архивами программы, обеспечивая полноту и актуальность руководящих принципов, пересматривая графики хранения, обеспечивающие охват новых записей, а также архивирование и получение записей штаб-квартиры ПРООН.

Управление записями и систематическое ведение файлов (в соответствии с установленными процедуры) являются обязанностью каждого подразделения Штаб-квартиры. руководители отдела несут ответственность за соблюдение этих правил и эффективно внедрены процедуры управления записями и архивирования.

5.2.1.2 Страновые офисы

Управление записями и систематическое ведение файлов (в соответствии с установленными процедуры) являются обязанностью каждого странового офиса.Резидент Представители несут ответственность за соблюдение этих правил. соблюдаются соответствующие процедуры управления записями и архивирования. эффективно реализовано.

Офисы

могут выбрать централизованную файловую систему (с записями подразделение управления, несущее общую ответственность) или назначить сотрудника для контролировать децентрализованную файловую систему. Смесь централизованных общих файлов также могут быть рассмотрены децентрализованные файлы проекта.Какая бы система ни использовалась, четкие внутренние инструкции о том, кто несет ответственность за файлы, должны быть изданы Постоянный представитель. Документы и циркуляры, выпущенные страновым отделениям следует рассматривать как часть этой ответственности за подачу документов.

Хранение и мониторинг архивных, постоянных и непостоянных записей ответственность Постоянного представителя.

5.2.1.3 Заинтересованный персонал

Назначенный персонал должен знать свои обязанности и обязанности других лиц. единиц для обеспечения правильного управления записями и архивирования.

5.2.2 Руководящие принципы

  • Классификация

  • Создатель записи несет ответственность за ее классификацию. Вся корреспонденция должна содержать соответствующий номер / имя тематического файла в в соответствии с глобальной регистрацией система классификации. Если объект классифицируется как конфиденциальный, датированный в тематическом файле должна быть сделана перекрестная ссылка, указывающая на конфиденциальное письмо / документ существует в отдельном конфиденциальном файле.Все документы должны иметь соответствующий классификационный символ и должны быть выданы в числовом порядке.
  • Языки

  • Циркулярные письма готовятся в одной или нескольких из шести официальные языки: арабский, китайский, английский, французский, русский и Испанский. Все остальные документы и переписка (если иное не уполномоченный директором Финансово-административного бюро Услуги) должны быть подготовлены на английском, французском или испанском языках (основной рабочие языки).Письма на арабском языке с ответом также на Арабский язык должен сопровождаться неподписанной копией на английском языке. Это относится на письма, полученные на всех других языках, не являющихся рабочими языками ООН.
  • Зазоры

  • Корреспонденция и документы, содержащие заявления о политике ПРООН (кроме тех, которые специально цитируются из официальных отчетов или которые пытаются для интерпретации установленной политики) должны быть представлены Ассистенту Администратор обеспокоен.Информация, подлежащая распространению, в которой сделана ссылка на мнение, выраженное Администратором, или заявление приписываемые ему / ей должны быть одобрены Администратором. Все остальные корреспонденция и документы должны быть очищены и иметь подписи в соответствии с письменная политика соответствующего подразделения или странового офиса.

5.3.1 Определение

Записи - это любая информация, независимо от физической формы или характеристик, исходящие от ПРООН или получаемые ею в рамках ее официальная деятельность.Файлы содержат записи, исходящие от или полученные организация письменных, аудио, видео, электронных и других формы. Управление записями относится к созданию, использованию и обслуживанию текущие записи систематическим образом. Архивирование занимается сохранением и ведение долгосрочных записей на временном или постоянном / бессрочном основе в соответствии с установленным графиком хранения.

5.3.2 Ключевая цель, основная политика и будущее Проезд

5.3.2.1 Введение

В целях повышения эффективности и результативности операций продвигать качество программ и позволит ПРООН выполнять свою роль агентства развития, недавно были представлены следующие инициативы:

  • С введением децентрализации страновые отделения делегированы расширенные полномочия по утверждению, ответственность за проверку странового отделения и система отчетности, а также усиленное и независимое управление финансовыми и административные обязанности.

  • Внедрение ПРООН современных технологий управления информацией (через внедрение стандартизированной автоматизации делопроизводства в штаб-квартире и стране офисы) способствовал гораздо более быстрому и эффективному обмену информацией. В результате поток информации внутри отделов в штаб-квартире, страновые офисы, а также с дочерними организациями, а также с другими офисами потрясающе.

Переход к более децентрализованной, автоматизированной и прозрачной оперативная практика способствует эффективности и результативности ПРООН.На в то же время отдельные сотрудники несут большую ответственность за создание, распространение, ведение и сохранение официальных отчетов. Пока официальный записи более доступны, риск потери важных официальных записи выше. Поэтому крайне важно, чтобы технологически современные, систематическое и эффективное управление и хранение важных записей происходит в комплексный и скоординированный подход к быстро движущимся, высокотехнологичным операционная практика.

