Цель документооборота в организации: Электронный учебный курс: ДОУ

новые задачи и новые возможности

Каковы основные направления анализа документооборота организации в условиях внедрения и применения СЭД? Какие показатели можно использовать для оценки применения технологий электронного документооборота в организации? Какие статистические данные о документообороте соответствуют типовым информационным потребностям?

В связи с применением систем электронного документооборота (далее – СЭД) основные методические подходы к анализу документооборота, являющегося традиционной функцией делопроизводственной службы, заслуживают специального рассмотрения. С одной стороны, проведение многоаспектного анализа документооборота организации является одним из непременных условий подготовки к внедрению СЭД в организации, а с другой – вместе с СЭД появляются принципиально новые возможности получения информации.

Анализ документооборота должен рассматриваться как одна из главных задач управления документами в организации.

Структура (состав), направленность и объем представляют собой ключевые характеристики документооборота и объекты проведения его анализа.

В условиях применения СЭД результаты анализа документооборота находят отражение в классификаторах (справочниках) системы. В сущности, справочники СЭД вместе с внесенной в них информацией представляют собой информационную модель организации в рамках корпоративной СЭД, отражают степень структурированности информационной среды и процессов работы с документами.

Особую роль играет справочник групп или видов документов в СЭД. Как известно, документооборот организации охватывает входящие, исходящие и внутренние документы. Поэтому данный справочник в качестве своих основных разделов может включать эти классификационные группы с их последующей детализацией по видам и разновидностям документов. В соответствии с этим справочником для определенных групп документов устанавливается порядок индексации, используемый при их регистрации.

Данная задача решается как при внедрении СЭД, так и при дальнейшей актуализации справочника в ходе развития системы.

Входящие документы представляют собой, как правило, корреспонденцию, поступающую от вышестоящего органа управления или от подчиненных организаций, от органов государственной власти и местного самоуправления и от организаций, с которыми существует регулярное взаимодействие, а также другую служебную корреспонденцию и обращения граждан.

К исходящим документам относятся письма в адрес организаций и граждан, а также другие виды документов, издаваемые организацией в соответствии со своими задачами и функциями, установленными в учредительных документах.

К внутренним относятся документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации: распорядительные документы, протоколы коллегиальных органов, служебные записки, планы работы, акты, а также другие виды документов, используемых внутри организации в процессе взаимодействия подразделений и должностных лиц.

Распорядительные документы организации (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу) могут иметь двойственный характер. Если данная организация имеет подведомственные структуры, которым рассылаются названные распорядительные документы, эти документы можно относить к исходящим. Если же организация не имеет таковых структур, то распорядительные документы можно рассматривать как внутренние.

Детализация позиций справочника групп или видов документов, выделение видов и разновидностей документов, значимых для данной организации, возможна именно на основе анализа структуры документооборота. Практика показывает, что при ведении данного справочника целесообразно выделять группы документов по номинальному признаку (то есть по конкретным видам документов, образующихся в деятельности организации), а не по корреспондентскому или другим признакам, поскольку возможности для систематизации и поиска документов создаются и другими справочниками, используемыми в большинстве современных СЭД (например, справочники корреспондентов, структуры организации, номенклатура дел и др.

). Это связано, в частности, с тем, что классификация документов по номинальному признаку имеет более стабильный…

Кадровый документооборот в организации

Кадровый документооборот. Суть процесса

Для начала разберемся, что такое документооборот как понятие. Это комплекс логичных и последовательных действий с документом, а именно обработка, прием, передача, хранение, подписание, архивирование и тд.

Документооборот, согласно законодательству РФ, — это неотъемлемая часть делопроизводства, внешних и внутренних процессов организации любого размера. Если в компании есть хотя бы один сотрудник, помимо работодателя, документообороту и трудовым отношениям быть. Документ является важным артефактом, который сопровождает и регламентирует бизнес-деятельность.

От того, насколько грамотно будет организован документооборот,поинт это будет зависеть эффективность трудовых взаимодействий, легитимность и скорость внутренних и внешних процессов организации. Поэтому важным поинтом является то, как в организации происходит хранение, уничтожение документов, насколько строго соблюдаются дедлайны, касающиеся операций с документами.

Ключевые задачи кадрового документооборота

Документооборот в организации решает огромное количество задач, касающихся всех аспектов трудовых отношений, взаимодействия связок работник-работник, работодатель-работник, работник-контрагент и тд. Обеспечивает бесперебойный процесс кадрового делопроизводства. Очевидно, что ценность документа как артефакта в организации колоссальна.

