Правила ведения документооборота: Правила организации документооборота и делопроизводства в управляющей организации — АСУ «Жилищный стандарт»

Содержание

Правила организации документооборота и делопроизводства в управляющей организации — АСУ «Жилищный стандарт»

Правила организации документооборота и делопроизводства в управляющей организации

        С работой любого, даже небольшого юридического лица, связано наличие в организации системы документооборота и делопроизводства. Система управления документами управляющей домом организации должна быть интуитивно понятной, структурной и предполагать возможность хранения информации как на бумажном, так и на электронном носителе.

 

        Понятие документооборота и делопроизводства

 

        Стремление к единым стандартам ведения документооборота и делопроизводства путем упорядочения данных процессов является правильной мерой, в больше степени необходимой самой организации. Культура обращения с документами, документальным и архивным фондом компании – важный признак добросовестности и серьезности участника рынка ЖКХ-услуг.

 

        Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26.03.2019 г.№ 101-ст был утвержден и введен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Информация и документация. Управление документами», который содержит ряд важных понятий и формирует общие принципы документооборота и делопроизводства в организации.

 

        В силу закона правила документооборота по системе стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом, за исключением публичного заявления о соответствии национальному стандарту (п. 1 и 3 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

 

        Документом (records) является документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции.

 

        Управление документами (recordsmanagement) это область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) в виде документов (п. 3.14 и 3.15 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).

 

        ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 устанавливает ряд принципов организации документооборота и делопроизводства исходя из целостности этих процессов, их эргономичности и адаптивности к целям и задачам организации.

 

        Все документы, образующиеся в деятельности организации, составляют ее документальный фонд. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (п. 2.1 и 2.2 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526).

 

        Часть документального фонда, включая документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения – постепенно формирует архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве такой организации(п. 2.3 Правил № 526).

 

        Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд. В случае реорганизации компании с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней (п. 2.6 и 2.7 Правил № 526). Такой подход обеспечивает сохранность документации, что имеет значение при ее восстановлении.

 

        Состав документации, находящейся в документообороте управляющей организации

 

        

Несмотря на то, что сфера ЖКХ налагает определенную специфику на состав документов, в целом, для управляющей организации (или ТСЖ) набор документов является типичным как для любой другой организации.

 

        1.Внутренние организационно-распорядительные документы (уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.).

 

        На порядок ведения этих документов распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 г. № 2004-ст.

 

        ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения данного стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

 

        Стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 имеет ряд полезных и информативных описаний культуры внутреннего и внешнего диалога: визирование документов, проставление входящих отметок, этики деловой переписки, схем расположения реквизитов организации, требований к фирменным бланкам, товарным обозначениям и пр. компонентам делового документооборота.

 

  1. Локальные кадровые документы. Сюда относятся трудовые договоры, личные дела (карточки) сотрудников, трудовые книжки, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, должностные инструкции и иные документы. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется ТК РФ, а также отдельными приказами и положениями о кадрах.
  2. Финансовые документы. Они включают бухгалтерскую (финансовую) отчетность о фактах хозяйственной жизни организации, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность, авансовые отчеты и иные документы.

 

        Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

 

        Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 3 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

 

  1. Техническая документация на многоквартирный дом, в которой отражаются сведения о составе и состоянии общего имущества многоквартирного дома, управления которым осуществляется организацией. Ответственные лица обязаны в установленном законодательством порядке принимать, хранить и передавать техническую документацию на многоквартирный дом и иные связанные с управлением таким многоквартирным домом документы, ключи от помещений, входящих в состав общего имущества, электронные коды доступа к оборудованию, входящему в состав общего имущества, и иные технические средства и оборудование, необходимые для эксплуатации многоквартирного дома и управления им, вносить в такие документы необходимые изменения, связанные с управлением общим имуществом (п. 24 и 27 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 13.08.2006 № 491 (далее – Правила № 491).

 

        Цифровизация документооборота управляющей организации

 

        Законодательство идет по пути постепенной оцифровки отдельных элементов технической документации (например, свидетельство о поверках приборов учета отражаются в информационной системе «Аршин»https://fgis.gost.ru/fundmetrology/registry, данные о праве собственности есть в открытом доступе на сайте Росреестра, данные по земельному участку приведены на сайте Публичной кадастровой карты Публичной кадастровой картыhttps://pkk.rosreestr.ru/

 

        Управляющие организации как субъекты малого предпринимательства и ТСЖ как некоммерческие организации имеют право на упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, которая чаще всего делается и полностью ведется в электронном виде с подачей в уполномоченные органы на основании электронной цифровой подписи (пп. 4 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

 

        Кроме того, в части внутренних организационно-распорядительных документов п. 38 Порядка осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 15.05.2013 № 416 устанавливает, что управляющая организация, товарищество или кооператив обязаны хранить запрос (обращение) и копию ответа на него в течение 3 лет со дня его регистрации. Такая информация обычно переводится в электронный вариант, что обеспечивает простоту ее восстановления при необходимости.

 

        С учетом положения п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» о том, что управляющая домом организация вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов – стоит оценить реальную возможность хранения такого архива в облаке в оцифрованном виде, т.к. это надежно, безопасно и восстановимо.

 

        Электронный документооборот не может быть полным, однако даже в части он упрощает процессы управления, способствует наведению порядка во всей внутренней документации, обеспечивает хранение архива, и сокращает время на прием документов и постановку задач сотрудникам, ответов жителям.

 

        В интересах управляющей домом организации выстроить современную эко-систему документооборота и делопроизводства, поскольку это позволит не только избежать административной ответственности (ст. 13.20 КоАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»), но и повысит внутреннюю эффективность бизнес-процессов, улучшит взаимодействие с жителями и заинтересованными лицами.

 

        Автор: Павел Кузнецов, управляющий многоквартирными домами, автор книги «Управление многоквартирным домом: настольная книга управдома», преподаватель Русской школы управления, член экспертного совета Ассоциации «Р1», кандидат наук

https://pavelkuznetzov.ru/

Организация делопроизводства и документооборота. Правила оформления и контроль исполнения документов

1. Современные требования к оформлению и хранению документов организации. Основные нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства и документооборота на предприятиях всех форм собственности. Особенности ведения делопроизводства в органах исполнительной власти. Унифицированные системы документации.

2. Изменения законодательства, вступившие в силу в 2022 году. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

3. Организация документооборота и номенклатура дел. Порядок приема и обработки входящих документов. Правила работы с исходящими и внутренними документами. Регистрация служебных документов. Ведение журналов входящих, исходящих и внутренних документов. Формирование, оформление, хранение дел.

4. Бланки документов. Юридическая сила документа. Согласование, подписание, утверждение документа. Контроль исполнения документа. Фирменные бланки.

5. Состав и правила оформления распорядительных документов. Приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания. Правила оформления копий и выписок из документов. Резолюции, визы, грифы согласования. Требования к тексту служебных документов. Разбор характерных ошибок.

6. Требования к составлению информационно-справочных документов. Акты, протоколы, справки, служебные, докладные и объяснительные записки, выписки из протоколов, выписки из приказов. Оформление писем, телеграмм, телефонограмм. Правила составления характеристик, представлений, рекомендательных писем. Требования к ведению деловой переписки. Типичные ошибки и практические рекомендации.

7. Внутрифирменные организационные документы, особенности составления и оформления: устав, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание. Часто допускаемые ошибки при разработке и принятии локальных нормативных актов в организации. Правила ознакомления работников, процедура введения в действие.

8. Система электронного документооборота, основные требования. Законодательное регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи. Особенности составления электронных документов. Формирование поисковой системы документов. Организация и автоматизация прохождения документов внутри организации. Контроль за ходом исполнения документов.

9. Особенности работы с документами, содержащими персональные данные, коммерческую и служебную тайну. Организация работы по защите персональных данных и обеспечению конфиденциальности. Порядок учета, хранения и уничтожения конфиденциальных документов. Ответственность за нарушение и разглашение конфиденциальной информации.

10. Основные правила ведения архивов организаций. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов.  Сроки хранения документов. Обеспечение сохранности документов, выдача документов во временное пользование. Ошибки, ведущие к утрате документов. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Порядок передачи документов в ведомственный или государственный архив. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

11.Взаимоотношения с руководителем и коллегами. Типы сотрудников и стратегии взаимодействия с ними. Урегулирование разногласий, профилактика конфликтных ситуаций.

12.Факторы стресса в работе специалиста по делопроизводству и документообороту. Причины, мешающие оптимально распоряжаться своими ресурсами. Внутренние и внешние источники напряжения. Способы психологической настройки, повышения работоспособности и профилактики стресса.

13. Практические рекомендации по составлению и работе с документами. Обмен опытом, ответы на вопросы.

Разработка правил ведения документооборота — Курсовая работа

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих документов, проектирование исходящих документов, учете внутренней документации.

Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

От территориального размещения, организационной структуры учреждения во многом зависит объем документооборота.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.

Четкая, правильная постановка документооборота играет немаловажную роль в бесперебойной работе организаций, поэтому и возникает необходимость в знании современных правил организации и ведения документооборота.

Цель работы — разработать правила ведения документооборота.

Задачи работы:

— дать понятие документооборота;

— отразить основные принципы документооборота;

— разработать правила документооборота входящих документов;

— разработать правила документооборота исходящих и внутренних документов.

Курсовая работа состоит из трех глав. Первая глава отражает сущность документооборота. В ней дано понятие документооборота, определены цель и принципы документооборота.

Вторая глава направлена на разработку основных правил ведения документооборота входящей, исходящей и внутренней документации.

В третьей главе сформулированы основные правила документооборота в различных учреждениях.

Работа написана на основании различных источников информации. Так были изучены учебные пособия Басакова М.И. Пшенко А.В и других авторов.

Порядок ведения электронного кадрового документооборота внесен в Трудовой кодекс

Президент подписал Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, устанавливающий понятие и правила ведения электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений.

Порядок ведения кадрового делопроизводства не был урегулирован законодательно. Он определялся работодателем самостоятельно с учетом ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.

Теперь статья 22 ТК РФ дополнена новыми положениями, большинство из которых вступили в силу 22.11.2021.

1. Введено понятие ЭДО в области трудовых взаимоотношений. Это создание, подписание, применение и порядок хранения нанимателем, сотрудником или соискателем кадровых документов, оформляемых исключительно в электронном виде без дублирования на бумаге (кроме отдельных случаев).

2. Определено, в отношении каких документов возможно применение ЭДО. Он может применяться при заключении трудовых договоров, договоров о матответственности и других документов.

3. Установлено, на какие кадровые документы ЭДО не распространяется. Это бумажные и электронные трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, документы, подтверждающие прохождение сотрудником инструктажа по охране труда.

4. Определено, с помощью каких информационных систем можно организовать и вести ЭДО. Это могут быть платформы:

  • «Работа в России», доступ к которой возможен через ЕПГУ с помощью единой системы идентификации и аутентификации;
  • информационная система работодателя, способная обеспечить подписание, хранение, фиксацию факта передачи и получения электронных документов обеими сторонами трудовых отношений. Расходы на создание, эксплуатацию системы, хранение документов в этом случае несет работодатель.

Порядок взаимодействия платформы «Работа в России» и инфосистемы работодателя с ЕПГУ устанавливается правительством. Положения кодекса, касающиеся данного взаимодействия, вступят в силу с 01.09.2022.

Порядок организации ЭДО

1. Работодатель вправе принять решение о введении в организации ЭДО. Таким образом, обязанности его ведения закон не устанавливает.

2. ЭДО вводится на основании ЛНА, учитывающего мнение первичной профсоюзной организации. В акте необходимо отразить:

  • с помощью какой информационной системы будет организован ЭДО;
  • правила доступа к инфосистеме работодателя, если она будет использоваться;
  • перечень документов, которые будут вести в электронном виде, а также список категорий персонала, в отношении которых будет организован ЭДО;
  • срок уведомления сотрудников о переходе на ЭДО при взаимодействии с работодателем, а также дата введения ЭДО в организации.

3. Отдельно утверждается порядок осуществления ЭДО. Документ является ЛНА и составляется по правилам ст. 372 ТК РФ. Порядок может предусматривать:

  • периодичность и сроки ознакомления и подписания сотрудниками электронных документов с учетом рабочего времени;
  • порядок проведения инструктажа персонала по вопросам электронного взаимодействия с нанимателем (если это необходимо).

4. О переходе на ЭДО работодатель обязан уведомить каждого сотрудника организации. Сделать это нужно в срок, установленный в ЛНА о переходе на ЭДО. Переход на электронное взаимодействие с работником возможен только при наличии его письменного согласия. Исключение – случаи ведения документов исключительно в бумажном виде. Отсутствие согласия работника на ЭДО приравнивается к отказу. При этом работник вправе дать согласие и позже.

5. О наличии ЭДО в организации работодатель обязан уведомить работника при трудоустройстве.
При этом если у претендента при приеме на работу по состоянию на 31.12.2021:

  • есть трудовой стаж, тогда от работника необходимо взять согласие на взаимодействие посредством ЭДО;
  • нет трудового стажа, тогда при трудоустройстве после 31.12.2021 согласие на ЭДО от работника не потребуется.

Отсутствие согласия на ЭДО либо электронной подписи у работника – не причина для отказа в трудоустройстве или увольнении.

Если согласие на ЭДО от работника не получено, документы выдаются на бумаге.

6. При устройстве на работу и заключении трудового договора сотрудник представляет документы в той форме, которая согласована с нанимателем, в том числе в электронном формате. К числу таких документов согласно ст. 65 ТК РФ относятся:

  • паспорт;
  • трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности;
  • СНИЛС;
  • для военнообязанных — документы воинского учета;
  • дипломы либо иные документы об образовании.

7. Принимаемого на работу сотрудника можно ознакомить с документами в электронной форме, указанными в ч. 3 ст. 68 ТК РФ. К ним относятся ПВТР, коллективный договор и иные ЛНА, регулирующие трудовую деятельность персонала.

8. При создании ЭДО будет применен единый подход к требованиям и форматам его ведения. Форматы установит Минтруд РФ по согласованию с Минцифры РФ и Росархивом. Данное положение вступит в силу с 01.03.2023.

9. Расходы на получение и использование электронной подписи (ЭП) работником несет работодатель. Если у сотрудника уже есть усиленная ЭП, готовить новую не нужно, можно применять имеющуюся – абз. 14 п. 1 ст. 1 закона.

Взаимодействие между работодателем и сотрудником посредством ЭДО

Определен перечень документов, подписание и обмен которыми может производиться через информационную систему ЭДО работодателя.

В таблице приведен список кадровых документов, в отношении которых может применяться ЭДО, виды применяемых к ним электронных подписей, в случае, если речь идет о работодателе.

Документ / Действие

Вид электронных подписей, используемых работодателем

Заключение трудового договора

Уведомление об изменении условий трудового договора

 

 

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Можно использовать и неквалифицированную УЭП, но только в том случае, если ее сертификат ключа проверки сформирован и применяется в инфраструктуре государственных и муниципальных услуг (для инфраструктуры электронного правительства)

Договор о материальной ответственности / внесение изменений
Ученические договоры / внесение изменений
Договоры на получение образования с отрывом и без отрыва от производства / внесение изменений
Подписание приказа о применении дисциплинарного взыскания / ознакомление с приказом

 

 

Остальные документы

— УКЭП;

— усиленной неквалифицированной ЭП. Порядок ее проверки необходимо определить в соглашении сторон трудового договора;

— усиленной неквалифицированной ЭП, полученной для инфраструктуры электронного правительства

Перечень документов, которые можно заключать в электронном виде через информационную систему работодателя, если речь идет о работнике.

Документ / Действие

Вид электронных подписей, используемых работником

Заключение трудового договора / внесение изменений / ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора

 

 

 

— УКЭП;

— усиленная неквалифицированная ЭП;

— усиленная неквалифицированная ЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства

Договор о материальной ответственности / внесение изменений
Ученический договор / внесение изменений
Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от производства / внесение изменений
Подписание согласия на перевод
Заявление об увольнении
Отзыв заявления об увольнении
Приказ о применении дисциплинарного взыскания

 

 

 

Иные документы

— УКЭП;

— усиленная неквалифицированная ЭП, порядок проверки которой определен соглашением с работодателем;

— усиленная неквалифицированная ЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;

— простая ЭП, в случае, если в соглашении с работодателем установлены правила определения подписанта по его ЭП, а также требования к соблюдению конфиденциальности ключа этой подписи

Если работодатель при ЭДО использует платформу «Работа в России», тогда при подписании кадровых документов, он может использовать:

  • УКЭП;
  • усиленную неквалифицированную ЭП, выданную инфраструктурой электронного правительства.

Работник в этом случае может, кроме названных подписей, применять простую ЭП с подтвержденной учетной записью для применения на госуслугах.

