Что писать в тендере: Как без ошибок подать заявку на тендер

Как писать техническое задание для digital-тендера? – статьи про интернет-маркетинг

Последнее обновление: 22 февраля 2023 года

4376

Время прочтения: 7 минут

Тэги: бизнес-ориентированный подход, интернет-маркетинг, тендеры

О чем статья?

• Что такое техническое задание?
• Зачем писать подробное ТЗ?
• Что включает в себя качественное ТЗ?
• Что нужно помнить при составлении ТЗ?
• Как выбирается победитель в тендере?

Для кого эта статья?

• Руководителей отдела продвижения.
• Специалистов по тендерам.
• Рекламных агентств.

Что такое ТЗ?

Техническое задание на выполнение работ — это документ с полным описанием необходимых заказчику услуг. В нем обязательно указывается объем работ, условия их выполнения, сроки оказания услуг, требования к качеству, результат и гарантии.

Тематика торгов может быть разной, но говоря о digital-тендере, чаще всего подразумеваются работы по интернет-продвижению, поэтому на конкурс обычно попадает техническое задание на продвижение сайта или ТЗ на SEO.

Подрядчики просматривают предложения от заказчиков и ориентируются на тендерное задание — соответствует ли уровень исполнителя требованиям компании. Чем подробнее составлено ТЗ, тем выше шанс, что на предложение откликнется наиболее подходящий подрядчик.

Так как Федеральным Законом регулируются только государственные тендеры, составление ТЗ по ФЗ 44 требуется только для госзакупок. Коммерческие тендеры не регулируются законодательно и форма технического задания может быть свободной. Однако лучше составлять подробное техзадание на торги — в статье расскажем, какие пункты оно должно включать.

Зачем писать подробное техническое задание для тендера?

Основная цель технического задания заказчика — упростить коммуникацию между заказчиком и исполнителем еще до начала работ.

Подробное и качественное ТЗ на конкурс экономит компании время на общении с неподходящими подрядчиками и средства на решении вопросов в ходе выполнения работ.

Для чего нужно подробное ТЗ:

• откликаются только исполнители, соответствующие всем требованиям, поэтому вы найдете лучшего подрядчика под ваши задачи;
• участники, не соответствующие требованиям, сами отказываются от предложения, а вы не тратите время на общение с ними;
• по подробному техническому заданию исполнители сразу понимают ваши ожидания от тендера, задачи и проблемы вашего бизнеса, план и объем требуемых услуг и могут предложить определенную концепцию работы;
• в техническом задании указаны критерии выбора победителя — исполнители знают, по каким параметрам их будут оценивать;
• вместе с откликом на предложение можно сразу запросить документацию подрядчика на проверку, указав это в ТЗ.

Мнение эксперта

Роман Капустин, старший специалист по тендерам в «Ашманов и партнеры»:

«Идеальное тендерное задание позволяет в рамках одного документа понять цели проекта, которые будут стоять перед подрядчиком в период оказания услуг, сроки и бюджеты.
При изучении технического задания большое внимание уделяется критериям оценки: так мы оцениваем наши шансы, понимаем, с кем будем конкурировать и соответствуем ли мы требованиям заказчика».

Что включает в себя качественное ТЗ?

Разберем подробнее, как составить техзадание для тендера качественно и что оно должно включать.

1. Описание проекта. Укажите все детали, относящиеся к проекту: основные и второстепенные задачи, результат, к которому стремитесь, какими средствами можно пользоваться (техзадание на закупку будет отличаться от тз на продвижение сайта, а тз на поставку оборудования — от работ по SEO, техническое задание отражает суть вашего проекта). Например, если речь о продвижении сайта, напишите, какие внутренние и внешние изменения вы хотите видеть, какие функции должны присутствовать, какими каналами продвижения можно пользоваться. Если у вас есть представления о том, что нужно сделать в первую очередь и какие инструменты необходимо задействовать — обязательно укажите.
   Если есть брифы или макеты — приложите их к заданию. Также не забудьте указать важные технические требования вашего проекта. Например, техзадание на закупку будет отличаться от тз на продвижение сайта.
2. Требования к подрядчику. Опишите все важные для вашей компании требования: специализация, опыт работы, профессиональные навыки, количество законченных проектов. Чем больше требований, которые повлияют на выбор подрядчика, вы опишите, тем больше качественных заявок получите.
3. Бюджет. В вопросе бюджета есть два варианта: указать бюджет, на который могут рассчитывать исполнители, или оставить его на усмотрение подрядчика, тогда вы увидите предложения, которые были рассчитаны из задач по ТЗ самим исполнителем.

   Мнение эксперта

   Анна Уткина, директор по коммуникациям в AVTODOM:

   «В истории нашей компании был провальный опыт сотрудничества по digital-тендеру. Был подрядчик, с которым мы работали уже много лет. В тендере, который проводился на открытой площадке, подрядчик ОЧЕНЬ сильно снизил цену, чтобы победить (хотя в общем-то, можно было остановится на более высокой планке). Через месяц подрядчик понял, что в рамках текущего бюджета не может исполнять заявленные обязательства.
   

