Ведение документооборота: Ведение делопроизводства и документооборота

Содержание

Ведение документооборота в компании | HR и кадровая служба AQM.BY

Каждая компания сталкивается с большим количеством документов. Для того, чтобы рабочий процесс протекал гладко, нужно наладить документооборот. С чего начать, какими правилами руководствоваться?

Что такое документооборот?

Документооборот – это движение всех документов в компании, а также система их создания, обработки, передачи, приема, хранения, архивирования, рассмотрения, подписи, согласования, уничтожения и т.д. В это понятие входят все приказы, договоры, акты, контракты, письма, характеристики, личные дела, накладные, сметы, отчеты, объяснительные, калькуляции, копии и другие документы.

Выделяют разные классификации документооборота. По сфере применения он бывает:

управленческим;
производственным;
кадровым;
складским;

бухгалтерским;
административно-хозяйственным;
техническим;
технологическим.

Также выделяют архивное дело и секретное и конфиденциальное делопроизводство.

Документы бывают:

Входящими – приходящими в компанию по почте, через курьеров, по факсу, предоставляемыми лично.
Исходящими. Они отправляются юридическим и физическим лицам.
Внутренними. Такие документы не выходят за пределы компании и регулируют ее работу.

Документацией занимается секретарь.

Зачем организовывать документооборот?

Если вы создадите налаженную и функционирующую централизованную систему, документы будут проходить необходимый путь максимально быстро и под строгим контролем. Это ускорит рабочий процесс и предотвратит потери и утечки информации.

Ведение документооборота в организации

Советы для ведения документации:

Разделите документы на группы. Выделите, например, те, что необходимо отправить сразу же руководителю, и те, которые поступают к другим сотрудникам.
Регистрируйте входящие документы сразу же после поступления и не откладывайте их.
Вносите в единый регистр все документы, вне зависимости от того, каким способом они поступили в офис.
Не регистрируйте бумаги повторно после поступления в компанию. Наличие единственного номера поможет избежать путаницы.
Четко определите, кто какими документами занимается (подписывает, ставит печать и пр.), и как долго их можно обрабатывать.
Регламентируйте, какие бумаги не регистрируются, чтобы не тратить на них время. К таким относят рекламу, поздравления, приглашения, прейскуранты, газеты, журналы, брошюры и т.п.
Исключите из «пути передвижения» документа в компании повторяющиеся операции.

В 21 веке многое автоматизируется и переводится в цифровой формат. Поэтому электронная система ведения документооборота уже используется во многих компаниях, особенно в крупных. Существуют специальные программы для перенесения документов в компьютер и их хранения в таком виде. Достоинства такого варианта:

Быстрый доступ к файлам. При необходимости можно моментально найти и отправить нужный документ.
Удобный поиск – по ключевым словам или дате.
Неограниченный срок хранения.
Сохранность – в отличие от бумажного, электронный документ не порвется, не выцветет и не потеряется.
Защита от утечки информации. Системы электронного документооборота защищены от взломов и внешних вторжений.
Ограниченный доступ для конфиденциальных документов.
Строгий контроль за историей передвижений документации и операций с ними, что позволяет ничего не упустить.
Экономия денег для компании: на бумаге, конвертах, марках, почте, краске для принтера и т.д.
Экономия места в офисе на бумагу, принтер, а также шкафы, полки и папки для хранения документов.

Экономия времени работников, что позволяет им тратить время на более важные и полезные задачи.
Расширение возможностей для удаленных сотрудников, ведь они смогут работать с документами в любом месте.

Ошибки в оптимизации документооборота

Установление грамотной системы документооборота и ее переведение в электронный формат требуют времени и усилий. На пути к результату встречаются трудности и проблемы, вызванные ошибками. Некоторые из них могут быть настолько серьезными, что приведут к административной ответственности. Распространенные ошибки:

Отсутствие шаблонов, бланков и форм для документов, то есть разные стили в документации.
Отсутствие четких временных рамок для обработки бумаг. Из-за этого документы не подписываются в срок, например.
Слишком большое количество этапов в «движении» документа до конечной точки.
Отсутствие сортировки и разделения документации по датам, назначению и т.д.
Создание большого количества ненужных копий документов.
Отсутствие делегирования обязанностей по документации между работниками.
Непринятие современных технологий и перевода документооборота в электронный формат.
Хранение документов одного типа в разных местах или в разных программах, из-за чего их сложно найти.

Грамотная организация порядка ведения документооборота способствует эффективности и продуктивности компании, ведь налаженная система экономит бюджет, а также время и силы сотрудников. Один из ключевых и наиболее современных способов оптимизации документации – это ее переведение в электронный вариант.

Марьяна Колесник

Аутсорсинг документооборота от Accord Post

Аутсорсинг документооборота

Каждый, кто сталкивался с ведением документооборота знает, что этот процесс требует серьезных ресурсов, как временных, так и финансовых.

Особенности управления документооборотом

Ведение документации – задача, требующая соблюдения строгих регламентов и нормативов. Это не только необходимость, обусловленная законодательством, но и отдельная статья расходов. Рассмотрим подробнее нюансы и этапы работы ведения документации.

Чтобы организовать четкий процесс ведения документооборота необходимо содержать печатное оборудование, а также штат сотрудников, которые на постоянной основе будут заниматься печатью документов, простановкой печатей, упаковкой, походами в почтовое отделение для отправки, а также архивированием документации.

У сотрудников должен быть опыт, они должны обладать знаниями и выполнять работу по ведению документооборота пунктуально и качественно. Даже небольшая оплошность может нанести прямой или косвенный вред компании.

От качества документов напрямую зависят и сроки поступления оплаты от контрагентов, поэтому платежный документ должен быть понятным, удобным в использовании и отвечать требованиям законодательства.

Печать и доставка документов строгой отчетности для юридических лиц – один из важных этапов коммуникации с клиентами и партнерами.

Как помочь бизнесу с документооборотом?

Сокращение расходов на решение рутинных задач – важный момент при организации бизнес-процессов. Ведь зачастую вместо реализации важных стратегических целей приходится тратить ресурс именно на текущие задачи. Для устранения данной проблемы существует аутсорсинг документооборота. Централизация выпуска документов позволит соблюдать корпоративные требования и сократить сроки поступления платежей, тем самым снизить дебиторскую задолженность.

В комплекс работ входят: печать, комплектация, упаковка и отправка пакетов документов, сканирование и архивация документации, работа с базами данных и работа с возвратными документами, простановка печатей и подписей по доверенности, актуализация адресной информации, интеграция с CRM. При этом передача этих процессов на аутсорсинг становится выгоднее для бизнеса.

Преимущества ведения документооборота на аутсорсинге

Опыт подрядчика в ведении документооборота. Компетентность позволяет не беспокоиться о правильности решений.
Выгодные цены на почтовую рассылку
Услуги по документообороту на аутсорсинге существенно выгоднее, чем постоянная оплата работы штата ответственных сотрудников
Точное соблюдение сроков даже при миллионных тиражах
Возможность автоматической и ручной упаковки на современном оборудовании
Контроль возврата подписанных документов при помощи контакт-центра

Accord Post возьмет на себя всю рутинную работу по выпуску и доставке документов и создаст условия для добросовестного исполнения всех обязательств перед контрагентами.

Управление документооборотом силами наших специалистов позволит оптимизировать затраты, увеличит скорость обработки документации и избавит от необходимости содержать печатное оборудование и большой штат специалистов.

Позвоните нам и получите консультацию уже сегодня!

Ведение документооборота в организации в Самаре

У нас вы можете получить широкий спектр услуг по документационному обеспечению управления:

Ведение документооборота организации:

регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
отправка корреспонденции экспресс почтой и почтой России;
отслеживание поступления договорных документов.

Сопровождение командировок сотрудников:

заказ билетов, гостиницы, такси;
помощь в оформлении загранпаспорта;

помощь в оформлении виз.

Вся работа с документами должна проводиться по плану, с соблюдением всех правил и норм. Налоговый и бухгалтерский учет требует правильного движения документов. Ведение документооборота включает в себя 3 этапа, о которых знают только опытные специалисты. Этапы следующие:

Прием документов.
Регистрация документов в канцелярии, присвоение входящих и исходящих номеров, занесение в реестр с указанием номера, даты, способа получения либо отправки, службы, от которой исходит либо которой адресован документ, и места его хранения.
Архивирование документов.

Документооборот в торговой организации

Рассмотрим, например, документооборот в торговой организации. Торговая деятельность происходит за счет двух операций: покупки и продажи. Каждая из операций требует наличия определенной документации, позволяющей правильно и законно проводить сделку.

Покупка товара требует много товаросопроводительной документации, к ней отнесем:

Накладная.
Акт, подтверждающий прием товара.
Товарно-транспортная накладная.
Железнодорожная накладная.
Счет-фактура.

Получая товар, покупатель обязательно должен изучить груз, проверить его качество и количество, которое прописано в документации.

Продажа товара

Чтобы продать товар третьему лицу, нужна унифицированная форма. Этим занимается бухгалтер или доверенное лицо. Документ должен иметь следующие обязательные атрибуты:

Номер и дату.
Телефон, адрес, наименование организации, реквизиты банка.
Подписи и должности лиц, которые производят отгрузку. Все подписи должны четко расшифровываться.

В случае, когда доставку проводит сам продавец, должна присутствовать товарно-транспортная накладная 1-Т.

Документооборот в нашей компании

Наша компания осуществляет ведение документооборота на выгодных условиях для клиентов, обеспечивая максимальную безопасность и конфиденциальность.

Стоимость будет зависеть от объёма и сложности работы и будет определяться строго индивидуально для каждого клиента. Мы предоставляем только профессиональное обслуживание, за которое несем полную ответственность. Группа компаний «СКАДО» получает подобные услуги много лет, и все заказчики довольны этим обслуживанием.

