Документооборот в организации это – Организация документооборота

Содержание

Как организовать документооборот. 10 правил | Статьи

Организация документооборота является одним из наиболее важных участков документационного обеспечения управленческой деятельности. В то время как регистрация документов предназначена для их учета, поиска и контроля исполнения, документооборот представляет собой движение документов в организации. Для того чтобы документы проходили кратчайший путь и в минимально возможные сроки, нужно правильно организовать документооборот.

Из статьи вы узнаете:

в чем польза от централизованной системы документооборота:
как предварительное рассмотрение документа сокращает его путь в организации;
почему важно разделять творческие и технические операции при работе с документами;
что такое документопотоки.

Уровень рациональности в организации документооборота напрямую влияет на скорость получения документов исполнителями, руководителями, заинтересованными должностными лицами. В системе документооборота должен быть охвачен весь путь каждого документа в управленческой службе, от приема, к передаче на рассмотрение, подготовки, оформления и отправки.

В статье мы рассмотрим десять правил оформления организационных документов.

1. Прием и отправка документов должны быть централизованными

То есть любые документы организации, как входящие (независимо от способа доставки), так и исходящие (за исключением тех, которые поступают или отправляются по факсу и электронной почте и касаются непосредственных исполнителей) должны обрабатываться в одной ответственной службе – секретариате или делопроизводственном подразделении (службе ДОУ).

Таким образом, вы решите несколько задач одновременно: освободите другие службы и подразделения организации от технических действий (по проверке входящей документации, вскрытию или запечатыванию конвертов, маркировке, почтовым или факсимильным отправлениям) и повысите эффективность использования оргтехники в офисе (копировального аппарата, факса, маркировальных и прочих машин, которые используются для обработки документов).

Обратите внимание! При централизованной форме делопроизводства операции по обработке документов максимально сосредоточены в службе ДОУ, а структурные подразделения по возможности максимально освобождены от делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма документооборота предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство

. Обыно такой вид делопроизводства оправдан в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Чаще всего при смешанной форме часть документов регистрирует, контролирует, формирует в дела и хранит служба ДОУ (в основном, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений регистрируются, контролируются, исполняются и хранятся в структурных подразделениях.

Правила регистрации документов

2. Исключите необоснованные возвратные движения в прохождении документов

Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы документ не возвращался в службу (подразделение), которую он уже прошел. Исключением могут быть только случаи, когда это оправдано деловой необходимостью. К примеру, документ на подпись руководителю неизбежно дважды проходит через его секретаря, так как именно он является посредником между руководителем и исполнителями.

3. Организуйте предварительное рассмотрение входящей документации

Так вы сможете выделять среди массы поступающих документов наиболее важные и значимые для организации — те, которые обязательны для рассмотрения руководителем. Если информация, содержащаяся в документе, может быть рассмотрена заместителем или другим компетентным сотрудником, желательно напрямую направлять документ ему, минуя руководителя.

Чтобы точно определять путь прохождения документов, рассматривать их должен квалифицированный специалист службы делопроизводства, который обладает знаниями о структуре организации, функциях подразделений, компетенциях руководителей и сотрудников.

Помните! Документы, поступающие из органов власти, вышестоящих организаций, а также из филиалов и представительств, обычно требуют принятия управленческих решений, и передаются руководителю.

4. Входящие и исходящие документы должны быть зарегистрированы в организации один раз

Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения руководителем (либо заместителем) поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно. Если документ, минуя руководство, напрямую поступил в подразделение, он также регистрируется однократно непосредственно в подразделении. Иначе говоря, любой документ может иметь только один регистрационный номер, который присваивается ему либо в службе делопроизводства, либо в подразделении.