ЭДО даст возможность работнику:

  • при трудоустройстве направлять работодателю заявления, уведомления и сообщения. В этом случае они будут считаться полученными на следующий рабочий день после их отправки;
  • направлять заявления о выдаче документов, связанных с работой. Работодатель в этом случае обязан их предоставить в течение трех дней, причем тем способом, который указан работником в заявлении (в виде заверенной бумажной копии документа, в электронной форме путем размещения на ЕПГУ либо в личном кабинете работника на платформе «Работа в России»).

Работодатель обязан обеспечить доступ работника к документам, подписанным простой ЭП в инфосистеме работодателя. Для этого по заявлению работника наниматель направляет электронный документ в личный кабинет работника на ЕПГУ.

Кроме того, изменена формулировка части первой ст. 68 ТК РФ. Согласно подпункту «а» п. 2 ст. 2 закона, прием на работу теперь оформляется не приказом, а трудовым договором. Приказ при этом работодатель «вправе» издать.

Утрачивает силу положение, обязывающее работодателя извещать работника об издании приказа о приеме на работу под подпись в течение трех дней со дня зачисления на работу, и выдавать заверенную копию приказа – пп. «б» п.2 ст. 2 закона.

Статья 312 о регулировании труда дистанционных работников дополнена положением, позволяющим распространить ЭДО и на удаленщиков.

Руководство по управлению электронными записями :: Архив Университета Брауна

Библиотека Джона Хэя, Архив Университета Брауна

Руководство по управлению электронными записями*


ВВЕДЕНИЕ

Целью этих руководств является предоставление департаментам и управлениям рекомендаций по ответственному управлению электронными записями Университета, которые согласуются и поддерживают Политику институциональных записей. Эти руководящие принципы, в соответствии с другими установленными политиками и процедурами Университета, применяются ко всем электронным записям, независимо от их цифровой формы, созданным или полученным офисом или отделом Университета в ходе его надлежащей деятельности или во исполнение его юридических обязательств.

Ряд новых технологий создает электронные записи, причем создание записей может быть как активным (например, добавление данных в базу данных), так и пассивным (например, автоматическое ведение журнала обновлений системы). Индивидуальные записи могут быть созданы в системах электронной почты, в виде веб-публикаций, а также в виде документов, созданных и сохраненных в административных информационных системах.

ФОН

Объем информации, которая существует в цифровой форме, быстро увеличивается. Цифровые технологии предлагают значительные возможности для обеспечения быстрого и эффективного доступа к информации, но существует вполне реальная угроза того, что цифровые материалы будут создаваться таким образом, что нельзя будет гарантировать даже их краткосрочную жизнеспособность, не говоря уже о перспективах. чтобы будущие поколения также имели к ним доступ.

Практический опыт в этой области еще только формируется. Большая часть диалогов и исследований в области цифрового хранения была сосредоточена, по правде говоря, на сложных технических проблемах, связанных с упаковкой и иным управлением цифровым материалом таким образом, чтобы он мог пережить течение времени и изменяющуюся вычислительную среду. Но, поскольку цифровой мир с годами все больше осознает, технические решения являются лишь одним из аспектов решения в целом. Решение многих вопросов, связанных с сохранением цифровых данных, вызывает особую озабоченность, поскольку мы учитываем потребности управления записями.

* Адаптировано из Руководства по политике и процедурам в отношении документации (http://bentley.umich.edu/uarphome/manual/index.php) , Мичиганский университет, Историческая библиотека Бентли, Программа университетских архивов и документации.

ПРЕИМУЩЕСТВА ПРАВИЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ ЦИФРОВЫМИ ЗАПИСЯМИ

Университет разработал тщательно проработанный и продуманный подход к управлению документами учреждения, а также подготовил политику, руководящие принципы и передовой опыт для комплексной программы управления документами.Хотя политика Университета обеспечивает наивысший уровень полномочий в отношении управления всеми записями, существуют дополнительные меры защиты, гарантии и сохранения, связанные с цифровыми записями. Соблюдение рекомендаций дает множество преимуществ, в том числе:

  • выполнение юридических поручений
  • облегчение поиска записей
  • определение стратегий сохранения записей
  • снижение затрат на хранение устаревших записей
  • обеспечение создания и управления точными и надежными записями
РУКОВОДСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ ВСЕМИ ЭЛЕКТРОННЫМИ ЗАПИСЯМИ

Для целей настоящего руководства цифровая запись определяется как электронная информация в любой форме, созданная или полученная и поддерживаемая организацией или лицом при осуществлении деятельности Университета или ведении дел и хранимая в качестве доказательства такой деятельности.

1. Электронные записи должны храниться надежно и безопасно:

  • В большинстве случаев электронные записи должны храниться в их электронной форме, потому что сохранение контекста и структуры записей и облегчение доступа к ним лучше всего достигается в электронной среде.
  • Записи, созданные и поддерживаемые в надежных системах электронного учета, в большинстве случаев должны служить официальной копией записи.
  • Системы ведения документации должны соответствовать юридическим и административным требованиям, национальным и международным стандартам и передовым методам ведения документации в электронной среде.
  • Для ответственного управления электронными записями департаменты и офисы должны разработать и поддерживать письменные политики и процедуры, которые полностью и точно документируют общее управление их локальной системой и/или потребностями.
  • Электронные системы ведения записей должны включать адекватные системные средства контроля, такие как контрольные журналы, регулярное тестирование аппаратного и программного обеспечения системы, а также процедуры измерения точности ввода и вывода данных.

2.Электронные записи должны храниться или уничтожаться в соответствии с утвержденными и утвержденными графиками хранения записей:

  • Системы электронного учета должны включать утвержденный план утилизации.
  • В соответствии с утвержденным графиком хранения электронные системы ведения записей должны разрешать удаление записей.
  • Электронное оборудование следует утилизировать в соответствии с Политикой утилизации электронного оборудования Computing and Information Services.
  • Конфиденциальная информация, хранящаяся на жестком диске машины, которая подлежит утилизации, отправке в излишки или передаче другому лицу или отделу, должна быть утилизирована в соответствии с рекомендациями по удалению данных компьютерных и информационных служб.

3. Рабочие процессы и связанные с ними бизнес-процедуры и инструменты должны поддерживать создание электронных записей и управление ими:

  • Ведение документации должно быть встроено в определенные бизнес-процессы и электронную рабочую среду, обеспечивая таким образом регистрацию, понятность и возможность использования записей для немедленного и долгосрочного использования.
  • Когда это возможно, офисы и департаменты университетов должны создавать модели бизнес-процессов, чтобы определить, где и когда создаются и используются электронные записи в ходе выполнения бизнес-транзакций.

4. Электронные записи должны быть неприкосновенными и безопасными:

  • Электронные записи должны быть защищены от случайного или преднамеренного изменения и от удаления, пока запись еще имеет ценность.
  • Только авторизованный персонал должен иметь право создавать, собирать или очищать электронные записи.

5. Электронные записи должны храниться без потери какой-либо жизненно важной информации до тех пор, пока это требуется по закону и политике:

  • Удобство использования электронных записей в будущем должно быть обеспечено за счет разработки стратегий миграции или преобразования, предназначенных для обновления аппаратного обеспечения, программного обеспечения и носителей данных.
  • Электронные системы ведения записей должны управлять и сохранять в течение срока полезного использования записи как содержание записи, так и связанные метаданные, которые определяют или документируют содержание, контекст и структуру записи.
  • Электронные записи должны включать или быть связаны с основными метаданными, описывающими содержание и структуру деловой записи и контекст ее создания.
  • Должны поддерживаться точные и надежные связи между электронной записью и бизнес-транзакцией, которая ее создала.
  • Должны поддерживаться точные и надежные связи между записями о подобных или похожих транзакциях.

6. Электронные записи должны быть доступны и извлекаться своевременно в течение всего срока их хранения:

  • Системы ведения документации должны быть способны экспортировать содержание, структуру и контекст записи в интегрированном представлении и в доступном и пригодном для использования формате.
  • Электронные записи должны быть легко доступны в ходе обычной деятельности.
  • Электронные записи должны быть доступными для поиска и извлечения для справочного и вторичного использования, включая аудиты, судебные разбирательства и исторические исследования.
  • Должны быть доступны программы обучения и поддержки пользователей, чтобы пользователи могли получать доступ к электронным записям и извлекать их.

7. Доступ к электронным записям должен контролироваться в соответствии с четко определенными критериями (см.: Политика управления вычислительными счетами).Системы ведения документации должны обеспечивать защиту электронных записей от несанкционированного доступа:

  • Офисы университетов должны принимать меры для предотвращения несанкционированного доступа к частным и конфиденциальным электронным записям, определяя записи, на которые распространяются законодательные, нормативные и институциональные ограничения.
  • Записи должны быть доступны в минимальном количестве, необходимом для выполнения бизнес-деятельности или функции.
ОРГАНИЗАЦИЯ ЦИФРОВОЙ ЗАПИСИ

Все записи, независимо от формата, должны быть организованы, чтобы быть полезными.Картотеки, папки с файлами и этикетки для папок — все это инструменты для организации бумажных документов. Точно так же имена файлов, каталоги и подкаталоги являются инструментами для организации цифровых записей. Подобно картотеке, организованная структура каталогов может представлять собой иерархию папок и подпапок, которые логически организуют файлы по содержимому, связям, назначению и создателю. Преимущества хорошей организации включают в себя лучший поиск файлов, более высокую эффективность и потребность в меньшем пространстве для хранения за счет идентификации и регулярной очистки ненужных записей.Общие папки, обеспечивающие единое центральное расположение для цифровых записей, рекомендуются для отделов, чтобы обеспечить общее место для хранения записей и управления ими. Пример стандартной иерархии:

  • Название отдела
    • Подотдел (при необходимости)
      • Общий контент
        • Электронные таблицы
        • Документы Word
        • Базы данных
      • Персональные папки
        • Сотрудник А
        • Сотрудник B
      • проектов
      • Исторический

Если это будет сочтено целесообразным и одобрено кафедрой, печатная копия должна храниться в соответствии с инструкциями, изложенными в Политике университетской документации.

ОБСЛУЖИВАНИЕ И ДОЛГОСРОЧНАЯ КОНСЕРВАЦИЯ

Чтобы убедиться, что активные цифровые записи доступны для чтения для использования в будущем, рекомендуется реализовать план упреждающего обслуживания. План обслуживания будет включать перенос записей при изменении или обновлении операционных систем и/или программных приложений. Рекомендуется создать журнал документации при переносе файлов из одной системы в другую, и этот документированный файл журнала должен включать: спецификации систем и программного обеспечения, дату миграции, имя и должность лица, ответственного за миграцию, а также описание любого потеря информации, которая может произойти в процессе миграции.Файл может храниться в бумажной или цифровой файловой системе, если известно, где он хранится. За помощью в руководстве по конкретной электронной системе обращайтесь в вычислительную и информационную службу.

ЦИФРОВОЙ НОСИТЕЛЬ

Цифровые записи лучше всего хранить в управляемой среде, которая включает регулярное резервное копирование системы и план аварийного восстановления. Цифровые записи могут храниться в оперативном режиме, в режиме реального времени (например, в системе управления документами отдела) или в автономном режиме.Хорошим примером онлайновой системы является система электронной почты. Обратной стороной управления онлайновыми записями с течением времени может быть значительное накопление записей и связанные с этим затраты. Этот тип хранилища обеспечивает немедленный доступ и поиск; однако совместное использование записей внутри отдела или рабочей группы может быть проблематичным. Примеры оперативного хранения включают системы управления документами и системы электронного учета. Ключевым преимуществом использования электронной системы ведения документации является то, что такие системы могут обеспечить безопасную среду для документов, имеющих административную и историческую ценность.Для цифровых записей, которые хранятся в автономном режиме, лучшими доступными в настоящее время носителями являются магнитная лента и оптические носители (такие как CD или DVD). Хотя этот тип хранения может быть наиболее знакомым, он требует определенного контроля для защиты от ухудшения состояния окружающей среды и изменений в технологии, которые могут привести к тому, что информация станет нечитаемой. Необходимо учитывать температуру, влажность, уровень освещенности и наличие магнитных полей.

Внешняя маркировка автономного носителя с кратким описанием содержимого, используемых программных приложений и версий, диапазоном дат файлов и датой переноса содержимого на носитель.Также рекомендуется включить внутреннюю метку, такую ​​как текстовый файл ASCII «read me», на случай, если внешняя метка отделится от носителя. Знание того, какие программные приложения и версии использовались для создания цифровых записей, является ключевым элементом в обеспечении удобочитаемости и удобства использования записей с течением времени. Кроме того, цифровые записи, хранящиеся на физических носителях, таких как ленты, подвержены ухудшению качества и должны периодически обновляться на новые носители. Такие цифровые носители рекомендуется обновлять каждые 3-5 лет.

ПЕРЕДАЧА ЦИФРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ УНИВЕРСИТЕТА

В некоторых случаях цифровые записи лучше всего хранить в среде, в которой они были созданы. Пожалуйста, свяжитесь с архивом университета, чтобы определить, рекомендуется ли этот тип постоянного хранения в офисе происхождения. Если цифровые записи передаются в университетские архивы, для передачи может использоваться либо протокол передачи файлов (FTP), либо цифровые носители. Для передачи через FTP заполните форму передачи цифровых записей и свяжитесь с архивом университета, чтобы принять меры перед передачей записей.Для переноса цифровых записей на цифровые носители, такие как CD или DVD, заполните и приложите форму передачи цифровых записей. (http://library.brown.edu/collections/archives/etransfer-form.pdf)

Включайте следующую информацию при каждой передаче цифровых записей:

  • Форма передачи цифровых файлов, включая информацию о контракте, техническую документацию и краткое описание файлов.
  • Текстовая копия ASCII структуры каталогов и списка файлов.
  • Внутренняя и/или внешняя этикетка на физических носителях, таких как CD или DVD, или других цифровых носителях.
РУКОВОДСТВО ПО РАСПРОСТРАНЕНИЮ ЗАПИСЕЙ

Университет передает много информации и осуществляет многие административные операции через Интернет. Следующие рекомендации разделены на две категории: проектирование и сохранение. В разделе «Дизайн» рассматриваются передовые методы, которые помогут сделать веб-сайт удобным и понятным в будущем. Хотя очевидно, что технологии будут продолжать меняться, процесс сохранения или «архивирования» будет более эффективным, если в создание исходного веб-файла будут встроены последовательность и стандартизация.

Особенности конструкции

Следующие элементы дизайна лучше гарантируют, что веб-страница сохранит содержание и «внешний вид» в будущем, как это было первоначально представлено.

  1. Используйте стандартную HTML-разметку при разметке университетских веб-страниц. Поскольку веб-технологии продолжают меняться, рекомендуется создавать HTML-страницы, совместимые с XML.
  2. На каждой странице укажите название отдела, дату последнего изменения информации и контактную информацию.
  3. Чтобы сохранить функциональность исходной веб-страницы, сведите к минимуму зависимость от проприетарных программных приложений, используя непатентованные форматы файлов (например, TIFF, JPEG, MPEG, PDF).
  4. Важно помнить, что функциональные возможности, предоставляемые скриптом Java, плагинами, сторонними поисковыми системами и базами данных, проблематично сохранить.
  5. Чтобы сохранить исходную навигацию по веб-сайту, создавайте гипертекстовые ссылки, используя относительные адреса унифицированного расположения ресурсов (URL), а не абсолютные адреса путей.
  6. Используйте элементы метаданных, чтобы облегчить поиск и поиск, а также предоставить документацию о веб-сайте. Рекомендуется включить некоторое описание веб-сайта на его главную веб-страницу. Описание встроено в теги файла HTML и не видно пользователю.

Руководство по созданию снимков веб-сайта

Стратегия, используемая каждым отделом в управлении веб-записями, будет зависеть от доступных ресурсов, а также юридических и административных требований отдела.Для многих отделов внутренней политики и процедур, предусматривающих ежегодный «моментальный снимок» веб-сайта, может быть достаточно. Моментальный снимок веб-сайта — это моментальный захват содержимого, представления и функциональности веб-сайта отдела. Моментальный снимок не считается резервной копией системы; скорее, это цифровая запись, которую можно будет прочитать на других платформах. Цель моментального снимка состоит в том, чтобы создать и поддерживать цифровую запись, которая является максимально полной и завершенной для данного момента времени, а также создавать и поддерживать запись, которая будет оставаться читаемой и понятной в будущем.

