Внешний документооборот (ЭДО) в организации: что это такое
С помощью документов бизнес обменивается информацией с партнёрами, клиентами и контролирующими органами, а также организует внутреннюю деятельность компании. Создание, движение и хранение документов — это три стадии делопроизводства организации.
Документооборотом называется движение документов внутри организации, а также обмен ими с другими организациями и контролирующими органами. Раньше все документы оформлялись на бумаге, но сейчас на смену почтовым отправлениям и бумажным архивам приходит электронный документооборот — ЭДО.
Электронный документооборот может быть:
- внешним;
- внутренним;
- юридически значимым.
Что такое внешний ЭДО
Внешний ЭДО — это все входящие и исходящие документы компании, которыми она обменивается с контрагентами, клиентами и контролирующими органами. К ним относятся счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, электронная отчётность, ветеринарные сертификаты и другие виды документов.
В зависимости от участников документооборота, ЭДО делится на две группы: «бизнес-бизнес» и «бизнес-государство».
К первой группе относится взаимодействие с контрагентами, дистанционное банковское обслуживание, работа на электронных торговых площадках. Ко второй группе — электронная отчётность, ответы на требования ФНС, работа с госзакупками, взаимодействие с судами и различными федеральными службами.
Зачем нужен внешний ЭДО
Традиционный бумажный документооборот требует много времени на оформление и согласование документов, а также на исправление недочётов, проставление подписей и печатей. По сравнению с бумажным документооборотом ЭДО имеет ряд преимуществ:
- Экономия времени. Документы оформляются сразу в электронном виде. Доставка их до адресата происходит мгновенно благодаря интернету. Чтобы внести изменения в документ, достаточно отредактировать поле с ошибочной информацией. Не нужно полностью переписывать и повторно распечатывать бланк.
- Экономия места. Все документы хранятся в электронном виде — на компьютере или на сервере, если используется облачный сервис. Поэтому не нужно выделять помещение под бумажный архив.
- Повышенная безопасность. Все файлы подписываются электронной подписью и передаются по защищённым каналам связи. Оператор ЭДО обеспечивает шифрование информации и защиту от злоумышленников.
Также ЭДО необходим для сдачи некоторых видов отчётности. Например, декларации по НДС и бухгалтерская отчётность принимаются только в электронном виде. Для остальных видов отчётности действуют ограничения по количеству сотрудников и годовому доходу предприятия. Для того чтобы сдать отчётность в электронном виде, нужно подключить компанию к системе электронного документооборота.
Как организовать внешний ЭДО в компании
Во внешнем ЭДО участвуют четыре стороны:
- компания, которая создаёт и отправляет документ;
- компания, которая получает документ;
- оператор ЭДО, который предоставляет электронную площадку для обмена документами и систему ЭДО;
- государственный орган, куда оператор передаёт информацию о сделках и документах.
Перевести компанию на электронный документооборот можно быстро и без лишних затрат.
Соберите аналитику в компании по нескольким параметрам:
- какими документами вы обмениваетесь чаще всего — формализованными, то есть в формате, утверждённом законом, или в произвольной форме;
- с какими контрагентами и госорганами вы чаще всего взаимодействуете;
- по какому маршруту в вашей компании проходит документ перед отправкой — кто его согласовывает и подписывает. Возможно, вам также потребуется внутренний ЭДО.
Подключитесь к оператору ЭДО. Перечень операторов документооборота, которые работают на федеральном уровне, есть на сайте ФНС . Роль оператора ЭДО при обмене электронными документами состоит в следующем:
- обеспечивает безопасность обмена данными;
- следит за изменениями в форматах документов и обновляет их при необходимости;
- сообщает налоговикам о новом участнике обмена счетами-фактурами;
- гарантирует доставку документа адресату;
- проверяет, действителен ли сертификат электронной подписи, которым подписывают документы.
Приобретите электронную подпись. Она необходима каждому сотруднику, в чьи полномочия входит подпись документов. Электронная подпись бывает нескольких видов.
