Счет на оплату это: Является ли счет на оплату договором?

Содержание

Выставление счетов: как отправить счет-фактуру

Узнайте, как создавать и отправлять счета-фактуры для вашего бизнеса и как повысить эффективность этого процесса.

Настройка системы выставления счетов

Чтобы получать оплату за свои товары или услуги, прежде всего необходимо определить предпочтительный способ выставления счетов. Возможно, для этого будет достаточно создать документ, который можно редактировать, на основании шаблона. Вы также можете использовать программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое будет автоматически создавать профессионально оформленные счета-фактуры.

Отправка счета-фактуры

После создания счета вам потребуется решить, как отправить его.

Конечно, можно отправить бумажный счет-фактуру по почте. Но самый быстрый способ получить оплату — это отправлять счета-фактуры по электронной почте, так как клиенты могут мгновенно просматривать информацию в таких счетах-фактурах и оплачивать их. Электронная почта — также самый быстрый способ переписки с клиентами в случае задержек оплаты.

Отправляя счет-фактуру по рабочей или личной электронной почте, добавьте его краткое описание в тексте письма и вложите счет-фактуру в виде отдельного PDF-файла. Некоторым компаниям может потребоваться распечатать счет-фактуру или загрузить его файл для хранения, поэтому не следует вставлять счет непосредственно в электронное письмо.

Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, счет-фактуру можно отправить непосредственно из этого ПО на указанный вами электронный адрес клиента. Обычно такое программное обеспечение автоматически создает электронные письма, которые можно редактировать, и вкладывает в них счета-фактуры.

Повышение эффективности отправки счетов

Если вы часто выставляете счета, можно ускорить этот процесс, используя несколько стандартных методов. Вы можете создать указанные ниже файлы.

  • Документ с шаблоном счета-фактуры
  • Простой шаблон электронного письма для счетов-фактур
  • Шаблон электронного письма для переписки по неоплаченным суммам

Неважно, кто вы — фрилансер или владелец компании. Уметь правильно выставлять счета клиентам — один из основных элементов успеха вашего бизнеса. Упростите себе жизнь, используя электронные подписи для счетов-фактур и других профессиональных документов.

Узнайте больше об Adobe Sign.

Счета на оплату в 1С:УТ

«Счет на оплату» выставляется продавцом покупателю для оплаты купленного товара или для зачисления аванса в счет будущих поставок. Счет на оплату выставляется для оплаты некоторого заказа или отгрузки.

 

В 1С:УТ ред. 11.4 счет на оплату возможно сформировать из документов продажи, а также из документа «Заказ клиента», а если они не используются, то из «Реализации товаров и услуг».

 

Для того чтобы выставить счет на оплату из реализации товаров и услуг необходимо пройти в раздел «Продажи» в справочник «Документы продажи (все)».

 

 

В открывшемся справочнике нужно нажать на кнопку «Создать» и выбрать документ «Реализации товаров и услуг».

 

 

После заполнения основной информации о клиенте, товаре, необходимо нажать на кнопку «Провести и закрыть».

 

 

После того как реализация товаров проведена, ее необходимо открыть и пройти по ссылке нажав на кнопку со стрелкой и выбрать «Счет на оплату».

 

 

Счет на оплату можно распечатать из справочника «Заказ клиента», который находится в разделе «Продажи».

 

 

В открывшемся справочнике Заказ клиента нажмем на кнопку «Создать» и заполним основную информацию в заказе.

 

 

После того как заказ клиента проведен для этого нужно нажать на кнопку «Провести и закрыть», затем его открыть и нажать на кнопку «Печать» и выбрать «Счет на оплату».

 

 

При выводе на печать Счет на оплату может возникнуть следующая ошибка:

 

 

Чаще всего эта ошибка связана с тем, что в документе стоит не верный способ расчета или печатная форма выводится не из того документа. Способ расчета, также, как и этапы оплаты, указываются для каждого документа во вкладке «Основное».

 

 

В этом примере оплата производится по накладным, это означает контроль оплаты происходит по документам «Реализация товаров и услуг», соответственно и счета на оплату печатаются из этого документа.

 

Поменять способ учета оплаты возможно нажав на ссылку «По накладным» и сменив способ расчет «По заказам» желательно заполнить этапы оплаты, указав их вручную или воспользовавшись кнопкой «Заполнить по умолчанию».

 

 

После чего изменения переносятся в документ и нажать на кнопку «Перенести в документ».

 

 

Данная настройка актуальна также для документов «Реализация товаров и услуг».

В базе также предусмотрено хранение счетов на оплату, как самостоятельных документов. По умолчанию данная опция отключена в программе. Подключить ее можно в разделе «Администрирование» справочник «Настройка НСИ и разделов» — «Продажи».

 

 

После выполнения данной настройки список счетов на оплату можно будет найти в разделе «Продажи».

 

 

Счета на оплату не являются независимыми документами в 1С:УТ 11.4. Они хранятся как самостоятельные документы и создаются только на основании документов «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг» или на основании договора с контрагентом в зависимости от выбранного способа расчетов.

 

В самом документе «Счет на оплату» можно детализировать этапы оплаты и указать признак полной или частичной оплаты.

Нашли ошибку? Напишите пожалуйста нам на почту [email protected] Это поможет публиковать актуальную и полезную для Вас информацию.

Список счетов и покупок — СПИСКИ

Список счетов/покупок — это функционал, который позволяет учитывать все счета/покупки в amoCRM. Вы можете выставить клиенту счет, работать с ним, отслеживать статус оплаты и распределять по категориям. Функционал списка счетов/покупок доступен на всех тарифах, а если включен раздел “Покупатели” (периодические покупки) “Счета/Покупки” включаются автоматически.


Настройка списка счетов и покупок

Включить “Счета/Покупки” можно через общие настройки аккаунта, в разделе Настройки — Общие настройки.
При включении функционала станут доступны два списка: “Счета/Покупки” и “Мои юр. лица”.
Список “Мои юр. лица” нужен для удобного хранения и редактирования юридических лиц. Данный функционал необходим для выставления счетов на оплату.
В списках “Счета/Покупки” и “Мои Юр. лица” доступен стандартный функционал универсальных списков: Импорт, Свойства списков, Категории, Настройка таблицы, а также поиск и фильтрация.
Особенностью списка “Счета/Покупки” является возможность добавить поле типа “Связь с элементом” в окне “Свойства списка”.
Также вы можете переименовать списки при помощи стандартного функционала.

Создание счета/покупки

Создание счета/покупки возможно несколькими способами:

  • Из списка “Счета/Покупки” при помощи кнопки “Добавить элемент”;
  • Из карточки сделки или из карточки покупателя;
  • При помощи ботов: действие “Создать счет”;

По-умолчанию у элемента Счет/Покупка есть поля:

  • Название — не обязательно для заполнения. Если название не заполнено пользователем, оно будет проставлено автоматически (поведение аналогично созданию сделки)
  • Дата создания — не обязательно для заполнения и заполняется автоматически.
  • Статус — необходимо для отслеживания статуса оплаты счета/покупки, по умолчанию присваивается значение “Создан”. Подробнее
  • Юр. лицо — поле для хранении юридической информации о поставщике такой как ИНН, КПП, БИК и т.д. Его можно заполнить вручную. Если в списке “Мои Юр. лица” есть элементы, появится выпадающий список из которого можно выбрать элемент, а все данные этого элемента подтянуться в подполя. Так же работает поиск по элементам.
  • Плательщик — это поле содержит информацию о том, кто получает и оплачивает товар или услугу. Поле можно заполнить вручную или при помощи поиска выбрать контакт или компанию.
  • Позиции счета — список товарных позиций счета со всей необходимой информацией. В зависимости от заполненной информации будет автоматически рассчитана сумма к оплате по счету. Если в аккаунте включены “Товары”, у пользователя будет возможность искать и добавлять уже хранящиеся в системе товары через подполя “Артикул” или “Название”.
  • Комментарий — комментарий к счету.