Выделим несколько ключевых задач документооборота:

• оформление и фиксация факта старта трудовых отношений работников и трудоустройства сотрудника;
• ведение бухгалтерии;
• придание определенной формы процессам в организации;
• организация условий для грамотного и удобного управления персоналом;
• управление разрешением разного рода конфликтов между сторонами трудовых отношений;
• установление и фиксация правил и регламентов взаимодействия между работником и работодателем.

Виды кадровых документов

Затронем виды кадровых документов, касающихся некоторых кадровых процессов и кадрового делопроизводства и бухгалтерии в целом в рамках ТК РФ.

Прием сотрудника:

• трудовой договор;
• заявление о приеме;
• приказ о приеме;
• соглашение об обработке персональных данных;
• трудовая книжка;
• договор материальной ответственности.

Перевод сотрудника:

• заявление на перевод;
• приказ на перевод;
• дополнительное соглашение.

Отпуск/ отсутствие:

• график отпусков;
• заявление на перенос отпуска;
• заявление на учебный отпуск;
• больничный;
• заявление на отзыв из отпуска;
• приказ о предоставлении отпуска;
• диспансеризация;
• заявление на отпуск за свой счет.

Сверхурочная работа:

• документ вызова;
• согласие на сверхурочную работу;
• приказ о привлечении к сверхурочным работам;
• уведомление о праве отказаться.

Командировка:

• служебная записка;
• приказ о командировке;
• отчет о командировке;
• авансовый отчет;
• заявление о продлении.

Типы документооборота

Тип документооборота иллюстрирует то, каким образом организовано движение документов, их учет и прочие операции с документами в организации, то есть это некая схема. Все операции с документами в рамках каждого типа регламентированы законодательством РФ. Каждый из типов, о которых поговорим ниже, призван решать важную задачу, а именно, регламентировать трудовые отношения между сотрудником и работодателем, оптимизировать документооборот таким образом, чтобы максимально отсечь лишние шаги при управлении документами и тд.

• Централизованный. Этот тип документооборота подразумевает консолидацию всех документов организации в одном месте, это может быть, например, канцелярия. Управление и операции с документами, связанные с хранением и регистрацией происходят именно там.
• Децентрализованный. Название говорит само за себя. В этом случае документы могут храниться в нескольких точках, и каждая обрабатывает документы по единому регламенту. Такой тип управления документооборотом логичен для внедрения в организациях, у которых есть филиалы не только в разных районах, но и разных городах и даже странах.
• Смешанный. Представляет собой гибрид выше представленных типов организации документооборота.

Важно отметить, что каждый из типов организации документооборота и кадрового учета удобен для определенных групп компаний. То есть, если мы говорим о централизованном типе управления документами, то такой тип удобен для небольших организаций, где документооборотом занимается 1-2 штатных работника.

Децентрализованный тип управления документами подойдет крупным и средним организациям, которые имеют несколько филиалов с разным гео-расположением. Если говорим о смешанном типе управления, то при такой организации документооборота формируется целый отдел, компетенция которого — это непосредственная работа с кадровыми документами.

Что такое кадровая политика организации

Мало просто организовать документооборот и учет в организации.

Для того, чтобы управление кадровым делопроизводством было отлажено, все кадровые процессы работали легитимно, слаженно, грамотно и безошибочно, важно регламентировать шаги, подкрепить их правилами. И здесь появляется такое понятие как кадровая политика в трудовых отношениях. Кадровая политика — вектор организации работы, свод правил, принципов и методов, по которым работают кадры в организации и выстраиваются трудовые отношения. Это некая система управления кадрами и процессами, обеспечивающая соответствие действующему законодательству РФ в сфере трудовых взаимоотношений.

Существует несколько типов «кадровых политик», обусловлены они в первую очередь структурой организаций, а не трудовым кодексом РФ. Разберем эти типы подробнее:

По степени влияния управленцев организации на сотрудников:

1. Пассивная. В этом случае кадровая работа сводится в основном только к ликвидации негативных последствий. У кадровых специалистов, как правило нет стратегии подбора персонала и прогноза по потребностям в персонале, нет KPI.

   Кадровые проблемы и причины возникновения не подлежат анализу, стратегии по минимизации этих проблем, как правило, нет. Диагностика кадровой ситуации в целом отсутствует. Управление выстраивается по принципу резкого реагирования на возникающие конфликтные ситуации. Принцип трудовых отношений в том, что анализ конфликтной ситуации не проводится.