Простая электронная подпись подойдёт для внутреннего документооборота. Сертификат этого уровня позволяет идентифицировать сотрудника, подписавшего документ, но не даёт никакой защиты.
Неквалифицированная электронная подпись подходит для визирования документов, но юридической значимости такие документы не имеют.
Квалифицированная электронная подпись обладает юридической силой. Она подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.
Выберите способ отправки документов. Сервис ЭДО можно использовать тремя способами:
- через веб-клиент;
- интегрировать сервис с учётной системой;
- интегрировать сервис с системой внутреннего ЭДО.
Выбор зависит от объёма входящих и исходящих документов, направлений обмена, а также от наличия или отсутствия других внутренних систем.
Полностью организовать электронный документооборот можно с продуктами ГК «Астрал». Мы предлагаем несколько решений для цифровизации документооборота в компании. Наши продукты полностью соответствуют законодательству РФ в сфере электронного документооборота. Сервисы ЭДО адаптируются под нужды каждого клиента. Оставьте заявку, чтобы узнать об их возможностях и стоимости
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы
Подписаться на рассылку
Отправляя заявку, я даю согласие на обработку персональных данных.
Защита от спама reCAPTCHA Конфиденциальность и Условия использования
Комментарии для сайта CackleПорядок организации документооборота договоров | Журнал «Фин-Аудит»
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах «движение документов», то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Этапы договорной работы
Наиболее сложным представляет, пожалуй, вопрос о нормативной регламентации договорной работы.
Особенностью договорной работы является то, что она в крупных компаниях основана на локальных нормативных актах, то есть таких, которые принимаются непосредственно самими предприятиями.
Эти акты, не повторяя общих положений о договорах, содержащихся в действующем законодательстве, позволяют:
— учесть специфические особенности и условия работы предприятия; призваны определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу;
— установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления;
— закрепить схемы исполнения договорной документации и формы учета исполнения договоров;
— определить меры стимулирования надлежащего исполнения договоров и ответственности структурных подразделений и должностных лиц за нарушение договорных обязательств;
— предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.
Следует иметь в виду, что локальные нормативные акты могут носить комплексный характер (например, положение о ведении договорной работы, инструкция о порядке ведения договорной работы), и отражать лишь часть стадий (например, инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств). Однако есть предел, за которым нормирование теряет смысл — чрезмерная детализация рождает «мертвые» правила. Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, утверждаются руководителем предприятия.
При разработке инструкций (положений) не следует ни воспроизводить, ни пересистематизировать нормы законодательства. Это ведет, во-первых, к отрыву создаваемых актов от реального структурирования договорной работы на предприятии, во-вторых, к искажению смысла закона. В таких корпоративных актах не следует предусматривать нормы, регулирующие отношения с контрагентами, поскольку это является предметом договорной регламентации с ними.
К локальным нормативным актам в качестве приложений разрабатываются формы (бланки) договорной документации.
Содержание этих бланков отражает основные реквизиты и условия будущего договора. В определенной степени они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров. Поэтому очень важно обеспечить их своевременную разработку. Вместе с тем следует указать, что формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласования его условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельные пункты, включить другие и т.д.
Особое внимание следует обратить на роль юридической службы в договорной работе на предприятии. Юридическая служба предприятия обобщает и анализирует договорную практику. Это необходимо для выявления недостатков в организации договорной компании и разработки мероприятий по их устранению и недопущению. Выводы, сделанные в результате обобщения, используются при заключении новых договоров.
Важно подчеркнуть, что участие юрисконсультов в договорной работе носит не эпизодический, а постоянный характер.
При проверке проектов правовых документов либо участии в подготовке приказов, инструкций, положений, договоров и другой правовой документации по вопросам договорной работы юридической службе следует обращать внимание на то, чтобы в них не устанавливались незаконные положения и условия. Только после такой проверки проекты указанных документов могут быть завизированы юридической службой.