  1. Определите лучшее время для создания моментального снимка в течение учебного года.
  2. Назначить ответственность соответствующему отделу и/или отдельному лицу.
  3. Создайте резервную копию веб-сайта перед созданием записи снимка.
  4. Если возможно, преобразуйте все внешние ссылки, перенаправив их на исходные начальные адреса. Вставьте сообщение, где появились внешние ссылки, о том, что ссылки были прекращены.
  5. Важно сохранить исходную структуру каталогов и файлов.
  6. Задокументируйте любую функциональность исходного веб-сайта, которая была потеряна при создании моментального снимка (например, сценарии Java, поисковая система, база данных, подключаемые модули).
  7. Сделайте две копии записи моментального снимка. Один будет служить резервной копией.
  8. «Заархивированный» веб-сайт должен быть доступен только для чтения.
  9. Документация о записи моментального снимка должна отслеживаться и храниться вместе с файлами с течением времени.
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА СООБЩЕНИЯ

Многие считают электронную почту отдельной категорией записей, с которыми следует обращаться иначе, чем с другими записями, создаваемыми в офисе.Однако электронная почта, по сути, является способом передачи сообщений или информации, и фактически это то же самое, что и отправка служебной записки или письма в «печатном виде». Это широко используемая система связи, и по мере того, как мы привыкаем к этой технологии, она используется для облегчения широкого спектра деловых операций. Таким образом, электронная почта может быть официальной записью Университета. Один из наиболее сложных аспектов современных систем электронной почты заключается в том, что они не предназначены для ведения записей.Это означает, что управление электронной почтой не является частью конструкции системы, скорее, для управления электронной почтой необходимо понимать, какие типы записей создаются с использованием систем связи электронной почты. Как и в случае с «традиционными» бумажными записями, хорошей отправной точкой в ​​управлении электронной почтой является разработка рекомендаций по классификации, хранению и хранению записей электронной почты.

Ниже приведены некоторые рекомендации, которые следует учитывать при общем управлении электронной почтой:

  • Ответственность за повседневное управление электронной почтой должна лежать на отдельных сотрудниках.
  • Определите типы записей, созданных с помощью систем электронной почты (например, общедоступные, регулируемые, FERPA, студенческие, финансовые и т. д.), и определите срок хранения, необходимый для записей в каждой категории. Срок хранения основан на юридических, финансовых, исторических и административных требованиях.
  • Изучите уровни параметров фильтрации систем электронной почты, которые используются в офисе или отделе. Многие системы теперь включают такие функции, как фильтрация, которые могут помочь в управлении коммуникациями.
  • Постоянная электронная почта (т. е. электронная почта, которая должна быть сохранена) должна храниться таким образом, чтобы сообщения можно было легко найти. Полезной практикой является создание структуры каталогов на основе функций и деятельности офиса. Разработка набора имен общих каталогов в офисе со временем поможет в поиске информации.
  • Создатель записи и получатель должны принимать индивидуальные решения относительно размещения сообщений электронной почты.
  • Определите, как будут храниться сообщения электронной почты. Записи, выбранные для хранения, могут храниться в режиме онлайн или рядом с ними в системе управления документами или в системе ведения записей. В качестве альтернативы они могут храниться в автономном режиме на физическом носителе. Это решение должно основываться на потребностях отдела и стоимости, связанной с вариантами хранения. Каждый пользователь и отдел должны осознавать, что пространство не безгранично.
  • Если будет установлено, что электронная почта отдельного лица, офиса или отдела считается исторической, обратитесь к архивариусу университета за советом по надлежащему обращению с этими записями и их передаче.

» Вернуться в университетские архивы
» Вернуться в библиотечные коллекции

Руководство по управлению записями

Наша команда специалистов по управлению информацией предлагает следующие услуги, помогающие обеспечить организацию, хранение и уничтожение документов и записей в соответствии с общепринятыми принципами ведения документации и действующим законодательством.
Эти
рекомендации помогут вам упорядочить документы во время работы в офисе и дома — новая реальность, требующая особых мер для безопасного и эффективного поиска, ссылок и хранения информации из удаленных мест.
 

Зарегистрируйтесь для участия в очном или онлайн-тренинге RMA: Records Management and Archives (RMA) разработала учебную программу, которая поможет вам систематизировать бумажные и цифровые документы. На различных обучающих занятиях (все бесплатно для внутренних сотрудников) изучаются основы управления записями, а также советы и инструменты для использования Плана классификации и хранения записей (RCRP).

Просматривайте расписание очных и онлайн-сеансов обучения, а также уроков серии «Управление записями» в Moodle. Обратите внимание, что обучение доступно только для сотрудников Concordia.

 

Ящики для документов можно приобрести в Ariba через поставщика Concordia Staples/Eway: Bankers Box Enviro Stor Letter/Legal Storage Box, Brown Kraft, Артикул № FEL00872.

Сроки хранения перечислены в Плане классификации и хранения записей (RCRP).Периоды установлены в соответствии с соответствующими внутренними подразделениями и административными потребностями каждой серии записей. Каждый срок хранения проверяется архивариусом университета до его утверждения Генеральным секретарем и Национальным архивом Квебека (BAnQ). В соответствии с Законом об архивах (RSQ, c. A-21.1) государственные учреждения должны поддерживать обновленный график хранения всех документов . Таким образом, RCRP имеет юридическую силу, и каждая единица должна применять правила хранения, указанные в RCRP.

Если окончательное расположение ваших документов  Уничтожение , руководитель вашего отдела получит уведомление от RMA с запросом на утверждение. После получения одобрения документы будут отправлены на конфиденциальное уничтожение. Разрушение происходит в апреле каждого года. Сертификат, подтверждающий конфиденциальное уничтожение ваших документов, можно получить по запросу в RMA.

Если окончательное расположение ваших документов  Постоянное хранение , руководитель вашего отдела получит уведомление от RMA, после чего записи будут переданы в Исторический архив.Члены группы RMA проведут тщательную отбраковку, чтобы обеспечить применение лучших архивных практик для сохранения и сохранения депонированных документов. Окончательный список документов, находящихся на постоянном хранении, можно получить по запросу в RMA.

По состоянию на июнь 2012 г. все документы и записи теперь должны быть организованы, обработаны и сохранены в соответствии с RCRP. RMA создало таблицу перекрестных ссылок, связывающую 32 серии в бывшей университетской файловой системе с категориями в текущем Плане классификации и хранения документов (RCRP) для тех, кому требуется ссылка на прежнюю и текущую системы.

Отправьте запрос по адресу [email protected]  Укажите номер ящика , в котором находится файл, и место, куда вы хотите доставить файл или ящик . Пожалуйста, укажите, является ли поиск постоянным, и соответствующим образом обновите свои списки ящиков.

Все списки коробок были оцифрованы RMA.Пожалуйста, отправьте электронное письмо по адресу [email protected], чтобы запросить списки цифровых ящиков для материалов, ранее депонированных вашим подразделением.

Универсальные ящики для документов можно приобрести в книжном магазине. Пожалуйста, используйте следующие коды:  125005  (110-0066501).

Из-за требований безопасности для здоровья стандартизированный формат коробки не требуется RMA. Пожалуйста, заполните Форму о конфиденциальном уничтожении и прикрепите копию к верхней части каждой коробки, отправленной на безопасное уничтожение.

Носители должны быть отделены от бумаги и помещены в отдельные коробки. Пожалуйста, заполните форму о конфиденциальном уничтожении, прикрепите копию к верхней части каждой коробки и договоритесь о распространении для доставки в RMA по номеру FB 820.

Компьютерное оборудование (например, внешние жесткие диски, жесткие диски) должно быть удалено IITS, как указано в Политике предоставления компьютеров. Рекомендации по выводу компьютеров из эксплуатации доступны на веб-сайте IITS.

За исключением коробок с документами для безопасного уничтожения,  RMA берет на себя расходы по уничтожению конфиденциальных документов .

Обратите внимание, что RMA может взимать плату за уничтожение больших объемов носителей (видеокассет, жестких дисков и т. д.)

По состоянию на июль 2010 г. RMA хранит большую часть полуактивных архивных материалов у внешнего поставщика Access (ранее Docu-Dépôt),  , чтобы максимизировать пространство в классе и сократить общие расходы. Складские помещения оборудованы системами пожаротушения и защиты от проникновения.

Доступ предусматривает отправку в тот же день для запросов, отправленных до 11:00, и получение на следующий день для запросов, отправленных после 11:00. По запросу возможен самовывоз прямо из вашей квартиры. Срочные пикапы также могут быть организованы за дополнительную плату, взимаемую с вашего подразделения.

Пожалуйста, свяжитесь с подразделением, ответственным за исходный документ, и отправьте его им (или вручите лично, если это возможно) для заполнения их записей.Не стесняйтесь обращаться к RMA по адресу [email protected] с любыми связанными проблемами или вопросами.

Руководители отделов являются владельцами основных копий документов, отражающих деятельность и результаты их подразделения. У документа может быть несколько основных владельцев копии.

 План классификации и хранения записей (RCRP) предоставляет дополнительную информацию о владельцах основных копий, в том числе о том, что владельцы несут ответственность за свои документы в течение всего срока их хранения.

Пожалуйста, свяжитесь с командой управления записями по адресу [email protected], предоставив свою контактную информацию и список ящиков, которые вам нужно получить. Обратите внимание, что из-за нехватки места RMA не может получить более 25 коробок одновременно.

«Правило хранения находится в разработке»  обычно указывает, что правило хранения находится в процессе утверждения.Каждое правило должно быть рассмотрено и утверждено на основе законности, связанной с Планом классификации и хранения документации (RCRP) и соблюдением принципов управления. В число рецензентов входят архивариус университета (руководитель RMA), главный юрисконсульт и генеральный секретарь до окончательного утверждения Национальными библиотеками и архивами Квебека (BANQ).

Обратите внимание, что правило хранения, находящееся в разработке, не может быть применено до тех пор, пока его утверждение не будет завершено, но номера RCRP по-прежнему могут использоваться в списках ящиков.

Списки ящиков

теперь создаются и хранятся в цифровом виде (.doc или .pdf) для оптимизации эффективности. Программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR) распознает только электронные символы, делая рукописный контент недоступным для поиска. RMA рекомендует пользователям хранить списки коробок в электронном формате на общем диске.

Обратите внимание, что пользователи несут ответственность за свои списки ящиков и должны хранить их в течение периода хранения, связанного с их содержимым.

В большинстве случаев  «дата закрытия файла»  относится к дате, соответствующей самому последнему документу в данном файле, и влияет на расчет срока хранения. В некоторых случаях дата закрытия определяется событием. Например, если связанное правило хранения указывает:  ‘до даты окончательного обжалования + 10 лет’ , дата окончательного обжалования (триггер события) должна появиться в списке (точная дата не требуется; год  обычно указывается достаточный).Пожалуйста, свяжитесь с отделом управления записями по адресу [email protected], если вы сомневаетесь в том, какую дату использовать.

Правила хранения применяются к бумажным и цифровым документам, включая электронную почту. Помните об этом при очистке места на личных и общих дисках. Применение Плана классификации и хранения документации (RCRP) ко всем документам обеспечит идентификацию и сохранение тех документов, которые считаются важными.   

Кодирование документов в цветных папках может быть эффективным организационным методом. Однако имейте в виду, что красители содержат кислоты, которые портят документы, хранящиеся в течение длительного времени. RMA рекомендует избегать цветных папок с файлами для серий записей, требующих длительного хранения, или для документов с высокой исторической ценностью (например, протоколы заседаний комитетов руководящих органов и т. д.).). Пожалуйста, ознакомьтесь с Планом классификации и хранения документации (RCRP), чтобы определить срок хранения ваших документов и принять соответствующие решения в отношении подачи материалов.

Безопасность — это проблема номер один при хранении документов на облачном сервере. Имейте в виду, что многие серверы расположены за пределами Канады, что может иметь юридические последствия, поскольку в некоторых провинциях законодательно запрещено хранение информации государственными органами на серверах, расположенных за пределами страны.Дополнительную информацию об облачных вычислениях можно найти здесь, в Carrefour. Если у вас возникнут вопросы, свяжитесь с отделом управления записями по адресу [email protected]

Спонсоры, секретари и председатели комитетов должны депонировать документы собрания в соответствии с Процедурой архивирования. Если вы не являетесь спонсором, секретарем или председателем комитета, не отправляйте документы заседания комитета в RMA.Сохраняйте документы в своем подразделении до тех пор, пока они не потеряют свою административную ценность (примерно 2 года), затем надежно их уничтожьте.

Гибкость, надежность, кросс-платформенная совместимость и долговечность — факторы, которые необходимо учитывать при создании документов. В идеале открытые форматы предпочтительнее проприетарных форматов; однако со временем пакет Microsoft Office и его (проприетарные) форматы стали приемлемыми.

Следующие форматы соответствуют требованиям RMA по сохранению и доступу:

Текст

.pdf .docx .odt  

Слайд-шоу

.pptx .odp

Таблица  

.xlsx .ods

Изображение

.tiff .jpg

Аудио

 .wav

Видео

.mp4

Пожалуйста, обратитесь к нашему разделу «Архивы пожертвований», чтобы определить, соответствует ли материал, который вы хотите пожертвовать, тому, что приобретает RMA. Если вы считаете, что это так, напишите по адресу [email protected] с просьбой оценить ваш материал и обсудить условия пожертвования.

стандартов контроля документов | Гуру зеленого света

ВЗГЛЯД В ПЕРСПЕКТИВУ: СТАНДАРТЫ КОНТРОЛЯ ДОКУМЕНТОВ В MDSAP

Мир регулирования медицинских устройств движется к новой стратегии регулирования, известной как Единая программа аудита медицинских устройств (MDSAP). Сотрудничающие страны в MDSAP включают Австралию, Бразилию, Канаду, Японию и Соединенные Штаты. Цель MDSAP — позволить компаниям, производящим медицинское оборудование, продавать продукцию на нескольких международных рынках на основе результатов одного аудита.В действующих стандартах документооборота MDSAP перечислены следующие требования к компаниям, производящим медицинское оборудование:

  • Проверка документов на соответствие перед использованием
  • Проверка и обновление по мере необходимости и повторное утверждение документов
  • Убедитесь, что изменения и текущий статус редакции документов идентифицированы
  • Убедитесь, что соответствующие версии применимых документов доступны в точках использования
  • Убедитесь, что документы остаются разборчивыми и легко идентифицируемыми
  • Убедиться, что документы внешнего происхождения, необходимые для планирования и функционирования СМК, идентифицированы, а их распространение контролируется
  • Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение к ним надлежащей идентификации, если они сохраняются для каких-либо целей

Компаниям, производящим медицинское оборудование, следует принять к сведению, что требования MDSAP в значительной степени основаны на требованиях стандарта ISO 13485:2016 и взяты из них.По мере того, как мы продвигаемся к принятию единой программы аудита для компаний, производящих медицинское оборудование, производители должны подготовиться к соблюдению стандартов контроля документации, изложенных в ISO 13485 и раннем руководстве MDSAP.

 

GREENLIGHT GURU ПОМОГАЕТ КОМПАНИЯМ, ПРОИЗВОДЯЩИМ МЕДИЦИНСКИЕ ИЗДЕЛИЯ, СООТВЕТСТВОВАТЬ СТАНДАРТАМ КОНТРОЛЯ ДОКУМЕНТОВ

Платформа программного обеспечения для управления качеством Greenlight Guru гарантирует, что компании, производящие медицинское оборудование, всегда могут получить доступ к своим самым последним СОП и документации по качеству в соответствующей точке использования, при этом автоматизируя записи об изменениях и предотвращая потерю документов.Greenlight Guru позволяет менеджерам по качеству легко утверждать документы, повторно утверждать измененные документы и удалять устаревшие документы из обращения одним нажатием кнопки.

Greenlight Guru — это единственная система eQMS, разработанная для компаний, производящих медицинское оборудование, в виде готового решения. Платформа полностью совместима с самыми последними встроенными стандартами управления документами, что означает меньшее количество настроек и сокращение времени для производителей устройств, чтобы вывести свой продукт на рынок.

Краткая история систем управления электронными документами и записями и связанных с ними стандартов – Рекорды о мире

[ПРИМЕЧАНИЕ. Этот пост может быть дополнен дополнительным содержимым — последнее обновление 2 марта 2021 г. с информацией о системах DMS, доступных в Великобритании в 1996 г.]

В этом посте представлена ​​краткая история электронных систем управления документами и записями, а также стандарты, повлиявшие на последние.

Он отмечает следующее:

  • Ранние системы управления электронными записями (ERMS) в основном представляли собой базы данных на базе мэйнфреймов.
  • Системы электронного документооборота (СЭД) разрабатывались с 1980-х годов для управления неструктурированной электронной информацией.
  • Системы ERM начали включать неструктурированную информацию с 1990-х годов, особенно с введением DOD 5015.2 и MoReq.
  • Возникновение XML в конце 1990-х годов повлияло на методы сохранения электронной информации.
  • Системы управления контентом (CM) и управления знаниями (KM) появились в 1990-х годах.
  • Облачные системы EDM и управления корпоративным контентом (ECM) появились с начала 2000-х годов.
  • Облачные системы бросили вызов установленным локальным системам EDRM.
  • Есть история приобретений. (См. «Слияния и поглощения — на этой неделе — MandAsoft», чтобы найти более подробную информацию о любых приобретениях).

Источники этой информации перечислены там, где это известно.

1973 — Заметки Платона

История систем ERM и EDM должна включать ссылку на Lotus Notes.

Lotus Notes начала свою жизнь в 1973 году как Plato Notes, разработанную Исследовательской лабораторией компьютерного образования (CERL) Университета Иллинойса в 1973 году. Элементы системы Plato Notes будут разработаны для ПК Рэем Оззи в конце 1970-х годов. . Это было подхвачено Lotus Development Corporation и в 1984 году стало Lotus Notes.

