Документооборот это движение документа с момента: 3.1. Организация документооборота \ КонсультантПлюс

Общие понятия

Электронный документооборот — это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения. При этом, как правило, подразумевается полный цикл автоматизации движения документа (от получения или порождения до отправки или перевода в архив) и существенное (вплоть до нуля) сокращение объема использования бумажных документов.

При этом электронный и безбумажный документооборот — не одно и то же, так как и электронный документооборот может оперировать (зачастую так и происходит) в том числе образами (отсканированными оригиналами) бумажных документов. Не всегда очевидна разница двух понятий: «делопроизводство» и «документооборот».

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98).

Документооборот — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив (ГОСТ Р 51141-98).

Таким образом, можно говорить о том, что документооборот входит в круг задач делопроизводства. Как правило, СЭД включают в себя не только автоматизацию документооборота, но многие элементы автоматизации делопроизводство, поэтому в большинстве случаев мы можем говорить о системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД).

Система электронного документооборота (СЭД).

Организация документооборота на предприятии.

Работа СЭД строится вокруг одного базового понятия документ. Именно документ является «единицей информации» в СЭД. Система документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами:

· хранение
· аудит
· движение документов по исполнителям в организации
· выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение

В организации, где внедрен ЭДО и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам.

Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования — правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процесса.

• Любой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов — это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих
• Любой документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организации
• Любой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск)

Таким образом, организация документооборота на предприятии с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы:

· категоризация документов по типам и видам снабжение каждого типа или вида;
· документа любыми необходимыми атрибутами заданные бизнес-процессы;
· обработки документов механизмы управления задачами и контроля их выполнения;
· надежное хранилище документов с возможностями атрибутивного и полнотекстового поиска.

График документооборота на предприятии — Диадок

Для регламентирования порядка работы с документами внутри компании создают график документооборота. Он помогает регулировать процесс движения документа от момента создания до отправки в архив. Расскажем подробнее, что такое график документооборота, какие моменты учесть при его создании и где найти образец.

Содержание

• Что такое график документооборота на предприятии и зачем он нужен
• Кому может понадобиться график документооборота
• Кто составляет график документооборота по предприятию
• Пошаговая инструкция составления графика документооборота организации
• Кто утверждает и осуществляет контроль
• Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец
• Что учесть во время составления графика документооборота
• Вопрос-ответ

Уменьшите количество рутинных операций и сократите затраты с Диадоком

Подключиться

График документооборота в компании — это сценарий движения документов и описание работы с ними в течение их жизненного цикла.

Он необходим для своевременной отчетности и упрощения взаимодействия между отделами. Представлен в виде таблицы или схемы. График можно создать как для всего предприятия, так и для каждого подразделения. 

В график входит информация о движении документа и о сотрудниках, отвечающих за каждый этап. Она помогает не пропускать сроки и не срывать контракты из-за потерянных документов. Помимо этого график предназначен для:

• организации работы с документами;
• распределения зон ответственности между работниками компании;
• ускорения обработки бумаг;
• упрощения контроля за движением документации;
• уменьшения количества потерянных бумаг, если в компании нет электронного документооборота (ЭДО). 

Больше информации об оптимизации документооборота вы найдете в статье. 

График — приложение к учетной политике компании. Также его можно утвердить как отдельный акт. Содержание и количество информации в нем зависит от:

• размера и структуры предприятия;
• модели организации системы управления;
• видов документации;
• внутренних процессов, связанных со способами обработки информации.  

Больше внимания уделяют бухгалтерской, кадровой и финансовой документации из-за сроков подачи отчетности в контролирующие органы. 

Переходите на ЭДО и сделайте документооборот прозрачным

Подключиться

График документооборота может создаваться на всю компанию или для некоторых отделов и категорий сотрудников. Например, если предприятие большое, а документооборот в каждом структурном подразделении отличается по регламентам и отчетности, создают несколько вариантов: для бухгалтерии, кадрового и финансового отдела, склада, снабжения. Другой подход — составить график не по структурным подразделениям, а по должностям или видам хозяйственных операций. Это оправдано в компаниях с нелинейной внутренней структурой. 

В зависимости от предназначения графика меняется и содержание. В стандартный вариант не получится включить много конкретики, например, ответственных работников. Но он покажет принцип работы с документами. График для конкретного отдела будет содержать больше информации, но на практике его будет использовать ограниченный круг лиц.  

Когда график составлен и внедрен в работу, вовлеченные сотрудники получают выписку с перечнем документов. Там будет указана сфера их деятельности и сроки сдачи отчетности. 

Переходите на ЭДО и оцените преимущества онлайн-документооборота с Диадоком

Подключиться

В большинстве случаев ответственным за разработку становится главный бухгалтер либо финансовый директор предприятия. В процесс создания может быть вовлечено больше сотрудников, особенно на этапе сбора информации. График необходимо обсудить со всеми отделами, так как только конкретные специалисты могут дать точную информацию по срокам предоставления документов. 

Бывают случаи, когда к составлению графика привлекают внештатных специалистов, которые проводят опрос по всем отделам и на основе полученных данных разрабатывают схему движения документов. 

В момент составления важно учесть внутреннюю информацию и требования законодательства, которые касаются документооборота. На этом этапе может понадобится помощь главного бухгалтера или юриста.  