Как правильно согласовывать документы

5. Резолюции на документах должны точно определять сроки, исполнителей и суть поручений

Несмотря на то, что резолюции выносят руководители, секретарь должен контролировать этот процесс и может в некоторой степени повлиять на него. То есть отслеживать, чтобы текст резолюции был сформулирован максимально конкретно, исключал возможные вопросы исполнителя. Например, если руководитель просто указал фамилию сотрудника и дату исполнения, а суть поручения не описал, либо оно расплывчато («Прошу рассмотреть») такая резолюция неинформативна, и задача секретаря – объяснить это руководителю и попросить дополнить резолюцию. В таких случаях нельзя давать ход документу без уточнений, так как это чревато неисполнением распоряжения.

Что делать, если в резолюции не указан срок исполнения?

6. Устраните необоснованные согласования, организуйте параллельные согласования, сократите сроки

Важный этап в подготовке управленческих документов – согласование. Практически все документы, которые подписывает или утверждает руководитель, должны быть предварительно согласованы (завизированы) заинтересованными лицами. Рационально организованный документооборот подразумевает, что документ согласовывается только теми должностными лицами, мнение которые необходимо для подготовки проекта документа. Эта процедура должна быть прописана в инструкции по делопроизводству, с указанием значимых документов, необходимых для согласования, и должностных лиц, чья виза в документе обязательна.

Также важно установить оптимальные сроки согласований. В некоторых организациях зачастую на это уходит около месяца. За такой срок многие решения могут потерять актуальность. Определите сроки визирования документов и также пропишите их в инструкции по делопроизводству. Например, во многих организациях, в том числе, в органах власти, установлен максимальный срок для согласования – 3-5 дней.

7. Организуйте делегирование руководителем права подписи

Руководитель может передать право подписи на некоторых документах своим заместителям или руководителям подразделений. Такое решение может значительно сократить сроки движения документов в организации. Для заместителей и других должностных лиц делегированное право подписи – мотивирующий фактор, повышающий их личную ответственность за работу подразделения.

Чтобы делегировать право подписи, руководитель издает соответствующий приказ (распоряжение).

8. Разделите творческие и технические операции при подготовке документов

Грамотная организация документооборота часто оказывается невозможной из-за того, что специалисты самостоятельно выполняют технические операции: печать документов, передачу их в другие подразделения и т.п. Такие временные затраты неоправданны.

При рациональной организации документооборота творческие и технические делопроизводственные операции выполняются разными сотрудниками, в соответствии с должностью и квалификацией.

9. Разделите документы на документопотоки

Документопоток – это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих один маршрут в документообороте организации.

Обычно выделяют три документопотока: входящие, исходящие и внутренние (не предназначенные для выхода за пределы организации) документы.

Каждый документопоток обычно имеет подуровни (потоки 2-го уровня), например, поток «Входящие документы» включают в себя три потока:

документы из вышестоящих организаций;
документы из филиалов и представительств;
документы от организаций-партнеров, обращения граждан и т.п.

В документопотоках исходящих и внутренних документов подуровни выделяются аналогичным образом.

Документы, имеющие ограниченный доступ (гриф «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» и пр.) обычно выделяются в особый документопоток, работу с ними контролирует служба безопасности организации.

10. Выделите «нерегистрируемые документы»

К ним могут относиться документы, которые не требуют исполнения и не используются в справочных целях.

Обычно перечень таких документов включают в инструкцию по делопроизводству: приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями т.п.

Такие документы передаются непосредственно адресатам или (если это, например, рекламное издание) в заинтересованное подразделение. Они имеют короткий путь в системе документооборота и не регистрируются.

Эти 10 правил организации документооборота имеют универсальный характер и применимы для работы в любой организации.

www.sekretariat.ru

Документооборот в организации | Статьи

Работа любой современной компании осложняется повседневной необходимость иметь дело с огромным количеством официальных документов. Документооборот организации требует крупных временных и материальных затрат. От его правильной организации во многом зависит эффективность управленческих процессов. В этой статье разберем основные элементы и этапы документооборота, а также рассмотрим условия его эффективности.

Из этой статьи вы узнаете:

Каковы принципы эффективного документооборота в организации?
Какие элементы документооборота организации можно считать базовыми?
Какие процессы включают разные этапы документооборота?
Каковы наиболее распространенные проблемы документооборота в организации?