5.3.2.2 Ключевая цель

Целью процедур управления документами и архивами ПРООН является создать и внедрить систематическую программу управления записями / файлами, которая позволяет сотрудникам создавать, поддерживать, оценивать и сохранять официальную ПРООН записей, что обеспечивает легкий доступ и непрерывность информации.

5.3.2.3 Основная политика

Документы ПРООН, независимо от их физической формы или характеристик, являются собственностью организации.Они не могут быть уничтожены или удалены из единицы происхождения, кроме как в соответствии с установленными руководящими принципами или одобрение и консультации с руководством исходного офиса.

5.3.3 Подача заявки

5.3.3.1 Предметная классификация

Текущая система классификации в настоящее время пересматривается, чтобы учесть рассмотрение перехода организации к электронному управлению файлами, и обеспечить включение многих новых инициатив и мандатов ПРООН. В ожидании завершения пересмотренной системы подачи заявок существующая глобальная система классификации заявок использоваться. Все официальные файлы должны соответствовать этой системе. Это из крайне важно, чтобы файлы были точно идентифицированы.

Глобальная система классификации файлов включает в себя все возможные предметных вопросов, но не предполагается, что каждое страновое отделение или штаб-квартира unit создает файл для каждого перечисленного числа. Система должна быть изменена в зависимости от местных условий, размера офиса и / или сферы деятельности.

5.3.3.2 Реестр

Реестр в страновых отделениях ПРООН - это институциональная память для входящих и исходящие сообщения и файлы. Учитывая меньшее укомплектование штатов страновых отделений и внедрение электронных коммуникаций, это Резидент Ответственность представителя (независимо от того, централизованный или децентрализованный), чтобы назначить кого-либо для обеспечения переписки правильно закодированы и поданы, а также письменные инструкции по внутренним коммуникациям и имеются функции реестра.

5.3.3.3 Политика хранения архивов
  • Программные файлы

  • Документальные материалы, касающиеся политики, процедурного или технического характера. вопросы, которые могут рассматриваться как имеющие постоянную архивную ценность для организацию следует сохранить. Список таких файлов находится в разделе 5.4.1 Файлы для постоянного Удержание. Штаб-квартира является основным хранилищем программы файлы. Программные файлы, отличные от постоянных, следует поддерживать. в течение семи лет после завершения проекта.
  • Финансовая отчетность

  • Внешние ревизоры ПРООН подтвердили в феврале 2000 г., что максимальная количество лет, в течение которых любой финансовый файл должен храниться, составляет десять (10) лет. Этот применяется как в штаб-квартире, так и в страновых офисах.
  • Записи сотрудников

  • Записи для сотрудников штаб-квартиры, набираемых на месте, и всего Персонал, набранный на международной основе, сохраняется в Штаб-квартире.Страна офисы ведут учет персонала, набранного на месте. Список постоянных записи о персонале находятся в разделе 5.4.1. Файлы для постоянного хранения. Документация в файле, отличном от Вышеупомянутые записи должны храниться как минимум семь годы.
  • Действующие договоры аренды

  • Штаб-квартира (Отдел административного обслуживания) и страна офисы должны вести постоянный учет всех действующих договоров аренды на офисные помещения и / или жилье.
  • Прочие административные, кадровые, программные, организационные файлы

  • Список постоянных файлов / записей находится в разделе 5.4.1 Файлы для постоянных Удержание.
    Все остальные файлы / записи должны храниться не более семи лет.
  • Хронология / чтение файлов

  • Один набор файлов хронологии и / или чтения должен быть сохранен для максимум один год.
  • Страновые отделения: постоянные файлы после закрытия отделения ПРООН

  • Отдел административного обслуживания (ASD) будет координировать эту операцию. Управление людских ресурсов, Отдел Финансы, и соответствующее бюро сообщит страновому офису о файлы / записи для отправки в штаб-квартиру или уничтожения.
5.3.3.4 Списание внеоборотных записей

Во избежание ненужного накопления записей в ограниченном офисе пространство, удаление файлов должно производиться ежеквартально каждой организационной подразделение / страновой офис.Если такая частота нецелесообразна или не нужна, файлы должны выходить на пенсию не реже одного раза в календарный год. Удаление файлов должно включать очистку файлов (удаление дубликатов копий, черновиков и любых ненужные документы).

При очистке файлов наивысший приоритет должен быть отдан завершенным или неактивным файлы, но устаревшие части файлов, полуактивные файлы и файлы, которые редко должен быть изъят из употребления. Исходящие офисы могут иметь доступ к пенсионерам файлы за несколько дней.При необходимости на пенсии файлы должны быть доступны в течение одного рабочего дня.

Личные и рабочие файлы, содержащие информацию ПРООН неличного природа часто поддерживается отдельными офицерами по разным причинам. Это Следует помнить, что эти файлы являются собственностью организации. Когда людям, выходящим на пенсию из организации, эти файлы следует проверять.