2. Реактивная. Здесь руководство выстраивает управление с той точки зрения, что контролирует симптомы негативного состояния в кадровой работе, причины и ситуации развития кризиса и принимает своевременные меры по устранению кризиса. Такой тип кадровой политики направлен на осознание причин, которые привели к кризису в кадровой работе и трудовых отношениях.

3. Превентивная. Такой тип управления в отличие от пассивной политики характеризуется видением и пониманием прогноза развития событий и пошагового плана для преждевременного устранения кризисных и конфликтных ситуаций в трудовых взаимодействиях.

4. Активная. Здесь мы говорим о наличии у управленцев не только объективных прогнозов, но и о наличии мер воздействия на персонал. Кадровые подразделения держат руку на пульсе и способны подготавливать нужные кадровые программы, проводить аудит и мониторинг конфликтных ситуаций краткосрочно и долгосрочно.

По уровню открытости к внешнему миру:

1. Открытая. Прозрачность процессов для сотрудников — основополагающий принцип открытого типа кадровой политики, это, безусловно, подкупает и выстраивает определенные трудовые отношения. Приверженность к такому типу управления может стать козырем при завоевании рынка и выходом на лидирующие позиции в отрасли.

2. Закрытая. Такой тип управления также имеет место быть, характеризуется определенными принципами найма — нанимаются только сотрудники низшего должностного уровня, а все руководящие должности, как правило, занимаются кадрами, которые уже давно работают в организации.

«Симптомы» успешного ведения кадрового документооборота

Ниже выделим несколько пунктов, которые говорят о том, что с вашим документооборотом и учетом все в полном порядке.

• Движение каждого документа (договора, приказа и т.д.) в системе отлажено, происходит оперативно и без ошибок, независимо от места хранения;
• Все сроки, связанные с учетом, обработкой, регистрацией, отправкой, подписанием документов соблюдаются без малейших задержек и погрешностей;
• Возможность параллельной работы с документом несколькими сотрудниками одновременно.

Как правильно вести кадровый документооборот?

Есть несколько правил, которых стоит придерживаться для успешного ведения кадрового документооборота.

• Количество подразделений, которые занимаются операциями с документами должно быть минимальным;
• Для минимизации и в идеале исключения ошибок необходима четкая регламентация всех этапов движения документов;
• За каждым подразделением должны быть закреплены определенные категории документов.

Электронный кадровый документооборот. Качественные преимущества.

В течение нескольких лет, начиная с 2018 года Министерство труда РФ реализовало ряд экспериментальных нововведений, касающихся зоны ответственности работодателя. Были затронуты и видоизменены процессы электронного контроля документации и электронного обмена.

Проведенные экспериментальные нововведения, безусловно, расширили нормативную базу и дали позитивный толчок и обратную связь от участников. Планка ряда показателей эффективности действительно была поднята.

В итоге, цифровая онлайн коммуникация и обмен электронными документами в трудовых отношениях официально разрешены. Перевести в электронный вид можно все кадровые документы за исключением трех:

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении;
• инструктаж по охране труда.

В этом случае закон обязывает дублировать на бумаге данные документы.

Последние изменения легитимизировали использование ЭП для подписания определенных видов документов: трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам. В остальных случаях может использоваться другой вид электронной подписи, при условии, что факт использования зафиксирован в соответствующем документе.

Внедрение КЭДО определенно — это прогрессивный шаг, но, тем не менее, согласно законодательству РФ, это не обязанность как для работодателя, так и для работника. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может не переходить, даже если работодатель его внедрил.

Далее о преимуществах электронного кадрового документооборота в кадровых процессах.

Организация работы без бумаги

То, о чем так мечтали все участники документооборота в организациях, особенно кадровые отделы — организация работы без бумаги, отказ от физического архива, экономия ресурсов. Архив теперь электронный. Как говорит законодательство РФ — ведение практически всех документов возможно электронно без дублирования на бумаге. Исключения все же есть: акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и инструктаж по охране труда.

Минимизация кадровых трудозатрат

Кадровики сводят свой объем операционных задач к минимуму, что высвобождает внушительную часть времени для другой стратегической работы. Неоценимым преимуществом программ для ЭДО является возможность организации работы с документом в месте, где ведется кадровый учет: 1С, БОСС-Кадровик и тд.