Ответственным за исполнение уже утвержденного графика обычно становится главный бухгалтер. Кроме него руководитель может назначить других сотрудников, которые будут контролировать документооборот, не связанный с финансами, например, инструкции по охране труда, пожарной безопасности. Каждый ответственный обязан составлять документы корректно и передавать отчетность вовремя. Нарушение сроков будет нарушением трудовой и производственной дисциплины.

Оптимизируйте документооборот внутри компании и с контрагентами с помощью Диадока

Подключиться

Для составления корректного графика необходимо разобраться в жизненном цикле документа в компании:

1. Создание или получение. На этом этапе документ разрабатывают либо получают его от контрагента. 
2. Обработка. Подразумевает согласование и подписание документов, их движение по цепочке внутри компании. Документ могут передавать в бухгалтерию в качестве отчетного. 
3. Передача в архив. Неактуальные бумаги, требующие хранения, переносятся в отдельное помещение.  

Немного иначе жизненный цикл выглядит у компаний, использующих электронный документооборот. В таком случае часть процессов автоматизируют, например, документы не передают в физический архив, а хранят на серверах оператора ЭДО. Кроме того, можно настраивать маршруты движения документов и отслеживать, у кого из коллег они находятся. Это не меняет суть работы, но помогает ее оптимизировать. Подробнее об электронном документообороте на предприятии рассказываем здесь. 

Важно учесть упомянутые моменты, так как они помогут на первом этапе разработки графика.

1. Проанализируйте жизненный цикл документов и особенности их движения на предприятии.
2. Составьте список документов, которые используются для оформления хозяйственной жизни. 
3. Изучите требования законодательства к конкретным видам документации, зафиксируйте их.
4. Назначьте ответственных за прием и создание документов, а также их движение. 
5. Установите регламенты передачи, обработки документов и отправки их в архив.
    

Это общие этапы. В частных случаях алгоритм может быть другим, например, включать сбор информации по конкретным отделам или привлекать аутсорсеров. При желании можно добавить сроки хранения документов, а также создать отдельные графики для разных типов документации и отчетности, разделив по структурным подразделениям или по должностям. 

Упростите работу с документами — доверьте рутинные операции Диадоку

Подключиться

После того как график создан, его утверждает руководитель предприятия. Для этого он выпускает приказ, который подписывает и доводит до сведения подчиненных. При наличии нескольких графиков, разделенных по структурным подразделениям, их утверждением занимаются локальные руководители. В этом случае нужен отдельный приказ на обмен документами между отделами или с головным офисом. 

Перед окончательным утверждением рекомендуется уточнить корректность информации со всеми заинтересованными сотрудниками, чтобы сроки обработки соответствовали реальности.

 

После утверждения документа сотрудники, причастные к созданию, несут ответственность за соблюдение графика. Главный бухгалтер проверяет, чтобы документы создавались по требованиям и вовремя передавались в бухгалтерию. Особенно это касается оформления первички, которая отражает хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.

Обычно график документооборота становится приложением к учетной политике предприятия. В таком случае его внедряют в момент ввода в действие учетной политики. 

Внедрение проходит по следующей схеме:

1. Созданная схема утверждается в составе учетной политики или отдельно.
2. Доводится до сведения всех сотрудников. 
3. Разрабатывают инструкции, которые размещают в доступных для работников местах. 
4. Организуют взаимодействие исполнителей.
5. Настраивают программное обеспечение, которое помогает оформлять документы и ускоряет их передачу. 
6. Создают мероприятия по внутреннему контролю за исполнением, где предусмотрены дисциплинарные меры за систематические нарушения.

Если подойти к созданию и внедрению графика системно, он будет способствовать оптимизации документооборота, своевременной подачи отчетности и улучшению взаимодействия между отделами.

Сервис ЭДО помогает оптимизировать и ускорить документооборот 

Подключиться

Где найти образец 

Единой формы нет. Предприятие может использовать образцы, представленные в интернете для создания документа. Чтобы разработать шаблон, который полностью будет соответствовать специфике компании, следуйте алгоритму:

1. Определите, какая первичная документация чаще используется. 
2. У кого из работников будет право подписи.
3. Сколько экземпляров графика нужно будет передать и кому.
4. Сроки обработки и передачи.
5. Кто будет контролировать исполнение. 

Когда будете прописывать сроки обработки документов, учитывайте объем загрузки бухгалтерии, чтобы в последующем во время авралов график соблюдался. 

В некоторых документах может содержаться конфиденциальная информация. В таком случае заранее указывают список лиц, которые имеют к ним доступ. 

Пример шаблона

Покажем, как может выглядеть график документооборота на предприятии. 

Образец графика

Тип документа	Создание		Проверка		Обработка		Передача в архив
	Количество документов		Ответственный за проверку		Ответственный за обработку		Кем выполняется
	Ответственный за выписку		Ответственный за предоставление на проверку		Срок исполнения		Срок исполнения
	Ответственный за оформление		Порядок предоставления
	Ответственный за исполнение		Сроки предоставления
	Сроки исполнения

Это пример без учета специфики компании или структурных подразделений.  

Упростите обмен документами с контрагентами — подключайтесь к ЭДО через Диадок

Подключиться

Выше мы уже писали о подготовке, которая поможет составить график. Разберем еще моменты, которые стоит учесть:

• Заранее составьте перечень документов, которые нуждаются в обработке. Для каждого определите количество экземпляров. 
• Создайте таблицу, где соотнесите вид документа с должностями сотрудников, ответственных за оформление, обработку и подписание. 
• Подготовьте календарь, который будет учитывать сроки отчетности как внутри фирмы, так и на уровне законодательства. 
• Разработайте систему контроля за исполнением графика, назначьте заместителей на случай отпуска или болезни ответственного. 
• Пропишите обязанности в должностных инструкциях исполнителей. 

Стоит обратить внимание на сроки хранения документов, указанные в графике. Например, кадровые документы хранятся в архиве не менее 50 лет, так как при выходе сотрудника на пенсию ПФР иногда запрашивает данные о начисленной заработной плате. Остальные документы хранятся в архиве от 3 до 5 лет, после можно их уничтожить. 

Храните данные в электронном архиве, попробуйте Диадок

Подключиться

На содержание влияют особенности компании: деятельность, система налогообложения, правовой статус бизнеса, его масштабы, наличие филиалов, типы первички.

График можно оформить в виде таблицы, текста, схемы, списка или применить смешанный формат. В приоритете наглядность.

 

При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся корректировки в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.

Работники предприятия создают и представляют документы по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их подачи и подразделения, в которые представляют документы.

 

Приказ о внедрении графика документооборота оформляют на руководителя компании или структурных подразделений. Он содержит: название предприятия, реквизиты, номер и дату приказа. Туда добавляют два пункта: информацию о вступлении приказа в силу и ФИО ответственного за исполнение.

 

График документооборота — эффективный инструмент для оптимизации, ускорения обработки и контроля процессов, связанных с документами. Чаще всего его включают в учетную политику предприятия, а ответственным за исполнение становится главных бухгалтер. Утверждает и подписывает график руководитель компании. Образец документа можно найти в интернете. 

Ускорьте документооборот с помощью Диадока

Подключиться

Почему E-Sign имеет значение при работе из дома

Esign стал волшебной палочкой для удаленных сотрудников. Составление маршрута движения документов имеет важное значение для удаленного рабочего процесса. Каждый документ имеет свой жизненный цикл. Обычно это выглядит так: создание – согласование – подписание. Однако на каждом этапе документ должен быть утвержден любым сотрудником до окончания цикла документооборота. Некоторые из утверждающих лиц в этом случае имеют право подписи. Понимание всей цепочки и ответственных лиц на каждом этапе потребуется для настройки маршрута документа в сервисах электронного документооборота.

Электронный документооборот невозможен без электронной подписи (она же Эпод), так как именно эподпись подтверждает, что документ подписан именно вами, а не кем-то другим. Десятки электронных подписей надежнее обычных подписей и печатей, а также имеют юридическое значение. Поскольку речь идет об удаленной работе из дома в сегодняшних реалиях, удобнее и безопаснее заказать электронную подпись с доставкой, чтобы лишний раз не выходить из дома.

Согласно Википедии, это уникальная коллекция рукописных символов с использованием определенных приемов дизайна, которые служат для идентификации человека. Подписываем документ; поэтому мы соглашаемся с его содержанием, оставляя неповторимый отпечаток. Электронная подпись для той же Вики – это реквизит электронного документа, позволяющий установить:

• Отсутствие искажения информации в электронном документе с момента подписания;
• Право собственности на подпись.

Аналогию легко увидеть. Поскольку ручная подпись является неотъемлемой частью бумажного документа, электронная подпись является обязательным элементом электронного документа. Как собственноручная подпись является уникальным символом, так и электронная подпись уникальна. Для этого используется асимметричная криптография; он называется так потому, что в его алгоритмах используется не один, а сразу два ключа: известный всем, «открытый» и известный только одному, «приватный». А алгоритмы асимметричной криптографии, соответственно, позволяют шифровать информацию одним из ключей и расшифровывать другим. Как владелец дизайна, у меня есть некоторые преимущества:

• С одной стороны, любой может зашифровать какую-то информацию моим открытым ключом и быть уверенным, что только я смогу ее расшифровать;
• С другой стороны, я могу зашифровать информацию своим закрытым ключом, и любой, кто сумел расшифровать эту информацию моим открытым ключом, может быть уверен, что это я, и никто другой, зашифровал эту информацию.
• Именно на этом втором преимуществе держится вся механика электронной подписи.

Esign — это цифровой файл, с помощью которого идентифицируется человек. Такой файл несет в себе больше смысла, чем набор прямых и изогнутых линий на бумаге. Среди прочего, он содержит ваше полное имя, номер социального страхования налогоплательщика, дату рождения, адрес электронной почты, а иногда и номер телефона.

Суть файла заключается в идентификации конкретного лица при использовании электронного документооборота. Это так называемый аналог вашей мокрой подписи.

Кроме того, подпись имеет равную юридическую силу с обычной подписью. В некоторых системах такой файл называется не «esign», а «key», так как, помимо подписания документов, с его помощью можно войти в личный кабинет. По сравнению с бумагой дизайн имеет массу преимуществ. Главное — это экономия времени — например, обход очереди, забота об окружающей среде — но также отсутствие бумаги и высокий уровень безопасности, потому что это так сложно подделать.

Что можно получить с помощью дизайна, не выходя из дома? Карантин не помеха развитию вашего бизнеса. Все документы можно оформить онлайн с помощью электронной подписи. Лень — двигатель прогресса. В наше время технологии шагают вперед очень быстро. И создаются эти нововведения по большей части с одной целью — облегчить жизнь обычного человека. Примечательно, что работает он только тогда, когда активно занимается «оцифровкой» нашего мира. Среди многих нововведений во взаимоотношениях человека и государства дизайн, пожалуй, является основным инструментом.

Давайте разберемся, какие госуслуги сегодня можно получить, не выходя из дома. Тем более, что в нынешних условиях карантина времени очень много, и можно заняться тем, что все время откладывалось. Из основных и комплексных хотелось бы отметить следующие:

• Электронный шкаф ИРС . Здесь вы можете подавать, просматривать или скачивать отчетные формы, подавать заявки и запросы на информацию, видеть свой долг, сразу его оплачивать и многое другое.
• Интернет дом правосудия . Он позволяет зарегистрировать общество с ограниченной ответственностью, общественную организацию или индивидуального предпринимателя. Кроме того, здесь можно внести изменения в деятельность ИП, а то и ликвидировать его.

Esign — удобный инструмент. Его легко получить и легко использовать. Он хорошо защищен. И подходит для разных нужд. Esign — незаменимый инструмент для экономии бумаги, времени и избежания очередей. Тем более что актуальность такой подписи во время государственного карантина отрицать сложно. Нас радует постоянно увеличивающееся количество государственных услуг, которые переводятся в электронный вид. По этой причине приведенный выше список не является исчерпывающим. Хочется верить, что темпы расширения и охвата новыми услугами со временем будут только расти. Принимайте актуальные и взвешенные решения в условиях кризиса на основе актуальной и достоверной информации с Lumin PDF.

В настоящее время трудно найти удаленного работника, который не слышал об электронной цифровой подписи (электронной цифровой подписи). Esign используется как при передаче платежных поручений, так и в системах внутреннего электронного документооборота. Также очевидно, что технология дизайна имеет широкие перспективы для внедрения во все сферы жизни современного общества, связанные с передачей и обработкой информации.

В отличие от собственноручной подписи, эсигна позволяет передать подписанный документ по каналам связи без отправки материального носителя документа и, при этом, сохранить возможность проверки подлинности документа. Это связано с тем, что ESIGN логически связан с содержанием документа, а не через стандартный материальный носитель. Если, например, вы записываете документ и его подпись на два разных носителя, то не составит труда проверить, соответствует ли эта подпись данному документу. Инструменты проверки электронной подписи могут аутентифицировать электронный документ независимо от источника, из которого загружается информация, необходимая для проверки.

При этом очевидно, что передать документ на бумаге с собственноручной подписью без самого носителя невозможно. Если отправить документ по факсу или отсканировать по электронной почте, то не только часть информации о подписи будет утеряна (например, степень нажима). Во-первых, установить связь между текстом документа и подписью не получится. Подпись может быть вставлена ​​из другого документа перед отправкой по факсу или вставлена ​​после сканирования с помощью графического редактора.

Другим существенным преимуществом дизайна является сложность его подделки. На данный момент мне не известно ни об одном случае подделки дизайна, созданного в соответствии с действующими международными стандартами. Что касается собственноручной подписи, то ее подлинность может быть установлена ​​с высокой степенью достоверности только в результате специальной почерковедческой экспертизы. В реальной жизни при проверке подлинности собственноручной подписи возникают следующие проблемы.

1. Подавляющее большинство «пользователей» бумажных документов не имеют необходимой квалификации. Практически все сталкиваются с заключением договоров, получением сертификатов и других документов на бумаге, но очень немногие проходят специализированное обучение.
2. Низкое качество образцов подписи и возможность их подмены. Например, если клиент банка может обслуживаться в любом из его отделений, то, соответственно, в каждом отделении должен быть образец его подписи. Следовательно, банк вынужден высылать отсканированные образцы подписи, обеспечивать защиту от подмены и использовать ее изображение на экране монитора вместо оригинальной подписи для проверки. Такая ситуация затрудняет проверку подлинности собственноручных подписей клиентов и создает условия для хищения денежных средств. Поэтому при выдаче денег сотрудники банка сравнивают подпись клиента с образцом и требуют документ, удостоверяющий личность. Такая перепроверка снижает вероятность мошенничества, но не исключает ее, поскольку злоумышленник может подделать не только подпись, но и использовать поддельные документы. Также не исключена возможность сотрудничества с сотрудником банка и, например, получение кредита по чужим паспортным данным.
3. Недоступность образцов подписи. На практике при получении подписанного договора, счета-фактуры или справки возможность сверить подписи в этих документах с достоверными образцами зачастую отсутствует. Такое положение объясняется низким уровнем правовой культуры и имеет объективные причины, связанные со сложностью организации работы с образцами подписей. В результате неуполномоченная сторона может впоследствии отказаться от исполнения обязательств, поскольку документ был подписан неуполномоченным лицом.
4. Изменчивость подписи, связанная с волнением, переутомлением, состоянием алкогольного опьянения, неотработанностью подписи или преднамеренным изменением. Это свойство существенно усложняет аутентификацию подписи. Это может, с одной стороны, привести к непризнанию этой подписи действительной. С другой стороны, злоумышленник может использовать его как основание для отказа от исполнения своих обязательств по документу, подписанному намеренно измененной подписью.

Как удаленно обмениваться документами с сотрудниками

Для борьбы с распространением коронавируса приняты жесткие ограничительные меры. Эти ограничительные меры коснулись всех работодателей и работников. Многие люди продолжают работу по удалению работы. Итак, нам всем приходится подписывать документы удаленно. Получить электронную подпись для каждого сотрудника очень просто с помощью Lumin PDF. Выберите, какую электронную подпись использовать в переписке. Если компания будет переписываться с сотрудниками по поводу удаленной работы, достаточно простой электронной подписи в Lumin PDF. Эта подпись подходит для общения со всеми сотрудниками.

Использовать корпоративную почту для переписки с сотрудниками, если таковая имеется в компании. Когда письма отправляются с корпоративного домена, проще доказать, что они пришли от конкретных сотрудников компании, так как только они имеют доступ к этому домену, в отличие от открытых доменов, где почту может зарегистрировать любой желающий. Также корпоративные серверы лучше защищены от вирусов и хакерских атак. Делиться документами по электронной почте удобно, как и подписывать pdf-документы в Lumin PDF. Чтобы такой обмен документами имел юридическую силу, сторонам необходимо договориться об этом в письменной форме.

С помощью Lumin PDF вы можете создавать PDF-файлы самостоятельно или собирать подписи своей команды. Кстати, зачем себя ограничивать? Вы можете получить дизайн от кого угодно из любого места и в любое время. Например, вы можете создавать предложения о работе. Вы можете составлять рекомендательные письма и отправлять их непосредственно кандидатам; вам просто понадобится Lumin PDF и их адрес электронной почты. Они могут составить ваше предложение и вернуть PDF-файл без какого-либо физического контакта. С Lumin вы можете сотрудничать онлайн и редактировать или изменять содержимое документа. Вы определенно улучшите управление, сохраняя и управляя всеми разработанными PDF-файлами в одном облачном хранилище. А использование Lumin сокращает затраты на «ручной труд», связанный с документооборотом, таким как печать, сканирование и отправка по почте. Помимо этих преимуществ, использование Lumin esign является экологически чистым и позволяет сэкономить тонны бумаги и, как следствие, деревья.

Вирусная эпидемия требует удаленной работы, т.е. оформления документов. В Соединенных Штатах служба Service Experts довольно известна благодаря удаленному найму сантехников, специалистов по системам отопления и ремонтников кондиционеров. Очень удобно быстро найти специалиста. Хотя в нынешних условиях полку лучше прибить самостоятельно и вообще ни с кем не связываться. USAFact (провайдер проверки для тысяч компаний) недавно адаптировал механику службы дизайна, чтобы предварительно проверить всех специалистов по обслуживанию. Это пример того, как дизайн необходим для организации удаленной работы сотрудников. Другие очевидные преимущества перехода на дизайн:

• Безбумажный документооборот экономит время, деньги и ресурсы.
• Эффективные бизнес-процессы. Esign делает каждую транзакцию более плавным процессом.
• Мобильные возможности. Коммуникация внутри организации и с клиентами становится легкой.

Lumin PDF гарантирует целостность и авторство каждого документа. Временные метки удостоверяют, когда документ был подписан, что необходимо для транзакций, привязанных к определенному времени, чтобы гарантировать невозможность отказа от авторства и сохранение данных для аудита. Вся система документооборота с ЭЦП должна соответствовать требованиям, действующим в стране юрисдикции и в странах, где работают партнеры и клиенты.

Lumin PDF — это масштабируемая платформа с поддержкой API для быстрого развертывания электронных подписей, которые снабжают цифровой подписью хэш любого документа или транзакции обмена цифровыми PDF-файлами. Облачный сервис значительно упрощает развертывание системы управления документами с поддержкой дизайнов. Для упрощения работы с клиентами требуется возможность создания надежных договоров на дому для клиентов. В Lumin PDF есть способ позволить вам ввести необходимую информацию перед созданием PDF-файла, который можно подписать и захватить электронной подписью. Все пользователи могут быть уверены, что любая собранная информация останется актуальной и защищенной как сейчас, так и в будущем. Lumin предоставляет все необходимое для развертывания электронных подписей. Все вспомогательные криптографические компоненты предоставляются без необходимости использования специализированного управляющего оборудования.

Подписи и подделка — Документы под сомнение

Бывают случаи, когда некоторые из этих признаков подделки будут отображаться в подлинных подписях. Пожилые или немощные писатели часто демонстрируют аналогичные модели. Само наличие этих индикаторов не означает, что исследуемая подпись не является подлинной, но должно способствовать общему определению подлинности. С другой стороны, подпись, лишенная этих указаний, не может считаться подлинной. Например, можно ожидать, что подпись пожилого человека будет содержать тремор и нерешительность. Однако, если сомнительная подпись написана плавно, на более высоком уровне квалификации, чем ожидалось, должен появиться красный предупреждающий флажок. Это явление само по себе может свидетельствовать о недостоверности. Часто фальсификатор из-за присущего ему высокого уровня писательского мастерства может создать продукт, который содержит меньше «признаков» подделки, чем подпись подлинного автора.

Неподлинные подписи – Рукописные

Неподлинные рукописные подписи можно разделить на одну из четырех категорий. Хотя определение подделки возможно, не всегда возможно отнести подпись к одной из этих категорий. Однако эксперту документов может быть благоразумно поступать так, когда это возможно, поскольку демонстрация неподлинности может быть гораздо более эффективной.

Обычная подделка рук

При создании этой поддельной подписи автор просто пишет чужое имя. Попыток дублировать или сделать подделку похожей на настоящую подпись не предпринимается. Любое сходство с подлинной подписью является случайным. Обычно у исполнителя этой подписи нет под рукой модели подписи и/или уровня навыков или предусмотрительности, чтобы попытаться подражать. Если он не попытается замаскировать почерк, полученный продукт будет отражать характеристики собственного почерка фальсификатора. Вооружившись адекватными стандартами как лица, чье имя используется, так и образцов подозреваемого, проверка документов может быть окончательной до такой степени, что не только подпись будет признана не подлинной, но и будет идентифицирован фальсификатор. ( Обычная подделка рук ).

Моделирование

Имитация подписи, или, как ее иногда называют, «свободная подделка», является обычной процедурой для допрашиваемого эксперта по документам. Эта подделка создается с использованием подлинной подписи в качестве модели. Фальсификатор создает художественную репродукцию этой модели. В зависимости от его навыков и количества практики, имитация может быть довольно хорошей и иметь замечательное графическое сходство с подлинной подписью.

Многие симуляции, созданные с использованием модели, будут содержать по крайней мере некоторые общие признаки подделки, такие как тремор, колебания, подъемы пера, тупые пуски и остановки, исправление и статическое давление. Они будут иметь медленный «нарисованный» вид. Практическое моделирование чаще всего является созданием более высокого качества, поскольку подпись модели была запомнена, а некоторые движения, используемые для ее создания, стали полуавтоматическими. Эта симуляция может быть написана в более естественной плавной манере. Могут быть плавные пуски и остановки, изменения давления пера и гораздо меньше дрожания в движущейся линии. Скорость придает плавность письму. Чем быстрее движется перо при создании подлинного письма или подписи, тем труднее имитировать подлинное письмо. Быстро сформированные движения изучаются более тщательно, чем более медленные аналоги. Медленно написанная подпись не только легче для фальсификатора продублировать с некоторой модной степенью изобразительного сходства, продукт также будет демонстрировать признаки не подлинности, чем подделка быстрой и плавно выполненной подписи. Автор симуляции должен по необходимости уделять больше внимания форме письма, чем скорости своего пера.

Как отработанные, так и не отработанные симуляции по-прежнему будут иметь заметные недостатки. Фальсификатор, естественно, прикладывает максимум усилий к тем частям имени, которые, по его мнению, будут подвергаться наибольшей проверке. Хотя формы букв (особенно более заметные, большие или начальные буквы) могут почти дублировать настоящие буквы, пропорции и соотношения высоты редко бывают правильными. Внутренние части имен (более мелкие, менее заметные буквы и движения пера) обычно демонстрируют наибольшее расхождение с правильной формой и движениями подлинной подписи.

В то время как смоделированная подпись легко не проходит тест на подлинность при проверке компетентным экспертом-криминалистом, фальсификатор редко, если вообще когда-либо, связан с подделкой. При создании имитации подделки автор пытается воспроизвести стиль письма другого человека. Делая это, фальсификатор почти не оставляет после себя своего собственного отличительного стиля письма. Делая эмуляцию чужой подписи, он также производит одну из лучших из всех возможных маскировок собственного почерка. Нечасто в оспариваемой письменной форме могут проявляться некоторые индивидуальные особенности самого фальсификатора. Ограниченное количество этих характеристик, которые проявляются в таких случаях, таково, что идентификация автора происходит редко.

В некоторых случаях сыщик находит «практикующий лист». В этом заключается наилучшая возможность для эксперта по документам связать подозреваемого с симуляцией. Если был очевидец того, что испытуемый писал на листе практики, или если он был найден в его близком владении, его можно использовать в качестве эталона. (Это, конечно, в конечном счете зависит от принятия судом того, что, несомненно, будет строгим возражением). Если имеется достаточное количество существенных различий между сомнительной подписью и подлинными подписями, и эти же различия проявляются в практических симуляциях, может быть основание связывать подделку с фальшивомонетчиком с некоторой степенью вероятности. Тем не менее, абсолютная идентификация даже при таких обстоятельствах бывает нечасто.

С этой формой процесса идентификации тесно связано определение количества различных фальсификаторов по количеству симуляций. Иногда две или более фальсификаторов пытаются воспроизвести одну и ту же подпись. Можно сгруппировать или связать одноимённые модели по комбинациям дефектов внутри подделок. Связав и сгруппировав похожие дефекты (по сравнению с подлинной подписью), можно сделать вывод и проиллюстрировать, что действительно существуют два или более разных фальсификатора. ( Моделирование ).

Отслеживание

Отслеживаемые подделки обычно создаются одним из трех методов: «проходящий свет», «углеродный промежуточный продукт» или «изображение с отпечатком под давлением». В то время как отслеживание обычно не представляет большой проблемы для эксперта по документам, пытающегося определить подлинность, возможность идентифицировать преступника полностью исключается. Отслеживание чужой подписи или, если уж на то пошло, чужого почерка — первостепенная форма маскировки.

Полное соответствие между моделью и сомнительной подписью указывает на то, что сомнительная подпись является продуктом отслеживания. Никакие две подписи или почерка, даже от одного и того же человека, не могут быть полностью продублированы. Точно так же полное совпадение между двумя, тремя или более сомнительными подписями является адекватным доказательным доказательством прослеживаемости. Конечно, эксперт по документам, столкнувшийся с полным совпадением нескольких подписей, должен позаботиться о том, чтобы типовая подпись (подлинная подпись) не являлась одной из рассматриваемых подписей.
Модель подписи, если она восстановлена, может сама по себе содержать доказательства ее использования при создании трассировки. Вторая чернильная линия или углубление, отпечатанные в подлинной подписи стилусом, ручкой или другим заостренным предметом, обычно свидетельствуют о нажиме или углеродном следе. Опять же, следует проявлять осторожность, если в подлинной подписи присутствует вторая чернильная линия. Немедленное предположение непосвященного эксперта о том, что эта подпись сама по себе является трассировкой углеродного типа, может быть источником ошибки.

Иногда подписи, выполненные, когда бумага для письма находилась на шероховатой поверхности (матовая поверхность), содержат иллюзию тремора, созданную путем имитации или калькирования. Тщательное исследование покажет, что этот тремор слишком обилен и распределен равномерно. Изменения в дрожании будут небольшими, если вообще будут, а пики и впадины шероховатой поверхности будут вдавлены в написанную линию. ( Отслеживание ).

Трассировка в проходящем свете

Трассировка в проходящем свете является самой простой из процедур для получения и наиболее часто встречающейся. Бумага, на которой должна быть поставлена ​​ложная подпись, помещается поверх документа с подлинной подписью. Затем эти документы выравниваются таким образом, чтобы подлинная подпись располагалась непосредственно под выбранным местом для подделки. Затем эти две бумаги подносят к окну или другому источнику света, и переданное изображение подписи прослеживается на принимающем документе.

Индикаторы трассировки в проходящем свете аналогичны индикаторам симуляции, и их трудно отличить друг от друга (если только не будет найдена модель трассировки). Однако соотношение высот и пропорции в трассировке проходящего света, как правило, правильные. Эти две функции часто неверны в моделировании.

Копирование на углеродном носителе

Иногда предпочтительным методом является трассирование на углеродном носителе, особенно если документ, на который наносится изображение, слишком тяжелый, например картон, для обеспечения хорошего светопропускания изображения .

Обычно область для получения подписи закрывается листом копировальной бумаги, на который, в свою очередь, помещается подпись модели и совмещается с областью, на которой должно быть изображение. Затем подпись модели обводят ручкой или другим заостренным предметом. Эта процедура придаст копии подписи на принимающем документе. Затем это изображение перезаписывается ручкой. Часто эта ручка представляет собой инструмент с широким наконечником, такой как фломастер или перьевая ручка. Эта более широкая линия чернил служит для скрытия углеродного изображения лучше, чем шариковая ручка.

Некоторые «обойщики» используют легкую углеродную маркировку, которую трудно увидеть даже с близкого расстояния, в качестве индоссамента на украденных чеках. Эти чеки затем обналичиваются в финансовом учреждении или в службе обналичивания чеков, где у реального индоссанта есть счет. Затем прохожий «подписывает» чек, переписывая начерченные строки перед кассиром или кассиром, тем самым придавая правдоподобность драме. Опять же, это чаще всего достигается с помощью ручки с широким концом.

Довольно часто «фантомная» линия копировального оттиска не совпадает с нанесенной краской поверх надписи, и двойная линия хорошо заметна. Часто микроскопическое наблюдение и / или инфракрасное наблюдение или методы визуализации позволяют выявить центральную линию углерода. Иногда опрошенный эксперт по документам вознаграждается восстановлением использованной копировальной бумаги. Прозрачные изображения подписи модели (если она восстановлена), отпечаток на копировальной бумаге и калька, выровненные на диапроекторе, обеспечивают эффективную демонстрацию в суде.

Время от времени экзаменатор натыкается на вариант этого стиля кальки, в котором не используется копировальная бумага. С помощью карандаша с мягким грифелем обратную сторону бумаги с подписью модели можно заштриховать графитным острием карандаша. Затем этот мягкий графит будет перенесен на принимающий документ почти так же, как если бы использовалась копировальная бумага.

Однако само существование фантомной линии не может гарантировать, что рассматриваемая подпись является трассировкой. В редких случаях может действовать другая сила. Хотя сегодня это редко можно увидеть, некоторые фотокопировальные машины старого типа используют предварительно сенсибилизированную бумагу, покрытую оксидом цинка. Если на этой бумаге есть оригинальная подпись шариковой ручкой, может быть фантомное изображение или то, что кажется направляющей последовательно либо с правой стороны, либо, реже, с левой стороны или с исходными чернилами. Это призрачное изображение (также называемое сестринскими линиями) будет находиться на одинаковом расстоянии от соответствующей исходной чернильной линии на протяжении всего письма. Оно может быть не непрерывным, а появляться только в сочетании с определенными буквами. Эта иллюзия трассировки создается за счет истирания металлического шарикового наконечника ручки более твердым материалом покрытия из оксида цинка на бумаге. Это произойдет в ручках с довольно широким шаровидным корпусом, а не с крутыми головками. Материал втулки должен быть из достаточно мягкого металла, чтобы можно было истирать. Писатели-правши, как правило, будут иметь призрачное изображение справа от буквенных образований, в то время как левши, скорее всего, создадут призрачное изображение слева.

Из-за того, что эта сенсибилизированная бумага практически не используется в современных процессах машинного копирования, большинство экспертов по документам, скорее всего, никогда не столкнется с этой проблемой. Однако иногда подобное явление можно обнаружить, когда используется бумага NCR (Национальный кассовый аппарат — копировальная бумага не требуется).

Калька с отступом под давлением

Как и калька на копировальной бумаге, калька с отступом создается практически таким же способом, но без использования промежуточного носителя для воспроизведения. Более сильное давление используется при трассировке сигнатуры модели. Это давление оставляет «подпись» с отступом на принимающем документе. Затем он покрывается ручкой с широким наконечником, хотя иногда встречается и шариковая. Почти всегда автор пропускает часть строки с отступом. Эту ошибку можно легко наблюдать, используя скользящий (косой) свет. Другие общие признаки не подлинности аналогичны тем, которые обнаруживаются в смоделированных подделках. И в углеродном носителе, и в штриховой трассировке фальсификатор сталкивается с парадоксальной ситуацией. Если он перезапишет образ модели с достаточной скоростью, чтобы сделать подделку плавной и естественной, он, несомненно, пропустит линию модели в нескольких областях, которые затем будут легко различимы. Если, с другой стороны, он обращает особое внимание на то, чтобы скрыть изображение модели, результирующее качество линии ухудшается и превращается в медлительный, наполненный нерешительностью побочный продукт подделки.

Переданная подделка

В редких случаях может встречаться инновационная форма ложной подписи, которую лучше всего можно приравнять к отслеживанию, но на самом деле она отличается от общепринятых концепций отслеживания из-за своего метода производства.

В большинстве традиционных чернил для шариковых ручек используется этиленгликоль в качестве основного ингредиента для переноса красителей, наполнителей, пластификаторов и других компонентов чернил. Подпись, сделанная ручкой с использованием этих чернил, может быть «перенесена» на другой документ с использованием обычной вощеной бумаги или бумаги для замораживания. Если поместить эту форму носителя поверх подлинной подписи и энергично потереть верхнюю часть бумаги, воск, находящийся в соединении с подписью, расплавится и впоследствии поглотит часть чернил на основе этиленгликоля. Эта бумага, теперь содержащая зеркальное отражение подлинной подписи, помещается поверх другого документа, который должен получить подделку. Вощеную бумагу снова быстро натирают, расплавляя смесь воска и чернил. Этот процесс приведет к подделке, которая не соответствует нормальным наблюдаемым условиям, связанным с смоделированными или отслеженными подписями, и не содержит их. Это потому, что, по сути, эта подпись была создана рукой владельца подписи, а не фальсификатора. Признаки этого процесса будут в виде оставленного воска, который покрывает и окружает линию подписи. Сама подпись будет иметь заметно блеклый вид, а край чернильной линии при малом увеличении будет скорее крапчатым, чем четким.

Автоподделка

Подпись, не отвечающая требованиям подлинности, обязательно должна быть неподлинной. Используя старое клише, все, что между ними, похоже на то, что вы слегка беременны. Неважно, как произошло зачатие (или, в данном случае, обман).

Иногда человек подписывает документ с особым намерением отказаться от подписи позднее. Некоторые люди могут думать об этом как о гарантии, когда они сталкиваются с необходимостью подписать что-то, в чем они не уверены, но требуют немедленного внимания. Другие начинают с воровства в сердце.

Эти подписи, обычно называемые автоподделками, обычно можно найти на векселях, контрактах, формах конституционных прав, признаниях, закрытых чеках и т. д. можно было бы ожидать в смоделированной подделке. Дальнейшая проверка почти всегда выявляет значительное внутреннее сходство с подлинной подписью. Почему это происходит? Автофальсификатор, не зная о способностях восприятия того, кто может проверить подпись, вносит грубые изменения в большие, начальные или выступающие буквы. Его обычная реакция, когда он сталкивается с подписью, которую он отрицает, такова: «Я никогда не делаю это письмо таким образом». На самом деле он этого не делает, но и настоящий фальсификатор тоже. ( Автоподделка ).

Это внимание автора к изменению характерных черт обычно не распространяется на маленькие и, казалось бы, менее значительные буквенные образования, которые находятся внутри оспариваемой подписи. При внимательном рассмотрении детали, присутствующие в этих менее заметных частях подписи, будут иметь неоспоримое сходство с деталями в настоящих подписях. Как только писатель выполнил то, что, по сути, является маскировкой в ​​наиболее заметном построении букв, он вернется к своему обычному привычному почерку или стилю подписи до тех пор, пока не почувствует необходимость в другом изменении построения букв.

Таким образом, в то время как фальсификатор, создающий симуляцию, делает все возможное, чтобы основные фокусы подписи выглядели как соответствующие элементы подлинной подписи, автофальсификатор изо всех сил старается заставить их выглядеть по-другому. Точно так же фальсификатор упускает или не уделяет должного внимания внутренним тонкостям подписи, в то время как автофальсификатор, будучи человеком привычки, правильно воспроизводит эти более мелкие сложные детали. По частям симуляция и автоподделка почти диаметрально противоположны. Когда под рукой может оказаться автоподделка, допрашиваемый рецензент должен помнить старую поговорку о том, что если что-то «выглядит , что плохо, может быть , что хорошо».

В случае автоматической подделки юридическая подлинность подписи может сильно отличаться от подлинности судебной экспертизы. Самоподделка может быть одновременно юридически достоверной (особенно если она засвидетельствована), криминалистически неподлинной и этически (если не юридически) оскорбительной.