Ранняя версия Lotus Notes была выпущена (по контракту с Lotus) в 1984 году.Первоначальное видение включало онлайн-обсуждение, электронную почту, телефонные книги и базы данных документов. В конце концов продукт попал в категорию «совместное ПО». Возможности продукта продолжали расти, и некоторые организации использовали только Notes.

Lotus приобрела все права на Lotus Notes в 1987 г., а версия 1.0 была выпущена 7 декабря 1989 г.

1974 г. — Основание Compulink Management Center/Laserfiche

Compulink Management Center был основан в США в 1974 году.В 1987 году она создала Laserfiche, первую систему обработки изображений документов на базе DOS.

1976 — Основана компания Micro Focus

Компания Micro Focus была основана в Великобритании в 1976 году. Ее первым программным продуктом было CIS COBOL, решение для микрокомпьютеров. Он вышел на рынок EDRM в 2017 году, см. ниже.

1981 — Основание предприятия информатики

Enterprise Informatics, частная компания-разработчик программного обеспечения, была основана в 1981 году пионерами индустрии управления документами.(Источник: профиль компании в LinkedIn). Позднее ее приобрела южноафриканская компания Spescom.

1982 г. – Основание FileNet

FileNet была основана в 1982 году Тедом Смитом, ранее работавшим в Basic 4. Первоначально внимание FileNet было сосредоточено на хранении и управлении отсканированными изображениями, но она также разработала программное обеспечение для рабочих процессов. (Источник: статья в Википедии на FileNet)

1983 – Основание GMB/DocFind

GMB (названная в честь первоначальных основателей Gillett, Frank McKenna и Bachmann) была основана в Австралии в 1983 году.В 1984 году GMB выпустила DocFind 1.0. DocFind был переименован в RecFind в 1986 году.

Очень подробную историю этой компании см. в The History of GMB/KnowledgeOne.

1984 – Первые стандарты EDRMS – Ноарк (Норвегия)

В 1984 году правительство Норвегии разработало типовые требования к системам EDRM, став первой организацией в мире, сделавшей это. Ноарк

(Источник: «Требования Норвежской модели Ноарка к EDRMS в контексте открытого правительства и доступа к правительственной информации», Олав Хаген Сатаслаатен, Национальный архив Норвегии, опубликовано в Records Management Journal 11 ноября 2014 г.)

Ноарк остается активным по сей день. (Национальный архив Норвегии – проект E-Ark (eark-project.com)

1985 — Основание Tower Software (Австралия)

Tower Software была основана Брэндом Хоффом в Канберре в 1985 году как компания по разработке программного обеспечения. Компания предоставляла и поддерживала программное обеспечение для управления корпоративным контентом, в частности линейку продуктов TRIM (Tower Records and Information Management) для управления электронными записями.

«Башня» в названии компании происходит от телекоммуникационной башни на вершине Черной горы (технически это холм высотой 812 м) с видом на Канберру.Изображение башни использовалось в логотипе TRIM до тех пор, пока компания не была приобретена подразделением программного обеспечения HP в 2008 году (см. также ниже).

1986 г. — основание автономии (Великобритания)

Autonomy была основана Майклом Линчем, Дэвидом Табизелем и Ричардом Гонтом в Кембридже, Великобритания, в 1986 году «как дочерняя компания Cambridge Neurodynamics, фирмы, специализирующейся на компьютерном распознавании отпечатков пальцев».

До 1987 года — Saros Corp

Saros Corp была основана в Вашингтоне Майком Кенневиком (бывшим сотрудником Microsoft) до 1987 года.Saros Corp выпустила Saros Mezzanine, механизм управления документами клиент-сервер. В 1993 году выпущен Saros Document Manager.

1989 – Основание Ymijs (позже Valid Information Systems) – R/KYV (Великобритания)

Ymijs была основана в Великобритании в 1989 году. Первоначально она продавала программное обеспечение R/KYV как базовую систему обработки изображений документов. Название компании было изменено на Valid Information Systems, а R/KYV получила дальнейшее развитие как система соответствия и управления записями, «…которая широко используется крупными корпорациями, а также центральными и местными органами власти и соответствующими государственными учреждениями» (в Великобритании) .

Valid Information Systems была приобретена Hummingbird в 2003 г. (Источник: Legal Technology Insider, 23 июля 2003 г.

1989 — Основание Provenance Systems (позже TrueArc) (Канада)

Брюс Миллер, которого иногда называют «изобретателем современного программного обеспечения для электронного ведения документации», в 1989 году основал Provenance Systems, где создал ForeMost. Название компании было изменено на TrueArc. В 1999 году Брюс также основал Tarian Software.

TrueArc ForeMost RM будет приобретена в 2002 году компанией Documentum (с которой у нее давние технологические партнерские отношения).

1990 г. — основание Documentum (США)

Согласно этой статье в Википедии, Documentum была основана в июне 1990 года Говардом Шао и Джоном Ньютоном, которые ранее работали в Ingres (поставщик реляционных баз данных). Они стремились решить проблему неструктурированной информации.

Первая СЭД Documentum была выпущена в 1993 году. Согласно статье в Википедии, «Этот продукт управлял доступом к неструктурированной информации, хранящейся в общем репозитории, работающем на центральном сервере.Конечные пользователи подключались к репозиторию через ПК, Macintosh и настольные клиентские приложения Unix Motif».

1992 — Altris Software (Великобритания)

Altris, основанная в 1992 г. (Источник: профиль Роба Лидделла в LinkedIn. Роб был одним из соучредителей Altris), разработала системы управления документами, в том числе (согласно сообщению ITWeb в Южной Африке от 26 октября 2001 г.), eB , приложение для управления конфигурацией.

Altris будет приобретен южноафриканской компанией Spescom в 2000 году.

1992 — Оптика ImageFiler / FilePower

Компания Optika Imaging Systems (Колорадо, США) в сентябре 1992 года запросила регистрацию товарного знака для продукта под названием ImageFiler. Согласно информации на сайте Bizapedia, запрос был отклонен.

В этой статье под названием «Дело в пользу 11g» (ссылаясь на продукт Oracle, см. ниже) отмечалось, что изначально основное внимание при разработке программного обеспечения Optika уделялось управлению изображениями и процессами (IPM).

На недатированной (но, вероятно, середине-конце 1990-х годов) веб-странице на веб-сайте по управлению имуществом и несчастными случаями под названием «FilePower пакета Optika и Xerox с центром документов» отмечалось, что «Optika Imaging Systems, Inc.и Xerox объявили, что обе компании будут совместно работать над интеграцией FilePower от Optika с цифровыми системами Document Center от Xerox. Сочетание Document Center и FilePower обеспечит комплексное решение для ввода, управления и распространения больших объемов документов, повышения производительности пользователей и значительного снижения трудозатрат и капитальных затрат. Интегрированный пакет продуктов Optika — FilePower — сочетает в себе обработку изображений, рабочий процесс и технологию COLD в едином программном пакете.Xerox Document Center 220ST и 230ST сочетают в себе сетевое сканирование, печать, отправку факсов и копирование в одном аппаратном устройстве».

1993 — создана Коалиция по управлению рабочими процессами

Коалиция по управлению рабочими процессами (WfMC), «консорциум, созданный для определения стандартов функциональной совместимости систем управления рабочими процессами», была основана в мае 1993 г. Первоначальными членами были IBM, Hewlett-Packard, Fujitsu, ICL, Staffware и около 300 программных и сервисные фирмы в секторе программного обеспечения для бизнеса.

Эталонная модель рабочего процесса WfMC была впервые опубликована в 1995 году и до сих пор составляет основу большинства программных систем BPM и рабочих процессов, используемых сегодня. (Источник: недатированная статья Гутенберга)

1993 – Кайнос Меридио (Великобритания)

Meridio была разработана в 1993 году компанией Kainos (компанией в Северной Ирландии и совместным предприятием Fujitsu и Королевского университета в Белфасте) как система электронного управления документами и записями (EDRM) на основе продуктов Microsoft. Он будет приобретен HP Autonomy в 2007 году.

1993 — Сарос (США) Менеджер документов

Saros Corp выпустила Saros Document Manager в середине 1993 года. Было сказано, что этот продукт «действует в качестве внешнего интерфейса для клиент-серверного механизма управления документами Saros Mezzanine из Белвью, вашингтонской фирмы». (Источник: статья Computer Business Review «Saros Sets Document Manager»)

ERM до середины 1990-х

До появления персональных компьютеров в офисах в начале 1990-х годов компьютерные мейнфреймы и базы данных рассматривались некоторыми наблюдателями как единственные места, где электронные «записи» (в форме данных в таблицах) хранились и управлялись.

В отчете Главного бухгалтерского управления США за июль 1999 г. (GAO/GGD-99-94) под названием «Сохранение электронных записей в эпоху быстро меняющихся технологий») говорится, что исторически (еще в 1972 г.) Руководство по управлению электронными записями (ERM) (GRS 20) было ориентировано на мейнфреймы и базы данных, а не на персональные компьютеры.

В отчете GAO отмечалось, что, по крайней мере, до конца 1990-х годов существовало общее ожидание того, что все другие электронные записи, не созданные или захваченные в системах ERM, будут распечатаны и помещены в бумажный файл или другую систему.Затем исходные (электронные) записи могут быть уничтожены.

Некоторые ранние системы ERM (базы данных), такие как TRIM от Tower Software в Австралии, были первоначально разработаны в середине 1980-х годов для управления бумажными файлами и коробками. Подобные системы были разработаны для управления библиотечными каталогами, и старые карточные каталоги начали исчезать.

Но, несмотря на то, что некоторые из них были распечатаны и подшиты, объем электронных записей в системах электронной почты и хранящихся в общих сетевых файловых ресурсах продолжал расти.Несколько поставщиков выпустили системы, которые можно было использовать для управления электронными документами ( EDM ) более эффективно, чем сетевые диски, но не было согласованного стандарта для управления этим содержимым в виде записей.

1994 – Форум DLM и MoReq

С начала 1990-х годов Европейский совет стремился содействовать расширению сотрудничества между правительствами европейских стран в области управления архивами. Одним из результатов встречи в 1996 году стало создание DLM Forum. DLM — это аббревиатура от французского термина Données Lisibles par Machine, или «машиночитаемые данные».

Одним из десяти пунктов действий, принятых на встрече DLM в июне 1994 г., была разработка «Типовых требований к управлению электронными записями», или MoReq, впервые опубликованных в 2001 г. (см. ниже).

Середина 1990-х — две конкурирующие модели управления записями

Согласно Джеймсу Лаппину в его статье «Конкурирующие модели управления записями в эпоху частичной автоматизации», опубликованной 22 января 2021 года, две конкурирующие модели управления записями появились в середине 1990-х годов.

Северная Америка — модель отдельного хранилища записей 

Согласно его веб-сайту, «Проект InterPARES был основан на предыдущих исследованиях, проведенных в Школе библиотечных, архивных и информационных исследований Университета Британской Колумбии.«Сохранение целостности электронных записей» (также известное как «Проект UBC») определяет требования к созданию, обработке и сохранению надежных и аутентичных электронных записей в активных системах ведения документации».

«Исследователи проекта UBC, доктор Лусиана Дюранти и профессор Терри Иствуд, работали в тесном сотрудничестве с Целевой группой по управлению записями Министерства обороны США, чтобы определить требования к приложениям для управления записями (RMA).

Работа команды UBC повлияла на разработку DOD 5015.2, опубликованной в 1997 г. (см. ниже), и последующую разработку ряда систем управления электронными документами и записями (EDRM).

Австралия – вмешательство в бизнес-приложения модели

В 1996 году Питтсбургский университет опубликовал проект «Функциональные требования к доказательствам в ведении документации», которым руководил Дэвид Бирман. Эта работа повлияет на разработку как MoReq2010, так и стандартов ICA, которые стали ISO 16175-2010, оба из которых пытались определить минимальный набор функциональных требований для бизнес-приложения, чтобы оно могло управлять своими собственными записями.(Лаппин)

1995 — IBM приобретает Notes

Lotus Notes была приобретена IBM в июле 1995 года. К декабрю 1996 года у нее было 20 миллионов пользователей. К концу 1999 года Lotus Notes обладал широкими возможностями, включая ERM и EDM.

Lotus Notes продолжала сохранять сильное присутствие на рынке, но его доминирование начало уменьшаться из-за появления более широких возможностей Microsoft и других решений EDM.

1995 – Alpharel (США) приобретает Trimco (Великобритания)

Согласно этой статье Computer Business Review от 23 ноября 1995 года, Alpharel Inc, Сан-Диего, должна была приобрести Trimco Group Plc из Илинга, Лондон, поставщика корпоративных систем управления документами.

1995 — FileNet приобретает Saros

FileNet приобрела Saros Corporation в 1995 году, чтобы приобрести ее возможности электронного управления документами. Говорят, что он впервые применил «интегрированное управление документами» (IDM) с помощью пакета, который предлагал визуализацию документов, управление электронными документами, COLD и рабочий процесс. (Источник: статья в Википедии на FileNet)

1996 — Австралийский стандарт AS 4390

В феврале 1996 года Австралия выпустила первый в мире национальный стандарт управления записями AS4390 «Управление записями — Общие».Стандарт содержит руководство по внедрению стратегий, процедур и методов управления записями.

Компания

Tower Software, разработчик TRIM из Канберры, внесла свой вклад в разработку стандарта (согласно его статье в Википедии), хотя стандарт не предписывал требований к управлению электронными записями.

AS 4390 будет интернационализирован через ISO 15489 в 2002 году.

1996 — Корпорация OpenText (США) — Livelink

Корпорация OpenText была основана в 1991 году компанией OpenText Systems.

1996 – Различные решения EDM

В выпуск журнала Engineering Data Management за март 1996 г. был включен ряд обновлений решений для электронного документооборота, представленных на рынке в то время. Обратите внимание, что Trimco и Alpharel указаны отдельно; это может быть связано с тем, что приобретение Trimco компанией Alpharel к тому времени еще не было завершено.

  • Alpharel (Сан-Диего, Калифорния): Решения для управления документами — Enabler, FlexFolder, RIPS, Toolkit API.Wisdom, продукт, упрощающий доступ через Интернет к участвующим хранилищам электронных документов.
  • Auto-trol Technology (Денвер, Колорадо): CENTRA 2000, управление документами, рабочий процесс, PDM, управление изменениями и обмен сообщениями.
  • Cimage Enterprise Systems (Брэкнелл, Великобритания): диспетчер документов для Windows.
  • Documentum, Inc. (Плезантон, Калифорния): Documentum Accelera для Всемирной паутины и Documentum UnaLink для Lotus Notes.
  • Interleaf (Waltham, MA): Interleaft 6 SGML, решение для публикации документов SGML.Intellecte/BusinessWeb, решение для управления документами, позволяющее организациям получать доступ к корпоративным репозиториям документов из Интернета.
  • Trimco (Илинг, Великобритания): Системы управления документами.

Alpharel сменила название на Altris Software (США) в октябре 1996 года, согласно статье Telecompaper, опубликованной в том же месяце.

С 1996 г. – немецкий проект DOMEA

В 1996 году Координационно-консультативное агентство Федерального правительства по информационным технологиям в Федеральной администрации (KBSt) представило пилотный проект под названием «Управление документами и электронное архивирование в автоматизированных бизнес-процессах» (DOMEA).

В рамках DOMEA в 1998 году была создана проектная группа для поиска решений по размещению и архивированию электронных документов. Цель состояла в том, чтобы найти подходящий и эффективный способ размещения электронных записей, созданных и поддерживаемых в офисных системах. Его «Концепция размещения и архивирования электронных документов в федеральных агентствах», содержащая рекомендации по управлению электронными документами, была опубликована в сентябре 1998 г. (Источник: статья в «Свободной библиотеке»)

Конец 1990-х – СЭД против СЭД

Системы электронного документооборота (СЭД) и системы электронного документооборота (СЭД) считались отдельными типами систем с конца 1990-х годов как минимум до 2008 года.

По словам Филипа Бантена в августе 2002 г .:

.
  • Говорят, что EDMS поддерживает повседневное использование документов для текущей деятельности. Помимо прочего, это означало, что записи, хранящиеся в системе, могли продолжать модифицироваться и существовать в нескольких версиях. Записи также могут быть удалены.
  • СЭД была разработана для обеспечения безопасного хранилища аутентичных и надежных деловых записей. Хотя она содержала те же или аналогичные функции управления документами, что и СЭД, ключевое отличие заключалось в том, что записи, хранящиеся в СЭД, не могли быть изменены или удалены.(Концепция «объявления рекорда» может быть связана с этим пунктом).

(Источник: Презентация Филипа Бантина, архивариуса Университета Индианы, от 18 апреля 2001 г.)

Разница между двумя типами систем сохранялась не менее десяти лет. К концу 1990-х появилось четыре основных варианта EDRMS:

  • Расширение возможностей существующего продукта EDM для включения ERM.
  • Расширение существующих возможностей ERM для включения EDM.
  • Создание новых продуктов ERM (технически также с некоторыми возможностями EDM).
  • Интеграция отдельных продуктов EDM и ERM.