Безболезненное взаимодействие с работниками на удаленке

Системы КЭДО — настоящий шаг вперед в том смысле, что мир и рынок находятся в постоянном изменяемом движении, а КЭДО — технологичный шаг, соответствующий изменениям и упрощающий кадровую работу. Удаленка — одно из проявлений изменяющегося мира, и КЭДО дает возможность грамотно и безболезненно обмениваться документами на больших и малых расстояниях без потери скорости.

Укрепление HR-бренда

Функциональное и простое взаимодействие с работниками, прозрачные процессы и понятные всем процессы — все это огромные плюсы в сторону роста лояльности сотрудника и кандидата. Не очевидно, но абсолютно точно электронный кадровый документооборот ускоряет воронку найма. Что это значит?— теперь HR закрывают вопросы с документами быстрее и не теряют потенциальных сотрудников.

Отслеживание статуса документов

Благодаря продуманному функционалу, документ не затеряется и не застопорится на каком-либо этапе. Работник всегда может проверять в системе актуальный статус документа и предпринимать необходимые действия.

Исключение ошибок человеческого фактора

Система подхватывает и страхует абсолютно все физические действия работника с документами.

3 обязательных фундаментальных шага для перехода на кадровый ЭДО:

• Аудит кадровых процессов, подготовка требований. Важнейший этап, без которого весь смысл перехода сводится к нулю. Цель аудита понять, какие процессы и документы, в каком количестве станут участниками перевода в электронный вид.
• Выбор программы КЭДО. Перед тем как начать выбирать, нужно определить, что именно для вашей организации будет важно, какие требования должна учесть программа для вас. Собрав пул требований, можно приступить к мониторингу рынка.
• Разработка документа, в котором будет зафиксированы все детали и правила перевода. Документ называется локально-нормативный акт. Каждый работник обязательно ознакамливается с документом.

Как перейти на электронный кадровый ЭДО. Чек-лист

Не торопитесь сразу выбирать программу КЭДО. Переход на новое ПО — это многоступенчатый процесс. Для относительно быстрого перевода кадровых процессов в электронный вид и для спокойствия команды, необходимо провести ряд подготовительных действий ДО.

Рассмотрим действия детальнее.

Организация рабочего процесса в соответствии с законом

Очевидный факт, что в целом работа с документами ведется в рамках законодательства РФ. На этом шаге обращаем внимание на человеческий фактор, по которым работают некоторые процессы и также из-за которого очень часто происходят ошибки и неточности при оформлении и подписании документации. Например, при подписании документации «задним числом». Цифровизация исключает такую возможность, поэтому важно заострить внимание работников на этом.

Правильно внесенные в учетной системе

Очень часто в системе бывают указаны неверные данные работников — фамилия, номер телефона или адрес электронной почты. Любые неточности такого рода стопорят работу в программе КЭДО, а именно обмен необходимой документацией и ее подписание. Поэтому важно учесть этот момент заранее и актуализировать все данные работников.

HR-портал или ЛК работника

HR-портал работника по-настоящему раскрывает все фишки и функциональность программ КЭДО, поскольку именно там реализован ряд возможностей для автоматизации всей кадрово-документной рутины. Работник может закрывать все необходимые задачи по кадровым документам (оформление, подписание, обмен) через свой личный кабинет.

Теперь вы готовы, переходим непосредственно к шагам по переходу на КЭДО.

Аудит кадровых процессов

Важнейший этап, без которого весь смысл перехода сводится к нулю. Цель аудита понять, какие процессы и документы, в каком количестве станут участниками перевода в электронный вид.

Внедрение программного обеспечения

После установки ПО, проходит первичная базовая настройка, загрузка и перенос данных, адаптация интерфейсов для работников, подготовка регламентов и пользовательской пошаговой инструкции.

Следующий этап — тесты. Грамотно при проведении тестов программного обеспечения дублировать документы в бумажном варианте, чтобы был вариант юридически значимого документа. Обычно этап тестирования реализуется на тестовой группе пользователей, которых обучают как пользоваться программой и как обмениваться документами. Тестовый период играет важную роль в адаптировании ПО в структуре организации. При успешном тестировании можно смело расширять проект.

Формирование локально-нормативного акта

Работодателю важно учесть этот организационный момент. На выходе должен быть сформирован некий документ, журнал с руководством, в котором прописаны все действия, нюансы и правила электронной коммуникации. Строгих правил того, как должен выглядеть документ на сегодняшний день нет.

Кроме того, акт согласно ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ должен содержать:

• информацию о выбранной системе КЭДО;
• порядок доступа к информационной системе работодателя;
• электронные документы работников, которые будут участниками КЭДО;
• срок уведомления о переходе на данную систему работы;
• дата внедрения ПО.