Записи утилизируются в соответствии с официальным графиком хранения.Когда подлежит утилизации, Группа архивации рассмотрит список записи, подлежащие удалению, проконсультируйтесь с офисом-отправителем (при необходимости) и разрешить утилизацию в случае необходимости. Если это оправдано, пересмотренная дата утилизации может должно быть создано, и Отдел архивации должным образом уведомлен о таком изменении. Файлы будут утилизировать путем сжигания и / или измельчения.

5.3.3.5 Хранение архивных материалов
  • Главный офис

  • Штаб-квартира ПРООН использует частную компанию для физического хранения официальные записи.Группа управления архивами и записями может сделать компьютеризированный, детализированный список всех удаленных файлов, доступных для исходящих офис. Этот список представляет собой перечень заархивированных файлов, которые можно отсортировать. по разным категориям, используется для проверки того, были ли файлы удалены, и для помощи в поиске файлов.

5.3.4 Управление формами

По мере возможности, страновые отделения должны загружать электронные версии форм или создайте необходимые формы на месте.Формы можно найти на веб-страницах BFAS и / или OHR в разделе ФОРМЫ. ПРООН Отдел административного обслуживания штаб-квартиры продолжит поставки ограниченного количество декалей и бланков ООН. Бланк Приказ прилагается. как часть MOM, а также может быть найден под заголовком FORMS. Страна офисы должны обеспечить, чтобы их номер кода счета был четко обозначен, когда заказ.

5.3.5 Руководства ПРООН

Руководства ПРООН являются собственностью организации.Страновые отделения получат только ограниченные копии. Эти ПРООН выпускает руководства для офисов и должностей, а не для частных лиц. Это обязанность постоянного представителя следить за тем, чтобы руководство не было удалено или взяты любым сотрудником, и что все руководства актуальны и доступны для использование сменяющими друг друга офицерами. С появлением руководств ПРООН, передаваемых в в страновых офисах в электронном виде, постоянный представитель должен обеспечить, чтобы все сотрудники имеют доступ к последней версии такой электронной информации.

5.3.6 Информационный отчет и финансовый директор

Ожидается, что

страновых отделений обновят информационный отчет и страновое поле Office Manual прямо в предоставленные базы данных. Шаблоны имеют Предусмотрено единообразие и простота ввода необходимых данных. Страна офисы несут ответственность за предоставление имен двух координаторов, которые будут отправьте этот проект в штаб-квартиру [[email protected]], чтобы получить необходимые пароли - страновой офис должен предоставить штаб-квартире полное имя, должность должность и адрес электронной почты соответствующих сотрудников.

Те немногие страновые отделения, которые считают, что не смогут ввести для получения информации напрямую следует обращаться за советом к координатору штаб-квартиры [mailto: %20%[email protected]]. После подтверждения того, что конкретное страновое отделение не может напрямую ввести информации, Отдел административного обслуживания будет продолжать обновлять Информация.

Информационный отчет

Информационный отчет - очень важный документ, который должен дать ответы на большинство запросы о заселении в новое место службы.Информация должна быть краткой и соответствует потребностям новичков. Рекомендуется не более половины страница может быть отдана любому подразделу главы. Постоянные представители несет ответственность за содержание и обеспечение актуальности отчета. Страна офис несет ответственность за включение данных в интранет ПРООН и за копирование и распространение, при необходимости, в другие страновые офисы и ООН агентства. Страновым офисам рекомендуется обновлять информационный отчет по крайней мере раз в год.

Инструкция по обновлению и Заполнение шаблона информационного отчета описано в разделе 5.4.3.

Финансовый директор

«Финансовый директор» - одно из наиболее широко используемых руководств. Постоянные представители несет ответственность за обеспечение регулярного обновления информации и, по крайней мере, раз в квартал, и ASD будет продолжать следить за тем, чтобы это было сделано. В Приложения к финансовому директору будут по-прежнему напрямую включаться во внутреннюю сеть ПРООН. штаб-квартирой.

Инструкция по обновлению и Заполнение шаблона финансового директора см. В разделе 5.4.4.

5.3.7 Распространение информации административного Природа для ПРООН и агентств ООН

Часто необходимо информировать агентства ООН и штаб-квартиру ПРООН / страну отделения определенных условий, преобладающих в месте службы, которые имеют относящиеся к административным формальностям. Это в основном (но не исключительно) касается всех аспектов командировки с точки зрения требований правительство программы, а также услуги и возможности, доступные на местном уровне через офис ПРООН или иным образом.Такие циркуляры будут транслироваться специальными странового офиса в страновые офисы ПРООН и / или затронутые агентства ООН. Информационные копии также будут отправлены в Бюро и Административное управление. Отдел обслуживания (ASD), который, в свою очередь, будет консультировать туристическую службу ООН, и вставить соответствующие статьи в информацию о полевом отделении страны Буклет .