1997 – ДОД 5015.2

Согласно приведенному выше отчету GAO за 1999 г., в течение нескольких лет до 1997 г. NARA работало с Министерством обороны США, считающимся «одним из агентств, наиболее продвинувшихся в своих усилиях по ERM».

Результатом этой работы стал выпуск в ноябре 1997 года стандарта Министерства обороны США под названием «Стандарт критериев проектирования для программных приложений для управления электронными записями», обычно известного под своим номером полномочий — Директива Министерства обороны США 5015.2, Программа управления записями Министерства обороны, 11 апреля 1997 г.

В отчете GAO говорится, что «информационные системы ERM, существовавшие до утверждения этого стандарта, должны соответствовать стандарту к ноябрю 1999 года».

Он добавил, что агентства США «столкнулись со многими проблемами ERM» из-за постоянно растущего объема цифровых записей, включая возможность сохранения и доступа к этим записям с течением времени. «Проблема 2000 года» отвлекала внимание от проблемы.

Тем не менее, ко 2 июня 1999 года девять компаний были сертифицированы как соответствующие стандарту DOD. Некоторые из них, как было отмечено, представляли собой автономное программное обеспечение ERM, а другие представляли собой интегрированное решение.

В интересном небольшом примечании на странице 11 отчета GAO отмечается, что «важно, чтобы программное обеспечение СЭД требовало от пользователей не более двух или трех дополнительных нажатий клавиш, и чтобы пользователи понимали, что это дополнительное «бремя» приносит пользу.

С 1997 г. – SER eGovernment (Германия)

SER Электронное правительство было разработано для немецкого/австрийского рынка после выпуска немецкого стандарта электронного правительства DOMEA в 1997 году.

1998 — Documentum выходит в онлайн

В 1998 году Documentum выпустила среду веб-приложений, набор интернет-расширений для EDMS, предлагающий веб-доступ к документам, хранящимся в репозитории EDMS. Были приобретены различные дополнительные продукты и добавлены их функциональные возможности в систему Documentum.

1998 г. – выпуск Optika eMedia

Optika выпустила eMedia, «программный и методологический продукт, предназначенный для управления бизнес-транзакциями внутри организации, в экстрасетях и по всей цепочке поставок» в конце 1998 года.(Источник «Optika поставляет приложение для управления бизнес-транзакциями») Optika eMedia была названа «заменой рабочего процесса для решения для обработки изображений под названием FilePower».

1998 — выпущен пакет FileNet Panagon

В 1998 году FileNet выпустила набор продуктов Panagon. Сюда входят услуги Panagon Content Services, которые ранее были Saros Mezzanine. (Источник: статья в Википедии на FileNet)

1999 – Международные различия

В отчете GAO за 1999 г. отмечены различия между США, Великобританией, Австралией и Канадой в их подходе к «общим проблемам ERM».

  • Австралия имеет «сильную центральную власть (в том числе для аудита соответствия) и децентрализованное хранение» (за исключением случаев, когда записи передаются на постоянное хранение).
  • В Канаде были «заявления о видении, а не конкретные политики», а также децентрализованное хранение, но агентства могли в любое время передавать записи в архивы.
  • В Соединенном Королевстве отдельные учреждения применяли широкие руководящие принципы.

1999 — выпущен стандарт UK PRO

Ведомство государственных архивов Великобритании (PRO, позже Национальный архив, TNA) выпустило в 1999 году стандарт, предназначенный «предоставить инструмент для сравнительного анализа способности государственных ведомств поддерживать управление электронными документами».Этот стандарт будет заменен TNA 2003. (Источник: «Требования к системе ERM», опубликовано в INFuture 4–6 ноября 2009 г., Марко Лукичич, Ericsson)

Конец 1900-х — XML

К концу 20-го века стало ясно (для некоторых), что XML, вероятно, с течением времени будет играть важную роль в стандартизации форматов электронных записей и управлении ими.

Структуры записей на основе XML означали, что электронные записи могут содержать свои собственные «полезные данные метаданных», а не быть независимыми объектами, определенными в отдельной системе (как библиотечный каталог описывает книги на полках).

Создание форматов на основе XML (примерно через 20 лет) начнет менять способ управления записями, хотя бумажные записи и парадигма управления записями в заранее определенных контейнерах будут продолжать сохраняться, в основном из-за стандарты, разработанные для управления электронными записями, в частности DOD 5015.2.

1999 — EDM / ранние продукты ERM

Ниже приводится сопоставленный список продуктов EDM (и связанных с ними), составленный в ноябре 1999 г.:

  • Portal автономии в коробке
  • Computechnics (1990- 1999) / Цель (с 1999)
  • Docs
  • Software Software (Imaging, OCR)
  • EDM (Великобритания) и SER (Германия)
  • Excalibur Retrovalware
  • FileNet, включая Panagon Integrated Document Management
  • Fulcrum (приобретена PC DOCS в 1997 г.)
  • GMB (позже KnowledgeOne) RecFind/RecQuery
  • Hummingbird (с 1999 г. с приобретением PC DOCS)
  • Knowledge Server (IKSight) / Система управления документами (DMS)
  • Intraspect Knowledge Server (IKS) (KM)
  • Lotus Notes
  • Onyx Enterprise Portal с интеграцией в различные приложения EDM
  • Open Text Livelink
  • Pitney Bowes Digital Document Delivery (D3)
  • Oracle
  • Osyssey (ISYS)
  • PC DOCS (приобретена Hummingbird в начале 1999 г.)
  • ReadSoft (обработка оптического распознавания символов)
  • R ecordManager
  • Tower Software / TRIM Captura
  • Tower Technology
  • Verity (KM)

1999 – Основание Tarian Software

Tarian Software была основана в Канаде в 1999 году Брюсом Миллером, основателем Provenance Systems (позже TrueArc) и создателем ForeMost.Тариан разработал Tarian eRecordsEngine, встроенную технологию электронного ведения записей для бизнес-приложений. Tarian была первой технологией электронных записей в мире, сертифицированной по пересмотренному стандарту 5015.2 от июня 2002 года. Tarian была приобретена IBM в 2002 году.

1999 — Викторианская стратегия электронных записей (VERS)

Государственное архивное управление штата Виктория (Австралии) опубликовало в 1999 году стандарт управления электронными документами, Стандарт 99/007 «Стандарт управления электронными документами».Стандарт, обычно известный как VERS, определяет формат (на основе XML), необходимый для передачи постоянных записей в PROV.

Стандарт отмечает, что:

  • Записи должны быть самодокументируемыми. Можно интерпретировать и понимать содержание записи
    без необходимости обращаться к документации о системе
    , в которой она была создана.
  • Записи должны быть автономными. Вся информация о записи содержится
    в самой записи
  • Структура записи должна быть расширяемой.Должна быть предусмотрена возможность расширения структуры
    записи для добавления новых метаданных или новых типов записей без ущерба для функциональной совместимости базовой структуры
    .

Несколько поставщиков EDRMS разработали возможность создания инкапсулированных объектов VERS (VEO) в соответствии с требованиями стандарта.

2000 г. — Spescom (Южная Африка) приобретает Altris (Великобритания)

Южноафриканская компания Spescom приобрела британскую фирму Altris Software в 2000 году, как отмечено в этой (Южная Африка) статье ITWeb от 3 мая 2000 года.Altris описывается в статье как «мировой лидер в области интегрированного программного обеспечения для электронного документооборота с хорошо налаженными каналами выхода на международные рынки». В результате этого приобретения компания Altris UK была переименована в Spescom Ltd (UK).

В том же журнале в 2001 году было объявлено, что Spescom KMS является «британским подразделением американской дочерней компании Spescom Limited, Altris Software Inc, которая специализируется на предоставлении программного обеспечения для управления информацией об активах на рынках, включая транспорт, коммунальные услуги и телекоммуникационные компании».

С 2000 г. — Microsoft использует XML для документов Office

В 2000 году корпорация Майкрософт выпустила начальную версию основанного на XML формата для Microsoft Excel, который был включен в пакет Office XP.

В 2002 году последовал новый формат файлов для Microsoft Word. Форматы Excel и Word, известные как форматы Microsoft Office XML (с «x» в конце расширения документа), позже были включены в выпуск Microsoft Office 2003 года.

XML-форматы Microsoft, известные как Open Office XML, позже стали ECMA 376 в 2006 году, а затем ISO 29500 в 2008 году «на фоне некоторых разногласий» по поводу необходимости в другом формате XML (см. ниже).

До 2001 г. – Intranet Solutions (позже Stellent)

Компания

Intranet Solutions разработала программное обеспечение под названием «IntraDoc!». Продукт был кратко переименован в Xpedio! до того, как компания и продукт были переименованы в Stellent в 2001 году. (Источник: «Статья в Википедии о приобретениях Oracle»)

2001 – Системы EDM с функциональностью RM

Ниже приведен список функциональных возможностей «систем EDM с управлением записями», доступных к началу 2001 года:

  • TRIM (Tower Software, Австралия) – интегрированные ERM и EDM.
  • ForeMost Enterprise v2 (TrueArc Inc) — ERMS
  • Tarian eRecords Engine v1.0 (ранее e-Records v1.0) (Tarian) — ERMS
  • iRIMS 2001 (Open Text Corp) — ERMS
  • Objective 2000 (Objective Corp, Австралия) – ERMS
  • Hummingbird RM Family 4.0 (Hummingbird, Канада) – ERMS (позднее приобретена Open Text)
  • FileSurf 7.0 (MDY Advanced Technologies) – ERMS
  • R2M (Relativity Records Manager v2 (Relativity Inc) – СЭД с добавленным функционалом управления записями.
  • eManage 2000 (ByteQuest Technologies) – управление знаниями (KM), интегрированное с управлением записями.
  • FileNET IDM Content Services 5.1.1/ForeMost Enterprise 2.0 — EDMS со встроенным управлением записями.
  • IBM e-Records Solution (IeRS) v1.0 — решение IBM для управления контентом (CM), интегрированное с Tarian eRecords v1.0.
  • Work Manager/ForeMost (Eastman Software) — объединяет DM, визуализацию и рабочий процесс Work manager с возможностями RM ForeMost.
  • (Источник: Презентация Филипа Бантина, архивариуса Университета Индианы, от 18 апреля 2001 г.).

Многие из вышеперечисленных продуктов продавались на международном уровне на основании их соответствия стандарту DOD 5015.2, несмотря на то, что это был стандарт, специфичный для США.

2001 — Рождение SharePoint

Microsoft выпустила SharePoint в 2001 году. Он родился в результате сочетания Office Server и Tahoe.

  • Office Server предоставлял простейшие действия по сетевому администрированию.
  • Tahoe расширил технологию электронной почты, календаря, контактов и списков дел, содержащуюся в Exchange.

Однако только в выпуске Office 2003 SharePoint (переименованный в Windows SharePoint Services) обеспечивал совместную работу и другие функции.

(Источник: история SharePoint с хостинга PortalFront)

Начало 2000-х — смесь DM, KM и CM

Помимо различий между СЭД и СЭД, организации также искали решения для управления знаниями (KM) и управления контентом (CM).

Решения

CM обычно представляли собой варианты на основе портала, которые чаще всего становились той или иной формой интрасети.

Некоторые из вариантов в начале 2000-х включали:

  • PowerDOCS для DM и CyberDOCS от Hummingbird в качестве веб-клиента для решения DM, а также сервер знаний Hummingbird (ранее Fulcrum) для KM и PD Accord для совместной работы через Интернет с корпоративным информационным порталом Hummingbird (EIP) в качестве портала . Корпоративный портал Plumtree также можно использовать в качестве корпоративного портала.
  • DeskSite iManage для DM и WorkTeam для совместной работы.Для KM, WorkKnowledge Server и Concept Search (на базе Autonomy Server). Портал, связывающий все это, назывался WorkPortal.
  • Livelink Open Text для DM, KM и совместной работы.
  • Elite Encompass, созданный на базе нового сервера Microsoft SharePoint Portal Server (SPS).
  • Сервер Autonomy для KM с корпоративным порталом Plumtree в качестве портала.
  • Продукт Documentum DM и CM в сочетании с корпоративным порталом Plumtree.

Системы управления цифровыми активами (DAM), используемые для управления другими типами цифрового контента, например фотографиями, также появились примерно в это же время.

Начало 2000-х — RM соответствует AI

Дон Людерс в своем посте «Пионер отрасли в области управления записями и искусственного интеллекта» (nextgenrm.com) отметил, что «в начале 2000-х TruArc выпустила продукт под названием AutoRecords. AutoRecords было самым первым решением для управления записями, представленным на рынке, которое использовало искусственный интеллект для автоматической классификации электронных записей».

2001 – Поставщики СЭД

Information Technology Decisions опубликовали статью о DOD 5015.2 сертифицированных продукта в ноябре 2001 г. (первоначальный источник/местоположение утеряны). Было отмечено, что существует два типа продуктов:

  • Продукты, которые начали свою жизнь как системы электронного документооборота (EDM). Примеры включают Documentum, Livelink и DOCS Open.
  • Продукты, которые начали свою жизнь как электронные системы ведения документации (ERK/ERM). Приведенные примеры включают TRIM, Foremost, iRIMS, Cuadra Star от Tower Software.

В презентации было отмечено, что DOD 5015.2 сертификация была основана на альтернативных вариантах:

  • Автономный . Например, True Arc Foremost, TRIM, iRIMS, Cuadra Associates Star, Relativity Records Manager, Hummingbird RM 4.0, Tarian eRecords, MDY/FileSurf, Cimage and Access Systems, Highland Technologies Highview-RM, Open Text, Livelink
  • Партнерство . Например, Saperion с e-Manage 2000, Impact Systems eRecords Manager, FileNet с Foremost.

В отчете было три интересных момента:

  • И СЭД, и ЕРКС требовали корпоративного представления информации.
  • СЭД управляется требованиями бизнес-процессов.
  • ERKS (ERMS) определяется требованиями предприятия к долгосрочному сохранению информации.

2001 – Первый MoReq

Первая версия MoReq была опубликована в 2001 году. Том 1 состоял из 500 страниц.

В документе

MoReq подчеркивается центральное значение системы управления электронными записями, или АСЭД. Его заявленная цель была:

  • Для предоставления рекомендаций организациям, желающим приобрести СЭД.
  • В качестве инструмента для аудита или проверки существующей СЭД.
  • В качестве справочного документа для обучения или обучения.
  • Направлять разработку продуктов поставщиками и разработчиками СЭД.
  • Чтобы помочь определить характер аутсорсинговых решений по управлению записями.

Лишь немногие продукты были сертифицированы по этой версии MoReq.

2002 – Оптика Акорд

Optika eMedia был переименован в Optika Acorde в 2002 году, согласно этому веб-сайту «The Case for 11g».

В отчете Gartner за июнь 2002 г., озаглавленном «Обработка документов, рабочий процесс и совместная работа Optika Acorde», отмечалось, что Optika Acorde представляет собой «интегрированное семейство программного обеспечения для управления контентом, связанным с бизнес-транзакциями», использующее «основные сильные стороны Optika в области визуализации документов, рабочего процесса и корпоративных отчетов». управление.’

2002 г. — FileNet BrightSpire, позже P8 ECM

FileNet выпустила BrightSpire в 2002 году. Этот продукт «использовал опыт, полученный от интегрированного управления документами, управления веб-контентом и рабочим процессом, в то, что стало ECM.(Источник: статья в Википедии на FileNet)

К 2002 г. – Управление корпоративным контентом (ECM)

Термин «управление корпоративным контентом» (ECM) стал чаще появляться к 2002 году. В сообщении Википедии об ECM отмечалось, что технологии ECM произошли от «электронных систем управления документами (DMS) конца 1980-х — начала 1990-х годов».

ЕСМ обещал:

  • Интеграция управления записями (RM) с деловой практикой.
  • Возможность интеграции между продуктами RM, EDM, различными другими цифровыми продуктами (например, технологиями OCR/распознавания символов) и продуктами веб-публикаций.
  • Внедрение концепций управления знаниями (УЗ).

Ключевым словом здесь была «интеграция» с EDM и другими системами, а не с автономными системами. Интернет-доступ становится все более важным. Приобретение IBM Tarian, приобретение Documentum компании TrueArc Foremost были примерами таких интеграций. (см. ниже)

Согласно статье в Википедии об ECM: «До 2003 года на рынке ECM доминировали независимые поставщики среднего размера, которые подразделялись на две категории: те, кто возник как компании по управлению документами (Laserfiche, Saros, Documentum, docStar и OpenText) и начали добавлять управление другим бизнес-контентом, а те, кто начинали как поставщики управления веб-контентом (Interwoven, Vignette и Stellent), попытались расшириться и заняться управлением бизнес-документами и мультимедиа».

Вполне возможно, что появление ECM создало первую проблему для централизованной ERM за счет интеграции нескольких элементов, некоторые из которых создавали, захватывали или хранили записи в постоянно увеличивающихся форматах.