Готовая программа или собственная разработка

Рынок программ КЭДО сейчас уже достаточно разнообразен по функционалу, ценам и форматам поставки. Коробочные решения без труда помогут легитимно закрыть базовые потребности в работе с кадровыми документами. Программы, предлагающие кастомизацию для автоматизации, также присутствуют на рынке.

Разработка ПО под себя — вариант заманчивый, так как можно учесть все потребности и хотелки бизнеса, но есть одно но — это очень дорого.

Оптимальный формат — коробка с возможность кастомизации процессов под себя. Гибкость и адаптивность — важные характеристики как бизнесов, так и инструментария нашего времени.

Например, в расширенной версии ELMA365 КЭДО есть возможность дополнять функционал системы и добавлять новые способы обработки кадровых документов благодаря Low-code инструментам.

Требования к программе кадрового ЭДО

Внутренние процессы, оргструктура организаций могут быть разными и требующими проработки требований. но основные требования к ПО выглядят следующим образом:

• гибкость, возможность добавлять новые процессы в систему с учетом специфики бизнес-процессов организации;
• поддержка всех ЭП;
• интеграция программы с учетной системой;
• хранение документов и доступности к ним на протяжении всего необходимого срока;
• соответствие программы требованиям законодательства РФ.

Программа ELMA365 КЭДО соответствует всем основным требованиям и, кроме того, обеспечивает возможность добавлять новые кадровые процессы, если возникает такая потребность. Решение включает в себя HR-портал, интерфейс отдела кадров, интеграции.

HR-портал подхватывает реализацию полного цикла делопроизводства в организации — прием/перевод/увольнение сотрудников, работа с кадровой документацией.

Для кадровых специалистов в программе реализован рабочий интерфейс, обеспечивающий доступ ко всем работникам и их личным данным, кадровым документам и процессам.

Программа бесшовно интегрируется 1С:ЗУП и УД для выпуска УНЭП.

ELMA365 КЭДО — гибкая программа с Low-code инструментами, которые позволяют собирать новые бизнес-процессы, в том числе кадровые, на конструкторе и без значительных трудозатрат и программистов.

Рассмотрим пример трудовых отношений на процессе трудоустройства.

Для того, чтобы начать полноценно работать в программе, нужно выгрузить штатное расписание из учетной системы, например, в 1С:ЗУП. С помощью базовой возможности интеграции это легко реализуемо. Расписание выгружается для того, чтобы работники залогинились в программе и получили доступ к функционалу.

Специалист-кадровик вносит все данные каждого сотрудника в программу: ФИО, электронная почта, телефон, должность и др. После этого работник получает от кадровика приглашение в портал, где самостоятельно подгружает документацию (после создания соглашения о ПД), онлайн подписывает соглашение об электронном взаимодействии. Этот документ важен для запуска подготовки УНЭП и электронного обмена документацией. Весь пул документации после этого отправляется на проверку в отдел кадров.

Если найдены ошибки, то для изменения данных необходимо выбрать этап заполнения информации, на который стоит вернуть сотрудника. Например, на сканы документов. Сотрудник также получает уведомление о внесении изменений и комментарий специалиста отдела кадров. После того, как проверка данных успешно пройдена, оформите УНЭП — усиленную неквалифицированную подпись для сотрудника. Как это происходит? Система автоматически отправит заявку на УНЭП в удостоверяющий центр, выпуск которой сотрудник подтвердит на госуслугах.

После того, как сотрудник подтвердил выпуск УНЭП, система автоматически получит открытый ключ сертификата, сохранит его к себе. А закрытый ключ сертификата хранится в облаке удостоверяющего центра, к которому имеет доступ только сотрудник со вторым фактором подтверждения по SMS. Далее процесс автоматически переводит его на этап трудоустройства, формирует пакет документов по шаблонам. Сотрудник проверяет свои данные и подписывает документы с помощью облачной УНЭП, подтвердив свою личность по SMS.

Затем сотрудник попадает на портал КЭДО, где будут доступны кадровые сервисы — заявления на отпуск, отгул, командировку и т.п. Сотрудник в любой момент сможет создать заявление, которое система автоматически отправит на согласование и вернет на подписание. Сотрудник будет иметь доступ к своим документам и видеть, на каких этапах они находятся.

