Бэк офис в банке что это: Бэк-офис — Что такое Бэк-офис?

в чем отличие от фронт и мидл-office

Любая крупная компания или организация имеет личный офис. Он делится на отделы и подразделения, каждый из которых выполняет определенные официальные функции. Для более простого понимания функций каждого подразделения в предприятии, в русский язык пришли иностранные термины — это такие как бэк офис, миддл и фронт офис. Каждое из них не имеет прямых аналогов в русском, однако такие подразделения можно назвать как основные и вспомогательные.

С развитием торговых отношений и бизнеса в отечественных условиях, такие слова можно встретить все чаще. Необходимо знать их значение и значимость.

Содержание

Что это такое?

Английские термины активно входят в употребление в русском языке. Это же касается и определения «back office», важно знать, что это такое и для чего нужно компании. С английского, термин можно перевести как «назад-офис». Представляет собой набор подразделений или отделов, которые выполняют функции регистрации, оформления и учета различных операций, которые связаны с финансовой деятельностью предприятия.

Не имеется четкого значения и определения представленного термина, поскольку в back офис могут входить совершенно различные отделы. Помимо бэк, существуют такие понятия как фронт и мидл офис, что это простыми словами, можно понять, если разобраться более детально.

Официальное деление функций и обязанностей

Место каждого в архитектуре компании

Существует три термина, которые следует знать.

Важно! Необходимо знать, в чем состоят отличия каждого из существующих офисов.

Фронт

Дословно переводится как «передний офис». На эти подразделения возложены обязанности по работе с клиентами. Это может быть подразделение, которое осуществляет все функции по работе с заказчиками и покупателями, оформляет соглашения и прочие. То есть это передовые отделы, которые первыми осуществляют контакт со всеми клиентами после их входа на территорию.

Функциональные обязанности фронт офиса в конкретной компании могут отличаться в зависимости от того, в какой деятельности она задействована и ее специфики. В финансовых организациях такой отдел работает с продажами. В банках занимается консультированием посетителей, открытие карт и счетов.

Бэк

Указанные отделы задействованы для выполнения задач по ведению дел, распорядку, административным задачам. Хороший пример — бухгалтерия, которая занимается расчетом заработных плат, считает доходы и расходы, а также занимается отчетностью в налоговые структуры.

Обратите внимание! Также это может быть служба по работе с клиентами, HR-отделы и другие.

Бэк офис занимается тем, что работает над обеспечение и связью всех отделов и подразделений в компании. Они не имеют прямого контакта с клиентами, не занимаются оформлением соглашений с ними.

Миддл

Миддл офис представляет собой канал связи между оставшимися двумя офисами. Перед тем, как закончить сделку с клиентами, проходит этап проверки и обработки всех операций. Именно этим и занимается миддл офис. Потом эти данные передаются в кабинеты «заднего» офиса, который является завершающим звеном в цепи.

В качестве примера, можно рассмотреть банковские отделы, которые выполняют проверку кредитной истории, а также тем, что вносят данные в реестры. Создан с целью восполнения пробела в структуре предприятий и налаживания связи между передним и задним звеньями.

Принцип работы в банке

Различия

Фронт и бэк офисы являются совершенно разными структурами, перед которыми стоят различные задачи. Первый направлен на то, чтобы встретить потенциального покупателя или посетителя и решить с ним все необходимые вопросы. Деятельность второго направлена на обеспечение качественной работы всех других департаментов.

То есть это финансовые службы, которые не имеют никакого прямого контакта с посетителями. В их задачи входят организационные, финансовые, бухгалтерские мероприятия, которые поддерживают деятельность фирмы.

Фронт представляет собой менеджерский персонал, деятельность которого направлена на привлечение и прямую работу с возможными новыми партнерами.

Отделы в составе

В состав бэк офиса входят следующие департаменты:

• подразделение, занимающееся статистическими данными;
• архивные службы;
• бухгалтерия;
• кадровый департамент;
• административный штат;
• аналитические и службы поддержки;
• другие службы.

Задачи в разных сферах

Представленное понятие имеет функции, аналогичные для всех сфер бизнеса, однако, конкретные задачи могут отличаться в зависимости от специфики деятельности предприятия. Можно рассмотреть, чем занимается персонал back office, в зависимости от сферы работы:

• банковская сфера. Здесь сотрудники представляют собой департамент, который ведет учетно-операционную работу всей банковской организации. Персонал занимается открытием новых счетов, выполнением операций по кредитам и прочими. Проводятся сделки, которые направлены на операции с ценными бумагами, акциями, пассивами и активами организации;
• торговля. В такой самой распространенной сфере, сотрудники выполняют задачи по контролю финансовых операций, реализации, передвижению товара, оценивают рынки и сбыт;
• общественное питание. Персонал бэк офиса в указанном направлении осуществляет деятельность по текущим операциям: это составление отчетностей, контроль качества кухни и работы поваров, учет продукции, рекрутинг кадров.