5.3.8 Отчеты страновых офисов

Страновые отделения должны направлять следующие оперативные отчеты в Штаб-квартира на регулярной основе:

Тип отчета Процесс
Информационный отчет Страновые отделения обязаны вводить информацию напрямую, как за 5.3.6 и 5.4.3.

Срок: не реже одного раза в год

Руководство для полевого офиса в стране Страновые отделения обязаны вводить информацию напрямую, как согласно 5.3.6 и 5.4.4.

Срок: не реже одного раза в квартал

Инвентарь / FOINVENT Дискета требуется до 31 января каждого года.
Транспортные средства, находящиеся на хранении ПРООН Отчет требуется до 5 января каждого года.
Прокат рулона Отчет требуется до 7 числа каждого месяца.
Местная инспекционная комиссия и комитет по местным контрактам членство Списки участников требуются ежегодно.
Отчет о деятельности Комитета по местным контрактам Годовое резюме и копии протоколов местного комитета по контрактам должны быть представлен секретарю Консультативного комитета по закупкам 15 января каждого года.
План автоматизации делопроизводства Ежегодная подача должна подаваться в начале каждого год.
Акт передачи Описано в разделах 5.3.9 и 5.3.9.1 Это предназначены для новых представителей-резидентов или другого нового персонала, и представлен во время смены персонала. Копии должны быть отправлены в штаб-квартиру. (ASD) и в региональное бюро.
План безопасности Включает список международного персонала в целях безопасности.Годовые и полугодовые списки необходимо отправлять в службу безопасности ООН. Координатор.
Справочник странового отделения Справочник всего персонала. Копии отправляются в региональное бюро. и координатор по вопросам безопасности штаб-квартиры.
План аварийного восстановления Единовременное требование при запуске оборудования автоматизации делопроизводства или модифицированный.
Акт медицинской эвакуации Ежегодно в Управление людских ресурсов (OHR).
Штатное расписание FOST ежеквартально в OHR. АЭС и ДПМ в OHR раз в полгода.
Прочие Как указано в других руководствах ПРООН.

5.3.9 Отчетность о процедурах передачи при отправлении

Для обеспечения бесперебойной работы и потока информации во время смены руководства уходящий старший персонал (Постоянный представитель и / или заместитель постоянного представителя, операционный менеджер) должны подготовить отчет о передаче.Этот отчет является формальным средством, с помощью которого уходящий персонал член предоставляет синопсис новому сотруднику о статусе различных аспекты взаимоотношений ПРООН: с правительством программы, агентствами в рамках системы Организации Объединенных Наций, двусторонние программы помощи, помощь координация, управление чрезвычайными ситуациями, управление программами, управление операциями (общее управление, финансы, автоматизация делопроизводства, человеческие ресурсы) и др. связанные вопросы. Даже если уходящий сотрудник может организовать личный инструктаж по передаче, должен быть подготовлен отчет о передаче в качестве фона для обсуждения и для необходимого распространения среди других стороны.

Отчет о передаче, подготовленный Постоянным представителем, должен быть всесторонний; те, которые предназначены для депутатов, должны относиться к их конкретным сферам деятельности. операции внутри странового офиса. Передаточные отчеты депутатов должны быть одобрено Постоянным представителем.

Подробное описание функций страновых отделений (см. Организационное руководство) может быть полезным в качестве справочного материала для готовим этот документ. Хотя следует избегать длинных описательных отчетов (рекомендуется десять страниц в качестве оптимального объема), деятельность странового отделения должна быть точно и кратко рассмотрено.Информация включена во внутреннюю отчеты страновых отделений или отчеты, представленные в штаб-квартиру, следует направлять до и не тиражируется. Электронная версия отчета о передаче следует хранить на дискете в страновом офисе. Это должно быть рассматривается как конфиденциальный файл.

Уходящий сотрудник должен направить копии отчета о передаче Кому:

  • новый сотрудник (через представителя-резидента или Исполняющий обязанности офицера, в зависимости от обстоятельств).
  • Администрация, Кабинет Администратора.
  • соответствующее региональное бюро.
  • Управление людских ресурсов.
  • Финансовый отдел.
  • Отдел административного обслуживания.
5.3.9.1 Отчет о передаче: рекомендуемое содержание
  • Отношения с правительством программы

  • Общие отношения с соответствующими государственными министерствами и ведомствами.Важная информация, которая может быть полезна приезжающему резиденту Представитель по отношению к правительственным координирующим органам и каналам коммуникации.
  • Отношения с исполнительными агентствами, другими организациями США Система наций и неправительственные организации

  • Анализ отношений с представительствами агентств ООН, прочее организации системы Организации Объединенных Наций и неправительственные организации.Укажите, регулярно ли проводятся координационные встречи, и какие действия необходимо предпринять (если таковые имеются) для поддержания и укрепления этого процесс согласования.
  • Функции / отношения координатора-резидента

  • Анализ должен включать действия, предпринимаемые координатором-резидентом, и отношения с другими агентствами ООН и правительством программы.
  • Отношения с программами двусторонней помощи