   Мы со своей стороны не могли уже увеличить бюджет, так как тендер проходил на открытой площадке, были все протоколы и прочая документация. В итоге через месяц подрядчик расторг с нами договор, и нам пришлось начинать работы с подрядчиком, который был на 2 месте по цене — для нас это был новый поставщик, но проявил он себя хорошо».
   
   
4. Сроки. Укажите, сколько времени вы готовы дать исполнителю на выполнение работы. Если сроки зависят от результатов некоторых этапов работы, напишите об этом. Также не забудьте учесть время на рассмотрение предложения, подготовку подрядчика к работе и возможные пожелания от вашей компании, которые могут возникнуть уже в процессе сотрудничества.

Мнение эксперта

Роман Капустин, старший специалист по тендерам в «Ашманов и партнеры»:

«На рынке digital-услуг есть тендеры, в которых бюджет обозначается как заказчиком, так и исполнителем услуг. В первом случае заказчиком устанавливается максимальный бюджет, за рамки которого выходить нельзя. Поэтому перед тем, как подать заявку на участие в тендере, мы сопоставляем задачи и порог бюджета. Оцениваем свои услуги и, если финальная стоимость укладывается в рамки заявленного бюджета, подаем заявку на участие.


Мы не участвуем в конкурсе, если понимаем, что бюджет заказчика не позволит нам качественно выполнить весь спектр необходимых работ. Для нас важнее качество оказываемых услуг и репутация компании, чем победа в тендере».



Что нужно помнить при составлении ТЗ?

При написании технического задания для тендера обратите внимание на дополнительные рекомендации.

1. Не прописывайте в форме техзадания доскональный пошаговый план работы, оставьте за исполнителем право выполнить ваши требования так, как он видит в силу опыта и специфики работы. Попросите объяснение, почему подрядчик считает применение его плана работы эффективным.
2. Цена не является критерием качества работы, при выборе подрядчика обращайте внимание в первую очередь на портфолио и коммерческое предложение, а не стоимость услуг. Высокий прайс — не гарантия качественной работы, а низкая стоимость услуг не говорит о недостатке опыта и профессионализма.
3. Адекватно оценивайте собственные ресурсы и возможности, не требуйте от подрядчика выполнение таких целей, которые не потянет ваша компания. Например, ставя целью привлечение определенного количества новых клиентов, учтите, сможет ли ваша компания вовремя и качественно их обслуживать.

Мнение эксперта

Роман Капустин, старший специалист по тендерам в «Ашманов и партнеры»:

«Техническое задание позволяет оценить, насколько сам заказчик способен прозрачно сформулировать цели продвижения своего ресурса.

Например, заказчик хочет увеличить оборот интернет-магазина через органический канал, при этом имеет в виду рост количества лидов через поиск. Мы понимаем, что это две разные метрики, и рост результатов по ним достигается разными путями. Поднимать обороты с помощью SEO это неправильно, так как данный канал не влияет на данную метрику в значимом объеме».

Статья

Компания «Ашманов и партнеры» победила в тендере Domino’s Pizza

#SEO, #тендеры

Статья

Компания «Ашманов и партнеры» выиграла тендер на SEO-продвижение сайта МТС-Банка

#SEO, #тендеры

Статья

Чего не хватает рекламным агентствам, чтобы выиграть digital-тендер?

#SEO, #тендеры

Как выбирается победитель в тендере?

После публикации предложения и техзадания на тендер вы получите некоторое количество откликов. Как не ошибиться и выбрать лучшего подрядчика?

1. Изучите заявку. Отклик, который прислал исполнитель, должен отражать ваше техническое задание, то есть включать решения проблем, которые вы указали. Если отклик выглядит абстрактно и шаблонно, скорее всего, подрядчик рассылает один текст на несколько тендеров. Также посмотрите, какие примеры работ исполнитель приложил к отклику, они должны быть релевантны вашим задачам.
2. Изучите подрядчика. Просмотрите профиль исполнителя на площадке тендера (или перейдите на сайт по предложенной ссылке), он должен включать данные о компании, специализацию подрядчика, портфолио с примерами работ, прайс на услуги, достижения и подтверждения экспертности (награды, сертификаты) и контактную информацию.

   Мнение эксперта

   Анна Уткина, директор по коммуникациям в AVTODOM:

   «Для победы в тендере исполнителю важно правильно преподнести информацию о себе. Как подрядчику правильно представить свой опыт работы и не допустить ошибок? Внимательно изучайте специфику клиента и предлагайте только то кейсы, которые могут быть применимы к данной сфере, больше конкретики и методологии, меньше общих слов, которые приведут к вопросам, на которые вы не сможете ответить здесь и сейчас».

   
   
3. Устройте встречу. Созвонитесь, встретьтесь онлайн или лично с теми участниками, которые прошли первые два этапа. На встрече обратите внимание, как говорит собеседник, приятно ли вам общаться, достаточно ли подробно он рассказывает об этапах работы. Также обратите внимание на то, о ком говорит подрядчик — действительно ли он говорит о потребностях и задачах вашего бизнеса или превращает встречу в самопрезентацию.