Только мы точно знаем, наличие каких документов необходимо для той или иной сделки, как пошагово осуществляется ведение документооборота, на что нужно обращать внимание, чтобы сэкономить время. Мы предоставляем свои услуги в городе Самара, а также по всей области, стараясь обслужить как можно большее количество клиентов.

Чтобы заниматься ведением документооборота, необходимо иметь соответствующую профессиональную подготовку. Только наши профессиональные сотрудники имеют все нужные знания и умения для проведения таких работ, имеют профильное образование, которое документально подтверждает их профессионализм. Работа с нами проводится максимально конфиденциально, ответственно и безопасно. Мы выполним все нужные операции, которые помогут нашим клиентам совершить покупку или продажу.

Преимущества работы с нами

Обратившись в нашу компанию, вы получите максимально полную помощь в организации документооборота вашей организации. Мы имеем множество преимуществ, которые заставляют потенциальных клиентов выбирать только нас:

Комплексный подход к выполнению своих задач.
Опыт более 20 лет.
Соблюдение всех сроков, которые были предварительно оговорены.
Профессиональные и высококвалифицированные специалисты.
Доступные цены.

Мы подберем индивидуальный подход для каждой работы, сможем ответственно отнестись к своим обязанностям и помочь клиентам. Далее в любых вопросах мы сможем вас консультировать, давать бесплатные советы и нести ответственность за ваше дело.

Ведение деловой переписки на английском и немецком языках

Автоматизированная информационная система «Делопроизводство». СЭД ТЕЗИС

Многие считают, что понятия «делопроизводство» и «документооборот» тождественны. Казалось бы, и тут, и там в центре стоят документы предприятия. Однако делопроизводство — гораздо более широкое понятие, чем документооборот. Что, впрочем, совершенно не мешает использовать для его автоматизации систему электронного документооборота, воспользовавшись встроенными в нее функциями программы электронного делопроизводства. Расскажем, как это организовано в СЭД ТЕЗИС, но для начала немного пройдемся по терминологии.

В чем разница между делопроизводством и документооборотом?

Многие полагают, что эти два термина обозначают одно и то же, однако, на самом деле, одно является частью другого — надо сказать, весьма существенной. Делопроизводство невозможно без документооборота, а документооборот вне рамок делопроизводства не существует.

Коротко говоря, документооборот — это движение документов внутри компании: их передача от сотрудника к сотруднику для доработки, согласования, утверждения. Кстати говоря, создание и правка документов — другое понятие: все это в совокупности называется документированием.

Делопроизводство — куда более комплексное понятие. В него традиционно включают три составные части или, вернее сказать, три основные задачи, которое оно решает:

документирование — создание, правка, согласование и утверждение документов;
документооборот — обеспечение движения, контроля исполнения и использования документов;
канцелярия — ведение архива документов с нумерацией, подшивкой в дела, а также поиск документов в архиве.

Все это в совокупности служит одной цели — документационному обеспечению управления (ДОУ).

Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием. Оно подкрепляет документами деловые процедуры, которые компания проводит для ведения своих дел и выполнения своих целей и задач, а также практического управления сотрудниками, взаимодействием с контрагентами, создания внутренних регламентов компании и оптимизации бизнес-процессов.

Максимально коротко, делопроизводство — это весь комплекс мер по обеспечению документационной поддержки управления и ведения бизнеса.

Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Итак, когда мы уяснили, что делопроизводство служит цели обеспечить документационную поддержку управления организацией, следует поговорить собственно о ДОУ.

Как принимаются управленческие решения? Руководитель получает некую информацию о задаче, требующей его веского слова. Он перерабатывает, анализирует эту информацию, на основе своих выводов принимает решение и сообщает его подчиненным.

Все это тесно связано с документацией. Информация может поступить в виде документа, для ее анализа может потребоваться создание многих различных документов, объявление решения сотрудникам может быть в форме документа.

Таким образом, делопроизводство является существенной частью процесса принятия управленческого решения, и корректная организация работы с документами сильно повышает оперативность и качество работы руководителей.

Как именно связаны управление и делопроизводство?

Связь между управлением и делопроизводством можно продемонстрировать даже на обыкновенной для любого бизнеса процедуре — найме сотрудника на работу. Допустим, что алгоритм найма следующий:

руководство принимает решение об открытии новой вакансии;
отдел кадров составляет описание вакансии и согласовывает его с руководством;
описание размещается на сайте компании и биржах труда;
кандидаты присылают свои резюме по контактам, указанным в описании;
отдел кадров отбирает резюме и передает их руководству;
руководство отсматривает резюме и принимает решения о приглашениях на собеседования;
по итогам собеседований отбирается один сотрудник, с которым заключается трудовой договор.

В этой процедуре принимаются как минимум три управленческих решения: об открытии вакансии, о приглашении на собеседование и о приеме на работу. В их принятии фигурируют три документа: описание вакансии, резюме, трудовой договор. Они либо формируются внутри компании, либо присылаются для ознакомления. Таким образом, идут документирование и документооборот, являющиеся неотъемлемой частью делопроизводства. Если процедура найма более сложная, к примеру, с выполнением тестового задания, проверкой кандидата службой безопасности и медицинской комиссией, то документов, с которыми работает руководство, становится еще больше.

Таким образом, мероприятия по делопроизводству сопровождают принятие управленческих решений там, где нужно получить или выдать некую информацию в виде документов. Отсюда и вытекает связь между делопроизводством и управлением, так что одно непосредственно влияет на другое. Особенно ярко это проявляется в государственных организациях, где в документальном подтверждении, в силу особенностей российского законодательства, нуждается любой шаг.

Документ выступает как средство информационного обмена для руководителей. Так что если в организации не отлажено делопроизводство, то страдает и управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, скорости приема и передачи информации, правильной организации информирования, возможностей поиска, хранения и использования документов.

Почему делопроизводство нуждается в автоматизации?

Потому что содержит в себе процессы информационного обмена, которые могут и должны быть переведены на цифровые рельсы. Если резюме будут поступать на стол HR прямо с сайта компании, а трудовой договор — автоматически формироваться по шаблону, процесс трудоустройства избавится от многих лишних проволочек.

А с расширением предприятия, ростом численности сотрудников и направлений деятельности процессы информационного обмена становятся настолько запутанными, что их автоматизация напрямую является оптимизацией деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства помогает:

руководителям — не потерять целостную картину происходящего в компании или подразделении, которым они руководят;
Отделам и подразделениям компании — получать информацию о деятельности друг друга и работать в слаженном ритме, что повышает качество обслуживания клиентов и налаживает взаимодействие с контрагентами;
сотрудникам — повысить производительность труда, справляться меньшими человеческими ресурсами там, где в ином случае пришлось бы расширять штат, вкладываться в новые рабочие места, помещения, коммуникации, обучение;
владельцам компании — избежать новых инвестиций в бизнес, потребности в увеличении оборотов, получения кредитов, уменьшения ожидаемой прибыли.

Распространенная ошибка автоматизации делопроизводства, и как от нее избавиться

Придя к выводу о необходимости автоматизации мероприятий по ДОУ за счет информационных технологий, компании часто совершают ошибку при выборе метода автоматизации.

Они пытаются обойтись автоматизацией работы отдельных сотрудников: секретаря, менеджера, бухгалтера, руководителя. Получается, что одни сотрудники работают в цифровом пространстве, в то время как весь остальной штат — вне его. Прикладные процессы никак не связываются с делопроизводственными, а деятельность сотрудников — друг с другом.

Автоматизация делопроизводства, следовательно, должна быть комплексной. Программа электронного делопроизводства должна быть едина и доступна всем сотрудникам, деятельность которых хоть как-то подкрепляется документами.

Учреждению, поставившему себе цель организовать эффективную среду информационного обмена для совершенствования качества управления, следует выполнить задачи по автоматизации всех трех составных частей делопроизводства:

документирование;
документооборот;
ведение цифрового архива.

Учитывая три основных составных части делопроизводства, упомянутые выше, программа должна включать в себя возможности создания документов, обмена документами и хранения документов в цифровом виде с возможностью их поиска.

Кроме того, автоматизированная система электронного делопроизводства должна иметь возможность интеграции с прикладными системами и платформами компании, чтобы документы эффективно доходили и приходили от всех сотрудников.

Дополнительные требования к программе электронного делопроизводства

Делопроизводственная программа для корпоративных пользователей обязана базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, которая, как ни крути, до сих пор находится на стадии между бумажным и электронным делопроизводством.

Таким образом, решение для российской организации должно включать в себя как возможности перевода бумажных документов в электронные — сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, — так и возможности работы с электронными документами, их созданием, пересылкой внутри локальной сети и по Интернету (особенно по электронной почте), хранения, поиска и извлечения.

Кроме того, не лишним будет обратить внимание на технологические особенности системы: клиент-серверная архитектура, работа с различными СУБД, масштабируемость, возможность интеграции с различными системами, простота использования и администрирования.

Почему для автоматизации делопроизводства можно использовать СЭД?

Функциональность современных систем управления документами намного шире, чем простая пересылка документов от одного сотрудника к другому (что, в сущности, и есть документооборот). Так, СЭД ТЕЗИС способна обеспечить полный комплекс мероприятий по поддержке ДОУ, включая:

документирование: создание и разработку документов с внесением правок и отслеживанием истории версий;
документооборот: передачу документов между сотрудниками с уведомлениями о необходимости обратить внимание на документ;
создание автоматизированных процессов работы с документами за счет встроенного визуального конструктора процессов;
ведение электронного архива документов при помощи функциональности канцелярии с возможностью ввода и распознавания бумажных документов, то есть оцифровки архива;
полнотекстовый поиск по номерам, заголовкам, содержимому документов в электронном хранилище с возможностью сразу передать найденный документ ответственному сотруднику.

Таким образом, система электронного документооборота ТЕЗИС хоть и включает традиционно в свое название слово «документооборот», но по сути является полнофункциональной программой электронного делопроизводства. Она отвечает вышеназванным требованиям в полной мере и способна обеспечить автоматизацию всех трех компонентов делопроизводства, о чем ниже.