2002 — формат OpenDocument XML

Согласно статье в Википедии о стандарте OpenDocument, стандарт OpenDocument был разработан Техническим комитетом (TC) в рамках отраслевого консорциума Организации по развитию стандартов структурированной информации (OASIS).Судя по всему, Sun и IBM имели большое влияние на голосование, но в процессе стандартизации участвовали разработчики многих офисных пакетов или связанных с ними систем документации. Первое собрание ODF-TC состоялось в декабре 2002 г.

2002 — Обновленный отчет GAO в электронных записях

Главное бухгалтерское управление США (GAO) выпустило в июне 2002 года новый отчет под названием «Управление информацией: проблемы управления и сохранения электронных записей» (GAO-02-586). В этом отчете, который был более подробным, чем предыдущий отчет 1999 года, среди прочего отмечалось, что:

  • К марту 2002 года Министерство обороны США сертифицировало 31 приложение по стандарту 5015.2.
  • Был достигнут прогресс в разработке модели Открытой архивной информационной системы (OAIS), которая, хотя изначально была разработана НАСА для архивирования большого объема данных, полученных в ходе космических миссий, могла применяться к «любому архиву, цифровой библиотеке или репозиторий». Решения на основе XML считались наиболее вероятными.

2002 — IBM приобретает Tarian Software

IBM приобрела Tarian Software в конце 2002 года, «укрепив свое лидерство в ECM».

С этой даты IBM выпустила IBM Records Manager версии 2.0 (IRM), ранее известную как Tarian eRecords Engine (TeRe). Технология управления электронными записями Tarian была интегрирована в программные продукты IBM, включая IBM Content Manager, базу данных DB2 и программное обеспечение Lotus. (Источник: пресс-релиз IBM)

2002 г. — приобретение Documentum 5 и TrueArc

.

Documentum выпустила Documentum 4i, свою первую веб-платформу, в 2000 году. В 2002 году она запустила Documentum 5 как «унифицированную платформу управления корпоративным контентом (ECM) для хранения практически неограниченного диапазона типов контента в общем репозитории».

Documentum приобрела продукт TruArc Foremost в октябре 2002 г. Вышеупомянутая Wiki-страница Documentum отметила, что это приобретение «добавило возможности управления записями и расширило предложения Documentum по решениям для обеспечения соответствия нормативным требованиям». совместно работали над интеграцией корпоративного решения TrueArc для управления записями с платформой Documentum ECM».

2003 – ТНА 2003

Национальный архив (TNA) выпустил обновленную версию своего стандарта PRO в 2003 году, известную как TNA 2003.Этот стандарт будет заменен MoReq2. (Источник: @ZenInformation в Твиттере, 12 февраля 2021 г.).

2003 — EMC приобретает Documentum

EMC приобрела Documentum в 2003 г. (Источник: EMC предлагает акции Documentum на сумму 1,7 млрд долларов, октябрь 2003 г.))

2003 — Менеджер записей FileNet P8

FileNet выпустила P8 Records Manager в 2003 году. (Источник: статья в Википедии о FileNet)

2003 г. — Hummingbird приобретает Valid Information Systems R / KYV

.

Hummingbird приобрела продукт Valid Information Systems R/KYV в 2003 году.

(Источник: Legal Technology Insider, 23 июля 2003 г.)

2003 г. — Open Text приобретает SER eGovernment

.

В октябре 2003 года Open Text приобрела (немецкий) сертифицированный DOMEA SER eGovernment Deutschland GmbH, базирующийся в Берлине, Германия, а также SER Solutions Software GmbH, базирующийся в Зальцбурге, Австрия. (Источник: Open Text приобретает SER eGovernment)

С 2003 г. – CNIPA (Италия)

Итальянский Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) опубликовал протокол управления электронными записями Protocollo Informatico в 2003 году.

CNIPA был переименован в DigitPA в 2009 г. и в Agenzia per I’Italia digitale (AGID) в 2012 г. AGID отвечает за определение стандартов управления электронными записями в итальянских государственных учреждениях. (Источник: Информационный протокол)

Середина 2003 г. – Проблемы управления корпоративной документацией

В отчетах об отраслевых трендах за май 2003 г. Брюс Сильвер (из Bruce Silver Associates) привел доводы в пользу управления корпоративными записями после различных «скандалов», связанных с управлением записями в то время, включая Enron / Anderson.

Silver утверждал, что EDM, архив электронной почты и решения для резервного копирования не соответствуют «новым законодательным и нормативным требованиям к управлению записями» — DOD 5015.2, SEC Rules 17a-3 и 17a-4, NASD Rules 2210, 3010 и 3110, Правила NYSE 342 и 440, ISO 15489 и MoReq.

Silver также отметил, что эффективное («полное») решение ERM будет «реализовано как расширение инфраструктуры ECM компании», обеспечивая единый интерфейс для всех записей, хранящихся в нескольких местах, «включая сторонние репозитории управления документами в дополнение. в систему электронной почты и сетевую файловую систему».

2003 – Ключевые поставщики интегрированных EDM/RM

Ниже приведен список «ключевых поставщиков на рынке IDM (интегрированного управления документами)» на октябрь 2003 г. Считается, что этот список взят из отчета Butler Group:

  • Documentum 5. СЭД, веб-контент, ERM, RM (посредством приобретения), совместная работа, DAM.
  • Службы изображений FileNet P8. Управление контентом, веб-контент, управление изображениями, RM.
  • Gauss VIP Enterprise 8. Веб-контент, DM, Imaging, ERM.(Приобретено Open Text)
  • Hummingbird Enterprise 5. Полный пакет IDM (DM, KM, портал, совместная работа, рабочий процесс, визуализация, RM)
  • Hyland Software OnBase. Интегрированный IDM, но ему не хватало сильного веб-контента, RM и совместной работы.
  • IBM Content Manager. ERM и workklow.
  • Идентитех для справки. Интегрированный ИДМ.
  • Исследования в области управления информацией (IMR) Алхимия. IDM.
  • Лазерная визуализация документов. Интегрированный IDM, включая EDM, ERM.
  • Legato ApplicationXtender, EmailXtender, DiskXtender.Интегрированный ИДМ.
  • Открыть текстовую прямую ссылку.
  • Технология оптических изображений (OIT) DocFinity. Интегрированный ИДМ.
  • Оптика Аккорд. В первую очередь для изображений и ERM. Не сильный CM, RM или сотрудничество. Приобретена Select Technologies для RM.
  • Tower Technology IDM, Серафим. Интегрированный ИДМ.
  • Westbrook Fortis Suite, File Magic. Интегрированный ИДМ.

2004 – Stellent приобретает Optika

Stellent приобрела Optika в начале 2004 года. На этом этапе основным продуктом Stellent было Universal Content Management (UCM).(Источник: статья в Википедии о приобретениях Oracle)

В отчете о продаже в The Register говорится, что генеральный директор Stellent сказал, что «клиенты стремятся объединить свои потребности в управлении контентом, включая визуализацию, управление бизнес-процессами, управление веб-контентом и управление записями, с одним поставщиком». Новая линейка продуктов получила название Stellent Imaging и управление бизнес-процессами (IBPM). В статье также отмечалось, что Oracle, вероятно, приобретет Stellent после этого приобретения (см. 2006 г. ниже).

2004 – ReMANO (Нидерланды)

В 2004 году правительство Нидерландов создало каталог спецификаций программного обеспечения для систем ERM (ReMANO), используемых государственными органами Нидерландов. (Источник: «Требования к системе ERM», опубликовано в INFuture 4–6 ноября 2009 г., автор: Марко Лукичич, Ericsson)

ReMANO был заменен на NEN2082 — Eisen voor Functionaliteit van Informatie-en Archiefmanagement in programmatuur в 2008 г. (NEN 2082:2008 nl)

2005 — C6 (Франция) создает D2 поверх EMC Documentum

.

Французская ECM-компания C6 создала решение под названием D2, «полностью настраиваемое веб-приложение для создания, управления, хранения и доставки любого типа информации» на основе EMC Documentum.(Источник: вкладка «Компания» веб-сайта C6).

2005 – ЭЛАК (Австрия)

Проект по внедрению электронной подачи документов (ELAK) начался в Австрии в конце 2001 г. и был завершен в 2005 г. Решение было основано на стандартных программных продуктах (например, Fabasoft e-Gov-Suite, MS-Office). (Источник (ELAK — система электронной подачи документов федеральных министерств Австрии)

2006 г. — Стандарт АСЭД

Национального архива Австралии.

В феврале 2006 года Национальный архив Австралии (NAA) выпустил «Функциональные спецификации программного обеспечения для систем управления электронными записями».(ISBN 1

7 34 9). Во введении отмечалось, что:

  • (Документ) предоставил правительственным учреждениям Австралии набор общих требований для обеспечения надлежащей функциональности ведения документации в программном обеспечении систем управления электронными записями (ERMS).
  • Учреждениям было рекомендовано использовать спецификации СЭД при разработке или приобретении нового или обновлении существующего программного обеспечения СЭД. Их также можно использовать при аудите, оценке или обзоре существующего программного обеспечения СЭД агентства.
  • Требования не претендовали на то, чтобы быть полной спецификацией, но
    скорее представляют собой шаблон ключевых функциональных требований, которые агентства могут
    включить в свою тендерную документацию при подготовке к выбору и закупке
    нового программного обеспечения СЭД. Ожидалось, что агентства оценят и изменят функциональные требования
    , а также выберут требования, которые лучше всего соответствуют их собственному бизнесу
    , а также техническим требованиям и ограничениям.

Очень немногие продукты соответствовали конкретным требованиям спецификаций СЭД, что привело к некоторым предположениям в то время, что это ограничивает выбор.

2006 — конкурирующие стандарты документов XML Office

Стандарт OpenDocument (ODF) был опубликован как ISO/IEC 26300 в 2006 г.

Microsoft представила исходный материал в Международный технический комитет Ecma TC45, где он был стандартизирован и стал ECMA-376, одобренным в декабре 2006 года. Он был выпущен как ISO 29500 в 2008 году.

Согласно статье в Википедии об Open Office XML (OOXML): «Стандартизация ISO для Office Open XML была противоречивой и вызывала раздражение», поскольку казалось ненужным наличие двух конкурирующих стандартов XML.

2006 — Мир сотрудничества

The Butler Group опубликовала документ под названием «Совместная работа над документами — связывание людей, процессов и контента» в декабре 2006 года. В отчете отмечается, что системы EDM помогли повысить внутреннюю эффективность, но теперь возникла необходимость «распространить эти системы на партнеров и заинтересованные стороны». и доставить «сложный совместный опыт».

В документе перечислены следующие продукты EDM:

  • Семейство Adobe Acrobat
  • EMC eRoom
  • IBM Notes/Domino, сервисы для совместной работы Workplace, QuickPlace
  • Microsoft Office 2007
  • Open Text Livelink ECM — eDOCS (включает прежний набор продуктов Hummingbird, приобретенный Open Text в
  • )
  • Oracle Collaboration Suite, Content DB и Record DB
  • Stellent Collaboration Management
  • Vignette

2006 – Spescom Software Inc

В заявлении Комиссии по ценным бумагам и биржам США в январе 2006 г. отмечалось, что Spescom Software Inc, поставщик компьютерных интегрированных систем из Сан-Диего, является правопреемником Alpharel Inc и Altris Software Inc.

2006 г. — Oracle приобретает Stellent

.

В пресс-релизе Oracle от 2006 года под названием «Oracle Buys Stellent» говорится, что Stellent является глобальным поставщиком программных решений для управления корпоративным контентом (ECM), включая управление документами и записями, управление веб-контентом, управление цифровыми активами, управление изображениями и бизнес-процессами, а также Риск и соответствие. Он также отметил, что это приобретение «дополнит и расширит существующий портфель решений Oracle для управления контентом».Несмотря на приобретение, название «Stellent» сохранилось.

2006 г. — IBM приобретает FileNet

.

IBM приобрела FileNet в 2006 году. (Источник: статья в Википедии о FileNet)

2006 – Google выходит на рынок онлайн-электронной электронной почты для повышения производительности и совместной работы.

В 2006 году Google запустил Google Apps for Your Domain, набор облачных вычислений, инструментов для повышения производительности и совместной работы, программного обеспечения и продуктов. За прошедшие годы были приобретены и/или добавлены различные приложения и элементы, но ключевым с точки зрения EDM был Google Docs (статья в Википедии).Однако в Google Docs не было возможности RM.

В статье ZDNet в июне 2007 г. отмечалось, что Google Apps предлагает инструмент для перехода с Exchange Server и Lotus Notes, что делает Google реальной альтернативой Microsoft и IBM. Позже в 2016 году Google Apps будет переименован в G-Suite.

2007 г. — Spescom уходит с рынка EDM / Enterprise Informatics

В 2007 году Spescom выходит из сектора корпоративного программного обеспечения, продав свое предприятие Enterprise Informatics в США. (Источник — статья в Википедии о Spescom, исходная ссылка больше недоступна).

Enterprise Informatics, первоначально основанная в 1981 году, продолжала существовать как дочерняя компания Bentley Systems, Incorporated. Он продолжал продавать набор интегрированных программных продуктов для управления документами, конфигурациями и записями, в основном под названием eB.

2007 — Zoho выходит на рынок онлайн-коллаборации EDM

Индийская корпорация Zoho, известная как AdventNet Inc с 1996 по 2009 год, выпустила Zoho Docs в 2007 году.

2007 — HP Autonomy приобретает Meridio

Meridio был приобретен HP Autonomy (компанией, которая долгое время сотрудничала с Kainos) в 2007 году.= лидеры, # = недалеко от лидеров, * = есть препятствия для сохранения конкурентоспособности, ~ = только базовые функции)

2008 – NEN 2082

Правительство Нидерландов заменило ReMANO на NEN 2082 «Eisen voor functioniteit van informatie-en archiefmanagement in programmatuur» («Требования к функциональности управления информацией и архивами в программном обеспечении») в 2008 г. (NEN 2082:2008 nl). NEN 2082 основан на MoReq, DOD 5015.2 и австралийских стандартах. (См. сообщение в блоге Эрика Бургера «Nee, NEN 2082 is geen wettelijke verplichting» о его юридическом статусе)

2008 – MoReq2

MoReq2 был опубликован в 2008 году.В него вошли новые разделы для поддержки тестирования программного обеспечения СЭД на соответствие стандарту. MoReq2 включил в свою панель следующих поставщиков (раздел «Благодарности»):

  • Docuware, Германия
  • EDRM Solutions, USADA
  • EMC, CANADA
  • ERGOGROUP AS, NORWAY
  • Fabasoft, UK
  • Filenet, Великобритания
  • Fujitricsu, Великобритания
  • Getronics, UK
  • Информация о Haessler, Германия
  • IBM, Великобритания
  • ICZ, Чехия
  • Lockheed Martin, США
  • Meridio, Великобритания
  • Objective Corporation, Великобритания
  • Open Text Corporation, Великобритания
  • SAPERION, Германия
  • SER Software 9 Tower Solutions0 Deutschland, Германия 9 UK

Как MoReq, так и MoReq2 были основаны на предположении о том, что организации приобретают и внедряют центральную СЭД для управления неструктурированными записями, типами записей, которые хранятся на сетевых дисках и в системах электронной почты.MoReq2 специально исключил управление «структурированными данными… хранящимися под управлением приложения для обработки данных». (Источник: MoReq2, раздел 1.2 «Основные моменты и ограничения настоящей спецификации», стр. 12.)

Первым программным продуктом, сертифицированным по MoReq2, был Fabasoft Folio. Это был единственный сертифицированный продукт до июня 2014 года.

2008 – СЭД и СЭД

В 2008 году Международная организация по стандартизации в соответствии с ISO/TC171/SC2 «Приложения для управления документами» предложила основу для интеграции систем EDM и ERM.В определениях, содержащихся в этом рамочном документе, отмечено, что:

  • СЭД использовался для управления, контроля, поиска и извлечения информации в электронной системе.
  • СЭД использовалась для управления электронными и неэлектронными документами в соответствии с общепринятыми принципами и практикой управления документами.
  • Интегрированная EDRMS объединит обе возможности.

В разделе 6 отчета описаны общие (но довольно подробные) функциональные требования к интегрированной СЭД/СЭД, представленные на следующей диаграмме:

2009 г. — Autonomy приобретает Interwoven

В 2009 году компания HP Autonomy приобрела Interwoven, нишевого поставщика программного обеспечения для управления корпоративным контентом, в основном для юридической отрасли.В первую очередь он конкурировал с Documentum в этом пространстве. Interплетение превратилось в Autonomy Interwoven и Autonomy iManage.

2010 – MoReq2010

MoReq был полностью переработан и опубликован как MoReq2010 в 2010 году. Были существенные отличия от предыдущих версий.

  • Он приуменьшил, но не устранил идею о том, что СЭД является центральной или единственной системой ведения документации или хранилищем для организаций.
  • Подчеркнута необходимость того, чтобы линейка бизнес-систем включала в себя минимальный определенный уровень функциональности ведения документации.
  • Это сделало управление записями в других системах более практичным.
  • Обеспечивает взаимодействие между всеми системами, совместимыми с MoReq, на основе общего языка XML.