После создания Счета/Покупки будет сформирована ссылка на публичный Счет для оплаты. 

Поля добавленные по умолчанию удалять крайне не рекомендуется, так как без них большая часть функционала работать не будет.

Счета/Покупки в Сделках и Покупателях

При включении функционала Счета/Покупки автоматически добавляется вкладка в карточки сделок и покупателей.

В сделках и покупателях функционал Счетов/Покупок работает одинаково.
Перейдя во вкладку Счета/Покупки вы можете создать Счет/Покупку при помощи кнопки “Добавить”.
Особенность создания Счета/Покупки из карточки Сделки (или Покупателя) в том, что элемент Счета/Покупки будет связан со сделкой и отображаться во вкладке “Счета/Покупки”.
Если к Сделке или Покупателю уже добавлены товары, они автоматически добавятся в Счет/Покупку в позиции счета при создании . Пользователь может отредактировать позиции счета в любой момент.
Также если к сделке добавлен контакт или компания эта информация автоматически подтянется в поле “Плательщик”.
Все счета/покупки созданные из карточки Сделки или Покупателя всегда можно найти в общем списке Счетов/Покупок.

Ссылка на публичный счет для оплаты

Ссылка на публичный счет на оплату формируется в момент создания Счета/Покупки. Она всегда доступна для копирования из карточки Счета/Покупки по нажатию на “…”, “Скопировать клиентскую ссылку”. Пользователь может отправить ссылку клиенту для оплаты по банковским реквизитам указанным в Счете/Покупке.
Если в аккаунте подключена интеграция с эквайрингом в публичном счете будет доступна кнопка “Оплатить”. Нажав на нее клиент сможет перейти на страницу оплаты подключенного эквайринга и оплатить счет. Если в аккаунте подключено несколько интеграций с эквайрингом, функционал Счетов/Покупок будет работать с последней подключенной интеграцией.

Поле “Статус” в Счетах/Покупках

Данное поле по функционалу схоже с этапами в сделках.
Изначально добавлено несколько вариантов статусов:

  • Создан;
  • Оплачен в аванс;
  • Частично оплачен;
  • Оплачен;

Все статусы можно переименовать в окне “Свойства списков”.
Статусы “Создан” и “Оплачен” — системные, удалить их нельзя.

При переходе Счета/Покупки в один из системных статусов автоматически генерируется событие “счет создан” или “счет оплачен”. Это позволяет подписаться и настроить триггеры на эти события.

Поле типа “Связь с элементом”

Данный тип поля доступен только для списка “Счета/Покупки”.
Добавление поля осуществляется при помощи стандартного функционала через “Свойства списков” по нажатию “Добавить поле”.

После выбора из выпадающего списка типа “Связь с элементом” появится дополнительная настройка — выпадающий список со всеми “Списками” из аккаунта. При заполнении поля данного типа будет происходить поиск по элементам связанного списка, а при выборе одного из элементов в поле будет сохраниться текстовое значение названия элемента и связь с этим элементом.
Так же вы можете ввести собственное текстовое значение поля. В этом случае связи с элементом не будет. Новый элемент в связанном списке создаваться не будет.

Боты: Действие “Создать счет”

Действие доступно в SalesBot и MarketingBot. Для корректного создания счета необходимо заполнить поля:

  • Выберите Юр.лицо — выбрать из выпадающего списка одно из значений. Элементы списка подтягиваются из списка “Мои Юр. лица”.
  • Плательщик — доступны несколько вариантов заполнения:
    • Компания — подтягивается название компании привязанной к сделке (покупателю) в которой будет создан счет.
    • Основной контакт- подтягивается имя основного контакта привязанного к сделке (покупателю) в которой будет создан счет.
    • Собеседник — подтягивается имя контакта с которым ведется переписка в чате.
    • Собственное значение — поле для ввода текстового значения.
  • Создать счет по
    — доступны несколько вариантов заполнения:
    • Товарам сделки — доступно только в SalesBot, подтягиваются все товары, прикрепленные к сделке (вкладка “Товары” в карточке сделки).
    • Последнему счету — доступно только в MarketingBot, товарные позиции и вся информация о них копируется из последнего прикрепленного к покупателю счета.
    • Товарам из каталога — доступно при включенном каталоге “Товары”. Поле для добавления товаров из сохраненных в списке “Товары”.
    • Полям сделки(покупателя) — при выборе этого варианта появятся два дополнительных поля для заполнения: основание платежа — поля для заполнения названия товарной позиции, необходимо выбрать поле из выпадающего списка. В выпадающий список подтягиваются все поля сделки (покупателя) типа “Текст” или “Текстовая область”, В случае создания счета через SalesBot также добавляется вариант “Название сделки”.
      стоимость — поле для заполнения цены товарной позиции, необходимо выбрать поле из выпадающего списка. В выпадающий список подтягиваются все поля сделки (покупателя) типа “Цифра”, В случае создания счета через SalesBot также добавляется вариант “Бюджет сделки”.
    • Собственным значениям — при выборе этого варианта появятся два дополнительных поля для заполнения:
      основание платежа — поля для заполнения названия товарной позиции, заполняется вручную
      стоимость — поле для заполнения цены товарной позиции, заполняется вручную
      Исключая варианты “Товарам сделки” или “Последнему счету” — количество каждой товарной позиции равно 1.
  • Скидка — поле для ввода численного значения скидки на все товарные позиции счета в процентах.
    НДС — возможность выбора типа НДС и ввода числового значения НДС в процентах.
  • Комментарий — поля для ввода текстового значения комментария к счету.

Оплата по безналичному расчёту (счет с НДС на оплату)

Оплата по безналичному расчету возможна только при приобретении товара для юридического лица.

Чтобы оплатить этим способом, необходимо:

  1. При оформлении заказа, на шаге «Способ оплаты» выбрать вариант «Безналичный расчет (счет с НДС на оплату)», после чего указать реквизиты организации, на которую необходимо выставить счет. Обязательными являются поля «Наименование организации» и «ИНН». Для того что бы выставлять счета на разные организации необходимо зарегистрироваться в личном кабинете на сайте, и при оформлении заказа, заполнив реквизиты организации, установить «галку» в поле «сохранить реквизиты юридического лица». В следующий раз эта организация будет доступна к быстрому выбору.

  2. На шаге «Подтверждение заказа» указываются контактные данные оформившего заказ и указывается адрес электронной почты, на которую должен быть выслан счет.

  3. После оформления заказа с Вами свяжется наш оператор и предоставит счет для оплаты.