Документирование в СЭД ТЕЗИС

Документирование является первой и главной задачей по поддержке управленческих решений. Создание документов, их прием из внешних источников, ознакомление, редактирование — вот те возможности, которые в первую очередь должна обеспечивать программа электронного делопроизводства.

СЭД ТЕЗИС имеет прямую интеграцию с Microsoft Office за счет надстройки. Таким образом, разработав документ, к примеру, в Microsoft Word, его можно сразу отправить в систему для дальнейшей обработки. В СЭД будет автоматически создана карточка нового документа, пронумерована и снабжена созданным документом в виде вложения.

То же касается редактирования: любое вложение из СЭД ТЕЗИС можно отправить на редактирование в Microsoft Office и внести необходимые правки, после чего будет создана новая версия документа с фиксацией автора, даты и времени создания новой версии.

Что касается ввода документов в систему, СЭД ТЕЗИС позволяет загружать документы:

с компьютера пользователя;
из электронной почты;
со сканера или МФУ с последующим распознаванием и созданием электронного документа;
из смежных системы, интегрированных с СЭД, если таковые имеются.

Функции ознакомления с документами для СЭД ТЕЗИС является стандартной и доступна даже в минимальной редакции системы. Любой документ можно открыть для ознакомления прямо в СЭД, без необходимости скачивания на компьютер.

Документооборот в СЭД ТЕЗИС

Процессы документооборота непосредственно соприкасаются с принятием управленческих решений, ведь именно они представляют собой тот самый информационный обмен, который для этого необходим. Получить документ, ознакомиться с ним, провести процесс согласования, утвердить, передать в нужные руки и проконтролировать исполнение — все это в ТЕЗИС осуществляется за счет стандартных процессов.

Процесс «Ознакомление» позволяет направить созданный (или полученный — по e-mail, со сканера, из интегрированной системы) документ другому пользователю (или пользователям) с уведомлением о необходимости обратить внимание на документ. Уведомления могут поступать в самой системе, на e-mail и даже прямо на рабочий стол пользователя за счет десктопного приложения ТЕЗИС:Помощник.

Процесс «Согласование» позволяет отправить документ на процедуру согласования с руководством и другими ответственными лицами. Если ознакомление больше подходит для документов из внешних источников (например, резюме соискателей или коммерческое предложение от потенциального партнера), то процесс согласования необходим для документов, которые разрабатываются внутри компании (договоры, коммерческие предложения, маркетинговые материалы и многое другое). Можно включить в процесс любое количество согласующих, каждый из которых может вернуть документ автору на доработку со своими комментариями и правками. Все движения документа в рамках согласования также сопровождаются уведомлениями.

Процесс «Утверждение» непосредственно связан с процессом согласования, точнее, он его завершает. Утверждающий руководитель ставит финальную точку в разработке документа, после чего он считается готовым и направляется туда, куда предназначен — внутри СЭД для ознакомления, контрагенту по электронной почте, на печать, в архив или в смежную систему для дальнейшей обработки.

Имеется также встроенный процесс контроля исполнения документов, который позволяет назначить ответственного наблюдателя за тем, как положения документа претворяются в жизнь.

Помимо стандартных процессов документооборота, система ТЕЗИС включает в себя удобный визуальные конструктор нестандартных процессов, который позволяет автоматизировать самые сложные и многоэтапные процедуры информационного обмена для принятия управленческих решений.

Электронная канцелярия в СЭД ТЕЗИС

В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и выполняет одну из трех основных делопроизводственных задач. В ТЕЗИС функции архива выполняет раздел «Канцелярия», с которым работают ответственные за архив сотрудники — секретари, делопроизводители, архивариусы.

Направление документа в архив осуществляется за счет процесса «Регистрация», который позволяет передать документ сотруднику, имеющему доступ к электронной канцелярии. Документы автоматически нумеруются (доступна тонкая настройка автонумерации, позволяющая создавать уникальные номера и коды документов, принятые в конкретной организации) и распределяются на дела и тома в зависимости от периода деятельности организации или иных критериев.

Хранящиеся в архиве документы легко извлекаются из него за счет полнотекстового поиска, позволяющего искать по самым разным параметрам — названию, содержанию, номеру документа, а также метаданным его карточки (включая, к примеру, автора, дату создания и т.п.) Таким образом, запросить документ у ведущего архив очень просто — он быстро найдет нужный и отправит сотруднику для ознакомления.

Перспективы компании после автоматизации делопроизводства

Автоматизации работы с документами и организации бизнеса имеет огромный потенциал для развития компании. Ведь с документами работают абсолютно все контрагенты и большое количество частных лиц-клиентов. Автоматизация делопроизводственных процессов открывает компании следующие перспективы:

налаживается информационный обмен и контроль: документы больше не теряются, контролируются, исполняются;
улучшается качество управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики;
секретари и другие сотрудники, ответственные за делопроизводство, получают серьезную поддержку в работе, их деятельность ускоряется и совершенствуется;
интеграция системы автоматизации делопроизводства с рабочими местами, информационными и прикладными системами позволяет доносить управленческие решения от самых верхних до самых нижних уровней компании.

Как следствие — ускорение деятельности компании в целом, увеличение оборотов, повышение качества обслуживания клиентов и производства товаров и услуг.

Российские производители предлагают недорогие и качественные решения в этой области. В частности, СЭД ТЕЗИС имеет гибкую ценовую политику и доступна организациям самого различного масштаба и достатка. Автоматизация делопроизводства — это доступно и чрезвычайно эффективно для бизнеса.

Автоматизация документооборота — АСУ «Жилищный стандарт»

Работа с входящими и исходящими документами Возможность разделения журналов корреспонденции по типам, прикрепление сканированной версии документа.

Настройка нумерации документов Ведение раздельной нумерации по всем входящим и исходящим документам в системе, различные варианты номерообразования.

Разграничение прав доступа Настройка различных прав доступа к документам в зависимости от функциональных обязанностей сотрудника.

Создание и хранение служебных записок Сотрудники могут создавать служебные записки, отправлять их на согласование и получать обратную связь от руководителя.

Учет приказов по компании Модуль хранит внутренние приказы для сотрудников УК и позволяет создавать дочерние документы: задачи, исходящие и входящие документы.

Документы группы компаний Возможность создания и хранения общих документов для группы компаний.

Учет объяснительных Ведение журнала, предназначенного для хранения и работы с объяснительными записками.

Хранение электронных версий договоров Возможность ведения реестров и прикрепления скан-копий договоров с нежилыми помещениями, аренды, оказания платных услуг.

Использование шаблонов документов Возможность планирования и создания актов осмотра на необходимый период.

Отслеживание посылок Возможность отслеживания статуса доставки бумажных писем по трек-номеру Почты России.

Работа с E-mail Возможность подключения e-mail и полноценное использование почтового аккаунта через интерфейс системы.

Регистрация записи на прием Автоматизированный процесс записи на прием к руководителю, ведение и хранение протокола приема.

Согласование договоров в системе электронного документооборота | Флексби

Ведение документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договоров, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок, контроля соблюдения обязательств сторон. Полный цикл работы с договором – это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок в ходе работы с договором и весьма размытые сроки его введения в силу. Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.

В чем же плюсы СЭД?

СЭД – система электронного документооборота, которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров. Но, прежде чем, внедрять электронный документооборот, необходимо разработать положение о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.

Первый этап автоматизации – подготовка договора. Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания. При внедрении автоматизации документооборота, вы можете создавать несколько подобных шаблонов и настраивать их таким образом, чтобы для редактирования были доступны только необходимые поля. Подобный конструктор шаблонов ускорит в том числе и процесс движения договора между согласующими лицами. Так как их перечень можно установить в зависимости от типа, предмета, подписантов договора и др.

Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования. На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.

При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования. После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.

На этапе подписания договора контрагентом, система безопасности СЭД исключает риски подлога и фальсификации договора, имея возможность интеграции с определителем текста и сверки подписанного документа с оригиналом. Дальнейшее хранение договоров предусматривает уровни доступа, исходя из которых возможна та или иная работа с документом.

Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами. Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива, модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно. Если при этом СЭД представляет собой роботизированную технологию, то есть, когда всеми процессами самостоятельно и в автоматическом режиме управляет интеллектуальный робот, тогда компания получает дополнительные преимущества. Например, система электронного документооборота Flexbby от флексби, внутри которой находится умный робот-бот, позволяет увеличить производительность в 4 раза и снизить себестоимость на 65%. С помощью него возможно вносить изменения в уже автоматизированные бизнес-процессы и добавлять новые. Это особенно актуально при частой смене модели ведения бизнеса компании, а это неизбежно в условиях быстро меняющейся конъюктуры рынка. Именно с такой разработкой можно обогнать конкурентов на 3-5 лет вперед и соответствовать при этом современным мировым трендам, предъявляемым к IT-инфраструктуре компании.

Смотрите больше полезной информации на нашем YT канале.

Дополнительная информация о возможностях решений Флексби:

Документооборот

автоматизация согласований договоров, документов и контрагентов;

CRM и Продажи

автоматизация продаж, взаимодействия с клиентами и маркетинга;

Финансовые Документы

согласование счетов, актов, отгрузок, контроль оплат и графики платежей;

Электронный Архив

автоматизация хранения скан-копий и оригиналов;

Управление Закупками

автоматизация закупочных и тендерных процедур в компании;

Заявки и Сервис

автоматизация обработки заявок сотрудников, клиентов и партнеров;

Dialogforce

чат-боты, боты-консультанты, лидогенераторы, делопроизводители и роботы технической поддержки;

Внедрение электронного документооборота компании — 1С:Документооборот

Электронный документооборот стал неотъемлемой частью архитектуры ИТ в среднем и крупном бизнесе. Большинство компаний в России выбирают программный продут 1С:Документооборот для организации процессов электронного документооборота.