Юридической службе следует участвовать в определении структуры договорных связей предприятия, исходя из необходимости установления более рациональных договорных отношений.
При этом необходимо иметь в виду, что структура договорных отношений может зависеть от характерного для данного предприятия направления специализации, организационного построения (наличия в составе производственного объединения самостоятельных предприятий, производственных единиц) и распределения функций между ее хозяйственными подразделениями, от технологических особенностей производства и др.
Получив проект договора для проверки, юрисконсульт должен посмотреть, правильно ли он составлен по существу и по форме. При визировании проекта договора следует, кроме того, обратить внимание на отражение в нем всех существенных условий, полноту и четкость изложения текста договора, не допускающего различного толкования.
В тех случаях, когда у подразделения предприятия, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, договор оформляется с протоколом разногласий. Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления протокола разногласий.
Рассматривая замечания контрагента, изложенные им в протоколе разногласий, юридический отдел должен обращать внимание на законность и мотивированность предложенных замечаний, а также возражений на них со стороны заинтересованных подразделений предприятия.
Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров.
Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по предотвращению их и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов, обеспечивать достоверность данных в статистической отчетности о выполнении договорных обязательств.
На практике такой учет осуществляется путем ведения журнала. В этом журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, по договору поставки такие данные, как реквизиты контрагента, номера и даты договоров, спецификаций, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения.
Контрольные функции за надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все службы, связанные с ведением договорной работы. В этих же целях могут образовываться специальные службы наблюдения за исполнением обязательств. Особенно велико значение в данной работе юридической службы предприятий. Она должна разрабатывать и осуществлять мероприятия, способствующие безупречному исполнению условий договора, координировать в этом плане деятельность всех звеньев предприятия.
Учет и контроль должны вестись и за ненадлежащим исполнением договорных обязательств контрагентами. И здесь юридической службе наряду с другими структурными подразделениями следует наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Это позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензионных и исковых материалов.
В основе заключения договора лежит принцип свободы договора. Граждане и юридические лица вступают в договорные отношения своей волей и по своим интересам, они свободны в установлении своих прав и обязанностей и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора.
Данные положения призваны обеспечить нормальное функционирование гражданского оборота, необходимым условием которого является равноправие его участников.
Развитие свободного рынка требует порой принятия нестандартных решений, и поэтому современное законодательство предоставляет участникам договора право заключать договоры, как предусмотренные, так и не предусмотренные законом или иными правовыми актами. Кроме того, стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). При этом к отношениям сторон по смешанному договору будут применяться в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора.
Однако следует предостеречь от поспешного и непродуманного экспериментирования в заключении таких договоров. Для их составления требуется достаточно высокая юридическая квалификация. В противном случае при возникновении спора по такому договору стороны может ожидать неприятный сюрприз, когда суд определит применимое к данному договору право и окажется, что отношения сторон, в том числе и ответственность за нарушение своих обязательств по этому договору, установлены не так, как стороны рассчитывали. То есть, прежде чем изобретать новые положения договора, необходимо удостовериться, что законом не установлены обязательные требования к составлению данных условий договора. В ином случае может оказаться, что законом предусмотрены какие-то другие последствия, нежели те, на которые рассчитывали стороны.
Участники договора могут устанавливать его условия по своему усмотрению во всех случаях, когда содержание соответствующего условия не определено законом или иным правовым актом, носящим строго обязательный характер (императивными нормами).
То есть действует принцип свободы в рамках закона.
Однако для гражданского права не характерно императивное регулирование отношений сторон. В большинстве случаев условие договора определяется нормой, которая применяется постольку, поскольку соглашением сторон не установлено иное (диспозитивная норма). Таким образом, стороны могут своим соглашением установить условие, отличное от предусмотренного диспозитивной нормой. В то же время, если стороны по каким-то причинам не оговорили решение данного вопроса, он тем не менее не окажется неурегулированным. В том случае как раз и будет действовать диспозитивная норма.