Персонал кафе

Функции специалиста

Сотрудники представленного департамента должны выполнять следующие обязанности:

• провести все начальные операции по совершению сделки;
• закупать и продавать продукцию и заключать по ним контракты;
• контролировать передвижение финансов фирмы;
• проводить различные операции по передаче прав собственности клиенту.

Персонал бэк офиса является одним из основных звеньев в любой фирме. Именно от их качественной работы зависит состояние дел. Даже небольшие ошибки или неточности в действиях с финансами и организации работы могут сделать компании плохо и вести к получению убытков.

Замена программным обеспечением

Развитие технологий внесло свою лепту и в работу back-office. На рынке представлены комплексы ПО для обеспечения деятельности компании, которая имеет отношение к учету, финансам и реализации. Покупка таких автоматизированных комплексов поможет сэкономить средства на выплату заработных плат штату. Однако, такие решения больше подходят для ресторанного и гостиничного бизнеса, но не для крупных компаний, которые имеют многомиллионный оборот. В таким случаях, человека заменить все еще достаточно тяжело.

Бэк офис представляет собой специальный департамент, который занимается деятельностью с финансами, кадрами и другими организационными видами. От качества его работы зависит успех фирмы.

Решения

ПРОЦЕССИНГОВЫЙ ЦЕНТР. БЭК-ОФИС. Система предназначена для использования:

• Банками – членами платежных систем VISA, MasterCard, Union Card, China Union Pay и д.р. решающими задачи:
  • эмиссии платежных карт и обработки транзакций по эмитированным картам
  • эквайеринга карточных транзакций, работы с банками-агентами (субэмитентами и субэквайерами) участвующими в платежных системах от имени банка-спонсора.
• Банками, желающими эмитировать и обслуживать свои собственные карты, а также банками, желающими создать свою собственную (локальную) платежную систему;
• Процессинговыми центрами, осуществляющими обслуживание нескольких банков. При этом система обеспечивает работу системы внутреннего учета, клиринга и расчетов, т.е. оффлайновой части технологического цикла работы, реализуемой в бэкофисах:
• эквайера,
• эмитента,
• эквайера-спонсора и эмитента-спонсора,
• расчетно-авторизационного центра (как главного РАЦ платежной системы, так и прочих РАЦ),
• стороннего процессора (сервис-центра) эквайера и эмитента.

Система обеспечивает весь набор стандартных работ операционного дня участника каждой обслуживаемой платежной системы:

• регистрацию обслуживаемых им участников и расчетных центров платежных систем, а также участников и расчетных центров, с которыми производится обмен сообщениями
• прием, анализ и обработку финансовых и прочих сообщений, приходящих в составе входящих (Incoming) клиринговых файлов из расчетно-клиринговых центров платежных систем в их форматах (ECCF, Base II, Union Card), корректно формируя отказы в обработке (Rejects) и исправленные сообщения (Post-Rejections) по правилам конкретной платежной системы
• формирование финансовых сообщений (включая сообщения претензионного цикла — Chargebacks, Retrieval Requests/Responses, Second Presentments) в ручном либо пакетном режимах и их отсылку в составе исходящих (Outgoing) клиринговых файлов в расчетно- клиринговые центры платежных систем в соответствующих форматах. При формировании финансовых сообщений существует возможность сверки параметров финансовых сообщений с авторизационными сообщениями, выгруженными в систему бэкофиса из центра авторизации участника
• процессинг финансовых сообщений от всех обслуживаемых платежных систем и ведение учета по ним на основе единой схемы
• расчет итоговой финансовой позиции участника. При этом, если система установлена в расчетно-клиринговом центре, среди обслуживаемых им участников производится взаимный зачет требований/обязательств, причем возможны специальные схемы расчетов для конкретных пар участников по установленным для них индивидуальным ставкам комиссий
• формирование проводок по счетам для банковской системы каждого участника по итогам процессинга транзакций. Проводки могут формироваться для расчетов с любыми объектами, участвовавшими в осуществлении карточной операции: держателями карт, торговыми фирмами, платежными системами, процессинговым центром и т. д. Помимо этого, могут автоматически генерироваться проводки, связанные с внутренним учетом банка: проводки по счетам невыясненных сумм, счетам отложенных платежей, конверсионным, транзитным и прочим счетам в соответствии с настраиваемой схемой аналитического учета. Проводки могут выгружаться в файл проводок и других расчетных документов (поручений на конвертацию, платежных поручений для расчетов с торговыми фирмами и пр.) для экспорта в банковскую систему участника
• расчет суммарных оборотов по счетам
• формирование инструкций по переводу средств (Funds Transfer) для одного или нескольких расчетных банков
• выдача требуемой справочной информации для обслуживаемых участников и расчетных центров в виде отчетов
• взаимодействие с авторизационными центрами обслуживаемых участников и расчетных центров.

Система позволяет банку-участнику разрабатывать свои собственные карточные проекты для фирм-мерчантов и держателей карт на основе гибко настраиваемых схем комиссий и прочих параметров. При обслуживании эквайера в системе внутреннего учета, клиринга и расчетов выполняются все действия, необходимые для обслуживания фирм-мерчантов. Для эмитента система обеспечивает все необходимые действия по обслуживанию держателей карточек, при этом позволяет работать как с дебетовыми, так и с кредитными картами.

Для эмитентов, обслуживающих организации (например, по зарплатным проектам), предусмотрены групповые операции, позволяющие производить массовые начисления и удержания по карточным счетам на основе единой схемы, а также массовую выдачу карт. Для крупных банков-эмитентов предусмотрена возможность работы с филиалами банка на основе единой карточной базы данных

Система обеспечивает подготовку данных для персонализации карточек (в том числе микропроцессорных) по задаваемым эмитентом параметрам и в соответствии с требованиями платежных систем.

При обслуживании расчетного центра система , помимо стандартных действий по расчету позиций участников платежной системы, обеспечивает контроль лимитов авторизаций обслуживаемых участников по гибко настраиваемой схеме, что позволяет предотвратить возникновение неплатежей в платежной системе.

Специалисты нашей компании ведут постоянные доработки по развитию системы . Ниже приведен краткий перечень функциональностей:

1. Функциональность зарплатный проект. Данная функциональность решает следующие задачи: — заявка на открытие счетов и изготовление карт, конвертация и прием исходного файла от клиентской организации; — создание ответного файла протокола; — ввод реестра платежных документов; — создание ответного файла – протокола; — работа с реестрами платежных документов; — получение платежных поручений от АБС банка; — назначение на расчет реестров платежных документов; — расчет реестров платежных документов; — отправка в АБС результатов обработки реестров; — создание справок и отчетов по реестрам платежных документов и связанных с ними платежным поручениям.
2. Кредитные карты:
   • револьверные
   • кредитные линии
   • использование GRACE-периода
   • автоматическое распределение резервов по ПОС (портфелям однородных ссуд)
   • автоматическое распределение резервов по ПОТ (портфелям однородных требований).
3. При обслуживании договоров пластиковых карт можно осуществлять дополнительный контроль. Данный контроль осуществляется автоматически по настроенной маске где выбираются несколько критериев поиска клиентов по Стоп – листам. Критерии поиска могут настраиваться для каждого заведенного в систему Стоп -листа:
   • проверка клиентов по Стоп — листам предоставленных КФМ
   • проверка клиентов по Стоп — листам банка
   • Проверка осуществляются при заведении отдельных договоров операционистом и при регистрации договоров через прием файлов на открытие новых.
4. Взаимодействие с НБКИ (национальным бюро кредитных историй).
   • при получении согласия клиента по всем его кредитным договорам может осуществляться выгрузка в НБКИ
   • выгрузка осуществляется в XML – формате
   • используется стандартная операция для выгрузки файлов с последующей конвертацией.
5. Длительные поручения.
   • в системе может быть зарегистрировано множество типовых длительных поручений
   • после выбора клиентом определенного длительного поручения оно привязывается к клиентскому договору
   • по одному клиентскому договору может быть зарегистрировано множество длительных поручений, поэтому каждому поручению заполняется категория выполнения, т.е. очередность и условия выполнения
   • при редактировании уже настроенных длительных поручений возможно редактирование следующих параметров, состояние, вид коммунального платежа, дата регистрации, дата начала действия, дата окончания действия, приоритет и условие выполнения.

   Примечание: Все вышеперечисленные операции и виды карточных договоров имеют возможность тонкой настройки под требования банка, например:

   • индивидуальные счета (резидент, не резидент, валюта, схемы начисления процентов, сроки начисления и выплаты процентов, и т. д.)
   • метод кредитования
   • лимит выдачи
   • категория качества ссуды
   • счет для учета ссудной задолженности
   • счет для учета просроченной ссудной задолженности
   • параметры графика погашения
   • начало отсчета периода фиксации ссудной задолженности
   • период фиксации
   • день фиксации ссудной задолженности
   • период запрета погашения ссуды
   • начало отсчета периода погашения
   • такие же настройки могут осуществляться и для процентной составляющей договоров
   • также существуют настройки для погашения задолженностей, здесь можно выбрать тип задолженности и определить порядок, в котором данные задолженности будут гаситься при наличии средств на основном счете клиента.

Это только основные настройки, имея на вооружении такой мощный и имеющий большие возможности комплекс, как банк получает значительные преимущества по обслуживанию клиентов, что позволяет использовать и внедрять разнообразные бизнес – процессы, продиктованные временем и потребностями банка и соответственно привлекать большее число клиентов.

Персонал бэк-офиса в банке

Персонал бэк-офиса в банке охватывает все должности, которые не связаны с клиентами. Эти рабочие места на стороне операций финансового учреждения включают в себя широкий спектр обязанностей, необходимых для поддержания функционирования банка. Некоторые из этих отделов включают:

• Кредитные операции
• Депозитные операции
• Бухгалтерский учет
• Комплаенс и аудит
• Андеррайтинг
• Информационные технологии

Кредитные операции

Сотрудники банка в отделе кредитных операций подготавливают кредитные документы, регистрируют кредиты, отслеживают страхование и отправляют оформленные залоговые документы на регистрацию. Они также управляют системой тиклера и создают бумажные кредитные файлы или сканируют документы для создания электронных файлов. Кроме того, сотрудники бэк-офиса отдела кредитных операций принимают платежи и модифицируют и продлевают кредит.

Депозитные операции

Среди множества своих обязанностей те, кто занимается депозитными операциями, выполняют задачи по открытию новых счетов, обрабатывают ситуации с остановкой платежей и нехваткой средств (NSF), а также рассылают отчеты. Сотрудники бэк-офиса депозитного отдела перевыпускают кредитные и дебетовые карты, если карта клиента была утеряна или украдена. Они также исследуют и предоставляют информацию по вызову в суд.

Бухгалтерия

Бухгалтерия работает с главной бухгалтерской книгой финансового учреждения. Персонал бэк-офиса, специализирующийся на бухгалтерском учете, ведет обновленный учет непогашенных сумм кредитов и депозитов, а также исходящих расходов, таких как содержание здания и заработная плата сотрудников. Бухгалтерия банка также ежедневно сводит счета, оплачивает счета банка и составляет отчеты для совета директоров учреждения, а также для федеральных регулирующих органов (например, отчеты о звонках). Другой аспект работы может включать использование программного обеспечения для помощи в принятии решений по максимизации инвестиций, доходов, ликвидности и капитала банка.

Комплаенс и аудит

Отдел комплаенса и аудита обеспечивает соблюдение политик и процедур финансового учреждения. Другие задачи могут включать аудит кредитных файлов, чтобы убедиться, что они заполняются должным образом, и мониторинг, чтобы убедиться, что банк соблюдает требования соответствия.

Андеррайтинг

Хотя в некоторых финансовых учреждениях андеррайтинг осуществляется самими кредиторами (которые взаимодействуют с клиентами), андеррайтинг часто считается работой бэк-офиса. Это устраняет человеческий фактор, который в противном случае мог бы повлиять на решение кредитора, и гарантирует, что одобрение или отказ в выдаче кредита основаны на соответствующих данных в заявке на получение кредита.

Информационные технологии

Отдел информационных технологий (ИТ) обеспечивает работу всех важных компьютерных систем финансового учреждения. Это включает в себя управление аппаратным и программным обеспечением, выполнение программ и отчетов, мониторинг кибербезопасности банка и внутреннюю обработку чеков. Хотя многие банки теперь передают обслуживание своих основных систем на аутсорсинг, некоторые по-прежнему предпочитают управлять ими на месте; в этих случаях ИТ-персонал бэк-офиса отвечает за тестирование на вторжение, чтобы убедиться, что система безопасна.

Другие вспомогательные отделы банка

Как и в большинстве предприятий, в банках также есть другие стандартные отделы, такие как отдел кадров (HR) и отдел маркетинга. В то время как отдел кадров занимается наймом, удержанием, ежегодными обзорами и корректировками заработной платы, чтобы сохранить штат сотрудников банка, отдел маркетинга работает над тем, чтобы сохранить текущих клиентов и привлечь новых через печатные материалы, спонсорство, радиорекламу и другие каналы средств массовой информации.

Ресурсы для вашего бэк-офиса

Для получения дополнительной информации об управлении бэк-офисом в банковской сфере обязательно ознакомьтесь с нашей обширной библиотекой ресурсов с бесплатными электронными таблицами, техническими документами и электронными книгами.

Просмотрите нашу страницу банковских определений для получения дополнительной терминологии.

Бэк-офис — определение и значение

Бэк-офис  относится к отделам компании, которые работают за кулисами. Люди, работающие в бэк-офисе, редко встречаются с посторонними. Термин может относиться к отделу или сотрудникам, которые в нем работают.

Лица, работающие в бэк-офисе, занимаются администрированием, ИТ и поддержкой. IT означает i информация t технология.

Люди, работающие в инвестиционных банках и других финансовых учреждениях, обычно используют этот термин.

«Бэк-офис» контрастирует с «Фронт-офис».  Фронт-офис состоит из отделов и людей, с которыми встречаются посторонние. Например, отдел маркетинга является частью фронт-офиса.

Бэк-офис и фронт-офис имеют то же значение, что и серверная часть или клиентская часть компании.

Разница между бэк-офисом и фронт-офисом уже не так очевидна, как раньше. Сейчас существует гораздо больше совпадений в отношении того, что представляет собой роль бэк-офиса или фронт-офиса.

Сотрудники, работающие в бэк-офисе, редко видят клиентов и других посторонних. Тем не менее, они жизненно важны для правильного функционирования и даже выживания компании.

Согласно WallStreetOasis.com :

«Бэк-офис — это подразделение фирмы, отвечающее за функции, связанные с управлением компанией, такие как расчеты, соблюдение нормативных требований, бухгалтерский учет, ИТ и другие технологии. Бэк-офис — неотъемлемая часть любой фирмы, и эта должность часто относится к категории «Операции».

«В инвестиционных банках бэк-офис также будет отвечать за выполнение административных задач, связанных со сделками, таких как расчеты, соблюдение нормативных требований и клиринг позиций».

Бэк-офис плюс два других типа

В статье, опубликованной All About Careers , объясняется, что во многих финансовых учреждениях, особенно в инвестиционно-банковских, есть три типа офисов:

Фронт-офис

Фронт-офис состоит из сотрудников, которые непосредственно приносят доход бизнесу. В этой части финансовой компании работают сотрудники, в основном работающие с клиентами.

Фронт-офис состоит из отделов прямых инвестиций, управления капиталом, инвестиционно-банковских услуг, а также отделов продаж и трейдинга.

Инвестиционные банки рассматривают исследование акционерного капитала как «фронт-офис» , даже несмотря на то, что этот отдел не приносит дохода напрямую.

All About Careers пишет:

«Если вы хотите работать непосредственно в инвестиционной роли (например, в качестве товарного брокера, финансового трейдера или корпоративного инвестиционного банкира), то фронт-офис станет вашим плацдармом. ”

Некоторые говорят, что мидл-офиса нет. Они настаивают на том, что есть только фронт-офис и бэк-офис. (Изображение: взято с сайта www.mkpress.com)

Мидл-офис

Миддл-офис связывает бэк-офис и фронт-офисы. Он поддерживает фронт-офис в его роли получения дохода.

Миддл-офис, как правило, имеет нечеткие границы, которые меняются. На самом деле, не все верят, что он существует. Некоторые инвестиционные банкиры настаивают на том, что бэк- и мидл-офисы одинаковы.

Сторонники среднего офиса говорят, что он включает в себя стратегическое управление и управление рисками. Некоторые верующие также включают в эту категорию корпоративную казну.

Бэк-офис

Эта часть компании состоит из отделов, которые не приносят прямого дохода. Однако без них бизнес не мог бы функционировать.

В инвестиционном банке, например, бэк-офис может включать человеческие ресурсы, соблюдение требований, бухгалтерский учет и операции. Они также включают ИТ в эту категорию.

Бэк-офис набирает людей с жизненно важными талантами и навыками. Эти сотрудники проектируют компьютерные системы бизнеса, занимаются финансами, а также поддерживают базы данных.

Некоторые должности в бэк-офисе значительно возросли. На современном рынке инвестиционные банки в значительной степени полагаются на самые современные технологии.