Мнение эксперта

Анна Уткина, директор по коммуникациям в AVTODOM:

«У кого из агентств точно есть преимущество — у крупных и известных, бюджетных или маленьких, но опытных? Мы рассматриваем все варианты. Иногда отдаем предпочтения маленьким, но опытным агентствам. Крупные компании — часто дорого и переплата за имя (иногда объем работ позволяет предоставить скидки). Бюджетные — не всегда качественно, а у нас нет времени и желания еще и обучать подрядчиков самим».

Выводы

• Качественное и полное техническое задание для digital-тендера упрощает коммуникацию с подрядчиками, экономит время на общении с неподходящими исполнителями, сообщает подрядчику ваши цели и ожидания от работы еще до начала сотрудничества.
• Правильное техническое задание включает в себя полное описание проекта, требования к подрядчику и сроки. Указывать бюджет или нет решает заказчик. Примерные формы технического задания и образец технического предложения можно найти в Сети.
• Для того, чтобы не отпугнуть подходящих исполнителей излишней «строгостью», не стоит досконально прописывать план работ и требовать от подрядчика результатов, не соответствующих ресурсам вашей компании.
• При выборе подрядчика в большей степени ориентируйтесь на портфолио и отклик, стоимость услуг не говорит о профессионализме или некомпетентности.
• Перед принятием решения изучите коммерческое предложение, профиль или сайт исполнителя и назначьте личную встречу.

Ольга Бучнева

Редактор блога

Закончила факультет журналистики, работала младшим редактором журнала, копирайтером в отделе online-продвижения, участвовала в запуске и развитии проектов в сфере digital-маркетинга.

Теги: SEO, тендеры

Вам будет интересно

Компания «Ашманов и партнеры» выиграла тендер на SEO-продвижение сайта МТС-Банка

#SEO, #финансы, #тендеры

Чего не хватает рекламным агентствам, чтобы выиграть digital-тендер?

#SEO, #тендеры

Компания «Ашманов и партнеры» победила в тендере Domino’s Pizza

#SEO, #управление репутацией, #тендеры

Как провести идеальный тендер: рекомендации REMA

Каждый год в сфере event-маркетинга проходит более тысячи тендеров — и их количество постоянно увеличивается. Однако отсутствие единых правил представляет собой серьезную проблему. Коммуникация, порядок принятия решений, условия сотрудничества, количество туров, критерии оценки — каждый аспект тендерной процедуры отличается в зависимости от клиента. Отсутствие унификации мешает перевести количественный рост отрасли в качественный. REMA (Российская ассоциация событийного маркетинга) решила исправить ситуацию и совместно с экспертным советом составила «Рекомендации по проведению тендерных процедур». Презентация документа состоялась на специальной панельной дискуссии в рамках международного фестиваля событийного маркетинга и коммуникаций Best Experience Marketing Awards.

Авторитетные представители отрасли — Елена Свистунова (Strategic Operation Senior Buyer MARS), Дмитрий Дмитриев (лидер маркетинга Glims, эксперт премии bema!), Антон Буланов (директор по маркетингу ГК Инвитро, преподаватель школы MACS) и Борис Альхимович (управляющий партнер агентства Redday, председатель REMA) — под модерацией Сергея Горбачева (генеральный директор и партнер агентства «Подъёжики) поделились мнениями о самых важных рекомендациях. Обсуждение получилось жарким и вскрыло множество «тонких мест» в коммуникации агентств и клиентов.

Сергей Горбачев, генеральный директор и партнер агентства Подъёжики

Для нас очень важно, чтобы, когда мы создаем рекомендации и правила, они были дееспособными и прикладными. Нужно их формировать не только внутри агентской среды, коей является профессиональная ассоциация, но и прокачивать с клиентским сообществом.

Вот почему появился клиентский борд REMA.

На втором уровне, когда мы уже прокачали эти решения внутри агентского котла, важно не бояться выносить их на уровень клиентов.

Я понимаю, что у всех разные точки зрения, но важно, что мы не боимся быть в диалоге и выходить на открытую сцену и обсуждать нашу позицию.

Я абсолютно уверен, что именно такой подход поможет быть услышанными, услышать самим и действительно менять рынок.

Надеюсь, что именно это нам удалось хорошо сделать в рамках этой сессии на REMA. Вот почему мы пригласили клиентов с альтернативной позицией на многие моменты, вот почему мы создали этот диалог и мне кажется, что благодаря этому мы нашли точки соприкосновения.

Рекомендации призваны позитивно повлиять на рынок, обеспечив рост качества тендерных предложений. Агентства, входящие в REMA, выработали ряд критериев и рекомендаций по организации тендерных процедур для отделов закупок клиентов. Документ разрабатывался на основе анализа подобных рекомендаций, действующих в Ассоциации Коммуникационных Агентств России (АКАР), а также опыта работы крупнейших российских event-агентств и компаний-клиентов.

Корректный бриф

Чем более точным, конкретным и полным является техническое задание, тем более качественные и релевантные предложения предоставят агентства. REMA рекомендует дополнять стандартные пункты брифа специфическими комментариями, но при этом избегать обобщений. Например, сегментация ЦА не только по возрастным и гендерным признакам или должности, но и более подробный портрет, включающий потребности, страхи и желания ЦА, типичные проблемы, связанные со спецификой работы и т. д.