  • Способ участия и проблемы, возникающие при двусторонних технических помощь в государственных проектах.Предложения по обслуживанию и укрепление этих отношений.
  • Координация помощи

  • Существующие экономические и социальные условия в стране, текущие политика и планы развития. Поскольку координация помощи - это прежде всего ответственность правительства, предложения о том, как ПРООН могла бы помочь в улучшение функции координации помощи.
  • Связи с общественностью и сбор средств

  • Связи с донорами для определения стратегий, выгодных отношений с неправительственных организаций и других местных представителей национальных или международные партнеры.
  • Управление чрезвычайными ситуациями

  • Анализ деятельности по реабилитации и развитию, в том числе национальные системы предотвращения, готовности, координации, сотрудничества и взаимосвязь между оказанием чрезвычайной помощи и развитием. Где страновой офис переживает стихийные бедствия, хорошо задокументированное приложение о шагах должны быть приняты во время такого случая.
  • Ситуация безопасности

  • Текущее состояние безопасности, включая вопросы, требующие внимание (текущее действие плана безопасности, особые меры предосторожности) вопросы и т. д.).
  • Управление программами

  • Основные вопросы, касающиеся статуса страновой программы, проектов мониторинг и оценка (круглый стол, консультативная группа и другие, пиковые бюджеты, конвейер, так далее.). Записка о национальной стратегии и возможности мобилизации неосновного финансирования (совместное несение расходов, СУМ и другие отчисления в трастовые фонды из глобальных и тематических фондов, таких как Global Экологический фонд, Монреальский протокол и т. Д.). Статус каждого текущий и планируемый проект не следует включать, так как эта информация доступный новому представителю-резиденту в других отчетах. Соответствующие отчеты, представленные в штаб-квартиру, которые касаются вопросов программы и, если необходимо, могут быть назначены необходимые последующие меры. Предложения и осуществляемые мероприятия по повышению качества управления программами / проектами. Проблемы, которые могли негативно повлиять на реализацию проекта, и меры по их устранению. направления действий следует выделить.
  • Операционный менеджмент

  • Комментарии к существующей организационной структуре странового офиса (цепочки подчинения, подчиненность, области, требующие оптимизации и усиление). Следует выделить хронические и повторяющиеся проблемные области; должны быть включены предложения о возможных коррективных или последующих действиях. В общее управление, финансы, автоматизация делопроизводства и человеческие ресурсы ситуация должна быть отражена.Уходящим сотрудникам следует подчеркнуть: рекомендации по дальнейшим действиям по различным вопросам.
  • Человеческие ресурсы

  • Органиграмма, план работы офиса, текущее состояние персонала, закрепленного за страновой офис, FOST, восприятие сотрудниками своих функций, моральный дух в Общее. Адекватность и состояние услуг, функционирование PAR / MRG система, реализация национального офицера схема.Структура местной заработной платы, шкала АЭС, назначение и Панель продвижения, план обучения, ассоциация персонала и т. Д. Предложения для необходимые последующие действия.
  • Финансы

  • Взносы правительства (невыплаченные объявленные взносы, GLOC). Финансы (бюджет, статус распределения, внебюджетные фонды, дополнительные фонды, ARL). Подотчетность (удостоверяющие и утверждающие сотрудники как по финансам, так и по дипломатической почте, банковские счета, лица с правом подписи банка, мелкие и безопасные хранители, делегирование полномочия на закупку, уровень аванса, банковское соглашение).Аудит (последний аудиторские отчеты). Мнения о возможных областях риска и о том, насколько эффективны финансовое управление и внутренний контроль могут сохраняться и усилен.
  • Общее управление

  • Проблемы с жильем в целом и статус информационного отчета. Помещения странового офиса, амбулатория и магазинные операции (если применимо), инвентарь. Местная собственность Смотровая комиссия , Комитет по местным контрактам , транспорт, оборудование, связь (факс, телефон, электронная почта, дипломатическая почта, телекс), изменения будут введены или объединены для обеспечения наиболее рентабельного использования средства связи.Существующие сервисные контракты на командировки, техническое обслуживание помещений и локальной сети (LAN) служба поддержки.
  • Информационные системы управления и автоматизация делопроизводства

  • Состояние автоматизации делопроизводства (включая использование компьютеризированных информационные системы управления), адекватность инфраструктуры и план автоматизации делопроизводства.
  • Общие помещения

  • Соглашения об общих помещениях (если применимо), совместное использование агентств, CSA резюме, план этажа, любые договоренности о субподряде, бюджеты и т. д.
  • При необходимости прочие вопросы

  • Проблемы, не охваченные в вышеперечисленных областях, которые могут иметь прямое и / или косвенное влияние на работу страновых отделений как по программе, так и по администрация.