1C:Документооборот — современная система электронного документооборота. Она поможет полностью автоматизировать работу с документами, упорядочить и наладить взаимодействие между сотрудниками, а также контролировать эффективность использования рабочего времени на работу с документами.

«Если для ваших задач хватает стандартного функционала, вы можете рассчитывать на полноценную работу программы сразу после установки!»

Однако, зачастую типового функционала бывает недостаточно. Каждое предприятие уникально и имеет ряд существенных особенностей в бизнес-процессах внутрифирменных правилах ведения документооборота.

Компания Хэндисофт реализует проекты внедрения 1С:Документооборот, используя типовой функционал как фундамент для автоматизации электронного документооборота. Исходя из потребностей бизнеса заказчика, особенностей управленческого учета и внутрикорпоративных политик, Хэндисофт создаст ряд необходимых доработок типового функционала 1С:Документооборот, чтобы привести его в соответствие с вашими требованиями.

В среднем проект внедрения 1С:Документооборот занимает от 6 месяцев до года, начиная с аудита и оценки работ, разработки маршрутной карты проекта, описания методологии цепочек и связи документов в бизнес-процессах, и заканчивая поэтапным внедрением с последующим циклом тестовых мероприятий на проверку соответствия изначально заданным требованиям.

Мы понимаем важность сохранности и конвертации накопленных данных из ранее используемых учетных систем в новое решение, поэтому планируем перенос данных еще в рамках разработки маршрутной карты проекта внедрения. Сам этап переноса реализуем поэтапно и плавно с целью сохранения работоспособности регулярных процессов бизнеса заказчика.

В ходе проекта и по его завершении компания Хэндисофт регулярно оказывает методическую и практическую техническую поддержку внедренного решения и пользователей.

Формат, объем и перечень услуг сопровождения определяется с каждым заказчиком индивидуально, основываясь на особенностях инфраструктуры ИТ заказчика, его корпоративных внутрифирменных условий, требований и текущих желаний.

«Современная система автоматизации процессов работы с документами, которая решит все ваши сложности!»

Новейшие управленческие практики.

Минимизация рисков, оптимизация и упорядочивание бизнес-процессов.

Снижение затрат предприятия и рост прибыли.

Повышение скорости работы и ответственности сотрудников.

Экономия временных и денежных затрат.

Сокращение ошибок из-за «человеческого фактора».

Преднастроенные роли пользователей.

Иерархия процессов.

Простое проектирование.

Автоматический запуск.

Мониторинг и аналитика.

«1С:Документооборот содержит 9 готовых процессов работы с документами, которые включают в себя все необходимые процедуры: согласование, утверждение и тому подобное. В зависимости от версии программы вы можете настроить как простые маршруты движения документов, так и сложные!»

Более 20 шаблонов документов, соответствующих требованиям ГОСТов.

Более 40 готовых маршрутов движения документов.

Более 70 реквизитов в учетной карточке документа.

Электронная подпись.

Потоковое сканирование.

Штрихкодирование.

Архивное хранение, поиск и сравнение версий файлов.

«Очень удобно! В системе 1С:Документооборот существует возможность настроить процесс согласования и подписания документации в формате подходящем каждому участнику.»

Создавать преднастроенные шаблоны договоров, распоряжений и другой документации с последующим быстрым формированием нужных документов.

Предусматривать набор шаблонов наиболее востребованных именно в вашей организации.

Продлевать договоры при необходимости.

Отслеживать передачу документа контрагенту на подпись.

Виртуальный архив данных, из которого можно в удобный момент выгрузить сканы любой документации или входящей/исходящей корреспонденции.

«Вы и ваша команда не привязаны к своему рабочему месту!»

Возможность удаленной работы с базой документов.

Поддержка мобильных платформ Android и iOS, доступ ко всем документам с любых устройств.

Удобное бесплатное мобильное приложение.

Персональный настраиваемый доступ сотрудников к документам, настраиваемое ограничение доступа.

Содержит встроенную полноценную корпоративную почтовую систему.

Внешняя почта доставляется через внешний почтовый сервер.

Внутренняя почта не выходит за пределы системы, а письма являются такими же учетными единицами, как и другие учетные единицы документации (договор, акт, приказ).

Простая интеграция с традиционными почтовыми программами.

Общая адресная книга с фото.

«Календарь 1С:Документооборот позволяет ставить задачи сотрудникам и контролировать их выполнение! С его помощью можно быстро оценить индивидуальную загруженность каждого!»

Возможность ведения общих и личных календарей.

Подготовка и сдача ежедневных отчетов о проделанной работе.

Хронометраж рабочего времени.

Статистика пропусков.

«С помощью 1С:Документооборот вы можете составлять удобные планы своих проектов и командных проектов, и контролировать их исполнение удаленно!»

Возможность ведения любой отчетности по проектам.

Учет данных в разрезе проектов.

Возможность загрузки из MS Project.

Диаграмма Ганта.

Учет трудозатрат по проектам.

Контрольные точки проекта.

Готовить внутренние, внешние и протокольные мероприятия.

Резервировать переговорные.

Составлять задачи для отдельных сотрудников перед совещанием (подготовка отчета, составление плана семинара и так далее).

Создавать коллективные голосования и обсуждения событий на форуме.

«Очень удобно, что при организации совещания 1С:Документооборот покажет, кто отсутствует по служебной необходимости (отпуск, командировка)!»

Бесшовная интеграция с другими информационными системами от 1С помогает использовать 1С:Документооборот в интерфейсе других конфигураций.

Важно! Существует возможность настройки автоматической синхронизации данных между системами.

Почему именно Хэндисофт?

Специалисты компании Хэндисофт готовы совместно с вами реализовать проект внедрения или модернизации 1С:Документооборот.

Переход осуществляется поэтапно, безболезненно для текущих регулярных задач и сопровождается всеми необходимыми методическими материалами для быстрой адаптации персонала к работе в усовершенствованной программе.

Мы понимаем, что типовое решение подходит не всем, т.к. каждый бизнес или предприятие имеет ряд особенностей, связанных с корпоративными политиками, методологией учета и организацией внутрифирменных бизнес-процессов. И готовы их учесть на всех этапах проекта и реализовать полноценное внедрение 1С:Документооборот с фокусом на цели вашего бизнеса, заданные требования и сроки реализации.

Полноценное использование 1С:Документооборот позволит вам автоматизировать ручные процессы, минимизировать трудозатраты и ускорить процессы взаимодействия с клиентами, поставщиками и контролирующими органами.

В нашей компании используется 1С:Документооборот КОРП, в котором работает 58 сотрудников.

Давайте начнем с диалога. Оформите заявку на консультацию, и наш менеджер поможет вам стартовать проект.

Что такое Управление документами (DMS)?

Управление документами, часто называемое системами управления документами (DMS), представляет собой использование компьютерной системы и программного обеспечения для хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажной информации, полученных с помощью сканера документов.

Управление документами — это то, как ваша организация хранит, управляет и отслеживает свои электронные документы.

Согласно ISO 12651-2, документ — это «записанная информация или объект, который можно рассматривать как единое целое». Хотя это звучит немного сложно, это просто то, что вы использовали для создания, распространения и использования в течение многих лет.

Теперь мы можем определить управление документами как программное обеспечение, которое контролирует и упорядочивает документы во всей организации. Он включает в себя захват документов и контента, рабочий процесс, репозитории документов, COLD / ERM и системы вывода, а также системы поиска информации.Кроме того, процессы, используемые для отслеживания, хранения и контроля документов.

Вниманию учащихся с визуальным восприятием: Щелкните здесь, чтобы УЗНАТЬ, как этот термин относится к интеллектуальному управлению информацией (IIM).

Управление документами — одна из технологий, предшествующих управлению контентом, и не все это давно было доступно только на автономной основе, как и его собратья для обработки изображений, рабочего процесса и архивирования. Он обеспечивает некоторые из самых основных функций управления контентом, налагая средства контроля и возможности управления на «тупые» документы.Благодаря этому, когда у вас есть документы и вам нужно их использовать, вы можете это сделать. Некоторые из ключевых функций в управлении документами включают:

Регистрация / выписка и блокировка, чтобы координировать одновременное редактирование документа, чтобы изменения одного человека не перезаписывали изменения другого человека.
Контроль версий, чтобы можно было сохранить вкладки о том, как появился текущий документ и чем он отличается от версий до
Откат, чтобы «активировать» предыдущую версию в случае ошибки или преждевременного выпуска.
Контрольный журнал, позволяющий восстановить, кто и что делал с документом в течение его жизненного цикла в системе.
Аннотации и марки,

Управление документами со временем стало частью управления контентом в немалой степени, потому что сегодня нам доступно больше информации, чем когда-либо прежде, и большая часть ее создается не нами.Благодаря внедрению целого ряда источников, таких как Интернет, флэш-накопители, смартфоны и т. Д., Возросла потребность в работе со всеми видами информации: не только с точки зрения большего количества типов мультимедиа, таких как текст, изображения или голос. файлов, но также и с точки зрения того, насколько все это структурировано и, следовательно, легко управляемо.

Системы управления документами

сегодня варьируются по размеру и охвату от небольших автономных систем до крупномасштабных корпоративных конфигураций, обслуживающих глобальную аудиторию. Многие системы управления документами предоставляют средства для включения стандартной практики хранения физических документов в электронном виде.К ним относятся:

Место хранения
Безопасность и контроль доступа
Контроль версий
Контрольный журнал
Регистрация / выселение и блокировка документов.

Управление документами, хотя и распознается и используется независимо, это также общий компонент в среде управления корпоративным контентом.

Выбор системы управления документами

Программное обеспечение для управления документами помогает организовать ваши цифровые записи и позволяет командам вносить правки «на лету».
Разрешения пользователей позволяют определенным пользователям просматривать или редактировать документы в зависимости от их роли в вашей организации.
Программное обеспечение для управления документами поставляется в локальных и облачных системах; вы можете выбрать тот вариант, который подходит для вашего бизнеса.
Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которые хотят упорядочить свои цифровые документы для облегчения доступа и редактирования.

Прошли времена хранения бумаги. Хорошая система управления документами необходима любому малому бизнесу.Вы можете наладить свой бизнес, надежно храня важную документацию в цифровом виде.

Но с чего начать при выборе системы документооборота? В конце концов, это переполненное поле с множеством разных продавцов. Это руководство поможет вам понять основы систем управления документами и предоставит вам дорожную карту для процесса закупок. Если вам нужен надежный список для выбора, вы всегда можете ознакомиться с лучшими выборами Business News Daily для программного обеспечения для управления документами.

Что такое система управления документами?

Системы управления документами — это, по сути, электронные картотеки, которые ваша организация может использовать в качестве основы для организации всех цифровых и бумажных документов. Любые бумажные копии документов можно просто загрузить прямо в систему управления документами с помощью сканера. Часто системы управления документами позволяют пользователям вводить метаданные и теги, которые можно использовать для организации всех сохраненных файлов.

Большинство программных систем управления документами имеют встроенную поисковую систему, которая позволяет пользователям быстро перемещаться даже по самым обширным библиотекам документов для доступа к соответствующему файлу.Также храните конфиденциальные документы? Не волнуйтесь — большинство систем управления документами имеют настройки разрешений, гарантируя, что только соответствующий персонал может получить доступ к конфиденциальной информации.

Выбор правильной системы управления документами начинается с точной оценки потребностей вашей организации. Главный выбор, который вам нужно сделать сразу же, — это то, хотите ли вы локальное или облачное решение. Каждый тип системы предлагает одинаковые функции, но есть несколько ключевых различий в способах обслуживания и хранения данных.

Примечание редактора: Ищете систему управления документами для своего бизнеса? Заполните анкету ниже, чтобы получить дополнительную информацию от наших партнеров-поставщиков:

Типы систем управления документами

При выборе системы управления документами у вас будет выбор между локальным и облачным программным обеспечением. Итак, что выбрать?

Локальные системы управления документами

Локальное решение требует, чтобы вы использовали свои собственные серверы и хранилище, что означает, что вам нужно выполнять собственное обслуживание.Вы также будете нести ответственность за безопасность всех своих данных, поэтому важно сделать их резервную копию. Этот вариант обычно имеет смысл для крупных компаний с выделенными ИТ-ресурсами из-за более высоких технических требований, но он также дает вам прямой контроль над своей собственной системой. Техническая поддержка и обновления программного обеспечения от поставщика обычно зависят от того, постоянно ли вы продлеваете годовой пакет подписки.

Плюсы: Самым большим преимуществом автономной системы управления документами является то, что вы всегда контролируете свою систему и не полагаетесь ни на кого другого, чтобы поддерживать ее работоспособность.Вы тоже не зависите от Интернета. Если ваше онлайн-соединение прерывается, у вас по-прежнему есть доступ ко всем своим документам.
Минусы: Обратной стороной являются большие первоначальные затраты, а также дополнительные ежегодные расходы на обновления программного обеспечения. Кроме того, вам нужно убедиться, что у вас есть надлежащая система резервного копирования, поскольку ваши файлы не сохраняются в облаке автоматически. Другой возможный недостаток заключается в том, что не все автономные системы работают с компьютерами Windows и Mac; многие совместимы только с одним или другим.

Облачные системы управления документами

Облачное программное обеспечение размещено у вашего провайдера и доступно для вашей организации в Интернете. Обычно за облачные решения взимается ежемесячная или годовая плата, которая включает все обслуживание и обновления программного обеспечения. В зависимости от выбранной вами системы и требуемых функций цены на облачные системы могут варьироваться от нескольких долларов до более 100 долларов за пользователя в месяц.

Плюсы: Самые большие преимущества заключаются в том, что вам не нужна ИТ-команда для установки программного обеспечения и обеспечения его правильной работы, а также нет больших первоначальных затрат.Вы также можете подключиться к этим системам из любого места, где есть онлайн-доступ, и вам не нужно создавать резервные копии своих файлов, поскольку они автоматически сохраняются в облаке.
Минусы: Вы зависите от своего провайдера, чтобы поддерживать систему в рабочем состоянии. Если у вашего провайдера проблемы с центром обработки данных, он может помешать вам получить доступ к своим файлам до тех пор, пока ситуация не будет решена. Кроме того, если ваше интернет-соединение не удастся, вы не сможете получить доступ к своим файлам. Облачные решения также обычно имеют ограничения по хранению.

Функции системы управления документами

Вот некоторые из наиболее важных функций управления документами:

Хранение документов: Самая основная и важная функция системы управления документами — это безопасное хранение документов вашей компании в удобном для поиска манера.
Поиск по ключевым словам: Хорошая система управления документами имеет широкую опцию поиска по ключевым словам, так что вы можете просто получить доступ к любому документу на основе определенных ключевых слов.Некоторые системы включают метаданные и теги, которые упрощают вызов документа или группы документов. Например, пометка всех ваших счетов как «счет-фактура» позволяет легко просматривать все документы этого типа с помощью простого поиска.
Разрешенный доступ к определенным документам: Создав многоуровневые разрешения, вы можете предоставить определенным сотрудникам доступ к определенным документам и запретить всем остальным просматривать или редактировать их.
Инструменты контроля доступа к документам: Эти инструменты позволяют отслеживать, кто в вашей компании и к каким документам обращается.Это важная функция безопасности для владельцев малого бизнеса, обеспечивающая безопасность их конфиденциальных документов.
История редактирования и восстановления документа: Система управления документами должна иметь параметры истории редактирования и восстановления, чтобы вы могли видеть, кто редактирует документы. Управление версиями позволяет вам вспоминать старые версии документов, которые были пересмотрены, и точно видеть, какие изменения были внесены, в какое время и какими пользователями.
Автоматическое удаление устаревших документов: Системы управления документами поставляются с регулируемыми элементами управления для автоматического сохранения и удаления, чтобы освободить место для хранения.
Доступ к мобильному устройству: У вас должна быть возможность получить доступ к документации вашей компании через мобильное устройство. Возможности мобильного управления документами должны включать просмотр, редактирование и совместное использование документов.

Преимущества использования системы управления документами

Использование системы управления документами дает несколько преимуществ. В целом, он должен быть простым и эффективным, позволять вам вести бизнес более эффективно и облегчать вашу жизнь.

Сэкономленное время: Используя систему управления документами, вы можете посвятить время, которое вы ранее тратили на организацию и управление документами, более важным частям вашего бизнеса.
Безопасность: Кибербезопасность сейчас важнее, чем когда-либо. Создав резервную копию своих документов в зашифрованном облаке или на защищенном локальном сервере, вы можете защитить важную и конфиденциальную информацию и протоколы компании.
Масштабирование: По мере роста вашего бизнеса увеличиваются и возможности хранения и функций управления документами.Одним из основных преимуществ программного обеспечения для управления документами является его способность увеличивать и уменьшать масштаб в соответствии с постоянно меняющимися потребностями вашего бизнеса.
Простое управление документами: Поиск по ключевым словам позволяет быстро и легко найти важную информацию о вашей компании. Прошли те времена, когда мы копались в картотеке в поисках нужной информации; системы управления документами позволяют получить доступ к любому документу более эффективно.
Сотрудничество: Работа в команде — основа любого успешного бизнеса.Программное обеспечение для управления документами может улучшить совместную работу, позволяя нескольким людям работать над одним и тем же файлом одновременно, отслеживая, кто какие изменения вносит, и сохраняя ваш доступ к более старым версиям документа.

Затраты на систему управления документами

Стоимость систем управления документами во многом зависит от того, с какой компанией вы работаете и на какие услуги вы подписываетесь. Два основных типа программного обеспечения системы управления документами — это облачное хранилище и локальное хранилище.

Локальное хранилище значительно дороже облачного хранилища. Структура ценообразования обычно представляет собой единовременную плату за установку, а затем абонентскую плату за услуги. Эти сборы обычно составляют около 1000 долларов за пользователя. Ежегодная абонентская плата обычно составляет 20% от первоначальной стоимости установки.

Облачные системы управления имеют более привычную структуру стоимости подписки. Вы платите абонентскую плату в размере от 30 до 250 долларов в месяц, в зависимости от типа услуг, на которые вы подписаны.

На что обращать внимание в системе управления документами

При выборе системы управления документами следует обратить внимание на несколько ключевых особенностей. Подробно обсудите свои потребности с любыми торговыми представителями, с которыми вы связываетесь, и обязательно получите технические характеристики и цены в письменном виде. Мы рекомендуем обеспечить, чтобы любая рассматриваемая вами система управления документами имела следующее:

Простая файловая структура: Система должна иметь простую в использовании файловую структуру, понятную пользователям, например, подход «шкаф-ящик-папка». .
Поиск: Вам нужен широкий спектр возможностей для быстрого поиска файлов. У вас должна быть возможность искать не только по имени файла, но и по содержимому, дате последнего изменения, типу файла и т. Д.
Простота использования: Система должна быть простой в использовании для сотрудников. Если это будет слишком сложно, вы не получите полной поддержки со стороны своих сотрудников, что нарушит вашу повседневную работу и приведет к путанице.
Мобильный доступ: Вам нужна система управления документами, которая всегда доступна со смартфонов и планшетов, позволяющая просматривать, редактировать и обмениваться файлами из любого места.
Интеграция: Система должна легко интегрироваться с программами, которые вы уже используете, такими как ваш почтовый клиент и программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами. Спросите об открытых API (которые позволяют добавлять собственные интеграции) при обсуждении любого решения с торговым представителем.
Сканирование: Решение должно быть совместимо с широким спектром сканеров.
Безопасность: Система должна позволять вам ограничивать доступ к определенным папкам и файлам.У вас должна быть возможность устанавливать права доступа для сотрудников.

Часто задаваемые вопросы о системе управления документами

Системы управления документами могут быть обширными и сложными. Если вы все еще не знаете, с чего начать, рассмотрите эти ответы на часто задаваемые вопросы.

Ценны ли системы управления документами только для крупных организаций, или малые предприятия тоже могут извлечь из них пользу?

Хотя у них может не быть такого большого количества файлов, как у крупных организаций, малые предприятия все равно могут извлечь выгоду из систем управления документами, особенно тех, которые имеют дело с большим количеством документов или создают большой объем контента.
Я часто вижу ссылки на системы управления документами, программное обеспечение для управления документами и решения для управления документами. Какие отличия?
Несмотря на разные названия, все они решают одни и те же задачи. Эти термины могут использоваться как синонимы для описания одних и тех же платформ.
В чем разница между облачным хранилищем и облачными системами управления документами?
Облачное хранилище служит просто местом для хранения документов в облаке. Облачные системы управления документами — это гораздо более надежные решения, помогающие предприятиям управлять своими важными документами.
Как вы храните документы в системе?
Есть несколько способов добавить файлы. Вы можете загружать их со своего компьютера, импортировать из интегрированного решения или сканировать бумажные документы прямо в систему.
Как найти документы в системе после их хранения?
Эти системы предлагают множество способов быстрого поиска документов, в том числе путем поиска по названию файла, имени автора и дате добавления в систему. Многие из этих решений также позволяют искать контент в каждом файле или по типу файла.Точно так же вы можете добавлять метаданные и теги к каждому документу, чтобы облегчить поиск.
Работают ли системы управления документами с другими программами, которые я уже использую?
Большинство систем интегрируются с Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks и некоторыми другими популярными программами. Некоторые также включают интерфейс прикладного программирования (API), который позволяет настраивать интеграцию.
Могут ли системы управления документами помочь вам выполнять работу другими способами, помимо повышения организованности?
Да, и один из способов — это инструменты рабочего процесса, которые помогают предприятиям отслеживать выполнение заданий и проектов и включены в некоторые системы.Эти инструменты уведомляют сотрудников, когда им пора поработать над определенными заданиями, и помогают гарантировать, что задачи никогда не теряются в почтовом ящике сотрудника. Кроме того, инструменты управления версиями позволяют пользователям просматривать и совместно редактировать правки в режиме реального времени, как в Документах Google. Функция управления версиями отслеживает изменения с течением времени и позволяет пользователям при необходимости вызывать более старые версии документов.
В системах управления документами все ли пользователи имеют доступ к каждому файлу?
Большинство систем управления документами имеют ограничения безопасности, которые позволяют контролировать, какие сотрудники имеют доступ к каким файлам.Это гарантирует, что сотрудники видят только те документы, которые должны. Например, вы можете установить контракты с персоналом так, чтобы они были доступны только персоналу отдела кадров, а не каждому члену организации.
Что произойдет, если в моем бизнесе случится катастрофа? Файлы и документы, хранящиеся в системе, потеряны навсегда?
Большим преимуществом облачных решений является то, что ваши данные надежно хранятся вне офиса. Однако локальные решения часто полагаются на ваши собственные серверы и хранилище, поэтому важно создавать резервные копии всех ваших данных при использовании локального сервера.
Мэтт Д’Анджело участвовал в исследовании и написании этой статьи.
Готовы выбрать систему документооборота? Вот разбивка нашего полного обзора:
Примечание редактора: Ищете систему управления документами для вашего бизнеса? Заполните анкету ниже, чтобы получить дополнительную информацию от наших партнеров-поставщиков:
Что такое Управление документами?
И какую пользу это принесет вашей организации
Что такое документооборот? Посмотрим правде в глаза, разговоры о контроле документов или управлении документами, вероятно, не являются темой, которую вы бы выбрали для жизни вечеринки на общественном мероприятии.Однако понимание управления документами может иметь большое значение для вашей организации. Здесь мы рассмотрим основы индексирования и поиска документов на всех этапах управления бизнес-процессами.
Основы управления документами
Управление документами — это сбор, хранение и поиск документов. С управлением документацией или без него ваша организация уже собирает, хранит и извлекает документы каждый день. Для многих организаций этот процесс занимает очень много времени, и его слишком часто игнорируют.
Документы бывают разных форм
Документы бывают как в бумажном, так и в электронном виде. Счет-фактура, который приходит от продавца по почте, очевидно, является бумажным документом, который можно прочитать и принять меры. Однако этот счет, вероятно, начался с заказа от вашего предприятия. Этот приказ может быть электронной записью в системе бухгалтерского учета. Теперь у нас есть два связанных документа, которые нужно хранить вместе для справки, но они очень разные по способу хранения.Это простой пример.
Мы могли бы усложнить пример, добавив квитанцию о доставке, акт приема-передачи или даже договор. Опять же, эти другие документы могут быть в разных форматах или в разных системах. Что еще хуже, они могут быть в разных отделах. Договор может храниться в картотеке юридического отдела. Квитанция о доставке может быть на складе или на погрузочной платформе. Приемка могла производиться в функциональном отделе, который окончательно получил заказ.Теперь мы добавили разные группы людей, которые могут находиться в разных физических местах.
Вот вопрос: что делать, если с заказом что-то не так? Где мы можем найти все документы, чтобы мы могли просмотреть контракт, посмотреть квитанцию о доставке, чтобы убедиться, что все материалы были доставлены, посмотреть приемку от отдела, посмотреть счет-фактуру и определить, оплатили ли мы его? Без всех документов решение проблемы может занять очень много времени. Отсутствие контроля над документами не только отнимает драгоценное время у множества людей в вашей организации, но и думает о том, что не было сделано, пока ваши сотрудники ищут документы.
Как используется система управления документами?
Система управления документами может использоваться для сбора и систематизации всех этих документов в удобные для поиска электронные документы. Бумажные документы можно было сканировать в системы управления документами. Электронные записи могут храниться в системе или указываться из другой системы. Система управления документами может связать эти документы вместе.
Документы могут быть проиндексированы по отделу, поставщику, номеру заказа на поставку или по любой другой концепции, которая имеет бизнес-смысл для вашей организации.В отличие от папок в картотеке, системы управления документами хранят документы в электронных папках, которые можно проиндексировать по множеству фрагментов информации. Это дает пользователям возможность искать и извлекать документы на основе различных критериев.
С системой электронного документооборота прошли те времена, когда документы были утеряны, потому что все они хранятся в одном защищенном центральном электронном хранилище. Также прошли те времена, когда несколько человек получали документы из разных мест и из нескольких картотек.Благодаря онлайн-управлению документами документы сразу же извлекаются для человека, ищущего информацию. Это не только делает их более продуктивными для этой единственной задачи, но и смещает акцент с поиска документа на решение исходной проблемы.
Выше мы представили две важные концепции: ввод документов и индексирование. Оба они заслуживают более подробного обсуждения. В следующем разделе мы обсудим захват документов.
Как создать систему управления документами
Управление документами — это процесс обработки документов таким образом, чтобы информация могла создаваться, совместно использоваться, организовываться и храниться эффективно и надлежащим образом.Таким образом, изучение того, как создать систему управления документами, имеет решающее значение для бизнеса.
Многие компании имеют дело с важной информацией, которая должна быть защищена и конфиденциальна или доступна быстро. В таких случаях необходима отлаженная система управления документами. Но даже если ваш бизнес носит более случайный характер, все равно важно вести надлежащий учет для бухгалтерского учета и ради эффективности.
Узнайте больше о том, как создать систему управления документами, которая наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса.
Опции системы управления документами
В наши дни большинство предприятий комфортно работают с цифровыми документами и используют программы с функциями хранения и управления. Нет недостатка в общем и отраслевом программном обеспечении или приложениях для управления документами, специально разработанных для улучшения работы вашего бизнеса с электронными файлами. Например, отели могут по-прежнему иметь книжный реестр при регистрации и могут по-прежнему запрашивать подпись на бумажной вкладке кредитной карты, но за кулисами отели используют OPERA для управления номерами, ведения записей и выставления счетов.Варианты оплаты, такие как Square и Venmo, чаще используются в розничной торговле и сфере обслуживания, что также устраняет необходимость в бумажном бухгалтерском учете.
Однако многим малым предприятиям приходится иметь дело со смесью устаревших данных в бумажных и электронных файлах, а в некоторых случаях доля бумажных данных намного больше.
Преобразование бумажных документов в цифровые форматы
Одним из решений проблемы смешанной среды данных было бы использование системы визуализации документов для преобразования всех бизнес-документов в электронные файлы.В зависимости от типа данных и документов, с которыми вы работаете, это может быть относительно простой процесс или он может включать творческий подход и специальные подходы.
Например, небольшой розничный магазин, который управляет квитанциями и запасами, может преобразовать бумажные документы в цифровые таблицы с некоторыми дополнительными усилиями по вводу данных. С другой стороны, стоматологическому кабинету, который ведет учет здоровья пациентов, выставления счетов, рентгеновских снимков и т. Д., Вероятно, потребуется более надежный метод преобразования множества бумажных файлов в цифровые форматы, например, найм подходящего для бизнеса специалиста. услуга сканирования документов или приобретение программного обеспечения для сканирования, способного передавать изображения с высоким разрешением.
Шаги к системе управления документами
Независимо от того, работаете ли вы в цифровой среде или в гибридной среде с цифровыми и бумажными документами, настройка системы управления документами включает три этапа:
Создайте план управления документами.
Внедрить план управления документами.
Завершить.
Первый шаг самый подробный, поэтому давайте рассмотрим его дальше.
Создание плана управления документами