Дебрифинг для всех агентств (желательно с участием ЛПР)

Позволяет более внятно интерпретировать бриф и правильно расставить акценты. Предпочтителен очный индивидуальный дебрифинг. В случае отсутствия такой возможности дебрифинг может быть организован для всех агентств одновременно очно или по электронной почте (например, предварительный сбор в письменном виде вопросов по брифу от всех агентств, ответы сразу на всех участников тендера).

Присутствие ЛПР позволит агентствам более внятно интерпретировать бриф и корректно расставить акценты. Плюсы для организаторов очевидны, но клиентам часто сложно уделить внимание большому количеству агентств в ходе крупных тендеров.

Дмитрий Дмитриев, лидер маркетинга Glims, эксперт премии bema!

Как ЛПР я могу на защиту не ходить, так как на это уйдет целый день, а мне его жалко. Поэтому я с удовольствием посмотрю презентацию. Мне гораздо интереснее посмотреть на то, как умные люди умеют излагать свои мысли письменно.

Тем не менее представители «клиентского борда» согласились, что отсутствие прямого контакта агентства с лицом, принимающим непосредственное решение, зачастую растягивает тендер на неопределенное время — мнения ответственных лиц со стороны клиента, которым делегируется коммуникация, не всегда совпадают с видением ЛПР.

Указание рамок бюджета или максимального бюджета

Понимание бюджета экономит большое количество времени как агентства, так и клиентов. Клиенты часто не обозначают рамки бюджета в брифах на мероприятие. Для агентств такие тендеры влекут за собой профессиональные риски, но и для клиентов это принципиальный момент.

После бурных обсуждений стороны сошлись на одном ценном инструменте — дотендерном RFI (request for information), то есть запросе на информацию для приблизительной прикидки потенциального бюджета.

Антон Буланов, директор по маркетингу ГК Инвитро, преподаватель школы MACS

Услышьте меня. Когда вы идёте на день рождения к какому-то приятелю, вы пытаетесь купить подарок, который выглядит дороже, чем стоит. С этой точки зрения я хочу как директор по маркетингу оптимизировать расходы моего работодателя, и я пытаюсь найти решение наиболее эффективное по отношению к затратам, которые компания понесёт. Я точно понимаю, что если я вам обозначу бюджет три миллиона, вы мне принесете решение на эти три миллиона, но оно абсолютно не обязательно будет лучшим для моей задачи — оно будет лучшим способом потратить три миллиона. Поэтому я не то чтобы ограничиваю или не ограничиваю ваш креатив, я в этот момент пытаюсь понять, собираетесь ли вы решать мои задачи или вы собираетесь решать свои.

Предоставление развернутой обратной связи по итогам тендера для проигравших участников

Важная развивающая процедура для агентств и клиентов, которая позволяет участникам тендера в дальнейшем учитывать полученную обратную связь и предоставлять максимально качественные предложения. В рамах обратной связи агентству важно услышать причину проигрыша. Например, если проигрыш по концепции, то важно получить развернутые комментарии, в чем конкретно концепция не ответила на задачи брифа, были ли в ней элементы, которые понравились. Также с остальными причинами проигрыша. В момент входа, несмотря на то что все участники процесса понимают этическую сторону дела, не все готовы гарантировать отзыв по проведенной агентством работе.

Сергей Горбачев, генеральный директор и партнер агентства Подъёжики

Есть правила делового оборота, мы считали что это элементарная этика — предоставить развернутую обратную связь после того как агентство вложило кучу энергии, времени и сил. Как, на ваш взгляд, проигравшие агентства могут сделать правильные выводы и улучшать качество тендерных предложений, если они не получают обратную связь?

Ключ к повсеместному внедрению процедуры — выстраивание партнерских отношений с клиентами. Регламентировать формат обратной связи для всех достаточно сложно, и такие моменты легче решить в прямом диалоге «агентство-клиент».

Елена Свистунова, Strategic Operation Senior Buyer MARS

Я порекомендовала бы выстраивать партнерские отношения с заказчиком. Даже при всей моей занятости — те партнеры, с кем взаимоотношения нормальные, всегда найдут канал связи, чтобы до меня достучаться. Либо я, понимая, что я отвечаю за наши партнерские отношения, дам правильный контакт того человека, который сможет дать развернутую обратную связь.

Сохранение конфиденциальности и этичное отношение к интеллектуальной собственности агентства

Некорректное отношение к интеллектуальной собственности агентств — сегодня, скорее, исключение из правил. Большинство участников рынка научились уважать труд друг друга. Тем не менее встречаются запросы на просчеты концепций других агентств, что без оплаты агентству, разработавшему концепцию, является нарушением профессиональной этики, использованием чужой интеллектуальной собственности.

Борис Альхимович, управляющий партнер агентства Redday, председатель REMA

Мы очень избирательно подходим к тендерам. Я точно знаю, что мы чужую идею просчитывать не будем, это не этично. Это достаточно понятная рекомендация. На самом деле определенное этичное отношение к интеллектуальной собственности в индустрии уже сформировано. Точнее так: эта культура значительно выросла за последние годы.