Под понятием “документооборот организации” чаще всего понимается комплексная система оформления, использования и движения официальных документов. При этом подобная система охватывает весь жизненный цикл служебных бумаг: от их получения или создания до передачи в архив или отправки адресату.

Нормативной базой документооборота служат законодательные и правовые акты РФ, ГОСТы, классификаторы, Государственная система документационного обеспечения управления, а также локальные нормативные документы. Закон не запрещает компаниям разрабатывать внутренние регламенты и инструкции, для организации документооборота.

Документооборот организации считается элементом документационного обеспечения управления (ДОУ). Это своеобразная система коммуникации любого учреждения, целью которой является обеспечение управленческой системы качественной и актуальной информацией для принятия и выполнения управленческих решений.

Принципы эффективного документооборота в организации

Эффективность документооборота можно оценить, в первую очередь, по соотношению его качественных, количественных и временных показателей. Качественные параметры — это принадлежность системы к автоматизированному, традиционному или смешанному типу; маршруты и стадии движения документов. Количественные характеристики — это показатели объема документов, плотности потоков. Временные — скорость прохождения документом полного цикла.

Для того чтобы достигнуть оптимального соотношения данных показателей, документооборот организации должен быть выстроен в соответствии со следующими принципами:

максимальная централизация

Технология работы с документами. Документооборот

Данный принцип в первую очередь касается приема, первичной обработки и отправки корреспонденции. Целесообразна централизованная обработка документов, поступивших любыми способами доставки.

сокращение инстанций прохождения
минимальное количество возвратных движений
разработка схем движения документов отдельных видов;
однократная регистрация, использование уникальных индексов;
предварительное рассмотрение документов и их функциональное распределение;
корректные резолюции об исполнителях и сроках исполнения;
возможность параллельного согласования всеми заинтересованными лицами;
снижение уровня подписания.

Элементы документооборота в организации

Документооборот в организации строится на взаимодействии пяти основных элементов: людей, информации, процессов, правил и технологий. Все они реализуют определенные функции, взаимодействуя с другими. В систему документооборота включены следующие элементы:

Участники документооборота

Сотрудники, заказчики, партнеры, поставщики, потребители, проверяющие.

Эти люди осуществляют движение документов, получая задачи, выполняя работу, осуществляя контроль исполнения, обеспечивая доступ к данным.

Информация

Данные, содержащиеся в бумажных и электронных документах, формах, факсах, переписке, отчетах, сообщениях и т.д.

С этим ключевым элементом связаны такие виды деятельности как создание, получение, хранение, поиск, доставка и уничтожение служебной документации.

Процессы

Процессы документооборота имеют обширную классификацию. Они могут быть обязательными и случайными, структурированными или гибкими, структурированными, регламентированными и т.д.

Любой процесс необходимо своевременно инициировать, отслеживать и проверять. Некоторые процессы нуждаются в маршрутизации, протоколировании и утверждении.

Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы правильно

Правила

Данный элемент системы представлен всевозможными регламентами, стандартами и политиками. Для большинства процессов документооборота организации существуют как внутренние процедуры, так и внешние требования регулирования.

Любые правила не просто должны быть утверждены и введены в действие. С регламентами связана деятельность по отслеживанию их исполнения и своевременному обновлению.

Технологии

Этот элемент представлен используемыми для функционирования системы технологиями. В современном бизнесе для реализации документооборота предпочтительно использовать электронные средства, позволяющие существенно сократить временные и материальные затраты. Базы данных и любое другое программное обеспечение необходимо интегрировать в систему, а затем поддерживать и администрировать. Кроме того, технологии нуждаются постоянной защите, ведь от этого зависит информационная безопасность организации.

Этапы документооборота в организации

В жизненном цикле любого документа с момента его создания или получения до сдачи в архив или уничтожения можно выделить несколько основных этапов. Разбиение не этапы характерно и для описания процессов документооборота в организации.

Экспедиционная обработка

Данный этап включает проверку правильности доставки документации, комплектности документов, наличия приложений, целостности упаковки и вложений. На этом же этапе осуществляется регистрация документов и их индексация. После фиксации факта поступления или создания документы сортируют для последующей передачи по назначению.

Предварительное рассмотрение

Установленный в организации порядок распределения обязанностей позволяет оценить содержание документов, исходя их специфики структуры компании и должностных обязанностей сотрудников. Для оптимизации данного этапа целесообразно разработать такие справочные материалы как перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; схемы распределения документов, перечень должностных лиц и их обязанностей. Каждый поступивший документ оценивают с точки зрения вида документа, его важности, срочности, авторства, сложности. Этот этап документооборота в организации распределяет информационные потоки, освобождает руководство от второстепенных по значимости вопросов.

Движение документов внутри организации

Основное требование к движению документов — это их оперативное распределение и передача между подразделениями к непосредственному исполнителю. Оборот документации должен осуществляться с наименьшими временными и трудовыми затратами. Схемы движения различных категорий документов разрабатывает руководитель службы делопроизводства. В зависимости от принадлежности документа к тому или иному виду (входящие, исходящие, внутренние) осуществляется их движение.

Обработка исполненных и отправляемых документов

На завершающем этапе исполненная документация и исходящая корреспонденция должна пройти сортировку, упаковку и оформление. Данный процесс включает проверку правильности оформления документа (наличие обязательных реквизитов, правильность адресования, наличие всех страниц и указанных приложений). При неверном оформлении документ возвращается исполнителю.

Распространенные проблемы документооборота в организации

Современный документооборот сталкивается с рядом типичных для любой компании проблем:

Маршруты служебных бумаг одинаковых видов в компаниях одного и того же уровня и сферы деятельны зачастую очень схожи. Тем не менее, на данный момент единая регламентация путей прохождения таких документов отсутствует.
Маршрут документа осложняется огромным количеством инстанций. Это наиболее характерно для путей, проходящих через управленческий аппарат.
В процессе регистрации, согласования и редактирования документ совершает неоднократные возвратные движения, замедляя процесс прохождения.
В процессе выполнения аналогичных операций документ нередко передается разным исполнителям. Поворотные операции, как правило, возникают из-за недоработок в технологии обработки документов.
Единые правила передачи и доставки документов, регламентация курьерской связи на данный момент фактически отсутствует.

С вышеперечисленными сложностями в документообороте организации любой сферы деятельности сталкиваются регулярно. Кроме того, проблемы может создать несовершенство системы делопроизводства компании и низкая исполнительская дисциплина.

Документная грамотность управленческого персонала

Для оптимизации документооборота необходимо соблюдение следующих условий:

наличие единого регламента оформления служебной документации и работы с ней;
исключение дублирующих делопроизводственных процессов за счет четкого распределения функций между сотрудниками;
современное техническое оснащение документационного обеспечения управления;
целесообразность и оправданность делопроизводственных операций;
сочетание традиционного и электронного делопроизводства, документационного и бездокументного обеспечения.

www.sekretariat.ru

Документооборот на предприятии

Содержание

Введение …………………………………………………………………………..4

1. Теоретические основы организации документооборота……………………..5

1.1 Этапы работы с документами………………………………………………..5

1.2 Нормативно-правовое регулирование организации документооборота на предприятии………………………………………………………………………8

2. Анализ организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов в филиале ОАО «ВолгаТелеком» Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»……………………………………………………….12

2.1 Характеристика деятельности предприятия ОАО «Электросвязь Оренбургской области»…………………………………………………………12

2.2 Особенности организации документооборота в отделе ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области»………………………………………..14

3. Совершенствование организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»……………19

Заключение……………………………………………………………………….23

Список использованных источников……………………………………………24

Приложение А – Организационная структура отдела продаж ..……………..25

Приложение Б – Устав ОАО «ВолгаТелеком» ………………………………..26

Приложение В — Виды лицензий на услуги связи ОАО «Электросвязь Оренбургской области» …………………………………………………………27

Приложение Г – Должностная инструкция главного специалиста отдела ОЮЛиКК …………………………………………………………………………28

Приложение Д – Сертификат соответствия ОАО «Электросвязь Оренбургской области» …………………………………………………………29

Приложение Е – Бланки заявлений отдела ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ……………………………………………………….30

Приложение Ж – Бланк письма-просьбы поступающие на e-mail в отдел ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ……………………31

Приложение З – Бланк письма-просьбы поступающие по факсу в отдел ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ………………….32

Приложение И — Инструкция по делопроизводству ОАО «Электросвязь Оренбургской области»…………………………………………………………33

Введение

Документ является основным способом предоставления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранение и умелое использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса.

Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. Эффективность управления предприятием зависит от того, на сколько разумно организованно управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще, хуже ее утрата) может привести к потере всего бизнеса.

Ведь вовремя использованная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. В следствии этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Делопроизводство – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Современное делопроизводство включает:

— обеспечение своевременного и правильного создания документов;

— организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетие используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» является синонимами, и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Цель курсовой работы – рассмотреть документооборот предприятия и внедрение автоматизации документооборота.

mirznanii.com

это эффективность работы вашей организации :: BusinessMan.ru

Ни одно современное предприятие не может работать без документов. Поэтому грамотная организация документооборота – один из факторов, влияющих на эффективность работы предприятия в целом. Что включает в себя это понятие? Какие бывают виды и система документооборота? Все это мы рассмотрим в статье.

Документооборот и делопроизводство

На первый взгляд — это тождественные понятия. Но если присмотреться внимательнее, то можно увидеть разницу. Делопроизводство включает в себя три этапа:

Создание документа по факту хозяйственной деятельности – документирование.
Организация учета бумаг и их движения по организации и за ее пределами – документооборот.
Хранение документов – архивирование.

Документооборот – это одна из стадий делопроизводства. Внутри данного процесса тоже выделяют этапы или потоки:

Входящая документация – то, что поступает на предприятие извне.
Исходящая – то, что предприятие отправляет контрагентам.
Внутренняя документация – то, что создается внутри организации и используется для управленческой деятельности.

Правильная организация процесса позволяет проконтролировать движения документа на всех его этапах, от момента создания до поступления на хранение. Это дает возможность в каждый момент времени знать, где находится бумага, какая с ней ведется работа.

Этапы обработки документов

Каждый входящий документ на предприятии проходит через определенные стадии. Длительность пути зависит от порядка, который закреплен в организации. Вся входящая корреспонденция может попадать первоначально на стол к руководителю, а только затем к исполнителям. Это более длинный путь, используется не так часто.

Более короткий путь — когда распределением по отделам занимается секретарь. Такой вариант используется чаще. Его преимущество очевидно: документы попадают к исполнителю быстрее.

Каждый входящий документ проходит процедуру регистрации. Делается это в специальном журнале. Указывается дата поступления, а также предварительно присвоенный порядковый номер.

Особенно важные документы могут находиться на контроле исполнения. Завершающий этап обработки – направление документа на архивное хранение.

Принципы организации документооборота

Организация документооборота преследует цель сокращения времени на хождение документов. Для достижения этой цели разработаны определенные принципы:

Централизованный прием, первичная обработка и отправка. В небольших организациях этим занимается секретарь, в большой компании выполнением задачи может заниматься целый отдел.
Сокращение пунктов прохождения документа, исключение возможности его возврата.
Разработка схем и регламентов документооборота.
Регистрация бумаг.
Введение предварительного этапа рассмотрения документов.

Соблюдение этих правил позволяет исключить потерю времени на дублирующие друг друга действия, создать равномерную нагрузку на людей, работающих с бумагами.

Что такое документопоток?

Так принято называть документы, схожие по назначению или виду, которые имеют одну цель следования.

Поток характеризуется структурой, периодичностью и плотностью. В торговой организации, которая каждый день отгружает товары в большое количество розничных магазинов, документопоток будет отличаться однородной структурой, ежедневностью и высокой плотностью. Если же компания занимается производством дорогого промышленного оборудования, то ее поток будет с иными характеристиками.

Электронный документооборот

То, что в классическом документообороте существует материальный носитель документа, создает ряд серьезных проблем. Бумаги нужно как-то передавать из одной организации в другую. Для этого используются курьеры или почта. Это требует финансовых и временных затрат, кроме того, возможны сбои в доставке и ошибки из-за человеческого фактора. Документооборот – это серьезные финансовые и временные затраты.

Бумаги нужно где-то хранить. Если организация крупная, то для хранения требуются большие площади. При форс-мажорных обстоятельствах возможна гибель документов без возможности последующего восстановления. И это далеко не все проблемы.

Электронный документооборот – это система, которая становится все более популярной, так как лишена перечисленных выше недостатков. Для передачи данных используются современные защищенные системы, это гарантирует быструю и точную доставку, сокращает время обмена документами, обеспечивает надежное хранение.

Государственные организации, такие как налоговая инспекция или пенсионный фонд, быстро оценили преимущества обмена информацией в электронном виде, поэтому прилагают усилия к тому, чтобы как можно больше организаций сдавали отчетность именно так.

Четкий документооборот – это возможность быстро находить необходимую информацию и направлять ее по адресу с наименьшими затратами времени.

businessman.ru

Документооборот

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение………………………………………………………………3

1. Понятие документооборота…………………………………..4

2. Основные этапы документооборота…………………………8

2.1 Составление и оформление документов……………………….8

2.2 Прием и регистрация документов…………………………….14

2.3 Контроль за исполнением документов………………….……21

2.4 Передача документов в архив…………………………………24

Заключение……………………………………………………….…27

Список литературы…………………………………………………28

Приложение №1………………………………………………….…29

Приложение №2………………………………………………….…30

Приложение №3………………………………………………….…37

Приложение №4……………………………………………………39

ВВЕДЕНИЕ

Тема документооборота имеет большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех организации в целом.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать документооборот и ознакомиться с его основными этапами.

Задачи: рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; проанализировать прием и регистрацию документов; исследовать контроль за исполнением документов; рассмотреть этапы передачи документов в архив.

1. Понятие документооборота

Документ есть закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документооборот – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработке и передачи в архив (См. приложение №1).

Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.[[1] ]

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершались. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях (См. приложение №3).

Все документы применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим основным признакам:

· По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).

· По объему отраженных хозяйственных операций – первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).

· По числу учитываемых позиций документы могут однострочными и многострочными. Однострочные документы содержат одну учетную позицию. Многострочные документы содержат две и более учетные позиции (платежная ведомость).

· По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). Эти документы разрежают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах. Оправдательные документы содержат информацию об исполнении распоряжения (отчет кассира, накладные, требования, приходный ордер). Эти документы отражают фактическое совершение операции, и содержащаяся в них информация заносится в учетные регистры. Документы бухгалтерского оформления предназначены для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет износа основных средств). Комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных (разрешительных), оправдательных и документов бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

· По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акт приемки-передачи основных средств). Денежные документы предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное требование-поручение). Расчетные документы используются для оформления расчетных взаимоотношений со своими контрагентами по внешним обязательствам (счет-фактура).

· По способу заполнения – документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.

Первичные документы бухгалтерского характера заполняются бухгалтером. К ним относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. Информация, отраженная в этих документах, также заносится в учетные регистры. Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации.

2. Основные этапы документооборота:

2.1. Составление и оформление документов ;

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

20 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

10 – нижнее.

Написание документа производится чернилами, химическим карандашом, на пишущей машинке или средствами механизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких документах легко стереть написанное и заменить его другим. Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры документа требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Подписывать документ следует разб