Перемещение товара в пункт выдачи заказа или подготовка к доставке начинается после поступления денежных средств на наш расчетный счет.

Для получения, при себе необходимо иметь доверенность по форме М-2 выданной организацией-заказчиком и документ удостоверяющий личность. Если Вы директор организации, то при себе необходимо иметь печать организации, копию приказа о назначении на должность или протокол собрания, а также документ удостоверяющий личность. Если Вы Индивидуальный Предприниматель, то при себе необходимо иметь копию документа, удостоверяющего личность, копию ОГРНИП, печать (при наличии).

Вместе с товаром Вам предоставят товарную накладную, счет-фактуру и акт приемо-передачи работ/услуг (при необходимости).

Как выставить счёт? (Старая версия счетов)

В Битрикс24 счёт — финальный этап процесса продаж. Когда сделка заключена, мы создаём счет и выставляем его клиенту для оплаты.

Как выставить счёт?

Есть несколько способов выставить счёт.

Конвертировать сделку из карточки

Конвертировать сделку из списка

Создать счёт на странице CRM — Счета

Нажмите на плюсик или кнопку Выставить счёт

Выставить счёт из карточки контакта или компании

Перейдите на вкладку Счета и нажмите кнопку создания

Выставить счёт из списка контактов или компаний

Во всех случаях вы перейдете к форме создания счёта.

Как заполнить форму счёта?

Форма счёта состоит из блоков. Рассмотрим каждый из них по отдельности.

Здесь мы заполняем основную информацию — название, статус счёта и срок оплаты. А также выбираем ответственного.

Вы легко можете создать свои статусы для счёта. Подробнее читайте в статье Справочники в CRM

В этом блоке мы указываем, кому выставить счёт. Выберите контакт или компанию из списка, либо создайте нового получателя.

После выбора вы увидите краткую информацию о клиенте.

Способ оплаты

Выберите необходимый способ оплаты из списка.

Подробнее про настройку разных вариантов оплаты читайте в статье Способы оплаты

В этом же блоке расположены данные вашей компании. Если компаний несколько — выберите или создайте необходимый набор реквизитов.

Как настроить реквизиты своей компании читайте в статье Реквизиты фирмы

Регулярные платежи

Сделайте счёт регулярным, если вы часто выставляете один и тот же счёт. Например, ежемесячный счёт клиенту за доставку продуктов.

Как работать с такими счетами читайте в статье Регулярные счета

Товары/услуги счёта

Счёт обязательно должен содержать список товаров или услуг для оплаты. Выберите или добавьте товары, а также настройте скидку и налог.

Работа с товарами подробно описана в статье Как добавить товар?
Как использовать счёт?

Счёт готов. Как теперь его использовать?

  • Распечатайте счёт и отправьте его клиенту по почте
  • Сохраните счёт в отдельный файл формата PDF
  • Отправьте счёт клиенту по электронной почте
  • Отправьте клиенту онлайн-ссылку на счёт
Подробнее о онлайн-счетах читайте в статье Публичная ссылка на счёт

Онлайн-оплата через мессенджеры и соцсети

При работе с Robokassa не обязательно иметь собственный полноценный сайт – продавать можно там, где удобно. Все, что нужно – это понимать, как выставить счет покупателю. Рассмотрим несколько вариантов.

«Выставление счетов»

В Личном кабинете есть раздел «Выставление счетов». Это удобно, когда все товары только под заказ, нужно уточнять стоимость доставки или выставить счет на онлайн-оплату «на месте» — в оффлайн-магазине или при оплате курьеру.

Воспользоваться этой опцией проще простого. Зайдите в Личный кабинет (раздел «Выставление счетов»), введите название, стоимость, количество товаров или услуг, прочие данные по заказу – и нажмите кнопку «Выставить счет».

После этого появится ссылка на оплату счета и поле для отправки его на нужный e-mail. Ссылка разовая — ее можно скопировать и переслать покупателю, куда удобно.


Чат-боты и мессенджеры

Этот вариант для тех, кто привык к коммуникации в социальных сетях – и планирует продавать там же. У нас есть две удобных опции. Первая – уведомления. Зайдите в раздел «Мой доступ» — «Уведомления» и укажите, где вас лучше информировать — в «Телеграм», «Вконтакте» или в браузере. Останется сделать простые настройки и сохранить выбранные подписки. После этого вы будете получать уведомления об оплате заказов с данными клиента и деталями платежа там, где вам удобно.

Вторая опция для мессенджеров – выставление счетов. В данном случае можно обойтись без посещения Личного кабинета — достаточно найти чат с ботом в мессенджере, нажать в нем кнопку «Выставление счета», указать, за что берется оплата — и сделать настройки для чеков. Все, ссылка на оплату готова!


«Кнопка»

Есть и еще одна удобная функция, связанная с оплатой товара или услуги. Она пригодится, если у вас их немного, зато есть социальные сети, где можно продавать – или же простой сайт, который не поддерживает интеграцию с Robokassa.

Зайдите в раздел «Мои магазины» — «Настройки» — «Кнопка/ссылка на сайт». Вам будет предложено несколько способов для перехода к оплате: кнопка, которую можно разместить на сайте, форма для ввода суммы или просто ссылка.

Выберите подходящий вариант и скопируйте простой html код (или просто ссылку) туда, куда необходимо вам или вашему покупателю. Особенность такой ссылки в том, что они многоразовая – а еще ее можно использовать для приема оплаты сразу за несколько товаров.

Вот и все — можно продавать. А если необходима помощь –мы всегда на связи


Как выписать счет за оказанные услуги

5 минут. Читать

  1. Ступица
  2. Выставление счетов
  3. Как выписать счет за оказанные услуги | Выставление счетов на основе услуг

28 марта 2019 г.

Чтобы выписать счет за оказанные услуги, малые предприятия должны разработать и следовать шаблону счета за услуги, который предоставляет клиентам все детали проекта, необходимые для осуществления платежа. Предприятия, основанные на услугах, полагаются на регулярные платежи от клиентов за свои услуги.Предприятиям следует обеспечить, чтобы их счета за услуги включали в себя полный детализированный список оказанных ими услуг, их деловые контактные данные, конкретную дату оплаты счета и общую сумму, причитающуюся по счету.

Вот несколько полезных тем для обучения составлению счета за оказанные услуги:

Как выставить счет за услуги

Что такое счет за услуги?

Что такое сервисный бизнес?

Бесплатный шаблон счета-фактуры на основе услуг

Как выставить счет за услуги

Чтобы выставить счет за оказанные услуги, малые предприятия должны выполнить следующие шаги выставления счетов на основе услуг:

1.Разработка шаблона счета-фактуры на основе услуг

Все компании, работающие в сфере услуг, должны разработать шаблон счета-фактуры, который им подходит, и следовать ему. Шаблон должен содержать фирменный стиль компании, включая логотип, распространенные шрифты и цветовые палитры. Шаблон счета за услуги должен быть простым, профессиональным и должен отображать наиболее важную информацию в счете: информацию о вашем бизнесе, сумму задолженности и дату оплаты счета. Вы можете создать свой собственный шаблон счета-фактуры или скачать бесплатный шаблон счета-фактуры для использования.