Включение в договор пункта об оплате компенсационной сметы победителю в случае отмены мероприятия

Включает в себя погашение подтверждённых затрат и менеджмента по человеко-часам. Как правило, агентство подписывает клиентский договор, в котором не прописан пункт о том, что в случае отмены мероприятия менеджмент будет рассчитан по определенной схеме. И REMA рекомендует учитывать эти профессиональные риски.

Следование рекомендациям, разработанным REMA, позволит клиенту на этапе тендера получить максимально проработанные качественные коммерческие предложения, а агентству — принимать взвешенные решения об участии в тендере и разумно распределять ресурсы.

Сергей Горбачев, генеральный директор и партнер агентства Подъёжики

Несмотря на сложность в исполнении многих рекомендаций диалог клиентов и агентств в рамках REMA ценен сам по себе, и, я надеюсь, он повлиет на правила игры в event-маркетинге.

Александр Шумович, партнер Eventum Premo

Мы активно участвуем в REMA и внесли свой вклад в создание рекомендаций по проведению тендеров. Для нас важны подобного рода инициативы, ведь они не просто улучшают взаимодействие бренда и агентства, а в целом двигают Россию на мировой арене маркетинговых и корпоративных коммуникаций. Наверное, хотелось бы только добавить, чтобы как можно больше людей из индустрии отнеслись с пониманием к данным рекомендациям, проанализировали их и применяли в своей работе.

Елена Плахтиенко, генеральный директор LYRA Design&Event

Подготовка тендеров — важный процесс в работе ивент-агентств. На это уходит много ресурсов, и часто в процессе подготовки мы сталкиваемся с одними и теми же проблемами, которые устранимы на этапе объявления тендера. Надеемся, что эти рекомендации будут позитивно восприняты и позволят повысить эффективность тендерных процедур и как результат качество наших предложений.

Бусурина Дарья, директор клиентского отдела, коммуникационное агентство ICON

Хотя в реализацию самого проекта REMA наше агентство напрямую не было вовлечено, мы рады, что подобная инициатива существует и список рекомендаций комплексно охватывает весь процесс тендера. Безусловно, значимость адекватности, прозрачности и наличия единых требований к агентствам-участникам тендеров сложно переоценить, ведь именно формирование единого подхода позволит как заказчикам, так и поставщикам получать наиболее эффективные результаты.

Перечень рекомендаций тезисно упоминает о всех ключевых процедурах, при этом каждый из заявленных блоков сам по себе достоин отдельной расшифровки. При формировании единого подхода в рамках всего рынка, тем не менее, важно учитывать специфику конкретных организаций и конкретных запросов. Со своей стороны мы рады, что многие из наших клиентов уделяют большое внимание качеству брифов и корректности тендерных процедур. С некоторыми команда агентства проводит совместные воркшопы для обеспечения максимально эффективного взаимодействия на этапе тендера.

Игорь Лютенко, управляющий партнер ПРО-Интерактив

Станет ли кто-то оспаривать очевидное — библейские заповеди, инструкцию из IKEA или устав ООО? Не исключено (весна, у многих граждан активируется желание иметь собственное парадоксальное суждение), но в целом, в парадигме здравого смысла, сомнений в непреложности упомянутых документов не возникает. Точно также для всех, кто работает в сфере организации событий, тендерный кодекс REMA — истина очевидная, но труднодостижимая.

Я не писал, но одобряю. И добавить там нечего. В рекомендациях организаторам тендеров каждый пункт подкреплён нервами, дедлайнами и деньгами, там абсорбирован опыт, кровь, пот и слёзы неутомимых ивенторов.

Другое дело, что даже заповеди нарушаются за каждым углом, и поскольку тот, кто тендерит, тот заказывает и музыку, и количество приглашённых в тендер участников, и условия дебрифинга, то намерения REMA по «цивилизионированию» процессов выбора креативного поставщика напоминают безумную отчаянность человека, решившегося собрать кровать из шведского магазина самостоятельно.

Что сказать? Героям слава…

Оксана Салихова, CEO Vein Technologies

Требования можно даже ужесточить, иначе рынок никогда не выберется из Средневековья. Например, Vein Technologies не участвует в тендерах, где заявлено более трех компаний. Эффективность таких тендеров значительно ниже. И, конечно, возникает острый вопрос об авторских правах. Многие агентства сталкиваются с ситуацией, когда представленные ими идеи на этапе тендера в дальнейшем используются. И ничего за это не получают. Поэтому мы выступаем за то, чтобы крупные event-тендеры оплачивались, и тем более оплачивались тендеры, во время которых, например, нужно удерживать брони площадок или артистов. Также очень важны критерии выбора, так как в крупных кампаниях агенство проходит тендер через несколько департаментов. Важно предупреждать агентство, что будет важным показателем для принятия финального решения. Например, когда все силы агентства вложены в креатив, а в итоге ключевую роль играют цены по закупке. Чем больше мы будем говорить о правах агентств, а именно акцентировать внимание на стоимости разработки идей, и подводить к этому заказчика, тем быстрее российский рекламный рынок выйдет на новый уровень развития.