5,4 Связанные Информация

5.4.1 Файлы для постоянного хранения

  • Записи сотрудников
    • личная история P.11
    • свидетельств о браке
    • изменение семейного положения
    • указ о разводе
    • свидетельство о рождении
    • документов об усыновлении
    • национальный статус сотрудников с более чем одним национальность P.78
    • изменение гражданства
    • уведомление о разрешении Генеральным секретарем деловое свидание, встреча
    • наименование, изменение или отзыв бенефициара П.2
    • сертификатов, дипломов и др. (Доп. образование)
    • результаты языковых экзаменов
    • наград за работу за пределами ООН
    • наград за работу в ООН
    • благодарственных писем
    • кадровая книжка / информационный бюллетень
    • изменение адреса
    • форма действий персонала п.5
    • урегулирование окончательных выплат по отделение п.35
    • свидетельство об окончательном разрешении
    • ведомостей расходов на младших сотрудников категории специалистов
    • Действие по утверждению заработной платы персонала
    • предложений о назначении
    • уведомление о расторжении
    • отчет о несчастном случае или болезни в связи с обслуживанием
    • изменение медицинской классификации
    • экземпляров отчетов / аттестаций
    • конфиденциальная переписка

  • Файлы программ / проектов
    • проектных предложений
    • заявок на проекты
    • итоговый отчет
    • подписанный проектный документ и исправления
    • окончательный бюджет проекта
    • оценочные отчеты
    • документальные материалы, например, касающиеся политики, процедурные или технические вопросы, которые могут рассматриваться как имеющие постоянный архивная ценность для организации

  • Административная документация
    • Опись имущества длительного пользования
    • удостоверяющих сотрудников
    • кредитный союз
    • политика таможенного оформления и импортных процедур (страновой офис)
    • списание офисного оборудования (штаб-квартира и страна офис)
    • руководства и справочники
    • протоколы обзорной комиссии (штаб-квартира и страна офис)
    • создание / аренда офисов (штаб-квартира и страна офис)
    • политики и процедуры
    • контрактов и закупок (штаб-квартира и офис)

  • Записи управления персоналом
    • обязанности, обязанности и привилегии персонала (часов работа, официальные праздники)
    • окладов и надбавок (шкала, язык надбавка, корректив по месту службы, суточные, специальная должность надбавка, сверхурочные и отгулы, авансы)
    • Совет по назначениям и продвижению по службе (штаб-квартира и страновой офис)

  • Деятельность в области общественной информации
    • полис
    • Консультативный комитет по общественной информации
    • отдельных публикаций
    • специальные статьи
    • публичная информация (включая День ООН и День)

  • Организационные записи
    • законодательных актов (Омнибусный статут, резолюции, консенсус)
    • основных исследований
    • участие в ПРООН
    • канал связи (правительства, агентства)
    • управленческих проверок
    • сотрудничество и консультация
    • Постоянные представители (глобальные, региональные, Другие)
    • механизм ПРООН - организация и управление
    • Администратор и заместитель администратора
    • управляющий совет (круг ведения, правила и процедуры, члены, собрания, представительство, комитеты, отчеты)
    • Консультативная группа по планированию политики
    • планирование конференций

5.4.2 Глобальный список подачи

5.4.3 Инструкции по обновлению и заполнению Шаблон информационного отчета
  1. Откройте Netscape Navigator
  2. Измените URL-адрес на - http://stone.undp.org/main/undpintra.cfm
  3. Введите свой логин и пароль. Затем нажмите Редактировать информационный отчет. в разделе "Управление страной"
  4. Выберите Регион и Страна и введите информацию на шаблон.
  5. Помощь по заголовкам шаблонов приведена ниже.
  • Информация о стране : - Информация о стране добавляется автоматически в информационный отчет путем заполнения финансового директора: т.е. почтовый адрес, Почтовый адрес, телефон, факс, электронная почта FO, адрес электронной почты реестра CO.
  • I Введение в систему ООН в _______ - Агентства ООН - автоматически вставляется из CFO - Mission Заявления: страновых отделений для включения
  • II Проживает в ______________ - Физический Особенности, Климат, Природные ресурсы, Политические и административные Организации, Показатели развития, Люди, Язык, Религия, Образование: страновых офисов для вставки.
  • III Проживает в _______________ - Супруги и Возможности трудоустройства, магазины и рынки, еда и рестораны, PTT, телевидение, Радио и Интернет, Чем заняться, Путешествие по этой стране: страновой офис для вставки - Официальные праздники: вставляется автоматически от финансового директора - Службы ООН: страновое отделение для вставки.
  • IV_____________Values ​​- Обзоры экспатриантов, советы по еде, Подарки и социальные правила: страновой офис для вставки
  • V Перед вылетом в _____________ - Контрольный список перед отъездом страновой офис для вставки - Visa Требования: автоматически вставляется из финансового директора - Другое Visa Требования, Путешествие в эту страну, Домашние животные, Пересылка Информация / импорт: страновых офисов для включения
  • VI Поселение в ___________ - Прибытие Контрольный список, гостиницы, охота на дом, мебель / техника, помощь по дому, Коммунальные услуги, Диапазон ежемесячных затрат, Транспортные средства, Банковское дело, Школа, Здравоохранение, Безопасность, страхование: страновой офис, чтобы указать
  • VII Полезная информация - Справочная информация, Другие номера телефонов: страновой офис для вставки - Номер телефона: автоматически вставляется из CFO.
  • Дата обновления появится автоматически.