MoReq2010 установил «… определение общего набора основных услуг, которые используются многими различными типами систем учета». Он предоставил набор модулей, которые можно было включить в любое программное решение, включая линейку бизнес-приложений, чтобы они могли быть «системами записей, совместимыми с MoReq» (MCRS).

2010 — возможности Google DM расширены

В марте 2010 года Google приобрела DocVerse, компанию по совместной работе с документами в Интернете. DocVerse позволял нескольким пользователям совместно работать в Интернете над документами Microsoft Word, а также другими форматами Microsoft Office, такими как Excel и PowerPoint. (Источник — статья Википедии в Google Docs)

2010 — SharePoint получает (некоторые) крылья RM

SharePoint 2010 включает ряд функций ведения записей. Согласно веб-странице под названием «SharePoint 2010: вопросы ведения записей» от State Records NSW:

«Microsoft SharePoint 2010 — это программный продукт, который можно использовать для различных целей, включая разработку веб-сайтов, управление контентом и совместную работу.SharePoint позволяет пользователям совместно создавать, просматривать и утверждать различные типы контента, включая документы, списки, обсуждения, вики-страницы, веб-страницы и сообщения в блогах. SharePoint не является системой ведения записей (т. е. системой, специально разработанной для сбора, хранения и предоставления доступа к записям с течением времени). При внедрении «из коробки» SharePoint имеет ограниченные возможности для сбора и хранения записей таким образом, чтобы поддерживать их способность функционировать в качестве подлинного свидетельства бизнеса.

В статье «Является ли SharePoint 2010 совместимым решением для управления записями» в выпуске журнала IDM Magazine от 30 июня 2010 г. автор заявляет следующее (выделение добавлено):

Адам Хармец (Adam Harmetz), ведущий программный менеджер группы инженеров по управлению документами и записями SharePoint в Microsoft, сказал в недавнем онлайн-интервью о записях в SharePoint 2010: «Мы постоянно получаем вопросы со всего мира о том, как действовать в соответствии с местными государственными и отраслевыми стандартами. для управления информацией.Позвольте мне бросить вам несколько… MOREQ2, VERS, ISO 15489, DOMEA, TNA, ERKS, список можно продолжить. Некоторые из этих стандартов слабо основаны друг на друге, а некоторые содержат противоречивые элементы. Вместо того чтобы сосредотачивать наши инженерные усилия на рассмотрении каждого из этих стандартов по очереди, мы сделали выбор, чтобы обеспечить удобство использования и инновации, необходимые для успешного развертывания управления записями, и позволить нашей партнерской экосистеме создать платформу SharePoint для удовлетворения конкретных требований для те клиенты, которые обязаны придерживаться определенного стандарта .

Несмотря на эти комментарии, SharePoint 2010 был оценен по крайней мере одним консультантом (Wise Technology Solutions) как отвечающий 88% требований тогдашнего стандарта ICA, который стал частью 2 ISO 16175.

16 декабря 2011 года State Records NSW опубликовала сообщение в блоге под названием «Первоначальные рекомендации по внедрению ведения документации в SharePoint 2010». В сообщении отмечалось, что в отчете Wise сделан вывод о том, что «SharePoint на 88% соответствует требованиям ICA». Он добавил, что области, где полное соответствие не может быть достигнуто, относятся к:

  • простота захвата электронной почты
  • встроенная классификация безопасности и контроль доступа
  • управление физическими и гибридными записями

В отчете говорится, что сторонние поставщики могут предлагать продукты, которые заполняют пробелы SharePoint в этих областях.

В опубликованном блоге также говорится, что «… в отчете очень четко указывается, что «мы отмечаем, что достижение этих результатов зависит от надлежащего проектирования и управления реализацией, конфигурацией и настройкой для обеспечения согласованности с желаемыми результатами управления записями».

Начало 2010 г. — Microsoft запускает Office 365

Microsoft запустила Office 365 28 июня 2011 года. Office 365 был разработан как преемник Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS).(Источник: статья в Википедии об Office 365). Только в середине 2010-х годов Office 365 станет эффективной альтернативой G Suite.

2011 — HP приобретает Autonomy

В 2011 году Hewlett-Packard приобрела Autonomy, сделка, которая привела к некоторым интересным последующим юридическим проблемам, определяющим стоимость компании.

2011 — Стандарт служб управления записями OMG

Группа управления объектами (OMG) выпустила свой стандарт управления записями (RMS) в сентябре 2011 года.

Как отмечено в разделе стандарта, посвященном области применения, «() спецификация предоставляет модели программных сервисов для поддержки действий по управлению электронными записями». Кроме того, «…предоставлены модели, описывающие независимую от платформы модель (PIM), которая определяет бизнес-сферу управления записями и предоставляемые услуги RM». Указаны три реализации для конкретных технологий:

  • PSM-1 — определение веб-служб для служб управления записями на языке описания веб-служб (WSDL).На самом деле он поставляется в виде десяти файлов WSDL; по одному для каждой службы управления записями.
  • PSM-2 — Служба управления записями XSD. XSD предназначен для использования при создании XML-файлов для импорта/экспорта управляемых записей из совместимых сред и для использования в качестве основы для формирования операторов XQuery/XPath для службы запросов.
  • PSM-3 — XSD профиля атрибута. XSD предназначен для захвата и передачи профилей атрибутов, чтобы обеспечить гибкую атрибуцию определенных типов объектов управления записями.

2011 – Смерть систем ERM?

В мае 2011 г. в своем блоге на MoReq2010 Джеймс Лаппин предположил, что традиционные системы, используемые для управления электронными документами и записями, хотя и не полностью зашли в тупик, но «потеряли импульс».

Джеймс предложил две конкретные причины этой ситуации:

  • Глобальный финансовый кризис (GFC) 2008 года, который ограничил возможности организаций приобретать и внедрять чрезвычайно дорогие решения ERMS.
  • Рост популярности Microsoft SharePoint и, в частности, SharePoint 2010. В некотором смысле Sharepoint 2010 мог взять на себя — и, возможно, уже перенял — ветер СЭД от парусов менеджеров документации.

Он также отметил, что ряд взаимосвязанных проблем пользовательской среды также мог сыграть свою роль в потере импульса.

  • Удобство использования и темпы внедрения СЭД. Эти решения иногда рассматриваются как «еще одна система» для управления теми же записями, использующая структуру классификации, которая не имеет смысла для большинства конечных пользователей и отличается от того, как конечные пользователи видят и классифицируют свой мир.
  • Постоянная доступность и доступ к альтернативным местам для хранения информации, включая сетевые диски и папки электронной почты, а также облачные решения для хранения и электронной почты.
  • Распространение и общедоступность инструментов социальных сетей и мобильных приложений, используемых для создания и обмена новыми формами информационного контента, а также для совместной работы и общения, включая вики, блоги, Twitter, Facebook и аналогичные решения, часто в почти параллельном «личном» ‘ мир к официальной записи.
  • Неспособность решений ERMS управлять структурированными данными или легко поддерживать и воспроизводить разнообразный контент, созданный и сохраненный в таких продуктах, как SharePoint. Действительно, один довольно известный продукт был описан как архив для SharePoint, несмотря на то, что последний может довольно легко управлять своими собственными архивами.
  • Развитие поиска как инструмента для поиска релевантной информации в контексте и связанный с этим переход от неструктурированных к структурированным документам на основе XML, создаваемым такими продуктами, как Microsoft Office 2007 и 2010.

С 2013 г. – GEVER (Швейцария)

С 2013 года Федеральная канцелярия Швейцарии отвечала за управление всей деятельностью, связанной с электронными записями и управлением процессами (Elektronische Geschäftsverwaltung), или GEVER. GEVER состоял из набора пяти стандартов для управления электронными записями. (Источник с текущим обновлением: Gever Bund)

2015 — Hewlett Packard отделяет

В октябре 2015 года программные продукты, ранее выпускавшиеся под маркой Autonomy, были разделены между HP Inc и Hewlett Packard Enterprise (HPE).HP Inc были переданы программные компоненты Autonomy для управления контентом, включая TeamSite, Qfiniti, Qfiniti Managed Services, MediaBin, Optimost и Explore.

2015 – Поставщики СЭД

Несмотря на предполагаемую смерть продуктов ERMS примерно в 2010 году, многие из них продолжали процветать и расти. Некоторые были приобретены другими.

Ниже приведен список поставщиков EDRMS на декабрь 2015 г., взятый из диаграммы отчета Gartner, озаглавленной «Оценки продуктов или услуг для доверенной системы записи» (с учетом оценок).Многие из этих продуктов также появились в «Магическом квадранте» для систем управления корпоративным контентом за октябрь 2016 г., как указано)

  • Alfresco (2.47) (также ECM)
  • Open Text (4.07) (также ECM)
  • EMC Documentum (3.94) (как Dell EMC) (приобретен Open Text)
  • IBM (3.91) (также ECM)
  • HPE (3.85)
  • Oracle (3.45) (также ECM)
  • Laserfiche (2.45) (также ECM)
  • Microsoft (SharePoint) (2.38) (также ECM)
  • Hyland OnBase (2.37) (также ECM)
  • Lexmark (2.32) (также ECM)
  • Newgen (2.18) (также ECM)
  • Objective (2/10) (также ECM)

К 2015 году — Oracle уходит со сцены?

В июльской 2015 г. статье под названием «В поисках замены Oracle IPM» в блоге softwaredevelopmentforECM отмечалось, что Oracle «явно и публично движется в другом направлении и отходит от традиционных корпоративных образов и управления транзакционным контентом».

2016 — OpenText, Micro Focus

В мае 2016 года OpenText приобрела HP TeamSite, HP MediaBin, HP Qfiniti, HP Explore, HP Aurasma и HP Optimost у HP Inc.

2017 — слияние Micro Focus с HPE

Micro Focus объединилась с HPE в сентябре 2017 года и приобрела Content Manager EDRMS (ранее TRIM).

до 2021 г. — поставщики EDRM (Австралия)

Ниже приведен список продуктов, идентифицированных Управлением государственных архивов штата Виктория (PROV) в 2020 году. Все эти продукты были сертифицированы в соответствии со стандартом VERS, который требует от организаций возможности создавать инкапсулированные объекты VERS (VEO) на основе XML в течение длительного времени. -срок сохранения.

  • Alfresco
    • Alfresco
    • Altus ECM
    • AVEPPOINT READIM
    • AVOPOINT REATIM, RECOLDS, облачные записи
    • BluePoint Content Manager
    • Canon
    • Docbureau
    • EloProfessionals / Eloenterprise
    • HP Records Manager
    • HP Trim
    • IBM Enterprise Records
    • IBM FileNet P8 Records Manager
    • Info-Organizer
    • Laserfiche
    • Magiq Documents
    • Microfocus Content Manager
    • ECM
    • OpenText EDOCS RM
    • OpenText Records Management
    • Oracle WebCentre Content
    • Recting 6
    • RecordPoint
    • Technology One ECM
    • Technosoft OfficeTech

    2021 – Поставщики EDRMS

    Ниже приведен список специализированных поставщиков, предложивших решения EDRMS (и в большинстве случаев больше) к началу 2021 года.Многие из этих поставщиков имеют долгую историю, не обязательно отраженную в приведенном выше тексте. Большинство этих поставщиков предоставляют услуги управления корпоративным контентом (ECM), включая возможности EDM и ERM.

    • Alfresco ECM (alfresco.com)
    • Hyland OnBase (hyland.com)
    • IBM ECM (ibm.com)
    • Knowledgeone RecFind EDRM (knowledgeonecorp.com)
    • Laserfiche RME (laserfiche 903x RME1 903x RIM1 9003IM1 (lexmark.com)
    • Диспетчер контента Micro Focus (microfocus.com)
    • Microsoft 365 (microsoft.com)
    • Newgen RMS (newgensoft.com)
    • Objective ECM (objective.com)
    • Open Text ECM (opentext.com)
    • Oracle ECM (docs.oracle.com)
    • TechnologyOne ECM (technologyonecorp.com)

    2021 — Специализированные поставщики СЭД

    Поставщики

    EDM никогда не исчезали, но многие из них, такие как Google Drive, DropBox и Box, были встроены в облако и предназначены для него. На этом веб-сайте Capterra есть довольно подробный список текущих поставщиков СЭД.

    2021 – NEN 2082 отозван

    В январе 2021 года правительство Нидерландов отозвало NEN 2082. (NEN 2082:2008 nl)

    Будущее основанных на стандартах систем ERM/EDRM/ECM

    Хотя определение записи в течение последних двух десятилетий практически не менялось — «свидетельство деловой активности» (ISO 15489), — форма документации развивалась и продолжает развиваться.

    Постоянно расширяющийся мир цифрового контента усложняет точную и непротиворечивую идентификацию, сбор и управление записями во всех формах, что ставит под сомнение представление о том, что все записи могут храниться в одной системе.

    Подход «на месте» к управлению электронными записями — где бы они ни хранились — очень привлекателен. Но где мы будем еще через 20 лет? Некоторые мысли:

    • Электронные базы данных, будь то локальные или облачные (включая подписку), будут основным методом сбора и хранения широкого спектра цифрового контента, а не файловых ресурсов в сети.
    • Метаданные будут автоматически собираться или автоматически генерироваться для всего цифрового контента на основе самого контента.
    • Искусственный интеллект (ИИ) будет продолжать развиваться, позволяя идентифицировать записи из всего другого цифрового контента, классифицировать, агрегировать и управлять ими вплоть до удаления/утилизации или передачи в архивы.
    • Электронная почта будет постепенно исчезать по мере того, как текущие сотрудники переходят на методы общения на основе чатов и видео.

    Нравится:

    Нравится Загрузка…

    Родственные

    5 основных советов по управлению документами от эксперта по DMS

    Как гласит старая поговорка: «Для достижения успеха в жизни есть два правила — Правило 1: Не рассказывайте людям все, что вы знаете.Правило 2: …» Тем не менее, я знаю, что управление документами не так просто, как думают некоторые, и я окажу вам медвежью услугу, если не передам знания, чтобы создать согласованную систему и Бег. И последовательность является ключом к эффективной системе управления документами. Считайте это миниатюрной консультацией по управлению документами.

    Некоторые новые пользователи настолько сосредоточены на решениях, предлагаемых DMS, что забывают подумать о том, что именно нужно решить и как это решить. Для реализации решения требуется планирование и обдумывание. Если вы просто создаете папки где-то на сервере, вы уже сбились с курса. Для реального документооборота требуется структура . Потратьте время, чтобы выяснить степень важности ваших документов, а также роли, ограничения и обязанности, связанные с ними.

    Если вы начинаете с нуля, вы не сможете просто перейти к квадрату десять с DMS. Но вам будет гораздо легче перейти ко второму квадрату. Сохранение электронных файлов в первый раз занимает почти столько же времени, сколько подшивание бумаги.Огромная отдача — это когда вам нужен этот файл снова, и снова, и снова. Убедитесь, что основные отличительные черты учтены в метаданных документа (автоматически или вручную). В противном случае ваш поиск файла выдаст слишком много похожих результатов. Реальное управление документами требует индексирования метаданных для организации и последующего быстрого поиска.

    Автоматизация рабочего процесса также требует планирования, но ее также следует внедрять постепенно .В конце концов, только вы знаете, что лучше всего работает для вашей компании в зависимости от отрасли, ее отношений с клиентами, способов взаимодействия вашей команды и т. д. В одной среде вам может потребоваться ручной рабочий процесс, а в другой — рабочий процесс, основанный на правилах. Заставьте пилотную систему работать быстро, чтобы помочь людям адаптироваться, а также предоставить информацию для улучшения. Обновляйте по мере продвижения, чтобы добиться лучших результатов, но чем раньше вы установите систему, тем быстрее вы сможете найти свой путь и легко автоматизировать .

    После того, как вы примените DMS в своей организации, вся рабочая сила будет работать как единая гибкая операционная система .Никто больше не может просто редактировать и сохранять документ по своему усмотрению, потому что кому-то другому может понадобиться сделать что-то совершенно другое с тем же файлом. Как узнать, какую версию использовать и когда? Контроль версий имеет решающее значение для того, чтобы вы могли начать управление файлами на более ранних этапах их жизненного цикла . Использование общих папок и нескольких имен файлов для различения версий — прямой путь к катастрофе.

    Я не могу не подчеркнуть, что использование DMS не является последовательностью шагов. Это невидимая рука. Система управления документами — это именно то, на что это похоже: система. И система предназначена для бесперебойной работы в различных средах и на разных этапах жизненного цикла документа. Всегда помните о важности интеграции. Управление документами не является изолированной практикой. Информация о документах используется многими системами. Возможность интеграции или обмена информацией через несколько API-интерфейсов является ключом к уменьшению количества ошибок и дублированию ввода данных.