Татьяна Тармогина, управляющий директор e:mg

Рекомендации REMA обоснованы и целесообразны, мы их в целом очень поддерживаем. Дополнительно хотелось бы отметить следующее. Хотелось бы также ограничить количество тендеров как таковых, например, применив практику, при которой тендер проводится не на проект, а на средне-долгосрочное сотрудничество, где проект выступает примером, на основании которого заказчик оценивает уровень проработки брифа, понимание бизнеса клиента, качество креатива, но в дальнейшем, при выигрыше такого тендера, все последующие проекты в рамках согласованного периода переходят на обслуживание агентства-победителя. Проведение проектных питчей при такой схеме тоже возможно, но только при наличии негативного опыта сотрудничества, а не каждый раз согласно внутренним правилам. Это позволит не только сократить время и расходы сторон, но и наладить партнёрские отношения с высокой самоотдачей и мотивацией, которые являются одним из ключевых факторов успеха. Вообще мнение, что тендеры тонизируют агентства, ошибочно. Агентства вдохновляет возможность открытого диалога, совместного творческого процесса, которые исключены при тендерах.

Ключевым в перечне нам видится обратная связь как победившим, так и проигравшим агентствам — в этом случае тендер имеет добавленную ценность обучения и понимания категории.

Все тендеры должны подлежать компенсации, особенно если они требуют существенной загрузки уже состоявшегося агентства, которому не нужна бесплатная практика. Это честно по отношению к партнерам, показывает уважение и ценность к затратам сторон и поддерживает мотивацию. Сумма может быть небольшой, но труд должен быть оплачен.

Нереальные сроки или туманные вводные — очень травматические факторы. Они не позволяют ни нормально отработать бриф, ни выстроить качественный процесс. Результат получается чаще всего соответствующий.

В целом хотелось бы стремиться к более доверительному и взаимовыгодному формату сотрудничества. В агентстве работают такие же люди, не уступающие по профессионализму и квалификации, и правильное использование их времени и экспертизы только увеличит шансы на высокий результат.

Дмитрий Рогулев, генеральный директор АДА-Симпозиум

Мы приветствуем любые инициативы по наведению порядка на рынке ивента. К сожалению, в настоящее время в нашей индустрии отсутствуют общепринятые стандарты работы, приемлемые для всех участников. Инициаторы тендеров зачастую не задумываются о том объеме работ, который необходимо провести участникам тендеров. Немногословные брифы, ограниченные сроки и завышенные требования по объему работ девальвируют ценность тендера для тех агентств, которые ценят свое время и привлекают качественные ресурсы для подготовки. Следуя рекомендациям, заказчик повышает уровень потенциальных предложений и демонстрирует уважение к участникам рынка. Рекомендации никого не ограничивают в правах, но следование им создаст действительно позитивную атмосферу партнерства между заказчиками и генераторами идей.

Для того чтобы эти рекомендации стали действительно рабочим инструментом, заказчики должны осознать все преимущества от следования им. Нужно провести серьезную работу со всеми участниками рынка, в том числе и с агентствами, не входящими в ассоциацию. Небольшие и молодые команды часто готовы соглашаться на любые условия работы, диктуемые заказчиком — для них это вопрос выживания. Подобные игроки являются самой незащищенной частью рынка, и роль авторитетных ассоциаций — помочь начинающим найти свою нишу на рынке, не надорвавшись на первых же тендерах. REMA уже сделала первые заметные шаги для популяризации рекомендаций, создав собственную премию для клиентов, внедряющих понятные и прозрачные тендерные процедуры. Надеюсь, это станет первым шагом в создании цивилизованных правил взаимодействия в ивент-сообществе.

Елена Мельникова, генеральный директор MAXIMICE

Очень хорошие рекомендации — разумные, основанные на реальном опыте, и это видно. Добавлять к ним ничего не стали бы. Скорее хочется отметить, что эти рекомендации — «мечта» для агентства. Однако у медали всегда две стороны, и правила придумывает клиент. У закупок есть право прислушаться к данным рекомендациям, но это вовсе не обязанность. Именно закупки устанавливают тендерные условия, исходя из своих задач и потребностей, а агентство уже принимает их или нет, основываясь на своих ресурсах. Поэтому давайте немного помечтаем.

E:MG Eventum Premo LYRA Event-маркетинг Vein Technologies ПРО-Интерактив REMA подъежики ICON АДА-Симпозиум MAXIMICE

Советы по написанию успешного ответа на тендер

Ниже приведены «основы» написания хорошего ответа на тендер.

Используйте предоставленные шаблоны или форматы

Документы со спецификацией тендера, вероятно, будут включать шаблон ответа, который содержит разделы, которые вы должны заполнить. Эти разделы могут иметь ограничения на количество слов и требовать определенных форматов файлов.

Точно следуя всем требованиям в шаблоне ответа, вы облегчите рассмотрение вашего предложения комиссией по рассмотрению тендера.

Четко структурируйте свою тендерную документацию

Если в тендерной документации не требуется конкретный формат или структура, сделайте ответный тендерный документ четким, логичным и хорошо организованным. Включите четкое и убедительное введение, в котором излагаются цель, обоснование и основное предложение вашей заявки. Если вы не знаете, с чего начать разработку ответа на тендер, воспользуйтесь нашим контрольным списком для разработки тендера в качестве руководства.