2. Укажите название вашей компании и контактную информацию

В заголовке счета за услуги включите логотип вашей компании и четко укажите название вашей компании, адрес вашей компании, адрес электронной почты и номер телефона, чтобы ваши клиенты могли легко связаться с вами по любым вопросам, связанным с вашим счетом за услуги.

3. Укажите имя вашего клиента и контактную информацию

Далее в счете за услуги вы должны указать имя своего клиента и контактную информацию, включая имя контактного лица, служебный адрес, номер телефона и адрес электронной почты.При выставлении счетов новому клиенту в первый раз рекомендуется уточнить у вашего основного контактного лица, кто является лучшим контактным лицом для выставления счетов за услуги. Контактное лицо для выставления счетов, особенно в крупных компаниях, часто отличается от вашего повседневного контактного лица по рабочим вопросам.

4. Присвоить номер счета за услуги

Каждый создаваемый счет за услуги должен включать уникальный номер счета, который четко указан в счете. Номер счета-фактуры служит важной ссылкой, когда вам нужно обсудить конкретный счет-фактуру с клиентом, а также помогает оптимизировать процесс бухгалтерского учета.Номера счетов-фактур могут включать цифры, буквы или их сочетание.

5. Укажите дату выставления счета за услуги

Включите дату счета в счет за услуги. Вы можете либо указать конкретную дату выставления счета, либо указать расчетный период. Расчетный период будет зависеть от цикла выставления счетов, которому следует ваша компания. Если вы выставляете счета клиентам ежемесячно, ваш расчетный период может быть, например, с 1 по 31 декабря, и ваш счет за обслуживание будет охватывать всю работу, которую вы выполняли для своего клиента в этот период.

6. Список всех оказанных услуг

Счет за услуги должен включать подробный подробный список, объясняющий все услуги, которые вы предоставили клиенту в течение цикла выставления счетов. Чтобы указать свои услуги в счете, вам необходимо:

  • Перечислите услуги с кратким описанием выполненной работы
  • Перечислите отработанные часы или количество оказанных услуг рядом с каждой услугой
  • Перечислите ставку оплаты за каждую оказанную услугу
  • Наконец, укажите промежуточный итог по каждой из перечисленных услуг

7.Включите применимые налоги для ваших услуг

Налоги, которые вы взимаете с клиентов за свои услуги, во многом зависят от того, где находится ваш бизнес и как он организован. Разные штаты требуют, чтобы малые предприятия взимали разные суммы налога с продаж. Налоговый фонд предлагает полезное руководство по ставкам налога с продаж штата и местного уровня на 2018 год.

8. Опишите принятые способы оплаты

Определите, какие способы оплаты вы будете принимать от клиентов за свои услуги.Это могут быть чеки, кредитные карты, наличные, онлайн-платежи и прямые банковские депозиты. Рекомендуется предлагать столько вариантов, сколько имеет смысл для вашего бизнеса, чтобы дать вашим клиентам некоторую гибкость. Обязательно укажите в счете за услуги подробную информацию обо всех предлагаемых вами способах оплаты.

9. Показать срок оплаты счета за услуги

Укажите конкретную дату платежа в счете за услуги. Используйте прямой язык, а не расплывчатые инструкции. Укажите точную дату родов, т.е.е. «Оплата до 31 декабря 2018 г.», чтобы не запутать вашего клиента. Убедитесь, что эта информация размещена на видном месте в счете за услуги, чтобы она привлекала внимание клиента.

10. Включите общую сумму к оплате

Наконец, ваш счет за услуги должен включать общую сумму, причитающуюся за оказанные вами услуги. Как и срок оплаты счета-фактуры, эта информация должна быть заметной, с крупным жирным шрифтом, который выделяется на фоне цвета вашего счета-фактуры.

Что такое счет за услуги?

Счет за обслуживание — это бухгалтерский документ, который компания, предоставляющая услуги, отправляет своим клиентам для запроса оплаты своих услуг.Счета за услуги предоставляют клиенту сумму, причитающуюся по счету, крайний срок оплаты и подробный список предоставленных услуг. Счет за обслуживание действует как счет за услуги, предоставленные бизнесом клиенту.

Что такое сервисный бизнес?

Бизнес, основанный на услугах, — это компания, которая предоставляет профессиональные услуги клиентам за плату, а не поставляет продукты. Работа сервисных предприятий, как правило, основывается на проектах. Примеры отраслей, основанных на услугах, включают:

  • Юристы
  • Бизнес-консультанты
  • Специалисты по информационным технологиям
  • Писатели
  • Фотографы
  • Ландшафтные дизайнеры

Бесплатный шаблон счета-фактуры на основе услуг

Для получения дополнительной информации о том, как написать счет за оказанные услуги, вы можете загрузить шаблон счета за услуги из FreshBooks.Он включает в себя четкий, профессиональный дизайн счета и содержит всю информацию, которую вы хотите включить в свои счета за услуги. Шаблон счета за услуги доступен в форматах Word, Excel и PDF.


РОДСТВЕННЫЕ СТАТЬИ

Бесплатные образцы и шаблоны счетов для любого бизнеса

Независимо от того, являетесь ли вы малым предприятием, индивидуальным предпринимателем или фрилансером, своевременная оплата имеет первостепенное значение для поддержания стабильного денежного потока. Наличие системы и процесса выставления счетов позволяет организовать ваши учетные записи и помогает вам получать платежи быстрее.

Если вы новичок в выставлении счетов или хотите обновить свою систему выставления счетов, первое, с чего нужно начать, — это сам счет. Счет-фактура является наиболее важным документом в процессе. В зависимости от того, чем вы занимаетесь, счет-фактура должен содержать ключевые данные, которые помогут вам вести учет ваших проектов, сроков, поступления и вывода денежных средств.

Начните работу с Square Invoices

Получайте оплату быстрее с онлайн-счетами.

Чтобы ваши счета-фактуры содержали правильную информацию и выглядели профессионально (и чтобы сэкономить время), вам следует использовать бесплатный шаблон счета-фактуры или онлайн-программу для выставления счетов, например Square Invoices.

Мы собрали образцы счетов и советы по созданию различных типов счетов, чтобы вы могли настроить эти шаблоны для своего бизнеса.

Пример простого бланка счета-фактуры


Этот первый образец счета-фактуры показывает, как может выглядеть базовый счет-фактура. Вы можете указать любую информацию, которая будет держать вас в порядке, но, как минимум, все счета-фактуры должны иметь:

.
  • Номер счета-фактуры
  • Название вашей компании и контактная информация
  • Платежная информация вашего клиента
  • Описание товаров или услуг, предоставляемых
  • Срок оплаты (чтобы вам платили вовремя)
  • Налог с продаж, если применимо

Пример счета для фрилансеров


В дополнение к приведенной выше информации фрилансерам следует подробно рассказать о проектах, над которыми они работают.Если вы фрилансер, вам необходимо:

  • Распределите свою работу по проектам или по часам (или по обоим)
  • Укажите любые сборы за программное обеспечение или лицензии, которые вы понесли при работе над своими проектами (для дизайнера это может быть лицензирование шрифтов или изображений)
  • Рассмотрите возможность добавления линии чаевых, если в вашей отрасли принято давать чаевые
  • Четко отметьте, когда клиент получит окончательную работу и дату (даты) оплаты