Первый шаг включает ответы на эти четыре вопроса:
Каковы правила создания документов?
Счета, напоминания об оплате, рекламные буклеты, электронная почта, балансы, электронные таблицы, отчеты — все компании создают различные документы в процессе ведения и отслеживания бизнеса.А чтобы все было организовано, всем компаниям необходимо установить правила для создания документов.
Существуют ли собственные шаблоны для некоторых стандартных деловых документов, например писем и счетов, и где они находятся?
Существует ли внутреннее руководство по стилю, которому необходимо следовать?
Следует ли указывать дату или время в новых документах?
Какие процедуры необходимо соблюдать для совместного использования или просмотра документов?
Для некоторых малых предприятий единственное, что имеет значение, — это то, где расположены шаблоны для различных бизнес-документов и как их использовать.Но если для создания документов в рамках вашего бизнеса задействованы разные люди, которые совместно работают над документами, просматривают или обновляют их, вам нужно будет потратить некоторое время на то, чтобы решить, как это следует делать, чтобы обеспечить эффективность и согласованность.
Google Docs — это отраслевой стандарт для совместных проектов, поскольку он предлагает различные варианты для управления разрешениями, просмотра правок и иного обмена одним документом между несколькими людьми с установленными проверками безопасности.
Как будут храниться документы?
С хранением данных связаны расходы, самая большая из которых для большинства малых предприятий, вероятно, связана с потерей времени, когда люди ищут документы.Возникает вопрос: как будут подаваться документы? Ключом к хранению документов является соблюдение хороших практик управления файлами. Очень важна ясная и понятная система.
Вам также необходимо знать, как вы будете архивировать документы. Как вы будете обрабатывать файлы, которые устарели или готовы к перемещению на задний план в вашей системе управления документами?
Например, в начале каждого года вам следует просмотреть различные файлы, связанные с работой, на вашем компьютере, отсеять те, которые больше не актуальны, и создать новые папки с пометкой года и тематики, перемещая файлы по мере необходимости.То же самое можно сделать и с бумажными файлами; удалить старые документы из папки с файлами и создать новый со словом «Старый» в заголовке несложно. Некоторое программное обеспечение предлагает опции автоматического архивирования.
«Хранилище» в цифровой среде может быть в облаке или на локальных серверах, но для хранения бумажных документов вам понадобится физическое пространство на сайте или, как многие юридические бюро, для которых требуется резервирование файлов клиентов, вы можете необходимо арендовать складское помещение.
Как можно упростить получение документов?
Этот вопрос лежит в основе вашей системы управления документами.По некоторым оценкам, поиск недостающего документа стоит компании в среднем 120 долларов труда, а его замена — 220 долларов.
Опять же, хорошая практика хранения документов может иметь большое значение для решения проблемы. Если вы настроите надежные процедуры и протокол, например, последовательно следуете строгим соглашениям об именах, документы будет намного легче найти.
И независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или владельцем бизнеса с сотрудниками, вам следует создать список местоположений файлов, который будет напоминать пользователям, где находятся определенные типы файлов, и помогать людям знать, где их найти.Не забудьте указать, будет ли файл находиться в вашей компьютерной системе, на внутреннем сервере, в облаке или храниться в физическом месте, например, в картотеке. Например, предположим, что вы используете изображения, видео или даже бумажные фотографии в своем бизнесе. Запись в вашем списке расположений файлов может быть:
Цифровые изображения / видео: компьютер (или сервер) — диск E: / photos — файл в соответствующей тематической папке
Фотографии на бумаге: картотечный шкаф 3 — Фотографии — альфа по теме
Общие сетевые или облачные диски должны быть помечены в соответствии с содержимым, как и ящики шкафов для хранения документов.
Как сделать документы и сохранить их в безопасности?
Первой линией защиты документов является физическая безопасность самих помещений. Все предприятия, даже домашние, нуждаются в установке систем безопасности.
Предприятиям также могут потребоваться или они захотят инвестировать в другие устройства безопасности, такие как оконные решетки, камеры безопасности или службы патрулирования. Вы можете сколько угодно времени тратить на создание паролей и шифрование файлов, пытаясь защитить свои электронные файлы, но это не имеет большого значения, если кто-то может просто зайти и украсть ваш компьютер.
Дополнительные меры защиты документов включают:
Запирание всех шкафов для документов в нерабочее время (и во время обеда, если никто не присутствует)
Регулярное резервное копирование электронных документов, желательно за пределами офиса, чтобы предотвратить уничтожение ваших бизнес-данных в результате стихийных бедствий
Ограничение доступа пользователей к определенным документам, приложениям и папкам на любых общих компьютерах
Предотвращение краж сотрудников путем проверки биографических данных и рекомендаций в рамках процесса приема на работу
Внедрение и выполнение
После того, как вы создали свой план управления документами, ответив на приведенные выше вопросы, вы готовы его реализовать.Убедитесь, что весь ваш персонал знает подробности системы управления документами вашего бизнеса и что все соблюдают соответствующие процедуры при создании, хранении и извлечении документов.
Вы также должны быть уверены, что каждый, кто получает доступ к документам и использует их в вашей организации, последовательно именует и хранит документы соответствующим образом. Выборочная проверка на регулярной основе, чтобы проверить, можно ли легко найти определенные файлы и принять меры против неправильного размещения. Даже случайная небрежность может вывести из строя всю систему.
Вы можете настроить систему управления документами за день, но ее последовательное внедрение с течением времени будет ключом к ее успеху. Награды огромны — вы сэкономите массу времени и обретете душевное спокойствие.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какая система управления документами лучшая?
Не существует единой системы, которая работала бы для всех предприятий. Главное — понять потребности вашего бизнеса и затем применить наиболее подходящие методы.Некоторые факторы, которые следует учитывать, включают:
Масштаб ваших операций (сколько документации будет храниться)
Диапазон типов данных и информации, которыми вы должны управлять
Как используются ваши документы и как часто к ним нужно обращаться
Требуемые уровни безопасности
Ваш бюджет — можете ли вы нанять специализированную услугу или приобрести высококачественное программное обеспечение или будете управлять самостоятельно?
Считается ли SharePoint системой управления документами?
Одним словом, да, но с одной оговоркой: продукт Microsoft Office не предназначен для работы в качестве системы управления документами для малых предприятий, и его необходимо внедрять осторожно и правильно для интеграции с вашими операциями.SharePoint действительно имеет возможность хранить, защищать и управлять документами, а также включает функции совместной работы и архивирования.
Что такое документооборот? Определение.
Что такое документооборот? Определение.
ОТЧЕТ Компания Forrester’s Now Tech — Управление цифровыми активами для улучшения качества обслуживания клиентов, второй квартал 2021 г.
Получить отчет Что такое управление документами?
Слово «управление документами» описывает процесс захвата, хранения и извлечения электронных версий ранее существовавших бумажных документов с помощью файлов PDF, текстовых файлов и цифровых изображений.
Чтобы управлять своими цифровыми документами и получить дополнительную безопасность, контроль доступа, централизованное хранилище и оптимизированные параметры поиска и извлечения, многие компании используют инструменты и системы управления документами.
Хотите превратить эти устаревшие бумажные документы в цифровые? Возможно, вы стали последней жертвой революции цифровой трансформации . Узнайте больше о том, как Bynder может вам помочь.
Каковы преимущества систем управления документами?
По сравнению с ручной обработкой физических файлов программное обеспечение для управления документами снижает затраты, снижает риск человеческой ошибки, физического повреждения, проблем с поиском и обеспечивает практически неограниченное пространство для хранения.
Хотя большинство организаций по-прежнему имеют физические файловые системы для хранения бумажных документов, они становятся все менее распространенными, поскольку большинство документов теперь создается в цифровом виде, прежде чем печататься на бумаге, только в случае необходимости.
Благодаря использованию метаданных (информация, которая включает: название, описание и дату хранения), системы управления документами оптимизируют рабочие процессы вокруг цифровых документов, обеспечивая:
Простое индексирование для поиска и извлечения — сокращение времени, необходимого для найти нужные документы.
Добавлена безопасность — контроль доступа и права редактирования для защиты конфиденциальной информации.
Расширенное сотрудничество — одновременная работа нескольких пользователей с документами, в то время как система отслеживает изменения и историю.
Контроль версий — позволяет пользователям отслеживать изменения и действительность с течением времени.
Системы управления документами — это раннее решение для хранения и управления физическими файлами. Управление цифровыми активами Bynder — это более продвинутый класс программного обеспечения, созданного для управления всеми типами файлов (в частности, мультимедийными), чтобы не отставать от постоянно развивающихся цифровых потребностей современных компаний.
Узнайте больше о преимуществах DAM из нашего бесплатного руководства: DAM для чайников .
Лучшее программное обеспечение для управления документами 2021 года
Лучшее программное обеспечение для системы управления документами позволяет легко и просто управлять файлами в команде, а также улучшать рабочие процессы или работать с инструментами совместной работы.
Управление документами становится все более важным, поскольку концепция безбумажного офиса становится повседневной реальностью, особенно с ростом количества облачных хранилищ.
Это означает, что вместо того, чтобы хранить бумагу в громоздких картотечных шкафах, теперь документы можно безопасно хранить в Интернете. Однако речь идет не только об архивировании информации, но и об упрощении всего процесса управления документами, охватывающего все, начиная от фирменных шаблонов, улучшения рабочих процессов, работы с инструментами совместной работы, а также возможности сортировать иногда техническую информацию. И это в дополнение к общим задачам редактирования и управления документами.
Хорошее программное обеспечение для управления документами (DMS) также должно уметь работать с различными типами цифровых файлов не только из офисного программного обеспечения, но и с приложениями для создания заметок, техническими планами, изображениями и дизайнами и всем остальным, что вы могли себе представить ранее. напечатаны на бумаге, в том числе из файлов устаревших форматов.В наши дни он также будет заниматься разработкой программного обеспечения для документов.
Тем не менее, многие поставщики и подрядчики по-прежнему будут иметь дело с бумагой, поэтому любая DMS должна иметь решение для сканирования документов, часто работающее как отдельное приложение или как часть пакета программного обеспечения для сканирования OCR, чтобы любые такие бумажные счета-фактуры, квитанции, или другие документы могут быть отсканированы, так что цифровая копия может быть заархивирована, а бумажная версия перерабатывается.
Безбумажный офис появился давно, но, наконец, он здесь для тех, кто хочет его принять.Вот лучшие программные решения для управления документами.
Мы также представили лучших альтернатив Microsoft Office .
Получите бесплатное предложение для DMS
1. Просто сообщите нам свои потребности
2. Получите бесплатные предложения
3. Сравните цены и сэкономьте
(Изображение предоставлено Templafy)
1. Templafy
Комплексное решение для управления документами
Простой в использовании интерфейс
Расширенные функции
Мобильные приложения
Автоматические проверки соответствия
Templafy является одним из лучшие инструменты для управления документами.Система нацелена на интеграцию основных офисных пакетов и решений, используемых предприятиями на ежедневной основе.
Если есть что-то, что может расстраивать, так это необходимость создавать фирменные документы с использованием другого программного обеспечения. Это может занять много времени и фрагментироваться, но Templafy может помочь. С его помощью вы можете создавать ряд файлов в системе и управлять ими из одного канала.
Программное обеспечение совместимо с рядом устройств и использует облако, чтобы предоставить вам доступ ко всем своим документам с компьютеров, планшетов и смартфонов.Существуют также автоматические проверки соответствия, и вы также можете легко отправлять отзывы сотрудникам.
Для получения ценового предложения требуется контактная информация, и неудивительно, что точная стоимость зависит от количества пользователей, выбранных функций и надстроек.
(Изображение предоставлено: M-Files)
2. M-Files
Программное обеспечение для документирования, обнаруживающее дублирование
Удобные интеграции
Мобильные приложения
Предупреждения о документах
Когда дело доходит до управления документами, M-Files стремится улучшить внутренние рабочие процессы и обеспечить постоянное хранение важной информации.Его клиентами являются многие крупные корпорации, такие как Comcast и Yokohama.
Существует единое хранилище для множества файлов, и вы можете легко найти их по клиенту, проекту, дате, статусу или другим критериям. Программное обеспечение направлено на избежание дублирования — довольно часто в итоге получается две копии одного и того же отчета, а возможно, и больше.
M-Files предупредит вас, если документ был сохранен дважды, путем анализа имен и данных проекта. Вы также получаете отличные интеграции, включая Microsoft Office и Salesforce CRM.
Доступна бесплатная пробная версия, но цена не указана на сайте, поэтому вам нужно связаться с нами, чтобы узнать цену.
(Изображение предоставлено: DocuWare)
3. DocuWare
Организация документов перемещается в облако
Обеспечивает полный спектр задач по работе с документами
Облачное хранилище
Поддержка мобильных устройств
Скрытые цены
Docuware берет на себя облачный подход к управлению документами. Он объединяет облачное хранилище и автоматизацию офиса для создания цифрового рабочего места.Такой безбумажный подход к полному спектру офисных задач — еще один пример цифровой трансформации, которая сегодня движет многими процессами.
Docuware предлагает услуги по созданию «облачного рабочего процесса», когда дело касается документов. Это позволяет приобретать услуги в небольшом масштабе по мере необходимости, а затем, по мере создания сценариев использования и обеспечения надежности, услугу можно масштабировать для более крупного развертывания.
Также предлагаются мобильные приложения, которые можно интегрировать в этот рабочий процесс, что позволяет сканировать квитанции на ходу, утверждать счета для быстрой оплаты и подписывать формы прямо на устройстве.
Хотя Docuware предлагает демонстрационную и бесплатную пробную версию, цена, конечно же, зависит от выбранных услуг, поэтому потенциальному покупателю требуется связаться для индивидуального предложения.
(Изображение предоставлено MasterControl)
4. MasterControl
DMS ориентирована на соответствие
Оптимизировано для мобильных устройств
Поддерживается регулирующими органами
Глобальные стандарты
В крупных организациях часто существуют процессы и правила, которые убедитесь, что документы соответствуют требованиям и следуют рекомендациям компании.Но когда у вас много файлов, может быть сложно соблюдать такие правила.
MasterControl Document Control Software, которая используется некоторыми из крупнейших мировых регулирующих органов, представляет собой программное обеспечение для управления документами, которое отвечает сложным нормам и стандартам по всему миру. Он направлен на снижение затрат на соблюдение требований и повышение внутренней эффективности.
Система полностью автоматизирует маршрутизацию, доставку, эскалацию и утверждение важных документов. Он также имеет централизованный безопасный архив, в котором вы можете хранить и искать бизнес-файлы.
Нет никаких указаний на бесплатную пробную версию, и для определения цены необходимо связаться с компанией для получения предложения.
(Изображение предоставлено XaitPorter)
5. XaitPorter
Облачное сотрудничество в лучшем виде
Полностью оптимизировано для облака
Функции интеллектуальной совместной работы
Интеграция с Salesforce
Если вы ищете облачное решение для создание документов, то вам обязательно стоит попробовать XaitPorter.
Самое замечательное в этой системе то, что она чрезвычайно гибкая.Вы можете сотрудничать и работать над документами с коллегами одновременно, и вы можете легко обмениваться отзывами друг с другом. Он также управляет всеми аспектами рабочего процесса, поэтому вам не нужно беспокоиться о форматировании, нумерации и макете.
XaitPorter также имеет несколько полезных приемов на фронте интеграции. Программное обеспечение может работать с Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText и Dropbox. В настоящее время им пользуются более 45 000 фирм по всему миру.
Несмотря на то, что доступна демоверсия, бесплатной пробной версии нет, и для уточнения цены необходимо связаться с вами.
Другие платформы DMS для рассмотрения
Хотя есть ряд специализированных офисных и документальных платформ, которые мы могли бы упомянуть, не в последнюю очередь Office 365, LibreOffice и Adobe Document Cloud, они больше ориентированы на создание документов и управление ими. чем управление и хранение документов из различных источников и форматов. Поэтому мы продолжим этот список, представив некоторые другие решения DMS, которые стоит рассмотреть:
Samepage немного отличается от стандартного управления документами, поскольку это больше касается создания единого координационного центра для всех коммуникаций, проектов и инструментов совместного использования документов.Цель состоит в том, чтобы упростить все в одном приложении, вместо того, чтобы иметь несколько программных приложений для разных задач. Интерфейс прост и удобен в использовании, в его основе лежит совместная работа. В этом отношении это делает Samepage потенциально гибким решением для удовлетворения множества потребностей.
Dokmee рекламирует себя как решение для управления корпоративным контентом, предназначенное для организации, защиты и управления файлами. Он поддерживает ряд форматов документов, а также обеспечивает отображение документов и сбор данных как часть своих услуг.Все может быть интеллектуально проиндексировано с помощью ИИ, с автоматической пометкой файлов для индексации, а также с маршрутизацией на основе правил, чтобы упростить хранение и архивирование, и все это осуществляется с помощью безопасного хостинга в облаке. Как и ожидалось, поддерживается совместная работа с доступными разрешениями и параметрами аудита для упрощения управления файлами.
eFileCabinet — это программное решение для управления документами, которое использует интеллектуальную автоматизацию для организации, именования и хранения файлов в соответствии с их содержанием. Доступны шаблоны для настройки дерева папок документов в вашей системе.Разрешения, истечение срока действия файла / папки и уведомления также могут быть настроены для совместного использования файлов и для отправки файловых запросов, и все это выполняется с использованием безопасного URL-адреса. Общие правила доступности также могут быть установлены в соответствии с политикой компании.
Abbyy, пожалуй, наиболее известны своими службами чтения и сканирования файлов, но они также предоставляют службу архивирования цифровых документов, которая обеспечивает безопасное хранение и использование документов. Доступ можно отслеживать и регистрировать, а существующие документы можно повторно использовать и редактировать по мере необходимости для переиздания.Мета-ключевые слова могут применяться для облегчения поиска поверх обычных функций поиска и легко распространяться через Интернет или электронную почту по мере необходимости. Одним из потенциальных ограничений является то, что службы Abbyy в основном созданы для хранения документов в формате PDF.
Мы также представили лучшее облачное хранилище документов .
Программное обеспечение для управления документами для эффективного безбумажного бизнеса
Организации — независимо от отрасли — обрабатывают огромные объемы документов как в цифровой, так и в бумажной форме.Фактически, средний офисный работник в США использует 10 000 листов бумаги ежегодно. Примените эту статистику к организации со 100 или даже 500 сотрудниками, и вы быстро начнете ценить объем документов, проходящих через организации.
Эти организации обычно работают лучше всего, когда они могут быстро и эффективно собирать, хранить, получать доступ и управлять документами. Без хлопот, связанных с громоздкими рабочими процессами. Без труда найти информацию. Без ощущения пропажи файла.
Скорее всего, ваша организация ничем не отличается. Вы, вероятно, признаете неэффективность управления всей этой бумагой и то, что утомительные ручные процессы влияют на производительность. Вы, вероятно, также признаете, что существует лучший способ обработки всех этих документов.
Возможно, вы уже внедрили решение в собственном бизнесе и пожинаете плоды? Если нет, возможно, пришло время заняться управлением документами. Прочтите, чтобы узнать почти все, что вам нужно знать об управлении документами и о том, как это может помочь вашему бизнесу:
Что такое программное обеспечение для управления документами?
Основные функциональные компоненты DMS, включая захват, хранение, извлечение и многое другое.
Управление документами в облаке
Запуск DMS как приложения SaaS в общедоступном облаке является экономически эффективным вариантом.
Эволюция от управления документами к сервисам контента
Категориальные различия между EFSS, ECM, сервисами контента и управлением документами.
Преимущества управления документами
DMS предлагает не только сокращение объема бумаги, но и интеграцию информации, безопасность и многое другое.