Также может помочь использование диаграмм при разработке ответа на тендер. Это может быть эффективным способом разбить блоки текста и донести до читателя сложные предложения.

Предоставьте всю необходимую информацию

Как и предложения, тендеры должны включать определенную информацию для того, чтобы быть рассмотренными, в том числе:

• ваш ABN
• профиль компании и заявление о возможностях каждый продукт или услугу, которую вы предлагаете, и указание на то, являются ли они фиксированными или переменными (например, на основе обменных курсов или колебаний индекса потребительских цен)
• любые условия, влияющие на цену
• сведения о доставке и сборы
• предлагаемый график с указанием этапов или дат поставки
• являются ли товары или услуги периодическими или регулярными
• налог на товары и услуги и другие налоги
• применимые страховки
• права интеллектуальной собственности, где это применимо
• описание любых вариантов Вы предлагаете в соответствии с условиями контракта.

Обратитесь к критериям отбора

Внимательно следуйте критериям в тендерном запросе. Убедитесь, что предлагаемое вами предложение точно соответствует потребностям покупателя. Опишите преимущества, которые покупатель получит от ваших товаров или услуг.

Приведите конкретные примеры того, как вы соответствуете критериям отбора, а не просто констатируйте, что вы соответствуете. Важно подчеркнуть свои полномочия и предоставить проверенный опыт, а также объяснить, как ваш подход к проведению тендера будет соответствовать потребностям покупателя. Определите требования, наиболее важные для покупателя, и учтите их в своем ответе на тендер.

Выберите правильных судей

Другой важной частью успешного ответа на тендер является выбор правильных судей.

Используйте рекомендателей, которые знают ваши продукты или услуги. Убедитесь, что у вас есть разрешение на использование рефералов, прежде чем включать их в свой ответ. Проинформируйте их об основных моментах запроса, чтобы они могли ориентировать свои комментарии на спецификации работы.

Проверьте свою заявку

Используйте проверку орфографии и, если возможно, попросите кого-нибудь, не участвующего в процессе разработки заявки, прочитать ваш ответ на заявку и дать отзыв. В идеале, наймите профессионального редактора или корректора для выполнения этой задачи. Если несколько авторов внесли свой вклад в разные части ответа на тендер, убедитесь, что один человек прочитал весь документ с ответом на тендер для согласованности.

Своевременное представление заявки

Запоздалые или неполные ответы на заявки обычно исключаются из рассмотрения, за исключением исключительных, заранее согласованных обстоятельств.

Если вы подаете заявку онлайн, не откладывайте подачу тендерной заявки на последнюю минуту, если у вас возникли проблемы с компьютером, Интернетом или сетью. Если ваш ответ на тендер должен быть опубликован, убедитесь, что у вас есть время для задержек. Рассмотрите возможность использования «доставки в тот же день» для курьерских служб или доставки ответа на тендер вручную (если это разрешено).

Подробнее о проверке и подаче заявки.

Также рассмотрите…

• Подробнее о планировании ответа на тендер.
• Узнайте больше об анализе тендерных запросов.
• Узнайте, как исследовать государственных покупателей.

Как написать тендер, чтобы выиграть? | Советы по составлению тендерных предложений

Чтобы добиться успеха в процессе составления тендерных предложений и выиграть тендеры, вам необходимо по-настоящему понять, как проводить тендеры на получение контрактов, понять правила игры, а затем принять взвешенный и взвешенный подход к составлению выигрышного тендерного предложения.

Прежде чем вы начнете писать тендер, важно понять, что такое тендеры. См. нашу статью «Что такое тендер?», чтобы узнать все, что вам нужно знать, прежде чем писать и подавать тендер.

Крайне важно принять во внимание цели и задачи тендера, прежде чем вы начнете писать; к ним относятся:

• Тендер существует как метод, с помощью которого закупающий орган может оценить участника торгов и назначить наиболее подходящую организацию для заключения контракта – это обязательно в государственном секторе при превышении определенного финансового порога
• Это средство справедливого и прозрачного процесса закупок
• Ваша компания должна наилучшим образом изобразить себя и то, как вы будете выполнять контракт
• Это соревнование! Даже если вы являетесь действующим лицом или считаете, что у вас есть хорошие шансы на победу, тендерная заявка в конечном итоге определит, кто выиграет контракт.

10 советов по составлению успешного тендерного предложения

При составлении тендерного предложения легко увязнуть в огромном количестве документации, которая может оказаться слишком сложной и трудоемкой. Важно, во-первых, понять процесс торгов и то, что они могут искать в тендерном контракте от потенциального клиента.

Прежде чем с головой погрузиться в написание ответов на вопросы, изложенные в документе приглашения к участию в тендере (ITT),   , убедитесь, что:

1. Внимательно прочитайте спецификацию тендерного контракта. Тогда прочитайте еще раз. Выделите любые области тендерного контракта, требующие внимания, например приоритеты покупателя или ключевые темы, которые вам необходимо будет затронуть в своих ответах. Отсюда вы можете захотеть раскадровку или спланировать выигрышные темы. Вы также должны указать, как подавать ответ на тендер, крайний срок, правила форматирования, вложения и количество слов/символов. Не оставляйте это на последний момент. Важно, чтобы ваша ставка соответствовала требованиям; в противном случае он может выйти из строя.