5.4.4 Инструкции по обновлению и заполнению CFO Шаблон
  1. Откройте Netscape Navigator
  2. Измените URL-адрес на: http://stone.undp.org/main/undpintra.cfm
  3. Введите свой логин и пароль. Затем нажмите «Отправить» кнопка
  4. Найдите "Country Management" и нажмите CFO Edits
  5. Выберите Регион и Страна и введите информацию на шаблон.
  6. Оказывается помощь в заполнении заголовков шаблона брифинга ниже.

[Чтобы начать НОВУЮ строку, необходимо поставить
в конце предложение]

  • Информация о стране - Автоматический ввод с помощью DIMA.
  • Постоянный координатор ООН / Постоянный представитель ПРООН - Информация вставлено OHR.
  • Персонал ПРООН Страновой офис для ввода.Однако имена сотрудников должны быть добавлены в базу данных персонала ПРООН перед включением. [Если сомневаешься свяжитесь с DIMA [email protected]
  • Почтовый адрес / почтовый адрес / основной формат телефона / принципал Формат факса - Страновой офис для ввода.
  • Дополнительные обязанности РОП - Страновой офис для ввода
  • URL - Страновой офис для ввода [адрес домашней страницы CO]
  • Последнее обновление страны / организации: - Автоматический ввод с помощью DIMA
  • Формат телефона / Формат факса / Электронная почта и регистрационный адрес электронной почты - Страна офис для ввода
  • Обслуживает: - Страновой офис для ввода [Множественный выбор]
  • Регион / Неактивен - По умолчанию «Нет» и «Нет» [оставить как есть]
  • Другой персонал ООН / Врачи ООН / агентства с офисом в Страна / Координационная группа и каналы связи по вопросам ПРООН / Часы работы ; Официальные праздники / Требования к визе / Инокуляции / Отель Размещение / Транспорт. - Страновой офис для ввода.
  • Невидимые примечания - Страновой офис для ввода.
  • Спутник A Спутник B Спутник M - Техническое обслуживание штаб-квартиры Деление [TSD] для ввода
  • URL для информации - Страновой офис для ввода
  • Дата обновления появится автоматически.

Какие шаги необходимо выполнить при обработке входящей почты в офисе?

Служебная переписка означает письменное общение по вопросам, представляющим взаимный интерес внутри организации или за ее пределами, и принимает форму письма, проспекта и уведомления.Письменное сообщение, отправленное через почтовое отделение или курьера, называется «дак» или «почта». Когда «дак» поступает в офис из разных источников, это называется входящей почтой. Обработка такой входящей почты имеет первостепенное значение, поскольку неправильная обработка данных создает различные проблемы. Следовательно, почта должна обрабатываться быстро и аккуратно.

Эффективная обработка почты требует установления определенной процедуры, которая называется этапами обработки почты.Эти шаги:

  1. Получение почты.

  2. Сортировка почты.

  3. Открытие почты.

  4. Проверка содержимого.

  5. Штамповка даты.

  6. Запись почты.

  7. Рассылка почты.

  8. Последующие действия.

Получение почты

Обычно письма доставляются почтальоном один или два раза в день.Когда объем корреспонденции велик, в почтовом отделении нанимается почтовый ящик или почтовый мешок, и требуется офисный служащий, который забирает почту из почтового отделения. Иногда письма приходят через мессенджеров других офисов.

Сортировка почты

Под сортировкой букв понимается группировка букв в определенном порядке. Письма сгруппированы по характеру, назначению или содержанию. Сортировку писем можно производить до открытия писем или после открытия писем.Когда это делается перед открытием, личные и конфиденциальные письма отделяются от обычных писем.

Открытие почты

В малых организациях письма вскрывают чиновник или главный клерк. Когда объем писем большой, их открывает открывалка для писем. В крупных организациях почту обрабатывает почтовый отдел, а вскрытием писем занимается клерк. Отдельные от писем конверты должны храниться до тех пор, пока не будет зафиксирована дата получения письма.Если письма помечены как личные, они открываются заинтересованным лицом.

Проверка содержания

После того, как письма открываются, содержимое вынимается из конвертов и исследуется. Цель проверки - установить, к какому отделу относится письмо. Любые вложения содержания должны быть надлежащим образом проверены и отмечены.

Печать на почте

После тщательной проверки проставляется дата на письме.Иногда на письме проставляется дата и время получения. Для штамповки писем готовится штамп, в котором указывается порядковый номер, дата получения и время получения при необходимости. Ссылочный штамп ставится, если буквы относятся к количеству отделов.