Если же какое-либо условие не определено сторонами в договоре или диспозитивной нормой закона, отношения сторон по данному вопросу определяются обычаями делового оборота, применимыми к отношениям сторон.
Контроль документов | Процессы и практика
Что такое документооборот? Контроль документации Процедуры обеспечивают контроль качества «цепочки поставок» для документов, которые передаются между сторонами, включая внутренние документы, внешние документы и записи о качестве.
Система контроля документов относится к общим процедурам, регулирующим это.
Организации, желающие соответствовать требованиям ISO 9001 или 21 CFR, части 210 и 211, должны установить документированную стандартную операционную процедуру (СОП) для этой процедуры контроля документации.
Особенности эффективной системы управления документацией Любой контролируемый документ должен быть утвержден перед выпуском и распространением.Составленные документы проходят проверку и утверждение, где заинтересованные стороны вносят комментарии, исправления, изменения и т. д. Все действия, связанные с документом и всеми версиями документа, отслеживаются в системе и могут быть проверены.
Контролируемые документы регулярно пересматриваются и обновляются (при необходимости). Система управления документами должна обеспечивать метод регулярного просмотра документов по расписанию или по мере того, как организация претерпевает значительные изменения, которые могут повлиять на содержание документов.
Этим может управлять центральный «контроллер документов», который обеспечивает правильность процесса проверки.
Контрольный журнал ревизий необходим для того, чтобы гарантировать, что любые изменения будут четко идентифицированы и проставлены отметка времени/даты вместе с личностью лица, ответственного за ревизию.
Соответствующие версии документов доступны для поиска.Весь соответствующий персонал должен иметь возможность находить и извлекать версию документа из любой точки цикла изменений. Кроме того, соответствующие сотрудники должны быть уведомлены об изменениях в документе.
Контролируемые документы должны оставаться разборчивыми. Это относится к документам, которые можно прочитать и найти с помощью локатора документов, что означает согласованные, удобочитаемые форматы (цифровые или рукописные) и процедуры именования/кодирования документов.
Контроллер документов может разработать и внедрить процесс именования и хранения, который имеет смысл для организации.
С документами внешних подрядчиков и агентств следует обращаться так же, как с внутренними документами при рассмотрении и распространении.
Устаревшие версии документов изымаются из обращения.Любому пользователю документа должно быть ясно, какая версия документа является самой последней и пригодной для использования, а какие документы были изъяты из обращения и не должны использоваться. Эти удаленные документы могут быть уничтожены, заархивированы или иным образом помечены как непригодные для использования в рамках управления документами.
Доказательство соответствия Все эти политики и процедуры управления документами должны быть задокументированы, включая письменные описания, блок-схемы, расписания, планы и т.
д.
Автоматизация рабочих процессов позволяет группам по работе с документами разрабатывать и развертывать настраиваемые автоматизированные рабочие процессы маршрутизации документов, обеспечивающие выполнение стандартных процедур при каждом создании или проверке документа.
Пример управления изменениями документа (запрос на изменение производства) — Нажмите, чтобы увеличить Инициированные напоминания Предупреждения, уведомления, эскалации и напоминания гарантируют, что контролируемые действия с документами выполняются надлежащим образом и быстро. Например, можно настроить запланированные напоминания, чтобы инициировать просмотр документов через определенные промежутки времени. Эти напоминания можно отправлять отдельным лицам, альтернативным утверждающим или группам для обеспечения охвата.
Контрольный журнал предоставляет проверяемые полные доказательства того, что последовательность задач или действий была выполнена как часть стандартного процесса или операции. Все действия имеют отметку времени, даты и пользователя для согласованной внутренней и внешней отчетности.
Хранение документовВсе документы сохраняются в системе на момент загрузки в их текущем состоянии. Последующие версии также сохраняются, что позволяет аудиту отображать документ в любое время. Метаданные, собранные с помощью форм относительно документа, сохраняются и также связываются с документом.
Внешний рабочий процесс Можно создать рабочие процессы для сбора и маршрутизации документов от внешних агентств и поставщиков. Для этих внешних документов доступны те же правила и варианты хранения, как если бы они были созданы внутри компании. Доступ внешних пользователей можно контролировать с помощью настроек доступа пользователей.
Персоналу, поставщикам и регулирующим органам могут быть предоставлены подробные карты процессов, показывающие наличие стандартизированных процедур обеспечения качества и контроля документации и то, как они работают.
Статьи по теме
- Управление рабочим процессом соответствия
- Утверждение документа
- Процесс корректирующих действий
- Коллекция документов
Пример управления документами: контракты
Заинтересованы в программном обеспечении для управления документами?
У нас есть библиотека полезных ресурсов, которые помогут вам на пути к автоматизированному рабочему процессу.
- Инструменты рабочего процесса и электронные книги
- Workflow Ideas Еженедельный информационный бюллетень по электронной почте
- Записанная демонстрация нашего программного обеспечения для автоматизации рабочих процессов
- Запрос живой демонстрации
Управление перемещением файлов в целях хранения и архивирования
Сотрудники архива должны иметь возможность определять местонахождение каждого файла, за который они несут ответственность. Каждый раз, когда файл перемещается, этот факт должен быть зафиксирован в архиве. Перемещения файлов отслеживаются несколькими способами: по листам передачи файлов, которые хранятся в книге передачи файлов, по лестницам передачи, которые появляются на обложках файлов, по листам перемещения файлов и посредством регулярных переписей файлов. (Все это обсуждается в этом разделе).
Лист передачи файлов
Листы передачи файлов всегда показывают местонахождение всех файлов, открытых архивом.
Перемещение файлов должно быть немедленно записано, чтобы отдел документации мог обеспечить эффективную и надежную службу поиска файлов. Должны быть включены следующие данные:
- Уровень безопасности (если применимо)
- Номер ссылки на файл
- Название файла
- Заголовки индексирования (взяты из файлового указателя)
- Любой предыдущий или последующий номер файла
- Местонахождение файла (кому отправлено и когда).
Каждый файл должен иметь свой лист. Листы должны располагаться по сериям и в порядке нумерации файлов. Их можно хранить в журнале дел или в папке с кольцами.
Все перемещения файлов должны быть зафиксированы на листах.
Если открывается новая часть существующего дела, это также должно быть полностью зафиксировано в новом листе передачи файла, а также в дневнике дела и индексе дела точно так же, как и для нового дела. Предыдущий номер файлов будет записан на новом листе в соответствующем поле.
Точно так же номер нового файла будет записан на старом листе в поле «Последующий номер файла».
Когда дело закрыто, это должно быть указано в транзитном листе. Когда файл уничтожается или переносится в Центр записей, это также должно быть отмечено на листе, а лист затем должен быть перемещен в отдельную транзитную книгу или помеченный файл, содержащий листы для файлов, которые больше не хранятся в Записях. Офис. Транзитные листы для закрытых дел должны располагаться в алфавитно-цифровом порядке. Со временем, когда эта книга дел заполняется, листы удаляются, перевязываются и передаются в Центр документации. Листы хранятся постоянно, поскольку они обеспечивают запись о расположении файлов.
Каждый раз, когда файл выдается пользователю, по какой бы то ни было причине и на какой бы короткий период времени, этот факт должен быть отмечен персоналом документации в полях «Кому отправлено» и «Дата» в соответствующем транзитном листе. Дата возврата дела в архив также должна быть записана.
Бланк о перемещении файлов
Файлы часто передаются между офицерами в течение коротких периодов времени в рамках повседневной работы. Краткосрочные перемещения файлов, например, когда сотрудник по действиям передает файл другому сотруднику для чтения документа в файле, не должны регистрироваться в архиве. Однако, как правило, когда сотрудник выполняет действие над файлом и передает файл другому сотруднику, даже если только временно, сотрудник по действиям должен сообщить об этом в архив.
Офицер, желающий передать дело непосредственно другому офицеру, должен заполнить бланк о перемещении дела и немедленно отправить его в архив. Начальник архива должен следить за тем, чтобы оперативные сотрудники всегда имели достаточный запас бланков о перемещении файлов.