Пример счета за договорные работы


Как и в счетах-фактурах для фрилансеров, счет-фактура за работу по договору должен раскрывать особенности контракта, на который вы согласились.Так что обязательно:

  • Четко перечислите все проекты и задачи, на которые вы согласились
  • Также укажите стоимость любых товаров, инструментов или лицензий, которые вы используете для выполнения проектов
  • Не забудьте добавить строку налога с продаж в свой окончательный счет (работа по договору обычно облагается налогом)


В сфере услуг, как правило, возникает много проблем с возвратными платежами, поскольку трудно определить, когда услуга была выполнена или была ли она выполнена удовлетворительно.Счета-фактуры могут многое сделать для борьбы с возвратными платежами:

  • Отображение почасовой ставки
  • Четкое указание срока оказания услуги (если в будущем) или даты оказания услуги (если в прошлом)
  • Использование раздела примечаний для перечисления положений и условий

Пример оптового счета


Если у вас есть оптовый бизнес, например, если вы создаете косметические товары, которые вы продаете в розничные магазины, счет-фактура, предназначенная для вашего бизнеса, важна для отслеживания ваших крупных транзакций.

Оптовые счета должны включать обычную цену вашей продукции, оптовую скидку и, наконец, оптовую цену, которую взимает ваш клиент. Недавний опрос показал, что скидки и предложения были названы главной причиной лояльности к бренду, поэтому указание скидки в вашем счете на самом деле является эффективной маркетинговой тактикой.

Пример счета-фактуры на паушальную сумму


Счет-фактура с единовременной оплатой используется, когда вы предлагаете одну ставку для ряда продуктов или услуг.Счета с единовременной оплатой идеально подходят для групповых занятий в студии йоги/фитнеса или проектов с фиксированной ставкой.

Если вы предлагаете пакетные предложения на большую сумму, убедитесь, что вы четко описываете пакет или единовременную сумму в подробном разделе формы счета. Кроме того, имейте в виду, что во многих счетах с единовременной выплатой налог включен, поэтому нет необходимости добавлять дополнительный налог (как показано здесь).

Бесплатный генератор счетов | Invoice Simple

Как составить счет с помощью генератора счетов

Эти пошаговые инструкции покажут вам, как создать счет, включающий все стандартные элементы профессионального счета.Ниже мы рассмотрим, как вы можете настроить свой счет, чтобы он был уникальным для вашего бизнеса.

При первом создании счета вам потребуется добавить некоторую информацию в пустой шаблон счета.

  1. Добавьте информацию о своей компании в раздел Из , включая имя, номер телефона и адрес
  2. Заполните данные своего клиента в разделе Для , включая имя, адрес электронной почты и адрес
  3. Добавьте каждую позицию , вместе с описанием, ставкой и количеством
  4. Если применимо, введите налоговую ставку, тип валюты и сумму скидки
  5. Напишите инструкции и условия оплаты в разделе Примечания
  6. Настройте свой счет, добавив логотип и выбрав ваш фирменный цвет

Как отправить счет-фактуру

После того, как ваш первый счет-фактура будет готов, вам нужно научиться отправлять его вашему клиенту.Наш генератор счетов предлагает два простых варианта отправки счета.

Сначала составьте электронное письмо своему клиенту. Вы можете включить ссылку на свой счет в электронное письмо или отправить им PDF-файл счета в качестве вложения. Клиент просто нажимает на ссылку или вложение, чтобы увидеть счет.

Затем проверьте статус отправленного счета. Если вы отправите свой счет по электронной почте непосредственно из Invoice Simple, вы получите уведомление, когда ваш клиент просмотрит счет. Уведомление полезно для отслеживания клиентов для подтверждения платежа.

Основные элементы счета-фактуры

Счет-фактура состоит из 9 основных элементов. Некоторые из этих элементов необходимы, а другие являются дополнительными или используются только для настройки.

  1. Заголовок

    Заголовки должны четко указывать цель документа. Наше программное обеспечение позволяет создавать сметы, счета-фактуры и квитанции. Включение заголовка позволяет вам и клиенту быстро отличить их друг от друга. Это сэкономит ваше время при просмотре ваших записей или заполнении налогов.

    Обратите внимание на изображение с пометкой «Логотип компании» справа от заголовка. Здесь вы можете добавить свой собственный логотип для более профессиональных оценок, счетов и квитанций. Если у вашей компании нет логотипа, вы можете оставить этот раздел пустым, если остальная часть счета-фактуры оформлена правильно.

  2. Название компании и реквизиты

    При создании счета вы должны указать юридическое название и контактную информацию вашего бизнеса. Это должно включать ваш адрес, номер телефона и адрес электронной почты.Обычно информация о компании указывается в верхней части счета-фактуры, чтобы создать четкое различие между компанией, предоставляющей товары или услуги, и компанией, которая их получает.

  3. Имя и данные клиента

    Четко укажите имя и контактные данные вашего клиента. Эти контактные данные должны включать адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

  4. Номер счета-фактуры

    Каждый счет-фактура имеет уникальный идентификатор, называемый номером счета-фактуры.Номера счетов могут помочь отслеживать несколько счетов. Номера счетов-фактур могут быть отформатированы различными способами. Эти форматы могут включать номера файлов (INV0001), уникальные коды счетов или номера заказов на покупку на основе даты.

    Если вы используете программное обеспечение для выставления счетов Invoice Simple для автоматического управления номером счета, оно создаст уникальный номер счета для каждого документа. Если вы хотите использовать свой собственный формат для номера счета-фактуры, вы можете самостоятельно обновлять каждый номер счета-фактуры каждый раз, когда используете генератор счетов-фактур.

  5. Дата

    Важно указывать дату выставления каждого счета. Это может устранить путаницу, когда один и тот же клиент получает несколько счетов. Поскольку оплата обычно производится через определенное количество дней после получения счета, указание даты является важной частью указания срока оплаты.

  6. Описание предоставленных товаров или услуг

    В поле шесть вы должны включить отдельные позиции для каждого товара или услуги, которые вы предоставляете.Каждая строка должна включать следующее:

    • Наименование предоставляемых товаров или услуг.
    • Цена за единицу или почасовая ставка.
    • Количество или количество отработанных часов.

  7. Сборы по статьям

    Затем добавьте любые налоги, сборы за доставку и обработку или дополнительные сборы, применимые к предоставляемым товарам или услугам. Мы рекомендуем перечислять эти налоги и сборы отдельными строками, поскольку некоторые компании используют разные внутренние бюджеты для покрытия этих сборов.

  8. Остаток к оплате

    Генератор счетов рассчитает общий остаток к оплате по статьям, введенным вами в полях шесть и семь.

  9. Сроки, условия и инструкции по оплате

    Условия оплаты в счете чаще всего упускаются из виду. Стандартные условия оплаты могут различаться в зависимости от отрасли, политики вашей компании или предыдущего опыта работы с клиентом.

    Важно четко указать последствия нарушения этого соглашения любой из сторон. Эти штрафы могут включать штрафы за просрочку платежа или дополнительные сборы.

    Вы также можете указать здесь предпочтительный способ оплаты, будь то чек, наличные, банковский перевод, Paypal или кредитная карта.Затем добавьте платежные инструкции. Например, напишите номер своего счета и название банка, если клиенты должны платить прямым переводом.

Преимущества использования генератора счетов

Избавление от повторного ввода информации

При первом использовании генератора счетов Invoice Simple вы увидите пустой шаблон счета.

В следующий раз, когда вы создадите счет, шаблон счета автоматически заполнит всю вашу соответствующую бизнес-информацию, товары и информацию о клиенте.Генератор счетов даже будет использовать прогнозируемый текст для автоматического заполнения информации о клиенте, такой как номер телефона, адрес электронной почты и почтовый адрес, когда вы вводите имя клиента.

В следующий раз, когда вы захотите создать счет, шаблон счета будет автоматически заполнен всей необходимой информацией. То же самое относится к вашим клиентам и товарам. Мы заполним всю информацию о вашем клиенте (телефон, электронная почта, адрес), когда вы начнете вводить имя клиента.

Получите общий и распечатанный онлайн-счет за один раз

Вы можете поделиться своим счетом в формате PDF или загрузить его одним нажатием кнопки.Это экономит много времени по сравнению с шаблонами счетов Excel и Word, для которых вам нужно выполнить несколько шагов, чтобы экспортировать документ в формате PDF или быть уверенным, что ваш клиент может открывать файлы определенного формата.

Отправка счетов с помощью генератора счетов Invoice Simple имеет и другие преимущества.

  1. Ваш счет подходит для просмотра на мобильных устройствах и компьютерах.
  2. Вы будете уведомлены, когда ваш клиент получит и просмотрит счет.
  3. Если ваш клиент не просмотрел ваш счет через пару дней, Invoice Simple автоматически отправит ему вежливое напоминание.
Вместо того, чтобы усердно работать, мы должны работать с умом! Разумно использовать правильный инструмент для работы: генератор счетов.

Отправка счета по электронной почте с помощью Генератора счетов дает несколько дополнительных преимуществ. Во-первых, ваш счет будет подходить для просмотра на мобильных устройствах и компьютерах. Во-вторых, вы будете уведомлены, когда ваш клиент получит и просмотрит счет. И в-третьих, если ваш клиент не просмотрел ваш счет через пару дней, Invoice Simple автоматически отправит ему вежливое напоминание.

Вместо того, чтобы много работать, мы должны работать с умом! Разумно использовать правильный инструмент для работы, генератор счетов.

Наш бесплатный генератор счетов экономит ваше время

Когда вы используете генератор счетов Invoice Simple, вы экономите много времени и сил. Вот несколько причин, почему:

  • Автоматически сохраняйте своих клиентов и товары, чтобы они были доступны в следующий раз, когда вы пишете счет-фактуру
  • Упорядочивайте свои счета за секунды мобильные устройства
  • Просматривайте полный обзор вашего бизнеса без особых усилий и в считанные минуты
  • Узнавайте, когда ваш счет просматривает клиент
  • Обрабатывайте кредитные карты онлайн или на месте
  • И получайте доступ ко многим другим удивительным преимуществам

См. наше руководство по Программное обеспечение для выставления счетов для малого бизнеса для более подробной информации обо всех ваших возможностях.

Счета за подписку | Stripe Documentation

Вы можете настроить счета несколькими способами, в том числе:

Добавить дополнительные позиции счета в будущий счет

Вы можете добавить до 250 позиций счета в счет. Чтобы добавить дополнительные позиции счета в следующий счет в цикле:

  curl https://api.stripe.com/v1/invoiceitems \
  -u 

sk_test_4eC39HqLyjWDarjtT1zdp7dc

: \ -d цена=цена_CBb6IXqvTLXp3f \ -d customer=cus_4fdAW5ftNQow1a

Эти разовые позиции добавляются к следующему счету, созданному для этого клиента.Чтобы убедиться, что это добавлено к определенной подписке, используйте необязательный параметр подписки , чтобы применить его к этой подписке.

Более частое выставление счетов за элементы, ожидающие обработки

Помимо изменения цикла выставления счетов, существует несколько способов выставления счетов за эти элементы без изменения обычного цикла подписки:

Включить единовременную плату или скидку в первый счет за подписку, используя add_invoice_items с разовой ценой:

  curl https://api.stripe.com/v1/подписки \
  -u 

sk_test_4eC39HqLyjWDarjtT1zdp7dc

: \ -d клиент="{{CUSTOMER_ID}}" \ -d "товары[0][цена]"="{{RECURRING_PRICE_ID}}" \ -d "add_invoice_items[0][price]"="{{PRICE_ID}}" \ -d payment_behavior=default_incomplete

Добавить элементы счета в черновик счета за подписку

Когда подписка продлевается и создается счет, Stripe отправляет событие веб-перехватчика invoice.created . Stripe ждет примерно один час, прежде чем завершить выставление счета и попытаться оплатить или отправить электронное письмо.

Во время этой задержки счет-фактура является черновиком и доступен для редактирования. Вы можете создавать элементы счета в этом счете. Обязательно укажите параметр счета при создании этих элементов счета. В противном случае они добавляются как ожидающие рассмотрения и включаются в следующий период подписки.

Эти элементы счета ведут себя немного иначе, чем элементы счета, автоматически сгенерированные Stripe:

  • Незавершенные элементы счета всегда оплачиваются, когда заканчивается расчетный период для любой отмененной подписки.Отмена подписки клиента предотвращает повторное выставление счета , если нет элементов счета .

  • Элементы ожидающего счета не распределяются пропорционально при изменении подписки клиента.

Если элементы ожидающего счета остаются после отмены подписки, Stripe создает счет и пытается выставить счет за них клиенту в конце следующего расчетного периода. Эти элементы счета (аналогично) не распределяются пропорционально при изменении подписки.

Управление ожидающими элементами счета

Вы можете просмотреть ожидающие элементы счета клиента, перейдя на страницу «Клиенты» и нажав на его имя.Если у клиента есть незавершенная позиция счета-фактуры, она отображается в разделе Незавершенные позиции счета-фактуры . Элемент счета-фактуры отображается как ожидающий, если он является частью черновика счета-фактуры.

В разделе Ожидающие элементы счета вы также можете создать новый элемент счета или мгновенно выставить счет на все перечисленные элементы. Когда вы нажимаете Выставить счет сейчас , появляется диалоговое окно, в котором вы можете выбрать, взимать ли счет с источника по умолчанию или отправить счет клиенту по электронной почте. Кроме того, диалоговое окно дает вам возможность автоматически рассчитывать налог.

Создание счета для элементов подписки вне цикла выставления счетов

Вы можете выставить счет за ожидающие элементы счета вне обычного цикла выставления счетов, создав одноразовый счет. Генерация одноразового счета-фактуры извлекает все ожидающие элементы счета-фактуры, которые были бы добавлены к регулярно запланированному счету-фактуре.

Когда вы создаете счет вручную, Stripe не применяет налоговые ставки, которые вы могли установить для подписки. Если должны применяться налоги, вы должны явно добавить налоговые ставки в счет.

Приостановка счета за подписку для просмотра

Вместо автоматической попытки оплаты в конце расчетного периода вы можете приостановить счет для просмотра или исправления. Чтобы приостановить выставление счета:

  1. Приостановить автоматический сбор в течение одного часа после получения события invoice.created . Вы можете сделать это, установив auto_advance=false в API или перейдя в раздел «Подписки и электронные письма» на панели инструментов. Найдите раздел приостановки платежей и нажмите Настроить , чтобы внести изменения.Эта функция не позволяет Stripe автоматически пытаться оплатить сумму счета от вашего клиента и отправлять счет по электронной почте.

  2. Просмотрите счет.

  3. После того, как вы будете готовы выставить счет клиенту, возобновите автоматический сбор. Это можно сделать, установив auto_advance=true или обновив параметры приостановки платежей на панели инструментов.

Настройка счетов | Stripe Documentation

Stripe автоматически генерирует номера счетов, чтобы помочь отслеживать и сверять счета.Номера счетов имеют префикс и суффикс, например 586A2E-0139 или MYSHOP-1203 . (Полный номер счета всегда уникален для вашей учетной записи в обеих схемах.) Stripe поддерживает две схемы нумерации счетов:

  • Последовательно для каждого клиента (на уровне клиента) — использует уникальный префикс для каждого клиента и присваивает номера счетов последовательно для данного клиента.
  •   Последовательно по всей учетной записи (на уровне учетной записи) — использует один и тот же префикс для каждого клиента и последовательно присваивает номера счетов по всей учетной записи.

Stripe выбирает поведение по умолчанию в зависимости от страны, в которой находится ваша учетная запись Stripe. Страны-члены Европейского Союза и Соединенное Королевство обычно требуют последовательности на уровне учетной записи. Во всех других странах по умолчанию используется упорядочивание на уровне клиента, потому что общее количество счетов не отображается. При переключении между схемами или обновлении префиксов только будущие счета используют новые настройки. Это не влияет на существующие счета.

Требования к счетам зависят от юрисдикции.Проконсультируйтесь со специалистом для получения рекомендаций по вашему конкретному варианту использования. Вы несете ответственность за проверку того, что выставленные вами счета соответствуют местным налоговым требованиям.

Префиксы уровня клиента

При настройке счета для использования нумерации на уровне клиента каждый номер счета начинается с уникального префикса счета клиента.

Например, если одним из ваших клиентов является компания Typographic, вы можете установить префикс TYPGRA . Первый номер счета для Typographic будет TYPGRA-0001 , второй будет TYPGRA-0002 и так далее.

 Вы можете переопределить префиксы, чтобы отслеживать счета-фактуры до своих клиентов. Вы можете установить префиксы на странице «Клиенты» в панели инструментов или с помощью API, используя параметр invoice_prefix. Префиксы должны содержать от 3 до 12 символов и не могут совпадать с другими префиксами клиентов, включая префиксы, которые больше не используются.

Префиксы на уровне учетной записи

При настройке счета для использования нумерации на уровне учетной записи каждый номер счета начинается с общего префикса и имеет порядковый номер.

Например, если ваша компания называется Rocket Rides, вы можете установить префикс RKTRIDE . Ваш первый счет будет иметь номер RKTRIDE-0001 , второй счет для другого клиента будет иметь номер RKTRIDE-0002 , еще один счет для первого клиента будет иметь номер RKTRIDE-0003 и так далее.

Stripe автоматически назначает префикс для всей учетной записи, но вы можете переопределить его, чтобы было понятнее, что эти счета исходят от вас. Если вы хотите изменить префикс для своей учетной записи, вы можете изменить его в шаблоне счета-фактуры .Для этого необходимо, чтобы версия API вашей учетной записи по умолчанию была не ниже 2020-03-02. Префиксы должны содержать от 3 до 12 символов и не могут совпадать с префиксами клиентов, включая префиксы, которые больше не используются.

Нельзя использовать префикс клиента в качестве префикса учетной записи. Сюда входят префиксы, которые больше не используются.

Подключить префиксы учетных записей

Для подключенных учетных записей, которые в настоящее время не управляются с помощью параметра on_behalf_of , последовательная нумерация счетов — на уровне клиента и продавца — будет начинаться с 0001 , если этот параметр будет использоваться в будущем.

Установить следующий номер счета

По умолчанию номера счетов начинаются с 0001 . Однако, если вы хотите использовать другой начальный номер счета-фактуры, вы можете изменить его. Например, некоторые пользователи — при переходе существующих клиентов на Stripe Invoicing — хотят, чтобы их номера счетов продолжались с того места, на котором остановилась их старая система. Если пользователь остановился на счете с номером 123 в своей старой системе, Stripe позволяет ему возобновить счет с номером 124 .

 Задайте номер на странице Сведения о клиенте или с помощью API, используя параметр next_invoice_sequence.Если вы используете префиксы на уровне учетной записи, задайте следующий номер счета в поле Следующая последовательность счета в шаблоне счета .

В качестве номера следующего счета можно указать только числа, превышающие любые числа, используемые в счете-фактуре. Максимально допустимый номер счета-фактуры — 1 000 000 000 независимо от того, как вы его установили. Используйте наименьшее возможное значение, чтобы не достичь этого предела.

Счета | Mass.gov

1. Продолжают ли поставщики ежемесячно выставлять счета?
Да, счета должны представляться каждый месяц.В месяце, в котором не было произведено никаких затрат, должен быть представлен счет-фактура с нулевой суммой.

2. Когда я создаю свой счет, делаю ли я дату «Расчетный период до» последним днем ​​месяца?
Да! Даже если этот день выпадает на выходной, нужно указать последний календарный день месяца. Например, для июня месяц «Период выставления счетов с» будет датой «01.06.07»; дата «Расчетный период до» будет «30.06.07». В противном случае вы столкнетесь с сообщением об ошибке в следующем месяце, указывающим, что предыдущий месяц не был отправлен.Если возникает такая ошибка (например, если для даты «Расчетный период до» используется «29.06.07»), может быть создан дополнительный счет-фактура для последнего дня, пропущенного в июне. В качестве альтернативы, последний день июня можно указать в счете за июль, указав «30.06.07» в дате «Период выставления счетов до» и «31.07.07» в дате «Период выставления счетов с».

3. Нужно ли мне по-прежнему отправлять ваучер на оплату вручную?
Нет. Платежные ваучеры, которые теперь называются «Запросы на оплату товаров» (PRC), генерируются в электронном виде в EIM/ESM.

4. Какие действия выполняют кнопки «Разблокировать» и «Авторизовать»?
Провайдеры используют кнопку Разблокировать, чтобы отправить счет лицу в его/ее организации, назначенному авторизатором счета. Уполномоченный по счету-фактуре нажимает кнопку «Авторизовать», чтобы окончательно утвердить подписавшего и отправить счет в агентство.

5. Когда я смогу выставить следующий счет нашей организации?
Провайдеры могут создать счет на следующий месяц после завершения авторизации счета за предыдущий месяц.Статус счета-фактуры можно просмотреть, выполнив поиск счета-фактуры в модуле выставления счетов. По этой ссылке можно найти пособие по статусу, в котором описываются состояния статуса счета.

6. Мой счет в состоянии «готов», но мы еще не оплачены. Почему это?
Счет-фактура в статусе «готов» должен быть авторизован или отклонен сотрудником поставщика с соответствующей ролью. Только после этого счет-фактура будет введен в систему для вынесения решения и будет доступен для просмотра руководителям программы/бухгалтерии.

7. Я готов выставить счет за месяц, но не могу вывести счет из состояния «ожидание». Что я должен делать?
Свяжитесь с менеджером по контрактам вашего агентства, чтобы узнать. Возможно, счет-фактура был автоматически обновлен до статуса «ожидающий рассмотрения», потому что контракт, регулирующий этот счет-фактуру, находится в состоянии «ожидания», что происходит, когда выполняется изменение контракта. Ваш контрактный менеджер должен быть в состоянии уточнить.

8. Я только что закончил выставление счетов за месяц, но понял, что забыл некоторые пункты.Нужно ли ждать до следующего месяца, прежде чем я смогу выставить счет за эти расходы?
Нет. Вы можете создать дополнительный счет за текущий месяц, чтобы отразить пропущенные товары. Обратите внимание, однако, что если поставщик попытается отправить дополнительный счет, а обычный счет за этот расчетный период будет отклонен, EIM/ESM отклонит дополнительный счет.

9. Я только что выставил счет с ошибкой. Есть ли способ исправить это?
Да. Если счет не был авторизован вашей организацией, вам необходимо связаться с сотрудником вашей организации, который выполняет функции авторизатора счета.Попросите его или ее отклонить счет. Счет будет возвращен в статус «черновик», и его можно будет редактировать. Если счет уже утвержден вашей организацией, его нельзя изменить. Однако вы можете отправить дополнительный счет для устранения ошибки. Например, если первоначальный счет был на 100 долларов, а должен был быть на 110 долларов, можно отправить дополнительный счет на 10 долларов.

10. Когда имеет смысл использовать функцию «копировать счет» в EIM/ESM?
Возможно, вам будет полезно использовать функцию «копировать счет», если вы обнаружите, что ваши ежемесячные счета очень похожи.Обратите внимание, что эту функцию можно использовать только для счетов со статусом, отличным от «черновик».

11. Что такое оценка счета? Как узнать, нужно ли мне его заполнить?
Оценки счетов-фактур (называемые «Отчетами о предоставлении услуг» до EIM/ESM) представляют собой структурированные анкеты, которые позволяют поставщикам в электронном виде отвечать на вопросы, относящиеся к программе, связанные с требованиями контракта и результатами услуг. Требования к оценке счетов зависят от политики отдельной программы.Обратитесь к менеджеру программы вашего агентства за инструкциями.

12. Как узнать, обработан ли мой счет?
Счета имеют статус в EIM/ESM, который обновляется по мере прохождения процессов создания, отправки, утверждения и оплаты. Вы можете искать счет по статусу. Персонал поставщика услуг может захотеть внедрить определенные бизнес-процессы, с помощью которых они периодически проверяют статус своих счетов, поскольку для таких событий, как отклонение счета, не генерируется системное уведомление.

13. Когда наша организация получит оплату?
Среднее время цикла от выставления счета на возмещение затрат или СДР за единицу до фактического платежа составляет 10 дней. Этот процесс включает три ключевых шага, выполняемых в рамках EIM/ESM: (1) создание поставщиком и отправка счета, (2) проверка счета и принятие решения и (3) включение счета в платежный запрос на товар (PRC), который после агентства одобрение отправляется в MMARS для оплаты. Текущая обработка отражает значительное улучшение временных рамок до EIM/ESM, когда среднее количество дней до оплаты в агентствах EOHHS составляло 31.

Полезный шаг, который организации-поставщики могут предпринять для ускорения платежей — если они еще этого не сделали — использовать электронный перевод средств. Этот способ оплаты, подписаться на который может помочь менеджер по контрактам вашего агентства, обычно сокращает время оплаты на день или два.

14. Что делать, если с момента выставления счета прошло девять дней, а моя организация не получила оплату?
В таких случаях мы рекомендуем вам связаться с менеджером по контрактам вашего агентства, чтобы определить, существует ли проблема.Поставщики также могут отслеживать ход выполнения, проверяя поле «Статус счета», доступное на странице «Сводка счета» в EIM/ESM, чтобы убедиться, что конкретный счет продвигается, как ожидалось. Кроме того, в случае отклонения счета-фактуры менеджеры по контрактам с агентствами должны связываться со своими партнерами-поставщиками, чтобы поддержать упреждающее решение проблемы.

15. Что означает поле «Запланированная дата платежа» в EIM/ESM?
Это поле представляет внутреннее значение MMARS.Он меняется в зависимости от статуса PRC и не является точным показателем того, когда организация-поставщик получит платеж.

16. Мой счет только что был отклонен. Могу ли я создать дополнительный счет, чтобы исправить это?
Да. Если первоначальный «обычный» счет был отклонен, для его исправления необходимо создать дополнительный счет (вы не можете отправить другой обычный счет). Это можно сделать, создав новый дополнительный счет-фактуру или воспользовавшись функцией «Копировать счет-фактуру», чтобы скопировать платежную информацию об отклоненном счете-фактуре.После копирования отклоненного счета тип счета по умолчанию становится «обычным». Затем вы должны щелкнуть переключатель «Дополнительно», прежде чем вносить необходимые изменения.

17. Мне заплатили не ту сумму, которую я ожидал. Как я могу согласовать разницу?
Во время платежного цикла в MMARS учитываются все платежи и долги между Содружеством и провайдером. Когда Содружество производит платеж поставщику, Содружество сначала вычитает любую сумму, причитающуюся государству на тот момент.Если у поставщика есть непогашенный остаток по отдельному контракту с другим агентством или любой другой непогашенный долг, этот долг будет вычтен из платежа. Вопросы можно направлять контактному лицу вашего агентства или в службу поддержки клиентов Virtual Gateway по телефону 1-800-421-0938 (TTY: 1-617-847-6578).

Бесплатный генератор шаблонов счетов от HubSpot

  1. Стандартный счет-фактура
  2. Транспортная накладная
  3. Счет за услуги
  4. Счет-проформа
  5. Коммерческий счет-фактура
  6. Повторяющийся счет-фактура

Стандартный счет-фактура является наиболее распространенным типом счета-фактуры.Стандартный счет-фактура включает в себя всю основную информацию, необходимую для заполнения счета-фактуры, включая контактную информацию покупателя и продавца, номер счета-фактуры, дату счета-фактуры, детализированные покупки и четко определенную промежуточную сумму.

Отгрузочная накладная служит официальным соглашением об оплате проданных товаров между продавцом и покупателем. Для счетов-фактур на доставку информация обычно включает стоимость и количество каждого товара, промежуточную сумму за вычетом сборов за доставку и налогов, контактную информацию обеих сторон, а также дату и номер счета-фактуры.

Счет за обслуживание часто используется сервисными предприятиями, которые выставляют клиентам счета на основе почасовой ставки за услуги, такие как консультанты, графические дизайнеры, разработчики веб-сайтов, юристы, техники по ремонту автомобилей и т. д. В счетах за услуги промежуточный итог отражает потраченные оплачиваемые часы.

Счет-проформа лучше всего подходит для сравнения с предложением или оценкой. Тип счета-проформы часто используется в качестве первого шага в согласовании соглашения об оплате и не считается настоящим счетом-фактурой, поскольку он не требует оплаты.

Коммерческий счет-фактура используется таможней в случаях экспорта товаров через международные границы.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.