Что такое документооборот: Полное руководство

Распространяйте любовь

Прежде чем мы перейдем к теме документооборота, мы хотели бы, чтобы вы уделили немного времени рассмотрению всех документоориентированных рабочих процессов , с которыми вы ежедневно сталкиваетесь в своей организации. операции. Счета-фактуры, запросы на отпуск, заказы на покупку, претензии, начисление заработной платы, предложения и другие процедуры с большим объемом документов могут привести к череде задержек в бизнес-операциях, если они не будут эффективными.

Документооборот – это процесс полной регламентации документооборота внутри организации по определенному бизнес-процессу. Он касается создания, отслеживания, редактирования, хранения и управления документами, относящимися к бизнес-процессу.

Цифровой документооборот может помочь повысить производительность и перейти к более компактным рабочим процедурам с меньшим объемом бумажных документов. Большинство организаций в значительной степени полагаются на документы, и то, как они обращаются с этими документами, влияет на производительность, прибыльность и операционные расходы.

Управление электронным потоком документов между отделами или географическими регионами для утверждения, подписи и изменений окажет значительное влияние на успех вашей компании.

В этом посте мы дадим определение документообороту, объясним, почему это важно, и предоставим основные рекомендации по оптимизации операций вашей компании.

Бизнес-вектор создано vectorjuice – www.freepik.com

Что такое документооборот?

Документооборот — это процесс создания, отслеживания, редактирования, хранения и управления документами, относящимися к бизнес-процессу. Это относится к оцифровке процессов внутри бизнеса с использованием технологий и автоматизации для повышения эффективности корпоративных операций.

Системы управления документооборотом были созданы для работы с электронными документами на каждом этапе их жизненного цикла, от создания до уничтожения.

Управление документооборотом и оцифровка являются двумя наиболее важными компонентами или предпосылками для успешного внедрения цифрового документооборота и превращения офиса в безбумажный.

Большинство предприятий полагаются на сотни, если не тысячи документов для осуществления своей деятельности. Эти документы обычно рассылаются между отделами, работниками, пациентами и поставщиками для утверждения, подписи и модификации.

Преобразование ручных бумажных процессов в цифровые рабочие процессы в настоящее время является огромной тенденцией, особенно после пандемии COVID19, поскольку это помогает предприятиям быстрее и правильнее выполнять бизнес-операции даже перед лицом разрушительных происшествий.

Почему важен документооборот?

Бумажные документы и ручная обработка могут привести к человеческим ошибкам, задержкам, снижению производительности и увеличению затрат.

Организации могут получить значительные финансовые и операционные выгоды за счет модернизации процессов, ориентированных на документооборот, и процесса утверждения документов.

Давайте рассмотрим некоторые преимущества управления документооборотом.

1- Снижение затрат

Ручные процессы обработки документов слишком дороги в эксплуатации и обслуживании. Они требуют большего количества персонала, что приводит к увеличению затрат на рабочую силу, более высокому уровню ошибок, затратам на печать и распространение документов и так далее.

Автоматизация этого процесса с оцифрованными документами, несомненно, сократит ваши операционные расходы, расходы на хранение, расходы на печать и подачу документов, а также упростит отслеживание статуса процедуры.

Вы можете положиться на электронные подписи, чтобы завершить весь цикл онлайн для утверждения документов и подписей. Я опубликовал статью о мокрых подписях и о том, почему мы все должны перейти на цифровые подписи, чтобы идти в ногу с нашим постоянно расширяющимся цифровым миром.

Почему я ненавижу мокрую подпись? – The Number One IM Blog (theecmconsultant.com)

2- Повышение производительности за счет ускорения процессов

Устранение повторяющихся операций, связанных с документами, администрирование, физическое хранение и ручное распространение бумажных документов в пользу цифрового документооборота сэкономит время сотрудников, устранит бюрократию и позволит им выполнять свою работу вовремя.

Сотрудники могут использовать время, сэкономленное за счет сокращения утомительных обязанностей, для приобретения новых навыков, инноваций и личного и профессионального роста.

3- Улучшает сотрудничество

Организации, которые полагались на ручные процедуры документирования, не могли функционировать во время эпидемии COVID19. Организации, которые уже встали на путь цифровой трансформации, смогли вести бизнес, работая из дома.

Цифровой документооборот улучшает взаимодействие между сотрудниками внутри одной фирмы или из внешних источников, обеспечивая совместную работу в режиме реального времени над такими документами, как обновления, утверждения, отклонения и т. д.

4- Повышение прозрачности и соответствия требованиям

Для всех процессов документооборота организации могут контролировать и отслеживать каждую фазу или этап процесса.

Это способствует прозрачности среди сотрудников и руководства, помогает обнаружить узкие места и может помочь в улучшении или оптимизации процесса.

Кроме того, автоматизация всего жизненного цикла документов, цифровых документов и автоматизированных процедур может обеспечить соответствие вашей компании различным стандартам и нормам.

Каковы шаги для документирования рабочего процесса?

Чтобы управлять документооборотом внутри организации, необходимо выполнить 8 ключевых шагов: пересмотреть имеющиеся в настоящее время процессы, установить цели и ключевые показатели эффективности, обеспечить поддержку заинтересованных сторон, спланировать задержки и узкие места, смоделировать новый процесс, задокументировать каждый шаг. рабочего процесса, использовать современные методы и отслеживать производительность.

Документирование рабочего процесса состоит из 8 шагов:

1- Пересмотреть процессы

Недостаточно преобразовать процесс как таковой из ручного в автоматизированный. Критически изучив существующие рабочие процессы, вы сможете обнаружить методы повышения их эффективности и результативности при минимальных затратах усилий.

В большинстве случаев «простой вопрос, зачем нам нужен этот шаг», приводит к обнаружению решений для устранения процессов, сокращая время, необходимое для завершения процесса.

2- Постановка целей и разработка ключевых показателей

Крайне важно определить цель каждого рабочего процесса цифрового документа и создать показатели и ключевые показатели эффективности, которые будут использоваться для определения того, выполнил ли запланированный процесс то, что предполагалось. делать.

Рабочий процесс в настройках управления документами относится к перемещению документов между отдельными лицами или группами лиц. Как правило, бизнес-процедуры предполагают такое делегирование, когда несколько человек отвечают за составление, обновление, оценку и утверждение документов.

3- Обеспечьте поддержку заинтересованных сторон

В любом проекте автоматизации, будь то документооборот или другой сложный рабочий процесс, вам необходимо убедиться, что все участники процесса понимают дополнительные преимущества автоматизации документооборота.

Это критически важный этап снижения риска неудачной цифровой трансформации вашей компании.

Изучить, как они взаимодействуют с системами. Соберите их предложения для возможных улучшений. Создайте блок-схему, с которой все согласятся, а затем протестируйте новый дизайн.

4- Планирование сбоев, задержек и узких мест

  Любой процесс, как ручной, так и автоматизированный, замедляется из-за узких мест. Крайне важно обнаружить узкие места, если они существуют, такие как перегруженный сотрудник или услуга, которая занимает много времени, и попытаться их обойти.

Эффективность ваших внутренних процедур обеспечивает бесперебойную работу вашей компании. Крайне важно выявлять сбои процессов и причины задержек, чтобы улучшить и ускорить операции.

5- Моделирование нового процесса

Когда вы определили этапы документооборота, пришло время визуально смоделировать процесс и тщательно пересмотреть его среди различных участников, чтобы убедиться, что результаты этого процесса приняты. всеми членами.

Здесь должно быть указано, что будет происходить на каждом этапе рабочего процесса, в том числе куда будут направляться документы, какая документация должна быть заполнена и кто должен утверждать или подписывать.

Как правило, бизнес-процедуры предполагают такое делегирование, когда несколько человек отвечают за составление, обновление, оценку и утверждение документов.

6- Документирование документооборота

После моделирования процесса также важно создать документацию с подробным описанием каждого шага процесса и результатов каждого шага.

Кроме того, рекомендуется подробно указать ниже

• Кто является участниками
• Кому следует передать документ(ы) по номеру
• Что делать в случае задержки? Уведомления, эскалация и так далее.
• Что такое утверждения и сколько циклов утверждения необходимо?
• Где хранить документы
• Кто имеет доступ к записям после их сохранения
• С какими системами следует интегрировать этот рабочий процесс?
• и т. д.

7- Использование современных методов

Различные методы, такие как реинжиниринг бизнес-процессов, методы бережливого производства и шесть сигм, позволяют значительно улучшить рабочие процессы.

Используйте эти подходы, чтобы улучшить свои таланты.

8-Track Performance

Чтобы развиваться, процесс должен быть проанализирован и тщательно изучен, чтобы достичь идеального состояния.

Отслеживание производительности всего процесса, например, сколько времени потребовалось для завершения по сравнению с тем, сколько времени это занимало в ручном режиме, время, необходимое для завершения каждого шага, и т. д., может дать существенные преимущества.

Пример рабочего процесса с документами

Существует множество рабочих процессов, включающих передачу документов различным сторонам для утверждения, проверки или анализа.

Методы документирования вручную снижают производительность вашей команды. Вместо того, чтобы сосредоточиться на своих основных обязанностях, ваши сотрудники должны заниматься административной деятельностью.

Давайте рассмотрим примеры, в которых вы можете автоматизировать рабочие процессы документов в своем рабочем пространстве.

1- Справки о заработной плате или с работы

Большинство ваших работников потребуют справки о заработной плате или с работы для использования в банках, посольствах, пунктах сдачи в аренду, при поступлении в школы или университеты и т.д.

Ручная обработка этих сертификатов требует значительного количества времени и усилий. Процесс может быть следующим:

1- Сотрудник заполнит форму для получения справки о заработной плате, указав причину запроса.

2- Форма передается администратору отдела кадров.

3- Чтобы продолжить, администратор отдела кадров должен получить согласие менеджера по персоналу.

4- После принятия администратор отдела кадров должен получить доступ к системе для получения всей информации о сотруднике, такой как полное имя, номер паспорта, национальность, информация о зарплате и семейном положении, среди прочего, и заполнить установленный шаблон для получения запрос.

5- После создания сертификата его необходимо вручную установить для директора по персоналу для мокрой подписи.

6- Директор подпишет его и вернет администратору отдела кадров для передачи сотруднику.

Документооборот такого типа можно легко автоматизировать, предоставив сотруднику возможность войти на портал и отправить запрос в электронной форме. Администратор отдела кадров получит запрос и определит, следует ли его обрабатывать; если это так, он будет отправлен менеджеру для цифровой подписи перед отправкой по электронной почте сотруднику.

12 Что нужно знать о документообороте

У всех предприятий есть рабочие процессы. Вы должны продавать то, что вы продаете, доставлять по полученным заказам и получать наличные за поставки. Каждый из них включает рабочий процесс, определяемый как последовательность действий, следующих определенным шаблонам. Критически взглянув на существующие рабочие процессы, вы сможете найти способы сделать их более эффективными и продуктивными, сократив при этом объем прилагаемых усилий.

1. Рабочий процесс — это графическое представление процессов и последовательностей, связанных с выполнением работы. Процессами могут быть потребление ресурсов, физическое преобразование, поток информации или действие человека. Работа предназначена для достижения конкретной цели и может выполняться одним человеком, группой или целой организацией.
2. Представления рабочего процесса помогают нам понять связанные с этим проблемы и взаимосвязи в простой для понимания форме. Это четкое понимание помогает выявить проблемы и недостатки, что приводит к моделированию возможных улучшений.
3. Рабочий процесс отличается от процесса тем, что он более общий и обычно охватывает несколько процессов. Процесс имеет определенные входные данные, алгоритм обработки и выходные данные. Рабочий процесс может охватывать весь земной шар, в то время как процессы выполняются в одном месте.
4. Хорошо спроектированный информационный поток может помочь повысить эффективность и результативность рабочих процессов. Например, методы повышения производительности, такие как своевременный заказ, в значительной степени зависят от информации о потребностях в материалах в ближайшем будущем и текущей доступности материалов.
5. В контексте управления документами рабочий процесс означает поток документов между людьми или группами людей. Бизнес-процессы обычно включают в себя такое распределение с разными лицами, ответственными за создание, обновление, проверку и утверждение документов. Распространение документов также может быть необходимо для предоставления информации для поддержки принятия решений до начала действий.
6. Компьютерное программное обеспечение может улучшить рабочие процессы за счет автоматизации маршрутизации и обработки документов. Это также может помочь, предоставляя интерфейсы между различными приложениями, интегрируя рабочий процесс.
7. Современные методы, такие как реинжиниринг бизнес-процессов, методы бережливого производства, всеобщее управление качеством и метод «шесть сигм», позволили достичь значительных улучшений в рабочих процессах.
8. Кампании по улучшению рабочего процесса начинаются с четкого понимания бизнеса, задействованных процессов и людей, которые участвуют в рабочем процессе. Вид возможных улучшений в организации зависит от уровня подготовки и квалификации сотрудников.
9. Привлеките участников рабочего процесса к кампании по улучшению. Наблюдайте за их взаимодействием с системами. Получите их идеи для возможных улучшений. Разработайте блок-схему, с которой они согласны, и протестируйте новый дизайн.
10. Заинтересуйте участников, внося улучшения, упрощающие их задачи.