Как только сотрудники архива получат бланк о перемещении файла, информация должна быть записана в транзитном листе.
Заполненные бланки перемещения файлов следует хранить в файле в течение шести месяцев, а затем уничтожить.
Лестница для передачи файлов
Каждое движение файла должно быть записано на лестнице для транспортировки на передней части крышки для файлов. При этом записывается та же информация, что и в листе передачи файлов. Транзитные лестницы обеспечивают запись всех офицеров, которые работали с каким-либо конкретным файлом. Когда лестница заполнена, ее необходимо заменить новой пустой лестницей.
Перепись файла
Следует признать, что иногда сотрудник передает файл другому сотруднику после того, как он/она закончит его/ее использовать, без регистрации передачи файла в архиве. Чтобы подтвердить местонахождение файлов, которые не находятся на хранении в архиве, сотрудники архивов должны проводить регулярную перепись каждого файла за пределами архива. Если расхождений не обнаружено, периодичность переписей файлов может быть уменьшена.
Сотрудники архива должны регулярно посещать каждого оперативного офицера (рекомендуется раз в неделю), чтобы перечислить в переписном листе все файлы, хранящиеся у этого офицера.
Лицо, проводящее перепись, должно расписаться в нижней части каждой используемой переписной формы, и форма также парафирована соответствующим должностным лицом. Затем сравните информацию в форме переписи файлов с информацией в транзитной книге, чтобы убедиться, что актуальное местонахождение каждого файла указано правильно. При наличии несоответствий в лист передачи файлов необходимо внести поправки и сообщить о несоответствии начальнику отдела архивов.
Запись о возврате файлов на хранение в архив
Возврат файлов на хранение в архив представляет собой «перемещение файлов» и всегда должен полностью регистрироваться на транзитной лестнице файлов и в транзитном листе.
Запросы на файлы
Все запросы на файлы из архива следует направлять начальнику архива, который отвечает за обеспечение полной регистрации перемещений файлов до их выдачи. В случае запроса на файл, который используется в другом месте, сотрудники архива должны найти файл и попросить у лица, которому требуется файл, инструкции.
Поиск отсутствующих файлов
Если файл отсутствует, архивы должны действовать следующим образом.
- Начальник архива должен связаться с сотрудником по действиям, которому дело было в последний раз записано в транзитном листе дела, и попросить его или ее отследить его.
- Если это не удается или невыполнимо, начальник архива должен разослать записку всем сотрудникам департамента/министерства с просьбой проверить, есть ли у них файл.
- Если файл по-прежнему не может быть найден, офицер с особыми полномочиями должен инициировать специальный поиск, чтобы обеспечить эффективность поиска. При необходимости поиск необходимо повторить несколько раз.
- Как только сотрудники ЗАГСа узнают, что дело пропало и может быть утеряно, они должны написать в соответствующем транзитном листе слова «отсутствует дело». Список пропавших без вести файлов должен вестись начальником архива, периодически проводиться обыски и вестись учет обыскиваемых участков.
Временные файлы
Если действие по теме, связанной с отсутствующим файлом, продолжается, откройте временный файл. Это следует делать только в случае крайней необходимости. Временный файл открывается так же, как и обычный файл. Ему присваивается тот же номер, что и отсутствующему файлу, и его существование регистрируется нормально. Если возможно, следует использовать временные обложки файлов. Если временные обложки файлов недоступны, следует использовать стандартные обложки файлов, но они должны быть помечены жирным шрифтом «TEMPORARY». Все соответствующие регистрационные листы должны быть промаркированы аналогичным образом. Ни один временный файл не должен открываться без разрешения начальника архива.
Когда исходный файл найден, все документы во временном файле должны быть перенесены в исходный файл (в правильном порядке дат) и должны быть перенумерованы в порядке фолио. Пометьте переднюю обложку временного файла датой обнаружения оригинала.