2. Прочитайте каждый вопрос, имея в виду свои вопросы. Почему заказчик спрашивает об этом? Какую информацию они ищут в тендерном предложении? Разберите каждый вопрос в тендерном контракте, чтобы помочь сосредоточиться на вашем ответе — это также должно упростить процесс написания заявки и разбить ответ на управляемые разделы. Помните, что вопросы существуют для того, чтобы вы предоставили закупающему органу определенную информацию, а они, соответственно, оценили вас.

3. Удостоверьтесь, что вы задаете любые уточняющие вопросы заблаговременно, так как крайний срок разъяснения может быть значительно раньше крайнего срока подачи. Вы можете уточнить элементы спецификации, нюансы тендерных вопросов или свое право на участие в торгах. Также может быть полезно прочитать разъяснения от других участников торгов, если кто-то еще спросил что-то важное.

4. Будьте убедительны, а не описывайте , и сформулируйте ключевые преимущества вашего предложения с точки зрения преимуществ для покупателя. Как вы можете помочь им достичь своих целей? Имейте в виду, что оценщику нужны веские причины, чтобы присудить вам тендерный контракт — в конечном итоге вы должны соответствовать его критериям и даже больше. Просто убедитесь, что вы отвечаете на их вопросы и придерживаетесь сути.

5. Убедитесь, что ваши ответы исчерпывающие. Мы часто видим несостоявшиеся тендеры с ответами на вопросы одним предложением. Ограничения на количество слов указывают на то, насколько глубоко вы должны вникнуть: если для одного из ваших тендерных ответов установлено ограничение в 500 слов, однострочного ответа будет недостаточно. Всегда расширяйте свои ответы и давайте как можно больше подробностей.

6. Придерживайтесь простого языка в своих ответах. Помните, что вы намерены четко сообщить о преимуществах, которые ваша организация может принести с контрактом. Цветистые слова не принесут вам дополнительных баллов, а только затруднят чтение и оценку вашей заявки. Если разрешено, визуальные эффекты также могут помочь подкрепить вашу точку зрения и предоставить доказательства для вашего представления. Использование таблиц, изображений, снимков экрана и графиков выделит вашу ставку и разбавит страницы письменного описания.

7. Убедитесь, что вы четко указали номера вопросов в своих ответах и ​​убедитесь, что все доказательства помечены правильно, в противном случае вы не сможете пожаловаться, если они не учтут их при оценке, и ваша заявка может даже быть помечен как несоответствующий. В тендере лучше быть чрезмерно уступчивым — и не делать никаких предположений об оценщике.

8. Убедитесь, что вы предоставили доказательства утверждений в своих ответах – вы не можете полагаться на то, что оценщик поверит вам на слово. Отчеты, статистика и даже отзывы могут помочь убедить покупателя в сильных сторонах вашей организации. К сожалению, недостаточно просто сказать, что вы лучшая фирма для заключения контракта: вы должны быть в состоянии доказать это и убедиться, что в тендерной заявке отражено все, что вы хотите, чтобы оценщик знал о вашей компании. При написании тендера весьма вероятно, что о вас будут судить по вашему послужному списку, поэтому тематические исследования и ссылки ценны в этой области.

9. Попросите вычитать и просмотреть вашу заявку кем-то, кто не участвовал в подготовке тендерного контракта. При необходимости обратитесь за поддержкой к консультанту по ставкам. Профессиональная, свежая пара глаз может заметить дорогостоящие ошибки и слабые места. В части SQ или PQQ предложения, вероятно, будут упражнения с галочками — не забывайте, что неправильно отмеченная галочка может стоить вам всего тендерного контракта.

10. Ваша тендерная заявка должна быть представлена ​​профессионально с единообразным дизайном. Первое впечатление часто имеет решающее значение, и вы хотите, чтобы вас воспринимали как профессионала, безупречного и серьезного в тендерном процессе. Проверьте в спецификации, как должен быть представлен тендер. Если вам разрешены элементы дизайна, убедитесь, что ваш тендерный документ составлен профессионально. Однако, если вы подаете заявку через портал, на это могут быть ограничения.

Распространенные ошибки, которых следует избегать при проведении тендеров

От неспособности провести достаточное исследование до участия в торгах за все подряд — поставщики совершают несколько распространенных ошибок при проведении тендеров на получение контрактов. Основные ошибки, которых следует избегать при подаче заявки, включают:

• Неспособность ответить на заданные вопросы
• Недостаточное исследование тендерной организации
• Пропущен крайний срок тендера, но все же отправлено
• Торги по всем контрактам, а не по релевантным
• Неумение инвестировать время в процесс торгов
• Игнорирование требований, изложенных в приглашении к участию в тендере
• Не зная, как подать тендер

Допущение одной из этих ошибок может существенно повлиять на успех подачи вашего тендера.