    Независимо от того, решили вы внедрить DMS или нет, вы должны быть проинформированы, прежде чем предпринимать первые шаги по организации ваших документов. Бесполезно продавать кому-то инструменты, даже не показывая, как ими пользоваться. Эти советы по управлению документами, как и предыдущие, основаны на более чем 25-летнем опыте управления документами и автоматизации бизнес-процессов. Пусть они служат вам так же хорошо, как они служили мне (и за долю времени).

    11 Передовой опыт управления документами

    Когда вы думаете о том, как внедрить цифровое управление документами в своей компании или как усовершенствовать существующую систему, сосредоточение внимания на основах и определении ваших целей поможет добиться успеха.Получите преимущество, сразу внедрив эти передовые методы управления документами.

    Как применить лучшие практики управления документами в вашей компании
    1. Начните с целей и разработайте ключевые показатели

    Многие компании не тратят время на постановку целей и определение способов измерения их прогресса. Если вы не знаете причину внедрения вашей системы управления документами, трудно понять, добились ли вы успеха в ней.


    Очень важно быть конкретным.Вы пытаетесь помочь пользователям быстрее находить документы? Экономить на хранении документов? Улучшить сотрудничество? Реинжиниринг ручных процессов?

    Прежде чем внедрять решение для управления документами, определите метрики и ключевые показатели эффективности (KPI), необходимые для измерения прогресса в достижении целей. Затем установите базовый уровень, который вы можете сравнить с существующей системой.


    Например, вы можете обнаружить, что обработка счета в вашей текущей системе занимает 10 минут, а через месяц после использования электронного документооборота это занимает всего две минуты.Делитесь этими измеримыми успехами с коллегами — это эффективный способ продемонстрировать ценность проекта и поощрить принятие пользователями по мере продвижения вперед.

     

    2. Приоритет автоматизации простых и часто используемых бизнес-процессов
    Автоматизированные процессы сокращают время и усилия сотрудников, что в конечном итоге снижает затраты вашей компании. Расставьте приоритеты в области автоматизации, чтобы сосредоточиться на критически важных бизнес-процессах, соответствующих вашим целям.

     

    Возможно, вы захотите ускорить обработку заказов, сократить время отклика службы поддержки клиентов или интегрироваться с системой учета, чтобы получать больше важных скидок за раннюю оплату.Автоматизация хорошо работает с простыми или повторяющимися процессами, поскольку этапы рабочего процесса легко определить и оптимизировать, а сэкономленное время легко измерить. Например, производитель может использовать управление документами, чтобы находить нужные документы, чтобы быстрее отвечать, когда клиенты спрашивают о деталях, связанных с заказами. До автоматизации этого процесса на получение ответа от клиента могло уйти несколько часов. Благодаря управлению цифровыми документами клиенты могут получить автоматический ответ за считанные минуты.

    3.Улучшайте бумажные процессы вместо их имитации

    Многие компании совершают ошибку, пытаясь воспроизвести бумажные процессы в цифровом контексте, вместо того, чтобы воспользоваться возможностью исключить дополнительные шаги. Когда вы настраиваете цифровые процессы, спросите себя, почему вы следовали определенной процедуре в прошлом и нужны ли эти действия в этом новом контексте.

     

    Показательным примером является опыт государственного государственного учреждения. Агентство хотело преобразовать процесс утверждения покупки в цифровой рабочий процесс.Сначала он воспроизводил бумажный процесс, в котором помощник контролера собирал и направлял утверждения на каждом этапе. Внедрив бизнес-правила в свою систему управления документами, агентство смогло направлять счета на утверждение без привратника на каждом этапе.

    4. Захват контента рядом с исходной точкой 
    Ввод документов максимально близко к источнику экономит время и повышает качество данных. Отличными примерами являются такие инструменты, как виртуальные принтеры и электронные формы.

     

    Виртуальные принтеры позволяют сохранять документы непосредственно в систему управления документами без их предварительной печати и сканирования. А электронные формы позволяют персоналу автоматически извлекать данные из документа, сокращая ручной ввод данных. Эти формы упрощают, улучшают и ускоряют сбор данных.

     

    Также важно иметь возможность обмениваться данными с ERP, CRM или другим программным обеспечением для бизнеса. Когда ваше решение для управления документами и другие системы могут «общаться» друг с другом, извлечение данных и обмен ими между системами обеспечивает синхронизацию бизнес-информации.

    5. Убедитесь, что пользовательский интерфейс прост и интуитивно понятен
    Вы хотите, чтобы пользователи входили в систему, получали то, что им нужно, и уходили с помощью как можно меньшего количества щелчков мышью — и без ненужного беспорядка на своих рабочих столах. Системы управления документами предназначены для решения многих проблем, но не все функции должны отображаться на экране каждого пользователя.

     

    Хорошая система позволяет администраторам и пользователям просматривать только те элементы, которые необходимы для выполнения их задач. Настройка интерфейса для каждой роли упрощает выполнение сотрудниками своей работы без дополнительной путаницы или огромного количества ненужной информации.

    6. Воспользуйтесь преимуществами облака 

    С локальными системными приложениями, системами хранения и сетевыми технологиями они устанавливаются в четырех стенах вашей компании. Физические активы, такие как серверы, маршрутизаторы и жесткие диски, приобретаются, устанавливаются и в конечном итоге заменяются. Они требуют дорогостоящего и трудоемкого обслуживания, обновлений, интеграции и мониторинга безопасности.


    Если вы выбираете облачное управление документами, поставщик услуг берет на себя ответственность за обновления системы и исправления безопасности.Это упрощает масштабирование бизнеса без дополнительных вложений в собственные ИТ-ресурсы. Облачные системы управления документами также работают для сотрудников на мобильных устройствах везде, где есть подключение к Интернету, поддерживая безопасную удаленную рабочую среду и большую гибкость для команд.
    7. Создайте согласованные структуры папок и типов документов

    Конечно, в любом месте возможность работы не так удобна, если никто не может быстро найти нужные документы. Прежде чем запускать новую систему управления документами, подумайте, как вы хотите, чтобы ваши команды использовали ее, и что это означает для соглашений об именах и индексации типов папок и документов.

    Установите правила и политики, определяющие, где должна храниться информация и как она должна классифицироваться. Например, если вы хотите управлять процессами выставления счетов, вы можете создать соглашение об именовании, требующее, чтобы счета назывались в таком формате, как «имя клиента_счета_ммддггггдата_сумма». Вы также захотите тщательно выбрать общие поля индекса для типов документов и связанных типов документов. Например, заказы на покупку, билеты на доставку и счета-фактуры должны иметь общие поля данных, чтобы их можно было найти с помощью одного поиска.

     

    После того, как вы определитесь с соглашениями об именах, индексными полями и структурами папок, внедрите автоматизацию и правила в свое программное обеспечение для управления документами, чтобы люди продолжали их использовать.

    8. Настройте (и соблюдайте) политики контроля версий

    Понимание того, что именно изменилось между версиями документа, и обеспечение того, чтобы пользователи редактировали только самую последнюю версию, является важной частью поддержания целостности документа.

    Благодаря контролю версий вы можете автоматически сохранять отредактированные документы как новую версию.История версий DocuWare показывает номера версий, статус, дату хранения, любые комментарии и имя пользователя, сохранившего документ.

    Если управление версиями включено, при сохранении новой версии или регистрации документа в картотеке ему присваивается новый номер версии. В случае ручной регистрации вы можете выбрать основной и дополнительный номер, но если вы используете автоматическое управление версиями, система присваивает номер. Вы можете извлекать отдельные или несколько документов и редактировать их в лотке для документов или в папке.Блокировка «извлеченных» документов предотвращает внесение изменений, пока кто-то еще редактирует документ, и поддерживает точный учет того, кто что изменил.

    9. Используйте электронные подписи для повышения безопасности и упрощения соблюдения требований

    Можете ли вы подтвердить подлинность подписи на контракте или договоре с поставщиком электронной подписью? Ответ – громкое «да».

     

    Электронные подписи могут устранить риск того, что документ был изменен, подписан неуполномоченным лицом или не подписан.Квалифицированная электронная подпись обычно имеет юридическую силу и соответствует современным требованиям безопасности.

     

    Выбранная вами система управления документами должна включать возможности электронной подписи. Использование цифровых подписей вместе с автоматизированным рабочим процессом защитит ваш бизнес в случае возникновения проблем с законом, обслуживанием клиентов или соблюдением нормативных требований.

    10. Оптимизация рабочих процессов утверждения с помощью автоматизации

    Программное обеспечение для управления документами, которое включает в себя параметры рабочего процесса, может значительно сократить количество выполняемых вручную операций и время, необходимое для выполнения процессов.

     

    Рассмотрим следующий пример: отдел образования компании создает учебные документы, которые будут доступны всем сотрудникам. Перед публикацией каждого произведения оно должно пройти следующий процесс:

    • Содержание составлено экспертами в предметной области
    • Сотрудник отдела образования создает черновик на основе плана
    • Черновик просматривается кем-то другим на предмет точности и последовательности
    • Черновик редактируется линейным редактором
    • Окончательный проект отправляется в творческий отдел, чтобы добавить немного дизайнерского чутья и доработать документы перед публикацией

    В любой момент этого процесса содержимое может перемещаться вверх или вниз по цепочке — проверка точности может обнаружить отсутствие содержимого и потребовать, например, вернуть документ автору для дополнительной работы.

     

    Образовательная группа может использовать электронную почту или другой ручной процесс для отправки документов туда и обратно. Но это приводит к потере информации, нарушению сроков и потенциальному недопониманию. Рабочий процесс, встроенный прямо в систему управления документами, позволяет людям отправлять документы нужным людям или командам одним нажатием кнопки и гарантирует, что каждый может сразу увидеть, над чем ему нужно работать.

     

    Независимо от того, имеете ли вы дело с заказами клиентов, счетами или любым другим типом рабочего процесса на основе документов, эти принципы применяются.

    11. Создайте бесплатную пробную учетную запись

    Лучше протестировать программное обеспечение, чем обсуждать, как оно работает в теории. Практический опыт работы с DocuWare Smart Document Control — отличное начало.

    Получите лучшее представление об управлении документами, загрузив свои собственные документы и используя руководство DocuWare «Ваши первые шаги» и документацию базы знаний. Smart Document Control — это готовая к использованию облачная система управления документами с готовыми цифровыми картотеками, хранилищем документов, настройками общего доступа и многими другими функциями.

    Часто задаваемые вопросы об управлении документами

    Что входит в управление документами?

    Управление документами как общий термин относится ко всем ресурсам, политикам и процессам, которые у вас есть для хранения, архивирования, доступа и обслуживания документов, необходимых для ведения вашего бизнеса.

    Как выбрать систему управления документами?

    Выбор системы управления документами зависит от целей и потребностей вашего бизнеса.Некоторые соображения включают:

     

    Включено ли бесплатное управление рабочим процессом. Каждая компания работает на основе процессов. Автоматизированный рабочий процесс должен быть частью предложения по управлению документами, а не дорогостоящим дополнением.

    С помощью управления рабочими процессами лица, принимающие решения, определяют правила обработки бизнес-процессов в компании и назначают задачи (и определяют заместителей в случае отсутствия сотрудника). Управление рабочим процессом также определяет, какие процессы запускают рабочий процесс; например, хранение входящей накладной или других документов.

     

    Когда такие процессы, как управление заказами, адаптация сотрудников и утверждение счетов, разработаны с учетом ваших конкретных потребностей и автоматизированы, чтобы сократить трату времени, вся ваша команда открывает новый уровень производительности.

     

    Интеграция должна быть возможной без использования дорогостоящих соответствующих методов. Взаимодействие имеет значение. Автоматизация облачного офиса хороша настолько, насколько хороши люди, процессы и системы, которые она объединяет. Интеграция должна быть возможна через API на основе REST.Облачные службы должны иметь возможность легко взаимодействовать с другими облачными службами и локальным программным обеспечением, если это необходимо. Запатентованные методы, требующие значительных профессиональных услуг, являются тревожным сигналом.

     

    Облачное программное обеспечение должно соответствовать строгим стандартам безопасности , чтобы соответствовать требованиям конфиденциальности данных и информации. Поставщики технологий без строгого разделения между клиентскими и системными данными, шифрование вместе с дополнительными уровнями безопасности для защиты от атак с понижением версии протокола и ведение журнала аудита подвергают риску всю вашу организацию.

    Как выглядит хорошее управление документами?

    Надлежащее управление документами должно быть безопасным, удобным для пользователя и соответствовать потребностям вашего бизнеса.

    Где применимы передовые методы управления документами?

    Передовые методы управления документами применимы к каждому процессу, который требует организации, ссылки, изменения или иной работы с документами и данными.

    Примечание редактора: Этот пост был обновлен для обеспечения точности и был добавлен новый контент.

     

    Формы управления записями

    ПОЛУЧИТЬ ФОРМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЯМИ

    В соответствии с La. R.S. Раздел 44, глава 5, все государственные и местные органы власти в Луизиане должны придерживаться стандартов ведения документации, установленных государственным секретарем, действующим через государственного архивариуса. Чтобы обеспечить соответствие вашего агентства требованиям, выполните действия, описанные ниже.

    Шаг 1: Назначьте ответственного за делопроизводство

    Ответственный за делопроизводство выступает в качестве связующего звена между вашим агентством и Государственным архивом по всем вопросам, касающимся ведения документации, включая разработку графика хранения вашего агентства и подачу запросов на уничтожение.

    Форма должна быть подписана главой агентства, а не назначенным лицом. Он должен обновляться до 1 июля каждого года.

    Шаг 2. Назначьте роли/координаторов 

    Координаторы документации помогают офицеру документации выполнять задачи по ведению документации. Используйте эту форму, чтобы назначить координаторов, которые будут представлять различные подразделения вашего агентства, а также назначить координаторов из вашей юридической команды и отдела информационных технологий.

    Шаг 3: Разработка графика хранения записей

    График хранения записей представляет собой набор инструкций по размещению, предписывающих, как долго, в каком месте, при каких условиях и в какой форме должны храниться серии записей.

    Эта форма поможет вам в подготовке Графика хранения документации. Используйте одну форму для каждой серии записей. Он предназначен для вашего собственного учета и не требует представления в Государственный архив для утверждения.

    Отправьте форму без подписи и в формате Word. Включите юридические ссылки, если законы или правила существуют на уровне штата или на федеральном уровне. Государственный архив направит в ваше агентство аналитика документации, который поможет вам завершить составление графика. Графики должны обновляться каждые 5 лет.

    • Ресурсы графика хранения

    Шаг 4. Отправка опроса по электронным записям

    Эта форма служит двум целям. Он используется государственными архивами для оценки того, подходят ли методы хранения и аварийного восстановления вашего агентства для хранения электронных документов. Форма также может использоваться вашим агентством для запроса разрешения на преобразование бумажных документов в электронный формат и последующее уничтожение бумажных оригиналов.

    • Все заявки на обследование электронных записей должны включать:
    • Форма обзора электронных записей (SSARC-970)
    • Форма списка серий электронных записей (SSARC-972)
    • Заявление о переносе данных (рассказ предоставляется агентством, подавшим заявку)
    • Заявки на графические (отсканированные) записи также должны включать:
    • Запрос на ускоренное удаление преобразованных документов Форма (SSARC-930e)
    • Процедуры контроля качества (рассказ предоставлен агентством, подавшим заявку)
    • Заявки, в которых несколько учреждений используют одну и ту же электронную систему, также должны включать:

    Шаг 5. Отправка запросов на утилизацию

    Все местные и государственные органы власти должны получить разрешение Государственного архива перед уничтожением любых общедоступных документов.Публичные записи включают в себя любые материалы, независимо от формата, созданные или полученные в соответствии с законом или в связи с осуществлением служебных обязанностей.

    Проверяйте свой график хранения в конце каждого календарного, финансового и/или учебного года на наличие серий записей, для которых соблюден требуемый срок хранения.

    В форме ликвидации перечислите заголовки серий записей в том виде, в каком они указаны в вашем графике хранения. Вы можете прикрепить к форме электронную таблицу, если у вас есть обширный список серий записей, которые нужно отправить на утилизацию.Сотрудник вашего агентства должен подписать запрос на удаление.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Вы не имеете права распоряжаться документами, которые подлежат юридическому хранению, оспариваниям или аудиту, даже если эти документы соответствуют требованиям к хранению.

    Государственный архив обработает ваш запрос в течение 30 рабочих дней после получения.

    Эта форма используется для документирования уничтожения ваших записей. Это для ваших собственных записей.

    Не договаривайтесь с поставщиками о передаче ваших документов на уничтожение до тех пор, пока Государственный архив не одобрит ваш запрос на уничтожение.

    Шаг 6. Перенесите записи в центр документации

    Центр записей принимает на хранение краткосрочные неактивные записи только от государственных органов. Записи должны быть перечислены в утвержденном графике для принятия на хранение. Дополнительные сведения см. на странице Как использовать Центр записей?

    Шаг 7: Передача постоянных записей в государственный архив

    Государственный архив принимает документы от государственных учреждений, которые имеют историческую ценность и / или по закону должны храниться в качестве постоянных документов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.