Запись торгового центра

После штамповки полученные письма записываются во входящую почту или в книгу поступивших писем. Перед внесением писем в реестр их содержимое тщательно изучается, чтобы убедиться в том, к какому отделу оно принадлежит.Реестр входящей почты содержит серийный номер, дату получения, имя и адрес отправителя, характер содержания, краткую тему письма, примечания и инициалы должностного лица с датой.

Рассылка почты

Это последний шаг процедуры внутренней рассылки. На этом этапе письма передаются в соответствующий отдел. Письма распространяются через мессенджеров или иногда с помощью механических устройств, таких как конвейерная лента или пневматическая трубка.

Последующие действия

Последующие действия очень важны, потому что они связаны с отслеживанием почты. На этом этапе выясняется, был ли получен ответ на письмо.

Подготовка исходящей почты | Почтовые службы

Подготовка исходящей почты

Когда Mail Services применяет почтовые расходы к исходящей деловой почте Университета, почтовые расходы «возвращаются» отделу с использованием Metered Mail Card.Дата, сумма почтовых расходов и номер счета отдела записываются на почтовой карточке. Карты используются для создания файла почтовых транзакций, который используется для записи расходов в Workday Financials.

У

Mail Services есть разрешение на рассылку почты Почтовой службой США. Это разрешение предоставляет другой способ оплаты почтовых услуг за «почтовые отправления», обрабатываемые вне почтового отделения. Чтобы получить информацию и / или обеспечить соблюдение почтовых правил, уведомите Почтовые службы перед использованием разрешения на пересылку.См. Раздел H, Разрешения на рассылку (стр. 15).

Metered Mail Card

Департаменты несут ответственность за предоставление заполненной Metered Mail Card со всей почтой, требующей почтовых услуг. На пачку писем нужна только одна карта. Однако следует позаботиться о том, чтобы почтовая карточка не отделялась от пачки. При отправке объемных конвертов или пакетов прикрепите почтовую карточку небольшим кусочком ленты. Убедитесь, что карта подписана и указан добавочный номер телефона.

После получения бланка заказа на почтовую карточку, почтовые службы предоставят почтовые карточки с номерами счетов отделов со штрих-кодом.Все карты следует хранить в надежном месте. Mail Services не несет ответственности за несанкционированное использование почтовых карт.

Адресация исходящей почты

В исходящей почте всегда следует использовать полный адрес, а также полный обратный адрес (имя сотрудника, если необходимо, название отдела и номер ящика). В иностранной почте все страны назначения должны быть написаны полностью на английском языке заглавными буквами. Более подробную информацию об адресах можно найти в Разделе IV, U.S. Почтовая служба: услуги и процедуры (стр. 23-24).

* НОВИНКА * Электронные таможенные бланки

USPS недавно прекратил использование бумажных таможенных форм. В Интернете доступна новая электронная форма для заполнения и создания новой формы, используемой для отправки вместе с вашими посылками. Вот прямая ссылка для вашего удобства.

https://cns.usps.com/cfo/ShippingInformationAction_input

Конверт / упаковка

За исключением внутренних деловых конвертов стандартного размера, вся почта, в частности иностранная почта, должна указывать на адресной стороне конверта / пакета, какой класс почты используется (Priority, Air Mail, Parcel Post и т. Д.).

Группирование почты для обработки

Когда почта доставляется в почтовое отделение, она должна быть упакована так, чтобы конверты одного типа и размера были вместе. Все адреса должны быть обращены одинаково, конверты большего размера должны быть размещены на дне пачки. Иностранную почту следует отделять от внутренней. Конверты делового размера номер 10 могут быть запечатаны с помощью почтовой машины при условии, что конверт весит одну унцию или меньше, а клапаны вложены, а не запечатаны при приеме на обработку.

Дизайн почтовых отправлений

При разработке специальных почтовых отправлений, которые будут весить 1 унцию или меньше, имейте в виду, что Почтовая служба США имеет рекомендации по созданию почтовых отправлений, которые можно успешно обрабатывать с помощью компьютеризированного оборудования. Для почтовых отправлений, не соответствующих требованиям, может применяться

.
  • дополнительная плата взимается за каждое почтовое отправление

  • медленнее, чем правильно оформленная почта

  • возвращается как непересылка по почте

Основные допустимые размеры почтовых отправлений указаны ниже.При разработке почтового отправления следует учитывать и другие характеристики. Для получения дополнительной информации обратитесь в почтовый отдел.

Размеры для почтовых отправлений стандартного размера весом не более 1 унции.

Конверт
Мин. (Дюймы) Макс. (Дюймы)
Высота 3 1/2 6 1/8
Длина 5 10 1/2
Открытка
мин (дюйм.) Макс. (Дюймы)
Высота 3 1/2 4 1/4
Длина 5 6

Подготовка к отправке ответственной почты

При отправке ответственного почтового отправления (заказного, экспресс, сертифицированного, застрахованного) отправителю выдается квитанция.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *