Планирование бизнес проектов: пошаговая инструкция и образец документа для тех, кто решил самостоятельно составить план развития бизнеса

Содержание

Готовим бизнес-планы и финансовые модели

Бизнес-план – это план действий по развитию проекта, основанный на рыночных, производственных, коммерческих и финансовых предпосылках и условиях. Необходимым условием является наличие не только описательной части всех аспектов бизнеса, но и расчетной составляющей. И очень полезно для проведения расчетов бизнес-плана использовать финансовое моделирование.

Финансовое моделирование – это основа для взгляда в будущее Вашей компании, для прогноза последствий Ваших решений, для анализа выбора стратегического вектора. Все важные решения должны подкрепляться расчетами, которые в большинстве своем основаны на финансовых моделях с перспективой в несколько лет.

О чём здесь речь: составление модели проекта, расчет планов и прогнозов, расчет эффективности и окупаемости проекта, написание бизнес-плана, оценка сделки слияния/поглощения, технико-экономическое обоснование кап.

затрат, инвестиционное предложение.

Перечень и описание услуг:

OLD Подготовка бизнес-плана проекта

Подготовке бизнес-плана предшествует маркетинговое исследование проекта, оценка его производственно-технических мощностей, человеческих ресурсов – обычно предоставляется Заказчиком.
Мы готовы всю имеющуюся информацию обобщить в текстовый и/или презентационный документ, в котором будут представлены все традиционные разделы бизнес-плана. Бизнес-планирование выполним в точном соответствии с общепринятыми методами с учетом специфики Вашего бизнеса.
Финансовую часть мы подготовим полностью сами на основе расчетов по финансовой модели с перспективой 3-5 лет.
При необходимости: примем участие в защите бизнес-плана.
OLD Разработка финансовой модели проекта

При финансовом моделировании бизнес нового проекта описывается таблицами и формулами в формате Excel. Как правило, в основе расчетов несколько начальных условий (гипотез, драйверов, assumptions – кому, как нравиться). Например, емкость и доля на рынке, производственные мощности, объем продаж, цена и т.п. На этих допущениях строятся все дальнейшие расчеты. Получаем планы продаж, производства, инвестиций, финансирования и т.д. – все необходимое для анализа и оценки реалистичности проекта. Главные выходные формы (PL, CF, BS) дают информацию для расчета показателей эффективности проектов (NPV, IRR, DPP и т.д.).

Комплексный анализ планов и показателей эффективности позволяет оценить приведенную стоимость проекта, спрогнозировать перспективы, сделать вывод о дальнейших шагах в проект.

PS С нашими подходами к созданию финансовой модели Вы можете ознакомиться в статье здесь
OLD Расчеты для ТЭО проектов (или капитальных затрат)

При капитальных затратах часто не требуется подготовка развернутого бизнес-плана, достаточно расчета технико-экономического обоснования. При подготовке ТЭО проводится анализ затрат и результатов, из которого следует вывод о целесообразности вложений.
Традиционно ТЭО содержит развернутые проектно-инженерно-технические разделы и расчетную часть.
Мы поможем Вам подготовить финансовую расчетную часть (вложения, финансирование, текущие расходы, доходы, окупаемость, эффективность).
OLD Оценка эффективности сделок слияния и поглощения

Если у Заказчика нет потребности в полной консультационной поддержке сделок M&A (о чём говорится в «Услугах финансового директора»), а нужна лишь помощь в расчетах и анализе, то мы готовы её предложить:
проведение расчетов по финансовой модели проекта, оценка эффективности сделки, как проекта, оценка и учет синергии, прогнозирование эффекта, оценка адекватности цены сделки, предложение альтернативных условий.
OLD Подготовка инвестиционного предложения

Если Заказчик имеет намерение привлечь нового инвестора в свой бизнес, путем продажи доли в компании, то традиционно готовится документ с инвестиционным предложением — документ, который содержит структурированную информацию о компании и о сути предложения, которая предоставляется потенциальным инвесторам.

Мы подготовим этот документ, в котором будет изложена суть бизнеса, его преимущества, перспективы и т.п., а также предложена цена и условия инвестирования.

Бизнес-планирование и фандрайзинг — Макфин

У нас можно заказать бизнес-план под любые потребности и узнать стоимость разработки бизнес-плана. Вы можете заказать бизнес-план для кредита, бизнес-план для гранта, стратегический бизнес-план.

Также мы специализируемся на фандрайзинговых услугах для некоммерческих проектов. Полный комплекс услуг для финансирования социальных проектов.

Разработка бизнес-плана в компании МакФин Бизнес-аналитика

Мы проработаем для вас все разделы бизнес-плана, акцентируя внимание на тех разделах, которые для вас наиболее важны. Например, наши клиенты часто просят уделить особое внимание плану маркетинга проекта или расходам на его реализацию.

Наша компания имеет огромный опыт разработки бизнес-планов для различных проектов. Это и медицинские учреждения, и образовательные организации, интернет-проекты, проекты социального предпринимательства, крупные заводы и производственные компании, научные проекты и так далее. Мы имеем опыт фандрайзинга не только в России, но и за рубежом.

Также наша компания активно привлекается различными фондами для экспертизы представленных им на рассмотрение бизнес-планов для получения финансирования. Мы даем фондам рекомендации о том, имеет ли смысл вкладывать денежные средства в представленные проекты. Мы имеем опыт работы как с фондами, финансирующими благотворительные или социальные проекты, так и с фондами, занимающимися научными разработками. В этой связи мы обладаем огромным опытом не только составления бизнес-планов, но и их экспертизы с точки зрения привлекательности финансирования.

Наши эксперты не только имеют высшее экономическое образование, но также обладают опытом ведения реального бизнеса и некоммерческой деятельности. К любому проекту мы привлекаем специалистов узкой направленности вашего проекта.

Когда требуется услуга по разработке бизнес-плана

Разработка бизнес-плана – это самый важный шаг на пути построения бизнеса. Этот документ показывает перспективы прибыльности и окупаемости проекта, ключевые бизнес-процессы, их взаимосвязи, основные направления финансовых потоков, график и объемы требуемых инвестиций, план действий по реализации.

Конечно, в сети существует масса готовых бизнес-планов. Однако помните, что все они подстроены под конкретного заказчика, его регион, его цели и пожелания, его видение проекта. В условиях глобальной конкуренции выживают лишь проекты, которые обладают своими конкурентными преимуществами, которые в готовом бизнес-плане не заложены.

Многие клиенты, прежде чем обратиться к нам, пытаются составить бизнес-план сами. Как правило, анализ их бизнес-плана показывает, что допущено очень много ошибок в расчетах, не учтены многие виды расходов и потерь, а рынок переоценен. С этими недочетами мы сталкиваемся в подавляющем большинстве представляемых нам бизнес-планов.

Помните, что услуга по разработке бизнес-плана — это главная инвестиция в ваш бизнес. Ошибки при ведении бизнеса, неглубокий просчет бизнес-плана в итоге всякий раз приводят к большим потерям вашего бизнеса.

Что такое план проекта? Полное руководство по планированию проекта

Термины планирования проекта

Прежде чем мы углубимся в создание плана проекта, полезно ознакомиться с некоторыми терминами, с которыми вы столкнетесь. Вот список общих терминов, которые вы встретите в этом руководстве.

Результат: Результаты проекта, такие как продукт, услуга, отчет и т. д.
Заинтересованное лицо: Любое лицо, заинтересованное в проекте — менеджер проекта, спонсор проекта, члены команды, клиенты и т. д.
Задачи: Небольшие задания, ведущие к конечному результату.
Веха: Конец одной фазы проекта и начало следующей.
Ресурсы: Все, что вам нужно для завершения проекта, например персонал, расходные материалы, материалы, инструменты, люди и многое другое.
Бюджет: Оценка общих затрат, связанных с завершением проекта.
Отслеживание и мониторинг: Сбор данных проекта и обеспечение того, чтобы они отражали запланированные вами результаты.

Этапы планирования проекта

Процесс планирования проекта имеет решающее значение для успеха вашего проекта, и как руководитель проекта вы должны думать обо всех элементах, составляющих план управления проектом, таких как работа, время, ресурсы и риски. .

Теперь мы познакомим вас с основными этапами планирования проекта :

Обрисуем экономическое обоснование
Встреча с ключевыми заинтересованными сторонами
Определить объем проекта
Собрать команду проекта
Определить бюджет проекта

Установить цели и задачи проекта
Описание результатов проекта
Создать расписание проекта
Назначайте задачи членам вашей команды
Проведите анализ рисков
Создайте свой план проекта
Сообщите о своем прогрессе

Следуя этим шагам планирования проекта, вы проясните, чего вам нужно достичь, разработаете процессы, необходимые для этого, и разработаете план действий, как вы собираетесь продвигать этот план проекта вперед.

1. Опишите экономическое обоснование

Если у вас есть проект, для него есть причина — это ваше экономическое обоснование. В бизнес-кейсе излагаются причины, по которым проект инициируется, его преимущества и окупаемость инвестиций. Если есть проблема, которая решается, то эта проблема описана здесь. Экономическое обоснование будет представлено тем, кто принимает решения в вашей организации, с объяснением того, что необходимо сделать и как, наряду с технико-экономическим обоснованием для оценки практичности проекта. Если одобрено, у вас есть проект.

2. Встреча с ключевыми заинтересованными сторонами

У каждого проекта есть заинтересованные стороны, те, кто кровно заинтересован в проекте. От тех, кто получает от этого прибыль, до членов команды проекта, которые несут ответственность за его успех. Поэтому любой менеджер проекта должен определить, кто эти ключевые заинтересованные стороны в процессе планирования проекта, от клиентов до регулирующих органов. Встреча с ними имеет решающее значение для получения более четкого представления о том, что должен включать в себя план управления проектом и что ожидается от конечного результата.

3. Определение содержания проекта

Это относится к работе, необходимой для достижения целей проекта и получения необходимых результатов. Масштаб проекта должен быть определен и организован в виде структурной декомпозиции работ (WBS). Таким образом, объем проекта включает в себя то, что вы должны сделать в проекте (результаты, вспомогательные результаты, рабочие пакеты, элементы действий), а также то, что не является существенным. Последнее важно для плана проекта, потому что знание того, что не имеет высокого приоритета, помогает избежать расползания масштаба; то есть использование ценных ресурсов для чего-то, что не является ключом к успеху вашего проекта.

4. Соберите проектную команду

Вам понадобится способная проектная группа, которая поможет вам составить план проекта и успешно его реализовать. Целесообразно собрать разнообразную группу опытных профессионалов, чтобы создать междисциплинарную команду, которая видит ваш план управления проектом с разных точек зрения.

5. Определите бюджет проекта

После того, как вы определите объем своего проекта, у вас будет список задач, которые необходимо выполнить для успешной реализации вашего проекта. Для этого вам понадобятся такие ресурсы, как оборудование, материалы, человеческий капитал и, конечно же, деньги. Бюджет вашего проекта оплатит все это. Первым шагом к созданию бюджета проекта является оценка затрат, связанных с каждой задачей. После того, как у вас есть эти оценочные затраты, вы можете установить базовый уровень затрат, который является основой для бюджета вашего проекта.

6. Установите цели и задачи проекта

Цели и задачи — это разные вещи, когда речь идет о планировании проекта. Цели — это результаты, которых вы хотите достичь, и обычно они носят широкий характер. Цели, с другой стороны, более конкретны; измеримые действия, которые необходимо предпринять для достижения цели. При создании плана проекта цели и задачи естественным образом вытекают из бизнес-кейса, но на этом этапе вы углубляетесь в детали. В некотором смысле вы корректируете цели, изложенные в бизнес-кейсе, и создаете четко определенные задачи. Эти цели и задачи собраны в уставе проекта, который вы будете использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта.

7. Описание результатов проекта

У проекта может быть множество результатов. Результатом может быть товар, услуга или результат, необходимые для выполнения задачи, процесса, этапа, подпроекта или проекта. Например, конечный результат является причиной проекта, и как только этот результат будет получен, проект будет завершен. Как определено в рамках проекта, проект состоит из подпроектов, фаз, пакетов работ, действий и задач, и каждый из этих компонентов может иметь результат. Первое, что нужно сделать, — это определить конечный результат и как вы узнаете, что качество соответствует ожиданиям ваших заинтересованных сторон. Что касается других результатов проекта, они также должны быть определены, и кто-то в команде должен нести ответственность за их успешное выполнение.

8. Создайте расписание проекта

Расписание проекта — это то, на чем все держится. От ваших задач до вашего бюджета — все определяется временем. Расписания составляются путем сбора всех задач, необходимых для достижения конечного результата, и их размещения на временной шкале проекта, которая заканчивается в установленный вами срок. Это может привести к неконтролируемой работе впереди, поэтому графики разбиты на этапы, обозначенные вехами, которые отмечают конец одного этапа проекта и начало следующего.

9. Назначьте задачи членам вашей команды

План составлен, но он все еще существует в абстрактном виде, пока вы не возьмете задачи из своего расписания и не начнете назначать их членам вашей команды. Их роли и обязанности должны быть четко определены, чтобы они знали, что делать. Затем, когда вы назначаете им задачи из своего плана, они должны быть четкими, с указаниями и любой сопутствующей документацией, которая им потребуется для выполнения задач.

10. Проведите анализ рисков

Каждый проект имеет определенный уровень риска. Существует несколько типов риска, таких как риск объема, технические риски и риск графика, среди прочих. Даже если ваш план проекта является тщательным, внутренние и внешние факторы могут повлиять на время, стоимость и объем вашего проекта (тройное ограничение). Таким образом, вы должны рассматривать свое планирование как гибкое. Есть много способов подготовиться к риску, например разработать план управления изменениями, но на данный момент самое важное — это отслеживать свой прогресс на протяжении всего этапа выполнения, используя отчеты о состоянии проекта и/или программное обеспечение для планирования проектов для мониторинга рисков. .

11. Создайте свой план проекта

Как обсуждалось выше, план управления проектом — это документ, состоящий из нескольких элементов. Прежде чем мы перейдем к подробному объяснению каждого из них, важно понять, что вы должны включить их все, чтобы иметь надежный план проекта.

Устав проекта
График проекта
Бюджет проекта
Описание содержания проекта
План управления рисками
План управления изменениями
План управления затратами
План управления ресурсами
План взаимодействия с заинтересованными сторонами

12. Сообщите о своем прогрессе

Ваша конечная цель — обеспечить успешный проект для ваших заинтересованных сторон. Они вложены и не будут удовлетворены тем, что будут вертеть пальцами, не просматривая отчеты о статусе проекта, чтобы отслеживать прогресс. Построив структурную декомпозицию работ (WBS) на этапе планирования проекта, вы можете разбить проект для них, чтобы они поняли, как будет выполняться ваш план проекта. Информирование заинтересованных сторон важно для управления их ожиданиями и обеспечения их удовлетворенности. Регулярные встречи по планированию, на которых вы представляете отчеты о проделанной работе, — отличный способ показать им, что все идет по плану, и ответить на любые вопросы или опасения, которые у них могут возникнуть. В вашем плане управления заинтересованными сторонами будет указано, как вы будете привлекать заинтересованные стороны к проекту.

Как создать план проекта с помощью ProjectManager

Программное обеспечение для планирования проектов — это инструмент, помогающий планировать, организовывать и управлять расписанием и ресурсами, необходимыми для завершения проекта. ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое организует проекты от планирования до завершения. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию и следуйте инструкциям, чтобы составить подробный план проекта, учитывающий каждую деталь.

1. Перечислите свои задачи для плана

Задачи — это строительные блоки любого проекта, и начало любого плана — это определение всех задач, которые ведут к конечному результату.

Откройте инструмент, чтобы добавить задачи на диаграмму Ганта или в одно из других представлений проекта. Вы можете импортировать список задач из любой электронной таблицы или использовать для начала один из наших шаблонов.

2. Добавление длительности и стоимости к задачам

Каждая задача имеет расчетную продолжительность, то есть время, необходимое для ее выполнения. Они также потребуют определенной суммы финансирования, которую необходимо собрать, чтобы сформулировать свой план.

Добавьте даты начала и окончания каждой задачи в диаграмму Ганта, и они заполнят временную шкалу проекта, чтобы вы могли видеть весь проект в одном месте. Также есть столбец для стоимости задач.

3. Зависимые от ссылок задачи

Задачи не всегда отделены друг от друга. Часто одно не может начать или остановиться, пока другое не запустится или не остановится. Это называется зависимостью от задачи и должно быть отмечено в вашем плане.

Свяжите зависимые задачи, перетащив одну на другую. Пунктирная линия указывает на то, что они связаны, так что вы всегда будете в курсе этого факта и сможете избежать узких мест позже в проекте.

4. Установите вехи и базовый уровень

Веха указывает на конец одной фазы и начало другой, что помогает отслеживать и морально. Базовый уровень устанавливает ваш план, чтобы вы могли сравнить его с фактическим прогрессом.

В диаграмме Ганта есть фильтр, который автоматически устанавливает базовый уровень, поэтому вы можете использовать его для отслеживания вашего фактического прогресса по плану. Базовую линию также можно зафиксировать одним щелчком мыши.

5. Onboard Team & Assign

Объединив команду и инструмент, вы реализуете план проекта. Чем проще и плавнее будет этот переход, тем быстрее вы приступите к работе над проектом.

Пригласите свою команду из программы, и она создаст электронное письмо со ссылкой. Как только они перейдут по этой ссылке, они окажутся в системе и получат доступ к инструментам, необходимым им для управления своими задачами.

6. Мониторинг прогресса и отчеты заинтересованным сторонам

Отслеживание вашего прогресса, а затем информирование заинтересованных сторон — это и то, как вы не отклоняетесь от намеченного пути, и управляете ожиданиями заинтересованных сторон.

Следите за ходом выполнения на нашей информационной панели в режиме реального времени, которая вычисляет данные и отображает их по шести показателям проекта. Отчеты можно фильтровать и делиться ими для более глубокого изучения этих цифр.

7. Корректировка плана по мере необходимости

Ни один план не остается неизменным на протяжении всего проекта. Что-то происходит, и требуются изменения. Таким образом, возможность легко редактировать свой план является ключом к процессу планирования проекта.

Редактируйте свой план на диаграмме Ганта простым перетаскиванием. Переместите старую дату на новую дату, и не только эта задача будет исправлена, но и любые затронутые задачи также будут автоматически обновлены.

ProjectManager — отмеченное наградами программное обеспечение, помогающее менеджерам планировать и организовывать команды. Диаграммы Ганта контролируют все аспекты вашего плана проекта, от планирования до назначения задач и даже отслеживания хода выполнения. Несколько представлений проекта обеспечивают прозрачность рабочего процесса и предоставляют всем инструменты, необходимые для достижения наилучшего результата.

Готовы составить свой план? Попробуйте ProjectManager сегодня с бесплатной 30-дневной пробной версией.

Руководитель проекта отвечает за составление плана проекта, и, хотя вы не можете составить весь контент самостоятельно, вам придется стучать по клавишам, чтобы все это напечатать. Используйте шаблоны там, где это возможно, чтобы сэкономить время. Загрузите наш бесплатный шаблон плана проекта и напишите свой план в два раза быстрее!

Какова цель плана управления проектом?

Цель плана управления проектом — служить руководством для этапов выполнения и контроля. План проекта предоставляет всю информацию, необходимую для этапа выполнения, такую как цели проекта, задачи, объем работ, этапы, риски и ресурсы. Затем эта информация помогает руководителям проектов отслеживать и контролировать ход выполнения проекта.

Сначала мы планируем сэкономить время позже. Хороший план проекта означает, что вам не нужно беспокоиться о том, будут ли участники проекта доступны в нужные даты, потому что вы запланировали их присутствие. Вам не нужно беспокоиться о том, как оплатить эти счета — вы спланировали свой финансовый процесс. Вам не нужно беспокоиться о том, согласны ли все с тем, как выглядит качественный результат — вы уже спланировали, какие меры качества собираетесь использовать.

В хорошем плане проекта изложены процессы, которым должны следовать все, что позволяет избежать головной боли в дальнейшем. Например, если вы укажете, что оценки будут подготовлены экспертами в предметной области на основе их суждений, и это будет одобрено, позже никто не сможет пожаловаться на то, что они хотели, чтобы вы использовали другой метод оценки. Они знали о сделке с самого начала.

Планы проекта также очень полезны для отслеживания прогресса. Вы можете вернуться к ним и проверить, что, по вашим словам, вы собираетесь делать и как, сравнив это с тем, что вы делаете на самом деле. Это дает вам хорошую проверку реальности и позволяет вам изменить курс, если вам нужно, возвращая проект в нужное русло.

Такие инструменты, как информационные панели, помогут вам убедиться, что ваш проект идет по плану. ProjectManager имеет панель мониторинга в реальном времени, которая автоматически обновляется при обновлении задач.

Элементы плана проекта

Уже рассмотренный процесс планирования проекта лишь поверхностно затрагивает то, что является глубоким колодцем практик, созданных для управления вашим проектом. Они начинаются с диалога — общения с заинтересованными сторонами, командами и т. д.

Результатом этапа планирования является документ, называемый планом проекта. Руководство к Своду знаний по управлению проектами

Описание содержания проекта для определения всех задач и результатов, необходимых для завершения проекта
План управления рисками для работы с рисками проекта, включая процессы регистрации и отслеживания рисков
План управления изменениями для управления любыми изменениями, которые будут внесены в план проекта
План управления затратами для управления затратами и элементами бюджета проекта, включая любые закупки или обязательства поставщиков, которые у вас могут быть
План управления ресурсами для управления материальными ресурсами, такими как оборудование и человеческие ресурсы в команде, как с точки зрения доступности, так и навыков
План управления заинтересованными сторонами, определяющий, кто будет получать сообщения о проекте, когда и в каком формате

План качества, определяющий целевые показатели качества для проекта

Очень много документации.

На самом деле вы редко будете создавать отдельные документы. Что вам нужно, так это план проекта, в котором рассказывается о важных элементах каждого из них. В любом случае нет смысла создавать большой документ, в котором точно описывается, как работает ваш бизнес. Если у вас уже есть структурированный процесс управления рисками, не тратьте время на повторную запись всего этого в плане проекта.

Ваш план управления проектом должен содержать достаточно информации, чтобы быть уверенным, что вы точно знаете, какие процессы и процедуры необходимо соблюдать и кто должен быть задействован. Получите одобрение плана проекта заинтересованными сторонами, спонсором проекта и вашей командой, чтобы потом не было сюрпризов. Как объяснялось выше, диаграммы планирования проекта и методы, такие как диаграммы Ганта, CPM, WBS или PERT, могут помочь вам создать план проекта.

Сколько времени занимает этап планирования проекта?

Трудно ответить. Планирование посадки на Луну займет больше времени, чем новое приложение для знакомств.

Лучший способ оценить, сколько времени займет этап планирования вашего проекта, — это посмотреть на аналогичные проекты, которые были реализованы ранее, и посмотреть, сколько времени ушло на их планирование. Поговорите также с руководителем проекта, если можете, потому что у них будет мнение о том, было ли достаточно этого периода времени или нет!

Легко увидеть, сколько времени заняли другие проекты, если у вас есть инструмент управления проектами, который архивирует ваши старые графики проектов и делает данные доступными для всех, кому они нужны. Затем вы можете искать похожие проекты и детально изучать их графики.

Техники процесса планирования проекта

План проекта заключается в том, чтобы определить, что и как делать, поэтому вам нужно привлечь к этому большое количество людей. Существует несколько хороших инструментов и методов планирования проектов для получения информации от других людей, в том числе:

Семинары
Индивидуальные встречи или интервью
Опросы или фокус-группы для сбора и проверки требований.

Вам также следует вооружиться инструментом управления задачами, например списком или доской канбан. Они невероятно полезны для записи важных вещей, которые должны быть в вашем плане проекта. Программное обеспечение для канбан-досок может помочь структурировать ваш план, записывая ключевые заголовки, а затем перемещая их по мере необходимости, пока вы не получите правильный поток.

Наконец, вам понадобится онлайн-система управления проектами для хранения вашего плана управления проектом. Убедитесь, что каждый в команде может получить доступ к последней версии плана проекта.

Как управлять планом проекта

План вашего проекта — это не документ, высеченный на камне. Вы должны возвращаться к нему и вносить в него изменения так часто, как вам нужно. Его части, такие как расписание вашего проекта, будут меняться почти ежедневно. Другие части, такие как ваши планы закупок и процессы управления затратами, вообще не изменятся в течение жизни вашего проекта.

Важно помнить, что если ваш план управления проектом не работает для вас, подумайте, что вы можете сделать, чтобы изменить его. Он должен направлять ваше управление проектами, а не мешать вам делать правильные вещи. Если вам нужно проверить, как вы управляете рабочими и проектными ресурсами, вернитесь и просмотрите его. Внесите необходимые изменения, снова получите одобрение плана и поделитесь им с командой.

Как составить план проекта, если у вас нет ответов на все вопросы

Да, такое случается в большинстве случаев! В начале проекта редко бывает вся информация. Большинство менеджеров хотят, чтобы вы погрузились в работу и приступили к работе, но вы можете не позволить себе роскошь знать все детали.

Все в порядке; у нас есть методы, помогающие справиться с неопределенностью.

Первое предположение проекта. Вы используете их, чтобы внести оговорки в свой план и задокументировать то, что вы считаете верным на данный момент времени. Например:

Мы предполагаем, что ресурсы будут доступны.
Мы предполагаем, что необходимое финансирование имеется.
Мы предполагаем, что запрошенные цвета будут соответствовать бренду компании и что маркетинговая подпись не требуется.

Вы поняли. Затем, если команда дизайнеров возвращается и говорит, что они хотят, чтобы продукт представлял собой совершенно новую палитру цветов и что маркетинг должен одобрить это, вы вправе сказать, что вам придется изменить временные рамки в графике, чтобы сделать это возможно.

Вы планировали, основываясь на предположении (с которым все согласились, потому что вы получили одобрение документа), и это предположение оказалось неверным.

Следующие шаги по планированию проекта

Самое важное, что нужно помнить, это то, что вы не должны торопить процесс планирования проекта. При правильном выполнении планирование проекта требует времени. И это стоит делать правильно, потому что если вы этого не сделаете, мы гарантируем, что вы столкнетесь с проблемами позже, потому что люди не будут понимать, что они должны делать и почему.

Грамотное планирование ведет к успеху. Это дает вам уверенность в том, что у вас есть все необходимые процессы, инструменты и системы для достижения идеального результата.

Теперь, когда вы узнали все о планировании проекта, пришло время действовать. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager и начните планировать свой проект уже сегодня!

Начать бесплатную пробную версию

Семь шагов к успешному планированию проекта

В последнее время я участвовал в нескольких проектных группах. Некоторые из этих событий заставили меня сесть и проанализировать процесс планирования проекта, чтобы понять, как можно улучшить планирование и реализацию управления проектом.

Почему проекты, которыми руководят талантливые люди, задерживаются или не завершаются? Почему проектным командам иногда кажется, что они стреляют по движущейся мишени? Я считаю, что отсутствие надлежащего планирования или неспособность создать системный подход могут быть фатальными для проектов.

Что такое планирование проекта?

Планирование проекта — это процесс определения целей и объема работ, целей и контрольных точек (результатов), а также распределения задач и бюджетных ресурсов для каждого этапа. Хорошим планом легко поделиться со всеми участниками, и он наиболее полезен, когда к нему регулярно возвращаются. Просто набросать план и никогда больше не обсуждать его с командой — это хороший рецепт напрасной траты времени и усилий.

Вы можете планировать свой проект в простом документе Google или использовать программное обеспечение для управления проектами. Преимущество использования программного обеспечения для управления проектами заключается в том, что вы обычно можете хранить все свои документы и результаты в одном месте, и вы можете не потерять важные обсуждения и решения по электронной почте или в Slack. Например, с помощью такого инструмента, как Basecamp, легко отслеживать прогресс и отслеживать разговоры и элементы, требующие совместной работы с несколькими разными людьми.

Если вы думаете об управлении проектами как предприниматель или в быстро развивающемся стартапе, поначалу может показаться, что все это занимает слишком много времени. Но на самом деле вы сэкономите много времени и ресурсов, если с самого начала задокументируете план проекта и будете использовать его в качестве дорожной карты, чтобы держать вас и вашу команду в нужном русле.

Вот семь ключей к успешному планированию проекта, которые помогут вам начать работу.

1. Думайте о своем плане как о дорожной карте для заинтересованных сторон

Каждому проекту нужна дорожная карта с четко определенными целями, которые не должны меняться после завершения первой фазы проекта. Все заинтересованные стороны, получающие выгоду от результата или участвующие в выполнении проекта, должны быть названы, а их потребности указаны в ходе начального процесса планирования проекта.

Эти заинтересованные стороны могут включать:

Руководителя проекта или лицо, в конечном итоге ответственное за завершение
«Клиент» , который получает результаты — это может быть кто-то из вашей команды (внутренний) или реальный платящий клиент.
Команда, или люди, ответственные за любую тактику, которая является частью плана.

Не думайте, что вы автоматически понимаете потребности и цели каждого заинтересованного лица. Прежде чем вы зайдете слишком далеко в документировании своего плана проекта, поговорите с ними, чтобы убедиться, что вы действительно понимаете проект, способности и ресурсы каждого в команде.

2. Разбейте проект на список результатов

Разработайте список всех результатов. Этот список должен разбивать более крупный проект на более мелкие задачи, которые можно поручить конкретным членам команды, и вы должны включать предполагаемые сроки, связанные с каждым результатом или задачей.

Убедитесь, что вы понимаете и документируете процесс утверждения каждого результата. Если ваш проект предназначен для внешнего заказчика, убедитесь, что вы четко понимаете его внутренний процесс утверждения, чтобы вас не удивляли задержки и не тормозили из-за конкурирующих мнений.

3. Поговорите со своей командой

Укажите поименно всех лиц и/или организаций, участвующих в каждом результате или задаче, и подробно опишите их обязанности. В противном случае недопонимание может привести к задержкам и ситуациям, когда членам команды, возможно, придется переделывать свою работу.

Проведите стартовое совещание, чтобы обсудить с вашей командой предполагаемый план атаки. Попросите их помочь вам подумать о наилучшем способе выполнения работы. Это не только поможет вам быть более эффективным, но и поможет вам заручиться их поддержкой, потому что они будут чувствовать себя более ответственными за процесс. Использование инструмента управления проектами, такого как Basecamp, может помочь держать всех в курсе и хранить документы и разговоры в одном месте.

Если вы используете электронную почту для обмена информацией о проектах, подумайте об использовании решения для групповой электронной почты, которое позволит вам назначать электронные письма, требующие внимания, связанного с проектом, членам команды в соответствии с необходимостью, а не бесконечно пересылать огромные потоки разговоров туда и обратно.

4. Определите риски

Определите риски, связанные с вашим проектом. Подумайте, что вы будете делать, если что-то займет намного больше времени, чем вы ожидали, или если затраты окажутся намного выше, чем вы изначально предполагали.

Вам не обязательно иметь определенный план действий для каждого возможного негативного исхода, но вы должны провести некоторое время со своей командой, обдумывая, что может пойти не так. Затем вы можете сделать все возможное, чтобы снизить эти риски с самого начала, а не быть застигнутыми врасплох позже. Факторы риска также могут иметь некоторое влияние на то, как вы составляете бюджет.

5. Создайте бюджет

К вашему списку этапов и результатов должна быть приложена информация о стоимости проекта и предполагаемом бюджете. Не поддавайтесь искушению выделять большие суммы в долларах на крупные проекты, не определяя, как именно эти деньги будут потрачены. Это поможет вашей команде понять ресурсы, с которыми они должны работать, чтобы выполнить работу. Когда вы устанавливаете свой первоначальный бюджет, эти цифры могут быть диапазонами, а не абсолютными значениями.

Для некоторых товаров вам может потребоваться запрос предложений от нескольких разных поставщиков. Может быть полезно кратко задокументировать согласованный объем проекта в вашей бюджетной документации на тот случай, если вам в конечном итоге потребуется внести изменения в более крупный проект на основе бюджетных ограничений или если ваш поставщик не предоставит именно то, что вы ожидали.

6. Добавьте вехи

Используйте свой список результатов в качестве основы для добавления вех и задач, которые необходимо выполнить для достижения более крупной цели. Установите разумные сроки, принимая во внимание производительность, доступность и эффективность членов команды проекта.

Подумайте о своих достижениях в рамках SMART. Ваши цели должны быть:

Конкретными: Ясными, краткими и написанными доступным для всех языком.
Измеряемый: При необходимости используйте числа или количественный язык. Избегайте расплывчатых описаний, которые оставляют успех на усмотрение личного, субъективного толкования.
Приемлемо: Заручитесь поддержкой заинтересованных сторон в отношении ваших целей, этапов и результатов.
Реалистичный: Многоплановые цели — это одно, но не ставьте цели, которых невозможно достичь. Это разочаровывает вашу команду и ваших заинтересованных лиц и может в конечном итоге задержать ваш проект, потому что достижение невозможного обычно стоит больше и занимает больше времени.
По времени: Установите конкретные сроки. Если вам нужно изменить сроки, связанные с вашими вехами, задокументируйте, когда и почему вы сделали это изменение. Избегайте скрытых изменений или изменения сроков без уведомления вашей команды и соответствующих заинтересованных сторон.

7. Установите рекомендации по отчетам о ходе работы

Это могут быть ежемесячные, еженедельные или ежедневные отчеты. В идеале для вашего проекта должно быть создано рабочее пространство для совместной работы в режиме онлайн или офлайн, где все стороны могут следить за ходом выполнения. Убедитесь, что у вас есть план коммуникации — задокументируйте, как часто вы будете информировать заинтересованные стороны о прогрессе и как вы будете делиться информацией — например, на еженедельных собраниях или ежедневно по электронной почте.